Приказ Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору от 10 июня 2016 г. N 388 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору"

В соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641) приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (далее - Инструкция), согласованную Федеральным архивным агентством.

2. Заместителям руководителя и начальникам управлений Россельхознадзора обеспечить соблюдение требований Инструкции государственными гражданскими служащими Россельхознадзора.

3. Рекомендовать руководителям территориальных органов Россельхознадзора при утверждении инструкций по делопроизводству руководствоваться настоящей Инструкцией.

4. Признать утратившим силу приказ Россельхознадзора от 9 июня 2007 г. N 143 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Россельхознадзора".

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель

С.A. Данкверт

УТВЕРЖДЕНА
приказом Россельхознадзора
от 10.06.2016 г. N 388

Инструкция
по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641) и с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства (далее - Росархив) от 23 декабря 2009 г. N 76, в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в процессе деятельности Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (далее - Россельхознадзор или Служба) документов, совершенствования делопроизводства Россельхознадзора и повышения его эффективности.

1.2. Основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, а также Положение о Федеральной службе по ветеринарному и фитосанитарному надзору, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 327 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 48, ст. 5035; N 52 (3 ч.), ст. 5587; 2007, N 46, ст. 5576; 2008, N 5, ст. 400; N 46, ст. 5337; 2009, N 6, ст. 738; 2010, N 5, ст. 538; N 26, ст. 3350; 2011, N 14, ст. 1935; N 18, ст. 2649; N 22, ст. 3179; N 43, ст. 6079; 2013, N 24, ст. 2999; N 45, ст. 5822; 2015, N 2, ст. 491; N 38, ст. 5297; 2016, N 2 (ч. I), ст. 325; N 8, ст. 1120) и Регламент Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, утвержденный приказом Россельхознадзора от 10 октября 2008 г. N 357 (зарегистрирован Минюстом России 10 ноября 2008 г., регистрационный N 12603).

1.3. Правовой основой Инструкции по делопроизводству являются:

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1; 2013, N 30 (ч. I), ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088);

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317; N 22, ст. 3097);

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196; 2012; N 31, ст. 4470; 2013, N 19, ст. 2307; N 27, ст. 3474; 2014, N 48, ст. 6638; 2015, N 45, ст. 6206) с изменениями, внесенными Постановлением Конституционного Суда РФ от 18 июля 2012 г. N 19-П;

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038; N 30 (ч. I), ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658; N 23, ст. 2870; N 27, ст. 3479; N 52 (ч. I), ст. 6961, ст. 6963; 2014, N 19, ст. 2302; N 30 (ч. I), ст. 4243; N 48, ст. 6645; 2015, N 1 (ч. I), ст. 84; N 27, ст. 3979; N 29 (ч. I), ст. 4389, ст. 4390);

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3451; 2009, N 48, ст. 5716; N 52 (ч. I), ст. 6439; 2010, N 27, ст. 3407; N 31, ст. 4173, ст. 4196; N 49, ст. 6409; 2011, N 23, ст. 3263; N 31, ст. 4701; 2013, N 14, ст. 1651; N 30 (ч. I), ст. 4038; N 51, ст. 6683; 2014, N 23, ст. 2927; N 30 (ч. I), ст. 4217, ст. 4243);

Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 7, ст. 776; 2011, N 29, ст. 4291; 2013, N 23, ст. 2870; N 51, ст. 6686; N 52 (ч. I), ст. 6961; 2014, N 45, ст. 6141; N 49 (ч. VI), ст. 6928; 2015, N 48 (ч. I), ст. 6723; 2016, N 11, ст. 1493);

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668; N 27, ст. 3463, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098; N 26 (ч. I), ст. 3390; 2015, N 1 (ч. I), ст. 65);

Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. N 638 "О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 19, ст. 2257);

Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. N 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 22, ст. 2663; 1997, N 20, ст. 2242; 1998, N 33, ст. 3967; 2005, N 28, ст. 2865; 2011, N 47, ст. 6621; 2013, N 6, ст. 493; 2014, N 42, ст. 5723);

Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925; 2015, N 29 (ч. II), ст. 4473);

постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587);

постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; N 50, ст. 5689; 1998, N 47, ст. 5771; 1999, N 8, ст. 1026; 2006, N 29, ст. 3251; 2009, N 2, ст. 240; N 12, ст. 1443; 2010, N 9, ст. 964; N 21, ст. 2602; 2011, N 9, ст. 1251; N 29, ст. 4472; 2012, N 1, ст. 148; N 19, ст. 2419; N 27, ст. 3739; N 38, ст. 5102; N 49, ст. 6880; N 52, ст. 7491; N 52, ст. 7507; 2013, N 13, ст. 1575; N 38, ст. 4831; N 48, ст. 6259; 2014, N 8, ст. 816; N 51, ст. 7434; 2015, N 6, ст. 965; 2016, N 13, ст. 1840; N 20, ст. 2832);

постановление Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 23, ст. 2313; 2006, N 23, ст. 2514; N 29, ст. 3251; 2007, N 32, ст. 4150; 2008, N 14, ст. 1413; N 21, ст. 2459; N 49, ст. 5833; 2009, N 11, ст. 1302; N 12, ст. 1443; N 19, ст. 2346; N 36, ст. 4358; N 49, ст. 5970, ст. 5971; N 52, ст. 6609; 2010, N 9, ст. 964; N 21, ст. 2602; 2011, N 9, ст. 1251; N 28, ст. 4219; N 41, 5743; N 47, ст. 6663; 2012, N 19, ст. 2419; N 34, ст. 4736; N 38, ст. 5102; N 39, ст. 5286; N 41, ст. 5635; N 42, ст. 5716; N 52, ст. 7491; 2013, N 17, ст. 2180; N 24, ст. 3013; N 35, ст. 4521; N 38, ст. 4831; N 49, ст. 6440; 2014, N 8, ст. 816; N 18, ст. 2176; N 28, ст. 4067; N 32, ст. 4505; N 50, ст. 7124; 2015, N 6, ст. 965; N 12, ст. 1758; N 31, ст. 4692; N 50, ст. 7183; 2016, N 2, ст. 350; N 7, ст. 983; N 22, ст. 3225) с изменениями, внесенными Постановлением Конституционного Суда РФ от 29 ноября 2006 г. N 9-П, решением Верховного Суда РФ от 15 февраля 2007 г. N ГКПИ06-1355;

постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429; N 25, ст. 3060; N 41, ст. 4790; N 49, ст. 5970; 2010, N 22, ст. 2776; N 40, ст. 5072; 2011, N 34, ст. 4986; N 35, ст. 5092; 2012, N 37, ст. 4996; N 38, ст. 5102; 2015, N 2, ст. 461; N 15, ст. 2281);

постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 "О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413; N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443; N 19, ст. 2346; N 25, ст. 3060; N 47, ст. 5675; N 49 (ч. II), ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964; N 22, ст. 2776; N 40, ст. 5072; 2011, N 15, ст. 2131; N 34, ст. 4986; N 35, ст. 5092; 2012, N 37, ст. 4996; N 38, ст. 5102; N 53, ст. 7958; 2013, N 13, ст. 1575; 2015, N 6, ст. 965; N 12, ст. 1758; N 15, ст. 2281; N 30, ст. 4604; N 36, ст. 5037);

постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614; 2011, N 32, ст. 4840; 2012, N 38, ст. 5102; 2013, N 15, ст. 1791);

постановление Правительства Российской Федерации от 20 февраля 2010 г. N 72 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 9, ст. 964);

постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 10, ст. 1084; 2012, N 52, ст. 7507; 2013, N 13, ст. 1575; N 48, ст. 6278; 2015, N 6, ст. 965; N 30, ст. 4604).

