Приложение. Административный регламент N АР-157-24 муниципальной услуги "Обработка, прием и хранение документов по личному составу организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления"

Приложение
к постановлению Администрации
города Ростова-на-Дону
от 29 ноября 2019 г. N 1100

Административный регламент
N АР-157-24 муниципальной услуги "Обработка, прием и хранение документов по личному составу организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления"

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента.

Предметом правового регулирования административного регламента предоставления муниципальной услуги "Обработка, прием и хранение документов по личному составу организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления" (далее - административный регламент) являются общественные отношения, возникающие между заявителем и муниципальным казенным учреждением "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" в процессе предоставления муниципальной услуги.

Административный регламент разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги и создания комфортных условий для заявителей при ее получении, определяет порядок, сроки и последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги "Обработка, прием и хранение документов по личному составу организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления".

Целью получения муниципальной услуги является:

Обработка (упорядочение) и сохранность документов по личному составу организаций города Ростова-на-Дону, не входящих в структуру органов местного самоуправления.

1.2. Термины, определения, сокращения, используемые в административном регламенте:

Архив - муниципальное казенное учреждение "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону";

МФЦ - многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг;

УФК РО - Управление Федерального казначейства по Ростовской области;

СУФД - система удаленного финансового документооборота;

Система "Дело" - система электронного документооборота и делопроизводства "Дело" Администрации города Ростова-на-Дону;

официальный портал Администрации города Ростова-на-Дону - официальный Интернет-портал городской Думы и Администрации города Ростова-на-Дону (www.rostov-gorod.ru);

Портал госуслуг - федеральная государственная информационная система "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" и региональная государственная информационная система "Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области" (www.gosuslugi.ru);

ЕСИА - федеральная государственная информационная система "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме".

1.3. Круг заявителей.

Заявителями муниципальной услуги (далее - заявитель) являются:

физические лица, индивидуальные предприниматели, осуществляющие свою деятельность на территории города Ростова-на-Дону, в случае прекращения своей деятельности;

юридические лица (ликвидирующиеся организации, в том числе в результате банкротства, не входящие в структуру органов местного самоуправления, осуществляющие свою деятельность на территории города Ростова-на-Дону).

От имени заявителя могут выступать физические и юридические лица, имеющие такое право в силу наделения их соответствующими полномочиями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

1.4. Требования к порядку информирования и консультирования о предоставлении муниципальной услуги.

1.4.1. Порядок получения заявителем информации и консультации по вопросам предоставления муниципальной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, сведений о ходе предоставления муниципальных услуг, в том числе с использованием официального портала Администрации города Ростова-на-Дону и Портала госуслуг.

Заявителям предоставляется информация в порядке информирования и консультирования согласно пунктам 1.4.1.1 - 1.4.1.7 раздела 1 административного регламента, а именно:

информирование и консультирование в Архиве;

информирование и консультирование по телефону;

публичная устная консультация;

публичная письменная консультация;

размещение информации на стендах и (или) иных источниках информирования в местах предоставления муниципальных услуг;

размещение информации на официальном портале Администрации города Ростова-на-Дону;

размещение информации на Портале госуслуг.

Информация предоставляется заявителю бесплатно. К информации, размещенной на официальном портале Администрации города Ростова-на-Дону и Портале госуслуг, обеспечивается доступ заявителя без выполнения каких-либо требований, в том числе без использования программного обеспечения, установка которого на технические средства заявителя требует заключения лицензионного или иного соглашения с правообладателем программного обеспечения, предусматривающего взимание платы, регистрацию или авторизацию заявителя или предоставление им персональных данных.

1.4.1.1. Информирование и консультирование в Архиве.

Информирование и консультирование заявителей о порядке предоставления муниципальных услуг, ходе рассмотрения запросов о предоставлении муниципальных услуг, а также по иным вопросам, связанным с предоставлением муниципальных услуг, в Архиве осуществляется бесплатно.

Специалисты Архива осуществляют информирование и консультирование заявителей о порядке предоставления муниципальных услуг, в том числе по вопросам:

круга заявителей;

срока предоставления муниципальных услуг;

последовательности административных процедур;

перечня документов, необходимых для получения муниципальных услуг.

1.4.1.2. Информирование и консультирование по телефону.

Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа (организации), в который позвонил гражданин.

В том случае, если специалист, осуществляющий консультацию по телефону, не может ответить по существу на вопрос, связанный с предоставлением муниципальной услуги, специалист обязан проинформировать заинтересованное лицо об организациях, структурных подразделениях, которые располагают сведениями, необходимыми для ответа на вопрос.

Информация о муниципальной услуге по телефону-автоинформатору не предоставляется.

1.4.1.3. Публичная устная консультация.

Публичная устная консультация осуществляется директором Архива с привлечением средств массовой информации - радио, телевидения, а также путем проведения выездных встреч главы Администрации города Ростова-на-Дону с населением районов города Ростова-на-Дону.

1.4.1.4. Публичная письменная консультация.

Публичная письменная консультация осуществляется путем размещения информационных материалов на официальном портале Администрации города Ростова-на-Дону, публикации информационных материалов в средствах массовой информации.

1.4.1.5. Специалисты Архива, предоставляющие муниципальную услугу, не вправе осуществлять консультирование заинтересованных лиц, выходящее за рамки предоставления информации о стандартных процедурах и условиях оказания муниципальной услуги и влияющее прямо или косвенно на индивидуальные решения заинтересованных лиц.

1.4.1.6. На стендах и (или) иных источниках информирования в местах предоставления муниципальных услуг размещаются следующие информационные материалы:

перечень муниципальных услуг, предоставление которых организовано в МФЦ;

сроки предоставления муниципальных услуг;

порядок обжалования решений, действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также его должностных лиц, работников;

информация о предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности должностных лиц органов, предоставляющих муниципальные услуги, за нарушение порядка предоставления муниципальных услуг.

1.4.1.7. На официальном портале Администрации города Ростова-на-Дону, на Портале госуслуг размещается следующая информация:

круг заявителей;

исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, требования к оформлению указанных документов, а также перечень документов, которые заявитель вправе представить по собственной инициативе;

результаты предоставления муниципальной услуги, порядок выдачи документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги;

срок предоставления муниципальной услуги;

порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги;

исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги;

о праве заявителя на досудебное (внесудебное) обжалование решений, действий (бездействия), принятых (осуществленных) в ходе предоставления муниципальной услуги;

формы заявлений (уведомлений, сообщений), используемые при предоставлении муниципальной услуги;

текст административного регламента.

1.4.2. Порядок, форма, место размещения и способы получения справочной информации, в том числе на стендах и (или) иных источниках информирования в местах предоставления муниципальных услуг и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги.

Справочная информация о местонахождении и графике работы, справочных телефонах Архива, а также адресах официальных сайтов, страниц официальных сайтов, электронной почты в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" Архива размещается:

на официальном портале Администрации города Ростова-на-Дону: www.rostov-gorod.ru - Городская власть - Администрация города - Структура - Муниципальные учреждения и предприятия - МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону" - Справочная информация о предоставлении муниципальных услуг;

в федеральной государственной информационной системе "Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)";

на Портале госуслуг;

на стендах и (или) иных источниках информирования в местах предоставления муниципальных услуг.

1.5. Должностные лица, ответственные за исполнение административного регламента муниципальной услуги и его актуализацию.

Ответственность за исполнение административного регламента несет директор Архива.

Ответственность за актуализацию административного регламента несет директор Архива.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - N СТ-157-24-3.2 "Обработка, прием и хранение документов по личному составу организаций, не входящих в структуру органов местного самоуправления" (далее - муниципальная услуга).

2.2. Наименование функциональных подразделений, органов Администрации города Ростова-на-Дону, муниципальных учреждений и других организаций, предоставляющих муниципальную услугу.

Муниципальная услуга предоставляется Архивом.

В соответствии с требованиями пункта 3 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" запрещено требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в государственные органы, иные органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечни, указанные в части 1 статьи 9 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

Запрещается требовать от заявителя при осуществлении записи на прием в электронном виде совершения иных действий, кроме прохождения идентификации и аутентификации в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, указания цели приема, а также предоставления сведений, необходимых для расчета длительности временного интервала, который необходимо забронировать для приема.

2.3. Описание результата предоставления муниципальной услуги.

Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

акт выполненных работ по обработке (упорядочению) документов заявителя с приложением описей дел, научно-справочного аппарата к описям дел и исторической справки, дополнение к исторической справке (в случае последующих передач документов заявителя);

акт приема-передачи архивных документов на хранение;

письмо об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

Заявителю в качестве результата предоставления муниципальной услуги обеспечивается по его выбору возможность получения:

документа на бумажном носителе;

электронного документа.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.

Срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 60 рабочих дней с даты регистрации заявления.

В случае если заявитель самостоятельно провел обработку (упорядочение) документов, срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 25 рабочих дней с даты регистрации заявления.

Хранение обработанных (упорядоченных) документов заявителя, принятых на хранение в Архив, осуществляется в сроки:

документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.

документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Срок предоставления услуги в электронном виде начинается с момента приема и регистрации в Архиве электронных документов, необходимых для предоставления услуги.

2.5. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, размещается на официальном портале Администрации города Ростова-на-Дону и Портале госуслуг.

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, подлежащих представлению заявителем, способы их получения заявителем, в том числе в электронной форме, порядок их представления.

Нотариальное удостоверение доверенностей, нотариальное свидетельствование подлинности подписи, нотариальное свидетельствование подлинности копий документов и выписок из них; удостоверение доверенностей, свидетельствование подлинности копий документов и выписок из них органом (организацией), выдавшим документ, заявитель получает в соответствии с перечнем услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг Администрацией города Ростова-на-Дону и ее органами, утвержденным решением Ростовской-на-Дону городской Думы.

