Направление сотрудника в загранкомандировку: учет расходов (И. Шиндер, "Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2011 г.)

Направление сотрудника в загранкомандировку: учет расходов

Учреждения образования иногда направляют своих сотрудников в заграничные командировки для участия в совещаниях, семинарах, для проведения переговоров и заключения контрактов, прохождения обучения, повышения квалификации и т.д. В этой статье рассмотрим порядок оформления заграничных командировок, возмещения расходов сотрудникам, направляемым в такие командировки, а также порядок учета и подтверждения расходов с целью недопущения ошибок в данных операциях.

При раскрытии заявленной темы будем пользоваться следующими нормативными документами:

- Трудовым кодексом;

- Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749);

- Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" (далее - Постановление Правительства РФ N 812);

- Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 N 64н "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" (далее - Приказ Минфина РФ N 64н).

Документальное оформление направления сотрудника в загранкомандировку

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

При этом днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - последующие сутки.

Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то в этом случае учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

При направлении сотрудников в загранкомандировки нужно учитывать следующие особенности, изложенные в Положении N 749.

Оформление документов на командировку работника за границу начинается с издания Приказа руководителя (ф. Т-9 или Т-9а) и Служебного задания на командировку (ф. Т-10а). Формы данных документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Нужно ли при этом оформлять командировочное удостоверение, зависит от того, куда направляется сотрудник.

1. Если работник направляется в государства - участники Содружества Независимых Государств (СНГ), с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, оформление командировочного удостоверения является обязательным.

2. Если сотрудник командируется в иные государства, то оформления командировочного удостоверения не требуется.

Таким образом, оформление командировочного удостоверения при служебной командировке в страны СНГ является обязательным, в том числе для подтверждения командировочных расходов, поскольку на основании дат пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ, отмеченных в нем, подтверждается фактический срок пребывания работника в командировке (п. 19 Положения N 749).

Поскольку оформления командировочного удостоверения при направлении работника в командировку в другие государства не требуется, то срок его пребывания в загранкомандировке в этом случае определяется по датам пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ, указанным пограничными органами в паспорте (п. 18 Положения N 749). В этих целях к авансовому отчету нужно прикладывать ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (Письмо Минфина РФ от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47).

Расходы, возмещаемые при загранкомандировках

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель при направлении в служебную командировку работника обязан возмещать ему:

- расходы на проезд;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Пунктом 23 Положения N 749 определено, что работнику, направленному в загранкомандировку, кроме перечисленных выше расходов дополнительно возмещаются:

- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

- обязательные консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

- иные обязательные платежи и сборы.

Возмещение иных расходов, связанных с командировками, в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

Положением N 749 определены особенности, которые нужно учитывать при возмещении указанных расходов.

Расходы на проезд. В соответствии с п. 22 Положения N 749 при направлении работника в командировку на территории иностранных государств расходы на проезд возмещаются ему в порядке, аналогичном порядку их возмещения при направлении в командировку в пределах территории РФ, изложенному в п. 12 Положения N 749. Исходя из положений этого пункта в расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и на проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включаются:

- расходы на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

- страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;

- оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Расходы по найму жилого помещения. Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 21 Положения N 749).

Однако для учреждений, финансируемых из федерального бюджета, Приказом Минфина РФ N 64н установлены предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения.

Если работник заболел во время командировки и его временная нетрудоспособность удостоверена в установленном порядке, то ему возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда он находился на стационарном лечении) (п. 25 Положения N 749).

Требованиями п. 13 Инструкции N 157н*(1) предусмотрено, что первичные документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Следовательно, к представленным работником документам по найму жилого помещения нужно приложить их перевод на русский язык, после чего их можно принять к учету в качестве документов, подтверждающих произведенные расходы.

Поскольку действующим законодательством не регламентирован порядок перевода первичных учетных документов с иностранного языка на русский, перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, обладающими соответствующими навыками (Письмо Минфина РФ от 03.11.2009 N 03-03-06/1/725).

Суточные. Так же как и размеры расходов по найму жилого помещения, размеры суточных, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Учреждения, финансируемые из федерального бюджета, должны выплачивать работникам при направлении их в загранкомандировку суточные в размере и порядке, установленными Постановлением Правительства РФ N 812.

При выплате суточных следует учитывать нормы п. 17 Положения N 749, определяющие особенности их выплаты. Так, за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории РФ - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;

б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

При этом нужно учитывать, что когда работник следует с территории РФ, дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 18 Положения N 749).

