4. Порядок работы с документами в структурных подразделениях Росимущества

4. Порядок работы с документами в структурных подразделениях Росимущества

4.1. Документы в подразделения-исполнители поступают по СЭДО-Р по переметке группы входящей корреспонденции отдела приема, учета, регистрации и электронной обработки корреспонденции Управления делами и секретариата соответствующего заместителя руководителя Росимущества.

4.2. Прием и учет входящих документов в структурном подразделении Росимущества осуществляется ответственным за делопроизводство по заполняемым в группе входящей корреспонденции Управления делами регистрационным карточкам СЭДО-Р с прикрепленными к ним электронными документами или электронными образами документов, поступивших на бумажном носителе, а также полученным по реестру экземпляров документов на бумажном носителе (при наличии).

Доставка в подразделения-исполнители документов, электронные образы которых не прикреплены к регистрационной карточке СЭДО-Р (в том числе, предусмотренные п. 2.3.7 настоящего Регламента), осуществляется в течение рабочего дня. Срочные документы передаются исполнителю в течение часа.

Документы, поступившие в структурное подразделение Росимущества из группы входящей корреспонденции Управления делами не по назначению, немедленно возвращаются путем создания резолюции начальника данного структурного подразделения Росимущества в адрес начальника Управления делами, в тексте которой указывается причина возврата, для направления их по принадлежности вопроса в соответствующее структурное подразделение Росимущества.

4.3. Делопроизводитель рассматривает документы, готовит в СЭДО-Р проекты резолюций (при наличии документа на бумажном носителе резолюция распечатывается), при необходимости ставит на "контроль начальника Управления".

4.4. От делопроизводителя документ с проектом резолюции поступает на рассмотрение начальнику структурного подразделения Росимущества, который при необходимости корректирует ее и утверждает проставлением ЭП. При этом начальник структурного подразделения Росимущества может установить свой контрольный срок, дополнительно к установленному руководителем Росимущества (отделом подготовки, контроля и проверки исполнения поручений Управления делами) или заместителем руководителя Росимущества.

После переметки документ переходит, в зависимости от резолюции начальника структурного подразделения Росимущества, заместителю начальника структурного подразделения Росимущества (в соответствии с распределением обязанностей) либо начальнику отдела-исполнителя.

4.5. В зависимости от резолюции заместителя начальника структурного подразделения Росимущества, подтвержденной ЭП, после переметки документ направляется начальнику отдела либо конкретному исполнителю.

После переметки по резолюции начальника отдела с проставлением ЭП документ переходит исполнителю.

4.6. Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Росимущества, при работе с входящей корреспонденцией:

- осуществляют мониторинг документов, поступающих в электронные папки подразделения в СЭДО-Р (не реже 1 раза в течение двух часов рабочего времени в течение рабочего дня), и своевременно получают в группе входящей корреспонденции отдела приема, учета, регистрации и электронной обработки корреспонденции Управления делами документы на бумажных носителях (при наличии), передаваемые непосредственно в адрес подразделения, а также документы с резолюциями соответствующих заместителей руководителя Росимущества;

- своевременно рассматривают документы (в течение рабочего дня, срочные - в течение часа), создают проекты резолюций начальника подразделения в СЭДО-Р и представляют поступившие документы руководителю структурного подразделения Росимущества посредством СЭДО-Р и на бумажном носителе (при наличии);

- осуществляют постановку поручений на "контроль начальника Управления" в СЭДО-Р;

- утверждают резолюции в СЭДО-Р после их подписания начальником структурного подразделения Росимущества;

- обеспечивают доведение документов на бумажных носителях (при наличии) до ответственных исполнителей (заместителей начальника структурного подразделения Росимущества, начальников отделов, заместителей начальников отделов, иных работников);

- вносят в регистрационные карточки документов информацию о списании исполненных документов в дело.

4.7. Правами доступа в СЭДО-Р для создания и утверждения резолюций в структурных подразделениях Росимущества наделяются:

начальники структурных подразделений Росимущества и их заместители;

начальники отделов и их заместители;

иные пользователи СЭДО-Р, на основании поручений начальников структурных подразделений;

работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.

4.8. Документ с утвержденной резолюцией в электронной форме считается доведенным до исполнителя (пользователя СЭДО-Р) с момента его поступления в соответствующую папку СЭДО-Р или получения такого документа с резолюцией на бумажном носителе (при наличии).

4.9. В обязанности исполнителя по работе в СЭДО-Р входят:

мониторинг и рассмотрение документов (поручений), поступающих в электронную папку исполнителя;

создание временной регистрационной карточки подготовленного исходящего либо внутреннего документа;

заполнение полей временной регистрационной карточки документа;

установление связи временной регистрационной карточки подготовленного документа с регистрационной карточкой входящего документа;

прикрепление к временной регистрационной карточке файла подготовленного документа (за исключением документов, не подлежащих сканированию в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации);

создание "Отчета об исполнении" поступившего документа (за исключением случаев, указанных в п. 4.19 и 7.8 настоящего Регламента).

4.10. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов, входящих в перечень, утвержденный приказом Росимущества от 30.06.2011 N 231, осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

4.11. Исполнитель готовит проект документа и заверяет его своей ЭП.

