Приказ Министерства физической культуры и спорта Новосибирской области от 13 августа 2019 г. N 847 "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению министерства физической культуры и спорта Новосибирской области"

В целях совершенствования документационного обеспечения в министерстве физической культуры и спорта Новосибирской области и во исполнение пункта 3 постановления Губернатора Новосибирской области от 01.11.2010 N 345 "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области", приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по документационному обеспечению в министерстве физической культуры и спорта Новосибирской области согласно приложению к настоящему приказу.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра физической культуры и спорта Новосибирской области Курносову М.Н.

Министр

С.А. Ахапов

Инструкция
по документационному обеспечению в министерстве физической культуры и спорта Новосибирской области
(утв. приказом министерства физической культуры и спорта Новосибирской области от 13 августа 2019 г. N 847)

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству министерства физической культуры и спорта Новосибирской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами министерства физической культуры и спорта Новосибирской области (далее - министерство).

2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 года N 477 (далее - Правила), Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 года N 76 (далее - Методические рекомендации), национальным стандартом Российской Федерации, утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст, Правилами организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук с изменениями, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16.02.2009 N 68; Уставом и законами Новосибирской области, инструкцией по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области, утвержденной Постановлением Губернатора Новосибирской области от 01.11.2010 N 345, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях" и иными нормативными правовыми актами.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19

3. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий.

4. Организация работы с документами, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами обязательны для всех работников министерства.

5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность дел в структурных подразделениях министерства возлагается на руководителей структурных подразделений и работников, являющихся непосредственными исполнителями подготовленных документов.

6. Работники несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов, разглашение содержащейся в них служебной информации, передачу документов, их копий, проектов документов сторонним организациям.

7. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

8. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку или увольнением работник обязан передать по акту находящиеся у него на исполнении документы (со сроком исполнения в период отсутствия сотрудника) другому работнику по указанию непосредственного руководителя.

9. В случае утраты документа или разглашения работником сведений, содержащихся в документе для служебного пользования, руководитель структурного подразделения министерства, в котором произошла утрата документа или разглашение сведений, обязан проинформировать министра физической культуры и спорта Новосибирской области (далее - министр).

10. Правила и порядок работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне, персональные данные, с обращениями граждан, с запросами о предоставлении информации о деятельности министерства, устанавливаются соответственно Законом РФ от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне", Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом РФ от 27.12.1991 N 2124-1 "О средствах массовой информации", Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

11. Требования настоящей Инструкции к бухгалтерской и другой специальной документации распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на государственное хранение.

12. Вновь принятые на работу в министерство работники должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с настоящей Инструкцией.

II. Состав и правила оформления реквизитов документов

13. Документ состоит из отдельных реквизитов - обязательного элемента оформления документа.

При подготовке документов учреждения используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016:

1) "герб Новосибирской области";

2) "наименование органа, издавшего документ (наименование организации)";

3) "должность лица, подписавшего документ";

4) "подпись должностного лица";

5) "отметка об электронной подписи";

6) "вид документа (наименование вида документа)";

7) "место составления (издания) документа (г. Новосибирск)";

8) "справочные данные об органе, издавшем документ";

9) "адресат";

10) "дата документа";

11) "регистрационный номер документа";

12) "наименование документа (заголовок к тексту)";

13) "текст документа";

14) "ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (ссылка на регистрационный номер и дату документа)";

15) "отметка о наличии приложений";

16) "гриф согласования (гриф согласования документа)";

17) "гриф утверждения (гриф утверждения документа)";

18) "виза (виза согласования документа)";

19) "печать";

20) "отметка о заверении копии";

21) "отметка об исполнителе";

22) "указания по исполнению документа (резолюция)";

23) "отметка о контроле документа";

24) "отметка об исполнении документа (отметка об исполнении документа и направлении его в дело)";

25) "гриф ограничения доступа к документу";

26) "отметка о поступлении документа".

14. Герб Новосибирской области.

Размещается на бланках документов в соответствии с Законом Новосибирской области "О гербе Новосибирской области".

Размер изображения герба не более 2 см. Располагается на расстоянии 2 см от верхней границы листа по центру относительно реквизита "наименование организации" и отделяется от него одним межстрочным интервалом.

15. Наименование органа, издавшего документ (наименование организации), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному законодательными и иными правовыми актами Новосибирской области. Наименование дается в именительном падеже.

16. Должность лица, подписавшего документ. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки.

17. Подпись должностного лица. Обязательный реквизит документа, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу.

В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например:

Министр

Подпись

С.А. Ахапов

Инициалы имени и отчества (при наличии) указываются перед фамилией и отделяются от фамилии пробелом.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа отсутствует, документ подписывает заместитель, имеющий право подписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия, имя, отчество (при наличии).

Документ может быть подписан временно исполняющим обязанности (исполняющим обязанности должностного лица), при этом перед наименованием должности указывается:

И.о. министра

Подпись

О.В. Савонин

Реквизит печатается через три межстрочных интервала ниже текста (или приложения). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. В целях обеспечения расположения текста документа и реквизита "Подпись должностного лица" на одной странице допускается изменение величины интервала.

При подписании документов несколькими руководителями, равными по должности, но представляющими разные структурные подразделения, их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель министра			Заместитель министра
Подпись	О.В. Савонин		Подпись	М.Н. Курносова
Дата			Дата

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	Подпись	И.А. Буйнов
Члены комиссии	Подпись	Д.Н. Абраменко
	Ф.В. Кафка
	Е.В. Мимонов

При этом порядок расположения подписей членов комиссии соответствует алфавиту фамилий.

Расшифровка подписи в реквизите "подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

17.1. Отметка об электронной подписи. Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

В соответствии с законодательством Российской Федерации отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например:

Министр

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ __________________________ Подписант: Ахапов Сергей Александрович Дата и время подписания: 2019-07-31 18:22:15

С.А. Ахапов

18. Вид документа (наименование вида документа).

Определяет принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения.

Реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем, располагается ниже реквизита "наименование организации" и печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и другие.

Реквизит выделяется полужирным шрифтом.

19. Место составления (издания) документа (г. Новосибирск).

Реквизит указывается на всех бланках документов, кроме писем. Располагается ниже реквизита "вид документа".

20. Справочные данные об органе, издавшем документ.

Справочные данные об органе, издавшем документ, включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, факса, официальный адрес электронной почты, адрес web-страницы в Интернете. Настоящий реквизит может включать в себя иные данные об органе, издавшем документ, включаемые по инициативе руководителей структурных подразделений министерства (ИНН, КПП и т.д.).

Реквизит обязателен для бланков писем, располагается ниже реквизита "наименование организации".

21. Адресат - реквизит, используемый при оформлении деловых писем, внутренних информационно-справочных документов.

Реквизит должен содержать точную и полную информацию, на основе которой документ будет доставлен адресату.

Документы адресуют в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам.

При направлении документа в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организация или ее структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство труда и социального развития Новосибирской области

При направлении документа руководителю или заместителю руководителя органа, организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование органа, организации, фамилию, инициалы должностного лица, например:

Первому заместителю Губернатора Новосибирской области Петухову Ю.Ф.

При направлении документа руководителям нескольких органов или организаций их следует указывать следующим образом:

Руководителям областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области

или:

Главам муниципальных образований Новосибирской области

В состав реквизита, при необходимости, может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

В состав реквизита может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия и инициалы для гражданина);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области), республики;

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Например:

Председателю Новосибирской областной ассоциации врачей Дорофееву С.Б. ул. Серебренниковская, д. 42, г. Новосибирск, 630099

или:

Брулевой Л.И. Проезд Угловой ул., д. 3 г. Новосибирск, Новосибирская обл., 673370

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в органы государственной власти Новосибирской области, другие федеральные органы исполнительной власти, органам местного самоуправления.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки, который подписывает исполнитель.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

22. Дата документа.

Датой документа является:

дата его регистрации (распорядительные документы, письма, телеграммы);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт);

для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Датой документа, изданного совместно двумя или более органами, является дата проставления более поздней подписи.

Реквизит обязателен для всех видов документов.

На документе, оформленном на бланке, дата проставляется в установленном для этого реквизита месте.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

23. Регистрационный номер документа.

Реквизит обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации, располагается на уровне даты и является цифровым или буквенно-цифровым обозначением документа, присвоенным при регистрации. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения) и состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года и индекса дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях.

24. Наименование документа (заголовок к тексту документа).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким (до 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке), точно передавать содержание документа, согласовываться с наименованием вида документа и располагаться через один межстрочный интервал от реквизитов бланка документа. Заголовок оформляется с прописной буквы от левой границы текстового поля, без кавычек, точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту составляется исполнителем, готовящим проект документа, и отвечает на вопросы: о чем?, чего?, например:

Постановление, распоряжение, письмо (о чем?);

Правила (чего?).

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом.

25. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа с поступившего документа включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Реквизит располагается на бланке письма ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа".

По инициативе исполнителя регистрационный исходящий номер и дата документа, на который дается ответ, может быть указан в тексте документа.

