Приложение. Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации

Приложение

Инструкция
по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
(утв. постановлением Центральной избирательной комиссии РФ от 20 января 2016 г. N 321/1831-6)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.

1.2. Инструкция разработана на основании федеральных законов от 12 июня 2002 года N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 6 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Регламента ЦИК России, Положения об Аппарате ЦИК России, иных актов ЦИК России с учетом постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии" (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 20 июля 2012 года N 740), Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, с учетом изменений, внесенных постановлением Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 года N 751, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76, с использованием ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТа Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату Федерального закона N 59-ФЗ следует читать как "2 мая 2006 года"

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, прохождение, хранение и использование документов, осуществляемые средствами программного изделия "ДЕЛО" подсистемы документооборота Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ПИ ДЕЛО) и системы межведомственного электронного документооборота.

Порядок работы с документами по ведению кадрового делопроизводства определяется отдельной инструкцией.

Работа с документами по организации закупок осуществляется с учетом Федерального закона от 5 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", Положения о Контрактной службе ЦИК России. Особенности организации документооборота, относящегося к организации закупок, правила подготовки и оформления таких документов, а также порядок работы с ними могут дополнительно устанавливаться отдельными актами ЦИК России.

1.4. Правила подготовки и оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов ЦИК России и федеральных государственных гражданских служащих Аппарата ЦИК России (далее - гражданские служащие).

Работники федерального государственного казенного учреждения "Федеральный центр информатизации при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации", федерального казенного учреждения "Российский центр обучения избирательным технологиям при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации" и граждане, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, при подготовке постановлений ЦИК России, выписок из протокола заседания ЦИК России (далее - выписки из протокола), распоряжений ЦИК России, при исполнении входящих документов с указаниями по исполнению документов Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, при подготовке писем и телеграмм, отправляемых из ЦИК России, докладных (служебных) записок в адрес должностных лиц ЦИК России и при оформлении дел для передачи их в Центральный архив ЦИК России (далее - Архив) должны руководствоваться Инструкцией.

Руководители ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России могут издавать нормативные документы по делопроизводству, уточняющие порядок работы с документами соответственно в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России и не противоречащие Инструкции.

1.5. Граждане, поступившие на федеральную государственную гражданскую службу в Аппарат ЦИК России, на работу в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции ответственным за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России.

1.6. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни исполнителя документов начальник управления (начальник отдела) Аппарата ЦИК России передает неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении или переходе в другое управление Аппарата ЦИК России гражданский служащий передает дела и документы, находящиеся у него на исполнении, по акту гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России.

1.7. При работе с документами, зарегистрированными в установленном порядке и поступившими в управления Аппарата ЦИК России, в том числе при работе с документами, представленными для согласования, не разрешается вносить в них поправки и делать пометки, за исключением предусмотренных Инструкцией.

1.8. Организацию единой системы делопроизводства в ЦИК России с применением автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, формирование и поддержание единой базы данных о документах, методическое руководство организацией делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляет Управление документационного обеспечения Аппарата ЦИК России.

1.9. Делопроизводство в ЦИК России осуществляется с использованием ПИ ДЕЛО.

Доступ к ПИ ДЕЛО осуществляется в соответствии с Регламентом использования информационных ресурсов комплекса средств автоматизации ЦИК России (далее - КСА ЦИК России).

1.10. ПИ ДЕЛО содержит единую базу данных с информацией:

о входящих, внутренних и исходящих документах;

о движении документов в ЦИК России;

о ходе исполнения документов и поручений;

о списании документов в дело и передаче их в Архив;

о хранении, использовании архивных документов, передаче их на государственное хранение либо уничтожении по истечении сроков хранения.

ПИ ДЕЛО предоставляет возможность работать с электронными образами документов и электронными документами, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль исполнения документов и поручений, а также получать статистические отчеты по документообороту в ЦИК России.

1.11. Документы, содержащиеся в ПИ ДЕЛО, могут быть подписаны электронной подписью должностного лица.

1.12. Основной единицей хранения информации в ПИ ДЕЛО является регистрационная карточка документа.

1.13. Работа в ПИ ДЕЛО основывается на принципе однократной регистрации документа. Зарегистрированный в ПИ ДЕЛО документ при поступлении к членам ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, заместителям Руководителя Аппарата ЦИК России и в управления Аппарата ЦИК России повторно не регистрируется.

1.14. Инструкция утверждается постановлением ЦИК России после ее согласования с Федеральным архивным агентством (далее - Росархив).

1.15. Изменения в Инструкцию вносятся постановлением ЦИК России после их согласования с Росархивом.

2. Термины и определения

В Инструкции используются следующие термины и определения:

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

внутренний документ - документ, подготовленный в ЦИК России, (в управлении Аппарата ЦИК России), не выходящий за пределы ЦИК России;

входящий документ - документ, поступивший в ЦИК России;

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

докладная (служебная) записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; 

документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятельности ЦИК России;

документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;

документооборот - движение документов в ЦИК России с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

исходящий документ - документ, отправляемый из ЦИК России;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;

носитель (документированной) информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;

официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;

письменное обращение - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме предложение, заявление или жалоба;

письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

поручение - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;

регистрационная карточка документа (РК) - регистрационно-учетная форма, в том числе в электронном виде, используемая для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ ДЕЛО;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - элемент оформления документа;

система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) - федеральная информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями, в том числе с сообщениями, содержащими информацию ограниченного доступа, не содержащую сведений, составляющих государственную тайну, между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти, а также иными государственными органами;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;

указания по исполнению документа - реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;

формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

штамп визуализации электронной подписи - отметка об электронной подписи, предназначенная для отображения сведений о том, что документ был подписан электронной подписью должностного лица, с указанием информации о сертификате;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

электронный шаблон бланка документа - см. термин "бланк документа".

3. Прием, регистрация и прохождение поступающих в ЦИК России документов

3.1. Документы в ЦИК России доставляются через отделение связи (почтовой, телеграфной связью), органами федеральной фельдъегерской связи, нарочным или передаются членам ЦИК России во время личного приема.

Документы могут поступать в ЦИК России по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, через раздел "Приемная ЦИК России" официального сайта ЦИК России в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, по МЭДО и по факсимильной связи.

Не принимаются доставляемые через отделение связи или нарочным периодические печатные издания, не включенные в список периодических печатных изданий, поступающих в ЦИК России, сувениры и подарки, личная корреспонденция, адресованная гражданским служащим Аппарата ЦИК России.

3.2. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация поступающих в ЦИК России документов производится в централизованном порядке отделом прохождения документов Управления документационного обеспечения (далее - отдел прохождения документов) с использованием ПИ ДЕЛО ежедневно с 9.00 до 18.00 (в пятницу до 17.00) по московскому времени, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Время приема документов в рабочий день, предшествующий нерабочему праздничному дню, сокращается на один час.

Документы, доставленные органами федеральной фельдъегерской связи после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, принимаются оперативными дежурными ЦИК России. Сведения об их поступлении вносятся в журнал установленной формы (приложение N 1) и передаются в отдел прохождения документов для регистрации на следующий рабочий день.

3.3. Особенности приема, регистрации и прохождения документов в период подготовки и проведения федеральных избирательных кампаний, кампаний референдума, в период подготовки и проведения выборов, проводящихся в единый день голосования в субъектах Российской Федерации, могут определяться Председателем ЦИК России, заместителями Председателя ЦИК России и секретарем ЦИК России.

ГАРАНТ:

См. Примерную инструкцию по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации, утвержденную постановлением ЦИК России от 20 января 2016 г. N 321/1832-6

3.4. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации в ПИ ДЕЛО (приложение N 2).

3.5. Все конверты с пометкой "Лично", поступившие в ЦИК России, в том числе адресованные Председателю ЦИК России, заместителям Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России, членам ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, гражданским служащим Аппарата ЦИК России, подлежат обязательному вскрытию, предварительному просмотру и учету в отделе прохождения документов.

3.6. При вскрытии конвертов, доставленных органами федеральной фельдъегерской связи или почтовой связью, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

3.7. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, гражданскими служащими отдела прохождения документов составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение N 3). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

3.8. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте работа с поступившим документом приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководством ЦИК России.

3.9. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, а также если в них содержались документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов, договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с осуществлением закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд.

3.10. Конверты с заявками участников закупок товаров, работ, услуг, поступившие нарочным, принимаются гражданским служащим управления Аппарата ЦИК России - организатора торгов, не вскрываются и передаются в Контрактную службу ЦИК России для учета в журнале в соответствии со статьей 51 Федерального закона от 5 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

Конверты с заявками участников закупок товаров, работ, услуг, поступившие почтовой связью, принимаются гражданским служащим отдела прохождения документов, не вскрываются, учитываются по пакетному журналу и передаются в Контрактную службу ЦИК России под подпись.

3.11. При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, вид доставки.

На лицевой стороне первого листа зарегистрированного документа в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации и штрих-код. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.

При поступлении документа с сопроводительным письмом регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РК делается соответствующая ссылка (связка).

К повторному документу прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде распечатанной РК, которая передается ответственному за исполнение документа.

При поступлении из избирательной комиссии субъекта Российской Федерации, ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России письма, подписанного электронной подписью, на лицевой стороне последнего листа документа проставляется штамп визуализации электронной подписи.

3.12. После регистрации документа на бумажном носителе он сканируется, а затем к РК присоединяется электронный образ документа и приложения к нему в формате .pdf.

При регистрации входящих документов, имеющих сброшюрованное приложение, сканируется только сопроводительное письмо.

3.13. Иностранная корреспонденция, поступающая в ЦИК России, передается для перевода в Управление внешних связей Аппарата ЦИК России, затем гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства указанного управления, передает оригинал документа и его перевод в отдел прохождения документов для регистрации.

3.14. После регистрации документов в отделе прохождения документов их доклад осуществляется в соответствии с порядком, утвержденным распоряжением ЦИК России.

3.15. После доклада документы с указаниями по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России возвращаются в отдел прохождения документов для внесения указаний по исполнению документов в РК.

Указания по исполнению документа с отметкой о срочности исполнения вносятся в РК незамедлительно.

Документы с пометками "Весьма срочно", "Срочно" передаются членам ЦИК России, в управления Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России незамедлительно, остальные документы - в день доклада либо до 12.00 следующего рабочего дня.

Документы и указания по исполнению документов по указанию секретаря ЦИК России могут направляться членам ЦИК России, в управления Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России в электронном виде средствами ПИ ДЕЛО без оформления копии на бумажном носителе.

3.16. Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, гражданские служащие, работающие в приемных секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, работники, ответственные за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, получают документы в отделе прохождения документов не реже трех раз в день, а при необходимости - незамедлительно, расписываясь за них в распечатанных РК.

3.17. Документы, ошибочно поступившие в управления Аппарата ЦИК России, в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, незамедлительно возвращаются в отдел прохождения документов гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, работниками, ответственными за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России.

3.18. Если в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России (заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России) указаны заместители Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, члены ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, начальники управлений Аппарата ЦИК России, руководитель Контрактной службы ЦИК России, руководители ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, то работу по исполнению документа координирует заместитель Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, член ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, указанный в указании по исполнению документа первым, - координатор исполнения.

Ответственным за исполнение является начальник управления Аппарата ЦИК России, руководитель Контрактной службы ЦИК России, Руководитель ФЦИ при ЦИК России, руководитель РЦОИТ при ЦИК России, указанный в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России (заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России) первым после члена (членов) ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителя Руководителя Аппарата ЦИК России, не являющегося одновременно начальником управления. Ответственным за исполнение может являться начальник управления Аппарата ЦИК России, Руководитель ФЦИ при ЦИК России, руководитель РЦОИТ при ЦИК России, напротив фамилии (должности) которого автор указания по исполнению документа проставил пометку "ответственный" или "отв.".

Руководитель Контрактной службы ЦИК России дает поручения и указания, обязательные для исполнения работниками Контрактной службы ЦИК России, в соответствии с Единым порядком организации планирования и проведения закупок в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.

Гражданские служащие Аппарата ЦИК России, работники ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, готовящие ответы на входящие документы, являются исполнителями.

Если в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России (заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России) после координатора исполнения и ответственного за исполнение указаны заместители Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, члены ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, начальники управлений Аппарата ЦИК России, руководители ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, то они являются соисполнителями.

Если в указании по исполнению документа от Аппарата ЦИК России указан только Руководитель Аппарата ЦИК России, то он должен определить управление (управления) Аппарата ЦИК России, которое будет являться исполнителем (соисполнителем) документа.

Подлинник документа передается ответственному за исполнение. Координатору исполнения и соисполнителям передаются копии документа (в случае если в ПИ ДЕЛО не размещен электронный образ отсканированного документа).

Копии приложений к документам объемом более 20 страниц на бумажном носителе не копируются, при этом электронный образ документа и приложения к нему прикрепляется к РК и при необходимости распечатывается на бумажном носителе исполнителем.

Если в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России, (заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России) указан только член ЦИК России, то ему передается подлинник документа, который после исполнения возвращается в отдел прохождения документов.

Ответственный за исполнение организует исполнение документа в сроки, обозначенные в пунктах 13.5, 13.6 Инструкции. Соисполнители представляют все необходимые материалы ответственному за исполнение.

Соисполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов.

3.19. Документы, составляющие правовую основу внешних связей ЦИК России с зарубежными избирательными органами и международными организациями (договоры, соглашения, протоколы и иные подобные документы), а также документы, составляющие правовую основу взаимодействия ЦИК России с органами государственной власти Российской Федерации, иными государственными органами, российскими общественными и иными некоммерческими организациями (договоры, соглашения, протоколы и иные подобные документы), подлежат регистрации в отделе прохождения документов в порядке, установленном для входящих документов. Подлинник зарегистрированного документа, указанного в настоящем пункте, в течение трех дней после дня регистрации передается на хранение в Архив исполнителем документа.

3.20. Особенности работы с обращениями граждан отражены в разделе 7 Инструкции.

4. Основные требования к подготовке и оформлению документов

4.1. Документы, создаваемые в ЦИК России, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) или А5 (48х210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

4.2. В ЦИК России используются следующие виды продольных гербовых бланков, изготовленных типографским способом (приложение N 4):

бланк протокола заседания Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк выписки из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк распоряжения Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк секретаря Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк Руководителя Аппарата Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

общий бланк Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (для подготовки любого вида документа, кроме письма, например, справки);

бланк письма Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.

4.3. Бланки Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, общий бланк ЦИК России, бланк письма ЦИК России имеют нумерацию на обороте.

Выдача бланков управлениям Аппарата ЦИК России, а также контроль за правильным использованием бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется протокольно-контрольным отделом Управления документационного обеспечения Аппарата ЦИК России (далее - протокольно-контрольный отдел).

Уничтожение испорченных бланков осуществляется в протокольно-контрольном отделе с составлением акта установленной формы (приложение N 5).

4.4. При подготовке документов с применением ПИ ДЕЛО используются электронные шаблоны бланков документов.

4.5. При подготовке и оформлении документов члены ЦИК России и гражданские служащие Аппарата ЦИК России, работники ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности ЦИК России, являются:

4.5.1. Государственный герб Российской Федерации.

На бланках документов ЦИК России Государственный герб Российской Федерации изображается в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" в одноцветном варианте на геральдическом щите. Изображение герба помещается по центру верхнего поля бланка над словами "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации".

4.5.2. Наименование федерального органа.

Центральная избирательная комиссия Российской Федерации.

4.5.3. Наименование должности.

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках должностных лиц:

бланк Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк заместителя Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк секретаря Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

бланк Руководителя Аппарата Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.

Наименование должности указывается под наименованием федерального органа.

4.5.4. Справочные данные о ЦИК России.

Справочные данные о ЦИК России указываются в бланках писем:

Большой Черкасский переулок, дом 9, Москва, 109012, телефоны (495) 606-79-57, (495) 606-97-69, факс (495) 606-97-69, cikrf.ru, цик.рф.