При обращении за предоставлением муниципальной услуги заявитель представляет документы в одном экземпляре.

Заявление и пакет документов представляется одним из следующих способов:

на бумажном носителе - при личном обращении в Архив, почтовым отправлением в адрес Архива;

в форме электронного документа - посредством электронной почты в адрес Архива, с использованием Портала госуслуг (при наличии технической возможности).

Заявление и пакет документов представляются с учетом требований, указанных в пунктах 2.17.2 - 2.17.8 раздела 2 административного регламента.

В случае если подача документов происходит посредством Портала госуслуг, электронной почты дополнительная подача таких документов в какой-либо иной форме не требуется.

Требования к заявлению и необходимым документам:

в заявлении и документах не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных в них исправлений;

заявление не может быть заполнено карандашом;

заявление должно быть подписано заявителем либо представителем заявителя.

Для предоставления муниципальной услуги заявитель подает в Архив:

2.6.1. Заявление (1 экземпляр - оригинал).

Физические лица представляют заявление по форме согласно приложению N 1 к административному регламенту.

Юридические лица представляют заявление по форме согласно приложению N 2 к административному регламенту.

2.6.2. Документ, удостоверяющий личность заявителя или представителя заявителя (1 экземпляр - копия при предъявлении оригинала).

Документом, удостоверяющим личность заявителя, является паспорт гражданина Российской Федерации, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации (для граждан Российской Федерации), временное удостоверение личности (для граждан Российской Федерации), паспорт гражданина иностранного государства, легализованный на территории Российской Федерации (для иностранных граждан), разрешение на временное проживание (для лиц без гражданства), вид на жительство (для лиц без гражданства), удостоверение беженца в Российской Федерации (для беженцев), свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем на территории Российской Федерации по существу (для беженцев), свидетельство о представлении временного убежища на территории Российской Федерации.

Копия документа, удостоверяющего личность заявителя или представителя заявителя, предоставленная в электронной форме, должна быть заверена усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

2.6.3. Документ, удостоверяющий права (полномочия) представителя физического или юридического лица, если с заявлением обращается представитель заявителя (1 экземпляр - копия, оформленная в установленном законом порядке).

Для представителей физического лица:

доверенность, оформленная в установленном законом порядке, на представление интересов заявителя.

Для представителей юридического лица:

доверенность, оформленная в установленном законом порядке, на представление интересов заявителя.

2.6.4. Учредительные и правоустанавливающие документы организации (устав, положение, протоколы учредительного собрания) (1 экземпляр - копия, заверенная в установленном порядке). При ликвидации организации ликвидатор вправе передать оригиналы правоустанавливающих документов на хранение в Архив.

2.6.5. Документы об изменениях наименования и подчиненности организации (при наличии), реорганизации и ликвидации (1 экземпляр - копия, заверенная в установленном порядке). При ликвидации организации ликвидатор вправе передать оригиналы указанных документов на хранение в Архив.

2.6.6. В случае если заявитель самостоятельно проводит обработку (упорядочение) документов, то при передаче документов на хранение в Архив дополнительно предоставляются следующие документы:

описи дел по личному составу организации (3 экземпляра - оригинал);

описи дел временного срока хранения документов, срок хранения которых не истек (при передаче на хранение в Архив документов организации временного срока хранения (3 экземпляра - оригинал));

научно-справочный аппарат к описям дел (титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели) (3 экземпляра - оригинал);

историческую справку организации со всеми сведениями и документами, подтверждающими информацию об изменениях в названии, функциях, структуре организации (при последующих передачах документов заявителя передается дополнение к исторической справке) (1 экземпляр - оригинал).

В случае утраты документов, заявителем предоставляется акт об утрате документов, справка о проведении розыска утраченных документов с указанием причин утраты и принятых исчерпывающих мер по розыску утраченных документов (1 экземпляр - оригинал). Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями (при их наличии у заявителя).

2.7. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления

и иных органов, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, и которые заявитель вправе представить, а также способы их получения заявителями, в том числе в электронной форме, порядок их представления.

Сведения в электронной форме, подтверждающие перечисление платы за предоставление муниципальной услуги, Архив получает от УФК РО посредством программы "СУФД-Портал" (в виде выписки из лицевого счета и платежного поручения).

Заявитель вправе представить в Архив по собственной инициативе копии при предъявлении оригиналов (для сверки) документов, подтверждающих внесение платы за предоставление муниципальной услуги.

Непредставление заявителем документов, подтверждающих внесение платы за предоставление муниципальной услуги, не является основанием для отказа заявителю в предоставлении муниципальной услуги.

Для предоставления муниципальной услуги сотрудники Архива не вправе требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении органов, предоставляющих муниципальную услугу, государственных органов, иных органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

представления документов и информации, отсутствие и (или) недостоверность которых не указывались при первоначальном отказе в предоставлении муниципальной услуги, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 4 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Основания для отказа в приеме документов для получения муниципальной услуги не предусмотрены.

В случае, если в результате проверки усиленной квалифицированной электронной подписи, которой подписаны заявление и пакет документов, направленные в электронной форме, будет выявлено несоблюдение установленных условий признания ее действительности, принимается решение об отказе в приеме к рассмотрению заявления и пакета документов.

2.9. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги.

2.9.1. Основания для приостановления муниципальной услуги.

2.9.1.1. При заключении договора на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя с Архивом:

непредставление заявителем в Архив, в соответствии с договором, архивных документов для проведения обработки (упорядочения);

непредставление заявителем подписанного договора на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя в Архив в соответствии со сроком, предусмотренным пунктом 3.4.2 раздела 3 административного регламента.

2.9.1.2. При передаче на хранение в Архив заявителем самостоятельно обработанных (упорядоченных) документов:

обнаружение неполноты архивных документов, включенных в опись дел;

обнаружение несоответствия требованиям раздела V Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, при составлении описи дел, научно-справочного аппарата к описям дел и исторической справки (дополнение к исторической справке);

обработка (упорядочение) архивных документов заявителем не соответствует требованиям раздела IV Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526;

непредставление заявителем подписанного договора на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя в Архив, в соответствии со сроком, предусмотренным пунктом 3.6.2 раздела 3 административного регламента.

2.9.2. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

2.9.2.1. Представление заявителем неполного пакета документов, предусмотренных пунктами 2.6.1 - 2.6.6 пункта 2.6 раздела 2 административного регламента, и (или) их несоответствие требованиям пунктов 2.6, 2.17.2.5, 2.17.3, 2.17.4 раздела 2 административного регламента.

2.9.2.2. Обращение заявителя о приеме на хранение документов не по территориальной принадлежности.

2.9.2.3. Отсутствие оплаты за предоставление муниципальной услуги.

2.10. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги.

В соответствии с Перечнем услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг Администрацией города Ростова-на-Дону и ее органами, утвержденным решением Ростовской-на-Дону городской Думы, заявитель получает:

нотариальное удостоверение доверенностей;

нотариальное свидетельствование подлинности подписи;

нотариальное свидетельствование подлинности копий документов и выписок из них;

удостоверение доверенностей органом (организацией), выдавшим документ;

свидетельствование подлинности копий документов и выписок из них органом (организацией), выдавшим документ.

2.11. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги.

2.11.1. Муниципальная услуга предоставляется на платной основе. Размер платы за оказание муниципальной услуги определяется в соответствии с правовым актом Администрации города Ростова-на-Дону.

Оплата муниципальной услуги производится исходя из количества фактически обработанных документов и срока хранения документов, установленного законодательством Российской Федерации.

Прием на хранение в Архив документов организации производится после 100-процентной оплаты согласно выставленному счету.

2.11.2. Иная плата за предоставление муниципальной услуги не взимается.

2.11.3. При предоставлении муниципальной услуги в электронном виде посредством Портала госуслуг (при наличии технической возможности) заявителю обеспечивается возможность оплаты платежей за ее предоставление с использованием Портала госуслуг по предварительно заполненным реквизитам Архива.

При оплате платежей за предоставление муниципальной услуги заявителю обеспечивается возможность сохранения платежного документа, заполненного или частично заполненного, в том числе в личном кабинете Портала госуслуг, а также печати на бумажном носителе копии заполненного платежного документа.

В платежном документе указывается уникальный идентификатор начисления и идентификатор плательщика.

Заявитель, совершивший оплату муниципальной услуги с использованием Портала госуслуг, информируется о совершении факта оплаты муниципальной услуги посредством Портала госуслуг (в том числе в личном кабинете Портала госуслуг) с использованием информации, полученной в установленном порядке из Государственной информационной системы о государственных и муниципальных платежах.

2.12. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы.

Порядок, размер, основания взимания платы за предоставление услуг нотариального удостоверения доверенностей, нотариального свидетельствования подлинности копий документов и выписок из них, подлинности подписи, являющихся необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, установлены законодательством Российской Федерации о налогах и сборах.

2.13. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги, услуги предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении муниципальной услуги, и при получении результата предоставления таких услуг.

Время ожидания в очереди для подачи документов и получения результата муниципальной услуги в Архиве не превышает 15 минут.

При обслуживании заявителей - Героев Социалистического Труда; полных кавалеров ордена Трудовой Славы; инвалидов войны; участников и ветеранов Великой Отечественной войны; лиц, награжденных знаком "Жителю блокадного Ленинграда"; Героев Советского Союза; Героев Российской Федерации; полных кавалеров ордена Славы; инвалидов I и II групп, используется принцип приоритетности по отношению к другим заявителям, заключающийся в возможности получить консультацию, сдать документы на получение муниципальной услуги и получить результат муниципальной услуги вне основной очереди, в том числе, при наличии технической возможности, с помощью электронной системы управления очередью. При этом такие заявители предъявляют документы, подтверждающие их принадлежность к указанной категории лиц.

