Работник собрался в отпуск: как рассчитать отпускные (Е.В. Савина, "Вмененка", N 7, июль 2011 г.)

Работник собрался в отпуск: как рассчитать отпускные

Вот и наступил сезон каникул и отпусков. Но работы у бухгалтера меньше не становится. Ведь работникам, собирающимся в отпуск нужно правильно рассчитать причитающиеся им выплаты, а также оформить все необходимые документы. Как это сделать расскажем в статье. Итак, приступим.

Начнем с общих правил, которые должен знать любой работодатель (независимо от того, какой налоговый режим он применяет), предоставляя своим сотрудникам ежегодные оплачиваемые отпуска.

1. Ежегодные основные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам с сохранением места работы и среднего заработка минимум на 28 календарных дней. При этом нерабочие праздничные дни в число календарных дней отпуска не входят.

2. Право на отпуск за первый год работы возникает у сотрудника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у работодателя. С согласия руководителя отпуск может быть предоставлен работнику и ранее.

Кроме того, до истечения шести месяцев трудовое законодательство обязывает работодателя предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск женщинам, собирающимся в отпуск по беременности и родам (или непосредственно после него), работникам в возрасте до 18 лет, сотрудникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев, а также другим категориям работников в случаях, установленных законодательством.

3. За второй и последующие годы работы отпуск предоставляется работнику в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков (форма N Т-7), который утверждается ежегодно за две недели до наступления нового календарного года.

Примечание. См. также статью "Если работник собрался в отпуск" // Вменёнка, 2008, N 7.

4. В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается:

- время фактической работы;

- время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы или должность (например, время ежегодного оплачиваемого отпуска, декретного отпуска и т.п.);

- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

- период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы не входит время, когда сотрудник:

- отсутствовал на работе без уважительных причин, в том числе из-за его отстранения от работы в случаях, предусмотренных в статье 76 ТК РФ;

- находился в отпуске по уходу за ребенком.

5. По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом одна из его частей обязательно должна быть не менее 14 календарных дней.

6. Основанием для предоставления работнику отпуска является заявление работника, составленное в произвольной форме, и приказ (распоряжение) по форме N Т-6 (по форме N Т-6а, если в отпуск идут сразу несколько работников). К приказу о предоставлении отпуска прилагается записка-расчет (форма N Т-60), которая необходима для расчета причитающихся работнику сумм отпускных.

7. Чтобы рассчитать отпускные, нужно определить средний дневной заработок работника и умножить его на число календарных дней отпуска. Средний дневной заработок для оплаты отпускных равен сумме начисленных в пользу работника выплат за 12 календарных месяцев, предшествующих началу отпуска, деленной на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней). При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

8. Если расчетный период отработан не полностью (например, работник находился на больничном или в декретном отпуске), средний дневной заработок для оплаты отпускных исчисляется следующим образом. Величина фактически начисленной зарплаты за расчетный период делится на сумму, которая состоит из произведения 29,4 на количество полностью отработанных месяцев и количества календарных дней в не полностью отработанных месяцах. Чтобы вычислить количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах, нужно 29,4 разделить на количество календарных дней этого месяца. Затем полученное значение умножить на количество календарных дней, которые приходятся на отработанное сотрудником в данном месяце время.

Примечание. Типовые формы, используемые для оформления отпусков, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Их вы сможете найти на сайте www.26-3.ru в рубрике "Бланки учетных документов".

Возьмите на заметку. Какие выплаты учитываются в расчете отпускных?

При исчислении среднего заработка учитываются все вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда: зарплата, надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет, выплаты, связанные с условиями труда, и др.

В расчете не участвуют выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда: материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг и др.

Кроме того, существуют выплаты, которые при определении среднего заработка учитываются в особом порядке. Это касается премий. Так, ежемесячные премии и вознаграждения включаются в расчет в полной сумме, но не более одной выплаты за один и тот же показатель за каждый месяц расчетного периода. Премии, начисленные за период более месяца, учитываются в полном объеме только в том случае, если указанный период не превышает расчетного периода.

Об этом сказано в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.

