Приложение. Порядок работы пользователей в читальном зале сектора архивного дела администрации муниципального образования - Клепиковский муниципальный район

Приложение
к постановлению
администрации
муниципального образования -
Клепиковский муниципальный район
от 12.08.2019 г. N 560

Порядок
работы пользователей в читальном зале сектора архивного дела администрации муниципального образования - Клепиковский муниципальный район

1. Общие требования

1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным Законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об Архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, N 43, ст. 4269; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 2, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596), Федеральным Законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации", Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293, а также на основании:

- Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007, зарегистрированных Минюстом России 18 января 2007 г. N 19;

- Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного Приказом Федерального архивного агентства от 1 сентября 2017 г. N 143, зарегистрированного в Министерстве юстиции Российской Федерации 01.11. 2017 г. N 48765;

- Информационно-методического письма Федерального архивного агентства от 16.12.2004 г. "О некоторых вопросах сохранности документов при организации их копирования с применением современных электрографических и сканирующих устройств"

1.2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с открытыми документами в читальном зале сектора архивного дела администрации муниципального образования - Клепиковский муниципальный район (далее - сектора), исходя из конкретных возможностей обслуживания пользователей (см. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации... п. 1.4.), (см. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов... С.109).

1.3. Порядок работы, обязанности сотрудников сектора по обслуживанию пользователей в читальном зале, их ответственность определяются законодательством Российской Федерации, нормативно правовыми актами Федеральной архивной службы России, главного архивного управления Рязанской области, а также постановлениями администрации муниципального образования - Клепиковский муниципальный район.

1.4. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архива.

1.5. Плата за посещение читального зала архива и пользования документами не взимается.

1.6. Распорядок работы читального зала устанавливается начальником сектора, исходя из возможностей архива.

2. Порядок оформления пропуска пользователя в читальный зал архива

2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании заявлений в письменной форме (Приложение 1) или письма направившего его органа или организации, в которой указываются фамилия, имя, отчество пользователя, место работы (учебы) и должность, ученое звание и ученая степень (при наличии), тема, хронологические рамки исследования. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

2.2. При оформлении пропуска для работы в читальном зале для пользователей заполняется анкета (Приложение 2), все графы которой указываются в обязательном порядке.

Пользователь, не достигший совершеннолетия, допускается для работы в читальный зал с одним из родителей или другим законным представителем, несущим ответственность за соблюдение Порядка несовершеннолетним пользователем.

Пользователь знакомится с настоящим Порядком, предъявляет сотруднику читального зала документ, удостоверяющий личность, и дает письменное согласие на обработку персональных данных. Конфиденциальность персональных данных пользователя сохраняется.

Сопровождающие лица (в том числе законные представители, переводчики и другие помощники, лица, сопровождающие пользователя с ограниченными возможностями здоровья) допускаются в читальный зал архива на основании заполненной анкеты, в которой указываются: фамилия, имя, отчество, дата рождения, гражданство, место работы (учебы) и должность, адрес регистрации по месту жительства (пребывания), адрес фактического проживания, номер контактного телефона, адрес электронной почты (при наличии), вид, серия, номер и дата выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ, фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождаемого лица.

2.3. Пользователю на основании заявления или письма направившей его организации и заполненной анкеты оформляется пропуск для работы в читальном зале, действующий, в течение календарного года со дня выдачи, учитывая предварительную запись на посещение.

Лицу, сопровождающему пользователя, на основании заполненной им анкеты оформляется пропуск в читальный зал, действующий в течение календарного года со дня выдачи.

Разрешение на работу в читальном зале дается начальником сектора или исполняющим обязанности начальника сектора. Пропуск оформляет один из сотрудников сектора.

2.4. Срок работы в читальном зале продлевается архивом по заявлению пользователя или письму направившей его организации. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с начальником сектора. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде начальника сектора.

2.5. Для создания благоприятной рабочей обстановки в помещении читального зала прием пользователей ведется строго по предварительной записи.

