Приложение. Регламент предоставления государственных услуг, связанных с выдачей запрашиваемых документов по принципу "одного окна", управой района Капотня г. Москвы

Приложение
к распоряжению префектуры Юго-Восточного
административного округа г. Москвы
от 12 июля 2010 г. N 659

Регламент
предоставления государственных услуг, связанных с выдачей запрашиваемых документов по принципу "одного окна", управой района Капотня города Москвы

С изменениями и дополнениями от:

14 февраля 2011 г.

1. Общие положения, основные термины и определения

1.1. Настоящий Регламент работы с заявителями управы района Капотня города Москвы (далее - Регламент) определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения работы управы района Капотня города Москвы (далее - управа) с заявителями (физическими, юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями) по принципу "одного окна", а также роль и отношения организаций, структурных подразделений управы, участвующих в подготовке, согласовании и выпуске документов, выдаваемых заявителям, условия и порядок сбора необходимых сведений, имеющихся в городских и окружных структурах для подготовки запрашиваемых документов.

Регламент разработан на основании постановления Правительства Москвы от 08.06.2010 N 472-ПП "О выполнении поручений Правительства Москвы по вопросу оптимизации системы предоставления государственных услуг по принципу "одного окна" и сокращения сроков подготовки документов".

1.2. В Регламенте используются основные понятия и термины Регламента предоставления государственных услуг, связанных с выдачей запрашиваемых документов по принципу "одного окна".

Принцип "одного окна" - это организация работы управы, позволяющая заявителям получить запрашиваемые документы в установленные сроки в порядке, определенном действующими регламентами, направленная на минимизацию участия заявителей в процедурах сбора предварительных материалов и подготовки документа. По принципу "одного окна" выдаются все запрашиваемые документы, в том числе подготовка, согласование и выдача которых неизбежно требует совместной проработки вопросов и дополнительных контактов заявителей и должностных лиц, принимающих решение по согласованию и выдаче данных документов.

Запрашиваемые документы - выдаваемые заявителю справки, выписки, разрешения, лицензии, аттестаты, патенты, удостоверения, свидетельства, сертификаты, полисы, договоры и иные документы, оформленные в установленном порядке. Запрашиваемым документом не могут считаться согласования (экспертизы), не имеющие самостоятельного практического значения, а лишь содержащие необходимую информацию для принятия решения по дальнейшему оформлению требуемого документа.

Заявители - физические и юридические лица, индивидуальные предприниматели, обращающиеся в органы исполнительной власти, государственные учреждения, государственные унитарные предприятия города Москвы (и/или службы "одного окна" указанных организаций) за получением необходимых документов.

Держатель "одного окна" - управа района Капотня города Москвы, в составе которой имеется служба "одного окна".

Держатель документа - управа района Капотня города Москвы, осуществляющая прием запроса, оформление и выдачу документа, запрашиваемого заявителем и включенного в Единый реестр.

Служба "одного окна" - сектор управы, осуществляющий прием заявлений и документов от заявителя для подготовки запрашиваемых документов, а также выдачу запрашиваемых документов либо мотивированных отказов.

Единый реестр документов - перечень документов, оформляемых и выдаваемых органами исполнительной власти города Москвы, государственными учреждениями и государственными унитарными предприятиями города Москвы. Утверждается постановлением Правительства Москвы.

Согласование (экспертиза) - решение (заключение) органа исполнительной власти города Москвы, городской организации, федерального органа исполнительной власти и (или) его территориального органа, независимого эксперта, необходимое для подготовки заявителю документа по принципу "одного окна", осуществляемое в соответствии с утвержденным в установленном порядке регламентом подготовки документа по принципу "одного окна".

Согласующие организации (эксперты) - органы исполнительной власти города Москвы, городские организации, уполномоченные федеральные органы исполнительной власти, их территориальные органы, независимые эксперты, участвующие в процессе подготовки и (или) согласования запрашиваемых документов, выдаваемых заявителю.

