Приложение. Политика в отношении обработки и защиты персональных данных Государственного бюджетного учреждения г. Москвы "Центральный государственный архив г. Москвы"

Приложение
к приказу ГБУ "ЦГА Москвы"
от 27.07\.2018 г. N 75

Политика в отношении обработки и защиты персональных данных Государственного бюджетного учреждения города Москвы "Центральный государственный архив города Москвы"
(далее - Политика)

1. Общие положения

1.1. Политика разработана в соответствии с Федеральным законом "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ (далее - Закон о персональных данных) и является основополагающим локальным актом ГБУ "ЦГА Москвы" (далее - Архив), определяющим ключевые направления его деятельности в области обработки и защиты персональных данных, оператором которых является Архив.

1.2. Политика разработана в целях реализации требований законодательства в области обработки и защиты персональных данных и направлена на обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных в Архиве, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личной и семейной тайн.

1.3. Действие Политики распространяется на все персональные данные субъектов, обрабатываемые в Архиве с использованием средств автоматизации, а также без использования средств автоматизации.

1.4. Архив обеспечивает открытый доступ к Политике в отношении обработки персональных данных путем ее размещения в сети Интернет на сайте Архива (http://cgamos.ru).

1.5. В Политике используются термины и определения, применяемые в значениях, определенных Законом о персональных данных:

- персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

- оператор персональных данных (оператор) - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

- обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования с персональными данными, включая в себя сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

- автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

- неавтоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных, при которой такие действия с персональными данными, как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных, осуществляются при непосредственном участии человека;

- распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

- предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

- блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

- уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

- обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

- информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

- трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

1.6. При организации обработки персональных данных Архив имеет право:

- осуществлять обработку персональных данных работников Архива в рамках трудового законодательства;

- осуществлять обработку персональных данных, предоставленных в составе документов, поступающих через "Электронную приемную" Официального сайта Мэра Москвы (https://www.mos.ru), Автоматизированную систему государственных услуг и функций (АС ГУФ), Автоматизированную информационную систему "Картотека регистрации запросов" (АИС КРЗ) и от отделения Пенсионного Фонда Российской Федерации по г. Москве и Московской области в соответствии с законодательством Российской Федерации и города Москвы;

- осуществлять обработку персональных данных в составе документов (обращений граждан), поступающих по Почте России и на адреса электронной почты Главархива Москвы и подведомственных ему государственных учреждений;

- осуществлять обработку персональных данных пользователей читального зала ГБУ "ЦГА Москвы";

- передавать персональные данные органам дознания и следствия, иным уполномоченным органам по основаниям, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации.

1.7. При организации обработки персональных данных Архив обязан:

- осуществлять обработку персональных данных строго в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- при сборе персональных данных предоставить субъекту персональных данных по его просьбе информацию, предусмотренную частью 7 статьи 14 Закона о персональных данных;

- разъяснять субъекту персональных данных юридические последствия отказа предоставить его персональные данные и Согласие на обработку данных;

- соблюдать принцип достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных; недопустимости объединения, созданных для несовместимых между собой целей баз данных, содержащих персональные данные;

- принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;

- осуществлять хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных;

- уничтожать персональные данные по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

Если персональные данные получены не от субъекта персональных данных, Архив за исключением случаев, предусмотренных Законом о персональных данных, до начала обработки таких персональных данных обязан в установленном порядке уведомить об этом субъекта персональных данных.

1.8. Субъект персональных данных имеет право:

- требовать от Архива уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;

- получать от Архива информацию, касающуюся обработки его персональных данных, в том числе содержащую:

- подтверждение факта обработки Архивом персональных данных;

- правовые основания и цели обработки персональных данных;

- цели и применяемые Архивом способы обработки персональных данных;

- сведения о лицах (за исключением работников Архива), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании федерального закона;

- источник получения обрабатываемых персональных данных;

- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

- порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Закона о персональных данных;

- информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных.

- наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Архива, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

- отозвать Согласие на обработку своих персональных данных, в случае их неправомерного использования в Архиве;

- обжаловать действия или бездействие Архива в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке;

- иные сведения, предусмотренные федеральными законами.

1.8.1. Субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.

1.8.2. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами, в том числе, если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.

