Приложение N 1. Временный регламент безбумажного документооборота Федерального агентства по управлению государственным имуществом

Приложение N 1

Временный регламент
безбумажного документооборота Федерального агентства по управлению государственным имуществом
(утв. приказом Федерального агентства по управлению государственным имуществом от 12 мая 2012 г. N 99)

1. Общие положения

1.1. Регламент безбумажного документооборота в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом (далее - Регламент) определяет порядок использования Системы электронного документооборота Росимущества (СЭДО-Р) при организации делопроизводства в Росимуществе и его территориальных органах, содержит описание процесса создания, обработки электронных документов, их согласования и электронной отправки, а также специфических функций по применению электронной подписи.

1.2. Настоящий Регламент является временным и действует до полномасштабного внедрения СЭДО-Р в центральном аппарате Росимущества и во всех территориальных органах Росимущества, а также их технического дооснащения.

1.3. Настоящий Регламент является дополнением к действующей Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом, утвержденной приказом Росимущества от 22 июня 2009 г. N 178 (далее - Инструкция), а также к Порядку организации контроля исполнения документов в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом, утвержденному приказом Росимущества от 09 февраля 2010 г. N 21, Регламенту Федерального агентства по управлению государственным имуществом, утвержденному приказом Росимущества от 10 августа 2010 г. N 219.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Здесь и далее по тексту дату названного приказа N 219 следует читать как "11 августа 2010 г."

Организация делопроизводства в Росимуществе с использованием СЭДО-Р осуществляется Управлением делами при технической поддержке Управления материально-технического обеспечения и государственного заказа.

СЭДО-Р должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.4. Действие настоящего Регламента не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне.

1.5. Настоящий регламент разработан в соответствии с требованиями следующих нормативных, организационно-распорядительных и технических документов:

- Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196);

- Федеральный закон от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410, N 31, ст. 4196);

- Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448, 2010, N 31, ст. 4196);

- Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. 1), ст. 3451; 2009, N 48, ст. 5716; 2009, N 52 (1 ч.), ст. 6439; 2010, N 27, ст. 3407; 2010, N 31, ст. 4173; 2010, N 31, ст. 4196; 2010, N 49, ст. 6409; 2011, N 23, ст. 3263; 2011, N 31, ст. 4701);

- Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 15, ст. 2038; 2011, N 27, ст. 3873; 2011, N 27, ст. 3880; 2011, N 29, ст. 4291; 2011, N 30 (ч. 1), ст. 4587; 2011, N 49 (ч. 5), ст. 7061);

- Федеральный закон Российской Федерации от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880);

- Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II, ст. 3165);

- Постановление Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2007 г. N 781 "Об утверждении положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах безопасности персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 48 (2 ч.), ст. 6001);

- Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263);

- Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614);

- Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. N 176-р "Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 8, ст. 1151);

- Совместный приказ ФСТЭК России, ФСБ России и Мининформсвязи России от 13 февраля 2008 г. N 55/86/20 "Об утверждении Порядка проведения классификации информационных систем персональных данных" (зарегистрировано в Минюсте России 03 апреля 2008 г. N 11462) ("Российская газета", N 80, 12 апреля 2008 г.);

- Приказ Минкомсвязи России от 02 сентября 2011 г. N 221 "Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения" (зарегистрировано в Минюсте России 15 ноября 2011 г. N 22304) ("Российская газета", 21 ноября 2011 г., N 261);

- Типовые требования по организации и обеспечению функционирования шифровальных (криптографических) средств, предназначенных для защиты информации, не составляющей государственной тайны, в случае их использования в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации", утвержденные руководством 8 Центра ФСБ России 21 февраля 2008 г. N 149/6/6-622;

- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 26 апреля 2010 г. N 01/6756-ДК);

- Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04 апреля 2003 г. N 07/3276-ЮД);

- Инструкция об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, утвержденная приказом Федерального агентства правительственной связи и информации (ФАПСИ) при Президенте Российской Федерации от 13 июня 2001 г. N 152 (зарегистрировано в Минюсте России 06 августа 2001 г. N 2848) ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 2001, N 34);

