Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации города Муравленко

Приложение
Утверждена
постановлением Администрации
города Муравленко
от 09.07.2019 N 426

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Муравленко

Инструкция по делопроизводству в Администрации города Муравленко (далее - Инструкция, Администрация города) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, использованию, исполнению и хранению документов Администрации города и ее структурных подразделений в процессе осуществления возложенных на них функций.

I. Термины и определения

Автор документа - орган, организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

бланк документа - лист бумаги белого цвета или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности;

делопроизводитель, ответственный делопроизводитель - лицо, ответственное за ведение делопроизводства в Администрации города, ее структурном подразделении, назначаемое правовым актом Администрации города, ее структурного подразделения;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Администрации города, ее структурном подразделении;

документ - официальный документ, созданный Администрацией города, ее структурным подразделением, органом государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, иным государственным органом власти, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

документальный фонд - совокупность документов, образующихся в процессе деятельности Администрации города, ее структурного подразделения (созданные в них и полученные ими в результате взаимодействия с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, органами местного самоуправления, общественными объединениями, организациями и гражданами);

архивный фонд - совокупность документов, состоящая из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, подлежащих хранению в Администрации города, ее структурном подразделении;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина - направленные в Администрацию города, ее структурное подразделение или их должностным лицам в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина;

официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;

печать - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица или копии документа посредством нанесения оттиска;

подлинник документа - первый, единственный или оговоренный в тексте самого документа экземпляр документа, а также все экземпляры электронного документа, подписанные при помощи электронной подписи и иных аналогов собственноручной подписи в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации;

подразделение делопроизводства - структурное подразделение, на которое правовыми актами возложены функции по организации и ведению делопроизводства;

регистрационно-контрольная карточка (РКК) - запись базы данных системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - база данных), отображаемая в ее визуальных формах, включающая в себя электронный документ или электронный образ документа и все реквизиты, необходимые для однозначной идентификации документа и определяющие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в РКК;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

система электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

штамп - устройство прямоугольной или иной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав архивного фонда Российской Федерации;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия;

электронный документ СЭДД - РКК СЭДД документа, прошедшего регистрацию, и содержащая требуемый набор реквизитов, включая содержание, подписанная электронной подписью в установленном порядке.

II. Общие положения

2.1. Основы реализации делопроизводства

2.1.1. Реализация делопроизводства и документационного взаимодействия, в том числе с использованием электронных документов и электронных образов документов, Администрации города, ее структурных подразделений, образуемых ими коллегиальных органов, муниципальных учреждений, осуществляется с использованием СЭДД.

С использованием региональной межведомственной системы электронного документооборота автономного округа (далее - РМСЭД) осуществляется документационное взаимодействие, в том числе с использованием электронных документов и электронных образов документов, с федеральными органами государственной власти, органами местного самоуправления в Ямало-Ненецком автономном округе, муниципальными учреждениями, организациями и предприятиями, являющимися ее участниками.

Документационное взаимодействие, в том числе с использованием электронных документов и электронных образов документов, с федеральными органами государственной власти и органами власти субъектов Российской Федерации осуществляется с использованием системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО). Текущий перечень участников МЭДО указан в базе данных "Справочник организаций" в просмотре "Организации-участники МЭДО"

Организация документационного взаимодействия по отдельным направлениям деятельности возможна с использованием иных систем в порядке, установленном законодательством Российской Федерации или Ямало-Ненецкого автономного округа.

2.1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ямало-Ненецкого автономного округа, государственным стандартом (ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76, Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, правовыми актами муниципального образования город Муравленко.

2.1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами в Администрации города и ее структурных подразделениях, независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами и электронными образами документов, включая подготовку, обработку, исполнение, использование и хранение документов, осуществляемые с использованием СЭДД.

2.1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определяются в инструкции, утверждаемой правовым актом Администрации города (далее - Инструкция ДСП).

Требования настоящей Инструкции применяются:

- к бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документации - в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение;

- к документам, порядок подготовки, оформления и работы с которыми утверждены правовыми актами Администрации города, ее структурных подразделений, - в части вопросов, не урегулированных такими правовыми актами.

2.1.5. Общее нормативно-методическое руководство организацией делопроизводства в Администрации города, ее структурных подразделениях, в том числе с использованием СЭДД, ее совершенствование, а также осуществление контроля исполнительской дисциплины и обеспечения установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагается на организационное управление Администрации города (далее - организационное управление).

2.2. Основы организации делопроизводства

2.2.1. Организационное управление непосредственно осуществляет организацию и ведение делопроизводства Главы города Муравленко, заместителей главы Администрации города, Администрации города, организационного управления.

Организация и ведение делопроизводства структурных подразделений Администрации города (далее - структурные подразделения) осуществляется делопроизводителями или подразделением делопроизводства.

Закрепление основных функций по ведению делопроизводства и архива должно быть отражено в положениях структурных подразделений, персональная ответственность за их выполнение - в должностных инструкциях работников структурного подразделения.

К основным функциям по ведению делопроизводства и архива относятся:

- прием и обработка корреспонденции;

- регистрация документов;

- контроль за исполнением документов;

- разработка номенклатуры дел;

- осуществление экспертизы ценности документов;

- формирование дел и их текущее хранение;

- организация архивного хранения документов;

- оформление дел и подготовка к передаче на архивное хранение.

2.2.2. При работе с документами не допускается вносить в них исправления, а также работать с ними вне служебных помещений. Сотрудники обязаны соблюдать физическую целостность оригиналов документов, приложений и резолюций к ним, обеспечить их возврат в установленном настоящей Инструкцией порядке.

При обнаружении утраты оригинала документа постоянного хранения или значительных физических повреждений, делающих невозможным его дальнейшее использование и хранение, проводится служебная проверка.

2.2.3. С содержанием проектов документов, документов, приложений и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Информация, раскрывающая содержание документов, не подлежит разглашению или несанкционированному распространению.

2.2.4. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку сотрудник обязан передать находящиеся у него на исполнении, контроле или хранении документы лицу, его замещающему, или иному должностному лицу по указанию непосредственного руководителя. В случае отсутствия таковых документы передаются непосредственному руководителю. При увольнении или переводе по службе передаче по акту подлежат все документы.

2.2.5. Предоставление и лишение полномочий сотрудников по работе и прав доступа к документам в СЭДД осуществляется администратором СЭДД по заявкам (служебным запискам) структурных подразделений.

Передача идентификационного файла Lotus/Notes, Lotus - имени и индивидуального пароля недопустима. Все действия с документами, совершенные от Lotus - имени сотрудника, считаются совершенными данным сотрудником, вне зависимости от его фактического присутствия на рабочем месте.

2.2.6. Руководители, сотрудники структурного подразделения при подготовке, обработке, использовании, исполнении и хранении документов обязаны обеспечить строгое соблюдение требований настоящей Инструкции.

2.2.7. Вновь принятые сотрудники структурного подразделения должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией в обязательном порядке.

2.2.8. Сотрудники структурных подразделений несут дисциплинарную ответственность, а также ответственность, установленную законодательством Российской Федерации за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

III. Создание документов

3.1. Бланки документов, печати и штампы

3.1.1. Документы, создаваемые на бумажном носителе, оформляются в порядке, установленном настоящей Инструкцией. Все документы должны иметь установленный настоящей Инструкцией состав реквизитов.

Электронные документы СЭДД создаются в форме РКК соответствующих баз данных. Электронные документы, направляемые адресатам, не являющимся участниками РМСЭД, создаются в соответствии с правилами, утвержденными правовыми актами Российской Федерации или операторами используемых систем электронного взаимодействия.

3.1.2. Бланки Администрации города и структурных подразделений изготавливаются средствами электронно-вычислительной техники в точном соответствии с положениями настоящей Инструкцией и положениями о структурных подразделениях. Ответственность за изготовленные на бланках структурных подразделений служебные документы, их правильное оформление и использование возлагается на руководителей структурных подразделений.

Порядок оформления документов на бланках Администрации города установлен разделом 3.2 настоящей Инструкции.

При использовании бланков, изготовленных типографским способом, порядок их изготовления, учёта, использования, хранения, уничтожения устанавливается правовым актом Администрации города (структурного подразделения).

3.1.3. Документы, создаваемые в Администрации города, оформляются на бланках, изготовленных средствами электронно-вычислительной техники, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), иных стандартных форматов, или в виде электронных документов.

Бланки документов разрабатываются в соответствии с Методическими рекомендациями по оформлению эскизов бланков документов Администрации города (приложение N 1) на основе продольного варианта расположения реквизитов: реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля документа. Допускается использование структурными подразделениями угловых бланков.

