Приказ Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 15 сентября 2016 г. N П/0464 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии"

3.1.1. Подготовка документов в центральном аппарате Росреестра осуществляется на персональных компьютерах в текстовом редакторе Word или в другом совместимом с ним формате шрифтом Times New Roman N 14.

3.1.2. Для оформления некоторых реквизитов документов допускается уменьшение размера шрифта до N 12, для оформления таблиц - до N 10.

3.1.3. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные записки и т.д.), авторами которых являются гражданские служащие, могут быть оформлены рукописным способом.

3.1.4. Проекты документов оформляются на бланках установленного образца и стандартных листах бумаги формата А4.

3.1.5. Отдельные виды документов, содержательная часть которых включает таблицы, сметы и схемы, могут оформляться на листах бумаги формата A3.

3.1.6. Проекты указаний по исполнению документов (поручений) заместителей руководителя Росреестра, начальников структурных подразделений или их заместителей могут оформляться на листах бумаги форматов А5 и А6.

3.1.7. Текст документа печатается через одинарный-полуторный межстрочный интервал без помарок и исправлений.

Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность его воспроизведения средствами копировально-множительной техники.

3.1.8. Верхнее поле на первой странице документа устанавливается границами бланка, а на последующих страницах - 20 мм, левое поле - 30 мм, правое - 15 мм и нижнее - 20 мм.

3.1.9. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля.

3.1.10. Строки в многострочных реквизитах документа (кроме текста) печатаются через одинарный межстрочный интервал, отделяя реквизиты двумя-тремя межстрочными интервалами.

3.1.11. Документы на двух и более страницах нумеруются в центре верхнего поля листа арабскими цифрами (далее также - цифры), на первом листе номер не ставится.

3.1.12. Приложения к документам имеют самостоятельную нумерацию.

3.1.13. Каждый вид документа имеет свой состав обязательных реквизитов, отсутствие или неправильное указание которых делает его недействительным. Набор реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

3.1.14. Подготовка, согласование, регистрация, учет, использование и контроль исполнения электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

3.1.15. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД Росреестра используется электронная подпись.

3.2.1. Бланки конкретного вида документов с продольным расположением реквизитов по центру с изображением Государственного герба Российской Федерации:

бланк приказа Росреестра;

бланк распоряжения Росреестра.

3.2.2. Бланки документов с угловым расположением реквизитов в левом верхнем углу с изображением Государственного герба Российской Федерации:

бланк письма Росреестра (общий бланк);

бланк руководителя Росреестра (бланк должностного лица);

бланк заместителя руководителя Росреестра (бланк должностного лица).

3.2.3. Бланк Росреестра с продольным расположением реквизитов по центру с изображением Государственного герба Российской Федерации с геральдическим щитом в одноцветном варианте (синий).

3.2.4. Бланки документов без изображения Государственного герба Российской Федерации (электронные шаблоны бланков документов размещены на внутреннем информационном портале Росреестра: \\c9900-fs-001\mj3\Blanki):

бланк протокола совещания у руководителя Росреестра;

бланк протокола совещания у заместителя руководителя Росреестра;

бланк протокола заседания коллегии Росреестра;

бланк протокола заседания Научно-консультативного совета при Росреестре;

бланк поручения должностного лица Росреестра;

бланк структурного подразделения центрального аппарата Росреестра.

Образцы бланков приведены в приложениях N 1 - 13 к Инструкции.

3.2.5. При подготовке документов совместно с иными федеральными органами государственной власти бланки Росреестра не используются.

3.2.6. Введение в обращение новых видов бланков документов осуществляется по решению руководителя Росреестра после согласования с Росархивом и издания соответствующего приказа Росреестра.

3.2.7. На бланке Росреестра "Приказ" с изображением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте (синий) с геральдическим щитом и продольным расположением реквизитов (наименование курирующего министерства - Министерство экономического развития Российской Федерации; полное и сокращенное наименование Росреестра; наименование вида документа; место составления; отметки для проставления даты и регистрационного номера) (приложение N 2) - оформляются соответствующие документы на бумажном носителе за подписью руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), заместителей руководителя Росреестра в соответствии с установленным распределением обязанностей.

3.2.8. На бланке Росреестра "Распоряжение" с изображением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте (синий) с геральдическим щитом и продольным расположением реквизитов (наименование курирующего министерства - Министерство экономического развития Российской Федерации; полное и сокращенное наименование Росреестра; наименование вида документа; место составления; отметки для проставления даты и регистрационного номера) (приложение N 3) - оформляются соответствующие документы на бумажном носителе за подписью руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), заместителей руководителя Росреестра в соответствии с установленным распределением обязанностей.

3.2.9. На бланках должностного лица Росреестра "Руководитель", "Заместитель руководителя" с изображением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте (синий) с геральдическим щитом и угловым расположением реквизитов (наименование курирующего министерства - Министерство экономического развития Российской Федерации; полное и сокращенное наименование Росреестра; должность лица, подписавшего документ; справочные данные о Росреестре; отметка для проставления даты и регистрационного номера; отметки для ссылки на номер и дату входящего документа) (приложения N 5, 6) - оформляются исходящие документы только за подписью руководителя Росреестра, заместителя руководителя Росреестра соответственно.

3.2.10. На бланке "Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии" с изображением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте (синий) с геральдическим щитом и продольным расположением реквизитов (наименование курирующего министерства - Министерство экономического развития Российской Федерации; полное и сокращенное наименование Росреестра; справочные данные о Росреестре; отметки для проставления даты и регистрационного номера) (приложение N 7) - оформляются исходящие документы (доверенности, экспертные заключения и др.) на бумажном носителе за подписью руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), заместителей руководителя Росреестра, а также начальников структурных подразделений и иных должностных лиц согласно полномочиям, установленным их должностными регламентами.

3.2.11. На бланке письма Росреестра (общий бланк) с изображением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте (синий) с геральдическим щитом и угловым расположением реквизитов (наименование курирующего министерства - Министерство экономического развития Российской Федерации; полное и сокращенное наименование Росреестра; справочные данные о Росреестре; отметки для проставления даты и регистрационного номера; отметки для ссылки на номер и дату входящего документа) (приложение N 4) - оформляются исходящие документы на бумажном носителе за подписью начальников структурных подразделений и должностных лиц, согласно полномочиям, установленным их должностными регламентами, отдельные документы за подписью заместителя руководителя Росреестра или руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности).

3.2.12. На бланках "Протокол совещания у руководителя Росреестра", "Протокол заседания коллегии Росреестра" без изображения Государственного герба Российской Федерации с продольным расположением реквизитов (наименование курирующего министерства - Министерство экономического развития Российской Федерации; полное и сокращенное наименование Росреестра; наименование вида документа; место составления; отметки для проставления даты и регистрационного номера) (приложения N 8, 10) - оформляются соответствующие документы на бумажном носителе за подписью председателя коллегии Росреестра, руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) соответственно.

3.2.13. На бланке "Протокол заседания Научно-консультативного совета при Росреестре" без изображения Государственного герба Российской Федерации с продольным расположением реквизитов (наименование курирующего министерства - Министерство экономического развития Российской Федерации; полное и сокращенное наименование Росреестра; наименование вида документа; место составления; отметки для проставления даты и регистрационного номера) (приложение N 11) - оформляются соответствующие документы на бумажном носителе за подписью председателя Научно-консультативного совета при Росреестре (лица, исполняющего его обязанности).

3.2.14. На бланке "Протокол совещания у заместителя руководителя Росреестра" без изображения Государственного герба Российской Федерации с продольным расположением реквизитов (полное и сокращенное наименование Росреестра; наименование вида документа; место составления; отметки для проставления даты и регистрационного номера) (приложение N 9) - оформляются соответствующие документы на бумажном носителе за подписью заместителя руководителя Росреестра или должностного лица, его замещающего.

3.2.15. На бланках должностного лица Росреестра "Поручение" без изображения Государственного герба Российской Федерации с продольным расположением реквизитов (полное наименование Росреестра; наименование должностного лица Росреестра, наименование вида документа, отметки для проставления даты и регистрационного номера) (приложение N 12) - оформляются внутренние документы на бумажных носителях за соответствующей подписью.

3.2.16. На бланках структурных подразделений без изображения Государственного герба Российской Федерации с продольным расположением реквизитов (полное наименование Росреестра; наименование структурного подразделения; справочные данные о структурном подразделении (адрес расположения структурного подразделения); отметки для проставления даты и регистрационного номера) (приложение N 13) - могут оформляться внутренние электронные документы и документы на бумажных носителях за подписью начальников структурных подразделений или их заместителей, а также должностных лиц, исполняющих их обязанности.

3.3.1. В центральном аппарате Росреестра помимо бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации применяются электронные шаблоны бланков документов, хранящиеся на внутреннем информационном портале Росреестра \\c9900-fs-001\mj3\Blanki, изготовленные с помощью компьютерной техники, в целях подготовки:

внутренних электронных документов;

внутренних документов на бумажных носителях.

Электронные шаблоны бланков воспроизводят все реквизиты бланков, изготовленных типографским способом, за исключением изображения Государственного герба Российской Федерации.

3.3.2. Бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее также - гербовые бланки) с геральдическим щитом в одноцветном варианте (синий), используемые в Росреестре, изготовляются по заказу Росреестра полиграфическими предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности.

Обеспечение изготовления типографским способом гербовых бланков Росреестра и учет их поступления в соответствующем журнале (приложение N 14) осуществляются в установленном порядке Управлением делами на основании заявок Административного управления.

Учет гербовых бланков, их хранение и выдача структурным подразделениям осуществляется гражданским служащим Административного управления под роспись получателя в журнале учета выдачи бланков (приложение N 15).

3.3.3. В структурных подразделениях гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах, выдаются гражданским служащим под роспись в журнале учета выдачи гербовых бланков.

3.3.4. Ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков, а также правильности их использования несут гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях.

3.3.5. Бланки используются строго по назначению.

Передача бланков другим организациям и лицам запрещается.

Не допускается использование и изготовление гербовых бланков с помощью компьютерной и копировальной техники.

3.3.6. Испорченные гербовые бланки ежемесячно сдаются в Административное управление.

Уничтожение испорченных гербовых бланков осуществляется путем промышленного шредирования с соблюдением необходимого уровня конфиденциальности не чаще одного раза в год.

3.4.1. Документы, создаваемые в центральном аппарате Росреестра, имеют установленный состав реквизитов, расположенных в определенном порядке. Состав реквизитов каждого конкретного документа определяется его видом и назначением.

При подготовке, оформлении и обработке документа Росреестра используются следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование курирующего министерства;

полное и сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти;

наименование должности;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

место составления (издания) документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения документа;

указания по исполнению документа (резолюция);

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о контроле;

отметка о приложении;

подпись;

отметка об электронной подписи;

гриф согласования документа;

виза;

печать;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка о поступлении документа;

ссылка на документ.

Помимо перечисленных при подготовке документов могут использоваться другие реквизиты, например: отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

3.4.2. Реквизит "Государственный герб Российской Федерации" размещается на бланках в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

3.4.3. Реквизит "Наименование курирующего министерства" - включает наименование Министерства экономического развития Российской Федерации.

3.4.4. Реквизит "Полное и сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти" (Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр) размещается на бланках и должен соответствовать наименованию, установленному Положением о Росреестре.

3.4.5. Реквизит "Наименование должности" указывается на бланках должностных лиц Росреестра.

3.4.6. Реквизит "Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти" включает: почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты Росреестра.

3.4.7. Реквизит "Наименование вида документа" (приказ, распоряжение) указывается на бланках соответствующего вида документа (на бланках писем не указывается).

3.4.8. Реквизит "Дата документа" указывает на дату его подписания или регистрации (приказы, распоряжения, письма, докладные и служебные записки, акты и др.) или на дату зафиксированного в документе события (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дату его принятия, для утверждаемого документа (план, регламент, отчет) - дату его утверждения.

Документы, изданные совместно двумя или более государственными органами (организациями), должны иметь одну (единую) дату. При этом датой документа является дата последней подписи.

Дата документа проставляется лицом, осуществляющим регистрацию документа, либо должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная записка, заявление и др.)

Дата на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (за исключением договоров, контрактов, соглашений, совместных приказов и распоряжений), дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии двойного межстрочного интервала от предыдущего реквизита.

Способ написания даты зависит от характера документа. В актах Росреестра (приказах, распоряжениях), документах, содержащих сведения финансового характера, дата оформляется словесно-цифровым способом, при этом день месяца не заключается в кавычки и оформляется двумя цифрами, например:

10 августа 2015 г., 06 февраля 2016 г.

В остальных случаях при регистрации писем, доверенностей, соглашений (договоров, контрактов) и иных документов используется цифровой способ оформления даты: день и месяц оформляются двумя парами цифр, разделенных точкой, год - четырьмя цифрами; буква "г" после цифр не ставится, например:

30.09.2015.

Если число или порядковый номер месяца являются однозначными, то при цифровом способе написания даты перед цифрой ставится ноль, например:

01.05.2016.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, в том числе указания по исполнению документа и визы согласования, необходимо датировать и подписывать.

3.4.9. Реквизит "Регистрационный номер документа" проставляется в соответствии с системой регистрации в электронных карточках в СЭД Росреестра и состоит из его порядкового номера и дополнительных индексов, содержащих информацию о виде документа, структурном подразделении - исполнителе документа, о способе отправки, отметке о конфиденциальности и т.д.

Присвоение порядкового номера и индексация документов осуществляются в пределах календарного года. В регистрационном номере электронных документов, подписанных электронной подписью и направляемых только в электронном виде (без дублирования на бумажном носителе), обязательно добавляется значок "@".

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в специально отведенном месте.

Регистрационный номер документов, издаваемых совместно с иными государственными органами (организациями), печатается на уровне даты по правой границе текстового поля под их наименованиями, например:

     Федеральное агентство по                 Федеральная служба

     управлению государственным         государственной регистрации,

            имуществом                   кадастра и картографии

5 сентября 2015 г.                                           N 245/П/0443

Регистрационный номер документу присваивается после его подписания (утверждения).

3.4.10. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа" включает в себя номер и дату документа, на который дается ответ.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, ссылка на регистрационный номер и дату документа располагается по левой границе текстового поля и печатается шрифтом N 12 на расстоянии двух-трех межстрочных интервалов от предыдущего реквизита, например:

На N 15-РМ от 15.04.2015

На документах, оформленных на бланках Росреестра, ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется в соответствии с расположением реквизита на соответствующем бланке.

3.4.11. Реквизит "Место составления (издания) документа" (Москва) указывается на бланках конкретного вида документов (на бланках писем не указывается).

3.4.12. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" проставляется на документах, в том числе на их проектах, содержащих информацию ограниченного распространения.

Ограничительная пометка "Для служебного пользования" (далее также - пометка "ДСП") проставляется в правом верхнем углу текстового поля первой страницы документа, на сопроводительном письме и приложениях к нему и на последующих страницах не повторяется, печатается без кавычек, ограничивается правым полем листа, подчеркивается и дополняется номером экземпляра документа. Номер экземпляра документа проставляется через один межстрочный интервал и центрируется относительно пометки "ДСП", но не подчеркивается, например:

                                               Для служебного пользования

                                                         Экз. N

Если документ подготовлен в одном экземпляре, то пометка "ДСП" оформляется следующим образом:

                                              Для служебного пользования

                                                  Экз. единственный

3.4.13. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. Первая строка адресата не должна превышать первой строки бланковой надписи (угловой бланк) после изображения Государственного герба Российской Федерации. Строки, входящие в состав реквизита, печатаются через одинарный межстрочный интервал и центрируются по отношению к самой длинной строке (не более 10 см), которая ограничивается правой границей текстового поля. Составные части адреса отделяются друг от друга полуторным-двойным межстрочным интервалом.

Если письмо адресуется организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица, наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                      Министерство

                                                  экономического развития

                                                   Российской Федерации

                                                 Департамент недвижимости

Если письмо адресуется конкретному должностному лицу, должность и фамилия адресата указываются в дательном падеже, а наименование организации - в родительном.

Инициалы имени и отчества (далее - инициалы) пробелом не разделяются и располагаются перед фамилией. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности, например:

                                               Заместителю руководителя

                                                Федерального агентства

                                            по управлению государственным

                                                    имуществом

                                                 Д.А. Солодовникову

Если письмо адресуется непосредственно руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата, например:

                                                        Министру финансов

                                                     Российской Федерации

                                                       А.Г. Силуанову

Если письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией указывается звание или степень, например:

                                                      Ректору

                                          Московской медицинской академии

                                                  имени И.П. Сеченова

                                                  академику Л.И. Павлову

Если адресат имеет воинское звание, оно не указывается, например:

                                            Начальнику Генерального штаба

                                                   Вооруженных Сил

                                                   Российской Федерации

                                                    В.В. Герасимову

При подготовке документов, направляемых в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Государственную Думу и Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Минэкономразвития России и иные федеральные органы исполнительной власти, Генеральную прокуратуру Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Конституционный Суд Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, Правительство Севастополя, Управление государственной регистрации права и кадастра Севастополя, Совет министров Республики Крым, Государственный комитет по государственной регистрации и кадастру Республики Крым, а также территориальные органы и подведомственные организации Росреестра, почтовый адрес после наименования адресата не указывается, во всех остальных случаях исполнитель указывает в реквизите "Адресат" полный почтовый адрес, включая почтовый индекс.