26. Текст документа.

Документы составляются на русском языке - государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности и располагается через три межстрочных интервала после реквизита "Наименование документа (заголовок к тексту документа)", печатается шрифтом N 14 через один межстрочный интервал, начинается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может начинаться с обращения, которое отделяется от остального содержания одним межстрочным интервалом.

Текст документа должен содержать достоверную и объективную информацию, не допускать двоякого толкования.

Содержание документа должно излагаться кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей.

В первой части, преамбуле, указываются факты, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, - решения, поручения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только одну заключительную часть.

В тексте документа при ссылке на правовой акт указываются его реквизиты в следующей последовательности: вид документа, наименование органа или организации - автора документа, дата, регистрационный номер, наименование документа (заголовок к тексту).

Текст документа можно разбивать на разделы, пункты, подпункты, абзацы. Подзаголовки должны быть согласованы с заголовками.

Тексты документов излагаются:

от первого лица единственного числа - в постановлениях, распоряжениях, докладных (служебных) записках, письмах:

постановляю, предлагаю, прошу, считаю;

от первого лица множественного числа - в совместных документах, в письмах:

постановляем, просим, направляем, слушали, решили, выступили;

от третьего лица единственного числа - в постановлениях, протоколах, письмах, актах:

Министерство считает и т.д.

При указании фамилии, имени и отчества (при наличии)в тексте инициалы пишутся после фамилии: Ахапов С.А., Молчанова О.В., Семка С.Н.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы, которую допускается выполнять с помощью табличных редакторов Excel, MS WORD. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы в таблице должны быть пронумерованы и на следующих страницах заголовочная часть (нумерация граф) повторяется на каждой странице. В таблицах используют шрифт N 14 или N 12. Цифры в колонках таблиц выравниваются по правому полю.

27. Отметка о наличии приложений.

Реквизит оформляется в сопроводительных письмах, приказах, договорах и других документах.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, подписи лиц, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.п.).

Отметка о наличии приложений в сопроводительных письмах печатается от левой границы текстового поля через два межстрочных интервала ниже текста документа. В целях обеспечения расположения текста документа и реквизита "Отметка о наличии приложений" на одной странице допускается изменение величины интервала.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

При наличии в приложении одного документа, его наименование пишут с заглавной буквы, например:

Приложение: Протокол экспертно-проверочной комиссии от 28.03.2016 N 1 на 2 л. в 1 экз.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например:

Приложение: в 2 экз.

Если приложение не названо в тексте, то указывают его полное наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Приказ Федеральной службы по труду и занятости от 23.01.2014 N 3 на 4 л. в 1 экз. 2. Приказ министерства труда, занятости и трудовых ресурсов Новосибирской области от 23.03.2015 N 112 на 1 л. в 1 экз.

Если приложение в свою очередь также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение:

Письмо Минфина России от 10.07.2014 N 19-70/24-2 и приложения к нему, всего на 10 л. в 1 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложением к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

Справка о финансовой задолженности предприятия, для служебного пользования, рег. N 51, на 3 л. в 1 экз.

В приложении к письму на первом его листе в правом верхнем углу прописными буквами пишут "Приложение к письму министерства физической культуры и спорта Новосибирской области", если письмо оформляется на бланке письма министерства, на следующей строке - дата и регистрационный номер письма, например:

Приложение к письму министерства физической культуры и спорта Новосибирской области от 14.02.2016 N 222-01-15/29-вн

В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу прописными буквами пишут "Приложение N". Ниже - наименование вида правового акта, на следующей строке - дата и регистрационный номер правового акта. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, например:

Приложение N 1 к приказу министерства физической культуры и спорта Новосибирской области от 30.03.2016 N 163

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Приложение N 1 Утверждено приказом министерства физической культуры и спорта Новосибирской области от 30.03.2016 N 164

28. Гриф согласования.

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Реквизит включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, которое печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия; ниже указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личную подпись; расшифровку подписи и дату согласования.

СОГЛАСОВАНО Руководитель департамента по тарифам Новосибирской области
Подпись		Г.Р. Асмодьяров
	Дата

Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись должностного лица" ближе к нижнему полю документа.

При наличии нескольких грифов согласования реквизиты располагают на одном уровне.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких должностных лиц, согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. В этом случае на документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается запись: "Лист согласования прилагается".

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки.

29. Гриф утверждения.

Реквизит, придающий документу юридическую силу, располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Утверждаются, как правило, положения, планы, уставы, перечни, штатные расписания, инструкции и другие документы, утверждение которых предусмотрено перечнем, утвержденным министром.

В случае утверждения документа должностным лицом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности, подписи, ее расшифровки, даты утверждения и оформляется следующим образом:

	УТВЕРЖДАЮ Министр физической культуры и спорта Новосибирской области
		С.А. Ахапов
	Дата

При утверждении документа правовым актом реквизит состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждено, Утверждены), наименования утверждающего документа в творительном падеже, номера и даты документа и оформляется следующим образом:

Утверждено постановлением Правительства Новосибирской области от 03.07.2010 N 24-п

При утверждении документа несколькими должностными лицами реквизиты располагают на одном уровне. Например:

УТВЕРЖДАЮ Министр физической культуры и спорта Новосибирской области				УТВЕРЖДАЮ Начальник управления государственной архивной службы Новосибирской области
Подпись		С.А. Ахапов		Подпись		К.В. Захаров
	Дата				Дата

Слово УТВЕРЖДАЮ (Утвержден, Утверждена, Утверждено, Утверждены) печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Ниже печатается с прописной буквы наименование должности руководителя, утверждающего документ, или ссылка на наименование документа, утверждающего документ, которые центрируются относительно слова УТВЕРЖДАЮ.

30. Виза.

Согласование оформляется путем визирования проекта документа должностными лицами и специалистами министерства. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

На проекте правового акта виза проставляется на оборотной стороне последнего листа постановляющей (распорядительной) части документа (допускается дополнение документа дополнительными листами для виз в необходимом количестве в случае, если все визы не могут быть размещены на одном листе) и включает должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:

Начальник отдела бухгалтерского

учета и финансового обеспечения _______________ В.М. Субочева

"____" ___________20__ г.

При наличии замечаний, предложений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.

Визу оформляют следующим образом:

Согласен с учетом замечаний

Начальник отдела организационной,

правовой работы и контроля __________________ В.С. Тукмачев

"____" ___________20__ г.

Замечания и предложения на проект документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Проекты распорядительных документов и приказов министерства визируются на оборотной стороне последнего листа экземпляра документа.

Проекты писем и других исходящих документов визируются на лицевой стороне последнего листа документа. В данном случае виза проставляется под отметкой об исполнителе документа и состоит из подписи соответствующего должностного лица.

При оформлении нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

При отсутствии свободного места визы оформляются на отдельном листе и при копировании документа не воспроизводятся.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

31. Печать.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица и проставляется на документах в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами (на документах, содержащих сведения финансового характера, сертификатах, лицензиях, грамотах и благодарностях, а также документах, удостоверяющих права граждан). Печать проставляется таким образом, чтобы оттиск печати захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, не захватывая личной подписи должностного лица.

На документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается буквами "МП".

Оттиск печати должен быть хорошо читаемым, синего или фиолетового цвета.

32. Отметка о заверении копии.

Заверенная копия документа - копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу оригинального документа.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом ниже реквизита подписи должностного лица оформляется реквизит "отметка о заверении копии".

Реквизит включает: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при предоставлении копии документа в другие организации или выдаче ее на руки), например:

Подлинник документа находится в отделе организационной, правовой работы и контроля министерства.

Верно

Ведущий документовед Подпись И.О. Фамилия

Дата Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии 7 л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

33. Отметка об исполнителе.

Реквизит включает инициалы (имя, отчество (при наличии)), фамилию исполнителя и номер его телефона. Он располагается в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа от левой границы текстового поля шрифтом N 10, например:

М.В. Петрова

(383) 210 28 65

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя указание количества отпечатанных экземпляров, номер телефона и дату печатания документа.

34. Отметка о контроле документа.

Реквизит оформляется на всех документах, исполнение которых контролируется; обозначается буквой "К" или штампом "Контроль"; располагается в правой верхней части документа и бланка резолюции (если резолюция оформлена на отдельном бланке).

В копиях правовых актов отметка может проставляться на левом поле напротив контролируемого пункта документа.

35. Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в министерстве грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах.

Отметка проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра.

Регистрационный номер документа в этом случае дополняется указанием "ДСП" и др.

36. Отметка о поступлении документа.

Реквизит помещается в правом нижнем углу первого листа документа путем проставления специального штампа.

Элементами реквизита являются: наименование организации, структурного подразделения, порядковый номер и дата поступления документа (при необходимости - часы и минуты), например:

Министерство физической культуры и спорта Новосибирской области Входящий

"_______" _______________________20_____г.