3.1.4. В Администрации города применяются следующие виды бланков:

3.1.4.1. с воспроизведением герба муниципального образования

- бланк постановления Администрации города;

- бланк распоряжения Администрации города;

- бланк приказа заместителя главы Администрации города;

- бланк письма Администрации города;

- общий бланк Администрации города;

3.1.4.2. без воспроизведения герба муниципального образования:

- бланк приказа структурного подразделения, являющегося юридическим лицом;

- бланк письма структурного подразделения;

- бланк протокола.

3.1.5. На бланках с изображением герба муниципального образования город Муравленко (далее - гербовые бланки) право подписи имеют Глава города Муравленко и заместители главы Администрации города.

При подготовке отдельных видов документов (например: гарантийные письма, доверенности) допускается использование подписи иного должностного лица в качестве дополнительной подписи.

3.1.6. На бланках структурных подразделений оформляются документы за подписью руководителя структурного подразделения и (или) его заместителей, должностного лица, исполняющего (временно исполняющего) обязанности руководителя структурного подразделения или его заместителя, если иное не установлено положением о структурном подразделении, инструкцией по делопроизводству, иным правовым актом структурного подразделения.

3.1.7. Образцы бланков Администрации города утверждаются правовым актом Администрации города.

Образцы бланков структурных подразделений, являющихся юридическими лицами, утверждаются приказами руководителей соответствующих структурных подразделений, а также могут являться приложениями к положению о структурном подразделении, инструкции по делопроизводству структурного подразделения.

Образцы бланков структурных подразделений, не являющихся юридическими лицами, могут являться приложениями к положению о структурном подразделении, инструкции по делопроизводству структурного подразделения.

Проекты правовых актов Администрации города и структурных подразделений, содержащих положения об утверждении образцов бланков, подлежат согласованию с организационным управлением и отделом по делам архивов Администрации города.

3.1.8. Для документов, подготавливаемых Администрацией города или структурным подразделением совместно с иными структурными подразделениями, издаваемых на регулярной основе и имеющих постоянный состав соавторов, могут быть подготовлены и утверждены соответствующие бланки.

3.1.9. В деятельности Администрации города и ее структурных подразделений используются печати и штампы:

- печать с воспроизведением герба муниципального образования город Муравленко;

- регистрационные штампы Администрации города и структурных подразделений;

- круглые печати структурных подразделений.

3.1.10. В деятельности Администрации города и структурных подразделений могут быть использованы иные штампы, предназначенные для проставления на документах в виде оттисков реквизитов, отражающих ход согласования, движения или исполнения документов.

В случае необходимости заверения отдельных видов документов в Администрации города и структурных подразделениях могут использоваться круглые печати структурных подразделений. Определение применения таких печатей, назначение ответственных за их использование и хранение утверждается правовым актом Администрации города или локальным правовым актом структурного подразделения.

3.2. Оформление документов на бумажном носителе

3.2.1. Документы подготавливаются с использованием компьютерной техники и офисного программного обеспечения. Оформление документов на бумажном носителе осуществляется специальными периферийными устройствами. Отдельные внутренние документы могут писаться от руки (например: резолюция, заявление, объяснительная записка).

Документы на бумажном носителе оформляются на одной стороне бланков или стандартных листов бумаги белого цвета, как правило, формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом черного цвета. Допускается оформление документов на бумаге иных стандартных форматов. Выбор формата бумаги зависит от вида и объема документа.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

при книжной ориентации:

30 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее;

при альбомной ориентации:

30 мм - верхнее, 10 мм - нижнее, 20 мм - левое, 20 мм - правое.

3.2.2. При подготовке документов в электронной форме рекомендуется использовать отечественные метрические аналоги шрифта Times New Roman размером N 12-14 с одинарным межстрочным интервалом, обычным межсимвольным интервалом без смещения и без переноса (разбиения) слов. Использование шрифта с параметрами, отличными от данных, оговаривается отдельно.

Для отделения реквизитов документа используется набор строк (и) непечатаемых символов с параметрами шрифта предыдущего реквизита (далее - пустая строка).

При необходимости размещения текста документа на фиксированном количестве листов, при условии сохранения общей структуры оформления и уровня восприятия документа допускается уменьшение количества пустых строк, разделяющих реквизиты документа. Предпочтительным способом является более тщательная проработка текста документа.

3.2.3. Выписки из документов оформляются в соответствии с правилами оформления соответствующего вида документа и содержат информацию в части полномочий или ответственности получателя. Разделы (реквизиты), не имеющие доступного содержания, могут опускаться.

3.2.4. Документы имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.2.4.1. Герб муниципального образования город Муравленко

Описание: два опрокинутых золотых ключа накрест, переплетенные кольцами (ушками) в лазоревом (голубом, синем) поле над зубчатой пересеченной вверху лазурью с серебряными опрокинутыми остриями, обремененными одним ромбом в цвет поля каждый, и сопровождаемая серебряными ромбами, по одному между двумя остриями, а внизу черной оконечностью, обремененной тонким, составленным из серебряных ромбов, поясом.

На бланках Администрации города изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Администрации города".

3.2.4.2. Наименование Администрации города (структурного подразделения)

Наименование Администрации города (структурного подразделения) - автора документа, должно соответствовать его наименованию, указанному в Уставе муниципального образования город Муравленко, или утверждённом положении о структурном подразделении. Над наименованием структурного подразделения указывается наименование Администрации города.

Если структурное подразделение подготавливает документ совместно с другим структурным подразделением или должностными лицами Администрации города (далее - должностные лица), то документ оформляется на стандартном листе бумаги. Наименования структурных подразделений, должностей должностных лиц одного уровня располагаются на одном уровне. Наименования структурных подразделений, должностей должностных лиц разного уровня располагаются друг под другом. Для данных документов, издаваемых на регулярной основе и имеющих постоянный состав соавторов, могут быть изготовлены соответствующие бланки.

3.2.4.3. Справочные данные об Администрации города (структурном подразделении)

Справочные данные об Администрации города (структурном подразделении) указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов и/или факса, официальный адрес электронной почты, Интернет - адрес и другие сведения по усмотрению Администрации города (структурного подразделения).

Порядок написания почтового адреса оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).

3.2.4.4. Наименование вида документа

Наименование вида издаваемого документа (например: ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа (при их наличии) или указывается при оформлении документа, в том числе на общем бланке.

В письмах наименование вида документа не указывается.

В РКК СЭДД наименование вида документа выбирается из редактируемого классификатора.

3.2.4.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (например: распоряжение, письмо, докладная, служебная записка, акт), утверждения (например: инструкция, положение, правило, регламент, план, отчет), события, зафиксированного в документе (например: протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (например: докладная, служебная записка, заявление).

Дата документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформляемых не на бланках, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита одной - двумя пустыми строками.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более структурными подразделения, является дата более поздней подписи.

Дата документа оформляется цифровым или словесно-цифровым способом.

При цифровом способе дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, отделенными точкой: 09.03.2019 (без добавления "г." или иных буквенных обозначений).

При словесно-цифровом способе дата документа оформляется в следующей последовательности: число (две арабские цифры), месяц (словом), год (четыре арабские цифры) с добавлением слова "год" в соответствующем падеже или его сокращением до "г." Например: 09 марта 2019 года или 09 марта 2019 г.

Написание даты во всех реквизитах документа осуществляется аналогично.

При упоминании в тексте документа нескольких дат рекомендуется использование единого способа их оформления (только цифровой или только словесно-цифровой).

3.2.4.6. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд Администрации города (структурного подразделения) по месту регистрации.

Регистрационный номер формируется строго в соответствии с Порядком формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов структурного подразделения Администрации города - участника СЭДД, утверждаемым Администрацией города (далее - Порядок регистрации), и является уникальным в пределах каждого года.

Регистрационный номер документу присваивается после подписания (утверждения) документа. Исключения могут составлять документы, номер которых указывается при их составлении (например: акты, протоколы).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой ("/" регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований в заголовочной части документа.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Регистрационный номер в дальнейшем изменению не подлежит.

В РКК СЭДД регистрационный номер формируется автоматически или в ручном режиме в момент регистрации документа.

3.2.4.7. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включена в состав реквизитов бланка письма, указывается исполнителем при подготовке письма-ответа и проставляется до его регистрации. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру, присвоенному автором документа, и дате поступившего документа.

Данный реквизит обязателен для писем, которые являются ответами на поступившие запросы. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, снижает время обработки, повышает оперативность доставки исполнителю. Указание в тексте письма ссылки на исходящий номер и дату документа не рекомендуется.

В РКК ответного документа в обязательном порядке устанавливается связь с РКК исходного документа.

3.2.4.8. Место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывается на бланках документов в случае невозможности получения указанных сведений из названия учреждения - автора документа.

При оформлении протоколов указывается фактическое место проведения мероприятия.

На бланке письма место составления или издания документа отдельно не указывается, а помещается в реквизите "Справочные данные об Администрации города (структурном подразделении)".

3.2.4.9. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию, осуществляется в порядке, определенном Инструкцией ДСП.

