Приказ Министерства образования Новосибирской области от 2 октября 2019 г. N 2380 "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению министерства образования Новосибирской области" (с изменениями и дополнениями)

Приказ Министерства образования Новосибирской области от 2 октября 2019 г. N 2380
"Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению министерства образования Новосибирской области"

В целях совершенствования документационного обеспечения, упорядочения работы с документами в министерстве образования Новосибирской области приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по документационному обеспечению министерства образования Новосибирской области (далее - Инструкция).

2. Заместителям министра и руководителям управлений министерства образования Новосибирской области (далее - министерство) при подготовке проектов законов Новосибирской области, проектов правовых актов и иных документов министерства руководствоваться требованиями Инструкции.

3. Признать утратившим силу приказ министерства образования, науки и инновационной политики Новосибирской области от 29.04.2011 N 875/1 "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению министерства образования, науки и инновационной политики Новосибирской области".

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Министр образования Новосибирской области

С.В. Федорчук

Инструкция
по документационному обеспечению министерства образования Новосибирской области
(утв. приказом министерства образования Новосибирской области от 2 октября 2019 г. N 2380)

I. Общие положения

1. Инструкция по документационному обеспечению министерства образования Новосибирской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами министерства образования Новосибирской области (далее - министерство).

2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 (далее - Правила), Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 (далее - Методические рекомендации), приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии Министерства промышленности и торговли Российской Федерации от 08.12.2016 N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации" (далее - Национальный стандарт), Уставом и законами Новосибирской области, нормативными правовыми актами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области.

Приведенные в Инструкции понятия соответствуют понятиям, изложенным в Методических рекомендациях.

3. Требования Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий.

4. Организацию работы с документами министерства, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство по подготовке документов и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами министерства осуществляет организационно-правовое управление министерства.

5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в министерстве возлагается на отдел организации управления и кадровой работы организационно-правового управления (далее - отдел организации управления, организационно-правовое управление) и ответственных за делопроизводство специалистов отдела организации управления в соответствии с их должностными регламентами и должностными инструкциями.

6. Требования, установленные Инструкцией, обязательны для всех работников министерства.

Работники несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов, разглашение содержащейся в них служебной информации, передачу документов, их копий, проектов документов сторонним организациям.

Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

7. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку или увольнением работник обязан передать по акту находящиеся у него на исполнении документы другому работнику по указанию непосредственного руководителя.

8. В случае утраты документа или разглашения работником сведений, содержащихся в документе для служебного пользования, начальник отдела организации управления обязан провести служебное расследование и о его результатах проинформировать начальника организационно-правового управления, либо лицо, исполняющее обязанности начальника организационно-правового управления.

9. Правила и порядок работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне, персональные данные, с обращениями граждан, с запросами пользователей информации о предоставлении информации о деятельности министерства (далее - запрос), по организации контроля за исполнением документов, по подготовке документов к рассмотрению на заседаниях Правительства Новосибирской области устанавливаются специальными правовыми актами.

10. Инструкция не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, а также несекретными документами, содержащими информацию об административно-хозяйственной, финансовой и других областях деятельности Министерства (контрактные, договорные, отчетные и т.п.), правила работы с которыми определяются специальными нормативными документами.

Требования Инструкции к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов на архивное хранение.

11. Инструкция утверждается приказом министерства после согласования на экспертно-методической комиссии Государственного архива Новосибирской области (далее - МК).

II. Общие требования к созданию документов.
Состав и правила оформления реквизитов документов

12. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

13. Документ состоит из отдельных реквизитов - обязательного элемента оформления документа.

При оформлении документов используются следующие реквизиты:

1) "герб Новосибирской области";

2) "наименование министерства";

3) "должность лица, подписавшего документ (для должностных бланков)";

4) "подпись должностного лица";

5) "вид документа (наименование вида документа)";

6) "место составления (издания) документа (г. Новосибирск)";

7) "справочные данные о министерстве";

8) "адресат";

9) "дата документа";

10) "регистрационный номер документа";

11) "наименование документа (заголовок к тексту)";

12) "текст документа";

13) "ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (ссылка на регистрационный номер и дату документа)";

14) "отметка о наличии приложений";

15) "гриф согласования (гриф согласования документа)";

16) "гриф утверждения (гриф утверждения документа)";

17) "виза (виза согласования документа)";

18) "оттиск печати";

19) "отметка о заверении копии";

20) "отметка об исполнителе";

21) "указания по исполнению документа (резолюция)";

22) "отметка о контроле документа";

23) "отметка об исполнении документа (отметка об исполнении документа и направлении его в дело)";

24) "отметка о конфиденциальности";

25) "отметка о поступлении документа в министерство".

14. Герб Новосибирской области.

Размещается на бланках документов в соответствии с Законом Новосибирской области "О гербе Новосибирской области".

Размер изображения герба не более 2 см. Располагается на расстоянии 1 см от верхней границы листа по центру относительно реквизита "наименование организации" и отделяется от него одним межстрочным интервалом.

15. Наименование министерства.

Наименование министерства указывается в соответствии с учредительными документами, печатается прописными буквами и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов бланка, вверху по центру - при продольном расположении реквизитов бланка.

Наименование дается в именительном падеже.

16. Должность лица, подписавшего документ.

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки.

17. Подпись должностного лица.

Обязательный реквизит документа, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу.

В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например:

Министр образования Новосибирской области	Подпись	С.В. Федорчук
или:
	Подпись	С.В. Федорчук

Инициалы имени и отчества указываются перед фамилией и отделяются от фамилии пробелом.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель, имеющий право подписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Документ может быть подписан временно исполняющим обязанности (исполняющим обязанности должностного лица), при этом перед наименованием должности указывается:

Исполняющий обязанности министра образования Новосибирской области	Подпись	А.А. Флек
или сокращенно:
И.о. министра образования Новосибирской области	Подпись	А.А. Флек

Реквизит печатается через три межстрочных интервала ниже текста (или приложения). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Допускается центрирование наименования должности относительно самой длинной строки.

В наименовании должности может быть указана должность, занимаемая в координационном или совещательном органе, например:

Заместитель начальника отдела аккредитации управления лицензирования, аккредитации, контроля и надзора в сфере образования министерства образования Новосибирской области, председатель конфликтной комиссии Новосибирской области при проведении ГИА на территории Новосибирской области

Подпись

В.Н. Мороз

При подписании документов несколькими руководителями, равными по должности, но представляющими разные органы, их подписи располагают на одном уровне, например:

Министр образования Новосибирской области			Министр культуры Новосибирской области
Подпись	С.В. Федорчук		Подпись	И.Н. Решетников
Дата			Дата

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	Подпись	В.Н. Мороз
Члены комиссии	Подпись Подпись Подпись	А.П. Новикова Д.С. Болотова Д.А. Гарин

Расшифровка подписи в реквизите "подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

18. Вид документа (наименование вида документа).

Определяет принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения.

Реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем, располагается ниже реквизита "наименование министерства" и печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ и другие.

Реквизит выделяется полужирным шрифтом.

19. Место составления (издания) документа (г. Новосибирск).

Реквизит указывается на всех бланках документов, кроме писем.

Располагается ниже реквизита "вид документа".

20. Справочные данные об органе, издавшем документ.

Справочные данные об органе, издавшем документ, включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, факса, официальный адрес электронной почты, адрес web-страницы в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть Интернет).

Почтовый адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).

Реквизит обязателен для бланков писем, располагается ниже реквизита "наименование организации".

21. Адресат.

Реквизит располагается в правом верхнем углу на следующих документах: письмо, справка, докладная (служебная) и объяснительная записки, заявление.

Реквизит должен содержать точную и полную информацию, на основе которой документ будет доставлен адресату.

Документы адресуют в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам.

При направлении документа в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организацию или ее структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

	Министерство экономического развития Российской Федерации
или:
	Министерство природных ресурсов Российской Федерации Департамент экономики и финансов

При направлении документа руководителю или заместителю руководителя органа, организации наименование органа, организации входит в наименование должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

	Полномочному представителю Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе
	С.И. Меняйло

При направлении документа руководителям нескольких органов или организаций их следует указывать следующим образом:

	Руководителям областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области
или:
	Главам муниципальных образований Новосибирской области

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

В состав реквизита, при необходимости, может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия и инициалы для гражданина);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики края, области, автономного округа (области), республики;

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Например:

	Председателю Новосибирской областной ассоциации врачей С.Б. Дорофееву Серебренниковская ул., д. 42, г. Новосибирск, 630099
или:
	Аникиной А.В. Мира ул., д. 23, с. Новотырышкино, Колыванский район, Новосибирская обл., 633167

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Новосибирской области, постоянным корреспондентам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более, чем в четыре адреса, составляют список рассылки, который подписывает исполнитель.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.

Образец оформления реквизитов бланка документа приведен ниже:

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ Красный проспект, д.18, г. Новосибирск, 630007 Тел.: (383)238-73-46, 238-73-20, факс: (383)238-61-03 E-mail: minobr@nso.ru www.minobr.nso.ru
		N
На N		от

Оформление общего бланка при продольном расположении выглядит следующим образом:

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Красный проспект, д.18, г. Новосибирск, 630007

Тел.: (383)238-73-46, 238-73-20, факс: (383)238-61-03

E-mail: minobr@nso.ru, www.minobr.nso.ru

От______________ N______________

22. Дата документа.

Датой документа является:

дата его подписания (распорядительные документы, письма, телеграммы);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт);

для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Датой документа, изданного совместно двумя или более органами, является дата проставления более поздней подписи.

При написании даты используются способы: словесно-цифровой (9 марта 2019 года) и цифровой (06.02.2019 - день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами).

Реквизит обязателен для всех видов документов.

На документе, оформленном на бланке, дата проставляется в установленном для этого реквизита месте.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

23. Регистрационный номер документа.

Реквизит обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации, располагается на уровне даты и является цифровым или буквенно-цифровым обозначением документа, присвоенным при регистрации. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Реквизит состоит из порядкового номера документа, как правило, в пределах календарного года, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

24. Наименование документа (заголовок к тексту документа).

Наименование документа (заголовок к тексту документа) - реквизит документа, выражающий краткое содержание документа, составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Например:

Постановление, распоряжение, письмо (о чем?)

Правила (чего?).

Заголовок к тексту составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от левой границы текстового поля, оформляется с прописной буквы, без кавычек, точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актах заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом.

25. Текст документа.

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Текст документа должен содержать достоверную и объективную информацию, не допускать двоякого толкования.

Содержание документа должно излагаться кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей.

В первой части, преамбуле, указываются факты, основания, цели составления документа, во второй, заключительной - решения, поручения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации и др.

Текст документа может содержать только одну заключительную часть.

В тексте документа при ссылке на правовой акт указываются его реквизиты в следующей последовательности: вид документа, наименование органа или организации - автора документа, дата, регистрационный номер, наименование документа (заголовок к тексту).

Текст документа можно разбивать на разделы, пункты, подпункты, абзацы. Подзаголовки должны быть согласованы с заголовками.

Таблицы оформляются с использованием редактора MS WORD. Строки в таблицах должны быть пронумерованы в графе "N п/п". Если размер таблицы превышает один лист, на следующих страницах заголовки граф не печатаются.

Тексты документов излагаются от:

от первого лица единственного числа - в постановлениях, распоряжениях, докладных (служебных) записках, письмах:

постановляю, предлагаю, прошу, считаю;

от первого лица множительного числа - в совместных документах, в письмах:

постановляем; просим; направляем; слушали; решили; выступили;

от третьего лица единственного числа - в постановлениях, протоколах, письмах, актах:

министерство считает.

При указании фамилии, имени и отчества в тексте инициалы пишутся после фамилии: Голубенко В.Ю., Знатков В.М., Нелюбов С.А.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами в поле верхнего колонтитула, по центру.

26. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем письма при подготовке письма-ответа.

Располагается на бланке письма ниже реквизитов "дата документа" и "регистрационный номер документа".

Реквизит включает регистрационный номер и дату документа адресанта, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся исполнителем с поступившего документа.

Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

27. Отметка о наличии приложений.

Реквизит оформляется в сопроводительных письмах, договорах, приложениях к правовым актам.

Отметка о наличии приложений в сопроводительных письмах печатается от левой границы текстового поля через два интервала ниже текста документа.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Если приложение не названо, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Проект закона Новосибирской области на 3 л. в 1 экз. 2. Пояснительная записка к проекту закона на 1 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Минфина России от 10.07.2009 N 19-70/24-2 и приложения к нему, всего на 10 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложением к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

справка о финансовой задолженности предприятия, для служебного пользования, рег. N 51, на 3 л. в 1 экз.

В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу прописными буквами пишут Приложение N. Ниже - наименование вида правового акта, на следующей строке - дата и регистрационный номер правового акта. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, например:

Приложение N 2 к приказу министерства образования Новосибирской области от 24.05.2012 N 1299

28. Гриф согласования.

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Реквизит включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, которое печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия; ниже указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личную подпись; расшифровку подписи и дату согласования.

СОГЛАСОВАНО министр образования Новосибирской области
Подпись	С.В. Федорчук
Дата
или:
СОГЛАСОВАНО Письмо Губернатора Новосибирской области от 31.08.2009 N Т/145

Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись должностного лица" ближе к нижнему полю документа.

При наличии нескольких грифов согласования реквизиты располагают на одном уровне.

СОГЛАСОВАНО министр образования Новосибирской области			СОГЛАСОВАНО министр культуры Новосибирской области
Подпись	С.В. Федорчук		Подпись	И.Н. Решетников
Дата			Дата

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких должностных лиц, согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. В этом случае на документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается запись: "Лист согласования прилагается".

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки.

29. Гриф утверждения.

Реквизит, придающий документу юридическую силу, располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Утверждаются, как правило, положения, планы, уставы, перечни, штатные расписания и т.д.

В случае утверждения документа должностным лицом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности, подписи, ее расшифровки, даты утверждения и оформляется следующим образом:

			УТВЕРЖДАЮ министр образования Новосибирской области
			Подпись	С.В. Федорчук
			Дата

При утверждении документа правовым актом реквизит состоит из слова Утвержден (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, номера и даты документа и оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО приказом министерства образования Новосибирской области от 24.05.2018 N 1299

Слово УТВЕРЖДАЮ (Утвержден, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ) печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Ниже печатается с прописной буквы наименование должности руководителя, утверждающего документ, или ссылка на наименование документа, утверждающего документ, которые центрируются относительно слова УТВЕРЖДАЮ.

30. Виза согласования документа.

Виза согласования документа - это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам, ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись министру образования Новосибирской области (далее - министр) документы визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения министерства, где готовился проект документа, заместителем министра в соответствии с распределением полномочий либо по поручению министра Новосибирской области.

Документы, содержащие поручения руководителям структурных подразделений министерства, должны быть завизированы ими.

На проекте правового акта Правительства Новосибирской области, либо Губернатора Новосибирской области виза проставляется в левой нижней части оборотной стороны последнего листа постановляющей (распорядительной) части документа (допускается дополнение документа дополнительными листами для виз в необходимом количестве в случае, если все визы не могут быть размещены на одном листе) и включает должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:

Министр образования Новосибирской области
Подпись	С.В. Федорчук
Дата

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.

На проекте правового акта на бумажном носителе визу оформляют следующим образом:

Имеются замечания (с учетом замечаний) министр образования Новосибирской области
Подпись	С.В. Федорчук
Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа (письма) виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа под реквизитом "подпись должностного лица", в его левой нижней части и состоит из личной подписи визирующего с расшифровкой и даты, например:

Подпись	С.В. Федорчук
Дата

Допускается полистное визирование проекта правового акта и его приложения (приложений).

31. Оттиск печати.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица и проставляется на документах в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами (на документах, содержащих сведения финансового характера, сертификатах, лицензиях, грамотах и благодарностях, а также документах, удостоверяющих права граждан). Печати проставляется таким образом, чтобы оттиск печати захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, не захватывая личной подписи должностного лица.

На документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается буквами МП.

Оттиск печати должен быть хорошо читаемым, синего или фиолетового цвета.

32. Отметка о заверении копии.

Заверенная копия документа - копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу оригинального документа.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом ниже реквизита "подписи должностного лица" оформляется реквизит "отметка о заверении копии".

Реквизит включает: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при предоставлении копии документа в другие организации или выдаче ее на руки), например:

Подлинник находится в деле министерства N 01-02 за 2018 год.
Специалист по делопроизводству	Подпись	Т.В. Ульянова
Оттиск печати		Дата

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии _____ л.".

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

33. Отметка об исполнителе.

Реквизит включает инициалы (имя, отчество), фамилию исполнителя и номер его телефона. Он располагается в нижней части на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа от левой границы текстового поля, используется шрифт Times New Roman, размер шрифта 10, например:

С.С. Афонькин

238 73 34

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя указание количества отпечатанных экземпляров, номер телефона и дату печатания документа.

34. Указания по исполнению документа.

Указания по исполнению документа (резолюция) включают следующие элементы: фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (ей), содержание поручения (при необходимости), срок его исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Щукину В.Н. Прошу подготовить проект приказа к 23.09.2018

Подпись руководителя Дата

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение является лицо, указанное первым. Ему предоставлено право созыва соисполнителей и координации их работы.

Реквизит оформляется на отдельном бланке должностного лица с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Резолюция может быть написана непосредственно на лицевой стороне первого листа на документе (в заголовочной части) на свободном от текста месте.