9. Если в расчетном периоде работник не получал заработной платы или у него не было фактически отработанных дней, то средний заработок исчисляется исходя из выплат, начисленных работнику за предшествующий расчетный период. Если аналогичная ситуация была и в этом периоде, то для расчета среднего заработка берутся суммы, начисленные за фактически отработанные дни в месяце наступления отпуска. А если сотрудник и в этом месяце не работал и соответственно не получал заработную плату, средний заработок исчисляется исходя из тарифной ставки или оклада.

Примечание. Выплата отпускных производится не позднее, чем за 3 рабочих дня до его начала.

10. По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен также отпуск без сохранения зарплаты, продолжительность которого определяется по соглашению сторон. В обязательном порядке на основании письменного заявления работника отпуск без сохранения зарплаты предоставляется:

- участникам ВОВ - до 35 календарных дней в году;

- работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;

- родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, - до 14 календарных дней в году;

- работающим инвалидам - до 60 календарных дней в году;

- работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - до пяти календарных дней.

Пример 1

ООО "Альбатрос", оказывающее услуги грузоперевозок, применяет систему налогообложения в виде ЕНВД. Сотруднику компании В.А. Чайкину в соответствии с графиком отпусков с 4 июля 2011 года предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Выплаты в пользу В.А. Чайкина за последние 12 календарных месяцев представлены в таблице. Расчетный период с 1 июля 2010 года по 30 июня 2011 года отработан полностью. Определим, какую сумму отпускных и на основании каких документов необходимо выплатить работнику.

Решение

Начнем с документов. По традиции за две недели до начала отпуска работник пишет заявление (образец представлен справа).

На заявлении ставится резолюция начальника отдела и руководителя организации. После этого составляется приказ о предоставлении отпуска работнику (образец приказа см. на с. 24) и записка-расчет.

Таблица. Доходы В.А. Чайкина, выплаченные ООО "Альбатрос", руб.

Месяц	Вид дохода
	Оклад	Премия по результатам работы за месяц	Оплата стоимости питания
Июль 2010	25 000	-	2000
Август 2010	25 000	-	2000
Сентябрь 2010	25 000	-	2000
Октябрь 2010	25 000	-	2000
Ноябрь 2010	25 000	-	2000
Декабрь 2010	25 000	25 000	2000
Январь 2010	25 000	-	2000
Февраль 2011	27 000	-	2000
Март 2011	27 000	-	2000
Апрель 2011	27 000	-	2000
Май 2011	27 000	-	2000
Июнь 2011	27 000	-	2000
Итого	310 000	25 000	24 000

Теперь непосредственно определим сумму отпускных, причитающуюся В.А. Чайкину.

При расчете среднего заработка не будет учитываться только оплата стоимости питания. Соответственно сумма фактического заработка за расчетный период составит 335 000 руб. (310 000 руб. + 25 000 руб.). Средний дневной заработок работника составит 949,55 руб. (335 000 руб. : 12 мес. : 29,4).

Таким образом, сумма начисленных ООО "Альбатрос" отпускных В.А. Чайкину равна 13 293,7 руб. (949,55 руб. х 14 дн.).

Рисунок. Образец заявления на предоставление ежегодного отпуска

Генеральному директору

ООО "Альбатрос"

Иванову И.И.

От старшего водителя

Чайкина В.А.

Заявление

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с 4 июля 2011 года на 14 календарных дней за период работы с 1 августа 2010 года по 31 июля 2011 года.

20 июня 2011 года                  Чайкин                     В.А. Чайкин

Унифицированная форма N Т-6

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. N 1

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301005  |

                                                            |-----------|

    Общество с ограниченной ответственностью         по ОКПО|0123406571 |

---------------------------------------------------         \-----------/

             (наименование организации)

           "Альбатрос" (ООО "Альбатрос")

---------------------------------------------------

                                 /--------------------------------------\

                                 |  Номер документа  | Дата составления |

                                 |-------------------+------------------|

                 Приказ          |         1         |     27.06.2011   |

             (распоряжение)      \--------------------------------------/

     о предоставлении отпуска работнику

                                                      /-----------------\

Предоставить отпуск                                   | Табельный номер |

                                                      |-----------------|

      Чайкину Валерию Александровичу                  |      0027       |

------------------------------------------------------------------------/

                         (фамилия, имя, отчество)

                          транспортный отдел

-------------------------------------------------------------------------

                       (структурное подразделение)

                            старший водитель

-------------------------------------------------------------------------

                  (должность (специальность, профессия))

за период работы с "1" августа  2010 г.  по "31"    июля    2011 г.