- Регламент Федерального агентства по управлению государственным имуществом, утвержденный приказом Росимущества от 10 августа 2010 г. N 219 (зарегистрировано в Минюсте России 23 сентября 2010 г. N 18517);

- Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом, утвержденная приказом Федерального агентства по управлению государственным имуществом от 22 июня 2009 г. N 178;

- приказ Росимущества от 30 июня 2011 г. N 231 "Об утверждении Перечня документов Федерального агентства по управлению государственным имуществом, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности";

- Технические требования к организации взаимодействия системы Межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, ПП 02-10-2009 N 1403.

1.6. В настоящем регламенте используются следующие термины и определения:

- администратор СЭДО-Р - работник Росимущества, отвечающий за эксплуатацию системы;

- аутентичность электронного документа - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;

- дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Росимущества;

- делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Росимуществе;

- документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Росимущества;

- документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

- копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

- номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Росимуществе, с указанием сроков их хранения;

- подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

- пользователи - работники Росимущества, имеющие доступ к СЭДО-Р, в том числе осуществляющие регистрацию документов (регистраторы), создание и утверждение резолюций, а также исполнение поручений (исполнители);

- прикрепленный файл - текстовый или графический файл входящего, исходящего либо внутреннего документа, прикрепленный к регистрационной карточке документа;

- регистраторы - пользователи СЭДО-Р, осуществляющие регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов (работники Управления делами, работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Росимущества);

- регистрация документа - присвоение регистратором документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе в регистрационную карточку;

- резолюция (указание по исполнению) - распорядительная информация о поручениях по документу (включает сведения об авторе, дате создания резолюции, исполнителе, содержании поручения, сроках исполнения, контроле);

- реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

- система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

- сканирование документа - получение электронного образа документа;

- служба делопроизводства - структурное подразделение Росимущества, на которое возложены функции по ведению делопроизводства (Управление делами), а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Росимущества;

- удостоверяющий центр - юридическое лицо, осуществляющее функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом "Об электронной подписи";

- экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

- электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию; это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

- электронная регистрационная карточка документа - представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в СЭДО-Р;

- электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме;

- электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

- электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

1.7. Перечень используемых сокращений:

- АП - абонентский пункт;

- МВ-портал - межведомственный портал взаимодействия федеральных органов исполнительной власти по вопросам управления открытыми акционерными обществами, акции которых находятся в федеральной собственности, и федеральными государственными унитарными предприятиями;

- МЭДО - система межведомственного электронного документооборота, внедряемая в федеральных властных структурах во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754;

- СЭДО МЭР - система электронного документооборота Минэкономразвития;

- СЭДО-Р - система электронного документооборота Росимущества;

- ФК - Федеральное казначейство (Казначейство России)

- ЭП - электронная подпись.

1.8. В Росимуществе создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО-Р, определяется руководителем Росимущества или лицом, исполняющим его обязанности, на основе рекомендаций Федерального архивного агентства (далее - Росархив).

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, согласован с Росархивом и утвержден приказом Росимущества от 30 июня 2011 N 231 (далее - Перечень).

1.9. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДО-Р, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

СЭДО-Р реализует безбумажные технологии обработки и обмена электронными документами на протяжении всего жизненного цикла документа с момента его создания или получения до завершения исполнения, а также его хранение и использование в текущей деятельности вплоть до уничтожения в связи с истечением установленного срока хранения.

Для осуществления обязанностей, устанавливаемых настоящим Регламентом, работникам Росимущества производится и поддерживается соответствующая настройка рабочих мест пользователей СЭДО-Р.

1.10. Электронные документы, обрабатываемые по безбумажной технологии в СЭДО-Р и заверенные ЭП, являются юридически значимыми: электронный документ, подписанный ЭП в СЭДО-Р*, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

1.11. ЭП обеспечивает целостность электронного документа и его защиту от подделки. При этом ЭП соответствует состоянию документа на момент подписи и при любом последующем изменении документа становится недействительной.