N_________________

III. Требования к бланкам документов министерства

37. Документы министерства оформляются на бланках. В министерстве используются следующие виды бланков:

1) бланки министерства:

бланк приказа министерства;

бланк письма министерства (Образец письма приведен в Приложении N 2);

общий бланк министерства (записки, протокол, доверенность);

2) бланки структурных подразделений министерства;

3) бланки координационных и совещательных органов, создаваемых министерством.

38. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4.

39. Бланки документов могут изготавливаться на основе углового и продольного расположения реквизитов.

При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в левом верхнем углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

На основе продольного расположения реквизитов изготавливаются следующие бланки документов:

приказов;

заключений, записок, протоколов, доверенностей.

На основе углового расположения реквизитов изготавливаются следующие бланки документов:

писем министерства;

писем структурных подразделений министерства;

писем координационных или совещательных органов, создаваемых в министерстве.

40. Состав реквизитов бланков документов:

"герб Новосибирской области" (кроме бланков писем координационных или совещательных органов);

"наименование органа, издавшего документ (наименование организации)";

"должность лица, подписавшего документ" (для должностных бланков);

"справочные данные об органе, издавшем документ" (для письма);

"вид документа", кроме письма;

"дата документа";

"регистрационный номер документа";

"место составления (издания) документа" (г. Новосибирск), кроме письма;

"ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" (для письма).

41. Разработка и изготовление бланков.

Бланки документов воспроизводятся непосредственно при их изготовлении исполнителями.

Каждый лист документа должен иметь поля:

левое поле - 2,5 см;

правое поле - 1,0 см;

верхнее поле - 2,0 см;

нижнее поле - 2,0 см.

В целях обеспечения расположения текста документа и реквизита "Подпись должностного лица" на одной странице допускается изменение величины поля.

Все документы печатаются шрифтом Times New Roman размером шрифта 12 -14, отметка об исполнителе -10. Страницы проекта нумеруются размером шрифта 10 арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы. На первой странице нумерация не проставляется.

Текст печатается через один межстрочный интервал и печатается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

42. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.

43. Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

IV. Виды и порядок подготовки правовых актов в министерстве

44. В министерстве осуществляется подготовка следующих видов правовых актов:

1) проектов законов Новосибирской области;

2) проектов правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (постановлений, распоряжений);

3) проектов приказов министерства.

Требования по оформлению и порядок подготовки проектов законов Новосибирской области и проектов правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области устанавливаются Законом Новосибирской области от 25.12.2006 N 80-ОЗ "О нормативных правовых актах Новосибирской области" (далее - Закон N 80-ОЗ), Инструкцией по документационному обеспечению.

45. Проекты законов Новосибирской области, проекты правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области готовятся работниками структурных подразделений министерства в соответствии с задачами и функциями структурного подразделения на основании поручений министра либо в инициативном порядке.

46. До визирования министром физической культуры и спорта Новосибирской области проектов законов Новосибирской области, проектов правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области указанные проекты правовых актов должны быть завизированы:

1) работником, подготовившим проект правового акта (далее - разработчик проекта);

2) начальником отдела, в подчинении которого разработчик проекта;

3) заместителем министра физической культуры и спорта Новосибирской области, курирующим структурное подразделение министерства, ответственное за подготовку проекта правового акта;

4) специалистом по правовым вопросам отдела организационной, правовой работы и контроля министерства.

Визирование начальником отдела не требуется в случае, если разработчиком проекта является специалист по правовым вопросам отдела организационной, правовой работы и контроля министерства.

47. В министерстве осуществляется подготовка следующих видов приказов министерства:

по основной (профильной) деятельности;

по личному составу (о приеме на работу, переводе, поощрении, премировании, увольнении, командировках);

о награждении и поощрении физических и юридических лиц.

48. Проекты приказов по основной (профильной) деятельности готовятся работниками структурных подразделений министерства в соответствии с задачами и функциями структурного подразделения на основании поручений министра либо в инициативном порядке.

49. Ответственными за разработку проектов приказов являются руководители соответствующих структурных подразделений министерства.

Приказ имеет следующие реквизиты:

"герб Новосибирской области" - размер изображения герба не более 2 см. Располагается на расстоянии 2 см от верхней границы листа по центру относительно реквизита;

"наименование министерства";

"вид документа" - приказ;

"место составления (издания) документа";

"дата и регистрационный номер документа";

"наименование документа (заголовок к тексту)";

"подпись должностного лица";

"визы";

"отметка о наличии приложений (при их наличии)";

"идентификатор электронной копии".

Заголовок к тексту печатается полужирным шрифтом и располагается через один межстрочный интервал от реквизита "место составления (издания) документа". Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать содержание текста приказа, выравнивается по центру и отвечает на вопрос "о чем?": Об изменении... или "о ком?": О Сергеевой М.В.

Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству министерства

физической культуры и спорта Новосибирской области

Текст приказа печатается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы поля и располагается через 2 межстрочных интервала от заголовка.

Текст приказа состоит из двух частей: преамбулы и распорядительной.

В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается строчными буквами полужирным шрифтом, буквы разделяются жестким пробелом (одновременное нажатие трех клавиш Ctrl + Shift + пробел), например:

"В целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в министерстве физической культуры и спорта Новосибирской области и в соответствии с постановлением Правительства Новосибирской области от 01.11.2010 N 345 "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области" приказываю:".

Распорядительная часть содержит поручения с указанием исполнителя и сроков исполнения и может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. При нумерации пунктов, подпунктов арабскими цифрами с точкой, после точки ставится жесткий пробел. Автоматическая нумерация не используется.

Размер денежных средств указывается цифрами с точностью до десятой после запятой. Перед первой цифрой и после последней цифры ставится жесткий пробел.

При оформлении состава комиссии (рабочей группы, оргкомитета) используется режим "таблица" (обрамление отсутствует). Сначала указываются председатель комиссии, его заместитель, секретарь комиссии, потом члены комиссии. Сокращение наименования должности, места работы не допускается, например:

Чередова А.С.

консультант отдела организационной, правовой работы и контроля министерства физической культуры и спорта Новосибирской области

Если комиссия создается в большом составе (более 5 человек), то состав комиссии оформляется в виде приложения к приказу.

Реквизит "Подпись" оформляется через 3 межстрочных интервала от текста приказа и состоит из сокращенного наименования должности лица, подписавшего документ (министр, исполняющий обязанности министра), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия (при наличии)).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля. Приказы подписывает министр либо должностное лицо, его замещающее.

Список рассылки оформляется ниже реквизитов "визы согласования" и/или "ознакомление", от левого поля документа, в столбик, например:

"Список рассылки:

1) прокуратура Новосибирской области;

2) Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области;

3) Законодательное Собрание Новосибирской области;

4) министерство юстиции Новосибирской области;

5) размещение (опубликование) на Официальном интернет-портале правовой информации (www.pravo.gov.ru) и официальном интернет-портале правовой информации Новосибирской области (www.nsopravo.ru)".

Нормативные правовые акты подлежат размещению (опубликованию) на Официальном интернет-портале правовой информации (www.pravo.gov.ru) или в сетевом издании "Официальный интернет-портал правовой информации Новосибирской области" (www.nsopravo.ru).

Приложения к проектам приказов печатаются на отдельных листах бумаги.

Если в тексте приказа дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" и дается ссылка на приказ.

При наличии в тексте правового акта формулировки "Утвердить прилагаемое Положение... (состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на первой странице приложения слово "Утвержден" ( "Утверждено", "Утверждена", "Утверждены") согласуется в роде и числе с первым словом заголовка приложения, например:

регламент - Утвержден;

положение - Утверждено;

программа - Утверждена;

мероприятия - Утверждены.

Расстояние от реквизита "приложение" до заголовка текста приложения должно быть не менее двух интервалов.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом, выделяется полужирным шрифтом. Первое слово заголовка приложения может печататься прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.), например:

ПОЛОЖЕНИЕ

о комиссии...

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы, которую допускается выполнять с помощью табличного редактора Excel. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. В таблицах допускается использовать шрифты 12, 11, 10.

Образец оформления приказа приведен в приложении N 1 к Инструкции.

50. На электронном документе, направляемом по электронной почте, проставляется идентификатор (колонтитул) электронной копии документа, который располагается в левом нижнему углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и регистрационный номер документа.

51. Проект приказа министерства визируется в следующем порядке:

1) разработчиком проекта приказа;

2) начальником отдела, в подчинении которого разработчик проекта;

3) начальником отдела бюджетно-экономического планирования и мониторинга министерства и начальником отдела бухгалтерского учета и финансового обеспечения министерства (если проект приказа предусматривает финансирование из областного бюджета Новосибирской области);

4) заместителем министра физической культуры и спорта Новосибирской области, курирующим структурное подразделение министерства, ответственное за подготовку проекта правового акта;

5) специалистом по правовым вопросам отдела организационно-правовой работы и контроля министерства.

Визирование начальником отдела не требуется в случае, если разработчиком проекта является специалист по правовым вопросам отдела организационной, правовой работы и контроля министерства.

Замечания к проекту приказа министерства, возникающие при его согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту приказа министерства.