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, выплата суточных в иностранной валюте должна производиться в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

В случае временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке, ему выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства (п. 25 Положения N 749).

Представление авансового отчета

Перед направлением работника в командировку ему выдается аванс под предстоящие в загранкомандировке расходы. Он может быть выдан как в рублях, так и в валюте. За израсходованные суммы работник должен отчитаться перед работодателем.

Согласно п. 26 Положения N 749 работник в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки обязан представить работодателю:

- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение (при командировании в государства - участники СНГ), оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и иных расходах, связанных с командировкой;

- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем учреждения и принимается к учету.

Бухгалтерский учет расходов по загранкомандировкам

Согласно утвержденному руководителем учреждения авансовому отчету командировочные затраты принимаются к бухгалтерскому учету.

Расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу, установленному ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета, дату выдачи (возврата остатка) валюты под отчет.

Кроме того, следует учитывать некоторые особенности пересчета валюты.

Довольно часто работнику выдается аванс на командировку в рублях, которые он затем обменивает на валюту в обменном пункте (соответствующих подразделениях банков). Как указано в Письме Минфина РФ от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408, в этом случае расходы следует определять исходя из суммы истраченной согласно первичным документам валюты по курсу обмена, который подтверждается справкой о ее покупке командированным работником.

Финансовое ведомство также указало, что если командированный работник не смог подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену (например, если он потерял справку, которая была ему выдана в обменном пункте), сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов по курсу на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета.

При совершении работниками служебных поездок внутри страны, в которую они направлены в командировку, они приобретают проездные билеты за валюту страны пребывания, курс которой не устанавливается ЦБ РФ. Как указано в Письме Минфина РФ от 11.02.2011 N 03-03-06/1/87, в этом случае пересчет в рубли нужно производить в соответствии с рекомендациями, приведенными в Письме ЦБ РФ от 14.01.2010 N 6-Т. В нем разъяснено, что курс такой валюты может быть определен с использованием установленного ЦБ РФ официального курса доллара США по отношению к рублю, действующего на дату его определения, и курса иностранной валюты, не включенной в перечень иностранных валют, официальные курсы которых по отношению к рублю устанавливаются ЦБ РФ ежедневно (по рабочим дням), к доллару США на дату, предшествующую дате определения курса. В качестве курсов иностранных валют, не включенных в указанный перечень, могут быть использованы котировки данных валют к доллару США, представленные в информационных системах Reuters или Bloomberg или опубликованные в газете Financial Times (в том числе в их представительствах в сети Интернет).

Операции по движению валютных средств отражаются на счете 0 201 27 000 "Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации".

Представим в таблице основные операции по принятию расходов по загранкомандировкам и их отражение на счетах получателей бюджетных средств, бюджетных и автономных учреждений.

Инструкция N 162н*(1)			Инструкция N 174н*(2)				Инструкция N 183н*(3)
Дебет	Кредит		Дебет		Кредит		Дебет		Кредит
Поступление в кассу учреждения наличных денежных средств в иностранной валюте
0 201 34 510	0 201 27 610	0 201 34 510		0 201 27 610		0 201 34 000		0 201 27 000
Выдача в подотчет наличных денежных средств в иностранной валюте
0 208 хх 560*(4)	0 201 34 610	0 208 хх 560		0 201 34 610		0 208 хх 000		0 201 34 000
Принятие сумм произведенных расходов
0 401 20 ххх*(5)	0 208 хх 660	0 109 60 ххх, 0 109 70 ххх, 0 109 80 ххх, 0 109 90 ххх, 0 401 20 ххх		0 208 хх 660		0 109 60 ххх, 0 109 70 ххх, 0 109 80 ххх, 0 109 90 ххх, 0 401 20 ххх		0 208 хх 000
Возврат неиспользованных остатков в кассу учреждения
0 201 34 510	0 208 хх 660	0 201 34 510		0 208 хх 660		0 201 34 000		0 208 хх 000
Положительная курсовая разница по перерасчету остатков валютных средств на валютном счете
0 201 27 510	0 401 10 171	0 201 27 510		0 401 10 171		0 201 27 000		0 401 10 171
Отрицательная курсовая разница по перерасчету остатков валютных средств на валютном счете
0 401 10 171	0 201 27 610	0 401 10 171		0 201 27 610		0 401 10 171		0 201 27 000
Положительная курсовая разница от переоценки валютных средств, выданных в подотчет
0 208 хх 560	0 401 10 171	0 208 хх 560		0 401 10 171		0 208 хх 000		0 401 10 171
Отрицательная курсовая разница от переоценки валютных средств, выданных в подотчет
0 401 10 171	0 208 хх 000	0 401 10 171		0 208 хх 000		0 401 10 171		0 208 хх 000
*(1) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н. *(2) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н. *(3) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н. *(4) В этой и в последующих корреспонденциях счетов вместо символа "хх", указанного в 22-23-м разрядах счета (код группа и вида счета), нужно поставить код, соответствующий объекту учета и содержанию хозяйственной операции. *(5) В этой и в последующих корреспонденциях счетов вместо символа "ххх", указанного в 24-26-м разрядах счета, следует поставить соответствующий код классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ).

