Кадровое делопроизводство ведет секретарь-референт (Л. Кондратьева, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 8, август 2011 г.)

Кадровое делопроизводство ведет секретарь-референт

Руководитель небольшой фирмы, не имеющей в своем штате менеджера по кадрам, может возложить обязанность ведения кадрового документооборота на плечи секретаря. Если отнестись к этому безответственно, то можно в результате получить штрафы и судебные иски. Но можно и подойти к организации деятельности секретаря с умом и сделать процесс безболезненным для обеих сторон.

В России с развитием рыночной экономики и поддержкой малого предпринимательства появилось большое количество мелких фирм и индивидуальных предпринимателей. Но, увы, как показывает статистика, далеко не каждый руководитель небольшой частной фирмы, численный состав персонала которой едва дотягивает хотя бы до 20 сотрудников, считает обязательным заниматься кадровым делопроизводством. В то же время обязательность документирования информации закреплена Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (ред. от 06.04.2011), а касательно кадрового документоведения - рядом соответствующих статей Трудового кодекса РФ.

Но задачей этой статьи не является агитация работодателям "бросить все насущные дела и бежать оформлять документы по личному составу". Оставим это на совести руководителей данных организаций и не будем "отнимать хлеб" у органов государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства.

Наша статья призвана помочь работодателям, желающим войти в число законопослушных и честных по отношению к своим сотрудникам компаний, но чей небольшой бюджет не позволяет расширять штат персонала должностью специалиста по кадрам и уж тем более отделом по работе с персоналом.

Зачастую в таких фирмах обязанности по ведению кадрового делопроизводства делят между собой руководитель организации и главный бухгалтер. Для таких организаций целесообразным будет делегировать ряд функций, связанных с ведением кадровой документации и кадрового учета офис-менеджеру или секретарю-референту, в зависимости от названия должности по штатному расписанию. Естественно и обязательно - внести перечень этих функций в должностную инструкцию данного работника или, на худой конец, в трудовой договор в раздел "Обязанности работника". Например, в списке должностных обязанностей можно внести такую запись:

...

n) Вести кадровое делопроизводство:

1) оформлять приказы по личному составу;

2) вести личные дела работников;

3) вести трудовые книжки работников;

4) оформлять трудовые договоры и изменения к ним;

5) вести табель учета рабочего времени;

6) выдавать справки о трудовом стаже и заработной плате;

и т.д.

...

Следует отметить, что контролем за соблюдением требований охраны труда, согласно ст. 217 ТК РФ, должен заниматься либо сам работодатель - индивидуальный предприниматель (лично), либо организация или специалист, оказывающие услуги в области охраны труда, привлекаемые работодателем по гражданско-правовому договору, либо служба охраны труда, либо специалист по охране труда или иной уполномоченный работодателем работник, с обязательным наличием соответствующей подготовки или опыта работы в этой области.

Но прежде чем вносить изменения в трудовой договор или в должностную инструкцию секретаря-референта, необходимо издать приказ за подписью руководителя организации о передаче полномочий по ведению кадрового документооборота секретарю-референту с полным перечнем передаваемых обязанностей.

Итак, вы юридически закрепили за своим секретарем-референтом обязанности ведения кадрового делопроизводства. Что же дальше? С чего должен начать их выполнение сам секретарь?

Цитируя ТК РФ. Статья 217. Служба охраны труда в организации

Акт о передаче-приеме дел

Даже если организация существует всего несколько дней - это значит, что в ней уже есть и ведется документация по личному составу (приказы по личному составу, трудовые книжки работников, трудовые договоры и т.д.). Вопрос только: как именно ведется и что именно есть из кадровых документов? Поскольку обязанности по кадровому делопроизводству до передачи их секретарю-референту выполнялись другими сотрудниками, то необходимо составить акт о передаче-приеме дел. Основанием для его составления являются распорядительные документы о причинах передачи-приема дел. Акт составляется комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя организации [1, с. 438].

