Организация хранения документов и ответственность за нарушение сроков их хранения (Т. Сильвестрова, "Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", N 8, август 2011 г.)

Организация хранения документов и ответственность за нарушение сроков их хранения

От наших подписчиков поступил вопрос следующего содержания. В ходе проведения проверки учреждения было установлено, что в результате аварии системы горячего водоснабжения в здании, в котором располагается учреждение, были уничтожены первичные документы, регистры учета, бухгалтерская отчетность за проверяемый период. Акт комиссионного обследования помещений после аварии, утвержденный управляющим делами администрации города, акт о списании и уничтожении документов, находящихся на хранении в учреждении (в помещении бухгалтерии), были предоставлены проверяющим. Первичные документы, регистры учета и отчетность хранились в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Отдельной комнаты для архива в учреждении нет.

Разъясните, как должно быть организовано хранение документов в учреждении. Несут ли руководитель или работники учреждения ответственность за уничтожение документов и регистров учета?

Обязанность хранения документов

Согласно п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Аналогичная норма для государственных (муниципальных) учреждений закреплена в п. 14 Инструкции N 157н*(1).

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, осуществившего внесение исправления, с указанием даты исправления. При наличии технической возможности учреждение вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на машинных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной цифровой подписи в электронных документах.

Оформление и хранение первичных (сводных) документов, регистров бухгалтерского учета, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется с соблюдением норм законодательства РФ о защите государственной тайны.

Ответственность за организацию хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель учреждения (субъекта учета) (п. 3 ст. 17 Закона о бухгалтерском учете).

Для справки. В силу ст. 15.11 КоАП РФ за нарушение сроков хранения документов на должностное лицо накладывается административное наказание в виде штрафа в размере от 2 000 до 3 000 руб.

Ответственность за уничтожение документов

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 N 105 (далее - Положение о документах), устанавливает правила хранения первичных документов в государственных (муниципальных) учреждениях. Документ старый, и не вся содержащаяся в нем информация применима в настоящее время, хотя он является действующим. Согласно нормам п. 6.2 Положения о документах первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Как явствует из описанной в вопросе ситуации, руководитель учреждения организовал хранение документов, регистров учета, отчетности в бухгалтерии, однако в силу технической неполадки в системе водоснабжения они были испорчены. Таким образом, формально руководитель и работники учреждения не нарушили норм законодательства. Они обеспечили хранение документов, а авария системы горячего водоснабжения была непредвиденной ситуацией и произошла не по их вине.

Далее в соответствии с п. 16 Инструкции N 157н в случае пропажи, уничтожения или порчи первичных (сводных) учетных документов и (или) регистров бухгалтерского учета руководитель субъекта учета, а при отсутствии у него полномочий - орган, осуществляющий функции и полномочия учредителя, назначает комиссию по расследованию причин их пропажи, уничтожения, порчи, выявлению виновных лиц, а также принимает меры по восстановлению первичных (сводных) учетных документов и регистров бухгалтерского учета.

При необходимости для участия в работе комиссии привлекаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора. Акт, оформленный комиссией по результатам ее работы и утвержденный руководителем субъекта учета (органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя), подшивается в папку (дело) журнала по прочим операциям и хранится в порядке, предусмотренном п. 14, 15 Инструкции N 157н.

Как следует из вопроса, данная норма администрацией учреждения была соблюдена, поэтому применять меры ответственности к руководителю и работникам учреждения оснований не имеется.

Организация хранения документов

Далее приведем рекомендации, которые касаются организации хранения документов.

Пунктом 1.1 Положения о документах устанавливается порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов государственными, кооперативными и другими общественными организациями, объединениями, предприятиями и учреждениями, состоящими как на хозяйственном расчете, так и на государственном бюджете. То есть информация, содержащаяся в данном документе, применяется в отношении государственных (муниципальных) учреждений. Из раздела 6 Положения о документах следует, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

В учреждении может быть организован стационарный архив, в котором хранятся документы с длительным сроком хранения (свыше 10 лет) и дела по личному составу, либо по решению руководителя - архив для хранения документов бухгалтерии. Он представляет собой комнату со стеллажами, на которых размещаются папки с подшитыми в них в хронологическом порядке к регистрам бухгалтерского учета первичными документами.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации) (разд. 6 Положения о документах).