Элементы почтового адреса указываются через запятую в установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234, последовательности:

наименование адресата (для юридических лиц - полное или краткое наименование организации, для физических лиц - фамилия, инициалы);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, в реквизите "Адресат" указываются наименование должности, включающее наименование организации, инициалы и фамилия в дательном падеже, а затем почтовый адрес, например:

                                                  Генеральному директору

                                                     ООО "Медиус"

                                                    С.Н. Петрухину

                                                 ул. Песчаная, д. 2,

                                             д. Лечищево, Истринский р-н,

                                               Московская обл., 143513

При адресации письма физическому лицу сначала указывается фамилия, а затем инициалы получателя в дательном падеже, далее почтовый адрес, например:

                                                    Яблочкину И.П.

                                           ул. Рябиновая, д. 6, кв. 15,

                                              пос. Липки, Киреевский р-н,

                                                Тульская обл., 301264

Если письмо адресуется нескольким однородным организациям, то их следует указывать обобщенно, например:

                                                    Федеральным органам

                                                    исполнительной власти

                                                        (по списку)

Документ должен содержать не более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем документа составляется указатель рассылки, адресат указывается обобщенно, например:

                                                      Руководителям

                                               территориальных органов

                                                      Росреестра

                                                      Директорам

                                             подведомственных организаций

                                                      Росреестра

                                                  (согласно рассылке)

Исключение составляют судебные документы (исковое заявление, заявление, жалоба, отзыв, письменное возражение), в которых может указываться необходимое количество адресов в соответствии с действующим законодательством.

Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

3.4.14. Реквизит "Гриф утверждения документа" указывает на нормативный или правовой характер содержания документа.

Утверждение документа осуществляется одним из следующих способов:

должностным лицом (руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности), его заместителями, начальниками структурных подразделений, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах);

изданием соответствующего акта Росреестра (при необходимости дополнительных предписаний и разъяснений, утверждении ряда документов), иногда протоколом.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки (не превышающей 10 см), ограниченной правой границей текстового поля документа. Слово "УТВЕРЖДАЮ" или "УТВЕРЖДЕНО" (без кавычек), расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата утверждения (словесно-цифровым способом) отделяются полуторным межстрочным интервалом от остальных строк реквизита, которые печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Если документ издается отдельно от утверждающего акта Росреестра, на нем проставляется гриф об утверждении.

Примерный перечень документов, которым может быть присвоен гриф об утверждении, приведен в приложении N 16 к Инструкции.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                       Руководитель Федеральной службы

                                    государственной регистрации, кадастра

                                                  и картографии

                                      _________________инициалы и фамилия

                                      (личная подпись)

                                                20 июня 2016 г.

При необходимости личная подпись должностного лица Росреестра в грифе утверждения заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При утверждении документа актом Росреестра, решением (комиссии, собрания и т.д.), протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" или "УТВЕРЖДЕНО", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                    УТВЕРЖДЕН

                                         приказом Федеральной службы

                                    государственной регистрации, кадастра

                                                   и картографии

                                          от 16 июля 2015 г. N П/0350

или:

                                                    УТВЕРЖДЕНО

                                              решением общего собрания

                                                трудового коллектива

                                                  от 30.09.2016

Слово "УТВЕРЖДЕНО" должно согласовываться в роде и числе с первым словом наименования документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, план - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, программа - УТВЕРЖДЕНА.

При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне и первым слева - гриф инициатора издания или ответственного исполнителя документа, например:

             УТВЕРЖДАЮ                             УТВЕРЖДАЮ

     Руководитель Федеральной              Руководитель Федерального

      службы государственной                 архивного агентства

регистрации, кадастра и картографии

___________________инициалы и фамилия  ________________инициалы и фамилия

 (личная подпись)                       (личная подпись)

      16 мая 2016 г.                             16 мая 2016 г.

3.4.15. Реквизит "Указания по исполнению документа (резолюция)" представляет собой поручение должностного лица Росреестра по организации деятельности структурных подразделений.

                                          Петрову А.Н.,

                                          Михайловой С.И.

                                          Прошу подготовить проект письма

                                          до 05.10.2015

                                          Личная подпись        Дата

3.4.16. Реквизит "Заголовок к тексту" составляется ко всем документам, содержащим более одного абзаца текста.

Заголовок к тексту документа формулируется исполнителем, разрабатывающим проект документа, одной фразой, должен быть максимально кратким и согласовываться с наименованием вида документа. Например: приказ (о чем?) "Об утверждении Положения...", распоряжение (о чем?) "О создании комиссии...", служебное письмо (о чем?) "О представлении предложений...", протокол (чего?) "заседания экспертной комиссии...", акт (чего?) "выполненных работ...".

Заголовок к тексту печатается под реквизитами бланка с прописной буквы и не выделяется кавычками или подчеркиванием. В конце заголовка точка не ставится.

При использовании углового бланка письма заголовок к тексту печатается по ширине реквизитов бланка шрифтом N 12 через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по левой границе текстового поля.

При оформлении документа на стандартном листе бумаги, в случае если после заголовка идет ссылка на номер, последняя строка заголовка подчеркивается, например:

О сотрудничестве с организациями
Китайской Народной Республики
На N Пр-145 от 04.12.2015

При использовании бланков Росреестра "Приказ", "Распоряжение", бланка Росреестра с продольным расположением реквизитов, а также при подготовке проектов актов Росреестра заголовок печатается по ширине печатного поля над текстом документа полужирным шрифтом N 14 через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Заголовок не пишется на телеграммах, извещениях, а также документах, текст которых печатается на листах бумаги формата А5.

3.4.17. Реквизит "Текст документа" отражает основное смысловое содержание документа.

Служебные документы в Росреестре составляются на русском языке - государственном языке Российской Федерации.

При подготовке документов применяются только общепринятые сокращения слов (или аббревиатуры). Написание сокращений производится в соответствии с требованиями пункта 4.12 "Сокращения" государственного стандарта ГОСТ Р 1.5-2002 "Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию стандартов".

При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. N 943/788 (с последующими изменениями).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных или иных нормативных правовых актов Российской Федерации, указываются наименование вида акта, наименование органа, его издавшего, дата принятия или утверждения акта, его регистрационный номер, а также заголовок, заключенный в кавычки, например:

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 июля 2012 г. N 1058 "О Совете при Президенте Российской Федерации по развитию физической культуры и спорта"...

При этом в актах Росреестра и документах, содержащих сведения финансового характера, на протяжении всего текста следует придерживаться словесно-цифрового способа оформления даты.

Если в тексте документа число месяца является однозначным, то при словесно-цифровом способе написания даты перед цифрой ноль не ставится, например: 6 мая 2015 г.

Не допускаются в тексте одного документа использование словесно-цифрового и цифрового способов оформления даты, а также разрыв и перенос на другую строку текста дат, знака N и самого номера, фамилии и инициалов.

3.4.18. Реквизит "Отметка о контроле" проставляется на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" в правом верхнем углу первого листа документа, а также указания по исполнению документа. Соответствующая информация вносится в СЭД Росреестра.

3.4.19. Реквизит "Отметка о приложении"

Приложения к документу могут быть в основном трех видов:

являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом;

утверждаемые или вводимые в действие соответствующим актом Росреестра (приказом или распоряжением);

поясняющие или дополняющие содержание основного документа (планы, программы, отчеты, договоры, ответы на запросы).

Приложения оформляются на стандартных листах бумаги и могут иметь необходимые для документа реквизиты (вид документа, заголовок, подписи ответственных исполнителей, самостоятельную нумерацию страниц и т.п.).

В служебных, в том числе сопроводительных, письмах отметка о приложении оформляется под текстом на последнем листе письма, отделяется от текста двойным межстрочным интервалом. Слово "Приложение" печатается с прописной буквы с отступом от края левого поля на 12,5 мм (с абзаца) и подчеркивается. После его написания ставится двоеточие. Перечень приложений печатается через один межстрочный интервал тем же шрифтом, что и основной текст документа, и нумеруется.

Отметка о наличии приложения, ссылка на которое дается в тексте служебного письма, включает сведения о количестве листов одного экземпляра приложения и количестве прилагаемых экземпляров, всегда в единственном числе, отделяется от текста и оформляется следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если прилагаемый документ рассылается в одном экземпляре, количество экземпляров (в 1 экз.) не указывается, например:

Приложение: на 10 л.

Если в тексте служебного письма не было ссылки на приложения, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого, например:

     Приложение: 1. Бухгалтерский баланс ОАО "Роскартография"

                    за 2015 год на 4 л. в 2 экз.

                 2. Справка о результатах проверки выполнения

                    распоряжения Росреестра... на 3 л.

Если служебное письмо имеет большое количество приложений, то на них составляется отдельная опись, а под текстом письма указывается:

Приложение: по описи.

В случае если к служебному письму прилагается документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

     Приложение: заключение экспертной комиссии от 22.02.2015 N 11

                 и приложение к нему, всего на 15 л. в 2 экз.

Если приложения направляются не во все указанные в служебном письме адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. во второй адрес.

В случае если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров (без указания количества листов) одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на наименование приложения в тексте служебного письма или нет, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

или:

     Приложение: техническое задание на разработку системы "Электронный

                 архив" в 2 экз.

Если приложение к служебному письму представлено на съемном носителе информации (flash-диск, CD-диск, DVD-диск и т.п.), то указывается наименование носителя информации и количество носителей, например:

Приложение: CD-диск 1 шт.

Если приложение к документу направляется в электронном виде без материального носителя, то необходимо указать реквизиты электронного документа, адрес электронной почты адресата или адрес нахождения в информационной сети, например:

Приложение: 1 файл по электронной почте по адресу: reserver@mail.ru

На приложениях справочного характера к планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом его листе. В правом верхнем углу печатается слово "Приложение" (без кавычек) с указанием наименования вида основного документа (его даты и регистрационного номера при наличии) и отделяется от других частей реквизита полуторным межстрочным интервалом. Все остальные части реквизита печатаются через одинарный межстрочный интервал и центрируются относительно максимальной строки (не более 10 см), ограничивающейся правым полем документа, например:

                                                          Приложение

                                                   к плану информатизации

                                                           Росреестра

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Если приложение единственное, оно не нумеруется. Текст приложения печатается тем же шрифтом, что и основной текст документа.

Порядок оформления приложений к актам Росреестра изложен в пунктах 3.5.1.9.-3.5.1.11 Инструкции.

3.4.20. Реквизит "Подпись должностного лица" включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию). Наименование должности отделяется от последней строки текста двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Все строки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы пишутся перед фамилией). Последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Если документ оформлен на бланке Росреестра (приложения N 2 - 4, 7, 10, 11, 13), в состав подписи входят сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Руководитель               (личная подпись)            инициалы и фамилия

Если документ оформлен на бланке должностного лица (приложения N 5, 6, 12), наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается. Подпись оформляется следующим образом:

                           (личная подпись)            инициалы и фамилия

Если документ, оформленный на бланке Росреестра (приложения N 4, 7), подписывает начальник структурного подразделения, то в состав подписи включаются полное наименование должности лица, подписывающего документ, наименование структурного подразделения, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

  Начальник Управления

организационного развития     (личная подпись)         инициалы и фамилия

Если документ оформлен не на бланке Росреестра, то в состав подписи включаются полное наименование должности лица, подписавшего документ, наименование Росреестра, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

    Заместитель руководителя

Федеральной службы государственной

регистрации, кадастра и картографии   (личная подпись) инициалы и фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами Росреестра он оформляется на бланке Росреестра (приложения N 4, 7), подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Подписи отделяются одна от другой двойным межстрочным интервалом, например:

Заместитель руководителя    (личная подпись)       инициалы и фамилия

Начальник Управления делами (личная подпись)       инициалы и фамилия

При подписании совместного документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные государственные органы (организации), подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями должностей через полуторный межстрочный интервал, например:

         Руководитель                                 Руководитель

Федеральной налоговой службы                       Федеральной службы

                                             государственной регистрации,

                                               кадастра и картографии

(личная подпись) инициалы и фамилия   (личная подпись) инициалы и фамилия

При подписании совместного документа первый лист оформляется на стандартном листе бумаги без реквизитов бланка.

В документах комиссий (протоколы, акты) указываются не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

Председатель комиссии:        (личная подпись)         инициалы и фамилия

Члены комиссии:               (личная подпись)         инициалы и фамилия

                              (личная подпись)         инициалы и фамилия

                              (личная подпись)         инициалы и фамилия

Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или ставить косую черту перед наименованием должности при отсутствии должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа.

В этом случае документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности, на основании соответствующего акта Росреестра. При этом при подписании документа к должности добавляется словосочетание "Исполняющий обязанности" или "Исполняющая обязанности", а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего документ, например:

Исполняющий обязанности

     руководителя               (личная подпись)       инициалы и фамилия

3.4.21. Реквизит "Отметка об электронной подписи" используется при визуализации электронного документа. Отметка об электронной подписи отображается программными средствами путем наложения ее изображения на изображение текста электронного документа. Отметка об электронной подписи проставляется в месте расположения реквизита "Подпись" и включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Образец оформления отметки об электронной подписи приведен в приложении N 20 к Инструкции.

3.4.22. Реквизит "Гриф согласования" свидетельствует о согласии должностного лица с содержанием документа.

Согласование проекта документа с иными государственными органами (организациями) (внешнее согласование), интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" на расстоянии двух-трех межстрочных интервалов по левой границе текстового поля на лицевой стороне последнего листа документа. Слово "СОГЛАСОВАНО" отделяется от остальных частей реквизита полуторным межстрочным интервалом. Все части реквизита печатаются через одинарный межстрочный интервал и центрируются относительно максимальной строки (не более 10 см), которая ограничивается левым полем, например:

          СОГЛАСОВАНО

     Заместитель Министра

   экономического развития

     Российской Федерации

Личная подпись, инициалы, фамилия

      30.06.2015

Если согласование осуществляется письмом, решением, протоколом и т.д., гриф согласования оформляется по следующей форме:

         СОГЛАСОВАНО

     Письмо Росархива

от 29.02.2015 N 01-56/678-Н

или:

           СОГЛАСОВАНО

Решение коллегии Министерства

   экономического развития

    Российской Федерации

    от 16.07.2015 N 23-1

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких государственных органов (организаций), то при наличии двух (трех) грифов согласования их располагают на одном уровне. Если государственные органы (организации) указаны в тексте документа, то грифы согласования располагаются в том порядке, в каком они перечислены в документе.

При большом количестве согласующих государственных органов (организаций) грифы согласования оформляют двумя вертикальными рядами.

3.4.23. Реквизит "Виза" фиксирует согласие или несогласие должностных лиц с содержанием документа и включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию), дату визирования и, при необходимости, должность визирующего, например:

Личная подпись, инициалы и фамилия

25.09.2015

Проекты документов Росреестра проходят процедуру визирования в соответствии с правилами, установленными Инструкцией для конкретных видов документов (абзац восьмой пункта 3.5.1.15, пункты 3.5.5.3, 3.5.6.3, 3.5.9.4, 3.6.4 - 3.6.9, 3.10.4 Инструкции).

Визы о согласовании исходящих документов (писем, телеграмм, доверенностей), а также докладных (служебных) записок проставляются на лицевой стороне их визовых экземпляров ниже реквизита подписи, ближе к нижнему полю документа.

Визы о согласовании проектов актов Росреестра (приказов, распоряжений), договоров (соглашений, контрактов) проставляются на оборотной стороне последнего листа оригинала документа, остающегося в Росреестре.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе и передаются структурному подразделению-исполнителю. В листе согласования после визы или перед визой делается пометка "С учетом замечаний" или "Замечания прилагаются", например:

Замечания прилагаются

Личная подпись, инициалы и фамилия

25.03.2006

Разногласия структурных подразделений по проекту документа могут сниматься в рабочем порядке. В этом случае на листе согласования исполнителем делается пометка "Замечания учтены".

Отказ от рассмотрения документа, поступившего на визирование в установленном порядке, и его передача на подпись должностному лицу Росреестра без виз соисполнителей не допускаются.

3.4.24. Реквизит "Печать" проставляется для заверения подлинности подписи должностного лица или соответствия копий документов подлинникам.

Печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее также - гербовые печати) заверяются подписи руководителя Росреестра и его заместителей, государственных регистраторов, заместителя начальника Финансово-экономического управления - главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым на основании законодательства Российской Федерации, доверенности, должностного регламента или акта Росреестра предоставлены соответствующие полномочия.

Гербовые печати применяются в Росреестре для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, в исключительных случаях - для свидетельствования верности копий актов Росреестра, утверждающих положения о территориальных органах, уставы подведомственных организаций Росреестра.

Примерный перечень документов, на которые проставляется оттиск гербовой печати, приведен в приложении N 21 к Инструкции.

Печатями с наименованиями структурных подразделений без государственной символики удостоверяются подписи начальников структурных подразделений, гражданских служащих, удостоверяющих копии документов (трудовых книжек, приказов распоряжений, справок, почтовых пакетов и иных документов), не требующих заверения гербовой печатью.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и был читаемым. Если в документе наименование должности не указано, то оттиск печати должен захватывать часть фамилии должностного лица, подписавшего документ.

3.4.25. Реквизит "Отметка о заверении копии" проставляется в случае необходимости придания копии документа юридической силы.

Росреестр может выдавать по запросам юридических и физических лиц только копии создаваемых непосредственно им документов (за исключением архивных документов, прошедших полную научно-техническую обработку), не носящих конфиденциальный характер и не затрагивающих интересы других лиц.

При оформлении дел, касающихся приема граждан на государственную гражданскую службу (на работу), формировании личных дел допускается заверение копий документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств о браке и т.д.) в соответствии с действующим законодательством. На копиях принимаемых документов допускается проставление заверительной надписи "Копия верна".

Копия заверяется лицом, удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику документа. На первом листе копии документа (в верхнем правом поле) ставится отметка "Копия".

