Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2018 г.)

Основные положения

Документы по личному составу отражают трудовые отношения работника с работодателем*(1). Они играют важную роль в обеспечении социальных прав граждан. Кроме того, документы по личному составу могут представлять интерес для истории, поэтому подлежат выборочному приему на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Организации различных форм собственности, государственные и муниципальные архивы обязаны обеспечивать соблюдение установленных законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации требований по организации хранения, учета, комплектования и использования документов по личному составу. Эти требования зафиксированы в Федеральном законе "Об архивном деле в Российской Федерации" N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. (далее - Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ), а также в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19) (далее - Правила 2007 г.) и Правилах хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526) (далее - Правила 2015 г.).

Сроки хранения документов по личному составу установлены Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ*(2), Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010 г.) (далее - Типовой перечень).

В данных методических рекомендациях приводятся законодательные и иные нормативные требования по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций, а также раскрывается методика их применения.

Методические рекомендации состоят из введения, 5 разделов, заключения. В первом разделе рассматриваются виды документов по личному составу, в последующих разделах раскрываются основные виды работ с документами по личному составу, проводимых в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций: раздел 2 "Комплектование архивов организаций, государственных и муниципальных архивов документами по личному составу", раздел 3 "Хранение и учет документов по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций", раздел 4 "Создание и ведение справочно-поисковых средств к документам по личному составу", раздел 5 "Использование документов по личному составу". Работа имеет 3 приложения.

Список источников

Нормативные правовые акты

1. Конституция Российской Федерации (Принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ)//Российская газета. 1993. N 237.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 29.07.2017)//Собрание законодательства РФ. 1994. N 32. Ст. 3301.

3. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 26.01.1996 N 14-ФЗ (ред. от 28.03.2017)//Собрание законодательства РФ. 1996. N 5. Ст. 410.

4. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 N 63-ФЗ (ред. от 29.07.2017)//Собрание законодательства РФ. 1996. N 25. Ст. 2954.

5. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 30.10.2017)//Собрание законодательства РФ. 2002. N 1 (ч. 1). Ст. 1.

6. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.07.2017)//Собрание законодательства РФ. 2002. N 1. Ст. 3.

7. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть третья) от 26.11.2001 N 146-ФЗ (ред. от 28.03.2017)//Собрание законодательства РФ. 2001. N 49. Ст. 4552.

8. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая) от 18.12.2006 N 230-ФЗ (ред. от 01.07.2017)//Собрание законодательства РФ. 2006. N 52 (ч. 1). Ст. 5496.

9. Закон Российской Федерации "О реабилитации жертв политических репрессий" от 18.10.1991 N 1761-1 (ред. от 07.03.2018)//Ведомости Съезда народных депутатов РСФСР и Верховного Совета РСФСР. 1991. N 44. Ст. 1428.

10. Закон Российской Федерации от 19 февраля 1993 N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" (ред. от 07.03.2018)//Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации. 1993. N 16. Ст. 551.

11. Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" (ред. от 26.07.2017)//Собрание законодательства РФ. 1997. N 41. Ст. 8220-8235.

12. Федеральный закон от 24.07.1998. N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (ред. от 07.03.2018)//Собрание законодательства РФ. 1998. N 31. Ст. 3803.

13. Федеральный закон от 15.12.2001 N 166-ФЗ "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации" (ред. от 07.03.2018)//Собрание законодательства РФ. 2001. N 51. Ст. 4831.

14. Федеральный закон от 17 декабря 2001 N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" (ред. от 04.06.2014, с изм. от 19.11.2015)//Собрание законодательства РФ. 2001. N 52 (ч. 1). Ст. 4920.

15. Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (ред. от 29.07.2017)//Собрание законодательства РФ. 2004. N 31. Ст. 3215.

16. Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (ред. от 12.03.2014)//Собрание законодательства РФ. 2004. N 32. Ст. 3283.

17. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ред. от 18.06.2017)//Собрание законодательства РФ. 2004. N 43. Ст. 4169.

18. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" (ред. от 25.11.2017, с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2018))//Собрание законодательства РФ. 2006. N 31 (ч. 1). Ст. 3448.