Регламент подготовки документа - порядок организации работы управы по приему документов, имеющих непосредственное отношение к заявителю, подготовке, согласованию и выдаче запрашиваемого документа заявителю. Регламенты подготовки документов, выдаваемых заявителю, разрабатываются в соответствии с настоящим Регламентом, а также дополнительными рекомендациями по их содержанию. Регламенты утверждаются распоряжением главы управы района либо префекта округа.

Прием заявлений и выдача документов в "обычном порядке" - работа управы по выдаче заявителям запрашиваемых документов, подготовка, согласование и выдача которых неизбежно требует совместной проработки вопросов и дополнительных контактов заявителей и должностных лиц, принимающих решения по согласованию и выдаче данных документов.

1.3. Порядок предоставления государственных услуг, связанных с выдачей запрашиваемых документов.

Прием запросов, подготовка и выдача документов по запросам заявителей может осуществляться как через службу "одного окна" управы, так и в обычном порядке. Отнесение документа к числу выдаваемых через службу "одного окна" осуществляется в случае наличия возможности организовать подготовку запрашиваемых документов с минимальным участием заявителя, предусматривающим:

- обращение в службу "одного окна" управы для получения запрашиваемого документа;

- сдачу в службу "одного окна" управы документов, определенных настоящим Регламентом;

- оплату работ (услуг), связанных с подготовкой запрашиваемого документа, в случае если действующими правовыми актами установлено, что он выдается заявителям на возмездной основе;

- получение через установленный действующими правовыми актами и регламентами подготовки документов срок готового запрашиваемого документа в службе "одного окна".

В случае если в процессе подготовки документа необходим дополнительный контакт между сотрудниками управы, осуществляющими рассмотрение вопроса, и заявителем или привлечение заявителя для проведения каких-либо работ, соответствующий документ подлежит оформлению в обычном порядке.

2. Перечень видов документов, которые могут быть затребованы у заявителей при подаче обращения в службу "одного окна"

2.1. Для физических лиц:

- заявление установленного образца;

- документы, удостоверяющие личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность), подтверждающие наличие образования и трудовой стаж;

- документы, подтверждающие полномочия представителя физического лица действовать от имени третьих лиц (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность);

- документы о государственной регистрации актов гражданского состояния;

- документы, которые в соответствии с действующим законодательством могут быть получены исключительно на основании личного обращения заявителя, или в разрешенных законодательством случаях оформленная в установленном порядке доверенность в адрес организации на право самостоятельного получения организацией соответствующих документов;

- документы, которые готовятся непосредственно заявителем и определены действующим законодательством;

- документы, оформляемые федеральными органами исполнительной власти и (или) их территориальными органами, если иное не определено соответствующими соглашениями между федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти города Москвы.

2.2. Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей:

- заявление установленного образца;

- учредительные документы, свидетельства о регистрации в различных государственных органах, лицензии, патенты, сертификаты, бухгалтерские и финансовые документы;

- документы, удостоверяющие личность и полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица;

- документы, которые в соответствии с действующим законодательством могут быть получены исключительно на основании личного обращения заявителя, или в разрешенных законодательством случаях оформленная в установленном порядке доверенность в адрес организации на право самостоятельного получения организацией соответствующих документов;

- документы, оформляемые федеральными органами исполнительной власти и (или) их территориальными органами, если иное не определено соответствующими соглашениями между федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти города Москвы.

2.3. Документы, не указанные в настоящем перечне, не могут быть затребованы у заявителей.

2.4. В случае необходимости в перечень документов, представляемых заявителем, могут быть включены нотариально заверенные копии документов, содержащихся в перечне.

2.5. Заявитель принимает решение о предоставлении своих персональных данных и дает согласие на их обработку, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством.

Информация об изменениях:

Распоряжением префектуры Юго-Восточного административного округа г. Москвы от 14 февраля 2011 г. N 110 в раздел 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

3. Порядок организации работы службы "одного окна"

В качестве службы "одного окна" в управе создан сектор службы "одного окна" (далее - служба "одного окна"), осуществляющий прием заявлений на оформление запрашиваемых документов, согласование и выдачу запрашиваемых документов либо выдачу мотивированного отказа заявителям.

