Потоп в архиве: расследуем причины, устраняем последствия (И. Молчанов, "Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)", N 10, октябрь 2011 г.)

Потоп в архиве: расследуем причины, устраняем последствия

Комментарий к письму Минфина России от 11.08.11 N 03-02-07/1-288 "Об обязанности восстановления налогоплательщиком бухгалтерского учёта и первичных учётных документов".

Затопление квартир в многоэтажных домах - рядовое явление. Если же квартира находится на первом этаже, то она - в особой зоне риска. Что тогда говорить о подвалах!

А ведь очень часто в подвалах зданий находятся архивы разных организаций. Ну а куда ещё отправлять всю эту "макулатуру"? Но вот если эта "макулатура" затонет, последствия будут малоприятные. Налогоплательщику придётся задуматься о восстановлении утраченных документов. Об обязанностях такого восстановления Минфин России напомнил в письме от 11.08.11 N 03-02-07/1-288.

Что делать после "катастрофы"

Положением Минфина СССР от 29.07.83 N 105 "О документах и документообороте в бухгалтерском учёте" установлено, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации своим приказом обязан назначить комиссию по расследованию причин пропажи или уничтожения документов.

При необходимости следует привлечь представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссия должна оформить актом.

Кстати, само происшествие также нужно подтвердить документально справкой соответствующего ведомства:

- о пожаре, урагане или наводнении - справкой МЧС России;

- о хищении - талоном-уведомлением подразделения МВД России;

- о коммунальной аварии - справкой коммунальной службы (если фирма арендует помещение, то справку ей должен выдать его собственник).

Архив придётся восстановить

В соответствии с пунктами 6 и 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ налогоплательщики обязаны представлять налоговикам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Кроме того, в течение четырёх лет необходимо обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. К ним, в частности, относятся документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату или удержание налогов.

В силу подпункта 1 пункта 1 статьи 31 НК РФ налоговики вправе требовать от налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента документы, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов.

Если документы ранее уже представлялись в ИФНС для проверки или иных мероприятий налогового контроля, то повторно требовать эти же документы налоговики не вправе. Правда, это не распространяется на случаи представления подлинников, возвращённых впоследствии проверяемому лицу, а также на случаи, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.

Поэтому в целях обеспечения сохранности указанных выше документов и представления их в установленном порядке в налоговую инспекцию утраченные налогоплательщиком бумаги должны быть восстановлены.

Минфин в комментируемом письме занял аналогичную позицию и напомнил о том, какая ответственность установлена за непредставление документов, которое расценивается как налоговое правонарушение.

Иначе будет плохо

Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговую инспекцию документов или иных сведений, предусмотренных законодательством, влечёт применение ответственности, установленной статьёй 126 НК РФ. В ней сказано, что налогоплательщику придётся уплатить штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

А вот непредставление налоговикам сведений, выразившееся в отказе организации представить имеющиеся у неё документы с информацией о налогоплательщике по запросу налоговой инспекции, или иное уклонение от представления таких документов, или представление документов с заведомо недостоверными сведениями в общем случае влечёт взыскание штрафа в размере 10 000 руб.

Как восстанавливать?

Итак, мы убедились в том, что восстановить испорченные водой (пожаром, грызунами и т.д.) документы компании всё равно придётся.

А как это правильно сделать?

Комиссия

Во-первых, следует создать комиссию по восстановлению утраченных или испорченных документов. Для этого руководитель должен издать соответствующий приказ.

Как правило, к восстановлению утраченных документов весьма логично привлекают тех лиц, которые несли за них ответственность, или тех, кто непосредственно работает с этими документами. Понятно, что это чаще всего главные бухгалтеры и сотрудники бухгалтерии, финансовые руководители и т.п.

Инвентаризация

В Федеральном законе от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учёте" (п. 2 ст. 12) сказано, что в случае нанесения вреда имуществу при чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями, обязательно нужно провести инвентаризацию.

Порядок её проведения регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13.06.95 N 49).

В ходе инвентаризации составляется опись утраченных (повреждённых) документов, которая визируется руководителем и главным бухгалтером.