35. Отметка о контроле документа.

Реквизит оформляется на всех документах, исполнение которых контролируется, обозначается буквой К или штампом "Контроль", располагается в правой верхней части документа и бланка резолюции (если резолюция оформлена на отдельном бланке).

В копиях правовых актов отметка может проставляться на левом поле напротив контролируемого пункта документа.

36. Отметка об исполнении документа.

Реквизит включает краткие сведения об исполнении документа и направлении его в дело.

Если отсутствует документ, свидетельствующий о его исполнении, то приводятся краткие сведения об исполнении, отметка "В дело" (возможно указание N дела), подпись (исполнителя или руководителя, давшего указание по исполнению документа, или руководителя подразделения, в котором документ исполнен) и дата.

Проведено совещание 28.08.2018

В дело

Михайлова

Дата

При наличии документа, свидетельствующего об исполнении указания (правовой акт, служебное письмо), указывается его N, дата и оформляется отметка В дело, подпись и дата.

Принят приказ N 323 от 21.09.2018

В дело

Исакова

Дата

Реквизит располагается в левой нижней части исполненного документа, подлежащего формированию в дело.

37. Отметка о конфиденциальности.

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или иному виду конфиденциальной информации, и имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра.

Регистрационный номер документа в этом случае дополняется указанием "ДСП".

38. Отметка о поступлении документа.

Реквизит помещается в правом нижнем углу первого листа документа путем проставления специального штампа.

Элементами реквизита являются: наименование организации, порядковый номер, который дополняется индексом структурного подразделения, и дата поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Пример штампа

Министерство образования Новосибирской области Вход. N _______________________ "____"___________________20___г.

III. Требования к бланкам документов

39. Документы, создаваемые в министерстве, оформляются, как правило, на бланках, которые имеют обязательные реквизиты, идентифицирующие автора официального письменного документа.

Применяются следующие виды бланков документов:

1) бланки министерства:

бланк приказа;

бланк письма;

общий бланк (доверенность, заключение, протокол);

2) бланк министра;

3) бланк письма структурного подразделения министерства (протокол, акт, докладные и другие записки, справка);

4) бланки координационных и совещательных органов:

общий бланк (протокол, решение).

40. Для изготовления бланков документов, согласно Национальному стандарту, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

41. Бланки документов могут изготавливаться на основе продольного и углового расположения реквизитов.

При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в левом верхнем углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

На основе продольного расположения реквизитов изготавливаются следующие бланки документов:

приказов;

общие бланки.

На основе углового расположения реквизитов изготавливаются следующие бланки документов:

бланк письма министерства;

бланк письма министра;

бланки писем структурных подразделений министерства;

42. Состав реквизитов бланков документов:

"герб Новосибирской области";

"наименование министерства";

"должность лица, подписавшего документ" (для должностных бланков);

"справочные данные министерства" (для письма);

"вид документа", кроме письма;

"дата документа";

"регистрационный номер документа";

"место составления (издания) документа" (г. Новосибирск), кроме письма;

"ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" (для письма).

43. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.

44. Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

IV. Порядок подготовки законопроектов и проектов правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области

45. Подготовка проектов законов Новосибирской области и проектов нормативных правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области осуществляется в соответствии с Законом Новосибирской области от 25.12. 2006 N 80-ОЗ" О нормативных правовых актах Новосибирской области" и разделами IV-IX Инструкции по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, утвержденной постановлением Губернатора Новосибирской области от 01.11.2010 N 345 "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области".

V. Правовая и юридико-техническая экспертизы проектов правовых актов

46. В целях обеспечения соответствия правовых актов Конституции Российской Федерации, федеральному законодательству, законодательству Новосибирской области, а также правильности применения в принимаемых правовых актах норм материального права и соблюдения правил юридической техники все проекты правовых актов после осуществления процедуры согласования должны проходить правовую и юридико-техническую экспертизы в министерстве.

Правовая и юридико-техническая экспертизы проектов правовых актов проводится отделом правового сопровождения организационно-правового управления министерства (далее - отдел правового сопровождения).

Проекты нормативных правовых актов проходят независимую антикоррупционную экспертизу. С этой целью проект нормативного правового акта размещается разработчиком на официальном сайте министерства в сети Интернет, а также в государственной информационной системе Новосибирской области "Электронная демократия Новосибирской области" в сети Интернет по адресу: http://dem.nso.ru. Отметка о направлении проекта нормативного правового акта на независимую антикоррупционную экспертизу ставится на тыльной стороне бланка приказа с указанием дат начала и окончания приема заключений (далее - независимая экспертиза). Срок проведения независимой экспертизы не может составлять менее семи дней.

Проекты нормативных правовых актов подлежат правовой, юридико-технической экспертизе, а также антикоррупционной экспертизе. По результатам указанных экспертиз, а также с учетом результатов независимой экспертизы, при наличии соответствующих оснований готовится единое заключение.

47. К проекту правового акта, представленному для проведения правовой и юридико-технической экспертиз, прилагаются:

1) перечень правовых актов и других документов, послуживших основанием для подготовки проекта;

2) пояснительная записка, содержащая необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений;

3) финансово-экономическое обоснование, завизированное руководителем структурного подразделения министерства;

4) перечень правовых актов, подлежащих изменению, дополнению, признанию утратившими силу в связи с принятием вносимого проекта;

5) перечень органов, организаций и лиц, участвовавших в разработке проекта;

6) предыдущие редакции проекта правового акта, ранее представлявшиеся для проведения правовой, антикоррупционной и юридико-технической экспертиз (в случае повторных правовой, антикоррупционной и юридико-технической экспертиз) и подшитые к ним заключения министерства;

7) к проектам правовых актов, которыми утверждаются составы координационных и совещательных органов, прикладываются документы (копии приказов о назначении, выписки из приказов, справка разработчика проекта правового акта), заверенные руководителем разработчика и содержащие сведения о членах координационных и совещательных органов (Ф.И.О., должность);

8) поступившие заключения по результатам независимой экспертизы с официального сайта министерства в сети Интернет, а также в государственной информационной системы Новосибирской области "Электронная демократия Новосибирской области" в сети Интернет по адресу: http://dem.nso.ru.

48. Правовая и юридико-техническая экспертизы проектов правовых актов осуществляется в порядке их поступления.

Решение об изменении порядка рассмотрения проектов правовых актов принимает начальник организационно-правового управления.

49. Правовая и юридико-техническая экспертизы проекта правового акта проводятся в течение семи рабочих дней со дня поступления проекта правового акта на экспертизу.

По решению начальника организационно-правового управления срок проведения правовой и юридико-технической экспертиз наиболее объемного и сложного проекта правового акта может быть продлен, но не должен превышать четырнадцати рабочих дней со дня поступления проекта правового акта на экспертизу.

50. При проведении правовой и юридико-технической экспертиз проект правового акта подлежит оценке с точки зрения:

1) соответствия Конституции Российской Федерации, федеральному законодательству, законодательству Новосибирской области;

2) соответствия содержания и вида акта компетенции Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области;

3) отсутствия внутренних противоречий, взаимоисключающих положений;

4) наличия норм, позволяющих определить порядок реализации проекта;

5) необходимости изменения или отмены положений действующих правовых актов в случаях противоречия представленному проекту;

6) соблюдения правил юридической техники.

51. Содержание проекта при проведении правовой и юридико-технической экспертиз может подвергаться корректировке правового и редакционного характера. При этом специалист, проводящий правовую и юридико-техническую экспертизы, привлекает исполнителя (разработчика проекта правового акта) для получения пояснений в целях наиболее полного и всестороннего исследования.

52. По результатам правовой, антикоррупционной и юридико-технической экспертиз проекта правового акта в его текст вносятся замечания, готовятся предложения по его доработке или составляется экспертное заключение.

В экспертном заключении отражаются следующие сведения:

1) наименование структурного подразделения министерства, проводившего правовую, антикоррупционную и юридико-техническую экспертизы;

2) дата и регистрационный номер заключения;

3) реквизиты проекта правового акта (вид и наименование правового акта);

4) ссылки на положения проекта правового акта, в отношении которых установлено несоответствие критериям, определенным в пункте 51 Инструкции, и основания установления такого несоответствия;

5) предложения по устранению замечаний.

53. Замечания, предложения или экспертное заключение подлежат обязательному рассмотрению руководителем структурного подразделения министерства, должностным лицом, подготовившим проект правового акта. Возникшие в процессе правовой и юридико-технической экспертиз проекта правового акта разногласия рассматриваются начальником отдела правового сопровождения и руководителем структурного подразделения министерства, должностным лицом, подготовившим проект.

54. При наличии замечаний, предложений или экспертного заключения по результатам правовой и юридико-технической экспертиз проект правового акта дорабатывается подготовившим проект правового акта структурным подразделением министерства и представляется на повторные правовую и юридико-техническую экспертизы.

Повторные правовая и юридико-техническая экспертизы проектов правовых актов проводятся в порядке, аналогичном проведению первичных правовой и юридико-технической экспертиз, в течение трех рабочих дней со дня поступления проекта правового акта на повторные экспертизы.

При отсутствии замечаний по результатам правовой, антикоррупционной и юридико-технической экспертиз начальник отдела правового сопровождения визирует проект.

VI. Антикоррупционная экспертиза нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов

55. Антикоррупционная экспертиза нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов проводится в соответствии с Порядком проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов в министерстве, утвержденным приказом министерства образования, науки и инновационной политики Новосибирской области от 15.04.2016 N 1044 "Об утверждении Порядка проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов в министерстве образования Новосибирской области".

56. Срок проведения антикоррупционной экспертизы нормативного правового акта, проекта нормативного правового акта аналогичен сроку проведения правовой и юридико-технической экспертиз проекта нормативного правового акта, установленному пунктом 50 Инструкции. По решению начальника организационно-правового управления срок проведения экспертизы наиболее объемных и сложных нормативных правовых актов (проектов нормативных правовых актов) может быть продлен, но не должен превышать четырнадцати рабочих дней со дня поступления проекта акта на экспертизу.

57. Выявленные в нормативном правовом акте (проекте нормативного правового акта) коррупциогенные факторы отражаются в экспертном заключении.

В экспертном заключении также предлагаются способы устранения выявленных коррупциогенных факторов.

58. Заключение подлежит рассмотрению соответствующим структурным подразделением министерства, должностным лицом, подготовившим нормативный правовой акт или проект нормативного правового акта.

59. Проекты нормативных правовых актов, содержащие коррупциогенные факторы, подлежат доработке и повторной антикоррупционной экспертизе.

Повторная антикоррупционная экспертиза нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов проводится в порядке, установленном Инструкцией, в течение трех рабочих дней со дня поступления нормативного правового акта, проекта нормативного правового акта на повторную антикоррупционную экспертизу.

VII. Подписание, регистрация и рассылка правовых актов

60. Подготовленный в соответствии с требованиями Инструкции проект правового акта исполнитель передает на подпись министру на бумажном носителе.

Комплект документов проекта правового акта должен содержать:

1) текст и приложения к нему;

2) наличие необходимых виз согласований, замечаний, заключений по проекту правового акта;

3) комплектность сопроводительных документов (пояснительная записка, письма, справки, заявления, ходатайства и другие поясняющие документы, копии ранее принятых правовых актов, в которые вносятся изменения данным проектом правового акта, перечень рассылки правового акта).

Проект правового акта, подписанный министром, далее передается в отдел организации управления на бумажном носителе на регистрацию.

61. Подписанный проект правового акта разработчик передает в отдел организации управления на бумажном носителе и в электронном виде для регистрации и рассылки.

Проект правового акта на бумажном носителе должен полностью соответствовать электронному варианту. Ответственность за соответствие бумажного и электронного варианта возлагается на разработчика проекта.

62. Регистрация проекта правового акта производится с использованием Системы электронного документооборота (далее - СЭДД). Дата регистрации правового акта считается датой его принятия.

Регистрация проекта правового акта осуществляется в день передачи его в отдел организации управления. В случае передачи проекта правового акта в отдел организации управления менее чем за 1,0 час до окончания рабочего дня, его регистрация осуществляется на следующий рабочий день.

63. Дата и регистрационный номер проставляются на подлиннике правового акта, размер шрифта 14, дата от левой границы текстового поля, номер - от правой границы текстового поля. Дата оформляется арабскими цифрами, разделенными точками (день, месяц, год). Номер состоит из знака N и порядкового номера правового акта из арабских цифр.

Регистрация правовых актов производится в пределах календарного года.

64. Информация о правовом акте, полученная при его регистрации, вместе с электронной версией, поступает в СЭДД.

Правовой акт размещается в разделе "Организационно-распорядительные документы" ("ОРД") СЭДД.

65. Официальное опубликование (обнародование) нормативных правовых актов осуществляется в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Новосибирской области.

66. Нормативные правовые акты министерства размещаются на официальном сайте министерства и Официальном интернет-портале правовой информации Новосибирской области (www.nsopravo.ru).

Нормативные правовые акты министерства, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, размещаются на Официальном интернет-портале правовой информации (www.pravo.gov.ru).

67. В течение двух дней после регистрации нормативного правового акта отделом организации управления осуществляется рассылка его электронной версии с использованием системы СЭДД и на бумажном носителе в соответствии с перечнем рассылки, представленным разработчиком.

Копия нормативного правового акта, а также сведения об источнике его официального опубликования направляются на бумажном носителе и в электронном виде в Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области, прокуратуру Новосибирской области, Законодательное Собрание Новосибирской области в 7-дневный срок после дня первого официального опубликования данного нормативного правового акта в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Новосибирской области.

68. Неподписанный правовой акт передается в отдел организации управления для возврата разработчику проекта правового акта согласно резолюции.

VIII. Порядок оформления делового (служебного) письма

69. Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи или в виде электронной копии по электронной почте.

70. Порядок подготовки проекта делового (служебного) письма приведен в приложении N 1 к Инструкции.

71. Деловые (служебные) письма готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, руководителей федеральных министерств и ведомств; на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как сопроводительные письма к проектам законодательных и правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Новосибирской области и другим видам документов (приложении N 2 к Инструкции);

как инициативные письма.

72. Обязательные реквизиты делового (служебного) письма:

"герб Новосибирской области";

"наименование органа, издавшего документ";

"должность лица, подписавшего документ";

"справочные данные об органе, издавшем документ";

"адресат";

"дата документа";

"регистрационный номер документа";

"наименование документа (заголовок к тексту)";

"ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта";

"текст документа";

"отметка о наличии приложений";

"виза";

"подпись должностного лица";

"отметка об исполнителе";

"отметка о конфиденциальности".

73. Первая страница письма, как правило, оформляется на установленных в пункте 39 Инструкции бланках письма, остальные - на листах бумаги формата А4.

При оформлении писем устанавливаются следующие границы текстового поля:

верхнее поле - 20 мм;

нижнее поле - 20 мм;

левое поле - 20 мм;

правое поле - 10 мм.

Размер шрифта: текст - шрифт 14, отметка об исполнителе - шрифт 10, расстановка страниц - шрифт 10. Текст печатается через один межстрочный интервал.

74. В письмах указывается точное наименование адресата, который оформляется в соответствии с пунктом 21 Инструкции.

75. Наименование документа (заголовок к тексту) печатается через межстрочный интервал от реквизита "ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта".

76. Текст письма отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами.

При наборе текста устанавливается выравнивание текста по ширине.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим..., направляем) или от третьего лица единственного числа (Правительство Новосибирской области считает..., комиссия рассмотрела...).

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст, как правило, излагается от первого лица единственного числа: предлагаю..., прошу..., направляю...

Текст письма может начинаться с обращения, которое выравнивается по центру и заканчивается восклицательным знаком, например:

Уважаемый Михаил Петрович!

Госпожа Петрова!

Господин Президент!

Уважаемые коллеги!

Письмо, как правило, составляется по схеме: вступление, основная часть, заключение.

Вступительная часть содержит ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта.

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Текст письма не должен превышать, как правило, одной страницы.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний.

Письмо может содержать только одну заключительную часть.

Текст письма-просьбы обычно строится по следующей форме: изложение причины, побудившей обратиться с просьбой, изложение самой просьбы, в заключительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы, обычно, выражаются словами: прошу, просим:

Просим оказать содействие...;

Просим выслать в наш адрес...;

Просим принять участие...;

Прошу довести до сведения...;

Прошу ликвидировать задолженность...;

Прошу принять меры...

Главная цель данного письма - убедить, доказать необходимость исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания.

Письма-приглашения начинаются со слов:

Приглашаю...;

Приглашаем...;

Министерство образования Новосибирской области приглашает...;

Позвольте пригласить...;

Прошу направить представителя...

В тексте письма-приглашения указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, и, при необходимости, форма одежды.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий. Гарантироваться может плата за выполненную работу, качество, сроки поставки продукции, оплата товара, аренды и т.д. В таких письмах используются стандартные выражения:

Министерство гарантирует;

гарантируем;

просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии);

оплату гарантируем;

возврат гарантируем...

В гарантийном письме обычно указываются платежные реквизиты, подпись заверяется печатью.

Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируются причины отказа (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.

Тексты ответных писем должны соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководителей.

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения).

Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

Направляю информацию...;

Возвращаем справочные материалы...;

Возвращаем подписанный с нашей стороны договор...

77. Отметка о наличии приложений печатается двумя интервалами ниже текста письма от левой границы текстового поля в том случае, если письмо предусматривает приложение к нему.

78. Подпись должностного лица отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами.

Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей и закреплением за ними права подписи документов в положениях о структурных подразделениях и должностных регламентах.

