Приложение. Политика в области внутреннего контроля Госкорпорации "Росатом" и ее организаций

Приложение
к приказу
Госкорпорации "Росатом"
от 28.12.2011 N 1/1143-П

Политика в области внутреннего контроля Госкорпорации "Росатом" и ее организаций

1. Назначение и область применения

Настоящая Политика в области внутреннего контроля Госкорпорации "Росатом" и ее организаций (далее - Политика) разработана в целях формирования надежной и эффективной системы внутреннего контроля (далее - Система ВК) Госкорпорации "Росатом", направленной на повышение гарантий достижения целей деятельности Госкорпорации "Росатом" (далее - Госкорпорация) и эффективности корпоративного управления, а также обеспечения единства управления атомной отраслью.

Политика регулирует функционирование и развитие системы внутреннего контроля Госкорпорации и устанавливает:

единую терминологию в области внутреннего контроля;

цели, структуру и принципы организации системы внутреннего контроля;

требования к компонентам системы внутреннего контроля;

роли и ответственность субъектов системы внутреннего контроля;

цели и приоритетные направления развития системы внутреннего контроля на период до 2015 года.

Политика является открытым, публичным документом Госкорпорации и ее организаций и доступна для ознакомления всем заинтересованным сторонам. Политика обязательна для ознакомления всех работников Госкорпорации, занимающих руководящие должности.

Внутренние нормативные документы Госкорпорации и ее организаций, регламентирующие деятельность, оказывающую влияние на систему внутреннего контроля, должны соответствовать положениям Политики.

Деятельность работников Госкорпорации, влияющая на надежность и эффективность системы внутреннего контроля, не должна противоречить положениям настоящей Политики.

2. Термины и определения

Заинтересованные стороны - юридические и физические лица или группа лиц, которые могут повлиять на деятельность Госкорпорации и ее организаций и/или способны испытывать влияние от этой деятельности, производимых продуктов и оказываемых услуг и связанных с этим действий;

внутренний контроль - действия, осуществляемые органами управления Госкорпорации и ее организаций, их структурными подразделениями и работниками с вовлечением других заинтересованных сторон, направленные на получение уверенности в достижении целей Госкорпорации, при безусловном выполнении требований безопасности, норм законодательства и международных договоров;

субъекты внутреннего контроля - органы управления Госкорпорации и ее организаций, их структурные подразделения и работники, другие заинтересованные стороны, осуществляющие внутренний контроль;

контрольная процедура - нормативно установленный порядок действий субъекта внутреннего контроля, на основании которых система управления получает информацию о фактическом состоянии объекта контроля и (или) отклонении его состояния от заданного, что позволяет своевременно осуществлять необходимые корректирующие действия;

контрольная деятельность - совокупность интегрированных в систему управления Госкорпорации процессов и контрольных процедур, выполняемых наблюдательным советом, генеральным директором, руководителями и работниками структурных подразделений Госкорпорации в целях должного реагирования на риски и обеспечения достижения целей Госкорпорации;

специализированный орган внутреннего контроля (СОВК) - подразделение (специально назначенное лицо) Корпорации и (или) организации Корпорации, осуществляющее деятельность по реализации группы процессов "Внутренний контроль и внутренний аудит", отвечающее установленным требованиям;

система внутреннего контроля (Система ВК) - взаимосвязанная целостная совокупность организационных структур, процессов, правил их осуществления, а также характеристик системы управления Госкорпорации и ее организаций, реализующая постоянно или эпизодически функцию внутреннего контроля и обеспечивающая достижение целей внутреннего контроля;

компонент Системы ВК - качественная составная часть Системы ВК, обладающая общими характеристиками, которые позволяют сформировать единые критерии оценки надежности и эффективности системы ВК в целом;

Система внутреннего финансового контроля (система ВФК) - часть Системы ВК (подсистема), обеспечивающая соблюдение требований законности, продуктивности и эффективности использования государственных бюджетных средств и государственных ресурсов, а также сохранения и целевого использования переданных государством активов (имущества).

Объект контроля - Госкорпорация или ее организация, структурное подразделение, а также осуществляемая ими деятельность.

3. Система ВК Госкорпорации: цели, структура, принципы организации

Целью функционирования системы внутреннего контроля Госкорпорации является обеспечение гарантий достижения целей Госкорпорации при безусловном выполнении требований безопасности, норм законодательства и международных договоров.

Организационные границы Системы ВК определяются системой управления Госкорпорации и её организаций, а также по взаимному согласию с организациями-партнерами - совместно осуществляемыми процессами и проектами.

