Четыре возможности обмена электронными документами с ПФР и налоговой инспекцией (М.Л. Скобелева, "Российский налоговый курьер", N 17, сентябрь 2011 г.)

Четыре возможности обмена электронными документами с ПФР и налоговой инспекцией

Электронный документооборот с контролирующими органами - это не только отчетность. Большинство спецоператоров связи, кроме передачи деклараций и балансов, предоставляют такие дополнительные услуги, как запрос актов сверки, справок о состоянии расчетов по налогам, пеням и штрафам, выписок из ЕГРЮЛ.

Нередко дополнительные сервисы электронного документооборота помогают организациям заключать выгодные сделки, проверять поставщиков или просто экономить время.

Причем эти возможности предоставляют практически все ведущие спецоператоры связи.

Возможность первая: проверять расчеты с бюджетом

Сервис "Информационное обслуживание налогоплательщиков" ("ИОН") позволяет получить следующие электронные документы из инспекции:

- справку о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам, которая содержит сведения о недоимке, переплате, а также о предоставленных отсрочках и рассрочках;

- акт сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам, который позволяет увидеть сальдо на начало и на конец сверяемого периода, а также обобщенный оборот за сверяемый период по конкретному налогу, сбору или взносу;

- выписку операций по расчету с бюджетом в разрезе конкретных начислений и платежей;

- перечень форм бухгалтерской и налоговой отчетности, представленной в отчетном году.

Безусловно, все эти документы предназначены для внутреннего пользования организации. В официальных ситуациях обычно требуется справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней и штрафов на бумаге, которую можно получить только по почте или лично обратившись в инспекцию. Однако сервис "ИОН" позволяет заранее убедиться в том, что у организации действительно нет задолженности перед бюджетом (см. врезку справа).

Мнение бухгалтера. Долг перед бюджетом в 45 коп. помешал заключить выгодный контракт

Нина Ивановна Брелль, главный бухгалтер ООО "Промстройсервис-Новосибирск", столкнулась на практике со следующей ситуацией. "Наша компания часто сотрудничает с муниципальными организациями и участвует в тендерах с целью заключения контрактов. Для участия необходимо представлять большой пакет документов, среди которых есть справка из налогового органа об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней и штрафов.

Однажды, когда мы только начинали участвовать в тендерах, из инспекции пришла справка, где был указан долг перед бюджетом по пеням в размере 45 коп. В итоге организацию не допустили к участию в тендере...

Было очень досадно, поскольку мы потеряли выгодный муниципальный контракт. Знай я заранее об этом долге, то перед заказом справки могла бы его оперативно погасить. Но в тот раз времени на получение новой справки уже не было".

Возможность вторая: проверять расчеты с ПФР

В начале 2011 года сервис, аналогичный "ИОН", был запущен Пенсионным фондом Российской Федерации. Доступ к нему, как и в случае с "ИОН", организован через системы электронной отчетности. По мере установки программного обеспечения в органах ПФР возможность работы с ним постепенно открывается во всех регионах.

Вместе с тем в перечне документов, которые можно получить в электронном виде с помощью данного сервиса, пока только справка о состоянии расчетов плательщика с территориальным отделением ПФР.

Возможность третья: отправлять неформализованные письма

Если в случае с запросом актов сверки и справок о состоянии расчетов документооборот строго формализован, то сервис "Письма" позволяет организациям и контролирующим органам (налоговым инспекциям, отделениям ПФР, органам статистики) обмениваться неформализованными сообщениями. Это может быть:

- информационное письмо - отправка отчетности, на которую нет форматов: справки, приложения, пояснительные записки к отчетности;

- письмо-запрос о предоставлении какого-либо документа;

- запрос на получение разъяснения по применению налогового законодательства.

К примеру, главный бухгалтер компании из Владимира "ТехноСтройПартнер" Евгения Семеновна Мальцева использует сервис "Письма" в основном для запроса документов из инспекции: "Для участия в тендерах или оформления кредита в банке нам бывают нужны выписки из ЕГРЮЛ на бланке инспекции. Чтобы получить такую выписку, нужно пойти в инспекцию, отстоять очередь, написать заявление и уплатить госпошлину. Потом снова надо сходить в инспекцию и получить выписку на бланке. А можно заказать выписку через сервис "Письма": пишем запрос, прикладываем скан платежного поручения и потом идем в инспекцию только получить необходимый документ".

Кроме того, сервис "Письма" позволяет организациям получать от ведомств информационные рассылки с напоминаниями о сроках уплаты налогов и сдачи отчетности, сообщениями о проведении тематических семинаров, консультаций и др.

В то же время поскольку запрос официальных документов через сервис "Письма" не регламентирован, то в каждой инспекции все же нужно уточнить, рассматривают ли они такого рода заявки и в какие сроки отвечают на обращения налогоплательщиков.

Возможность четвертая: получать электронные выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП

Подробные выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП в отношении своих контрагентов можно получать через спецоператоров. Выписка на юридическое лицо содержит практически ту же информацию, что и в стандартной бумажной выписке из органов ФНС России.

С помощью электронной выписки можно однозначно установить статус юрлица, узнать его основные реквизиты и адрес, определить лиц, имеющих право действовать без доверенности, найти его учредителей. Кроме того, можно проверить такие реквизиты, как регистрационные номера в ПФР, ФОМС и ФСС России. Сразу подчеркнем, юридически значимым документом является только бумажная выписка, полученная из налоговых органов. Электронная версия пригодится лишь для более глубокого и быстрого (в течение нескольких минут) анализа контрагентов.

Как показывает арбитражная практика, получение выписки из ЕГРЮЛ в отношении контрагента наряду с другими фактами подтверждает добросовестность налогоплательщика (постановление Президиума ВАС РФ от 20.04.10 N 18162/09). Существуют прецеденты, когда в качестве доказательства должной осмотрительности учитывалось получение электронной выписки из госреестра (постановления Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 12.02.09 N А55-8440/2008 и от 23.12.08 N А55-1835/2008).

Кроме того, выписка может потребоваться и в служебных целях - для оперативного получения достоверной информации о конкретном контрагенте. Например, для уточнения юридического адреса партнера, если необходимо направить ему уведомление или претензию. Выписка из ЕГРЮЛ незаменима и при перезаключении договоров. Вместо того чтобы заново запрашивать весь пакет учредительных документов, об изменениях в данных контрагента можно узнать из данной выписки.

М.Л. Скобелева,

ведущий специалист PR-службы СКБ Контур

"Российский налоговый курьер", N 17, сентябрь 2011 г.