3.2.4.10. Адресат

Документы адресуются в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, органы местного самоуправления, общественным объединениям, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита. Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 88 мм.

При адресовании документа в федеральный орган государственной власти, орган государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, орган местного самоуправления, общественное объединение, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например (здесь и далее примеры наименований являются условными):

                                       Правительство

                                       Российской Федерации

или:

                                       Министерство связи и

                                       массовых коммуникаций

                                       Российской Федерации

или:

                                       Департамент внутренней политики

                                       Ямало-Ненецкого автономного округа

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование федерального органа государственной власти, органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, органа местного самоуправления, общественного объединения, организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

                                     Министерство образования и науки

                                     Российской Федерации,

                                     департамент информационной

                                     политики,

                                     ведущему специалисту

                                     А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю федерального органа государственной власти, органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, органа местного самоуправления, общественного объединения, организации его (ее) наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

                                              Генеральному директору

                                              ЗАО "Крайний Север"

                                              И.И. Иванову

При адресовании документов лицам, имеющим звание (ученое или воинское) или ученую степень, после должности через запятую может указываться звание или ученая степень, например:

                                            Ректору государственного

                                            образовательного учреждения

                                            высшего профессионального

                                            образования "Новосибирский

                                            государственный университет",

                                            члену-корреспонденту

                                            Российской академии наук

                                            М.П. Федоруку

или

                                          Командиру войсковой части 7425,

                                          генерал-майору внутренних войск

                                          Г.А. Новикову

Во всех видах написания адреса инициалы и фамилия адресата отделяются одной пустой строкой. Инициалы от фамилии отделяются разделительным пробелом. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

В реквизите "Адресат" допускается использование официально принятых сокращенных наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, отделяемый одной пустой строкой.

Порядок написания почтового адреса оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, и содержит следующие реквизиты:

- наименование адресата (наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (например: города, поселка, села, деревни);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области), республики;

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс,

например:

                                         Государственная корпорация

                                         "Банк развития и

                                         внешнеэкономической деятельности

                                         (ВНЕШЭКОНОМБАНК)"

                                         просп. Академика Сахарова, д. 9,

                                         Москва, 107996

или при адресовании физическому лицу:

                                         Сидорову С.П.

                                         ул. Полярная, д. 8, кв. 28,

                                         г. Салехард, Ямало-Ненецкий

                                         автономный округ, 629007

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в Ямало-Ненецком автономном округе, органы государственной власти Ямало-ненецкого автономного округа и органы местного самоуправления, постоянным корреспондентам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. Обращение в тексте документа в этом случае относится к первому, основному адресату. Остальным указанным адресатам документ направляется в копиях с целью информирования о направлении данного документа во все указанные адреса.

При большем числе адресатов составляют список рассылки документа, который прилагается к документу. В этом случае реквизит "Адресат" дополняется следующими словами:

                                                     (по списку)

Если документ отправляют нескольким однородным адресатам, то их указывают обобщенно, например:

                                              Структурные подразделения

                                              Администрации города

или должностным лицам

                                              Руководителям учреждений,

                                              предприятий города

                                              Руководителям структурных

                                              подразделений Администрации

                                              города Муравленко

Составление списка рассылки не требуется при направлении документа всему составу однородных адресатов.

В данном случае готовится один комплект документов, электронные образы которых размещаются в РКК документа, направление адресатам осуществляется средствами СЭДД, РМСЭД или в копиях.

В случае отнесения документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в различные дела, РКК и список рассылки готовятся отдельно для каждого номенклатурного индекса.

3.2.4.11. Гриф утверждения документа

Документ утверждается уполномоченным должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), отделенного одной пустой строкой от наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                           УТВЕРЖДАЮ

                                           первый заместитель главы

                                           Администрации города

                                           личная подпись    И.О. Фамилия

                                           31 мая 2019 года

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают слева направо и сверху вниз в соответствии с должностной иерархией. При равенстве должностей грифы утверждения располагают в алфавитном порядке фамилий.

УТВЕРЖДАЮ                               УТВЕРЖДАЮ

первый заместитель главы                заместитель главы Администрации

Администрации города                    города, руководитель аппарата

личная подпись         И.О. Фамилия     личная подпись       И.О. Фамилия

12 апреля 2016 года                     12 апреля 2016 года

При утверждении документа постановлением, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

                                            Утвержден

                                            постановлением Администрации

                                            города Муравленко

                                            от 07.05.2019 N 187

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита. Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 88 мм.

3.2.4.12. Указания по исполнению документа

Указание по исполнению документа (далее - резолюция) дается должностным лицом, получившим документ в соответствии с его адресованием, направлением по подведомственности или на исполнение. Резолюция оформляется средствами СЭДД на унифицированном бланке резолюции в РКК или рукописным способом непосредственно на самом документе в местах, свободных от текста или с минимальным его перекрытием, и включает фамилии, инициалы исполнителей; содержание поручения и срок его исполнения (при необходимости); дату; подпись должностного лица или ее заверение (на бумажном носителе) или отметку о его рассмотрении (в электронном виде).

По документам, поступившим с рассмотрения, осуществляется приведение проекта резолюции в СЭДД в соответствие с полученными указаниями.

3.2.4.13. Наименование либо аннотация документа

Наименование либо аннотация документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа, должно точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Оно может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене..." "Об оказании..." "О создании..." и должно быть согласовано с наименованием вида документа. Заголовок должен содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено.

Например: "О подготовке проекта договора..."

При оформлении служебных писем целесообразность указания наименования документа определяет исполнитель документа по согласованию с должностным лицом, его подписывающим.

Заголовок к служебным письмам оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" между реквизитами "Адресат" и "Текст документа" шрифтом размерами N 10-12 в 2 - 3 строки; ширина зоны расположения реквизита - не более 72 мм от левого поля документа до его правой границы.

В проектах правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

Заголовок начинается с прописной буквы и печатается строчными буквами без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится.

При оформлении документа средствами СЭДД наименование либо аннотация документа вносится в РКК в поле "Заголовок" в обязательном порядке (кроме документов с грифом "ДСП".

3.2.4.14. Отметка о контроле

Отметка о контроле может проставляться на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" или рукописным способом на верхнем поле документа справа.

Дополнительно может проставляться срок исполнения в виде даты завершения исполнения.

В РКК документа, поручения и резолюции отметка о контроле выводится в верхней, нередактируемой части, которая автоматически формируется на основании информации, размещенной во вкладке "Контроль".

3.2.4.15. Текст документа

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. В тексте следует применять только общепринятые или официально установленные сокращения (приложение N 2), а также в тексте могут применяться сокращения, образованные в порядке, установленном государственным стандартом (ГОСТ Р 7.0.12-2011 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись сокращения слов и словосочетаний на русском языке. Общие требования и правила).

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение...; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа:... Администрация города Муравленко постановляет...;... комиссия решила...;... управление не считает возможным...;

1-го и 3-го лица множественного числа:... просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от 1-го или 3-го лица множественного числа: приказываем..., решили...

В письмах при использовании именного обращения текст излагается от 1-го лица единственного числа.

Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от наименования документа (именного обращения - для писем) интервалом в две - три пустых строки.

Текст выравнивается по ширине страницы. Переносы и разбивание слов не допускаются. Первая строка абзаца оформляется с отступом в 12,5 мм.

Не допускается разнесение по разным строкам составных частей написания даты и написания номера правового акта, инициалов и фамилии, числовых значений и их единиц измерения, для чего рекомендуется использовать специальные символы ("неразрывный пробел" "неразрывный дефис", но не наборы иных непечатаемых символов ( "пробел" "абзац".

В тексте документа, подготовленного на основании законов, иных нормативных правовых актов, документов, ранее изданных Администрацией города (структурным подразделением) - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Если названия органов, учреждений, объектов упоминаются в тексте несколько раз, то первый раз следует давать полное наименование, а затем в скобках сформулировать сокращенный вариант (по форме: "далее -...", который далее будет употребляться в тексте.

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

При размещении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются шрифтом размерами N 11-12 в центре верхнего поля арабскими цифрами без добавочных слов и символов ("страница" "стр.". Страницы каждого приложения к документу могут нумероваться отдельно по этим же правилам или продолжать нумерацию страниц основного документа.

При оформлении писем средствами СЭДД текст документа может вноситься в РКК в поле "Текст" в виде непосредственно текстовой части документа.

Часть содержания текста документа и (или) приложения может быть оформлена в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Если таблица размещается более чем на одной странице, графы таблицы на первой странице должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть указаны только номера этих граф.

Для таблиц возможно использование шрифта иных размеров и частичное отступление от указанного форматирования, в случаях необходимости размещения значительного количества строк и граф или большого объема текста в ячейках, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания при переносе на бумажный носитель.

Приложения размещаются в РКК в поле "Файлы" в виде исходных файлов.

