Расчеты с подотчетными лицами (А. Гусев, "Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2011 г.)

Расчеты с подотчетными лицами

Автономные учреждения, как и другие организации, при приобретении товаров, работ и услуг чаще используют безналичную форму расчетов с поставщиками (подрядчиками). В некоторых случаях, например приобретение материальных ценностей на хозяйственные нужды, направление сотрудников в служебную командировку, денежные средства выдаются работникам под отчет. В статье мы поговорим о том, как оформить операции по расчетам с подотчетными лицами и как отразить их в бухгалтерском учете автономного учреждения.

Оформляем выдачу денежных средств под отчет

При осуществлении расчетов с подотчетными лицами автономному учреждению необходимо соблюдать требования следующих нормативных документов:

- Инструкция N 157н*(1);

- Инструкция N 183н*(2);

- Порядок ведения кассовых операций*(3);

- ГК РФ;

- Указание ЦБ РФ N 1843-У*(4);

- Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение об особенностях направления работников в служебные командировки).

Автономные учреждения могут выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на затраты отдельных подразделений, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности учреждения (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

Денежные средства выдаются в подотчет в размерах и на сроки, определяемые руководителями автономного учреждения. Срок, на который выдаются денежные средства под отчет, может устанавливаться в зависимости от конкретного случая либо для отдельных видов операций (например, при выдаче денег на хозяйственные нужды), что закрепляется отдельным нормативным актом учреждения.

Денежные средства подотчетному лицу выдаются на основании его заявления с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается, и при условии полного отчета сотрудника по ранее выданному авансу (п. 108 Инструкции N 183н). К указанному заявлению в обязательном порядке прилагается расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции N 157н). Поскольку форма расчета не утверждена, он может составляться в произвольной форме. Например, в случае приобретения запасных частей для автомобиля расчет может быть оформлен так:

Приложение

к заявлению на выдачу аванса

Расчет размера аванса на приобретение запасных частей для автомобиля "Форд Фокус", государственный номер Е 528 МК 177

N п/п	Наименование	Количество	Цена за единицу, руб.	Сумма, руб.
1	Масло моторное, 5 л	1	1 200	1 200
2	Фильтр масляный	1	250	250
3	Фильтр воздушный	1	300	300
4	Свечи зажигания	4	100	400
5	Колодки тормозные передние	1 комплект	1 100	1 100
6	Колодки тормозные задние барабанные	1 комплект	1 200	1 200
Итого				4 450

Водитель                                    В.В. Иванов

Согласовано:

Начальник гаража                            В.И. Петров

Наличные денежные средства подотчетным лицам выдаются из кассы учреждения по расходным кассовым ордерам (ф. 0310002), которые должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером учреждения или уполномоченными на это лицами (п. 14 Порядка ведения кассовых операций). Если, например, в служебную командировку направляются несколько работников одновременно, то выплату им аванса можно осуществлять по Платежной ведомости (ф. 0504403).

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны в срок не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию учреждения Авансовый отчет (ф. 0504049) об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). К авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие произведенные расходы, а в случае если работник направлялся в служебную командировку - командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных затратах, связанных с командировкой. Кроме того, в соответствии с п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки работник должен в письменной форме составить отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя. Форма отчета приведена в Постановлении Госкомстата РФ N 1*(5).

Обратите внимание! Наличные денежные средства выдаются из кассы, помещение которой должно отвечать требованиям, установленным в приложении 3 к Порядку ведения кассовых операций. Требования распространяются на все объекты (вновь проектируемые, реконструируемые и технически перевооружаемые), расположенные на территории РФ, независимо от их ведомственной принадлежности. Несоблюдение требований может повлечь наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб., на учреждение - от 40 000 до 50 000 руб. Вместе с тем указанные требования не распространяются на обособленные подразделения (Решение ВС РФ от 20.07.2011 N ГКПИ11-484).

Нередки случаи, когда автономное учреждение отказывается оборудовать кассы, объясняя это тем, что не планирует выдавать наличные деньги под отчет, а будет перечислять денежные средства на зарплатные карты сотрудников. В данном случае нужно учитывать Письмо ЦБ РФ от 18.12.2006 N 36-3/2408, в котором указано: нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации.