4.5.5. Наименование вида документа.

Наименование вида издаваемого документа (постановление, распоряжение, протокол заседания, выписка из протокола заседания) включается в бланк соответствующего вида документов.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

4.5.6. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.

Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

07.04.2015

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

07 апреля 2015 г.

4.5.7. Регистрационный номер документа.

Для входящих документов - это индекс Управления документационного обеспечения, через косую черту - порядковый номер и через дефис - год регистрации документа, например: 08/3546-2015.

Для исходящих документов - это индекс дела по номенклатуре и через косую черту - порядковый номер документа, например: 01-15/2465.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

4.5.8. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату входящего документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

4.5.9. Место составления (издания) документа.

Место составления (издания) документа (Москва) указывается в бланках документов, за исключением бланков писем.

При продольном расположении реквизитов бланка место составления (издания) документа указывается в середине строки между датой и регистрационным номером документа, а при угловом расположении - под датой и регистрационным номером документа, от края левого поля.

4.5.10. Гриф ограничения доступа к документу.

Проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или иному виду конфиденциальной информации.

Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования" (ДСП).

Отметка проставляется в верхнем правом углу лицевой стороны первого листа документа от границы верхнего поля.

4.5.11. Адресат.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу.

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Аппарат Государственной Думы
Федерального Собрания
Российской Федерации,
Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:

Институт законодательства и сравнительного
правоведения при Правительстве
Российской Федерации
Заведующему отделом
П.П. Петрову

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Заместителю директора
Всероссийского научно-исследовательского
института документоведения
и архивного дела
И.И. Иванову

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Центральная избирательная комиссия
Российской Федерации
Б. Черкасский
пер., д. 9, Москва, 109012

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

На документах, адресованных федеральным органам государственной власти и иным федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Председателям избирательных комиссий
субъектов Российской Федерации

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение N 6),

который подписывается исполнителем и начальником управления Аппарата ЦИК России (руководителями ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России).

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Иванову И.И.
ул. Полярная, д. 45, кв. 5, Москва,
112145

4.5.12. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и прописными буквами) и на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ
Председатель Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации

личная подпись инициалы, фамилия
дата

При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек и прописными буквами), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН
постановлением Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
от 20 мая 2015 г. N 283/1667-6

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

4.5.13. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа оформляются на отдельном листе формата А6 (105 мм x147 мм), на бланке установленной формы (приложение N 7), приложенном к документу. В отдельных случаях указания по исполнению документа могут быть оформлены на самих документах. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы (либо должности) исполнителей, при необходимости - содержание, срок исполнения (устанавливаемый должностным лицом, издавшим указание по исполнению документа), подпись и дату, например:

Иванову И.И.

Петрову П.П.

Прошу подготовить проект письма

к 22.04.2015

личная подпись

дата

Указания по исполнению документа должны быть подписаны собственноручной подписью должностного лица с использованием чернил синего или черного цвета. Использование чернил других цветов не допускается.

Указания по исполнению документа прикрепляются к документу, к которому они относятся, и вместе с ним подшиваются в дело.

Указания по исполнению документа могут быть оформлены с использованием ПИ ДЕЛО.

4.5.14. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

"о чем (о ком)?", например:

Распоряжение - О создании аттестационной комиссии

Письмо - Об использовании комплексов обработки избирательных бюллетеней (КОИБ) в Самарской области на выборах 13 сентября 2015 года

Акт - Об уничтожении документов с истекшими сроками хранения

"чего (кого)?", например:

Должностной регламент ведущего специалиста И.И. Иванова.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Документы, оформленные на бланках формата А5, указания руководителей ЦИК России по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля.

4.5.15. Отметка о контроле.

Отметка о контроле проставляется на документах, поставленных на контроль, с использованием штампа "Контроль" (или иным способом) на верхнем поле документа справа либо на бланке указания по исполнению документа.

4.5.16. Текст документа.

Тексты документов, создаваемых в ЦИК России, оформляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальная переписка ЦИК России с избирательными комиссиями, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа оформляется в виде связного текста, таблицы или в виде соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти Российской Федерации, иными федеральными государственными органами, в том числе ЦИК России, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Тексты документов большого объема, например, инструкций, методических рекомендаций, могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.);

от 3-го лица единственного числа ("ЦИК России не считает возможным...", "ЦИК России предлагает рассмотреть возможность...");

на бланках должностных лиц - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее граф (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы).

4.5.17. Отметка о приложении.

Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:	1.	Положение об Экспертной комиссии на 13 л. в 1 экз.
	2.	Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 6 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Избирательной комиссии Орловской области от 15.10.2014 N 01-20/435 и приложение к нему, всего на 8 л.

В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении N 1."

или

"_делается запись в журнал установленной формы (приложение N 2)."

Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится, например:

Приложение
к постановлению Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
от 15 апреля 2014 г. N 138/995-6

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение N 1, приложение N 2 и так далее.

4.5.18. Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на бланке ЦИК России, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Председатель	личная подпись	инициалы, фамилия
ЦИК России

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если документ оформляется на бланке Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, то должность не указывается.

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Член Центральной избирательной комиссии Российской Федерации

личная подпись

инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Руководитель Аппарата ЦИК России	личная подпись	инициалы, фамилия
Главный бухгалтер	личная подпись	инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:

Начальник Правового управления	Начальник Управления внешних связей
личная подпись          инициалы, фамилия	личная подпись        инициалы, фамилия

В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии	личная подпись	инициалы, фамилия
Члены комиссии	личная подпись	инициалы, фамилия
	личная подпись	инициалы, фамилия
	личная подпись	инициалы, фамилия

4.5.19. Штамп визуализации электронной подписи.

Проставляется на визуализированном электронном документе в месте расположения собственноручной подписи должностного лица в документе на бумажном носителе, например:

Председатель Избирательной комиссии Ленинградской области

В.П. Журавлев

"Рис. 1. Штамп визуализации электронной подписи"

4.5.20. Гриф согласования документа.

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Аппарата

Центральной избирательной комиссии

Российской Федерации

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то согласование оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

протокол заседания

Профсоюзного комитета

Центральной избирательной комиссии

Российской Федерации

от 16 апреля 2015 г. N 175

или:

СОГЛАСОВАНО

письмо Минюста России

от 02 апреля 2015 г. N 5-10/49

Гриф согласования располагается под реквизитом "Подпись" в левом нижнем поле документа.

4.5.21. Виза.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Согласование проекта документа может осуществляться в ПИ ДЕЛО. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости может быть указана должность визирующего, например:

Начальник Правового управления
личная подпись	инициалы, фамилия
Дата

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник Правового управления
личная подпись	инициалы, фамилия
Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Допускается полистное визирование документов и приложений к ним.

Для документа, подлинник которого остается в ЦИК России, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляется из ЦИК России, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Порядок визирования постановлений и распоряжений ЦИК России установлен в соответствующих разделах Инструкции.

4.5.22. Печать.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

4.5.23. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении копии - заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:

Верно консультант протокольно-контрольного отдела
личная подпись	инициалы, фамилия
Дата

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.

Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии: "Всего в копии ____л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

4.5.24. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:

А.П. Иванов
(495) 202-13-13

4.5.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя или начальника управления Аппарата ЦИК России, в котором исполнен документ.

4.5.26. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

Идентификатор (имя файла на машиночитаемом носителе) электронной копии документа (колонтитул) обязательно проставляется в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта 8 пунктов, например:

В0301012

5. Организация работы с отправляемыми (исходящими) из ЦИК России документами

5.1. Работа с отправляемыми (исходящими) из ЦИК России документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, в том числе наличие полного адреса и его точность, наличие подлинной подписи (для электронного документа - проверку подлинности электронной подписи), виз координатора, исполнителя и соисполнителей, других необходимых элементов оформления, указанных приложений, и отправку.

Ответственность за правильность указания в письме (в том числе сопроводительном) или списке рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса, несет исполнитель документа.

5.2. Отправляемые (исходящие) документы печатаются в протокольно-контрольном отделе на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями раздела 4 Инструкции. При необходимости по указанию руководства ЦИК России возможна выдача бланков гражданскими служащими протокольно-контрольного отдела исполнителю документа - гражданскому служащему Аппарата ЦИК России под подпись с обязательной последующей передачей исполнителем файла документа в протокольно-контрольный отдел для присвоения идентификатора электронной копии документа и прикрепления данной копии к РК документа.

5.3. Отправка документов из ЦИК России осуществляется органами федеральной фельдъегерской связи, почтовой и телеграфной связью, по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, по системе МЭДО, каналам факсимильной связи, в информационно-телекоммуникационной сети Интернет или нарочным.

Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, по факсимильной связи или в информационно-телекоммуникационной сети Интернет принимает ответственный за исполнение документа.

5.4. При оформлении отправляемых (исходящих) писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации (кроме писем, адресованных в федеральные органы государственной власти и иные федеральные государственные органы, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательные комиссии субъектов Российской Федерации).

5.5. Отправляемые (исходящие) письма направляются за подписью Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России на соответствующих бланках.

Телеграммы категории "Правительственная" направляются только за подписью Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России и секретаря ЦИК России.

5.6. По согласованию с Председателем ЦИК России, заместителями Председателя ЦИК России или секретарем ЦИК России либо по их указаниям по исполнению документов или поручениям письма подписываются членами ЦИК России на бланке письма ЦИК России.

Ответ на входящий документ подписывается координатором исполнения, а в случае его отсутствия - автором указаний по исполнению документа.

По согласованию с Председателем ЦИК России, заместителями Председателя ЦИК России или секретарем ЦИК России письма вправе подписывать:

Руководитель Аппарата ЦИК России - по направлениям своей деятельности в соответствии с должностным регламентом;

заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, не являющиеся начальниками управлений Аппарата ЦИК России, - по направлениям своей деятельности в соответствии с должностными регламентами (на бланке письма ЦИК России);

заместитель Руководителя Аппарата ЦИК России - начальник Управления государственной службы и кадров -- по вопросам проверки достоверности и полноты сведений, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной гражданской службы, и федеральными государственными гражданскими служащими, и соблюдения федеральными государственными гражданскими служащими требований к служебному поведению (на бланке письма ЦИК России);

заместитель Руководителя Аппарата ЦИК России - начальник Планово-финансового управления - по вопросам взаимодействия с департаментами Министерства финансов Российской Федерации и иными финансовыми органами (на бланке письма ЦИК России);

начальник Управления внешних связей - по вопросам поездок за пределы территории Российской Федерации, приема иностранных делегаций, иным вопросам международного сотрудничества в области избирательных систем, консульским и регистрационным вопросам (на бланке письма ЦИК России);

начальник Управления делами - по вопросам материально-технического и социально-бытового обеспечения (на бланке письма ЦИК России);

начальник Управления пресс-службы и информации - по вопросам взаимодействия со средствами массовой информации, а также пресс-службами федеральных органов государственной власти, иных федеральных государственных органов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, политических партий, образовательных и общественных организаций и по вопросам оформления пропусков на право прохода в комплекс зданий ЦИК России представителей средств массовой информации (на бланке письма ЦИК России);

начальник Контрольного управления - по вопросам взаимодействия с правоохранительными органами (на бланке письма ЦИК России);

руководитель Контрактной службы ЦИК России - запрос ценовой информации, необходимой для обоснования начальной (максимальной) цены государственного контракта (на бланке письма ЦИК России).

По письменному поручению Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России обращение, содержащее вопросы, не относящиеся к компетенции ЦИК России, а также вопросы, требующие рассмотрения по существу соответственно уровню выборов, направляется в государственный орган, орган местного самоуправления, иному должностному лицу, в том числе в иные избирательные комиссии, за подписью заместителя Руководителя Аппарата ЦИК России - начальника Правового управления (на бланке письма ЦИК России).

По поручению Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России письма могут подписывать заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, являющиеся начальниками управлений Аппарата ЦИК России (на бланке письма ЦИК России).

Письма по вопросам деятельности профсоюзной организации ЦИК России подписываются Председателем Профсоюзного комитета ЦИК России, заместителями Председателя Профсоюзного комитета ЦИК России (на бланке письма ЦИК России).

5.7. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, ответственным за исполнение, соисполнителями, передаются в открытом виде для регистрации и отправки в отдел прохождения документов гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, гражданскими служащими соответствующих приемных заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, а также работниками, ответственными за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России.

Документы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы начальником Планово-финансового управления, а при необходимости - главным бухгалтером ЦИК России.

Если отправляемый (исходящий) документ является ответом на входящий документ, исполнитель обязан приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.

В случае если указание по исполнению документа или поручение Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России содержит требование о согласовании, внесении предложений или штамп "Контроль", то на копии исходящего документа или в докладной (служебной) записке должна быть отметка о согласовании с автором указаний по исполнению документа или поручения.

5.8. С использованием ПИ ДЕЛО документам присваивается исходящий регистрационный номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий регистрационный номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

При регистрации исходящего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, ответственный за исполнение, координатор (визы), а также кем документ подписан, вид документа.

Копии исходящих документов, содержащие визы, помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Документ отправляется только при наличии его электронной версии, которая присоединяется к РК в момент регистрации (за исключением случая, указанного в пункте 5.2).

5.9. Отправка исходящих документов в избирательные комиссии субъектов Российской Федерации по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО осуществляется отделом прохождения документов.

В этом случае после регистрации электронный образ документа присоединяется к РК и отправляется в формате .pdf (за исключением документов, подписанных электронной подписью), при необходимости приложения к документу отправляются в формате MS Word и MS Excel. Если электронная копия приложения изготовлена не в протокольно-контрольном отделе, то на бумажной копии должна быть отметка исполнителя о ее соответствии отправляемой электронной версии.

Подлинные документы по вопросам формирования избирательных комиссий и осуществления их финансирования, награждения и поощрения членов избирательных комиссий и работников их аппаратов, иных граждан и организаций направляются органами федеральной фельдъегерской связи или почтой в обязательном порядке.

Иные документы могут быть отправлены органами федеральной фельдъегерской связи или почтовой связью по указанию секретаря ЦИК России.

5.10. При необходимости отправка материалов информационного и справочного характера осуществляется по каналам связи ГАС "Выборы" через почтовые ящики, установленные на автоматизированных рабочих местах гражданских служащих в управлениях Аппарата ЦИК России.

5.11. По каналам факсимильной связи документы передаются исполнителями после их регистрации в отделе прохождения документов.

5.12. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса в отдел прохождения документов представляются ее оформленный подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов.

5.13. При отправке письма более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки установленной формы (приложение N 6). Список рассылки подписывается исполнителем, начальником управления Аппарата ЦИК России (его заместителем). Письмо и список рассылки передаются гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, в отдел прохождения документов для регистрации. После регистрации письма исполнитель тиражирует его и передает на отправку в отдел прохождения документов.

Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый его экземпляр.

Для отправки документов используются конверты установленного образца (приложение N 8). Если одному и тому же адресату направляются одновременно несколько документов, то они могут комплектоваться в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие регистрационные номера всех вложенных документов.

5.14. Контроль за введением данных в ПИ ДЕЛО и актуальностью адресов, сведений об избирательных комиссиях субъектов Российской Федерации, органах государственной власти субъектов Российской Федерации и их руководителях осуществляет Управление по работе с территориями; о политических партиях и их лидерах - Управление по взаимодействию с политическими партиями, общественными организациями и органами государственной власти; о федеральных органах государственной власти и иных федеральных государственных органах, их руководителях - Управление документационного обеспечения; о средствах массовой информации и их руководителях - Управление пресс-службы и информации; об адресах иностранных посольств в Москве и международных организаций - Управление внешних связей.