2.14. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении муниципальной услуги, в том числе в электронной форме.

2.14.1. При предоставлении запроса в Архив при личном обращении в день приема, по почте в адрес Архива запрос регистрируется в день его поступления в системе "Дело".

2.14.2. При направлении запроса посредством электронной почты регистрация осуществляется в системе "Дело" в день его поступления либо на следующий рабочий день в случае поступления запроса по окончании рабочего времени Архива. В случае поступления запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги в выходные или нерабочие праздничные дни его регистрация осуществляется в первый рабочий день Архива, следующий за выходным или нерабочим праздничным днем.

2.14.3. При направлении запроса с использованием Портала госуслуг (при наличии технической возможности) регистрация производится в системе "Дело" в день его поступления в Архив либо на следующий рабочий день в случае поступления запроса по окончании рабочего времени Архива. В случае поступления запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги в выходные или нерабочие праздничные дни его регистрация осуществляется в первый рабочий день Архива, следующий за выходным или нерабочим праздничным днем.

2.15. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой муниципальной услуги, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления такой услуги, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанных объектов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов.

Места предоставления муниципальной услуги должны отвечать следующим требованиям.

Помещение должно быть оборудовано отдельным входом для свободного доступа заявителей.

Помещения оборудуются в соответствии с действующими санитарными правилами и нормами. Места предоставления муниципальной услуги оборудуются системами кондиционирования (охлаждения и нагревания) и вентилирования воздуха, средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

Помещения оборудуются пандусами, специальными ограждениями и перилами, обеспечивающими беспрепятственное передвижение и разворот инвалидных колясок. Предусматривается выделение окна на предоставление услуг для обслуживания заявителей с ограниченными физическими возможностями в стороне от входа, с учетом беспрепятственного подъезда и поворота колясок.

Для обслуживания заявителей с ограниченными физическими возможностями должны быть обеспечены:

условия для беспрепятственного доступа к объектам и предоставляемым в них услугам;

возможность самостоятельного или с помощью сотрудников, предоставляющих услуги, передвижения по территории, на которой расположены объекты, входа в такие объекты и выхода из них;

возможность посадки в транспортное средство и высадки из него перед входом в объекты, в том числе с использованием кресла-коляски и, при необходимости, с помощью сотрудников, предоставляющих услуги;

надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к объектам и услугам с учетом ограничений их жизнедеятельности;

дублирование необходимой для инвалидов звуковой и зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля.

Для ожидания заявителями приема, заполнения необходимых для получения муниципальной услуги документов отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками) для возможности оформления документов, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями, бланками заявлений и образцами их заполнения. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможности их размещения в помещении.

Помещения для работы с заявителями оборудуются соответствующими стендами и (или) иными источниками информирования.

Визуальная, текстовая и мультимедийная информация о порядке предоставления муниципальной услуги размещается на стендах и (или) иных источниках информирования в местах предоставления муниципальных услуг, а также на Портале госуслуг и официальном портале Администрации города Ростова-на-Дону.

2.16. Показатели доступности и качества муниципальной услуги, в том числе количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность, возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий, возможность либо невозможность получения муниципальной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг (в том числе в полном объеме), в любом территориальном подразделении органа, предоставляющего муниципальную услугу, по выбору заявителя (экстерриториальный принцип), посредством запроса о предоставлении нескольких государственных и (или) муниципальных услуг в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг, предусмотренного статьей 15.1 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

2.16.1. Показателями доступности муниципальной услуги являются:

количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность;

возможность получения муниципальной услуги своевременно и в соответствии со стандартом предоставления муниципальной услуги;

возможность получения полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием Портала госуслуг, официального портала Администрации города Ростова-на-Дону;

возможность получения информации о результате предоставления муниципальной услуги;

возможность обращения в досудебном (внесудебном) и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации с жалобой на решения, действия (бездействие) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также его должностных лиц, работников;

возможность получения муниципальной услуги в электронной форме, посредством Портала госуслуг (при наличии технической возможности) в соответствии с порядком, закрепленным в разделе 3 административного регламента;

возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий.

Предоставление муниципальной услуги невозможно:

по экстерриториальному принципу в органе, предоставляющем муниципальную услугу, ввиду отсутствия у него территориальных подразделений;

в МФЦ, в том числе:

в полном объеме в соответствии с частью 1.3 статьи 16 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

с использованием принципа экстерриториальности;

при однократном обращении заявителя в МФЦ с запросом о предоставлении нескольких государственных и (или) муниципальных услуг, предусмотренным статьей 15.1 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

2.16.2. Основные требования к качеству предоставления муниципальной услуги:

своевременность предоставления муниципальной услуги;

достоверность и полнота информирования заявителя о ходе рассмотрения его обращения;

создание комфортных условий при предоставлении муниципальной услуги;

удобство и доступность получения заявителем информации о порядке предоставления муниципальной услуги.

2.16.3. Показателями качества предоставления муниципальной услуги являются соблюдение установленного административным регламентом срока рассмотрения запроса, отсутствие или наличие жалоб на решения, действия (бездействие) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также его должностных лиц, работников, принятые (осуществленные) в ходе предоставления муниципальной услуги.

2.16.4. Показатели доступности услуги для инвалидов:

сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, и оказание им помощи на объектах;

допуск на объекты сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;

допуск на объекты собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение, выданного в соответствии с Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 22.06.2015 N 386н;

оказание сотрудниками, предоставляющими услуги, иной необходимой инвалидам помощи в преодолении барьеров, мешающих получению услуг и использованию объектов наравне с другими лицами.

2.16.5. При предоставлении муниципальной услуги:

2.16.5.1. При направлении заявителем заявления и пакета документов почтовым отправлением или в электронной форме в адрес Архива заявитель не менее шести раз взаимодействует с сотрудником Архива, участвующим в предоставлении муниципальной услуги: при выходе сотрудника Архива по местонахождению документов заявителя для определения объема работ по обработке (упорядочению) документов заявителя и приему на хранение документов заявителя, при подписании договора на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя, при выполнении работ по обработке (упорядочению) документов заявителя по местонахождению документов заявителя или при доставке документов заявителя в Архив для выполнения работ по обработке (упорядочению) документов заявителя, при получении заявителем акта выполненных работ по обработке (упорядочению) документов заявителя с приложением описей дел, научно-справочного аппарата к описям дел и исторической справки (дополнения к исторической справке) и счета на оплату за выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя, при подписании договора на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя и получении счета на оплату за оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя, при приеме на хранение документов заявителя и получении заявителем акта приема-передачи архивных документов на хранение или письма об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

В случае если заявитель самостоятельно провел обработку (упорядочение) документов, заявитель не менее трех раз взаимодействует с сотрудником Архива, участвующим в предоставлении муниципальной услуги: при выходе сотрудника Архива по местонахождению документов для определения объема работ по приему на хранение документов заявителя, при подписании договора на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя и получении счета на оплату за оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя, при приеме на хранение документов заявителя и получении заявителем акта приема-передачи архивных документов на хранение или письма об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

Продолжительность одного такого взаимодействия не должна превышать 15 минут.

2.16.5.2. При обращении заявителя с заявлением и пакетом документов лично в Архив заявитель не менее семи раз взаимодействует с сотрудником Архива, участвующим в предоставлении муниципальной услуги: при подаче запроса, при выходе сотрудника Архива по местонахождению документов заявителя для определения объема работ по обработке (упорядочению) документов заявителя и приему на хранение документов заявителя, при подписании договора на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя, при выполнении работ по обработке (упорядочению) документов заявителя по местонахождению документов заявителя или при доставке документов заявителя в Архив для выполнения работ по обработке (упорядочению) документов заявителя, при получении заявителем акта выполненных работ по обработке (упорядочению) документов заявителя с приложением описей дел, научно-справочного аппарата к описям дел и исторической справки (дополнения к исторической справке) и счета на оплату за выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя, при подписании договора на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя и получении счета на оплату за оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя, при приеме на хранение документов заявителя и получении заявителем акта приема-передачи архивных документов на хранение или письма об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

В случае если заявитель самостоятельно провел обработку (упорядочение) документов, заявитель не менее четырех раз взаимодействует с сотрудником Архива, участвующим в предоставлении муниципальной услуги: при подаче запроса, при выходе сотрудника Архива по местонахождению документов заявителя для определения объема работ по приему на хранение документов заявителя, при подписании договора на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя и получении счета на оплату за оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя, при приеме на хранение документов заявителя и получении заявителем акта приема-передачи архивных документов на хранение или письма об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

Продолжительность одного такого взаимодействия не должна превышать 15 минут.

2.16.5.3. Возможность получения сведений о ходе предоставления муниципальной услуги реализуется по номерам телефонов, адресам электронной почты, указанным на Портале госуслуг, на официальном портале Администрации города Ростова-на-Дону, адрес которого приведен в пункте 1.4.2 раздела 1 административного регламента, посредством Портала госуслуг (при наличии технической возможности).

2.17. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги по экстерриториальному принципу и особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме.

2.17.1. Особенности предоставления муниципальной услуги в МФЦ, особенности предоставления муниципальной услуги по экстерриториальному принципу.

Предоставление муниципальной услуги через МФЦ осуществляется при наличии соглашения о взаимодействии.

Предоставление муниципальной услуги на базе многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг Ростовской области в рамках обеспечения реализации принципа экстерриториальности не осуществляется.

2.17.2. При предоставлении заявителем заявления и пакета документов в Архив:

2.17.2.1. При личном обращении:

в Архиве заявление и пакет документов принимает специалист Архива в порядке общего делопроизводства.

При представлении документов в Архив копии заверяются специалистом, принимающим документы, при предъявлении оригиналов.