Копии исходящих документов и актов Росреестра, переданных на архивное хранение, заверяются в Административном управлении, копии документов по вопросам трудовых отношений и кадрового обеспечения - в Управлении государственной службы и кадровой политики.

Гражданские служащие других структурных подразделений могут заверять копии документов (выписки из документов), подлинники которых находятся в соответствующих структурных подразделениях; право заверения копий документов устанавливается их должностными регламентами (должностными инструкциями).

Для свидетельствования верности копии (выписки из документов) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом, оформляется отметка о заверении копии документа, включающая пометку о нахождении оригинала (номер номенклатурного дела с указанием года), слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать, например:

     Подлинник документа находится

     в деле Росреестра N________за______г.

     Верно

     Должность, наименование

     структурного подразделения    (личная подпись)    инициалы и фамилия

     Дата                 Печать

Копия документа или выписка из документа (краткое содержание документа) заверяется должностным лицом (в соответствии с должностным регламентом) того структурного подразделения, где на хранении находится подлинник документа. На заверительную надпись ставится печать с наименованием данного структурного подразделения или (при отсутствии таковой) печать с наименованием Административного управления в порядке, предусмотренном пунктом 3.4.24 Инструкции.

Копии многостраничных документов прошиваются (по центру левого поля в пределах 8 см), листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу и на обороте последнего листа, захватывая окончание нити, приклеивается лист бумаги формата 10 х 5 см с заверительной надписью (допускается размер шрифта от N 12 до N 10) "Всего прошито и пронумеровано (количество листов)". Количество листов указывается цифрами и в скобках прописью. Надпись производится лицом, оформившим копию документа, с указанием имени, отчества, фамилии и даты, например:

     Всего прошито и пронумеровано_________(________) листов

     Подлинник документа находится в деле Росреестра N________за_______г.

     Верно

     Должность, наименование

     структурного подразделения    (личная подпись)    инициалы и фамилия

     Дата                  печать

Допускается заверять отдельно каждый лист многостраничной копии документа.

В ряде случаев заверительные надписи при прошивке документов (положения, уставы подведомственных Росреестру организаций и т.д.) в соответствии с законодательством Российской Федерации могут быть заверены оттиском гербовой печати.

3.4.26. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает фамилию, имя и отчество (полностью) исполнителя документа и номер его служебного телефона. Дополнительно может указываться наименование самостоятельного структурного подразделения.

Отметка об исполнителе на служебных письмах, докладных и служебных записках располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и печатается от левой границы текстового поля шрифтом N 10 через одинарный межстрочный интервал, например:

Иванова Наталия Сергеевна

(495) 526-77-77 (доб. 00-00)

На актах Росреестра, а также на документах, направляемых в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа оригинала документа, а также на оборотной стороне последнего листа каждого приложения к основному документу.

На документе, подготовленном группой исполнителей, указывается фамилия основного исполнителя.

На документах, направляемых в судебные органы, - отзывах, ходатайствах, возражениях, заявлениях, доверенностях отметка об исполнителе проставляется только на визовом экземпляре.

В документах конфиденциального характера (содержащих информацию ограниченного распространения) отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: сведения о количестве отпечатанных экземпляров, дату издания документа, сведения о месте хранения оригиналов (указываются номера экземпляров), фамилию, имя, отчество исполнителя, телефон, например:

Отп. - 2 экз.

30.09.2015

1 экз. - в адрес

2 экз. - в дело (наименование структурного подразделения)

Петров Владимир Михайлович

(495) 526-77-77 (доб. 00-00)

В случае необходимости размножения (тиражирования) документа с пометкой "ДСП" на обороте первого листа документа в отметке об исполнителе делается запись о количестве изготовленных копий, например:

Отп. - 2 экз.,

30.09.2015

1 экз. - в адрес, снято копий в количестве_____экз.

2 экз. - в дело (наименование структурного подразделения)

Петров Владимир Михайлович

(495) 526-77-77 (доб. 00-00)

На актах Росреестра (приказах, распоряжениях), отпечатанных в одном (единственном) экземпляре, имеющих пометку "ДСП", отметка об исполнителе оформляется следующим образом:

Отп. - экз. ед.

16.12.2015

1 экз. - в дело (Административное управление)

Борисов Алексей Сергеевич

(495) 526-77-77 (доб. 00-00)

3.4.27. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает слова "В дело", номер дела, в которое помещается документ, ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении, подписи исполнителя или начальника структурного подразделения и дату.

Отметка об исполнении документа проставляется на лицевой стороне первого листа документа в нижнем левом углу рукописным способом. Соответствующая информация вносится в СЭД Росреестра.

3.4.28. Реквизит "Отметка о поступлении документа" в Росреестр проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. Образец оформления приведен в приложении N 22 к Инструкции.

3.4.29. Реквизит "Ссылка на документ" - идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на съемном электронном носителе.

3.5.1. Порядок подготовки и оформления приказов и распоряжений по основной деятельности

                                                      ПРИЛОЖЕНИЕ

                                                к приказу Росреестра

                                               от 10 июля 2015 г. N П/445

                                                      ПРИЛОЖЕНИЕ

                                             к приказу Федеральной службы

                                             государственной регистрации,

                                               кадастра и картографии

                                               от 10 июля 2015 г. N П/445

                                                    Приложение

                                       к Инструкции по делопроизводству в

                                        центральном аппарате Росреестра

                                                   УТВЕРЖДЕНО

                                         приказом Федеральной службы

                                    государственной регистрации, кадастра

                                                   и картографии

                                          от 10 июля 2015 г. N П/445

       Верно

Должность, наименование

структурного подразделения       личная подпись        инициалы и фамилия

Дата                      Печать

3.5.2. Порядок подготовки и оформления приказов и распоряжений по кадровым вопросам

     Основание: приказ Минэкономразвития России от 21.08.2015 N 235-л

                "О назначении Петровой А.О.", заявление Петровой А.О.

3.5.3. Особенности подготовки и оформления распоряжений Росреестра при осуществлении государственного геодезического и земельного надзора

3.5.4. Положения, правила, инструкции

3.5.5. Договоры, соглашения, контракты

3.5.6. Доверенности

3.5.7. Протоколы совещаний (заседаний)

Присутствовали:

заместители руководителя Росреестра:                  фамилии и инициалы;

сотрудники центрального аппарата Росреестра:          фамилии и инициалы;

представители подведомственных Росреестру

организаций:                                          фамилии и инициалы.

3.5.8. Выписки из документов

3.5.9. Телеграммы

3.6.1. В центральном аппарате Росреестра служебными письмами оформляются:

доклады во исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы о выполнении поручений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан по вопросам, относящимся к компетенции Росреестра;

ответы об исполнении поручений Министерства экономического развития Российской Федерации;

сопроводительные письма к законопроектам, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы на парламентские или депутатские запросы;

ответы на обращения граждан и организаций;

инициативные письма по вопросам, относящимся к компетенции Росреестра;

другие документы.

3.6.2. Сроки подготовки служебных писем-ответов устанавливаются указаниями по исполнению документов руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), заместителей руководителя Росреестра на основании сроков исполнения поручений, запросов в соответствии с требованиями пунктов 5.2.1-5.2.10 Инструкции.

Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками структурных подразделений.

3.6.3. Служебные письма печатаются на бланках Росреестра с изображением Государственного герба Российской Федерации (приложения N 4 - 6).

Служебные письма на бланке "Руководитель Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии" подписывает только руководитель Росреестра, на бланке "Заместитель руководителя Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии" - только заместитель руководителя Росреестра.

На общем бланке письма Росреестра с угловым расположением реквизитов оформляются служебные письма за подписью:

исполняющего обязанности руководителя Росреестра;

начальников структурных подразделений (должностных лиц согласно полномочиям, установленным их должностными регламентами);

двух должностных лиц Росреестра (например, гарантийные письма);

отдельные письма за подписью руководителя Росреестра, заместителя руководителя Росреестра.

3.6.4. Второй экземпляр проекта служебного письма визируется в нижней части лицевой стороны листа в следующей последовательности:

исполнителем;

начальником и заместителем начальника структурного подразделения-исполнителя;

начальниками структурных подразделений-соисполнителей и их заместителями (согласно указанию по исполнению документа руководства Росреестра) в случае отсутствия служебной записки за их подписью либо по отдельному поручению заместителя руководителя, курирующего структурное подразделение-исполнителя;

начальниками заинтересованных структурных подразделений, к компетенции которых относится рассмотрение затронутых в письме вопросов;

редактором-корректором;

заместителем руководителя Росреестра в соответствии с распределением обязанностей, если письмо подписывается руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности).

3.6.5. Отказ от рассмотрения служебных писем и прилагаемых документов, поступивших на согласование (визирование) в установленном порядке, не допускается.

3.6.6. Лица, визирующие служебное письмо, наряду с исполнителем несут ответственность за его содержание в пределах своей компетенции.

3.6.7. Если по результатам визирования проект служебного письма подлежит существенному изменению (изменение концепции документа, сроков, отдельных разделов текста, дополнение новыми разделами, замена исполнителей, замечания юридического характера и т.д.), то проводится повторное визирование соответствующими должностными лицами.

3.6.8. Проекты служебных писем, представляемые на подпись руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) и содержащие вопросы правового характера, в обязательном порядке визируются Правовым управлением.

3.6.9. Обязательной редакторско-корректорской обработке и визированию подлежат:

все проекты служебных писем за подписью руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности);

проекты служебных писем за подписью заместителей руководителя Росреестра в случае их направления в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Минэкономразвития России (за исключением служебных писем в части рассмотрения обращений граждан), Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации.

3.6.10. Проект служебного письма представляется на подпись вместе с визовым экземпляром, приложениями (при наличии) и материалами, являющимися основанием для его подготовки.

3.6.11. Приложения справочного характера подписываются начальником структурного подразделения-исполнителя в двух экземплярах (один прикладывается к визовому экземпляру письма).

3.6.12. Служебные письма, направляемые в территориальные органы и подведомственные организации Росреестра, содержащие поручения, методические рекомендации, подписываются руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) или его заместителями.

Служебные письма, направляемые в территориальные органы и подведомственные организации Росреестра по вопросам непосредственной деятельности структурных подразделений, подписываются начальником соответствующего структурного подразделения (заместителем начальника структурного подразделения).

Служебные письма, содержащие предписания (предупреждения) об устранении выявленных нарушений (недостатков) по результатам проверок, подписываются руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности), его заместителями, а также начальниками структурных подразделений по согласованию с руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности).

3.6.13. Помимо реквизитов бланка Росреестра служебные письма, как правило, имеют следующий состав реквизитов:

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

заголовок к тексту документа;

отметка о наличии приложений;

должность лица, подписавшего документ;

подпись должностного лица;

виза;

отметка об исполнителе;

отметка о конфиденциальности (реквизит проставляется в служебных письмах, содержащих информацию ограниченного распространения).

Реквизиты служебного письма оформляются в соответствии с требованиями подраздела 3.4 Инструкции.

3.6.14. Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если оно подлежит рассмотрению и принятию по нему решения именно этим должностным лицом либо если это письмо является ответом на обращение (запрос), подписанное данным должностным лицом.

3.6.15. Служебные письма, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

3.6.16. В случае если Росреестр является ответственным исполнителем, служебные письма, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

3.6.17. Текст служебного письма излагается от третьего лица единственного числа, так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени Росреестра, либо от первого лица множественного числа. Например: "Росреестр рассмотрел...", "Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии полагает...", "Сообщаем...", "Направляем...".

3.6.18. Если служебное письмо оформлено на бланке должностного лица или носит конфиденциальный характер, то текст излагается от первого лица единственного числа: "Прошу...", "Направляю...", "Считаю необходимым...".

Основные требования к оформлению служебного письма изложены в подразделе 3.1 Инструкции.

Образец оформления служебного письма приведен в приложении N 35 к Инструкции.

3.7.1. Докладные, служебные, объяснительные записки (в том числе личные заявления) относятся к внутренним документам и служат для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами. Они используются для документального оформления различных решений, в том числе кадровых, служат основанием для издания актов Росреестра (приказов, распоряжений).

3.7.2. Докладная записка - документ, который адресуется руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности), заместителю руководителя Росреестра, начальнику структурного подразделения с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса либо содержит выводы и предложения с целью информирования о фактах, событиях, сложившихся ситуациях, требующих принятия определенного решения, либо о выполнении распоряжений или завершении каких-либо работ, поручений и планов.

Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции гражданского служащего или руководителя подразделения не достаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможных негативных ситуаций, связанных с проведением различных проверок, награждением, поощрением, выделением новых штатных единиц, командированием гражданских служащих, нарушением требований актов Росреестра и т.д.

При оформлении докладной записки указывается наименование вида документа ("Докладная записка"), которое располагается ниже реквизита "Адресат" на два межстрочных интервала.

Текст докладной записки может состоять из двух или трех частей.

В первой части (констатирующей) излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - конкретные выводы, просьбы и предложения. Вторая, аналитическая, часть может отсутствовать.

Документ может быть составлен в текстовом и табличном виде или их сочетании.

Докладная записка подписывается:

исполнителем - если она представляется начальнику структурного подразделения или его заместителю;

начальником структурного подразделения - если представляется заместителю руководителю Росреестра;

заместителем руководителя - если представляется руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности).

3.7.3. Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями Росреестра или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка предназначена для координации действий структурных подразделений и гражданских служащих внутри Росреестра, оперативного обмена документированной служебной информацией. Служебные записки составляются по инициативе гражданского служащего, а также в рамках исполнения поручения руководства по тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурного подразделения или должностного лица и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу, но находится в зависимости от выполнения своих функций смежным структурным подразделением или должностным лицом.

Служебная записка визируется исполнителем (исполнителями) и подписывается начальником соответствующего структурного подразделения или его заместителем.

Служебные записки (докладные записки) регистрируются в базе СЭД Росреестра "Служебные записки" гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Регистрационный номер служебной записки (докладной записки) состоит из индекса структурного подразделения Росреестра, издавшего документ, порядкового номера в пределах календарного года и букв "СЗ", например: N 05-0067-СЗ, N 07-0765-СЗ.

Служебные записки (докладные записки) рассылаются адресатам в электронном виде по СЭД Росреестра.

На бумажном носителе служебные записки направляются адресату в следующих случаях:

если адресованы руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности);

если имеют отметку о конфиденциальности;

если приложения к служебным запискам содержат оригиналы документов, в том числе финансового характера.

3.7.4. Докладная и служебная записки могут печататься на шаблонах бланков структурных подразделений (приложение N 13), имеют, как правило, реквизиты, изложенные в пунктах 3.4.8 - 3.4.10, 3.4.12, 3.4.13, 3.4.15 - 3.4.23, 3.4.25 - 3.4.29 Инструкции.

Образцы оформления служебной и докладной записок приведены в приложениях N 36, 37 к Инструкции.

3.7.5. В случае если обращение к руководству Росреестра связано с решением личных вопросов гражданского служащего, заявление составляется рукописным способом.

3.7.6. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудовой или технологической дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.), поясняющий какое-либо действие, факт, поступок, происшествие, сложившуюся ситуацию, поступок или поведение отдельных гражданских служащих.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги.

По структуре, построению и оформлению реквизитов объяснительная записка аналогична докладной записке.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия; текст должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения.

Объяснительная записка подписывается ее составителем с указанием должности и даты подписания.

3.7.7. Объяснительные записки, докладные записки и личные заявления гражданских служащих, адресованные непосредственному начальнику структурного подразделения, по внутренним вопросам, входящим в компетенцию соответствующего структурного подразделения, не регистрируются и рассматриваются начальником структурного подразделения в оперативном порядке.

3.8.1. Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты и события. Акт может быть составлен как постоянно действующей, так и специально созданной, в том числе по устному распоряжению руководства, комиссией (в составе не менее трех человек).

3.8.2. Акт оформляется на стандартном листе бумаги (с воспроизведением реквизитов бланка) или бланке Росреестра с продольным расположением реквизитов, печатается шрифтом N 14 и выравнивается по центру текстового поля.

Акт имеет следующие реквизиты (отделяются друг от друга двойным межстрочным интервалом):

Наименование органа (автора), подготовившего документ, - полное наименование Росреестра.

Вид документа - АКТ (печатается прописными буквами вразрядку и может выделяться полужирным шрифтом).

Дата и место составления, проставляемые в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого факта (события). Дата оформляется цифровым способом.

Регистрационный номер при актировании единичных фактов может отсутствовать.

Заголовок акта отражает цель его составления, отвечает на вопрос "О чем?" и начинается с предлога "О" ("Об"): "О списании оборудования", "О приеме-передаче дел...". Заголовок отделяется двумя-тремя межстрочными интервалами от реквизита "Место составления".

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части указывается основание, которое закрепляет полномочия, цель работы, состав комиссии (распорядительный документ, на основании которого актируется факт или событие, его номер и дата). Основание печатается через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля и отделяется двумя-тремя межстрочными интервалами от заголовка. Формулировка текста "Составлен" или "Составлен комиссией" располагается через двойной межстрочный интервал после слова "Основание" и заканчивается двоеточием.

Через двойной межстрочный интервал от границы левого поля оформляется состав комиссии с указанием должностей ее членов и распределением обязанностей между ними. Строка с обозначением председателя комиссии отделяется двойным межстрочным интервалом. Список членов комиссии нумеруется цифрами и печатается через полуторный межстрочный интервал. Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность, и полномочия составителей акта, их адреса.

Ниже могут быть указаны лица, присутствовавшие при проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии (проверяемые, сдающие дела и т.п.).

Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы от левой границы текстового поля.