5.15. Отправка документов из ЦИК России осуществляется отделом прохождения документов ежедневно с 9.00 до 18.00 (в пятницу до 17.00), кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Документы, переданные для отправки до 17.00 (в пятницу до 16.00), оформляются в тот же день, остальные - на следующий рабочий день.

В период между федеральными избирательными кампаниями исходящие документы отправляются органами федеральной фельдъегерской связи по Москве до 15.00 текущего рабочего дня, в другие субъекты Российской Федерации - один раз в неделю по средам. Отправка документов в иные сроки осуществляется по указанию секретаря ЦИК России.

5.16. Особенности регистрации и отправки исходящих документов, в том числе упрощенный порядок визирования, в период подготовки и проведения федеральных избирательных кампаний, кампаний референдума, в период подготовки и проведения выборов, проводящихся в единый день голосования в субъектах Российской Федерации, могут определяться Председателем ЦИК России, заместителями Председателя и секретарем ЦИК России.

5.17. Документы с отметкой о срочности доставки "Весьма срочно" и "Срочно" оформляются незамедлительно и передаются в орган федеральной фельдъегерской связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком маршрутов сотрудников федеральной фельдъегерской связи.

5.18. Документы без отметок оформляются по мере поступления в отдел прохождения документов и передаются в орган федеральной фельдъегерской связи, где отправка осуществляется в соответствии с графиком маршрутов сотрудников федеральной фельдъегерской службы в оптимальные сроки.

5.19. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются отделом прохождения документов через почтовое отделение связи простыми почтовыми отправлениями или заказными письмами.

5.20. Отправляемые (исходящие) документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, художественная, учебная, научная и иная литература, периодические издания, к отправке не принимается.

6. Особенности работы с электронными документами

6.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в ПИ ДЕЛО.

6.2. Электронные документы ЦИК России являются официальными документами. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

6.3. В ЦИК России могут создаваться и использоваться: электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе; электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в ПИ ДЕЛО.

6.4. Для подтверждения подлинности при передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью должностного лица ЦИК России, подписавшего документ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

6.5. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в ПИ ДЕЛО во внутреннем документообороте могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, т.е. идентификация должностного лица производится по его учетной записи в ПИ ДЕЛО.

6.6. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

6.7. Состав электронных документов, обращающихся в ПИ ДЕЛО, устанавливается в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, разрабатываемом на основе рекомендаций Росархива.

6.8. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается постановлением ЦИК России по согласованию с Росархивом.

6.9. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, заверяются усиленной квалифицированной подписью должностного лица, подписавшего документ.

6.10. Прием и отправка электронных документов осуществляются отделом прохождения документов.

6.11. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, поступивших из избирательных комиссий субъектов Российской Федерации, отдел прохождения документов осуществляет проверку действительности электронной подписи.

6.12. При включении электронных документов в ПИ ДЕЛО формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение и использование (приложение N 9).

6.13. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Председателю ЦИК России, заместителям Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, заместителям Руководителя Аппарата ЦИК России, направлении электронных документов исполнителям в Аппарате ЦИК России, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

6.14. Документы, создаваемые в ЦИК России и (или) поступившие в ЦИК России на бумажном носителе, могут включаться в ПИ ДЕЛО после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в ПИ ДЕЛО возможно после его сравнения с подлинником документа.

6.15. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в ПИ ДЕЛО.

Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется и учитывается как один документ.

6.16. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание", например:

Федеральные конституционные законы. Федеральные законы. Копии. Электронные документы.

6.17. Электронные сообщения, поступающие по системе МЭДО, проходят регистрацию в ПИ ДЕЛО в порядке, установленном Инструкцией.

6.18. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.19. Место хранения электронных документов до их передачи на архивное хранение, вид носителей, на которых они хранятся, форматы их постоянного и долговременного хранения определяются с учетом используемых в ЦИК России программно-технических средств, нормативных и методических документов Росархива.

6.20. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

6.21. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), они подлежат уничтожению на основании акта установленной формы (приложение N 25).

6.22. Документы, подлежащие длительному хранению, передаются на архивное хранение по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

7. Особенности работы с обращениями.
Организация личного приема

7.1. Особенности работы с обращениями.

7.1.1. Организация работы с обращениями осуществляется в соответствии с разделом 3 Инструкции с учетом особенностей, указанных в данном разделе.

7.1.2. Письменные обращения (далее - обращения), поступившие в ЦИК России, регистрируются в отделе прохождения документов с использованием ПИ ДЕЛО отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления.

Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов и референдумов, регистрируются в день поступления в ЦИК России или на следующий рабочий день.

Не является обращением текст, не имеющий смысла (бессодержательный) либо направляемый для ознакомления, либо содержащий поздравление, соболезнование или оценку деятельности и не соответствующий требованиям, предъявляемым федеральными законами "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" к запросам информации.

7.1.3. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.

Обращения, содержащие в адресной части пометку "Лично", рассматриваются в общем порядке в соответствии с Инструкцией.

При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в РК делается отметка "Повторно" и прикладываются регистрационные карточки по первичным обращениям, подобранные с использованием ПИ ДЕЛО.

Если обращение поступило от коллектива заявителей, то при регистрации в РК ставится отметка "Коллективное".

7.1.4. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения на свободном от текста месте.

7.1.5. Обращения после регистрации документа на бумажном носителе сканируются в отделе прохождения документов, а затем к РК присоединяется электронный образ документа и приложения к нему в формате .pdf.

После регистрации обращения докладываются в соответствии с порядком, утвержденным распоряжением ЦИК России.

7.1.6. После доклада обращения с указаниями по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России возвращаются в отдел прохождения документов для внесения указаний по исполнению документов в РК.

Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, гражданские служащие, работающие в приемных заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, работники, ответственные за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, получают обращения в отделе прохождения документов под подпись в распечатанной РК.

Обращения и указания по исполнению документов по указанию секретаря ЦИК России могут направляться членам ЦИК России, в управления Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России в электронном виде средствами ПИ ДЕЛО без оформления копии на бумажном носителе.

Обращения, адресованные членам ЦИК России, регистрируются, докладываются и передаются в соответствии с порядком, установленным Инструкцией.

Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

7.1.7. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не относится к компетенции ЦИК России, докладывается секретарю ЦИК России и по его указанию по исполнению документа в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется с сопроводительным письмом в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя о переадресации обращения. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения, а при необходимости - и в ЦИК России.

В случае если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или соответствующих должностных лиц, копии обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляются в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

7.1.8. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

7.1.9. В случае если в соответствии с запретом, указанным в пункте 7.1.8 Инструкции, невозможно направить обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

7.1.10. Обращения рассматриваются в сроки, указанные в пунктах 13.5, 13.6 Инструкции.

В период подготовки и проведения выборов и референдумов сроки рассмотрения обращений устанавливаются в соответствии с законодательством о выборах и референдумах.

Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения, исполнитель не позднее чем за три дня до истечения срока подготовки ответа представляет на имя автора указания по исполнению документа докладную записку с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока рассмотрения обращения не должно превышать установленных законом сроков рассмотрения обращения.

Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

В этом случае срок рассмотрения продлевается протокольно-контрольным отделом после представления ответственным за исполнение копии промежуточного ответа (в соответствии со сроком, указанном в промежуточном ответе).

7.1.11. В случае поступления в ЦИК России в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней.

7.1.12. Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия заявителя, его почтовый или электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело по указанию секретаря ЦИК России. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном преступлении, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение по указанию руководства ЦИК России подлежит направлению в правоохранительные органы.

В период подготовки и проведения избирательных кампаний, кампаний референдума обращения, поступающие в ЦИК России, не имеющие обратного адреса и фамилии отправителя (анонимные), после их регистрации в отделе прохождения документов, подлежат докладу секретарю ЦИК России для их дальнейшего возможного рассмотрения.

Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

Если в обращении указан адрес электронной почты, то ответ гражданину может быть направлен по электронной почте в виде электронного образа документа в формате .pdf.

7.1.13. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

7.1.14. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

7.1.15. Если в обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то обращение признается безосновательным и переписка с заявителем по данному вопросу прекращается, о чем ему направляется уведомление.

При этом по указанию исполнителя ответственным за ведение делопроизводство в РК обращения делается запись (отметка) о том, что переписка с указанным заявителем по данному вопросу считается завершенной.

Если от заявителя, с которым переписка была прекращена, поступает очередное обращение по тому же вопросу, то письменный ответ на него может не даваться, а само обращение направляется в дело.

7.1.16. Обращения, поступившие на официальный сайт ЦИК России в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", регистрируются с использованием ПИ ДЕЛО и рассматриваются в установленном порядке. Ответы на такие обращения направляются по адресам электронной почты или по почтовым адресам, указанным в обращениях.

В случае если запрашиваемая информация опубликована в средствах массовой информации либо размещена в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, ЦИК России в ответе на запрос может ограничиться указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации либо наименованием соответствующего сайта в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, на котором опубликована запрашиваемая информация.

7.2. Организация личного приема.

7.2.1. Личный прием ведется Председателем ЦИК России, заместителями Председателя ЦИК России, секретарем ЦИК России и членами ЦИК России в порядке очередности согласно предварительной записи по графику, утверждаемому Председателем ЦИК России.

В случае если вопрос, содержащийся в обращении, касается организации и проведения выборов в конкретном субъекте Российской Федерации, прием по возможности осуществляется членом ЦИК России, ответственным за это направление деятельности.

По поручению Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России либо члена ЦИК России к организации личного приема могут привлекаться гражданские служащие управлений Аппарата ЦИК России.

Запись на прием осуществляется по телефону Приемной ЦИК России либо по письменному заявлению, поданному в установленном порядке.

По наиболее сложным вопросам, подлежащим рассмотрению в ходе личного приема, могут предварительно приниматься пояснения как в письменном, так и в электронном виде.

При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Ведение личного приема может сопровождаться аудио- и видеозаписью, о чем заявитель уведомляется до начала приема.

Расшифровка и хранение аудио- и видеозаписи осуществляется в соответствии с разделом 16 Инструкции.

В ходе приема оформляется карточка личного приема заявителей (приложение N 10), которая подлежит регистрации в порядке, установленном пунктами 7.1.2 и 7.1.3 Инструкции, и ведется журнал учета личного приема, в который вносятся дата приема, номер карточки личного учета, данные о заявителе, краткое содержание обращения, результаты рассмотрения, а также должность и фамилия лица, ведущего прием.

Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема (журнале учета).

По просьбе заявителя, изложенной в ходе приема, данный ему ответ может быть направлен заявителю в письменной форме по указанному им адресу с соблюдением сроков, установленных Инструкцией. Если изложенные в устном обращении факты требуют дополнительной проверки, заявитель в ходе приема информируется о том, что письменный ответ на обращение будет ему направлен в установленном порядке.

По просьбе заявителя, пришедшего на личный прием, ему выдается копия карточки личного приема.

В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

В случае грубого, агрессивного поведения заявителя прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник охраны. Информация о поведении заявителя отражается в журнале учета.

7.2.2. Переданные на приеме письменные обращения регистрируются с использованием ПИ ДЕЛО и рассматриваются в установленном порядке.

8. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (с пометкой "Для служебного пользования")

8.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация независимо от вида ее носителя, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

8.2. К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, метеорологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасности граждан и населенных пунктов, а также производственных объектов;

информация о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, об исполнении бюджетов и соиспользовании других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне;

описания структуры органов государственной власти, их функций, направлений и форм деятельности, а также их адреса;

порядок рассмотрения заявлений и обращений граждан и юридических лиц;

решения, принятые по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

8.3. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" (далее - "ДСП") на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется Председателем ЦИК России, заместителями Председателя ЦИК России, секретарем ЦИК России, Руководителем Аппарата ЦИК России, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

8.4. Пометка "ДСП" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа (в случае необходимости - и его проекта), содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

8.5. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в том числе их прием, учет (регистрация), осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП".

8.6. Документы с пометкой "ДСП" регистрируются (учитываются) вместе с другими несекретными документами. В РК документа производится запись "ДСП".

8.7. Документы с пометкой "ДСП" в обязательном порядке печатаются в протокольно-контрольном отделе. В левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа каждого экземпляра документа гражданский служащий протокольно-контрольного отдела должен указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.

8.8. Сканирование, копирование (тиражирование) документов с пометкой "ДСП", а также размещение их в ПИ ДЕЛО производится исполнителем документа с письменного разрешения начальника соответствующего управления Аппарата ЦИК России или его заместителя, при этом осуществляется учет каждого экземпляра указанных документов.

Постановления ЦИК России (выписки из протокола заседания ЦИК России), распоряжения ЦИК России по основной деятельности с пометкой "ДСП" регистрируются в ПИ ДЕЛО с отметкой в РК "гриф доступа "ДСП".

Сканирование, копирование (тиражирование) постановлений ЦИК России (выписок из протокола заседания ЦИК России), распоряжений ЦИК России по основной деятельности с пометкой "ДСП" производится в соответствии со списками рассылки, утвержденными секретарем ЦИК России и Руководителем Аппарата ЦИК России (приложения N 12, 13).

8.9. Документы с пометкой "ДСП" передаются членам ЦИК России и гражданским служащим Аппарата ЦИК России под подпись.

8.10. При получении письменного запроса от государственных органов, органов местного самоуправления, иных органов и организаций, а также граждан с просьбой об ознакомлении с информацией ЦИК России, имеющей пометку "ДСП", решение об ознакомлении с ней заявителя принимает руководство ЦИК России.

8.11. Документы с пометкой "ДСП" направляются в другие органы и организации органами федеральной фельдъегерской связи или службой специальной связи, а также заказными или ценными почтовыми отправлениями. Запрещается передавать документы с пометкой "ДСП" по незащищенным каналам компьютерно-модемной и факсимильной связи.

Документы с пометкой "ДСП" рассылаются нескольким адресатам согласно списку рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляется номер экземпляра отправляемого документа. Список рассылки подписывается исполнителем и начальником управления Аппарата ЦИК России, в котором подготовлен документ.

8.12. Исполненные документы с пометкой "ДСП" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы группируются в дела вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. В правом верхнем углу обложки дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "ДСП".

8.13. Документы с пометкой "ДСП" хранятся в закрывающихся шкафах.

8.14. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической и научной ценности, производится по акту установленной формы с указанием номеров экземпляров (приложение N 25). В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

8.15. Решение о снятии пометки "ДСП" с документа принимает должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

Снятие пометки "ДСП" с присланного в ЦИК России документа может быть произведено только по согласованию с организацией, направившей документ.

Снятие пометки "ДСП" с документа производится Управлением документационного обеспечения на основании письменного указания должностного лица, принявшего такое решение. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах или изданиях, а также в РК делаются соответствующие отметки.

О снятии пометки "ДСП" уведомляются все адресаты, которым документ направлялся, либо организация, его направившая.

8.16. В случае утраты дел, документов или изданий с пометкой "ДСП" либо разглашения этой информации Руководителем Аппарата ЦИК России назначается служебная проверка, о результатах которой докладывается секретарю ЦИК России.

Об утрате дел, документов и изданий с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

9. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях ЦИК России

9.1. Формирование проекта повестки дня заседания ЦИК России.

9.1.1. Проект повестки дня заседания ЦИК России формируется по поручению секретаря ЦИК России протокольно-контрольным отделом не позднее чем за шесть календарных дней до предполагаемой даты его проведения (в период федеральных избирательных кампаний данный срок может сокращаться) на основании планов работы и постановлений ЦИК России, согласовывается с членами ЦИК России, начальниками управлений Аппарата ЦИК России, руководителями ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, ответственными за подготовку выносимых на заседание ЦИК России вопросов, и представляется на подпись секретарю ЦИК России.

9.1.2. Члены ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России вправе предложить внести в проект повестки дня заседания ЦИК России вопросы, не предусмотренные планами работы и постановлениями ЦИК России, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.