3.2.4.16. Отметка о наличии приложений

Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к правовым актам, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

Отметка о наличии приложений к служебному письму оформляется под текстом письма с абзацным отступом от границы левого поля и отделяется от основного текста одной пустой строкой.

Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии имеет вид:

     Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если имеется приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров.

При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N), при этом вторая и последующие строки отметки выравниваются по началу первого предложения, например:

Приложение:     1.  Положение об организационном управлении

                Администрации города Муравленко на 23 л. в 1 экз.

                2.  Порядок предоставления ежегодных дополнительных

                оплачиваемых отпусков на 5 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение:     проект постановления Администрации города Муравленко

                "О..." и приложения к нему, всего на 15 л. в 1 экз.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывают, а указывают только количество экземпляров.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:     справка о неплатежеспособных предприятиях, для

                служебного пользования, N 26-ДСП, на 2 л. в 1 экз

В случае приложения к письму электронных документов или электронных образов документов на сменном носителе об этом делается отметка в виде указания наименований и/или количества прилагаемых файла/файлов и, возможно, вида носителя, например:

     Приложение: 5 файлов на оптическом носителе.

или

     Приложение: файл "Проект распоряжения.doc" на  оптическом  носителе.

Если приложение содержит одновременно документ и его электронный образ, то об этом также делается отметка:

     Приложение: на  5 л.  в 1 экз.  и  электронный  образ  на  магнитном

носителе.

В случае отправления электронного образа документа на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке, об этом делается отметка:

Приложение:     на  35  л.  в  1  экз.  и   электронная  копия  на  адрес

                otvet@yanao.ru.

В случае направления электронного образа прилагаемого документа исключительно средствами СЭДД на сопроводительном письме указывается:

- для органов и государственных учреждений Ямало-Ненецкого автономного округа:

     Приложение: РКК СЭДД.

     - для участников РМСЭД:

     Приложение: РКК РМСЭД.

В этом случае файлы приложений размещаются в поле "Файлы" РКК данного документа.

В приложении к правовым актам на первом его листе в правом верхнем углу с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита пишутся слова "Приложение N" отделенные одной строкой непечатаемых символов от наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                             Приложение N 2

                                             к распоряжению Администрации

                                             города Муравленко

                                             от 30 июля 2015 года N 734

Если приложение одно, оно не нумеруется.

Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 88 мм.

Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, насыщенным шрифтом, центруется по странице (например: Положение, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК).

3.2.4.17. Подпись должностного лица

Подпись должностного лица включает наименование должности лица (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), подписывающего документ, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Первый заместитель

главы Администрации города          личная подпись           И.О. Фамилия

или на бланке структурного подразделения:

Начальник управления                личная подпись           И.О. Фамилия

Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

В служебных письмах допускается дополнять подпись словами "С уважением" набираемыми от левого поля документа в строке, предшествующей указанию должности (при наличии) или расшифровки подписи.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей, например:

Первый заместитель

главы Администрации города              личная подпись       И.О. Фамилия

Начальник отдела бухгалтерского учета

Администрации города                   личная подпись        И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

первый заместитель главы               заместитель главы Администрации

Администрации города                   города, руководитель аппарата

личная подпись         И.О. Фамилия    личная подпись        И.О. Фамилия

В документах коллегиальных органов указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности (статус) в составе коллегиального органа, например:

Председатель комиссии        личная подпись              И.О. Фамилия

Секретарь комиссии           личная подпись              И.О. Фамилия

Члены комиссии:

                             личная подпись              И.О. Фамилия

                             личная подпись              И.О. Фамилия

Подписи членов коллегиального органа располагаются в алфавитном порядке их фамилий.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия, инициалы.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности должностного лица с правом подписи, данный факт подлежит отображению, например:

И.о. начальника управления         личная подпись       И.О. Фамилия

Исполняющий обязанности

Начальника управления              личная подпись       И.О. Фамилия

В случае оформления на бумажном носителе электронного документа, подписанного электронной подписью, факт подписания должен быть удостоверен. В этом случае делопроизводитель в зоне размещения личной подписи рукописным способом или оттиском штампа проставляет отметку о заверении, содержащую:

- наименование органа места регистрации или получения документа;

- текст "Копия электронного документа, подписанного электронной подписью" и "ВЕРНО"

- фамилию и инициалы заверителя и его собственноручную подпись.

При наличии технической возможности и в случае использования квалифицированной усиленной электронной подписи отметка о заверении формируется автоматически средствами СЭДД при выводе документа на печать.

3.2.4.18. Гриф согласования документа (внешнее согласование)

Согласование проекта документа с другими структурными подразделениями, органами государственной власти автономного округа, органами местного самоуправления, общественными объединениями и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования документа располагается ниже реквизита "Подпись" слева в нижнем углу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, полного наименования должности должностного лица, с которым согласован документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

                                       СОГЛАСОВАНО

                                       первый заместитель главы

                                       Администрации города

                                       личная подпись        И.О. Фамилия

                                       дата

Слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек) отделяется одной пустой строкой от следующих реквизитов.

Все составные части реквизита располагают с выравниванием по границе левого поля документа. Длина самой длинной строки реквизита не должна превышать 88 мм.

Если согласование осуществляют другим документом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

     СОГЛАСОВАНО

     письмо Администрации города

     от 05.05.2015 N 101/318

При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне. При значительном количестве согласующих грифы согласования могут располагаться на отдельном листе. В этом случае на основном документе, в месте, предусмотренном для расположения грифа согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

3.2.4.19. Виза (внутренне согласование)

Согласование проекта документа с заместителями главы Администрации города, должностными лицами, руководителями и специалистами структурных подразделений оформляется визой.

Виза, оформленная на бумажном носителе, включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), проставляемой в виде оттиска штампа или рукописным способом и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например: "Замечания по тексту", "Согласен с учетом замечаний".

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются в отдельном документе (заключении), который подписывают, датируют и прилагают к документу, или направляются автору документа в виде отдельного письма или приложения к сопроводительному письму. В этом случае в визе согласования указывается "С замечаниями".

Для отдельных видов документов возможно оформление виз на отдельном листе согласования. В этом случае лист согласования согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции (с учетом специфики конкретного вида документа и типа согласования) печатается на оборотной стороне листа проекта документа, на котором предусматривается подпись должностного лица. Документ может быть согласован в электронном виде средствами СЭДД с использованием механизма "Согласование". При оформлении документа на бумажном носителе результат электронного согласования выводится на печать аналогично листу согласовании и заверяется инициатором процесса согласования.

При наличии листа согласования вышеуказанные реквизиты и замечания располагают в соответствующих графах.

При передаче проектов документов допускается полистное визирование (парафирование) документа и его приложений. В этом случае дополнительного заверения визы печатью или иным способом не требуется. Расшифровка подписи указывается на первом и последнем листах визируемого документа, а также на листах, на которых предусмотрена подпись автора документа.

3.2.4.20. Оттиск печати

Оттиск печати используется для удостоверения документов, подписанных должностными лицами, которые обладают правом подписи таких документов, а также при заверении копий документов.

Не заверяется оттиском печати подпись на служебных письмах, оформленных на гербовых бланках Администрации города, бланках структурных подразделений, муниципальных правовых актах, правовых актах структурных подразделений.

Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных федеральным законодательством, законодательством Ямало-Ненецкого автономного округа, муниципальными правовыми актами, а также на утвержденных унифицированных формах документов в местах, для этого предназначенных (отметка "Место печати", "МП" или иные аналогичные отметки).

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать должна захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

При проставлении оттиска печати используется штемпельная краска оттенков синего, фиолетового цветов.

3.2.4.21. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Заверению подлежат копии документов (выписки из документов), включенных в состав документального фонда Администрации города (структурного подразделения), то есть созданные или полученные ими во исполнение утвержденных полномочий.

Для свидетельствования верности копии документа (выписки из документа) подлиннику одностраничного документа на свободном месте под текстом оформляется в виде текста или оттиска штампа реквизит "Отметка о заверении копии", включающий указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, оттиск печати, например:

     Подлинник документа находится в деле Администрации города

     N _______ за __________ г.

     Верно

     должность подпись И.О. Фамилия

     дата печать

Правом заверения копий служебных документов, полученных путем ксерокопирования оригиналов документов, обладают:

- структурные подразделения, создавшие (получившие) документы;

- организационное управление - при заверении копий документов, подписанных Главой города Муравленко и заместителями главы Администрации города (в период официального отсутствия начальника организационного управления данная функция осуществляется начальником отдела организационно-документационной работы организационного управления);

- отдел по организации работы Городской Думы организационного управления - при заверении копий документов, подписанных Председателем Городской Думы и заместителем Председателя Городской Думы.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Копия верна" каждый лист многостраничной копии документа.