Констатирующая часть акта отражает цели его составления и результаты работы, а при необходимости - выводы, решения или рекомендации комиссии, составившей акт, и отделяется от вводной части двумя-тремя межстрочными интервалами. Констатирующая часть может быть оформлена в виде таблицы.

Завершается текст акта сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения, которые проставляются через два-три межстрочных интервала после текста. Эта часть акта необязательна.

3.8.3. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление в конкретном случае. Каждый экземпляр подписывается всеми членами комиссии и имеет одинаковую юридическую силу.

3.8.4. Особое мнение члена комиссии может быть изложено на стандартном листе бумаги и оформлено как приложение к акту.

3.8.5. При наличии приложений к акту на них дается ссылка в тексте. Отметка о наличии приложения к акту помещается после отметки о количестве экземпляров и оформляется в соответствии с пунктом 3.4.19 Инструкции.

3.8.6. Подписи отделяются от текста тремя межстрочными интервалами и оформляются в соответствии с абзацем десятым пункта 3.4.20 Инструкции. Подпись председателя комиссии отделяется двойным межстрочным интервалом от подписей других членов комиссии.

3.8.7. Акты утверждаются руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей. В отдельных случаях, если это оговорено соответствующими актами Росреестра, могут утверждаться иными должностными лицами Росреестра. Гриф утверждения оформляется в соответствии с пунктом 3.4.14 Инструкции.

3.8.8. При необходимости на акте может быть проставлена отметка о конфиденциальности.

Образец оформления акта приведен в приложении N 38 к Инструкции.

3.8.9. В случаях если образец акта предусмотрен иными нормативными правовыми актами, акт оформляется в соответствии с их требованиями.

3.9.1. Документы на иностранных языках, адресованные Росреестру, направляются для организации перевода на русский язык в отдел развития сотрудничества с общественными и международными организациями Управления государственной службы и кадровой политики.

3.9.2. Регистрацию поступивших документов от иностранных корреспондентов с прилагаемым переводом на русском языке обеспечивает отдел входящей корреспонденции Административного управления в общем порядке, установленном Инструкцией.

3.9.3. Регистрацию и отправку писем зарубежным корреспондентам осуществляет отдел исходящей корреспонденции и архива Административного управления в общем порядке, установленном Инструкцией.

3.9.4. Переписка с иностранными корреспондентами осуществляется согласно Положению о Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии, утвержденному постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2009 г. N 457, в соответствии директивами, установленными Министерством иностранных дел Российской Федерации, а также нормами и правилами протокольной практики.

3.9.5. Письмо иностранному корреспонденту состоит из следующих частей: реквизитов бланка, даты отправления, наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение (при наличии), подписи автора.

Письмо иностранному корреспонденту имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и правилах его составления. При переписке с иностранными корреспондентами необходимо в каждом конкретном случае учитывать, что форма ответа должна соответствовать виду присланного документа: на письмо принято отвечать письмом, на памятную записку - памятной запиской.

Текст письма иностранному корреспонденту составляется на русском языке, адрес - на английском в соответствии с почтовыми правилами.

Размеры левого и правого полей составляют 2,54 см (1 дюйм).

В необходимых случаях к письму прилагается его неофициальный перевод.

Неофициальный перевод печатается на стандартном листе бумаги, не подписывается и не имеет печати. В правом верхнем углу перед текстом без кавычек, скобок, подчеркивания и точки в конце печатаются слова "Неофициальный перевод".

3.9.6. В остальном порядок подготовки и оформления писем иностранным корреспондентам соответствует общим требованиям к оформлению документов (подраздел 3.1 Инструкции).

3.10.1. В центральном аппарате Росреестра экспертные заключения на предложения о присвоении наименований географическим объектам и о переименовании географических объектов подготавливаются в соответствии с Порядком осуществления экспертизы предложений о присвоении наименований географическим объектам и о переименовании географических объектов, а также выдачи заключений на указанные предложения, утвержденным приказом Минэкономразвития России от 27 марта 2014 г. N 171 (зарегистрирован в Минюсте России 23 июля 2014 г., регистрационный N 33239).

3.10.2. Экспертное заключение должно содержать анализ всех поступивших для осуществления государственной экспертизы документов и материалов и выводы о соответствии либо несоответствии рассмотренных предложений о присвоении наименований географическим объектам и о переименовании географических объектов требованиям Федерального закона "О наименованиях географических объектов".

3.10.3. Проект экспертного заключения оформляется гражданским служащим Управления геодезии, картографии, землеустройства и кадастровых работ на бланке Росреестра с продольным расположением реквизитов (приложение N 7) в двух экземплярах и имеет следующие реквизиты:

дата (оформляется словесно-цифровым способом);

регистрационный номер (оформляется гражданским служащим структурного подразделения-исполнителя после подписания документа и состоит из знака "N", буквенного индекса "ЭЗ", косой черты и порядкового номера документа в пределах календарного года, например: N ЭЗ/12);

наименование документа - экспертное заключение (отделяется двойным межстрочным интервалом от предыдущих реквизитов и печатается прописными буквами размером шрифта N 14, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру);

заголовок (отделяется от наименования документа двойным межстрочным интервалом и печатается через одинарный интервал строчными буквами размером шрифта N 14, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля. Заголовок экспертного заключения, как правило, отвечает на вопрос "о чем?");

текст (отделяется от заголовка двойным межстрочным интервалом и печатается через одинарный-полуторный интервал шрифтом N 14);

подпись (отделяется от текста тремя межстрочными интервалами, оформляется в соответствии с пунктом 3.4.20 Инструкции);

отметка об исполнителе (проставляется только на визовом экземпляре документа).

3.10.4. Визовый экземпляр экспертного заключения визируется исполнителем, начальником структурного подразделения-исполнителя или лицом, исполняющим его обязанности, и редактором-корректором.

3.10.5. Экспертное заключение подписывает заместитель руководителя Росреестра, курирующий вопросы в сфере наименований географических объектов.

3.10.6. Оригинал и заверенная копия экспертного заключения сопроводительными письмами за подписью начальника структурного подразделения-исполнителя направляются в Минэкономразвития России и организацию, направившую предложение о присвоении наименования географическому объекту, соответственно.

3.10.7. Визовая копия экспертного заключения хранится в структурном подразделении-исполнителе в соответствии с номенклатурой дел Росреестра.

Образец оформления экспертного заключения приведен в приложении N 39 к Инструкции.

В Росреестре могут создаваться и иные не предусмотренные Инструкцией документы. Их оформление осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по согласованию с Административным управлением.

4.1.1. Прохождение документов в центральном аппарате Росреестра с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот, который состоит из трех документопотоков:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация.

4.1.2. Организация документооборота основывается на следующих принципах:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки;

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документов, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

4.1.3. Прием и первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация и направление для дальнейшего прохождения документов, поступивших в центральный аппарат Росреестра, а также отправка документов осуществляются Административным управлением.

4.2.1. Корреспонденция в адрес центрального аппарата Росреестра поступает в Административное управление посредством почтовой, фельдъегерской и специальной связи, а также по электронной почте, информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", в том числе на Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (www.gosuslugi.ru); по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), СЭД Росреестра, системе электронного документооборота Минэкономразвития России (далее - ДоксВижн), а также доставляется непосредственно курьерами самих адресантов или лично.

4.2.2. Конверты (бандероли) с документами на бумажных носителях проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, затем вскрываются (за исключением пакетов с пометкой "Лично"), после чего проверяется правильность вложения документов. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются и передаются по назначению.

О повреждении, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается отправителю документа. При необходимости составляется акт на бланке Административного управления (приложение N 40) в трех экземплярах, первый экземпляр акта остается в Административном управлении, второй - приобщается к поступившему документу, третий - отсылается адресанту.

4.2.3. В акте указываются должность, фамилия и инициалы лиц, присутствующих при вскрытии конверта (не менее трех человек), дата вскрытия, регистрационный номер, дата и заголовок отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают гражданские служащие отдела входящей корреспонденции, указанные в акте, в том числе в обязательном порядке начальник отдела входящей корреспонденции (или его заместитель), и гражданский служащий, вскрывший указанный конверт.

4.2.4. Гражданский служащий, принимающий корреспонденцию в окне приема, проводит необходимую предварительную проверку:

при поступлении писем без конвертов - на правильность адресации, наличие подписи автора документа, наличие доверенности (если автор документа является представителем юридического лица по доверенности), а также всех указанных в письме приложений и сведений о почтовом адресе адресанта;

при предъявлении курьером более четырех документов от одного юридического лица - на наличие прилагаемой к ним описи и соответствие документов этой описи.

Не допускается принимать корреспонденцию с грифом "Секретно", не адресованную Росреестру, а также корреспонденцию, носящую рекламный характер, проспекты, журналы, газеты и др.

Не допускается вскрывать пакеты с пометками о вложении "Конкурсная документация", "Лично".

Сведения о доставке корреспонденции учитываются в журнале приема корреспонденции от юридических лиц (приложение N 41)

На копии принимаемого документа или в реестре (описи) отправляющей организации проставляется штамп Росреестра о его приеме (приложение N 22).

Оттиск штампа содержит информацию о месте приема корреспонденции: наименование Росреестра, адрес, а также фамилию гражданского служащего, принявшего документ, и дату.

4.2.5. Для курьеров, доставляющих пакеты вне графика работы окна приема корреспонденции, установлен почтовый ящик в фойе административного здания Росреестра по адресу: г. Москва, Чистопрудный бульвар, д. 6/19, стр. 1.

Выемка корреспонденции из почтового ящика производится в рабочие дни дважды - в 09.30 и 13.00.

4.2.6. В вечернее (после 18.00 - с понедельника по четверг, после 17.00 - в пятницу и предпраздничные дни) и нерабочее время документы из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, доставляемые фельдъегерской связью, принимаются в приемной руководителя Росреестра и фиксируются в журнале учета приема корреспонденции (приложение N 41) оперативными дежурными, а далее передаются на регистрацию в Административное управление до 09.30 следующего рабочего дня.

4.2.7. Документы, поступившие непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам Росреестра, подлежат обязательной оперативной передаче в Административное управление для регистрации.

4.2.8. Организация ежедневной доставки поручений Минэкономразвития России в адрес Росреестра осуществляется Административным управлением. Полученная по реестру корреспонденция от Минэкономразвития России рассматривается и регистрируется в день поступления.

4.2.9. Конверты от поступивших документов органов государственной власти, территориальных органов и подведомственных организаций Росреестра, как правило, уничтожаются. Конверты сохраняются, когда установить адрес отправителя, дату отправки и поступления документов можно только по конверту.

4.2.10. В обязательном порядке сохраняются конверты от поступивших: обращений граждан, организаций;

договоров;

исковых заявлений, претензий, документов из судов Российской Федерации и органов следствия;

документов кадастровых инженеров и некоммерческих партнерств (ассоциаций), иностранных корреспондентов;

заявлений о государственной регистрации прав, запросов сведений из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним;

документов, подлежащих переадресации.

Конверты прикрепляются к документам и в дальнейшем помещаются вместе с ними в номенклатурное дело.

4.3.1. Административным управлением производится предварительное рассмотрение входящих документов в целях определения документов, требующих обязательного рассмотрения руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности).

После предварительного рассмотрения документы должны быть направлены руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) и иным должностным лицам в соответствии с их компетенцией и установленным распределением обязанностей для принятия решения по их исполнению.

Входящие документы, не требующие рассмотрения заместителями руководителя Росреестра, направляются непосредственно в структурные подразделения.

4.3.2. Основанием для принятия решения о передаче документа соответствующему должностному лицу является содержание документа, а не адресование.

4.3.3. Все входящие документы рассматриваются в день поступления, в первую очередь - документы с пометками о срочности.

4.3.4. В случае если адресатом в документе указаны Росреестр или должностные лица Росреестра, но содержащиеся в нем вопросы не относятся к компетенции Росреестра, документ регистрируется и по указанию начальника Административного управления перенаправляется в соответствующие органы по их компетенции с одновременным уведомлением автора обращения.

4.3.5. Срок обработки поступившей в Росреестр корреспонденции с последующей ее регистрацией должен составлять не более 3 рабочих дней.

4.4.1. Входящая корреспонденция, поступившая на бумажном носителе, регистрируется отделом входящей корреспонденции Административного управления централизованно в СЭД Росреестра в базе данных "Канцелярия экспедиции", за исключением:

обращений граждан (регистрируются в базе "Обращения граждан");

анонимных писем без подписи автора;

иностранной корреспонденции, требующей перевода на русский язык (регистрируется при наличии текста на русском языке);

личной переписки;

заявлений по служебным вопросам гражданских служащих Росреестра без сопроводительного письма;

справочных, информационных и рекламных материалов;

периодических печатных изданий (книг, журналов, сборников, брошюр, бюллетеней, сборников законодательных актов и т.п.);

пригласительных билетов, поздравительных писем и телеграмм, открыток;

форм бухгалтерской и статистической отчетностей, платежных поручений и т.д.;

договоров и соглашений (без сопроводительных писем);

почтовых извещений;

возвращенных почтовых отправлений Росреестра, не полученных адресатом, с истекшим сроком хранения;

почтовых отправлений, ошибочно поступивших в адрес Росреестра.

Документы, не подлежащие регистрации в СЭД Росреестра, передаются адресатам под расписку в реестре передачи документов.

4.4.2. Иностранная корреспонденция после перевода на русский язык соответствующим структурным подразделением передается в отдел входящей корреспонденции для регистрации.

4.4.3. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания регистрационной электронной карточки документа в СЭД Росреестра, которой автоматически присваивается регистрационный номер после заполнения следующих реквизитов:

исходящий номер и дата документа (указанные отправителем);

наименование организации адресанта;

специализация (классификатор по формам организации корреспондентов);

фамилия лица, подписавшего документ;

аннотация документа;

вид документа;

отметка о конфиденциальности (общий доступ, "ДСП");

нумератор (классификатор);

автор (указываются фамилия и инициалы адресанта, подписавшего документ);

количество листов в документе, включая приложения, а также вид и количество приложений (при наличии);

вид доставки документа;

ссылка на регистрационные номера связанных с ним ранее поступивших документов;

текст указания по исполнению документа;

информация о передаче документа (сведения о направлении документа);

индекс дела;

комментарии;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ход исполнения, сведения о перенаправлении документа;

отметка о постановке на контроль и сроке исполнения документа.

Содержание регистрационных реквизитов является основой информационно-поисковой системы.

4.4.4. При регистрации документов на доклад руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) гражданский служащий, осуществляющий регистрацию входящего документа, заполняет связку (ссылку на регистрационные номера связанных с ним ранее поступивших и направленных документов).

4.4.5. Реквизит "регистрационный номер" входящего документа оформляется в соответствии с автоматизированной системой документооборота следующим образом: N ВХ/ХХ/000000/УУ, где:

"ВХ" - индекс входящего документа;

"XX" - буквенная часть нумератора (который указывается в зависимости от адресанта);

"000000" - порядковый номер в пределах календарного года;

"УУ" - две последние цифры текущего года.

4.4.6. Нумераторы (индексы) на входящие документы присваиваются в соответствии с классификацией корреспондента следующим образом:

"ПП" - поручения Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (Аппарата Правительства Российской Федерации) регистрируются с нумератором, например: N ВХ/ПП/0000/15;

"ГД" - парламентские запросы, обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, например: N ВХ/ГД/0000/15;

"МИН" - поручения и письма из Минэкономразвития России, например: N ВХ/МИН/00000/15;

"ОП" - иные документы, например: N ВХ/ОП/000000/15.

4.4.7. Факт регистрации входящего документа подтверждается регистрационным штампом, который помещается на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу (приложение N 22). В указанный штамп рукописным способом вписываются:

нумератор и через косую черту регистрационный порядковый номер, присвоенный в базе СЭД Росреестра "Канцелярия экспедиции";

дата регистрации поступившего документа в цифровой форме;

общее количество листов поступившего документа, в том числе количество листов приложений, отдельно количество и вид носителя информации.

4.4.8. Документы, направляемые заместителям руководителя Росреестра, сканируются, электронная копия документа прикрепляется к соответствующей электронной карточке входящего документа.

4.5.1. Обработка документов, поступивших в Росреестр в электронном виде по системам МЭДО, СЭД Росреестра, ДоксВижн, включает мониторинг документов в базе "Канцелярия экспедиции - черновики", рассмотрение и регистрацию электронных карточек документов.

4.5.2. Регистрационная электронная карточка-черновик проверяется гражданским служащим Административного управления на наличие электронной подписи автора документа (для документов, переданных по СЭД Росреестра) и вложения - прикрепленного файла (в том числе качество его изображения). При отсутствии этих реквизитов или низком качестве электронной копии (плохой читаемости) документа не регистрируется и подлежит замене его статуса в электронной карточке - "Отказано в регистрации" с указанием причины отказа.

В прикрепленном к электронной карточке файле сверяется регистрационный номер, указанный в электронной копии документа, с исходящим номером, внесенным в электронную карточку, в случае их несоответствия исправляется номер в карточке.

Затем считывается текст документа и сверяются остальные реквизиты электронного документа (наличие приложений, соответствие содержания документа аннотации в электронной карточке, автор документа, дата исходящего документа, адресат). В случае отсутствия приложений или части документа, неправильной адресации (документ не адресован Росреестру) меняется его статус в электронной карточке - "Отказано в регистрации" с указанием причины отказа.

Обращается внимание на наличие отметки о конфиденциальности документа. Документы, имеющие пометку "ДСП", а также сведения конфиденциального характера не подлежат передаче и получению в электронном виде. В случае получения меняется статус в электронной карточке - "Отказано в регистрации" с указанием причины отказа, после чего документ удаляется из базы СЭД Росреестра системным администратором.

