Некоторые особенности выдачи работнику копий документов (И.Г. Силко, "Отдел кадров бюджетного учреждения", N 8, август 2011 г.)

Некоторые особенности выдачи работнику копий документов

Работодателю в процессе управления деятельностью организации достаточно часто приходится выдавать копии тех или иных документов различным органам или должностным лицам. Это связано, как правило, с налоговыми проверками, запросами контролирующих или судебных органов и т.д. Обязан предоставить копии документов работодатель и по запросам работников. О том, какие документы необходимо предоставить работнику, в каких случаях, как правильно заверить такие копии, вы узнаете из данной статьи.

Что такое копия документа?

Копия - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Подлинником считается первый или единственный экземпляр документа. Чтобы копия документа обрела юридическую силу, ее необходимо заверить. Право на заверение копий имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо - работник кадровой службы, юрист, секретарь, руководитель подразделения и др. Поскольку суд или иной орган может попросить подтвердить полномочия на заверение копий, то руководителю организации необходимо издать приказ о наделении определенных лиц этими полномочиями либо включить соответствующий раздел в положение о документообороте организации или должностную инструкцию сотрудника.

В определенных случаях требуются только нотариально заверенные копии. При этом нотариус может засвидетельствовать верность копии не только с оригинала документа, но и с его копии при условии, что эта копия засвидетельствована в нотариальном порядке или выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица (ст. 79 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате*(1)).

Примечание. Заверяться может как полностью документ, так и выписка из него, например, выписка из штатного расписания, трудовой книжки.

Порядок выдачи и засвидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан, утвержден Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-Х (далее - Указ). Также порядок свидетельствования копий документов частично регламентируется ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"*(2) и ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*(3) (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), которые носят рекомендательный характер. Некоторые организации применяют методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 (далее - Рекомендации).

Согласно Указу государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если данные копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно (например, в случае их утраты при пожаре).

Как правильно заверить копию?

Копия документа может быть изготовлена на печатающем устройстве, копировальном аппарате, а также рукописным способом. Согласно Указу копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций, а верность копии свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

В соответствии с Рекомендациями для засвидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа; слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Например:

Подлинник документа находится в деле

(наименование органа власти) N__________ за ____ г.

Верно.

Ведущий специалист       Подпись      /И.О.Фамилия/

Дата                                         Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии_____л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Как правило, для удобства в организациях существуют штампы с надписью "Копия верна" с указанием должности и расшифровкой подписи лица, заверяющего документ.

Отметим, что не со всех документов можно делать копии. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. Кроме этого, работодатель может отказать в выдаче копий, если в документе содержится информация, составляющая государственную или служебную тайну, или персональные данные других работников.

Какие документы работодатель обязан выдавать работнику?

В силу ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему копии документов, связанных с работой, в частности:

- приказа о приеме на работу;

- приказов о переводах на другую работу;

- приказа об увольнении с работы;

- выписки из трудовой книжки;

- справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя.

Данные копии выдаются по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи. Заявление составляется в произвольной форме с перечислением документов, копии которых нужны. Они должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно.

Трудовой кодекс также обязывает работодателя выдать работнику по его требованию копию: приказа о приеме на работу (ст. 68); приказа о прекращении трудового договора (ст. 84.1); любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных п. 5 ст. 14 Федеральным законом от 27.07.2006 N 152 "О персональных данных" (ст. 89). К таким случаям относятся:

- обработка персональных данных, в том числе персональных данных, полученных в результате оперативно-разыскной, контрразведывательной и разведывательной деятельности, осуществляемая в целях обороны страны, безопасности государства и охраны правопорядка;

- обработка персональных данных органами, осуществившими задержание субъекта персональных данных по подозрению в совершении преступления, либо предъявившими субъекту персональных данных обвинение по уголовному делу, либо применившими к нему меру пресечения до предъявления обвинения, за исключением предусмотренных уголовно-процессуальным законодательством РФ случаев, если допускается ознакомление подозреваемого или обвиняемого с такими персональными данными;

- случай, когда предоставление персональных данных нарушает конституционные права и свободы других лиц.

Должен ли работодатель выдать копии документов, связанных с работой, ранее уволенному сотруднику?

Может случиться, что работник при увольнении не запросил копии документов, связанных с работой, или работодатель их ему не предоставил, а впоследствии они понадобились. Как правило, это справка о доходах по форме 2-НДФЛ, справка о сумме заработка за два календарных года и др.

В соответствии со ст. 226 НК РФ организация-работодатель является налоговым агентом и представляет в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц налогового периода и суммах начисленных и удержанных в этом налоговом периоде налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. Форма 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 20__ год" утверждена Приказом ФНС РФ от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@.

Согласно п. 3 ст. 218 НК РФ, если налогоплательщик начал работать с середины года, налоговые вычеты за этот год предоставляются с учетом дохода, полученного с начала года по другому месту работы. При этом сумма дохода должна подтверждаться справкой по форме 2-НДФЛ, выданной по прежнему месту работы в соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ.

Несмотря на отсутствие справки о доходах в перечне документов, предоставляемых при приеме на работу согласно ст. 65 ТК РФ, такую справку часто запрашивают. Если работодатель откажет бывшему работнику в выдаче такой справки, тем самым будут ущемлены права последнего на трудоустройство. А статья 37 Конституции РФ гарантирует всем право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию.

Обязанность и срок выдачи справки о сумме заработка за два календарных года работнику, расторгнувшему трудовой договор, прямо предусмотрены пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ. Выдается она по письменному заявлению не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Что касается выдачи других документов уволенному ранее, ТК РФ такой обязанности работодателя не устанавливает. Но, как показывает судебная практика, бывший работник имеет право запрашивать копии документов, связанных с его трудовой деятельностью в данной организации. Если же действия работодателя будут ущемлять права гражданина, он вправе их защитить любыми способами, в том числе обратившись в суд.

Копии каких документов, кроме установленных ТК РФ, работодатель должен предоставить работнику?

Поскольку перечень документов, установленный ст. 62 ТК РФ, не является исчерпывающим, работник может запросить любой интересующий его документ. Вопрос в том, обязан ли работодатель его предоставлять. Обращаем внимание, что предоставляться могут копии только тех документов, которые непосредственно связаны с работой данного работника. Установить конкретный перечень таких документов достаточно проблематично, на практике у работодателей часто возникают сложности. Например, является ли документом, связанным с работой, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, личное дело? Чтобы внести некоторую ясность, рассмотрим следующие судебные решения.

Гражданин Т. по трудовому договору от 20.05.2006 работал в филиале ОАО "Мосэнерго". Согласно приказу ОАО "Мосэнерго" N 70-к Т. уволен 04.03.2009 по основанию, предусмотренному п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (соглашение сторон). 11.08.2009 он направил на бывшую работу заявление о предоставлении ему права ознакомиться со следующими документами организации: штатным расписанием с должностными окладами; порядком и суммами индексации по должностным окладам за данный период; коллективным договором; отраслевым тарифным соглашением и бизнес-планом организации. На свое письмо ответа он не получил и обратился в суд. Решением Замоскворецкого суда г. Москвы от 13.04.2010 в удовлетворении исковых требований ему было отказано.

Т. обратился с кассационной жалобой в Московский городской суд. При рассмотрении жалобы судебная коллегия пришла к выводу, что часть запрашиваемых документов (штатное расписание с должностными окладами, порядок и суммы индексации по должностным окладам за данный период, бизнес-план) не относятся к документам, касающимся непосредственно работника и его персональных данных.

При вынесении решения суд первой инстанции не принял во внимание, что перечень документов, связанных с работой, предусмотренный ст. 62 ТК РФ, является открытым, и не дал оценку тому факту, что в силу ст. 41 ТК РФ в коллективный договор могут включаться обязательства работников и работодателя в том числе по вопросам: формы, системы и размера оплаты труда; выплаты пособий, компенсаций; механизма регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором; рабочего времени и времени отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков. Также не выяснено, какие правоотношения работника и работодателя регулировались отраслевым тарифным соглашением и могли ли быть в связи с этим нарушены права Т.

Кроме этого, судебная коллегия не согласилась с выводами суда первой инстанции об отказе в предоставлении документов по причине того, что трудовой договор между сторонами на момент обращения в суд расторгнут, поскольку документы, которые запросил Т., касаются периода, когда он находился в трудовых отношениях с ОАО "Мосэнерго".

Таким образом, определением Московского городского суда от 21.09.2010 решение Замоскворецкого суда г. Москвы было отменено в части непредоставления Т. копии коллективного договора и отраслевого тарифного соглашения и дело было направлено на новое рассмотрение.

А вот какое решение принял Московский городской суд по делу N 33-19675/2010.

П. обратился в суд с жалобой на действия должностных лиц УВД (одного из московских УВД), которые отказали ему в предоставлении копий материалов и заключения служебной проверки, аттестации об увольнении П., протокола аттестационной комиссии, представления к увольнению, приказа об увольнении и в ознакомлении с материалами его личного дела.

Суд первой инстанции обязал УВД выдать П. копию заключения служебной проверки, аттестации, представления к увольнению. В удовлетворении остальной части жалобы было отказано. Судебная же коллегия Московского городского суда решение первой инстанции в части удовлетворения исковых требований отменила, и вот почему.

Нормативное регулирование деятельности органов внутренних дел на тот момент осуществлялось Законом РФ от 18.04.1991 N 1026-1 "О милиции" (далее - Закон о милиции) и Положением о службе в органах внутренних дел, утвержденным Постановлением ВС РФ от 23.12.1992 N 4202-1 (далее - Положение).

В соответствии с положениями ст. 17.16 Инструкции о порядке применения Положения о службе в органах внутренних дел РФ*(4) сотруднику, уволенному из органов внутренних дел, в день увольнения под расписку выдается трудовая книжка, его знакомят с приказом об увольнении либо вручают заверенную копию приказа, возвращают военный билет и указывают на необходимость в двухнедельный срок прибыть в военный комиссариат по месту жительства для постановки на воинский учет.

Несмотря на то, что вопрос о выдаче документов, связанных с работой, не урегулирован Законом о милиции, Положением и внутриведомственными инструкциями, применять нормы трудового законодательства было бы неправильно. Кроме этого, согласно п. 3 приложения 2 к Инструкции по учету кадров МВД РФ и Правилам оформления и ведения личных дел рядового и начальствующего состава ОВД РФ, утвержденным Приказом МВД РФ от 26.07.1996 N 446дсп, личное дело сотрудника является секретным документом.

Из материалов дела также следовало, что со всеми документами, которые П. просил выдать, он ознакомился и не был лишен права сделать выписки из этих документов. Дело было направлено на новое рассмотрение, а кассационная жалоба П. оставлена без удовлетворения.

Говоря о документах, которые должен предоставить работодатель при увольнении работника, отдельно отметим, что в соответствии с пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" в день прекращения работы работодатель должен выдать работнику справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности).

К сведению. Форма справки утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 17.01.2011 N 4н. В нее сведения вносятся на основании данных бухгалтерского учета и отчетности работодателя. Справка заполняется от руки шариковой ручкой черного или синего цвета или с использованием технических средств (компьютера, пишущей машинки), исправления не допускаются. Подписывают этот документ руководитель организации (обособленного подразделения) и главный бухгалтер. В нижнем левом углу справки проставляется печать организации, печать не должна закрывать подписи.

Как правильно заверить трудовую книжку?

В настоящее время работники наиболее часто запрашивают копию трудовой книжки. Обязанность выдать ее по письменному заявлению работника предусмотрена не только ст. 62 ТК РФ, но и п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Как правило, копию делают со всей трудовой книжки, но возможна и форма выписки. Выписка из трудовой книжки в обязательном порядке делается с первой страницы, а лишь затем с тех страниц, которые необходимы. Заверяет копию инспектор отдела кадров. Если работник просит сделать копию всей книжки, делается копия с каждого разворота, при этом не будет ошибкой, если на одной странице будут размещаться два разворота. В правом верхнем углу проставляется слово "Копия". Внизу под надписями согласно п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 делается отметка, которая включает:

- заверительную надпись "Верно";

- указание должности лица, заверившего копию;

- личную подпись;

- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

- дату заверения.

Верно.

Инспектор отдела кадров             Кузнецова            /Т.Н. Кузнецова/

08.06.2011

Если на одной странице сделана копия с двух разворотов, то заверяется каждый разворот. На последней странице на полях трудовой книжки делается рукописная запись: "Работает по настоящее время" (должность, ФИО, дата, подпись). Под датой ставится печать организации или отдела кадров.

К сведению. В отличие от заверения копии, при внесении в саму трудовую книжку записи при увольнении сотрудника (прекращении трудового договора) или иных записей в период работы у данного работодателя они заверяются печатью работодателя, то есть печатью организации. Печать отдела кадров (другого структурного подразделения) в данном случае ставить нельзя.

Чтобы не заверять каждую страницу, документ можно прошить, пронумеровать страницы и с обратной стороны скрепить печатью и подписью с расшифровкой заверившего лица. Но обычно такой способ не применяют.

В заключение

Еще раз обратим внимание на наиболее важные моменты, связанные с предоставлением работнику копий документов.

1. Работодатель имеет право не выдавать копии по устной просьбе работника. Такая обязанность возникает только при получении от него письменного заявления.

2. Работодателю установлен трехдневный срок на подготовку таких копий.

3. Работодатель обязан предоставить работнику только копии документов, связанных с его работой.

4. Работодатель не имеет права предоставлять документы, содержащие персональные данные других работников или составляющие государственную (служебную) тайну.

5. Документы должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно.

6. В случае невыполнения законных требований работника работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ.

7. За отказ работодателя в выдаче работнику документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, как и за предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам гражданина, предусмотрена уголовная ответственность по ст. 140 УК РФ.

И.Г. Силко,

эксперт журнала

"Отдел кадров бюджетного учреждения"

"Отдел кадров бюджетного учреждения", N 8, август 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждены ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1.

*(2) Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28.

*(3) Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст.

*(4) Утверждена Приказом МВД РФ от 14.12.1999 N 1038.