Организация работы архива в учреждении, в котором постоянно или временно (свыше 10 лет) хранятся документы, а также дела по личному составу, осуществляется в соответствии с правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее - Правила Росархива). В Правилах Росархива сказано, что государственные организации, не отнесенные к источникам комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться Правилами Росархива при организации и обеспечении работы своих архивов. Поскольку из описанной ситуации явно следует, что учреждение не входит в число источников комплектования государственных архивов, оно вправе использовать положения Правил Росархива при разработке своего внутреннего положения о работе архива учреждения. Данное положение будет являться приложением к учетной политике учреждения.

Таким образом, в положении о работе архива учреждения может быть прописана следующая информация.

По всем завершенным делам бухгалтером под непосредственным методическим руководством работника, ответственного за ведение архива, ежегодно не позднее 1 февраля года, следующего за отчетным, составляются описи. Форма описи должна быть приведена в приложении к учетной политике*(2). В описях отражаются: индекс дела, заголовок дела, крайние даты, срок хранения документов, необходимые примечания.

Индекс дела включает в себя дату передачи дела (комплекта документов, регистра учета, отчетности) в архив с присвоением порядкового номера передачи дела в общей хронологической последовательности и аббревиатуру отдела, сдающего документы.

Приведем пример оформления описи.

Пример

15.01.2011 бухгалтер сдал в архив журналы операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов за период с января по декабрь 2010 г. включительно.

В журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов за январь имеются документы (акты о приеме-передаче объектов основных средств, акты о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств, требования-накладные), датированные 23.12.2009-29.01.2010. В журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов за февраль содержатся документы, датированные 02.02.2010-19.02.2010.

Опись сдачи документов в архив будет оформлена следующим образом.

Опись сдачи документов в архив за 2010 год N 1

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
1	15.01.2011 /ФЭО/1	Ж/О по учету НА	23.12.2009- 29.01.2010	5 лет	20
2	15.01.2011 /ФЭО/2	Ж/О по учету НА	02.02.2010- 19.02.2010	5 лет	18

Дата

Наименование должности

составителя описи

(лица, принявшего документы)           Подпись (Расшифровка подписи)

Наименование должности

лица, сдавшего документы в архив       Подпись (Расшифровка подписи)

В архиве на основании описей ведется журнал учета принятых и выданных в разрезе отделов и видов дел. Форма журнала должна быть приведена в приложении к положению об учетной политике.

Форма журнала может быть следующей.

Журнал учета поступления (выбытия) дел в архив (из архива)

N п/п	Дата поступления или выбытия	Наименование отдела, сдавшего (получившего) дела	Номер описи поступивших (выбывших) дел	Индекс поступивших (выбывших) дел	Срок хранения	Подпись лица, сдавшего (получившего) дела	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Не будет лишним в положении об учетной политике учреждения привести перечень лиц, которым могут быть выданы дела из архива. В этот перечень могут быть включены:

- руководитель учреждения;

- заместитель руководителя учреждения;

- начальник отдела, работник которого сдал документы в архив и просит их вернуть для пользования;

- заместитель начальника отдела, работник которого сдал документы в архив и просит их вернуть для пользования;

- работник, сдавший документы в архив.

Сроки хранения документов в архиве

Сроки хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности определены Минкультуры. Согласно пп. 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 29.05.2008 N 406, Минкультуры наделено полномочиями утверждать перечни документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерные номенклатуры дел. Таким образом, Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень типовых архивных документов), утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, применяется в отношении федеральных государственных учреждений. В разделе 4 Перечня типовых архивных документов приведены сроки хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности. Ниже в форме таблицы предлагаем ознакомиться с некоторыми их них.