После проведенной проверки полученного электронного документа определяется исполнитель данного документа (в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией, установленным распределением обязанностей между заместителями руководителя Росреестра, а также положениями о структурных подразделениях), в электронной карточке заполняются поля "Вид документа", "Нумератор", меняется статус документа - "Зарегистрировать". Документ направляется в электронном виде в соответствующую электронную базу ("Канцелярию") исполнителя.

4.5.3. Все документы, полученные по системе ДоксВижн, направляются на рассмотрение в "Канцелярию руководителя". В этом случае распечатываются поручения Минэкономразвития России, а также электронные копии документов, на которые даны эти поручения.

Если приложение к основному документу является объемным (пакет документов), то оно не распечатывается, а в регистрационном номере и в электронной карточке документа указывается количество листов.

Если в черновике электронной карточки поручения Минэкономразвития России отсутствует вложенный файл сканированного документа (или приложение к нему) или если он низкого качества, карточка остается в статусе черновика и не принимается к рассмотрению до поступления документа в полном объеме, текст которого поддается прочтению.

При регистрации поручений Минэкономразвития России, поступивших по системе ДоксВижн, электронная карточка заполняется в следующей последовательности: аннотация документа, нумератор - "МИН", текст указания по исполнению документа - поручение Минэкономразвития России, необходимые связки (распечатываются регистрационные карточки связанных документов), регистрационный штамп с номером документа.

4.5.4. Электронные документы - обращения юридических лиц, переданные по информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и поступившие на Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (www.gosuslugi.ru), для рассмотрения и регистрации перенаправляются на адрес электронной почты отдела входящей корреспонденции.

В электронном обращении от юридического лица должны быть указаны: адресат - наименование Росреестра либо должностное лицо Росреестра, а также официальное наименование юридического лица либо его официального представителя, фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) автора обращения.

В электронное обращение могут быть вложены файлы, содержащие дополнительные для рассмотрения материалы.

Информация об авторе электронного обращения может содержаться в поле "От кого/From", в подписи к письму, в тексте письма, вложенного файла.

Регистрация и передача электронных обращений от юридических лиц осуществляется гражданским служащим отдела входящей корреспонденции в порядке, аналогичном для документов на бумажном носителе.

Не подлежат регистрации: электронные обращения информационно-рекламного характера, не относящиеся к деятельности Росреестра; адресованные не Росреестру; текст обращений которых не поддается прочтению либо указанные файлы которых отсутствуют; подпадающие под категорию обращений, порядок прохождения которых определен законодательными и иными правовыми актами в системе электронного информационного поля без включения в документооборот Росреестра; без указания автора обращения (организация, юридическое лицо).

В случае отсутствия необходимой для рассмотрения обращения информации адресату направляется электронное сообщение с просьбой представить недостающие сведения. При поступлении уточняющей информации документ регистрируется в базе СЭД Росреестра.

4.5.5. Факсимильные и электронные сообщения, переданные в отдел входящей корреспонденции на бумажном носителе, регистрируются в базе СЭД Росреестра в общем порядке, установленном Инструкцией для регистрации корреспонденции на бумажном носителе, с пометкой в электронной карточке о способе доставки документа.

4.5.6. В случаях поступления оригинала (или дубликата) ранее зарегистрированного документа, поступившего по каналам электросвязи, в соответствующей электронной карточке этого документа в графе "Комментарии" делается отметка о дате поступления, на оригинале ставится регистрационный штамп с ранее присвоенным регистрационным номером и датой. Документ направляется ответственному исполнителю (в соответствии с информацией СЭД Росреестра) вместе с распечатанной электронной карточкой с пометкой "Оригинал".

4.5.7. Документы, не зарегистрированные в СЭД Росреестра, за исключением документов, не подлежащих регистрации в ней, к рассмотрению не принимаются.

4.6.1. Передача зарегистрированных документов на бумажных носителях производится Административным управлением ежедневно по реестрам соответствующих структурных подразделений и приемных заместителей руководителя Росреестра на текущую дату (для документов ограниченного распространения, а также носящих конфиденциальный характер, по форме согласно приложению N 42), в которых получатель указывает свою фамилию, дату, время получения и ставит личную подпись.

4.6.2. Документы, полученные в электронном виде, или электронные копии документов исполнителям поступают в день их регистрации.

При передаче документов в электронном виде отметка в реестре передачи документов не проставляется.

4.6.3. Передача документов на бумажном носителе, адресованных заместителям руководителя Росреестра и начальникам структурных подразделений:

расположенных в административном здании Росреестра по адресу: Чистопрудный бульвар, д. 6/19, стр. 1, - производится ежедневно в отделе входящей корреспонденции согласно графику выдачи документов;

расположенных в других административных зданиях Росреестра, - осуществляется гражданскими служащими отдела исходящей корреспонденции и архива ежедневно по реестрам, сформированным за предшествующий рабочий день.

4.6.4. Документы с указанием по исполнению документа руководителя Росреестра после доклада и дополнительной обработки могут быть получены исполнителем в день подписания указания или на следующий рабочий день.

4.6.5. Документы с пометкой "Вручить немедленно", "Срочно", "Весьма срочно" незамедлительно направляются адресатам после регистрации в электронном виде с последующей досылкой с указанием по исполнению документов руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности).

4.6.6. Почтовое отправление с заявлениями и документами на государственную регистрацию прав на предприятия как имущественные комплексы, объекты недвижимого имущества, расположенные на территориях более одного регистрационного округа, а также запросы о предоставлении сведений из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним по форме, установленной нормативными правовыми актами Минэкономразвития России, передаются в день регистрации в Управление государственной регистрации прав и выдачи информации.

4.6.7. В случае если структурное подразделение, определенное ответственным исполнителем по документу, полагает, что содержащиеся в нем вопросы не относятся к его компетенции, документ подлежит перенаправлению (и изменению ответственного исполнителя и соисполнителей):

в течение 3 рабочих дней с даты регистрации - если срок его исполнения более 10 дней;

в течение одного рабочего дня с даты передачи/поступления в структурное подразделение - если срок его исполнения менее 10 дней.

Документ перенаправляется со служебной запиской в структурное подразделение, в компетенцию которого входит рассмотрение изложенных в нем вопросов, с указанием пункта положения о соответствующем структурном подразделении, согласно которому документ должен быть им рассмотрен, и в копии уведомляет об этом Административное управление для соответствующей переадресации в базе СЭД Росреестра.

В случае наличия к документу поручения курирующего заместителя руководителя Росреестра служебная записка о переадресации за подписью этого заместителя руководителя направляется заместителю руководителя Росреестра, курирующему структурное подразделение, к компетенции которого относится рассмотрение вопросов, изложенных в данном документе.

В случае если структурное подразделение, которому перенаправлен документ, также полагает, что указанные в документе вопросы не относятся к его компетенции, документ (в течение одного рабочего дня с даты поступления служебной записки) направляется служебной запиской в Административное управление; при наличии поручения курирующего заместителя руководителя о рассмотрении документа - по согласованию с ним.

В указанном случае начальником Административного управления данный документ (с приложением служебных записок) докладывается руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) для принятия решения об определении ответственного исполнителя данного документа.

В случае нарушения установленных в настоящем пункте сроков документ подлежит рассмотрению структурным подразделением, нарушившим сроки переадресации.

4.6.8. В случае поступления документа, адресованного иному структурному подразделению (допущения технической ошибки при распределении и передаче документа), он передается в Административное управление в день получения или на следующий рабочий день для переадресации.

4.7.1. Поступившие документы рассматриваются гражданскими служащими Административного управления с целью определения их направления в базу СЭД Росреестра "Канцелярия руководителя", установления исполнителей, а также срока исполнения.

4.7.2. Направлению в базу "Канцелярия руководителя" и представлению на рассмотрение руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) подлежат:

федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, содержащие вопросы, относящиеся к компетенции Росреестра;

поручения Правительства Российской Федерации, в том числе содержащиеся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, заседаний комиссий Правительства Российской Федерации;

парламентские запросы, обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Следственного комитета Российской Федерации, а также запросы судебных и иных контрольно-надзорных органов;

обращения полномочных представителей Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации:

в Конституционном Суде Российской Федерации;

в палатах Федерального Собрания Российской Федерации;

в федеральных округах Российской Федерации;

обращения Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

приказы, распоряжения и иные нормативные правовые акты Минэкономразвития России;

поручения Минэкономразвития России, обращения руководителей федеральных органов исполнительной власти, субъектов Российской Федерации по вопросам, входящим в компетенцию Росреестра;

обращения, содержащие информацию о фактах коррупции и конфликте интересов в центральном аппарате Росреестра, его территориальных органах и подведомственных организациях;

обращения, в которых обжалуются действия должностных лиц центрального аппарата Росреестра (заместителей руководителя, начальников и заместителей начальников структурных подразделений, начальников отделов) и территориальных органов Росреестра (руководителей, заместителей руководителей и начальников территориальных отделов);

приглашения государственных органов, организаций принять участие в совещаниях, семинарах по вопросам, относящимся к компетенции Росреестра;

протоколы совещаний, проводимых государственными органами (организациями), с участием заместителей руководителя Росреестра, сотрудников структурных подразделений центрального аппарата Росреестра, руководителей территориальных органов и подведомственных организаций Росреестра;

отчеты и протоколы об итогах работы по делимитации и демаркации государственной границы, поступающие из МИДа России;

обращения подведомственных организаций Росреестра о согласовании изменений в их уставы и утверждении уставов;

обращения руководителей территориальных органов и подведомственных организаций Росреестра с просьбой о выделении финансовых средств (сумма, превышающая 1 млн. руб.);

срочные донесения о чрезвычайных происшествиях в территориальном органе, подведомственной организации Росреестра (повлекших гибель людей, существенный ущерб имуществу территориального органа, подведомственной организации Росреестра, а также о происшествиях, существенным образом затруднивших их работу).

4.7.3. Документы, указанные в пункте 4.7.2 Инструкции, докладываются руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) начальником Административного управления с проектом указания по исполнению документа.

4.7.4. Направлению для рассмотрения заместителями руководителя Росреестра и начальниками структурных подразделений подлежат:

федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, направляемые для сведения и не относящиеся к компетенции Росреестра;

обращения, переадресованные в Росреестр из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и не требующие ответов в указанные органы;

запросы (по форме) о предоставлении сведений из ЕГРП, в том числе поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, обращения Федерального Собрания Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Следственного комитета Российской Федерации;

обращения государственных органов по вопросам предоставления материалов топографических, геодезических, а также межевых и кадастровых дел, выдачи лицензий, подтверждения степени секретности, материалы о присвоении наименований и переименовании географических объектов;

документы, поступившие из Минэкономразвития России для сведения и учета в работе;

поручения Минэкономразвития России, по которым руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) были ранее даны указания об исполнении;

обращения государственных органов и их должностных лиц о согласовании проектов нормативных правовых актов, по которым руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) были ранее даны указания об исполнении;

приглашения государственных органов, организаций принять участие в совещаниях, семинарах по вопросам, не относящимся к компетенции Росреестра;

обращения Минфина России и Федерального казначейства по вопросам порядка предоставления бюджетной отчетности и размещения уведомлений;

предложения, носящие рекламный и коммерческий характер, поступающие в Росреестр, в том числе на имя руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), заместителей руководителя и начальников структурных подразделений;

уведомления территориальных органов и подведомственных организаций Росреестра о внесении изменений в их структуры и штатные расписания;

обращения руководителей территориальных органов и подведомственных организаций Росреестра с просьбой о выделении финансовых средств (сумма, не превышающая 1 млн. руб.);

срочные донесения о чрезвычайных происшествиях в территориальном органе, подведомственной организации Росреестра (о дорожно-транспортных происшествиях с участием сотрудников, не повлекших гибель людей, а также о случаях получения телесных травм сотрудниками на производстве);

обращения по вопросам, входящим в компетенцию Росреестра, носящим разъяснительный характер.

4.7.5. Документы, указанные в пункте 4.7.4 Инструкции, направляются для рассмотрения заместителями руководителя Росреестра и начальниками структурных подразделений начальником Административного управления или его заместителем.

4.7.6. Проект указания по исполнению документа руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) создается гражданским служащим Административного управления с использованием СЭД Росреестра и включает в себя реквизиты, установленные в пункте 3.4.15.1 Инструкции.

При подготовке проекта указания определяется исполнитель (исполнители) документа в соответствии с распределением обязанностей между заместителями руководителя Росреестра.

В случае если в проекте указания предусматриваются несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель документа, который указывается первым или помечается словом "созыв" ("ответственный"), и соисполнители.

Исполнителем может быть территориальный орган либо подведомственная организация Росреестра.

В случае если в документе содержится более одного поручения различного характера, проект указания по исполнению документа создается по нескольким пунктам, с определением отдельно по каждому пункту ответственного исполнителя и содержания поручения; если одновременно вносятся предложения о постановке документа на централизованный контроль, сроки исполнения определяются отдельно по каждому пункту.

4.7.7. При внесении предложений о постановке на централизованный контроль в электронной карточке документа ставится срок исполнения документа, порядок определения которого установлен в разделе 5 Инструкции.

В проекте указания в правом верхнем углу с использованием автоматических средств СЭД Росреестра ставится отметка о контроле документа "Контроль", ниже содержания поручения указывается срок исполнения документа.

В случае если предложение о постановке на централизованный контроль вносится при подготовке проекта указания по исполнению документа ограниченного распространения, то при формировании проекта указания в правом верхнем углу ниже отметки "Контроль" указывается "Для служебного пользования".

4.7.8. Проект указания по исполнению документа, сформированный в электронной базе, распечатывается на стандартном листе бумаги и представляется на подпись вместе с рассматриваемым документом руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) для утверждения указания по исполнению.

4.7.9. Документы, поступившие в дополнение к ранее доложенным руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) документам и не требующие повторного доклада, направляются на исполнение ранее определенному указанием по исполнению руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) исполнителю (исполнителям) с указанием по исполнению начальника Административного управления или его заместителя.

4.7.10. В случае если один и тот же документ, адресованный Росреестру и Минэкономразвития России, поступил повторно с поручением по исполнению Минэкономразвития России, докладу руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) подлежит документ, поступивший первым по времени, если документы поступили одновременно - докладу подлежит документ с поручением по исполнению Минэкономразвития России.

После подписания руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) проекта указания и отправки документа на исполнение повторный документ, подписанный начальником Административного управления или его заместителем, направляется на исполнение ранее установленному руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) исполнителю (исполнителям) с указанием "К имеющемуся поручению".

4.7.11. Входящие документы с указанием по исполнению руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) передаются в отдел входящей корреспонденции в целях:

уточнения внесенной информации в электронную карточку в части срока исполнения документа, содержания поручения, исполнителя (исполнителей) документа;

постановки на контроль;

сканирования документов и направления их на исполнение в электронном виде (кроме документов с пометкой "ДСП", по которым сканируется только указание об исполнении документа);

передачи документов исполнителю.

4.7.12. Проекты указаний по исполнению руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) по поступившим в Росреестр и рассмотренным документам оформляются Административным управлением, как правило, в течение одного рабочего дня, по срочным и оперативным - незамедлительно.

4.7.13. При наличии в проекте указания по исполнению нескольких исполнителей подлинник документа направляется ответственному исполнителю и передается под роспись гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении, по реестру передачи документов.

Копии документов (электронные копии) направляются структурным подразделениям-соисполнителям по СЭД Росреестра в соответствующие базы ("Канцелярии").

4.7.14. В случае если структурное подразделение Росреестра, определенное ответственным исполнителем на основании указания руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), считает, что вопросы, содержащиеся в документе, не относятся к его компетенции, то данным структурным подразделением представляется руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) служебная записка за подписью курирующего заместителя руководителя Росреестра, содержащая письменные предложения с обоснованием необходимости изменения ответственного исполнителя, в течение 3 рабочих дней с даты оформления указания по исполнению, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

При согласовании руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) изменения ответственного исполнителя подлинник документа вместе с подлинником указания и служебной запиской подлежит возврату в отдел входящей корреспонденции для внесения изменений в электронную карточку документа и направления подлинника документа ответственному исполнителю, определенному руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) на основании служебной записки.

4.7.15. Определенные в указании по исполнению документа исполнители в равной мере несут ответственность за исполнение требований к порядку рассмотрения входящих документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Инструкцией.

4.8.1. Работа с обращениями граждан в центральном аппарате Росреестра осуществляется в соответствии с федеральными законами от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Правилами подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, а также Государственной корпорации по атомной энергии "Росатом" и ее должностных лиц, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 августа 2012 г. N 840, а также приказом Росреестра от 26 августа 2015 г. N П/450 "Об утверждении Инструкции об организации работы с обращениями и личного приема граждан в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии" с учетом особенностей, указанных в настоящем подразделе.

4.8.2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающих в центральный аппарат Росреестра обращений граждан осуществляется отделом по организации работы с обращениями и приема граждан Административного управления.

4.8.3. При первичном поступлении обращения гражданина ему присваивается регистрационный номер в течение 3 рабочих дней с даты поступления в Росреестр. Регистрация последующих обращений от одного и того же гражданина осуществляется под тем же регистрационным номером с добавлением порядкового номера обращения в хронологическом порядке.

Регистрационный номер обращения оформляемся следующим образом:

N 0000-xx/yy-zz, где:

"0000" - регистрационный номер первичного обращения;

"хх" - порядковый номер обращения;

"уу" - две последние цифры года, в котором поступило первое обращение гражданина;

"zz" - две последние цифры года, в котором поступило последнее обращение гражданина, например: N 0026-331/12-16.