1.9. Субъект персональных данных обязан:

- при поступлении на работу в Архив точно указывать свои персональные данные, которые необходимы для исполнения требований трудового законодательства;

- при регистрации в качестве пользователя читального зала точно указывать свои персональные данные, которые необходимы для его идентификации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Цели обработки персональных данных

Обработка персональных данных в Архиве осуществляется в целях:

2.1. Соблюдения трудового законодательства, иных нормативно-правовых актов и исполнения обязательств работников и работодателей по трудовому договору.

2.2. Организации обработки и исполнения:

- запросов граждан о предоставлении архивной информации;

- запросов Пенсионного Фонда Российской Федерации о предоставлении архивной информации о трудовой деятельности граждан для реализации их прав в рамках пенсионного законодательства Российской Федерации.

2.3. Организации использования архивных документов в читальном зале Архива.

2.4. Подготовки ответов на обращения граждан.

3. Правовые основания обработки персональных данных

При организации обработки персональных данных Архив руководствуются следующими положениями нормативных правовых актов:

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

- Трудовым кодексом Российской Федерации;

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращении граждан Российской Федерации";

- Постановлением Правительства Москвы от 15.11.2011 N 546-ПП "О предоставлении государственных и муниципальных услуг в городе Москве";

- п.п. 5.7, 5.8, 5.12 "Правил организации хранения, учета, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2007 N 19;

- п.п. 2.1, 2.2, 2.3 "Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации", утвержденного приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 03.06.2013 N 635;

- п.п. 2.3.1, 2.3.2 "Административного регламента предоставления государственной услуги города Москвы "Исполнение социально-правовых запросов граждан, связанных с подготовкой и предоставлением архивной справки, архивной выписки, архивной копии и информационного письма по архивным документам, хранящимся в подведомственных Главному архивному управлению города Москвы архивных учреждениях", утвержденному постановлением Правительства Москвы от 01.12.2015 N 789-ПП;

- п.п. 2.3.24, 2.3.26, 2.3.27 Устава ГБУ "ЦГА Москвы", утвержденного приказом Главархива Москвы от 11.05.2017 N 96;

- п.п. 1, 3.1.1, 3.2.6, 3.2.7, 3.2.8, 4.1.2, 4.1.3, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.8, 4.2.9, 5.1, 5.2 Соглашения о взаимодействии от 20.01.2016 N 1 между Государственным бюджетным учреждением города Москвы "Многофункциональные центры предоставления государственных услуг города Москвы" и государственными архивами города Москвы;

- Соглашением об информационном взаимодействии между Главархивом Москвы и Отделением Пенсионного Фонда РФ по г. Москве и Московской области от 05.07.2012 N 122-0601юр/2012;

- Соглашением о взаимодействии от 03.04.2017 N 01-17 между ГКУ "Объединенная дирекция" (Отдел кадров) и государственными архивами города Москвы;

- Соглашением о взаимодействии от 03.04.2017 N 02-17 между ГКУ "Объединенная дирекция" (Отдел обработки запросов) и государственными архивами города Москвы;

- Соглашением о взаимодействии от 03.04.2017 N 04-17 между ГКУ "Объединенная дирекция" (Отдел автоматизированных архивных технологий) и государственными архивами города Москвы;

- п.п. 2.12, 2.13 "Временного регламента работы пользователей в читальных залах Государственного бюджетного учреждения города Москвы "Центральный государственный архив города Москвы", одобрено протокол Научно-методического Совета Главархива Москвы от 25.12.2013 N 3, утверждено приказом директора ГБУ "ЦГА Москвы" от 27.02.2014 N 22;

- Согласием на обработку персональных данных (по форме, указанной в приложениях к настоящей Политике).

4. Категории субъектов персональных данных и категории обрабатываемых персональных данных

4.1. Архив осуществляет обработку персональных данных:

- работников Архива в рамках трудового законодательства,

- граждан Российской Федерации и зарубежных стран, которые подают запросы о предоставлении архивной информации,

- граждан Российской Федерации, относительно которых Главархив Москвы получает запросы Пенсионного Фонда Российской Федерации на предоставление архивной информации об их трудовой деятельности,

- граждан Российской Федерации и зарубежных стран, работающих с архивными документами в читальном зале Архива,

- граждан Российской Федерации, обращающихся с предложениями, жалобами и заявлениями, в том числе с просьбами о предоставлении архивной информации.