Перед реквизитом может располагаться формула вежливости:

С уважением,..., С наилучшими пожеланиями,... и другие.

Формула вежливости печатается с абзаца и отделяется от должности запятой, например:

С уважением, заместитель министра образования Новосибирской области

Подпись

А.А. Флек

79. Визы проставляются в нижней части листа письма. Допускается производить расшифровку подписи вручную при визировании.

80. Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левой части письма.

81. После подписания деловое (служебное) письмо регистрируется в СЭДД.

Датой письма является дата его подписания.

IX. Оформление отдельных видов документов

82. Акт - документ, составленный уполномоченными лицами, подтверждающий установленный факт (событие, действие, состояние).

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты, но и содержат выводы и предложения (акты проверок, обследований, ревизий).

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).

Акт оформляется на общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4.

Акт содержит следующие реквизиты:

"наименование органа, издавшего документ (наименование организации)";

"вид документа";

"дата документа";

"регистрационный номер документа";

"место составления (издания) документа (г. Новосибирск)";

"наименование документа (заголовок к тексту)";

"текст документа";

"отметка о наличии приложений" (при необходимости);

"подпись должностного лица";

"гриф утверждения" (при необходимости).

Требования к отдельным видам актов определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Наименование документа обычно начинается со слов "О проведении проверки...", "О состоянии...".

Через два межстрочных интервала оформляется реквизит "текст".

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть начинается словом "Основание", которое печатается с абзаца, ставится двоеточие и указывается распорядительный документ в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

С новой строки от границ левого текстового поля пишутся слова

"Составлен комиссией:" и перечисляются лица, участвующие в составлении акта. При перечислении лиц указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность, и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Если акт составлялся в присутствии проверяемых или других лиц, то пишется: "Присутствовали:" и перечисляются должности и их фамилии.

Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, оформлено в виде таблиц. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения.

Через два межстрочных интервала оформляется запись: "Составлен в экз.". Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акт подписывают председатель и члены комиссии. При подписании должности не указываются.

С актами обследований и ревизий должны быть ознакомлены должностные лица, деятельность которых отражена в актах. Некоторые акты утверждаются руководителем.

Образцы оформления актов приведены в приложении N 3 к Инструкции.

83. Приказ - правовой акт, содержащий положения, направленные на обязательное исполнение.

В министерстве существуют следующие виды приказов:

нормативные правовые акты;

приказы по основной деятельности;

приказы по кадровым вопросам.

Все приказы регистрируются в СЭДД по порядку номеров в пределах календарного года сотрудниками министерства, ответственными за ведение делопроизводства, за исключением следующих приказов:

приказы о предоставлении государственной услуги по лицензированию образовательной деятельности - регистрируются в СЭДД сотрудниками управления лицензирования, аккредитации, контроля и надзора в сфере образования министерства;

приказы по кадровым вопросам и по личному составу сотрудников министерства - оформляются в Государственной информационной системе "Кадровый учёт государственных гражданских служащих Новосибирской области", а также регистрируются в журнале учета приказов сотрудниками отдела организации управления, ответственными за ведение кадрового делопроизводства,

приказы по кадровым вопросам руководителей подведомственных организаций министерства - регистрируются в журнале учета приказов сотрудниками отдела организации управления, ответственными за ведение кадрового делопроизводства.

Приказы о проведении проверок юридических лиц (плановой/внеплановой, документарной/выездной) готовятся по формам, утвержденным приказом министерства экономического развития Российской Федерации (образец приказа о проведении проверки юридического лица приведен в приложении N 4 к Инструкции).

Проекты приказов готовятся и вносятся по поручению министра или его заместителей.

Проекты приказов печатаются на бланках приказа установленной формы и представляются на подпись министру. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы выполняются в одном экземпляре, который остается в делопроизводстве министерства. Приказы выполняются в нескольких экземплярах (по количеству подписывающих) в случае подписания приказа несколькими руководителями, представляющими разные органы. Копии приказов на бумажном носителе сотрудник министерства, ответственный за ведение делопроизводства, заверяет печатью и направляет адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Приказ имеет следующие обязательные реквизиты:

"герб Новосибирской области";

"наименование министерства";

"вид документа";

"место составления (издания) документа";

"дата и регистрационный номер документа";

"наименование документа (заголовок к тексту)";

"текст документа";

"подпись должностного лица";"визы";

"отметка о наличии приложений (при их наличии)".

Реквизит "дата и регистрационный номер документа" располагается по центру документа. Заголовок к приказу печатается через 1 межстрочный интервал от реквизита "дата и регистрационный номер документа" и выравнивается по центру. Заголовок приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.

Текст отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал. Текст печатается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагается цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается в разрядку строчными буквами полужирным шрифтом, например:

В целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в министерстве образования Новосибирской области в соответствии с постановлением Правительства Новосибирской области от 01.11.2010 N 345 "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области" п р и к а з ы в а ю:

Распорядительная часть содержит поручения с указанием исполнителя и сроков исполнения и может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль над исполнением приказа.

Если приказ изменяет ранее изданный документ, то один из пунктов текста должен начинаться словами "Признать утратившим силу..." (ссылка на отменяемый документ с указанием его даты, номера и заголовка).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля. Приказы подписывает министр, а в его отсутствие (командировка, болезнь, отпуск) - лицо его замещающее. Образец приказа в приложении N 5 к Инструкции.

Виза (визы) согласования проекта приказа министерства проставляется в верхней части оборотной стороны последнего листа.

Ниже, через один межстрочный интервал, располагается информация о рассылке с указанием структурных подразделений министерства и учреждений для направления копий приказа; указывается отметка о контроле (при необходимости).

Для нормативных правовых актов (НПА) ставятся отметки о размещении на сайте Минобразования Новосибирской области для проведения независимой антикоррупционной экспертизы; о направлении НПА, согласно перечню:

1) Прокуратура Новосибирской области - 1 экз.;

2) Главное Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области - 1 экз.;

3) Законодательное Собрание Новосибирской области - 1 экз.;

4) Министерство юстиции Новосибирской области - 1 экз.;

6) Размещается на сайте Минобразования Новосибирской области.

7) На официальное опубликование на www.nsopravo.ru;

об официальном размещении (опубликовании) на сайте www.pravo.gov.ru.

84. Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, утверждение которых оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами, пункты и подпункты также нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой.

Образец оформления положения приведен в приложении N 6 к Инструкции.

85. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенность содержит следующие реквизиты:

"герб Новосибирской области";

"наименование министерства";

"должность лица, подписавшего доверенность" (при оформлении на должностном бланке);

"вид документа";

"дата документа";

"место составления (издания) документа (г. Новосибирск)";

"регистрационный номер документа";

"текст документа";

"подпись должностного лица";

"виза";

"оттиск печати".

Доверенность оформляется на общем бланке формата А4.

Текст доверенности обычно содержит:

наименование доверителя (наименование организации, структурного подразделения, исполнительного органа, должность, фамилию, имя, отчество лица, подписавшего доверенность);

должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные представителя;

содержание и объем полномочий;

срок действия доверенности;

иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

Доверенность составляется в одном экземпляре.

На проекте доверенности оформляется реквизит "виза". Проект доверенности визируется юридической службой, подписывается министром. Реквизит "виза" размещается на обратной стороне проекта доверенности, в его левой нижней части, и состоит из личной подписи визирующего с расшифровкой и даты. Проект доверенности визируется в министерстве.

Подпись должностного лица заверяется печатью.

В случае окончания срока доверенности, увольнения представителя доверителя, отзыва доверенности у представителя доверителя, доверенность должна быть возвращена в отдел бюджетного процесса в 5-дневный срок со дня наступления случая, о чем делается отметка в журнале. В случае утраты доверенности представитель доверителя представляет в департамент контроля и документационного обеспечения служебную записку с указанием причин утраты доверенности. Сотрудники министерства и подведомственных ему учреждений ответственны за возврат доверенностей в отдел правового сопровождения.

Образец оформления доверенности приведен в приложении N 7 к Инструкции.

86. Договор - соглашение двух или нескольких лиц (сторон) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав, обязанностей, каких-либо отношений.

Договоры (соглашения) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

Договор (соглашение) содержит следующие реквизиты:

"вид документа";

"наименование документа (заголовок к тексту)";

"дата документа";

"регистрационный номер документа";

"текст документа";

"юридические адреса сторон, между которыми заключаются соглашения";

"подписи должностных лиц каждой из сторон";

"оттиски печатей каждой из сторон";

"виза".

Реквизит "вид документа" - ДОГОВОР (СОГЛАШЕНИЕ) - печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру.

Ниже через два межстрочных интервала по центру оформляется реквизит "наименование документа" (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "о чем?".

Текст договора состоит из преамбулы и статей (разделов).

В преамбуле даются ссылки на документы, наделяющие должностное лицо полномочиями заключать договор.

Статьи (разделы) нумеруются арабскими цифрами и имеют самостоятельные заголовки.

Текст заканчивается почтовыми реквизитами (паспортными данными) субъектов, заключающих договор.

Реквизит "подпись должностного лица" оформляется на одном уровне.

Подлинность подписей заверяется оттиском печати.

Проект договора (соглашения), подготовленный структурным подразделением министерства визируется руководителем этого подразделения, курирующим заместителем министра, руководителями других заинтересованных структурных подразделений министерства и заместителей министра и направляется на правовую экспертизу в отдел правового сопровождения. После правовой экспертизы проект договора (соглашения) направляется на согласование с руководителями предприятий и организаций, являющимися сторонами договора.

Все договоры (соглашения), связанные с финансовыми обязательствами министерства, визируются начальником управления бюджетного процесса министерства и заместителем министра, курирующим финансовые вопросы.

Приложения к проекту договоров (соглашений) визируются в том же порядке.

Реквизит "виза" ставится на лицевой стороне проекта договора (соглашения), в его левой нижней части, и состоит из личной подписи визирующего с расшифровкой и даты.

Проекты договоров (соглашений), направленные для подписания из сторонних организаций, регистрируются как входящие документы и направляются в структурное подразделение министерства, курирующее данное направление работы, которые далее направляют эти проекты на согласование и экспертизу в установленном порядке.

Срок согласования у каждого согласовывающего лица не должен превышать трех дней.

Договор (соглашение), связанный с финансовыми обязательствами министерства, подписанный в одностороннем порядке министром, направляется другим субъектам договора (соглашения) сопроводительным письмом (Приложение N 2 к Инструкции) для подписания и регистрации.

Подписанные всеми сторонами договоры (соглашения), связанные с финансовыми обязательствами министерства, передаются в управление бюджетного процесса министерства на регистрацию, а нефинансовые - на регистрацию в СЭДД в отдел организации управления.

Подпись в договоре (соглашении) заверяется печатью.

Количество экземпляров договора (соглашения) определяется количеством сторон, заключивших договор (соглашение). Один экземпляр подлинника зарегистрированного договора (соглашения), связанного с финансовыми обязательствами министерства, с визами согласования остается в управлении бюджетного процесса, остальные направляются другим сторонам соглашения. Один экземпляр подлинника зарегистрированного договора (соглашения) нефинансового характера с визами согласования передается в структурное подразделение, курирующее тему данного соглашения.

В случае необходимости, структурное подразделение у которого находится подлинник договора (соглашения) изготавливает копию документа, которая заверяется реквизитом "отметка о заверении копии".

Порядок подготовки дополнительных договоров (соглашений) проводится в соответствии с установленным для договоров (соглашений) порядком. Для проведения согласования проекта дополнительного договора (соглашения) к нему прилагается копия заключенного договора (соглашения).

При регистрации дополнительного договора (соглашения) ему присваивается регистрационный номер основного договора (соглашения) и номер дополнительного договора (соглашения), например: 50-1; 50-2. Договоры (соглашения) формируются в одно дело и передаются на постоянное хранение после истечения сроков дополнительных договоров (соглашений).

87. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключение оформляется на общем бланке или стандартных листах бумаги и имеет следующие реквизиты:

"герб Новосибирской области" (при оформлении на бланке с наименованием министерства);

"наименование министерства)";

"вид документа";

"наименование документа (заголовок к тексту)";

"текст документа";

"подпись должностного лица";

"дата документа";

"регистрационный номер документа";

"отметка об исполнителе".

Наименование министерства печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование вида документа ЗАКЛЮЧЕНИЕ печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Ниже указывается наименование документа или вопроса, на который оно подготовлено. Заголовок выделяется полужирным шрифтом.

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается, например: "С проектом ... согласны" или "По проекту ... замечаний нет".

Заключение может содержать только одну заключительную часть.

После подписания заключения регистрируются в подразделениях, их подготовивших. При регистрации заключения проставляется входящий номер зарегистрированного в СЭДД (учтенного в подразделениях) поступившего на экспертизу проекта документа.

Образец оформления заключения приведен в приложении N 8 к Инструкции.

88. Записки - документы справочно-информационного характера, которые используются для информационного обмена между должностными лицами, органами государственной власти Новосибирской области и структурными подразделениями министерства.

Различают следующие виды записок:

1) докладная записка;

2) служебная записка;

3) пояснительная (аналитическая) записка;

4) объяснительная записка.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю высшего ранга по отношению к составителю записки. Докладная записка информирует адресата о сложившейся ситуации, явлении, факте и служит основанием для принятия им решений.

Служебная записка - документ, предназначенный для письменного сообщения между собой лиц, находящихся на одном должностном уровне (руководители структурных подразделений, начальники отделов), и содержащий предложения, оценку каких-либо управленческих действий или информацию о них, фиксирующий факт передачи материальных ценностей.

Пояснительная (аналитическая) записка - записка, поясняющая содержание отдельных положений документа (проекта закона области, правового акта, программы, плана, отчета).

Объяснительная записка - записка, объясняющая причины какого-либо факта, поступка, невыполнения должностных обязанностей.

Записки оформляются на общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4.

Оформление записки зависит от ее адресата.

Записка имеет следующие реквизиты:

"наименование министерства" (структурного подразделения министерства) - автора документа;

"вид документа";

"дата документа";

"регистрационный номер документа";

"адресат";

"наименование документа (заголовок к тексту)";

"текст документа";

"отметка о наличии приложений" (при наличии);

"виза";

"подпись должностного лица";

"отметка об исполнителе".

Текст записки состоит из двух частей: в первой, констатирующей, излагаются причины, факты, события, описывается ситуация; во второй - излагаются выводы, предложения, просьбы.

Образцы оформления записок приведены в приложении N 9, к настоящей Инструкции.

89. Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление поручений, предметов, лиц, объектов, работ, мероприятий.

Перечень оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты:

"вид документа";

"наименование документа (заголовок к тексту)";

"текст документа";

"подпись должностного лица";

"гриф утверждения";

"виза";

"отметка об исполнителе".

Реквизит "вид документа" располагается по центру, ниже оформляется реквизит "наименование документа (заголовок к тексту)".

Реквизиты выделяются полужирным шрифтом.

В тексте формулируются поручения, сроки их исполнения и ответственные исполнители.

В тексте формулируются поручения, сроки их исполнения, ответственные исполнители, ставится реквизит "Подпись должностного лица", составляющими их и направляются исполнителям по СЭДД.

Образец оформления перечня приведен в приложении N 10 к Инструкции.

90. Протокол заседания (совещания) - документ, фиксирующий ход рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.

Протокол составляется на основе записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Используются следующие формы протоколов:

1) полный;

2) краткий.

Полный протокол содержит запись всех выступлений докладчиков и участников.

Протокол печатается на бланке протокола, общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4.

Полный протокол имеет следующие реквизиты:

"наименование органа, издавшего документ (наименование организации)";

"вид документа";

"вид заседания";

"дата документа";

"номер протокола";

"место проведения совещания";

"текст документа";

"подпись должностного лица";

"гриф утверждения" (при необходимости).

Краткий протокол содержит обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков, выступающих, принятые решения. Краткая форма протокола используется при наличии материалов заседания (совещания), когда прилагаются тексты докладов и выступлений, а также для протоколирования оперативных совещаний.

Требования к отдельным видам протоколов определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Новосибирской области.

При оформлении протокола реквизиты располагаются следующим образом:

"наименование органа" - печатается от границы верхнего поля и выравнивается по центру;

"вид документа" - слово ПРОТОКОЛ печатается через два межстрочных интервала, ниже предыдущего реквизита прописными буквами и выравнивается по центру;

через один межстрочный интервал ниже строчными буквами печатается "вид заседания" (правительства, конференции, собрания, совещания) и наименование коллегиального органа в родительном падеже. Слова выравниваются по центру и выделяются полужирным шрифтом;

"место проведения совещания" - указывается, где или у кого проходило совещание. Реквизит печатается после реквизита "вид заседания" и выравнивается по центру (г. Новосибирск и др.);

"дата протокола". Дата оформляется цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через "-" указывают даты начала и окончания совещания;

"номер протокола". Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.

Номер протокола обозначается арабскими цифрами, может дополняться буквенными индексами. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части полного протокола оформляются следующие реквизиты:

"председатель или председательствующий";

"секретарь";

"присутствовали";

"повестка дня";

"докладчики по каждому пункту повестки дня".

В вводной части краткого протокола оформляются следующие реквизиты:

"председатель или председательствующий";

"секретарь";

"присутствовали".

Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" оформляются от левой границы текстового поля полужирным шрифтом, печатаются с прописной буквы.

После слов "Председатель", "Секретарь" ставится тире, после слова "Присутствовали" - двоеточие.

