Письмо Федерального архивного агентства от 4 сентября 2015 г. N 4/2009-А "О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2016 г. и их отчетности за 2015 г."

Складывающаяся экономическая ситуация диктует необходимость концентрации имеющихся финансовых, материальных и трудовых ресурсов архивных учреждений Российской Федерации на сохранении достигнутых в последние годы значений объемных и качественных показателей основной деятельности, продолжение реализации принятых в установленном порядке планов мероприятий ("дорожных карт") повышения эффективности архивного дела. В этой связи при планировании на 2016 г. текущих работ по обеспечению сохранности документов и организации доступа к ним, а также комплектованию и информационному обслуживанию пользователей считаем необходимым обратить особое внимание на:

- в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:

- соблюдение нормативных требований пожарной безопасности;

- надежность охранного режима в случаях замены вневедомственной полицейской охраны на другие формы физической защиты зданий и помещений; незамедлительное информирование территориальных органов Минкультуры России, Росархива и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела обо всех фактах необнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения);

- оперативное представление материалов о снятии с учета необнаруженных документов для рассмотрения соответствующей комиссией Росархива (только федеральные архивы);

- продолжение формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (в бумажном и электронном форматах) и региональных реестров;

- недопущение утрат документов из фондов РГАНИ, государственных архивов Калужской и Новгородской областей при их перемещении в новые здания (помещения);

- обеспечение начала строительства лабораторного корпуса РГАКФД (Московская область, г. Красногорск);

- в сфере комплектования:

- организацию внедрения в практику работы архивных учреждений всех уровней и организаций - источников их комплектования Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (после вступления в силу приказа Минкультуры России);

- организацию внедрения в практику работы федеральных архивов и архивов ФОИВ - источников их комплектования Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти в редакции 2015 г. (после принятия соответствующего постановления Правительства Российской Федерации);

- проведение анализа итогов паспортизации организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов, осуществленной в 2015 г., на предмет проверки качества заполнения паспортов архивов, а также сводных учетных данных и пояснительных записок к ним;

- в сфере использования архивных документов:

- оказание информационной поддержки подготовке и проведению юбилейных мероприятий, посвященных памятным датам отечественной и мировой истории, в том числе проводимых под эгидой Российского исторического общества и Российского военно-исторического общества, а также в рамках реализации государственной программы "Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2016-2020 годы";

- организацию рассекречивания архивных документов согласно планам соответствующих межведомственных, ведомственных и архивных комиссий, информирование общественности о результатах этой работы, продолжение пополнения в этих целях Базы данных рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов;

- распространение практики организации электронного взаимодействия с отделениями ПФР и МФЦ;

- внедрение Межархивной автоматизированной системы регистрации, учета и контроля за исполнением запросов; формирование Базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу (только федеральные архивы);

- подготовку документальных сборников: "Оборонно-промышленный комплекс СССР в годы Великой Отечественной войны (1941-1945)", т. 5 (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГВА, РГАВМФ, филиал РГАНТД в г. Самаре); "Российско-китайские культурные связи в 1949-1960 гг." (РГАЛИ, ГАРФ, РГАСПИ, РГАНИ, РГАКФД); "Советская модель экономики: взаимоотношения союзного центра с прибалтийскими республиками. Т. 3. Март 1965-1968 гг." (РГАЭ, ГАРФ, РГАНИ), "Женевская конференция и окончание войны в Индокитае. 1954 г." (РГАСПИ, РГАНИ, РГАКФД), "Прибалтийские националистические организации в годы Второй мировой войны" (РГАСПИ, ГАРФ, РГВА, РГАКФД), других документальных сборников по планам публикационной деятельности;

- подготовку и проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов (по специальному плану), в том числе "А.Н. Косыгин" (ГАРФ, РГАЭ, РГАСПИ, РГАНИ), "Гримальди и Романовы. Три века истории (XVII-ХIХ вв.)" (ГАРФ, РГАДА, РГИА), "Крым в истории России" (ГАРФ, РГАДА, РГИА), к 50-летию Ташкентского землетрясения (РГАЭ, ГАРФ, РГАНИ, РГАКФД);

- в сфере кадрового, организационного, научно-методического и информационного обеспечения:

- внедрение и расширение применения в деятельности архивных органов и учреждений принципов открытости, в том числе своевременное и регулярное предоставление информации для размещения на портале "Архивы России", а также на официальном сайте www.bus.gov.ru;

- продолжение оказания организационно-методической помощи архивным учреждениям Республики Крым и города федерального значения Севастополя в их адаптации к новым условиям деятельности;

- активизацию работы по внедрению "эффективного контракта";

- участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве* и очередных заседаниях НМС архивных учреждений федеральных округов;

- активизацию взаимодействия с журналами "Отечественные архивы" и "Вестник архивиста" в свете решения коллегии Росархива от 28.01.2015;

- рассмотрение итогов участия в отраслевом конкурсе научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2012-2014 гг., и отраслевом конкурсе профессионального мастерства "Лучший архивист России - 2015/16";

- участие в реализации соглашения между Росархивом и Россотрудничеством, организации и проведении заседаний Российско-Китайской рабочей группы по сотрудничеству в области архивов (РГАЛИ, РГАСПИ, РГИА ДВ, ВНИИДАД, Комитет по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, Управление архивами Свердловской области), совместной Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (РГАСПИ, РГВА, Управление по делам архивов Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области, Управление архивами Свердловской области), встречи архивистов России и Белоруссии (федеральные архивы, ВНИИДАД), а также участие во встрече российских и армянских архивистов (федеральные архивы, ВНИИДАД)*;

- участие в работе XVIII Международного конгресса архивов (Республика Корея, сентябрь 2016 г.) и XVII Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов (ГАРФ, РГИА, ВНИИДАД, Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан, Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики)*;

- участие в XXIII международной научно-практической конференции "Документация в информационном обществе" (г. Москва, 18-19 ноября).

Планово-отчетную документацию просим представить в сроки и виде согласно Приложению 1 - федеральные архивы, Приложению 2 - уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, Приложению 3 - базовые органы НМС архивных учреждений федеральных округов. При этом в текстовой части годовых отчетов желательно по возможности более подробно отразить:

- работу по взаимодействию с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;

- участие в реализации региональных программ развития культуры и/или архивного дела, информатизации;

- изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подчиненность, организационно-правовую форму, штатную численность;

- работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и пути их решения;

- работу по переводу работников архивов на "эффективный контракт", конкретизировав показатели и критерии оценки эффективности их деятельности.

Просим учесть, что прием заявок на участие в реализации мероприятий ФЦП "Культура России (2012-2018 годы)" в 2016 г. будет осуществляться до 1 октября т.г. в порядке, установленном приказом Росархива от 30.03.2012 N 23, в электронном виде с помощью размещенного на сайте Росархива сервиса. При этом обращаем внимание федеральных архивов, что с 2016 г. в механизм реализации пп. 83, 87, 88, 89 (в части оцифровки описей и документов), а также частично п. 102 перечня мероприятий ФЦП "Культура России (2012-2018 годы)" будут внесены изменения, предусматривающие делегирование им полномочий на проведение соответствующих закупок товаров, работ и услуг непосредственно контрактными службами (контрактными управляющими) заинтересованных архивов.

Руководитель Федерального архивного агентства

А.Н. Артизов

______________________________

* Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.