При использовании службами "одного окна" информационной системы "Электронная приемная", доступной в сети Интернет по адресу: www.okno.mos.ru., документы заявителей принимаются в электронной форме.

Служба "одного окна", являясь структурным подразделением управы, осуществляет свою деятельность, руководствуясь настоящим Регламентом, который не вступает в противоречие с Регламентом предоставления государственных услуг, связанных с выдачей запрашиваемых документов по принципу "одного окна" и Положением о секторе службы "одного окна" управы.

Внутренний Регламент службы "одного окна", а также внесение изменений и дополнений, утверждаются префектом округа и согласовываются главой управы; Положение о службе "одного окна", структура и штатная численность подразделения утверждаются главой управы.

Служба "одного окна" состоит из трех человек. Обязанности и полномочия сотрудников службы закреплены в соответствии с утвержденными должностными регламентами. Служба "одного окна" подчиняется непосредственно главе управы района или лицу, исполняющему обязанности в его отсутствие.

Управа осуществляет материально-техническое, информационное, правовое, документационное и иное обеспечение работы службы "одного окна".

Служба "одного окна" совместно с организацией, осуществляющей поддержку функционирования информационной системы службы "одного окна", обеспечивает организацию автоматического представления данных в Систему контроля и мониторинга работы органов исполнительной власти, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы в режиме "одного окна" (далее - СКиМОО) по утвержденным Управлением информатизации города Москвы регламентам и форматам представления данных.

Служба "одного окна" оформляет и поддерживает в надлежащем состоянии информационные стенды (по своему направлению) в соответствии с требованиями, утвержденными постановлением Правительства Москвы от 14.03.2006 N 168-ПП "О единых требованиях к информационным стендам и к организации ведения учета обращений заявителей в службы "одного окна". Ответственность за своевременное внесение изменений в информацию, содержащуюся на стенде, наличие в информационной зоне бланков заявлений и перечней документов, представляемых заявителем на каждый выдаваемый службой "одного окна" документ, возлагается на руководителя службы "одного окна" управы.

Режим работы службы "одного окна" - с 8.00 час. до 17.00 час. ежедневно, с 8.00 час. до 15.45 час. в пятницу, суббота и воскресенье - выходной.

4. Автоматизация процесса обработки обращений заявителей и информационное обеспечение

4.1. В целях обеспечения автоматизации процесса обработки обращений заявителей в службе "одного окна" устанавливаются информационные ресурсы и системы, обеспечивающие автоматизированное оповещение исполнителей и ответственных лиц при регистрации обращения и изменениях его состояния в реальном масштабе времени; разделение прав доступа к информации об обращениях; возможность ограничения доступа к определенным формам документов, полям, записям и логическим связям; автоматизированную подготовку необходимых документов; учет и хранение в электронном виде выданных заявителям документов; автоматическое отслеживание сроков исполнения документов с автоматическим оповещением о наступлении контрольных сроков; фиксацию и контроль проведения всех согласований.

4.2. В информационной системе службы "одного окна" осуществляется хранение истории подготовки документа и формирование отчетов в любых временных разрезах, в том числе в режиме реального времени.

4.3. Информационная система службы "одного окна" осуществляет взаимодействие со СКиМОО: периодически предоставляется статистическая информация о деятельности службы и данные по конкретному обращению в случае поступления из СКиМОО оперативного запроса.

Ответственность за поддержку процесса приема и передачи информации по электронным каналам связи и настройку информационной системы возлагается на технических специалистов.

4.4. Ответственность за бесперебойное функционирование системы несет техническая служба префектуры.

4.5. Сотрудник службы "одного окна" обязан предоставлять по запросу заявителя из информационной системы актуальную информацию об основных этапах подготовки и согласования конечного документа, в том числе в сети Интернет или по электронной почте.