1.4. Инструкция по делопроизводству распространяется на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий, и является обязательной для всех федеральных государственных гражданских служащих (далее - гражданские служащие) центрального аппарата Россельхознадзора. Система электронного документооборота, вводимая и применяемая в Россельхознадзоре, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.

1.5. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными правовыми актами (инструкциями, положениями, правилами), разрабатываемыми на основе законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере защиты информации и утверждаемыми руководителем Россельхознадзора.

Нормативный правовой акт, касающийся особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, разрабатывается на основе Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233.

1.7. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, финансовой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в центральном аппарате Россельхознадзора осуществляет управление Службы, на которое возложены функции по организации делопроизводства в центральном аппарате Россельхознадзора (далее - управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре или Службе).

Функции, задачи, права и ответственность управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре, регламентируются положением о нем, а права и обязанности государственных служащих данного управления определяются их должностными регламентами.

1.9. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией по делопроизводству порядка работы с документами и сохранность документов в управлениях центрального аппарата Россельхознадзора (далее - управления Россельхознадзора или Службы) возлагается на начальников управлений центрального аппарата Россельхознадзора.

Начальники управлений Россельхознадзора:

обеспечивают качественную и своевременную подготовку документов, достоверность информации, содержащейся в них, а также правильное их оформление;

принимают меры к сокращению внутренней переписки и случаев требования предоставления избыточной информации (отчетов) от территориальных управлений Россельхознадзора и подведомственных ему организаций;

обеспечивают ознакомление вновь принятых на работу гражданских служащих со структурой Россельхознадзора, положением об управлении Россельхознадзора, должностным регламентом и настоящей Инструкцией, а также с установленным порядком работы, с целью повышения трудовой дисциплины, оперативности и эффективности труда;

назначают в управлении ответственных за делопроизводство.

Гражданские служащие Россельхознадзора несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству, а также персональную ответственность за сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них конфиденциальной информации.

Передача служебных документов, их копий или проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с письменного указания руководства Россельхознадзора и на основании письменных запросов.

Использование сведений, содержащихся в документах, для опубликования в печати, распространения в передачах радио и телевидения, электронных средствах массовой информации допускается с письменного разрешения руководства Россельхознадзора.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе гражданские служащие по указанию соответствующего руководителя обязаны передать все находящиеся у них документы другим гражданским служащим через лиц, ответственных за делопроизводство в управлениях Россельхознадзора. При увольнении гражданского служащего или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

1.10. Гражданские служащие, назначенные ответственными за делопроизводство в управлениях Россельхознадзора, должны в 3-дневный срок с момента назначения пройти инструктаж по работе с документами в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре.

На гражданских служащих, ответственных за делопроизводство в управлениях Россельхознадзора, возлагаются следующие функции:

прием и регистрация поступающих в управление документов;

оформление резолюций и поручений (после доклада начальнику управления) и доведение документов до сотрудников управления и исполнителей;

регистрация исходящих из управления документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль за прохождением и исполнением документов в управлении;

выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

подготовка для руководства управления сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

ввод в систему электронного документооборота информации о ходе и результатах исполнения документов;

постановка (снятие) поручения начальника управления на контроль (с контроля);

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у гражданских служащих управления;

контроль за своевременным направлением исполненных документов в дела, предусмотренные выпиской из утвержденной Номенклатуры дел Россельхознадзора;

контроль за правильным формированием дел;

контроль за возвратом правительственной корреспонденции в управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре;

участие в разработке номенклатуры дел управления;

подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

проведение инструктажа вновь принятых в управление Россельхознадзора гражданских служащих по вопросам основ делопроизводства.

Права и обязанности гражданских служащих, ответственных за делопроизводство в управлениях Россельхознадзора, определяются их должностными регламентами.

1.11. Управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, периодически организует проверку состояния делопроизводства в управлениях Службы и о ее результатах докладывает руководству Россельхознадзора.

II. Термины и определения

Для целей настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"заверенная копия документа" - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности Россельхознадзора;

"электронный документ" - документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме;

"электронная подпись" - информация в электронной форме, которая подсоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

"система электронного документооборота" - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы;

"оформление документа" - проставление на документе необходимых реквизитов;

"реквизит документа" - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

"бланк документа" - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа;

"автор документа" - организация, должностное лицо или граждан, создавшие документ;

"вид документа" - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

"обращение гражданина" - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

"формирование дела" - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

"экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

"оформление дела" - подготовка дела к передаче на архивное хранение.

III. Создание документов в Россельхознадзоре

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в Россельхознадзоре, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.1.2. Бланки документов Россельхознадзора разработаны на основе углового и продольного вариантов расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

3.1.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

3.1.4. В Россельхознадзоре используются следующие виды бланков:

бланк приказа Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору;

бланк протокола заседания коллегии Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору;

общий бланк Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору;

бланк протокола совещания у руководителя Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору;

бланк протокола совещания у заместителя руководителя Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору;

бланк письма Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору;

бланк письма управления Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору;

бланк указания по исполнению документа (резолюции) руководства Россельхознадзора;

бланк указания по исполнению документа (резолюции) руководства управления Россельхознадзора.

Бланки перечисленных документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А6 (105 х 148,5 мм).

3.1.5. Состав реквизитов бланка приказа Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору:

Государственный герб Российской Федерации;

официальное полное или сокращенное наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба;

официальное полное и сокращенное (в скобках) наименование Службы;

наименование вида документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа.

Состав реквизитов бланка протокола заседания коллегии Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору:

официальное полное или сокращенное наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба;

официальное полное и сокращенное (в скобках) наименование Службы;

наименование вида документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Состав реквизитов общего бланка Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору:

Государственный герб Российской Федерации;

полное или сокращенное наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба;

полное наименование Службы;

сокращенное наименование Службы;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа.

Состав реквизитов бланков протоколов совещаний у руководителя и заместителя руководителя Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору:

наименование вида документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Состав реквизитов бланка письма Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору:

Государственный герб Российской Федерации;

официальное полное или сокращенное наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба;

официальное полное и сокращенное (в скобках) наименование Службы;

справочные данные о Службе (почтовый адрес Россельхознадзора, адрес, на который необходимо отправлять телеграммы для Россельхознадзора, номер факса, номер телефона, адрес электронной почты и официальный сайт Россельхознадзора);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.