Заявитель обращается за предоставлением услуги в установленное графиком приема время. Информация о графике приема размещается в соответствии с пунктом 1.4.2 раздела 1 административного регламента.

2.17.2.2. При отправке по почте заявление и пакет документов в адрес Архива направляются почтовым отправлением с описью вложения, с уведомлением о вручении.

Направляемые по почте копии документов подлежат обязательному нотариальному удостоверению (свидетельствованию) либо удостоверению (свидетельствованию) органом (организацией), выдавшим документ.

2.17.2.3. Заявление о предоставлении муниципальной услуги и пакет документов в электронном виде направляются на адрес электронной почты Архива, либо посредством Портала госуслуг (при наличии технической возможности).

2.17.2.4. Предоставление муниципальной услуги с использованием Портала госуслуг (при наличии технической возможности) осуществляется в отношении заявителей, прошедших процедуру регистрации и авторизации с использованием ЕСИА.

2.17.2.5. Требования к заявлению и пакету документов, направляемых в электронном виде:

заявление в форме электронного документа направляется в виде файла в форматах: doc, docx, txt, xls, xlsx, rtf, если указанное заявление предоставляется в форме электронного документа посредством электронной почты;

электронные документы (электронные образы документов), прилагаемые к заявлению, в том числе доверенности, направляются в виде файлов в форматах: pdf, tif;

качество предоставляемых электронных документов (электронных образов документов) в форматах pdf, tif должно позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать реквизиты документа.

2.17.3. Заявление в форме электронного документа подписывается по выбору заявителя (если заявителем является физическое лицо):

простой электронной подписью заявителя (представителя заявителя);

усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя (представителя заявителя).

В случае если при обращении в электронной форме за получением муниципальной услуги идентификация и аутентификация заявителя - физического лица осуществляются с использованием ЕСИА, заявитель - физическое лицо вправе использовать простую электронную подпись при обращении в электронной форме за получением такой муниципальной услуги при условии, что при выдаче ключа простой электронной подписи личность физического лица установлена при личном приеме.

2.17.4. Заявление от имени юридического лица заверяется по выбору заявителя простой электронной подписью либо усиленной квалифицированной электронной подписью (если заявителем является юридическое лицо):

лица, действующего от имени юридического лица без доверенности;

представителя юридического лица, действующего на основании доверенности, выданной в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.17.5. Доверенность, подтверждающая правомочие на обращение за получением муниципальной услуги, выданная организацией, удостоверяется усиленной квалифицированной электронной подписью правомочного должностного лица организации, а доверенность, выданная физическим лицом, - усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

2.17.6. В случае если федеральными законами используемый вид электронной подписи не установлен, вид электронной подписи определяется в соответствии с критериями определения видов электронной подписи, установленными Правилами определения видов электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25.06.2012 N 634 "О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг".

2.17.7. В случае если федеральными законами и изданными в соответствии с ними нормативными правовыми актами предусмотрено предоставление нотариально заверенных копий документов, соответствие электронного образа копии документа его оригиналу должно быть засвидетельствовано усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Если в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в отношении документов не установлено требование о нотариальном свидетельствовании верности их копий, то такие копии подписываются простой электронной подписью заявителя (представителя заявителя).

В случае если для получения муниципальной услуги установлена возможность подачи документов, подписанных простой электронной подписью, для подписания таких документов допускается использование усиленной квалифицированной электронной подписи.

2.17.8. Средства электронной подписи, применяемые при подаче заявлений и прилагаемых к ним электронных документов, должны быть сертифицированы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.17.9. Направленные в электронной форме заявление и пакет документов подлежат проверке на предмет соблюдения установленных условий признания действительности усиленной квалифицированной электронной подписи, с использованием которой они подписаны.

2.17.10. В случае обращения заявителя за предоставлением муниципальной услуги в электронной форме результат муниципальной услуги (письмо об отказе в предоставлении муниципальной услуги) направляется заявителю почтовым отправлением либо на адрес электронной почты, указанный в заявлении, либо через Портал госуслуг (при наличии технической возможности), либо выдается лично в Архиве (в соответствии со способом получения результата, указанным в заявлении).

Направление результата муниципальной услуги (письма об отказе в предоставлении муниципальной услуги) через Портал госуслуг возможно только в случае обращения заявителя с использованием Портала госуслуг (при наличии технической возможности).

Направление акта выполненных работ по обработке (упорядочению) документов заявителя с приложением описей дел, научно-справочного аппарата к описям дел и исторической справки (дополнения к исторической справке), акта приема-передачи архивных документов на хранение в электронном виде не предусмотрено.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг

3.1. Исчерпывающий перечень административных процедур при предоставлении муниципальной услуги.

Муниципальная услуга включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация заявления и пакета документов;

рассмотрение заявления и пакета документов, принятие решения о возможности предоставления муниципальной услуги;

включение заявителя в план-график Архива по обработке (упорядочению) и приему документов заявителя, заключение договора на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя;

проведение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя с составлением описей дел, научно-справочного аппарата к описям дел и исторической справки (дополнения к исторической справке), подготовка акта выполненных работ по обработке (упорядочению) документов заявителя, подготовка счета на оплату за выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя;

заключение договора с заявителем на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя, подготовка счета на оплату за оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя;

прием на хранение документов, подготовка акта приема-передачи архивных документов на хранение и хранение документов заявителя;

направление (выдача) заявителю (представителю заявителя) результата муниципальной услуги (в соответствии со способом, указанным в заявлении).

3.2. Административная процедура - прием и регистрация заявления и пакета документов.

Основанием для начала административной процедуры является обращение заявителя или его уполномоченного представителя с комплектом документов, указанных в пункте 2.6 раздела 2 административного регламента.

Ответственным за исполнение данной административной процедуры является специалист Архива, ответственный за ведение делопроизводства.

3.2.1. Прием и регистрация заявления и пакета документов при личном обращении заявителя в Архив.

Специалист Архива, ответственный за ведение делопроизводства:

устанавливает личность заявителя (представителя заявителя), в том числе проверяет наличие документа, удостоверяющего его личность;

проверяет полномочия представителя заявителя действовать от его имени, в том числе полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица;

проверяет соответствие в заявлении данных (сведений) с данными (сведениями), содержащимися в представленных (предъявленных) документах, а также удостоверяется в наличии в заявлении подписи заявителя и даты его представления;

проверяет наличие всех документов, указанных в пункте 2.6 раздела 2 административного регламента, необходимых для предоставления услуги;

в случае установления факта отсутствия необходимых документов для предоставления услуги, информирует в устной форме заявителя о наличии препятствий для рассмотрения вопроса о предоставлении услуги, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах и предлагает принять меры по их устранению;

регистрирует поступившее заявление в системе "Дело".

Доведение исполнения муниципальной услуги до главного хранителя фондов Архива осуществляется в порядке общего делопроизводства.

3.2.2. Прием и регистрация заявления и пакета документов при направлении пакета документов по почте в адрес Архива.

Регистрация полученного по почте заявления и пакета документов осуществляется в день их поступления специалистом Архива, ответственным за ведение делопроизводства, в системе "Дело" в порядке общего делопроизводства. Доведение исполнения муниципальной услуги до главного хранителя фондов Архива осуществляется в порядке общего делопроизводства.

3.2.3. Прием и регистрация заявления и пакета документов при направлении заявления и пакета документов посредством электронной почты в адрес Архива.

При направлении заявления и пакета документов посредством электронной почты в Архив регистрация электронного заявления и пакета документов осуществляется специалистом Архива, ответственным за ведение делопроизводства, в системе "Дело" в день их поступления либо на следующий рабочий день в случае поступления документов по окончании рабочего времени Архива. В случае поступления заявления и пакета документов заявителя о предоставлении муниципальной услуги в выходные или нерабочие праздничные дни их регистрация осуществляется в первый рабочий день Архива, следующий за выходным или нерабочим праздничным днем.

Административный регламент предоставления муниципальной услуги и специалист Архива, ответственный за ее предоставление, определяется директором Архива.

Уведомление о приеме и регистрации запроса, содержащее входящий регистрационный номер, дату получения заявления и прилагаемых к нему документов, сведения о факте приема заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и начале процедуры предоставления муниципальной услуги, а также сведения о дате и времени окончания предоставления муниципальной услуги, направляется специалистом Архива, ответственным за ведение делопроизводства, заявителю по электронной почте не позднее рабочего дня, следующего за днем регистрации заявления в Архиве.

Доведение исполнения муниципальной услуги до главного хранителя фондов Архива осуществляется в порядке общего делопроизводства.

В случае если в результате проверки усиленной квалифицированной электронной подписи, с использованием которой подписаны заявление и пакет электронных документов для предоставления муниципальной услуги, выявлено несоблюдение установленных условий признания ее действительности, специалист Архива, ответственный за ведение делопроизводства, в течение трех дней со дня завершения проведения проверки усиленной квалифицированной электронной подписи принимает решение об отказе в приеме к рассмотрению заявления, пакета документов и направляет заявителю уведомление об этом в электронной форме с указанием пунктов статьи 11 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", которые послужили основанием для принятия указанного решения. Уведомление подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью директора Архива и направляется по адресу электронной почты заявителя. После получения уведомления заявитель вправе обратиться повторно за предоставлением муниципальной услуги, устранив нарушения, которые послужили основанием для отказа в приеме к рассмотрению его заявления и пакета документов.

3.2.4. Прием и регистрация заявления и пакета документов при направлении заявления и пакета документов с использованием Портала госуслуг (при наличии технической возможности).

При направлении заявления и пакета документов с использованием Портала госуслуг регистрация электронного заявления и пакета документов производится специалистом Архива, ответственным за ведение делопроизводства, в системе "Дело" в день их поступления в Архив, либо на следующий рабочий день в случае поступления заявления и пакета документов по окончании рабочего времени Архива. В случае поступления заявления и пакета документов заявителя о предоставлении муниципальной услуги в выходные или нерабочие праздничные дни их регистрация осуществляется в первый рабочий день Архива, следующий за выходным или нерабочим праздничным днем.