Многостраничные копии (выписки из документов) при необходимости также заверяются в следующем порядке: страницы нумеруются, листы прошиваются на два-четыре прокола, на концы прошивочной нити, разнесённые в разные стороны, на оборотной стороне последнего листа наклеивается лист, размером не более чем 74 х 105 мм, на котором указывают/проставляют:

- текст/оттиск штампа по формату и содержанию реквизита "Отметка о заверении копии" ;

- текст/оттиск штампа "Прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью" с указанием уполномоченного структурного подразделения, осуществившего заверение, должности и Ф.И.О. заверяющего должностного лица, даты и количества листов (цифрами и прописью);

- оттиск печати уполномоченного структурного подразделения без воспроизведения герба муниципального образования проставляется так, чтобы он захватил оба текста/оттиска штампов.

Допускается копию, выписку из документа заверять оттиском круглой печати структурного подразделения - автора документа без воспроизведения герба муниципального образования.

Копия правового акта, полученная при использовании средств электронно-вычислительной техники, заверяется:

- оттиском круглой печати отдела организационно-документационной работы организационного управления (далее - ООДР) - при заверении копий правовых актов Администрации города;

- оттиском круглой печати отдела по организации работы Городской Думы организационного управления - при заверении копий правовых актов Городской Думы.

При заверении копии приложения к правовому акту Администрации города оттиск печати ООДР проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. При этом оттиск должен захватывать часть текста, удостоверяющего реквизиты правового акта, которым утверждено данное приложение.

Для получения заверенной надлежащим образом копии правового акта Администрации города с единичного подлинного экземпляра в адрес организационного управления Администрации города направляется в письменном виде заявка, в которой указывается вид, наименование, номер и дата документа, обоснование представления копии и требуемое количество экземпляров.

Копии электронных документов СЭДД, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, на бумажном носителе оформляются средствами СЭДД с выводом отметки об электронной подписи при визуализации. Дополнительные средства заверения при этом не требуются. Копии иных электронных документов на бумажном носителе заверяются должностным лицом или делопроизводителем (ответственным делопроизводителем), осуществившим его получение средствами СЭДД, МЭДО или на закрепленный адрес электронной почты.

Заверение документа осуществляется органом или его структурным подразделением, осуществляющим в соответствии с правовым актом или утвержденным положением регистрацию данного документа, его текущее или архивное хранение.

3.2.4.22. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона без указания кода междугородной связи, если он указан в реквизитах бланка. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа или оборотной стороне бланка документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе печатается от границы левого поля шрифтом размерами N 8-10, например:

     Петров Петр Петрович

     3-69-81

В случае направления запроса, в процессе исполнения которого подразумевается взаимодействие или направление информации средствами электронной почты на адреса, отличные от указанных на бланке, возможно дополнение контактных реквизитов адресом электронный почты исполнителя в едином домене Администрации города. При направлении таких запросов средствами СЭДД дополнительное указание адреса электронной почты в тексте или в отметке об исполнителе не требуется, так как направление осуществляется с использованием указанных фамилии и инициалов.

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе на бумажном носителе указывается фамилия основного исполнителя.

Дополнительные отметки "Исп.:", "Исполнитель:" или "Тел.:", "Телефон:" не ставятся.

В РКК документа допускается указание нескольких исполнителей в поле "Исполнители".

3.2.4.23. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя слова "В дело", наименование должности, фамилию, инициалы и подпись должностного лица, ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, в т.ч. для документов временного хранения - указание на ход исполнения, отображаемый в РКК документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется и датируется должностным лицом, осуществляющим контроль, или лицом, им на то уполномоченным, при снятии документа с контроля.

Возможно проставление отметки об исполнении документа и направлении его в дело в виде оттиска штампа.

3.2.4.24. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа содержит регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). При использовании базы данных "Внутренние документы во избежание дублирующих действий по регистрации дополнительный регистрационный номер не присваивается и не указывается. В РКК документа для этих целей используется кнопка "Отметка о поступлении".

Отметка о поступлении может проставляться в виде оттиска штампа или оформляться штрих-кодом.

IV. Правовые акты Администрации города

4.1. Порядок внесения проектов муниципальных правовых актов Администрации города, перечень и форма прилагаемых к ним документов устанавливаются нормативным правовым актом Администрации города.

V. Подготовка и оформление отдельных видов документов

5.1. Протокол заседания (совещания)

5.1.1. Протокол - обязательный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов или совещаниях при должностных лицах.

5.1.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

5.1.3. Если на обсуждение выносится информация ограниченного доступа или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то ведение звукозаписи, оформление стенограммы и подготовка протокола этого заседания (совещания) осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции ДСП.

5.1.4. Ведение записи (стенограммы), сбор исходных материалов и оформление протокола заседания коллегиального органа возлагается на его секретаря или структурное подразделение, осуществляющее обеспечение его деятельности.

Ведение записи (стенограммы), сбор исходных материалов и оформление протокола совещания при должностном лице возлагается на лиц, ответственных за его организационно-документационное обеспечение или определенных им особо.

5.1.5. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4 и имеют реквизиты, указанные в приложении N 3.

Наименование вида документа "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами вразрядку насыщенным шрифтом N 14-17 и выравнивается по центру.

Вид или наименование заседания (совещания) располагается по центру, может печататься насыщенным шрифтом, отделяется от предыдущего реквизита одной-двумя пустыми строками.

Место проведения заседания (совещания) не указывается в случаях, когда его возможно определить по наименованию заседания (совещания), или заседание (совещание) проводится по месту нахождения населенного пункта учредителя. Печатается по центру через одну-две пустые строки после реквизита "вид заседания (совещания)", отделяется от него линией.

Датой протокола является дата заседания (совещания). Если заседание (совещание) продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола). Дата оформляется в словесно-цифровой форме и печатается через одну-две пустые строки ниже предыдущего реквизита.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждому виду протоколов. Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов участников заседания (совещания).

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших лиц и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, может подчеркиваться, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных структурных подразделений, органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, органов местного самоуправления, общественных объединений и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Список участвующих в заседании (совещании) в пределах географического, иерархического или иного видового обобщения ранжируется в алфавитном порядке. Если количество присутствующих превышает 15 человек, вводная часть протокола содержит ссылку на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

     Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Вводная часть полного протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их следования, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с использованием предлога "О" ("Об"), печатаются с абзацным отступом и нумеруются арабскими цифрами.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих вопросам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (решилИ)". Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, решилИ пишутся прописными буквами (возможно шрифтом насыщенного начертания), каждое - с начала абзаца, после них ставится двоеточие. Каждый раздел отделяется друг от друга одной пустой строкой.

В протоколе используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа.

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании (совещании); при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

5.1.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Подпись отделяется от текста тремя пустыми строками и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Подпись секретаря отделяется от предыдущего реквизита двумя-тремя пустыми строками, содержит вместо указания должности слово "секретарь", личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

5.1.7. К протоколу прилагаются тексты проектов решений, список присутствующих на заседании (совещании), при необходимости стенограмма или аудиозапись, а также переданные председателю (председательствующему) письменные предложения и замечания тех участников, которые записались для выступления, но не получили слово ввиду прекращения прений, а также все вопросы, поступившие от присутствующих.

5.1.8. При краткой форме протокола фиксируются только принятые решения.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, присутствовавших лиц и (при необходимости) наименования должностей.

В основной части краткого протокола центрованно располагается нумерованное римской цифрой наименование вопроса, которое начинается с предлога "О" ("Об"), подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного межстрочного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

5.1.9. Регистрация протоколов совещаний, проводимых Главой города Муравленко, заместителями главы Администрации города, за исключением заседаний коллегиальных органов, обеспечение деятельности которых в соответствии с утвержденными положениями о них возложено на иные структурные подразделения, осуществляется ООДР.

Регистрация протоколов заседаний коллегиальных органов осуществляется структурными подразделениями, на которые в соответствии с утвержденными положениями возложено обеспечение их деятельности, или являющимися местом работы секретаря данного коллегиального органа.

Регистрация протоколов заседаний (совещаний) осуществляется в базе данных ОРД. Уникальный полный порядковый номер протокола формируется автоматически средствами СЭДД на основании вида протокола и используемого индекса номенклатуры дел. На оригинале документа допускается указывать только его порядковый номер.

5.1.10. Протоколы заседаний (совещаний) включаются в номенклатуру дел по месту регистрации и хранятся в течение установленного ею срока хранения.

5.1.11. После регистрации осуществляется рассылка копий или выписок из протоколов лицам, принявшим участие в заседании (совещании), внесшим вопросы на его рассмотрение, указанным в качестве исполнителей в решениях. Возможно направление дополнительных экземпляров по листу рассылки, утвержденному председателем (председательствующим) или уполномоченным им должностным лицом.