                    -- --------             ---  ----------

                                             /-------\

А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на |  14   |календарных дней

                                             \-------/

с "04"       июля          2011 г.  по "17"      июля      2011 г.

   --  ------------------    ---        --  --------------   --

и(или)

Б. ______________________________________________________________________

         (ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,

_________________________________________________________________________

            без сохранения заработной платы и другие (указать))

                            /------------\

на                          |            | календарных дней

                            \------------/

с "__"__________________ 20__г.  по "__"______________ 20__г.

                            /------------\

В.    Всего отпуск на       |     14     |  календарных дней

                            \------------/

с "04"        июля         2011 г.  по "17"     июля       2011 г.

   --  ------------------    ---       ---  --------------   --

Руководитель генеральный директор    Иванов           И.И. Иванов

организации  -------------------- --------------  --------------------

                  (должность)    (личная подпись) (расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением)     Чайкин      "27"    июня     2011 г.

работник ознакомлен        --------------   --  -----------   --

                          (личная подпись)

Итак, общие правила исчисления отпускных разобрали. Перейдем к нестандартным ситуациям.

Если сотрудник работает по совместительству...

На основании статьи 286 ТК РФ сотрудникам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе.

Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного отпуска меньше, чем по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника обязан предоставить ему отпуск соответствующей продолжительности, но без сохранения заработной платы.

Пример 2

Руководитель салона красоты - ООО "Рапунцель", уплачивающего ЕНВД, принял на работу нового сотрудника - внешнего совместителя на условиях неполного рабочего дня (4 часа в день). Отработав четыре месяца, этот работник написал заявление о предоставлении ему оплачиваемого отпуска и предъявил справку с основного места работы о времени ежегодного оплачиваемого отпуска. В каком порядке новому сотруднику должен предоставляться отпуск, если в соответствии с трудовыми договорами продолжительность его ежегодного оплачиваемого отпуска по основному месту работы составляет 31 день, а по совместительству - 28 дней?

Решение

Несмотря на то что сотрудник еще не отработал полгода, ООО "Рапунцель" обязано предоставить ему отпуск продолжительностью 31 календарный день. Однако оплатит организация работнику только 28 календарных дней. Оставшиеся три дня будут предоставлены работнику как отпуск без сохранения заработной платы.

Средний заработок для оплаты отпусков работников, работающих по совместительству, исчисляется в общем порядке. Заметим, если работник является внутренним совместителем, то расчет суммы среднего заработка по основной работе и по совместительству ведется отдельно.

...или по срочному трудовому договору

Сотрудникам, заключившим срочный трудовой договор на срок до двух месяцев, отпуск предоставляется в рабочих днях (ст. 291 ТК РФ). В этом случае отпускные рассчитываются исходя из среднего дневного заработка, который определяется путем деления суммы фактически начисленной работнику за период действия трудового договора заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

Примечание. Также в рабочих днях отпуск предоставляется сезонным работникам (ст. 295 ТК РФ).

Пример 3

ООО "Альтаир", оказывающее услуги общественного питания, применяет систему налогообложения в виде ЕНВД. Компания заключила с К.В. Ворониным срочный трудовой договор на период с 1 июня по 31 июля 2011 года. Сумма начисленной заработной платы за период действия договора составила 60 000 руб. Рассчитаем сумму отпускных.

Решение

Поскольку К.В. Воронин полностью отработал два месяца, ему положен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 4 рабочих дня.

В июне 25 рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, а в июле - 26 рабочих дней.

Средний дневной заработок составит 1176,47 руб. [60 000 руб. : (25 дн. + 26 дн.)].

Таким образом, сумма начисленных ООО "Альтаир" отпускных К.В. Воронину составит 4705,88 руб. (1176,47 руб. х 4 дн.).

При увольнении излишне выплаченные отпускные возвращаются работодателю...

Как мы уже сказали выше, по соглашению с работодателем сотрудник может уйти в отпуск до окончания того рабочего года, за который ему предоставляется отдых. Возникает вопрос: как быть, если в отпуске или сразу же после него работник решит расторгнуть трудовой договор?