4.2. В рамках исполнения трудового законодательства Архив осуществляет обработку следующих категорий персональных данных:

4.2.1. Неавтоматизированная обработка персональных данных:

- Фамилия, Имя, Отчество;

- пол;

- место рождения;

- дата рождения;

- год рождения;

- адрес по прописке;

- адрес проживания (реальный);

- телефонный номер (домашний, рабочий, мобильный);

- семейное положение и состав семьи (муж/жена, дети);

- гражданство;

- паспортные данные (серия, номер паспорта, кем и когда выдан);

- фотография;

- информация об образовании (наименование образовательного учреждения, сведения о документах, подтверждающие образование: наименование, номер, дата выдачи, специальность);

- информация о трудовой деятельности до приема на работу;

- информация о трудовом стаже (место работы, должность, период работы, период работы, причины увольнения);

- информация о знании иностранных языков;

- форма допуска;

- оклад;

- группа инвалидности;

- сведения о воинском учете (категория запаса, воинское звание, категория годности к военной службе, информация о снятии с воинского учета);

- ИНН;

- данные об аттестации работников;

- данные о повышении квалификации;

- данные о наградах, медалях, поощрениях, почетных званиях;

- информация о приеме на работу, перемещении по должности, увольнении;

- информация об отпусках;

- информация о командировках;

- данные страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- оклад;

- надбавки к окладу.

4.2.2. Автоматизированная обработка персональных данных:

- Фамилия, Имя, Отчество;

- место рождения;

- дата рождения;

- год рождения;

- пол;

- гражданство;

- адрес проживания;

- контактный телефон;

- паспортные данные;

- семейное положение;

- ИНН;

- страховой номер ПФР;

- код ИФНС;

- образование;

- должность;

- сведения о воинском учете (категория запаса, воинское звание, категория годности к военной службе, информация о снятии с воинского учета);

- вид договора, сведения о контракте (номер, дата, срок действия);

- дата принятия на работу;

- размер трудового стажа;

- начисления и удержания к зарплате (виды расчета и показатели для расчета начисления и удержания);

- суммы ежемесячных авансовых платежей и заработной платы;

- группа инвалидности;

- статус налогоплательщика;

- налоговые вычеты;

- налоги на доходы физических лиц;

- сведения о начислениях страховых взносов в ПФР.

4.3. При обработке запросов на предоставление архивной информации Архив осуществляет обработку следующих категорий персональных данных:

4.3.1. Неавтоматизированная обработка персональных данных:

- Фамилия, Имя, Отчество;

- дата рождения;

- год рождения;

- домашний адрес;

- домашний/мобильный телефоны;

- адрес электронной почты;

- паспортные данные;

- сведения о местах и периодах обучения;

- сведения о трудовой деятельности;

- сведения об имуществе;

- сведения о семейном положении;

- данные о рождении ребенка (детей);

- сведения о заработной плате за определенный период.

4.3.2. Автоматизированная обработка персональных данных:

- Фамилия, Имя, Отчество.

4.4. При организации обслуживания посетителей читального зала Архив осуществляет обработку следующих категорий персональных данных:

4.4.1. Неавтоматизированная и автоматизированная обработка:

- Фамилия,

- Имя,

- Отчество,

- Год рождения,

- Гражданство (страна проживания),

- Образование,

- Ученое звание,

- Место работы (учебы),

- Адрес работы (учебы),

- Должность,

- Название темы,

- Хронологические рамки темы,

- Цель работы.

4.4.2. Только неавтоматизированная обработка:

- Домашний адрес,

- Домашний/мобильный телефоны,

- Паспортные данные.

4.5. При подготовке ответов на обращения граждан Дирекция осуществляет неавтоматизированную обработку следующих категорий персональных данных:

- Фамилия, Имя, Отчество;

- дата рождения;

- год рождения;

- домашний адрес;

- домашний/мобильный телефоны;

- адрес электронной почты;

- паспортные данные.

4.6. Архив осуществляет неавтоматизированную обработку специальной категории персональных данных работников Архива, касающейся состояния здоровья:

- группа инвалидности.

5. Порядок и условия обработки персональных данных

5.1. В Архиве осуществляется смешанная обработка персональных данных (неавтоматизированная и автоматизированная), без осуществления трансграничной передачи персональных данных, без использования и с использованием средств криптографической защиты информации (СКЗИ) в защищенных каналах связи.

