Приказ Федеральной налоговой службы от 29 октября 2009 г. N ШТ-7-4/533@ "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы" (с изменениями и дополнениями)

Приказ Федеральной налоговой службы от 29 октября 2009 г. N ШТ-7-4/533@
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы"

С изменениями и дополнениями от:

1 апреля 2010 г.

В целях совершенствования документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, а также согласования технологий традиционного делопроизводства с электронным документооборотом в системе ФНС России приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы (далее - Инструкция по делопроизводству).

2. Руководителям структурных подразделений ФНС России организовать документационное обеспечение управления в строгом соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, утвержденной пунктом 1 настоящего приказа.

3. Считать утратившими силу:

пункты 1, 2 приказа ФНС России от 27.12.2004 N САЭ-3-18/172@ "Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы";

ГАРАНТ:

Приказом ФНС России от 26 декабря 2008 г. N ММ-3-4/688 приказ ФНС России от 27.12.2004 N САЭ-3-18/172@ признан утратившим силу

приказ ФНС России от 20.06.2005 N ГИ-3-18/277@ "О внесении изменений во Временную инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы";

пункт 3 приказа ФНС России от 12.07.2005 N САЭ-3-18/318@ "Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию, по электронной почте";

пункт 2 приказа ФНС России от 20.10.2005 N САЭ-3-18/522@ "О внесении изменений в приказы ФНС России, регламентирующие делопроизводство";

приказ ФНС России от 06.04.2006 N САЭ-3-18/204@ "О внесении изменений во Временную инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы";

пункты 1, 2 приказа ФНС России от 02.11.2006 N САЭ-3-18/764@ "О работе с обращениями граждан в центральном аппарате ФНС России".

4. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы Е.В. Козлову.

Исполняющий обязанности руководителя Федеральной налоговой службы

Т.В. Шевцова

Информация об изменениях:

Приказом ФНС России от 1 апреля 2010 г. ММ-7-4/155 Инструкция изложена в новой редакции

См. текст Инструкции в предыдущей редакции

Инструкция
по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы

С изменениями и дополнениями от:

1 апреля 2010 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы (далее - Инструкция) устанавливает порядок ведения делопроизводства в центральном аппарате Федеральной налоговой службы (далее - ФНС России или Служба), в том числе обязательные для всех работников центрального аппарата ФНС России основные правила подготовки, оформления, тиражирования, учета и хранения документов, а также порядок осуществления контроля своевременности их исполнения.

При разработке Инструкции учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

Федеральный закон от 25.12.2000  N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации";

Федеральный закон от 10.01.2002  N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи";

Федеральный закон от 22.10.2004  N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";

Постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота";

Положение о Федеральной налоговой службе, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 N 506;

Регламент Федеральной налоговой службы, утвержденный приказом ФНС России от 15.02.2007 N САЭ-3-18/62;

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

1.2. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на документы несекретного характера без ограничения доступа.

Положения Инструкции определяют правила работы со всеми документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами. Положения Инструкции не распространяются на организацию обмена технологическими данными.

1.3. Делопроизводство в центральном аппарате ФНС России (далее - ЦА ФНС России) организуется с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД ЦА), предназначенной для учета и сопровождения документов.

Для автоматизированного учета и обработки документов руководителя ФНС России (далее - Руководитель), заместителей руководителя ФНС России (далее - заместитель Руководителя), структурных подразделений центрального аппарата ФНС России (далее - структурное подразделение) в СЭД ЦА создаются базы данных "Канцелярия Руководителя", "Канцелярия заместителя Руководителя" и "Канцелярия структурного подразделения".

Все работники ЦА ФНС России регистрируются в СЭД ЦА, при этом каждому работнику в СЭД ЦА создается индивидуальный почтовый ящик и карточка пользователя СЭД ЦА в базе данных "Справочник ФНС".

Для каждого документа, циркулирующего в ЦА ФНС России, в СЭД ЦА создается регистрационная карточка (далее - РК).

Администрирование СЭД ЦА, а также консультационное обслуживание пользователей, работающих в СЭД ЦА, осуществляют работники "Горячей линии" ФГУП ГНИВЦ ФНС России (далее - работник "Горячей линии").

1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства возлагается на структурное подразделение ЦА ФНС России, в функции которого входит документационное обеспечение управления ФНС России (далее - подразделение ДОУ).

1.5. Персональная ответственность за организацию и ведение делопроизводства, своевременное и отвечающее установленным требованиям исполнение документов, сохранность дел в структурных подразделениях ФНС России возлагается:

- на руководителей структурных подразделений;

- на работников структурных подразделений, которым поручено ведение делопроизводства в этих подразделениях (далее - делопроизводитель);

- на непосредственных исполнителей в части, относящейся к кругу их обязанностей.

1.6. Работники структурных подразделений ФНС России несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов.

1.7. Документы, поступившие в ФНС России в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП), передаются в сторонние организации в виде копий, выполненных на бумажном носителе в соответствии с п. 9.6.

1.8. В ЦА ФНС России действует порядок делопроизводства, в соответствии с которым:

- ряд функций (прием и регистрация всей входящей корреспонденции; рассылка (отправка) всей исходящей корреспонденции; регистрация исходящей корреспонденции за подписью Руководителя и корреспонденции, по которой ведется централизованный контроль; учет, регистрация и контроль исполнения издаваемых приказов, распоряжений, протоколов Коллегии ФНС России (далее - Коллегия), поручений Руководителя) централизован и выполняется в подразделении ДОУ;

- ряд функций (учет и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно заместителям Руководителя в соответствии с порядком прохождения документов; учет и контроль исполнения поручений заместителей Руководителя) децентрализован и выполняется работниками приемных заместителей Руководителя;

- ряд функций (учет и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно в структурные подразделения Службы в соответствии с порядком прохождения документов; учет и контроль исполнения поручений Руководителя и его заместителей; регистрация документов, исходящих из структурных подразделений, не требующих регистрации в подразделении ДОУ) децентрализован и выполняется делопроизводителями структурных подразделений Службы.

1.9. Руководители структурных подразделений ФНС России обязаны:

- своевременно, в день поступления или на следующий рабочий день, обеспечить доведение поступивших документов до исполнителей;

- организовать оперативное ознакомление работников со всеми документами, определяя в каждом конкретном случае круг заинтересованных исполнителей.

Доведение документов до исполнителей или на ознакомление осуществляется:

- для документов, имеющих электронный образ, - путем направления соответствующей РК в СЭД ЦА;

- для документов, имеющих только бумажных вид, - на бумаге с обязательным направлением соответствующей РК в СЭД ЦА.

1.10. При длительном отсутствии работников (отпуск, командировка и т.д.) все неисполненные ими документы передаются работникам структурного подразделения ФНС России, замещающим их в соответствии с должностными обязанностями. Дела, взятые из архива, должны быть сданы в архив.

1.11. При длительном отсутствии делопроизводителя структурного подразделения ФНС России (отпуск, командировка и т.д.) руководитель структурного подразделения Службы возлагает ведение делопроизводства на другого работника данного структурного подразделения.

1.12. При длительном отсутствии (отпуск, командировка и т.д.) работника приемной заместителя Руководителя, его обязанности возлагаются на одного из работников структурных подразделений ФНС России, деятельность которых координирует данный заместитель Руководителя (по согласованию с руководством соответствующего структурного подразделения ФНС России).

1.13. При увольнении или переводе делопроизводителя в другое структурное подразделение составляется акт о сдаче-приеме дел и документов, утверждаемый руководителем структурного подразделения.

1.14. При увольнении или переводе в другое структурное подразделение работник должен исполнить и закрыть все поручения, завершить согласование документов. В случае невозможности работником исполнить и закрыть поручения, завершить согласование документов, назначается лицо, ответственное за исполнение указанных процедур из числа работников структурного подразделения - исполнителя. Фамилия ответственного сообщается работнику "Горячей линии" для внесения изменений в СЭД ЦА.

1.15. В случае, если уволившийся работник являлся участником или инициатором согласования документа, руководитель структурного подразделения-исполнителя назначает другого работника своего подразделения и доводит информацию о новом ответственном до работника "Горячей линии" для внесения изменений в СЭД ЦА.

Карточка пользователя СЭД ЦА уволенного работника переводится в статус "Уволенные".

2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции (за исключением конкурсной документации, поступающей в адрес конкурсной комиссии ФНС России)

2.1. Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей почтовой и фельдъегерской связью

2.1.1. Вся почтовая корреспонденция на бумажных носителях в течение рабочего дня поступает в подразделение ДОУ.

Документы, передаваемые нарочными непосредственно руководству ФНС России, их приемные, а также руководителям структурных подразделений, подлежат передаче в этот же рабочий день в подразделение ДОУ для их регистрации.

Корреспонденция, поступившая по окончании рабочего дня, в выходные и праздничные дни, принимается ответственным дежурным приемной Руководителя (далее - ответственный дежурный). Факт доставки корреспонденции регистрируется ответственным дежурным в специальном журнале. При получении пакетов с надписью "Весьма срочно", "Вручить немедленно", "Срочно" ответственный дежурный докладывает об этом руководителю подразделения ДОУ по телефону для принятия решения.

2.1.2. При приеме поступающей внешней корреспонденции в подразделении ДОУ проверяется:

- правильность доставки корреспонденции по адресу. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю;

- целостность упаковки. При нарушении целостности упаковки должностное лицо, доставившее почту, указывает на упаковке - "Поступило в поврежденном виде", заверяет своей подписью с расшифровкой и датой. В этом случае почтовое отправление направляется на рассмотрение с упаковкой.

2.1.3. Вся поступившая корреспонденция вскрывается в подразделении ДОУ.

Конверты с надписью "Лично" вскрываются адресатом отправления.

Конверты для конкурсной комиссии ФНС России с надписью "Не вскрывать" вскрываются непосредственно на заседании конкурсной комиссии.

2.1.4. В подразделении ДОУ проверяется наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах.

Подсчет числа страниц не производится.

При отсутствии приложений на документе проставляется штамп "Получено без приложений".

Запросы отправителю о предоставлении отсутствующих или недостающих документов направляются работниками соответствующих структурных подразделений ФНС России - исполнителями документов.

2.1.5. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам:

- если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного материала;

- если в документе нет адреса отправителя, соответствующих реквизитов (номер, дата);

- если дата, проставленная на документе, расходится с датой в почтовом штемпеле на конверте более чем на 20 календарных дней;

- к обращениям граждан;

- к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов.

2.1.6. В СЭД ЦА, в базе данных (далее - БД) "Канцелярия экспедиции" производится первичная обработка поступившей в бумажном виде корреспонденции, то есть создаются РК, в которых заполняются поля: "От кого", "Исходящий N " и "Дата исходящего".

По корреспонденции, поступающей в бумажном виде из управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации (далее - УФНС России) и межрегиональных инспекций ФНС России (далее - МИ ФНС России), в БД "Канцелярия экспедиции" автоматически поступают от отправителя РК с уже заполненными полями.

2.1.7. После первичной обработки документов, их РК регистрируются, то есть в соответствующих полях РК автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, на следующий рабочий день в случае поступления документа в нерабочее время, незамедлительно при наличии отметки "Срочно", "Оперативно".

В нижней части последнего листа каждого полученного бумажного документа, а также на конвертах корреспонденции, которая не вскрывается в подразделении ДОУ, указывается дата регистрации документа, входящий номер и цифровой индекс канцелярии, куда направляется документ (Руководителя, заместителя Руководителя или структурного подразделения ФНС России).

На заявлениях, жалобах, предложениях граждан, обратившихся в приемную ФНС России лично, проставляется штамп "Прием граждан".

2.1.8. В подразделении ДОУ ведется реестровый учет всей поступившей в ФНС России корреспонденции. Реестры формируются и распечатываются с помощью СЭД ЦА.

Работники приемных заместителей Руководителя, делопроизводители структурных подразделений Службы получают корреспонденцию в подразделении ДОУ под расписку в реестрах, которые остаются в подразделении ДОУ.

2.2. Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей в электронном виде средствами СЭД

Вся корреспонденция из УФНС России и МИ ФНС России должна поступать по СЭД, за исключением документов, подлежащих отправке на бумажном носителе. Перечень таких документов утверждается отдельным приказом (распоряжением).

2.2.1. Корреспонденция из УФНС России и МИ ФНС России в электронном виде средствами СЭД поступает в БД "Канцелярия экспедиция" в виде РК, в которую должен быть вложен электронный образ документа, подписанный ЭЦП.

Если электронный образ документа состоит из файла сопроводительного письма и одного или нескольких файлов приложений, то ЭЦП должен быть подписан только файл сопроводительного письма.

2.2.2. В подразделении ДОУ проверяется правильность заполнения основных реквизитов, наличие электронного образа документа и ЭЦП, подлинность ЭЦП.

В случае отсутствия ошибок РК документа регистрируется. При этом в УФНС России и МИ ФНС России автоматически направляются уведомления, подтверждающие факт регистрации.

При выявлении ошибок РК документа средствами СЭД возвращается отправителю без регистрации.

2.3. Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей по электронной почте

2.3.1. Электронная почта (далее - ЭП) ФНС России предназначена для доставки корреспонденции от предприятий и учреждений, находящихся в ведении ФНС России, а также для приема обращений физических и юридических лиц.

ЭП также используется как резервный канал связи с УФНС России и МИ ФНС России в случае технического сбоя канала СЭД.

2.3.2. Для приема обращений физических и юридических лиц в ФНС России применяется специализированное программное обеспечение, реализованное в виде сервисной функции "Обратиться в ФНС России" на главной странице Интернет-сайта ФНС России.

Для поступивших в ФНС России Интернет-обращений в СЭД ЦА автоматически создается РК:

- для обращений физических лиц - в БД "Канцелярия ЗГ";

- для обращений юридических лиц - в БД "Канцелярия экспедиция".

Регистрация Интернет-обращений и доведение их до адресатов осуществляется аналогично корреспонденции, поступающей в электронном виде средствами СЭД.

2.3.3. Остальная корреспонденция (кроме обращений физических и юридических лиц) поступает по ЭП на электронный почтовый ящик, предназначенный для обмена официальной корреспонденцией (далее - официальный ЭПЯ), который установлен в подразделении ДОУ.

Поступившая корреспонденция распечатывается. Дальнейшая обработка, регистрация и доведение до адресатов полученных документов осуществляется аналогично корреспонденции, поступающей почтовой и фельдъегерской связью.

2.4. Прием, обработка и регистрация факсограмм

2.4.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи информации с бумажного носителя и приема этой информации в виде копии-факсимиле.

2.4.2. Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Службы, установлены в подразделении ДОУ.

2.4.3. Передача средствами факсимильной связи секретных документов, а также документов, содержащих пометку ограничения доступа к ним, в том числе пометку "Для служебного пользования", запрещена.