Форма рассылки (на бумажном носителе или в электронном виде) и полнота направляемого документа (протокол или выписка) определяется и организуется председателем (председательствующим) или секретарем с учетом наличия в документе сведений ограниченного доступа, роли получателя в документируемом мероприятии и его коммуникационных возможностей. Ознакомительная рассылка участникам СЭДД осуществляется в электронном виде, направление на исполнение в сторонние организации - в копиях (выписках) на бумажном носителе.

5.1.12. Оттиск печати ставится на копии, выписке из протокола для удостоверения ее соответствия подлиннику. Копии, выписки из протоколов допускается заверять печатью структурных подразделений или коллегиальных органов, на которые правовыми актами Администрации города возложены обязанности по подготовке и оформлению протоколов.

5.1.13. Подготовка проектов муниципальных правовых актов во исполнение решений, принятых на заседаниях (совещаниях) возлагается на должностных лиц, указанных в протоколе.

5.1.14. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколах заседаний (совещаний), возлагается на соответствующих должностных лиц и руководителей структурных подразделений.

5.2. Поручения

5.2.1. В случае необходимости изложения более подробных, развернутых указаний по исполнению документа или нескольких документов, объединенных одной или близкими целями, подготавливается поручение. Поручения принимаются по вопросам, отнесенным к компетенции должностного лица, и содержат указания по исполнению только в отношении координируемых или возглавляемых им структурных подразделений.

Подготовка проекта поручения возлагается на специалистов соответствующего структурного подразделения.

5.2.2. Поручение не является правовым актом и не может быть использовано в случаях необходимости правового регулирования решаемого вопроса. Поручением не утверждаются составы рабочих групп, составы постоянно действующих коллегиальных органов и положения о них, а также не устанавливаются расходные обязательства муниципального образования.

5.2.3. Оформление и подготовка проекта поручения соответствует правилам, установленным для оформления и подготовки проектов правовых актов. Преамбула (при наличии) завершается словом "поручаю", набранным на одной строке насыщенным шрифтом вразрядку. После него ставится двоеточие.

5.2.4. Порядок и сроки согласования проекта поручения, подписания, оформления, регистрации поручения соответствуют правилам, установленным для проектов правовых актов.

5.2.5. Регистрация осуществляется в базе данных ОРД.

5.2.6. Направление исполнителям поручения осуществляется средствами СЭДД по листу рассылки, подготовленному его исполнителем. В случае отсутствия такового направление осуществляется только автору проекта, на которого возлагается доведение до исполнителей поручения.

5.2.7. Внесение изменений в ранее принятые поручения или признание их утратившими силу осуществляется путем принятия нового поручения.

5.3. Телеграмма

5.3.1. Телеграмма - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации.

5.3.2. В телеграмме содержатся следующие реквизиты:

- категория телеграммы;

- телеграфный (почтовый) адрес получателя;

- текст (содержание телеграммы);

- подпись отправителя;

- регистрационный номер;

- дата отправления;

- адрес и наименование отправителя (помещаются под чертой).

5.3.3. Категория телеграммы (люкс, срочная, правительственная) проставляется составителем и указывается перед адресом.

5.3.4. Адрес получателя в телеграмме дается точный, без индекса: указывается населенный пункт, улица, номер дома, наименование федерального органа государственной власти, органа, органа государственной власти автономного округа, органа местного самоуправления, общественного объединения и фамилия, инициалы получателя. При адресовании телеграммы по нескольким адресам прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

5.3.5. Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа без добавления слов "номер НР", "Ваш" или "на Ваш".

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание "не" опускать нельзя).

Знаки следует писать: "!" - ВСК; "N" - НР; "@" - собака.

Текст телеграммы печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух страниц. Вставки в тексте делать нельзя. Текст телеграммы заканчивается знаком "=". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Весь текст телеграммы и подпись печатаются прописными буквами.

5.3.6. Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы, с указанием полного почтового адреса, должности, фамилии, инициалов отправителя телеграммы и при необходимости номера телефона.

5.3.7. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указывается должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму (инициалы не указываются). Полномочия по подписанию телеграмм совпадают с полномочиями по подписанию писем.

5.3.8. Проекты телеграмм визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к проектам отправляемых писем.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

VII. Служебная переписка

Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности Администрации города, ее структурных подразделений и должностных лиц.

Виды служебной переписки различаются в зависимости от автора и адресата документа.

6.1. Деловое (служебное) письмо

6.1.1. Деловое (служебное) письмо (далее - письмо) - документ информационно-справочного характера, направляемый должностным лицом, структурным подразделением адресату.

6.1.2. Регистрация писем осуществляется в базах данных "Входящие документы" (для поступивших) и "Исходящие документы" (для отправляемых), "Внутренние документы" (при переписке со структурными подразделениями, Городской Думой города Муравленко, Контрольно-счетной палатой города Муравленко).

По каждому индексу номенклатуры дел подготавливается отдельный проект письма, оформляемый на бланке, и отдельный проект РКК с приложением листа рассылки. Визы согласования (при необходимости) указываются на оборотной стороне последнего листа письма (без приложений).

6.1.3. При подготовке исходящих писем единого содержания оформляется 1-2 экземпляра письма с наименованием адресатов в обобщенном виде и приложением списка рассылки. Для направления адресатам оформляются индивидуальные экземпляры писем с указанием индивидуальных обращений.

6.1.4. Объем текста письма не должен составлять более двух страниц. При необходимости доведения до адресата информации большего объема она оформляется приложением к сопроводительному письму.

6.1.5. Оформление писем-ответов на письма-запросы осуществляется исполнителями самостоятельно, если вышестоящими поручениями или резолюциями не определен иной порядок подготовки писем-ответов.

6.1.6. Подготовка и оформление письма-ответа осуществляется от имени того должностного лица (лица, исполняющего его обязанности) или структурного подразделения, которому было адресовано письмо-запрос, если иной порядок не предусмотрен правовым актом Администрации города (структурного подразделения) по распределению полномочий или наделению исполнителей правом подписания соответствующих служебных документов.

6.1.7. Исходящее письмо-ответ на поступившее на имя Главы города Муравленко входящее письмо-запрос может быть оформлено от имени заместителя главы Администрации города в соответствии с распределением, временным исполнением обязанностей или утвержденными полномочиями.

6.1.8. Внутреннее письмо-ответ на поступившее на имя Главы города Муравленко внутреннее письмо-запрос может быть оформлено от имени заместителя главы Администрации города в соответствии с распределением, временным исполнением обязанностей или утвержденными полномочиями, а также от имени структурного подразделения Администрации города, на исполнение которому было направлено письмо-запрос.

6.1.9. Внутреннее письмо-ответ на поступившее на имя заместителя главы Администрации города внутреннее письмо-запрос может быть оформлено от имени структурного подразделения Администрации города, на исполнение которому было направлено письмо-запрос.

Внутренние письма

6.1.10. Документационное взаимодействие между структурными подразделениями и их должностными лицами осуществляется с использованием внутренней переписки.

Порядок оформления внутренних писем, установленный настоящим подразделом, не распространяется на работу с письмами, направляемыми в Городскую Думу города Муравленко, Контрольно-счетную палату города Муравленко.

6.1.11. Оформление внутренних писем на бланках является необязательным, необходимость определяется автором или исполнителем, за исключением внутренних писем, направляемых на имя Главы города Муравленко, заместителей главы Администрации города.

Оформление внутренних писем на бумажном носителе может осуществляться средствами СЭДД с использованием электронного шаблона бланка и печатью на монохромном принтере.

6.1.12. В письмах единого содержания наименование адресатов указывается в обобщенном виде, индивидуальные обращения не указываются. Оригинал письма, оформленный на бумажном носителе, может подготавливаться в единственном экземпляре, который после подписания и регистрации оформляется в дело. Направление писем осуществляется средствами СЭДД или в копиях.

6.1.13. Регистрация внутренних писем осуществляется в базе данных "Внутренние документы".

6.2. Резолюция/поручение должностного лица

6.2.1. По результатам рассмотрения на документ накладывается резолюция, в которой указывается состав исполнителей (фамилия, инициалы в дательном падеже), краткая характеристика их дальнейших действий с документом с возможным указанием сроков исполнения. Резолюция собственноручно подписывается лицом, дающим указание.

6.2.2. Документ с наложенными резолюциями Главы города Муравленко, заместителей главы Администрации города передаётся в ООДР.

6.2.3. Делопроизводители ООДР:

- производят направление или рассылку копии (й) документа и резолюции, в том числе в электронном виде с использованием СЭДД;

- оформляют, при указании в документе или резолюции к нему обязательности и сроков, контроль за исполнением. В этом случае в РКК СЭДД документа заполняются соответствующие реквизиты (при их незаполнении лицом, наложившим резолюцию).

6.2.4. Резолюции должностных лиц вносятся в РКК СЭДД и направляются руководителям соответствующих структурных подразделений, которые организуют контроль за их исполнением.

6.3. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

Служебные и докладные записки относятся к внутренним документам организации:

- докладная записка - документ, адресованный вышестоящему руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя;

- служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому;

- объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия.