52. Передача на согласование или подпись проекта правового акта министру осуществляется через отдел организационной, правовой работы и контроля министерства.

Работник отдела организационной, правовой работы и контроля министерства, ответственный за регистрацию документов:

1) проверяет:

комплектность проекта правового акта (текст и приложения к нему, наличие и полноту реквизитов);

наличие необходимых виз согласования;

2) передает на подпись (согласование) министру проект правового акта, если он оформлен в соответствии с требованиями Инструкции, или возвращает проект правового акта разработчику, если проект правового акта оформлен с нарушением требований Инструкции.

53. Неподписанный (несогласованный) проект правового акта возвращается разработчику для доработки согласно резолюции.

Подписанный министром приказ возвращается в отдел организационной, правовой работы и контроля для регистрации. Работник, ответственный за регистрацию приказов, регистрирует правовой акт, проставляя номер и дату.

Копия приказа остается в отделе организационной, правовой работы и контроля министерства.

Завизированный министром проект правового акта передается разработчику проекта.

Оригинал приказа со всеми приложениями хранится у руководителей структурных подразделений министерства.

V. Правовая и юридико-техническая экспертиза проектов правовых актов в министерстве

54. В целях обеспечения соответствия правовых актов Конституции Российской Федерации, федеральному законодательству, законодательству Новосибирской области, а также правильности применения в принимаемых правовых актах норм материального права и соблюдения правил юридической техники все проекты правовых актов, подготавливаемые в министерстве, за исключением проектов приказов по оказанию государственных услуг (за исключением принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги) после осуществления процедуры согласования должны проходить правовую и юридико-техническую экспертизы в отделе организационной, правовой работы и контроля министерства.

55. Проекты законов Новосибирской области представляются в отдел организационной, правовой работы и контроля министерства обеспечения с приложением следующих документов:

1) текст законопроекта, завизированный в соответствии с подпунктами 1 - 3 пункта 46 Инструкции;

2) пояснительная записка, завизированная работником, подготовившим законопроект;

3) финансово-экономическое обоснование.

56. Проекты правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области представляются в отдел организационной, правовой работы и контроля с приложением следующих документов:

1) текст правового акта, завизированный в соответствии с подпунктами 1 - 3 пункта 46 Инструкции;

2) пояснительная записка, завизированная работником, подготовившим законопроект;

3) перечень правовых актов и других документов, послуживших основанием для подготовки проекта;

4) финансово-экономическое обоснование;

5) копии учредительных документов организаций, упоминаемых в проекте правового акта;

6) перечень правовых актов, подлежащих изменению, дополнению, признанию утратившими силу в связи с принятием вносимого проекта;

7) к проектам правовых актов, которыми утверждаются составы координационных и совещательных органов, прикладываются документы, содержащие сведения о членах координационных и совещательных органов (Ф.И.О., должность).

57. Проект правового акта, представленный на правовую и юридико-техническую экспертизы, возвращается разработчику без проведения экспертиз посредством отказа в приеме в случае, если проект правового акта не визирован всеми должностными лицами, уполномоченными согласовывать проект правового акта в соответствии с пунктом 46 Инструкции (для проектов законов Новосибирской области, правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области) или пунктом 51 Инструкции (для проектов приказов министерства).

58. Правовая и юридико-техническая экспертизы проектов правовых актов осуществляется в порядке их поступления.

59. Правовая и юридико-техническая экспертизы проекта правового акта проводятся в течение семи рабочих дней со дня поступления проекта правового акта на экспертизы.

По решению специалиста по правовым вопросам отдела организационной, правовой работы и контроля министерства срок проведения правовой и юридико-технической экспертиз наиболее объемного и сложного проекта правового акта может быть продлен, но не должен превышать десяти рабочих дней со дня поступления проекта правового акта на экспертизы.

По указанию министра срок проведения правовой и юридико-технической экспертиз может быть сокращен.

60. При проведении правовой и юридико-технической экспертиз проект правового акта подлежит оценке с точки зрения:

1) соответствия Конституции Российской Федерации, федеральному законодательству, законодательству Новосибирской области;

2) соответствия содержания и вида акта компетенции Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, министерства;

3) отсутствия внутренних противоречий, взаимоисключающих положений;

4) наличия норм, позволяющих определить порядок реализации проекта;

5) необходимости изменения или отмены положений действующих правовых актов в случаях противоречия представленному проекту;

6) соблюдения правил юридической техники.

61. Содержание проекта при проведении правовой и юридико-технической экспертиз может подвергаться корректировке правового и редакционного характера. При этом работник, проводящий правовую и юридико-техническую экспертизы, привлекает разработчика проекта для получения пояснений в целях наиболее полного и всестороннего исследования.

62. По результатам правовой, антикоррупционной и юридико-технической экспертиз проекта правового акта в его текст вносятся замечания, готовятся предложения по его доработке или составляется заключение.

В заключении отражаются следующие сведения:

1) наименование министерства и отдела, проводившего правовую и юридико-техническую экспертизы;

2) дата и регистрационный номер заключения;

3) реквизиты проекта правового акта (вид и наименование правового акта);

4) ссылки на положения проекта правового акта, в отношении которых установлено несоответствие критериям, определенным в пункте 60 Инструкции, и основания установления такого несоответствия;

5) предложения по устранению замечаний.

63. Замечания, предложения или заключение специалиста по правовым вопросам отдела организационной, правовой работы и контроля министерства подлежат обязательному рассмотрению руководителем структурного подразделения министерства, должностным лицом, подготовившим проект правового акта. Возникшие в процессе правовой и юридико-технической экспертиз проекта правового акта разногласия рассматриваются специалистом по правовым вопросам отдела организационной, правовой работы и контроля министерства и руководителем структурного подразделения министерства, должностным лицом, подготовившим проект.

64. При наличии замечаний, предложений или заключения по результатам правовой, антикоррупционной и юридико-технической экспертиз проект правового акта дорабатывается разработчиком проекта и представляется на повторные правовую и юридико-техническую экспертизы.

Повторные правовая, антикоррупционная и юридико-техническая экспертизы проектов правовых актов проводятся в порядке, аналогичном проведению первичных правовой и юридико-технической экспертиз, в течение трех рабочих дней со дня поступления проекта правового акта на повторные экспертизы.

65. При отсутствии замечаний по результатам правовой, антикоррупционной и юридико-технической экспертиз специалист по правовым вопросам отдела организационной, правовой работы и контроля министерства визирует проект.

66. Завизированный проект с приложением всех документов, представленных на правовую и юридико-техническую экспертизы, передается разработчику проекта.

VI. Антикоррупционная экспертиза проектов нормативных правовых актов

67. Порядок проведения антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов министерства регламентирован приказом департамента физической культуры и спорта Новосибирской области N 95 от 28.02.2018.

VII. Подписание, регистрация и рассылка проектов приказов министерства

68. Подготовленный в соответствии с требованиями Инструкции проект приказа министерства передается в отдел организационной, правовой работы и контроля министерства на бумажном носителе.

69. Отдел организационной, правовой работы и контроля министерства проверяет:

1) комплектность проекта приказа министерства (текст и приложения к нему);

2) наличие необходимых виз согласований, замечаний, заключений по проекту приказа министерства;

3) комплектность сопроводительных документов;

4) соответствие оформления проекта приказа министерства требованиям Инструкции.

70. Проект приказа министерства, соответствующий требованиям по оформлению и завизированный в соответствии с Инструкцией, передается отделом организационной, правовой работы и контроля на подписание министру.

71. Подписанный приказ министерства регистрируется отделом организационной, правовой работы и контроля министерства. Регистрация приказа министерства производится в день его передачи в отдел организационной, правовой работы и контроля министерства. Дата регистрации приказа министерства считается датой его принятия. Регистрация проекта приказа министерства производится в том числе с использованием СЭДД.

72. Дата и регистрационный номер проставляются на подлиннике приказа министерства.

73. Неподписанный проект приказа министерства передается в отдел организационной, правовой работы и контроля министерства для возврата разработчику проекта приказа согласно резолюции.

74. В течение семи дней после регистрации приказа разработчиком документа осуществляется рассылка электронной версии приказа министерства с использованием системы СЭДД и на бумажном носителе в соответствии с перечнем рассылки.

Копия нормативного приказа министерства направляется в Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области, прокуратуру Новосибирской области, Законодательное Собрание Новосибирской области.

Официальное опубликование (обнародование) нормативного приказа министерства осуществляется в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Новосибирской области.

VIII. Оформление и подготовка отдельных документов

75. Акт - документ, составленный уполномоченными лицами, подтверждающий установленный факт (событие, действие, состояние) (Образец акта приведен в Приложении N 5).

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты, но и содержат выводы и предложения (акты проверок, обследований, ревизий).

Акты как правило составляются коллегиально (не менее двух составителей).

Акт оформляется на общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4.

Акт содержит следующие реквизиты:

"наименование органа, издавшего документ (наименование организации)";

"вид документа";

"дата документа";

"регистрационный номер документа";

"место составления (издания) документа (г. Новосибирск)";

"наименование документа (заголовок к тексту)";

"текст документа";

"отметка о наличии приложений (при необходимости)";

"подпись должностного лица";

"гриф утверждения" (при необходимости).