2.4.4. Факсограммы, поступившие из органов государственной власти и подлежащие в соответствии с п. 2.5 докладу Руководителю, обрабатываются и исполняются в обычном порядке.

2.4.5. Остальные факсограммы, направленные на рассмотрение в приемную заместителя Руководителя или в структурное подразделение, рассматриваются как информационные материалы, которые подлежат исполнению только после досылки подлинника документа. В случае особой важности и если о факсограмме уже проинформирован соответствующий заместитель Руководителя, такие факсограммы принимаются к исполнению.

2.4.6. Если по факсограмме, принятой к исполнению без подтверждающего подлинника документа, требуется предоставление конфиденциальной информации, исполнитель связывается по телефону с автором факсограммы и сообщает, что информация может быть предоставлена только после получения официального письма с подписью и печатью.

2.5. Распределение документов

В подразделении ДОУ заполняется поле "Кому" в РК, и документы рассылаются адресатам. Документы, поступившие в бумажном виде, передаются структурным подразделениям под роспись о получении в реестре.

При рассылке документов учитывается следующее.

2.5.1. Для доклада Руководителю направляются все документы от Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (в том числе от комиссий и комитетов), членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Министерства финансов Российской Федерации, глав администраций субъектов Российской Федерации, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, руководителей федеральных органов исполнительной власти.

По указанию Руководителя данный список может быть расширен.

2.5.2. Заместителям Руководителя, согласно распределению их обязанностей по координации деятельности структурных подразделений ФНС России, направляются письма руководителей УФНС России, письма заместителей руководителей федеральных органов власти и их структурных подразделений, письма организаций, направленные в адрес ФНС России.

2.5.3. Обращения налогоплательщиков, направляемые на рассмотрение в ФНС России сопроводительными письмами из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации и т.д., докладываются Руководителю только в том случае, если по данным обращениям необходимо проинформировать государственный орган, направивший обращение. В случае, когда ответ предполагается направить только в адрес заявителя, указанные документы направляются на рассмотрение заместителям Руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

2.5.4. Исковые заявления, кассационные, апелляционные жалобы налогоплательщиков, а также их копии; протесты на решения (постановления) судебных органов, решения, определения и иные акты, поступившие из судебных органов, в том числе содержащие кадровые и финансово-хозяйственные вопросы, передаются в подразделение, отвечающее за юридические вопросы, для дальнейшей работы с ними.

2.5.5. В структурные подразделения ФНС России передаются документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям ФНС России.

2.5.6. Остальные документы направляются в структурные подразделения ФНС России в соответствии с их функциональными обязанностями, закрепленными в Положениях о структурных подразделениях, другими нормативными документами и указаниями Руководителя.

2.5.7. Письменные обращения российских налогоплательщиков, а также иностранных юридических лиц, компаний и других корпоративных образований, их филиалов и представительств, созданных на территории Российской Федерации (иностранных организаций), оформленные соответствующим образом, подписанные с указанием должности заявителя и удостоверенные печатью предприятия или организации (либо без печати), рассматриваются как обращения юридических лиц. Все остальные обращения классифицируются как обращения граждан.

2.5.8. В случае ошибочного направления документов в приемную заместителя Руководителя или в структурное подразделение, они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны возвращаться с соответствующей пометкой в подразделение ДОУ для переадресования в надлежащую приемную заместителя Руководителя или структурное подразделение ФНС России.

Если в ходе исполнения документа, поступившего из подразделения ДОУ (без резолюции Руководителя, заместителя Руководителя), выявилось, что он подлежит рассмотрению в другом структурном подразделении центрального аппарата, об этом незамедлительно сообщается служебной запиской в подразделение ДОУ для переадресования документа по принадлежности.

2.5.9. "Спорные" документы (т.е. документы, неоднократно возвращаемые в подразделение ДОУ для переадресации по принадлежности) докладываются Руководителю для определения ответственного исполнителя. В последующем аналогичная корреспонденция направляется в указанное Руководителем структурное подразделение.

3. Прием, регистрация и учет конкурсной документации, поступающей в адрес конкурсной комиссии ФНС России

Прием, регистрация и учет конкурсной документации, поступающей в адрес конкурсной комиссии ФНС России, регламентируется отдельным приказом ФНС России.

3.1. Вся конкурсная документация, представляемая участниками конкурса в конкурсную комиссию ФНС России, поступает в подразделение ДОУ.

3.2. При приеме конкурсной документации сотрудниками подразделения ДОУ проверяется:

- правильность доставки корреспонденции по адресу. Ошибочно поступившая конкурсная документация возвращается отправителю;

- целостность упаковки конвертов, наличие надписи "Не вскрывать", даты и времени вскрытия конвертов конкурсной комиссией. Материал и конструкция конверта должны исключать ознакомление с вложенными документами без видимого нарушения целостности конверта.

3.3. Подразделение ДОУ без вскрытия конвертов производит регистрацию конвертов в СЭД в БД "Канцелярия экспедиция" с фиксацией даты и времени получения корреспонденции, формирует и распечатывает реестр с помощью СЭД ЦА.

В день проведения заседания конкурсной комиссии конверты с конкурсной документацией передаются по реестру (реестрам) секретарю конкурсной комиссии.

3.4. Вскрытие конвертов с конкурсной документацией в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляется на заседании конкурсной комиссии.

3.5. После завершения конкурса и подписания договоров по результатам конкурса вся конкурсная документация формируется в отдельное дело в подразделении, отвечающем за договорную работу.

4. Порядок подготовки и оформления указаний по исполнению документов, подлежащих докладу Руководителю

4.1. Для доклада Руководителю в подразделение ДОУ поступает внешняя (п.п. 2.5.1, 10.3.8) и внутренняя (п. 7.1) корреспонденция. Документы докладываются Руководителю в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов особого характера, которые докладываются незамедлительно.

4.2. Вся внешняя бумажная корреспонденция, подлежащая докладу Руководителю, переводится в электронный вид (сканируется) и заносится в СЭД ЦА, за исключением обращений граждан, документов с пометкой "Для служебного пользования", а также отдельных документов по указанию Руководителя.

Вся внешняя электронная корреспонденция, подлежащая докладу Руководителю, распечатывается.

Вся внутренняя корреспонденция, подлежащая докладу Руководителю, поступает в подразделение ДОУ в бумажном и электронном виде.

4.3. К документам, подлежащим докладу Руководителю, прикладываются проекты указаний по исполнению документа (резолюций).

По внешней корреспонденции проекты указаний по исполнению документов, подлежащих докладу Руководителю, формируются средствами СЭД ЦА в подразделении ДОУ на основании анализа содержательной части документов, с учетом положений о структурных подразделениях ЦА ФНС России, а также исходя из распределения обязанностей между Руководителем и его заместителями.

По внутренней корреспонденции проекты указаний по исполнению документов, оформленные в соответствии с образцом, приведенным в приложении 1, поступают из структурных подразделений вместе со служебными записками в соответствии с пунктом 7.1. В подразделении ДОУ проекты указаний по исполнению документов Руководителя формируются средствами СЭД ЦА, а вложенные файлы с проектом указания по исполнению документов удаляются из РК.

4.4. В состав указания по исполнению документа входят следующие элементы:

- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы руководителей структурных подразделений, которым дается поручение);

- ответственный организатор исполнения поручения - заместитель Руководителя, а также заместители Руководителя, координирующие деятельность структурных подразделений - соисполнителей;

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения (при необходимости).

Дополнительно (через знак  +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым документ направляется для информации.

4.5. Ответственным исполнителем документа является руководитель структурного подразделения ЦА ФНС России, поименованный первым в указании по исполнению документа. Организатором исполнения документа является поименованный первым в указании по исполнению документа заместитель Руководителя, который организует работу ответственного исполнителя и, при необходимости, подключает к исполнению другие структурные подразделения ФНС России, в том числе не поименованные в указании по исполнению документа.

Если в соответствии с указанием ответственным исполнителем и соисполнителями (при наличии) являются структурные подразделения ЦА ФНС России, деятельность которых координирует Руководитель, организатор исполнения документа - заместитель Руководителя не указывается. Итоговый документ (ответ) в этом случае подписывается Руководителем или по его указанию заместителем Руководителя.

Допускается в качестве ответственного исполнителя (соисполнителя) в указание по исполнению документа включать руководителей УФНС России (МИ ФНС России).

4.6. Поручение должно быть сформулировано конкретно, лаконично и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: "Для подготовки ответа", "Прошу принять участие", и т.п.).

Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с п.п. 5.5 - 5.7 , а также исходя из содержания документа.

4.7. Если рассматриваемый документ не содержит указаний на необходимость определенных действий должностных лиц ФНС России (носит информативный характер), то он направляется соответствующим структурным подразделениям ЦА ФНС России без указания сроков рассмотрения и комментариев к исполнению.

4.8. Руководитель подразделения ДОУ ежедневно докладывает Руководителю входящую корреспонденцию с проектами указаний по исполнению документов.

4.9. После доклада Руководителю, с учетом внесенных им корректив, в СЭД ЦА формируются окончательные указания по исполнению документов, подлежащих докладу Руководителю. Подписанные Руководителем указания по исполнению документов скрепляются с соответствующими документами и являются их неотъемлемой частью.

До исполнителей, поименованных в указании по исполнению документов, РК документов доводятся средствами СЭД ЦА. Оригиналы контрольных документов остаются в подразделении ДОУ для последующего формирования их в дела вместе с итоговыми документами (ответами). Оригиналы неконтрольных документов выдаются исполнителю, поименованному первым в указании по исполнению документа, для последующего формирования их в дела структурных подразделений вместе с итоговыми документами (ответами).

Обращения граждан, документы с пометкой "Для служебного пользования", а также иные документы, не переведенные в электронный вид по указанию Руководителя, выдаются исполнителям на бумажном носителе под расписку в реестрах, которые остаются в подразделении ДОУ.

4.10. Если из содержания документа следует, что он носит срочный характер, документ с проектом указания Руководителя немедленно направляется исполнителям, до доклада Руководителю.

После доклада Руководителю в случае внесения им корректив в проект указания по исполнению документа, документ повторно направляется исполнителям по СЭД с указанием текста "Взамен ранее разосланного" в поле "Краткое содержание".

4.11. По поручению Руководителя отдельные проекты указаний по исполнению документов, предназначенных для рассмотрения Руководителем, могут быть подписаны руководителем подразделения ДОУ.

4.12. Если по объективным причинам в подписанное Руководителем указание по исполнению документа необходимо внести изменения, то структурное подразделение-ответственный исполнитель направляет на рассмотрение Руководителю служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование вносимых изменений. Служебная записка оформляется в соответствии с требованиями пункта 7.1, проект указания по исполнению документа к служебной записке должен быть завизирован руководителем заинтересованного структурного подразделения.

В случае, если заинтересованное структурное подразделение имеет возражения по данным предложениям, к служебной записке об изменении состава исполнителей прилагается обоснованное мнение этого структурного подразделения по указанному вопросу.

На основании принятого Руководителем решения по служебной записке подразделение ДОУ корректирует в СЭД ЦА и повторно направляет исполнителям указание Руководителя по исполнению документа. В бумажном виде скорректированное указание Руководителем не переподписывается.

5. Организация контроля исполнения служебных документов, подписанных Руководителем

5.1. Организация контроля исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, мониторинг информации о ходе исполнения документа, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение, анализ прохождения и результатов исполнения документов, информирование руководства в целях своевременного и отвечающего установленным требованиям исполнения поручений, зафиксированных в документах.

5.2. Подразделение ДОУ осуществляет контроль исполнения подписанных (утвержденных) Руководителем:

- указаний по исполнению документов, поступивших в ФНС России;

- указаний по исполнению документов, созданных в ФНС России;

- приказов и распоряжений;

- протоколов Коллегии.

Контролю подлежат пункты указаний по исполнению документов, приказов, распоряжений и протоколов Коллегии, имеющие точный срок исполнения.

5.3. Контроль исполнения документов автоматизирован и осуществляется средствами СЭД ЦА.

5.4. В настоящем разделе Инструкции не рассматривается исполнение документов в процессе реализации ФНС России государственных функций и предоставления государственных услуг.

Порядок контроля и сроки исполнения таких документов устанавливается соответствующими нормативными правовыми актами (как правило, административными регламентами).

Порядок контроля и сроки исполнения иных документов определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30, и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28.06.2005 N 452, с учетом требований, перечисленных в пунктах 5.5 и 5.6.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату постановления N 452 следует читать как "28.07.2005"

5.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- для документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти и Министерства финансов Российской Федерации за подписью Министра или его заместителей, - с даты подписания (утверждения) документа;

- для документов, поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, обращений физических и юридических лиц - с даты их поступления.

Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший предшествующий ему рабочий день.

5.6. Документы подлежат исполнению в следующие сроки.

5.6.1. Из вышестоящих органов государственной власти и Министерства финансов Российской Федерации (за подписью Министра или его заместителей):

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- с пометкой "Срочно", "Незамедлительно" или аналогичной пометкой - в течение 3 дней;

- с пометкой "Оперативно", "В возможно короткие сроки" - в 10-дневный срок;

- остальные - в течение 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

5.6.2. По парламентским запросам палат Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 15 дней или в срок, установленный в документе.

5.6.3. По запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатским запросам) - в течение 30 дней.

По запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатским запросам, поступившим из Аппарата Правительства Российской Федерации, - в течение 30 дней с даты поступления запроса в Правительство Российской Федерации.

5.6.4. По представлениям Счетной палаты Российской Федерации - в течение 20 дней или в срок, установленный в документе.

5.6.5. По письмам Конституционного Суда Российской Федерации - в течение 30 дней или в срок, установленный в документе.

5.6.6. По письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации:

- без согласования с другими организациями - в течение 15 дней;

- с согласованием - в течение 30 дней;

- с грифом "Срочно" - в течение 5 дней;

- с грифом "Вне очереди" - в течение 3 дня.

5.6.7. По запросам, поступившим из правоохранительных органов, - в течение 30 дней или в срок, установленный в документе.

5.6.8. По протестам прокурора - в течение 10 дней или в срок, установленный в документе; по представлениям прокурора - в течение месяца.

5.6.9. По запросам судебных приставов-исполнителей - в течение 7 дней.

5.6.10. Все остальные документы исполняются в срок не более месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

5.7. Контроль документов, в указании по исполнению к которым Руководитель добавил текст "Доложите", осуществляется в следующем порядке.

Для контрольных документов срок для доклада устанавливается равным половине срока исполнения поручения, указанного в указании по исполнению документа. Для неконтрольных документов - 10 дней.

Руководитель структурного подразделения - ответственный исполнитель (как правило) или заместитель Руководителя - организатор исполнения поручения обязан в установленные сроки доложить Руководителю предложения по порядку выполнения поручения. В ходе доклада Руководитель может просмотреть готовящиеся материалы, дать уточняющие указания по исполнению документов, запросить необходимую подборку документов.

После получения информации о докладе Руководителю подразделение ДОУ устанавливает окончательный срок исполнения поручения в соответствии с указанием по исполнению документа.

