К месту работы за счет фирмы (Е. Сайфетдинова, "Актуальная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2011 г.)

К месту работы за счет фирмы

Затраты на доставку персонала до места работы уменьшают базу по налогу на прибыль, если условие о компенсации прописано в трудовых (коллективных) договорах.

Одной из составляющих соцпакета сотрудников может быть доставка их до места работы и обратно либо компенсация расходов на проезд. Но такие "приятности" сразу же ставят перед бухгалтером несколько вопросов. Включаются ли затраты на доставку к месту работы в расчет базы по налогу на прибыль? Облагается ли компенсация (оплата) расходов на проезд страховыми взносами?

Об этом поговорим в статье.

Затраты на доставку уменьшат расходы?

В налоговом учете расходы на доставку сотрудников от места жительства (сбора) до места работы и обратно вправе признавать фирмы, которые трудятся вахтовым методом или в полевых (экспедиционных) условиях. Ведь такие виды работ производятся при значительном удалении от места постоянного проживания сотрудника или места нахождения компании*(1). Чтобы фирма на вахтовом режиме или с полевыми (экспедиционными) условиями смогла учесть при расчете налога на прибыль затраты на доставку персонала, такие расходы должны быть предусмотрены коллективным договором*(2).

Фирмы, не работающие вахтовым способом или в полевых (экспедиционных) условиях, расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно (или только в одну сторону) могут учесть при расчете налога на прибыль в двух случаях*(3):

- если оплата проезда обусловлена технологическими особенностями производства (при этом затраты на проезд включаются в состав прочих расходов*(4));

- если обязанность работодателя доставлять сотрудников к месту работы и обратно закреплена в трудовом (коллективном) договоре (в этом случае затраты на проезд могут быть учтены как расходы на оплату труда*(5)).

Из буквального прочтения Налогового кодекса следует*(6), что для признания расходов на доставку персонала достаточно выполнения хотя бы одного из указанных условий. Ранее специалисты Минфина России неоднократно разъясняли: фирма имеет право уменьшить расходами на доставку персонала базу по налогу на прибыль при совокупности условий: если данные затраты обусловлены технологическими особенностями производства и предусмотрены трудовыми или коллективными договорами*(7). Однако впоследствии чиновники согласились, что для признания расходов, связанных с доставкой сотрудников к месту работы и обратно, достаточно, чтобы такие затраты были предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами*(8). Влияние, видимо, оказала арбитражная практика*(9).

Такси для работников. Обосновываем расходы

Нередко возникает ситуация, когда руководитель или работники фирмы для проезда к месту работы и обратно пользуются услугами такси. Сотрудникам нужно добираться до объекта, а общественный транспорт уже не ходит. Таксист предоставляет только квитанцию об оплате, без расшифровки времени и пути следования. Можно ли списать затраты на такси как расходы в производственных целях? Какими документами подтвердить правомерность списания таких затрат? По мнению налоговых органов, такие расходы не могут уменьшать базу по налогу на прибыль. Ведь они не предусмотрены Налоговым кодексом*(10). (Исключение - расходы по оплате командированным сотрудникам поездки на такси в аэропорт и обратно при условии их экономической целесообразности.) Однако обосновать затраты на такси для проезда работников к месту работы и обратно все же можно. Для этого мы рекомендуем фирме подстраховать себя оформлением распорядительной документации. Безусловно, тщательное подтверждение обоснованности расходов на такси снизит риски по претензиям со стороны проверяющих. Обязательно издайте приказ о том, что в связи с отсутствием в компании собственного автотранспорта работники могут пользоваться услугами такси. При этом следует указать возможные ситуации (сверхурочная работа, отсутствие общественного транспорта, срочность решения вопросов по договорам поставок, угроза срыва поставок и т.д.). Предусмотрите в качестве документа, подтверждающего целесообразность использования такси, служебную записку с указанием цели поездки. Она должна быть завизирована руководителем фирмы. Кроме того, подтвердить производственную направленность поездок на такси помогут и отчеты работников. Они должны быть приложены к авансовым отчетам. Не лишними будут и справки транспортной организации или местного органа власти о наличии и расписании движения общественного транспорта, свидетельствующие о том, что маршрут движения общественного транспорта не достигает места нахождения фирмы либо его расписание не обеспечивает своевременное прибытие (убытие) работников. Трудовые (коллективные) договоры должны содержать положения об обязанности работодателя при наличии определенных условий доставлять сотрудников к месту работы и обратно. Сверхурочная работа должна подтверждаться соответствующими документами (приказом и т.п.). Напомним, если фирма не подтвердит документально и не обоснует расходы на такси*(11), суд может посчитать такие затраты не связанными с ее деятельностью. Их нельзя будет учесть в базе для расчета налога на прибыль*(12).

Чтобы оградить себя от возможных претензий со стороны налоговиков, в идеале целесообразно заключить договор с транспортной компанией, оказывающей услуги такси. Подобные затраты могут быть учтены в составе материальных расходов как услуги производственного характера. Их обоснованность в данном случае подтверждается актом оказания услуг, а также распечаткой маршрутов автомобилей транспортной компании, в котором указаны дата, время и путь следования такси. Напомним, обязанность проверки экономической обоснованности произведенных фирмой расходов возложена на налоговых инспекторов. На это же указывают и специалисты финансового ведомства*(13).