Внешние заинтересованные стороны, в первую очередь государственные контрольные органы, способствуют достижению целей функционирования Системы ВК, но не являются её частью.

Формируемые институты или механизмы взаимодействия с заинтересованными сторонами, выстраиваемые в целях получения объективной информации о реализуемых Корпорацией процессах, получения сигналов об отклонениях и нарушениях, сочетания контрольных усилий и привлечения внешних контрольных ресурсов, являются частью Системы ВК.

Предметными границами Системы ВК Корпорации являются следующие взаимосвязанные области деятельности:

осуществление деятельности Госкорпорацией и ее организациями, направленной на реализацию государственной политики в атомной отрасли и достижение стратегических целей, поставленных государством;

прочие виды деятельности Госкорпорации и ее организаций, осуществляемые в соответствии со стратегическими и прочими планами;

обеспечение результативности и эффективности всех видов деятельности;

обеспечение безопасности при использовании атомной энергии и ядерных материалов;

соблюдение норм и правил, установленных законодательством, государственными и международными регуляторами и самой Госкорпорацией;

обеспечение контроля целевого использования средств международной технической помощи, получаемой по программам, находящимся в зоне ответственности Госкорпорации;

обеспечение достоверности всех видов отчетности;

обеспечение сохранности активов и имущества, в том числе государственного имущества, переданного в качестве имущественного взноса и в управление Госкорпорации.

Субъектами Системы ВК Госкорпорации являются:

наблюдательный совет;

ревизионная комиссия (РК);

генеральный директор;

правление;

контрольная комиссия;

коллегиальные органы при руководстве - коллегиальные органы, формируемые при органах управления в целях подготовки решений, реализации контрольных процедур до принятия решения органами управления. Могут наделяться правом принятия решений органа управления, при котором они сформированы, в случае, если указанное право не является в соответствии с законом, уставом, внутренним документом исключительным;

специализированные органы внутреннего контроля (СОВК): подразделения внутреннего контроля и аудита Госкорпорации и ее организаций, другие СОВК, которые могут быть сформированы в каких-либо специализированных сферах деятельности (Генеральная инспекция; Управление защиты активов, подразделения защиты активов организаций и другие специализированные органы);

куратор группы процессов: уполномоченное приказом генерального директора Госкорпорации должностное лицо Госкорпорации, осуществляющее постановку целей, общий контроль и управление существенными отклонениями в процессах курируемой группы процессов;

владельцы групп процессов: уполномоченные приказом генерального директора Корпорации должностные лица Корпорации или организации Корпорации, отвечающие за наличие своевременных и качественных финальных результатов по группе процессов;

владельцы процессов: уполномоченные должностные лица Госкорпорации или организаций Госкорпорации, отвечающие за наличие своевременного и качественного финального результата по процессу;

исполнители процессов: работники подразделений Корпорации и организаций Корпорации, непосредственно участвующие в процессе;

общие центры обслуживания Госкорпорации - организации, которым в соответствии с локальными нормативными актами Госкорпорации и (или) заключенными договорами делегировано исполнение отдельных процессов (части процессов) самой Госкорпорации и ее организаций, включая выполнение контрольных процедур;

коллегиальные контрольные органы - коллегиальные органы, формируемые в целях осуществления периодических или разовых контрольных процедур в различных процессах Госкорпорации;

институты взаимодействия с заинтересованными сторонами - специальные механизмы и институты, выстраиваемые в целях получения от заинтересованных сторон объективной информации о реализуемых Госкорпорацией процессах в целях получения сигналов об отклонениях и нарушениях;

органы управления организаций Госкорпорации (ОСА, СД, ЕИО и др.);

ревизионные комиссии акционерных обществ, акции которых находятся в собственности или управлении Госкорпорации, их дочерних и зависимых обществ.

Компонентами Системы ВК являются:

корпоративная культура и процессы, ее формирующие;

процессы управления персоналом и их результаты;

организационная структура и разделение полномочий;

система целеполагания (процессы определения целей и система целей);

деятельность по управлению рисками;

деятельность по осуществлению внутреннего контроля;

деятельность по мониторингу (независимым проверкам);

информационные системы и коммуникации;

деятельность по управлению изменениями;

коррупционная безопасность.

Система ВК Госкорпорации основана на следующих принципах:

Общая вовлеченность.

Каждый работник в организации несет ответственность за осуществление внутреннего контроля.

Опережающее построение.

Часть Системы ВК в планируемых к изменениям процессах и организационных структурах должна быть перестроена и адаптирована к изменениям, обеспечена ресурсно и организационно до начала осуществления или к моменту самих изменений.

Открытость.