Административный регламент предоставления муниципальной услуги и специалист Архива, ответственный за ее предоставление, определяется директором Архива.

Уведомление о приеме и регистрации запроса, содержащее входящий регистрационный номер, дату получения заявления и прилагаемых к нему документов, сведения о факте приема заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и начале процедуры предоставления муниципальной услуги, а также сведения о дате и времени окончания предоставления муниципальной услуги, направляется специалистом Архива, ответственным за ведение делопроизводства, заявителю в личный кабинет Портала госуслуг не позднее рабочего дня, следующего за днем регистрации заявления в Архиве.

Доведение исполнения муниципальной услуги до главного хранителя фондов Архива осуществляется в порядке общего делопроизводства.

В случае если в результате проверки усиленной квалифицированной электронной подписи, с использованием которой подписаны заявление и пакет электронных документов для предоставления муниципальной услуги, выявлено несоблюдение установленных условий признания ее действительности, специалист Архива, ответственный за ведение делопроизводства, в течение трех дней со дня завершения проведения проверки усиленной квалифицированной электронной подписи принимает решение об отказе в приеме к рассмотрению заявления, пакета документов и направляет заявителю уведомление об этом в электронной форме с указанием пунктов статьи 11 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", которые послужили основанием для принятия указанного решения. Уведомление подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью директора Архива и направляется заявителю в его личный кабинет Портала госуслуг. После получения уведомления заявитель вправе обратиться повторно за предоставлением муниципальной услуги, устранив нарушения, которые послужили основанием для отказа в приеме к рассмотрению его заявления и пакета документов.

3.2.5. Критерием принятия решения о регистрации заявления и пакета документов является факт направления заявления и пакета документов на предоставление услуги.

3.2.6. Результатом административной процедуры является:

регистрация заявления и пакета документов в системе "Дело" и их передача главному хранителю фондов Архива в порядке общего делопроизводства с резолюцией директора Архива;

направление уведомления о приеме и регистрации запроса, содержащее входящий регистрационный номер, дату получения заявления и прилагаемых к нему документов, сведения о факте приема заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и начале процедуры предоставления муниципальной услуги, а также сведения о дате и времени окончания предоставления муниципальной услуги.

В случае если выявлено несоблюдение установленных условий признания действительности усиленной квалифицированной электронной подписи, с использованием которой подписаны заявление и пакет электронных документов для предоставления муниципальной услуги, результатом административной процедуры также является направление заявителю уведомления об отказе в приеме к рассмотрению заявления и пакета документов в электронной форме.

3.2.7. Способом фиксации результата административной процедуры является:

регистрация заявления и пакета документов в системе "Дело";

отметка в системе "Дело" о направлении уведомления о приеме и регистрации запроса, содержащее входящий регистрационный номер, дату получения заявления и прилагаемых к нему документов, сведения о факте приема заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и начале процедуры предоставления муниципальной услуги, а также сведения о дате и времени окончания предоставления муниципальной услуги.

В случае если выявлено несоблюдение установленных условий признания действительности усиленной квалифицированной электронной подписи, с использованием которой подписаны заявление и пакет электронных документов для предоставления муниципальной услуги, способом фиксации административной процедуры является отметка в системе "Дело" о направлении заявителю уведомления об отказе в приеме к рассмотрению заявления и пакета документов в электронной форме.

3.2.8. Срок приема и регистрации заявления и пакета документов составляет 1 рабочий день.

В течение 3 дней со дня завершения проведения проверки усиленной квалифицированной электронной подписи, с использованием которой подписаны заявление и пакет электронных документов, заявителю направляется уведомление об отказе в приеме к рассмотрению заявления и пакета документов в электронной форме.

Максимальный срок исполнения административной процедуры составляет 3 дня.

3.3. Административная процедура - рассмотрение заявления и пакета документов, принятие решения о возможности предоставления муниципальной услуги.

Основанием для начала административной процедуры является регистрация заявления и пакета документов и их поступление главному хранителю фондов Архива в порядке общего делопроизводства с резолюцией директора Архива.

Ответственными за исполнение данной административной процедуры являются директор Архива, главный хранитель фондов Архива.

3.3.1. Главный хранитель фондов Архива, ответственный за исполнение заявления, осуществляет следующие действия:

в течение 3 рабочих дней с даты получения документов на исполнение, согласовывает в телефонном режиме с заявителем дату и время своего выхода по месту нахождения документов;

в согласованные с заявителем день и время осуществляет выход на место нахождения документов для определения объема работ по обработке (упорядочению) документов заявителя и (или) приему на хранение документов заявителя.

В течение 1 рабочего дня после определения объема работ по обработке (упорядочению) документов и (или) приему на хранение документов заявителя

директор Архива на основании отсутствия или наличия оснований для отказа, предусмотренных пунктами 2.9.2.1, 2.9.2.2 раздела 2 административного регламента, в соответствии с докладом главного хранителя фондов Архива принимает решение о возможности предоставления муниципальной услуги.

3.3.2. Критерием принятия решения о возможности предоставления муниципальной услуги является отсутствие или наличие оснований для отказа, предусмотренных пунктами 2.9.2.1, 2.9.2.2 раздела 2 административного регламента.

3.3.3. Результатом административной процедуры является решение о подготовке проекта договора на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя или на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя, или мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги.

3.3.4. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет не более 10 рабочих дней с даты регистрации заявления.

3.4. Административная процедура - включение заявителя в план-график Архива по обработке (упорядочению) и приему документов заявителя, утверждаемый директором Архива, заключение договора на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя.

3.4.1 Основанием для начала административной процедуры является отсутствие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренных пунктами 2.9.2.1, 2.9.2.2 раздела 2 административного регламента.

3.4.2. В случае отсутствия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренных пунктами 2.9.2.1, 2.9.2.2. раздела 2 административного регламента, главный хранитель фондов Архива включает заявителя в план-график Архива по обработке (упорядочению) и приему документов заявителя, утверждаемый директором Архива, уведомляет заявителя о дате проведения работ по обработке (упорядочению) документов заявителя, организует работы по обработке (упорядочению) документов заявителя.

В течение 1 рабочего дня с момента принятия положительного решения о возможности предоставления муниципальной услуги главный хранитель фондов Архива готовит проект договора с заявителем на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя в двух экземплярах.

Подготовленный проект договора на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя главный хранитель фондов Архива передает на подписание директору Архива. Срок подписания договора директором Архива составляет 1 рабочий день.

В течение 1 рабочего дня с даты подписания директором Архива договор на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя в двух экземплярах передается главным хранителем фондов Архива на подпись заявителю. Срок подписания заявителем договора на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя составляет 5 рабочих дней.

В случае неполучения Архивом по истечении установленного срока подписанного заявителем договора на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя, муниципальная услуга приостанавливается, в соответствии с пунктом 2.9.1.1 раздела 2 административного регламента до момента предоставления заявителем подписанного договора на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя, но не более чем 60 рабочих дней. В течение 1 рабочего дня по истечении срока, отведенного на подписание заявителем договора на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов, заявителю направляется уведомление о приостановлении муниципальной услуги, подписанное директором Архива, с указанием причин и срока приостановления.

Муниципальная услуга возобновляется в течение 1 рабочего дня после получения Архивом подписанного заявителем договора на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя.

После подписания заявителем договора на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя в двух экземплярах, главный хранитель фондов Архива регистрирует договор в журнале регистрации договоров Архива, проставляет регистрационный номер на двух экземплярах договора. Один экземпляр договора остается у главного хранителя фондов Архива, второй экземпляр договора главный хранитель фондов Архива передает заявителю.

3.4.3. При наличии оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренных пунктами 2.9.2.1, 2.9.2.2 раздела 2 административного регламента, главный хранитель фондов Архива в течение 3 рабочих дней готовит письмо за подписью директора Архива об отказе в предоставлении муниципальной услуги, в котором указываются основания для отказа.

Подготовленный проект письма об отказе в предоставлении муниципальной услуги главный хранитель фондов Архива передает на подписание директору Архива. Срок подписания письма об отказе в предоставлении муниципальной услуги директором Архива составляет 1 рабочий день.

В течение 1 рабочего дня после подписания директором Архива, специалист Архива, ответственный за ведение делопроизводства, регистрирует письмо об отказе в предоставлении муниципальной услуги в системе "Дело".

3.4.4. Критерием принятия решения о включении заявителя в план-график Архива по обработке (упорядочению) и приему документов заявителя, заключении договора на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя или подготовке письма об отказе в предоставлении муниципальной услуги является наличие или отсутствие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренных пунктами 2.9.2.1, 2.9.2.2 раздела 2 административного регламента.

3.4.5. Результатом административной процедуры является заключенный договор на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя либо мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги.

3.4.6. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является заключенный договор на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя либо мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги и его регистрация в системе "Дело".

3.4.7. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет не более 21 рабочего дня с даты регистрации заявления.

3.5. Административная процедура - проведение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя с составлением описей дел, научно-справочного аппарата к описям дел и исторической справки (дополнения к исторической справке), подготовка акта выполненных работ по обработке (упорядочению) документов заявителя, подготовка счета на оплату за выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя.

3.5.1. Основанием для начала административной процедуры является заключение договора на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя.

Ответственными за исполнение данной административной процедуры являются главный хранитель фондов Архива, архивисты первой и второй категории Архива, главный бухгалтер Архива, директор Архива.

3.5.2. Обработка документов осуществляется архивистами первой и второй категории Архива при методической помощи главного хранителя фондов Архива.

3.5.3. Обработка (упорядочение) документов производится:

по местонахождению документов заявителя;

непосредственно в здании Архива.