Требования к отдельным видам актов определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Наименование документа обычно начинается со слов: "О проведении проверки...", "О состоянии...".

Через три межстрочных интервала оформляется реквизит "текст".

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть начинается словом "Основание", которое печатается с абзаца, ставится двоеточие и указывается распорядительный документ в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

С новой строки от границ левого текстового поля пишутся слова "Составлен комиссией" и перечисляются лица, участвующие в составлении акта. При перечислении лиц указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии (в случае наличия). В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность, и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Если акт составлялся в присутствии проверяемых или других лиц, то пишется "Присутствовали:" и перечисляются должности и их фамилии.

В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, оформлено в виде таблиц. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения.

Через два межстрочных интервала оформляется запись: "Составлен в ___ экз.". Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акт подписывают председатель и члены комиссии. При подписании акта должности не указываются.

С актами обследований и ревизий должны быть ознакомлены должностные лица, деятельность которых отражена в актах. Некоторые акты утверждаются министром.

76. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. (Образец доверенности приведен в Приложении N 6).

Различаются следующие виды выдаваемых доверенностей:

доверенность на определенный срок (но не более одного года) для представления интересов министерства в судебных и иных государственных органах, учреждениях и организациях;

разовая доверенность, выдаваемая при необходимости участия в суде соответствующего специалиста или представления интересов министерства в государственных органах, организациях и учреждениях;

доверенность для подписания договоров (соглашений), изменений к ним, равно как и документов, связанных с их исполнением;

доверенность на получение товарно-материальных ценностей.

Оформление и подготовка доверенностей от имени Губернатора Новосибирской области или для представительства интересов Правительства Новосибирской области перед третьими лицами осуществляется в соответствии с Инструкцией по документационному обеспечению.

Доверенность для представительства министерства перед третьими лицами (далее - доверенность) содержит следующие реквизиты:

"герб Новосибирской области";

"наименование министерства";

"вид документа";

"дата документа";

"место составления (издания) документа (г. Новосибирск)";

"регистрационный номер документа";

"текст документа";

"подпись должностного лица";

"виза";

"оттиск печати".

Доверенность оформляется на общем бланке формата А4.

Текст доверенности обычно содержит:

наименование доверителя;

должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные представителя;

содержание и объем полномочий;

срок действия доверенности;

иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

Доверенность составляется в одном экземпляре.

На проекте доверенности оформляется реквизит "виза". Проект доверенности визируется руководителем структурного подразделения министерства, работнику которого требуется доверенность, отделом организационной, правовой работы и контроля министерства. Реквизит "виза" размещается на обратной стороне проекта доверенности и состоит из личной подписи визирующего с расшифровкой и даты.

Подпись должностного лица заверяется печатью.

После заверения подписи министра печатью работник отдела организационной, правовой работы и контроля министерства проставляет на доверенности дату и порядковый номер в соответствии с журналом учета доверенностей. Копия доверенности с визами согласования хранится в отделе организационной, правовой работы и контроля министерства; оригинал доверенности выдается работнику министерства, уполномоченного в доверенности, под подпись в журнале учета доверенностей.

77. Договор - соглашение двух или нескольких лиц (сторон) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав, обязанностей.

Договоры (соглашения) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом N 14.

Договор (соглашение) содержит следующие реквизиты:

"вид документа";

"наименование документа (заголовок к тексту)";

"дата документа";

"регистрационный номер документа";

"текст документа";

"юридические адреса сторон, между которыми заключаются соглашения";

"подписи должностных лиц каждой из сторон";

"оттиски печатей каждой из сторон";

"виза".

Проект договора (соглашения), подготовленный структурным подразделением министерства, визируется структурным подразделением, заместителем министра, курирующим указанное в договоре направление работы, специалистом отдела организационной, правовой работы и контроля министерства.

Все договоры (соглашения), связанные с финансовыми обязательствами Новосибирской области, должны быть завизированы начальником отдела бюджетно-экономического планирования и мониторинга министерства и начальником отдела бухгалтерского учета и финансового обеспечения министерства.

Срок согласования у каждого согласовывающего лица не должен превышать 3 дней.

Подпись заверяется печатью.

78. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Через 1 межстрочный интервал ниже реквизита "Наименование министерства" указывается наименование документа или вопроса, на который оно подготовлено. Заголовок выделяется полужирным шрифтом N 14.

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу он подлежит визированию.

Заключение может содержать только одну заключительную часть.

После подписания заключения регистрируются в подразделениях, их подготовивших.

79. Протокол заседания (совещания) - документ, фиксирующий ход рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях (совещаниях) коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов. (Образец протокола приведен в Приложении N 3).

Реквизит "Наименование министерства" печатается от границы верхнего поля и выравнивается по центру. Слово "ПРОТОКОЛ" печатается через один межстрочный интервал от наименования министерства прописными буквами и выравнивается по центру. На следующей строке строчными буквами печатается вид заседания и наименование коллегиального органа в родительном падеже, слова выравниваются по центру и выделяются полужирным шрифтом. Ниже через один межстрочный интервал печатается место проведения совещания, реквизит выравнивается по центру (г. Новосибирск; г. Бердск и др.). Дата оформляется цифровым способом, отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом и печатается от левой границы поля документа. Номер протокола располагают на одной строке с датой от границы правого поля документа. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, записываются арабскими цифрами и выравниваются по правому краю документа.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали".

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вводная часть протокола отделяется от основной части сплошной чертой.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, и отделяется от вводной 1 межстрочным интервалом. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" пишутся прописными буквами, каждое от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер вопроса повестки дня, а также может указываться наименование обсуждаемого вопроса.

Текст доклада может прилагаться к протоколу, в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

80. Записки - документы справочно-информационного характера, которые используются для информационного обмена между сотрудниками министерства. (Образец записки приведен в Приложении N 4).

Различают следующие виды записок:

1) докладная записка;

2) служебная записка;

3) пояснительная (аналитическая) записка;

4) объяснительная записка.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю высшего ранга по отношению к составителю записки. Докладная записка информирует адресата о сложившейся ситуации, явлении, факте и служит основанием для принятия им решений.

Служебная записка - документ, предназначенный для письменного сообщения между собой лиц, находящихся на одном должностном уровне (руководители структурных подразделений, начальники отделов), и содержащий предложения, оценку каких-либо управленческих действий или информацию о них, фиксирующий факт передачи материальных ценностей.

Пояснительная (аналитическая) записка - записка, поясняющая содержание отдельных положений документа (правового акта, программы, плана, отчета).

Объяснительная записка - записка, объясняющая причины какого-либо факта, поступка, невыполнения должностных обязанностей.

Записки оформляются на общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4.

Оформление записки зависит от ее адресата.

Записка имеет следующие реквизиты:

"наименование организации" (структурного подразделения министерства) - автора документа;

"вид документа";

"дата документа";

"адресат";

"наименование документа (заголовок к тексту)";

"текст документа";

"подпись должностного лица".

Текст записки состоит из двух частей: в первой, констатирующей, излагаются причины, факты, события, описывается ситуация; во второй - излагаются выводы, предложения, просьбы.

80.1. Выписка из приказа министерства - документ, содержащий в себе часть сведений, содержащихся в оригинальном приказе министерства. Выписка из приказа оформляется на бланке письма министерства.

IX. Организация работы с поступающими (входящими) документами

81. Работу с поступающими (входящими) документами организует отдел организационной, правовой работы и контроля министерства, сотрудники которого производят прием, первоначальную обработку, распределение и регистрацию поступающих документов.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

82. Доставка документов в министерство осуществляется, как правило, лично заявителем, средствами почтовой связи (письма, почтовые карточки, бандероли, посылки, мелкие пакеты, печатные издания), электрической связи (факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения), а также курьерской и фельдъегерской связью.

Конверты (бандероли) вскрываются, за исключением тех, на которых проставлен гриф "Лично".

Электронные сообщения, подлежащие регистрации, распечатываются на бумажный носитель и регистрируются в установленном порядке. Электронные сообщения, не подлежащие регистрации, пересылаются исполнителям по электронной почте.

Первоначальная обработка корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

83. Поступившие документы распределяются на регистрируемые, учитываемые и не подлежащие регистрации.

Регистрации подлежат документы, требующие исполнения.

К учитываемым документам относятся:

факсимильные сообщения;

документы, поступившие по заказной почте (передаваемые для рассмотрения в областные исполнительные органы государственной власти области).

К не подлежащим регистрации относятся:

графики, наряды, заявки, разнарядки;

сводки и информация, присланные для сведения;

учебные планы, программы;

рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций;

прейскуранты;

технические условия;

поздравительные письма;

пригласительные билеты;

документы по заключению коллективных договоров;

бухгалтерские документы;

планово-финансовые документы;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

формы статистической отчетности;

корреспонденция, адресованная специалистам министерства с пометкой "лично";

объяснительные записки.

84. Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.