Вопросы, не предусмотренные планами работы и постановлениями ЦИК России, включаются в проект повестки дня заседания ЦИК России при письменном обращении члена ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, по инициативе которых вопрос выносится на заседание ЦИК России, на имя секретаря ЦИК России, в котором указываются название вопроса, докладчик и дата передачи согласованного проекта и материалов к нему в протокольно-контрольный отдел.

9.1.3. Согласованный с Председателем ЦИК России и подписанный секретарем ЦИК России проект повестки дня заседания ЦИК России размещается протокольно-контрольным отделом в информационно-справочной подсистеме ГАС "Выборы" (далее - ИСП) в разделе "Повестка дня заседания ЦИК России".

Не позднее дня, предшествующего заседанию ЦИК России, проект повестки дня заседания ЦИК России тиражируется протокольно-контрольным отделом для рассылки членам ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, заместителям Руководителя Аппарата ЦИК России, начальникам управлений Аппарата ЦИК России, руководителям ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России и размещается в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

9.1.4. Членам ЦИК России с правом совещательного голоса и представителям политических партий проект повестки дня заседания ЦИК России рассылается на указанные ими адреса электронной почты в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

9.2. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания ЦИК России.

9.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания ЦИК России, готовятся управлениями Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России под руководством члена ЦИК России, ответственного за подготовку вопроса.

9.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект постановления ЦИК России (выписки из протокола заседания ЦИК России) с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании ЦИК России, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании ЦИК России.

По решению члена ЦИК России, ответственного за подготовку вопроса, к документам может прикладываться пояснительная записка.

9.2.3. Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании ЦИК России, печатаются, как правило, в протокольно-контрольном отделе. Проекты документов визируются в следующем порядке: исполнитель, начальник управления Аппарата ЦИК России (руководители ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России), ответственный за их подготовку, начальники управлений Аппарата ЦИК России (руководители ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России), которые задействованы в реализации рассматриваемого документа или которыми его содержание должно быть согласовано. Согласованный и завизированный вышеуказанными лицами проект документа визируется заместителем Руководителя Аппарата ЦИК России - начальником Правового управления, гражданским служащим редакционно-издательского отдела Управления пресс-службы и информации (далее - редакционно-издательский отдел), затем - Руководителем Аппарата ЦИК России.

Проекты документов (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и иных участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются заместителем Руководителя Аппарата ЦИК России - начальником Планово-финансового управления.

Проекты документов (включая приложения), содержащие вопросы расходования денежных средств подведомственных ЦИК России казенных учреждений и избирательных комиссий субъектов Российской Федерации, в обязательном порядке визируются начальником Контрольного управления.

Проекты документов (включая приложения), содержащие вопросы реализации бюджетных полномочий ЦИК России как главного распорядителя бюджетных средств, не требуют согласования с руководителями подведомственных ЦИК России казенных учреждений.

Председателем ЦИК России могут быть назначены иные должностные лица, виза которых на проектах документов (включая приложения) обязательна.

После визирования Руководителем Аппарата ЦИК России проекты документов представляются на визирование члену (членам) ЦИК России, руководящему его подготовкой, и заместителям Председателя ЦИК России.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта документа (включая приложения) по установленной форме (приложение N 11).

9.2.4. Проекты документов для визирования должны представляться в управления Аппарата ЦИК России и членам ЦИК России, как правило, не позднее чем за пять рабочих дней до дня заседания ЦИК России (в период проведения федеральных избирательных кампаний данный срок может сокращаться).

Визирование проекта документа в управлении Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России осуществляется в течение одного рабочего дня с момента получения предварительно согласованного проекта документа (за исключением проектов документов, требующих дополнительного правового либо финансово-экономического обоснования).

В отдельных случаях с разрешения секретаря ЦИК России допускается увеличение сроков визирования.

9.2.5. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления ЦИК России (выписки из протокола заседания ЦИК России), так и в приложениях к нему.

9.2.6. Подготовленные и оформленные для рассмотрения на заседании ЦИК России проекты документов передаются исполнителем в протокольно-контрольный отдел для последующего их представления секретарю ЦИК России. После ознакомления, а в необходимых случаях после внесения замечаний и предложений, секретарь ЦИК России принимает решение о вынесении представленных проектов документов на заседание ЦИК России, проставляет на них указание "На заседание", ставит личную подпись и дату и передает весь комплект документов в протокольно-контрольный отдел.

При необходимости проекты документов могут быть возвращены секретарем ЦИК России исполнителю для доработки.

9.2.7. Проекты документов с проставленным на них секретарем ЦИК России указанием "На заседание" и прилагаемые к ним материалы сканируются протокольно-контрольным отделом и в формате .pdf размещаются в ИСП в разделе "Повестка дня заседания ЦИК России" в следующем порядке.

После названия вопроса в скобках размещаются гиперссылки на проект документа и прилагаемые к нему материалы - "Материал 1.1", "Материал 1.2" (в формате .pdf), например: О передаче вакантного мандата депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации шестого созыва зарегистрированному кандидату из федерального списка кандидатов, выдвинутого Политической партией СПРАВЕДЛИВАЯ РОССИЯ, Матханову Иринчею Эдуардовичу (Материал 1.1) (Материал 1.2).

По указанию Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, начальников управлений Аппарата ЦИК России, руководителей ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России документ и прилагаемые к нему материалы могут быть распечатаны гражданскими служащими, работающими в соответствующих приемных членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, работниками, ответственными за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России.

9.2.8. Информация обо всех изменениях, связанных с проектом повестки дня заседания ЦИК России и документами, представляемыми к рассмотрению на заседании ЦИК России, размещается протокольно-контрольным отделом в локальной вычислительной сети КСА ЦИК России в каталоге: N:\INFORM\ZASEDANIE\Изменения по повестке дня.

Гражданскими служащими, работающими в соответствующих приемных членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, работниками, ответственными за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России не менее двух раз в день проверяется информация об изменениях материалов, размещенных в локальной вычислительной сети КСА ЦИК России в каталоге: N:\INFORM\ZASEDANIE\Изменения по повестке дня.

Гражданские служащие протокольно-контрольного отдела в локальной вычислительной сети КСА ЦИК России в каталоге N:\INFORM\ZASEDANIE\Изменения по повестке дня размещают файл текущего проекта повестки дня заседания ЦИК России в формате .doc.

9.2.9. Отсканированные (электронные) образы документов, представляемых взамен или дополнительно, размещаются гражданскими служащими протокольно-контрольного отдела в Информационно-справочной подсистеме ГАС "Выборы" в разделе "Повестка дня заседания ЦИК России" в формате .pdf.

В случае оперативного внесения изменений в проект повестки дня заседания ЦИК России, гражданские служащие протокольно-контрольного отдела информируют об этом по телефону гражданских служащих, работающих в соответствующих приемных членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, гражданских служащих, ответственных за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, работников, ответственных за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России.

9.2.10. Документы, представленные менее чем за один час до подготовительного совещания, проводимого, как правило, в день, предшествующий дню заседания ЦИК России, тиражируются и раздаются гражданскими служащими протокольно-контрольного отдела на бумажном носителе непосредственно в помещении, определенном для проведения подготовительного совещания.

9.2.11. Членам ЦИК России с правом совещательного голоса, представителям политических партий материалы направляются гражданскими служащими протокольно-контрольного отдела по указанным ими адресам электронной почты в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

9.2.12. Гражданские служащие протокольно-контрольного отдела комплектуют папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания ЦИК России, при необходимости раздают их членам ЦИК России с правом совещательного голоса и представителям политических партий перед началом заседания.

Перед началом заседания ЦИК России проект повестки дня и материалы, представленные к рассмотрению, передаются гражданским служащим протокольно-контрольного отдела в Управление пресс-службы и информации для представителей средств массовой информации и лицам, приглашенным на заседание.

9.2.13. Проекты документов могут готовиться и согласовываться с использованием подсистем ГАС "Выборы", обеспечивающих автоматизацию процесса подготовки и проведения заседания ЦИК России средствами ПИ ДЕЛО.

9.3. Подготовка заседаний ЦИК России.

9.3.1. Управление пресс-службы и информации, получив проект повестки дня заседания ЦИК России, информирует средства массовой информации о дате и времени заседания ЦИК России, а также о вопросах, включенных в повестку дня.

9.3.2. В день, предшествующий дню заседания ЦИК России, исполнитель документа представляет в протокольно-контрольный отдел список лиц, приглашенных на заседание ЦИК России. В списке приглашенных указываются вопрос повестки дня заседания, фамилии, имена, отчества приглашенных, их должности, официальные названия организаций. Список подписывается начальником соответствующего управления Аппарата ЦИК России (руководителями ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России) и согласовывается с секретарем ЦИК России.

Размещение лиц, приглашенных на заседание ЦИК России, в помещении, где проводится заседание, определяется секретарем ЦИК России.

9.3.3. В случае сопровождения вопроса повестки дня заседания ЦИК России визуальными материалами или рассмотрения его в режиме видеоконференции информация об этом сообщается в протокольно-контрольный отдел до формирования повестки дня заседания ЦИК России.

Документы и материалы, необходимые для создания видеоряда (визуальных материалов) или подготовки проведения заседания ЦИК России в режиме видеоконференции, передаются исполнителем в Информационный центр ЦИК России не позднее чем за пять дней до проведения заседания.

Перед заседанием ЦИК России доклад о готовности технических средств к демонстрации визуальных материалов (проведению видеоконференции) представляется руководителем Информационного центра ЦИК России секретарю ЦИК России.

9.3.4. Перед началом заседания ЦИК России гражданский служащий протокольно-контрольного отдела регистрирует приглашенных на заседание ЦИК России лиц, список которых представляется Председателю ЦИК России и секретарю ЦИК России.

9.3.5. Гражданские служащие Управления пресс-службы и информации организуют доступ на заседание ЦИК России аккредитованных представителей средств массовой информации, обеспечивают их необходимыми материалами, полученными из протокольно-контрольного отдела, а также осуществляют контроль за их размещением в помещении, где проводится заседание ЦИК России.

9.4. Выпуск документов, рассмотренных на заседании ЦИК России.

9.4.1. В ходе заседания ЦИК России члены ЦИК России уточняют вид документа (постановление, выписка из протокола заседания, протокольное поручение), которым оформляется решение, принятое по вопросу, обозначенному в повестке дня заседания ЦИК России.

9.4.2. Документы, рассмотренные на заседании ЦИК России, должны быть при необходимости доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.

9.4.3. Срок доработки документов не должен превышать трех рабочих дней после дня заседания ЦИК России, если иной срок не определен федеральными законами или не оговорен на заседании ЦИК России.

9.4.4. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания ЦИК России изменения. В случае принятия ЦИК России решения о необходимости контроля исполнения постановления его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения. Например: "Возложить контроль за исполнением постановления на члена ЦИК России (инициалы, фамилия) и Правовое управление (инициалы, фамилия начальника управления Аппарата ЦИК России). О результатах исполнения проинформировать ЦИК России до (ставится конкретная дата)".

9.4.5. Текст постановления ЦИК России (выписки из протокола заседания ЦИК России), а также приложения к нему в обязательном порядке печатаются в протокольно-контрольном отделе на бланке установленного образца и сохраняются в течение года в машиночитаемом виде в виде файлов формата MS Word (для таблиц допускаются файлы формата MS Excel).

Приложения, созданные при помощи программных средств ГАС "Выборы", преобразуются в файлы формата MS Word и по локальной вычислительной сети КСА ЦИК России передаются в протокольно-контрольный отдел.

9.4.6. Документы, подлежащие подписанию (включая приложения), визируются в следующем порядке: исполнитель, начальник управления Аппарата ЦИК России (руководитель ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России), ответственный за их подготовку и доработку, начальники управлений Аппарата ЦИК России (руководители ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России), которые задействованы в реализации документа или которыми его содержание должно быть согласовано. Согласованный и завизированный вышеуказанными лицами документ, подлежащий подписанию (включая приложения), визируется заместителем Руководителя Аппарата ЦИК России - начальником Правового управления, гражданским служащим редакционно-издательского отдела, затем - Руководителем Аппарата ЦИК России.

Документы, подлежащие подписанию (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и иных участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются заместителем Руководителя Аппарата ЦИК России - начальником Планово-финансового управления.

Документы, подлежащие подписанию (включая приложения), содержащие вопросы расходования денежных средств ЦИК России, подведомственных ЦИК России учреждений и избирательных комиссий субъектов Российской Федерации, в обязательном порядке визируются начальником Контрольного управления.

Документы, подлежащие подписанию, (включая приложения), содержащие вопросы реализации бюджетных полномочий ЦИК России как главного распорядителя бюджетных средств, не требуют согласования с руководителями подведомственных ЦИК России казенных учреждений.

Председателем ЦИК России могут быть назначены иные должностные лица, виза которых на документах, подлежащих подписанию (включая приложения), обязательна.

После визирования Руководителем Аппарата ЦИК России документы представляются на визирование члену (членам) ЦИК России, руководящему их подготовкой, и заместителям Председателя ЦИК России.

В случае внесения в документ согласованных на заседании ЦИК России изменений, он визируется у членов ЦИК России, внесших в ходе заседания ЦИК России соответствующие предложения.

В период федеральных избирательных кампаний допускается упрощенный порядок визирования документов, определяемый руководством ЦИК России.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (постановления ЦИК России, выписки из протокола заседания ЦИК России, каждого приложения) по установленной форме (приложение N 11).

9.4.7. Исполнитель осуществляет контроль полноты комплектности прилагаемых к постановлению ЦИК России (выписке из протокола заседания ЦИК России) документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте, а также проставляет визу на оборотной стороне каждого листа постановления ЦИК России (выписки из протокола заседания ЦИК России) и приложений к нему.

9.4.8. К оформленному для подписания постановлению ЦИК России (выписке из протокола заседания ЦИК России) исполнитель прилагает список должностных лиц (организаций), которым направляется постановление ЦИК России (выписка из протокола заседания ЦИК России) (приложение N 12). В данный список включаются должностные лица (организации), которые задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании.

Список подписывается исполнителем, начальником управления Аппарата ЦИК России (руководителями ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России), ответственным за подготовку постановления ЦИК России (выписки из протокола заседания ЦИК России), и утверждается секретарем ЦИК России.

9.4.9. Процедура доработки и согласования документов, рассмотренных на заседании ЦИК России, может проводиться в электронном виде с использованием подсистем ГАС "Выборы", обеспечивающих автоматизацию процесса подготовки и проведения заседания ЦИК средствами ПИ ДЕЛО.

9.4.10. Оформленный комплект документов (постановление ЦИК России, выписка из протокола заседания ЦИК России, обозначенные в его тексте приложения, список рассылки) исполнитель передает в протокольно-контрольный отдел для проверки правильности оформления документов и последующего их представления на подпись секретарю ЦИК России и Председателю ЦИК России.

Исполнитель несет ответственность за своевременную передачу в протокольно-контрольный отдел постановления ЦИК России (выписки из протокола заседания ЦИК России), а в случае невозможности сдачи документов в срок, информирует об этом своего непосредственного руководителя, начальника управления и секретаря ЦИК России.

9.4.11. Постановление ЦИК России (выписка из протокола заседания ЦИК России) подписывается Председателем ЦИК России и секретарем ЦИК России.

Если на заседании ЦИК России председательствовал один из заместителей Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России или один из членов ЦИК России с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря ЦИК России осуществлял один из членов ЦИК России с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении (выписке из протокола заседания ЦИК России), поручении, сделанном в ходе заседания, оформляются следующим образом:

"Заместитель Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации" - в случае временного отсутствия Председателя ЦИК России;

"Исполняющий обязанности Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации" - в случае отсутствия заместителей Председателя ЦИК России и при наличии решения ЦИК России о возложении на секретаря ЦИК России либо одного из членов ЦИК России с правом решающего голоса функций Председателя ЦИК России;

"Исполняющий обязанности секретаря Центральной избирательной комиссии Российской Федерации" - в случае наличия распоряжения ЦИК России или исполняющего обязанности Председателя ЦИК России о возложении на одного из членов ЦИК России с правом решающего голоса функций секретаря ЦИК России.