5.2. Перечень действий с персональными данными, осуществляемых Архивом:

- сбор,

- систематизация,

- накопление,

- хранение,

- использование,

- передача (предоставление, доступ),

- обезличивание,

- блокирование,

- удаление,

- уничтожение.

5.3. Запросы на предоставление архивной информации, содержащие персональные данные, подаваемые гражданами через Портал государственных услуг (https://pgu.mos.ru; https://www.mos.ru/services/catalog/cat/71532/popular/) и Многофункциональные центры города Москвы предоставляются Архиву следующим образом:

- в электронной форме - посредством городской государственной информационной системы Автоматизированная система государственных услуг и функций (АС ГУФ);

- документы и копии документов на бумажном носителе - посредством курьерской службы из ГКУ "Объединенная дирекция".

5.4. Запросы на предоставление архивной информации относительно трудовой деятельности граждан, содержащие персональные данные, передаются из Пенсионного Фонда Российской Федерации в Главархив Москвы в электронной форме в зашифрованном виде с использованием СКЗИ программного комплекса Vip Net Деловая почта.

Главархив Москвы предоставляет Архиву через ГКУ "Объединенная дирекция" запросы, поступившие из Пенсионного Фонда Российской Федерации в распечатанном виде.

5.5. Все запросы на предоставление архивной информации, содержащие персональные данные, для их последующей обработки и исполнения передаются в Архив из ГКУ "Объединенная дирекция" с использование ИСПДн АИС "Картотека регистрации запросов" по защищенным каналам связи.

5.6. После исполнения запросов на предоставление архивной информации, ответы на запросы Архив передает в ГКУ "Объединенная дирекция" посредством курьерской службы.

Ответы на запросы Пенсионного Фонда Российской Федерации Архив передает в ГКУ "Объединенная дирекция" с использованием СКЗИ Vip Net Деловая почта.

5.7. Документы посетителей читального зала, содержащие персональные данные, предоставляются Архиву субъектами персональных данных при личном посещении читального зала.

5.8. Обращения граждан, содержащие персональные данные, и ответы на обращения поступают и отсылаются по Почте России и на/с адреса(ов) электронной почты Главархива Москвы и Архива, а также через "Электронную приемную" Официального сайта Мэра Москвы (https://www.mos.ru).

5.9. В Архиве принимаются следующие меры по обеспечению безопасности персональных данных:

- назначено должностное лицо, ответственное за обеспечение безопасности персональных данных;

- информация обрабатывается в соответствии с требованиями нормативных документов Главархива Москвы и Архива, регламентирующих порядок хранения, обработки и защиты персональных данных, в частности, в соответствии с "Положением о порядке обработки и обеспечении безопасности персональных данных в ГБУ "ЦГА Москвы", утвержденного приказом ГБУ "ЦГА Москвы" от 27.07.2018 N 74.

- определены угрозы безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;

- информация хранится и обрабатывается в специальных строго контролируемых помещениях, расположенных в пределах границ контролируемой и охраняемой зоны;

- осуществляется круглосуточная охрана помещений и технических средств;

- ограничен доступ персонала и посторонних лиц в защищаемые помещения и помещения, где размещены объекты хранения информации, средства информатизации и коммуникации, а также где хранятся носители информации;

- хранение бумажных носителей информации осуществляется в запираемых и опечатываемых помещениях;

- информация доступна лишь для определенных категорий работников.

- разграничен доступ пользователей и обслуживающего персонала к информационным ресурсам, программным средствам обработки (передачи) и защиты информации;

- проводится идентификация и проверка подлинности пользователей при входе в систему по буквенно-цифровому паролю;

- осуществляется регистрация действий пользователей и обслуживающего персонала, и контроль за несанкционированным доступом;

- обеспечивается целостность программных средств системы защиты персональных данных, обрабатываемой информации;

- обеспечивается антивирусная защита информационной системы;

- используются средства и возможности восстановления модифицированных или уничтоженных персональных данных;

- осуществляется учет и хранение бумажных и машинных носителей информации;

- установлен уровень защищенности персональных данных при их обработке в информационной системе персональных данных АИС "Читальный зал": 4-й уровень;

- установлен уровень защищенности персональных данных при их обработке в информационной системе персональных данных Автоматизированная система государственных услуг и функций (АС ГУФ): 4-й уровень;