2.6. В случае перегруженности читального зала начальник сектора имеет право временно ограничить допуск пользователей, работающих в читальном зале.

3. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям

3.1. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации*.

3.2. Пользователю предоставляются доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним.

3.2.1. Содержащим сведения, составляющие охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, при условии соблюдения пользователем требований и ограничений, установленных законодательством Российской Федерации;

3.2.2. Имеющим пометку "для служебного пользования" при наличии письменного разрешения от фондообразователя (правопреемника);

3.2.3. Содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа, если пользователь:

является субъектом указанных сведений - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность;

является наследником по закону - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство;

является наследником по завещанию - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к указанным делам, документам;

имеет согласие гражданина или его наследников на доступ к указанным сведениям - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности от гражданина или его наследников, удостоверенной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подтверждающей право представлять интересы доверителя.

3.3. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, переданным по договору в архив собственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним, осуществляется при предъявлении письменного разрешения от собственника или владельца.

3.4. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности.

3.5. Пользователю, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника, органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является.

3.6. Подлинники архивных дел, документов, печатных изданий не выдаются в случаях:

- выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, печатных изданий, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 120 рабочих дней со дня заказа их пользователем;

- выдачи дел, документов, печатных изданий во временное пользование юридическими и физическими лицами - фондообразователями, их правоприемникам или запросам органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, при этом срок, в течении которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока, указанного в акте о выдаче во временное пользование таких дел, документов, печатных изданий;

- экспонирования дел, документов, печатных изданий на выставке, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока их выдачи из архивохранилища, определенного распорядительным документом на проведение выставки;

- выдачи дел, документов, печатных изданий другому пользователю в читальный зал, при этом срок, в течении которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 40 рабочих дней со дня заказа их пользователем;

- плохого физического состояния документов или пребывания их непосредственно в стадии реставрации;

- ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.7. В случае нарушения пользователем подпунктов 4.2.5, 4.2.6, 4.2.9, 4.2.12, 4.2.19 Порядка подлинники архивных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий пользователю не выдаются с даты подачи архивом заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений и до даты вступления в законную силу постановления по делу об административном правонарушении либо внесения решения об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений или даты вступления в законную силу приговора суда по уголовному делу либо вынесения решения об отказе в возбуждении уголовного дела по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений.

______________________________

* Статья 25 Федерального закона от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, N 43, ст. 4269; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 2, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596).

4. Права и обязанности пользователей

4.1. Пользователь вправе

4.1.1. Посещать читальный зал архива, изучать дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания на безвозмездной основе.

4.1.2. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей информацию о порядке оформлении пропуска в читальный зал, графике работы читального зала, порядке и условии предоставлении услуг архивом. Получать консультации (без обучающего аспекта работы с материалами) специалистов архива о составе и содержании документов в соответствии с темой исследования.

4.1.3. Получать для изучения в виде подлинников и (или) копий фондов пользования дела, документы, прошедшие научное описание, техническое оформление и не признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, справочно-поисковые средства к ним. Печатные издания.

Подлинники дел, документов, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, выдаются в порядке, установленном правилами организации хранения, комплектования, учета и пользования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

4.1.4. Получать в день обращения справочно-поисковые средства к делам, документам, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале.

4.1.5. Заказывать в читальном зале дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания по теме исследования. Дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов - требований (Приложение 3), в которых необходимо правильно указывать исходные данные единицы хранения (N фонда, N описи, N дела, N связки и годы, а в некоторых фондах название уезда).

4.1.6. Изучать полученные дела, документы, печатные издания в течение 20 рабочих дней. Продление сроков хранения и использования в читальном зале дел, документов, других материалов согласуется с начальником сектора. При необходимости оформляется новый заказ, срок повторной выдачи документов через месяц после сдачи документов хранилище.