При проведении работ по обработке (упорядочению) по месту нахождения документов заявителя, специалистам Архива заявитель должен предоставить необходимые условия для обработки (упорядочения) документов.

При проведении работ по обработке (упорядочению) документов непосредственно в здании Архива, заявитель доставляет документы для обработки в Архив в соответствии со сроком, установленным в договоре на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя.

Все работы, связанные с транспортировкой, погрузкой и разгрузкой документов в Архив, выполняются за счет средств заявителя.

3.5.4. Обработка (упорядочение) документов проводится архивистами первой и второй категории Архива в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19.

При обработке (упорядочении) производятся следующие виды работ:

разработка схемы систематизации документов;

экспертиза ценности документов;

проверка перечня документов, относящихся к документам по личному составу: личные карточки работников (форма Т-2), приказы руководителя организации по личному составу, ведомости по начислению заработной платы работникам организации, платежные ведомости, книги по заработной плате, лицевые счета работников организации, налоговые карточки работников организации;

формирование дел из россыпи;

группировка документов по личному составу в отдельные дела;

полистный просмотр дел;

группировка приказов руководителя организации по личному составу в отдельные дела в хронологическом порядке;

сортировка лицевых счетов работников организации по заработной плате

в отдельные дела по алфавиту фамилий;

описание обрабатываемых документов (оформление карточки учета, присвоение рабочего номера);

систематизация карточек по хронологическому или алфавитному признаку;

составление и редактирование заголовков дел;

шифровка карточек;

присвоение архивных шифров;

прикрепление в конце каждого дела чистого бланка листа-заверителя;

оформление обложек или титульных листов;

нумерация листов в делах;

подшивка обработанных дел на 4 прокола в твердую обложку из картона;

составление и оформление описей дел по личному составу;

наклейка обложек на каждое дело с указанием наименования организации, номера фонда, индекса дела, присвоенного архивного шифра дела, номера дела из описи дел;

укладка обработанных дел в архивные коробки;

подписание ярлыков на архивные коробки;

оформление научно-справочного аппарата к описям дел;

составление исторической справки на основании учредительных документов и других материалов (дополнения к исторической справке);

составление акта об уничтожении документов временного срока хранения, срок хранения которых истек.

Документы по личному составу организации группируются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них, а также копирования и сканирования документов, без необходимости расшивать архивные дела, чтобы получить информацию.

В целях обеспечения сохранности архивных документов не допускается расшивка архивных дел.

Описи дел составляются в трех экземплярах, подписываются архивистом первой, второй категории Архива, который составляет опись.

В течение 3 рабочих дней с момента подписания описи дел передаются главным хранителем фондов Архива на утверждение заявителю.

Научно-справочный аппарат к описи состоит из титульного листа, предисловия, содержания (оглавления), списка сокращений, указателей.

На титульном листе описи дел помещаются: фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя - физического лица или полное название организации - юридического лица, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.

Название архивного фонда юридического лица состоит из его полного названия с указанием организационно-правовой формы и (в скобках) официально принятого сокращенного названия, местонахождения (город (село), район, область), крайних дат существования.

Номер архивного фонда присваивается главным хранителем фондов Архива, в соответствии со списком фондов Архива.

Историческая справка включает в себя сведения по истории юридического лица: даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации предшественника и правопреемника. При последующих передачах документов заявителя передается дополнение к исторической справке.

Сведения об истории архивного фонда включают:

дату проведения научно-технической обработки документов, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности;

особенности формирования, описания и систематизации документов; данные о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения);

о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду.

Историческая справка (дополнение к исторической справке) составляется и подписывается архивистом первой и второй категории Архива, которые проводят обработку (упорядочение) документов заявителя.

Акт об уничтожении документов временного срока хранения, срок хранения которых истек, составляется и подписывается архивистом первой, второй категории Архива, который составляет акт.

В течение 3 рабочих дней с момента подписания, акт об уничтожении документов временного срока хранения, срок хранения которых истек, передается главным хранителем фондов Архива на утверждение заявителю.

Акт об утрате документов составляется и утверждается заявителем. К акту прилагается справка о проведении розыска утраченных документов с указанием причин утраты и принятых исчерпывающих мер по розыску утраченных документов, которая составляется и подписывается заявителем. Акт об утрате документов и справка о проведении розыска утраченных документов с указанием причин утраты и принятых исчерпывающих мер по розыску утраченных документов передаются в Архив вместе с утвержденными описями дел. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями (при их наличии у заявителя).

3.5.5. После выполнения работ по обработке (упорядочению) документов заявителя главный хранитель фондов Архива составляет акт выполненных работ по обработке (упорядочению) документов заявителя (приложение N 3 к административному регламенту) в двух экземплярах, который подписывается директором Архива и заявителем, проставляется печать Архива и печать заявителя (при наличии).

3.5.6. Главный бухгалтер Архива на основании акта выполненных работ производит расчет оплаты по договору, подготавливает и выдает заявителю счет на оплату за выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя в одном экземпляре.

Главный бухгалтер Архива посредством программы "СУФД-Портал" получает от УФК РО сведения об оплате за выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя (в виде выписки из лицевого счета и платежного поручения).

3.5.7. Критерием принятия решения о проведении работ по обработке (упорядочению) документов заявителя с составлением и утверждением описей дел, оформлением научно-справочного аппарата к описям дел и исторической справки (дополнения к исторической справке) является заключение договора на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя.

3.5.8. Результатом административной процедуры являются обработанные (упорядоченные) документы заявителя, утверждение описей дел, наличие оформленного научно-справочного аппарата к описям дел, подписание исторической справки (дополнения к исторической справке) и акта выполненных работ по обработке (упорядочению) документов заявителя.

3.5.9. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является подписание акта выполненных работ по обработке (упорядочению) документов заявителя, оплата по счету заявителем.

3.5.10. Максимальный срок выполнения административной процедуры не должен превышать 30 рабочих дней с даты заключения договора на выполнение работ по обработке (упорядочению) документов заявителя.

3.6. Административная процедура - заключение договора с заявителем на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя, подготовка счета на оплату за оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя.

3.6.1. Основанием для начала административной процедуры является:

наличие документов, указанных в пунктах 2.6.1 - 2.6.6 раздела 2 административного регламента.

Ответственными за исполнение данной административной процедуры являются директор Архива, главный хранитель фондов Архива, архивисты первой, второй категории Архива, главный бухгалтер Архива.

При наличии оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренных:

пунктами 2.9.2.1, 2.9.2.2, 2.9.2.3 раздела 2 административного регламента, в случае проведения обработки (упорядочения) документов заявителя Архивом; пунктами 2.9.2.1, 2.9.2.2 раздела 2 административного регламента, в случае если заявитель самостоятельно провел обработку (упорядочение) документов, главный хранитель фондов Архива готовит письмо об отказе в предоставлении муниципальной услуги в соответствии с пунктом 3.4.3 раздела 3 административного регламента.

3.6.2. Прием документов на хранение в Архив осуществляется на основании договора между Архивом и заявителем на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя.

Главный хранитель фондов Архива в течение 1 рабочего дня с момента поступления описей дел, научно-справочного аппарата к описям дел и исторической справки (дополнения к исторической справке) готовит в двух экземплярах проект договора с заявителем на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя в соответствии с описями дел, передаваемых на хранение в Архив.

Подготовка проекта договора на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя включает в себя следующие административные действия:

подготовку текста договора;

подготовку спецификации к договору.

После подготовки проекта договора и спецификации главный хранитель фондов Архива передает проект договора и спецификацию главному бухгалтеру Архива для расчета оплаты за оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя.

Главный бухгалтер Архива производит расчет оплаты по договору и подготавливает заявителю счет на оплату за оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя в одном экземпляре.

Подготовленный проект договора на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя в двух экземплярах и счет на оплату за оказание услуги в одном экземпляре главный хранитель фондов Архива передает на подписание директору Архива. Срок подписания договора и счета директором Архива составляет 1 рабочий день.

В течение 1 рабочего дня с даты подписания директором Архива, договор на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя в двух экземплярах передается главным хранителем фондов Архива на подпись заявителю вместе со счетом на оплату за оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя. Срок подписания заявителем договора на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя составляет 5 рабочих дней.

В случае неполучения Архивом по истечении установленного срока, подписанного заявителем проекта договора на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя, муниципальная услуга приостанавливается в соответствии с пунктом 2.9.1.2 раздела 2 административного регламента до момента предоставления заявителем подписанного договора на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя, но не более чем 60 рабочих дней.

В течение 1 рабочего дня по истечении срока, отведенного на подписание заявителем договора на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов, заявителю направляется уведомление о приостановлении муниципальной услуги, подписанное директором Архива, с указанием причин и срока приостановления.

Муниципальная услуга возобновляется в течение 1 рабочего дня после получения Архивом подписанного заявителем договора на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя.

После подписания заявителем договора на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя в двух экземплярах, главный хранитель фондов Архива регистрирует договор в журнале регистрации договоров Архива, проставляет регистрационный номер на двух экземплярах договора. Один экземпляр договора остается у главного хранителя фондов Архива, второй экземпляр договора главный хранитель фондов Архива передает заявителю.

Главный бухгалтер Архива посредством программы "СУФД-Портал" получает от УФК РО сведения об оплате за оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя (в виде выписки из лицевого счета и платежного поручения).

3.6.3. Критерием принятия решения о заключении договора с заявителем на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя, подготовке счета на оплату за оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя или подготовке письма об отказе в предоставлении муниципальной услуги является наличие или отсутствие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренных пунктами 2.9.2.1, 2.9.2.2 раздела 2 административного регламента.

3.6.4. Результатом административной процедуры является заключенный с заявителем договор на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя, подготовленный счет на оплату за оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя либо мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги.