9.4.12. После подписания документы регистрируются в протокольно-контрольном отделе с использованием ПИ ДЕЛО. На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.

9.4.13. Постановления ЦИК России, выписки из протокола заседания ЦИК России нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий действующего состава ЦИК России.

Номер постановления ЦИК России состоит из номера протокола заседания ЦИК России и порядкового номера постановления ЦИК России, разделенных косой чертой и отделенной от них дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава ЦИК России (например: 3/7-6).

Номер выписки из протокола заседания ЦИК России состоит из номера протокола заседания ЦИК России, порядкового номера выписки из протокола данного заседания ЦИК России, разделенных дефисом, и отделенной от них вторым дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава ЦИК России (например: 2-1-6).

Соответствующие реквизиты вносятся в электронные версии документов (файл документа в формате MS Word, для таблиц допускаются файлы формата MS Excel).

9.4.14. В случае принятия в ходе заседания ЦИК России решения о даче поручения, оно оформляется в виде протокольного поручения.

Протокольное поручение печатается в протокольно-контрольном отделе на листе формата А4, визируется членами ЦИК России, внесшими предложение о протокольном поручении и (или) ответственными за его исполнение, начальником управления Аппарата ЦИК России (руководителями ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России).

9.4.15. Протокольное поручение подписывается секретарем ЦИК России и ему присваивается номер, который состоит из номера протокола заседания ЦИК России, порядкового номера протокольного поручения, перед которым ставится заглавная буква "П", разделенные дефисом, и отделенной от них вторым дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава ЦИК России (например: 2-П1-6).

9.4.16. Указанные выше реквизиты постановления ЦИК России, выписки из протокола заседания ЦИК России, протокольного поручения вносятся в РК, к которой прикрепляется файл документа в формате MS Word (для таблиц допускаются файлы формата MS Excel) и, при необходимости, электронный образ документа в формате .pdf, а также делается связка с документами, послужившими основанием для рассмотрения вопроса на заседании ЦИК России (при наличии их РК в ПИ ДЕЛО).

9.4.17. В протокольно-контрольном отделе документы тиражируются в соответствии со списком рассылки, на каждой копии документа проставляется печать с надписью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление документационного обеспечения N 1", удостоверяющая подписи Председателя ЦИК России и секретаря ЦИК России (без воспроизведения подписей).

9.4.18. Копии постановлений ЦИК России (выписок из протокола заседания ЦИК России) направляются на бумажном носителе Председателю ЦИК России, заместителям Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России. Электронные файлы документов или их электронные образы, размещенные в ПИ ДЕЛО и подсистемах ГАС "Выборы", при необходимости распечатываются на бумажном носителе каждым пользователем указанных систем.

По указанию Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России заверенные в установленном порядке копии постановлений ЦИК России (выписок из протокола заседания ЦИК России) передаются гражданскими служащими протокольно-контрольного отдела членам ЦИК России, в управления Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России.

9.4.19. Копии постановлений ЦИК России направляются заявителю в случае, если его обращение в ЦИК России послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании ЦИК России.

9.4.20. Рассылка копий постановлений ЦИК России (выписок из протокола заседания ЦИК России) в организации и гражданам осуществляется в установленном порядке гражданскими служащими отдела прохождения документов.

9.4.21. Рассылка копий постановлений ЦИК России (выписок из протокола заседания ЦИК России) в избирательные комиссии по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО осуществляется гражданскими служащими протокольно-контрольного отдела.

При необходимости копии постановлений ЦИК России по вопросам формирования избирательных комиссий, их финансирования, награждения и поощрения организаторов выборов и других участников избирательного процесса направляются также органами федеральной фельдъегерской связи.

9.4.22. Гражданские служащие протокольно-контрольного отдела передают перечень вопросов, рассмотренных на заседании ЦИК России, и электронные файлы постановлений ЦИК России (выписок из протокола заседания ЦИК России) в ФЦИ при ЦИК России по локальной вычислительной сети КСА ЦИК России для размещения их в подсистемах ГАС "Выборы" и в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Электронные файлы постановлений ЦИК России (выписок из протокола заседания ЦИК России) и их копии на бумажном носителе передаются в редакционно-издательский отдел для опубликования в журнале "Вестник Центральной избирательной комиссии Российской Федерации". Гражданские служащие протокольно-контрольного отдела контролируют полноту и идентичность текстов документов на бумажном носителе и переданных электронных файлов.

9.5. Протокол заседания ЦИК России.

9.5.1. В ходе заседания ЦИК России ведется протокол и аудиозапись.

Протокол заседания ЦИК России оформляется на бланке установленной формы (приложение N 4) гражданскими служащими протокольно-контрольного отдела в срок, не превышающий двух недель после дня заседания ЦИК России.

9.5.2. Протокол заседания ЦИК России ведется в краткой форме.

Текст протокола заседания ЦИК России состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола заседания ЦИК России указываются фамилия и инициалы Председателя ЦИК России (председательствующего), а также присутствующих заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России и членов ЦИК России, в том числе с правом совещательного голоса, представителей политических партий, Руководителя Аппарата ЦИК России, его заместителей, начальников управлений Аппарата ЦИК России, руководителей ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России.

Если на заседание ЦИК России приглашены лица, не являющиеся гражданскими служащими Аппарата ЦИК России, работниками ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, их инициалы и фамилии могут быть оформлены отдельным списком и приложены к протоколу заседания ЦИК России.

9.5.3. В основной части протокола заседания ЦИК России перечисляются вопросы повестки дня заседания ЦИК России, инициалы и фамилии лиц, выступивших при их обсуждении, констатируется решение ЦИК России по каждому вопросу, фиксируются результаты голосования.

9.5.4. Протокол заседания ЦИК России визируется гражданским служащим протокольно-контрольного отдела и передается на подпись председательствовавшему на заседании ЦИК России и секретарю ЦИК России (или члену ЦИК России, исполняющему обязанности секретаря ЦИК России).

9.5.5. После подписания протокол заседания ЦИК России регистрируется в протокольно-контрольном отделе с использованием ПИ ДЕЛО, электронный файл присоединяется к РК. Протоколы заседаний ЦИК России нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий ЦИК России.

9.5.6. Протоколы заседаний ЦИК России, приобщенные к ним постановления ЦИК России, выписки из протоколов заседаний ЦИК России (вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия), хранятся в протокольно-контрольном отделе, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в Архив.

10. Оформление распоряжений ЦИК России по основной деятельности

10.1. Распоряжения ЦИК России по основной деятельности (далее - распоряжения) готовятся в управлениях Аппарата ЦИК России, в ФЦИ при ЦИК России, в РЦОИТ при ЦИК России по поручению Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России либо по инициативе управлений Аппарата ЦИК России, руководителей ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России.

10.2. Обеспечение качественной подготовки распоряжений и их согласование с заинтересованными лицами возлагается на начальников управлений Аппарата ЦИК России, руководителей ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, осуществляющих подготовку распоряжений.

Контроль правильности оформления распоряжений осуществляет протокольно-контрольный отдел.

10.3. Распоряжение имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; наименование государственного органа "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации"; вид документа (распоряжение); дата, регистрационный номер; место составления; заголовок к тексту; текст; подпись должностного лица, издавшего распоряжение.

10.4. Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать основное содержание текста распоряжения. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал. Заголовок выравнивается по центру документа.

10.5. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

Текст распоряжения отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами.

В констатирующей части (преамбуле) излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.

В распорядительной части содержится перечисление предписываемых действий, сроки и исполнители. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.

10.6. Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты и номера. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу_".

10.7. В последнем пункте распорядительной части, при необходимости, указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

10.8. Текст распоряжения печатается на бланке установленной формы (приложение N 4) в протокольно-контрольном отделе.

10.9. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.

10.10. Распоряжения (включая приложения), печатаются в протокольно-контрольном отделе. Распоряжения визируются на оборотной стороне последнего листа распоряжения (включая приложения) по установленной форме (приложение N 11) в следующем порядке: исполнитель, начальник управления Аппарата ЦИК России (руководители ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России), ответственный за его подготовку, начальники управлений Аппарата ЦИК России (руководители ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России), которые задействованы в реализации документа или которыми его содержание должно быть согласовано. Согласованное и завизированное вышеуказанными лицами распоряжение (включая приложения) визируется заместителем Руководителя Аппарата ЦИК России - начальником Правового управления, гражданским служащим редакционно-издательского отдела, затем - Руководителем Аппарата ЦИК России.

Распоряжения (включая приложения), содержащие вопросы финансирования ЦИК России, подведомственных ЦИК России учреждений и избирательных комиссий субъектов Российской Федерации, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером ЦИК России и заместителем Руководителя Аппарата ЦИК России - начальником Планово-финансового управления.

Распоряжения (включая приложения), содержащие вопросы расходования денежных средств, в обязательном порядке визируются начальником Контрольного управления.

После визирования Руководителем Аппарата ЦИК России распоряжения (включая приложения) представляются на визирование члену (членам) ЦИК России, курирующему соответствующее направление работы, секретарю ЦИК России и заместителям Председателя ЦИК России.

Распоряжения (включая приложения), содержащие вопросы реализации бюджетных полномочий ЦИК России как главного распорядителя бюджетных средств, не требуют согласования с руководителями подведомственных ЦИК России казенных учреждений.

Председателем ЦИК России могут быть назначены иные должностные лица, виза которых на распоряжениях и приложениях к ним обязательна.

Распоряжение ЦИК России о командировании за пределы территории Российской Федерации (его отмене, изменении его длительности или состава командируемых лиц) готовится гражданскими служащими Управления внешних связей и в обязательном порядке визируется заместителем Руководителя Аппарата ЦИК России - начальником Планово-финансового управления, главным бухгалтером ЦИК России и гражданским служащим Управления государственной службы и кадров.

Проекты распоряжений, за исключением распоряжений по вопросам, указанным во втором и третьем абзацах настоящего пункта, визируются начальником протокольно-контрольного отдела.

10.11. Визирование распоряжения (включая приложения) в управлении Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, осуществляется в течение одного рабочего дня с момента получения предварительно согласованного распоряжения (включая приложения), за исключением распоряжений, требующих дополнительного правового либо финансово-экономического обоснования.

В отдельных случаях с разрешения секретаря ЦИК России допускается увеличение сроков визирования.

Если в процессе визирования в текст распоряжения вносятся изменения принципиального характера, то оно подлежит переоформлению и повторному визированию.

10.12. К распоряжению прикладывается список должностных лиц (организаций), которым оно направляется, установленной формы (приложение N 13), подписанный исполнителем, начальником управления Аппарата ЦИК России, руководителями ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, ответственными за подготовку распоряжения, и утвержденный Руководителем Аппарата ЦИК России.

10.13. Распоряжения подписывает Председатель ЦИК России. По согласованию с Председателем ЦИК России распоряжения могут подписывать заместители Председателя ЦИК России и секретарь ЦИК России.

10.14. Представление распоряжений на подпись Председателю ЦИК России, заместителям Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России осуществляется в соответствии с порядком доклада документов, утвержденным распоряжением ЦИК России.

10.15. Распоряжения регистрируются в протокольно-контрольном отделе с использованием ПИ ДЕЛО и формируются в дела вместе с документами, послужившими основанием для издания распоряжения. К РК присоединяются файл распоряжения в формате MS Word (для таблиц допускаются файлы формата MS Excel), а в случае направления распоряжения в избирательные комиссии субъектов Российской Федерации по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО - электронный образ распоряжения в формате .pdf и создаются ссылки на документы, послужившие основанием для издания распоряжения.

10.16. Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис проставляется буквенный индекс "р".

10.17. Копии распоряжений заверяются печатью с надписью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление документационного обеспечения N 1" и направляются согласно списку рассылки. Отправка копий распоряжений в избирательные комиссии по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО осуществляется протокольно-контрольным отделом.

10.18. Распоряжения и приобщенные к ним документы, послужившие основанием для издания распоряжения, хранятся в протокольно-контрольном отделе, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в Архив.

11. Оформление протоколов заседаний рабочих, экспертных групп, консультативных органов, организационных советов, комиссий ЦИК России

11.1. Протоколы заседаний рабочих, экспертных групп, консультативных органов, организационных советов, комиссий (далее - рабочая группа) оформляются по установленной форме (приложение N 14).

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

11.2. Текст полного протокола заседания рабочей группы состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председательствующего (руководителя рабочей группы) и секретаря заседания.

С новой строки после слова "Присутствовали:" перечисляются инициалы и фамилии членов рабочей группы, приглашенных на заседание членов ЦИК России, не являющихся членами рабочей группы, иных приглашенных. При перечислении приглашенных обязательно указывается наименование их должностей. Многострочные наименования должностей печатаются через один межстрочный интервал.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания и является его неотъемлемой частью.

11.3. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

11.4. Основная часть протокола заседания печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Основная часть протокола заседания содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня заседания. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ:", "ВЫСТУПИЛИ:", "РЕШИЛИ:", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части "СЛУШАЛИ:" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ:" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса (по решению председательствующего либо по решению рабочей группы) излагается от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу заседания, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".

В части "РЕШИЛИ:" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками: 1.1. - первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания, 1.2. - второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и т.д.

Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: возложить, поручить, организовать и т.д.

Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

11.5. Текст краткого протокола заседания также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего, секретаря, присутствующих лиц.

Слово "Присутствовали:" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии.

В основной части протокола заседания указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня заседания, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение, в случае голосования - результаты голосования.

11.6. Протокол заседания подписывается председательствующим (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания.

В случае отсутствия в составе рабочей группы секретаря протоколы заседаний и решения рабочей группы визируются начальником управления Аппарата ЦИК России, обеспечивающего ее деятельность, и подписываются председательствующим (руководителем рабочей группы). Подписи отделяют от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

11.7. Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года.

11.8. Протоколы совместных заседаний нескольких рабочих групп оформляются на листах бумаги формата А4 с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите "Председательствующий" указываются фамилия и инициалы лица (инициалы и фамилии лиц), председательствовавшего (председательствовавших) на заседании. В реквизите "Подпись" наименования должностей располагаются на одном уровне.

11.9. Решения, принятые рабочей группой по вопросам, рассматриваемым на ее заседании, оформляются по установленной форме (приложение N 15) и подписываются председательствующим (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания. В случае отсутствия в составе рабочей группы секретаря указанные выше документы визируются начальником управления Аппарата ЦИК России, обеспечивающего ее деятельность, и подписываются председательствующим (руководителем рабочей группы).

11.10. Решения могут нумероваться в хронологической последовательности в пределах календарного года либо в пределах одного заседания в порядке рассмотрения вопросов.

11.11. Протоколы заседаний и решения рабочей группы включаются в номенклатуру дел управления Аппарата ЦИК России, обеспечивающего ее деятельность.

После подписания протоколы заседаний и решения рабочих групп регистрируются в управлении Аппарата ЦИК России, обеспечивающем деятельность рабочей группы, с использованием ПИ ДЕЛО как внутренние документы.

11.12. Если в протоколе заседания есть поручение со сроком исполнения, то оно ставится на контроль в соответствии с разделом 13 Инструкции.

11.13. Протоколы заседаний и решения рабочей группы вместе с приобщенными к ним документами в течение одного года хранятся в управлении Аппарата ЦИК России, обеспечивающем ее деятельность, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в Архив.

В случае рассмотрения вопроса на заседании ЦИК России подлинные экземпляры протоколов заседаний и решений рабочей группы приобщаются к документам заседания, а заверенные протокольно-контрольным отделом копии протоколов заседаний и решений рабочей группы передаются в управление Аппарата ЦИК России, обеспечивающее деятельность рабочей группы, где они хранятся до передачи в Архив.