Состав реквизитов бланка письма управления Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору:

Государственный герб Российской Федерации;

официальное полное или сокращенное наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба;

официальное полное и сокращенное (в скобках) наименование Службы;

наименование управления Службы;

справочные данные о Службе и об управлении Службы (почтовый адрес Россельхознадзора, адрес, на который необходимо отправлять телеграммы для управления Россельхознадзора, номер факса управления, номер телефона управления, адрес электронной почты Россельхознадзора или управления и официальный сайт Россельхознадзора);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.

Состав реквизитов бланка указания по исполнению документа (резолюции) руководства Россельхознадзора и бланка указания по исполнению документа (резолюции) руководства управления Россельхознадзора:

наименование должности лица, подписывающего резолюцию;

инициалы и фамилия должностного лица, подписывающего указания по исполнению документа (резолюцию);

дата указания по исполнению документа (резолюции) (проставляется в левом нижнем углу бланка);

регистрационный номер и дата регистрации документа, к которому относятся указания по исполнению документа (резолюция) (проставляются в правом нижнем углу бланка).

Документы, оформленные на бланках письма Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, подписываются руководителем Россельхознадзора или его заместителями. Документы, оформленные на бланках письма управления Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, подписываются руководством управлений в пределах их компетенции.

Образцы бланков документов Россельхознадзора приведены в приложениях N 1-8 к настоящей Инструкции.

3.1.6. Бланки документов Россельхознадзора с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются в одноцветном варианте по заказу Россельхознадзора полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанной продукции на должном качественном уровне и подлежат учету. На бланках документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

3.1.7. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.1.8. Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

3.1.9. При переписке между управлениями Россельхознадзора бланки не используются.

3.1.10. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Россельхознадзора и утверждается приказом Россельхознадзора. Соответствующие предложения вместе с образцами предлагаемых бланков вносятся управлением, ответственным за делопроизводство в Россельхознадзоре.

3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Россельхознадзора, являются:

1) Государственный герб Российской Федерации;

2) официальное наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба;

3) официальное наименование Службы;

4) наименование управления Службы;

5) справочные данные о Службе;

6) справочные данные о Службе и об управлении Службы;

7) наименование вида документа;

8) место составления (издания) документа;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

12) гриф ограничения доступа к документу;

13) адресат;

14) заголовок к тексту;

15) текст документа;

16) отметка о приложении;

17) гриф согласования документа;

18) виза;

19) наименование должности;

20) подпись;

21) отметка об электронной подписи;

22) гриф утверждения документа;

23) печать;

24) отметка о заверении копии;

25) отметка об исполнителе;

26) указания по исполнению документа (резолюция);

27) отметка о контроле;

28) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29) отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Россельхознадзор, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

Реквизиты нормативных правовых актов и писем Россельхознадзора оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3.2.2. Государственный герб Российской Федерации.

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

На бланках документов Россельхознадзора Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитами "Полное или сокращение наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба", "Полное наименование Службы" и "Сокращенное наименование Службы".

3.2.3. Официальное наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба.

Официальное наименование (полное или сокращенное) федерального министерства, которому подведомственна Служба, указывается после реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

Например:

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
или:
МИНСЕЛЬХОЗ РОССИИ

3.2.4. Официальное наименование Службы.

Официальное наименование Службы (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, указанному в Положении о Федеральной службе по ветеринарному и фитосанитарному надзору, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 327. Сокращенное наименование Службы помещают в скобках под полным наименованием.

3.2.5. Наименование управления Службы.

Наименование управления Службы указывается на бланке письма управления и должно соответствовать структуре и штатному расписанию центрального аппарата Россельхознадзора.

3.2.6. Справочные данные о Службе.

Справочные данные о Службе указываются в бланках писем Россельхознадзора и включают в себя: почтовый адрес Россельхознадзора, адрес, на который необходимо отправлять телеграммы для Россельхознадзора, номер факса, номер телефона, адрес электронной почты и официальный сайт Службы.

Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими Правилами оказания услуг почтовый связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (зарегистрирован Минюстом России 26.12.2014, регистрационный N 35442) (далее - Правила оказания услуг почтовый связи): название улицы, номер дома, номер квартиры, город, индекс.

3.2.7. Справочные данные о Службе и об управлении Службы.

Справочные данные о Службе и об управлении Службы указываются в бланках писем управлений Россельхознадзора и включают в себя: почтовый адрес Россельхознадзора, адрес, на который необходимо отправлять телеграммы для управления Россельхознадзора, номер факса управления, номера телефона управления, адрес электронной почты Россельхознадзора или управления и официальный сайт Россельхознадзора.

3.2.8. Наименование вида документа.

Наименование вида документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ), издаваемого в Россельхознадзоре, включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа не на бланке.

В бланке письма наименование вида документа не указывается.

3.2.9. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (Москва) указывается в бланках документов Россельхознадзора, за исключением бланков писем.

3.2.10. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкции, положения, правила, регламенты, планы, отчеты и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется либо должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо гражданскими служащими управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре, или гражданскими служащими, ответственными за делопроизводство в управлениях Службы, при регистрации документа, либо непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более управлениями, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют словесно-цифровым способом, например: 18 февраля 2016 г. (приказы, протоколы), либо цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 18.02.2016.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением данного реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должностного лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

3.2.11. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа - цифровое, цифровое и буквенное (приказы по личному составу и административно-хозяйственным вопросам) или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения в зависимости от того, к какому виду он относится.

В состав регистрационного номера документа обязательно входит порядковый номер, который присваивается в пределах календарного года.

Регистрационный номер документа, изданного совместно несколькими юридическими лицами, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа, и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.2.12. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.2.13. Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации ¹. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, гриф ограничения доступа к документу, содержащему информацию, относимую к служебной тайне, обозначается пометкой "Для служебного пользования".

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

3.2.14. Адресат.

Документы адресуют в органы государственной власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям и гражданам.

Реквизит "Адресат" оформляется в верхнем правом углу первого листа документа на уровне реквизита "Официальное наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба". При этом он может оформляться центровано, либо выравниваться по левому краю относительно его первой строки.

При адресовании документа в орган государственной власти, организацию, структурному подразделению органа государственной власти или организации (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

		Правительство Российской Федерации
	или:
	Министерство сельского хозяйства Российской Федерации Департамент международного сотрудничества

При адресовании документа руководителю органа власти или организации наименование органа власти или организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности и фамилия указываются в дательном падеже, например:

	Руководителю Федеральной таможенной службы
	И. О. Фамилия

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

Если документ направляют в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно.