Собственно восстановление

Идеальный вариант - это если в компании ведётся компьютерный учёт и все базы данных сохранены. В этом случае достаточно распечатать все утраченные документы заново и подписать их, в том числе и у контрагентов.

Если электронный учёт не вёлся или базы не сохранялись либо также были повреждены, то технология восстановления становится гораздо более сложной. В такой ситуации компании придётся делать запросы всем своим контрагентам для получения дубликатов.

Так, в банке можно получить выписку о проведённых операциях по расчётному счёту и копии платёжных поручений. Это поможет также выявить контрагентов, расчёты с которыми осуществлялись в безналичном порядке, и обратиться к ним за копиями соответствующих документов (договоров, актов, накладных, счетов-фактур).

Если компания имеет список своих контрагентов, то можно разослать им всем предложение о проведении сверки расчётов, а потом на основании акта запросить и копии первичной документации.

За копиями уже сданных отчётов и налоговых деклараций, разумеется, проще всего обратиться в саму налоговую инспекцию. Между прочим, эти данные помогут сориентироваться, на какие суммы необходимо собрать первичную документацию.

Обратите внимание: налоговые инспекции не обязаны предоставлять вам копии, так что успех зависит от того, как именно вы к ним "подойдёте" со своей просьбой.

Что касается формы восстанавливаемых документов, то они должны быть идентичны тем документам, которые были утрачены, за исключением того, что на восстановленных документах должна быть проставлена отметка "копия".

Между тем судьи допускают и наличие некоторых отклонений. По их мнению, в некоторых документах могут отсутствовать подлинные подписи ответственных должностных лиц, при условии что это вызвано невозможностью их проставления. При этом судьи отмечают, что налоговым законодательством не установлено механизма восстановления утраченных документов и требований к их дубликатам (постановление ФАС Московского округа от 09.02.09 N КА-А40/80-09 по делу N А40-15235/08-140-47). Это решение поддержано определением ВАС России от 20.04.09 N 4405/09. Так что вопрос о наличии подлинных подписей на копиях можно считать закрытым.

Затраты на восстановление

И ещё один важный момент. Процесс восстановления документации также не бесплатен.

Придётся делать запросы, привлекать сторонних лиц, возможно, оплачивая их услуги. Вероятно, кого-то из сотрудников придётся даже отправлять в командировки, оплачивая командировочные расходы. В общем, список расходов может быть достаточно широк.

Поэтому компании необходимо не только заниматься восстановлением утраченного, но и сохранять все документы о затратах, связанные с этим восстановлением.

В налоговом учёте подобные затраты можно учесть во внереализационных расходах на основании норм подпункта 6 пункта 2 статьи 265 НК РФ как потери от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, включая затраты, связанные с предотвращением или ликвидацией последствий стихийных бедствий или чрезвычайных ситуаций.

Что касается бухгалтерского учёта, то такие затраты, разумеется, учитываются и здесь.

В соответствии с пунктом 13 ПБУ 10/99 "Расходы организации" (утв. приказом Минфина России от 06.05.99 N 33н) прочими расходами также являются расходы, возникающие как последствия чрезвычайных обстоятельств хозяйственной деятельности (стихийного бедствия, пожара, аварии, национализации имущества и т.п.).

Обобщать информацию о таких прочих расходах следует по дебету счёта 91 в корреспонденции с кредитом счетов, на которых учитываются денежные средства, ведутся расчёты с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, разными дебиторами и кредиторами.

Пример

В подвале арендуемого ООО "Заря" помещения, где хранился архив, 5 сентября 2011 года прорвало канализацию. В результате были уничтожены бухгалтерские первичные документы, относящиеся к 2010 году, по которым ещё не была проведена налоговая проверка.

На восстановление документов - отправку запросов контрагентам, направление работников к контрагентам и в банк для проведения сверки, составление копий документов - и другие подобные операции было потрачено 25 000 руб.

В бухгалтерском учёте общества эти расходы были отражены проводками:

Дебет 91 Кредит 60, 51, 76

- 25 000 руб. - отражены затраты по восстановлению утраченной документации.

И. Молчанов,

аудитор

"Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)", N 10, октябрь 2011 г.