3.6.5. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры являются подписание обеими сторонами договора на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя, регистрация договора в журнале регистрации договоров Архива, оплата по счету заявителем либо мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги и его регистрация в системе "Дело".

3.6.6. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет не более 14 рабочих дней с даты регистрации заявления.

3.7. Административная процедура - прием на хранение документов, подготовка акта приема-передачи архивных документов на хранение и хранение документов заявителя.

3.7.1. Основанием для начала административной процедуры является:

заключение договора на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя, оплата по счету за оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя.

Ответственными за исполнение данной административной процедуры являются директор Архива, главный хранитель фондов Архива, архивисты первой, второй категории Архива.

При наличии оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренных пунктом 2.9.2.3 раздела 2 административного регламента, главный хранитель фондов Архива готовит письмо об отказе в предоставлении муниципальной услуги в соответствии с пунктом 3.4.3 раздела 3 административного регламента.

3.7.2. Главный хранитель фондов Архива и архивисты первой, второй категории Архива, осуществляющие прием документов, проводят проверку физического, санитарно-гигиенического, технического состояния архивных документов, описей дел и научно-справочного аппарата к ним, проверяют качество оформления дел, количество и нумерацию листов.

Прием дел проводится поединично.

В случае обнаружения:

неполноты архивных документов, включенных в опись дел;

несоответствия требованиям раздела V Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, при составлении описи дел, научно-справочного аппарата к описям дел и исторической справки (дополнение к исторической справке);

несоответствия требованиям раздела IV Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, при обработке (упорядочении) архивных документов заявителем, муниципальная услуга приостанавливается в соответствии с пунктом 2.9.1.2 раздела 2 административного регламента до момента устранения заявителем вышеуказанных несоответствий, с письменным уведомлением заявителя о приостановлении муниципальной услуги.

В случае обнаружения повреждений документов, в срок до 3 рабочих дней с момента обнаружения повреждений документов, главным хранителем фондов Архива и архивистом первой, второй категории Архива, осуществляющими прием документов заявителя, составляется акт о неисправимых повреждениях документов в двух экземплярах, который подписывается заявителем и директором Архива и на котором проставляется печать Архива и печать заявителя (при наличии). На основании акта главным хранителем фондов Архива вносятся изменения в учетные документы.

При отсутствии дел, указанных в описи дел, главным хранителем фондов Архива или архивистом первой, второй категории Архива, осуществляющими прием документов заявителя, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих дел и причины их отсутствия оговариваются в акте приема-передачи архивных документов на хранение и в прилагаемых к нему акту об утрате документов и справке о проведении розыска утраченных документов с указанием причин утраты и принятых исчерпывающих мерах по розыску утраченных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены копиями (при их наличии у заявителя). Копии утраченных подлинных архивных документов подшиваются главным хранителем фондов Архива или архивистом первой, второй категории Архива, осуществляющими прием документов заявителя, в дела в соответствии с описями дел заявителя.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение, по форме, утвержденной приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", который составляется главным хранителем фондов Архива в двух экземплярах.

Акт приема-передачи архивных документов на хранение подписывается главным хранителем фондов Архива или архивистом первой, второй категории Архива, которые произвели прием-передачу документов, и утверждается со стороны Архива подписью директора Архива и печатью Архива, со стороны заявителя - подписью заявителя и печатью (при наличии).

Один экземпляр подписанного акта остается в Архиве, второй экземпляр подлежит выдаче (направлению) заявителю.

Документы в Архив принимаются только в архивных коробах.

Архивные короба приобретаются заявителем за свой счет.

Все принятые в Архив документы вносятся главным хранителем фондов Архива в книгу учета поступлений документов в Архив.

3.7.3. Хранение обработанных (упорядоченных) документов в Архиве осуществляется в соответствии с пунктом 2.4 раздела 2 административного регламента.

3.7.4. Критерием принятия решения о приеме на хранение и хранении документов заявителя является наличие всех архивных документов, включенных в опись дел, отсутствие нарушений при составлении описи дел, научно-справочного аппарата к описи дел и исторической справки (дополнения к исторической справке), а также при обработке (упорядочении) документов заявителем.

3.7.5. Результатом административной процедуры является прием на хранение документов заявителя, утверждение акта приема-передачи архивных документов на хранение.

3.7.6. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры являются утвержденный акт приема-передачи архивных документов на хранение, внесение сведений о принятых на хранение документах в книгу учета поступлений документов в Архив.

3.7.7. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 7 рабочих дней с даты заключения договора на оказание услуги по приему на хранение и хранению документов заявителя.

3.8. Административная процедура - направление (выдача) заявителю (представителю заявителя) результата муниципальной услуги (в соответствии со способом, указанным в заявлении).

3.8.1. Основанием для начала административной процедуры является:

получение главным хранителем фондов Архива подписанного директором Архива результата муниципальной услуги для выдачи (направления) заявителю в соответствии со способом, указанным в заявлении.

Ответственными за исполнение данной административной процедуры являются главный хранитель фондов Архива, специалист Архива, ответственный за ведение делопроизводства.

3.8.1.1. Выдача результата муниципальной услуги при обращении заявителя в Архив.

Выдача результата муниципальной услуги осуществляется в следующем порядке:

заявитель (либо представитель заявителя) прибывает в Архив с документом, удостоверяющим личность (представитель заявителя дополнительно представляет документ, удостоверяющий права (полномочия) действовать от имени заявителя);

главный хранитель фондов Архива знакомит заявителя с перечнем и содержанием выдаваемых документов;

заявитель подтверждает получение письма об отказе в предоставлении муниципальной услуги (по окончании административной процедуры, предусмотренной подразделом 3.4 или 3.6 раздела 3 административного регламента), акта выполненных работ по обработке (упорядочению) документов с приложением описей дел, научно-справочного аппарата к описям дел и исторической справки (дополнения к исторической справке) (по окончании административной процедуры, предусмотренной подразделом 3.5 раздела 3 административного регламента), акта приема-передачи архивных документов на хранение (по окончании административной процедуры, предусмотренной подразделом 3.6 раздела 3 административного регламента), личной подписью с расшифровкой на письменном заявлении.

3.8.1.2. Направление результата муниципальной услуги по почте.

В случае указания заявителем способа получения результата муниципальной услуги почтой, главный хранитель фондов Архива направляет почтовым отправлением письмо об отказе в предоставлении муниципальной услуги (по окончании административной процедуры, предусмотренной пунктом 3.4 или 3.6 раздела 3 административного регламента), акт выполненных работ по обработке (упорядочению) документов заявителя с приложением описей дел, научно-справочного аппарата к описям дел и исторической справки (дополнения к исторической справке) (по окончании административной процедуры, предусмотренной подразделом 3.5 раздела 3 административного регламента), акт приема-передачи архивных документов на хранение (по окончании административной процедуры, предусмотренной подразделом 3.6 раздела 3 административного регламента).

3.8.1.3. Направление результата муниципальной услуги на адрес электронной почты либо через Портал госуслуг (при наличии технической возможности).

В случае указания заявителем способа получения результата муниципальной услуги в электронной форме главный хранитель фондов Архива обеспечивает направление результата предоставления муниципальной услуги в виде письма об отказе в предоставлении муниципальной услуги, подписанного директором Архива с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, на адрес электронной почты, указанный в заявлении, либо через Портал госуслуг (при наличии технической возможности).

Электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица, признаются равнозначными документам, подписанным собственноручной подписью и имеющим оттиск печати.

Направление заявителю результата предоставления муниципальной услуги в виде акта выполненных работ по обработке (упорядочению) документов заявителя с приложением описей дел, научно-справочного аппарата к описям дел и исторической справки (дополнения к исторической справке), акта приема-передачи архивных документов на хранение в электронном виде не предусмотрено.

В случае указания в заявлении способа направления результата предоставления муниципальной услуги в электронном виде в дополнение к выбранному способу результат предоставления муниципальной услуги по выбору заявителя может быть выдан (направлен) заявителю (представителю заявителя) в виде бумажного документа способом, указанным в заявлении.

Направление результата муниципальной услуги через Портал госуслуг возможно только в случае обращения заявителя с использованием Портала госуслуг.

3.8.2. Критерием принятия решения при выборе способа направления (выдачи) заявителю (представителю заявителя) результата муниципальной услуги является способ предоставления результата муниципальной услуги, указанный заявителем в заявлении.

3.8.3. Результатом административной процедуры является направление (выдача) заявителю акта выполненных работ по обработке (упорядочению) документов заявителя с приложением описей дел, научно-справочного аппарата к описям дел и исторической справки (дополнения к исторической справке), акта приема-передачи архивных документов на хранение либо письма об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

3.8.4. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является:

при личном обращении в Архив заявитель (представитель заявителя) проставляет свою подпись с расшифровкой и дату на заявлении, а также отметка фиксируется специалистом Архива, ответственным за ведение делопроизводства, в системе "Дело";

при направлении почтой - отметка об отправке фиксируется специалистом Архива, ответственным за ведение делопроизводства, в реестре отправляемой Архивом корреспонденции, а также отметка фиксируется в системе "Дело";

при направлении посредством электронной почты или через Портал госуслуг (при наличии технической возможности) отметка об отправке фиксируется специалистом Архива, ответственным за ведение делопроизводства, в системе "Дело".

3.8.5. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 1 рабочий день с даты получения главным хранителем фондов Архива подписанного директором Архива результата муниципальной услуги.

3.9. Порядок осуществления административных процедур в электронной форме, в том числе с использованием Портала госуслуг (при наличии технической возможности).

3.9.1. Предоставление в электронной форме заявителям информации о порядке и сроках предоставления муниципальной услуги осуществляется посредством официального портала Администрации города Ростова-на-Дону и Портала госуслуг в порядке, установленном в пункте 1.4.1.7 раздела 1 административного регламента.