19. Федеральный закон от 27 июля 2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (ред. от 29.07.2017)//Собрание законодательства РФ. 2006. N 31 (ч. 1). Ст. 3451.

20. Федеральный закон от 18.12.2006 N 231-ФЗ "О введении в действие части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации" (ред. от 30.12.2015)//Собрание законодательства РФ. 2006. N 52 (ч. 1). Ст. 5497.

21. Федеральный закон от 24.07.2009 N 213-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (ред. от 19.12.2016)//Собрание законодательства РФ. 2009. N 30. Ст. 3739.

22. Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (ред. от 19.02.2018)//Собрание законодательства РФ. 2010. N 31. Ст. 4179.

23. Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188-ФЗ "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (ред. от 13.07.2015)//Собрание законодательства РФ. 1997. N 10. Ст. 1127.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Номер названного Указа следует читать как "N 188"

24. Указ Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (ред. от 01.07.2014)//Собрание законодательства РФ. 1998. N 23. Ст. 2501.

25. Указ Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (ред. от 01.07.2014)//Собрание законодательства РФ. 2005. N 23. Ст. 2242.

26. Указ Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (вместе с Положением о Федеральном архивном агентстве)//Собрание законодательства РФ. 2016. N 26 (ч. 1). Ст. 4034.

27. Указ Президента Российской Федерации от 09 мая 2017 г. N 203 "О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы"//Собрание законодательства РФ. 2017. N 20. Ст. 2901.

28. Постановление Правительства Российской Федерации от 02.10.2014 N 1015 "Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий" (ред. от 10.05.2017)//Собрание законодательства РФ. 2014. N 41. Ст. 5545.

29. Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 24.10.2002 N 73 "Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве" (ред. от 14.11.2016)//Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2003. N 2.

30. Приказ Федеральной архивной службы России от 11.03.1997 N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации" (с приложением Регламента) (зарегистрирован в Минюсте РФ 08.07.1997 N 1344) [Электронный ресурс]. URL: http://archives.ru/documents/regulations.shtml

31. Приказ Федеральной архивной службы России от 23.10.2000 N 64 "Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах" [Электронный ресурс]. URL: http://archives.ru/documents/other/vp.shtml

32. Приказ Министерства культуры Российской Федерации N 375, Министерства внутренних дел Российской Федерации N 584, Федеральной службы безопасности Российской Федерации N 352 от 25.07.2006 "Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел"//Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2006. N 41.

33. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (ред. от 16.02.2009) "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрировано в Минюсте России 06.03.2007 N 9059)//Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2007. N 20.

34. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23.10.2007 N 1294 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральным архивным агентством государственной услуги по согласованию перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел" (Зарегистрирован в Минюсте России 04.02.2008 N 11087)//Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2008. N 10.

35. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23.11.2007 N 1322 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральным архивным агентством государственной услуги. Согласование положений о центральных экспертных комиссиях, центральных архивах и иных нормативных правовых актов по архивному делу федеральных органов государственной власти и подведомственных им органов и организаций, а также инструкций по делопроизводству федеральных органов государственной власти" (Зарегистрирован в Минюсте России 21.08.2008 N 11202)//Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2008. N 15.

36. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (Зарегистрирован в Минюсте России 08.09.2010 N 18380)//Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2010. N 38.

37. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 31.03.2011 N 258н "Об утверждении Порядка подтверждения периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости"//Российская газета. 2011. N 113.

38. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 23.01.2012 N 25 "Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок" (Зарегистрирован в Минюсте России 28.04.2012 N 23999) [Электронный ресурс]. URL: http://archives.ru/documents/regulations.shtml

39. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.05.2012 N 566 "Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (Зарегистрирован в Минюсте России 10.09.2012 N 25419) [Электронный ресурс]. URL: http://archives.ru/documents/regulations.shtml

40. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Зарегистрирован в Минюсте России 07.09.2015 N 38830)//Официальный интернет-портал правовой информации [Электронный ресурс] URL: http://www.pravo.gov.ru, 10.09.2015

41. Приказ Минэкономразвития России от 30.09.2015 N 707 "Об утверждении Административного регламента предоставления Федеральной службой по интеллектуальной собственности государственной услуги по государственной регистрации перехода исключительного права на изобретение, полезную модель, промышленный образец, товарный знак, знак обслуживания, наименование места происхождения товара, зарегистрированные топологию интегральной микросхемы, программу для электронных вычислительных машин, базу данных без договора" (Зарегистрирован в Минюсте России 25 декабря 2015 г. N 40246)//Официальный интернет-портал правовой информации [Электронный ресурс] URL: http://www.pravo.gov.ru, 28.12.2015.