В тексте акта описываются проделанная работа и ее результаты в виде перечня конкретных пунктов. Если заинтересованных сторон несколько, то и экземпляров акта должно быть несколько. Если есть дополнения к акту, то они выполняются в виде приложения.

Закрываем бреши

Как видно из рис. 1, при передаче-приеме дел был установлен ряд недочетов. В связи с этим, секретарю-референту следует в кратчайшие сроки выяснить причину отсутствия документов и убрать эти недочеты.

                                   ООО "Витаин"

-------------------------------------------------------------------------

                             наименование организации

                                       Акт

02.03.2011                                                        N  5

----------                                                          -----

                              о приеме-передаче дел

Составлен комиссией:

Председатель:                     Генеральный директор Аванесян А.С.

Члены комиссии:                   Коммерческий директор Зорин К.Р.

                                  ---------------------------------------

                                  Главный бухгалтер Алексеева Н.Н.

                                  ---------------------------------------

                                  Секретарь-референт Суворова Е.П.

                                  ---------------------------------------

                                  Должности, фамилии, инициалы работников

составили акт о том, что Алексеева Н.Н. передала, а Суворова Е.П. приняла

                         ------------------------------------------------

                                          фамилия, имя, отчество,

дела по ведению кадрового документооборота.

-------------------------------------------------------------------------

При  передаче-приеме   дел  установлено  (указать  несоответствие  описи,

отсутствие документов, записей и т.д.):

1. В  личном  деле  инженера  Комарова О.Я.  нет   копии   документа   об

-------------------------------------------------------------------------

образовании.

-------------------------------------------------------------------------

2. Отсутствует трудовая книжка уборщицы Мироновой Г.П.

-------------------------------------------------------------------------

Приняты (перечень личных дел):

1. Личные дела сотрудников ООО "Витаин" согласно  прилагаемому  перечню -

-------------------------------------------------------------------------

9 шт.

-------------------------------------------------------------------------

1. Трудовые  книжки   сотрудников   ООО "Витаин"   согласно  прилагаемому

-------------------------------------------------------------------------

перечню - 9 шт.

-------------------------------------------------------------------------

Составлен в 1 экз.

Приложение: 1. Перечень дел работников ООО "Витаин" на 1 л.

            2. Перечень трудовых книжек работников ООО "Витаин" на 1 л.

Дела передал(а)                    Алексеева            Н.Н. Алексеева

                                --------------       --------------------

                                   подпись            расшифровка подписи

Дела принял(а)                     Суворова             Е.П. Суворова

                                --------------       --------------------

                                   подпись            расшифровка подписи

Председатель комиссии              Аванесян             А.С. Аванесян

                                --------------       --------------------

                                   подпись            расшифровка подписи

Члены комиссии                     Зорин                К.Р. Зорин

                                --------------       --------------------

                                   подпись            расшифровка подписи

Рис. 1. Образец акта о приеме-передаче дел

Ко всему прочему, необходимо знать, какие кадровые документы должны вестись в организации в обязательном порядке (табл. 1), и при их отсутствии следует заняться их оформлением.

Таблица 1

Перечень кадровых документов, обязательный для ведения в организациях всех форм собственности [2]