3.9.2. Формирование запроса заявителем осуществляется посредством заполнения электронной формы запроса на Портале госуслуг (при наличии технической возможности) без необходимости дополнительной подачи документов в какой-либо иной форме.

На Портале госуслуг размещаются образцы заполнения электронной формы запроса о предоставлении услуги.

После заполнения заявителем каждого из полей электронной формы запроса осуществляется автоматическая форматно-логическая проверка сформированного запроса. При выявлении некорректно заполненного поля электронной формы запроса заявитель уведомляется о характере выявленной ошибки и порядке ее устранения посредством информационного сообщения непосредственно в электронной форме запроса.

При формировании запроса заявителю обеспечивается:

возможность копирования и сохранения запроса и иных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

возможность печати на бумажном носителе копии электронной формы запроса;

сохранение ранее введенных в электронную форму запроса значений в любой момент по желанию пользователя, в том числе при возникновении ошибок ввода и возврате для повторного ввода значений в электронную форму запроса;

заполнение полей электронной формы запроса до начала ввода сведений

заявителем с использованием данных, размещенных в ЕСИА, и сведений, опубликованных на Портале госуслуг, в части, касающейся сведений, отсутствующих в ЕСИА;

возможность вернуться на любой из этапов заполнения электронной формы запроса без потери ранее введенной информации;

возможность доступа заявителя на Портале госуслуг к ранее поданным им запросам в течение не менее одного года, а также частично сформированным запросам - в течение не менее 3 месяцев.

Сформированный и подписанный запрос и иные документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, направляются в Архив посредством Портала госуслуг.

3.9.3. Архив обеспечивает в электронной форме прием документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и регистрацию запроса без необходимости повторного представления заявителем таких документов на бумажном носителе в порядке, предусмотренном пунктами 3.2.3, 3.2.4 раздела 3 административного регламента.

После регистрации запрос направляется специалисту Архива, ответственному за предоставление муниципальной услуги.

После принятия запроса статус запроса заявителя в личном кабинете на Портале госуслуг в автоматическом режиме обновляется до статуса "принято".

3.9.4. Заявителю предоставляется возможность сохранения электронного документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги и подписанного уполномоченным должностным лицом с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, на своих технических средствах, а также возможность направления такого электронного документа в иные органы (организации).

3.9.5. Предоставление в электронной форме заявителям информации о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется посредством Портала госуслуг в порядке, установленном в пункте 1.4.1 раздела 1 административного регламента.

При предоставлении муниципальной услуги в электронной форме заявителю направляется:

уведомление о приеме и регистрации запроса, содержащее входящий регистрационный номер, дату получения заявления и прилагаемых к нему документов, сведения о факте приема заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и начале процедуры предоставления муниципальной услуги, а также сведения о дате и времени окончания предоставления муниципальной услуги;

уведомление о результатах рассмотрения документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, содержащее сведения о принятии решения о предоставлении муниципальной услуги и возможности получить результат предоставления муниципальной услуги либо мотивированный отказ в предоставлении услуги;

уведомление о факте получения информации, подтверждающей оплату муниципальной услуги;

уведомление об отказе в приеме к рассмотрению заявления и пакета документов в электронной форме.

3.9.6. Заявителям обеспечивается возможность оценить доступность и качество муниципальной услуги на Портале госуслуг.

Заявитель вправе оценить качество предоставления муниципальной услуги с помощью устройств подвижной радиотелефонной связи, с использованием Портала госуслуг, терминальных устройств.

3.9.7. Заявителям обеспечивается возможность направления жалобы, предусмотренной разделом 5 административного регламента, в электронной форме.

3.10. Порядок исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах.

В случае выявления заявителем в документах, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, опечаток и (или) ошибок, заявитель представляет (направляет) на имя директора Архива заявление об исправлении таких опечаток и (или) ошибок (приложение N 4 к административному регламенту) при личном обращении в Архив, посредством почтового отправления, на адрес электронной почты.

К заявлению прилагается оригинал документа, в котором допущена опечатка и (или) ошибка. Также заявитель вправе приобщить документы, обосновывающие доводы, изложенные в заявлении.

При предоставлении заявления в Архив заявление регистрируется в день его приема.

При отправке заявления по почте в адрес Архива заявление регистрируется в день его поступления.

При направлении заявления в форме электронного документа посредством электронной почты регистрация осуществляется в день его поступления либо на следующий рабочий день в случае поступления заявления по окончании рабочего времени. В случае поступления заявления в выходные или нерабочие праздничные дни его регистрация осуществляется в первый рабочий день, следующий за выходным или нерабочим праздничным днем.

Специалист Архива, ответственный за ведение делопроизводства, проводит проверку указанных в заявлении сведений.

В случае выявления допущенных опечаток и (или) ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, специалист Архива, определяемый директором Архива, подготавливает и обеспечивает выдачу (направление) документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги, с учетом исправления допущенных опечаток и (или) ошибок, за подписью уполномоченного на подписание такого документа должностного лица, в срок, не превышающий 3 рабочих дней со дня регистрации соответствующего заявления.

В случае отсутствия опечаток и (или) ошибок в документах, выданных в результате предоставления муниципальной услуги, специалист Архива, ответственный за прием документов, подготавливает и обеспечивает выдачу (направление) уведомления об отсутствии таких опечаток и (или) ошибок, за подписью уполномоченного на подписание такого документа должностного лица, в срок, не превышающий 3 рабочих дней со дня регистрации соответствующего заявления. К уведомлению об отсутствии таких опечаток и (или) ошибок прилагается оригинал документа, приобщенного к соответствующему заявлению.

Результатом рассмотрения заявления об исправлении опечаток и (или) ошибок является результат предоставления муниципальной услуги с учетом исправления допущенных опечаток и (или) ошибок либо уведомление об отсутствии таких опечаток и (или) ошибок.

Выдача (направление) результата рассмотрения заявления об исправлении опечаток и (или) ошибок осуществляется в соответствии со способом, указанным в заявлении.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием ими решений.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений ответственными должностными лицами осуществляется директором Архива.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается директором Архива.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги.

Контроль за порядком, полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляется посредством проведения внутренних аудитов должностными лицами Архива, ответственными за проведение внутреннего аудита, в порядке, установленном стандартом СТО-03 "Внутренние аудиты системы менеджмента качества".

В случае если в результате контроля обнаружены несоответствия в документах, в действиях должностных лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, директор Архива обеспечивает разработку и выполнение действий по устранению выявленных несоответствий и их причин согласно стандарту СТО-02 "Управление несоответствиями требованиям к исполнению услуг и функций".

4.3. Ответственность должностных лиц органа, предоставляющего муниципальную услугу, за решения, действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления муниципальной услуги.

Должностные лица, работники Архива, осуществляющие действия, определенные административными процедурами, несут персональную ответственность за соблюдение сроков, порядка проведения, полноту и качество выполнения услуги. Персональная ответственность должностных лиц, работников Архива закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

4.4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций.

С момента подачи документов на предоставление муниципальной услуги заявитель имеет право на получение сведений о прохождении документов:

по номерам телефонов, по адресам электронной почты, указанным на Портале госуслуг, на официальном портале Администрации города Ростова-на-Дону, адрес которого приведен в пункте 1.4.2 раздела 1 административного регламента;

посредством Портала госуслуг.

Осуществление контроля за предоставлением муниципальной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций регулируется федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Ростовской области, муниципальными нормативными правовыми актами.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений, действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также его должностных лиц, муниципальных служащих, работников и работников многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг

5.1. Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование решений, действий (бездействия), принятых (осуществленных) в ходе предоставления муниципальной услуги.

Заявитель имеет право в досудебном (внесудебном) порядке обратиться с жалобой на решения, действия (бездействие), принятые (осуществленные) в ходе предоставления муниципальной услуги.

5.2. Органы местного самоуправления, организации и уполномоченные на рассмотрение жалобы лица, которым может быть направлена жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке.

Жалоба может быть направлена заявителем в случае обжалования решений, действий (бездействия):

специалиста Архива, Архива - директору Архива;

директора Архива - заместителю главы Администрации города Ростова-на-Дону по организационно-правовым и кадровым вопросам.

5.3. Способы информирования заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы, в том числе с использованием Портала госуслуг.

Информация о порядке подачи и рассмотрения жалобы может быть получена в соответствии с пунктами 1.4.1, 1.4.1.6, 1.4.1.7 раздела 1 административного регламента.

5.4. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих порядок досудебного (внесудебного) обжалования решений, действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также его должностных лиц.

Досудебное (внесудебное) обжалование решений, действий (бездействия) Архива, а также его должностных лиц, работников осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

постановлением Правительства Российской Федерации от 16.08.2012 N 840 "О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, государственных корпораций, наделенных в соответствии с федеральными законами полномочиями по предоставлению государственных услуг в установленной сфере деятельности, и их должностных лиц, организаций, предусмотренных частью 1.1 статьи 16 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", и их работников, а также многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг и их работников";

постановлением Правительства Российской Федерации от 20.11.2012 N 1198 "О федеральной государственной информационной системе, обеспечивающей процесс досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия), совершенных при предоставлении государственных и муниципальных услуг";

постановлением Администрации города Ростова-на-Дону от 15.01.2019 N 11 "Об утверждении Правил подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) функциональных подразделений Администрации города Ростова-на-Дону, ее органов, их должностных лиц, муниципальных служащих и (или) работников, муниципальных учреждений города Ростова-на-Дону, их должностных лиц и (или) работников, работников муниципального казенного учреждения "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг города Ростова-на-Дону".

5.5. Информация, указанная в разделе 5 административного регламента, размещается на Портале госуслуг.

Начальник управления документационного обеспечения Администрации города Ростова-на-Дону

Д.К. Денисенко