Например:

Администрации субъектов Российской Федерации (по списку)

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование органа власти (организации) и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

	Министерство сельского хозяйства Российской Федерации
	Департамент ветеринарии
	Начальнику отдела государственного регулирования в области ветеринарии И.О. Фамилия

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с ними определен следующий порядок написания почтового адреса:

наименование адресата (для юридического лица - полное или официально принятое сокращенное наименование, для граждан - фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

	ЗАО "БАРС Групп"
	Петербургская ул., 52, Казань, 420074

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Например:

	Борисовой М.В.
	Саянская ул., 12, кв. 32, Москва, 111531

Документ не должен содержать более четырех адресатов.

При адресовании документа более чем в четыре адреса исполнителем составляется список рассылки. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок к тексту, регистрационный номер и дата документа, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их полные почтовые адреса. Список рассылки подписывается начальником или заместителем начальника управления Россельхознадзора, подготовившим документ.

При направлении документов в органы государственной власти Российской Федерации, государственные органы субъектов Российской Федерации, территориальным управлениям Россельхознадзора и подведомственным Россельхознадзору организациям почтовые адреса могут не указываться.

Почтовые адреса также могут не указываться и на документах, направляемых постоянным корреспондентам и однородным организациям. В этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами.

В целях повышения оперативности отправки при направлении документа по списку рассылки в однородные организации не всех субъектов Российской Федерации в списке рассылки следует перечислить только исключенные субъекты (не более 20 субъектов). Например: "...во все субъекты Российской Федерации, кроме: Пензенской обл., Смоленской обл.,...., Ханты-Мансийского АО".

3.2.15. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Также заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), "чего?" ("кого?").

Например:

а) заголовок к приказу:

Об изменении штатного расписания

б) заголовок к письму:

О государственной регистрации

кормовых добавок

Заголовок к тексту составляется лицом, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.

В проектах законодательных и иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

3.2.16. Текст документа.

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы, распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование вида документа, наименование организации-автора, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки подразделов пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами, разделенными точками, либо строчными буквами с закрывающей скобкой.

Текст пунктов и подпунктов, которые нумеруют арабскими цифрами, разделенными точками, пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. Текст пунктов и подпунктов (кроме последних), которые нумеруют строчными буквами с закрывающей скобкой, заканчивается точкой с запятой. Текст последнего пункта (подпункта), пронумерованного строчной буквой, заканчивается точкой.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа ("приказываю... подготовить и представить на рассмотрение"; "прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...");

3-го лица единственного числа ("...Правительство Российской Федерации постановляет..."; "...коллегия Россельхознадзора постановила..."; "Россельхознадзор не считает возможным...");

1-го лица множественного числа ("просим представить данные о..."; "представляем на рассмотрение и утверждение..."; в протоколах: "слушали..."; "выступили..."; "решили..."; "постановили...").

В совместных документах текст также излагают от 1-го лица множественного числа, например: "приказываем...", "решили...".

В тексте документа, подготовленного на основании закона или иного нормативного правового акта, в том числе изданного каким-либо федеральным органом исполнительной власти, указывается наименование вида акта, наименование органа государственной власти, издавшего этот акт, дата его принятия или утверждения, его регистрационный номер и заголовок, заключенный в кавычки.

После заголовка закона, иного нормативного правового акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, послужившего основанием для издания нормативного правого акта Россельхознадзора, кроме того, в скобках указывается соответствующий официальный источник его опубликования.

Например:

"В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317)...".

или:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; 1997, N 50, ст. 5689; 1998, N 47, ст. 5771; 1999, N 8, ст. 1026; 2006, N 29, ст. 3251; 2009, N 2, ст. 240; 2009, N 12, ст. 1443; 2010, N 9, ст. 964; 2010, N 21, ст. 2602; 2011, N 9, ст. 1251; 2011, N 29, ст. 4472; 2011, N 32, ст. 4834; 2012, N 1, ст. 148; 2012, N 12, ст. 2419; 2012, N 27, ст. 3739; 2012, N 38, ст. 5102; 2012, N 49, ст. 6880; 2012, N 52, ст. 7491; 2012, N 52, ст. 7507; 2013, N 13, ст. 1575; 2013, N 38, ст. 4831; 2013, N 48, ст. 6259; 2014, N 8, ст. 816; 2014, N 8, ст. 816; N 51, ст. 7434; 2015, N 6, ст. 965; 2016, N 13, ст. 1840)...".

Если нормативный правовой акт какого-либо федерального органа исполнительной власти зарегистрирован в Минюсте России, то в скобках после заголовка акта указываются данные о его регистрации.

Например:

"В соответствии с приказом Минздравсоцразвития России от 31 марта 2013 г. N 143н "Об утверждения Порядка формирования и работы комиссий, образуемых в федеральных государственных органах для рассмотрения вопросов предоставления федеральным государственным гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения" (зарегистрирован Минюстом России 23.04.2009, регистрационный N 13815)...".

Если текст документа располагается на нескольких страницах, то страницы нумеруются арабскими цифрами, начиная со второй, посередине верхнего поля.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф таблицы повторяются на каждой странице (допустимо пронумеровать графы таблицы на первой странице, а на следующих страницах печатать только номера соответствующих граф).

3.2.17. Отметка о приложении.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается только количество листов и количество экземпляров прилагаемого документа.

Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.

Например:

	Приложение:	1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.
		2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в письме адреса, то в отметке о приложении указывают конкретный адрес, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например служебную тайну, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

	Приложение:	Сведения о заключенных государственных контрактах ...,
		для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

Если в приложении указывается документ, имеющий собственное приложение, то в отметке о приложении сообщается информация о его наличии.

Например:

	Приложение:	копия письма Аппарата Правительства Российской
		Федерации от 02.09.2013 N П 17-42340 и приложения к
		нему, всего на 19 л. в 1 экз.

Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о приложении указываются наименование носителя информации (флеш-накопитель, карта памяти, компакт-диск и др.) и количество штук, например:

Приложение: компакт-диск - 1 шт.

На приложениях к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение N 1, приложение N 2 и т.д.). Если приложение одно, оно не нумеруется. В обоих случаях в отметке о приложении указывается наименование вида документа, к которому идет приложение, его дата и номер, например:

Приложение N 2 к приказу Россельхознадзора от 25.03.2016 N 178

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), то проставляемая на его первом листе в верхнем правом углу отметка о приложении оформляется с грифом утверждения документа, например:

	Приложение N 2
	УТВЕРЖДЕНО приказом Россельхознадзора от 26.04.2016 N 262

3.2.18. Гриф согласования документа.

Гриф согласования документа оформляется в случае согласования проекта документа с другими органами государственной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Например:

	СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра сельского# Российской Федерации Подпись И.О. Фамилия
	Дата
	или:
	СОГЛАСОВАНО Письмо Минфина России от 31.12.2013 N 09-06-20/50

Гриф согласования документа оформляется под реквизитами "Наименование должности" и "Подпись", ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования документа могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования документа, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами государственной власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (таможенный, экологический, налоговый и др.);

заинтересованными управлениями Россельхознадзора;

территориальными управлениями Россельхознадзора - по необходимости;

подведомственными Россельхознадзору организациями - по необходимости;

общественными организациями - по необходимости.