4.1.7. Иметь в пользовании одновременно до 10 дел, документов, печатных изданий, общем объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документы личного происхождения. Описи, имеющиеся в архиве в одном экземпляре, и дела могут быть временно изъяты у пользователя для исполнения архивом срочного запроса.

4.1.8. Проверять при получении дела, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий их целостность и сохранность.

4.1.9. Использовать при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий для осуществления выписок и набора текста собственные технические средства (персональный компьютер, диктофон) без звуковых сигналов и без подключения к информационно-телекоммуникационным сетям архива.

4.1.10. Вносить в читальный зал и выносить письменные принадлежности, выписки из дел документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копии архивных документов, листы с машинописным текстом, рукописные материалы, гранки научной работы, собственные технические средства, используемые при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копировании дел, дел, печатных изданий на основании заявления.

4.1.11. Привлекать в случае необходимости к работе в читальном зале сопровождающих лиц в порядке, установленном пунктом 2.2 Порядке.

4.1.12. Предоставлять архиву экземпляр издания, подготовленного с использованием дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, находящихся на хранении в архиве.

4.1.13. Обращаться к начальнику сектора с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам организации работы читального зала.

4.1.14. В случае нарушения пользователем подпунктов 4.2.1., 4.2.2., 4.2.3., 4.2.6., 4.2.8., 4.2.9. Порядка, подлинники архивных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий пользователю не выдаются с даты подачи архивом заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений и до даты вступления в законную силу постановления по делу об административном правонарушении либо вынесения решения об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений или даты вступления в законную силу приговора суда по уголовному делу либо вынесения решения об отказе в возбуждении уголовного дела по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений.

4.2. Пользователь обязан:

4.2.1. Соблюдать настоящий Порядок, регламентирующий работу пользователей с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальном зале сектора.

4.2.2. Сдавать на хранение (в гардеробной комнате) при выходе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200х300 мм, зонты, пакеты и иные предметы, кроме указанных в подпункте 4.1.10 Порядка.

4.2.3. Вносить в читальный зал предметы, указанные в пункте 4.1.10 Порядка, в прозрачном пакете и (или) сумке размером не более 200 х 300 мм.

4.2.4. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала.

4.2.5. Соблюдать график работы читального зала и архива, общественный порядок, тишину и чистоту в читальном зале, а также права и законные интересы других пользователей и работников архива. Не проносить продукты питания и напитки в читальный зал. Соблюдать распорядок работы читального зала, который установлен в Правилах внутреннего распорядка архива.

Время работы читального зала:

Понедельник - четверг: с 10 часов до 16 часов.

Пятница - не приемный день.

Предпраздничные дни: с 10 часов до 13 часов.

Перерыв на обед: с 13 часов до 14 часов.

Санитарный день - последняя пятница каждого месяца.

4.2.6. Обеспечивать целостность и сохранность полученных для изучения дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий.

4.2.7. Ставить подпись в заказе (требовании) за получение дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий.

4.2.8. Незамедлительно сообщать работнику читального зала архива об обнаружении повреждений или дефектов дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, отсутствие листов, неправильной нумерации, наличии вложений, не указанных в листах заверителях полученных дел. При обнаружении несоответствии содержания полученных дел по заказанному требованию и заголовков дел в описях, также поставить в известность сотрудников читального зала.

4.2.9. Не повреждать полученные дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, в том числе:

не писать на листах, дел, документов, не пачкать (не смачивать пальцы слюной), не рвать, не резать листы дел, документов, не загибать их углы, не вырывать листы из дел, не перекладывать листы в делах;

не вносить изменения в тексты документов, не делать на документах и обложках дел, упаковках аудиовизуальных документов пометки, исправления, подчеркивания;

не писать на листах бумаги, положенных поверх дел, документов, не калькировать документы;

не вкладывать в дела, документы, упаковки аудиовизуальных документов посторонние документы, не оставлять в делах закладки;

не оставлять дела, документы на время отсутствия пользователя в читальном зале;

не пользоваться клеем, скотчем, маркером, перьевой ручкой, стикером, корректирующей жидкостью (штрихом), копировальной бумагой, ножницами, другими режущими предметами;

не передавать дела, документы другим пользователям (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 2.2 Порядка);

не брать дела, документы у других пользователей (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 2.2 Порядка);

не делать пометки на карточках при использовании каталогов;

не переставлять и не вынимать карточки из карточных ящиков при использовании каталогов;

не применять физические усилия, которые могут привести к нарушению целостности переплета дел, документов.

