Приложение. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление документальной архивной информации по запросам"

Приложение
к постановлению
администрации Тейковского
муниципального района
от 02.06.2016 N 89

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление документальной архивной информации по запросам"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления архивным отделом администрации Тейковского муниципального района Ивановской области муниципальной услуги "предоставление документальной архивной информации по запросам" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц, определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Тейковского муниципального района (далее - архивный отдел), а также порядок взаимодействия архивного отдела с органами государственной власти Ивановской области, органами местного самоуправления, организациями и Муниципальным бюджетным учреждением "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" г. Тейково (далее - МБУ МФЦ), территориально обособленными структурными подразделениями МБУ МФЦ г. Тейково (далее - ТОСП МБУ МФЦ) при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

1.2. Муниципальная услуга предоставляется гражданам, органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям и общественным объединениям, физическим лицам (далее - заявителям) по их заявлениям, обращениям, запросам (далее - запросам) и осуществляется на основе документов, хранящихся в архивном отделе.

1.3. Должностное лицо архивного отдела, осуществляющий консультирование, должен корректно и внимательно относиться к Заявителям, не унижая их чести и достоинства, подробно и в вежливой форме проинформировать Заявителей по интересующим их вопросам.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - "Предоставление документальной архивной информации по запросам" (далее - муниципальная услуга).

2.2. Орган, предоставляющий муниципальную услугу - администрация Тейковского муниципального района.

Структурное подразделение, отвечающее за предоставление муниципальной услуги - архивный отдел администрации Тейковского муниципального района.

Прием заявителей осуществляется должностными лицами архивного отдела в соответствии с графиком приема, а так же специалистами МБУ МФЦ, ТОСП МБУ МФЦ.

Место нахождения Архивного отдела и его почтовый адрес:

ул. Октябрьская, д. 2-а, г. Тейково, 155040;

контактные телефоны: (8-49343) 2-14-34.

График работы архивного отдела: понедельник - пятница с 8.30 до 17.30; обеденный перерыв с 12.00 до 13.00;

суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни - выходные дни.

2.3. Предоставление муниципальной услуги осуществляется на базе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, хранящихся в архивном отделе.

Результатом предоставления муниципальной услуги является: информационное письмо, архивная справка, архивная копия, архивная выписка, тематический перечень архивных документов, тематический обзор архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов.

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги:

2.4.1. Запросы граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений о предоставлении информации рассматриваются в архивном отделе в течение 30 дней со дня их регистрации.

2.4.2. Запросы, не относящиеся к составу документов, хранящихся в архивном отделе (непрофильные запросы), в течение 5 дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.

2.4.3. При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется заявителям электронной почтой либо почтовым отправлением с сопроводительным письмом в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

2.4.4. Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату архива составляет не более 15 дней с момента его регистрации.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:

Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 г.;

Федеральный закон от 27.07.2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

Федеральный закон от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

Закон Российской Федерации от 21.07.1993 г. N 5485-I "О государственной тайне";

Федеральный закон от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральный закон от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральный закон от 24.11.1995 г. N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации";

Федеральный закон от 01.12.2014 г. N 419-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам социальной защиты инвалидов в связи с ратификацией Конвенции о правах инвалидов";

Указ Президента РФ от 06.03.1997 г N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

Закон Ивановской области от 01.03.2006 г. N 18-ОЗ "Об архивном деле в Ивановской области";

Закон Ивановской области от 18.11.2014 г. N 86-ОЗ "О некоторых вопросах формирования, организации и деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области";

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

Устав Тейковского муниципального района;

Постановление главы Тейковского муниципального района от 27.12.2007 г. N 9 "О правилах подготовки архивных справок, копий и выписок";

Постановление администрации Тейковского муниципального района от 20.01.2010 г. N 3 "Об утверждении Положений об отделах и управлении администрации Тейковского муниципального района".

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.6.1. Основание для предоставления муниципальной услуги.

Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос заявителя в адрес архивного отдела.