Согласование проекта документа, созданного в электронном виде, с заинтересованными управлениями Россельхознадзора и территориальными управлениями Россельхознадзора осуществляется с помощью системы электронного документооборота Россельхознадзора (далее - СЭД Россельхознадзора или Службы).

В целях сокращения сроков согласования проекта документа, созданного в электронном виде, целесообразно данную процедуру проводить в заинтересованных управлениях Россельхознадзора и его территориальных управлениях одновременно.

3.2.19. Виза.

Согласование проекта документа, созданного на бумажном носителе, с должностными лицами и специалистами Россельхознадзора оформляется визой.

Виза на проекте документа (визовом экземпляре проекта документа) включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

Например:

Начальник Управления делами, государственной службы и правового обеспечения Подпись И.О. Фамилия
Дата

На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа. На приложениях к проектам актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра приложения.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Россельхознадзора, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, положения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело Россельхознадзора, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.

Например:

Замечания прилагаются (Согласен с учетом замечаний и др.) Начальник Управления финансов
Подпись И.О. Фамилия
Дата

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном стандартном листе бумаги формата А4 и передаются исполнителю.

Краткие замечания по проекту документа допускается оформлять на проекте документа (на визируемом экземпляре документа).

Проект документа, созданного на бумажном носителе, визируется исполнителем, начальником управления (лицом его замещающим), в котором готовился данный проект, и начальником управления (лицом его замещающим), назначенного соисполнителем документа. Документы, представляемые на подпись руководителю Россельхознадзора, кроме того, визируются заместителем руководителя Россельхознадзора в соответствии с распределением обязанностей.

Если документы касаются установленной сферы деятельности других управлений Россельхознадзора, то они подлежат визированию руководством этих управлений. Позиция заинтересованного управления Россельхознадзора может быть изложена в отдельном письме. Ответственность за учет этой позиции при подготовке документов лежит на исполнителе.

Проекты нормативных правовых актов в обязательном порядке визируются управлением, ответственным за правовое обеспечение Россельхознадзора, после визирования всеми заинтересованными управлениями Службы, территориальными управлениями Россельхознадзора и подведомственными ему организациями.

Замечания по неурегулированным разногласиям докладываются руководителю, подписывающему документ.

В случае несоответствия действующему законодательству представляемых на подпись руководству Службы проектов нормативных правовых и иных документов управление, ответственное за правовое обеспечение Россельхознадзора, не визируя документ, должно дать соответствующее правовое заключение. В случае подписания указанных документов, не прошедших правовую экспертизу, начальник управления, ответственного за правовое обеспечение Россельхознадзора, вправе сообщить об этом руководству Службы.

3.2.20. Наименование должности.

Реквизит "Наименование должности" содержит наименование должности лица, подписывающего документ. При этом наименование должности лица, подписывающего документ на бланке установленного образца, указывается сокращенно, например: "Руководитель", "Заместитель руководителя", "Начальник управления", "Заместитель начальника управления", а наименование должности лица, подписывающего документ не на бланке - полностью, например: "Руководитель Россельхознадзора", "Заместитель руководителя Россельхознадзора", "Начальник Управления делами, государственной службы и правового обеспечения Россельхознадзора", "Заместитель начальника Управления делами, государственной службы и правового обеспечения Россельхознадзора".

3.2.21. Подпись.

В состав реквизита "Подпись" входят личная подпись должностного лица, подписавшего документ, и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При этом инициалы должностного лица, подписывающего документ, ставятся перед фамилией и оформляются на расстоянии одного пробела от нее.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя (начальника), имеющий право подписывать за него документы, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего (отпуск, болезнь, командировка) руководителя (начальника), наименование должности и подпись оформляются следующим образом:

И.о. руководителя                 Подпись                   И.О. Фамилия

или:

И.о. начальника управления         Подпись                  И.О. Фамилия

Документы, направляемые от имени Россельхознадзора, подписываются руководителем Россельхознадзора или его заместителями, направляемые от имени управления, подписываются его начальником.

Документы, направляемые в высшие органы государственной власти, подписываются руководителем или заместителями руководителя Россельхознадзора. Заместители руководителя Россельхознадзора подписывают документы, направляемые в вышестоящие органы государственной власти, только в том случае, если они исполнены в ответ на документы, адресованные им непосредственно, или на то есть соответствующее поручение руководителя Россельхознадзора.

Документы, направляемые в государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, территориальные управления Россельхознадзора и подведомственные ему организации, подписываются руководителем Россельхознадзора, его заместителями или начальниками управлений Службы в соответствии с их компетенцией.

Документы, направляемые в организации и гражданам в ответ на их обращения, подписываются руководителем Россельхознадзора или его заместителями в соответствии с их компетенцией.

В случае отсутствия должностного лица, в обязанности которого входит подписание того или иного документа, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности.

Все документы направляются адресатам только через управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи должностного лица, подписывающего документ, располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем.

Например:

Начальник Управления внутреннего

ветеринарного надзора Россельхознадзора        Подпись      И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их наименования должностей и подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

Например:

Заместитель руководителя

Россельхознадзора                      Подпись              И.О. Фамилия

Начальник Управления земельного

надзора, контроля качества и

безопасности зерна Россельхознадзора   Подпись              И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, их наименования должностей и подписи располагают на одном уровне. При этом первый лист документа оформляется на стандартном листе бумаги без бланка.

Например:

Заместитель руководителя                        Заместитель руководителя

Россельхознадзора                               Роспотребнадзора

Подпись     И.О. Фамилия                        Подпись     И.О. Фамилия

В документах, составленных коллегиальным органом, указывают не наименования должностей лиц, пописывающих документ, а их обязанности в составе коллегиального органа в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии                    Подпись            И.О. Фамилия

Члены комиссии:                          Подпись            И.О. Фамилия

                                         Подпись            И.О. Фамилия

                                         Подпись            И.О. Фамилия

3.2.22. Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи подтверждает подписание электронного документа электронной подписью и содержит информацию о сертификате электронной подписи, его владельце и сроке действия. Отметка об электронной подписи формируется автоматически с использованием средств программного обеспечения системы электронного документооборота.

3.2.23. Гриф утверждения документа.

Гриф утверждения документа печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами в верхнем правом углу первого листа утверждаемого документа. Гриф утверждения документа допускается располагать на полуторном межстрочном расстоянии от следующей строки, например:

	УТВЕРЖДАЮ
	Руководитель Россельхознадзора Подпись И.О. Фамилия Дата

При утверждении документа приказом, коллегией Россельхознадзора гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕН"), согласованного в роде и числе с наименованием вида утверждаемого документа (положение - УТВЕРЖДЕНО, инструкция - УТВЕРЖДЕНА, материалы - УТВЕРЖДЕНЫ, список - УТВЕРЖДЕН), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

	УТВЕРЖДЕНО
	приказом Россельхознадзора от N

3.2.24. Печать.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

В соответствии с Положением о Федеральной службе по ветеринарному и фитосанитарному надзору, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 327, Россельхознадзор имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием (далее - гербовая печать), а также иные печати, перечень и использование которых определяется приказом Россельхознадзора.