В этом случае согласно статье 137 ТК РФ работодатель вправе при увольнении работника удержать из его заработной платы образовавшуюся задолженность за неотработанные дни отпуска. При этом он должен помнить, что размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. Поэтому, если задолженность по отпускным превышает данное ограничение, работник может добровольно внести оставшуюся сумму в кассу или перечислить ее на банковский счет работодателя. В случае отказа работника взыскание задолженности производится в судебном порядке.

Обратите внимание: удержания из заработной платы задолженности по отпускным не производятся, если работник увольняется по следующим основаниям:

- отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами РФ, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы;

- ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем;

- сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя;

- смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);

- призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;

- восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда;

- признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением;

- смерть работника либо работодателя - физического лица, а также признание судом работника либо работодателя - физического лица умершим или безвестно отсутствующим;

- наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта РФ.

...а неиспользованная часть отпуска - компенсируется работнику

Денежная компенсация при увольнении работника выплачивается ему за все неиспользованные отпуска независимо от того, какова их общая продолжительность и по каким основаниям прекращается трудовой договор (ст. 127 ТК РФ). Выплачивается она в день увольнения. А если работник в этот день не работал, то данная сумма должна быть выплачена не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете (ст. 140 ТК РФ).

Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается пропорционально отработанным месяцам. При этом сотрудники, проработавшие не менее 11 месяцев, имеют право на компенсацию за полный рабочий год.

Средний дневной заработок для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется в том же порядке, что и для оплаты отпусков.

Примечание. Об этом - пункт 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.30 N 169.

Начисления на сумму отпускных

Согласно статье 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физических лиц, полученные ими в денежной или натуральной форме. Не облагаемые НДФЛ выплаты перечислены в статье 217 НК РФ, и сумм отпускных среди них нет. Поэтому учитывая, что "вмененщики" не освобождены от исполнения обязанностей налоговых агентов, в том числе по НДФЛ, они обязаны с сумм начисленных работнику отпускных удержать НДФЛ по ставке 13%. Сделать это необходимо непосредственно перед выдачей отпускных. Заплатить НДФЛ в бюджет "вмененщики" должны не позднее дня получения в банке наличных денег на выплату отпускных или дня перечисления отпускных на счет работника.

Примечание. Если работник не является налоговым резидентом РФ, налог необходимо удержать по ставке 30%.

На основании статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (далее - Закон N 212-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды являются, в частности, выплаты и вознаграждения, начисляемые работникам по трудовым договорам. Не облагаемые страховыми взносами выплаты указаны в статье 9 Закона N 212-ФЗ. Отпускные в этой статье не упомянуты. Следовательно, работодатели обязаны на сумму отпускных начислить страховые взносы во внебюджетные фонды.

Примечание. Об этом - в статье "Готовимся к переходу на повышенные ставки страховых взносов" // Вменёнка, 2011, N 1.

Напомним, с 1 января 2011 года "вмененщики" применяют следующие тарифы страховых взносов: 26% - в ПФР, 2,9% - в ФСС России, 3,1% - в ФФОМС, 2% - в ТФОМС.

Перечислить страховые взносы в бюджет внебюджетных фондов необходимо не позднее 15-го числа месяца, следующего за начислением (ст. 15 Закона N 212-ФЗ).

Также на сумму отпускных следует начислить страховые взносы на случай травматизма. Связано это с тем, что объектом обложения взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний являются в том числе выплаты и вознаграждения, произведенные в пользу работников в рамках трудовых отношений. Перечень выплат, не облагаемых взносами на случай травматизма, приведен в статье 20.2 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ, и отпускных среди них нет.

Перечислить взносы на случай травматизма необходимо в срок, установленный для получения в банке средств на выплату заработной платы за истекший месяц.

Пример 4

Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что В.А. Чайкин родился в 1980 году. Страховой тариф по взносам на случай травматизма составляет 0,2%. Дата получения денег в банке для выдачи заработной платы - 6-е и 20-е число каждого месяца. Рассчитаем сумму НДФЛ и определим размер страховых взносов, которые следует начислить на отпускные.