Используемые средства ЭП должны быть сертифицированы в установленном порядке.

1.12. Подписание электронных документов ЭП осуществляется пользователями с использованием аппаратных устройств - электронных носителей ЭП (token).

1.13. Обработке по безбумажной технологии подлежат следующие документы:

- документы из внешних систем электронного документооборота (МЭДО, СЭДО МЭР, МВ-портал, ФК, территориальных органов Росимущества и др.);

- документы, поступившие по электронной почте;

- документы на бумажных носителях, за исключением бумажных документов, не подлежащих сканированию согласно п. 2.3.7 настоящего Регламента, и иных документов в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации, в том числе документов первичного бухгалтерского учета**.

1.14. Настоящий Регламент является обязательным для исполнения всеми работниками центрального аппарата Росимущества и его территориальных органов, которые являются участниками электронного обмена и обеспечены средствами ЭП.

Работники Росимущества (пользователи СЭДО-Р) обязаны ознакомиться с руководством пользователя СЭДО-Р, иметь навыки работы с СЭДО-Р и соблюдать настоящий Регламент.

2. Порядок регистрации входящей корреспонденции в СЭДО-Р

2.1. Прием и регистрация входящих документов в Росимуществе на бумажном носителе и в электронной форме (в том числе поступающих по системе МЭДО, через МВ-портал, Портал государственных услуг, раздел "Общественная приемная" официального сайта Росимущества и на официальный электронный адрес Росимущества) осуществляются централизованно группой входящей корреспонденции отдела приема, учета, регистрации и электронной обработки корреспонденции Управления делами (далее - группа входящей корреспонденции) с использованием СЭДО-Р.

2.2. Прием документов, подлежащих обработке по безбумажной технологии в СЭДО-Р:

2.2.1. По документам, поступившим из МВ-портала, после их регистрации или отказа в регистрации (с указанием причины) направляется соответствующее уведомление куратору АО или ФГУП в соответствии со сведениями ФГИАС ЕСУГИ.

Электронные документы территориальных органов Росимущества поступают в СЭДО-Р в виде регистрационных карт исходящих документов территориальных органов с прикрепленными файлами документов, заверенных ЭП.

Электронные документы иных систем электронного документооборота поступают на машинном носителе информации в виде файлов, подписанных ЭП, для последующего присоединения этих файлов к регистрационным картам документов СЭДО-Р.

При получении электронных документов от других органов власти или организаций уполномоченным работником группы входящей корреспонденции осуществляется проверка наличия и подлинности ЭП.

Отсутствие ЭП в электронных документах, за исключением обращений граждан, служит основанием считать документ не подлежащим регистрации из-за отсутствия одного из основных реквизитов.

Документы, получаемые из внешних систем электронного документооборота, ЭП которых не может быть подтверждена из вычислительной сети Росимущества, приравниваются к документам, поступившим по электронной почте без ЭП. Решение о принятии такого документа в обработку принимается на основании Инструкции по делопроизводству Росимущества.

2.2.2. Документы, поступившие по электронной почте, подписываются ЭП оператора абонентского пункта (далее - АП) с целью подтверждения аутентичности текста документа электронному документу, полученному по электронной почте, и регистрируются непосредственно на рабочем месте оператора АП.

2.2.3. Документы на бумажном носителе проходят первичную обработку (приемка, вскрытие упаковок и конвертов, проверка правильности доставки (адрес), полноты оформления и комплектности документа), предварительное рассмотрение и распределение, а затем передаются на участок сканирования группы входящей корреспонденции.

При этом выявляются документы, не подлежащие регистрации, осуществляется распределение на документы, требующие рассмотрения руководителем Росимущества, и документы, подлежащие передаче на рассмотрение заместителями руководителя Росимущества либо непосредственно в структурные подразделения Росимущества.

Корреспонденция, поступившая из Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации и Минэкономразвития России, проходит первичную обработку, сканирование и регистрацию отдельно от остальной корреспонденции на участке регистрации "правительственной почты" группы входящей корреспонденции.