Вид документа	Срок хранения документа	Примечания
Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки):		(1) При отсутствии годовых - постоянно. (2) При отсутствии годовых, квартальных - постоянно
а) годовая	Постоянно*
б) квартальная	5 лет (1)
в) месячная	1 год (2)
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним	Постоянно
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности	5 лет. ЭПК**
Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности	Постоянно
Отчеты об исполнении смет:		(1) При отсутствии годовых - постоянно
а) сводные годовые	Постоянно
б) годовые	Постоянно
в) квартальные	5 лет (1)
Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:
а) годовые	Постоянно
б) полугодовые, квартальные	5 лет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам	Постоянно
Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности	5 лет
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)	5 лет
Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.)	5 лет (1)	(1) При условии проведения проверки (ревизии)
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.)	5 лет (1)	(1) При условии проведения проверки (ревизии)
Утвержденные лимиты, фонды заработной платы:
а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
б) в других организациях	До минования надобности
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и о контроле за их распределением, расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий	5 лет
Реестры закупок товаров, работ, услуг, осуществляемых организацией без заключения государственного или муниципального контракта	5 лет (1)	(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами РФ. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
Документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями	5 лет (1)	(1) После проведения взаиморасчета
Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, об оплате услуг средств связи и о других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах	1 год
Счета-фактуры	4 года
Документы (счета, справки, переписка) по финансовым вопросам благотворительной деятельности	5 лет. ЭПК
Переписка о сроках и размере арендной платы	5 лет
Документы (заявления, поручения, переписка) о валютных операциях (покупка, продажа)	5 лет. ЭПК
Гарантийные письма	5 лет (1)	(1) После окончания срока гарантии
Переписка о выдаче и возврате ссуд	5 лет (1)	(1) После погашения ссуды
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет. ЭПК
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов	5 лет (1)	(1) После замены новыми
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах	Постоянно
Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним	5 лет. ЭПК
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, о предоставлении льгот, отсрочек уплаты или об отказе в них по налогам, акцизным и другим сборам	5 лет. ЭПК
Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг	5 лет
Акты-справки об уплате налогов (погашении задолженности) векселями	5 лет (1)	(1) После уплаты налогов
Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, о размене, приеме-передаче векселей	5 лет
Документы (таблицы, акты, расчеты) по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства	5 лет
Реестры расчета земельного налога	5 лет
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в Фонд социального страхования:		(1) При отсутствии годовых - постоянно. С нарастающим итогом за IV квартал - постоянно
а) годовые	Постоянно
б) квартальные	5 лет (1)
Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию	Постоянно
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов	5 лет. ЭПК
Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу	5 лет (1)	(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет
Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (Ф. N 1-НДФЛ)	5 лет (1)	(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов - 75 лет
Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование	5 лет (1)	(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет
Сведения о доходах физических лиц	5 лет (1)	(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет
Реестры сведений о доходах физических лиц	75 лет
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов	5 лет. ЭПК
Документы (решения, справки, отчеты, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам	5 лет. ЭПК
Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период	5 лет
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.	5 лет (1)	(1) При условии проведения проверки (ревизии)
Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах	5 лет
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях	5 лет. ЭПК
Положения об оплате труда и премировании работников:		(1) После замены новыми
а) по месту разработки и/или утверждения	Постоянно
б) в других организациях	5 лет (1)
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат (1); доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат	5 лет (2)	(1) При отсутствии лицевых счетов - 75 лет. (2) При условии проведения проверки (ревизии)
Лицевые карточки, счета работников	75 лет. ЭПК
Переписка о выплате заработной платы	5 лет
Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, материальной помощи, об оплате листков нетрудоспособности	5 лет
Исполнительные листы работников (исполнительные документы)	До минования надобности (1)	(1) Не менее 5 лет
Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков	До минования надобности (1)	(1) Не менее 5 лет
Документы (распоряжения, перечни, акты) по передаче имущества из федеральной собственности в собственность субъекта РФ или муниципальную собственность, из собственности субъекта РФ в федеральную или муниципальную собственность, из муниципальной собственности в федеральную собственность или собственность субъекта РФ	Постоянно
* При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. ** ЭПК - экспертно-проверочная комиссия, которая может принять решение о присвоении документу (регистру учета) срока хранения "постоянно" или иного срока. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Т. Сильвестрова,

главный редактор журнала

"Бюджетные учреждения: ревизии и проверки

финансово-хозяйственной деятельности"

"Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", N 8, август 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению".

*(2) При разработке формы описи можно воспользоваться формой, приведенной в приложении 1 к Правилам Росархива.