Компенсация авансом выдача под отчет (Е. Степина, "Актуальная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2011 г.)

Компенсация авансом выдача под отчет

Компенсировать расходы, связанные с разъездным характером работы, можно авансом в виде подотчетных сумм. Это могут быть наличные деньги из кассы или банковская корпоративная карта, которой рассчитывается сотрудник.

Расходы, связанные с разъездным характером работы, нужно возместить сотруднику. К таковым относятся затраты на проезд, аренду жилья и прочие нужды, одобренные работодателем. Порядок возмещения устанавливается компанией самостоятельно и закрепляется в коллективном договоре или иных локальных нормативных актах*(1).

Если фирма решит выплачивать компенсацию за разъездной характер работы авансом, нужно зафиксировать это во внутренних документах. Например, издать приказ, в котором содержатся список сотрудников с разъездным характером работы и условие о выдаче аванса на их расходы (см. пример приказа на с. 57).

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Общество с ограниченной ответственностью "Галактика"

Приказ N 08-1/14

г. Москва

01 августа 2011

Приказываю.

1. Утвердить список сотрудников, работа которых носит разъездной характер:

Б.Н. Владимирский - старший аудитор,

А.В. Лесков - водитель-экспедитор,

Е.Н. Кривошеева - курьер.

2. Возмещение расходов в служебных поездках производить авансом (выдача подотчетных сумм).

3. Для расходов в служебных поездках старшему аудитору Б.Н. Владимирскому выдавать корпоративную банковскую карту банка ОАО АКБ "Актив" (карточный счет N 4268033501020014).

4. Для расходов в служебных поездках водителю-экспедитору А.В. Лескову и курьеру Е.Н. Кривошеевой выдавать подотчетные суммы наличными из кассы.

5. Расходы, произведенные сотрудниками в служебных поездках, признавать после предъявления ими подтверждающих документов, приложенных к авансовому отчету.

Директор ООО "Галактика"     Пронин      Г.А. Пронин

                          -------------

Если затраты компенсируются сотруднику заранее, до того, как он фактически их понес, такое возмещение расходов следует оформлять и учитывать как выдачу денег под отчет.

Аванс на разъезды наличными

Выдать подотчетные суммы можно наличными из кассы*(2). Сотрудник перед отъездом в служебную поездку получает деньги на расходы, которые по возвращении он должен подтвердить документами. Выданные суммы отражаются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". После того как работник вернется из поездки и представит необходимые документы, руководитель утвердит авансовый отчет и расходы примут к учету.

Пример

Приказом руководителя мастеру наладки оборудования установлен разъездной характер работы и способ выдачи денег на служебные расходы авансом.

1 августа он отправился на удаленный объект, который находится в области.

Перед отъездом сотрудник получил под отчет 10 000 руб. на проезд, оплату гостиницы, покупку необходимых инструментов для работы.

Поездка длилась два дня. По возвращении работник представил авансовый отчет, к которому приложил чеки на покупку инструментов, счет из гостиницы за одни сутки (за ночевку), проездные билеты и отчет о проделанной работе. Руководитель утвердил авансовый отчет. Бухгалтер сделал следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50

- 10 000 руб. - выданы деньги из кассы на расходы в служебной поездке (в день выдачи денег);

Дебет 26 (44) Кредит 71

- 10 000 руб. - отражена компенсация за разъездной характер работы (в день утверждения авансового отчета).

Сотруднику выдана корпоративная карта

Есть еще один способ авансом обеспечить платежеспособность сотрудника в служебной поездке. Можно выдать ему корпоративную банковскую карту для оплаты расходов*(3).

Отметим, что получение карты работником не считается выдачей под отчет суммы денежного остатка на ней. На счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются только те суммы, которые задействовал работник (снял наличные с карты или предъявил для оплаты в магазинах, гостиницах и т.д.).

Для корпоративной банковской карты компания открывает специальный банковский счет. Учет денежных сумм, которые тратит работник во время поездки, ведется на счете 55 "Специальные счета в банках", к которому для удобства можно открыть субсчет "Корпоративная карта".