2.3. Сканирование документов на бумажных носителях.

2.3.1. На участке сканирования на первый лист поступившего документа наносится штрих-код, напечатанный на термочувствительной бумаге с использованием принтера штрих-кодов и входящий номер документа (в любой последовательности).

2.3.2. Подготовленный к сканированию документ помещается в лоток подачи бумаги сканирующего устройства так, чтобы первый лист документа с присоединенным штрих-кодом поступал в сканирующее устройство первым.

2.3.3. Документы формата А4, не имеющие опечатанной сшивки, расшиваются и пакетами по нескольку документов общим объемом до 200 листов в пакете помещаются в потоковый сканер и после сканирования сшиваются вновь.

2.3.4. В процессе сканирования получается электронный образ документов, поступивших в Росимущество на бумажном носителе.

2.3.5. Штрих-код документа считывается специальным устройством, распознается и позволяет идентифицировать документ. В соответствии с указанной в нем информацией полученные электронные образы документов автоматически прикрепляются к соответствующим регистрационным карточкам документов в базе данных СЭДО-Р.

2.3.6. Включение электронного образа документа в СЭДО-Р возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа). Подтверждение соответствия электронного образа входящей корреспонденции Управления делами, выполняющего данную процедуру.

2.3.7. Не подлежат сканированию следующие документы:

- содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования";

- содержащие кадровую информацию, в том числе о государственных гражданских служащих Росимущества;

- первичные учетные документы бюджетного учета, указанные в графике документооборота к Учетной политике Росимущества;

- прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации (свыше 15 листов);

- объемные приложения к документам (брошюры, книги и т.д.) свыше 50 листов:

- оформленные на листах иного, кроме А4, формата;

- оформленные на бумаге нестандартной толщины (менее 57 или более 120 ).

2.4. Регистрация документов, подлежащих обработке по безбумажной технологии.

2.4.1. Основой построения СЭДО-Р является регистрация документов - запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

2.4.2. Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения и распределения.

2.4.3. При регистрации документов в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2010 г. N 477, в СЭДО-Р вносятся сведения, включенные в Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти:

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного постановления следует читать как "15 июня 2009 г."

1) адресант (корреспондент, отправитель - указывается организация, откуда поступил документ, для обращения граждан - фамилия, имя, отчество гражданина);

2) адресат (указывается наименование организации или фамилия должностного лица, на чье имя поступил документ);

3) должность, фамилия и инициалы лица - автора документа;

4) вид документа;

5) дата документа (проставляется число, присвоенное организацией - автором документа);

6) номер документа (проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией - автором документа);

7) дата поступления документа;

8) входящий номер документа;

9) ссылка на исходящий номер и дату документа;

10) наименование либо аннотация документа;

11) индекс дела;

12) сведения о переадресации документа;

13) количество листов основного документа;

14) количество приложений;

15) общее количество листов приложений;

16) указания по исполнению документа (резолюция);

17) должность, фамилия и инициалы исполнителя;

18) отметка о конфиденциальности (гриф ограничения доступа к документу).

2.4.4. В зависимости от вида документа перечень сведений о документе может изменяться как в сторону его расширения (включение в СЭДО-Р дополнительных сведений о документах: наименование автора документа, если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа, экземпляр N - для документа с отметкой "ДСП", отметка о переносе срока исполнения документа, связки с другими документами, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.), так и в сторону сокращения в установленном порядке.

2.4.5. Работник, выполняющий регистрацию электронного документа в СЭДО-Р, - регистратор - заполняет регистрационную карту, прикрепляет к ней текст документа, заверенный ЭП файл документа MS Office, или электронный образ поступившего документа, заверенный ЭП, и выполняет первичную переметку с учетом отметки лица проводившего первичное рассмотрение, при отсутствии отметки - по адресату.

2.4.6. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

2.4.7. В том случае, если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, в его регистрационной карте делается связка с ними.

2.5. Передача документов.

Документы, обрабатываемые по безбумажной технологии, включаются в общий реестр передачи документов.