6.3.1. Докладную записку составляет, как правило, руководитель структурного подразделения с целью информирования Главы города Муравленко, заместителей главы Администрации города о какой-либо ситуации и побуждения к принятию какого-либо решения.

Докладные записки могут использоваться для уведомления Главы города Муравленко о ходе или результатах работы, о необходимости предоставления дополнительного финансирования, трудовых ресурсов или материалов.

Докладные записки обеспечивают вертикальную связь между уровнями должностной иерархии и подаются нижестоящими должностными лицами вышестоящим.

6.3.2. Служебная записка оформляется так же, как докладная, с той разницей, что в качестве адресата будет указано должностное лицо того же уровня управления (переписка в данном случае идет между структурными подразделениями). В служебных записках содержатся вопросы, просьбы, предложения материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

6.3.3. Реквизиты докладных, служебных записок:

- наименование структурного подразделения;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер;

- заголовок к тексту;

- текст;

- адресат;

- подпись;

- визы согласования документа;

- резолюция.

Наименование вида документа необходимо писать прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и располагать по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа - угловой или продольный) через две пустых строки от предыдущего реквизита.

Регистрационный номер на внутренней докладной (служебной) записке проставляется по месту составления.

Докладная и служебная записки могут иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа.

6.3.4. Текст докладных и служебных записок излагают от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу").

В тексте докладной (служебной) записки выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Если в тексте записки необходимо изложить анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, это указывается после первого абзаца, и только в третьем делаются выводы и подаются предложения о конкретных действиях. Если текст содержит несколько решений, выводов, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Информация в докладной и служебной записках может быть представлена в табличном варианте. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего (составившего) записку (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

6.3.5. При рассмотрении записки заинтересованными лицами на ней проставляются визы согласования, включающие в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

6.3.6. После принятия решения на записке ставится резолюция лица, рассматривающего записку. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения записки.

6.3.7. Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Переписка между структурными подразделениями и должностными лицами по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

6.3.8. Объяснительную записку может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица. Допускается составление объяснительной записки от руки и в свободной форме.

VII. Организация документооборота

7.1. Общие принципы работы с документами

7.1.1. Прием проектов документов на оформление, регистрацию и корреспонденции на отправку осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 8.30 до 12.00 и с 14.00 до 16.30 (в предпраздничные дни - до 15.30).

Документы, поступившие после 16.30 (в предпраздничные дни - после 15.30), оформляются, регистрируются и поступают в обработку на следующий рабочий день.

7.1.2. Документы, поступившие на имя или отправляемые от имени Главы города Муравленко, заместителей главы Администрации города, начальника организационного управления, а также поступившие в адрес Администрации города, организационного управления вне зависимости от вида и способа доставки, принимаются, обрабатываются и регистрируются с использованием СЭДД в централизованном порядке делопроизводителями ООДР. Также ООДР осуществляет централизованную регистрацию правовых актов Администрации города.

Документы, поступившие на имя или отправляемые от имени структурного подразделения или возглавляющего его должностного лица, принимаются, обрабатываются и регистрируются с использованием СЭДД делопроизводителями структурного подразделения.

Подготовка проектов и регистрация документов коллегиального органа возлагается на секретаря или орган, определенный в утвержденном положении о коллегиальном органе ответственным за его документационное обеспечение.

Внутренние документы подготавливаются и регистрируются по месту регистрации, определяемому по автору документа, принимаются и обрабатываются по месту, определяемому адресатом документа.

7.1.3. Регистрация с использованием СЭДД личных и коллективных писем, устных обращений граждан, а также направленных со специализированных страниц официальных сайтов, адресованных на имя Главы города Муравленко, заместителей главы Администрации города, в адрес Администрации города, а также карточек личного приема и всех документов по их рассмотрению и исполнению осуществляется уполномоченным структурным подразделением Администрации города, ответственным за работу с обращениями граждан.

В случае поступления в ООДР обращения непосредственно от гражданина оно направляется в уполномоченное структурное подразделение Администрации города, ответственное за работу с обращениями граждан.

Обращения граждан, направленные в адрес структурного подразделения, на имя его руководителя или полученные в результате личного приема, и все документы по их рассмотрению и исполнению регистрируются в структурном подразделении.

Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с правовыми актами Российской Федерации, Ямало-Ненецкого автономного округа, муниципального образования город Муравленко о работе с обращениями граждан.

Личные обращения, заявления сотрудников к представителю нанимателя, а также запросы лиц, ранее осуществлявших служебную (трудовую) деятельность в Администрации города, на предоставление архивных справок, обращениями граждан не являются.

7.1.4. Обработка сообщений факсимильной связи производится в установленном для поступающей корреспонденции порядке. В РКК документа делается отметка о способе его получения. В случае последующего поступления оригинала производится замена копии факсимильного сообщения на подлинник документа.

Прием/передача факсимильных сообщений от/на участников СЭДД, РМСЭД не осуществляется.

7.1.5. Обслуживание официального почтового ящика электронной почты Администрации города осуществляется делопроизводителями ООДР с использованием специализированного модуля СЭДД; официального почтового ящика электронной почты структурного подразделения - делопроизводителями структурного подразделения или должностными лицами, специально на то уполномоченными.

Адреса официальных почтовых и именных служебных ящиков электронной почты создаются в едином почтовом домене Администрации города.

Документы, поступившие в электронном виде, на бумажный носитель переносятся в случае служебной необходимости. В РКК документа делается отметка о способе его получения.

7.1.6. Регистрационный номер формируется автоматически средствами СЭДД в соответствии с Порядком регистрации. Проект РКК ответных и повторных писем должен содержать ссылку (связь) на РКК исходного (первичного) документа.

7.1.7. Документы на бумажном носителе, не отнесенные к информации ограниченного доступа и не содержащие конфиденциальную информацию, с отметками регистрации подлежат сканированию с внесением электронного образа документа в состав реквизитов РКК.

7.1.8. Доставка, получение и направление на рассмотрение документов и проектов документов на бумажном носителе осуществляются подразделениями делопроизводства.

Передача документов на бумажном носителе, направляемых для исполнения в структурные подразделения, прием проектов документов от них, перемещение проектов подписанных (согласованных, завизированных) документов осуществляются через подразделения делопроизводства. Документационное взаимодействие в структурных подразделениях осуществляется через делопроизводителей.

7.1.9. Получение и отправка корреспонденции фельдъегерской почтой осуществляется в соответствии с графиком территориального отдела государственной фельдъегерской службы России.

7.2. Организация работы с поступившими документами

7.2.1. При приеме и первичной обработке поступивших документов осуществляется проверка правильности адресования и доставки, целостность упаковки и комплектности.

В первую очередь обрабатываются документы с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.

7.2.2. При повреждении конверта, несоответствии вложений, отсутствии оговоренных в документе приложений либо наличии ошибочно направленных документов составляется в двух экземплярах акт, утверждаемый руководителем подразделения делопроизводства. Первый экземпляр приобщается к поступившему документу, а второй направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документов. В последнем случае конверт сохраняется до полного исполнения документа.

Конверты с пометкой "Лично" не вскрываются и передаются адресату.

7.2.3. Документы с наличием отметки о конфиденциальности обрабатываются с учетом положений Инструкции ДСП.

7.2.4. Ошибочно направленные документы пересылаются по принадлежности или в случае невозможности пересылки адресату возвращаются отправителю с приложением составленного акта и сопроводительного письма о невозможности доставки адресату в течение 3 рабочих дней с даты получения документа.

7.2.5. Поступившие документы разделяют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

- материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения;

- дайджесты прессы (информационные экспресс-бюллетени), обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды, счета, квитанции и иная корреспонденция подобного рода;

- поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты;

- пакеты с пометкой "лично";

- анонимные документы;

- сообщения электронной почты из массовых рассылок (спам).

7.2.6. При предварительном рассмотрении документов осуществляется определение места и необходимости регистрации, индекса отнесенного дела по номенклатуре дел, определяется возможность направления по подведомственности в соответствии с распределением обязанностей и необходимость осуществления контроля исполнения рассматриваемого документа. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения может являться содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

7.2.7. Поступившие документы, подлежащие регистрации вне зависимости от способа и вида доставки, регистрируются в день обработки:

- письма, в т.ч. сопроводительные, - в базе данных "Входящие документы";

- соглашения, договоры, государственные контракты - в базе данных "Договоры".

7.2.8. Письма, поступившие от участников РМСЭД и МЭДО, при наличии в проекте РКК электронного образа документа и полного комплекта приложений (при наличии) в электронном виде подлежат регистрации, в противном случае осуществляется отказ в регистрации с указанием его причины.

Проверка СЭДД на предмет поступления документов на предварительную обработку осуществляется не реже двух раз в день.

В случае последующего поступления оригинала производится замена на подлинник документа.