5.8. Если в поручении вышестоящего органа государственной власти право созыва принадлежит другому федеральному органу исполнительной власти, то срок исполнения данного поручения устанавливается в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.

5.9. Если поручение Министерства финансов Российской Федерации оформлено в виде указания по исполнению документа, включающего в качестве исполнителей (соисполнителей) структурные подразделения Минфина России и ФНС России, срок исполнения таких поручений для ФНС России определяется в соответствии с отметкой Минфина России о контрольном сроке (при наличии).

5.10. Если Президентом Российской Федерации, Председателем Правительства Российской Федерации или Заместителем Председателя Правительства Российской Федерации дано поручение непосредственно ФНС России, то об исполнении поручения ФНС России, одновременно с представлением доклада Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации или Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации, представляет соответствующий доклад в Министерство финансов Российской Федерации.

Если Президентом Российской Федерации, Председателем Правительства Российской Федерации или Заместителем Председателя Правительства Российской Федерации дано поручение Министру финансов Российской Федерации и одновременно Руководителю ФНС России, то доклад об исполнении поручения с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации или Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации и иных необходимых документов представляется в Министерство финансов Российской Федерации за 5 дней до истечения установленного срока. Указанные документы направляются подразделением ДОУ в соответствующий департамент Министерства финансов Российской Федерации.

5.11. Если по объективным причинам (требуется получение результатов выездной налоговой проверки, требуется проведение судебного разбирательства и т.д.) исполнение поручения, поставленного на контроль в подразделении ДОУ, в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до его истечения представляет на имя Руководителя мотивированную служебную записку, оформленную в соответствии с требованиями пункта 7.1, о продлении срока исполнения.

Дополнительно при продлении срока исполнения поручений по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и по обращениям граждан автору обращения необходимо направлять промежуточный ответ, содержащий мотивированное обоснование продления.

Сроки поручений с отметками "Срочно" и "Оперативно" не продлеваются.

5.12. Продление срока исполнения поручений вышестоящих органов государственной власти допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. По таким документам не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения (решения) ответственным исполнителем направляется на рассмотрение Руководителю служебная записка, содержащая мотивированные обоснования продления срока, а также проект письма в соответствующий вышестоящий орган государственной власти о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения, а также с указанием ориентировочного срока представления окончательного ответа.

5.13. Информация о продлении срока Руководителем фиксируется в РК документа в подразделении ДОУ.

5.14. Приостанавливать или отменять исполнение подписанных Руководителем указаний по исполнению документов, приказов и распоряжений имеет право только Руководитель.

5.15. Поручение считается исполненным и снимается с контроля после его фактического выполнения по существу и представления структурным подразделением - исполнителем в подразделение ДОУ на регистрацию документа, подготовленного во исполнение поручения. В том случае, если документ, подготовленный во исполнение поручения, ошибочно зарегистрирован в структурном подразделении, поручение считается исполненным и снимается с контроля на основании указания курирующего заместителя Руководителя к служебной записке структурного подразделения - исполнителя, с объяснением причин ошибочной регистрации. В этом случае оригинал входящего документа, снятого с контроля, передается из подразделения ДОУ в структурное подразделение - исполнитель для оформления его в дело.

Поручение может считаться исполненным и сниматься с контроля также на основании указания Руководителя к служебной записке структурного подразделения, оформленной в соответствии с требованиями пункта 7.1.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в РК.

5.16. Приказы, распоряжения, протоколы Коллегии (или их отдельные пункты) считаются исполненными и снимаются с контроля после получения подразделением ДОУ от структурных подразделений - исполнителей информации в электронном виде об исполнении данного документа в целом (либо отдельных его пунктов) с резолюцией должностного лица ФНС России, ответственного за осуществление контроля исполнения соответствующего документа, подтверждающей его согласие с исполнением.

Снятие с контроля приказов, распоряжений, протоколов Коллегии (или их пунктов), в которых не определено должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением данных документов, осуществляется на основании представленных структурным подразделением-исполнителем в подразделение ДОУ копий материалов, подтверждающих выполнение поручений, содержащихся в таком документе.

При наличии поручений территориальным налоговым органам в приказах, распоряжениях и протоколах Коллегии, контроль исполнения и обобщение представляемой информации осуществляет структурное подразделение - ответственный исполнитель.

5.17. Продление сроков исполнения приказов, распоряжений, протоколов Коллегии и поручений Руководителя по служебным запискам структурных подразделений допускается, когда исполнение соответствующего документа невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. По таким документам структурное подразделение - ответственный исполнитель направляет на рассмотрение Руководителю служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование продления срока исполнения.

Оформление и направление служебных записок на имя Руководителя осуществляется в соответствии с требованиями пункта 7.1.

5.18. Для принятия мер по обеспечению исполнения документов в подразделении ДОУ готовятся следующие контрольно-аналитические материалы.

5.18.1. Руководителю:

- еженедельные, ежемесячные и годовые справки по исполнению документов, приказов и распоряжений, контроль которых осуществляет подразделение ДОУ;

- ежемесячные и годовые справки по работе с обращениями граждан.

5.18.2. Заместителям Руководителя:

- ежедневные справки по исполнению документов, контроль которых осуществляет подразделение ДОУ, по структурным подразделениям, деятельность которых координирует заместитель Руководителя.

5.18.3. Руководителям структурных подразделений:

- еженедельную информацию о неисполненных документах, приказах и распоряжениях, контроль которых осуществляет подразделение ДОУ и срок исполнения которых истек или истекает.

6. Организация входящего документооборота и контроль исполнения документов в приемных заместителей Руководителя и структурных подразделениях центрального аппарата

6.1. Входящие документы, поступающие в приемные заместителей Руководителя, подразделяются на внешние документы; внутренние документы (служебные записки); документы, содержащие поручения Руководителя; приказы и распоряжения.

Внешние документы, поименованные в п.п. 2.5.2 и 2.5.3, после первичной обработки в подразделении ДОУ регистрируются в СЭД ЦА, и их РК направляются в БД "Канцелярия" заместителей Руководителя. Документы на бумажном носителе передаются из подразделения ДОУ в приемные заместителей Руководителя под расписку в реестре.

Внутренние документы, подготовленные в соответствии с п. 7.2, поступают по СЭД ЦА в базу данных "Канцелярия" заместителей Руководителя в форме РК. При необходимости бумажный экземпляр служебной записки передается в приемную заместителя Руководителя исполнителем.

Документы, содержащие поручения Руководителя, приказы и распоряжения поступают по СЭД ЦА в базу данных "Канцелярия" заместителей Руководителя в форме РК. При необходимости бумажный экземпляр документа с указанием по исполнению документа Руководителя работник приемной заместителя Руководителя получает в подразделении ДОУ.

6.1.1. Все входящие документы должны рассматриваться заместителями Руководителя в день поступления или на следующий рабочий день.

В случае ошибочного направления документов в приемную заместителя Руководителя, они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны возвращаться с соответствующей пометкой в подразделение ДОУ для переадресования в надлежащую приемную заместителя Руководителя.

6.1.2. По документам, содержащим поручения Руководителя, заместитель Руководителя организует контроль их исполнения.

По остальным документам, поступившим на рассмотрение в приемные заместителей Руководителя, работниками приемных готовятся проекты указаний по исполнению документов в день получения таких документов или на следующий рабочий день.

В состав указаний по исполнению документов входят следующие элементы:

- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы руководителей структурных подразделений, которым дается поручение, включая подразделения, деятельность которых заместитель Руководителя не координирует);

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения (при необходимости).

Сроки исполнения документов определяются в соответствии с п.п. 5.5 - 5.7.

Дополнительно (через знак  +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.

6.1.3. Утвержденное заместителем Руководителя указание по исполнению документа работник приемной заносит в РК документа в СЭД ЦА и направляет на исполнение всем структурным подразделениям, поименованным в указании.

В случае отсутствия документа в электронном виде, по СЭД ЦА доводится только РК документа, а бумажный документ копируется в необходимом количестве экземпляров работником приемной заместителя Руководителя и доводится до исполнителей в бумажном виде.

6.1.4. Если по объективным причинам в подписанное заместителем Руководителя указание по исполнению документа необходимо внести изменения, то структурное подразделение - ответственный исполнитель направляет на рассмотрение заместителя Руководителю служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование вносимых изменений.

6.1.5. Контроль исполнения документов в соответствии с указаниями заместителей Руководителя по исполнению документов осуществляется работниками приемных заместителей Руководителя.

Работники приемных обязаны ежедневно докладывать заместителям Руководителя о ходе исполнения документов, ежедневно представлять справки о неисполненных документах, а также о документах, сроки исполнения которых истекают.

6.1.6. Если для исполнения документов, поставленных на контроль в базе данных "Канцелярия" заместителей Руководителя, необходимо провести выездную налоговую проверку, получить результаты судебного разбирательства или иные документы, на представление которых требуется более одного месяца, в адрес автора документа направляется промежуточный ответ с указанием ориентировочного срока представления окончательного ответа. При этом в РК документа работником приемной заместителя Руководителя вносится соответствующая запись, а срок исполнения документа устанавливается в соответствии с датой, указанной в промежуточном ответе.

6.1.7. Поручение заместителя Руководителя считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу и представления структурным подразделением - исполнителем работнику приемной копии документа, подтверждающего исполнение поручения.

Поручение заместителя Руководителя может считаться исполненным и сниматься с контроля также на основании указания заместителя Руководителя к служебной записке структурного подразделения, оформленной в соответствии с требованиями пункта 7.2.

Снятие документа с контроля оформляется работником приемной в СЭД отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в РК.

6.2. Входящие документы, поступающие в структурные подразделения, подразделяются на внешние документы; внутренние документы (служебные записки); документы, содержащие поручения Руководителя; документы, содержащие поручения заместителя Руководителя; приказы и распоряжения.

Внешние документы, поименованные в п.п. 2.5.5 и 2.5.6, после первичной обработки в подразделении ДОУ регистрируются в СЭД ЦА, и их РК направляются в БД "Канцелярия" структурного подразделения. Документы на бумажном носителе передаются из подразделения ДОУ делопроизводителю структурного подразделения под расписку в реестре.

Внутренние документы, подготовленные в соответствии с п. 7.3, поступают по СЭД ЦА в базу данных "Канцелярия" структурного подразделения в форме РК. При необходимости бумажный экземпляр служебной записки передается делопроизводителю структурного подразделения исполнителем.

Документы, содержащие поручения Руководителя, приказы и распоряжения поступают по СЭД ЦА в базу данных "Канцелярия" структурного подразделения в форме РК. При необходимости бумажный экземпляр документа с указанием Руководителя по исполнению документа делопроизводитель структурного подразделения получает в подразделении ДОУ.

Документы, содержащие поручения заместителя Руководителя, поступают по СЭД ЦА в базу данных "Канцелярия" структурного подразделения в форме РК. При необходимости бумажный экземпляр документа с указанием заместителя Руководителя по исполнению документа делопроизводитель структурного подразделения получает в приемной заместителя Руководителя.

6.2.1. Все входящие документы должны рассматриваться руководителями структурных подразделений ФНС России в день поступления или на следующий рабочий день.

В случае ошибочного направления документов в структурное подразделение, они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны возвращаться с соответствующей пометкой в подразделение ДОУ для переадресования в надлежащее структурное подразделение ФНС России.

6.2.2. Руководители структурных подразделений ФНС России рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, указывают сроки и порядок исполнения, после чего возвращают документы делопроизводителю.

Не допускается передача документов непосредственным исполнителям минуя делопроизводителя.

Делопроизводитель формирует средствами СЭД ЦА указания по исполнению документа (поручения) руководителя структурного подразделения, в которых фиксирует фамилии исполнителей, сроки исполнения и незамедлительно направляет их непосредственным исполнителям по СЭД ЦА.

6.2.3. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

по входящей корреспонденции - в соответствии с п.п. 5.5 - 5.7;

по внутренней корреспонденции - по возможности в срок, указанный в документе, а при отсутствии конкретной даты - в срок не более месяца.

6.2.4. Если в ходе исполнения документа, поступившего из подразделения ДОУ (без указания по исполнению документа Руководителя, заместителя Руководителя), выявилось, что он подлежит рассмотрению в другом структурном подразделении центрального аппарата, об этом незамедлительно сообщается служебной запиской в подразделение ДОУ для переадресования документа по принадлежности.

6.2.5. Информация о ходе исполнения документов, о продлении сроков исполнения, а также сведения об исполненных документах (дата и номер исходящего документа, либо иное основание для снятия с контроля) заносится в СЭД ЦА непосредственным исполнителем документа или делопроизводителем структурного подразделения.

6.2.6. Делопроизводители обязаны регулярно информировать руководителей структурных подразделений о неисполненных документах, а также о документах, сроки исполнения которых истекают.

6.2.7. Поручение считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу.

Снятие документа с контроля оформляется делопроизводителем в СЭД отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в РК.

7. Обмен внутренней корреспонденцией

К внутренней корреспонденции относятся служебные, докладные записки, заключения, приглашения и т.п.

Внутренняя корреспонденция подразделяется на:

- внутренние документы на имя Руководителя;

- внутренние документы на имя заместителя Руководителя;

- переписку между структурными подразделениями ЦА ФНС России.

7.1. Подготовка внутренних документов на имя Руководителя

7.1.1. Внутренние документы на имя Руководителя подготавливаются в структурных подразделениях.

Визирование внутренних документов осуществляется на обратной стороне последнего листа документа.

Внутренние документы на имя Руководителя подписывает заместитель Руководителя, курирующий соответствующее структурное подразделение. При его отсутствии (болезнь, командировка, отпуск и т.д.) внутренние документы на имя Руководителя подписывает заместитель Руководителя, на которого возложено временное курирование соответствующего структурного подразделения. В этом случае виза руководителя структурного подразделения на внутреннем документе обязательна.

Для структурных подразделений, координацию деятельности которых осуществляет Руководитель, внутренние документы на имя Руководителя подписываются руководителями структурных подразделений.

В отдельных случаях (например, при наличии поручения Руководителя "Доложите") допускается подписание внутренних документов на имя Руководителя руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.

Регистрация внутренних документов на имя Руководителя осуществляется в структурных подразделениях, подготовивших документы.

7.1.2. При подготовке внутренних документов на имя Руководителя структурные подразделения готовят проект указания по исполнению документа Руководителя с фамилиями ответственных исполнителей и соисполнителей - руководителей структурных подразделений ФНС России, также координирующих их деятельность заместителей Руководителя, текстом поручения и, при необходимости, сроков исполнения. Образец проекта указания по исполнению документа, подлежащего докладу Руководителю, приведен в приложении 1.

Проекты указаний по исполнению документов визируются руководителем структурного подразделения и заместителем Руководителя, координирующим его деятельность.

Проекты указаний по исполнению документов, предусматривающие расходование финансовых средств, в обязательном порядке визируются подразделением, отвечающим за финансово-экономические вопросы.