2.5.1. Электронные регистрационные карточки с прикрепленными электронными документами или электронными образами документов, поступивших на бумажных носителях, подлежащими рассмотрению руководителем Росимущества, посредством технологий СЭДО-Р направляются в группу подготовки резолюций отдела подготовки, контроля и проверки исполнения поручений Управления делами (далее - группа подготовки резолюций), остальные - в секретариаты соответствующих заместителей руководителя Росимущества и ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Росимущества в соответствии с произведенным ранее распределением.

2.5.2. Документы на бумажном носителе, указанные в п. 2.3.7 настоящего Регламента, а также иные документы в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации (в том числе связанные с финансированием, а также финансовая и бюджетная отчетность), передаются группой входящей корреспонденции Управления делами по реестрам установленного образца по аналогичным маршрутам в секретариаты заместителей руководителя Росимущества, а также ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Росимущества.

Остальные зарегистрированные документы, поступившие на бумажном носителе, после сканирования формируются в дела для передачи в отдел оперативного хранения документов.

3. Порядок рассмотрения входящих документов руководством Росимущества

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.1.1. Подписание резолюции должностными лицами Росимущества.

Должностные лица имеют возможность подписать резолюцию на документ как с использованием личной ЭП, так и от руки бумажную версию проекта резолюции к документам на бумажном носителе, указанным в п. 2.5.2 настоящего Регламента, с последующим подтверждением аутентичности резолюции ЭП работника секретариата (секретаря, делопроизводителя).

3.2. Подготовка и оформление резолюций руководителя Росимущества.

3.2.1. Работники группы подготовки резолюций Управления делами изучают поступившие документы и подготавливают в СЭДО-Р проекты резолюций руководителя Росимущества по исполнению документов, подлежащих рассмотрению руководителем Росимущества, и направляют уполномоченному лицу Управления делами.

3.2.2. Уполномоченное лицо Управления делами при необходимости корректирует проекты резолюций и направляет на рассмотрение руководителя Росимущества. Уполномоченное лицо Управления делами в пределах установленных полномочий может утверждать проекты резолюций в СЭДО-Р с применением ЭП и направляет их в отдел подготовки, контроля и проверки исполнения поручений.

3.2.3. К руководителю Росимущества документы с проектами резолюций поступают от уполномоченного лица Управления делами. После корректировки и утверждения резолюций руководителем Росимущества в СЭДО-Р с применением ЭП документы направляются в отдел подготовки, контроля и проверки исполнения поручений.

3.2.4. В отделе подготовки, контроля и проверки исполнения поручений при необходимости вносятся изменения в контрольную секцию регистрационной карточки (постановка на контроль), документ перемечается по резолюции руководителя Росимущества, после чего документы направляются в секретариаты заместителей руководителя Росимущества, ответственным за делопроизводство (делопроизводителям) в структурных подразделениях Росимущества, помощникам и советникам руководителя Росимущества согласно переметке.

3.2.5. При наличии документа на бумажном носителе резолюция руководителя Росимущества распечатывается на бумажном носителе (формат А6). В случае использования ЭП при подписании резолюции собственноручную подпись руководителя Росимущества согласно приказу Росимущества от 29 февраля 2012 г. N 40 заменяет круглый штамп.

3.3. На работников группы подготовки резолюций отдела подготовки, контроля и проверки исполнения поручений возлагаются следующие основные обязанности:

- мониторинг документов, поступающих в электронные папки руководителя Росимущества (в течение рабочего дня), и своевременное получение документов на бумажном носителе, при наличии, из отдела учета и регистрации входящей корреспонденции;

- своевременное рассмотрение документов (в течение рабочего дня, срочных - в течение часа) и создание в СЭДО-Р проектов резолюций руководителя Росимущества;

- постановка в СЭДО-Р поручений на контроль; утверждение резолюций в СЭДО-Р после их подписания, оформление резолюций к документам, поступившим на бумажных носителях, и передача их в отдел учета и регистрации входящей корреспонденции для направления на исполнение в соответствии с резолюцией руководителя Росимущества.