4.6. Контроль соблюдения пунктов указанного раздела осуществляется руководителем службы "одного окна" совместно с руководителем технической службы, осуществляющей поддержку функционирования информационной системы службы "одного окна".

5. Порядок приема документов у заявителей

5.1. Перечень документов, необходимых для получения запрашиваемого документа, определяется действующими правовыми актами и регламентом подготовки документа.

5.2. При приеме документов сотрудники службы "одного окна" обязаны:

5.2.1. Проверить правильность оформления заявления, комплектность представляемых заявителем документов, необходимых для выдачи запрашиваемого документа. В случае несоответствия либо отсутствия необходимых документов заявление не принимается.

5.2.2. Зарегистрировать заявление в автоматизированной системе документооборота службы "одного окна" с автоматическим формированием выписки из электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу "одного окна" (далее - электронный журнал) с последующим выводом ее на печать.

Формы электронного журнала и выписки из него являются неотъемлемой частью настоящего Регламента (приложение), разрабатываются в соответствии с утвержденными Правительством Москвы типовыми формами.

5.2.3. Поставить штамп службы "одного окна" на оригинале заявления, передаваемого заявителем в службу "одного окна".

5.2.4. Выдать на руки заявителю после регистрации заявления экземпляр выписки из электронного журнала, заверенный подписью сотрудника службы "одного окна", который является подтверждением получения службой "одного окна" заявления и комплекта документов от заявителя. Второй экземпляр выписки из электронного журнала с подписью заявителя, подтверждающей сдачу документов, остается в службе "одного окна".

5.2.5. По требованию заявителя оказать необходимые консультационные услуги по разъяснению порядка приема и выдачи документов службой "одного окна".

5.2.6. Ознакомить заявителя по его требованию с нормативными документами, регламентирующими работу службы "одного окна".

5.2.7. Для обеспечения режима электронного документооборота при подготовке, согласовании и выдаче документов сотрудник службы "одного окна" производит сканирование представленных документов с последующим внесением их электронных версий в автоматизированную систему документооборота службы "одного окна".

5.3. В случае если запрашиваемые заявителями документы оформляются и выдаются в день обращения, выписки из электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу "одного окна" выдаются на руки заявителям только по их требованию.

5.4. В службах "одного окна", осуществляющих выдачу наиболее востребованных и массовых документов со сроком исполнения в день обращения, допускается работа с заявителями по устным запросам, без оформления заявления в письменном виде. Обращение регистрируется в автоматизированной системе документооборота службы "одного окна", учет и контроль исполнения данного запроса осуществляется в установленном настоящим Регламентом порядке.

5.5. Причинами отказа в приеме документов у заявителя в службе "одного окна" являются:

5.5.1. Обращение заявителя о выдаче документов, оформление которых не осуществляется управой и соответствующей службой.

5.5.2. Наличие у заявителя неполного комплекта документов, определенного регламентом подготовки запрашиваемого документа.

5.5.3. Представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов.

5.5.4. Отсутствие оформленной в установленном порядке доверенности в случае подачи заявки на оформление запрашиваемого документа, подлежащего выдаче третьему лицу.

5.5.5. Отказ заявителя оплатить работы (услуги), выполняемые (оказываемые) на возмездной основе, или представить квитанции об оплате.

5.5.6. Отсутствие у заявителя права на требуемый им документ.

5.6. По требованию заявителя отказ в приеме документов в службе "одного окна" может быть оформлен и выдан заявителю в письменном виде. В данном случае заявление регистрируется в автоматизированной системе документооборота службы, заявителю выдается один экземпляр выписки из электронного журнала, возвращается комплект документов с письменным указанием причин отказа. Отказ оформляется в виде письма на бланке управы за подписью уполномоченного лица управы.

5.7. Любые иные причины отказа в приеме документов у заявителя являются неправомерными и могут быть обжалованы заявителем у главы управы либо его заместителя, префекта Юго-Восточного административного округа города Москвы либо в суде.