Проекты указаний по исполнению документов по изменению структуры центрального аппарата, по изменению штатного расписания, по вопросам прохождения государственной гражданской службы и т.п. в обязательном порядке визируются подразделением, отвечающим за кадровые вопросы.

Проекты указаний по исполнению документов, предусматривающие внесение изменений в подписанное ранее Руководителем указание и затрагивающие вопросы, входящие в компетенцию другого структурного подразделения, должны быть завизированы руководителем заинтересованного структурного подразделения. Если заинтересованное структурное подразделение имеет возражения по данным предложениям, то к комплекту документов прилагается его обоснованное мнение по указанному вопросу.

Для внутренних документов на имя Руководителя, направляемых в порядке информации, допускается не подготавливать проекты указаний по исполнению документов.

7.1.3. Вся внутренняя корреспонденция для доклада Руководителю должна направляться в подразделение ДОУ одновременно в электронном виде и на бумажном носителе.

7.1.4. Для отправки в электронном виде в СЭД ЦА в канцелярии структурного подразделения создается РК, в который вкладывается электронный образ документа и проект резолюции виде отдельных файлов.

В поле "Кому" выбирается наименование "ФНС России (Ф.И.О. руководителя)", для последующей пересылки в БД "Канцелярия Руководителя".

После согласования и утверждения документа РК регистрируется в структурном подразделении и отправляется в БД "Канцелярия Руководителя".

7.1.5. Документ на бумажном носителе передается в подразделение ДОУ, где факт передачи фиксируется в специальном журнале. При необходимости, по требованию подразделения ДОУ, в журнале делается отметка о дате и времени представления документа и подписью исполнителя.

Документы, переданные в подразделение ДОУ до 14.00, как правило, докладываются Руководителю в тот же день.

7.1.6. Документ возвращается в структурное подразделение без доклада Руководителю, если:

- бумажный документ оформлен с нарушениями установленного порядка;

- РК и электронный образ документа отсутствует в БД "Канцелярия Руководителя".

7.2. Подготовка внутренних документов на имя заместителя Руководителя.

7.2.1. Вся внутренняя корреспонденция на имя заместителя Руководителя (кроме перечисленной в п.7.2.5) должна направляться в электронном виде.

7.2.2. Для этого исполнитель в СЭД ЦА в канцелярии структурного подразделения создает РК, в который вкладывает электронный образ документа.

В поле "Кому" выбирается структурное подразделение, в которое направляется документ.

7.2.3. Согласование внутреннего документа всеми заинтересованными работниками структурного подразделения выполняется в СЭД ЦА. Вся информация о ходе и результатах согласования хранится в РК исходящего документа.

Согласованный документ исполнитель средствами СЭД ЦА направляет на утверждение руководителю структурного подразделения.

7.2.4. После утверждения документа делопроизводитель регистрирует РК и отправляет в БД "Канцелярия" заместителя Руководителя.

7.2.5. Внутренние документы по кадровым и финансовым вопросам, документы с пометкой "Для служебного пользования", документы, у которых отсутствуют приложения в электронном виде, согласовываются, подписываются и передаются в приемную заместителя Руководителя в бумажном виде.

В этом случае создание РК (без вложения электронного образа документа), ее регистрация и отправка по СЭД обязательна.

7.3. Переписка между структурными подразделениями ЦА ФНС России.

7.3.1. Обмен внутренней корреспонденцией между структурными подразделениями ЦА ФНС России (кроме перечисленной в п. 7.3.5) производится только в электронном виде с использованием СЭД ЦА.

7.3.2. Для этого исполнитель в СЭД ЦА в канцелярии структурного подразделения создает РК, в который вкладывает электронный образ документа.

В поле "Кому" выбираются структурные подразделения, в которые направляется документ. При необходимости документ может направляться и в структурные подразделения и в приемные заместителей Руководителя.

Если исходящий документ является ответом на входящий, то РК исходящего документа в обязательном порядке должна быть связана с РК входящего документа.

7.3.3. Согласование внутреннего документа всеми заинтересованными работниками структурного подразделения выполняется в СЭД ЦА. Вся информация о ходе и результатах согласования хранится в РК исходящего документа.

Согласованный документ исполнитель средствами СЭД ЦА направляет на утверждение руководителю структурного подразделения.

Допускается направлять документы на утверждение заместителю руководителя структурного подразделения, если ему делегировано право подписи внутренних документов (части внутренних документов) руководителем структурного подразделения.

7.3.4. После утверждения документа делопроизводитель регистрирует РК и отправляет в БД "Канцелярия" структурного подразделения, в которое направляется документ.

7.3.5. Внутренние документы по кадровым и финансовым вопросам, документы с пометкой "Для служебного пользования", документы, у которых отсутствуют приложения в электронном виде, согласовываются, подписываются и передаются в приемную структурного подразделения, которому направляется документ.

В этом случае создание РК (без вложения электронного образа документа), ее регистрация и отправка по СЭД обязательна.

8. Порядок подготовки, согласования и подписания служебных документов

8.1. ФНС России для исполнения своих полномочий в сфере деятельности, установленной Положением о Федеральной налоговой службе, издает приказы (распоряжения) по вопросам, отнесенным к ее компетенции, подготавливает служебные письма, издает (утверждает) другие документы (протоколы, регламенты и т.д.).

В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, ФНС России по вопросам, отнесенным к ее компетенции:

- издает нормативные правовые акты (приказы);

- разрабатывает проекты нормативных правовых актов Министерства финансов Российской Федерации;

- издает документы совместно или по согласованию с другими федеральными органами государственной власти.

8.2. Структурные подразделения ФНС России разрабатывают проекты служебных документов в соответствии с их компетенцией, определенной положениями о структурных подразделениях Службы, либо в соответствии с поручениями руководства ФНС России. К документам прилагаются копии материалов, послуживших основанием для составления этих проектов.

8.3. Нормативные правовые акты ФНС России, затрагивающие права и законные интересы граждан или носящие межведомственный характер, подлежат государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации (в порядке, определяемом постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 "Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" с последующими изменениями и дополнениями).

8.4. Разработка служебных документов состоит из следующих этапов: подготовка и оформление проекта документа, согласование, утверждение.

8.5. Подготовка и оформление проектов служебных документов

8.5.1. Если документ в соответствии с указанием по исполнению документа Руководителя или заместителей Руководителя исполняется несколькими подразделениями, структурные подразделения - соисполнители (в случае необходимости) представляют исполнителю, поименованному в указании по исполнению документа первым, необходимые материалы для подготовки проекта служебного письма, не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения установленного срока исполнения документа.

8.5.2. Структурное подразделение - ответственный исполнитель оформляет проект служебного документа на основании собственных материалов, а также материалов, предоставленных структурными подразделениями - соисполнителями.

Общие требования к оформлению служебного документа приведены в разделе 11.

Особенности оформления отдельных видов документов приведены в пп. 8.5.3-8.5.5.

8.5.3. Особенности оформления приказов (распоряжений).

8.5.3.1. Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативно-распорядительного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы ФНС России.

8.5.3.2. Положения (регламенты, инструкции, методические рекомендации и т.д.) разрабатываются структурными подразделениями ФНС России в соответствии с функциональными задачами и вводятся в действие путем издания приказа об их утверждении.

Положение готовится с целью установления системно связанных между собой правил по вопросам, отнесенным к компетенции ФНС России.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

8.5.3.3. Текст приказа (распоряжения) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости, сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения (руководители структурных подразделений), заместители Руководителя ФНС России, территориальные налоговые органы, организации, находящиеся в ведении ФНС России, и председатели рабочих групп (комиссий).

Если приказ (распоряжение) изменяет ранее изданный документ (пункты документа), то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

Если приказ (распоряжение) отменяет действие ранее изданного документа (пунктов документа) с определенной даты, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами "Признать утратившим силу_", далее указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа (пункта документа), а также дата, с которой отменяется его действие. Если дата не указана, то действие ранее изданного документа (пункты документа) отменяется с даты издания нового приказа (распоряжения).

Если приказ (распоряжение) отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами "Отменить_" и указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа.

Если приказ (распоряжение) предполагается ввести в действие не с момента его издания, необходимо указать срок введения его в действие.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

8.5.4. Особенности оформления служебных писем.

8.5.4.1. Служебные письма готовятся структурными подразделениями ФНС России в качестве:

- ответов о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

- сопроводительных писем к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

- ответов на запросы органов государственной власти, юридических и физических лиц, территориальных налоговых органов;

- информационных писем в УФНС России (МИ ФНС России);

- инициативных писем.

8.5.4.2. Руководителем подписываются служебные письма, направляемые: Президенту Российской Федерации, Руководителю Администрации Президента Российской Федерации, Секретарю Совета Безопасности Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, Председателю или Заместителям Председателя Правительства Российской Федерации, Председателю Конституционного Суда Российской Федерации, Председателю Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и Председателю Верховного Суда Российской Федерации, Генеральному прокурору Российской Федерации, Председателю Центрального банка Российской Федерации, Председателю Совета Федерации и Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Счетной палаты Российской Федерации, руководителям федеральных органов исполнительной власти.

Перечисленные документы в исключительных случаях (отпуск, командировка Руководителя и т.п.) допускается направлять за подписью лица, исполняющего обязанности Руководителя.

8.5.4.3. Служебные письма, направляемые в вышеперечисленные органы власти без указания должностного лица (например, Минюст России), на имя заместителей руководителей или в адрес структурных подразделений, могут подписываться заместителями Руководителя.

8.5.4.4. В рамках установленной компетенции руководители структурных подразделений могут направлять запросы в УФНС России (МИ ФНС России) и давать им конкретные поручения, а также подписывать документы в адрес органов государственной власти и организаций по основным направлениям своей деятельности, за исключением разъяснений, отнесенных к сфере деятельности ФНС России, и ответов на документы, поставленные на контроль в подразделении ДОУ.

Руководители структурных подразделений, координацию работы которых осуществляет Руководитель ФНС России, могут подписывать разъяснения по основным направлениям своей деятельности, отнесенные к сфере деятельности ФНС России, в адрес налоговых органов, органов государственной власти и организаций.

Руководители структурных подразделений могут подписывать документы от имени ФНС России в какой-либо сфере, если это право делегировано им отдельными приказами (распоряжениями).

8.5.4.5. Руководитель, заместители Руководителя, руководители структурных подразделений ФНС России могут направлять запросы (поручения) в инспекции ФНС России по районам, районам в городах, городам без районного деления, инспекции ФНС России межрайонного уровня с обязательным уведомлением о таких запросах УФНС России по соответствующему субъекту Российской Федерации.

8.5.5. Особенности оформления проектов законодательных и иных нормативных правовых актов.

8.5.5.1. Оформление законодательных актов Российской Федерации осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2004  N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 02.08.2001  N 576 "Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов федеральных законов", постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2000  N 347 "О совершенствовании законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации", Методическими правилами по организации законопроектной работы федеральных органов исполнительной власти, утвержденными приказом Министерства юстиции Российской Федерации и Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации от 10.01.2001  N 3/51.

8.5.5.2. Оформление проектов актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2004  N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации", Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской от 15.06.2009 N 477.

8.5.6. Оформление документов в подразделении ДОУ.

8.5.6.1. Подготовленные в структурных подразделениях служебные документы за подписью Руководителя, а также распоряжения ФНС России за подписью заместителей Руководителя направляются в подразделение ДОУ (в "компьютерное бюро") для окончательного оформления.

Приказы (распоряжения) по кадровым вопросам и по заграничным командировкам в "компьютерном бюро" не оформляются.

8.5.6.2. Документы, сданные в работу после 17.30 час., оформляются, как правило, на следующий рабочий день. Срочные документы готовятся вне очередности только по согласованию с руководством подразделения ДОУ.

8.5.6.3. Документу, подлежащему оформлению в "компьютерном бюро", присваивается индивидуальный номер, который фиксируется в специальном журнале учета документов. Работник "компьютерного бюро" в нижнем левом углу проекта документа проставляет сведения о документе, необходимые для дальнейшей обработки (колонтитул).

Каждому приказу (распоряжению) в "компьютерном бюро" формируется лист согласования (приложение 8).

8.5.6.4. Работники "компьютерного бюро" вправе вносить в проект документа редакционные поправки орфографического, пунктуационного и стилистического характера, а также устранять недочеты оформления документа. Вносимые изменения не должны менять смысл документа.

8.6. Согласование служебных документов

8.6.1. Проект служебного документа, подготовленный в соответствии с указанием по исполнению документа Руководителя (заместителя Руководителя), должен быть согласован (завизирован) всеми должностными лицами, поименованными в указании по исполнению документа.

Проекты инициативных служебных документов должны быть согласованы со всеми заинтересованными структурными подразделениями.

8.6.2. Проект служебного письма могут не визировать руководители структурных подразделений - соисполнителей:

- чьи предложения были изложены в письменном виде и полностью учтены в проекте документа;

- которые направили соответствующее письмо (служебную записку) о том, что вопросы, изложенные в проекте служебного письма, не входят в их компетенцию.

Если вопросы, изложенные в проекте приказа (распоряжения), не входят в компетенцию согласующего структурного подразделения, вместо визы в листе согласования ставится пометка "согласования не требуется".

8.6.3. Согласование служебных документов оформляется визами в соответствии с п. 11.3.8.

Проекты служебных документов визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившими проект, затем заместителем Руководителя, координирующим деятельность данного структурного подразделения. Далее проекты служебных документов согласовываются со всеми заинтересованными структурными подразделениями (визируются их руководителями) и заместителями Руководителя, координирующими их деятельность.

8.6.3.1. Проекты приказов (распоряжений), предусматривающие расходы финансовых средств, в обязательном порядке согласовываются с подразделением, отвечающим за финансово-экономические вопросы.

8.6.3.2. Проекты приказов о зарубежных командировках работников центрального аппарата ФНС России и территориальных налоговых органов, входящих в номенклатуру Руководителя ФНС России, оформляются в подразделении, отвечающем за визовую поддержку, и согласовываются с подразделениями, отвечающими за кадровые вопросы, за международное сотрудничество, а также с режимно-секретным подразделением.

8.6.3.3. Проекты приказов (распоряжений), требующие правовой экспертизы применения законодательства, согласовываются с подразделением, отвечающим за юридические вопросы. В подразделение, отвечающее за юридические вопросы, такие документы направляются после их согласования всеми заинтересованными структурными подразделениями и координирующими их заместителями Руководителя, но до согласования с подразделением ДОУ.

8.6.3.4. Проекты приказов о назначении руководящих работников территориальных органов ФНС России, входящих в номенклатуру Руководителя ФНС России, о выплате единовременного поощрения в связи с юбилеем руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации и начальникам межрегиональных инспекций ФНС России, о награждении работников территориальных органов ФНС России, а также присвоение им классных чинов, согласовываются с заместителем Руководителя, координирующим работу территориальных налоговых органов в соответствующем федеральном округе.