4.8.4. При регистрации обращения гражданскими служащими отдела по организации работы с обращениями и приема граждан в электронную карточку вносятся:

регистрационный номер (присваивается автоматически после оформления электронной карточки в полном объеме);

дата регистрации (присваивается автоматически после оформления электронной карточки в полном объеме);

фамилия имя и отчество (последнее - при наличии) заявителя, его почтовый адрес и (или) адрес электронной почты, телефон;

сведения об отправителе (указываются сведения об адресанте: наименование органа, исходящий регистрационный номер, дата регистрации сопроводительного письма, автор указания по исполнению документа, входящее указание по исполнению, срок рассмотрения (при необходимости);

вид обращения (указывается канал поступления);

форма обращения;

признак обращения;

дата обращения;

примечание (заполняется при необходимости);

особые отметки (при необходимости);

тематика документа (справочник основных вопросов);

краткое содержание;

количество листов обращения, приложений к нему и их тип;

объект (место решения);

рассмотритель (указывается фамилия и инициалы заместителя руководителя Росреестра (или начальника структурного подразделения), которому направлено обращение);

вид контроля ("Контроль" или "Особый контроль") и дата исполнения (указывается в зависимости от вида обращения).

4.8.5. На лицевой стороне первого листа обращения гражданина проставляется штамп, в котором указываются входящий номер и дата регистрации (приложение N 43).

4.8.6. В случае если обращение поставлено на особый контроль, на лицевой стороне первого листа обращения проставляется штамп "Особый контроль", если обращение поступило из Администрации Президента Российской Федерации - дополнительно проставляется штамп о необходимости размещения информации о рассмотрении обращения на закрытом информационном портале ССТУ.РФ (приложение N 43).

4.8.7. Рассмотрение обращения

При подготовке указания о рассмотрении обращения гражданина в реквизитах указываются ответственный исполнитель, соисполнители (при необходимости), предмет поручения и отметка о контроле с указанием срока исполнения поручения, который не должен превышать срок исполнения, установленный при регистрации обращения.

При отправке ответа на обращение или поручение по обращению в указании по исполнению заполняется графа "Ход исполнения", в которой указываются реквизиты документа, на основании которого обращение или поручение по нему может считаться исполненным, а также дата фактического исполнения. Далее указание по исполнению переводится в статус "Исполнено". По итогам исполнения и перевода в статус "Исполнено" обращение автоматически снимается с контроля. Для полного завершения работы с обращением в СЭД Росреестра оно переводится в статус "В дело".

Обращения, поставленные на особый контроль, снимаются с контроля сотрудниками отдела по организации работы с обращениями и приема граждан после перевода обращения исполнителем по нему в статус "Исполнено". Перевод обращения в статус "В дело" осуществляется структурным подразделением, ответственным за рассмотрение обращения, после его снятия с особого контроля.

В случае ошибочной регистрации обращения гражданские служащие отдела по организации работы с обращениями и приема граждан подают заявку в службу технической поддержки СЭД Росреестра об удалении данного номера.

4.8.8. Прием граждан

Запись граждан на личный прием к должностному лицу центрального аппарата Росреестра производится в журнале личного приема граждан в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии (приложение N 44).

В ходе личного приема гражданина должностным лицом, осуществляющим прием, заводится карточка личного приема (приложение N 45), которая по итогам приема передается в отдел по организации работы с обращениями и приема граждан.

В случае если в ходе личного приема гражданину были даны устные разъяснения и письменного ответа не требуется (о чем делается отметка в карточке личного приема), карточка личного приема не регистрируется, а подшивается в соответствующее номенклатурное дело отдела по организации работы с обращениями и личного приема граждан.

Если гражданин оставил письменное или устное обращение (краткое содержание которого отражается в карточке личного приема) и им проставлена отметка о необходимости предоставления ему письменного ответа, карточка личного приема и письменное обращение (при наличии) передаются в отдел по организации работы с обращениями и приема граждан для регистрации (пункты 4.8.5 - 4.8.7).

Если рассмотренные в ходе личного приема вопросы не относятся к компетенции должностного лица, проводившего прием (структурного подразделения, должностное лицо которого проводило личный прием), в карточке личного приема им делается отметка о необходимости передать обращение гражданина с личного приема на рассмотрение в то структурное подразделение, к компетенции которого относятся указанные в обращении вопросы.

4.8.9. На обращение, поступившее впервые (первичное), заводится производство, в которое подшиваются все касающиеся его документы и материалы (обращение - оригинал или копия, приложения к нему, поручения или запросы в территориальные органы и подведомственные организации Росреестра, полученная от них информация и копии ответов заявителю, окончательный ответ заявителю, подготовленный структурным подразделением, и пр.).

4.8.10. После отправки ответа заявителю обращение списывается в дело исполнителем по документу либо гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

4.8.11. Все последующие обращения одного и того же заявителя подшиваются в первоначально заведенное производство в хронологическом порядке.

4.8.12. Законченные производства по обращениям граждан формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела хранятся в структурных подразделениях-исполнителях в течение 5 лет со дня последнего обращения, по истечении срока хранения - сдаются в архив Росреестра для дальнейшего уничтожения.

4.9.1. Работа с исходящими документами в центральном аппарате Росреестра включает составление и оформление проекта документа, его согласование и подписание, регистрацию и отправку адресату.

4.9.2. Ответственность за составление и оформление документа в Росреестре, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Росреестра (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнителя документа.

4.9.3. Проекты документов Росреестра оформляются и проходят процедуру визирования в соответствии с правилами, установленными Инструкцией для конкретных видов документов (абзац восьмой пункта 3.5.1.15, пункты 3.5.5.3, 3.5.6.3, 3.5.9.4, 3.6.4 - 3.6.9, 3.10.4).

4.9.4. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз согласования, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, штампа редактора, документа-основания, если исходящий документ является ответом на поступивший в Росреестр документ, листа (указателя) рассылки.

4.9.5. Проекты исходящих документов направляются исполнителем для подписания или согласования на бумажном носителе с одновременным направлением их электронных карточек (с прикрепленными связками электронных карточек входящих и внутренних документов, на основании которых они подготовлены).

В случае технической невозможности использования СЭД Росреестра документы представляются на подпись или согласование на бумажном носителе.

4.9.6. Исходящие документы, предназначенные для передачи на подпись руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности), заместителям руководителя Росреестра, передаются гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, должностному лицу, уполномоченному руководителем Росреестра, заместителями руководителя, который проверяет правильность оформления документа и наличие виз согласования (в случае установления нескольких исполнителей по документу - наличие виз согласования всех исполнителей) и далее представляет документ на подпись руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности).

Не согласованный в установленном Инструкцией порядке документ к подписи не принимается и направляется исполнителю на доработку.

4.9.7. Перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, определен приказом Росреестра от 24.11.2011 N П/064.

4.9.8. При подписании или утверждении файл электронного документа должен иметь формат PDF/A-1, соответствующий международному стандарту.

4.9.9. Визуальное отображение документа в электронном виде должно содержать: текст электронного документа, сведения о регистрации документа (дата документа, регистрационный номер); сведения об электронной подписи (далее - ЭП), которой(ыми) был подписан документ (отметка/отметки об ЭП).

4.9.10. Электронные документы, направляемые по системе МЭДО, должны содержать:

сведения об ЭП, которой был подписан документ в электронном виде (отметка/отметки об ЭП);

соответствовать требованиям к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде;

содержать следующие элементы: границы отметки об ЭП (служит для визуального разграничения сведений отметки об ЭП от текста документа и других отметок); эмблему участника взаимодействия; информацию о подписании документа ЭП; сведения о сертификате ЭП, использованном при подписании электронного документа;

место размещения отметки об ЭП должно соответствовать месту размещения личной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

пример отметки об ЭП и ее размещении (приложение N 20).

4.9.11. Регистрацию исходящих документов за подписью начальников структурных подразделений и их заместителей осуществляет структурное подразделение - исполнитель документа.

4.9.12. Документы, направляемые только в виде электронного документа без дублирования отправки на бумажном носителе, в регистрационном номере содержат знак "@".

4.9.13. Документу, направляемому нескольким адресатам, присваивается один и тот же регистрационный номер.

4.9.14. Гражданские служащие отдела исходящей корреспонденции и архива Административного управления осуществляют проверку правильности оформления и комплектности исходящего документа, а также отправку корреспонденции на бумажном носителе фельдъегерской, специальной связью, почтовыми отправлениями и электронных документов по системам МЭДО и СЭД Росреестра.

4.10.1. Регистрация исходящих документов за подписью руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) и заместителей руководителя Росреестра осуществляется отделом исходящей корреспонденции и архива Административного управления.

4.10.2. Документы, подписанные руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности), заместителями руководителя Росреестра, представляются на регистрацию в отдел исходящей корреспонденции и архива в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день одновременно с заполненной в СЭД Росреестра электронной карточкой исходящего документа.

4.10.3. В случае поступления на регистрацию документа на бумажном носителе без электронной карточки документ возвращается в структурное подразделение-исполнителю без регистрации.

Ненадлежащим образом оформленные или содержащие грамматические ошибки документы возвращаются исполнителю для доработки и повторного визирования у соисполнителей и представления на подпись руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности), заместителям руководителя Росреестра.

4.10.4. Электронная карточка исходящего документа в базе "Исходящие" СЭД Росреестра заполняется в структурном подразделении - исполнителе документа.

После заполнения реквизитов электронная карточка отправляется на регистрацию в Административное управление за исключением случаев, когда документ подписывается ЭП.

Электронная карточка документа, нуждающегося в ЭП, после создания в структурном подразделении-исполнителе направляется на согласование гражданскому служащему, ответственному за установку реквизита ЭП. Подписанный документ направляется на регистрацию в отдел исходящей корреспонденции и архива.

Ответственность за полноту и качество заполнения электронной карточки документа несет структурное подразделение - исполнитель документа и гражданский служащий, устанавливающий реквизит ЭП.

4.10.5. Исходящие документы на бумажном носителе после регистрации сканируются (за исключением документов с пометкой "ДСП") для создания электронной копии документа и помещения в электронную карточку исходящего документа, заполняется лист рассылки документа, и документ направляется адресату.

4.10.6. Регистрационный номер служебного письма, подписанного руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) или его заместителем, состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, порядкового номера документа в пределах календарного года, первых букв имени и фамилии руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) или его заместителя, подписавшего служебное письмо, двух последних цифр года, например:

02-02534-ИВ/16, где: 02 - индекс структурного подразделения; 02534 - порядковый регистрационный номер в электронной базе данных; "ИВ" -первые буквы имени и фамилии руководителя Росреестра, подписавшего служебное письмо; 16 - последние две цифры года.

4.10.7. Электронная карточка электронного документа, содержащая файл с текстом документа на бланке Росреестра и отметкой об ЭП и файл с электронной подписью, направляется на регистрацию в отдел исходящей корреспонденции и архива в день его подписания.

В процессе регистрации электронного документа должны формироваться регистрационный номер и дата регистрации документа, элементы визуализации регистрационных данных и отметки об ЭП.

4.10.8. В случае отсутствия в электронной карточке файла с текстом документа или ненадлежащего его оформления, отсутствия файла с электронной подписью документ регистрации не подлежит.

4.10.9. При необходимости рассылки электронного документа более чем четырем адресатам электронная карточка также должна содержать файл с указателем рассылки документа.

4.11.1. Исходящие документы за подписью начальников структурных подразделений и их заместителей, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, регистрируются гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях.

4.11.2. Регистрационный номер служебного письма за подписью начальника структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера в пределах календарного года в базе СЭД Росреестра соответствующего структурного подразделения, последних двух цифр года, например: 14-03250/15.

После присвоения исходящему документу регистрационного номера документы на бумажных носителях, оформленные надлежащим образом (исходящий номер и дата регистрации), сканируются в формате PDF и помещаются в электронную карточку исходящего документа.

Далее заполняется лист (указатель) рассылки документа. При заполнении указателя рассылки необходимо выбрать адресата (список рассылки, физическое или юридическое лицо). Способ рассылки документа определяется структурным подразделением-исполнителем в строгом соответствии с Инструкцией. При направлении документа физическому или юридическому лицу необходимо заполнять все графы адресата указателя рассылки (приложение N 46).

Ответственность за оформление электронной карточки документа, соответствие электронной версии документа бумажному носителю возлагается на ответственного исполнителя.

4.11.3. Документы на отправку принимаются отделом исходящей корреспонденции и архива только вместе с реестром исходящей корреспонденции, который формируется в базе СЭД "Исходящие" и представляется на бумажном носителе, в течение дня регистрации или на следующий рабочий день.

В реестре указываются дата передачи исходящей корреспонденции, регистрационные номера исходящих документов, фамилия и подпись гражданского служащего, составившего реестр.

Документы на бумажных носителях представляются для последующей отправки в одном экземпляре, документы, направляемые на бумажных носителях в несколько адресов, представляются в полном объеме (включая приложения) и количестве экземпляров.

4.11.4. Гражданский служащий отдела исходящей корреспонденции и архива проверяет правильность оформления исходящих документов и электронной карточки документа, наличие приложений, если реквизит "Приложение" указан в исходящем документе.

В случае обнаружения несоответствия оформления исходящего документа правилам Инструкции документ возвращается на доработку в структурное подразделение-исполнителю, о чем делается пометка в реестре исходящей корреспонденции.

В случае принятия документов на отправку гражданский служащий отдела исходящей корреспонденции и архива подтверждает их прием своей подписью в реестре исходящей корреспонденции и передает его структурному подразделению-исполнителю.

4.12.1. Отправка исходящих документов (служебных писем) осуществляется отделом исходящей корреспонденции и архива Административного управления.

4.12.2. Документы пересылаются (направляются адресатам) на бумажном носителе или в электронной форме.

В электронной форме документы направляются в виде электронного документа - файла документа, созданного в электронной форме, и электронной копии документа, полученного в результате сканирования документа, изготовленного на бумажном носителе. Электронная копия документа должна содержать подпись должностного лица, регистрационные номер и дату. Электронная копия документа ЭП не подписывается.

4.12.3. На бумажных носителях (фельдъегерской, специальной связью) отправляются документы в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, аппараты Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, в федеральные органы исполнительной власти.

4.12.4. Документы в адрес Министерства экономического развития Российской Федерации отправляются ежедневно по реестру с нарочным.

4.12.5. В электронной форме с использованием СЭД Росреестра отправляются документы в территориальные органы Росреестра и подведомственные организации (в виде электронного документа), физическим и юридическим лицам в виде электронной копии документа (если адресат в качестве способа доставки указал электронную почту), в органы государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации (участникам системы МЭДО).

4.12.6. Остальные документы отправляются почтовой связью. Обработка документов для отправки осуществляется отделом исходящей корреспонденции и архива в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

4.12.7. Порядок отправки исходящих документов с пометкой "ДСП" устанавливается соответствующим актом Росреестра.

4.12.8. Отправка электронных документов адресатам осуществляется только при наличии в СЭД Росреестра оформленной электронной карточки исходящего документа. Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность электронного документа, вложенного в регистрационную карточку, подлиннику и заполнение листа рассылки в электронной карточке исходящего документа.

4.12.9. Отправка исходящих документов производится в день регистрации или на следующий рабочий день.

4.12.10. В исключительных случаях, при необходимости отправки срочных документов, их доставка может быть произведена нарочным от структурного подразделения-исполнителя документа (с уведомлением об этом гражданских служащих, производящих отправку исходящей корреспонденции в Административном управлении). При этом исполнитель на визовом экземпляре документа проставляет надпись "Оригинал получен на руки", указывает свою должность, фамилию и инициалы, расписывается и ставит дату.

4.12.11. Допускается передача документации на руки адресату структурным подразделением-исполнителем документа при предъявлении документа, удостоверяющего личность, или должностному лицу сторонней организации-адресата при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и доверенности на получение документации.

В этом случае на визовом экземпляре документа получатель документации делает запись о вручении документа, с подписью и указанием фамилии, имени, отчества и даты.

Должностное лицо сторонней организации-адресата также указывает свою должность.

4.12.12. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации.

Телеграммы, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции (пункты 3.5.9.1 - 3.5.9.6), регистрируются и отправляются незамедлительно в день подписания.

4.12.13. Указатель рассылки составляется исполнителем исходящего документа, подписывается начальником или заместителем начальника структурного подразделения-исполнителя и согласовывается с Административным управлением. Ответственность за правильность указания в сопроводительном письме или указателе рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса возлагается на исполнителя документа и гражданского служащего, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении-исполнителе.

4.12.14. Исходящая корреспонденция должна обрабатываться и отправляться адресатам в день подписания или на следующий рабочий день.

4.13.1. Внутренние документы создаются и исполняются в центральном аппарате Росреестра с целью решения вопросов, требующих документального оформления, между структурными подразделениями и должностными лицами Росреестра.

4.13.2. Прохождение внутренних документов (поручений руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) и его заместителей, служебных и докладных записок и др.) на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

4.13.3. Подготовка и оформление внутренних (исходящих) документов Росреестра осуществляется в соответствии с положениями подраздела 3.1 Инструкции.

4.13.4. Электронная карточка служебной записки в базе СЭД Росреестра "Служебные записки" заполняется гражданским служащим-исполнителем следующим образом:

создается связка с входящим документом-основанием, если исходящий документ является ответом;

вносятся все реквизиты документа в электронную карточку служебной записки;

вносится электронный вариант документа (в формате WORD) либо электронная копия документа (полученная в результате сканирования) с подписью должностного лица;

созданный "черновик" направляется на согласование;

присваивается регистрационный номер (статус "Зарегистрировать");

в случае необходимости внутренний документ распечатывается на бумажном носителе, подписывается (проставляется регистрационный номер);

заполняется адресат в разделе "Лист рассылки";

заполненная электронная карточка направляется адресату.