Запросы юридическими и физическими лицами могут быть предоставлены при личном обращении в архивный отдел, в МБУ МФЦ, ТОСП МБУ МФЦ, посредством почтового сообщения и электронной почты.

В запросе должны быть указаны:

- наименование организации, которой они адресованы;

- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;

- почтовый адрес заявителя;

- электронный адрес заявителя (при наличии);

- интересующая заявителя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная копия, архивная выписка, тематический перечень архивных документов, тематический обзор архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов;

- способ получения сведений (лично, посредством почтовой связи, в электронной форме);

- дата, подпись заявителя,

- для юридического лица дополнительно исходящий номер, дата, печать организации.

В ходе личного приема при подаче запроса заявители:

- представляют документ, удостоверяющий личность заявителя;

- представляют документ, удостоверяющий личность представителя физического или юридического лица, если с заявлением обращается представитель заявителя;

- представляют документ, удостоверяющий права (полномочия) представителя физического или юридического лица, если с заявлением обращается представитель заявителя;

- заполняют бланк заявления (приложение 1);

- представляют заведующему архивным отделом (специалисту МФЦ), ведущему прием, полные сведения, необходимые для исполнения запроса;

- представляют заведующему архивным отделом (специалисту МФЦ), ведущему прием, документы, касающиеся их лично, необходимые для исполнения запроса.

Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации:

- решение, приговор, определение и постановление суда;

- справка от нотариуса об открытии наследственного дела в пользу заявителя (для наследников);

- свидетельство о праве на наследство по закону (завещанию);

- завещание, свидетельство о смерти владельца недвижимого имущества;

- документ об изменении фамилии (имени, отчества) или наименования юридического лица;

- свидетельство о заключении брака.

Для получения справок о стаже и зарплате заявителю необходимо представить свою трудовую книжку или приложить к заявлению ксерокопии листов книжки с записями по интересующим периодам трудовой деятельности.

Архивные копии правоустанавливающих документов на земельные участки, жилье, гаражи и т.п. выдаются при наличии документа, подтверждающего принадлежность заявителя к запрашиваемым документам.

Заявитель подает запрос на предоставление муниципальной услуги в одном экземпляре.

2.6.2. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:

- по письменным обращениям;

- по телефону;

- при личном обращении заявителя;

- при обращении к специалистам МБУ МФЦ, ТОСП МБУ МФЦ;

- размещением информации в помещении МБУ МФЦ, ТОСП МБУ МФЦ на информационном стенде;

Сведения о местонахождении МБУ МФЦ, ТОСП МБУ МФЦ, предоставляющих муниципальную услугу, представлены в приложении 2 к настоящему Регламенту;

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, предусматривает следующие обстоятельства:

2.7.1. Отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы.

2.7.2. Отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и конфиденциальную информацию.

2.7.3. Запросы, не содержащие наименования юридического лица (для гражданина - фамилии), почтового адреса заявителя.

2.7.4. несоответствие вида электронной подписи, использованной заявителем для удостоверения заявления и приложенных к нему документов в электронном виде, требованиям законодательства Российской Федерации;

2.7.5. Запросы не поддаются прочтению.

2.7.6. Запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные выражения.

2.7.7. если запрос заявителя не отвечает требованиям, предусмотренным в пункте 2.6.1., Регламента;

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги включает в себя следующее:

2.8.1. Запрос не может быть исполнен без предоставления заявителем дополнительных сведений по теме, хронологии запрашиваемой информации.

2.8.2. Запрос не относится к составу архивных документов, хранящихся в архивном отделе.

2.8.3. Волеизъявление заявителя, выраженное в письменной форме, об отзыве заявления о предоставлении информации.

2.8.4. В случае, если в письменном запросе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу, и при этом в запросе не приводятся новые доводы и обстоятельства.

2.9. Архивный отдел осуществляет муниципальную услугу по предоставлению документальной архивной информации по запросам бесплатно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги составляет 15 минут.

2.11. Регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в течение одного рабочего дня:

- поступивший до 15.00 - в день поступления;

- поступивший после 15.00 - на следующий рабочий день.