В Россельхознадзоре используются большая и малая гербовые мастичные печати. Порядок их использования и перечни документов, на которые они в обязательном порядке ставятся, устанавливаются приказами Россельхознадзора (указанные перечни приведены в приложении N 9). Решение о заверении гербовой печатью документа, не вошедшего в указанные перечни, принимает руководитель или заместитель руководителя Россельхознадзора.

3.2.25. Отметка о заверении копии.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом ниже реквизита "Подпись должностного лица", оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа; слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения; печать (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию).

Например:

Подлинник документа находится в деле Россельхознадзора N __________ за __________ г.

Верно

Наименование должности                   Подпись            И.О. Фамилия

Дата           Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

3.2.26. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона и печатаются, как правило, размером шрифта N 10, например:

И.И. Иванов

499 9750000

Отметка об исполнителе может дополняться наименованиями должности исполнителя и управления Россельхознадзора.

В документах, имеющих гриф ограничения доступа к документу, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа.

3.2.27. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа), на бланке указания по исполнению документа (резолюции) руководства Россельхознадзора или на бланке указания по исполнению документа (резолюции) руководства управления Россельхознадзора (приложение N 8). Кроме того, указания по исполнению документа могут оформляются в СЭД Россельхознадзора в электронном виде.

Указания по исполнению документа, оформленные непосредственно на документе или на бланке указания по исполнению документа (резолюции), включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату. Указания по исполнению документа, оформленного на бланке указания по исполнению документа (резолюции), кроме того, включают регистрационный номер и дату регистрации документа.

Например:

	А.И. Ивановой М.И. Сидоровой
	Прошу подготовить проект договора к 05.10.2015
	Подпись
	Дата	Рег. N
		от: дата

В тексте указания по исполнению документа при необходимости указывается порядок его исполнения.

Поручение, содержащееся в тексте указания по исполнению документа, должно быть конкретным (например: "Прошу подготовить предложения" или "Прошу подготовить проект ответа") и не должно допускать двойного толкования (например: "Для рассмотрения и учета в работе").

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. На головного исполнителя также может указывать одно из слов: "созыв", "обобщение" или "ответственный". Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Головной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний лицам, непосредственно им подчиненным.

Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.

3.2.28. Отметка о контроле.

Отметка о контроле проставляется в регистрационной карточке СЭД Россельхознадзора и непосредственно на документах, исполненных на бумажных носителях и поставленных на контроль. В регистрационной карточке СЭД Россельхознадзора отметка о контроле обозначается буквой "К", а на документах, исполненных на бумажных носителях, - штампом "Контроль" и датой исполнения поручения.

3.2.29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, наименования должности и подписи исполнителя или его непосредственного начальника, а также даты исполнения документа и направления его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может дополняться информацией об особенностях его исполнения и ссылкой на дату и номер документа, которым он исполнен.

3.2.30. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Россельхознадзор содержит буквенное обозначение, определяющее, к какому виду корреспонденции он относится, очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

На документах, поступающих на бумажных носителях, отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.

3.3. Подготовка проектов федеральных законов и иных нормативных правовых актов ²

3.3.1. Россельхознадзор вправе участвовать в разработке проектов федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, готовить нормативные правовые акты совместно с другими федеральными органами исполнительной власти и издает нормативные правовые акты Службы.

3.3.2. Проекты федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации направляются в Министерство сельского хозяйства Российской Федерации для представления их в Правительство Российской Федерации.

3.3.3. Подготовка и оформление проектов федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации осуществляется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

3.4. Подготовка проектов федеральных законов

3.4.1. Россельхознадзор в установленной сфере деятельности участвует в разработке проектов федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также в порядке законодательной инициативы.

3.4.2. Проекты федеральных законов, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом "Times New Roman", имеющим размер N 15.

Верхнее поле документа должно быть не менее 2,5 см, нижнее - не менее 2 см, левое - 2,75 см, правое - 2,25 см.

На первой странице проекта федерального закона в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт ³ от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

3.4.3. Проект федерального закона имеет следующие реквизиты: "Наименование вида акта"; "Заголовок к тексту"; "Текст акта"; "Наименование должности"; "Подпись".

Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта N 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок к тексту печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?". Точка в конце заголовка к тексту не ставится.

В заголовке к тексту проекта федерального закона о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму (конкретные нормы), в которую (которые) вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием государственного контроля в пунктах пропуска через Государственную границу Российской Федерации

или:

О внесении изменений в статьи 9 и 19 Закона Российской Федерации "О ветеринарии" и статью 26.3 Федерального закона "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации"

Текст акта отделяется от заголовка к тексту межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текст акта (проекта федерального закона) может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста проекта федерального закона может подразделяться на главы и статьи.

Обозначение главы печатается прописными буквами. Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых ставится точка. Заголовки глав печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

Например:

ГЛАВА 2. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КАРАНТИННЫЙ ФИТОСАНИТАРНЫЙ КОНТРОЛЬ (НАДЗОР)

Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами, после которых ставится точка. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом. В конце заголовка точка не ставится.

Например:

Статья 10. Мониторинг карантинного фитосанитарного состояния территории Российской Федерации

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Наименование должности отделяется от текста проекта федерального закона межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Входящие в реквизит "Подпись" инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта в нижней его части.

3.4.4. Требования к оформлению пояснительной записки к проекту федерального закона.

Пояснительная записка к проекту федерального закона печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: "Наименование вида документа"; "Заголовок к тексту"; "Текст документа".

Наименование вида документа (ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА) печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название проекта федерального закона, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

К проекту федерального закона "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам осуществления государственного контроля (надзора) и муниципального контроля"

Текст документа отделяется от заголовка к тексту межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику проекта федерального закона, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Образец оформления проекта федерального закона указан в приложении N 10.

3.5. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации

3.5.1. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации осуществляется в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации.

3.5.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 шрифтом "Times New Roman", имеющим размер N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 сантиметров.

3.5.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: "Наименование вида акта" (указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации); "Заголовок к тексту"; "Текст акта"; "Наименование должности"; "Подпись"; "Место издания" (для указа Президента Российской Федерации), "Дата акта" и "Номер акта".

Наименование вида акта печатается в две строки и выравнивается по центру относительно его текста. Слово "УКАЗ" или "РАСПОРЯЖЕНИЕ" печатается на первой строке в разрядку, прописными буквами, полужирным шрифтом, имеющим размер N 24, а слова "ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" печатаются на второй строке прописными буквами, имеющими размер шрифта N 18.

Заголовок к тексту печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка к тексту не ставится. Заголовок к тексту, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка к тексту располагаются по центру относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок к тексту может отсутствовать.