Оплата проезда. Облагаем страховыми взносами?

Страховыми взносами облагают выплаты и иные вознаграждения, начисляемые фирмами в пользу работников в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг*(14). При этом предусмотрено, что не облагают страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм), связанных с выполнением работником трудовых обязанностей*(15). Компенсация проезда сотрудникам, постоянная работа которых в пути, в полевых условиях или носит разъездной характер*(16), освобождается от обложения страховыми взносами при условии, что оплата производится в размере и порядке, установленном локальным нормативным актом (или трудовыми договорами)*(17).

Трудовой кодекс не предусматривает обязанность фирмы компенсировать стоимость проезда сотрудникам, если вид их работы не подпадает под перечисленные в статье 168.1 Трудового кодекса. Поэтому в случаях, когда выплачиваемая компенсация за проезд не предусмотрена действующим законодательством, ее облагают страховыми взносами*(18).

Подтверждение расходов на такси

/--------------------\    /----------------------------------------------\

|Фирма компенсирует  |    |Расходы можно подтвердить:                    |

|(оплачивает) проезд |    |- приказом о возможности работников  пользова-|

|сотрудников к месту |--|ться услугами такс (с указанием условий    ис-|

|работы на такси     |    |пользования)                                  |

\--------------------/    |- служебной запиской сотрудника с указанием   |

                          |цели поездки                                  |

                          |- отчетами работников о пользовании услугами  |

                          |такси                                         |

                          |- договором с транспортной компанией          |

                          |- актами оказанных услуг                      |

                          |- распечатками транспортной компании о маршру-|

                          |тах такси (в которых указаны дата, время     и|

                          |путь следования)                              |

                          |- расписанием и маршрутом общественного транс-|

                          |порта, предоставленными транспортной организа-|

                          |цией или местным органом власти               |

                          |- трудовым (коллективным) договором, в котором|

                          |прописана обязанность работодателя доставлять |

                          |сотрудников к месту работы и обратно при опре-|

                          |деленных условиях                             |

                          |- приказом о сверхурочной работе              |

                          \----------------------------------------------/

Е. Сайфетдинова,

ведущий бухгалтер компании "Гостиницы АЛРОСА"

Экспертиза статьи:

Н. Шорохова,

налоговый консультант компании UHY "Янс-Аудит"

Мнение. Доказательства для спора

Алексей Артюх, налоговый юрист юридической компании "Налоговая помощь"

Расходы на компенсацию (оплату) сотрудникам проезда к месту работы и обратно должны быть обусловлены технологическими особенностями производства и предусмотрены трудовыми и (или) коллективными договорами (п. 26 ст. 270 НК РФ).

Минфин России и некоторые суды считают, что для признания таких затрат должны выполняться одновременно оба этих условия (письма Минфина России от 20.05.2011 N 03-03-06/4/49, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/809; пост. ФАС СЗО от 24.06.2010 N А56-68273/2009). В большинстве же случаев арбитры указывают, что, если у фирмы есть технологические особенности производства, ссылка налоговиков на отсутствие оговорки о доставке транспортом в трудовом договоре не имеет значения (пост. ФАС ВСО от 27.09.2010 N А33-18167/2008, ФАС ЗСО от 24.06.2009 N А27-11479/2008, ФАС ПО от 26.01.2009 N А55-9610/2008 и др.). Поэтому нужно доказать наличие таких особенностей производства: круглосуточная работа, удаленность рабочих мест от линий движения общественного транспорта и т.п. Эти обстоятельства определят перечень доказательств: графики и маршруты движения общественного транспорта, режим работы фирмы, внутренние приказы, положения и др.

Мнение. Оплату проезда взносами облагаем

Любовь Котова, заместитель директора Департамента Минздравсоцразвития России

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые фирмами в пользу физических лиц (в частности, в рамках трудовых отношений) (ст. 7 Закона N 212-ФЗ). Компенсация (оплата) компанией сотрудникам проезда к месту работы и обратно как раз и является выплатой в рамках трудовых отношений. Поэтому она облагается страховыми взносами в общеустановленном порядке.

"Актуальная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) ст. 297 ТК РФ

*(2) подп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ

*(3) п. 26 ст. 270 НК РФ

*(4) подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ

*(5) п. 25 ст. 255 НК РФ

*(6) п. 26 ст. 270 НК РФ

*(7) письма Минфина России от 04.12.2006 N 03-03-05/21, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/435, 03-03-04/1/434

*(8) письма Минфина России от 13.11.2007 N 03-03-06/1/810, от 07.11.2007 N 03-03-06/1/777

*(9) пост. ФАС ПО от 15.06.2006 N А65-9328/2005-СА1-37

*(10) письмо УФНС России по г. Москве от 27.01.2006 N 20-12/5434

*(11) ст. 252 НК РФ

*(12) пост. ФАС СЗО от 01.12.2010 N А56-95584/2009

*(13) письмо Минфина России от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162

*(14) ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (далее - Закон N 212-ФЗ)

*(15) подп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ

*(16) ст. 168.1 ТК РФ

*(17) письмо ФСС России от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П

*(18) подп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