3.4. Подготовка и оформление резолюций заместителей руководителя Росимущества.

3.4.1. Советник секретариата заместителя руководителя Росимущества или, на период его отсутствия, иной уполномоченный в установленном порядке работник секретариата (далее - работник секретариата) рассматривает поступившие документы, готовит проекты резолюций, при необходимости ставит на "контроль заместителя руководителя".

3.4.2. В случае, если документ поступил в секретариат заместителя руководителя Росимущества после первичного рассмотрения в отделе учета и регистрации входящей корреспонденции не по назначению, работник секретариата возвращает его с обоснованием возврата. Возврат осуществляется путем создания резолюции заместителя руководителя Росимущества в адрес начальника Управления делами, в тексте резолюции указывается причина возврата.

3.4.3. Контрольные документы поступают в секретариат заместителя руководителя Росимущества из группы подготовки резолюций отдела подготовки, контроля и проверки исполнения поручений (по поручению руководителя). При необходимости заместитель руководителя Росимущества может установить свой контрольный срок, дополнительно к установленному руководителем Росимущества (отделом контроля и проверки исполнения).

3.4.4. Работники секретариатов заместителей руководителя Росимущества вводят в соответствующем диалоговом окне электронной регистрационной карточки документа проект резолюции заместителя руководителя Росимущества по исполнению документа.

3.4.5. К документам на бумажном носителе (при наличии) прилагаются проекты резолюций, оформленные на листах бумаги формата А6.

3.4.6. Документ с проектом резолюции поступает на рассмотрение заместителю руководителя Росимущества, который корректирует и утверждает резолюцию в СЭДО-Р с применением ЭП, а также при необходимости проставляет свой контрольный срок.

3.4.7. После рассмотрения поступивших документов заместителем руководителя Росимущества документ возвращается в секретариат для постановки на контроль заместителя руководителя Росимущества (если необходимо) и дальнейшей переметки.

3.4.8. После переметки документ переходит в структурное подразделение Росимущества, назначенное ответственным за его исполнение.

3.5. На советников секретариатов заместителей руководителя Росимущества (или на период их отсутствия иных уполномоченных в установленном порядке работников секретариатов) возлагаются следующие обязанности:

- контроль за качеством подготовки проектов резолюций на входящие документы в соответствии с их компетенцией;

- своевременный доклад документов с проектами резолюций для рассмотрения и подписания заместителям руководителя Росимущества.

3.6. Контроль за организацией работы по своевременному рассмотрению документов и созданию в СЭДО-Р проектов резолюций заместителей руководителя Росимущества возлагается на начальника отдела организации работы секретариатов Росимущества.

3.7. В особых случаях документы по поручению руководителя Росимущества, заместителя руководителя Росимущества могут быть направлены для исполнения с резолюцией за подписью уполномоченного лица Управления делами, советника секретариата заместителя руководителя Росимущества (иного уполномоченного в установленном порядке работника секретариата).

3.8. Резолюция подлежит утверждению в СЭДО-Р. При этом поручение автоматически передается в электронные папки ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Росимущества, определенных в резолюции исполнителями.

3.9. Поручение доводится до исполнителей (структурных подразделений Росимущества) путем передачи в соответствующую электронную папку СЭДО-Р и передачи по реестру экземпляра на бумажном носителе (при наличии).

3.10. Документы на бумажном носителе, указанные в п. 2.5.2 настоящего Регламента, передаются ответственному (головному) исполнителю. Передача осуществляется только через Управление делами. Соисполнителям документа копии на бумажном носителе не передаются. Для работы используется электронный образ документа в СЭДО-Р (прикрепленный файл к регистрационной карточке документа).

3.11. Документы, поступившие в электронном виде, направляются исполнителям вместе с электронными регистрационными карточками без переноса на бумажный носитель.