Регистрация документов производится в день поступления, при его поступлении не позднее чем за 1,5 часа до окончания рабочего дня, или в первый рабочий день, при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

При регистрации документа оформляется реквизит "Отметка о поступлении документа".

Поступившие документы регистрируются в подсистеме "Входящие документы" СЭДД.

Регистрация документа осуществляется путем создания регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК), в которой заполняются следующие реквизиты:

"входящий номер документа";

"дата поступления документа";

"адресант";

"адресат";

"вид документа";

"ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта";

"наименование документа";

"фамилия и инициалы лица, подписавшего документ";

"количество листов основного документа";

"наличие приложений и количество листов приложения";

"отметка о конфиденциальности".

84.1. Ответственный исполнитель обязан забрать отписанный ему на исполнение документ на бумажном носителе, находящийся в канцелярии министерства.

X. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

85. Подготовку отправляемых (исходящих) документов осуществляют исполнители в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Проекты документов готовятся на бланках установленной формы.

К документам, не имеющим адресной формы (протоколы, договоры, решения, иные документы), готовятся сопроводительные письма.

Оформленные исходящие документы с нарушением требований настоящей Инструкции (представленные на подпись) возвращают исполнителю.

Подписанные документы подлежат регистрации.

Регистрация документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Регистрация документов осуществляется, как правило, в пределах календарного года. Регистрационный номер документов состоит из порядкового номера.

Регистрация исходящих писем производится в подсистеме "Исходящие документы" СЭДД путем создания РКК.

Отправку документов министерства осуществляет исполнители документов не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации документа (за исключением ответов на обращения граждан и документов, имеющих список на рассылку). Отправку ответов на обращения граждан и документов, имеющих список рассылки, осуществляется специалистами отдела организационной, правовой работы и контроля министерства, ответственными за документационной обеспечение и контроль.

Отправка документов осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электронной связи.

При направлении документа более чем в четыре адреса, составляется список рассылки.

Подготовка документов для отправки почтовой связью производится в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных государств, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляются реестры в двух экземплярах, на которые проставляется оттиск печати.

Передача документа по факсу осуществляется в случае срочного доведения информации до адресата.

Направляемые электронной почтой документы должны быть подписанными и зарегистрированными. При направлении документа нескольким адресатам представляется список на его рассылку.

XI. Разработка и ведение номенклатуры дел

86. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения, оформленный по установленной форме.

Номенклатура дел служит основой для формирования документов в делопроизводстве министерства.

Номенклатура дел министерства состоит из номенклатуры дел структурных подразделений министерства.

Проект номенклатуры дел структурного подразделения составляют лица, ответственные за делопроизводство.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о министерстве, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558, а также номенклатурами дел министерства на предшествующие годы.

В министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел.

Проект номенклатуры дел структурного подразделения министерства визируется составителем, подписывается руководителем структурного подразделения министерства и представляется в отдел организационной, правовой работы и контроля министерства для составления сводной номенклатуры дел министерства.

На основе проектов номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел министерства (Образец титульного листа сводной номенклатуры дел приведен в Приложении N 7).

Номенклатура дел министерства составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства и организацию работы архива, из номенклатур дел структурных подразделений; дополняется титульным листом, выполненным на общем бланке министерства, и итоговой записью о категориях и количестве заведенных дел, выполненной в виде таблицы и заполняемой ежегодно по итогам подсчета количества дел, образованных в делопроизводстве за год с учетом томов и частей.

Номенклатура дел разрабатывается не реже 1 раза в 5 лет.

Сводная номенклатура дел печатается в трех экземплярах. Первый экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения, второй используется в качестве рабочего, третий передается в государственное казенное учреждение Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" для хранения в наблюдательном деле организации.

Досрочное усовершенствование сводной номенклатуры дел (до истечения 5 лет после предыдущего) производится только в случае коренных изменений функций и структуры.

В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой министерства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Титульный лист сводной номенклатуры дел выполняется на общем бланке, содержит реквизиты "Вид документа" и "Гриф утверждения", а также таблицу, отражающую структуру номенклатуры дел и принятую индексацию структурных подразделений. Наименованиями разделов номенклатуры дел министерства являются наименования структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) министерства. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Всем структурным подразделениям присваиваются двузначные индексы, обозначаемые арабскими цифрами. Например: 01, 02... 10 и т.д.

Основными разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений министерства.

В номенклатуре дел порядок расположения дел должен соответствовать номерам статей Перечня и отражать все документируемые участки работы структурного подразделения, в том числе справочные и контрольные базы данных, картотеки, журналы учета документов.

Графы номенклатуры дел структурных подразделений заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (в соответствии с принятой индексацией структурных подразделений) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Рекомендуется использовать формулировку соответствующей статьи по Перечню.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ( "разные материалы", "общая переписка", "входящая", "исходящая" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название учреждения или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например:

"Документы (планы, списки, доклады) о проведении тематических выставок".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например:

"Переписка с Правительством Новосибирской области по вопросам планирования";

"Переписка министерства с подведомственными учреждениями Новосибирской области по оперативным вопросам".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

"Годовой отчет по основной деятельности министерства в 2016 году".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью: вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы, затем плановую и отчетную документацию.

В конце номенклатуры дел указываются дела, содержащие информацию справочного характера (справки, переписка, журналы регистрации).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество единиц хранения (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей по Перечню.

В случае отсутствия каких-либо видов документов в применяемых Перечнях министерство не имеет права самостоятельно устанавливать сроки их хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2014 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

Образец номенклатуры дел структурного подразделения приведен в Приложении N 8.

Образец оформления итоговой записи сводной номенклатуры дел организации приведен в Приложении N 9.

XII. Формирование дел и их текущее хранение

87. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются в структурных подразделениях министерства ответственными за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

Документы в структурных подразделениях министерства формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел министерства, при этом соблюдаются следующие основные требования:

документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

в дело помещаются исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел номенклатуры;

в дело включается только один экземпляр каждого документа, запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату;

на документах должна быть оформлена отметка о направлении его в дело;

при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2";

дело не должно содержать более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и учитываются во внутренней описи дела.

Лицевые счета формируются в дело строго по алфавиту.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы министерства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

Дела хранятся по месту их формирования.

В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Руководители структурных подразделений министерства и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

Дела размещаются в рабочих кабинетах в шкафах, сейфах и т.п., обеспечивающих сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения министра или его заместителя, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения министра с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

XIII. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

88. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке их к передаче на государственное хранение в министерстве создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЦЭК).

ЦЭК назначается приказом министерства из квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Регламент работы ЦЭК предполагает работу с документами на всех стадиях подготовки их к заседанию, организацию и проведение ЦЭК, а также контроль исполнения принятых решений.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и включения их в состав архивного фонда Новосибирской области.

Экспертиза ценности документов проводится:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях министерства ответственными за делопроизводство совместно с членами ЦЭК и под методическим руководством государственного казенного учреждения Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области".

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения для передачи в архив;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

По завершении делопроизводственного года, по результатам экспертизы ценности документов, в зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает: экспертизу полистно, систематизацию документов в деле, составление внутренней описи дела, подшивку дела, нумерацию листов дела, оформление листа-заверителя дела, составление или редактирование заголовка дела, оформление обложки дела.

На обложке дела помещаются следующие реквизиты: "наименование структурного подразделения министерства", "индекс дела (том N)", "заголовок", "начальная и конечная даты помещенных в дело документов", "количество листов в деле", "срок хранения и номер статьи по Перечню".

При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел, и проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера постановлений, распоряжений, протоколов, их даты).

Даты на обложке дела соответствуют году его заведения и окончания и проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется словом без сокращения.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

На все завершенные в делопроизводстве министерства дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с установленными правилами, составляются описи дел.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

В министерстве описи составляются отдельно на:

дела постоянного срока хранения;

дела по личному составу (работников);

личные дела и личные карточки постоянного хранения уволенных руководителей подведомственных учреждений.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел министерства.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел министерства, структурными подразделениями принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается министром и представляется вместе с описью дел министерства и научно-справочным аппаратом к ней на рассмотрение ЦЭК министерства, а затем при передаче дел - в архив.

Описательная статья описи включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

дата дела (тома, части);

крайний срок хранения дела;

количество листов в деле (томе, части);

примечание.

При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

дела в пределах годового раздела описи систематизируются по их значимости.

Как правило, систематизация дел в описи соответствует их систематизации в номенклатуре дел;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, особенностях формирования и др.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

Опись дел подписывается ее составителем с указанием его должности и начальником отдела организационной, правовой работы и контроля министерства.

К описи дел составляется научно-справочный аппарат, включающий лист переименований и предисловие (историческую справку).

Описи дел постоянного хранения и по личному составу согласовываются с ЦЭК министерства, проходят согласование (утверждение) ЭПК управления ГАС НСО и утверждаются министром.

Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки и утверждения описей дел по личному составу за этот период.

Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЦЭК министерства одновременно с описями дел. Утверждение актов о выделении документов и дел к уничтожению производится министром после согласования описей дел за этот период с ЦЭК министерства.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению - не подшиваются, документы хранятся в папках (скоросшивателях), внутренняя опись не составляется.

