Приложение N 1. Инструкция администратора конференц-зала

Приложение N 1
к Постановлению Администрации МГО
от 2 апреля 2019 г. N 1429

Инструкция
администратора конференц-зала

За 1 час (или более по указанию организатора) до начала мероприятия администратор открывает конференц-зал.

Перед началом мероприятия администратор конференц-зала должен:

1) Внести в журнал необходимую информацию.

2) Подключить дополнительное оборудование, если это предусмотрено планом мероприятия.

3) Проверить работоспособность оборудования в соответствии с рекомендациями производителя в следующем порядке:

- микрофонов;

- микшера;

- камер;

- плазменных панелей;

- экрана;

- проектора;

- МФУ;

- кондиционеров;

- других устройств, необходимых для проведения мероприятия.

4) Провести следующие работы:

- установить высоту и уровень звука;

- проверить установки камер.

5) Провести тестовый показ необходимых мультимедийных материалов.

6) Провести осмотр конференц-зала и оборудования совместно с представителем заказчика и составить акт с точным указанием переданного оборудования и состояния помещения.

Во время мероприятия администратор конференц-зала обязан:

- отслеживать неисправности, по возможности их устранять и заносить в журнал;

- переключать камеры;

- регулировать громкость звука,

- вести запись мероприятия на аудио, если это оговорено организатором;

- включать и/или выключать необходимые микрофоны, если участники мероприятия не делают это сами;

- обеспечивать своевременную демонстрацию мультимедийных материалов;

- регулировать температуру в конференц-зале с помощью системы кондиционирования,

- следить за сохранностью технического оборудования конференц-зала. В случае возникновения угрозы порчи или утраты имущества немедленно проинформировать об этом представителя Заказчика и препятствовать этому своими силами.

После окончания мероприятия администратор зала должен:

- осмотреть конференц-зал и оборудование и совместно с представителем заказчика составить акт;

- в случае порчи или утраты имущества или оборудования отметить это в акте,

- провести проверку оборудования,

- проверить заряд микрофонов и при необходимости обеспечить их зарядку;

- отключить оборудование,

- внести в журнал необходимую информацию;

Администратор зала должен не реже одного раза в неделю проводить техническое обслуживание:

- совершать очистку оборудования от пыли;

- проверка работоспособности оборудования в соответствии с программой диагностики, рекомендованной производителем оборудования.