Реквизит "секретарь" не оформляется, если заседание не предусматривает такой должности. В этом случае ведение протокола производится службой делопроизводства или лицом, ответственным за ведение протокола.

Реквизит "присутствовали" состоит из списка членов коллегиального органа, участвовавших в заседании, и списка приглашенных.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, например:

Присутствовали: список прилагается.

Фамилии и инициалы членов присутствующих перечисляются в алфавитном порядке через запятую (Жафярова М.Н., Нелюбов С.А., Федорчук С.В.)

В списке приглашенных фамилии перечисляются в алфавитном порядке и указываются наименования должностей.

Наименования должностей можно указывать обобщенно (члены Правительства, министры, руководители органов исполнительной власти).

Если приглашенные участвовали в обсуждении только одного вопроса, то составляются списки по каждому вопросу.

Слова ПОВЕСТКА ДНЯ пишутся прописными буквами и выравниваются по центру. Вопросы в повестке дня оформляются от границы левого поля, нумеруются арабскими цифрами и формулируются в предложном падеже с предлогами "О..." или "Об...". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное".

Реквизит "повестка дня" можно не указывать, если в основной части протокола указывается наименование обсуждаемого вопроса, которое оформляется по центру полужирным шрифтом.

Вводная часть протокола отделяется от основной части сплошной чертой.

Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал.

В протоколах тексты выступлений излагаются от третьего лица единственного числа.

Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ пишутся прописными буквами, каждое - от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер вопроса повестки дня, а также может указываться наименование обсуждаемого вопроса.

В разделе СЛУШАЛИ приводятся фамилии, инициалы и должности докладчиков, если наименование должности не указано в повестке дня. Затем дается содержание доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада прилагается к протоколу, то делается ссылка об этом.

В разделе ВЫСТУПИЛИ приводятся фамилии и инициалы выступающих.

Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере поступления, но вместо слов "вопрос", "ответ" указываются фамилии и инициалы.

В разделе РЕШИЛИ излагаются принятые решения по данному вопросу повестки дня, которые оформляются как постановляющая (распорядительная) часть правовых актов.

При необходимости приводятся итоги голосования: за - ___, против - ___, воздержалось - ___.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Реквизит "подпись" отделяется от текста тремя межстрочными интервалами.

Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем, при его отсутствии - только председателем.

Основная часть краткого протокола включает номера вопросов в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется и начинается с предлога "О", "Об".

Ниже оформляются реквизиты: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ аналогично оформлению в полном протоколе.

Образец оформления протоколов приведен в приложении N 11 к Инструкции.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, подписанным ответственным исполнителем.

Принятые решения до заинтересованных лиц обычно доводятся в виде выписок из протокола или решений.

Выписка из протокола - это точная копия части протокола.

При оформлении выписки из протокола используются следующие реквизиты:

"наименование органа, издавшего документ (наименование организации)";

"вид документа";

"вид заседания";

"дата документа";

"регистрационный номер документа";

"место проведения совещания";

"текст документа";

"подпись должностного лица";

"отметка о заверении копии";

"оттиск печати".

Дата, регистрационный номер документа, заголовок переносятся из протокола.

Из текста протокола воспроизводится вводная часть, далее указывается пункт, из которого делается выписка. Нумерация пунктов не меняется (если пункт был вторым, то он останется вторым и в выписке).

Из основной части полностью переносится текст необходимого пункта.

Реквизит "подпись" оформляется без указания личных подписей.

Для придания юридической силы выписке оформляется реквизит "отметка о заверении копии".

При направлении выписки в сторонние организации подпись заверяется оттиском печати.

Образец оформления выписки из протокола приведен в приложении N 12 к Инструкции.

91. Справка - документ информационно-справочного характера, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Справки бывают двух видов:

1) для представления руководству (внутренние) с информацией о фактах и событиях служебного характера;

2) для представления в другую организацию (внешние), удостоверяющие какой-либо юридический факт: о подтверждении занимаемой должности, заработной плате и т.п.

Справки оформляются на общем бланке министерства.

Текст справки, подтверждающей юридический факт, начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте справки не должно быть архаических оборотов - "настоящая справка", "действительно работает". В конце справки может быть указано название учреждения, куда она представляется. В таком случае не оформляется реквизит "Адресат".

Образцы оформления внутренней и внешней справки приведены в приложениях N 13 и 14 к настоящей Инструкции.

92. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по каналам телеграфной сети общего пользования.

Подготовка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222 "Об утверждении правил оказания услуг телеграфной связи".

Образец оформления телеграммы приведен в приложении N 15 к Инструкции.

93. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

При оформлении телефонограммы используются следующие реквизиты:

"вид документа";

"адресат";

"текст документа";

"регистрационный номер документа";

"дата документа";

"подпись должностного лица";

"должность, фамилия, номер телефона исполнителя, передавшего телефонограмму";

"должность, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму";

"время передачи (приема) телефонограммы".

Телефонограммы записываются в журнал, могут печататься на листах бумаги формата А4 или специальных бланках.

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются министром. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Принятые телефонограммы передаются руководителю (адресату), после их рассмотрения направляются, при необходимости, исполнителю.

Образец оформления телефонограммы приведен в приложении N 16 к Инструкции.

94. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), передаваемого по каналам факсимильной связи.

Факсограммами передаются, как правило, служебные письма, приглашения и информационные сообщения.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа с учетом следующих правил:

1) объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов формата А4;

2) текст (схема, графическое изображение) выполняется на белой бумаге четким контрастным шрифтом черного цвета и контрастным изображением на одной стороне листа;

3) не допускается волнистость и деформация листов бумаги.

95. Электронное письмо (сообщение) - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте.

Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

Электронное сообщение состоит из адреса электронной почты, заголовка, содержащего служебную информацию, текста, подписи, регистрационного номера документа и даты документа.

К документам, отправляемым по электронной почте, предъявляются следующие требования:

документы готовятся либо с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel либо в формате PDF с использованием шрифта Times New Roman размером 14 и не должны содержать изображение герба Новосибирской области и других графических изображений.

На электронном документе, направляемом по электронной почте, проставляется идентификатор (колонтитул) электронной копии документа, который располагается в левом нижнему углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и регистрационный номер документа.

X. Организация работы с поступающими (входящими) документами

96. Работу с поступающими (входящими) документами организует лицо, ответственное за делопроизводство министерства, которое производит прием, первоначальную обработку, распределение и регистрацию поступающих документов. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

97. Доставка документов в министерство осуществляется, как правило, средствами почтовой связи (письма, почтовые карточки, бандероли, посылки, мелкие пакеты, печатные издания), электрической связи (факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения), а также курьерской связью.

С помощью почтовой связи доставляется письменная документация в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения.

Корреспонденцию, поступившую почтовой связью, отдел организации управления получает в почтовом отделении связи.

Телеграммы и другие документы отдел организации управления принимает от доставщиков под подпись в расписках, разносных книгах, на копиях документов с проставлением фамилии специалиста, получившего документ, даты и времени приема.

Факсимильные сообщения принимаются в отделе организации управления министерства.

Электронное письмо поступает на адрес электронной почты министерства - minobr@nso.ru.

Все документы на имя министра, в адрес министерства независимо от способа доставки, должны быть переданы в канцелярию администрации.

98. В процессе первоначальной обработки поступающих документов отдел организации управления проверяет правильность доставки и целостность вложения. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Конверты (бандероли) вскрываются, за исключением тех, на которых проставлен гриф "лично". При обнаружении значительных повреждений документа, неполного комплекта документов, отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах. Первый экземпляр приобщается к поступившему материалу и вместе с документами возвращается отправителю, второй остается в канцелярии администрации.

Конверты уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес, фамилию отправителя или дату отправки и получения документа, а также если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте отсутствует гриф "лично".

Электронные сообщения, подлежащие регистрации, распечатываются на бумажном носителе и регистрируются в установленном порядке. Электронные сообщения, не подлежащие регистрации, пересылаются исполнителям по электронной почте.

Первоначальная обработка корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

99. Поступившие документы распределяются на регистрируемые, учитываемые и не подлежащие регистрации.

Регистрации подлежат документы, требующие исполнения.

К учитываемым документам относятся:

факсимильные сообщения;

документы, поступившие по заказной почте (передаваемые для рассмотрения в областные исполнительные органы государственной власти области);

обращения граждан.

100. Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.

Регистрация документов производится в день поступления, при его поступлении не позднее, чем за 1,5 часа до окончания рабочего дня, или в первый рабочий день, при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

При регистрации документа оформляется реквизит "Отметка о поступлении документа" в соответствии с подпунктом 25 пункта 13 настоящей Инструкции.

Поступившие документы регистрируются в подсистеме "Входящие документы" СЭДД.

Регистрация документа осуществляется путем создания регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК), в которой заполняются следующие реквизиты:

"входящий номер документа";

"дата поступления документа";

"адресант";

"адресат";

"вид документа";

"ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта";

"наименование документа";

"фамилия и инициалы лица, подписавшего документ";

"количество листов основного документа";

"наличие приложений и количество листов приложения";

"отметка о конфиденциальности".

Состав реквизитов в зависимости от задач использования информации о документе может дополняться другими реквизитами.

После заполнения РКК документа осуществляется преобразование текста (сканирование) документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (образ), кроме документов, не подлежащих сканированию.

Перечень входящих документов, не подлежащих сканированию, утверждается министром.

Электронная форма документа прикрепляется к РКК.

Структура регистрационного номера входящего документа включает порядковый номер, который дополняется делопроизводственным индексом пользователей, включенных в СЭДД (далее - делопроизводственный индекс).

101. При загрузке электронного сообщения в СЭДД, реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

XI. Порядок рассмотрения зарегистрированных в СЭДД документов

102. Зарегистрированные документы для рассмотрения министром передаются на бумажном носителе лицом, ответственным за делопроизводство министерства в день регистрации.

Документы, поступившие с пометкой "срочно", передаются немедленно после регистрации.

Документы с отметкой о конфиденциальности передаются под подпись.

103. Не сканируемые документы предаются соответствующему руководителю (адресату) лицом, ответственным за делопроизводство.

104. Руководители (адресаты), получившие уведомление о поступлении документа, рассматривают документ в день его получения, с помощью СЭДД создают карточку резолюции с указанием следующих реквизитов: автор резолюции, исполнитель, текст резолюции, дата резолюции, срок исполнения. После создания карточки резолюции документ поступает по СЭДД исполнителю этой резолюции.

105. Исполнители, получившие уведомление о поступлении документа, рассматривают документ в день его получения. Для получения поступающих документов и резолюций они просматривают базу данных "Уведомления" СЭДД.

106. Исполнители осуществляют исполнение документа в соответствии с резолюциями руководителя в установленный им срок.

107. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель или исполнитель, указанный первым, координирует работу всех исполнителей, имеет право созыва остальных исполнителей.

108. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов.

109. В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения исполнителя вышестоящий руководитель должен определить другого исполнителя. Фамилия нового исполнителя заносится в РКК.

110. После исполнения поручения исполнитель создает в СЭДД карточку исполнения, в которой записывается результат исполнения поручения.

111. Документ считается исполненным, если выполнены действия или приняты решения, указанные в резолюции.

112. Исполненные документы списываются в дело соответствующим руководителем или руководителем отдела организации управления.

113. Лицо, ответственное за делопроизводство указывает в РКК номер дела по номенклатуре дел, в которое помещен документ.

XII. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

114. Подготовку отправляемых (исходящих) документов осуществляют исполнители в соответствии с требованиями Инструкции.

Проекты документов готовятся на бланках установленной формы.

К документам, не имеющим адресной формы (протоколы, договоры, решения, иные документы), готовятся сопроводительные письма.

Отдел организации управления проверяет правильность оформления представленных на подпись исходящих документов, их комплектность, наличие согласований и возвращают исполнителю документы, оформленные с нарушением требований Инструкции.

115. Подписанные исходящие документы подлежат регистрации.

Лицо, ответственное за делопроизводство регистрирует документы, подписанные министром и руководителями структурных подразделений министерства.

Регистрация документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Регистрация документов осуществляется в пределах календарного года.

Регистрационный номер документа и дата документа проставляется в установленных на бланках документа местах.

Регистрационный номер документов состоит из порядкового номера, который может дополняться делопроизводственными индексами, буквенными обозначениями, индексами дел по номенклатуре дел.

Регистрация исходящих писем, записок производится в подсистеме "Исходящие документы" СЭДД путем создания регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК).

РКК исходящего документа создается лицом, ответственным за делопроизводство. В РКК заполняются необходимые реквизиты (вид документа, заголовок, адресат, инициалы и фамилия руководителя, подписывающего письмо, записку, взаимосвязь с входящим документом), прикрепляется электронная форма письма с приложениями к нему.

Если письмо является ответным на ранее поступивший документ, лицо, ответственное за делопроизводство, создают карточку ответного документа к РКК входящего документа.

116. Отправку документов осуществляет отдел организации управления не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации документа.

Отправка документов осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, специальной, электрической связи.

Исполнитель, подготовивший документ, определяет способ отправки документа.

При направлении документа более чем в четыре адреса, составляется список на рассылку.

Подготовка документов для отправки почтовой связью производится в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

На внутреннюю заказную корреспонденцию по России составляется реестр в одном экземпляре, на котором проставляется оттиск печати.

Документы с пометкой "Для служебного пользования" пересылаются сторонним организациям фельдъегерской или специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Документы для отправки фельдъегерской связью представляются в отдел организации управления неупакованными. В отделе организации управления отправляемые документы формируются в конверты, составляется реестр в двух экземплярах. На конверты и реестры проставляется оттиск печати.

Отдел организации управления осуществляет отправку телеграммы немедленно после получения подписанной телеграммы от исполнителя. Отправка телеграмм производится в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи.

Телефонограммы передаются исполнителями, уполномоченными соответствующими руководителями.

Передача документа по факсу осуществляется в случае срочного доведения информации до адресата. Переданные документы с отметкой об отправке документа возвращаются исполнителю.

Направляемые электронной почтой документы должны быть подготовлены в соответствии с пунктом 93 Инструкции. Электронная форма документа должна быть подтверждена подписанным оригиналом документа. При направлении документа нескольким адресатам представляется список на его рассылку.

Электронная форма документа должна быть подтверждена подписанным оригиналом документа. При направлении документа нескольким адресатам исполнителем представляется список на его рассылку. В одном электронном сообщении, как правило, пересылается один документ. Если необходимо переслать несколько документов, они подлежат обязательной упаковке в архивы. Документы объемом более 50 кБайт архивируются. Архивы не должны быть самораскрывающимися. Упаковка архивов запрещается. В архивах не должно быть директорий. Файлы не должны содержать пробелов в названии, при необходимости их можно заменить на подчеркивание, символы в названии должны быть написаны латинскими буквами и не превышать восьми букв.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

Передача документов из одного структурного подразделения министерства в другое структурное подразделение осуществляется этими подразделениями самостоятельно.

XIII. Разработка и ведение номенклатуры дел

117. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, с указанием сроков их хранения, оформленный по установленной форме.

Номенклатура дел служит основой для формирования документов в делопроизводстве министерства.

118. Номенклатура дел министерства состоит из номенклатуры дел структурных подразделений министерства.

Проект номенклатуры дел структурного подразделения составляют лица, ответственные за делопроизводство, или другие специалисты, назначенные руководителем структурного подразделения министерства.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел министерства следует руководствоваться Положением о министерстве, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, требованиями Основных правил Организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, зарегистрированных в Минюсте России от 07.09.2015 N 38830. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010, Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 N 1182, отраслевыми перечнями типовых документов, примерными номенклатурами дел организаций, а также номенклатурами дел организации на предшествующие годы.

119. В министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел министерства.

Номенклатуры дел структурных подразделений составляются и подписываются руководителями либо должностными лицами структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, а затем передаются в отдел организации управления лицу, ответственному за правильное ведение делопроизводства и организацию работы архива, для составления сводной номенклатуры дел министерства.

Номенклатура дел министерства составляется должностным лицом, ответственным за ведение делопроизводства и организацию работы архива или лицом, назначенным приказом министерства, из номенклатур дел структурных подразделений; дополняется титульным листом, выполненным на общем бланке организации, и итоговой записью о категориях и количестве заведенных дел.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел министерства и проверку соответствия ее содержания установленным требованиям осуществляет уполномоченный сотрудник Государственного архива Новосибирской области.

Номенклатура дел министерства разрабатывается не реже 1 раза в 5 лет, подписывается ответственным сотрудником за делопроизводство министерства, согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией министерства (далее - ЭК), а затем с экспертной проверочной комиссией управления государственной архивной службы Новосибирской области (далее - ЭПК).

Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения, второй используется ответственными за делопроизводство специалистами отдела организации управления, в качестве рабочего, третий находится в качестве учетного документа в архиве министерства, а четвертый передается в Государственный архив Новосибирской области для хранения в наблюдательном деле организации.

После согласования ЭПК, сводная номенклатура дел министерства утверждается министром.

После утверждения номенклатуры дел:

структурные подразделения министерства получают выписки соответствующих ее разделов, заверенные руководителем отдела организации управления;

отдел организации управления готовит предложения в департамент информатизации и развития телекоммуникационных технологий Новосибирской области о внесении в СЭДД сводной номенклатуры дел министерства.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

Досрочное усовершенствование и повторное согласование сводной номенклатуры дел (до истечения 5 лет после предыдущего согласования) с архивными органами производится только в случае коренных изменений функций и структуры министерства.