Образец листа-заверителя приведен в Приложении N 10.

Образец внутренней описи дела приведен в Приложении N 11.

Образец оформления обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения приведен в Приложении N 12.

Образец оформления описи дел постоянного хранения приведен в Приложении N 13.

Образец оформления описи дел по личному составу приведен в Приложении N 14.

Образец оформления акта о выделении документов и дел к уничтожению приведен в Приложении N 15.

XIV. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

89. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению проводится после составления и утверждения описей дел постоянного хранения за этот период.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется ответственными за архивное делопроизводство структурного подразделения министерства.

Акт оформляется на общем бланке в двух экземплярах, подписывается лицом, ответственным за архивное делопроизводство, и утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения министерства.

В акт включаются дела, если установленный срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2011 году дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2017 года).

Один экземпляр зарегистрированного акта передается в отдел организационной, правовой работы и контроля министерства, второй экземпляр остается в структурном подразделении министерства.

Акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, имеющих отметку "ЭПК" в номенклатуре дел, согласовываются с ЦЭК министерства.

После проведения необходимых согласований и утверждений актов, документы, включенные в акт, подлежат уничтожению.

XV. Передача документов на хранение в государственный архив Новосибирской области

90. В соответствии с правилами, установленными действующим законодательством Российской Федерации, дела постоянного срока хранения передаются на хранение в государственное казенное учреждение Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" по истечении 10 лет после их завершения в делопроизводстве. До истечения этого срока дела временно хранятся в министерстве.

Документы передаются в государственное казенное учреждение Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" по описям дел, составленным в трех экземплярах и утвержденным ЭПК.

Факт приема-передачи дел оформляется актом.

В случае ликвидации или реорганизации министерства документы передаются по акту правопреемникам.

По согласованию с государственным казенным учреждением Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" дела постоянного срока хранения могут быть переданы на государственное хранение досрочно до истечения срока временного хранения в министерстве.

XVI. Порядок применения печатей и штампов

91. Для удостоверения подлинности подписи или соответствия копий документов подлинникам применяются следующие печати:

гербовая печать министерства;

печать министерства;

простая круглая печать для документов.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

Необходимость применения штампов с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) министра, а также порядок их применения определяются министром.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи министра используется по его прямому указанию при подготовке писем и иных документов, где требуется подпись министра, за исключением случаев, когда использование факсимиле не допускается.

Использование штампа с факсимиле министра на документах бухгалтерской отчетности, первичных учетных документах, карточках с образцами подписей установленного образца, доверенностях не допускается.

Штамп с факсимиле хранится у министра и используется им лично (в его отсутствие исполняющим обязанности министра по указанию министра).

Гербовая печать министерства изготавливается в одном экземпляре.

Гербовой печатью министерства заверяются следующие документы:

договоры, контракты, соглашения, заключаемые министерством с организациями и гражданами, дополнительные соглашения к ним;

уставы подведомственных министерству учреждений;

положения об оплате труда работников государственных учреждений Новосибирской области;

трудовые договоры (дополнительные соглашения к трудовым договорам) с руководителями государственных учреждений Новосибирской области;

сведения о регистрации отраслевых соглашений, изменений к ним;

платежные и иные поручения, другие финансовые документы на получение денежных средств;

совместные документы министерства и других органов государственной власти и органов местного самоуправления, а также договоры, в которых одной из сторон является министерство;

доверенности на право ведения дел в судах и прочие;

акты приема работ, выполненных по договорам, заключенным министерством.

Перечень документов, заверяемых гербовой печатью министерства, не является исчерпывающим. В случае необходимости, решение о заверении гербовой печатью отдельного документа, не входящего в перечень, принимает министр.

Все документы заверяются гербовой печатью министерства только при наличии подписей министра или его заместителей в случае делегирования им права подписания соответствующих документов.

Документы, подготовленные с отклонением от установленного настоящей Инструкцией порядка оформления документов, печатью министерства не заверяются.

Печатью министерства заверяются следующие документы:

положения о соревнованиях;

списки спортивных сборных команд Новосибирской области по видам спорта;

именные заявки на участие в соревнованиях;

сметы на проведение соревнований.

Простой круглой печатью министерства (для документов) заверяются следующие документы: справки, статистические формы.

XVII. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

92. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в данном разделе.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документе, а в случае необходимости и на его проекте, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, определяется разработчиком документа, руководителем структурного подразделения министерства, заместителем министра, министром.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении документа к информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.

Пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке титульного листа издания, а также на первой странице сопроводительного листа, содержащего информацию ограниченного распространения.

Пометка помещается в правом верхнем углу, номер экземпляра проставляется ниже пометки ограничения.

Для служебного пользования Экз. N 1

Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется совместно с остальными документами. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП". На обратной стороне листа подлинника и копии отправляемого документа указывается количество экземпляров документа, фамилия исполнителя, номер его телефона и дата, например:

отп. 2 экз.

экз. N 1 - адресату

экз. N 2 - в дело

исп. А.С. Петров

223 81 54

Дата

Передача таких документов осуществляется под подпись.

Документы "Для служебного пользования" не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной связи.

Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с правилами, изложенными в разделе XII Инструкции. При необходимости направления таких документов в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором у каждого адреса проставляется соответствующий номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем.

Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения министерства.

В случае обнаружения факта утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации, руководитель структурного подразделения министерства проводит служебное расследование обстоятельств утраты или разглашения, о результатах которого докладывает министру.

Приложение N 1
к Инструкции

Образец оформления приказа

МИНИСТЕРСТВО ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА

НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

______________

N _________

г. Новосибирск

О предоставлении субсидии на финансовое обеспечение
выполнения государственного задания

      На  основании  заявки   государственного   автономного  учреждения

Новосибирской области "..." приказываю:

      1. Отделу бухгалтерского учета и финансового обеспечения...

      2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на....

Министр

С.А. Ахапов

Приложение N 2
к Инструкции

Образец оформления письма министерства

МИНИСТЕРСТВО ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ (Министерство ФК и С НСО) Советская, д. 33, г. Новосибирск, 630099 Тел.: (383) 222-73-81, Факс: (383) 222-77-46 E-mail: sport@nso.ru www.sport.nso.ru [МЕСТО ДЛЯ ШТАМПА] На ______________ от ________________ Заголовок
		Заместителю руководителя администрации - руководителю департамента организации управления и государственной гражданской службы администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области В.А. Дудниковой

Уважаемый (ая) ....!

В соответствии с

Приложение: на ... л. в .... экз.

Министр

Отметка об электронной подписи

С.А. Ахапов

В.С. Ефремов

2270445

Приложение N 3
к Инструкции

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА

МИНИСТЕРСТВО ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА

НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ
заседания комиссии министерства по проведению .............

г. Новосибирск

29.12.2018

N 1

Председатель -	Фамилия И.О.
Секретарь -	Фамилия И.О.
Присутствовали:	Фамилия И.О., Фамилия И.О. ...
Приглашенные:	Руководители подведомственных учреждений (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О выполнении плана работы ЭК министерства на 2010 год

Доклад председателя ЭК министерства И.О. Фамилия

2. О ..........................................

____________________________________________________________________ ____

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.

1.2. ...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель	Подпись	И.О. Фамилия
Секретарь	Подпись	И.О. Фамилия

Приложение N 4
к Инструкции

Образец оформления докладной записки*(1)

МИНИСТЕРСТВО ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ ОТДЕЛ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ, ПРАВОВОЙ РАБОТЫ И КОНТРОЛЯ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Министру физической культуры и спорта Новосибирской области С.А. Ахапову

Уважаемый Сергей Александрович!

Довожу до Вашего сведения, что Министерство не обеспечено специальным помещением для хранения документов, создаваемых в процессе своей деятельности. Помещение, используемое с этой целью в настоящее время, ввиду малой площади не способно вместить все документы постоянного и длительного сроков хранения и, кроме того, по ряду показателей не соответствует санитарно-гигиеническим требованиям, предъявляемым к архивным помещениям.

Прошу Вас, Сергей Александрович, оказать помощь в выделении необходимого помещения и оснащении его необходимым оборудованием.

Начальник

В.С. Тукмачев

______________________________________________________________

*(1) Указанный образец применяется также при оформлении иных записок, установленных пунктом 80 Инструкции.

Приложение N 5
к Инструкции

Рекомендуемый образец оформления акта

МИНИСТЕРСТВО ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ ОТДЕЛ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ, ПРАВОВОЙ РАБОТЫ И КОНТРОЛЯ АКТ 10.01.2019 N 1 г. Новосибирск

УТВЕРЖДАЮ министр физической культуры и спорта Новосибирской области _____________С.А. Ахапов "10" января 2019 г.

Об уничтожении служебных удостоверений

Основание: Закон Новосибирской области от 01.02.2005 N 265-ОЗ "О государственной гражданской службе Новосибирской области".