6. Порядок подготовки запрашиваемого документа

6.1. Служба "одного окна" осуществляет передачу обращений заявителей и прилагаемых комплектов документов в профильные структурные подразделения управы или иные организации, определенные в регламенте подготовки документа.

6.2. Профильное структурное подразделение управы осуществляет обработку запроса в порядке, определенном регламентом подготовки документа и действующими нормативными актами.

6.3. В случае необходимости использования для обработки запроса на оформление документа промежуточной информации, находящейся в распоряжении какой-либо городской организации, ее получение осуществляется путем организации доступа управы к соответствующему информационному ресурсу.

6.4. В случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации или законами города Москвы, а также утвержденными регламентами, документ может быть направлен на согласование в иные органы исполнительной власти и городские организации в следующем порядке:

6.4.1. Передача документов на согласование производится как с использованием бумажных носителей (оригиналов или копий), так и путем передачи по телекоммуникационным каналам образов, заверенных электронно-цифровой подписью. Передача документов на согласование осуществляется в соответствии с соглашениями о порядке взаимодействия, заключенными с соответствующими организациями, если иное не определено соглашениями между федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти города Москвы.

6.4.2. Согласующая организация осуществляет прием, регистрацию запросов на согласование, выдачу, доставку согласований, а также контроль за соблюдением сроков согласований, определенных регламентом подготовки документов. При получении документов по электронным каналам связи согласующей стороной производится электронное уведомление о получении.

6.4.3. Согласование или мотивированный отказ в согласовании согласующей организации оформляется письмом в адрес управы, в том числе электронным, заверенным электронно-цифровой подписью уполномоченного лица согласующей стороны.

6.4.4. Согласование или мотивированный отказ в согласовании, полученный по телекоммуникационным каналам связи, учитывается при оформлении запрашиваемого документа или мотивированного отказа.

6.4.5. Отказ в согласовании должен содержать обоснование причин невозможности удовлетворения требований заявителя и по возможности рекомендации по устранению причин отказа.

6.5. Срок оформления документа, определенный в регламенте подготовки документа, исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за днем подачи запроса в службу "одного окна".

6.6. Сроком выдачи заявителю запрашиваемого документа считается день, следующий за днем исполнения документа (в рабочих днях).

6.7. Контроль за соблюдением установленных регламентом сроков подготовки документов осуществляет служба "одного окна" управы.

6.8. Ответственность за соблюдение сроков согласований документов возлагается на руководителей согласующих организаций.

6.9. Ответственность за соблюдение общего срока подготовки запрашиваемого документа возлагается на главу управы района.

7. Порядок выдачи заявителю запрашиваемого документа либо мотивированного отказа

7.1. Запрашиваемые документы, выдаваемые службами "одного окна", оформляются на бумажном носителе или в виде пластиковой карточки (в случаях, предусмотренных законодательством).

7.2. Выдача документа или мотивированного отказа производится заявителю:

7.2.1. Физическому лицу - при наличии документа, удостоверяющего личность, либо представителю заявителя при наличии оформленной в установленном порядке доверенности на право получения документа и документа, удостоверяющего личность.

7.2.2. Представителю юридического лица - при наличии документов, удостоверяющих личность и подтверждающих полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица.

7.3. При выдаче запрашиваемого документа либо мотивированного отказа сотрудники службы "одного окна" обязаны:

7.3.1. Выдать запрашиваемый документ или мотивированный отказ в установленные сроки.

Заявитель подтверждает получение документов личной подписью с расшифровкой в соответствующей графе второго экземпляра выписки из электронного журнала, который хранится вместе с заявлением в службе "одного окна".

7.3.2. Ввести информацию о выдаче заявителю документа или мотивированного отказа в автоматизированную систему документооборота службы "одного окна".

7.4. Сотрудник службы "одного окна" сканирует документ, выдаваемый заявителю, с последующим внесением электронной версии документа в автоматизированную систему документооборота службы.