В случае утверждения новой редакции Перечня типовых документов, который применялся при разработке номенклатуры дел министерства, лицо, ответственное за делопроизводство министерства в обязательном порядке проводит сверку сроков хранения, предусмотренных утвержденной номенклатурой дел организации, со сроками хранения этих же видов документов, установленных новой редакцией Перечня. При выявлении различий в сроках хранения одних и тех же видов документов, сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с новой редакцией Перечня.

В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Титульный лист сводной номенклатуры дел выполняется на общем бланке министерства, содержит реквизиты "Вид документа" и "Гриф утверждения", а также таблицу, отражающую структуру номенклатуры дел и принятую индексацию структурных подразделений. Наименованиями разделов номенклатуры дел организации являются наименования структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) министерства. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию организации. Всем структурным подразделениям присваиваются двузначные индексы, обозначаемые арабскими цифрами. Например: 01, 02,...10 и т.д.

Образец титульного листа сводной номенклатуры дел приведен в приложении N 17 к Инструкции.

120. В номенклатуру дел включаются документы Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, заместителей Губернатора Новосибирской области, заместителей Председателя Правительства Новосибирской области, администрации, касающиеся сферы полномочий министерства.

121. Номенклатура дел министерства состоит из номенклатуры дел его структурных подразделений:

122. Графы номенклатуры дел структурного подразделения министерства заполняются следующим образом:

В графе N 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (в соответствии с принятой индексацией структурных подразделений) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу N 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "входящая", "исходящая" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название министерства или структурного подразделения (автор документа); название органа (организации), которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", а далее в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

"Документы (планы, списки, доклады) о проведении тематических выставок".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

"Переписка с Правительством Новосибирской области по вопросам планирования".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

"Переписка с главами районов и городских округов Новосибирской области по основным направлениям деятельности".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы отчеты, например:

"Отчет об исполнении бюджета Министерства образования Новосибирской области за 2018 год".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, затем плановую и отчетную.

В конце номенклатуры дел указываются дела, содержащие информацию справочного характера (справки, переписка, журналы регистрации).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа N 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе N 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 и примерными номенклатурами дел министерства.

В случае отсутствия каких-либо видов документов в применяемых Перечнях сроки хранения отдельных категорий документов могут устанавливаться приказами либо решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве (далее - ЦЭК) федеральных отраслевых органов исполнительной власти, согласованными с Росархивом. В таком случае в графе N 4 указываются срок хранения дела без указания статьи, а в примечании строки указываются реквизиты соответствующего документа.

В графе N 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2018 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

Образец формы номенклатуры дел структурного подразделения, приведены в приложении N 18 к Инструкции.

123. Если в течение года в министерстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел, в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Образец итоговой записи сводной номенклатуры дел приведены в приложениях N 19 к Инструкции.

XIV. Формирование дел и их текущее хранение

124. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

125. Дела формируются в структурных подразделениях министерства.

126. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицами, ответственным за правильное ведение делопроизводства министерства, а также структурных подразделений министерства.

127. Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, при этом соблюдаются следующие основные требования:

документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

в дело помещаются исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел номенклатуры;

в дело включается только один экземпляр каждого документа, запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату;

на документах должна быть оформлена отметка о направлении их в дело;

при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2";

дело не должно содержать более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы могут располагаться в следующей последовательности:

хронологической (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления);

предметно-вопросной последовательности (с учетом тем или вопросов, которых касается содержание документов);

структурной (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

корреспондентской (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

алфавитной (по фамилии, имени, отчеству при формировании дел по кадровой работе или запросам граждан);

приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам, при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении;

дела с перепиской формируются, как правило, за календарный год и систематизируются в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом;

при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки.

Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому.

Нормативные правовые документы группируются по их видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Протоколы и документы к ним формируются в деле по порядку номеров в хронологической последовательности.

128. Сведения о списании документа в дело в РКК вносятся тем, структурным подразделением, в номенклатуре которого значится это дело.

129. Дела хранятся по месту их формирования.

Начальник отдела организации управления и руководители структурных подразделений министерства несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела должны находиться в рабочих кабинетах, в шкафах, обеспечивающих сохранность документов, или специально отведенных для этой цели помещениях.

Для удобства работы и быстрого поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

Изъятие документов из дел во временное пользование допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя структурного подразделения министерства с обязательной отметкой в деле об изъятии подлинника.

XV. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

130. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

131. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и включения их в состав архивного фонда Новосибирской области.

Экспертиза ценности документов проводится:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно лицами, ответственными за делопроизводство в министерстве совместно с членами ЭК и под методическим руководством государственного казенного учреждения Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области".

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения для передачи в архив;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

132. По завершении делопроизводственного года, по результатам экспертизы ценности документов, в зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел.

133. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает экспертизу полистно, систематизацию документов в деле, составление внутренней описи дела, подшивку дела, нумерацию листов дела, оформление листа - заверителя дела, составление или редактирование заголовка дела, оформление обложки дела.

На обложке дела помещаются следующие реквизиты: "название фондообразователя", "наименование структурного подразделения администрации", "индекс дела (том N)", "заголовок", "начальная и конечная даты помещенных в дело документов", "количество листов в деле", "срок хранения и номер статьи по Перечню".

При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел, и проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера постановлений, распоряжений, протоколов, их даты).

Даты на обложке дела соответствуют году его заведения и окончания и проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется словом без сокращения.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Описи дел постоянного хранения и по личному составу согласовываются с ЭК, проходят согласование (утверждение) ЭПК и утверждаются министром.

134. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению - не подшиваются, документы хранятся в папках (скоросшивателях), внутренняя опись не составляется.

XVI. Организация оперативного хранения документов

135. С момента заведения и до передачи в архив министерства дела хранятся по месту их формирования.

В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

136. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

137. Дела документального фонда министерства, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив министерства, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя отдела организации управления, при реорганизации и ликвидации министерства или ее структурного подразделения, после возникновения чрезвычайных происшествий (затопления помещений, пожаров и т.д.).

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

138. В случае утраты документов и дел в течение нескольких месяцев проводится их розыск и поиск возможностей восстановления, а также расследование причин утраты. При неудовлетворительном результате розыска составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых утрачены. Акт проверки наличия документов, в результате которой впервые была выявлена утрата дел и акт о необнаружении документов, пути розыска которых утрачены, представляются в Государственный архив Новосибирской области для принятия решения о снятии дел с государственного учета и внесения изменений в учетные формы.

139. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения министра или его заместителя, по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

140. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения министра с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

XVII. Порядок проведения экспертизы ценности документов

141. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

формирование и оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

142. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов в министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив министерства.

Отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации проводится лицами, ответственными за ведение делопроизводства, в структурных подразделениях министерства, на основе комплексного применения критериев происхождения документов (функционально-целевого назначения министерства с учетом ее роли или типового характера, времени и места создания документа и т.п.), содержания документов (значимости информации, в том числе ее уникальности, типичности или повторяемости, вида документа, его подлинности), внешних особенностей документов (формы фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа).

Экспертиза ценности документов проводится на основе действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению министерства; Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук с изменениями, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16.02.2009 N 68, Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010, сводной номенклатуры дел; нормативно-методических документов Федерального архивного агентства и министерства.

143. Методическую помощь министерству в проведении экспертизы ценности документов и правильностью оформления результатов экспертизы ценности осуществляет уполномоченный специалист Государственного архива Новосибирской области.

Полномочия по включению документов министерства, отобранных на постоянное хранение, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляет ЭПК управления.

144. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке их к передаче на государственное хранение в министерстве создается ЭК, которая назначается приказом министерства из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Председателем ЭК назначается заместитель министра.

Регламент работы ЭК предполагает работу с документами, на всех стадиях подготовки их к заседанию, организацию и проведение ЭК, а также контроль исполнения принятых решений. В своей деятельности ЭК руководствуется Положением об ЭК, согласованным с ЭПК и утвержденным приказом министерства.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) на этапе формирования документов в делопроизводстве проводится в структурных подразделениях министерства должностными лицами, ответственными за ведение делопроизводства и сохранность документов, под методическим руководством уполномоченного специалиста Государственного архива Новосибирской области.

145. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на государственное хранение; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих дальнейшему хранению.

Дела с отметкой "ЭПК" переформировываются, а выделенные из их состава документы присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК министерства.

XVIII. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

146. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению проводится после составления и утверждения описей дел постоянного хранения за этот период.

147. Акт о выделении документов к уничтожению составляется ответственными за делопроизводство структурного подразделения администрации.

Акт оформляется на общем бланке в двух экземплярах, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство, и утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения.

В акт включаются дела, если установленный срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2019 году дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2024 года).

Один экземпляр зарегистрированного акта передается в канцелярию администрации, второй экземпляр остается в структурном подразделении администрации.

148. Сводный акт о выделении документов к уничтожению составляется в отделе организации управления на основе актов структурных подразделений министерства.

Акт включает в себя порядковый номер, наименование структурного подразделения министерства и итоговое количество документов, подлежащих уничтожению (переносится из акта структурного подразделения).

149. Акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, имеющих отметку "ЭПК" в номенклатуре дел, согласовываются с ЭК.

150. После проведения необходимых согласований и утверждений актов, документы, включенные в акт, подлежат уничтожению.

151. В акте структурного подразделения министерства производится запись: кто, когда, какое количество и каким способом уничтожил документы.

XIX. Правила оформления и передачи дел на архивное хранение

152. Дела министерства подлежат оформлению при их заведении и, при необходимости, переоформлению не позднее, чем через два года после завершения их в делопроизводстве, а также при подготовке их к архивному хранению.

Оформление дел в делопроизводстве проводится соответствующими структурными подразделениями и включает в себя комплекс работ по оформлению титульного листа, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

153. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление, листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование министерства (фондообразователя), наименование структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

На обложке (титульном листе) дела указывается полное официальное наименование министерства, принятое на момент формирования дела в делопроизводстве, наименование структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой министерства, делопроизводственный номер (индекс) дела по номенклатуре дел. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний". Заголовок дела переносится из утвержденной номенклатуры дел, согласованной с ЭПК управления, в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных. Далее указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела.

Образец формы листа-заверителя дела приведен в приложении N 20 к Инструкции.

Указание срока хранения дела и номер статьи по перечню переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или отраслевом перечне типовых документов; при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела, который (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, проставляется на обложках дел постоянного хранения чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК управления (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

154. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

Образец формы внутренней описи дела приведены в приложении N 21 к Инструкции.

155. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Образец обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения приведен в приложении N 22 к Инструкции.

156. Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Архивный шифр дела и количество листов в деле на обложках дел временного (до 10 лет включительно) хранения не указываются.

Документы министерства, в результате проведения экспертизы их ценности, отобранные на постоянное хранение, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подлежат передаче на постоянное хранение в Государственный архив Новосибирской области как часть Архивного фонда Российской Федерации.

157. На все завершенные в делопроизводстве министерства дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с установленными правилами, составляются описи дел.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Описи составляются отдельно на:

1) дела постоянного хранения;

2) дела временного (свыше 10 лет) хранения;

3) дела по личному составу и иные однотипные дела;

4) дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов;

5) служебные ведомственные издания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел министерства.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность заверительной надписи дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел министерства, структурными подразделениями принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается министром и представляется вместе с описью дел министерства и научно-справочным аппаратом к ней на рассмотрение ЭПК управления.

Описательная статья описи дел постоянного хранения включает в себя следующие элементы:

1) порядковый номер дела (тома, части) по описи;

2) индекс дела (тома, части);

3) заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

4) дата дела (тома, части);

5) количество листов в деле (томе, части);

6) примечание.

Описательная статья описей дел временного (более 10 лет) хранения и по личному составу, помимо элементов, характерных для описей дел постоянного хранения, содержит дополнительную графу "Крайний срок хранения дела".

При составлении описи дел министерства необходимо соблюдать следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

систематизация дел в описи и присвоение номера описи устанавливается архивом министерства по согласованию с Государственным архивом Новосибирской области.

Как правило, систематизация дел в описи соответствует их систематизации в номенклатуре дел министерства.

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, особенностях формирования и др.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

Опись дел министерства подписывается ее составителем с указанием его должности и секретарем министерства.

К описи дел организации составляется научно-справочный аппарат, включающий лист переименований и предисловие (историческую справку).

Опись с научно-справочным аппаратом к ней до ее представления на рассмотрение ЭПК должна быть рассмотрена и одобрена ЭК.

После утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу ЭПК за соответствующий период, описи утверждает министр.

Опись дел министерства - организации-источника комплектования Государственного архива Новосибирской области составляется в четырех экземплярах, три из которых передаются после утверждения (согласования) ЭПК управления и утверждения министром в Государственный архив Новосибирской области, а четвертый - остается в качестве контрольного экземпляра в министерстве.

Образец формы описи дел постоянного хранения приведен в приложении N 23 Инструкции, формы описи дел по личному составу - в приложении N 24 к Инструкции.

158. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период.

Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел. Утверждение актов о выделении документов и дел к уничтожению руководителем организации производится после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период ЭПК.

Образец оформления акта о выделении документов и дел к уничтожению приведен в приложении N 25 к Инструкции.

XX. Порядок применения печатей и штампов

159. Для удостоверения подлинности подписи или соответствия копий документов подлинникам применяются следующие печати:

гербовая печать министерства образования Новосибирской области;

простая круглая печать министерства образования Новосибирской области.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

Необходимость применения штампов с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) министра образования Новосибирской области, а также порядок их применения определяются министром.

160. Ответственность и контроль за применением и хранением печатей и штампов возлагается на сотрудников министерства, у которых хранятся печати, штампы и факсимильное воспроизведение подписи министра, в соответствии с записью в журнале учёта.

Отделом организации управления ведется журнал учёта. В журнале учёта проставляются соответствующие отметки:

оттиск печати (штампа);

наименование печати (штампа);

дата получения печати (штампа) от изготовителя;

предприятие-изготовитель, дата и номер сопроводительного документа;

кому выдана (должность, подразделение);

подпись работника;

дата возврата печати;

подпись работника;

дата уничтожения печати

дата, номер акта

Образец формы журнала учета оттисков печатей, штампов приведены в приложениях N 26 к Инструкции.

161. Гербовая печать министерства изготавливается в двух экземплярах.

Печать хранится:

основная - у главного бухгалтера министерства;

с цифрой 2 - в приёмной министра.

Простые печати "Для документов" хранятся:

N 1, N 2 - в отделе организации управления;

N 3 - в канцелярии министерства.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи министра хранится в приёмной министерства.

162. Отдел организации управления заказывает изготовление печатей и штампов на основании приказа министерства, готовит эскизы печатей и угловых штампов.

Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы сдаются в отдел организации управления на уничтожение, о чем составляется акт. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.

При смене руководителя структурного подразделения или лица, ответственного за хранение и применение печати и штампов, печати и штампы передаются по акту.

163. Гербовой печатью министерства заверяются следующие документы:

Почетные грамоты министерства, Благодарности министерства, Благодарственные письма министра;

наградные листы;

договоры, контракты, заключаемые министерством с организациями и гражданами, изменения и дополнения к ним;

совместные документы министерства и других органов государственной власти и местного самоуправления;

доверенности на право ведения дел в судах, иные доверенности министра;

акты приема работ, выполненных по договорам, заключенным министерством образования Новосибирской области;

иные документы, подписанные министром.

164. Перечень документов, заверяемых гербовой печатью министерства, не является исчерпывающим. В случае необходимости решение о заверении гербовой печатью отдельного документа, не входящего в перечень, принимает министр.

165. Простые печати министерства проставляются на следующих документах:

на копиях правовых актов министерства и выписках из них;

на копиях протоколов и выписках из протоколов заседаний комиссий;

на копиях писем, подписанных министром;

на отправляемых телеграммах;

на письмах, полученных по электронной почте;

на командировочных удостоверениях;

на реестрах простых почтовых отправлений и отправляемых заказной почтой;

на ежедневных списках франкированных почтовых отправлений;

на реестрах и журналах доставки документов;

на справках, характеристиках, доверенностях личного характера, документах личного состава министерства.

XXI. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

166. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

167. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в данном разделе.

168. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документе, а в случае необходимости и на его проекте, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, определяется разработчиком документа, министром.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении документа к информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.

169. Пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке титульного листа издания, а также на первой странице сопроводительного листа, содержащего информацию ограниченного распространения.

Пометка помещается в правом верхнем углу, номер экземпляра проставляется ниже пометки ограничения.

Для служебного пользования Экз. N 1

170. Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется совместно с остальными документами. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП". На обратной стороне листа подлинника и копии отправляемого документа указывается количество экземпляров документа, фамилия исполнителя, номер его телефона и дата, например:

отп. 2 экз. экз. N 1 - адресату экз. N 2 - в дело исп. А.С. Петров 223 81 54 Дата

Передача таких документов осуществляется под подпись.

171. Документы "Для служебного пользования" не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной связи.

172. Отправка документов, содержащих служебную информацию

ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с правилами, изложенными в разделе XVIII Инструкции. При необходимости направления таких документов в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором у каждого адреса проставляется соответствующий номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем.

173. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения министерства.

174. В случае обнаружения факта утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации, руководитель структурного подразделения министерства готовит на имя министра служебную записку о факте случившегося с указанием причин произошедшего, по поручению министра возможно проведение служебного расследования обстоятельств утраты или разглашения.

Приложение N 1
к Инструкции (к п. 70)

Порядок
подготовки проекта делового (служебного) письма министра
(далее - порядок)

1. Подготовка проекта служебного (делового) письма министра (далее - письмо) производится на компьютере с использованием редактора MSWORD.