Согласно п. 10, 11 Порядка ведения кассовых операций организации для совершения данных расходов выдают своим работникам под отчет наличные деньги. Таким образом, перечисление подотчетных сумм на личные банковские счета работников (в том числе на зарплатные карты) не допускается.

Однако из этого правила есть исключение, касающееся перечисления сумм на командировочные расходы. Так, согласно Письму ЦБ РФ от 24.12.2008 N 14-27/513 ограничения по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, предусмотрены законодательством РФ. Вместе с тем ограничения относительно выдачи в подотчет сумм командировочных расходов только через кассу законодательством РФ, регулирующим порядок направления работников в командировки, не предусмотрены. Таким образом, перечисление денежных средств командированному работнику на зарплатную карту не является нарушением.

Предельный размер расчетов наличными деньгами

В соответствии с ч. 2 ст. 861 ГК РФ расчеты между юридическими лицами, а также связанные с осуществлением гражданами предпринимательской деятельности ведутся в безналичном порядке. Кроме того, данные расчеты могут производиться наличными деньгами, если иное не установлено законом. Введение правил осуществления расчетов в РФ отнесено к компетенции ЦБ РФ (п. 4 ст. 4 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)").

Напомним, что в настоящее время предельный размер расчетов определен Указанием ЦБ РФ N 1843-У и составляет 100 000 руб. Предельный размер расчетов наличными деньгами установлен для расчетов в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами (Письмо ЦБ РФ от 02.07.2002 N 85-Т, МНС РФ от 01.07.2002 N 24-2-02/252).

Несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами является административным правонарушением и влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб., на учреждение - от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Командировочные расходы

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Поскольку нормы ТК РФ регулируют только трудовые отношения, в командировку могут быть направлены только работники организации (основные и совместители), состоящие с ней в трудовых отношениях. Лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, трудовыми отношениями с организацией не связаны - данные отношения регулируются Гражданским кодексом. Кроме того, не могут быть направлены в служебную командировку беременные женщины, работники, не достигшие возраста 18 лет, а также работники, с которыми заключен ученический договор (ст. 259, 268 ТК РФ).

Цель командировки работника определяется руководителем учреждения и указывается в служебном задании (п. 6 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Решение о направлении в служебную командировку оформляется приказом, на основании которого работнику выдается командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (указываются даты приезда в пункт (пункты) назначения и выезда из него (из них)). При направлении работника за пределы РФ командировочное удостоверение оформлять не требуется. Командировочное удостоверение составляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Формы указанных документов приведены в Постановлении Госкомстата РФ N 1.

Работнику, направленному в служебную командировку, гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

При направлении сотрудника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему (ст. 168 ТК РФ):

- расходы на проезд;

- затраты по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Вместе с тем, если указанные расходы осуществляются за счет средств соответствующих бюджетов, размеры их возмещения ограничены. Так, нормы расходов на служебные командировки для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, определены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

Рассмотрим порядок отражения расходов на служебные командировки в бухгалтерском учете.

Пример 1

В бухгалтерском учете учреждения указанные операции отражаются следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выданы из кассы суммы суточных	4208 12 000	4 201 34 000	500
Выданы из кассы денежные средства на оплату найма жилого помещения	4 208 26 000	4 201 34 000	3 000
Выданы из кассы денежные средства на оплату проезда в командировку	4 208 22 000	4 201 34 000	8 000
Приняты к учету расходы на оплату суточных	4 109 60 212	4 208 12 000	500
Приняты к учету расходы по найму жилого помещения	4 109 60 226	4 208 26 000	2 500
Приняты к учету расходы на оплату проезда в командировку	4 109 60 222	4 208 22 000	8 000
Остаток аванса по найму жилого помещения внесен в кассу учреждения	4 201 34 000	4 208 26 000	500

Расходы на хозяйственные нужды

Осуществление мелких хозяйственных расходов (приобретение канцелярских или хозяйственных товаров, различных товарно-материальных ценностей и т.д.) через подотчетных лиц - распространенная ситуация. В данном случае подотчетное лицо может действовать как на основании доверенности, так и без нее.

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (ч. 1 ст. 185 ГК РФ), иными словами, она представляет собой одностороннюю сделку, из которой возникает право поверенного выступать от имени доверителя. Доверенность должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером учреждения и заверена печатью. Как правило, доверенность материально ответственному лицу выписывается для оформления его права выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Форма доверенности и порядок ее заполнения утверждены Инструкцией Минфина РФ от 14.01.1967 N 17 "О порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности".