Предоставление возможностей заинтересованным сторонам оказывать контрольное воздействие. Открытость информации о деятельности Госкорпорации и свободный доступ к такой информации определяются ее общедоступностью, если федеральными законами и локальными нормативными актами Госкорпорации не установлены ограничения доступа к такой информации, порядка ее предоставления или распространения.

Законность.

Процессы функционирования и развития Системы ВК основываются на нормах российского и международного законодательства.

Комплексность.

Система ВК Госкорпорации является полной, всеобъемлющей и взаимоувязанной системой, охватывающей все аспекты деятельности Госкорпорации и учитывающей особенности входящих в нее подсистем.

Фокусность.

Система ВК Госкорпорации создает условия для сосредоточения общих усилий всех участников контрольной деятельности на развитии тех ее элементов, которые обеспечивают эффективное достижение целей Госкорпорации.

Риск-ориентированность.

Процессы развития Системы ВК Госкорпорации основываются на результатах выявления, прогнозирования и оценки рисков, присущих Госкорпорации и ее организациям.

Разделение ответственности между субъектами контроля.

В процессе функционирования Системы ВК Госкорпорации совокупность контрольных функций распределяется между различными субъектами контроля таким образом, чтобы обеспечить достижение целей контрольной деятельности наиболее эффективным способом.

Иерархичность.

Ответственность и полномочия по выполнению внутреннего контроля и развитию Системы ВК распределена между всеми участниками процессов управления Госкорпорацией в соответствии с существующей иерархией системы управления. Каждый орган управления и структурное подразделение Госкорпорации (включая дивизиональный и поддивизиональный уровни) выполняет свою роль во внутреннем контроле с учетом общей структурной подчиненности.

Сбалансированность развития.

Надежность и эффективность ВК обеспечена в случае, когда все составные части (компоненты, подсистемы, структурные звенья) Системы ВК соответствуют предъявляемым к ним требованиям. Деятельность по развитию Системы ВК должна учитывать риски возникновения дисбалансов и потери связанности (дисфункции) между ее составными частями и обеспечивать своевременное реагирование на появляющиеся дисбалансы.

Достаточность.

Масштаб и объем контрольных функций и процедур должен быть соразмерен выявленным рискам и прогнозируемым угрозам, чтобы обеспечить устойчивое и безопасное функционирование развития атомной отрасли, эффективное достижение целей Госкорпорации и ее организаций.

4. Роль и ответственность субъектов системы внутреннего контроля

Согласно принципу общей вовлеченности каждое структурное подразделение и органы управления Госкорпорацией и ее организаций выполняют определенную настоящей Политикой роль в функционировании системы внутреннего контроля и несут ответственность за ее надлежащее выполнение.

Распределение ролей и ответственности между субъектами системы внутреннего контроля приведено в приложении N 1.

5. Требования к компонентам Системы ВК

Для обеспечения надежности и эффективности Системы ВК ее компоненты на всех уровнях иерархии управления Госкорпорацией должны соответствовать требованиям, установленным настоящей Политикой.

Структурные подразделения Госкорпорации и ее организаций в границах своих полномочий должны разрабатывать и реализовывать программы мероприятий, направленные на достижение и поддержание соответствия компонентов Системы ВК требованиям, содержащимся в настоящей Политике.

Для компонента "корпоративная культура и процессы, ее формирующие" устанавливаются следующие основные требования:

в Госкорпорации и ее организациях должна осуществляться системная работа по продвижению этических ценностей в трудовых коллективах, пропаганда лучших примеров этического поведения;

в Госкорпорации и ее организациях должен проводиться мониторинг и ежегодная оценка состояния корпоративной культуры. Результаты мониторинга и оценки должны доводиться до всех заинтересованных сторон, включая Правление Госкорпорации;

в Госкорпорации и ее организациях должен существовать механизм обязательного информирования работников обо всех принятых мерах реагирования по установленным фактам отклонения от этических ценностей и принципов добросовестности, в первую очередь, со стороны руководителей;

система поддержания этических ценностей должна быть адекватна существующей системе управления Госкорпорацией.

Для компонента "процессы управления персоналом и их результаты" устанавливаются следующие основные требования:

компетенции в области внутреннего контроля руководителей и работников Госкорпорации должны развиваться на системной и последовательной основе;

компетенции работников, непосредственно выполняющих контрольные процедуры, должны оцениваться ежегодно.