Проекты приказов об освобождении от должности руководящих работников территориальных органов ФНС России, входящих в номенклатуру Руководителя ФНС России, согласовываются с заместителем Руководителя, координирующим работу территориальных налоговых органов в соответствующем федеральном округе и с подразделением, отвечающим за правовое сопровождение государственной службы.

Проекты приказов о проведении служебной проверки в отношении руководящих работников территориальных органов ФНС России, входящих в номенклатуру Руководителя ФНС России, о применении и снятии с них дисциплинарных взысканий согласовываются с подразделением, отвечающим за правовое сопровождение государственной службы.

8.6.3.5. Проекты приказов о назначении, освобождении от должности работников ЦА ФНС России, об объявлении им поощрений и взысканий, о премировании, о присвоении классных чинов, о включении иных периодов в стаж государственной службы согласовываются с подразделением, отвечающим вопросы правового сопровождения государственной службы.

8.6.3.6. Все готовящиеся проекты приказов (распоряжений) должны быть согласованы с подразделением ДОУ, которое осуществляет контроль за правильностью оформления документов. Проект документа подается в подразделение ДОУ для визирования в последнюю очередь.

8.6.4. Согласование служебных документов структурными подразделениями должно осуществляться в следующие сроки:

- с пометкой "Срочно" ("Оперативно", "Незамедлительно") - в день получения документа на согласование;

- проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности, в том числе утверждающих положения, правила, инструкции, методические рекомендации, конкурсную документацию - не более 5-ти рабочих дней;

- проектов приказов (распоряжений) по вопросам административно-хозяйственной деятельности, по кадровым вопросам (в том числе о командировках), государственных контрактов (договоров), заключаемых по результатам конкурсов на размещение заказов - не более 2-х рабочих дней;

- остальных служебных документов - не более 3-х рабочих дней.

8.6.5. Ответственность за своевременное направление проектов служебных документов на согласование несет исполнитель - структурное подразделение, подготовившее проект.

При необходимости (например, по просьбе исполнителя) при приеме проекта служебного документа на согласование делопроизводитель согласующего структурного подразделения проставляет на копии документа отметку о дате приема на согласование.

8.6.6. Если у рецензента есть замечания к проекту служебного документа (в том числе, если он полностью не согласен с проектом документа), документ визируется с отметкой "с замечаниями", и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения. Замечания рассматриваются структурным подразделением ФНС России - ответственным исполнителем и учитываются при окончательной доработке документа. Визирование с отметкой "с замечаниями" без представления самих замечаний не допускается.

При полном учете замечаний, повторного визирования не требуется.

8.6.7. Проект служебного документа подлежит направлению на повторное согласование всем рецензентам в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на структурное подразделение, подготовившее проект данного документа.

8.6.8. Согласование считается завершенным только в том случае, если собраны все визы, с обязательным указанием дат визирования.

8.6.9. При завершении согласования документа, к которому имелись замечания, исполнитель на листе согласования (визовом экземпляре документа) пишет фразу:

- "Все замечания учтены", если учтены все замечания;

- "Замечания учтены, кроме _", если учтены не все замечания и заверяет ее личной подписью.

При несогласии с неучтенными замечаниями, структурное подразделение - ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя должностного лица, принимающего окончательное решение по документу.

8.7. Подписание служебных документов

8.7.1. После завершения согласования документов в СЭД ЦА создается РК документа.

Работник подразделения ДОУ подготавливает РК писем и телеграмм за подписью Руководителя (в базе данных "Канцелярия Руководителя"), а также РК распоряжений, протоколов Коллегии, соглашений (в базе данных "ОРД").

РК писем и телеграмм за подписью заместителей Руководителя, подлежащих регистрации в соответствии с п. 9.1.1 в подразделении ДОУ, подготавливаются исполнителем и пересылаются для регистрации в "Канцелярию Руководителя" либо в "Канцелярию ЗГ" (только для ответов на обращения граждан со штампом или надписью "Ответ подлежит регистрации в подразделении ДОУ").

РК остальных документов создаются исполнителями в БД "Канцелярия" соответствующего структурного подразделения (для приказов и распоряжений по кадровым вопросам и по заграничным командировкам - в БД "ОРД").

РК служебного документа (кроме документов с пометкой "Для служебного пользования") должна содержать файл документа.

Проекты приказов, распоряжений и приложения к ним (кроме форм деклараций, налоговой отчетности и т.п.) распечатываются в одном экземпляре, за исключением документов, издаваемых совместно несколькими органами исполнительной власти. Последний лист приказа (распоряжения) распечатывается на оборотной стороне листа согласования.

Проекты служебных писем распечатываются в количестве, соответствующем количеству адресатов (за исключением служебных писем, направляемых массовой рассылкой).

8.7.2. Исполнитель передает оригинал проекта документа на бумажном носителе с листом согласования (для приказов, распоряжений) или визовым экземпляром (для служебных писем):

для подписания Руководителем - работнику подразделения ДОУ, который формирует документы для доклада;

для подписания заместителем Руководителя (руководителем структурного подразделения) - в приемную заместителя Руководителя (делопроизводителю структурного подразделения).

Работник, принявший документ на подпись, проверяет правильность оформления проекта документа и наличие необходимых согласующих виз.

Ответственность за соответствие листа согласования тексту представленного проекта документа, а также за правильное содержание самого документа возлагается на структурное подразделение, вносящее документ на подписание.

8.7.3. Для приказов (распоряжений) работник структурного подразделения, ответственный за подготовку документа, представляет в подразделение ДОУ лист рассылки документа (приложение 2). Подразделение ДОУ имеет право вносить в лист рассылки структурные подразделения и должностных лиц, которым приказ (распоряжение) должен быть доведен в обязательном порядке (например, структурному подразделению, которому в приказе дается поручение).

8.7.4. После подписания Руководителем (заместителем Руководителя) внесение исправлений в служебные документы запрещается.

8.7.5. Приказы подписываются только Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.

Распоряжения могут подписываться заместителями Руководителя в соответствии с их компетенцией.

8.7.6. Визовые экземпляры документов, зарегистрированных в подразделении ДОУ, остаются в делах подразделения ДОУ вместе с материалами, послужившими основанием к изданию указанных документов ФНС России (поручениями Правительства Российской Федерации и др.).

8.7.7. Визовые экземпляры документов, зарегистрированных в структурных подразделениях, формируются в дела структурных подразделений - исполнителей в соответствии с номенклатурой дел вместе с материалами, послужившими основанием для подготовки документа.

8.7.8. Исходящие внешние служебные документы, направляемые в электронном виде в УФНС России (МИ ФНС России), должны быть подписаны ЭЦП должностного лица, утвердившего документ.

8.7.9. Нормативные правовые акты Федеральной налоговой службы, подлежащие государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации, должны быть согласованы с Министерством финансов Российской Федерации.

На согласование в Минфин России сопроводительным письмом направляется подписанный Руководителем документ, не имеющий регистрационного номера.

Согласованный с Минфином России документ регистрируется в подразделении ДОУ и сопроводительным письмом с пакетом документов, подготовленных подразделением, отвечающим за юридические вопросы, направляется в Минюст России для государственной регистрации.

При необходимости внесения в документ изменений на основании замечаний Минюста России, возникших в процессе государственной регистрации, документ с замечаниями Минюста России возвращается исполнителю для доработки.

После внесения изменений в документ, процедуры его подписания, согласования с Минфином России и государственной регистрации в Минюсте России повторяются.

Для рассылки документа, прошедшего государственную регистрацию в Минюсте России, в листе рассылки (приложение 2) обязательно выбирается пункт 3 "Схема 2".

9. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции

9.1. Регистрация исходящей корреспонденции

Регистрацией документа является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания и отправления. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Регистрация производится путем присвоения каждому документу регистрационного номера - цифрового или буквенно-цифрового обозначения.

Вся исходящая корреспонденция регистрируется в СЭД ЦА. Исходящие документы регистрируются один раз, в день подписания или утверждения.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата составления.

Если авторами документа являются несколько структурных подразделений ФНС России, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год (29.01.2008). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (29 января 2008 г.).

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

9.1.1. В подразделении ДОУ регистрируются следующие исходящие документы:

- приказы и распоряжения, протоколы совещаний у Руководителя, протоколы Коллегии, соглашения, в которых одной из сторон выступает ФНС России, - в базе данных "ОРД";

- письма и телеграммы за подписью Руководителя; письма и телеграммы (кроме ответов по обращениям граждан) за подписью заместителей Руководителя по документам, контроль за исполнением которых осуществляет подразделение ДОУ; письма и телеграммы за подписью заместителей Руководителя, направляемые всем или по списку (свыше 4-х адресов) в УФНС России (МИ ФНС России), - в базе данных "Канцелярия Руководителя";

- ответы на обращения граждан со штампом или надписью "Подлежат регистрации в подразделении ДОУ" - в базе данных "Канцелярия ЗГ".

Регистрационные номера таких документов состоят из буквенных символов (как правило, инициалов фамилии и имени лица, подписавшего документ), порядкового номера заголовка дела (номера дела) по номенклатуре дел, цифрового обозначения (индекса) структурного подразделения ЦА ФНС России и порядкового номера документа в пределах регистрируемого массива документов, который ежегодно начинается с 1 (единицы). Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель без пробелов, например: ММ-21-1/411.

9.1.2. Все остальные исходящие документы регистрируются в структурных подразделениях ФНС России в соответствующей базе данных "Канцелярия".

Регистрационные номера таких документов состоят из индекса структурного подразделения ЦА ФНС России, порядкового номера отдела данного структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел данного структурного подразделения и порядкового номера документа в пределах регистрируемого массива документов, который ежегодно начинается с 1 (единицы). Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель без пробелов, например: 1-2-03/123.

9.1.3. На документе на бумажном носителе проставляются соответствующие регистрационные данные.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

9.1.4. В том случае, если документ, подлежащий регистрации в подразделении ДОУ, ошибочно зарегистрирован в структурном подразделении, документ переподписывается. При необходимости срочной отправки такого документа, руководству подразделения ДОУ представляется служебная записка с объяснением причин ошибочной регистрации.

9.1.5. После регистрации исходящего документа в соответствующей базе данных, РК документа направляется в БД "Исходящие" для отправки.

9.1.6. На бумажных носителях отправляются:

- документы в органы государственной власти;

- документы юридическим и физическим лицам;

- документы в УФНС России и МИ ФНС России, входящие в перечень документов, подлежащих обмену в бумажном виде, который составляется подразделением ДОУ и утверждается Руководителем.

Остальная корреспонденция подлежит отправке только в электронном виде.

9.1.7. Документы на бумажном носителе передаются в подразделение ДОУ для дальнейшей пересылки адресату.

9.1.8. При отправке исходящей корреспонденции на бумажном носителе по списку (свыше 4 адресов) отправляются копии бумажного подлинника.

Заказ на размножение бумажных копий оформляется исполнителем документа на специальном бланке (приложение 9), который подписывается руководством структурного подразделения и подразделением ДОУ Службы.

9.1.9. Ответственность за своевременное направление исходящих документов и их РК несет делопроизводитель структурного подразделения.

9.1.10. Ответственность за правильность оформления, наличие приложений и необходимых копий как при создании, визировании, так и при отправке документов несет исполнитель.

9.2. Отправка (рассылка) исходящей корреспонденции

9.2.1. К отправке принимаются документы структурных подразделений при наличии в базе данных СЭД ЦА "Исходящие" РК исходящего документа с вложенным файлом для всех документов, кроме документов с пометкой "Для служебного пользования".

9.2.2. Исходящая корреспонденция рассылается фельдъегерской и почтовой связью, а также с помощью СЭД ЦА.

9.2.3. Порядок отправки исходящих документов по электронной почте устанавливается отдельным нормативным документом с учетом требований п. 9.5.

9.2.4. Отправка исходящей корреспонденции производится только подразделением ДОУ в день регистрации или на следующий рабочий день.

9.2.5. В исключительных случаях, при необходимости отправки срочной корреспонденции, в том числе в нерабочее время, доставка документов может быть произведена нарочным от структурного подразделения ФНС России (с уведомлением об этом работников подразделения ДОУ). При этом исполнитель на визовом экземпляре документа проставляет надпись "Оригинал получен на руки", указывает свою должность, фамилию и инициалы, расписывается и ставит дату.

9.3. Отправка корреспонденции фельдъегерской и почтовой связью

9.3.1. Подлежащие отправке документы с текущей датой сдаются структурными подразделениями ФНС России в подразделение ДОУ в тот же день или на следующий рабочий день до 9.30 часов (при отправке фельдъегерской связью) и до 12.00 (при отправке почтовой связью).

9.3.2. До передачи документов в подразделение ДОУ для отправки, делопроизводитель структурного подразделения ФНС России обязан проверить правильность оформления документа (наличие подписи, наименования адресата с указанием почтового адреса и индекса, необходимых приложений, даты и исходящего номера, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона).

9.3.3. При получении документа на бумажном носителе, работником подразделения ДОУ осуществляется проверка документа на: наличие всех реквизитов в документе, количество экземпляров документа для отправки, наличие РК документа в БД "Исходящие".

В случае неправильного оформления, документ возвращается исполнителю, а РК возвращается в структурное подразделение, ответственное за документ.

9.3.4. Работник подразделения ДОУ, после проверки, завершает обработку РК и отправляет документ.

РК документов в УФНС России и МИ ФНС России пересылаются автоматически с помощью СЭД ЦА.

9.3.5. Для корреспонденции, отправленной в УФНС России и МИ ФНС России, еженедельно (по понедельникам в течение дня) в СЭД ЦА автоматически формируется и отсылается реестр отправленных документов каждому из получателей.

9.3.6. Фельдъегерской связью направляется исходящая корреспонденция в адрес: федеральных органов государственной власти и управления; УФНС России.

9.3.7. Документы, подлежащие срочной отправке фельдъегерской связью в нерабочее время, выходные и праздничные дни, отправляются ответственным дежурным приемной Руководителя по указанию руководства подразделения ДОУ и в порядке соответствующем договору с ГФС России.

9.3.8. Почтой отправляются документы, адресованные: юридическим и физическим лицам (г. Москва, иногородние и международные адресаты).

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется подразделением ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 N 725.

9.3.9. Заказными или ценными письмами отправляются заявления, отзывы на жалобы и другие документы, связанные с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах. При этом описи заказных почтовых отправлений могут предъявляться по требованию судов общей юрисдикции и участников арбитражных (гражданских) процессов (в период рассмотрения дел) как доказательство их отправки.

9.3.10. Документы по рассмотрению дел в арбитражных судах могут выдаваться на руки представителям подразделения, отвечающего за юридические вопросы, участвующим в судебных заседаниях. В этом случае представитель подразделения, отвечающего за юридические вопросы, получает документы в подразделении ДОУ под расписку в реестре, который остается в подразделении ДОУ.

