Приложение N 2. Положение об отделе организационно-контрольной работы, кадров и делопроизводства управления делами и кадрами администрации города Коврова

Приложение N 2
к постановлению администрации
города Коврова
от 17 января 2020 г. N 55

Положение
об отделе организационно-контрольной работы, кадров и делопроизводства управления делами и кадрами администрации города Коврова

1. Общие положения

1.1. Отдел организационно-контрольной работы, кадров и делопроизводства (далее - отдел) создается в целях документационного и кадрового обеспечения деятельности администрации города Коврова Владимирской области (далее - администрация) по реализации ее полномочий.

1.2. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, областными законами, правовыми актами Губернатора Владимирской области, Уставом муниципального образования город Ковров Владимирской области, постановлениями и распоряжениями администрации и главы города, решениями Совета народных депутатов г. Коврова, настоящим Положением.

1.3. Отдел является структурным подразделением управления делами и кадрами администрации города Коврова (далее - Управление), подчиняется начальнику Управления.

1.4. Работа отдела организуется на основе планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности каждого сотрудника за выполнение своих функциональных обязанностей и отдельных поручений.

2. Основные задачи отдела

2.1. Кадровое обеспечение администрации.

2.2. Формирование и реализация основных направлений кадровой политики администрации.

2.3. Оказание организационно-методической и консультативной помощи структурным подразделениям администрации по кадровым вопросам и вопросам документационного обеспечения.

2.4. Документационное обеспечение деятельности администрации.

2.5. Организация делопроизводства, совершенствование форм и методов работы с документами.

2.6. Осуществление контроля за соблюдением единой системы делопроизводства в администрации.

3. Функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

3.1. Готовит предложения по регламенту работы администрации, осуществляет контроль за его исполнением.

3.2. Осуществляет контроль за соблюдением порядка разработки и утверждения положений о структурных подразделениях администрации и должностных инструкций. Участвует в проведении экспертизы должностных инструкций.

3.3. Разрабатывает в пределах своей компетенции проекты постановлений и распоряжений администрации и главы города и других документов, необходимых для выполнения функций Управления, и осуществляет контроль за их исполнением.

3.4. Осуществляет подготовку проектов документов по совершенствованию структуры и внесению изменений в штатное расписание администрации.

3.5. Ведёт кадровое делопроизводство и кадровую отчётность.

3.6. Дает предложение по подбору и расстановке руководящих кадров администрации, ее подразделений, формирует резерв управленческих кадров, в том числе на высшие, главные, ведущие, старшие должности муниципальной службы и работает с ним.

3.7. Проводит проверку организации работы с кадрами в структурных подразделениях администрации.

3.8. Организует работу по подготовке и проведению конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы.

3.9. Организует работу по подготовке и проведению аттестации персонала администрации.

3.10. Организует учет муниципальных служащих прошедших учебу, переподготовку и повышение квалификации.

3.11. Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек, ведение реестра муниципальных служащих, личных дел, другой установленной документации по кадрам.

3.12. Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам администрации, а также представление их в орган социального обеспечения.

3.13. Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, направление в командировки, контроль за состоянием трудовой дисциплины в структурных подразделениях и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, проводит анализ причин текучести, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.

3.14. Организует представление муниципальными служащими администрации и руководителями муниципальных учреждений сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.

3.15. Организует деятельность комиссии по рассмотрению вопросов, связанных с установлением надбавок к должностным окладам за выслугу лет.

3.16. Составляет графики дежурств ответственных работников администрации.

3.17. Обеспечивает регистрацию, учет и контроль за установленным порядком прохождения поступающих и отправляемых документов.

3.18. Разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию делопроизводства.

3.19. Разрабатывает и ведет сводную номенклатуру дел администрации.

3.20. Организует своевременное рассмотрение и подготовку поступивших документов главе города и его заместителям, осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству администрации.

3.21. Ведет контроль за прохождением и сроками исполнения документов, проводит обобщение и анализ сведений о ходе и результатах контроля исполнения документов, систематически информирует руководство администрации о состоянии исполнительской дисциплины.

3.22. Организует обработку документов, законченных текущим делопроизводством, ведет подготовку документов к последующему хранению, использованию и сдаче в архив.

3.23. Направляет нормативные распорядительные документы в центры формирования электронных систем правовой информации, в прокуратуру города, в администрацию Владимирской области.

3.24. Готовит аналитическую информацию о состоянии исполнительской дисциплины и анализ документооборота администрации.

3.25. Проводит проверки по ведению делопроизводства в структурных подразделениях администрации.

3.26. Обеспечивает защиту конфиденциальной информации от несанкционированного доступа и регламентацию допуска к информации и документации.

3.27. Осуществляет иные функции, определенные отделу регламентом работы администрации.

4. Права отдела

Отдел для осуществления своей деятельности имеет право:

4.1. Запрашивать и получать, в установленном порядке, необходимые ему документы и информацию, от руководителей и специалистов структурных подразделений администрации.

4.2. Направлять сотрудников для участия в заседаниях коллегий администрации муниципального образования, совещаниях, комиссиях, иных мероприятиях по вопросам деятельности отдела.

4.3. Пользоваться в установленном порядке системами связи информационными базами, банками данных и иными носителями информации органов местного самоуправления.

4.4. Вносить предложения главе города по вопросам совершенствования кадровой работы и делопроизводства.

4.5. Проводить проверки за состоянием трудовой дисциплины в структурных подразделениях и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, состояния делопроизводства и исполнительской дисциплины структурных подразделений администрации и доводить итоги проверок до руководства для принятия соответствующих мер.

4.6. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений и лиц, ответственных за ведение делопроизводства, выполнения установленных правил работы с документами.

5. Организация работы отдела

5.1. Отдел возглавляет заместитель начальника управления - начальник отдела (далее - начальник отдела), назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой города, по представлению начальника Управления. Начальник отдела непосредственно подчиняется начальнику Управления.

5.2. Начальник отдела:

- осуществляет общее руководство отделом на основе единоначалия и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций;

- определяет функции сотрудников отдела, распределяет обязанности между ними, разрабатывает должностные инструкции и согласовывает с начальником управления;

- вносит предложения о поощрении работников отдела и применении к ним мер дисциплинарной ответственности;

- обеспечивает в отделе надлежащее состояние трудовой и исполнительской дисциплины.

5.3. В штат отдела входят специалисты, которые назначаются и освобождаются от должности распоряжением главы города по представлению начальника Управления.

5.4. Специалисты отдела организуют свою деятельность в соответствии с текущими планами работы отдела и несут персональную ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с должностными инструкциями.

6. Ответственность

6.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.

6.2. Ответственность работников отдела устанавливается действующим законодательством и должностными инструкциями.