Регистрационный номер служебной записки состоит из индекса структурного подразделения и через дефис порядкового номера документа в пределах календарного года, через дефис буквенного индекса "СЗ" и даты регистрации, например: N 15-0046-СЗ от 25.01.2015.

Служебные (докладные) записки на имя руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), создаваемые структурными подразделениями за подписью начальника соответствующего структурного подразделения, после оформления и регистрации направляются на бумажном носителе должностному лицу, уполномоченному руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности), для доклада руководителю (лицу, исполняющему его обязанности) и одновременно в электронном виде в базу СЭД Росреестра "Канцелярия руководителя".

4.13.5. Должностное лицо, уполномоченное руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности), докладывает руководителю Росреестра (должностному лицу, исполняющему его обязанности):

проекты приказов, распоряжений Росреестра и иных актов, разработанных структурными подразделениями;

протоколы заседаний коллегии Росреестра, Научно-консультативного совета при Росреестре и совещаний у руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности);

проекты писем, служебные и докладные записки, другие служебные материалы, подготовленные структурными подразделениями.

4.13.6. В случае если руководитель Росреестра (лицо, исполняющее его обязанности) в результате доклада дает письменные поручения должностным лицам и/или структурным подразделениям, то они передаются в Административное управление в день их подписания для регистрации в базе СЭД Росреестра "Канцелярия ОРД" и направления на исполнение.

4.13.7. Электронная карточка поручения руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) включает: номер и дату поручения, текст поручения, автора поручения, наименование структурного подразделения-исполнителя, электронную (сканированную) копию поручения, связку с документом, послужившим основанием для поручения, рассылку и иную информацию.

Регистрационный номер поручения руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) состоит из знака "N", первых букв имени и фамилии руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), через дефис порядкового номера в пределах календарного года, косой черты, последних двух цифр текущего года и даты регистрации, например: N ИВ-0165/15 от 25.01.2015.

4.13.8. Поручение руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) в электронном виде рассылается по СЭД Росреестра всем исполнителям в день его регистрации.

Оригинал поручения руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) передается по реестру ответственному исполнителю согласно указанию по исполнению документа руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности).

4.13.9. Поручения заместителей руководителя Росреестра, в том числе данные на основании внутренних документов, подготовленных структурными подразделениями по направлению деятельности, оформляются и регистрируются в соответствующих базах СЭД Росреестра "Служебные записки" гражданскими служащими приемных заместителей руководителя Росреестра.

4.13.10. Учет и исполнение в центральном аппарате Росреестра внутренних документов, оформленных в порядке, установленном Инструкцией, осуществляются структурными подразделениями - адресантами документов, а также гражданскими служащими приемных заместителей руководителя Росреестра.

4.13.11. После рассмотрения внутренних (входящих) документов тексты указаний по исполнению документов вносятся в электронные карточки гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях или приемных заместителей руководителя Росреестра, и передаются исполнителям.

4.13.12. Завершенные в делопроизводстве внутренние документы помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений. Пометки об исполнении внутренних документов вносятся в электронную карточку СЭД Росреестра гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях или приемных заместителей руководителя Росреестра (либо ответственными исполнителями по документам).

Подлинники поручений руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) и заместителей руководителя Росреестра хранятся и учитываются вместе с документами, к которым они относятся.

4.14.1. Работа с документами, в том числе обращениями граждан, в приемных заместителей руководителя Росреестра, структурных подразделениях организуется и проводится с учетом единых требований, установленных Инструкцией.

4.14.2. Организация работы по учету, прохождению и сохранности документов, оперативному контролю за исполнением документов и поручений, регистрации внутренних документов в приемных возлагается на гражданских служащих, ответственных за ведение делопроизводства в приемных заместителей руководителя Росреестра и структурных подразделениях, и включает:

прием документов (в том числе электронных копий документов), поступающих по СЭД Росреестра;

получение оригиналов документов на бумажном носителе, передачу документов на рассмотрение заместителю руководителя Росреестра, начальнику структурного подразделения и по его результатам (с соответствующими указаниями по исполнению) - исполнителю;

подготовку и оформление проектов указаний по исполнению документов (поручений) заместителя руководителя Росреестра, начальника структурного подразделения (пункты 3.4.15.3, 3.4.15.4);

учет и регистрацию исходящих документов в соответствующей базе СЭД Росреестра, проверку правильности оформления и передачу их в Административное управление;

учет и регистрацию внутренних документов в соответствующей базе СЭД Росреестра, проверку правильности оформления и передачу адресату;

оперативное внесение в электронные карточки документов информации о прохождении документов, находящихся на исполнении, ходе исполнения и окончательном выполнении поручений (документов);

справочно-информационную работу по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовку для заместителей руководителя Росреестра, начальников соответствующих структурных подразделений сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;

ведение, формирование, оформление, учет и хранение находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством дел, их подготовку и передачу на хранение в архив Росреестра;

составление номенклатуры дел структурного подразделения;

учет в соответствующих журналах документов и дел, а также съемных электронных носителей информации ограниченного распространения (приложения N 47, 48);

получение, учет, хранение, выдачу, списание и направление на уничтожение в установленном порядке бланков Росреестра, изготовленных типографским способом и имеющих номер.

4.14.3. Поступившие в приемную заместителя руководителя Росреестра, структурное подразделение документы докладываются заместителю руководителя Росреестра, начальнику структурного подразделения соответственно. Документы с пометками, свидетельствующими о срочности их исполнения, обрабатываются и докладываются незамедлительно.

4.14.4. Документы, рассматриваемые заместителями руководителя Росреестра, передаются с указаниями об исполнении в курируемые ими структурные подразделения.

Все последующие указания по исполнению не должны искажать содержание поручения вышестоящего должностного лица, они могут только уточняться и конкретизироваться.

4.14.5. Начальники структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день их поступления или на следующий рабочий день, контроль за качественным исполнением документов в установленные сроки и их сохранностью.

4.14.6. Текст указания по исполнению документа заместителя руководителя Росреестра, начальника структурного подразделения, а также последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в приемной заместителя руководителя Росреестра и соответствующем структурном подразделении, в электронную карточку документа в СЭД Росреестра.

4.14.7. После внесения указания по исполнению документа в электронную карточку в СЭД Росреестра документы направляются исполнителям (ответственным исполнителям и соисполнителям).

4.14.8. Документы, поступившие с пометкой "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" передаются исполнителям незамедлительно.

4.14.9. Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде указаний по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.

4.14.10. Ответственный исполнитель в соответствии с указанием по исполнению документа осуществляет:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа с учетом предложений соисполнителей;

при необходимости направление в иные структурные подразделения, территориальные органы и подведомственные организации Росреестра запросов, которые являются обязательными для исполнения;

согласование с заинтересованными должностными лицами.

4.14.11. В случае наличия в рассматриваемом документе вопросов, относящихся в том числе к компетенции структурного подразделения (подразделений), не определенного соисполнителем по документу, ответственный исполнитель запрашивает необходимую информацию в таком структурном подразделении (подразделениях) служебной запиской (без переадресации и уведомления Административного управления).

Информация и предложения ответственному исполнителю по запросу, указанному в абзаце первом настоящего пункта, представляется с учетом сроков представления информации, установленных в пункте 4.14.12 Инструкции.

4.14.12. Соисполнители представляют информацию и предложения ответственному исполнителю при установлении тридцатидневного срока на исполнение документа - не позднее 7 рабочих дней до истечения срока, при установлении более короткого срока - в течение первой половины срока, отведенного на его исполнение.

4.14.13. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителями ответственный исполнитель информирует об этом должностное лицо, давшее поручение.

4.14.14. В случае невозможности исполнения документа в установленные в указании по исполнению сроки исполнитель должен руководствоваться требованиями, установленными Регламентом Росреестра, и положениями Инструкции (подраздел 5.3).

4.14.15. Если решение поставленных в документе вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия документа в течение 7 рабочих дней со дня регистрации направляется структурным подразделением, являющимся ответственным исполнителем по документу, в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам.

4.14.16. Подготовленный и согласованный проект документа представляется на подпись должностному лицу, давшему поручение, либо лицу, уполномоченному подписывать данный вид документа в соответствии с его должностным регламентом или иными актами Росреестра.

К представляемому на подпись проекту документа прилагаются визовый экземпляр, справка, в которой указываются основания для его составления (если это не отражено в самом документе), с кем согласован (завизирован) проект, излагаются разногласия, возникшие при его подготовке, мотивы непринятия поступивших предложений, а также прилагаются копии нормативных правовых актов, на которые имеются ссылки, и иные материалы, раскрывающие (подтверждающие) содержание документа.

Если проект подготовлен в соответствии с поручением должностного лица, то к представляемому на подпись проекту документа прилагается копия этого поручения.

4.14.17. Подписанные документы регистрируются в соответствии с положениями подраздела 4.11 Инструкции.

4.14.18. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель подготавливает указатель рассылки (приложение N 46).

В случае размножения (тиражирования) документа с пометкой "ДСП" на лицевой стороне первого листа копии документа рядом с ограничительной пометкой ставится штамп "Копия экз. N_____".

Размноженный экземпляр документа учитывается под номером документа с пометкой "ДСП", например:

от 25.09.2016 N П/459-ДСП, экз. ед., копия N 25.

4.14.19. Информацию о ходе и результатах исполнения документов исполнитель сообщает гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для внесения им соответствующих отметок в электронную карточку в СЭД Росреестра или вносит ее самостоятельно в соответствии с пунктом 3.4.27 Инструкции.

4.14.20. В случае необходимости на оборотной стороне последнего листа документа (касается только служебных писем) проставляются дополнительные отметки: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю); о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры (с кем, номер телефона) и т.д.); о дате и результатах окончательного исполнения документа.

4.14.21. Исполненные документы помещаются в соответствующие номенклатурные дела структурных подразделений-исполнителей.

4.14.22. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их подразделению-правопреемнику по акту или по описям дел, один экземпляр которых направляет в Административное управление.

4.15.1. Объем документооборота центрального аппарата Росреестра состоит из объемов отдельных документопотоков или общего количества входящих, исходящих, внутренних (включая приказы и распоряжения Росреестра) документов, образующихся в процессе деятельности Росреестра.

4.15.2. Учет количества документов проводится по регистрационным данным, содержащимся в СЭД Росреестра.

4.15.3. Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, учитывают документы при их получении и подготовке к отправке.

4.15.4. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются как один документ.

4.15.5. Сведения об объеме документооборота в структурных подразделениях представляются гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, в Административное управление ежемесячно (до 7-го числа месяца, следующего за отчетным) по СЭД Росреестра.

4.15.6. Административное управление ежемесячно (до 10-го числа месяца, следующего за отчетным) и ежегодно (до 15-го января) на основании представленных структурными подразделениями сведений подсчитывает объем документооборота и представляет статистическую справку для доклада руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности).

Образцы оформления сведений о документообороте приведены в приложении N 49 к Инструкции.

5.1.1. Контроль исполнения документов представляет собой совокупность процедур, связанных с учетом и анализом сроков, порядком и качеством исполнения документов Росреестра.

Контроль включает: постановку документов на контроль, проверку своевременности получения исполнителями контрольных документов, предупредительный контроль, снятие документов с контроля, учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов, информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

5.1.2. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов, поставленных на централизованный контроль, возлагается на начальников структурных подразделений-исполнителей и структурных подразделений-соисполнителей, гражданских служащих - непосредственных исполнителей, а также заместителей руководителя Росреестра, курирующих соответствующие структурные подразделения-исполнителей, руководителей территориальных органов и подведомственных организаций Росреестра.

5.1.3. Организация централизованного контроля осуществляется Административным управлением с использованием СЭД Росреестра и подсистемы СЭД Росреестра "Модуль контроля" (далее - "Модуль контроля"),

5.1.4. Контролю подлежат:

5.1.5. Не подлежат централизованному контролю судебные документы (исковое заявление, заявление, жалоба, отзыв, письменное возражение, судебная повестка, судебное извещение, судебный запрос, определение, решение, постановление, исполнительный лист и иные документы, предусмотренные действующим законодательством).

5.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях. В случае если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

5.2.2. Сроки исполнения поручений Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, которые даны во исполнение поручений Президента Российской Федерации, подлежат исполнению за 5 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, если в поручениях Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей не указан иной срок.

5.2.3. Поручения Правительства Российской Федерации подлежат исполнению:

в срок не более месяца с даты его подписания, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, если в следующем месяце нет такого числа - до последнего дня месяца);

в трехдневный срок с даты его подписания, если в тексте поручения имеется пометка "Срочно", "Незамедлительно";

в десятидневный срок с даты его подписания, если в тексте поручения имеется пометка "Оперативно";

в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения;

в случае если в качестве срока исполнения установлен определенный период времени, началом течения срока считается дата подписания поручения.

5.2.4. В исключительных случаях, когда исполнение поручения Правительства Российской Федерации в установленный срок не представляется возможным, не позднее чем за 10 дней до истечения контрольного срока в Правительство Российской Федерации направляется мотивированное предложение о необходимости его продления с указанием причины и планируемой даты исполнения.

5.2.5. Поручения Минэкономразвития России подлежат исполнению:

в указанный Минэкономразвития России срок, если Росреестр является головным исполнителем;

в течение первой половины срока с даты подписания поручения Минэкономразвития России, если Росреестр является соисполнителем. В этом случае Росреестр представляет головному исполнителю свои предложения, подписанные руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) или его заместителем, в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения;

в десятидневный срок с даты регистрации документа в Росреестре, если в тексте поручения имеется пометка "В возможно короткий срок".

5.2.6. Срок исполнения парламентских запросов Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации составляет не более 15 дней с даты регистрации запроса в Росреестре, если иной срок не установлен соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации.

5.2.7. Срок исполнения обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации составляет не более месяца с даты регистрации обращения в Росреестре или иной срок, согласованный с инициатором запроса.

5.2.8. Служебные письма иных государственных органов исполняются в следующие сроки:

Администрации Президента Российской Федерации - не более месяца с дат их подписания, если в них не установлены иные сроки;

полномочного представителя Президента Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации - не более 15 дней с дат их подписания, если в них не установлены иные сроки;

полномочного представителя Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации - не более месяца с дат их подписания, если в них не установлены иные сроки;

полномочного представителя Правительства Российской Федерации в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации - не более месяца с дат их подписания, если в них не установлены иные сроки;

Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации - не более 15 дней с дат их подписания, если в них не установлены иные сроки;

Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по защите прав предпринимателей - не более 15 дней с даты регистрации обращения в Росреестре, если в них не установлены иные сроки;

запросы Конституционного Суда Российской Федерации - не более месяца с дат их подписания, если не установлены иные сроки;

представления Счетной палаты Российской Федерации - не более 20 дней с дат их подписания, если не установлены иные сроки;

протесты прокуроров (заместителей прокуроров) на противоречащие закону правовые акты - не более 10 дней с даты их регистрации в Росреестре, если в них не установлены иные сроки;

представления прокуроров (заместителей прокуроров) об устранении нарушений законов - не более 30 дней со дня их внесения.

5.2.9. Сроки исполнения документов, поступивших от других индивидуальных и коллективных адресантов, исчисляются в календарных днях с даты их поступления, отмеченной в регистрационном штампе Росреестра, и не должны превышать 30 дней (включая дату регистрации).

5.2.10. Сроки исполнения внутренних документов Росреестра, указанных в пункте 5.1.4.1 Инструкции, исчисляются с даты их регистрации с учетом сроков, установленных в тексте документов.

На документах, рассмотренных руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности), индивидуальный срок исполнения указывается в указаниях по исполнению.

В случае если срок не указан, поручения подлежат исполнению в тридцатидневный срок (до соответствующего числа следующего месяца, если в следующем месяце нет такого числа - до последнего дня месяца), включая дату поручения (указания по исполнению документа).

В случае если последний день срока исполнения поручения приходится на выходной и нерабочий праздничный день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Поручения, имеющие длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год), выполняются и контролируются поэтапно, при этом руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) может быть установлен определенный порядок доклада о ходе их исполнения.

5.3.1. Исполнение документов и поручений, подлежащих контролю, осуществляется структурными подразделениями - исполнителями контрольных документов.

Все структурные подразделения - исполнители контрольных документов получают по СЭД Росреестра электронные копии контрольных документов с указаниями по исполнению документа (поручениями) руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), а также контрольных документов с указаниями по исполнению начальника Административного управления в день подписания, а срочные и оперативные - незамедлительно.

5.3.2. Копии (электронные копии) протоколов заседаний коллегии Росреестра и Научно-консультативного совета, протоколов совещаний (оперативных, селекторных, видеоконференций) под председательством руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) направляются Административным управлением всем ответственным исполнителям и соисполнителям служебными записками (письмами) по СЭД Росреестра в день их подписания, а срочные и оперативные - незамедлительно.

5.3.3. Подлинник контрольного поручения с документом на бумажном носителе передается ответственному исполнителю по реестру передачи документов. Подлинники протоколов совещаний под председательством руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), заседаний коллегии Росреестра, Научно-консультативного совета при Росреестре находятся на хранении в Административном управлении.

5.3.4. Структурные подразделения - соисполнители контрольных документов получают электронные копии контрольных документов по СЭД Росреестра в базе ("Канцелярии") соответствующего структурного подразделения в папке "Поступившие". При этом рассылка документов на бумажном носителе и дополнительное оповещение не производятся.