7.2.9. После регистрации на поступивших документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа (приложения отдельно не регистрируются) проставляется оттиск регистрационного штампа с указанием места регистрации, присвоенного регистрационного номера и даты регистрации. В случае невозможности проставления оттиска штампа в указанном месте он может быть поставлен на любом свободном от текста месте правой половины листа.

Дополнительно к оттиску штампа на документ может быть нанесен штрихкод, содержащий указанные реквизиты.

7.2.10. Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются на рассмотрение Главе города Муравленко, заместителям главы Администрации города в соответствии с утвержденным распределением обязанностей с учетом вида, автора и содержания документа.

7.2.11. Повторные документы и документы, являющиеся ответами на ранее направленные запросы, в случае указания или возможности определения реквизитов исходного документа-запроса могут быть направлены автору/исполнителю последнего.

Документы по исполнению резолюций за подписью ответственных исполнителей могут быть направлены головному (ответственному) исполнителю по данному документу вне зависимости от первоначального адресования.

7.2.12. Документы с указанием обязательности исполнения и сроками исполнения до 5 рабочих дней могут быть направлены средствами СЭДД потенциальным исполнителям до получения резолюции уполномоченного должностного лица. Последовательность указания исполнителей в этом случае не указывает на иерархию исполнения. Резолюция в данном случае определяет приоритетность, и исполнение осуществляется в соответствии с указанием лица, выдавшего резолюцию.

7.2.13. Оригиналы документов передаются на рассмотрение и принимаются после рассмотрения через секретарей (помощников) ежедневно (на рассмотрение - после 17.00 ч., после рассмотрения - не позднее 9.00 ч. следующего рабочего дня), а в случае документов срочного исполнения - незамедлительно. Документы после рассмотрения направляются исполнителям средствами СЭДД. При необходимости осуществляется доставка оригиналов документов

7.2.14. Срок рассмотрения поступивших на резолюцию должностного лица документов не должен быть более 1 рабочего дня. Делопроизводители обязаны принять меры по обеспечению сроков рассмотрения, предварительному определению состава исполнителей и порядка исполнения документа.

7.2.15. Исполнители посредством СЭДД получают извещение о направлении документа на исполнение и организуют работу с ним.

7.2.16. В случае ошибочного направления документа на исполнение, отсутствия у исполнителя документа требуемых полномочий, планируемого или внепланового длительного отсутствия самого исполнителя или по иным другим причинам, делающим исполнение данного документа в указанные сроки данным исполнителем невозможным, документ должен быть возвращен в срок, не превышающий 24 часов с момента получения документа исполнителем, с приведением обоснованной аргументации. По истечении указанного срока ответственность за исполнение документа возлагается на должностное лицо или структурное подразделение, которому документ был направлен изначально.

7.2.17. В случае указания исполнителей, не являющихся участниками СЭДД или РМСЭД, копии документов и резолюций на бумажном носителе или в электронном виде направляются в порядке, установленном настоящей Инструкцией для работы с отправляемыми документами.

7.3. Организация работы с отправляемыми документами

Оформление отправляемых документов

7.3.1. Отправляемые письма за подписью Главы города Муравленко, заместителей главы Администрации города, оформляются на гербовых бланках писем исполнителями самостоятельно.

7.3.2. Письма за подписью Главы города Муравленко, заместителей главы Администрации города как руководителей коллегиального органа Администрации города, учреждённых правовыми актами Администрации города, оформляются на гербовых бланках писем. Наименование должности в этом случае может заменяться или дополняться наименованием должности руководителя коллегиального органа.

7.3.3. Автор (исполнитель) оформляет проект письма в электронном виде средствами СЭДД и предоставляет на бумажном носителе. К письмам - ответам города дополнительно может прилагаться копия исходного запроса.

При направлении письма в несколько адресов исполнителем прилагается лист рассылки.

7.3.4. При наличии фактографических, значительного количества орфографических и грамматических ошибок в тексте проекта документа направление на подписание не осуществляется и письмо с прилагаемыми материалами возвращается исполнителю.

7.3.5. Отправляемые документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно"), а также со сроками исполнения до трёх рабочих дней обрабатываются незамедлительно.

7.3.6. Оформленные на гербовых бланках писем документы направляются на подписание Главе города Муравленко, заместителям главы Администрации города специалистами ООДР через секретарей (помощников) или возвращаются исполнителю для самостоятельной организации подписания.

Регистрация отправляемых документов (писем)

7.3.7. На регистрацию принимаются полностью укомплектованные, правильно оформленные и подписанные письма в количестве не менее 2-х экземпляров.

При отправке писем средствами СЭДД и отсутствии в этом случае необходимости направления адресату оригинала, а также отсутствии необходимости наличия оригинала письма у исполнителя отправляемое письмо подготавливается в 1 экземпляре.

7.3.8. Регистрация писем за подписью Главы города Муравленко, заместителей главы Администрации города, начальника организационного управления осуществляется в ООДР.

7.3.9. Регистрация отправляемых документов осуществляется:

- в день их подписания или на следующий рабочий день;

- в базе "Исходящие документы" (ИсхД) СЭДД;

- только при наличии проекта РКК, содержащего реквизиты адресования, подписания и наименования, а также электронный вариант письма и, при наличии, приложений к нему.

7.3.10. Регистрационный номер инициативных писем формируется автоматически средствами СЭДД в соответствии с утверждённым порядком и включает в себя (слева направо) индекс дела утверждённой номенклатуры дел места регистрации, разделительный символ "/", порядковый номер документа в пределах текущего года и дополнительные цифровые или буквенные обозначения, отделяемые от номера разделительными символами.

На бланке письма-ответа реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа" подлежит обязательному заполнению. Проект РКК в этом случае должен содержать ссылку (связь) на РКК исходного запроса.

После присвоения средствами СЭДД регистрационного номера на бланке осуществляется заполнение реквизитов "Дата документа", "Регистрационный номер документа".

Электронная копия полностью заполненного документа, не содержащего сведения конфиденциального характера, размещается (сканируется) в РКК СЭДД.

Отправка документов

7.3.11. При оформлении исходящих писем за подписью Главы города Муравленко, заместителей главы Администрации города Муравленко, начальника организационного управления (далее - исходящие письма) исполнитель обеспечивает оформление служебных отметок о способах отправки писем по форме согласно приложению N 4.

7.3.12. Оформление служебной отметки осуществляется на оборотной стороне последнего листа того экземпляра исходящего письма, который помещается в дело ООДР.

При наличии служебных отметок об отправке исходящих писем посредством курьерской доставки или почтовыми отправлениями (при соблюдении условия полной комплектности документов, т.е. присутствия всех указанных приложений, а также соответствующего требованиям оформления законвертованных отправлений) отправка осуществляется работниками ООДР.

7.3.13. При отсутствии служебной отметки исходящее письмо после регистрации возвращается исполнителю для самостоятельной организации отправки.

7.3.14. Отправка документов средствами факсимильной связи или по электронной почте осуществляется исполнителями самостоятельно.

7.3.15. Структурные подразделения Администрации города Муравленко, являющиеся юридическими лицами, обеспечивают отправку собственной служебной корреспонденции посредством курьерской доставки или почтовыми отправлениями самостоятельно.

7.3.16. Отправка служебной корреспонденции структурных подразделений, не являющихся юридическими лицами, посредством курьерской доставки или почтовыми отправлениями осуществляется ООДР.

В целях фиксации факта передачи данной служебной корреспонденции в ООДР для отправки посредством курьерской доставки исполнителями осуществляется запись в журнале установленной формы согласно приложению N 5.

7.3.17. Оформление почтовых отправлений (упаковка документов в конверты и подписание конвертов) осуществляется исполнителями самостоятельно.

Документы для отправки передаются в ООДР полностью оформленными и готовыми к отправке. Неправильно законвертованные документы и оформленные конверты, а также корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

7.3.18. Законвертованные почтовые отправления передаются в ООДР с оформленным в 2 экземплярах Реестром почтовых отправлений (простые/заказные письма) (далее - Реестр) (приложение N 6). На каждый вид почтовых отправлений (простые письма, заказные письма) составляется отдельный реестр.

Заполненный Реестр в электронном виде (формат Word) направляется посредством СЭДД Lotus Notes специалисту ООДР, обеспечивающему обработку почтовых отправлений.

7.3.19. При отправке документов посредством курьерской доставки, осуществляемой в пределах города, регистрация направляемых документов производится специалистом ООДР в журнале установленной формы (приложение N 8 к настоящей Инструкции).

Первоочередной отправке подлежат правовые акты Администрации города.

7.3.20. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".

7.3.21. Срок отправки документов, направляемых средствами почтовой связи, определяется служебной целесообразностью, за исключением документов, по которым установлен срок отправки.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Корреспонденция для отправки фельдъегерской почтой принимается на отправку не позднее дня, предшествующего дню отправки.