Для компонента "организационная структура и разделение полномочий" устанавливаются следующие основные требования:

организационная структура должна предполагать внутрипроцессную иерархию контрольных полномочий от владельцев групп процессов до исполнителей;

организационная структура должна предполагать функциональную иерархию, обеспечивающую исполнение контрольных процедур на всех уровнях управления по основным и вспомогательным процессам;

организационная структура и разграничение полномочий должны отвечать принципу единичной ответственности, когда отдельная контрольная процедура закреплена только за одним центром ответственности;

организационная структура должна обеспечивать функциональное замещение выбывающих работников (ликвидируемых подразделений), чтобы не допустить ситуации прерывания контрольных процедур в процессе;

контрольные полномочия элементов организационной структуры, включая коллегиальные органы, должны быть формализованы.

Для компонента "система целеполагания" устанавливаются следующие основные требования:

цели, установленные на каждом уровне управления, должны поддерживать достижение целей вышестоящего уровня управления и соответствовать стратегическим целям Госкорпорации;

в Госкорпорации и ее организациях должен существовать механизм мониторинга актуальности поставленных целей и их своевременной корректировки;

на каждом уровне управления должны устанавливаться взаимосвязанные цели по результативности, эффективности и продуктивности деятельности;

в Госкорпорации и ее организациях должен существовать механизм мониторинга достижимости и ресурсообеспеченности поставленных целей.

Для компонента "деятельность по управлению рисками" требования устанавливаются Политикой по управлению рисками Госкорпорации "Росатом". Настоящая Политика устанавливает требования внедрения риск-ориентированного подхода к планированию и проведению контрольных мероприятий специализированными органами внутреннего контроля:

распространение к целевому состоянию развития Системы ВК технологий управления рисками до операционного уровня;

внедрение риск-ориентированых технологий планирования контрольно-ревизионной деятельности и внутреннего аудита;

освоения работниками СОВК технологий выявления скрытых рисков как на этапе планирования контрольной деятельности, планирования проверки (внутреннего аудита) так и непосредственно в период проведения проверок (аудита);

повышение степени понимания работниками СОВК деятельности проверяемых организаций и подразделений;

внедрение механизма и технологий передачи выявленных рисков их владельцам и принятия по ним необходимых действий по управлению.

Для компонента "деятельность по осуществлению внутреннего контроля" устанавливаются следующие требования:

деятельность по осуществлению внутреннего контроля должна являться неотъемлемой частью процессов Госкорпорации и ее организаций;

контрольные процедуры, встроенные в процессы, должны обеспечивать получение разумной уверенности в результативности (продуктивности) процесса, в качестве выполняемого процесса, в соблюдении законодательства и других регулирующих норм при выполнении процесса, а также в достоверности информации и отчетности о ходе и результатах процесса;

ответственность за внедрение, своевременное изменение и надлежащее исполнение контрольных процедур несут владельцы процессов (групп процессов) Госкорпорации;

порядок выполнения контрольных процедур должен быть формализован в соответствующих нормативных документах, регламентирующих процессы Госкорпорации;

в Госкорпорации и ее организациях должны существовать эффективные механизмы вовлечения внешних заинтересованных сторон, включая государственные органы контроля, в деятельность по внутреннему контролю;

необходима реализация мер по сохранению качества и эффективности внутреннего контроля в процессах, переданных или частично переданных в общие центры обслуживания (ОЦО), в том числе мер, предусматривающих персональную ответственность органов управления ОЦО и кураторов ОЦО за надлежащее исполнение контрольных процедур в данных процессах;

в Госкорпорации и ее организациях должны существовать эффективные процедуры контроля за исполнением обязательств со стороны контрагентов Госкорпорации;

дополнительно к контрольным процедурам, встроенным в процессы, в Госкорпорации должна осуществляться эффективная деятельность по периодическому контролю со стороны специализированных органов контроля (контрольно-ревизионная деятельность).

Достижение целей развития Системы ВК возможно лишь при скоординированном развитии внутренних контролей в группах процессов. Совокупность состояний внутреннего контроля в группах процессов будет определяющей для эффективности всей системы внутреннего контроля.

В этой связи предполагается определение уровней зрелости внутреннего контроля в группах процессов, которые планируются к достижению в целевом и образцовом состоянии Системы ВК.

Уровни зрелости внутренних контролей отражают состояние организации и реализации внутреннего контроля в группе процессов.

Для определения уровня зрелости внутреннего контроля используется шкала, включающая пять состояний (уровней) зрелости внутреннего контроля (начальный, развивающийся, регламентируемый, управляемый и оптимизируемый).

Характеристики уровней зрелости внутреннего контроля в группе процессов представлены в приложении N 2 к настоящей Политике.