12. Организация работы с поручениями Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России

12.1. Поручения готовятся по инициативе Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, его заместителей, начальников управлений Аппарата ЦИК России во исполнение постановлений и иных нормативных документов ЦИК России, протоколов совещаний, проводимых в ЦИК России, планов, решений рабочих групп.

12.2. Поручения Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, его заместителей оформляются на бланках установленной формы формата А5 или А6 (приложение N 16) и регистрируются с использованием ПИ ДЕЛО гражданскими служащими, работающими в соответствующих приемных.

При оформлении поручений, содержащих большой объем текста, допускается использовать бумагу формата А4.

Поручения должны быть подписаны собственноручной подписью должностного лица с использованием чернил синего или черного цвета. Использование чернил других цветов не допускается.

12.3. Указания по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России и его заместителей регистрируются как поручения с использованием ПИ ДЕЛО гражданскими служащими, работающими в соответствующих приемных, в случае если указанный реквизит содержится на представленных в их адрес в установленном порядке докладных записках и предписывает выполнение тех или иных заданий.

12.4. Поручениям присваивается регистрационный номер, состоящий из буквенного индекса "П", буквенного индекса названия должности и порядкового номера, разделенных дефисом, и отделенного от них вторым дефисом года регистрации (например, поручение Председателя ЦИК России - "N ПП-1-15", заместителя Председателя ЦИК России - "N ПЗП-1-15", секретаря ЦИК России - "N ПС-1-15", члена ЦИК России - "N ПЧ-1-15", Руководителя Аппарата ЦИК России - "N ПРА-1-15", заместителя Руководителя Аппарата ЦИК России - "N ПЗРА-1-15").

12.5. Если в поручении Председателя ЦИК России (заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, члена ЦИК России) указаны заместители Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, члены ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, начальники управлений Аппарата ЦИК России, руководители ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, то работу по исполнению документа координирует заместитель Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, член ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, заместитель Руководителя Аппарата ЦИК России, не являющийся одновременно начальником управления, указанный в поручении первым, - координатор исполнения.

Ответственным за исполнение является начальник управления Аппарата ЦИК России, Руководитель ФЦИ при ЦИК России, руководитель РЦОИТ при ЦИК России, указанный в поручении Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России первым после члена (членов) ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителя Руководителя Аппарата ЦИК России, не являющегося одновременно начальником управления.

Гражданские служащие Аппарата ЦИК России, работники ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, готовящие ответы на поручения, являются исполнителями.

Если в поручении Председателя ЦИК России (заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России) после координатора исполнения указаны заместители Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, члены ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, а после ответственного за исполнение указаны начальники управлений Аппарата ЦИК России, руководители ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, то они являются соисполнителями.

Если в поручении Руководителя Аппарата ЦИК России указаны заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, начальники управлений Аппарата ЦИК России, то работу по исполнению документа координирует заместитель Руководителя Аппарата ЦИК России, не являющийся одновременно начальником управления, указанный в поручении первым, - координатор исполнения. В этом случае начальник управления Аппарата ЦИК России, указанный первым или после заместителя Руководителя Аппарата ЦИК России - координатора исполнения, является ответственным за исполнение, остальные начальники управлений Аппарата ЦИК России являются соисполнителями.

Если в поручении Председателя ЦИК России (заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, члена ЦИК России) указаны Руководитель Аппарата ЦИК России, руководители ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, то все они являются ответственными за исполнение поручения.

12.6. Если напротив фамилии одного из соисполнителей документа проставлена пометка "отв.", то он является ответственным за исполнение. Остальные должностные лица, указанные в поручении, являются соисполнителями. Ответственность за исполнение может быть указана также в тексте поручения.

12.7. Подлинник поручения передается ответственному за исполнение. Координатору исполнения и соисполнителям передаются копии документа.

Если в поручении Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России указан только член ЦИК России, то ему передается подлинник документа, который после исполнения возвращается в отдел прохождения документов.

Ответственный за исполнение организует исполнение поручения в сроки, установленные пунктами 13.4, 13.5 Инструкции. Соисполнители согласно поручению представляют все необходимые материалы ответственному за исполнение. Соисполнители несут равную ответственность за своевременное и качественное исполнение поручения.

12.8. Поручения передаются координатору исполнения, ответственному за исполнение, соисполнителям гражданскими служащими, работающими в приемных, через ответственных за делопроизводство в управлениях Аппарата ЦИК России, а в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России - через работников, ответственных за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, под подпись.

12.9. Поручения Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, данные на оперативных совещаниях, оформляются на основании аудиозаписи в протокольно-контрольном отделе и регистрируются с использованием ПИ ДЕЛО.

Поручения, данные на оперативных совещаниях, передаются координатору исполнения, соисполнителям, ответственному за исполнение протокольно-контрольным отделом через ответственных за делопроизводство в управлениях Аппарата ЦИК России и гражданских служащих, работающих в приемных, и через работников, ответственных за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России.

13. Контроль исполнения документов и поручений

13.1. Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в постановлениях ЦИК России (выписках из протокола заседания ЦИК России);

протокольные поручения, данные на заседании ЦИК России;

поручения, содержащиеся в распоряжениях ЦИК России;

письменные поручения Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России;

поручения Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, высказанные на оперативных совещаниях;

входящие документы, в том числе письменные обращения, указанные в Перечне подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (приложение N 17), в соответствии с указаниями по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России;

исходящие документы, требующие ответа;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний и решениях рабочих групп;

планы мероприятий.

13.2. Контроль исполнения документов, указанных в пункте 13.1 Инструкции (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляют заместители Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, члены ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, начальники управлений Аппарата ЦИК России, руководители ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, на которых соответствующим документом возложен контроль за его исполнением либо которые являются координаторами исполнения и (или) ответственными за исполнение соответствующих документов.

13.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе своевременности получения ответов на запросы ЦИК России, осуществляют начальники управлений Аппарата ЦИК России, руководители ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, ответственные за подготовку данных документов.

13.4. Поручения, содержащиеся в постановлениях ЦИК России (выписках из протокола заседания ЦИК России), распоряжениях ЦИК России, протокольные поручения, письменные поручения Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, а также поручения Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, высказанные на оперативных совещаниях, исполняются в указанные в них сроки.

13.5. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 13.6 настоящего раздела. Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Документы с пометками "Незамедлительно", "Весьма срочно", "Срочно", "Контроль" (штамп красного цвета) исполняются в трехдневный срок, документы с пометками "Оперативно", "Контроль" (штамп синего цвета) - в десятидневный срок. Срок исполнения исчисляется в календарных днях. Для поручений - от даты подписания поручения, для входящих документов, в том числе обращений граждан, - от даты регистрации документа. Если последний день исполнения документа, содержащего пометку о срочности исполнения, приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в следующий за ним рабочий день.

13.6. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются, исходя из сроков, предлагаемых организацией, направившей документ, или сроков, указанных в приложении N 17.

Обращения о нарушении закона, поступившие в период избирательной кампании, кампании референдума, исполняются в сроки, установленные законодательством о выборах и референдуме.

13.7. Ответственность за внесение в РК сроков исполнения документов возлагается:

на отдел прохождения документов - при регистрации входящих и исходящих документов, письменных обращений граждан;

на гражданских служащих, работающих в приемных, - при регистрации письменных поручений Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России;

на протокольно-контрольный отдел - при регистрации поручений Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, высказанных на оперативных совещаниях, а также при постановке на контроль поручений, содержащихся в постановлениях ЦИК России (выписках из протокола заседания ЦИК России), протокольных поручениях, распоряжениях ЦИК России;

на гражданских служащих, ответственных за делопроизводство в управлениях Аппарата ЦИК России, обеспечивающих деятельность рабочих групп, - при регистрации поручений, содержащихся в протоколах заседаний и решениях рабочих групп.

13.8. Ответственность за своевременное и полное внесение в РК информации о состоянии исполнения документов возлагается на ответственного за исполнение.

13.9. В планах мероприятий, утвержденных постановлениями ЦИК России, распоряжениями ЦИК России, протоколами (решениями) рабочих групп, контролю подлежат сроки исполнения отдельных его пунктов. Сведения о ходе и состоянии их исполнения заносятся в РК.

13.10. При необходимости продления срока исполнения документа координатор исполнения, ответственный за исполнение, не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляет на имя должностного лица ЦИК России, давшего поручение, докладную записку, завизированную соисполнителями, с мотивированной просьбой о его продлении.

Регистрационный номер и дата докладной записки с указаниями по исполнению документа руководства ЦИК России о согласовании продления срока исполнения документа незамедлительно вносится в РК. На основании указанной информации протокольно-контрольный отдел изменяет в РК срок исполнения документа.

13.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам и ввода в ПИ ДЕЛО отчета, содержащего информацию о документах, являющихся основанием для снятия документа с контроля.

13.12. Основаниями для снятия документа с контроля являются:

докладная записка о снятии документа (или отдельных его пунктов) с контроля или об исполнении документа на имя должностного лица ЦИК России, давшего поручение, подготовленная ответственным за исполнение и согласованная с координатором исполнения, с отметкой должностного лица ЦИК России, давшего поручение, о принятии исполнения (в связи с чем указанным лицом проставляются отметки "Согласен", "Рассмотрел", "Принято", "Смотрел" и личная подпись);

постановление (выписка из протокола заседания) ЦИК России, распоряжение ЦИК России по результатам рассмотрения документа;

ответ на входящий документ;

ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;

направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования заявителя о результатах рассмотрения.

13.13. Перевод документа, подлежащего контролю исполнения, в разряд "Исполнен" осуществляет протокольно-контрольный отдел только на основании отметки об исполнении документа, сделанной в его РК по указанию координатора исполнения.

13.14. Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения ЦИК России информации, необходимой для рассмотрения поставленных в документе вопросов по существу (в случае необходимости координатор исполнения информирует об этом автора документа);

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием ЦИК России о результатах исполнения;

если на нем не стоит отметка должностного лица ЦИК России, давшего поручение, о принятии исполнения.

13.15. Контроль сроков исполнения документов централизованно осуществляет протокольно-контрольный отдел с использованием ПИ ДЕЛО.

При осуществлении контроля сроков исполнения документов протокольно-контрольный отдел взаимодействует с управлениями Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России.

13.16. Протокольно-контрольный отдел ежедневно готовит информацию о состоянии исполнения поставленных на контроль входящих и внутренних документов с использованием ПИ ДЕЛО и представляет ее в соответствии с порядком, утвержденным секретарем ЦИК России.

14. Работа с документами в управлениях Аппарата ЦИК России

14.1. Начальник управления Аппарата ЦИК России определяет гражданского служащего, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки (в том числе ввод в ПИ ДЕЛО информации о документах), информирует начальника управления Аппарата ЦИК России о состоянии их исполнения, организует справочно-информационную работу (в части документооборота) в управлении Аппарата ЦИК России, готовит проект номенклатуры дел управления Аппарата ЦИК России, ведет и формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность, готовит и передает дела в Архив, выдает гражданским служащим документы и дела, контролирует их возврат, готовит заявки на изготовление печатей и штампов.

14.2. Входящие документы с указаниями по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России и секретаря ЦИК России направляются в управления Аппарата ЦИК России только через отдел прохождения документов.

Зарегистрированные входящие документы в случае изменения указаний по исполнению документа передаются из одного управления Аппарата ЦИК России в другое только через отдел прохождения документов, где переадресование документов осуществляется с использованием ПИ ДЕЛО.

14.3. Входящие документы, поступившие непосредственно в управления Аппарата ЦИК России, в обязательном порядке передаются на регистрацию в отдел прохождения документов.

14.4. В управлении Аппарата ЦИК России работа с документами ведется по РК.

Гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, фиксирует в РК процесс прохождения и исполнения документов: вносит в РК указания по исполнению документа начальника управления Аппарата ЦИК России; проверяет наличие имеющихся документов по данному вопросу; после получения исполненного документа вносит в РК номер дела (по номенклатуре дел), в которое помещен документ, и количество листов документа.

14.5. Подготовленные в управлении Аппарата ЦИК России внутренние документы по вопросам служебной деятельности, адресованные Председателю ЦИК России, заместителям Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России, членам ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, заместителям Руководителя Аппарата ЦИК России и другим управлениям Аппарата ЦИК России, регистрируются в соответствии с номенклатурой дел ЦИК России с использованием ПИ ДЕЛО гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России.

Если в документе содержатся указания на связь с другими документами, то соответствующие данные вводятся в РК.

При этом к РК присоединяется файл документа в формате MS Word или MS Excel либо электронный образ документа.

Не рекомендуется вести переписку между управлениями Аппарата ЦИК России и отделами в составе управлений по организационным и иным вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления.

14.6. Внутренние документы, представляемые на доклад Председателю ЦИК России, заместителям Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России должны быть подписаны координатором исполнения, завизированы исполнителем, ответственным за исполнение и соисполнителями.

Документы, подготовленные с нарушением вышеустановленного порядка, на доклад не принимаются и возвращаются исполнителю.

14.7. После доклада внутренние документы с отметками о принятии исполнения лиц, указанных в пункте 14.6 Инструкции, возвращаются в управление Аппарата ЦИК России, подготовившее документ, для внесения соответствующих сведений в РК.

В случае если документ содержит указания по исполнению документа, предписывающие выполнение тех или иных заданий, то они оформляются как поручение в порядке, предусмотренном разделом 12 Инструкции.

Проекты внутренних и исходящих документов могут готовиться и согласовываться в управлениях Аппарата ЦИК России в электронном виде с использованием ПИ ДЕЛО.

14.8. Гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, в первую очередь обрабатывает документы с отметками, свидетельствующими о срочности их исполнения.

14.9. Начальники управлений Аппарата ЦИК России дают указания по исполнению поступивших к ним документов.

14.10. Внутренние документы, подготовленные Председателем ЦИК России, заместителями Председателя ЦИК России, секретарем ЦИК России, Руководителем Аппарата ЦИК России, заместителями Руководителя Аппарата ЦИК России, доставляются исполнителям гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих управлениях Аппарата ЦИК России.

14.11. Внутренние документы, подготовленные членами ЦИК России, доставляются исполнителям гражданскими служащими, работающими в приемных членов ЦИК России; внутренние документы, подготовленные в управлениях Аппарата ЦИК России, - гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих управлениях Аппарата ЦИК России.

14.12. Документы в пределах управлений Аппарата ЦИК России доставляются в порядке, определенном начальником управления Аппарата ЦИК России.

14.13. Исполнители документов представляют информацию о ходе и результатах исполнения документов гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, для внесения всех необходимых данных в РК и передают ему исполненные документы для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

14.14. В случае утраты или повреждения документа исполнитель незамедлительно докладывает об этом непосредственному руководителю и сообщает в отдел прохождения документов. По указанию начальника соответствующего управления Аппарата ЦИК России проводится проверка, о результатах которой информируется начальник Управления документационного обеспечения.

15. Изготовление и использование печатей и штампов

15.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия заверенных копий документов их подлинникам в ЦИК России используются печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые печати) и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, рассылке, постановке на контроль документов, других отметок применяются соответствующие штампы.

15.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию Руководителя Аппарата ЦИК России на основании заявок управлений Аппарата ЦИК России, согласованных с Управлением документационного обеспечения.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписей Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России изготовляются по их поручению.

15.3. Оттиск гербовой печати проставляется на финансовых документах, гарантийных письмах, договорах, государственных контрактах, доверенностях, сведениях об общей численности избирателей, участников референдума по состоянию на 1 января и 1 июля каждого года и в других предусмотренных законодательством случаях.

15.4. На рассылаемых копиях постановлений ЦИК России, выписок из протокола заседания ЦИК России, распоряжений ЦИК России проставляется оттиск печати с надписью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление документационного обеспечения N 1".