2. Проект письма печатается на листах бумаги формата А4.

3. Проект письма готовится в соответствии с требованиями, изложенными в главе VIII Инструкции, и правилами оформления реквизитов, изложенными в главе II Инструкции.

4. Проект письма согласовывается руководителем структурного подразделения министерства, подготовившего письмо (далее - исполнитель), заместителем министра, курирующим деятельность исполнителя.

5. При направлении письма в аппарат Губернатора Новосибирской области и в исполнительные органы Правительства Новосибирской области согласованный проект письма направляется исполнителем в РКК "На подпись" в системе СЭДД. В остальных случаях подготовленное и согласованное письмо в печатном варианте направляется на подпись министру.

6. Подписанное письмо в СЭДД направляется исполнителем в РКК "На регистрацию". Письмо, подписанное в электронном виде или в бумажном варианте, в зависимости от адресата отправки, передается в отдел организации управления для регистрации и отправки адресату. Регистрация письма производится в день передачи его в отдел организации управления.

7. Бумажный вариант неподписанного письма передается отделом организации управления исполнителю в день поступления от министра.

8. Написание отдельных наименований, слов и словосочетаний, наиболее часто употребляемых в тексте документа:

1) названия, которые пишутся с прописной буквы:

с прописной буквы пишутся: Конституция Российской Федерации, Декларация прав и свобод человека и гражданина, Федеральный конституционный закон (название), Федеральный закон (название), Федеративный договор, Закон Российской Федерации (название), Указ Президента Российской Федерации (название), Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации (название), Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, Губернатор Новосибирской области, Председатель Правительства Новосибирской области.

Названия документов во множественном числе пишутся со строчной буквы: указы, законы.

Названия документов без предшествующего, стоящего вне названия родового слова (устав, инструкция и т.п.) пишутся с прописной буквы и без кавычек: Правила внутреннего трудового распорядка, Инструкция по делопроизводству;

2) названия, которые пишутся со строчной буквы:

со строчной буквы пишутся: постановление Правительства Российской Федерации, постановление Губернатора Новосибирской области, распоряжение Губернатора Новосибирской области, приказ министерства.

Вид документов с предшествующим родовым словом, не включенным в заголовок, пишется со строчной буквы: технологическая инструкция "Ввод информации";

3) общее правило написания названий организаций, частей и отделов организаций:

в названиях организаций единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия собственные имена: Российский детский фонд, Фонд социальной поддержки населения, Федерация профсоюзов Новосибирской области, Ассоциация сибирских и дальневосточных городов.

Названия организаций неединичного характера пишутся со строчной буквы: бюро обмена жилплощади, поликлиника N 17 Дзержинского района.

Названия организаций во множественном числе пишутся со строчной буквы: школы и вузы Новосибирской области;

4) названия железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов, станций метро:

в названиях железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов с прописной буквы пишутся все слова, кроме родовых обозначений: аэропорт Толмачево, вокзал Новосибирск-Главный, станция Юность.

Станции метро следует писать без кавычек, с прописной буквы первое слово и имена собственные: станция метро Октябрьская, Красный проспект, Площадь Ленина;

5) сложные названия организаций и мероприятий, начинающиеся словами Государственный, Всероссийский, Центральный, Международный или порядковыми числительными (Первый, Второй и т.п.):

с прописной буквы пишется первое слово: Международный выставочный центр, Государственное образовательное учреждение, Новосибирский государственный педагогический университет, Шестая зимняя спартакиада школьников города Новосибирска;

6) названия академий, научно-исследовательских учреждений, учебных заведений:

в названиях научных учреждений и учебных заведений с прописной буквы пишется первое слово, а также имена собственные, входящие в название: Российская академия наук (РАН), Российская академия медицинских наук (РАМН), Институт ядерной физики Сибирского отделения Российской академии наук, Новосибирский государственный университет (НГУ).

Средние учебные заведения неединичного характера (школы, техникумы, училища) пишутся со строчной буквы: медицинское училище N 1, новосибирская средняя школа N 12;

7) названия средств массовой информации, зрелищных предприятий и учреждений (театров, музеев, парков и т.п.):

с прописной буквы пишется только первое слово и собственные имена, входящие в название: "Российская газета", Государственное учреждение культуры "Новосибирский драматический театр "Старый дом".

Географическое определение в составе названия пишется с прописной буквы: Новосибирский академический молодежный театр "Глобус". Если географическое определение не входит в состав названия, то оно пишется со строчной буквы: новосибирский цирк.

Слова "дворец" и "дом", входящие в названия учреждений культуры, пишутся с прописной буквы: Дворец бракосочетания, Дом актера. Эти же слова пишутся со строчной буквы, если употребляются как нарицательные существительные, а также во множественном числе и при наличии перед ними двух определений: Ледовый дворец спорта "Сибирь", дома отдыха;

8) сокращенные названия организаций:

сокращенные названия организаций, составленные из частей слов, пишутся с прописной буквы, если обозначают учреждения единичные (т.е. словосочетание в полном виде пишется с прописной буквы), и со строчной, если служат наименованиями родовыми: Гознак, Госдума, госкомитет.

Сокращенные условные названия организаций пишутся с прописной буквы в кавычках и не склоняются, если им предшествуют слова: проектный институт, комбинат и т.п.: проектный институт "Новосибгражданпроект" (проектного института "Новосибгражданпроект"), муниципальное унитарное предприятие "Горводоканал" (муниципального унитарного предприятия "Горводоканал").

При отсутствии слов "проектный институт", "комбинат" и т.п. их наименования пишутся без кавычек и склоняются: Новосибирскгэсстрой (Новосибирскгэсстрою).

Сокращенные смешанные названия единичных организаций (сложносокращенные слова в сочетании с буквенными аббревиатурами) пишутся с прописной буквы, слитно, без кавычек; причем буквенные аббревиатуры, которые принято писать прописными буквами, сохраняют написание как в начале, так и в середине или в конце сокращенного обозначения: НИИстройкерамика, ЦНИЭПсельстрой, ГипродорНИИ;

9) местоимения "Вы" и "Ваш" при обращении к лицам:

пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах:

Прошу Вас... (Сообщаем Вам...).

При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо...

С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи;

10) склонение фамилий:

мужские фамилии, оканчивающиеся на твердую и мягкую согласную, склоняются: Майорец - Майорца, Коломиец - Коломийца, Озолинг - Озолинга, Хмель - Хмеля, Шорец - Шорца, Малай - Малая.

Женские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, не склоняются: Мария Озолинг - Марии Озолинг, Елена Коломиец - Елены Коломиец, Надежда Хмель - Надежды Хмель.

Фамилии, оканчивающиеся на неударную гласную -а, -я, склоняются, за исключением фамилий, в которых окончанию -а предшествует -и: Неруда - Неруды, Петрарка - Петрарки (но Гарсиа, Гулиа).

Славянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, склоняются: Головня - Головни, Лобода - Лободы.

Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, не склоняются: Дюма, Золя;

11) наименования воинских и почетных званий, ученых степеней:

наименования воинских и почетных званий, ученых степеней пишутся со строчной буквы: генерал армии, действительный член Российской академии наук, академик, лауреат Государственной премии.

Высшее звание Российской Федерации пишется с прописной буквы: Герой Российской Федерации.

Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы при их установлении и присвоении. В других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например: установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации", "Заслуженный врач Российской Федерации", но: наградить народного артиста Российской Федерации, включить в состав комиссии заслуженного врача Российской Федерации;

12) важнейшие военные названия, рода войск, военные округа, части и соединения:

в важнейших военных названиях Российской Федерации все слова пишутся с прописной буквы: Вооруженные Силы Российской Федерации, Военно-Морской Флот Российской Федерации, Военно-Воздушные Силы.

В названиях родов войск с прописной буквы пишется первое слово, когда эти названия употребляются в значении официальной части Вооруженных Сил: Войска противовоздушной обороны, Ракетные войска, но: ракетные войска обеих армий.

В названиях управлений и подразделений Министерства обороны Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации.

Названия военных округов, гарнизонов пишутся с прописной буквы: Сибирский военный округ, Новосибирский гарнизон.

В названиях воинских частей и соединений с прописной буквы пишутся только имена собственные: Глуховская дивизия;

13) написание дат:

если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово "год" пишется полностью: план на 2000 год, смета на 2001 год. Требуется опускать слово "год" при его цифровом обозначении;

14) обозначение периодов:

все виды не календарных лет (бюджетный, операционный, отчетный, учебный год, театральный сезон), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 1998/99 учебном году, театральный сезон 2000/2001 года;

15) названия праздников, торжеств:

в названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Новый год, День российской печати, но: День города, День Победы, Рождество Христово.

Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Со строчной буквы пишутся названия постоянно проводимых массовых мероприятий: день встречи выпускников, день донора, день открытых дверей, субботник;

16) названия денежных единиц, единиц измерения и знаки N, % при числительных:

денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами: млрд. рублей, млн. рублей, млн. тонн и т.п. (8 млрд. рублей, 35 млн. рублей, 152 млн. тонн), но после обозначения квадратных метров "кв. м" ставится "точка" + пробел (в эксплуатацию введено 54 млн. кв. м жилья).

Между номером "N" и цифрой всегда ставится жесткий пробел: N 5, N 10, N 12, но NN 5 и 8 (т.е. NN и без пробела).

Знак "%" всегда пишется без пробелов: 5%, 25%, 100%.

Между цифрами всегда ставится тире (с жесткими пробелами): 1 - 2, 3 - 5, 25 - 80, 125 - 200, 15% - 20%, 35 - 40%, 75,8 - 80,1%, 7 - 8 см, 29 - 35 км и т.д.

Цифры включительно до 10 (десяти) пишутся словами: "Пять лет длилась эта война...", "Почти четыре дня они ничего не ели" и т.п.

"Один-два", "два-три", "три-четыре", "пять-шесть" и т.д. - цифры (в словесном варианте) с разницей в одну единицу всегда пишутся через дефис и без пробелов, но в остальных случаях всегда ставится тире: "Один - три", "один - четыре", "один - пять", "два - четыре", "пять - семь", "три - восемь".

Употребление числительных: "Ученик 3-го класса" - это порядковое числительное. Поэтому "го" ставится. "1-е место", "Они заняли 3-е место" - порядковое числительное, поэтому "е" (наращение) ставится. "Ребенок 4 лет", "Мальчик 12 лет" - это количественное числительное. Поэтому никакие наращения (4-х, 12-ти) не ставятся;

17) правописание букв "е" и "ё" в официальных документах:

если в именах собственных (в фамилии, имени или отчестве) содержится буква "ё", она указывается в тексте документа, например: Сёмка С.Н.

В иных случаях вместо буквы "ё" в тексте документа пишется буква "е".

Приложение N 2
к Инструкции (к п. 71)

Образец оформления сопроводительного письма

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ МИНИСТР Красный проспект, д.18, г. Новосибирск, 630007 Тел.: (383)238-73-46, 238-73-20, факс: (383)238-61-03 E-mail: minobr@nso.ru www.minobr.nso.ru					Начальнику управления по работе с обращениями граждан - общественной приемной Губернатора Новосибирской области администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области И.Г. Баранову
	11.09.2018	N	3517-08/25-вн
на N	1026/15-вн	от	06.09.2018

                                   |                      1 межстрочный интервал

О направлении информации

                                   |

                                   |                     3 межстрочных интервала

                                   |

Уважаемый Игорь Геннадьевич!

                                   |                      1 межстрочный интервал

Направляю Вам информацию по вопросам, поступившим от жителей Новосибирской области в ходе прямого радиоэфира "Есть мнение" к временно исполняющему обязанности Губернатора Новосибирской области Травникову А.А. в эфире "Вести ФМ" и "Радио России" 04.09.2018, в сфере образования.

                                   |                     2 межстрочных интервала

                                   |

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

                                   |

                                   |                     3 межстрочных интервала

                                   |

С.В. Федорчук

О.Ю. Ретунская 238 73 62

Ю.А. Нижник 238 74 10

Т.А. Разгоняева 238 73 79

Приложение N 3
к Инструкции (к п. 82)

Образец оформления акта

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ АКТ			УТВЕРЖДАЮ Министр образования Новосибирской области __________ С.В. Федорчук Дата
______20__ г	N ___
г. Новосибирск

                                   |                      1 межстрочный интервал

О приеме в эксплуатацию новой системы

электронного документооборота

                                   |

                                   |                     3 межстрочных интервала

                                   |

Основание: распоряжение администрации Новосибирской области от 03.04.2009 N 101-ра "О создании рабочей группы по внедрению системы электронного документооборота в органах исполнительной власти Новосибирской области"

                                   |                      1 межстрочный интервал

Составлен рабочей группой:

Руководитель рабочей группы, начальник управления	-	Т.М. Тарасик
Члены рабочей группы: начальник отдела организации управления и кадровой работы	-	Е.В. Авдеева
консультант отдела правового сопровождения	-	Г.Ж. Власова

Рабочая группа отмечает, что в целях выполнения распоряжения администрации области от 03.04.2008 N 101-ра проделана следующая работа: система электронного документооборота и делопроизводства "Company Media" прошла тестовую эксплуатацию в приемной управления и других структурных подразделений управления.

В рамках тестовой эксплуатации системы проведено обследование существующей системы документооборота, сформированы визуальные схемы прохождения документов.

Система "Company Media" установлена на рабочий сервер, проведены приемо-сдаточные испытания, установлены и настроены 12 рабочих мест, обучены специалисты указанных подразделений администрации области по работе в новой системе, а также выполнены доработки новой системы в соответствии с требованиями специалистов государственно-правового департамента. Ход внедрения системы обсуждался на заседаниях рабочей группы.

Итоговое испытание новой системы электронного документооборота проведено в приемной управления 31.01.2017.

В соответствии с государственным контрактом от 31.03.2008 N 30, заключенным между исполнителем ЗАО "ИнтерТраст-Сибирь" и администрацией Новосибирской области исполнитель выполнил весь объем работ. Замечаний и претензий к качеству выполненных работ рабочая группа не имеет.

Рекомендуем систему электронного документооборота и делопроизводства "Company Media" к внедрению в исполнительных органах государственной власти Новосибирской области.

                                   |                      1 межстрочный интервал

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр - управление государственной архивной службы Новосибирской области;

2-й экземпляр - комитет компьютерных технологий администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области;

3-й экземпляр - ЗАО "ИнтерТраст-Сибирь".

                                   |

                                   |                     3 межстрочных интервала

                                   |

Руководитель рабочей группы	Подпись	Т.М. Тарасик
Члены рабочей группы
	Подпись	Е.В. Авдеева

                                   |                      1 межстрочный интервал

Подпись

Г.Ж. Власова

                                   |                      1 межстрочный интервал

ГАРАНТ:

Нумерация приложений приводится в соответствии с источником

Приложение N 3
к Инструкции (к п. 82)

Образец акта проверки юридического лица

____________________________________                  "______"  _______________ 20 ___ г.

          г. Новосибирск                                 (дата составления акта)

                                                           ______________________________

                                                              (время составления акта)

                                            |                      1 межстрочный интервал

                                      АКТ ПРОВЕРКИ

                     МИНИСТЕРСТВОМ ОБРАЗОВАНИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

_________________________________________________________________________________________

      (органом государственного контроля (надзора), органом муниципального контроля

                   юридического лица, индивидуального предпринимателя)

                                       N _________

                                            |                      1 межстрочный интервал

"___" _________ 20__ года по адресу: ____________________________________________________

                                                  (место проведения проверки)

     На основании:

(вид документа с указанием реквизитов (номер, дата), фамилии, имени, отчества (в случае,

 если имеется), должность руководителя, заместителя руководителя органа государственного

 контроля (надзора), органа муниципального контроля, издавшего распоряжение или приказ о

                                  проведении проверки)

была проведена проверка в отношении

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

    (наименование юридического лица, фамилия, имя и (в случае, если имеется) отчество

                            индивидуального предпринимателя)

Продолжительность проверки:

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

                                      (дней/часов)

Акт составлен:

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

   (наименование органа государственного контроля (надзора) или органа муниципального

                                       контроля)

С  копией  распоряжения/приказа  о  проведении  проверки  ознакомлен:    (заполняется при

проведении выездной проверки)

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

   (контроля фамилии, имена, отчества (в случае, если имеется), подпись, дата, время)

Дата и номер решения прокурора (его заместителя) о согласовании проведения проверки:

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

      (фамилия, имя, отчество (в случае, если имеется), должность должностного лица

 (должностных лиц), проводившего(их) проверку; в случае привлечения к участию в проверке

 экспертов, экспертных организаций указываются фамилии, имена, отчества (в случае, если

   имеются), должности экспертов и/или наименования экспертных организаций с указанием

реквизитов свидетельства об аккредитации и наименование органа по аккредитации, выдавшего

                                     свидетельство)

Лицо(а), проводившее проверку:

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

   (заполняется в случае необходимости согласования проверки с органами прокуратуры в

случае, если имеется), должность руководителя, иного должностного лица (должностных лиц)

   или уполномоченного представителя юридического лица, уполномоченного представителя

     индивидуального предпринимателя, уполномоченного представителя саморегулируемой

     организации (в случае проведения проверки члена саморегулируемой организации),

                присутствовавших при проведении мероприятий по проверке)

     При проведении проверки присутствовали

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

                                     (фамилия, имя)

     В ходе проведения проверки:

     выявлены   нарушения   обязательных   требований   или   требований,   установленных

муниципальными правовыми актами (с указанием положений (нормативных) правовых актов):

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

              (с указанием характера нарушений; лиц, допустивших нарушения)

     выявлены несоответствия сведений, содержащихся в уведомлении о начале  осуществления

отдельных видов предпринимательской деятельности, обязательным требованиям  (с  указанием

положений (нормативных) правовых актов):

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

     выявлены факты невыполнения предписаний органов государственного контроля (надзора),

органов муниципального контроля (с указанием реквизитов выданных предписаний):

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

     нарушений не выявлено

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

Запись в  Журнал  учета  проверок  юридического  лица,  индивидуального  предпринимателя,

проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля

внесена (заполняется при проведении выездной проверки):

                                            |

                                            |                     3 межстрочных интервала

                                            |

    (подпись проверяющего)           (подпись уполномоченного представителя юридического

                                         лица, индивидуального предпринимателя, его

                                               уполномоченного представителя)

Журнал учета проверок  юридического  лица,  индивидуального  предпринимателя,  проводимых

органами  государственного  контроля   (надзора),   органами   муниципального   контроля,

отсутствует (заполняется при проведении выездной проверки):

                                            |

                                            |                     3 межстрочных интервала

                                            |

    (подпись проверяющего)           (подпись уполномоченного представителя юридического

                                         лица, индивидуального предпринимателя, его

                                               уполномоченного представителя)

Прилагаемые документы:

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

Подписи лиц, проводивших проверку:

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

С актом проверки ознакомлен(а), копию акта со всеми приложениями получил(а):

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

(Фамилия,  имя,  отчество  (в  случае,  если  имеется),  должность    руководителя, иного

должностного лица или уполномоченного представителя  юридического  лица,  индивидуального

предпринимателя, его уполномоченного представителя)

                                                               "___" ____________ 20__ г.

