Приложение 10. Положение об Управлении документационного обеспечения и контроля

Приложение 10
к приказу Департамента
культурного наследия г. Москвы
от 24 сентября 2015 г. N 160

Положение
об Управлении документационного обеспечения и контроля

I. Общие положения

1. Управление документационного обеспечения и контроля Департамента культурного наследия города Москвы (далее - Управление) является самостоятельным структурным подразделением Департамента культурного наследия города Москвы (далее - Департамент), обеспечивающим в пределах своей компетенции осуществление полномочий Департамента.

2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, иными федеральными правовыми актами, Уставом города Москвы, правовыми актами Московской городской Думы, Мэра Москвы и Правительства Москвы, приказами и распоряжениями Департамента, Положением о Департаменте и настоящим Положением.

3. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии со всеми структурными подразделениями Департамента, с органами государственной власти города Москвы, других субъектов Российской Федерации, органами государственной власти Российской Федерации, общественными объединениями и иными организациями.

II. Задачи и функции Управления

4. Основными задачами Управления являются:

4.1. Документационное обеспечение деятельности Департамента, организация работы службы "одного окна" и осуществление контрольных функций служебного делопроизводства.

4.2. Взаимодействие с органами государственной власти города Москвы и организациями города Москвы при подготовке и выдаче заявителям документов при оказании государственных услуг.

4.3. Прием заявлений и документов от заявителей (полученных лично, почтовым сообщением и в электронной форме), заявок от юридических и физических лиц, их оформление:

в Системе электронного документооборота Правительства Москвы (далее - регистрация в установленном порядке) и передача в заинтересованные структурные подразделения Департамента для получения запрашиваемых документов;

в Единой системе автоматизации централизованного предоставления государственных услуг и контроля исполнения функций при оказании Департаментом соответствующих государственных услуг.

4.4. Организация комплектования, учета, хранения и использования архивных документов, образующихся в процессе деятельности Департамента.

4.5. Соблюдение выполнения установленных требований государственной регистрации архивных документов.

4.6. Контроль за соблюдением в Департаменте законодательства в сфере сохранения документов Архивного фонда Российской Федерации, проверка наличия и физического состояния документов.

4.7. Подготовка для руководства Департамента аналитических материалов по вопросам организации служебного делопроизводства в структурных подразделениях Департамента, исполнительской дисциплины и статистической информации по документообороту.

5. В соответствии с возложенными задачами Управление осуществляет следующие основные функции:

5.1. Обеспечивает соответствие исходящих документов, поступающих на регистрацию в Департамент, их электронным копиям, хранящимся в Системе электронного документооборота Правительства Москвы.

5.2. Осуществляет подготовку приказов и распоряжений Департамента.

5.3. Осуществляет прием, регистрацию в установленном порядке поступающих в Департамент факсограмм, доведение до исполнителей принятых решений и поручений по ним.

5.4. Осуществляет регистрацию в установленном порядке приказов и распоряжений Департамента, поручений и указаний руководства Департамента, размножение и доведение их до исполнителей.

5.5. Обеспечивает соответствие ведения учетной документации требованиям нормативных правовых актов по учету и хранению архивных документов.

5.6. Ведет работу по созданию страховых копий особо ценных и часто используемых документов, проведению микрофильмирования документов.

5.7. Осуществляет в рамках своих полномочий контроль исполнения поручений.

5.8. Осуществляет подготовку аналитических материалов по документообороту в Департаменте.

III. Права Управления

6. Управление имеет право:

6.1. Запрашивать и получать в установленном порядке сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к его компетенции.

6.2. Участвовать в совещаниях, рабочих группах, организуемых Департаментом, Правительством Москвы и другими органами государственной власти по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

6.3. Давать юридическим и физическим лицам разъяснения по вопросам, отнесенным к деятельности Управления.

6.4. Привлекать в установленном порядке для проработки вопросов, отнесенных к компетенции Управления, научные и иные организации, ученых и специалистов.

6.5. Вносить предложения о создании совещательных, экспертных и рабочих органов в установленной сфере деятельности, участвовать в установленном порядке в работе совещательных, экспертных и рабочих органов, создаваемых другими органами государственной власти.

6.6. Разрабатывать и вносить на утверждение руководителя Департамента проекты правовых актов, направленных на реализацию полномочий Управления.

6.7. В установленном порядке пользоваться базами данных Департамента по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

6.8. Определять порядок подготовки и комплектования исходящей корреспонденции, а также систематизации, хранения и использования документов, делопроизводство в отношении которых завершено.

IV. Организация деятельности Управления

7. Структура и штатное расписание Управления определяются в соответствии со структурой и штатным расписанием Департамента.

8. Управление состоит из:

отдела архивных фондов;

отдела входящей корреспонденции и службы "одного окна";

отдела исходящей корреспонденции и контроля.

9. Управление подчиняется заместителю руководителя Департамента, в ведении которого находятся вопросы Управления.

10. Руководство Управлением осуществляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности руководителем Департамента.

11. Начальник Управления имеет заместителя, назначаемого и освобождаемого от должности руководителем Департамента.

12. Начальник Управления:

12.1. Организует работу Управления и руководит его деятельностью.

12.2. Распределяет полномочия между отделами и секторами Управления.

12.3. Обеспечивает выполнение сотрудниками Управления должностных обязанностей и Правил служебного распорядка Департамента.

12.4. Представляет предложения руководителю Департамента о назначении на должность, освобождении от должности, поощрении сотрудников Управления и наложении на них дисциплинарных взысканий.

12.5. В установленные сроки представляет планы и отчеты о проделанной работе.

12.6. Представляет предложения об издании приказов, распоряжений Департамента по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

12.7. Представляет предложения о направлении сотрудников на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку.

12.8. Представляет предложения по командированию сотрудников.

12.9. Дает обязательные для исполнения всеми сотрудниками Управления поручения.

12.10. Визирует служебную документацию и заявления сотрудников Управления, направляемые руководству Департамента, подписывает служебную документацию в пределах полномочий Управления.

13. Заместитель начальника Управления, начальник отдела обеспечивают организацию работы закрепленных за ними конкретных направлений деятельности Управления.

14. В отсутствие начальника Управления руководство Управлением осуществляет заместитель начальника Управления, а в его отсутствие начальник отдела в соответствии с приказом Департамента.