При оформлении бухгалтерских документов проставляется оттиск печати с надписью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Для финансовых документов".

На документах по вопросам консульского и регистрационно-визового учета, удостоверениях об аккредитации в качестве международных (иностранных) наблюдателей на выборах проставляется оттиск печати с надписью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление внешних связей".

На пакетах при отправке документов проставляется оттиск печати с надписью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление документационного обеспечения".

При оформлении копий архивных документов проставляется штамп "Верно. Центральный архив ЦИК России".

При оформлении документов, содержащих информацию о гражданских служащих, поставленных на учет в ЦИК России для получения единовременной субсидии по приобретению жилого помещения, для внесения в базу данных программного комплекса Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации в печатных формах, снабженных двухмерным кодом, проставляется оттиск печати с надписью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Комиссия по выдаче субсидий".

На копии распоряжения ЦИК России "О постановке на учет федеральных государственных служащих Аппарата Центральной избирательной комиссии Российской Федерации для получения единовременной субсидии на приобретение жилого помещения" при отправке в Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации проставляется штамп "Верно: Председатель комиссии для рассмотрения вопросов предоставления федеральным государственным служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, заместитель Председателя ЦИК России, инициалы, фамилия, дата".

Для удостоверения подлинности документов, составляемых и получаемых Контрактной службой ЦИК России, и (или) соответствия заверяемых копий документов их подлинникам проставляется оттиск печати с надписью "Контрактная служба Центральной избирательной комиссии Российской Федерации".

При оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей на склад в накладных проставляется оттиск печати с надписью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление делами. Склад". При оформлении документов на внос и вынос товарно-материальных ценностей в материальном пропуске проставляется оттиск печати с надписью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление делами. Материальный пропуск".

Штампы с факсимильным воспроизведением подписей Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России могут быть использованы для проставления на дубликатах и копиях подписанных в установленном порядке документов. В отдельных случаях гражданские служащие, ответственные за хранение и использование указанных штампов, определяют необходимость их проставления на документах, не имеющих подписи.

15.5. Печати и штампы подлежат учету в отделе прохождения документов. Печати и штампы выдаются гражданским служащим Аппарата ЦИК России под подпись в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется пометка "Для служебного пользования", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.

Отдел прохождения документов осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов.

15.6. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность начальник Управления документационного обеспечения.

15.7. Пришедшие в негодность печати и штампы сдаются в отдел прохождения документов, где их уничтожают, о чем составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов ставится соответствующая отметка.

15.8. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается непосредственно на гражданских служащих Аппарата ЦИК России, в пользовании которых находятся печати и штампы. При увольнении указанных гражданских служащих печати и штампы передаются ими в отдел прохождения документов, о чем ставится отметка в журнале учета печатей и штампов.

15.9. Ежегодно отделом прохождения документов производится сверка печатей и штампов, о чем проставляется отметка в журнале учета печатей и штампов.

16. Техническое обеспечение работы с документами

16.1. Компьютерная обработка текстов документов.

16.1.1. Тексты постановлений, распоряжений и других документов, подготовленные в управлениях Аппарата ЦИК России, проходят компьютерную обработку (ввод текста, его форматирование и вывод на печатающее устройство) в протокольно-контрольном отделе в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение N 18).

16.1.2. Документы, отправляемые из ЦИК России, могут готовиться и печататься в управлениях Аппарата ЦИК России, в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России с соблюдением установленных правил. Файл с окончательным вариантом текста документа передается в отдел прохождения документов для последующего его прикрепления к РК и в протокольно-контрольный отдел в соответствии с пунктом 5.2 Инструкции.

16.1.3. Печатание текстов официальных документов на соответствующих бланках ЦИК России осуществляется по представлении в протокольно-контрольный отдел согласованных и завизированных в установленном порядке проектов этих документов с указанием должностного лица, подписывающего документ, "На бланк".

16.1.4. Для распечатки текстов документов используются бланки установленной формы и бумага формата А4. На каждой странице документа в левом нижнем углу указывается идентификатор электронной копии документа.

16.1.5. Для компьютерной обработки принимаются только документы ЦИК России.

16.1.6. Проекты документов для компьютерной обработки принимаются в папках, на которых обязательно указываются наименование управления Аппарата ЦИК России, инициалы, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

Электронные версии текстов в формате файлов MS Word (для таблиц допускаются файлы формата MS Excel и бумага формата А3) передаются в протокольно-контрольный отдел по локальной вычислительной сети КСА ЦИК России или на съемном электронном носителе, зарегистрированном в ФЦИ при ЦИК России, с письменным указанием идентификатора электронной копии документа и его местонахождения.

16.1.7. Тексты документов обрабатываются, как правило, в порядке их поступления. Проекты документов, выносимые на заседание ЦИК России, обрабатываются в первую очередь.

16.1.8. Передаваемые для компьютерной обработки рукописи, а также вставки, поправки, сноски должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа ручкой с синими или черными чернилами с соблюдением правил орфографии и пунктуации. Для компьютерной обработки не принимаются вырезки из газет и журналов. При подготовке для компьютерной обработки рукописных текстов особое внимание следует обращать на то, чтобы были разборчиво написаны фамилии, наименования организаций, их адреса, специальные термины, географические названия и иностранные слова.

16.1.9. В случае подписания документов электронной подписью, тексты проектов документов в обязательном порядке проходят компьютерную обработку в протокольно-контрольном отделе и в печатном виде с указанием идентификатора электронной копии документа на первом листе проекта передаются исполнителю.

Подписанные электронной подписью проекты документов возвращаются исполнителем в протокольно-контрольный отдел для вывода их на печать на бланки установленной формы с проставлением штампа визуализации электронной подписи.

16.2. Копирование и тиражирование документов.

16.2.1. Копирование документов объемом до пяти страниц формата А4 и в количестве до десяти экземпляров осуществляется на копировальных аппаратах, установленных в управлениях Аппарата ЦИК России. Копирование и тиражирование документов большего объема осуществляется в протокольно-контрольном отделе.

Для копирования и тиражирования принимаются только документы ЦИК России. Копирование и тиражирование иных документов осуществляется по согласованию с начальником Управления документационного обеспечения.

16.2.2. Документы, передаваемые для копирования и тиражирования, должны быть четко отпечатаны (как правило, первые экземпляры).

16.2.3. Для копирования и тиражирования в протокольно-контрольном отделе не принимаются:

копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

копии постановлений ЦИК России;

копии распоряжений ЦИК России;

бланки ЦИК России;

документы с помарками и вклейками, загрязненные документы, документы в рукописном виде (за исключением обращений граждан);

книги, журналы, брошюры, газеты и газетные вырезки;

документы и материалы, розданные на заседании ЦИК России, а также размещенные в ПИ ДЕЛО и в подсистемах ГАС "Выборы";

информационные материалы, размноженные ранее для направления в соответствии со списком рассылки документов или указанием Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России и повторно представленные для тиражирования.

При необходимости копирование и тиражирование указанных выше материалов производится по согласованию с начальником протокольно-контрольного отдела.

16.2.4. Изготовление больших тиражей (более 100 экземпляров) или тиражирование объемных документов (более 100 листов), а также копирование и тиражирование документов в цветном изображении производится по согласованию с начальником протокольно-контрольного отдела.

16.2.5. Документы для копирования и тиражирования принимаются только вместе с бланком заказа установленной формы (приложение N 19), заполненным исполнителем и подписанным членом ЦИК России (Руководителем Аппарата ЦИК России, заместителями Руководителя Аппарата ЦИК России, начальником управления Аппарата ЦИК России, заместителями начальника управления Аппарата ЦИК России), в котором необходимо указать, как должна быть выполнена работа: с оборотом, уменьшением, увеличением, со сшиванием или брошюрованием.

16.2.6. Копирование и тиражирование документов выполняется, как правило, в порядке их поступления. Документы, выносимые на рассмотрение ЦИК России, тиражируются в первую очередь.

16.2.7. Переданные в протокольно-контрольный отдел для копирования и тиражирования документы и материалы по заявке заказчика могут быть отсканированы с получением электронного образа (файла) в формате .pdf. Электронные образы отсканированных документов и материалов могут быть записаны на электронный носитель заказчика (CD-R, CD-RW или зарегистрированный в ФЦИ при ЦИК России флэш-накопитель).

16.3. Ведение аудиозаписи мероприятий, проводимых ЦИК России.

16.3.1. Аудиозапись заседаний ЦИК России, совещаний и других мероприятий, проводимых ЦИК России, осуществляется Управлением делами при содействии ФЦИ при ЦИК России и передается в протокольно-контрольный отдел.

16.3.2. При необходимости по решению ЦИК России, указанию Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России в протокольно-контрольном отделе производится расшифровка аудиозаписи заседаний ЦИК России, совещаний и других мероприятий, проводимых в ЦИК России.

Аудиозаписи заседаний ЦИК России расшифровываются в первую очередь.

16.3.3. Для организации аудиозаписи и (или) подготовки ее расшифровки управления Аппарата ЦИК России и должностные лица, ответственные за проведение совещаний и других мероприятий, не позднее чем за пять дней направляют в Информационный центр ЦИК России согласованную с протокольно-контрольным отделом заявку на проведение аудиозаписи и (или) подготовку ее расшифровки. Заявка оформляется на бланке установленной формы (приложение N 20).

В заявке указываются дата, время и место проведения мероприятия, его ориентировочная продолжительность. Заявка подписывается начальником управления Аппарата ЦИК России, ответственного за проведение мероприятия и утверждается Руководителем Аппарата ЦИК России.

Протокольно-контрольный отдел оповещает Управление делами Аппарата ЦИК России о необходимости ведения аудиозаписи.

В случае изменения времени, места проведения мероприятия или его отмены ответственный за проведение мероприятия обязан своевременно сообщить об этом Руководителю Аппарата ЦИК России, в протокольно-контрольный отдел, Управление делами Аппарата ЦИК России и ФЦИ при ЦИК России.

При необходимости расшифровки аудиозаписи совещания или другого мероприятия готовится поручение руководства ЦИК России и в протокольно-контрольный отдел представляется список его участников и порядок их выступлений.

16.3.4. Аудиозаписи заседаний ЦИК России, совещаний и иных мероприятий по миновании надобности, но не ранее чем через семь дней, уничтожаются.

16.3.5. Выступления участников мероприятия без микрофона или при выключенном микрофоне, а также одновременные выступления сразу нескольких участников мероприятия не расшифровываются.

16.3.6. Кассеты с магнитными записями и носители информации, не принятые к использованию в Аппарате ЦИК России, к расшифровке не принимаются.

17. Работа с документами, поступающими в ЦИК России из ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России и отправляемыми из ЦИК России в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России

17.1. Документы ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, подписанные руководством ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, доставляются в ЦИК России нарочным или средствами электронной почты ПИ ДЕЛО.

17.2. Поступившие документы регистрируются в отделе прохождения документов как входящие документы, и дальнейшая работа с ними ведется аналогично работе с входящими документами.

17.3. Исходящие документы за подписью руководителей ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России принимаются на отправку отделом прохождения документов только по указанию руководства ЦИК России.

17.4. Документы, адресованные руководителям ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, подписывают члены ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, а в период его отсутствия - заместители Руководителя Аппарата ЦИК России в соответствии с распределением обязанностей.

Письма по уточнению финансовых вопросов могут подписываться заместителем Руководителя Аппарата ЦИК России - начальником Планово-финансового управления.

Затем указанные документы регистрируются гражданскими служащими приемных членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителя Руководителя Аппарата ЦИК России - начальника Планово-финансового управления.

Работники ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, ответственные за ведение делопроизводства, получают зарегистрированные документы в соответствующих приемных, расписываясь за них в распечатанных РК с указанием своей фамилии и инициалов, а также даты и времени получения документов.

17.5. Копии зарегистрированных исходящих документов формируются в дела гражданскими служащими приемных членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителя Руководителя Аппарата ЦИК России - начальника Планово-финансового управления в соответствии с утвержденной номенклатурой дел ЦИК России.

18. Документальный фонд ЦИК России

18.1 ЦИК России формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе ее деятельности документов.

Формирование документального фонда ЦИК России осуществляется Управлением документационного обеспечения и гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности.

18.2. Законченные делопроизводством документы в установленном порядке передаются гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, в отдел архивных документов Управления документационного обеспечения (Архив). Архив осуществляет хранение документов: постоянного хранения - до передачи в Государственный архив Российской Федерации; временного хранения - до истечения сроков хранения.

18.3. Составление и утверждение номенклатуры дел.

18.3.1. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Аппарата ЦИК России, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.

18.3.2. При составлении номенклатуры дел управления Аппарата ЦИК России (далее - управление) следует руководствоваться положением об управлении, штатным расписанием управления, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 (далее - Перечень), номенклатурами дел управления за предшествующие годы.

Номенклатура дел управления на предстоящий календарный год составляется гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении, до 1 ноября текущего года, подписывается начальником управления и представляется в Архив (приложение N 21).

Во вновь созданном управлении номенклатура дел разрабатывается в месячный срок и представляется в Архив.

Составление и оформление номенклатуры дел управления осуществляется с использованием модуля "Архив" ПИ ДЕЛО (далее - модуль "Архив"). Для этого в модуле "Архив" должны быть введены следующие реквизиты: индекс дела, заголовок дела, срок хранения дела, номер статьи Перечня.

18.3.3. Номенклатура дел ЦИК России составляется Архивом с использованием модуля "Архив" на основании номенклатур дел управлений, подписывается исполнителем, начальником отдела архивных документов, начальником Управления документационного обеспечения, рассматривается на заседании Центральной экспертной комиссии ЦИК России по определению исторической, научной и практической значимости документов (далее - ЦЭК), утверждается секретарем ЦИК России и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение N 22).

Номенклатура дел ЦИК России не реже одного раза в пять лет согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации.

Наименованиями разделов номенклатуры дел ЦИК России являются наименования управлений.

После утверждения номенклатуры дел ЦИК России Управлением документационного обеспечения в управления направляются копии соответствующих разделов, заверенные печатью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление документационного обеспечения".

Номенклатуры дел ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России разрабатываются аналогично номенклатуре дел ЦИК России и, после согласования с Архивом, утверждаются руководителями ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России.

18.3.4. В случае возникновения в течение года новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел соответствующего управления по указанию секретаря ЦИК России на основании докладной записки, согласованной с Архивом.

18.3.5. По окончании календарного года гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства в управлении, в конце выписки из номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в Архив. На основании этих сведений в номенклатуре дел ЦИК России Архивом составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

18.3.6. Графы номенклатуры дел ЦИК России, номенклатуры дел управления, заполняются следующим образом.

В графе 1 "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (кода) управления и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах управления. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 08-02, где 08 - код Управления документационного обеспечения, 02 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел в соответствии с фактическим составом и содержанием документов.

Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню. Срок хранения документов, не указанных в Перечне, устанавливается ЦЭК по представлению Архива по согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства.

Отметка "ЭПК", поставленная в номенклатуре дел к конкретному делу, означает, что часть документов, включенных в это дело, может быть отнесена к документам постоянного хранения.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

В графе 5 "Примечание" приводятся дополнительные сведения о делах (о переходящих делах, передаче дел в другое подразделение, о месте хранения дела, о заведении дела в электронном виде, о выделении дел к уничтожению и так далее).

18.4. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование и текущее хранение дел в управлениях.

18.4.1. Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции, списываются исполнителем в дело и сдаются гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в управлении, не позднее чем через десять дней после исполнения документа. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, делается надпись "В дело", расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ, и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В РК вносится отметка о списании документа в дело с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

18.4.2. Исполненные документы формируются в дела гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи Архива.

Дела формируются с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в электронные дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел.