3.12. При необходимости, если для доклада руководителю Росимущества (заместителям руководителя Росимущества) электронный документ переносился на бумажный носитель, на первом листе созданной таким образом копии документа воспроизводятся предусмотренные п. 2.3.1 настоящего Регламента отметка о поступлении (входящий номер) и штрих-код, служащие идентификаторами документа. Такая копия документа на бумажном носителе направляется головному исполнителю.

5. Регистрация и прохождение внутренних документов в СЭДО-Р

5.1. При подготовке проектов внутренних документов исполнитель создает в СЭДО-Р проект регистрационной карточки, прикрепляет к ней файл документа, за исключением электронных образов документов, указанных в п. 2.3.7 настоящего Регламента.

Согласование и направление на подпись служебных и докладных записок осуществляется аналогично исходящим документам.

5.2. В случае если в качестве приложения к документу имеются заверенные копии документов или какие-либо документы или проекты документов на бумажных носителях, докладная или служебная записка дублируется на бумажном носителе и подписывается собственноручной подписью соответствующего должностного лица.

5.3. Служебные и докладные записки, подписанные заместителем руководителя Росимущества, регистрируются (карточка) в секретариате заместителя руководителя Росимущества и после рассмотрения направляются по принадлежности заместителям руководителя Росимущества (через соответствующий секретариат) или для доклада руководителю Росимущества (через группу подготовки резолюций отдела подготовки, контроля и проверки исполнения поручений Управления делами).

5.4. Внутренние служебные и докладные записки, подписанные начальником структурного подразделения Росимущества, регистрируются (карточка) делопроизводителем и после рассмотрения направляются по принадлежности заместителю руководителя Росимущества (через секретариат) или в структурные подразделения Росимущества (через делопроизводителя подразделения).

5.5. Полученный адресатом внутренний документ не подлежит повторной регистрации в СЭДО-Р. В его регистрационной карточке делаются отметки: о принятии в работу, резолюция, об исполнении и т.д.

5.6. При необходимости на полученный внутренний документ готовится ответ, который также подлежит аналогичной регистрации в СЭДО-Р с указанием связи регистрационных карточек.

5.7. Подписанные руководством Росимущества приказы, распоряжения и протоколы регистрируются на участке распорядительных документов группы исходящей корреспонденции отдела приема, учета, регистрации и электронной обработки корреспонденции Управления делами. Их электронный образ (за исключением документов с грифом "ДСП") прикрепляется к регистрационной карточке. Копии рассылаются в электронном виде по СЭДО-Р в соответствии с указателем рассылки в структурные подразделения и территориальные органы Росимущества, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. При необходимости по запросам готовятся и направляются заверенные копии указанных документов на бумажных носителях.

6. Порядок замещения

6.1. Должностное лицо (начальник подразделения, его заместитель) в случае своего отсутствия назначает в СЭДО-Р лицо, замещающее его на время отсутствия, и доводит эту информацию до вышестоящего руководителя.

7. Регистрация исходящей корреспонденции в СЭДО-Р

7.1. Регистрация всей исходящей корреспонденции за подписью руководителя Росимущества, его заместителей, начальников структурных подразделений Росимущества осуществляется в группе исходящей корреспонденции отдела приема, учета, регистрации и электронной обработки корреспонденции Управления делами (далее - группа исходящей корреспонденции).

7.2. Отправляемые документы, оформленные на бумажном носителе, работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Росимущества, либо исполнителем передаются в группу исходящей корреспонденции для проверки правильности оформления и регистрации документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки.

7.3. По указанию руководителя Росимущества согласование исходящих документов осуществляется руководителем Управления делами Росимущества.

7.4. Согласованные документы регистрируются и передаются на участок экспедиции группы исходящей корреспонденции отдела приема, учета, регистрации и электронной обработки корреспонденции (далее - экспедиция исходящих) для подготовки к отправке адресатам.

7.5. При регистрации исходящего документа в СЭДО-Р создается электронная регистрационная карточка (далее - РК) документа, в которую заносятся сведения о регистрируемом документе, используемые для учета, поиска, хранения и использования документов. Регистрационная карточка документа, как правило, создается на основе проекта РК, создаваемой исполнителем.