                                                                     ____________________

                                                                           (подпись)

                                            |                      1 межстрочный интервал

Пометка об отказе ознакомления с актом проверки: ________________________________________

                                                   (подпись уполномоченного должностного

                                                      лица лиц), проводившего проверку)

Приложение N 4
к Инструкции (к п. 83)

Образец оформления приказа о проведении проверок

                                            |                      1 межстрочный интервал

                     МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

_________________________________________________________________________________________

   (наименование органа государственного контроля (надзора) или органа муниципального

                                        контроля)

                                            |                     2 межстрочных интервала

                                            |

                                         ПРИКАЗ

_______20__ г                                                                    N ______

   О проведении _________________________________________________________ проверки

                     (плановой/внеплановой, документарной/выездной)

                                    юридического лица

                  (юридического лица, индивидуального предпринимателя)

     1. Провести проверку в отношении

_________________________________________________________________________________________

    (наименование юридического лица, фамилия, имя и (в случае, если имеется) отчество

                            индивидуального предпринимателя)

     2. Назначить лицом(ми), уполномоченным(ми) на проведение проверки:

_________________________________________________________________________________________

      (фамилия, имя, отчество (в случае, если имеется), должность должностного лица

             (должностных лиц), уполномоченного(ых) на проведение проверки)

     3. Привлечь к проведению проверки в качестве  экспертов,  представителей  экспертных

организаций следующих лиц:

_________________________________________________________________________________________

  (фамилия, имя, отчество (в случае, если имеется), должности привлекаемых к проведению

    проверки экспертов, представителей экспертных организаций с указанием реквизитов

     свидетельства об аккредитации и наименования органа по аккредитации, выдавшего

                             свидетельство об аккредитации)

     4. Установить, что:

     настоящая проверка проводится с целью:

_________________________________________________________________________________________

     При установлении целей проводимой проверки указывается следующая информация:

     а) в случае проведения плановой проверки:

     - ссылка на ежегодный план проведения плановых проверок;

     б) в случае проведения внеплановой выездной проверки:

     - ссылка на реквизиты ранее выданного проверяемому лицу  предписания  об  устранении

выявленного нарушения, срок для исполнения которого истек;

     - ссылка на реквизиты обращений и заявлений граждан, юридических лиц, индивидуальных

предпринимателей,  поступивших  в  органы  государственного  контроля  (надзора),  органы

муниципального контроля;

     - ссылка на приказ  (распоряжение)  руководителя  органа  государственного  контроля

(надзора),  изданный  в  соответствии  с  поручениями  Президента  Российской  Федерации,

Правительства Российской Федерации;

     в) в случае проведения внеплановой выездной проверки, которая подлежит  согласованию

органами  прокуратуры,  но  в  целях  принятия  неотложных  мер  должна  быть   проведена

незамедлительно в связи с причинением вреда либо нарушением проверяемых требований,  если

такое причинение вреда либо нарушение требований обнаружено непосредственно в момент  его

совершения:

     - ссылка на  прилагаемую  копию  документа  (рапорта,  докладной  записки   и т.п.),

представленного должностным лицом, обнаружившим нарушение;

     задачами настоящей проверки являются:

_________________________________________________________________________________________

     5. Предметом настоящей проверки является (отметить нужное):

     соблюдение обязательных  требований  или  требований,  установленных  муниципальными

правовыми актами;

     соответствие сведений, содержащихся в уведомлении о начале  осуществления  отдельных

видов предпринимательской деятельности, обязательным требованиям;

     выполнение  предписаний  органов  государственного   контроля   (надзора),   органов

муниципального контроля;

     проведение мероприятий:

     по  предотвращению  причинения  вреда  жизни,  здоровью  граждан,  вреда   животным,

растениям, окружающей среде;

     по предупреждению возникновения  чрезвычайных  ситуаций  природного  и  техногенного

характера;

     по обеспечению безопасности государства;

     по ликвидации последствий причинения такого вреда.

     6. Срок проведения проверки:

_________________________________________________________________________________________

                         (не более 20 рабочих дней/50 часов/15 часов)

     К проведению проверки приступить

                        2018

     с "____" ______________

     Проверку окончить не позднее

                        2018

     с "____" ______________

     7. Правовые основания проведения проверки:

_________________________________________________________________________________________

(ссылка на положение нормативного правового акта, в соответствии с которым осуществляется

 проверка; ссылка на положения (нормативных) правовых актов, устанавливающих требования,

                          которые являются предметом проверки)

     8. В процессе проверки провести следующие мероприятия по контролю,  необходимые  для

достижения целей и задач проведения проверки:

_________________________________________________________________________________________

     9. Перечень административных регламентов проведения мероприятий по контролю (при  их

наличии),   необходимых   для   проведения   проверки,    административных    регламентов

взаимодействия (при их наличии):

_________________________________________________________________________________________

                  (с указанием наименований, номеров и дат их принятия)

_________________________________________________________________________________________

       (должность, фамилия, инициалы руководителя, заместителя руководителя органа

     государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля, издавшего

                     распоряжение или приказ о проведении проверки)

                                            |                     2 межстрочных интервала

                                            |

                                                   ______________________________________

                                                        (подпись, заверенная печатью)

_________________________________________________________________________________________

     (фамилия, имя, отчество (в случае, если имеется) и должность должностного лица,

    непосредственно подготовившего проект распоряжения (приказа), контактный телефон,

                            электронный адрес (при наличии))

_________________________________________________________________________________________

  (фамилия, имя, отчество (в случае, если имеется) и должность должностного лица, в от

                         ношении которого проводилась проверка)

                                            |                     2 межстрочных интервала

                                            |

                                           "____" _______________________________________

                                                     (дата)              (подпись)

Приложение N 5
к Инструкции (к п. 83)

Образец оформления приказа

                                               |                        1 межстрочный интервал

                            МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

                                               |                        1 межстрочный интервал

                                             ПРИКАЗ

                                               |                        1 межстрочный интервал

         27.03.2019                                                                      N 209

                                               |                        1 межстрочный интервал

                                         г. Новосибирск

                                               |                        1 межстрочный интервал

                                        О балансовой комиссии

                                               |                       2 межстрочных интервала

                                               |

    1 см

   1,25 см

 --       В соответствии с Положением  об  отраслевых  балансовых  комиссиях,  утвержденным

|       постановлением Губернатора Новосибирской области от 18.08.2009 N 353  "Об  утверждении

|       Положения об отраслевых балансовых  комиссиях",  в  целях  осуществления   контроля за

|       деятельностью  государственных  учреждений  Новосибирской  области,   подведомственных

|       министерству образования Новосибирской области (далее - подведомственные  учреждения),

|       а   также   обеспечения   эффективного   использования   имущества,     находящегося в

       государственной собственности Новосибирской области, п р и к а з ы в а ю:

             1. Создать балансовую комиссию  министерства  образования  Новосибирской  области

        (далее - балансовая комиссия) и утвердить прилагаемые:

             состав балансовой комиссии;

             состав приглашенных членов балансовой комиссии;

             график проведения заседаний балансовой комиссии по итогам года.

             2.  Управлению  материальных  ресурсов  и  государственных  заданий  министерства

        образования Новосибирской области (Савостьянову Ю.И.) обеспечить подготовку материалов

        об итогах деятельности подведомственных учреждений за ___год

             3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

                                               |

                                               |                       3 межстрочных интервала

                                               |

         Министр                                                                 С.В. Федорчук

         Наименование должности

         ответственного исполнителя            Подпись                     Расшифровка подписи

         Наименование должности руководителя

         подразделения, где готовился

         проект документа                      Подпись                     Расшифровка подписи

.............................................. |.....  .................1 межстрочный интервал

         Наименование должности

         курирующего заместителя министра      Подпись                     Расшифровка подписи

         Начальник организационно-

         правового управления                  Подпись                     Расшифровка подписи

         Рассылка:                     Указываются    управления,       отделы,     учреждения

                                       для направления копий приказа

        /---\ На контроль

        \---/

        /---\      Для         размещения         проекта     на     сайте      Минобразования

        \---/      Новосибирской области и в ГИС НСО "Электронная демократия"

        с "___"_________ по   "__" ________ 20___    года   даты   начала  и  окончания приема

                         заключений      независимой       антикоррупционной        экспертизы

                         размещения НПА (не менее 7 дней).

        /---\ для НПА: 1) Прокуратура Новосибирской области - 1 экз.;

        \---/          2) Главное    Управление     Министерства      юстиции       Российской

                       Федерации по Новосибирской области - 1 экз.;

                       3) Законодательное Собрание Новосибирской области - 1 экз.;

                       4) Министерство юстиции Новосибирской области - 1 экз.;

                       5) Размещается     на     сайте       Минобразования      Новосибирской

                       области;

                       6) На официальное опубликование на www.nsopravo.ru

        /---\ для НПА на официальное размещение (опубликование) www.pravo.gov.ru.

        \---/

Приложение N 6
к Инструкции (к п. 84)

Образец оформления самостоятельных правовых актов положений (правил, инструкций), как приложений к документу

                                            |                      1 межстрочный интервал

УТВЕРЖДЕНО         

постановлением Правительства

Новосибирской области   

от 12.08.2015 N 299-п    

                                            |                     2 межстрочных интервала

                                            |

ПОЛОЖЕНИЕ
о министерстве образования Новосибирской области

                                            |                      1 межстрочный интервал

I. Общие положения

                                            |                      1 межстрочный интервал

1,25 см

---

1. Министерство образования Новосибирской области (далее - министерство) является областным исполнительным органом государственной власти Новосибирской области, осуществляющим государственное управление и нормативное правовое регулирование в сфере образования и молодежной политики в пределах установленных федеральным законодательством и законодательством Новосибирской области полномочий, а также координацию и контроль за деятельностью находящихся в его ведении подведомственных государственных учреждений Новосибирской области.

Министерство осуществляет переданные Российской Федерацией полномочия по государственному контролю (надзору) в сфере образования.

2. Текст далее

                                            |                      1 межстрочный интервал

IV. Организация деятельности

                                            |                      1 межстрочный интервал

1,25 см

---

36. Министерство возглавляет министр, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Губернатором Новосибирской области. Назначение на должность министра осуществляется по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере образования.

Заместители министра назначаются на должность и освобождаются от должности распоряжением Губернатора Новосибирской области в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе Российской Федерации и Новосибирской области.

Количество заместителей министра устанавливается Губернатором Новосибирской области.

37. Текст далее

                                            |                     2 межстрочных интервала

                                            |

                                     ______________

                                          ---

                                         2-3 см

Приложение N 7
к Инструкции (к п. 85)

Образец оформления доверенности

                     МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

                                  ДОВЕРЕННОСТЬ N ______

"__" _______ 2019 года                                                  город Новосибирск

     Министерство  образования  Новосибирской   области   (ИНН   5406313324)   (далее   -

Министерство)  в  лице  министра  образования  Новосибирской  области    ФЕДОРЧУКА СЕРГЕЯ

ВЛАДИМИРОВИЧА,  действующего  на   основании   Положения   о   министерстве   образования

Новосибирской области, утвержденного постановлением Правительства  Новосибирской  области

от 12.08.2015 N 299-п "Об утверждении Положения о министерстве образования  Новосибирской

области", распоряжения Губернатора  Новосибирской  области  от  08.11.2018   N 1335-рк "О

Федорчуке С.В.", место нахождения:  Новосибирская  область,  город  Новосибирск,  Красный

проспект, дом 18, настоящей доверенностью уполномочивает

_________________________________________________________________________________________

            (должность, наименование структурного подразделения министерства)

_________________________________________________________________________________________

                                         Ф.И.О.,

___.____.____, паспорт _____________, выдан __.__.____ _________________________________,

год рождения

______________________________________________________________ код подразделения _______,

быть представителем Министерства в ______________________________________________________

                                       наименование места предъявления доверенности

с правом получения _________________________________________, выполнять все формальности,

                   (наименование получаемого товара, услуги)

связанные с данным поручением.

     Настоящая доверенность действительна ОДИН ГОД, без права передоверия.

Личную подпись Ф.И.О. _________________ удостоверяю.

Министр                                                     С.В. Федорчук

                                   м.п.

Приложение N 8
к Инструкции (к п. 87)

Образец оформления заключения

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

________________

N ______________

на проект постановления Правительства Новосибирской области
"Об организации мониторинга потребностей семей, имеющих в своем составе детей с ограниченными возможностями здоровья, детей-инвалидов и взрослых с инвалидностью, в предоставлении услуг в сфере социальной защиты, здравоохранения, образования и занятости"

Рассмотрев представленный на согласование проект постановления Правительства Новосибирской области "Об организации мониторинга потребностей семей, имеющих в своем составе детей с ограниченными возможностями здоровья, детей-инвалидов и взрослых с инвалидностью, в предоставлении услуг в сфере социальной защиты, здравоохранения, образования и занятости" (далее - проект) министерство образования Новосибирской области сообщает следующее.

В проекте не учтены замечания министерства образования Новосибирской области, направленные ранее письмом от 31.01.2018 N 349-09/25-Вн. Остается непонятен механизм проведения мониторинга. Согласовать проект в предложенной Вами редакции не представляется возможным.

Министр

С.В. Федорчук

Гольдман А.Н.

238 73 35

ГАРАНТ:

Нумерация приложений приводится в соответствии с источником

Приложение N 8
к Инструкции (к п. 87)

Образец оформления заключения

ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ

ОТДЕЛ ПРАВОВОГО СОПРОВОЖДЕНИЯ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
на проект дорожной карты по реализации проектов и программ Движения "Молодые профессионалы" (WorldSkills Russia) на территории Новосибирской области на период 2018 - 2020 гг.

"___" __________20____г.

Отдел правового сопровождения по результатам проведенной правовой, антикоррупционной и юридико-технической экспертиз проекта дорожной карты по реализации проектов и программ Движения "Молодые профессионалы" (WorldSkills Russia) на территории Новосибирской области на период 2018 - 2020 гг. (далее - дорожная карта) сообщает авторам следующее.

Исходя из наименования дорожной карты, предполагается определить перечень мероприятий по реализации проектов и программ Движения "Молодые профессионалы" (WorldSkills Russia) на территории Новосибирской области (далее - Движение). Однако, из содержания дорожной карты невозможно определить, какие именно программы и проекты будут реализованы.

Необходимо определить перечень таких проектов и программ и мероприятий в рамках каждого проекта, программы.

Заместитель начальника организационно-правового управления - начальник отдела правового сопровождения

И.В. Вандакурова

Гольдман А.Н.

238 73 35

Приложение N 9
к Инструкции (к п. 88)

Образец оформления докладной записки

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ В СФЕРЕ ОБЩЕГО ОБРАЗОВАНИЯ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА		Министру образования Новосибирской области С.В. Федорчуку
11.06.2019 N_____

                                            |                      1 межстрочный интервал

О техническом обеспечении управления

                                            |

                                            |                     3 межстрочных интервала

                                            |

Уважаемый Сергей Владимирович!

                                            |                      1 межстрочный интервал

Довожу до Вашего сведения, что управление не обеспечено необходимым служебным помещением для хранения документов, создаваемых в процессе своей деятельности. Документы комиссий, организационно-техническое обеспечение которых возложено на управление, подлежат систематизации и длительному хранению.

Прошу Вас, Сергей Владимирович, рассмотреть вопрос о выделении необходимого помещения и оснащения его необходимым оборудованием.