Наименование документа	Комментарии	Ссылка на нормативный акт и номер унифицированной формы в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты	Срок хранения, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения
Трудовые книжки	На всех сотрудников (за исключением совместителей)	Трудовой кодекс РФ, ст. 66	Хранятся до востребования, согласно п. 664 Перечня. Невостребованные - 75 л
Трудовые договоры	Со всеми сотрудниками организации (включая совместителей, временных работников и т.д.)	Трудовой кодекс РФ, ст. 68	Со сроком хранения 75 лет (ЭПК*(1)), согласно п. 657 Перечня
Штатное расписание	Утверждается приказом по основной деятельности. Изменения вносятся также при помощи таких приказов	Унифицированная форма Т-3	С постоянным сроком хранения, согласно п. 71 Перечня
Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, долгосрочные российские и зарубежные командировки)		1. Трудовой кодекс РФ, ст. 68, 62 2. Унифицированные формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а	Со сроком хранения 75 лет (ЭПК), согласно п. 19 (2) Перечня
Заявления сотрудников (прием, перевод, увольнение), включаемые в состав личных дел	Оформляются в случаях, предусмотренных трудовым законодательством для документирования инициативы или просьбы работника	Трудовой кодекс РФ, ст. 80, ст. 128, 127, 122	С постоянным сроком хранения - для руководителей организации, согласно п. 656 Перечня. Со сроком хранения 75 лет (ЭПК) - для остальных работников, согласно п. 656 Перечня
Правила внутреннего трудового распорядка	Могут быть оформлены как приложение к коллективному договору, ТК РФ ст. 190. Содержание Правил определено ст. 189 ТК РФ	Трудовой кодекс РФ, ст. 189	С постоянным сроком хранения, согласно п. 27 Перечня
Положение (инструкция) или другие формы оформления работы с персональными данными сотрудников	ТК РФ не устанавливает четкую форму оформления данных документов, это может быть приказ, расписки, положение, инструкции, соглашение и др.	Трудовой кодекс РФ, ст. 86 п. 8	С постоянным сроком хранения, согласно п. 655 Перечня
График отпусков	Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления следующего календарного года	1. ТК РФ, ст. 123 2. Унифицированная форма Т-7	Со сроком хранения 1 год, согласно п. 693 Перечня
Приказы по отпускам	Должны быть оформлены не позднее 3 дней до начала отпуска, для того чтобы работодатель мог соблюсти требования ст. 135 ТК РФ об оплате отпускных	Унифицированная форма Т-6, Т-6а	Со сроком хранения 5 лет, согласно п. 19 (2) Перечня
Личные карточки Т-2	На всех сотрудников организации, включая временных работников. Заполняются не позднее первого дня работы	1. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (ред. от 19.05.2008, далее - Постановление N 225) п. 12 2. Унифицированная форма Т-2	Со сроком хранения 75 лет (ЭПК), согласно п. 658 Перечня
Табель учета рабочего времени	Определяется требованием трудового законодательства вести точный учет фактически отработанного времени каждым сотрудником	1. ТК РФ, ст. 91 и 99. 2. Унифицированная форма Т-13, Т-12	Со сроком хранения 5 лет, согласно п. 586 Перечня
Положение об оплате труда и премировании работников	Точное наименование документа в законодательных и нормативных актах не установлено	ТК РФ, ст. 135, 144	С постоянным сроком хранения, согласно п. 411 Перечня
Приказ о направлении работника в командировку		Унифицированная форма Т-9, Т-9а	Со сроком хранения 75 лет (ЭПК) - для длительных внутрироссийских и зарубежных командировок, командировок для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, согласно п. 19 (2) Перечня Со сроком хранения 5 лет - для краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировок, согласно п. 19 (2) Перечня
Командировочные удостоверения		Унифицированная форма Т-10	Со сроком хранения 5 лет, согласно п. 668 Перечня
Инструкция по охране труда		Порядок обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций (постановление Минтруда и социального развития РФ от 13.01.2003 N 1, п. 2.1.3)	С постоянным сроком хранения, согласно п. 27 Перечня
*(1) ЭПК - экспертно-проверочная комиссия. Отметка "ЭПК" в Перечне означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".

Сроки хранения определяются в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР 15.08.1988 (ред. от 31.07.2007) либо с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Раздел 7 Перечня 2010 г. включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда.

Среди рекомендуемых локальных нормативных актов, которые нужны в организации деятельности по управлению персоналом, следует назвать Положение о персонале.

Перечень основной информации, необходимой для ведения и оформления кадровых документов из табл. 1, представлен в табл. 2.