42. Приказ Федерального архивного агентства Российской Федерации от 09.01.2017 N 1 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (с приложением Административного регламента) (Зарегистрирован в Минюсте России 28.04.2017. N 46535) [Электронный ресурс]. URL: http://archives.ru/documents/regulations.shtml

43. Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 22.05.2017 N 436н "Об утверждении перечня документов, необходимых для установления пенсии за выслугу лет федеральных государственных гражданских служащих, Правил обращения за указанной пенсией, ее установления, проведения проверок документов, необходимых для ее установления, и Правил выплаты пенсии за выслугу лет федеральных государственных гражданских служащих, осуществления контроля за ее выплатой, проведения проверок документов, необходимых для ее выплаты" (Зарегистрирован в Минюсте России 15.06.2017 N 47039)//Официальный интернет-портал правовой информации [Электронный ресурс]. URL: http://www.pravo.gov.ru, 16.06.2017

44. Приказ Федерального архивного агентства Российской Федерации от 01.09.2017 N 143 "Об утверждении Порядка использовании архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 01.11.2017 N 48765)//Официальный интернет-портал правовой информации [Электронный ресурс]. URL: http://www.pravo.gov.ru, 02.11.2017.

45. Письмо Министерства труда и социального развития Российской Федерации Руководителю Федеральной архивной службы России от 13.04.2001 N 2783-юл "О порядке оформления документов о среднемесячном заработке".

46. Письмо Федерального архивного агентства Российской Федерации от 08 октября 2004 N 3/1811-К, Пенсионного фонда Российской Федерации от 05.10.2004 N ГБ-25-25/10734 "О принятии органами ПФР архивных справок и копий документов, выданных организациями".

47. Письмо Пенсионного фонда Российской Федерации от 18.01.2011 N АД-25-25/286 и от 14.01.2011 N 7/41-А "Об информационном взаимодействии между отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации"//Социальная защита. 2006. N 8.

48. Письмо Федерального архивного агентства от 11.01.2017 N II/36-Н "Об утверждении Базового (отраслевого) перечня услуг и работ в сфере "Архивное дело" N 33" [Электронный ресурс]. URL: http://archives.ru/documents/letter-11-01-2017.shtml, 02.11.2017.

Недействующие нормативные правовые акты

49. Кодекс законов о труде РСФСР 1918 года (утратил силу).

50. Постановление ВЦИК от 09.11.1922 "О введении в действие Кодекса Законов о Труде Р.С.Ф.С.Р. изд. 1922 г." (вместе с "Кодексом Законов о Труде Р.С.Ф.С.Р.")//Собрание узаконений и распоряжений Рабочего и Крестьянского правительства. 1922. N 70. Ст. 903 (утратил силу).

51. Кодекс законов о труде Российской Федерации (утв. ВС РСФСР 09.12.1971) (ред. от 10.07.2001, с изм. от 24.01.2002)//Ведомости ВС РСФСР. 1971. N 50. Ст. 1007 (утратил силу).

52. Основы гражданского законодательства Союза ССР и союзных республик//Ведомости Верховного Совета СССР. - 1961. - N 50, ст. 525 (утратили силу).

53. Указ Президиума Верховного Совета СССР от 18.01.1974 "Об учреждении медали "Ветеран труда" (с изм. и доп. от 28.12.1987)//Ведомости Верховного Совета Союза Советских Социалистических Республик. 1974. N 4 (утратил силу).

54. Постановление Правительства Российской Федерации от 24.07.2002 N 555 "Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий"//Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. N 31. Ст. 3110 (утратило силу).

55. Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации и Пенсионного фонда Российской Федерации от 27.02.2002 N 16/19па "Об утверждении Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с федеральными законами "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" и "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации"//Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2002. N 26 (утратило силу).

56. Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 30.06.2003 N 44 "Об утверждении Правил обращения за пенсией за выслугу лет федеральных государственных служащих, ее назначения и выплаты" (ред. от 19.02.2008, с изм. от 18.02.2016)//Российская газета. 2003. N 168 (утратило силу).

57. Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности народных комиссариатов и других учреждений, организаций и предприятий Союза ССР, с указанием срока хранения материалов. М., 1942 (утратил силу).

58. Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием срока хранения материалов. М., 1957 (утратил силу).

59. Перечень документальных материалов по личному составу государственных, общественных и кооперативных учреждений, организаций и предприятий СССР с указанием сроков хранения материалов. М., 1963 (утратил силу).

60. Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием срока хранения материалов. М., 1967 (утратил силу).

61. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием срока хранения материалов. М., 1989 (утратил силу).

62. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000 (утратил силу).

Методические рекомендации

1. Подготовка межархивных справочников. Методические рекомендации/Н.М. Андреева, А.Д. Каменская, В.Г. Ларина, В.В. Олевская; Главархив СССР, ВНИИДАД. М., 1991. 61 с.

2. Составление архивных описей: Методические рекомендации/Н.М. Андреева, Л.И. Белянина (отв. исп.), В.Г. Ларина (рук. темы, отв. сост.), А.В. Панова, Е.Н. Сахарова (отв. исп.); Росархив, ВНИИДАД. М., 2001. 144 с.

3. Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: Методическое пособие/Н.М. Андреева, Л.И. Белянина, В.Г. Ларина (рук. темы, отв. составитель), В.В. Олевская, А.В. Панова, Е.Н. Сахарова, О.Л. Соломина; Росархив, ВНИИДАД. М., 2002. 128 с.

4. Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими: Методические рекомендации/И.В. Волкова (рук. темы), И.А. Дегтярева, И.В. Сабенникова, Е.В. Сашина и др.; ВНИИДАД. М., 2009. 45 с.

5. Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера/И.В. Волкова (рук. темы), И.А. Дегтярева (отв. исп.), З.П. Иноземцева; Росархив, ВНИИДАД. М., 2011. 276 с. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД N 250.

6. Подготовка архивных путеводителей. Методические рекомендации/В.Г. Ларина (рук. темы, отв. сост.), Н.М. Андреева, П.С. Иноземцева, Е.Н. Сахарова, Н.А. Тасиц (отв. сост.); Росархив, ВНИИДАД. М., 2011. 192 с.

7. Создание и ведение системы каталогов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации. Методические рекомендации/Н.А. Тасиц (рук. темы), Н.М. Андреева, Ж.Л. Инглисман, В.Г. Ларина (отв. исп.), Е.А. Романова (отв. исп.), Е.Н. Сахарова; Росархив, ВНИИДАД. М., 2011. 126 с.

8. Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов "Архивный фонд", "Фондовый каталог", "Центральный фондовый каталог"/Росархив, ООО "АДАПТ". М., 2013 [Электронный ресурс], http://archives.ru/sites/default/files/poryadok-zapoln-poley-af-fc-cfc.pd f, 02.11.2017.

9. Методические рекомендации "Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу"/Росархив, ВНИИДАД. М., 2014. 29 с.

10. Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов. Методические рекомендации/Н.М. Андреева, Ж.Л. Инглисман (отв. сост.), В.Г. Ларина (рук. темы, отв. сост.), Е.Н. Сахарова (отв. исп.), М.В. Тарасова (отв. исп.); Росархив, ВНИИДАД. М., 2015. 112 с.

11. Справочно-поисковые средства государственных и муниципальных архивов в информационно-коммуникационных сетях, включая сеть Интернет: Методические рекомендации/Е.А. Романова (рук. темы), Е.В. Боброва, Ж.Л. Инглисман, В.Г. Ларина (отв. исп.), Е.Н. Сахарова; Росархив, ВНИИДАД. М., 2016. 211 с., 12 прил.

12. Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях/Росархив, ВНИИДАД. М., 2018.

______________________________

*(1) Часть 3 статьи 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации".

*(2) Федеральным законом от 18 июня 2017 г. N 127-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" были изменены сроки хранения документов по личному составу, указанные в ст. 22.1. Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ.