При подготовке проекта исходящего документа исполнитель создает проект регистрационной карты исходящего документа с указанием всех необходимых реквизитов документа, связи подготовленного документа с другими документами, а также объектом управления, и с текстом проекта документа, подготовленного в СЭДО-Р либо прикрепленного к карточке в виде самостоятельного файла, указывает подписывающее лицо, а также формирует перечень адресатов.

При необходимости (в случае отсутствия в базе данных) к карточке прикрепляются электронные образы или файлы связанных документов (документа основания).

4.12. Маршрут согласования проекта документа определяется росписью документа-основания, правилами обязательного согласования отдельных видов документов согласно Регламенту Росимущества, Инструкции по делопроизводству, приказу Росимущества от 12 июля 2011 г. N 244 "О распределении обязанностей между руководителем Федерального агентства по управлению государственным имуществом и его заместителями" с последующими изменениями и дополнениями и иным актам Росимущества. Исполнитель при необходимости вносит в него дополнения и осуществляет его сопровождение.

4.13. Все согласования документа оформляются с проставлением ЭП.

4.14. При завершении согласования проекта документа внутри структурного подразделения документ Росимущества направляется ответственному за делопроизводство в данном структурном подразделении (делопроизводителю подразделения) или начальнику структурного подразделения, в зависимости от порядка, установленного в подразделении (определяется настройками системы для конкретного подразделения, выполняемыми службой технической поддержки) выполнением операции "отправить на подпись".

4.15. Делопроизводитель проверяет оформление поступившего проекта документа на соответствие установленным правилам делопроизводства, наличие согласующих подписей (проверка ЭП производится на карточке документа путем выполнения команды "проверить подписи"), для контрольного документа делает отметку о ходе исполнения "поступил проект документа" и пересылает документ начальнику структурного подразделения Росимущества в папку руководителя, обозначенную "РВЗ".

При обнаружении несоответствий установленным правилам возвращает документ на доработку исполнителю (при этом начальнику структурного подразделения поступает уведомление о возврате с указанием причины возврата).

4.16. После подготовки пакета документов на подписание начальником структурного подразделения Росимущества делопроизводитель выполняет команду "Передать".

4.17. Делопроизводитель выявляет среди подготовленных исполнителями или готовит самостоятельно документы, которые должны быть подписаны собственноручной подписью начальника структурного подразделения Росимущества, распечатывает их на соответствующем бланке и передает на подпись.

К документам, подписанным собственноручной подписью, оформляется копия для подшивки в дело. При этом если согласование проводилось в электронном виде, лист согласования распечатывается и заверяется ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Росимущества.

4.18. После рассмотрения проекта исходящего документа начальник структурного подразделения подписывает либо согласовывает документ, заверяя подпись или согласование своей личной ЭП, или при необходимости возвращает его на доработку исполнителю, с уведомлением делопроизводителя. Согласованный начальником структурного подразделения Росимущества документ, требующий внешнего согласования, считается согласованным предварительно и возвращается исполнителю для внешнего согласования.

От начальника структурного подразделения Росимущества документ возвращается делопроизводителю подразделения.

4.19. Делопроизводитель

- для контрольных документов делает отметку о ходе исполнения "согласован проект ответа", "подписан проект ответа" или "проект ответа возвращен на доработку";

- выполняет команду "отправить на регистрацию": отправляет подписанные исходящие документы в Управление делами для снятия с контроля (при необходимости), регистрации и отправки по адресу;

- регистрирует подписанные служебные записки и направляет их по принадлежности;

- направляет согласованные исходящие и внутренние документы на подпись в секретариат соответствующего заместителя руководителя Росимущества;

- меняет статус резолюции на "полностью исполнено" при регистрации внутреннего (служебная, докладная записка) документа или на основании составленного исполнителем "Отчета об исполнении".

4.20. При поступлении в секретариат заместителя руководителя Росимущества проекта исходящего/внутреннего документа от подразделения-исполнителя работником секретариата по контрольному документу делается отметка о ходе исполнения "поступил проект документа", проверяется качество документа и его соответствие установленным правилам делопроизводства, наличие согласований и т.п. и документ пересылается заместителю руководителя Росимущества. При обнаружении несоответствий документ возвращается на доработку.

4.21. Работник секретариата выявляет среди подготовленных структурными подразделениями Росимущества или готовит самостоятельно документы, которые должны быть подписаны собственноручной подписью, распечатывает их на соответствующем бланке и передает на подпись.

К документам, подписанным собственноручной подписью, оформляется копия для подшивки в дело. При этом если согласование проводилось в электронном виде, лист согласования распечатывается и заверяется работником секретариата.

4.22. После рассмотрения проекта исходящего документа заместитель руководителя Росимущества подписывает либо согласовывает документ, заверяя подпись или согласование своей личной ЭП, или при необходимости возвращает его на доработку.

От заместителя руководителя Росимущества документ возвращается в секретариат.

4.23. Работник секретариата делает при необходимости поясняющую отметку о ходе исполнения контрольных документов и выполняет команду "отправить на регистрацию" для снятия с контроля и отправки по адресу, на доработку в структурное подразделение-исполнитель либо на подпись руководителю Росимущества.

4.24. Передача документов на подпись руководителю Росимущества осуществляется через отдел подготовки, контроля и проверки исполнения поручений Управления делами. Работниками указанного отдела осуществляется проверка правильности оформления, согласования, комплектности документа. Затем документ передается уполномоченному лицу Управления делами на дополнительное согласование, после которого поступает на подпись руководителю Росимущества.