9.3.11. На документах с несколькими адресатами выделяется то наименование адресата, которому направляется данный экземпляр документа.

9.3.12. В необходимых случаях отмечается особый порядок оформления отправки документов, например, "Заказное", "Ценное" и т.д.

9.4. Отправка корреспонденции в электронном виде с помощью СЭД ЦА

9.4.1. При отправке исходящей корреспонденции в электронном виде документ должен быть подписан ЭЦП.

Поручение Руководителя (в случае, если в указание по исполнению документа включено руководство УФНС России или МИ ФНС России) ЭЦП не подписывается.

9.4.2. Отправка исходящей корреспонденции в электронном виде осуществляется работником подразделения ДОУ средствами СЭД ЦА.

9.4.3. При поступлении РК документа в БД "Исходящие", работником осуществляется проверка РК документа на наличие вложенного файла и правильности ЭЦП.

При выявлении ошибок РК возвращается на доработку в структурное подразделение, ответственное за документ.

9.4.4. При необходимости отправки документа в бумажном и электронном виде, для бумажного документа автоматически создается копия РК. В этом случае отправка документа в бумажном виде осуществляется в соответствии с подразделом 9.3.

9.4.5. Для отправки документа в электронном виде, работник подразделения ДОУ завершает обработку РК документа и отправляет его адресату.

РК документов в УФНС России и МИ ФНС России пересылаются автоматически с помощью СЭД ЦА. При этом СЭД ЦА контролирует ход доставки документов и их регистрацию в УФНС России и МИ ФНС России.

9.4.6. Для корреспонденции, отправленной в УФНС России и МИ ФНС России еженедельно (по понедельникам в течение дня) в СЭД ЦА автоматически формируется и отсылается реестр отправленных документов каждому из адресатов.

9.5. Отправка корреспонденции по электронной почте

9.5.1. Документы, адресованные федеральным органам государственной власти (территориальным органам государственной власти), отправляются в соответствии с двусторонними Соглашениями. Отправка этих документов может быть продублирована по ЭП, но только после обязательной их отправки в бумажном виде.

Документы, адресованные в организации и предприятия, подчиненные ФНС России, подлежат отправке по ЭП (при наличии электронного почтового ящика).

ЭП также используется как резервный канал связи с УФНС России и МИ ФНС России в случае технического сбоя канала системы электронного документооборота.

9.5.2. Отправка электронных документов, подписанных Руководителем, заместителями Руководителя, руководителями структурных подразделений ЦА ФНС России осуществляется только с официального электронного почтового ящика.

Отправка электронных документов адресатам осуществляется только при наличии в СЭД ЦА правильно оформленной РК исходящего документа.

Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность электронного образа документа, вложенного в регистрационную карточку, оригиналу на бумажном носителе и за заполнение листа рассылки в регистрационной карточке исходящего документа.

9.5.3. Перед отправкой электронного документа, оператор проверяет файлы в РК документа в СЭД ФНС России антивирусной программой, официально используемой в ФНС России, во избежание распространения компьютерных вирусов.

В случае неверно оформленной регистрационной карточки в СЭД ФНС России или наличия компьютерного вируса отправка электронного документа не производится.

9.6. Передача сторонним организациям бумажных копий документов, поступивших в ФНС России в электронном виде.

9.6.1. При необходимости передачи в сторонние организации документов, поступивших в ФНС России в электронном виде и подписанных ЭЦП, необходимо выполнить следующее:

- уполномоченному работнику представляется распечатанная (бумажная) копия документа и электронный документ (вместе с ЭЦП);

- уполномоченный работник сверяет текст копии и электронного документа и проверяет подлинность ЭЦП;

- в случае соответствия текста копии тексту электронного документа и правильности ЭЦП, уполномоченный работник в конце копии делает запись "Копия верна", указывает свою должность, фамилию и инициалы, расписывается и ставит дату;

- подпись уполномоченного лица заверяется гербовой печатью.

10. Порядок работы с обращениями граждан

10.1. Обращениями граждан являются направленные в ФНС России индивидуальные и коллективные письменные предложения, заявления или жалобы, поступившие непосредственно от заявителей либо из вышестоящих органов государственной власти и других ведомств, средств массовой информации.

10.2. Жалобы физических и юридических лиц на действия или бездействие налоговых органов Российской Федерации и их должностных лиц, а также на акты налоговых органов ненормативного характера рассматриваются в порядке досудебного урегулирования в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

Порядок предоставления гражданам информации о деятельности налоговых органов по их запросам, в том числе информации справочного характера, устанавливается отдельным нормативным документом.

10.3. Организация работы с письменными обращениями граждан (кроме поименованных в п. 10.2), регламентируется Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

10.3.1. Все обращения, поступившие в ФНС России (в том числе по информационным системам общего пользования, пересланные из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Министерства финансов Российской Федерации), в трехдневный срок регистрируются в БД "Канцелярия ЗГ" СЭД ЦА и направляются в соответствующий отдел подразделения ДОУ для предварительного рассмотрения и определения контрольных сроков исполнения.

10.3.2. Обращения граждан подлежат рассмотрению, если в них четко сформулированы конкретные вопросы, просьбы и предложения, а также указаны предусмотренные законодательством Российской Федерации сведения об авторе (фамилия, имя, отчество; почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы, уведомления о переадресации обращения).

10.3.3. Обращения, поступившие в ФНС России по информационным системам общего пользования (Интернет-обращения), рассматриваются на общих основаниях, т.е. на них готовится ответ по существу и направляется на почтовый адрес, указанный в Интернет-обращении.

Если для рассмотрения поставленных в Интернет-обращении вопросов требуется наличие заверенных копий документов и (или) личной подписи заявителя, то на почтовый адрес, указанный в Интернет-обращении, направляется соответствующее уведомление за подписью начальника структурного подразделения - ответственного исполнителя.

10.3.4. Не подлежат рассмотрению (не дается ответ по существу поставленных вопросов):

- обращения, в которых не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ. Указанные обращения формируются подразделением ДОУ в отдельное дело в соответствии с утвержденной номенклатурой. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит незамедлительному направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией с сопроводительным письмом за подписью начальника подразделения ДОУ;

- не поддающиеся прочтению обращения. Авторам таких обращений направляется сообщение за подписью начальника подразделения ДОУ о невозможности дать ответ по существу (если фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению);

- обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Авторам таких обращений направляется сообщение за подписью начальника подразделения ДОУ о недопустимости злоупотребления правом;

- обращения, на которые не может быть дан ответ без разглашения сведений, составляющих государственную, налоговую или иную охраняемую федеральным законом тайну. Авторам таких обращений направляется сообщение за подписью начальника структурного подразделения - ответственного исполнителя о невозможности дать ответ по существу с указанием причин;

- обращения заявителей, с которыми по данному вопросу в установленном порядке прекращена переписка. Указанные обращения направляются для сведения в соответствующее структурное подразделение.

10.3.5. Обращения граждан по вопросам, не относящимся к компетенции ФНС России, не позднее чем в семидневный срок со дня регистрации пересылаются с сопроводительным письмом за подписью начальника структурного подразделения в соответствующие органы для рассмотрения с уведомлением об этом авторов обращения.

10.3.6. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам с сопроводительным письмом за подписью начальника структурного подразделения.

Запрещается направлять письма граждан для рассмотрения тем органам и должностным лицам, действия которых обжалуются (за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

10.3.7. Подлежащие рассмотрению в ФНС России обращения граждан направляются Руководителю, заместителям Руководителя либо непосредственно в структурные подразделения ЦА ФНС России.

На обращениях граждан, перенаправленных из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Министерства финансов Российской Федерации и имеющих штамп "Подлежит возврату", проставляется штамп или надпись "Ответ подлежит регистрации в подразделении ДОУ".

10.3.8. Руководителю докладываются обращения граждан:

- с пометкой "Лично";

- по вопросам, входящим в компетенцию структурных подразделений, координацию деятельности которых осуществляет Руководитель;

- в случае неоднократной переадресации (2 раза и более) обращений граждан заместителями Руководителя по принадлежности исполнения.

10.3.9. Заместителям Руководителя направляются обращения граждан по вопросам, входящим в компетенцию структурных подразделений, руководство деятельностью которых они осуществляют.

10.3.10. Непосредственно в структурные подразделения на исполнение направляются из подразделения ДОУ:

- обращения граждан, в которых изложена особо важная информация, но не указаны предусмотренные законодательством Российской Федерации сведения об авторе;

- обращения граждан, поступившие из других федеральных органов исполнительной власти, от одного и того же автора одного и того же содержания, направляются к аналогичному обращению, находящемуся на рассмотрении в структурном подразделении ФНС России;

- направленные в ФНС России копии обращений граждан, адресованных в органы государственной власти, иные ведомства либо в нижестоящие налоговые органы;

- обращения граждан об отказе использования идентификационного номера налогоплательщика (ИНН); религиозных организаций об отказе использования основного государственного регистрационного номера (ОГРН);

- массовые тематические обращения граждан, общественных или религиозных организаций по вопросам, входящим в компетенцию ФНС России;

- обращения граждан - работников налоговых органов об установлении пенсии за выслугу лет, о присвоении классных чинов и т.п.

10.3.11. После рассмотрения обращений граждан заместителями Руководителя работники приемных заносят резолюцию в регистрационно-контрольную карточку в БД "Заявления граждан" СЭД ЦА и направляют обращения граждан на исполнение в соответствующие структурные подразделения.

10.3.12. При необходимости изменения структурного подразделения - ответственного исполнителя по обращению гражданина, ответственный исполнитель в течение двух дней готовит служебную записку на имя заместителя Руководителя, подписавшего резолюцию, о переадресации обращения в структурное подразделение, в компетенцию которого входит вопрос, поставленный в обращении.

При положительном решении заместителя Руководителя секретарь приемной изменяет текст резолюции в БД "Заявления граждан" и направляет обращение на бумажном носителе в соответствующее структурное подразделение.

Если ответственным исполнителем является структурное подразделение, деятельность которого координирует Руководитель, то служебная записка о необходимости переадресации обращения в иное структурное подразделение направляется на имя Руководителя. В этом случае обращение на бумажном носителе подразделение ДОУ направляет в соответствующее структурное подразделение согласно резолюции Руководителя.

10.4. Сроки рассмотрения обращений граждан.

10.4.1. Письменное обращение, поступившее в ФНС России, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации. Ответственность за соблюдение сроков рассмотрения обращений несут структурные подразделения - ответственные исполнители, осуществляющие подготовку ответа на обращения граждан.

10.4.2. В исключительных случаях, а также в случае запроса документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения, в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, Руководитель либо заместитель Руководителя вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с одновременным уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.

Для этого ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения обращения представляет на имя Руководителя, заместителя Руководителя, подписавшего указание по исполнению документа (обращения), служебную записку о продлении срока исполнения. При положительном решении Руководителя (заместителя Руководителя) в адрес заявителя направляется уведомление о продлении срока рассмотрения обращения за подписью начальника структурного подразделения, а в подразделение ДОУ направляются электронные копии служебной записки и уведомления для продления контрольного срока исполнения.

10.5. Если заявитель неоднократно обращался по одному и тому же вопросу, на обращения были даны исчерпывающие ответы и при этом в поступившем обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, то структурное подразделение - ответственный исполнитель представляет мотивированную служебную записку о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу на имя Руководителя или заместителя Руководителя, координирующего деятельность соответствующего структурного подразделения.

В случае принятия положительного решения в адрес автора обращения направляется уведомление о прекращении переписки за подписью заместителя Руководителя, а в подразделение ДОУ предоставляется электронная копия уведомления для снятия обращения с контроля и исключения последующих писем этого гражданина по данному вопросу из числа подлежащих рассмотрению.

10.6. Ответы гражданам подписываются заместителями Руководителя, координирующими деятельность соответствующих структурных подразделений.

Ответы на обращения граждан, подготовленные структурными подразделениями, деятельность которых координирует Руководитель, подписываются Руководителем либо, по его указанию, заместителем Руководителя.

При направлении обращений граждан на рассмотрение в УФНС России, с обязательным уведомлением об этом авторов обращения, сопроводительные письма могут подписываться начальником структурного подразделения.

10.7. Все исходящие документы (запросы, ответы, уведомления, сообщения) по обращениям граждан регистрируются в структурных подразделениях ФНС России, за исключением документов, подписанных Руководителем, и ответов на обращения граждан со штампом или надписью "Ответ подлежит регистрации в подразделении ДОУ", которые регистрируются в подразделении ДОУ.

Для снятия обращения с контроля исполнитель в день регистрации и направления ответа заявителю предоставляет информацию об этом в подразделение ДОУ.

10.8. Организация работы с гражданами, обратившимися в ФНС России лично проводится в соответствии с отдельно утверждаемым положением об организации личного приема.

Письменные обращения, принятые в ходе личного приема, рассматриваются в соответствии с настоящим разделом.

11. Порядок оформления служебных документов

11.1. Общие требования к оформлению служебных документов.

11.1.1. При оформлении служебных документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное исполнение, обработку с помощью средств вычислительной техники, сохранность.

11.1.2. Служебные документы оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 - 2003, постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" и настоящей Инструкцией на бланках или на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

11.1.3. Документы, создаваемые в ЦА ФНС России, печатаются с использованием текстового редактора WinWord 97 или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman (Суr) размером N 13 - 15 через 1 - 2 межстрочных интервала (18 - 24 пт).

Отдельные внутренние документы допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

11.1.4. Проекты писем, приказов и распоряжений, подготовленных совместно с другими органами федеральной исполнительной власти или организациями, печатаются в подразделении ДОУ на стандартных листах бумаги (формата А4) без бланка.

Названия издающих документ органов федеральной исполнительной власти или организаций перечисляются в верхней части первого листа документа, наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне, при этом первым ставится название органа, инициирующего подготовку этого документа.

При оформлении совместного приказа наименование вида документа ("приказ") - центрируется.

Дата совместного письма или приказа - единая, также центрируется.

Подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

11.1.5. Текст проекта положения (регламента, инструкции) печатается на стандартных листах бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте могут использоваться слова: "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Констатирующей частью положения (регламента, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (регламента, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Служебные письма за подписью руководителей структурных подразделений оформляются на угловом бланке письма ФНС России.

11.1.6. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания может использоваться полужирный шрифт Times New Roman (Суr).

11.1.7. При создании документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

11.2. Бланки документов центрального аппарата ФНС России.

11.2.1. Документ, оформляемый на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

11.2.2. В центральном аппарате ФНС России применяются следующие бланки:

- угловой бланк письма ФНС России (приложение 3);

- угловой бланк письма Руководителя (приложение 4);

- угловой бланк письма заместителя Руководителя (приложение 5);

- продольный бланк приказа ФНС России (приложение 6);

- продольный бланк распоряжения ФНС России (приложение 7).

В случае официального издания регламентирующих документов (государственных стандартов), требующих использования бланков, отличных от перечисленных выше, необходимо использовать бланки, предусмотренные вновь изданными регламентирующими документами (государственными стандартами).