2.12. Требования к помещению, местам ожидания и заполнения запросов в котором предоставляется муниципальная услуга

2.12.1. Рабочие места уполномоченных сотрудников архивного отдела, МБУ МФЦ, ТОСП МБУ МФЦ, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются компьютерной техникой, подключенной к сети Интернет, комплектом мебели и оргтехникой, образцами документов, расходных материалов и канцтоваров в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.

2.12.2. Места для ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, должны быть обеспечены:

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;

- системой охраны;

- стульями.

2.12.3. Предоставление муниципальной услуги должно соответствовать требованиям доступности обращения за предоставлением муниципальных услуг для лиц с ограниченными возможностями здоровья (инвалидов), согласно законодательству РФ о социальной защите инвалидов.

2.12.4. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в многофункциональных центрах и особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме.

Заявитель может получить информацию о порядке предоставления муниципальной услуги на Порталах.

Заявитель может воспользоваться размещенными на Порталах формами запросов и иных документов, необходимых для получения муниципальной услуги, с обеспечением возможности их копирования и заполнения в электронном виде.

Заявитель также может подать запрос о получении муниципальной услуги с приложенными документами в электронном виде, через Порталы. В указанном случае запрос и необходимые для получения муниципальной услуги документы, предоставленные заявителем в электронном виде, удостоверяются электронной подписью:

- запрос физического лица удостоверяется простой электронной подписью заявителя, запрос юридического лица - усиленной квалифицированной подписью правомочного должностного лица организации;

- доверенность, подтверждающая правомочие на обращение за получением муниципальной услуги, выданная организацией, удостоверяется усиленной квалифицированной электронной подписью правомочного должностного лица организации, а доверенность, выданная физическим лицом, - усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса;

- иные документы, прилагаемые к запросу в форме электронных образов бумажных документов (сканированных копий), удостоверяются электронной подписью в соответствии с требованиями постановления Правительства Российской Федерации от 25.06.2012 N 634 "О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг".

2.13. Основными показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:

- обеспечение возможности обращения в архивный отдел, МБУ МФЦ, ТОСП МБУ МФЦ по вопросам предоставления услуги по различным каналам связи, в т. ч. в электронном виде;

- высокая степень открытости информации о муниципальной услуге;

- удовлетворенность Заявителей качеством предоставления муниципальной услуги.

- отсутствие поданных в установленном порядке жалоб на решения, действия (бездействие), принятые и осуществленные при предоставлении муниципальной услуги

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры архивного отдела:

- регистрация запросов, рассмотрение их заведующим архивным отделом и передача на исполнение;

- анализ тематики запросов;

- подготовка и направление ответов авторам запросов.

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.1.1. Регистрация запросов и передача их на исполнение

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги. Поступившие в архивный отдел или через МФЦ письменные запросы о предоставлении документальной архивной информации регистрируются.

При обращении заявителя с запросом на оказание услуги через МФЦ, специалист МФЦ проверяет правильность заполнения запроса и комплектность документов, не позднее следующего рабочего дня с момента получения запроса передает их для рассмотрения в архивный отдел.

Заведующий архивным отделом осуществляет анализ тематики поступивших запросов с использованием архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов. При этом определяется:

- правомочность получения автором запроса запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну, и сведения конфиденциального характера;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.

В случае, когда заявитель не представил либо представил не полностью документы, необходимые для получения муниципальной услуги, указанные в пункте 2.6.1, специалист архивного отдела письменно уведомляет заявителя о личной явке для предоставления необходимых документов, определив срок.

Если заявитель не представил необходимые документы в срок, указанный в уведомлении о личной явке, заведующий архивным отделом за подписью руководителя аппарата администрации принимает решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги по основаниям, предусмотренным пунктом 2.7.7. настоящего административного регламента.

Прием и первичная обработка запросов, поступивших в электронном виде, через Портал, состоит в проверке подлинности электронной подписи через установленный федеральный информационный ресурс, ее соответствия требованиям действующего законодательства, полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для его исполнения.

После регистрации и рассмотрения заведующим архивным отделом запросы передаются специалисту, ответственному за запросы (обращения), связанные с предоставлением документальной архивной информации.