Доверенность оформляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. После того как материальная ценность получена, подотчетное лицо приносит в организацию документ (накладную), подтверждающий ее получение, и в книге учета доверенности ставится соответствующая пометка с указанием номера и даты накладной.

В случае если подотчетное лицо не заявляет о себе как о представителе организации (не имеет доверенности), приобретение товара оформляется в порядке, предусмотренном для договора розничной купли-продажи. Договор розничной купли-продажи является публичным, то есть заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые она по характеру своей деятельности должна осуществлять (п. 2 ст. 492 ГК РФ). Статьей 493 ГК РФ установлено, что договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека либо иного документа, подтверждающего оплату товара.

Рассмотрим порядок отражения хозяйственных расходов в бухгалтерском учете.

Пример 2

За счет средств от приносящей доход деятельности работнику автономного учреждения на основании его заявления выдан аванс для приобретения канцелярских товаров и основного средства (калькулятора) на общую сумму 8 260 руб. сроком на один месяц. По истечении месяца работник представил авансовый отчет, согласно которому расходы составили 8 260 руб., в том числе:

- на приобретение канцелярских товаров - 2 360 руб. (в том числе НДС - 360 руб.);

- на приобретение основного средства - 5 900 руб. (в том числе НДС - 900 руб.).

Составленный авансовый отчет утвержден руководителем учреждения и принят бухгалтерией.

В бухгалтерском учете учреждения указанные операции отражаются следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выданы из кассы денежные средства на приобретение канцелярских товаров	2 208 34 000	2 201 34 000	2 360
Выданы из кассы денежные средства на приобретение основного средства	2 208 31 000	2 201 34 000	5 900
Приняты к учету приобретенные канцелярские товары	2 105 36 000	2 208 34 000	2 000
Принят к учету приобретенный объект основных средств	2 106 34 000	2 208 31 000	5 000
Отражена сумма НДС по приобретенным материальным ценностям	2 210 01 000 2 210 01 000	2 208 34 000 2 208 31 000	360 900

Если работник не вернул остаток подотчетных сумм

Выданные под отчет денежные средства признаются задолженностью работника перед работодателем, если он не представил авансовый отчет в установленный срок. В данном случае учреждение может удержать остаток подотчетных сумм из заработной платы, однако нужно помнить, что согласно ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы сотрудника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

1) для возмещения неотработанного аванса, выданного в счет заработной платы;

2) для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

3) для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;

4) при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

В первых трех случаях решение об удержании из заработной платы может быть принято учреждением не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности, возвращения аванса или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает основания и размеры удержания. Кроме того, согласно Письму Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0 необходимо получить письменное согласие работника на удержание из его заработной платы сумм задолженности.

Рассмотрим пример удержания сумм из заработной платы работника.

Пример 3

Работник автономного учреждения направлен в служебную командировку. На основании его заявления за счет средств субсидии на выполнение государственного задания выдан аванс на общую сумму 25 000 руб., из них суточные - 1 000 руб., расходы на проезд к месту командировки и обратно - 7 000 руб., оплата проживания - 17 000 руб. По возвращении из служебной командировки сотрудником представлен авансовый отчет на сумму 21 500 руб., из них суточные - 1 000 руб., расходы на проезд к месту командировки и обратно - 7 000 руб. (в том числе добровольное страхование пассажиров на транспорте - 400 руб.), оплата проживания - 13 500 руб. Авансовый отчет утвержден руководителем учреждения и принят бухгалтерией за исключением расходов по добровольному страхованию пассажиров на транспорте. Через неделю после утверждения отчета и в связи с тем, что указанный работник не внес в кассу остаток подотчетных сумм, учреждением принято решение (издан приказ) об удержании задолженности из его заработной платы (согласие работника подтверждено заявлением).

В бухгалтерском учете учреждения сделаны следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Погашена задолженность подотчетного лица по расходам на проезд в служебной командировке	4 304 03 000	4 208 22 000	400
Погашена задолженность подотчетного лица по проживанию в служебной командировке	4 304 03 000	4 208 26 000	3 500

А. Гусев,

к.п.н.,

консультант по бухгалтерскому

учету и налогообложению

"Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н.

*(3) Порядок ведения кассовых операций в РФ, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.

*(4) Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя".

*(5) Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.

Открыть документ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.