*(3) Части 1, 2 статьи 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации".

*(4) Часть 3 статьи 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации".

*(5) Часть 4 статьи 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации".

*(6) Часть 5 статьи 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации".

*(7) Статья 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации".

*(8) Пункт 4.20 Правил 2015 г.

*(9) Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 (ред. от 13.07.2015) "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера".

*(10) Приложение N 27 к Правилам 2015 г.

*(11) Пункт 4.1. Правил 2015 г.

*(12) Порядок согласования и утверждения описей дел по личному составу установлен п. 5.5 Правил 2015 г.

*(13) Часть 4 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации".

*(14) Порядок утверждения описи установлен п. 5.5 Правил 2015 г.

*(15) Пункт 3.1 Правил 2015 г., пункт 3.1. Правил 2007 г.

*(16) Правила 2015 г. для архивов организаций, Правила 2007 г. для государственных и муниципальных архивов.

*(17) В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11 марта 1997 г. N 11 (зарегистрирован Минюстом России 8 июля 1997г., регистрационный номер 1344). Далее - Регламент.

*(18) Пункт 3.4.1 Правил 2007 г.

*(19) Приложение 15 к Правилам 2015 г.

*(20) Там же.

*(21) Пункт 5.4 Правил 2015 г.

*(22) Пункт 5.3.1 Правил 2007 г.

*(23) Подробно о составлении описей см.: Составление архивных описей: Методические рекомендации сост.: Н.М. Андреева, Л.И. Белянина (отв. исп.), В.Г. Ларина (рук. темы, отв. сост.), А.В. Панова, Е.Н. Сахарова (отв. исп.); Росархив, ВНИИДАД. М., 2001. 144 с.; Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов. Методические рекомендации/Сост.: Н.М. Андреева, Ж.Л. Инглисман (отв. сост.), В.Г. Ларина (рук. темы, отв. сост.), Е.Н. Сахарова (отв. исп.), М.В. Тарасова (отв. исп.); Росархив, ВНИИДАД. М., 2015. 112 с.

*(24) Подробнее см.: Составление архивных описей: Методические рекомендации/сост.: Н.М. Андреева, Л.И. Белянина (отв. исп.), В.Г. Ларина (рук. темы, отв. сост.), А.В. Панова, Е.Н. Сахарова (отв. исп.); Росархив, ВНИИДАД. М., 2001. С. 10.

*(25) Пункт 5.5 Правил 2015 г.

*(26) Пункт 5.6 Правил 2015 г.

*(27) Пункт 5.5 Правил 2015 г.

*(28) Пункт 3.10 Правил 2015 г.

*(29) Только для организаций - источников комплектования государственных, муниципальных архивов.

*(30) При наличии в деле копий это указывается в заголовке.

*(31) Подробнее см.: Составление архивных описей: Методические рекомендации/сост.: Н.М. Андреева, Л.И. Белянина (отв. исп.), В.Г. Ларина (рук. темы, отв. сост.), А.В. Панова, Е.Н. Сахарова (отв. исп.); Росархив, ВНИИДАД. М., 2001. С. 53.

*(32) Составление архивных описей: Методические рекомендации/сост.: Н.М. Андреева, Л.И. Белянина (отв. исп.), В.Г. Ларина (рук. темы, отв. сост.), А.В. Панова, Е.Н. Сахарова (отв. исп.); Росархив, ВНИИДАД. М., 2001. С. 79-80.

*(33) Пункт 5.5 Правил 2015 г.

*(34) Подробнее см.: Составление архивных описей: Методические рекомендации/сост.: Н.М. Андреева, Л.И. Белянина (отв. исп.), В.Г. Ларина (рук. темы, отв. сост.), А.В. Панова, Е.Н. Сахарова (отв. исп.); Росархив, ВНИИДАД. М., 2001. С. 82-87.

*(35) Пункт 5.5.1.1 Правил 2007 г.

*(36) Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов/Росархив, ВНИИДАД. М., 2015.

*(37) Пункт 5.3.1 Правил 2007 г.

*(38) Пункт 5.5.2 Правил 2007 г.