3.1.2. Анализ тематики запросов

Заведующий отделом обеспечивает оперативное рассмотрение запросов, доведение их до исполнителей.

Заведующий архивным отделом проверяет:

- правомочность получения автором запроса запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения.

В случае отсутствия в запросе достаточных данных, необходимых для его исполнения, или нечетко, неправильно сформулированного вопроса архивный отдел в 7-дневный срок письменно запрашивает об уточнении и дополнении запроса необходимыми сведениями.

По итогам анализа запроса архивный отдел:

- при отсутствии запрашиваемых сведений в архивном отделе информирует об этом автора запроса и, при необходимости, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;

- дает мотивированный отказ автору запроса в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3.1.3. Подготовка и направление ответов авторам запросов

Ответом на запросы заявителей о предоставлении документальной ретроспективной информации являются: архивная справка, архивная копия, архивная выписка, тематический перечень документов, тематический обзор архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов и информационные письма.

Архивный отдел по итогам анализа запроса и изучения архивных справочников:

- дает мотивированный отказ автору запроса в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации;

- при отсутствии запрашиваемых сведений направляет в адрес заявителя информационное письмо, содержащее информацию о не поступлении на хранение в архивный отдел запрашиваемых документов, при необходимости, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;

- направляет соответствующий (ие) запрос (ы) по принадлежности в другие архивы и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запроса, и информирует заявителя о результатах рассмотрения его запроса (ов).

При наличии в архиве фондов и документов, относящихся к предмету запроса, запрос исполняется по архивным документам и /или печатным изданиям.

Специалист архивного отдела, ответственный за исполнение запросов, готовит информационные материалы (архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов, информационные письма) и передает их на подпись заведующему архивным отделом (2-я подпись). В случае необходимости заведующий отделом возвращает запросы на доработку специалисту архивного отдела.

Ответы на запросы юридических и физических лиц, поступившие по почте, высылаются специалистом архивного отдела непосредственно в адрес заявителя, ответы на социально-правовые и тематические запросы, принятые на личном приеме, выдаются заявителям в назначенный день по предъявлению документа, удостоверяющего личность, под роспись на втором экземпляре получаемого документа, остающегося в делах архивного отдела, с указанием паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

Текущий контроль за соблюдением и исполнением должностными лицами архивного отдела положений настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, регулирующих предоставление данной муниципальной услуги, а также принятием решений ответственными должностными лицами администрации Тейковского муниципального района осуществляет уполномоченное должностное лицо администрации.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений осуществляется заведующим архивным отделом.

Текущий контроль осуществляется путем проведения заведующим архивным отделом проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Ивановской области.

Внеплановые проверки проводятся в случае поступления обращений физических или юридических лиц с жалобами на нарушения их прав и законных интересов.

Контроль за предоставлением муниципальной услуги может быть осуществлен со стороны граждан, их объединений и организаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц или муниципальных служащих

5.1. Обжалование действия (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.2. Заявитель в своей жалобе (обращении) в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество (в случае обращения с жалобой представителя - фамилию, имя, отчество заинтересованного лица, а также фамилию, имя, отчество уполномоченного представителя);

- полное наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица);

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

При необходимости к письменной жалобе могут быть приложены документы и материалы, подтверждающие суть жалобы, либо их копии.

5.3. Администрация Тейковского муниципального района:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.4. Ответ на жалобу подписывается главой Тейковского муниципального района, его заместителем.

5.5. Ответ на жалобу, поступившую в Администрацию, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.6. Письменная жалоба, поступившая в Администрацию, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях глава Тейковского муниципального района вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

5.7. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

5.8. Обращение заявителя считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращении вопросов.

Заявителю может быть отказано в удовлетворении жалобы.

5.9. Основания для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения:

1) отсутствие в жалобе необходимых сведений;

2) текст жалобы не поддается прочтению;

3) в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, а также членов их семей;

4) в жалобе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства;

5) в случае, если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

5.10. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в п. 5.8. настоящего Административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.11. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения, или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.