Таблица 2

Основные нюансы оформления и ведения кадровых документов

Наименование документа	Комментарии
Трудовые книжки	Ведение трудовых книжек регламентируется "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей" (утв. Постановлением N 225) Заполнение трудовых книжек осуществляется согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 10.10.2003 N 69)
Трудовые договоры	Согласно ст. 67 ТК РФ: - трудовой договор на нового сотрудника оформляется в письменной форме не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе - трудовой договор составляется в 2 экз., каждый из которых подписывается сторонами: один экземпляр передается работнику, другой - хранится у работодателя Трудовые договоры желательно хранить в отдельной папке
Штатное расписание	Утверждается приказом (распоряжением) по основной деятельности руководителя организации или уполномоченного им лица. Аналогичным образом вносятся изменения в штатное расписание
Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, долгосрочные российские и зарубежные командировки)	Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован Нумеруются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности Копии приказов или выписки по ним подшиваются в личные дела сотрудников
Заявления сотрудников об увольнении по собственной инициативе, отпуске	Подшиваются в личные дела сотрудников
Правила внутреннего трудового распорядка	Текст документа должен быть доступен каждому сотруднику организации (вывешивается в организации на видном месте) Каждого принимаемого на работу в организацию сотрудника необходимо ознакомить с Правилами внутреннего трудового распорядка под роспись Организация может самостоятельно определить содержание Правил, но с учетом всех обязательных разделов и положений, указанных в ст. 189 ТК РФ
Положение (инструкция) или другие формы оформления работы с персональными данными сотрудников	При составлении данного документа работодателю необходимо соблюсти следующие требования [2, с. 95]: 1. Документов должно быть как минимум два (на основании точной формулировки п. 8 ст. 86 ТК РФ, где указано множественное число слова "документ") 2. Под каждым документом сотрудники, допущенные к работе с персональными данными сотрудников, должны поставить собственноручную подпись
График отпусков	Чтобы избежать конфликтов по принудительному отправлению в отпуск и уменьшить кадровый документооборот, целесообразнее привлекать самих сотрудников к разработке проекта графика отпусков и согласовывать его с ними При заполнении графика лучше отдать предпочтение указанию точной даты отпуска, поскольку в этом случае при его предоставлении уже не потребуется написание заявления об отпуске, т.к. он будет предоставлен "автоматически" по графику путем издания приказа
Приказы по отпускам	Наличие оформленного и подписанного с обеих сторон приказа об отпуске нивелирует возможность возникновения спорных и щекотливых ситуаций между работодателем и работником Копии приказов по отпускам или выписки по ним подшиваются в личные дела сотрудников
Личные карточки Т-2	Кроме Инструкции Госкомстата РФ по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, других правил по заполнению личных карточек нет. Поэтому заполняющий должен по-своему решать сложные вопросы по их заполнению
Табель учета рабочего времени	При ведении табеля учета рабочего времени необходимо руководствоваться следующими правилами [2, с. 153]: 1. Учет явок на работу и ухода с нее ведется по организации в целом или отдельно по структурным подразделениям 2. Включение в табель и исключение из него работников производятся на основании первичных документов по учету кадров (приказов о приеме на работу, трудовых договоров) 3. Каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации
Положение об оплате труда (о премировании, о надбавках, о вознаграждении за год)	Разрабатывается, чтобы избежать конфликты по вопросу справедливости оплаты труда и упорядочить работу с дополнительными выплатами
Приказ о направлении работника в командировку	Составляя приказ о направлении работника в командировку, необходимо помнить, что в унифицированной форме подлежат заполнению все строки, графы и столбцы. Забыв указать сведения в приказе, можно лишить возможности юристов и бухгалтеров организации доказать, что поездка, действительно, являлась служебной командировкой, а, следовательно, обосновать правильность исчисления отдельных налогов [1, с. 200]
Инструкция по охране труда	Текст документа должен быть доступен каждому сотруднику организации (вывешивается в организации на видном месте) Каждого принимаемого на работу в организацию сотрудника необходимо ознакомить с Инструкцией по охране труда под роспись

Для установления системы и порядка работы с документами, а также для защиты интересов работодателя в судебных спорах, все существующие в компании документы должны быть письменно зарегистрированы.