Рассмотрим на примере операции по получению и использованию валютных средств, принятию расходов, произведенных работником в загранкомандировке.

Пример

Сотрудник бюджетного учреждения образования направлен на конференцию в США с 10.07.2011 по 15.07.2011 (5 дн.). Локальным актом учреждения установлено, что:

- суточные при загранкомандировке выплачиваются в размере 75 долл. США;

- за наем жилого помещения при загранкомандировках - 260 долл. США;

- суточные при командировках по территории РФ - 200 руб.

08.07.2011 в кассу учреждения поступила валюта, приобретенная за счет средств от приносящей доход деятельности, - доллары США (курс - 27,88 руб.) (цифры условные). В этот же день работнику был выдан аванс из кассы учреждения для оплаты в командировке следующих расходов:

- суточные - 375 долл. США (75 долл. США х 5 дн.);

- суточные - 200 руб.;

- наем жилого помещения - 1300 долл. США (260 долл. США х 5 дн.);

- проезд - 1000 долл. США.

Работник по возвращении из загранкомандировки представил авансовый отчет, который был утвержден руководителем учреждения 16.07.2011.

На основании отметок в паспорте датой пересечения границы РФ является 10.07.2011, датой пересечения границы США - 15.07.2011.

К авансовому отчету приложены документы, подтверждающие следующие расходы:

- стоимость проезда - 1000 долл. США;

- стоимость проживания в гостинице за время командировки - 1300 долл. США.

Курс ЦБ РФ за 1 долл. США на 16.07.2011 - 28,12 руб.

Валютный счет открыт в кредитной организации, рублевый - в ОФК.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующими проводками:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма
08.07.2011
Поступление в кассу учреждения наличных валютных средств, полученных в кредитной организации на:
- выплату суточных;	2 201 34 510	2 201 27 610	10 455 руб. / 375 долл. США
- проезд;			27 880 руб. / 1 000 долл. США
- наем жилого помещения			36 244 руб. / 1 300 долл. США
Поступление в кассу учреждения наличных денежных средств в рублях с лицевого счета	2 210 03 560 2 201 34 510	2 201 11 610 2 210 03 660	200 руб.
Отражена выдача работнику наличных денежных средств в подотчет:
- на оплату суточных в валюте;	2 208 12 560	2 201 34 610	10 455 руб. / 375 долл. США
- на оплату суточных в рублях;	2 208 12 560		200 руб.
- на оплату проезда;	2 208 22 560		27 880 руб. / 1000 долл. США
- на наем жилого помещения	2 208 26 560		36 244 руб. / 1300 долл. США
16.07.2011
Принятие к учету командировочных расходов:
- по оплате суточных в валюте;	2 109 60 212	2 208 12 660	10 545 руб. / 375 долл. США
- по оплате суточных в рублях;	2 109 60 212	2 208 12 660	200 руб.
- по оплате проезда;	2 109 60 222	2 208 22 660	28 120 руб. / 1000 долл. США
- по найму жилого помещения	2 109 60 226	2 208 26 660	36 556 руб. / 1300 долл. США
Отражен перерасчет валютных средств в связи с изменением курса валют на 0,24 руб. (27,88 - 28,12):
- по оплате суточных в валюте (375 долл. США х 0,24 руб.);	2 208 12 560	2 401 10 171	90 руб.
- по оплате проезда (1 000 долл. США х 0,24 руб.);	2 208 22 560		240 руб.
- по найму жилого помещения (1 300 долл. США х 0,24 руб.)	2 208 26 560		312 руб.

И. Шиндер,

эксперт журнала

"Бюджетные учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.