Приложение. Регламент об использовании конференц-зала Администрации Миасского городского округа

Приложение
к Постановлению Администрации МГО
от 2 апреля 2019 г. N 1429

Регламент
об использовании конференц-зала Администрации Миасского городского округа

1. Общие положения

Настоящее Положение разработано в целях упорядочения использования конференц-зала Администрации Миасского городского округа при организации проведения соответствующих мероприятий и устанавливает порядок его использования.

2. Используемые термины

Конференц-зал - специальное помещение Администрации МГО, предназначенное для проведения заседаний, встреч, совещаний, публичных слушаний, сессий, торжественных мероприятий, оснащенное специальными техническими средствами и оборудованием.

Заказчик - Собрание депутатов МГО, структурные подразделения Администрации МГО, организующие, по согласованию с руководителем аппарата Администрации МГО, проведение мероприятия в конференц-зале.

Организатор (распорядитель) - начальник административно-хозяйственного отдела Администрации МГО.

Технический исполнитель - отдел по информационной безопасности, связи и взаимодействию со СМИ Администрации МГО, обеспечивающий техническое сопровождение мероприятий, а также осуществляющий техническое обслуживание конференц-зала, включающее проведение профилактических и диагностических работ, планирование расходов на расходные материалы, плановые замены, оснащение, модернизацию специального оборудования.

Администратор - сотрудник технического исполнителя, осуществляющий техническое сопровождение мероприятий в конференц-зале.

3. Функции

3.1. Функции организатора (распорядителя):

- осуществление планирования и оперативный контроль загруженности конференц-зала;

- еженедельное составление плана использования конференц-зала;

- направлять еженедельный план использования конференц-зала и поступившие в срок не менее, чем за три дня заявки, для сведения и учета в работе в отдел взаимодействия с правоохранительными органами;

- определение условий использования конференц-зала;

- организация взаимодействия обслуживающих служб, заказчика, технического исполнителя и распорядителя;

- организация контроля за доступом в конференц-зал;

- обеспечение уборки конференц-зала;

- планирование расходов на обслуживание, ремонт конференц-зала, мебели, элементов интерьера;

- обеспечение соблюдения обслуживающим персоналом требований инструкции для обслуживающего персонала (приложение 2 к настоящему положению).

3.2. Функции технического исполнителя:

- обеспечение технического обслуживания конференц-зала в соответствии с регламентами производителей оборудования, его особенностями;

- планирование затрат на расходные материалы, плановые замены, оснащение, модернизацию специального оборудования;

- организация проведения профилактических и диагностических работ оборудования, используемого в конференц-зале;

- организация подготовки администраторов и контроль за надлежащим исполнением ими инструкции администратора конференц-зала (приложение 1 к настоящему положению).

3.3. Функции заказчика:

- обеспечение сохранности оборудования и имущества конференц-зала во время проведения мероприятия;

- обеспечение правопорядка во время проведения мероприятия:

- не менее чем за сутки, информирование организатора об изменении условий проведения мероприятия;

- обеспечение присутствия координатора действий администратора при сложном сценарии проведения мероприятия с множественными мультимедийными эффектами (переключение слайдов презентации, смена источников изображения, звука и прочее);

- обеспечение приведения помещения конференц-зала, по окончании проведения мероприятия, к первоначальному виду (расстановка мебели, вынос посторонних предметов, бумажных и иных материалов мероприятия).

4. Организация использования конференц-зала

4.1. Использование конференц-зала осуществляется согласно плану использования конференц-зала, который еженедельно разрабатывается организатором на основании заявок заказчиков и утверждается руководителем аппарата Администрации МГО.

4.2. Заявка должна содержать следующие сведения:

- дата и время проведения мероприятия;

- наименование заказчика;

- количество участников (делегатов и слушателей);

- повестка заявленного мероприятия;

- необходимые технические средства;

- ФИО и контактный телефон лица, ответственного за проведение мероприятия.

4.3. Заявки на использование конференц-зала для проведения мероприятий, ранее не включенные в план использования конференц-зала, должны быть направлены организатору не позднее 3 (трех) рабочих дней до даты проведения мероприятия.

4.4. Организатор определяет возможность выполнения заявки или необходимость изменения даты и/или времени проведения мероприятия.

4.5. После согласования даты и времени проведения мероприятия, организатор вносит изменения в план использования конференц-зала и уведомляет технического исполнителя и распорядителя о соответствующих изменениях плана использования конференц-зала.

4.6. В случае необходимости использования дополнительного оборудования заказчик по согласованию с техническим исполнителем предоставляет на время проведения мероприятия требуемое оборудование (либо его недостающий элемент) за свой счет и своими силами.

4.7. В случае необходимости специальной подготовки конференц-зала (напитки, стаканы, салфетки, наглядные пособия, изменения в интерьере и пр.) заказчик, по согласованию с организатором, выполняет необходимые работы.

4.8. В случае необходимости проведения технической проверки работ мультимедийных материалов заказчика, такая проверка производится не позднее, чем за 1 (один) день до даты проведения мероприятия администратором и представителем заказчика.

5. Порядок обслуживания конференц-зала

5.1. Организацию и контроль доступа в конференц-зал осуществляет распорядитель.

5.2.Порядок доступа в конференц-зал (в дни, когда в конференц-зале не проводятся мероприятия) определяется правилами:

- администратор может находиться в конференц-зале без предварительного согласования и сопровождения;

- без предварительного согласования и сопровождения представители распорядителя могут находиться в конференц-зале, если они ознакомлены с инструкцией обслуживающего персонала, о чем сделана запись в журнале инструктажа персонала;

- ключи от конференц-зала выдаются исключительно администратору и/или представителям распорядителя;

- доступ в конференц-зал прочим лицам без сопровождения администратора запрещается.

6. Учет использования конференц-зала

6.1. Для обеспечения сохранности имущества конференц-зала, контроля доступа, режима защиты информации распорядителем ведется журнал доступа в конференц-зал, в который вносятся следующие данные:

- время, когда взяты ключи;

- фамилия человека, взявшего ключи;

- время, когда ключи сданы;

- фамилия человека, сдавшего ключи.

6.2. Для учета времени работы конференц-зала техническим исполнителем ведется журнал технического учета использования оборудования, содержащий следующую информацию:

- время начала и продолжительность мероприятия;

- заказчик;

- ФИО администратора, обслуживающего мероприятие;

- особенности мероприятия.

6.3. Для учета неисправностей и их устранения в журнал технического учета использования оборудования вносится информация:

- дата, время возникновения, обнаружения неисправности, сбоя;

- администратор, обнаруживший неисправность, сбой;

- краткое описание признаков неисправности, сбоя;

- исполнитель, ответственный за устранение;

- результат диагностики;

- мероприятия по устранению, дата;

- исполнитель, устранивший неисправность.

7. Содержание конференц-зала

Расходы на содержание конференц-зала, профилактические работы и модернизацию оборудования планируются в смете расходов Администрации МГО.