5.3.5. Начальник структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, определяет исполнителя, который обеспечивает сбор, обработку и обобщение информации, подготовку проекта ответа, а также служебных записок о ходе и результатах исполнения поручения.

5.3.6. Административное управление получает сведения о ходе исполнения контрольных поручений в СЭД Росреестра, "Модуле контроля", а также от гражданских служащих, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, или исполнителей по документам посредством электронной или телефонной связи.

5.3.7. В случае если структурное подразделение, ответственное за исполнение контрольного поручения, полагает, что содержащиеся в нем вопросы не относятся к его компетенции, ответственным исполнителем не позднее 3 дней с даты регистрации поручения готовится служебная записка за подписью курирующего заместителя руководителя Росреестра на имя руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) с обоснованием целесообразности его перенаправления в иное структурное подразделение (изменения ответственного исполнителя и соисполнителей). Служебная записка о переадресации направляется в Административное управление для осуществления контроля за поручением.

5.3.8. В случае переадресации поручения, указанного в пункте 5.1.4.2 Инструкции, в территориальный орган (подведомственную организацию) Росреестра ответственным исполнителем не позднее 7 рабочих дней с даты регистрации поручения на имя руководителя территориального органа (подведомственной организации) Росреестра направляется служебное письмо о переадресации поручения для его исполнения. Территориальный орган (подведомственная организация) Росреестра представляет копию ответа заявителю в структурное подразделение Росреестра, давшее поручение об исполнении документа. Информация об исполнении документа вносится в СЭД Росреестра ответственным исполнителем.

5.3.9. В случае если контрольное поручение, указанное в пункте 5.1.4.2 Инструкции, не может быть исполнено в установленные сроки, начальник структурного подразделения, ответственного за его исполнение, обязан не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения подготовить ответ адресанту с информацией о ходе исполнения поручения и обоснованием необходимости продления срока его исполнения.

5.3.10. В случае если контрольное поручение, указанное в пункте 5.1.4.1 Инструкции, не может быть исполнено в установленные сроки, начальник структурного подразделения, ответственного за его исполнение, обязан не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения направить на имя руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) служебную записку за подписью заместителя руководителя Росреестра, курирующего данное структурное подразделение, с указанием причин необходимости его продления, а также срока планируемого исполнения.

Служебная записка о продлении срока исполнения регистрируется в СЭД Росреестра, при этом ее электронная карточка связывается с электронной карточкой поручения, подлежащего контролю за исполнением, и далее направляется руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности).

Решение о продлении срока исполнения, в том числе о снятии пометки "Срочно", принимается руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) и оформляется в виде указания по исполнению документа.

В случае если решение о продлении срока исполнения не принято, поручение считается неисполненным в установленный срок. В этом случае должны быть приняты исчерпывающие меры по его исполнению в возможно короткий срок.

Приостанавливать исполнение поручений, подлежащих контролю, продлевать срок исполнения, а также отменять их имеет право только руководитель Росреестра (лицо, исполняющее его обязанности).

5.3.11. Сроки исполнения поручений с пометками "Срочно", "Оперативно" не продлеваются.

5.3.12. Об изменении сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан незамедлительно сообщать в Административное управление для внесения изменений в СЭД Росреестра.

5.3.13. Дополнительные поручения по уже поставленным на контроль поручениям вносятся в регистрационную карточку документа в СЭД Росреестра и подлежат контролю в рамках исполнения первичного поручения.

5.3.14. Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, или исполнители по документу оперативно вносят в СЭД Росреестра информацию о ходе и результатах исполнения контрольных поручений.

5.3.15. В случае если поручение содержит несколько пунктов, информация об исполнении вносится по каждому пункту поручения, если по одному и тому же вопросу дано несколько поручений - указываются их даты и номера.

5.3.16. Представление проектов документов на подпись руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) в зависимости от характера поручения, подлежащего контролю, осуществляется:

на срочные поручения - в начале дня, которым заканчивается срок исполнения;

на поручения с оперативным сроком исполнения - не позднее чем за один день до окончания срока исполнения;

на поручения со сроком исполнения месяц - не позднее чем за один день до окончания срока исполнения.

5.4.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения содержащегося в нем поручения и документированного подтверждения этого факта.

5.4.2. Поручения руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), а также поручения, содержащиеся в протоколах совещаний под председательством руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), считаются исполненными и снимаются с контроля руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) после фактического выполнения поручений и на основании докладной записки за подписью заместителя руководителя Росреестра (руководителя территориального органа, подведомственной организации Росреестра) о результатах исполнения с предложением о снятии поручения с контроля.

5.4.3. Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний коллегии Росреестра, считаются исполненными и снимаются с контроля председателем коллегии Росреестра - руководителем Росреестра (лицом, исполняющим обязанности) после выполнения поручений на основании докладной записки за подписью заместителя руководителя Росреестра (руководителя территориального органа, подведомственной организации Росреестра) о результатах исполнения с предложением о снятии поручения с контроля.

5.4.4. Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Научно-консультативного совета при Росреестре, считаются исполненными и снимаются с контроля председателем Научно-консультативного совета при Росреестре - руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) после фактического выполнения поручений на основании докладной записки за подписью заместителя руководителя Росреестра (руководителя территориального органа, подведомственной организации Росреестра) о результатах исполнения с предложением о снятии поручения с контроля.

5.4.5. Снятие документов с контроля осуществляется Административным управлением в СЭД Росреестра на основании информации, подтверждающей факт исполнения, внесенной в электронные карточки документов гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях-исполнителях, или исполнителями по документам.

5.5.1. Учет контрольных документов осуществляется Административным управлением с использованием СЭД Росреестра, "Модуля контроля", которое на основании полученной информации направляет:

ежедневно в Минэкономразвития России по электронной почте информацию об исполнении Росреестром поручений Правительства Российской Федерации;

еженедельно по вторникам в порядке предупредительного контроля по СЭД Росреестра в структурные подразделения перечень поручений, содержащих краткие сведения о контрольных документах, срок исполнения которых истекает в течение следующей недели;

еженедельно по четвергам в приемные заместителей руководителя Росреестра по СЭД Росреестра служебные записки с информацией об исполнительской дисциплине в курируемых ими структурных подразделениях с указанием документов, не исполненных в установленные сроки, и перечень документов, подлежащих исполнению с пятницы текущей недели по четверг следующей;

ежемесячно, а также ежеквартально, за полугодие, 9 месяцев и год заместителям руководителя Росреестра по СЭД Росреестра служебные записки об исполнительской дисциплине в центральном аппарате Росреестра с отчетом по форме, приведенной в приложении N 50 к Инструкции;

один раз в две недели заместителям руководителя Росреестра, а также руководителям подведомственных организаций Росреестра по СЭД Росреестра перечень поручений, находящихся на контроле, и справку об исполнении поручений руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) по форме, приведенной в приложении N 51 к Инструкции.

Руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) информация о состоянии исполнительской дисциплины представляется не менее одного раза в две недели.

6.1.1. Номенклатура дел Росреестра составляется Административным управлением по установленной форме (приложение N 52) на основании номенклатур дел структурных подразделений (приложение N 53).

6.1.2. Номенклатуры дел структурных подразделений систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в структурных подразделениях с указанием сроков их хранения - ежегодно оформляются в установленном Инструкцией порядке и направляются в Административное управление.

6.1.3. В номенклатуру дел структурного подразделения включаются заголовки дел, отражающие все документированные направления деятельности в соответствии с Положением о нем.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разные материалы", "общая переписка" и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований. В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться наименование "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.). В заголовках дел "Переписка..." указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними, например: "Переписка о награждении федеральных государственных гражданских служащих, присвоении им почетных званий".

В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих документы постоянного срока хранения.

Индексы дел - номер структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в разделе обозначаются цифрами, например: индекс дела 02-04, где: 02 - номер структурного подразделения; 04 - порядковый номер заголовка дела в разделе.

Срок хранения дела, номера статей определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, или указывается согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.

Графа "Количество единиц хранения" в номенклатуре дел заполняется по окончании календарного года.

6.1.4. Вновь созданное структурное подразделение обязано в течение месяца разработать номенклатуру дел и представить ее в Административное управление, которое в установленном порядке вносит соответствующие изменения в сводную номенклатуру дел.

6.1.5. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру дел в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.

6.1.6. Номенклатура дел Росреестра согласовывается с Центральной экспертной комиссией Росреестра и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет) и утверждается руководителем Росреестра.

6.1.7. Наименованиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, располагаемые в последовательности, предусмотренной утвержденной структурой Росреестра.

6.1.8. Номенклатура дел Росреестра в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.9. Номенклатура дел Росреестра составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Росреестра.

6.2.1. Формирование дел (группировка исполненных документов в дела) в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела осуществляются структурными подразделениями.

6.2.2. Завершенные в делопроизводстве документы, поступившие на бумажном носителе, в десятидневный срок сдаются исполнителем гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.3. Документы внутри дела располагаются в логической или хронологической последовательности решения вопроса. Наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов в делах.

6.2.4. В дела с перепиской документы группируются, как правило, за период календарного года и подшиваются по дате инициативного (исходящего или входящего) документа. При этом ответный (входящий или исходящий) документ помещается после инициативного.

6.2.5. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Формирование дел с документами, над которыми работало несколько структурных подразделений, оформление и передача их в архив Росреестра осуществляются тем структурным подразделением, которое является ответственным исполнителем.

6.2.6. Приложение к документу должно быть помещено в дело вместе с документом, к которому оно относится. В случае отсутствия приложения на обороте последнего листа документа необходимо сделать отметку о причине его отсутствия или указать его местонахождение.

6.2.7. Допускается подшивка в отдельное дело приложения, если объем документа и приложения к нему превышает 200 листов.

6.2.8. Номенклатурные дела Росреестра оформляются (готовятся к хранению) структурными подразделениями после завершения календарного года.

6.2.9. Формирование личных дел гражданских служащих и лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами о порядке ведения личных дел.

6.2.10. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет Административное управление.

6.2.11. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 54); проставление нумерации листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя (приложение N 55) и внутренней описи документов дела по установленной форме (приложение N 56); подшивку или переплет дела.

6.2.12. В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указываются количество листов, особенности отдельных документов.

Лист-заверитель подписывает его исполнитель с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.

6.2.13. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.

Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Заверенная составителем внутренняя опись помещается в начале дела.

6.2.14. Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом обеспечения возможности свободного чтения текста всех листов. При подготовке дела к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

6.2.15. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается оставлять в скоросшивателях. Также допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.2.16. Дела со дня их заведения до передачи в архив Росреестра или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

6.2.17. В каждом структурном подразделении сохранность документов и дел обеспечивается гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства (формирование и хранение дел), и начальником соответствующего структурного подразделения.

6.2.18. Дела документального фонда Росреестра, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей в архив Росреестра проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, указанному в номенклатуре дел.

6.2.19. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

6.2.20. Выдача дел, хранящихся в структурном подразделении, другим структурным подразделениям производится с разрешения начальника структурного подразделения. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Выдача дел для работы сотрудникам внутри структурного подразделения осуществляется также под расписку в карте-заместителе.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) или заместителя руководителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам приема-передачи.

6.2.21. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются гражданскому служащему, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

6.2.22. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

6.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и уничтожение предусматривает экспертизу ценности документов, оформление дел, составление описей по результатам экспертизы их ценности; составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации проводится в Росреестре при подготовке номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.

6.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Росреестре создается Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК Росреестра).

6.3.3. Правовой статус ЦЭК Росреестра, а также порядок ее деятельности определяются положением, согласованным с Федеральным архивным агентством, утвержденным приказом Росреестра.

6.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК Росреестра.

6.3.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел: постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Росреестра; с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

6.3.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел Росреестра путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

6.3.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

6.3.8. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

6.3.9. В архив Росреестра дела сдаются по описям, подготовленным структурными подразделениями по установленной форме (приложение N 57) через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

6.4.1. Передача дел в архив Росреестра осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности).

6.4.2. В архив Росреестра передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу.

6.4.3. Передача документов в архив Росреестра производится структурными подразделениями по утвержденным описям дел (приложение N 57).

6.4.4. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив Росреестра не передаются, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

6.4.5. При подготовке структурным подразделением дел к передаче в архив Росреестра отделом исходящей корреспонденции и архива Административного управления предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Росреестра. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются структурными подразделениями.

6.4.6. Прием дел осуществляется в присутствии гражданского служащего структурного подразделения, передавшего дела. На обоих экземплярах описи напротив каждого переданного дела проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи гражданских служащих отдела исходящей корреспонденции и архива, принявшего дела, и структурного подразделения, передавшего дела.

6.4.7. При передаче дел в архив Росреестра один экземпляр описи дел передается вместе с делами в архив Росреестра, второй остается в структурном подразделении.

6.5.1. Основными формами использования документов архива Росреестра являются:

информационное обеспечение гражданских служащих Росреестра;

исполнение запросов пользователей, в том числе запросов граждан социально-правового характера;

выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей.

Формами использования документов архива Росреестра являются также:

информирование сторонних организаций о наличии и содержании имеющихся в архиве Росреестра документов;

использование документов для подготовки историко-информационных мероприятий: выставок, экскурсий, конференций.

Архив Росреестра ведет учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, копий документов.

6.5.2. Запросы пользователей, поступающие в архив сторонних организаций, подразделяются на тематические и социально-правовые.

Архив Росреестра рассматривает и исполняет запросы, поступившие в письменной форме. Запрос должен содержать следующую информацию:

наименование автора запроса (для граждан - фамилию, имя, отчество (при наличии последнего);

почтовый и/или электронный адрес, по которому должен быть дан ответ;

сведения, интересующие пользователя, и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форму получения пользователем информации (информационное письмо, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);

личную подпись автора запроса (гражданина или должностного лица);

дату.

6.5.3. При поступлении в архив Росреестра интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.

6.5.4. На запросы тематического характера, поступившие в архив Росреестра по информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", ответ может быть направлен в виде электронного сообщения по указанному автором запроса электронному адресу.

6.5.5. Запрос должен быть зарегистрирован в течение 3 рабочих дней с момента его поступления.

6.5.6. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Росреестре документов (непрофильный запрос), в течение 7 дней со дня регистрации запроса направляется в организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом пользователя.

6.5.7. Запрос, поступивший в архив Росреестра, рассматривается в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере работы с обращениями граждан и предоставления государственных (муниципальных) услуг.

6.5.8. Ответ на поступивший в архив Росреестра запрос предоставляется в течение 30 дней со дня его регистрации. С разрешения руководства Росреестра этот срок может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением об этом автора запроса.

6.5.9. Ответы на запросы пользователей, в том числе ответы на запросы социально-правового характера, оформляются в форме выписки или архивной копии, оформленных и заверенных в установленном порядке.

6.5.10. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, составляется ответ на бланке Росреестра с указанием причин их отсутствия.

6.5.11. Архивные выписки оформляются на бланке Росреестра с обозначением наименования вида документа - АРХИВНАЯ ВЫПИСКА.

В архивной выписке наименование документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

Архивная выписка подписывается начальником Административного управления и заверяется печатью Росреестра.

6.5.12. По запросу пользователей архивные выписки выдаются в электронной форме либо пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные архивные выписки заверяются электронной подписью начальника Административного управления или уполномоченного им должностного лица.

6.5.13. На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа копии.

6.5.14. По запросу пользователей электронные копии архивных документов выдаются в электронной форме либо пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные копии архивных документов заверяются электронной подписью начальника Административного управления или уполномоченного им должностного лица.

6.5.15. Подготовленные архивом Росреестра ответы на запросы (архивные выписки и архивные копии) направляются заявителям с сопроводительным письмом по почте или выдаются: заявителю - при предъявлении документа, удостоверяющего личность, его представителям - при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном законодательством порядке.

6.5.16. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам, в случае их письменного обращения, подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, а также трудовых книжек, не полученных в свое время владельцем документов.

6.5.17. Подлинные личные документы выдаются заявителям с разрешения руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, либо их родственникам или иным лицам по доверенности, оформленной в установленном законодательством порядке. Подлинные личные документы могут быть направлены заявителю ценным письмом.

6.5.18. С изымаемых документов в архиве Росреестра изготовляются копии, которые приобщаются к делам. Изъятие документов, а также замена на копии отражаются во внутренних описях дел, в листах-заверителях дел, в описях дел, документов.

6.5.19. Изъятие и возвращение документов оформляются актами об изъятии из дел (возвращении) указанных документов. Акты и другие документы, на основании которых произведено изъятие (возвращение) архивных документов, включаются в дело фонда.

6.5.20. Копирование документов архива Росреестра по заявкам пользователей производится с разрешения начальника Административного управления.

Копии документов пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются пользователю под роспись.

6.5.21. Работа пользователей с документами производится непосредственно в рабочих комнатах архива. Разрешение на работу в помещении архива Росреестра дает гражданский служащий, ответственный за работу архива.

6.5.22. Отказ архива Росреестра в выдаче архивных документов допускается в случаях:

наличия фонда пользования;

неудовлетворительного физического состояния документов;

не прошедших научного описания и технического оформления документов, - до завершения этих работ;

ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем либо его правопреемником, при передаче документов на хранение.

6.5.23. Отказ архива Росреестра в предоставлении документов оформляется в письменной форме и должен содержать причины отказа, а также порядок обжалования отказа.

6.6.1. Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЦЭК Росреестра.

6.6.2. Согласованные ЦЭК Росреестра акты утверждаются руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) только после утверждения Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения.

6.6.3. Акт о выделении документов к уничтожению (приложение N 58) составляется на дела всего Росреестра. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то их названия последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.

6.6.4. После утверждения руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку.