Исправления в отчетности (Е. Максимова, "Расчет", N 9, сентябрь 2011 г.)

Исправления в отчетности

В июле 2011 гола чиновники Фонда социального страхования разъяснили бухгалтерам об их праве на возможность корректировки отчета 4-ФСС. Во всех тонкостях нововведений разобралась Екатерина Максимова.

Форма 4-ФСС появилась в далеком 2003 году. По мере своего существования она претерпела значительные изменения - как по образцу, так и по своему значению. Рассмотрим, какие изменения законодатель подготовил для бухгалтеров в этом году.

В новой форме отчета появились строки, которые вызвали затруднение у бухгалтеров и облегчили жизнь инспекторам фонда. Так, раньше на титульном листе не указывалась среднесписочная численность работников, из них - численность женщин и работающих инвалидов на предприятии. Подобные новшества приводят к ошибкам в релизах электронных программ новой формы отчетности, которые, как правило, появляются непосредственно перед самым началом ее сдачи и перевыпускаются чуть ли не каждый день во время "жаркого периода".

ФСС рекомендует страхователям не дожидаться писем из фонда с требованием сдать "уточненку", а провести проверку данных самостоятельно. Пени по страховым взносам самостоятельно считать не надо, так как ФСС начисляет их сам.

Типичные ошибки

После проверки отчетов 4-ФСС за II квартал сотрудники фонда составили перечень наиболее распространенных ошибок при его заполнении.

1. В таблице 1 показатели графы 1 "За последние три месяца отчетного периода" строки 15 "Расходы на цели обязательного социального страхования" заполняются работодателями, у которых есть сотрудники, получающие пособие по временной нетрудоспособности. Аналогичная ошибка возникает при заполнении раздела II таблицы 7 графы 1, подразделенной на 1-й, 2-й и 3-й месяц строки 11 "Расходы по обязательному социальному страхованию".

2. В таблицах 2 и 5 раздела I и в таблице 8 раздела II данные по расходам, произведенным страхователями за счет средств обязательного социального страхования на случай временной нетрудоспособности, отражаются по состоянию на первый день следующего за отчетным периодом месяца, а не по данным на день представления отчета. Эти суммы не будут приняты в расчет. Поэтому бухгалтерам следует отразить их в задолженности.

3. Суммы расходов на цели обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве, не принятых к зачету ФСС в 2011 году, отражаются страхователем путем уменьшения ранее указанных им показателей по строке 11 в графе 1 "На начало отчетного периода" и в графе 3 "Сумма ( руб. коп.)" таблицы 7 "Расчеты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

4. "Шифр страхователя" на титульном листе является составным. В первых трех ячейках указывается шифр, определяющий категорию налогоплательщика в соответствии с приложением N 1; в следующих двух ячейках - код согласно приложению N 2, в последних двух ячейках - код из приложения N 3 к Порядку.

5. Итоги по таблицам 2 и 5, заполняемые компаниями, выплачивающими суммы по страховому обеспечению, должны быть идентичными друг другу. Эта проблема тянется еще со времен деклараций и расчетов по ЕСН, перенесенных в отчет РСВ-1, а из него в Отчет 4-ФСС, в котором приходится заполнять таблицы 2 и 5 в полных рублях.

6. Также проблемы возникали со сравнением таблицы 3.1 из 4-ФСС с таблицей 4.1 из РСВ-1 (по инвалидам), так как для отчета ФСС это облагаемые суммы, а в PCB - полные доходы.

Пишем письма

В июле 2011 года ФСС настоятельно рекомендовала прикладывать к уточненке 4-ФСС пояснительное письмо, официального шаблона, которого не существует и по сей день. Поэтому перед специалистом-расчетчиком возникает проблема по правильному его составлению.

Мы рекомендуем написать письмо на бланке организаций в произвольной форме. В нем должна содержаться та информация, которая необходима инспекторам ФСС.

Во-первых, необходимо указать причину, по которой компания корректирует сумму, ранее указанную в отчете. Ее можно как конкретизировать (к примеру, "не включены в расчет вычеты по листкам по временной нетрудоспособности", так и ограничиться общей формулировкой (например: "Из-за технической или арифметической ошибки").

Во-вторых, строки с внесенными изменениями должны быть указаны в письме. Это необходимо инспекторам для быстрого поиска и исправления отчетности в своей базе. Вместе с уточненной декларацией можно подать заявление на зачет или возврат денежных средств.

В-третьих, если сумма налога к уплате больше той, что указана в первоначальной отчетности, то в сопроводительном письме имеет смысл указать реквизиты "платежек" на перечисление налога (аванса) и пеней и приложить к письму их копии.

Сопроводительное письмо следует заверить печатью компании и подписать у руководителя.

Образец заполнения сопроводительного письма

Руководителю филиала ФСС России N 38 по г. Москве

Егоровой Анне Дмитриевне

Общество с ограниченной ответственностью "Вечность"

ОГРН 1037733565416, ИНН 7718520178, КПП 770102001,

107497, г. Москва, ул. Иркутская 5, 3

тел.: (495) 111-11-11

Исх. N 11100/78 от 19.07.11 г.

Сопроводительное письмо к уточненному отчету 4-ФСС

На основании пункта 1 статьи 81 Налогового кодекса РФ ООО "Вечность" представляет уточненный отчет 4-ФСС за второй квартал 2011 года. В первоначально представленном отчете была допущена техническая ошибка из-за сбоя в программе (на 50 000 рублей занижена сумма в строке 1 (2 месяц) графы 5 таблицы 3 раздела I и строке 4 (2 месяц), графы 3 таблицы 6 раздела II). На 1450 рублей занижена общая сумма страховых взносов, подлежащих доплате во втором месяце (На 1450 рублей в строке 2 (2 месяц) таблицы 1 раздела I и на 100 рублей строки 2 графы 3 таблицы 7 раздела II).

Общая задолженность по налогу на сумму 1550 рублей перечислена в бюджет платежными поручениями от 25 июля 2011 г. N 899 и от 25 июля 11 г. N 900.

Приложения:

1. Уточненный отчет 4-ФСС в 1 экз. на 10 листах

2. Копии платежных поручений в 1 экз. на 2 листах.

Генеральный директор

ООО "Вечность"                                     Л.И. Волков

Исполнитель:

главный бухгалтер                             А.Н. Виноградова

Т.: (495) 111-11-11

Заполняем "уточненку"

Итак, мы написали сопроводительное письмо и теперь приступаем к подготовке корректирующего отчета 4-ФСС. До начала работы с этим документом следует просмотреть его оригинал и учесть все замечания налогового инспектора. Как показывает практика, больше всего претензий возникает к указанным в суммах копейкам. В базе фонда они, как правило, сильно разнятся с данными представленного отчета. Дело в том, что именно на копейки бухгалтерские программы имеют "дурное" свойство ошибаться. После того как вы внесли все соответствующие изменения в базу данных и добились единообразия, можете смело ввести изменившиеся значения.

При заполнении титульного листа следует обратить внимание на строку "Номер корректировки" (ст. 17 Закона N 212-ФЗ): в ней проставляется цифровое значение, указывающее, какой по счету расчет с учетом внесенных изменений и дополнений представляется страхователем в территориальный орган ФСС (например: "001", "002", "003", ... "010" и т.д.). В строке "код" вносится период, за который представляется расчет, и количество обращений страхователя за выделением необходимых средств на выплату страхового возмещения. Отчетными периодами признаются первый квартал, полугодие и девять месяцев календарного года, в то время как расчетным - календарный год, который обозначается цифрой "12". Количество обращений страхователя за выделением необходимых средств на выплату страхового возмещения обозначается шифром "01", "02" и т.д.

Напомним, что суммы в первом и втором разделе отчета должны совпадать полностью. Таким образом, если корректировка вносится за июнь 2011 года, то это значение вписывается в строку "3 месяц". В обоих разделах следует исправить данные этой строки и общую нарастающую сумму за последние три месяца отчетного периода. В строку 16 "Уплачено страховых взносов" необходимо вписать общую сумму по перечисленным страховым взносам на лицевой счет территориального органа ФСС, с указанием даты и номера платежных поручений.

Примечание. Фонд не начисляет штраф компаниям, представившим уточненную декларацию. Однако многократная пересдача таких документов может послужить поводом для выездной налоговой проверки.

Е. Максимова

"Расчет", N 9, сентябрь 2011 г.