Система регистрации кадровой документации

Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести внутри компании, напрямую зависит от особенностей ее деятельности. Ниже представлен список журналов, которые должны существовать в любой организации независимо от сферы ее деятельности и ее размеров и внутренний вид которых регламентирован нормативными актами (табл. 3), и внутренний вид которых не регламентирован нормативными актами (табл. 4).

Таблица 3

Журналы, обязательные для оформления и ведения в кадровых службах организаций, внутренний вид которых регламентирован нормативными актами [2]

Наименование журнала	Комментарии	Ссылка на нормативный акт и срок хранения, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	Должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью	1. Трудовой кодекс РФ, ст. 66 2. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек", далее - Инструкция по заполнению трудовых книжек (определяет разлиновку (внутренний вид) данного журнала) 3. Со сроком хранения 75 лет, согласно п. 695 Перечня
Журнал учета мероприятий по контролю	Должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица	1. Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (ред. от 21.04.2011), п. 9 ст. 16 2. Со сроком хранения 5 лет, п. 176, 177 Перечня

Таблица 4

Журналы, обязательные для оформления и ведения в кадровых службах организаций, внутренний вид которых не регламентирован нормативными актами [2]

Наименование журнала	Ссылка на нормативный акт и срок хранения, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения
Книга учета трудовых договоров, изменений и дополнений к ним	Со сроком хранения 75 лет, согласно п. 695 Перечня
Журнал учета приказов по личному составу	Со сроком хранения 75 лет, согласно п. 258 Перечня
Журнал учета документов по основной деятельности организации	С постоянным сроком хранения, согласно п. 258 Перечня
Журнал учета отпусков	Со сроком хранения 3 года, согласно п. 695 Перечня
Журнал учета военнообязанных и лиц, подлежащих призыву	1. Федеральный закон от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" (ред. от 28.12.2010), ст. 8 Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 "Об утверждении положения о воинском учете" 2. Со сроком хранения 3 года (после увольнения), согласно п. 695 Перечня
Журналы учета прибытия/выбытия при командировании сотрудников	Со сроком хранения 5 лет, согласно 695 Перечня Со сроком хранения 10 лет - для зарубежных командировок, согласно 695 Перечня
Журнал ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда	Со сроком хранения 10 лет, согласно п. 626 Перечня

Для того чтобы журналы (книги) учета выполняли не только функцию регистрации документов, но и могли служить доказательством в случае конфликта того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления данных журналов:

1. Должны иметь твердую обложку (для соблюдения срока хранения).

2. Должны иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или затруднительности удаления листа или добавления листа в существующий журнал).

3. Все страницы должны быть пронумерованы от начала до конца.

4. Журнал должен быть прошит.

5. Должен содержать заверительную запись, которая состоит из указания названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала.

6. Должен быть удостоверен печатью юридического лица и подписью руководителя организации (за исключением первых двух книг учета трудовых книжек (табл. 3), которые должны быть удостоверены сургучной печатью, согласно Постановлению N 225, п. 41).

В данной статье мы показали только лишь начальный этап организации работы секретаря-референта в части ведения кадрового делопроизводства, поскольку начинать любое дело всегда сложно и непонятно, за что следует браться прежде всего.

Библиографический список

1. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. - 5-е изд., перераб. - М.: Дело и Сервис, 2007.

2. Митрофанова В.В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. - М.: Альфа-Пресс, 2006.

Л. Кондратьева,

секретарь-референт ООО "Станкопласт Холдинг",

Москва

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 8, август 2011 г.