Вопрос: Организация (ОСНО) направила сотрудника в загранкомандировку. Денежные средства были выданы сотруднику перед командировкой в рублях, он обменял их самостоятельно на наличную валюту. Во время командировки был приобретен и оплачен наличными iPad. Все документы (чеки) на покупку имеются. Каков порядок учета такого имущества в бухгалтерском учете? Можно ли признать данные расходы в целях налогообложения прибыли? ("В курсе правового дела", N 21, ноябрь 2011 г.)

Организация (ОСНО) направила сотрудника в загранкомандировку. Денежные средства были выданы сотруднику перед командировкой в рублях, он обменял их самостоятельно на наличную валюту.

Во время командировки был приобретен и оплачен наличными iPad. Все документы (чеки) на покупку имеются.

Каков порядок учета такого имущества в бухгалтерском учете? Можно ли признать данные расходы в целях налогообложения прибыли?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

При направлении работника в командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Порядок и размеры возмещения таких расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

На наш взгляд, если такие расходы экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с производственной деятельностью, их можно учесть в целях налогообложения прибыли.

Бухгалтерский учет

В соответствии со статьей 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

На основании статьи 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя*(1).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

В случае, если работник производил расходы, связанные с его пребыванием в командировке, он не лишается права на возмещение организацией понесенных им затрат.

При этом для того, чтобы организация оплатила указанные расходы, работник должен в общем порядке составить авансовый отчет. По общему правилу, вытекающему из положений Указаний по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет"*(2), авансовый отчет составляется в той валюте, которая была работнику выдана.

Согласно Указаниям авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Поэтому авансовый отчет, составляемый по окончании командировки, может содержать в том числе и сведения об иных суммам, израсходованных сотрудником на приобретение того или иного имущества (в данном случае - сведения о приобретенном планшетном компьютере).

Пункт 4 ПБУ 10/99 "Расходы организации" (далее - ПБУ 10/99) предусматривает, что расходы организации, в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации, подразделяются на расходы по обычным видам деятельности прочие расходы.

Пункт 5 ПБУ 10/99 указывает, что расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров. Такими расходами также считаются расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг.

Таким образом, если расходы на командировку соответствуют критерию пункта 5 ПБУ 10/99, то такие расходы признаются расходами по обычным видам деятельности и отражаются на счетах учета затрат (20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу").

В части же приобретенного компьютера расходы обосабливаются, если приобретенный актив одновременно удовлетворяет критериям, поименованным в пункте 4 ПБУ 6/01 ПБУ "Учет основных средств" (далее - ПБУ 6/01), он принимается организацией к бухгалтерскому учету в качестве объекта основных средств.

Напомним эти критерии:

- объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления за плату во временное владение и пользование или во временное пользование;

- объект предназначен для использования в течение длительного времени, то есть срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

- организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта;

- объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

В соответствии с пунктом 8 ПБУ 6/01 первоначальной стоимостью основных средств, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, сооружение и изготовление, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ). При этом под фактическими затратами понимаются любые затраты, непосредственно связанные с приобретением, сооружением и изготовлением объекта основных средств, в том числе и командировочные расходы.

Поскольку в рассматриваемом случае основной целью командировки не являлось приобретение iPad, то включать в его первоначальную стоимость сумму командировочных расходов оснований не имеется. Компьютер будет оприходован в учете в сумме расходов на его покупку, подтвержденной имеющимися у подотчетного лица документами.

Обратите внимание: согласно пункту 6 ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" и Приложению к ПБУ 3/2006 расходы сотрудника во время командировки (в том числе и расходы на приобретение iPad) в бухгалтерском учете признаются на дату утверждения авансового отчета. Значит, пересчитать связанные с командировкой расходы в рублевый эквивалент надо по курсу ЦБР на эту дату.

Налог на прибыль организаций

В целях налогообложения прибыли организаций согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся в том числе и расходы на командировки, в частности: на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; наем жилого помещения; суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ; оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Несмотря на отсутствие в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ ссылки на признание в качестве расходов на командировки упомянутых в вопросе затрат, они, в целях налогообложения прибыли, включаются в налоговую базу. Основные средства со сроком полезного использования более 12 месяцев и стоимостью более 20 000 руб. списывают путем начисления амортизации в соответствии с пунктом 1 статьи 256 НК РФ, в противном случае они списываются единовременно в составе материальных затрат*(3).

Признание затрат для целей главы 25 НК РФ зависит от соблюдения требований, установленных пунктом 1 статьи 252 НК РФ, то есть от документального подтверждения экономической оправданности произведенных расходов и их направленности на получение дохода.

Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБР на дату признания расхода*(4). Датой признания расходов на командировку признается дата утверждения авансового отчета *(5).

Если в документах величина расходов на приобретение компьютера указана в рублях, то в рублях она и учитывается; если в иностранной валюте, то производится пересчет в рубли по курсу, установленному ЦБР на день признания расхода (то есть на день утверждения авансового отчета).

Если приобретенный компьютер является основным средством, то срок полезного использования определяется организацией самостоятельно на дату ввода в эксплуатацию такого объекта с учетом Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы*(6).

Перевод документов

Если представленные работником в бухгалтерию документы по загранкомандировке составлены на иностранном языке, то такие документы должны иметь построчный перевод на русский язык.

Согласно статье 17 Закона РФ от 25.10.1991 N 1807-I "О языках народов Российской Федерации" (далее - Закон N 1807-1) официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации.

В соответствии с пунктом 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (далее - Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности), утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Там же установлено, что первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Действующим законодательством не регламентируется порядок перевода первичных учетных документов на русский язык. Минфин России в письмах от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 03.11.2009 N 03-03-06/1/725, от 14.09.2009 N 03-03-05/170, от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66 разъясняет, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации. Организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод учетных документов на русский язык.

О. Волкова,

аудитор,

эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

1 ноября 2011 г.

"В курсе правового дела", N 21, ноябрь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) ст. 168 ТК РФ

*(2) постановление Госкомстата России от 01.08.2001 N 55

*(3) пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ

*(4) п. 10 ст. 272 НК РФ

*(5) пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ

*(6) утверждена постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1