18.4.3. При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

18.4.4. При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; в случае, если подборка документов по одному вопросу насчитывает более 100 листов, она может быть выделена в самостоятельное дело;

документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;

в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

18.4.5. В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

18.4.6. В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

18.4.7. Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и по хронологии.

Протоколы заседаний ЦИК России располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию ЦИК России помещаются после соответствующего протокола.

В дело включаются документы, объединенные одним заседанием, а именно: протокол заседания ЦИК России, список приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений (выписок из протокола заседания) с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании ЦИК России, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

В деле "Переписка" исходящий (ответный) документ помещается после входящего. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки, систематизируются по хронологии, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

18.4.8. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в Архив документы в делах переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.

18.4.9. При перемещении документов из одного дела в другое, при изменении индекса управления или передаче документов из одного управления в другое в течение календарного года в РК документа должен быть изменен индекс дела.

18.4.10. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому.

18.4.11. Если к письмам или к каким-либо иным документам приложены документы с пометкой "ДСП", то все документы по этому вопросу формируются в дело с пометкой "ДСП".

18.4.12. Формирование дел осуществляется с использованием ПИ ДЕЛО и модуля "Архив".

В ПИ ДЕЛО осуществляется первичная систематизация документов в деле, разбивка дела на тома.

РК документов, списанных в дело в ПИ ДЕЛО в соответствии с номенклатурой дел управления, экспортируются из ПИ ДЕЛО в модуль "Архив".

В модуле "Архив" осуществляется окончательная систематизация документов для последующего размещения их в деле. Результаты формирования дел фиксируются в базе данных модуля "Архив".

18.4.13. Дела с момента их заведения и до передачи в Архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся по месту их формирования (в управлениях).

За сохранность документов и дел ответственность несут начальники управлений и гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства.

Дела должны находиться в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел управления, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

На торцах обложек дела указываются индексы дел по номенклатуре дел.

18.4.14. Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в Архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене начальника управления, реорганизации или ликвидации управления.

Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

18.4.15. В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

18.4.16. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящиеся на текущем хранении в управлении, временно требуются гражданским служащим управления, они могут быть выданы из дела гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

18.5. Экспертиза ценности документов.

18.5.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности ЦИК России, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы, независимо от видов носителей и способов записи.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в Архив, а также в Архиве в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

18.5.2. Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет включительно) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением Председателя ЦИК России создается ЦЭК.

В ее функции входит также рассмотрение и одобрение номенклатуры дел ЦИК России.

В состав ЦЭК включаются представители управлений, ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России. В ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России могут быть созданы свои постоянно действующие экспертные комиссии по определению научной, исторической и практической ценности документов. Решения этих комиссий подлежат согласованию с ЦЭК.

18.5.3. Экспертиза ценности документов осуществляется гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении, под методическим руководством Архива.

При проведении экспертизы ценности документов в управлениях осуществляется отбор дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения для передачи в Архив; отбор дел со сроками хранения "До минования надобности", "1 год" и "3 года", подлежащих хранению в управлениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

18.5.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

Обнаруженные в делах с отметкой "ЭПК" документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные дела с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

18.5.5. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЦЭК одновременно со сводными описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

Выделенные к уничтожению дела и документы уничтожаются путем измельчения, переработки или другими установленными способами.

18.5.6. По результатам экспертизы ценности документов Архивом составляются сводные описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения (приложения N  23, 24) и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение N 25).

Описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел рассматриваются на ЦЭК.

18.5.7. Согласованные ЦЭК описи дел представляются на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации (далее - ЭПК ГАРФ):

постоянного хранения - на утверждение;

по личному составу - на согласование.

После рассмотрения ЭПК ГАРФ описи утверждаются секретарем ЦИК России.

Описи дел долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения на согласование ЭПК ГАРФ не представляются.

18.5.8. При уничтожении документов со сроком хранения "До минования надобности", "1 год", "3 года" в управлении составляется акт, который подписывается не менее чем двумя гражданскими служащими соответствующего управления и утверждается начальником этого управления без рассмотрения на ЦЭК.

Срок хранения "До минования надобности" не может быть менее 1 года.

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего производится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении электронных документов к уничтожению.

18.5.9. Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

18.5.10. Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

18.6. Оформление дел.

18.6.1. Дела, подлежащие передаче на хранение в Архив, должны быть оформлены соответствующим образом гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении.

Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

18.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, составление листа-заверителя дела, листа использования дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплет) документов дела.

Проверка систематизации документов внутри дела, составление обложки дела, внутренней описи, листа-заверителя дела, листа использования дела и торца дела (боковины) осуществляется с использованием модуля "Архив".

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках; документы перекладываются по хронологии сверху вниз. Оформляются обложка, торец и лист-заверитель дела. Все документы списываются в ПИ ДЕЛО и экспортируются в модуль "Архив".

18.6.3. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 26). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений.

На обложке дела указываются реквизиты: Центральная избирательная комиссия Российской Федерации, название управления, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

название управления указывается в соответствии с утвержденной структурой Аппарата ЦИК России. При изменении названия управления в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое управление на обложке указывается новое наименование управления, а прежнее заключается в скобки;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

дата дела - на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), справок управления и не учитываются даты списания документов в дело и сдачи дела в Архив, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Постоянно".

Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи и проставляется в Архиве.

На торце (боковине) дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.

18.6.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Сложенный лист большого формата (А2, А3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. 

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.

Лист с указаниями по исполнению документа нумеруется как отдельный лист. 

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в Архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

18.6.5. В делах постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись (приложение N 27).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

18.6.6. Каждое дело заканчивается листом-заверителем дела установленной формы (приложение N 28).

В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, физическое состояние документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и т.д.), а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставится дата и подпись гражданского служащего, сформировавшего дело, указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

Остальные реквизиты листа-заверителя дела заполняются в Архиве.

18.6.7. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.

18.6.8. Составление электронного образа обложки дела, внутренней описи документов дела, листа-заверителя дела, листа использования дела, торца дела (боковины) и карточки дела осуществляется с использованием модуля "Архив".

Реквизиты обложки дела "Наименование структурного подразделения", "Индекс дела" и "Срок хранения дела" переносятся автоматически из номенклатуры дел соответствующего управления, а реквизиты обложки дела "Заголовок дела", "Номер тома", "Дата" и "Количество листов" - из архивной регистрационной карточки дела (тома).

При составлении заверительной надписи на листе-заверителе дела реквизит "Индекс дела" автоматически переносится из номенклатуры дел соответствующего управления, реквизиты "Номер тома" и "Количество листов" - из архивной регистрационной карточки дела (тома), а подпись с расшифровкой и должность лица, составившего заверительную надпись, - из "Шаблона" в модуле "Архив", установленного на рабочем месте гражданского служащего, ответственного за ведение делопроизводства в управлении.

Составление внутренней описи документов дела осуществляется программными средствами с использованием информации из архивной регистрационной карточки дела (тома). Информация для заверительной надписи внутренней описи документов дела поступает из "Шаблона" в модуле "Архив", установленного на рабочем месте гражданского служащего, ответственного за ведение делопроизводства в управлении.

18.6.9. При необходимости включения в дело на бумажном носителе документа, существующего только на электронном носителе, его текст переносится на бумажный носитель из ПИ ДЕЛО.

18.7. Передача дел в Архив.

18.7.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в управлении и передаются в Архив не ранее чем через один год и не позднее чем через три года со дня начала их хранения в управлении.

Дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в Архив по графику, согласованному  с начальниками управлений и утвержденному Руководителем Аппарата ЦИК России.

Порядок и сроки передачи в Архив законченных делопроизводством дел ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России определяются их руководителями.

18.7.2. Дела с пометкой "До минования надобности" и со сроками хранения "1 год" и "3 года" не подлежат передаче в Архив, хранятся в управлениях до истечения сроков хранения и уничтожаются в установленном порядке.

Для составления актов об уничтожении документов с истекшими сроками хранения все документы должны быть списаны в ПИ ДЕЛО и экспортированы из ПИ ДЕЛО в модуль "Архив".

18.7.3. В случае ликвидации или реорганизации управления гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства, в течение одного месяца с момента ликвидации или реорганизации формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в Архив независимо от сроков хранения.

18.7.4. В управлениях на дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, подлежащие передаче в Архив, гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства, составляются отдельные сдаточные описи дел по установленной форме в двух экземплярах (приложения N 29, 30). Методическую помощь в проведении этой работы оказывает Архив.

Сдаточная опись дел управления формируется с использованием модуля "Архив" в автоматическом режиме.

Передача дел в Архив осуществляется по сдаточным описям дел. Один экземпляр описи хранится в Архиве, а другой - в управлении, сдавшем дела.

При передаче дел на обоих экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела в графе "Примечание" ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в Архив дел, инициалы и фамилии гражданских служащих управления и Архива, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.

18.7.5. При приеме дел в Архиве проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных Инструкцией, возвращаются в управление с указанием недостатков для их устранения.

18.7.6. В исключительных случаях по согласованию с начальником Управления документационного обеспечения допускается прием в Архив неупорядоченных (неоформленных) дел по акту (приложение N 31).

18.7.7. На основании описей дел управлений Архив составляет годовые разделы сводных описей дел ЦИК России постоянного, долговременного и временного хранения (приложения N 23, 24), которые рассматриваются на ЦЭК.

Сводные описи дел формируются в Архиве с использованием модуля "Архив" в автоматическом режиме.

Сводная опись дел должна иметь предисловие, указатели, оглавление, список сокращений.

18.7.8. По указанию начальника управления к сданному в Архив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей записью в листе-заверителе дела. Эти документы подшиваются в дело непосредственно в Архиве гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в этом управлении.

18.7.9. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются Архивом на хранение в Государственный архив Российской Федерации.

18.8. Порядок использования документов Архива.

18.8.1. К каждому делу, находящемуся на хранении в Архиве, составляется лист использования, который помещается в начале дела (приложение N 32).

18.8.2. Основными формами использования документов Архива являются:

исполнение запросов руководителей и членов ЦИК России, руководства Аппарата ЦИК России, гражданских служащих Аппарата ЦИК России путем предоставления информации о документах, выдачи копий документов, выдачи дел во временное пользование;

исполнение запросов граждан и организаций путем выдачи копий архивных документов и архивных справок;

предоставление документов пользователям для изучения;

предоставление документов для экспонирования на выставках, подготовки публикаций, использования средствами массовой информации.

18.8.3. Работа с документами Архива осуществляется:

в форме изучения и использования документов и поискового аппарата к ним на бумажных носителях;

путем получения информации из базы данных модуля "Архив", то есть путем ознакомления с электронным образом документа, изготовленным методом сканирования подлинного документа, находящегося на хранении в Архиве, получения его копии и использования поискового аппарата модуля "Архив".

18.8.4. Документы и дела, находящиеся на хранении в Архиве, предоставляются членам ЦИК России, гражданским служащим Аппарата ЦИК России, работникам ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России как для работы в помещении Архива, так и во временное пользование (не более одного месяца) вне Архива, на рабочее место, по требованию, подписанному начальником управления (руководителями ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России) (приложение N 33).

При необходимости срок временного пользования может быть продлен с разрешения начальника Управления документационного обеспечения.

Члены ЦИК России, гражданские служащие Аппарата ЦИК России, руководители и работники ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России несут ответственность за сохранность и правильное использование полученных архивных документов.

18.8.5. Изъятие документов из архивных дел, передача членами ЦИК России, гражданскими служащими Аппарата ЦИК России, руководителями и работниками ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России архивных документов или их копий другим лицам или организациям не допускаются.

18.8.6. Подлинные экземпляры протоколов заседаний ЦИК России, выписок из протоколов заседаний ЦИК России, постановлений ЦИК России, протоколов об итогах выборов, референдума, распоряжений ЦИК России выдаются с разрешения Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России.

18.8.7. Документы Архива предоставляются государственным органам, учреждениям, общественным организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России.

Под письменным запросом о допуске к работе с документами Архива подразумевается обращение гражданина или официальное письмо за подписью руководителя государственного органа или общественной организации. В обращении или письме обосновывается необходимость использования документов Архива, указывается тематика документов или их поисковые данные.

Пользователь знакомится с распорядком работы Архива и заполняет анкету (приложение N 34).

Пользователь несет ответственность за нарушение правил использования полученной информации.

Работать с предоставленными для пользования документами вне помещения Архива запрещается.

Архив, исходя из возможностей информационного обслуживания пользователей, организует их работу, определяя время, очередность и продолжительность посещения.

18.8.8. Для работы с документами Архива на бумажных носителях пользователям предоставляются:

дела и документы по теме исследования;

архивные справочники (описи, каталоги).

В ходе работы с документами на бумажных носителях пользователь может делать выписки из документов.

Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометки, исправления, подчеркивания.

Пользователю предоставляется право заказать в Архиве копии документов. Копии с отобранных пользователем документов могут быть изготовлены с разрешения секретаря ЦИК России.

18.8.9. В ходе работы с электронными документами Архива исследователь имеет возможность:

доступа к информации;

печати карточки документа;

доступа к электронному образу документа;

распечатки электронного образа документа на бумажном носителе;

копирования электронного образа документа на иной носитель информации.

18.8.10. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случае:

наличия ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

необходимости выполнения срочных служебных заданий гражданскими служащими отдела архивных документов;

выдачи дел и документов во временное пользование другим пользователям;

экспонирования заказанных материалов на выставке.

Во временное пользование, как правило, не выдаются дела и документы, не имеющие научного описания и технически не оформленные.

18.8.11. Документы, содержащие персональные данные, доступны лицам, чьи данные содержатся в документах, руководителям ЦИК России и гражданским служащим Управления государственной службы и кадров для использования исключительно в служебных целях.

18.8.12. Доступ к электронным образам документов для гражданских служащих Аппарата ЦИК России осуществляется с разрешения начальника Управления документационного обеспечения на основании письменной заявки начальника соответствующего управления.

Остальные категории пользователей допускаются к работе с электронными образами документов на основании резолюции секретаря ЦИК России на письменном обращении.

18.8.13. Гражданские служащие отдела архивных документов заверяют копии документов, находящихся в Архиве, проставляя штамп "Верно. Центральный архив ЦИК России", должность лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Заверенные копии документов направляются в адрес организации, обратившейся с запросом, или выдаются заявителю под подпись.

18.8.14. Пользователь имеет право публиковать документы Архива или содержащуюся в них информацию только с разрешения Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России.

В целях учета опубликованных документов Архива пользователь уведомляет Архив о дате публикации, ее названии и обязательно представляет в Архив экземпляр издания, в котором опубликован материал.

При публикации архивных документов ЦИК России или содержащейся в них информации ссылка на Архив обязательна.

18.8.15. ЦИК России имеет приоритетное право на использование документов, переданных ею на государственное хранение, в том числе на их первую публикацию.

19. Ответственность

19.1. Члены ЦИК России и гражданские служащие Аппарата ЦИК России, работники ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям разрешается только с разрешения руководства ЦИК России.

19.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в управлениях Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России возлагается на начальников управлений Аппарата ЦИК России и руководителей ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России.

19.3. Ответственность за нарушение порядка и сроков подготовки документов, определенных пунктами 5.6, 9.2.3, 9.2.4, 9.4.6, 10.2, 10.10, 10.11, 13.10, 14.6 Инструкции, возлагается на начальников управлений Аппарата ЦИК России, руководителей ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, ответственных за их исполнение.

По фактам указанных нарушений секретарем ЦИК России может быть назначена служебная проверка, которая проводится в установленном порядке.

19.4. Ответственность за организацию делопроизводства в ЦИК России возлагается на начальника Управления документационного обеспечения.

19.5.  Контроль за состоянием делопроизводства в ЦИК России и его совершенствованием возлагается на секретаря ЦИК России.

СОГЛАСОВАНО Руководитель Федерального архивного агентства А.Н. Артизов