Решение

При выплате отпускных с В.А. Чайкина нужно удержать НДФЛ в размере 1728 руб. (13 293,7 руб. х 13%). Перечислить налог в бюджет ООО "Альбатрос" должно в день, когда будут получены деньги для выдачи работнику. На руки В.А. Чайкин получит 11 565,7 руб. (13 293,7 руб. - 1728 руб.).

На сумму отпускных ООО "Альбатрос" должно начислить:

- страховые взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии в сумме 2658,74 руб. (13 293,7 руб. х 20%);

- страховые взносы в ПФР на финансирование накопительной части трудовой пенсии в размере 797,62 руб. (13 293,65 руб. х 6%);

- страховые взносы в ФСС России в сумме 385,52 руб. (13 293,7 руб. х 2,9%);

- страховые взносы в ФФОМС в размере 412,1 руб. (13 293,7 руб. х 3,1%);

- страховые взносы в ТФОМС в сумме 265,87 руб. (13 293,7 руб. х 2%);

- страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в размере 26,59 руб. (13 293,7 руб. х 0,2%).

Перечислить страховые взносы во внебюджетные фонды ООО "Альбатрос" должно не позднее 15 июля 2011 года, а взносы на случай травматизма - не позднее 6 июля 2011 года.

Примечание. Об учете отпускных при совмещении налоговых режимов, а также об особенностях создания и использования резерва на предстоящую оплату отпусков мы рассказали в статье "Учет отпусков" // Вменёнка, 2008, N 8.

Отпуска по Конвенции МОТ

Еще 1 июля 2010 года Президентом РФ Д.А. Медведевым был подписан Федеральный закон N 139-ФЗ, который ратифицировал Конвенцию Международной организации труда N 132 "Об оплачиваемых отпусках" (далее - Конвенция N 132).

Напомним, что в соответствии с Конституцией РФ, если международным договором установлены иные правила, чем предусмотрены законодательством Российской Федерации, применяются правила международного договора. Поэтому обычно государство ратифицирует международные акты в тот момент, когда внутреннее законодательство уже не требует глобальной реформации в связи с новой ратификацией. Итак, посмотрим, каковы основные положения Конвенции N 132, которые вступают в силу с 6 сентября 2011 года.

Примечание. Конвенция "Об оплачиваемых отпусках" вступила в силу 30 июня 1973 года и действительна для всех работающих лиц, за исключением моряков.

1. Минимальный период работы, позволяющий получить право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не может превышать шести месяцев. При этом в Конвенции N 132, в отличие от Трудового кодекса РФ, не указано, что работа в рамках этих месяцев должна быть непрерывной.

2. Минимальная продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска не может составлять менее трех рабочих недель за один год, то есть 21 календарного дня.

3. Неиспользованный остаток ежегодного оплачиваемого отпуска должен быть израсходован работником не позднее чем в течение 18 месяцев после окончания того года, за который предоставляется отпуск.

Например, непрерывная часть отпуска за рабочий год с 1 июля 2010 года по 30 июня 2011 года должна быть использована не позднее 1 июля 2011 года, а оставшаяся часть - не позднее 1 января 2013 года.

4. Сотрудник, который полностью не отработал рабочий год, имеет право на отпуск, продолжительность которого определяется пропорционально отработанному времени. Вместе с тем предоставление отпуска целиком рассматривается трудовым законодательством как улучшение положения работника. Поэтому, возможно, работодатель и впредь сможет предоставлять отпуск целиком.

5. Конвенция N 132 предлагает установить контроль над тем, чем работник должен заниматься во время ежегодного отпуска. Так, статьей 13 предусмотрено, что в каждой стране могут устанавливаться компетентным органом власти или в ином предписанном порядке специальные правила в отношении тех случаев, когда работник занимается в период отпуска деятельностью, связанной с получением дохода и противоречащей назначению отпуска.

В заключение отметим, что международные стандарты предусматривают минимальный уровень гарантий, приемлемый для большинства развитых стран. Следовательно, если Конвенция N 132 устанавливает более низкий по сравнению с ТК РФ уровень гарантий работников, применять следует положения Трудового кодекса РФ.

Е.В. Савина,

эксперт журнала "Вменёнка"

"Вмененка", N 7, июль 2011 г.