- установлен уровень защищенности персональных данных при их обработке в информационной системе персональных данных АИС "Картотека регистрации запросов": 4-й уровень;

- установлен уровень защищенности персональных данных при их обработке в информационной системе персональных данных АИС (ИСПДн) обмена данными с ОПФР (СКЗИ Vip Net Деловая почта): 4-й уровень;

- регулярное ознакомление работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, локальными актами в отношении обработки персональных данных, и (или) обучение указанных сотрудников;

- осуществляется внутренний контроль соответствия обработки персональных данных Закону о персональных данных и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, локальным актам;

- осуществляется контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровнем защищенности информационных систем персональных данных.

5.10. Документы, содержащие персональные данные работников, обрабатываются в помещениях, расположенных по адресу: г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 80.

5.11. Запросы на предоставление архивной информации и ответы на запросы, содержащие персональные данные, хранятся в помещениях, расположенных по адресам Архива.

5.12. Личные дела пользователей читального зала хранятся в рабочих помещениях читального зала Архива.

База данных АИС "Читальный зал" хранится на серверах, расположенных по адресу: г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 80, корп. 2.

5.13. Обращения граждан, содержащие персональные данные, и ответы на них хранятся в помещениях, расположенных по адресам Архива.

5.14. Условия прекращения обработки персональных данных:

- истечение срока действия Согласия на обработку персональных данных;

- достижение целей обработки персональных данных, в связи с истечением нормативного срока хранения запросов граждан на предоставление архивной информации;

- отзыв согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, в случае их неправомерного использования в Архиве;

- выявление неправомерной обработки персональных данных.

5.15. Сроки хранения (уничтожения) персональных данных в Архиве:

- запросов (тематических, генеалогических, социально-правового характера и др.) и ответов на запросы - в течение 10 лет (ЭПК) после окончания года начала их обработки (ст. 466 "Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 30.01.2013 N 12).

- личных дел пользователей читального зала и записей АИС "Читальный зал" - уничтожение через 25 лет после начала обработки (ст. 479 Перечня),

- обращений граждан и ответов на них: а) предложений, писем творческого характера, заявлений, жалоб, содержащих сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции - постоянно; б) личного характера - 5 лет ЭПК; в) оперативного характера - 5 лет (ст. 183 Перечня).

6. Актуализация, исправление, уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным

6.1. Субъект персональных данных вправе требовать от Архива уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законодательством меры по защите своих прав.

6.2. Для реализации своих прав субъект персональных данных или его законный представитель должны оформить обращение в письменной форме и направить его в Архив почтой по адресу: 117393, Россия, г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 80, или на электронный адрес: cgam@archive.mos.ru, или передать при личном приеме.

6.3. Обращение должно содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Архивом (например, регистрационный номер и дата регистрации Выписки из Электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Архивом, подпись субъекта персональных данных или его представителя.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

6.3. Ответ на обращение отправляется субъекту персональных данных в письменном виде по почте на адрес, указанный в обращении.

6.4. Сведения, предоставляемые Архивом субъекту персональных данных в соответствии с п. 1.8, должны излагаться в доступной форме, в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

6.5. Срок формирования ответа и передачи в почтовое отделение для отправки не может превышать тридцати календарных дней с даты получения Архивом обращения.

6.6. В случае подтверждения факта неточности персональных данных или неправомерности их обработки, персональные данные подлежат их актуализации Архивом, а обработка должна быть прекращена.

6.7. Срок внесения необходимых изменений в персональные данные, являющиеся неполными, неточными или неактуальными, не может превышать семи рабочих дней со дня предоставления субъектом персональных данных или его представителем сведений, подтверждающих, что персональные данные являются неполными, неточными или неактуальными.

6.8. Срок уничтожения персональных данных, являющихся незаконно полученными или не являющихся необходимыми для заявленной цели обработки, не может превышать семи рабочих дней со дня предоставления субъектом персональных данных или его представителем сведений, подтверждающих, что персональные данные являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки.

7. Заключительные положения

7.1. Настоящая Политика обязательна для соблюдения и подлежит доведению до всех работников Архива.

7.2. Настоящая Политика подлежит изменению, дополнению в случае появления новых законодательных актов и специальных нормативных документов по обработке и защите персональных данных, но не реже одного раза в три года.