                                            |

                                            |                     3 межстрочных интервала

                                            |

Начальник управления

В.Н. Щукин

В.Н. Щукин

238 74 05

ГАРАНТ:

Нумерация приложений приводится в соответствии с источником

Приложение N 9
к Инструкции (к п. 88)

Образец оформления пояснительной записки

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту постановления Губернатора Новосибирской области
"О внесении изменений в постановление Губернатора
Новосибирской области от 07.08.2017 N 151"

Проект постановления Губернатора Новосибирской области "О внесении изменений в постановление Губернатора Новосибирской области от 07.08.2017 N 151" (далее - проект постановления) разработан в связи с переименованием министерства образования, науки и инновационной политики Новосибирской области (далее - министерство) в министерство образования Новосибирской области, согласно постановлению Губернатора Новосибирской области от 05.12.2017 N 234 "О внесении изменений в структуру исполнительных органов государственной власти Новосибирской области и передаче функций", и в связи с принятием в государственную собственность Новосибирской области из муниципальной собственности города Новосибирска государственного бюджетного общеобразовательного учреждения Новосибирской области "Кадетская школа-интернат "Сибирский Кадетский Корпус" (далее - учреждение), согласно распоряжению Правительства Новосибирской области от 19.12.2017 N 485-рп "О принятии в государственную собственность Новосибирской области из муниципальной собственности города Новосибирска государственного бюджетного общеобразовательного учреждения Новосибирской области "Кадетская школа-интернат "Сибирский Кадетский Корпус".

Изменения, вносимые в постановление Губернатора Новосибирской области от 07.08.2017 N 151, связаны с уточнением наименования министерства и перечня подведомственных ему государственных учреждений Новосибирской области.

Принятие проекта постановления не потребует выделения дополнительных средств областного бюджета Новосибирской области.

Министр

С.В. Федорчук

С.С. Афонькин

238 73 34

Приложение N 10
к Инструкции (к п. 89)

Образец оформления перечня поручений

ПЕРЕЧЕНЬ
поручений министра образования Новосибирской области, данных на аппаратном совещании

N п/п	Наименование поручения	Ответственные исполнители	Срок исполнения поручения	Число продлений	Информация об исполнении (неисполнении) поручения
Поручения, находящиеся на постоянном контроле
1.	Оперативно реагировать на критические публикации в СМИ, незамедлительно готовить предложения для принятия решений в соответствии с распоряжением Губернатора НСО от 06.10.2016 N 169-р и ежеквартально направлять отчетную информацию в департамент контроля	Руководители структурных подразделений министерства, Антонова С.И.	постоянно
2.	Оперативно реагировать на вопросы: незаконных сборов средств с родителей в ОО НСО;	Щукин В.Н.	постоянно		Организована горячая линия
	обеспечения безопасности в ОО НСО;	Савостьянов Ю.И.
	бесперебойного доступа к сети Интернет в ОО НСО.	Савостьянов Ю.И. Перкова В.Г.
Текущие (разовые) поручения
3.	Держать на контроле исполнение предписания по устранению нарушений в подведомственном учреждении, организовать методическую помощь	Головнин А.Н.	____20__г
4.	Уточнить объемы финансирования нацпроекта "Образование" в регионе	Шварцкопп В.В.	до ___20__г

Министр

С.В. Федорчук

ПРОТОКОЛ СОГЛАСОВАН ЭЛЕКТРОННО: Флек А.А., Головнин А.Н., Жафярова М.Н., Мануйлова И.В. и т.д.

Тарасик Т.М.

238 73 32

Приложение N 11
к Инструкции (к п. 90)

Образец оформления протокола

                                      ПРОТОКОЛ N 7

            заседания коллегии министерства образования Новосибирской области

                                            |                      1 межстрочный интервал

                                            |                      1 межстрочный интервал

30 апреля 2019 года                                                     14-00

                                                              ГБПОУ НСО Новосибирский

                                                                технический колледж

                                                                 им. А.И. Покрышкина,

                                                          г. Новосибирск, Станционная, 30

                                            |                      1 межстрочный интервал

                                      ПОВЕСТКА ДНЯ:

                                            |                      1 межстрочный интервал

     1.   О   сетевом   взаимодействии   образовательных   учреждений      при реализации

профориентационных  проектов  ("Политехническая  и  агротехническая  школа"   "Инженерные

классы", "Билет в будущее").

         Андрей  Николаевич  Головнин,  заместитель  министра  -   начальник   управления

         профессионального  образования  и  подготовки  трудовых  ресурсов   министерства

         образования Новосибирской области.

                                            |                      1 межстрочный интервал

Присутствовали:   ФИО, ФИО, ФИО ...

______________

Приглашенные:

                                            |                      1 межстрочный интервал

     Начальники  управлений  образованием  городских  округов  и  районов   Новосибирской

области.

_________________________________________________________________________________________

                                            |                      1 межстрочный интервал

     1.   О   сетевом   взаимодействии   образовательных   учреждений      при реализации

профориентационных  проектов  ("Политехническая  и  агротехническая  школа"   "Инженерные

классы", "Билет в будущее").

                                            |                      1 межстрочный интервал

СЛУШАЛИ:

1,25 см

-- Головнина А.Н. О сетевом взаимодействии как основе для  развития  профориентационных

проектов

                                            |                      1 межстрочный интервал

ВЫСТУПИЛИ:

1,25 см

-- Вавилина Н.Д. с предложением признать опыт сетевого  взаимодействия  образовательных

организаций при реализации профориентационных проектов в Новосибирской  области  в  целом

положительным и рекомендовать создать рабочую  группу  для  разработки  модели  структуры

сетевого взаимодействия в регионе.

                                            |                      1 межстрочный интервал

РЕШИЛИ:

1,25 см

-- 1.  Признать  опыт  сетевого  взаимодействия  профессиональных     образовательных и

     общеобразовательных   организаций   при   реализации профориентационных  проектов  в

     Новосибирской области положительным.

                                            |

                                            |                     3 межстрочных интервала

                                            |

Председатель                              Подпись                           С.В. Федорчук

                                            |                      1 межстрочный интервал

Секретарь                                 Подпись                            Т.М. Тарасик

Приложение N 12
к Инструкции (к п. 90)

Образец оформления выписки из протокола

                     МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

                                            |                      1 межстрочный интервал

                                  ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

                                заседания рабочей группы

                                            |                      1 межстрочный интервал

                                     г. Новосибирск

                                            |                      1 межстрочный интервал

14 января 2019 года                                                                   N 1

                                            |                      1 межстрочный интервал

Председатель -     Мануйлова И.В.

Секретарь -        Попкова И.В.

Присутствовали:    ФИО, ФИО, ФИО ...

Приглашенные:      (список прилагается)

_________________________________________________________________________________________

                                            |                      1 межстрочный интервал

2. Об утверждении победителей конкурса "......"

СЛУШАЛИ:

1,25 см

-- Мануйлову И.В. - краткая запись выступления от 3-его лица, ед. ч.

                                            |                      1 межстрочный интервал

ВЫСТУПИЛИ:

1,25 см

-- Плетнёва Е.Ю. - краткая запись выступления.

                                            |                      1 межстрочный интервал

РЕШИЛИ:

1,25 см

-- 2. Рекомендовать министру образования Новосибирской области С.В. Федорчуку утвердить

прилагаемый список победителей конкурса.

                                            |

                                            |                     3 межстрочных интервала

                                            |

Председатель                                                               И.В. Мануйлова

                                            |                      1 межстрочный интервал

Секретарь                                                                    И.В. Попкова

                                            |                      1 межстрочный интервал

Верно

Секретарь                                  Подпись                           И.В. Попкова

Приложение N 13
к Инструкции (к. п. 91)

Образец оформления внутренней справки

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

                                            |                      1 межстрочный интервал

ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ

                                            |                      1 межстрочный интервал

СПРАВКА

                                            |                      1 межстрочный интервал

о чём?

                                            |                      1 межстрочный интервал

Документооборот организационно-правового управления с входящими и исходящими документами, включенными в систему электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД) за текущий период 2018 года составил 23 960 документов.

Зарегистрировано 8 350 входящих документов и 13 720 исходящих письма.

Организация работы с документами в СЭДД осуществляется в соответствии с Инструкцией, утвержденной постановлением Правительства Новосибирской области от 25 сентября 2018 г. N 423-п.

                                            |

                                            |                     3 межстрочных интервала

                                            |

Начальник управления

Т.М. Тарасик

Дата

Приложение N 14
к Инструкции (к п. 91)

Образец оформления внешней справки

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ Красный проспект, д.18, г. Новосибирск, 630007 Тел.: (383)238-73-46, 238-73-20, факс: (383)238-61-03 E-mail: minobr@nso.ru www.minobr.nso.ru			По месту требования
10.04.2018 на N	3258-02/25 на N
г. Новосибирск

                                            |                      1 межстрочный интервал

   СПРАВКА

                                            |

                                            |                     3 межстрочных интервала

                                            |

Иванов Иван Иванович с 01.02.2018 года занимает должность главного эксперта отдела организации управления и кадровой работы организационного-правового управления министерства образования Новосибирской области (приказ министерства образования Новосибирской области от 01.02.2018 N 12-к "О Иванове И.И.). Работает по настоящее время.

                                            |

                                            |                     3 межстрочных интервала

                                            |

Министр

С.В. Федорчук

Е.Е. Силакова

2387342

Приложение N 15
к Инструкции (к п. 92)

Образец оформления телеграммы

Москва ул. Большая Якиманка д 45 Посольство Франции в Москве

Уважаемый господин советник по сотрудничеству и культуре посольства

Франции в России!

Позвольте пожелать Вам плодотворной работы в рамках Летней школы. Не сомневаюсь, что результатом этого мероприятия будет повышение квалификации учителей французского языка российских школ! Уверен, образовательный семинар будет способствовать поиску инновационных и эффективных форм обучения французскому языку в Российских школах, а также будет содействовать укреплению дружественных отношений и расширению взаимовыгодного сотрудничества в сфере образования между Францией и Россией.

Министр

С.В. Федорчук

Министерство образования

Новосибирской области

Красный проспект, д 18

г. Новосибирск

630007

Приложение N 16
к Инструкции (к п. 93)

Образец оформления телефонограммы

ТЕЛЕФОНОГРАММА 04.09.2018 N ___

Директору по общему и профессиональному образованию ФИРО РАНХиГС М.В. Дулинов 8 499 152 73 41

Об участии в семинаре

Министерство образования Новосибирской области информирует Вас, что в работе межрегионального семинара "Модернизация программ развития профессионального образования субъектов Российской Федерации" 4 октября 2018 года примет участие заместитель министра образования Новосибирской области - начальник управления профессионального образования и подготовки трудовых ресурсов Головнин Андрей Николаевич.

Контактный телефон: 8 383 238 74 23

Министр

С.В. Федорчук

Передал: Ведущий эксперт отдела организации управления и кадровой работы Михайлова А.Е. 04.09.2018 11:00

Принял: Секретарь ФИРО РАНХиГС

Приложение N 17
к Инструкции (к п. 119)

Образец титульного листа сводной номенклатуры дел

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на ________год

УТВЕРЖДАЮ Министр образования Новосибирской области __________ С.В. Федорчук "___" __________20__г.

                                            |                      1 межстрочный интервал

N п/п	Наименование структурного подразделения	Индексы
1		01
2		02
3		03

Приложение N 18
к Инструкции (к п. 122)

Образец номенклатуры дел структурного подразделения

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЕ МАТЕРИАЛЬНЫХ РЕСУРСОВ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2019 - 2021 годы		Индекс 01

                                            |                      1 межстрочный интервал

Индекс дела	Заголовок дела	Количество единиц хранения	Срок хранения дела и NN статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
01-01
01-02

                                            |

                                            |                     3 межстрочных интервала

                                            |

Начальник управления

Ю.И. Савостьянов

Приложение N 19
к Инструкции (к п. 123)

Образец оформления итоговой записи о категориях и количестве дел в сводной номенклатуре дел

                                            |                      1 межстрочный интервал

Итоговая запись
о категориях и количестве дел, заведенных

в _____________________________________________________ в 20__ году

                                            |                      1 межстрочный интервал

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

                                            |

                                            |                     3 межстрочных интервала

                                            |

Должность

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от __________N ___

Приложение N 20
к Инструкции (к п. 153)

Образец листа - заверителя дела

ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____

                                            |                      1 межстрочный интервал

В деле подшито и пронумеровано
		лист(ов)
	(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы
пропущенные номера листов
+ листов внутренней описи

                                            |                     2 межстрочных интервала

                                            |

ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА	NN ЛИСТОВ
1	2

                                            |

                                            |                     3 межстрочных интервала

                                            |

Должность

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 21
к Инструкции (к п. 154)

Образец оформления внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N ___

                                            |                      1 межстрочный интервал

N п/п	Индекс док-та	Дата док-та	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание

Итого		документов
	(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи
(цифрами и прописью)

                                            |

                                            |                     3 межстрочных интервала

                                            |

Должность

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 22
к Инструкции (к п. 155)

Образец обложки дела постоянного и временного (более 10 лет) хранения

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Ф. N _______________ Оп. N ______________ Д. N _______________

                                            |                     2 межстрочных интервала

                                            |

НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

                                            |                      1 межстрочный интервал

ИНДЕКС ДЕЛА N ________

                                            |                     2 межстрочных интервала

                                            |

(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)

                                            |                      1 межстрочный интервал

ТОМ N ____

	НАЧАТО
	ОКОНЧЕНО
		Дата

                                            |                     2 межстрочных интервала

                                            |

	На ________ листах
	Хранить __________

                                            |                      1 межстрочный интервал

Ф. N _______________ Оп. N ______________ Д. N _______________

Приложение N 23
к Инструкции (к п. 157)

Образец оформления описи дел постоянного хранения

3 см             7,3 см                             7,7 см

-----------------------------      ----------------------------

Министерство образования Новосибирской области | |3 межстрочных интервала | Фонд N _____________ |1 межстрочный интервал ОПИСЬ N ____________ дел постоянного хранения за _________________год

УТВЕРЖДАЮ Министр образования Новосибирской области __________С.В. Федорчук "___" _____________20__г

        |

        | 3 межстрочных интервала

        |

	N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
	1	2	3	4	5	6
	Наименование структурного подразделения

	В данный раздел описи внесено				дел
	с N		по N		в том числе:
	литерные номера:
	пропущенные номера:

........................................... |......................1 межстрочный интервал

Наименование должности составителя описи

Подпись

И.О. Фамилия

........................................... |......................1 межстрочный интервал

Заведующий архивом управления

Подпись

И.О. Фамилия

........................................... |......................1 межстрочный интервал

Дата

........................................... |......................1 межстрочный интервал

	СОГЛАСОВАНО
	Протокол ЦЭК (ЭК)			министерства
	образования Новосибирской области
	от		N

Приложение N 24
к Инструкции (к п. 157)

Образец оформления описи дел по личному составу

---

3 см

Министерство образования Новосибирской области | |3 межстрочных интервала | Фонд N _____________ |1 межстрочный интервал ОПИСЬ N ____________ дел по личному составу за _________________год

УТВЕРЖДАЮ Министр образования Новосибирской области __________С.В. Федорчук "___" _____________20__ г

        |

        | 3 межстрочных интервала

        |

	N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Крайний срок хранения дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Примечание
	1	2	3	4	5	6	7

........................................... |......................1 межстрочный интервал

	В данный раздел описи внесено					дел
	с N		по N		в том числе:
	литерные номера:
	пропущенные номера:

........................................... |......................1 межстрочный интервал

Наименование должности составителя описи

Подпись

И.О. Фамилия

........................................... |......................1 межстрочный интервал

Наименование должности лица, ответственного за кадры

Подпись

И.О. Фамилия

........................................... |......................1 межстрочный интервал

Дата

........................................... |......................1 межстрочный интервал

	СОГЛАСОВАНО
	Протокол ЦЭК (ЭК)			министерства
	образования Новосибирской области
	от		N

Приложение N 25
к Инструкции (к п. 158)

Образец оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ АКТ				УТВЕРЖДАЮ Министр образования Новосибирской области __________ С.В. Федорчук Дата
		N
|1 межстрочный интервал О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

........................................... |......................1 межстрочный интервал

На основании

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы министерства образования, науки и инновационной политики Новосибирской области

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

........................................... |......................1 межстрочный интервал

Итого				ед. хр. за				годы.
	(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за					годы		утверждены,
описи по личному составу согласованы с ЭПК управления ГАС НСО
протокол		от		N

                                            |

                                            |                     3 межстрочных интервала

                                            |

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

Подпись

Расшифровка подписи

........................................... |......................1 межстрочный интервал

Дата

........................................... |......................1 межстрочный интервал

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от		N

........................................... |......................1 межстрочный интервал

Документы в количестве _________________________________________ ед. хр.,

                                  (цифрами и прописью)

весом ______ кг сданы в _________________________________________________

                                  (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________ N_____

............................................|.....................2 межстрочных интервала

                                            |

Наименование должности работника,

сдавшего документы                       Подпись                      Расшифровка подписи

........................................... |......................1 межстрочный интервал

Дата

........................................... |......................1 межстрочный интервал

Изменения в учетные документы внесены.

............................................|.....................2 межстрочных интервала

                                            |

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения в

учетных документах                      Подпись                       Расшифровка подписи

........................................... |......................1 межстрочный интервал

Дата

Приложение N 26
к Инструкции (к п. 160)

Форма журнала учета оттисков печатей и штампов

ЖУРНАЛ УЧЕТА ОТТИСКОВ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ

                                            |                      1 межстрочный интервал

N п/п	Оттиск печати (штампа)	Наименование печати (штампа)	Дата получения печати (штампа) от изготовителя	Предприятие-изготовитель, дата и номер сопроводительного документа	Кому выдана (должность, подразделение)	Подпись работника	Дата возврата печати	Подпись работника	Дата уничтожения печати	Дата, номер акта
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11