Для компонента "деятельность по мониторингу (независимым проверкам)" устанавливаются следующие основные требования:

мониторинг (оценка надежности и эффективности) системы внутреннего контроля должен осуществляться владельцами процессов (групп процессов) на постоянной (в рамках контроля за надлежащим исполнением контрольных процедур участниками процессов) и периодической (в рамках мероприятий по самооценке системы ВК) основе;

СОВК Госкорпорации, подразделения внутреннего контроля и аудита организаций Госкорпорации, а также другие СОВК должны периодически осуществлять объективную и независимую оценку системы внутреннего контроля в соответствии с планами проведения контрольных мероприятий, сформированными в том числе на основе анализа рисков, присущих объектам контроля;

для осуществления мониторинга системы внутреннего контроля могут привлекаться внешние заинтересованные стороны;

деятельность СОВК Госкорпорации и организаций Госкорпорации, а также других СОВК должна иметь надлежащее кадровое, ресурсное, методологическое, технологическое и регламентное обеспечение, соответствующее масштабам и сложности деятельности Госкорпорации.

Для компонента "информационные системы и коммуникации" настоящая Политика устанавливает требование по проведению периодического аудита информационных систем в целях оценки соответствия получаемой информации различными участниками процессов их реальным потребностям при осуществлении работ в установленной сфере деятельности Госкорпорации.

Требования в части формирования, передачи и обработки информации, создания информационных каналов передачи данных, ограничения доступа к информации, обеспечения информационной безопасности устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами Госкорпорации.

Для компонента "деятельность по управлению изменениями" устанавливаются следующие требования:

при планировании и реализации изменений в организации деятельности Госкорпорации необходимо учитывать и предусматривать меры надлежащего реагирования на риски, вызванные самим процессом изменений;

субъекты системы внутреннего контроля при исполнении контрольных процедур и действиях по мониторингу Системы ВК обязаны учитывать изменения во внутренней и внешней среде и своевременно вносить изменения в организацию деятельности по внутреннему контролю.

Для компонента "коррупционная безопасность" устанавливаются следующие основные требования:

в Госкорпорации и ее организациях на постоянной основе должен реализовываться комплекс мер, направленных на:

совершенствование механизмов антикоррупционной экспертизы принятия решений;

создание условий, препятствующих утечке инсайдерской информации;

проведение оценок деловых и этических качеств и характеристик кандидатов при принятии на работу и перемещении в порядке служебного роста;

исключение "конфликта интересов" прежде всего среди руководящих работников;

выполнение международных требований в сфере борьбы со взяточничеством.

6. Цели и приоритетные направления развития системы внутреннего контроля на период до 2015 года

Целями развития системы ВК являются:

создание условий и предпосылок для максимально эффективного управления атомной отраслью;

поддержание механизмов корпоративного управления, в первую очередь контрольных, в адекватном состоянии к внешним и внутренним условиям.

Целевым состоянием системы внутреннего контроля, достигаемым к 2015 году, является полное соответствие на всех уровнях управления всех компонентов системы ВК указанным в настоящей Политике требованиям. Одной из характеристик целевого состояния является достижение "оптимизируемого" уровня зрелости внутреннего контроля во всех процессах Госкорпорации.

Для достижения данных целей в Госкорпорации реализуются следующие ключевые направления развития системы ВК:

встраивание в процессы Госкорпорации адекватных контрольных процедур с закреплением ответственности участников процессов за действенность и эффективность внутреннего контроля;

развитие механизмов вовлечения критически важных заинтересованных сторон в деятельность по внутреннему контролю;

развитие мониторинга надежности и эффективности системы внутреннего контроля путем внедрения различных способов постоянной и периодической оценки состояния системы ВК;

развитие компетенций и потенциала Департамента внутреннего контроля и аудита Госкорпорации, подразделений внутреннего контроля и аудита организаций Госкорпорации, других специализированных органов внутреннего контроля;

развитие системы внутреннего финансового контроля.

Для реализации указанных направлений развития разрабатываются и реализуются соответствующие программы мероприятий.

Более полное описание целей и приоритетных направлений развития системы внутреннего контроля на период до 2015 года представлено в Концепции развития системы внутреннего контроля Госкорпорации "Росатом" и ее организаций.

Координацию программ по развитию системы внутреннего контроля осуществляет Департамент внутреннего контроля и аудита Госкорпорации.

7. Порядок внесения изменений

Решение о внесении изменений в Политику принимает генеральный директор Госкорпорации. Инициатором и координатором работ по изменению Политики является Департамент внутреннего контроля и аудита в качестве методолога группы процессов "Внутренний контроль и аудит".

При внесении изменений утверждается новая редакция Политики.