4.2.10. Заполнять листы использования полученных дел, документов справочно-поисковых средств к ним (при наличии у них листов использования), указывая дату использования, фамилию, инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки, копирование).

4.2.11. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания.

4.2.12. Не выносить из читального зала дела, документы справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, копии фонда пользования.

4.2.13. Соблюдать требования работы с оборудованием, установленном в читальном зале.

4.2.14. Не заходить в служебные помещения архива, не пользоваться служебными картотеками, служебными телефонами, а также техническими средствами архива, находящимися вне пределов читального зала.

4.2.15. Не передавать пропуск в читальный зал другому лицу (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 2.2. Порядка).

4.2.16. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, печатные издания, сообщать в архив для продления срока их нахождения в читальном зале (не более чем на 10 рабочих дней) и определения другого дня для посещения. Если такая просьба от пользователя не поступала, подобранные дела, документы, печатные издания возвращаются в архивохранилище без уведомления пользователя. Повторная выдача заказанных, но невостребованных в установленной срок, дел может быть осуществлена после оформления нового заказа только через месяц.

4.2.17. Сообщать в архив об изменении сведений, обязательных к указанию в анкете пользователя, работающего в читальном зале, при первом после такого изменения посещении читального зала архива.

4.2.18. Выполнять законные требования работников архива, охранной и пожарной служб архива.

4.2.19. Предъявлять специалисту сектора по его требованию имеющиеся у пользователя материалы и предметы, указанные в подпункте 4.1.10 Порядка.

4.2.20. При копировании дел, документов, печатных изданий техническими средствами архива указывать при оформлении заказа на копирование (приложение N 4) перечень копируемых дел, документов, печатных изданий с указанием их архивных шифров, объема копирования, количества экземпляров, вида копий, технических параметров копирования.

Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится с разрешения начальника сектора. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, уже имеющих повреждения (см. пункт 4.2.21 Порядка).

4.2.21. Производить самостоятельное копирование собственным техническим средством документов, печатных изданий в специально отведенном архивом для этих целей месте в определенное регламентом работы читального зала время, в присутствии работника архива, который обеспечивает подготовку дел, документов, печатных изданий для копирования и их сохранность в процессе копирования, контроль за соблюдением условий копирования. Копирование производится после заполнения заказа на копирование (Приложение 5) и получения разрешения начальника сектора.

4.2.22. Использовать при самостоятельном копировании собственное бесконтактное мобильное копирующее техническое средство без штатитов, съемных объективов и осветительного оборудования (например, телефон, фотоаппарат, планшетный компьютер) с выключенными функциями вспышки и подачи звуковых сигналов. Запрещается применение собственных контактных технических средств (в том числе, ручные, планшетные, протяжные сканеры, копиры), фиксирующих и прижимных устройств, подручных средств и физических усилий, которые оказывают негативное влияние на физическое состояние дел, документов, печатных изданий.

4.2.23. Не осуществлять самостоятельное копирование подлинников дел, документов, печатных изданий:

- имеющих копии фонда пользования;

- признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии;

- с угасающим текстом, при наличии пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение), на ломкой бумаге, на кальке, имеющих сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нарушение шитья, выпадение листов), корешок, который не позволяет раскрыть дело на ровной поверхности, не причиняя при этом повреждений переплету и самому делу.

4.2.24. Указывать при публикации дел, документов их архивные шифры.

4.2.25. Предоставлять архиву библиографические данные публикаций, адреса интернет-ресурсов, подготовленных с использованием дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, находящихся на хранении в архиве.