*(39) Подробно о методике подготовки путеводителей см.: Подготовка архивных путеводителей. Методические рекомендации/Сост.: В.Г. Ларина (рук. темы, отв. сост.), Н.М. Андреева, П.С. Иноземцева, Е.Н. Сахарова, Н.А. Тасиц (отв. сост.); Федеральное архивное агентство. ВНИИДАД. М., 2011. 192 с.

*(40) Рекомендуется использовать Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации Росархив, ВНИИДАД; сост. В.Г. Ларина, Н.М. Андреева, М.С. Астахова и др. М., 2007.

*(41) Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов "Архивный фонд", "Фондовый каталог", "Центральный фондовый каталог"/Росархив, ООО "АДАПТ". М., 2013 [Электронный ресурс], http://archives.ru/sites/default/files/poryadok-zapoln-poley-af-fc-cfc.pd f, 02.11.2017

*(42) Пункт 5.5.3 Правил 2007 г.

*(43) Пункт 5.3.1. Правил 2007 г.

*(44) Пункт 5.5.4. Правил 2007 г.

*(45) Часть 4 статьи 29 "Конституции Российской Федерации" (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ).

*(46) Часть 1 статьи 23 "Конституции Российской Федерации".

*(47) Часть 3 статьи 25 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации".

*(48) Часть 3 статьи 55 "Конституции Российской Федерации" (принятой всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ).

*(49) Часть 2 статьи 9 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 19.07.2018) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

*(50) Часть 3 статьи 25 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации".

*(51) Там же.

*(52) Для государственных, муниципальных архивов.

*(53) Приказ Федерального архивного агентства от 01.09.2017 N 143 "Об утверждении "Порядка использовании архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 01.11.2017 N 48765) (далее - Порядок 2017 г.), п. 3.2-3.5.

*(54) Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими. Методические рекомендации. М.: ВНИИДАД, 2009, п. 1.2.3.

*(55) Часть 1 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 19.07.2018) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

*(56) Пункт 5.20 Правил 2015 г.; пункт 2.11.10 Правил 2007 г.

*(57) Пункт 3.6 Порядка 2017 г.

*(58) Для государственных, муниципальных архивов.

*(59) Статья 11 Закона Российской Федерации от 18.10.91 "О реабилитации жертв политических репрессий" (ред. от 09.03.2016).//Ведомости Съезда народных депутатов РСФСР и Верховного Совета РСФСР. 1991. N 44. Ст. 1428.

*(60) Раздел V Правил 2007 г., Порядок 2017 г.

*(61) Статья 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации".

*(62) Часть 3 статьи 26 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации".

*(63) ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

*(64) Часть 3 статьи 25 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации".

*(65) Например, ЕАИС "Запросы", в которой регистрируются все запросы, поступающие в Росархив, Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов и государственных архивов, расположенные в г. Москве

*(66) Часть 3 статьи 26 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации".

*(67) Пользователи могут также изучать документы в просмотровых комнатах, комнатах прослушивания фонодокументов или (при отсутствии специально выделенного помещения) в рабочей комнате архива

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

Документов дела N _______

N пп	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ________________________________________________________ документов

                     (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _____________________________________.

                                          (цифрами и прописью)

Наименование должности работника	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Форма внутренней описи документов дела

Формат А4 (210х297 мм)

Приложение 2

Наименование организации               УТВЕРЖДАЮ

Фонд N _________                       Руководитель организации

ОПИСЬ N ________                       Подпись        Расшифровка подписи

дел по личному составу

                                       Дата

за       год

Название раздела
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено __________________________________ ед. хр.,

                                     (цифрами и прописью)

с N _________________________ по N ________________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности составителя описи	Подпись	Расшифровка подписи
Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)	Подпись	Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО	СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации	Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ N __________	от ___________ N __________

Форма описи документов дела

Формат А4 (210х297 мм)

Приложение 3

Наименование организации Справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон, телефон/факс)		Адресат
АРХИВНАЯ СПРАВКА
______________	N _____________________
(дата)
На N _______	от ____________________

Текст

Основание:
Должность руководителя организации (или иного уполномоченного им лица)	Подпись	Расшифровка подписи

Печать

Исполнитель

Телефон

Форма архивной справки

Формат А4 (210х297 мм)