В остальных случаях использование бланков, не предусмотренных настоящим пунктом инструкции, не допускается.

11.2.3. Использование бланков приказов, распоряжений ФНС России и угловых бланков писем Руководителя регламентируется подразделением ДОУ.

11.2.4. Бланки документов, перечень которых определен в п. 11.2.2, должны использоваться строго по назначению, и не могут передаваться другим организациям и частным лицам.

11.3. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов

11.3.1. Пометка ограничения доступа к документу

Пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Пометка размещается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через 1 межстрочный интервал.

11.3.2. Заголовок к тексту

Заголовок является обязательным реквизитом и включает краткое содержание документа. Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?" или "о ком?" - "о выделении_", "об изменении_" и т.п.

Приказы (распоряжения) должны иметь соответствующий их содержанию краткий заголовок. Заголовок центрируется относительно текста. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

11.3.3. Адресат документа

Адресатом документа могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.

При адресовании документа организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например: Министерство финансов
Российской Федерации

Департамент налоговой и
таможенно-тарифной политики

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

                                                    Министерство финансов

                                                     Российской Федерации

                                              Департамент налоговой и

                                              таможенно-тарифной политики

                                              Директору департамента

                                              И.В. Трунину

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

                                                     Министру обороны

                                                     Российской Федерации

                                                     А.Э. Сердюкову

Следует иметь в виду, что воинское (специальное) звание или классный чин государственного служащего-адресата указывается в том случае, если указывается воинское (специальное) звание или классный чин должностного лица, подписавшего документ.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес.

Например:

                                                 Петрову А.П.

                                                 ул. Садовая, д. 5, кв. 8

                                                 Киреевский р-н, г. Липки

                                                 Тульская обл., 301264

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. В этом случае должностным лицом подписываются все экземпляры служебного письма, подлежащие отправке. При большем количестве адресатов составляется список рассылки.

В документах, направляемых в территориальные налоговые органы (всем или по списку), адресаты указываются по следующей форме:

Например:

                                        Управления ФНС России

                                        по субъектам Российской Федерации

                                        Межрегиональные инспекции

                                        ФНС России

11.3.4. Текст документа

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст печатается на расстоянии 2 - 3-х межстрочных интервалов (24 - 36 пт) от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1, 25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели составления документа.

Во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение) изложение текста должно идти от первого лица единственного числа - "приказываю", "разрешаю".

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа - "решила(о)", "постановляет". В совместных распорядительных документах - от первого лица множественного числа - "приказываем", "решили".

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа - "слушали", "постановили".

Текст письма на бланке ФНС России излагается от третьего лица единственного числа, например, "ФНС России направляет_".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица - Руководителя, первого заместителя Руководителя, заместителя Руководителя, то текст излагается от первого лица единственного числа ("прошу_", "направляю_").

11.3.5. Подпись

В приказах, распоряжениях ФНС России в реквизите "подпись" содержится полное наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, инициалы имени, отчества и фамилия. Подпись отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами.

Например:

Руководитель

Федеральной налогновой службы __________________________Инициалы, Фамилия

                                  личная подпись

Если документ оформляется на бланке Руководителя, первого заместителя Руководителя, заместителя Руководителя, то подпись включает классный чин, личную подпись, инициалы имени и отчества, фамилию. Наименование должности в подписи не указывается.

Например:

Действительный

государственный

советник Российской

Федерации 2 класса      _______________________________ Инициалы, Фамилия

                                личная подпись

Если документ оформляется на бланке ФНС России, то подпись включает сокращенное наименование должности, классный чин, личную подпись, инициал имени, отчества и фамилию.

Например:

Начальник

Административного

управления

государственный советник

Российской Федерации

3 класса                   __________________________ Инициалы, Фамилия

                               личная подпись

Если документ оформляется не на бланке, то в подписи содержится полное наименование должности, классный чин, личная подпись, инициал имени, отчества и фамилия.

Например:

Заместитель Руководителя

Федеральной налоговой

службы, действительный

государственный советник

Российской Федерации

2 класса                  __________________________ Инициалы, Фамилия

                              личная подпись

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

11.3.6. Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом (лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина, личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

                                УТВЕРЖДАЮ

                                Руководитель Федеральной

                                налоговой службы

                                ________________ ________________________

                                (личная подпись)   (инициалы, фамилия)

                                "___" _______________ 2008 г.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

                                               УТВЕРЖДЕНО

                                               приказом ФНС России

                                               от 15.06.2008  N ШС-3-3/33

Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов, то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения), и гриф утверждения.

Например:

                                               Приложение 3

                                               УТВЕРЖДЕНО

                                               приказом ФНС России

                                               от 05.05.2008  N ШС-3-3/33

11.3.7. Согласование документа

При необходимости проект документа согласовывается с органами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату его согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Министр финансов

Российской Федерации

______________ __________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

"___" ______________ 2008 г.

СОГЛАСОВАНО

Письмо

Федерального архивного агентства

от 30.03.2008  N 01-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу.

11.3.8. Визы

Визирование приказов и распоряжений Руководителя оформляется на листе согласования, который расположен на оборотной стороне последнего листа подлинника документа (приложение 8).

Визирование приказов, подлежащих государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации, приказов, издаваемых совместно несколькими органами исполнительной власти или подлежащих согласованию с ними, оформляется на отдельном листе согласования.

Виза на служебных письмах проставляется на лицевой стороне последнего листа дополнительного (визового) экземпляра документа, в нижней его части.

В случае отправки служебного письма только в электронном виде визы согласования проставляются в нижней части обратной стороны последней страницы подписного экземпляра документа.

В случае отправки служебного письма как в электронном так и в бумажном виде визы согласования проставляются:

- за подписью руководителя (заместителя Руководителя) - на лицевой стороне последнего листа визового экземпляра документа, в нижней его части;

- за подписью руководителя структурного подразделения - в нижней части обратной стороны последней страницы подписного экземпляра документа.

Виза на письмах массового характера (всем или по списку, т.е. подлежащих тиражированию) проставляется на оборотной стороне последнего листа первого (и единственного) экземпляра документа в нижней его части.

Виза на проектах служебных писем и писем массового характера включает в себя личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а при необходимости - наименование должности.

11.3.9. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя документа, номер его телефона и печатается шрифтом N 10.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

Петров Николай Сергеевич

200-23-23

При подготовке документов, адресуемых УФНС России, МИ ФНС России, подведомственным ФНС России организациям, сведения о номере телефона исполнителя дополняются номером внутренней телефонной нумерации с указанием зоны телефонной нумерации.

Например:

Петров

200-23-23

(99)23-23

11.3.10. Приложение

Отметка о наличии приложения к документу оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Статистическая отчетность на 4 л. в 1 экз.

            2. Справочные материалы на 6 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, дату, номер, отметку о согласовании и т.п.).

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием наименования документа, его даты и номера.

Например:

                                                Приложение

                                                к приказу ФНС России

                                                от 15.02.2008 N ШС-3-3/33

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Например:

Приложение:     письмо Минюста России от 14.04.2008 N 02-22

                и приложение к нему, всего на 34 л.

11.4. Порядок оформления протокола (носит рекомендательный характер)

11.4.1. В ФНС России проводятся следующие виды заседаний:

- заседания коллегии: обычные, расширенные, совместные, выездные;

- совещания (заседания) у руководителя ФНС России: оперативные (аппаратные или тематические), совместные (тематические).

11.4.2. Протокол коллегии или совещания (заседания) составляется на основании записей, произведенных во время коллегии или совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

11.4.3. Сроки подготовки протоколов заседаний:

- текст протокола заседания коллегии должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Срок доработки проектов протоколов коллегии ограничивается 10 рабочими днями (для доработки проектов решения коллегии по итогам совместных совещаний - 20 рабочими днями). Проекты соответствующих пунктов протокола визируются всеми заинтересованными структурными подразделениями.

-  оформление протокола совещания (заседания) осуществляется в течение 1-го дня со дня его проведения

11.4.4. Подлинники протоколов заседаний и других материалов (регламент, справки по обсуждаемым вопросам, списки лиц, участвующих в заседании) хранятся в подразделении ДОУ.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

11.4.5. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

11.4.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы коллегии протоколы оперативных (аппаратных или тематических), совместных (тематических) совещаний у Руководителя ФНС России, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Датой протокола является дата проведения заседания.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой.

11.4.7. Ознакомление должностных лиц представительных и исполнительных органов государственной власти с материалами состоявшихся заседаний, принятыми решениями (включая протокольные), а также направление им экземпляров указанных документов осуществляется только с разрешения руководителя.

11.4.8. Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование федерального органа исполнительной власти - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа власти;

вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

Примеры оформления протоколов (полного и краткого) приводятся в приложениях 19, 20.

12. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

12.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, в том числе информация, составляющая служебную тайну налоговых органов.

Перечень документов, содержащих информацию ограниченного распространения, утверждается отдельным приказом (распоряжением).

12.2. Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти", Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в налоговых органах и Порядком обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию разработанными ФНС России.

13. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив ФНС России.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

13.1. Составление номенклатуры дел

13.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в ЦА ФНС России, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение 10).

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

13.1.2. Номенклатура дел структурного подразделения ФНС России (приложение 11) составляется делопроизводителем, согласовывается с архивом ФНС России, подписывается руководителем структурного подразделения Службы.

Номенклатура дел структурных подразделений ФНС России на следующий год разрабатывается до 15 ноября текущего года.

Вновь созданное структурное подразделение ФНС России обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел своего подразделения и представить ее в подразделение ДОУ.

13.1.3. На основе номенклатур дел структурных подразделений подразделение ДОУ составляет сводную номенклатуру дел ФНС России.

Сводная номенклатура дел ФНС России подписывается руководителем подразделения ДОУ, согласовывается с Центральной экспертной комиссией ФНС России (далее - ЦЭК), Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ) и утверждается Руководителем.

Сводная номенклатура дел согласовывается с ГА  РФ не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений ЦА ФНС России.

13.1.4. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения ФНС России получают от подразделения ДОУ выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

13.1.5. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

13.1.6. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры ЦА ФНС России.

13.1.7. Названиями разделов номенклатуры дел ЦА ФНС России являются названия структурных подразделений Службы. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой ЦА ФНС России.

13.1.8. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности ЦА ФНС России, справочные и контрольные базы данных.

13.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с пометкой "Для служебного пользования".

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

13.1.10. Графы номенклатуры дел в ЦА ФНС России и в структурных подразделениях Службы заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в ЦА ФНС России цифрового обозначения (индекса) структурного подразделения Службы, порядкового номера отдела данного структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела (номера дела) по номенклатуре дел в пределах отдела данного структурного подразделения ФНС России. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: индекс дела 4-1-01, где 4 - условное обозначение (индекс) Административного управления, 1 - порядковый номер отдела данного Управления и 01 - порядковый номер дела по номенклатуре дел данного Управления в пределах его отдела.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, документы к заседаниям Коллегии и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название Службы или ее структурного подразделения;

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документа дела;

- название территории, с которой связано содержание документов дела;

- дата (период), к которым относятся документы дела;

- указание на наличие копий документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

"Документы о проведении тематических проверок (планы, списки, доклады)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с управлениями ФНС России по субъектам Российской Федерации по вопросам налогообложения".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

"Годовые отчеты ФНС России о работе автотранспорта".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного перечня документов или перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.

13.1.11. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.

13.1.12. По окончании календарного года делопроизводителем структурного подразделения ФНС России производится подсчет заведенных дел с отметкой в графе 3 номенклатуры и составляется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в подразделение ДОУ, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего итоговую запись, его подпись и расшифровка подписи.

13.2. Формирование и оформление дел

13.2.1. Исполненные документы формируются в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.

13.2.2. Дела ЦА ФНС России формируются как централизованно, так и децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях ФНС России. Формированием дел занимаются делопроизводители структурных подразделений Службы.

13.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны формироваться в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

13.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

- документы Коллегии группируются в дела: протоколы Коллегии; документы к заседаниям Коллегии;

- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела;

- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

- приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело;

- утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

- дело не должно превышать 200 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

13.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения на государственные должности федеральной государственной службы".

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам деятельности ЦА ФНС России и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

13.2.6. Дела в структурном подразделении ФНС России подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению - включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится делопроизводителями соответствующих структурных подразделений ФНС России, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива ФНС России.

13.2.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 12);

- нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя дела (приложение 13);

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 14);

- подшивку, переплет и внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

13.2.8. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются с учетом следующих особенностей:

- заголовок дела переносится из номенклатуры дел;

- дата дела указывается год заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в том. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

13.2.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности ЦА ФНС России.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве ФНС России чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГА  РФ (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

13.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

13.3. Организация оперативного хранения документов

13.3.1. Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в структурных подразделениях ФНС России в соответствии с номенклатурой дел. Персональную ответственность за хранение документов несут руководители структурных подразделений ФНС России.

До передачи документов делопроизводителям ответственность за их сохранность несут работники структурных подразделений, у которых они находятся или которым они переданы.

13.3.2. Работники хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.

13.3.3. Все дела хранятся в шкафах в вертикальном положении, в каждом шкафу должна быть копия номенклатуры дел (или выписка из нее), хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел.

13.3.4. Делопроизводитель структурного подразделения ФНС России должен иметь у себя номенклатуру дел данного структурного подразделения и описи дел, сданных на хранение в архив ФНС России.

13.3.5. Документы структурного подразделения ФНС России могут выдаваться делопроизводителем во временное пользование работникам ЦА ФНС России под расписку на срок не более одного месяца.

Запрещается брать документы из дел структурного подразделения ФНС России без ведома руководителя структурного подразделения.

Изъятие документов из дел постоянного хранения правоохранительными органами допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

14. Порядок передачи документов на хранение в архив

Завершенные делопроизводством дела в течение двух лет остаются в структурных подразделениях ФНС России для справочной работы.

Срок хранения отдельных видов документов (дел) в структурных подразделениях может быть продлен на основании служебной записки на имя Руководителя.

По окончании этого срока завершенные делопроизводством дела сдаются структурными подразделениями в архив ФНС России.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив ФНС России включает работу сотрудников архива ФНС России и делопроизводителей структурных подразделений по формированию дел, составлению описей дел. Проведение экспертизы ценности документов и формирование актов о выделении к уничтожению документов и дел производится сотрудниками архива ФНС России при участии специалистов и экспертов структурных подразделений ФНС России.

Подлинники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, передаются на хранение в архив ФНС России только на бумажных носителях.

14.1. Экспертиза ценности документов

14.1.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ЦА ФНС России создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия.

14.1.2. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое согласовывается с Федеральным архивным агентством и утверждается Руководителем.

14.1.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки, хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел ФНС России путем полистного просмотра дел.

14.1.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

14.1.5. Описи на дела постоянного хранения (приложение 15), дела временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 16), дела по личному составу составляются отдельно.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями Службы, служат основой для подготовки сводной описи дел ФНС России, которую готовит архив ФНС России и по которой он сдает дела на постоянное хранение в ГА  РФ.

На дела временного (до 10 лет включительно) хранения составляется опись по установленной форме (приложение 17).

14.1.6. Описи дел структурных подразделений Службы составляются по установленной форме и представляются в архив ФНС России через два года после завершения дел в делопроизводстве.

14.1.7. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

в описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством, в случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок каждого дела;

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям ФНС России со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

14.1.8. На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

14.1.9. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 18) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК. Согласованные ЦЭК акты утверждаются Руководителем только после утверждения ЭПК ГА  РФ описей дел постоянного хранения; после этого дела, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.

14.1.10. Акт о выделении к уничтожению документов составляется на дела ЦА ФНС России. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений Службы, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения ФНС России.

14.2. Подготовка и передача документов в архив ФНС России

14.2.1. Передача дел в архив ФНС России осуществляется по графику, составленному архивом, утвержденному руководителем подразделения ДОУ.

14.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив ФНС России по описям дел.

14.2.3. В период подготовки дел структурным подразделением ФНС России к передаче в архив ФНС России работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел ЦА ФНС России. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения ФНС России обязаны устранить.

14.2.4. Дела постоянного хранения, подлежащие сдаче в архив ФНС России, оформляются следующим образом: документы освобождаются от скрепок, вынимаются дублетные экземпляры, неоформленные копии документов, черновики, страницы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа, заполняется лист - заверитель, оформляется титульный лист, составляется опись в двух экземплярах (приложение 15).

Опись дел структурного подразделения ФНС России подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

14.2.5. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив ФНС России, в присутствии работника структурного подразделения Службы. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива и делопроизводителя, передавшего дела.

Первый экземпляр подписанной описи передается в архив ФНС России, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

Вместе с делами в архив ФНС России передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

14.2.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения или его части, делопроизводитель данного структурного подразделения Службы в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и независимо от сроков хранения передает в архив ФНС России по описям дел.

При передаче функций от одного структурного подразделения Службы другому передача документов и дел между структурными подразделениями осуществляется по описям дел и оформляется актом приема-передачи документов и дел.

Описи дел и акты приема-передачи оформляются в 3-х экземплярах. Первый экземпляр подписанных документов передается в архив ФНС России, а второй и третий остаются в качестве контрольного экземпляра в структурных подразделениях.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

14.2.8. Организация работы архива ФНС России осуществляется в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу Минкультуры России и Федерального архивного агентства.

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Федерального архивного агентства

А.Н. Артизов

Приложение 1

Образец указания
по исполнению документа, подлежащего докладу Руководителю ФНС России

          РУКОВОДИТЕЛЬ

ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ

______________________________________________

Фамилия И.О. руководителя структурного

подразделения, которому дается поручение

Фамилии И.О. руководителей структурных

подразделений - соисполнителей

Фамилии И.О.

заместителей Руководителя, курирующих

исполнителя и соисполнителей

Текст поручения

Срок

+ Фамилии И.О. должностных лиц, которым

документ направляется для информации

                                  М.П. Мокрецов

     "_____"________________20___ г.

______________________________________________

К служебной записки

от _______________ N _________________________

Приложение 2

ЛИСТ РАССЫЛКИ
приказа (распоряжения)

_________________________________________________________________________

              (краткое содержание приказа, распоряжения)

Прошу разослать:

N п/п	Кому	Отметка (+)
1.	Заместители Руководителя ФНС России
2.	Схема 1 (ЦА+МРИ ФО+МРИ по КН+МРИ по ЦОД+УФНС)
3.	Схема 2 (ЦА+МРИ ФО+МРИ по КН+МРИ по ЦОД+УФНС+ подведомственные организации + СМИ+Минфин)
4.	Схема 4 (подведомственные организации)
5.	Схема 5 (УФНС)
6.	Схема 6 (МРИ по КН+ МРИ по ЦОД)
7.	Схема 7 (МРИ по ФО)
8.	Схема 8 (ЦА)
9.	По списку

Руководитель структурного

подразделения                                                 Ф.И.О.

исп.

телефон

Приложение 3

Образец
углового бланка письма ФНС России

	Герб
	МИНФИН РОССИИ ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА (ФНС России) Неглинная ул., 23, Москва, 127381 Телефон: 913-00-09; Телефакс: 913-00-05; www.nalog.ru
			N
	На N

Приложение 4

Образец
углового бланка письма Руководителя ФНС России

	Герб
	МИНФИН РОССИИ ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА (ФНС России) РУКОВОДИТЕЛЬ Неглинная ул., 23, Москва, 127381 Телефон: 913-00-09; Телефакс: 913-00-05; www.nalog.ru
			N
	На N

Приложение 5

Образец
углового бланка письма заместителя Руководителя ФНС России

	Герб
	МИНФИН РОССИИ ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА (ФНС России) ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Неглинная ул., 23, Москва, 127381 Телефон: 913-00-09; Телефакс: 913-00-05; www.nalog.ru
			N
	На N

Приложение 6

Образец
бланка приказа ФНС России

	Герб
	МИНФИН РОССИИ ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА (ФНС России) ПРИКАЗ
	"		"		20  г.		N
	Москва

Приложение 7

Образец
бланка распоряжения ФНС России

	Герб
	МИНФИН РОССИИ ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА (ФНС России) РАСПОРЯЖЕНИЕ
	"		"		20  г.		N
	Москва

Приложение 8

Образец
листа согласования распорядительных документов ФНС России

Лист согласования
к приказу Федеральной налоговой службы Российской Федерации

" "

от ______________ N_________________________

Должность	ФИО	Подпись	Дата	Примечание
Заместитель Руководителя ФНС России

Приказ на      листах.

Исп.

913-(99)

Приложение 9

Образец
бланка заказа на копировально-множительные работы и рассылку по схеме

ЗАКАЗ НА КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ

     Прошу размножить на множительных аппаратах служебные материалы 

     для_________________________________________________________________

           (индекс и наименование структурного подразделения)

_________________________________________________________________________

                  (наименование материала и его номер)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

   Тираж                              Количество страниц

_________________________________     ___________________________________

Исполнитель                           Начальник управления

_________________________________     ___________________________________

     (фамилия, телефон)                      (подпись и дата)

                                      Разрешаю: начальник _______________

                                      ___________________________________

                                             (подпись и дата)

Приложение 10

Номенклатура дел ФНС России

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                   УТВЕРЖДАЮ

00.00.0        N _______                 Руководитель Федеральной налоговой

                                                    службы

г. Москва

на 20__  год                            Подпись     Расшифровка подписи

                                        "____"__________________20___ г.

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя

службы ДОУ                           ___________ ________________________

                                       подпись     расшифровка подписи

Дата

Виза лица, ответственного за архив

СОГЛАСОВАНО                             СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК                            Протокол ЭПК ГА РФ

от _____________ N ____________         от _______________ N___________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20___ году в Федеральной налоговой службе

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного ( до 10 лет вкл.)
ИТОГО:

Наименование должности руководителя

службы ДОУ                         ______________ _______________________

                                     подпись        расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности, передавшего

сведения                           ______________ _______________________

                                    подпись        расшифровка подписи

Дата

Приложение 11

Номенклатура дел структурного подразделения

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

_____________________________________

_____________________________________

    (наименование структурного

        подразделения)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.0000         N _____

г. Москва

на 20__  год

Индекс дела	Заголовок дела (томов, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя

структурного подразделения           ___________ ________________________

                                       подпись     расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Отдел координации документооборота

и архива ФНС России

__________________(расшифровка подписи)

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20__ году
в структурном подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет вкл.)
ИТОГО:

_________________________ _______________   _____________________________

Должность ответственного      подпись              расшифровка подписи

за делопроизводство

Дата

Итоговые сведения переданы в архив ФНС России

_________________________ _______________   _____________________________

Должность лица передавшего     подпись           расшифровка подписи

сведения

Дата

Приложение 12

                                  код федерального архива _______________

                                  код федерального органа

                                  исполнительной власти   ______________

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Ф. N__________ Оп. N _________ Д. N__________

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА (ФНС РОССИИ)

              Наименование структурного подразделения

ДЕЛО N _____________         ТОМ N_______________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                              Заголовок дела

_________________________________________________________________________

                               Крайние даты

Ф. N _______________ Оп. N ______________ Д. N _______________

Приложение 13

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N __________

В деле подшито и пронумеровано_____________________________________________

__________________________________________________________________лист(ов),

                        (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ____________________________________________________

пропущенные номера листов__________________________________________________

+ листов внутренней описи _________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности

работника                        Подпись            Расшифровка подписи

Дата

Приложение 14

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела N ____________

NN п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ________________________________________________________документов

                        (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи______________________________________

                                           (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю

опись документов дела        _______________ ____________________________

                                  подпись       расшифровка подписи

дата

Приложение 15

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
(ФНС России)

_________________________________________________________________________

            (Наименование структурного подразделения)

                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                      Наименование должности руководителя

                                      структурного подразделения

                                      Подпись       Расшифровка подписи

                                      Дата

ОПИСЬ N *

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данную опись внесено ____________________ ед. хранения (томов).

                       (цифрами и прописью)

с N ___________ по N __________, в том числе:

литерные номера:_________________________________________________________

пропущенные номера:______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                 Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Передал ______________________________________________ед.хранения (томов)

                   (цифрами и прописью)

и _______________________регистрационно-контрольных картотек к документам

   (цифрами и прописью)

Наименование должности работника

структурного подразделения               Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Принял _______________________________________________ед.хранения (томов)

           (цифрами и прописью)

и _______________________регистрационно-контрольных картотек к документам

   (цифрами и прописью)

Наименование должности работника

архива ФНС России                       Подпись       Расшифровка подписи

Дата

______________________________

* Опись дел постоянного срока хранения и по личному составу. Номер описи состоит из индекса управления с добавлением прописной начальной буквы наименования категории документов, составляющих опись, и последних двух цифр года, в котором заведены дела, включенные в опись.

Приложение 16

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
(ФНС России)

_________________________________________________________________________

              (наименование структурного подразделения)

                                                  УТВЕРЖДАЮ

                                      Наименование должности руководителя

                                      структурного подразделения

                                      Подпись       Расшифровка подписи

                                      Дата

ОПИСЬ N *

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

В данную опись внесено ____________________ ед. хранения (томов).

                       (цифрами и прописью)

с N ___________ по N __________, в том числе:

литерные номера:_________________________________________________________

пропущенные номера:______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                   Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Передал ______________________________________________ед.хранения (томов)

                (цифрами и прописью)

и _______________________регистрационно-контрольных картотек к документам

   (цифрами и прописью)

Наименование должности

работника структурного подразделения     Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Принял _______________________________________________ед.хранения (томов)

               (цифрами и прописью)

и _______________________регистрационно-контрольных картотек к документам

   (цифрами и прописью)

Наименование должности

работника архива ФНС России       Подпись             Расшифровка подписи

Дата

______________________________

* Опись дел временного срока хранения (свыше 10 лет).

Приложение 17

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
(ФНС России)

_________________________________________________________________________

              (наименование структурного подразделения)

                                                  УТВЕРЖДАЮ

                                      Наименование должности руководителя

                                      структурного подразделения

                                      Подпись       Расшифровка подписи

                                      Дата

ОПИСЬ N *

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во ед. хран. (томов)	Срок хранения статья по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

В данную опись внесено ____________________ ед. хранения (томов).

                       (цифрами и прописью)

с N ___________ по N __________, в том числе:

литерные номера:_________________________________________________________

пропущенные номера:______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                   Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Передал ______________________________________________ед.хранения (томов)

                    (цифрами и прописью)

и _______________________регистрационно-контрольных картотек к документам

    (цифрами и прописью)

Наименование должности

работника структурного подразделения    Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Принял _______________________________________________ед.хранения (томов)

                (цифрами и прописью)

и _______________________регистрационно-контрольных картотек к документам

  (цифрами и прописью)

Наименование должности

работника архива ФНС России            Подпись        Расшифровка подписи

Дата

______________________________

* Опись дел временного срока хранения (до 10 лет включительно).

Приложение 18

                                                       УТВЕРЖДАЮ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВОВАЯ СЛУЖБА                 Руководитель Федеральной

                                                    налоговой службы

                АКТ                        ______________________________

                 N                         Подпись   Расшифровка подписи

_____________________________________      "___"_________________20__ г.

(место составления)

О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению

На основании ____________________________________________________________

                (название и выходные данные перечня документов

                        с указаниями сроков хранения)

_________________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как    не имеющие   научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы Фонда N

_________________________________________________________________________

                           (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во дел (томов)	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого____________________________________ ед.хр. за

_____________________________годы

     (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за_______________________ годы утверждены,

а по личному составу согласованы с ЭПК___________________________________

                                      (наименование архивного учреждения)

(протокол от _________N _____________________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                Подпись            Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК

от ___________N__________

Приложение 18

(продолжение или оборотная сторона)

Документы в количестве _______________________________________________дел

                                   (цифрами и прописью)

Весом _______________________кг.  сданы в________________________________

                                             (наименование организации)

_________________________________________________________________________

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________ N______________

Наименование должности

работника, сдавшего документы ________________ __________________________

                                   Подпись         Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности

работника архива, внесшего

изменения в учетные документы ________________ __________________________

                                  Подпись            Расшифровка подписи

Дата

Приложение 19

Герб

МИНФИН РОССИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
(ФНС России)

ПРОТОКОЛ

_________________________________________________________________________

                       (наименование заседания)

Москва

"_____" __________ 20__ г.                                    N _________

Председательствовал:

Секретарь

Присутствовали:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.  О_______

1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия - краткая запись выступления

И.О. Фамилия - краткая запись выступления

РЕШИЛИ:

Принять к руководству_:

Принять к сведению_

1.1. 

1.2. 

ПОРУЧИТЬ:

_____________________:

(кому)

1.1.

1.2.

Председательствующий _________________ __________________________________

                         Подпись             Расшифровка подписи

Образец оформления полного протокола

Приложение 20

ПРОТОКОЛ

_________________________________________________________________________

                    (наименование заседания, совещания)

Москва

_________________________                                N_______________

Присутствовали:

Наименование должности	-	И.О. Фамилия
Наименование должности	-	И.О. Фамилия
Наименование должности	-	И.О. Фамилия
Наименование должности	-	И.О. Фамилия
		Инициалы и Фамилии в алфавитном порядке

I. Об__________..

_________________________________________________________________________

     (Фамилии выступающих по данному вопросу в порядке выступления)

1. Принять к сведению__..

2. Поручить____.

II. О внедрении____.

_________________________________________________________________________

     (Фамилии выступающих по данному вопросу в порядке выступления)

1. _____

2. _____.

Председательствующий _________________ __________________________________

                         Подпись             Расшифровка подписи

Образец оформления краткого протокола