7.5. Отказ в выдаче документа заявителю должен быть мотивирован, оформлен в письменном виде на бланке управы и, по возможности, содержать рекомендации по дальнейшим действиям заявителя, необходимым для получения документа.

7.6. Причинами мотивированного отказа в выдаче запрашиваемого заявителем документа могут служить:

7.6.1. Представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов, если указанные обстоятельства были установлены в процессе подготовки запрашиваемого документа.

7.6.2. Отсутствие права у заявителя на требуемый им документ.

7.6.3. Невозможность подготовки документа в силу обстоятельств, ранее не известных при приеме документов.

7.6.4. Отрицательное заключение органа исполнительной власти города Москвы, городской организации, а также экспертизы, необходимой для обоснования принятия решения (согласования) органа исполнительной власти города Москвы или городской организации, которое отнесено к полномочиям данного органа (организации) в соответствии с законодательством.

7.6.5. Требование заявителя выдать документ в срок меньший, чем установлено для данного вида документа в Едином реестре.

7.6.6. Отказ заявителя оплатить работы (услуги), выполняемые (оказываемые) на возмездной основе или на безвозмездной основе с оплатой согласования (экспертизы), а также представить надлежащим образом оформленные документы об оплате.

7.7. Отказ в выдаче документа может быть обжалован заявителем у главы управы либо его заместителя, префекта Юго-Восточного административного округа города Москвы либо в суде.

7.8. Заявитель вправе отозвать свое заявление в любой момент рассмотрения, согласования или подготовки документа. При этом заявитель собственноручно делает соответствующую запись на бланке ранее поданного заявления. В случае если документ выдается на возмездной основе, служба "одного окна" оставляет за собой право на удержание стоимости уже выполненных работ. В случае нахождения заявления на исполнении в структурном подразделении управы либо согласующей организации отзыв заявления заявителем оформляется в произвольной форме.

8. Хранение документов

8.1. Невостребованный запрашиваемый документ хранится в течение установленного срока его действия, но не менее одного года с даты его поступления, изготовления либо оформления службой "одного окна". Затем передается в установленном порядке в архив управы.

8.2. Срок хранения документов, полученных от заявителя для подготовки запрашиваемого документа, подлежащего выдаче по принципу "одного окна", и иных документов по исполненным заявлениям составляет 3 года с даты выдачи заявителю запрашиваемого документа, мотивированного отказа, либо в случае невостребованности заявителем подготовленного запрашиваемого документа - не позднее даты окончания срока его действия, если иное не определено законодательством Российской Федерации и города Москвы.

8.3. По истечении срока хранения невостребованного запрашиваемого документа указанный документ считается недействительным и подлежит уничтожению в установленном порядке, если иное не определено законодательством Российской Федерации и города Москвы.

8.4. Формирование дел и их хранение осуществляется в структурных подразделениях управы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. В случае хранения оригиналов документов, полученных от заявителя для подготовки запрашиваемого документа, в структурных подразделениях управы, в службе "одного окна" остаются копии документов с отметкой о месте хранения оригиналов.

9. Заключительные положения

9.1. Настоящий Регламент является обязательным для исполнения службой "одного окна" и всеми структурными подразделениями управы, участвующими в процессе подготовки, согласования и оформления документов заявителям.

9.2. Руководитель службы "одного окна" управы ежемесячно докладывает о ходе работы службы "одного окна" главе управы в форме отчета о количестве обработанных заявок, не выданных в установленный срок документах с указанием причин задержки и принятых мерах по их устранению.

9.3. За неисполнение или ненадлежащее исполнение настоящего Регламента сотрудники службы "одного окна" и структурных подразделений управы, участвующие в процессе подготовки, согласования и оформления документов заявителям, несут дисциплинарную ответственность в соответствии с действующим законодательством.

9.4. Изменения, дополнения в настоящий Регламент, а также признание его утратившим силу, производятся в соответствии с распорядительными документами префекта Юго-Восточного административного округа города Москвы.