7.6. После заполнения и сохранения электронной РК отправляемого документа работник группы исходящей корреспонденции Управления делами проставляет на подлиннике документа, исполненного на бумажном носителе, в реквизитах бланка и на его визовом экземпляре (для электронного документа - в шаблоне бланка) регистрационный номер документа и дату регистрации.

7.7. Отправляемые документы, оформленные на бумажном носителе, включаются в СЭДО-Р путем присоединения к электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭДО-Р электронного образа отправляемого документа, исполненного на бумажном носителе.

7.8. Не сканируются и не присоединяются к регистрационной карточке электронные образы документов, указанных в п. 2.3.7 настоящего Регламента. При регистрации исходящих документов, подготовленных во исполнение входящих, работник группы исходящей корреспонденции проверяет отчет исполнителя об исполнении и меняет статус резолюции на "полностью исполнено".

7.9. Исполненные электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел, отдельно от документов на бумажных носителях.

7.10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Росимуществе в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

7.11. Информация о списании документа в дело в соответствии с номенклатурой дел отдела приема, учета, регистрации и электронной обработки корреспонденции вносится в регистрационную карточку СЭДО-Р.

7.12. Сведения о регистрируемых документах хранятся в базе данных СЭДО-Р, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов.

7.13. При необходимости может быть изготовлена копия исходящего электронного документа на бумажном носителе.

Копия электронного документа, используемая для внутреннего документооборота Росимущества, должна содержать всю информацию из соответствующего электронного документа, а также:

- оттиск штампа с текстом (или собственноручная запись с текстом) "Копия электронного документа, подписанного электронной подписью";

- дату и регистрационный номер документа;

- собственноручную подпись уполномоченного на заверение копий документов в установленном порядке работника Росимущества, его фамилию и дату создания копии электронного документа на бумажном носителе.

Указанная информация размещается на той же стороне листа документа на бумажном носителе, на которой началось размещение информации соответствующего электронного документа. Если документ продолжается на другой стороне листа или на других листах, то дополнительная заверяющая подпись без расшифровки фамилии и должности ставится на каждом листе, на одной или на обеих сторонах, на которых размещена информация.

Многостраничные документы (свыше 30 листов) для заверения прошиваются в соответствии с п. 2.3.23 Инструкции по делопроизводству с заверением первой и последней страницы.

8. Снятие документов с контроля руководителя

8.1. Решение о снятии документа с контроля или продления срока его исполнения принимается работниками отдела подготовки, контроля и проверки исполнения поручений Управления делами на основании зарегистрированного в группе исходящей корреспонденции Управления делами документа, подготовленного во исполнение контрольного документа. Датой снятия документа с контроля является дата регистрации документа, подготовленного во исполнение контрольного документа.

8.2. Решение о снятии документа с контроля или продление срока его исполнения по докладной записке принимается исключительно руководителем Росимущества или лицом, замещающим его.

9. Отправка исходящих документов

9.1. Отправку исходящих документов производит участок экспедиции группы исходящей корреспонденции Управления делами.

После отправки электронного документа, входящего в Перечень, утвержденный приказом Росимущества от 30 июня 2011 г. N 231, и заверенного ЭП уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется.

В иных случаях направляется копия электронного документа на бумажном носителе, оформленная в соответствии с п. 7.16 настоящего Регламента на бланке Росимущества установленной формы с изображением Государственного герба Российской Федерации и заверенная печатью, имеющей надпись: "Федеральное агентство по управлению государственным имуществом. Управление делами. 2" или "Федеральное агентство по управлению государственным имуществом. Управление делами. 3".

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "п. 7.13"

10. Ответственность за несоблюдение требований настоящего Регламента

10.1. Работники Росимущества - пользователи СЭДО-Р несут дисциплинарную ответственность за нарушение положений настоящего Регламента.

______________________________

* Подписание и согласование ЭП исходящих документов осуществляется только в клиенте Lotus Notes.

** Порядок работы с бухгалтерскими документами регламентируется законодательством и другими нормативно-методическими документами по бухгалтерскому учету.