Пример

Приказом руководителя старшему аудитору установлен разъездной характер работы и способ выдачи денег на служебные расходы авансом (в виде корпоративной банковской карты).

1 августа он был направлен на проверку предприятия клиента в другой город.

Перед отъездом для оплаты расходов сотрудник получил корпоративную банковскую карту (остаток денег на ней составил 23 000 руб.).

2 августа аудитор рассчитался картой в гостинице, сумма оплаты за двое суток составила 8900 руб. 3 августа сотрудник снял в банкомате наличные деньги в размере 2600 руб. на покупку канцелярских изделий и обратного билета. Эти движения денег по карте подтвердила банковская выписка.

4 августа аудитор вернулся на работу и представил авансовый отчет и подтверждающие документы к расходам (чеки из магазинов, билет на междугородний автобус, гостиничный чек и отчет о проделанной работе). Руководитель утвердил авансовый отчет. Бухгалтер сделал следующие проводки.

2 августа

Дебет 71 Кредит 55 субсчет "Корпоративная карта"

- 8900 руб. - выданы деньги под отчет на служебные расходы;

3 августа

Дебет 71 Кредит 55 субсчет "Корпоративная карта"

- 2600 руб. - выданы деньги под отчет на служебные расходы;

4 августа

Дебет 26 (44) Кредит 71

- 11 500 руб. - отражена компенсация за разъездной характер работы.

Компенсация авансом на зарплатную карту

Часто сотрудники просят перевести им подотчетные суммы для оплаты расходов в служебной поездке на их зарплатную карту. Бланком авансового отчета такая форма выдачи денег не предусмотрена*(4).

Однако никаких санкций за перечисление на карту сотрудника аванса нет, ответственности для компании не установлено.

Возможность переводить подотчетные суммы на зарплатные карты сотрудников разрешено установить внутренними документами (например приказом руководителя). Это поможет выиграть в суде у контролирующих органов в случае возникновения споров*(5).

Отметим, что суммы, полученные в качестве аванса на расходы в служебной поездке, не относятся к доходам сотрудника. С них не удерживается НДФЛ*(6) и на них не начисляются страховые взносы*(7).

Примечание. Аванс, выданный сотруднику на расходы во время служебной поездки, не является его доходом.

Е. Степина,

эксперт по финансовому законодательству

Экспертиза статьи:

О. Шаркаева,

аттестованный профессиональный бухгалтер, аттестованный преподаватель ИПБ России, к.э.н.

Мнение. Выписка по карте для подтверждения расходов не нужна

Ярослав Кулибаба, генеральный директор компании "Реал-аудит"

У работника, получившего наличные деньги под отчет, единственная обязанность - отчитаться о расходовании полученных средств. Отчитаться - значит представить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходование средств. А каким образом подотчетное лицо будет расходовать подотчетные средства, никого не должно интересовать. Способы расчетов нормативными документами не регламентированы.

Подтверждающими документами в случае расчетов в рублях будут чеки ККТ или бланки строгой отчетности (например билеты на проезд). Эти документы выдаются независимо от формы расчетов - наличными деньгами или по банковской карте. Так, в соответствии с пунктом 1 статьи 2 и статьей 5 Федерального закона от 22 мая 2003 года N 54-ФЗ продавец в случае расчетов с использованием платежной карты обязан применять ККТ и выдать покупателю кассовый чек. Выданный продавцом чек будет являться одним из документов, подтверждающих произведенные им расходы (см., напр.: письмо Минфина России от 16.02.2009 N 03-03-05/23).

Таким образом, нет никакой необходимости требовать от сотрудника выписки движения средств по его личному карточному счету. Сама по себе выписка без перечисленных оправдательных документов не подтверждает расходы, а при наличии документов не нужна.

"Актуальная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) ст. 168.1 ТК РФ

*(2) п. 10 Порядка, утв. решением совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40

*(3) п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П

*(4) письмо ЦБ РФ от 18.12.2006 N 36-3/2408

*(5) пост. ФАС СЗО от 11.02.2008 N А52-174/2007

*(6) абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ

*(7) подп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 25-ФЗ