Составлен комиссией:

Тукмачев Владимир Сергеевич - начальник отдела организационной, правовой работы и контроля министерства - председатель комиссии;

Чередова Анастасия Сергеевна - консультант отдела организационной, правовой работы и контроля министерства - заместитель председателя комиссии;

Шведова Анастасия Олеговна - главный специалист отдела организационной, правовой работы и контроля министерства - секретарь комиссии.

Комиссия установила:

В связи с невозможностью дальнейшего использования обложек служебных удостоверений департамента физической культуры и спорта Новосибирской области старого образца, списанию и утилизации методом уничтожения подлежат обложки в количестве 137 штук.

Заключение:

Обложки общим количеством 137 штук уничтожены.

Настоящий акт составлен в 1 экземпляре. Место хранения: отдел организационной, правовой работы и контроля министерства.

Председатель комиссии	В.С. Тукмачев
Члены комиссии:	А.С. Чередова
	А.О. Шведова

Приложение N 6
к Инструкции

Образец оформления доверенности

МИНИСТЕРСТВО ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ДОВЕРЕННОСТЬ

г. Новосибирск

"___" ____________2019 г. N_________

Министерство физической культуры и спорта Новосибирской области (далее - министерства), именуемый в дальнейшем "Представляемое лицо", местонахождение: 630099 г. Новосибирск, Советская ул. 33, ИНН/КПП 5407455868/540701001, в лице министра Ахапова Сергея Александровича, действующего на основании Положения о министерстве физической культуры и спорта Новосибирской области, утвержденного постановлением Правительства Новосибирской области от 08.10.2018 N 433-п, настоящей доверенностью уполномочивает:

Иванова Ивана Ивановича, консультанта отдела организационной, правовой работы и контроля министерства (паспорт серия 5009 номер 456789, выдан отделом УФМС России по Новосибирской области в Кировском районе 04.05.2010 г. Код подразделения 111-222, зарегистрирован по адресу: г. Новосибирск, улица Ленинградская д. 54 кв. 67), именуемого в дальнейшем "Представитель", осуществлять следующие действия:

представлять интересы министерства во всех коммерческих и некоммерческих организациях и предприятиях, государственных учреждениях и организациях, в том числе и Федеральной антимонопольной службе России и ее территориальных органах по любым вопросам, связанным с деятельностью министерства, в том числе участвовать в гражданском, административном судопроизводстве с правом подписи протокола об административном правонарушении в Федеральной антимонопольной службе России и ее территориальных органах, в производстве по делам об административных правонарушениях, в судах общей юрисдикции, у мировых судей, в арбитражном суде в качестве истца, заявителя, ответчика, заинтересованного лица и третьего лица с правом совершения всех процессуальных действий в судах всех инстанций, в том числе при рассмотрении дел по существу, а также в апелляционной, кассационной и надзорной инстанциях со всеми правами, предоставленными законом истцу, заявителю, ответчику, третьему лицу, заинтересованному лицу и потерпевшему, в том числе с правом на подписание и предъявление искового заявления и отзыва на исковое заявление, заявления об обеспечении иска, признания или отказа полностью или частично от исковых требований, уменьшения их размера, передачи спора на рассмотрение третейского суда, предъявления встречного иска, признания иска, изменения предмета или основания иска, заключения мирового соглашения, обжалования решения суда и других судебных актов, с правом подачи и подписания апелляционной и кассационной жалобы, подписания заявления о принесении протеста, с правом получения решения суда, исполнительного листа, предъявления ко взысканию и отзыва исполнительного листа и других документов, без права получения присужденного имущества и денег, с правом обжалования действий судебного пристава - исполнителя, в том числе участвовать от имени и в интересах министерства в рассмотрении административных дел, жалоб, проверок, с правом представления ходатайств, заявлений, возражений и обжалований всех действий и решений инспекторов, получения и подписи административных протоколов, также представитель наделяется всеми правами, которые предоставлены истцу, ответчику, третьему лицу, заявителю, и уполномочен на совершение всех процессуальных действий, в том числе предусмотренных в ст. 54 ГПК, ст. 62 АПК, за исключением права передоверия полномочий по настоящей доверенности.

Представителю предоставляется право подавать, подписывать и получать от имени Доверителя все необходимые ходатайства, заявления, иные документы, уплачивать деньги, вести дела и переговоры во всех государственных учреждениях, на любых предприятиях, в организациях, получать причитающееся доверителю имущество, расписываться и совершать все действия и формальности, связанные с выполнением настоящего поручения совершать иные юридические действия, необходимые для выполнения данного поручения.

Настоящая доверенность выдана сроком на один год без права передоверия.

Подпись лица, получившего доверенность, _______________ удостоверяю.

Министр

С.А. Ахапов

Приложение N 7
к Инструкции

Образец титульного листа сводной номенклатуры дел

МИНИСТЕРСТВО ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на ________год

УТВЕРЖДАЮ Министр физической культуры и спорта Новосибирской области __________ С.А. Ахапов "___" _____________20__г.

N п/п	Наименование структурного подразделения	Индексы
1		01
2		02
3		03

Приложение N 8
к Инструкции

Образец номенклатуры дел структурного подразделения

МИНИСТЕРСТВО ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ ОТДЕЛ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ, ПРАВОВОЙ РАБОТЫ И КОНТРОЛЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2019 - 2023 годы		Индекс 01

Индекс дела	Заголовок дела	Количество единиц хранения	Срок хранения дела и NN статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
01-01
01-02

Начальник отдела организационной, правовой работы и контроля

И.О. Фамилия

"____" _______________ 20__ г.

Приложение N 9
к Инструкции

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ О КАТЕГОРИЯХ
И КОЛИЧЕСТВЕ ДЕЛ В СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ

Итоговая запись
о категориях и количестве дел, заведенных
в _______________________________________________ в 20__ году

По срокам хранения	Всего	В том числе:
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Должность

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 27.02.2018 N 1

Приложение N 10
к Инструкции

Образец оформления листа-заверителя

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____

В деле подшито и пронумеровано _________________________________ лист(ов)

(цифрами и прописью)

с N _______________________ по N __________________________, в том числе:

литерные номера листов ________________________________________________

пропущенные номера листов ____________________________________________

+ листов внутренней описи ______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

работника

Дата

Приложение N 11
к Инструкции

Образец оформления внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N ___

N п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ______________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _____________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, Подпись Расшифровка подписи

составившего внутреннюю опись

документов дела

Дата

Приложение N 12
к Инструкции

Образец оформления обложки дела постоянного и временного (более 10 лет) хранения

МИНИСТЕРСТВО ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Ф. N _______________ Оп. N ______________ Д. N _______________

НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

ИНДЕКС ДЕЛА N ________

(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)

ТОМ N ____

	НАЧАТО
	ОКОНЧЕНО
		Дата

На ________ листах

Хранить __________

Ф. N _______________ Оп. N ______________ Д. N _______________

Приложение N 13
к Инструкции

Образец оформления описи дел постоянного хранения

МИНИСТЕРСТВО ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ Фонд N _____________ ОПИСЬ N ____________ дел постоянного хранения за _________________год

УТВЕРЖДАЮ министр физической культуры и спорта Новосибирской области __________ С.А. Ахапов "___" _____________20__г.

N  п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено				____ (________________)	дел
с N	_____	по N	_____	в том числе:
литерные номера: _______________________________________________________
пропущенные номера: ___________________________________________________

Наименование должности составителя описи

Подпись

И.О. Фамилия

Ведущий специалист

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК министерства

от "___" ________ 2019 г. N ___

Приложение N 14
к Инструкции

Образец оформления описи дел по личному составу

МИНИСТЕРСТВО ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ Фонд N _____________ ОПИСЬ N ____________ дел по личному составу за _________________год

УТВЕРЖДАЮ министр физической культуры и спорта Новосибирской области __________ С.А. Ахапов "___" _____________20__г.

N  п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено				____ (________________)	дел
с N	_____	по N	_____	в том числе:
литерные номера: _______________________________________________________
пропущенные номера: ___________________________________________________

Наименование должности составителя описи

Подпись

И.О. Фамилия

Ведущий специалист

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК министерства

от "___" ________ 2019 г. N ___

Приложение N 15
к Инструкции

Образец оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

МИНИСТЕРСТВО ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ АКТ	УТВЕРЖДАЮ Министр физической культуры и спорта Новосибирской области __________ С.А. Ахапов "___" _____________20__г.
от "___" __________ 2011 N ___
О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы министерства здравоохранения Новосибирской области

N  п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого				ед. хр. за				годы.
	(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за					годы		утверждены,
описи по личному составу согласованы с ЭПК управления ГАС НСО согласованы
протокол		от		N

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК министерства

от "___" ________ 2019 г. N ___

Документы в количестве _________________________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

весом ______ кг сданы в ________________________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________ N_____

Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения в

учетных документах Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Заместитель министра	М.Н. Курносова "___" __________2019 г.
Начальник отдела организационной, правовой работы и контроля министерства	В.С. Тукмачев "___" __________2019 г.
Консультант отдела организационной, правовой работы и контроля министерства	В.А. Гартман "___" __________2019 г.