Вопрос: Как правильно учесть командировочные расходы сотрудников, выезжающих в Москву для участия в работе выставки (суточные, проезд, проживание)? Можно ли их отнести к ненормируемым рекламным расходам или их следует учесть как прочие расходы? ("Аудиторские ведомости", N 8, август 2011 г.)

Как правильно учесть командировочные расходы сотрудников, выезжающих в Москву для участия в работе выставки (суточные, проезд, проживание)? Можно ли их отнести к ненормируемым рекламным расходам или их следует учесть как прочие расходы?

В соответствии со ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на рекламу производимых (приобретенных) и (или) реализуемый товаров (работ, услуг), деятельности налогоплательщика, товарного знака и знака обслуживания, включая участие в выставках и ярмарках (п.п. 28 п. 1). Согласно п. 4 этой статьи к расходам на рекламу относится участие в выставках, ярмарках, экспозициях, на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов, изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о реализуемых товарах, выполняемых работах, оказываемых услугах, товарных знаках и знаках обслуживания, и (или) о самой организации, на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании. К расходам на рекламу относятся также расходы на рекламные мероприятия через средства массовой информации (в том числе объявления в печати, передача по радио и телевидению) и телекоммуникационные сети. К телекоммуникационным сетям относится также сеть Интернет (п. 4 ст. 2, п.п. 3 п. 1 ст. 12 Федерального закона от 27.07.06 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"). Поэтому затраты на размещение информации об организации на сайте компании - организатора выставки также можно учесть в качестве рекламных расходов в полном объеме. Это подтверждают и контролирующие органы (см. письма Минфина России от 29.01.07 г. N 03-03-06/1/41, от 6.12.06 г. N 03-03-04/2/254).

Таким образом, все расходы, произведенные организацией и связанные с участием в выставке, можно учесть в качестве ненормируемых расходов на рекламу, тем более что их оплата является обязательным условием участия в выставке.

Следует иметь в виду, что на основании п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Для подтверждения организацией обоснованности расходов на участие в выставке необходимы следующие документы:

- договор на оказание услуг (на участие в выставке) с приложением плана выставки;

- документ, подтверждающий факт регистрации организации в качестве участника выставки;

- программа проведения выставки;

- каталог участников выставки;

- отчеты сотрудников, принимавших участие в выставке, с приложением рекламных материалов, полученных ими в ходе выставки.

Необходимыми условиями для принятия данных расходов в целях налогообложения являются прямая связь тематики выставки с деятельностью организации, а также наличие в рекламе информации о товарах (работах, услугах), реализуемых (выполняемых) организацией. Следует также получить от организатора выставки акт выполненных работ (оказанных услуг), содержащий перечень всех оказанных организации услуг.

Что касается расходов на командировки, то согласно п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Такие расходы должны удовлетворять критериям признания расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным ст. 252 НК РФ. Первичным документом, на основании которого расходы на командировку включаются в состав затрат, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя). Датой признания расходов на командировки согласно п.п. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета.

Порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установлен постановлением N 749. В качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматриваются:

- командировочное удостоверение по установленной постановлением Госкомстата России от 5.01.04 г. N 1 форме (форма N Т-10);

- документ о найме жилого помещения;

- подтверждение о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

- подтверждение иных расходов, связанных с командировкой.

Указанные документы должны быть составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а если нет - содержать реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (в ред. от 28.09.10 г.).

Другие документы, которыми должна оформляться командировка в соответствии с постановлением N 1 (приказ о направлении работника в командировку по формам N Т-9 и N Т-9а, служебное задание по форме N Т-10а), то их наличие и оформление определяется требованиями внутреннего документооборота организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательным.

Материал подготовлен

ООО "ЮВК-Аудит" и

ООО "Аудиторский центр Санкт-Петербурга"

1 августа 2011 г.

"Аудиторские ведомости", N 8, август 2011 г.