Текст акта отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через полуторный интервал (18 пт).

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок к тексту", "Текст акта", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

Текст акта печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая акта может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

В проектах указов Президента Российской Федерации следует употреблять полные наименования федеральных органов власти. В проектах распоряжений Президента Российской Федерации и приложениях к указам Президента Российской Федерации (нетекстовых) рекомендуется употреблять сокращенные официальные наименования федеральных органов исполнительной власти.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Наименование должности отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации".

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" располагается по центру относительно этих слов.

Подпись печатается у правой границы текстового поля и состоит из инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата акта проставляется после его подписания, оформляется словесно-цифровым способом, отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт и печатается от левой границы текстового поля.

Номер акта проставляется после его подписания, отделяется от реквизита "Дата акта" межстрочным интервалом 18 пт и печатается от левой границы текстового поля.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги и визируются руководителем Россельхознадзора.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается слово "Приложение", ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к Указу Президента Российской Федерации от N

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, прилагаемый состав комиссии, прилагаемую программу и др.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается соответствующий гриф утверждения документа, состоящий из слова, либо - "УТВЕРЖДЕНО", либо - "УТВЕРЖДЕН", либо - "УТВЕРЖДЕНА" и т.д. со ссылкой на нормативный правовой акт, его дату, номер.

Например:

УТВЕРЖДЕНО Указом Президента Российской Федерации от N

Слова "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕН" "УТВЕРЖДЕНА" и т.д в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, план - УТВЕРЖДЕН, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается по центру относительно границ текста. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (например: ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, а текст приложения от заголовка приложения - дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через один межстрочный интервал шрифтом размерами N 10 или N 12 в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты - арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой.

Например: 1.2.

Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками.

Например: 2.3.1.

Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта.

Например: 1.2.2.1.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

Образцы оформления проекта указа и проекта распоряжения Президента Российской Федерации указаны в приложениях N 11, N 12 к настоящей Инструкции.

3.6. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов (постановлений, распоряжений) Правительства Российской Федерации

3.6.1. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации проводится Россельхознадзором в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.

3.6.2. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом "Times New Roman" с размером шрифта N 14 через полуторный интервал (18 пт).

3.6.3. Проект акта имеет следующие реквизиты: "Наименование вида акта" (постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации); "Дата акта"; "Номер акта"; Место издания"; "Заголовок к тексту"; "Текст акта"; "Наименование должности"; "Подпись".

Наименование вида акта печатается в две строки и выравнивается по центру относительно текста. Слова "ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" печатаются прописными буквами, полужирным шрифтом, имеющим размер N 16, а слово "ПОСТАНОВЛЕНИЕ" или "РАСПОРЯЖЕНИЕ" печатается вразрядку прописными буквами, имеющими размер шрифта N 14.

Дата акта проставляется после его подписания, оформляется словесно-цифровым способом, отделяется от наименования вида акта, как правило, двойным межстрочным интервалом (24 пт) и печатается по центру относительно текста акта.

Номер акта печатается сразу после даты акта арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания, например: N 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например: N 153-р.

Место издания отделяется от реквизитов "Дата акта" и "Номер акта" двойным межстрочным интервалом (24 пт) и оформляется центрованным способом.

Заголовок к тексту печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал (12 пт) и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок к тексту, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.

Текст акта отделяется от заголовка к тексту двумя-тремя межстрочными интервалами (24 - 36 пт) и печатается размером шрифта N 14 с полуторным интервалом (18 пт).

Текст акта печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст акта может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Наименование должности отделяется от текста акта тройным межстрочным интервалом (36 пт) и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации". Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через один межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" - центруются относительно первой строки реквизита.

Подпись печатается у правой границы текстового поля и состоит из инициалов имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации (пункт 3.5.3 Инструкции).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

3.6.4. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования.

Например:

(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 2).

Если проект акта Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

3.6.5. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

3.6.6. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Образцы оформления проектов актов Правительства Российской Федерации приведены в приложениях N 13 и N 14 к настоящей Инструкции.

3.7. Подготовка и оформление нормативных правовых актов Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору

3.7.1. Нормативные правовые акты Россельхознадзора издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Россельхознадзора в пределах его компетенции.

3.7.2. Нормативные правовые акты издаются Россельхознадзором в виде приказов, правил, инструкций и положений.

Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

3.7.3. Нормативные правовые акты могут издаваться Россельхознадзором совместно с другими федеральными органами исполнительной власти или по согласованию с ними. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких федеральных органов исполнительной власти ⁴.

Проекты нормативных правовых актов создаются в электронном виде в СЭД Россельхознадзора (за исключением случаев, когда проекты нормативных правовых актов содержат сведения, составляющие государственную тайну, и конфиденциальную информацию) или на бумажном носителе.

Проекты нормативных правовых актов, требующие согласования с другими федеральными органами исполнительной власти, визируются руководителем Россельхознадзора или его заместителем. При этом проекты нормативных правовых актов, созданные на бумажных носителях, визируются руководителем Россельхознадзора или его заместителем собственноручно, а в форме электронного документа - с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

3.7.4. Подготовка, оформление, порядок согласования проектов нормативных правовых актов с другими федеральными органами исполнительной власти и государственная регистрация нормативных правовых актов осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (далее - Правила подготовки нормативных правовых актов), утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009.

3.7.5. При подготовке нормативного правового акта проводится его правовая экспертиза, а также антикоррупционная экспертиза в порядке, установленном в Россельхознадзоре, и согласно Методике проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 10, ст. 1084; 2012, N 52, ст. 7507; 2013, N 13, ст. 1575; 2013, N 48, ст. 6278; 2015, N 6, ст. 965; N 30, ст. 4604).

3.7.6. Нормативные правовые акты Россельхознадзора подлежат государственной регистрации, если они ⁵:

а) содержат правовые нормы, затрагивающие:

гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства;

гарантии их осуществления, закрепленные в Конституции Российской Федерации и иных законодательных актах Российской Федерации;

механизм реализации прав, свобод и обязанностей;

б) устанавливают правовой статус территориальных управлений Россельхознадзора и подведомственных ему организаций (типовые, примерные положения и уставы), а также устанавливают правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельные наиболее важные государственные функции;

в) имеют межведомственный характер, то есть содержат правовые нормы, обязательные для других федеральных органов исполнительной власти и (или) организаций, не входящих в систему Россельхознадзора.

Кроме того, государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты, издаваемые Россельхознадзором совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, имеющие также межведомственный характер и содержащие правовые нормы, обязательные для организаций, не входящих в их систему.

При этом на государственную регистрацию направляются нормативные правовые акты, обладающие как одним из вышеуказанных признаков, так и несколькими.

Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты независимо от срока их действия (постоянно действующие, временные, принятые на определенный срок), в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

3.7.7. Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, Россельхознадзор издает правовые акты, не подлежащие представлению на государственную регистрацию:

а) индивидуальные правовые акты:

персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.);

действие которых исчерпывается однократным применением;

об отмене нормативных правовых актов, срок действия которых истек;

оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);

б) акты, которыми решения вышестоящих государственных органов доводятся до сведения территориальных управлений Россельхознадзора и подведомственных ему организаций;

в) акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или решений Россельхознадзора и не содержащие новых правовых норм;

г) акты технического характера (ветеринарно-санитарные и фитосанитарные правила и нормы, требования к оборудованию и техническому оснащению зданий, помещений и сооружений, предназначенных для выполнения задач, стоящих перед Россельхознадзором, периодичность и формы отчетности и т.п.), если они не содержат нормативных предписаний;

д) акты рекомендательного характера.

3.8. Оформление отдельных видов документов в Россельхознадзоре

3.8.1. Состав документов Россельхознадзора

В деятельности Россельхознадзора создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, уставы, правила, инструкции, регламенты, административные регламенты, протоколы заседаний коллегии Россельхознадзора, комиссий, советов и других координационных, совещательных и экспертных органов, протоколы совещаний у руководства Россельхознадзора, акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), служебная переписка и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах заседаний указанных выше органов и протоколах совещаний у руководителя и заместителей руководителя Россельхознадзора.

Взаимные обязательства Россельхознадзора с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Россельхознадзора создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

В установленных законодательством случаях в Россельхознадзоре могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.

3.8.2. Приказ

3.8.2.1. Россельхознадзор издает приказы по основной деятельности, по административно-хозяйственным и кадровым вопросам.

Проекты приказов по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам готовят и вносят управления Россельхознадзора на основании поручений руководителя Россельхознадзора, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовят Отдел государственной службы и кадров, Отдел бухгалтерского учета и отчетности (о выплатах материальной помощи работникам центрального аппарата Россельхознадзора) и Отдел внешних связей, протокола (о краткосрочном командировании работников центрального аппарата и руководителей территориальных управлений Россельхознадзора за границу) на основании указаний руководства Россельхознадзора и соответствующих ходатайств и представлений, поступающих от управлений Россельхознадзора и его территориальных управлений.

Приказами по основной деятельности регулируются отдельные вопросы управленческой деятельности Россельхознадзора, определяется порядок его финансирования, правового и материально-технического обеспечения, распределяются обязанности между руководством Россельхознадзора, утверждаются (вводятся в действие) нормативно-методические и локальные акты, вносятся изменения в структуру и штатное расписание, определяются мероприятия по реализации специальных программ, организуется проведение плановых и неплановых проверок территориальных управлений Россельхознадзора и подведомственных ему организаций, проведение профессиональных, тематических курсов, курсов повышения квалификации и семинаров, создаются, ликвидируются и реорганизуются (реформируются) структуры, совещательные органы и комиссии Россельхознадзора, вносятся изменения в соответствующие документы и акты и предусматриваются мероприятия в особый период.

Приказами по личному составу оформляются решения по кадровым вопросам Россельхознадзора.

Приказами по административно-хозяйственным вопросам устанавливаются правила внутреннего трудового распорядка, эксплуатации зданий и помещений, использования средств связи, телекоммуникационных и информационных систем, пропускного режима, выдачи разовых пропусков в здание, выноса материальных ценностей, допуска в служебное помещение в нерабочее время и выходные дни, определяются мероприятия по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям, по организации общей и противопожарной охраны и обследованию ее состояния, устанавливаются административно-хозяйственные расходы, в том числе связанные с приобретением средств связи, сигнализации, оргтехники, мебели, канцелярских товаров и другого имущества, эксплуатацией, обслуживанием и ремонтом транспортных средств и другой техники, оплатой предоставляемых услуг другими организациями, производится закрепление транспортных средств.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов Россельхознадзора и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников управлений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре.

3.8.2.2. Приказы Россельхознадзора оформляются на бланках установленного образца (приложение N 1).

Наименование вида документа (ПРИКАЗ) оформляется центрованным способом, прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом, имеющим размер N 18.

Дата приказа оформляется словесно-цифровым способом. Датой приказа является дата его подписания.

Номер приказа состоит из знака "N" и цифрового (приказы по основной деятельности) или цифрового и буквенного (приказы по личному составу и административно-хозяйственным вопросам) обозначения. Цифровое обозначение должно соответствовать порядковому номеру приказа в пределах текущего года.

Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка к тексту не ставится. Заголовок к тексту печатается полужирным шрифтом "Times New Roman", имеющим размер N 14, через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру, например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору

Текст приказа отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается обычным шрифтом "Times New Roman", имеющим размер N 14, через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При подготовке табличных документов допускается использовать шрифт N 12.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата и регистрационный номер документа, а также заголовок к тексту.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются управления Россельхознадзора, территориальные управления Россельхознадзора, подведомственные ему организации, или конкретные должностные лица.

Последний пункт распорядительной части, как правило, содержит сведения о должностном лице (управлении), на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Указанный пункт отсутствует, если приказ содержит только нижеследующие пункты:

о создании комиссии (совета, рабочей группы, организационного комитета и т.п.) и утверждении состава указанных координационных, совещательных органов;

об утверждении правил (порядка, методики, положения и т.п.); об отмене либо признании утратившими силу ранее изданных нормативных правовых актов, распорядительных документов или внесении в них изменений.

При наличии других пунктов в приказе пункт о контроле за исполнением приказа должен быть в обязательном порядке.

Распорядительная часть приказа состоит из конкретных поручений (заданий) и содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения и, как правило, строится по следующей схеме: исполнитель, которому дается поручение - срок выполнения поручения - суть поручения.

Управлениям Россельхознадзора, его территориальным управлениям, подведомственным ему организациям или их должностным лицам даются прямые поручения. Кроме того, организациям, подведомственным Россельхознадзору, могут даваться поручения через взаимодействующие с ними управления Россельхознадзора.

Например:

1. Управлению фитосанитарного надзора и семенного контроля организовать работу ФГБУ "ВНИИКР" по подготовке...

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Управления Россельхознадзора, его территориальные управления, подведомственные ему организации и их должностные лица, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в списке рассылки, который готовит исполнитель вместе с проектом приказа.

При оформлении проекта приказа на двух и более страницах они должны быть пронумерованы. Номер проставляется по центру верхнего поля листа арабскими цифрами, первая страница не нумеруется.

Визы на проекте приказа, созданного на бумажном носителе, включают наименование должностей визирующих лиц, их личные подписи, расшифровку подписей и дату визирования. При этом визы проставляются в нижней части последнего листа проекта приказа или на обороте последнего листа проекта приказа.

Проекты приказов по основной деятельности и приложения к ним, представляемые на подпись руководителю Россельхознадзора, визируются в следующем порядке:

начальником отдела, заместителем начальника управления, начальником управления, внесшим проект на рассмотрение;

начальниками (заместителями начальников) управлений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

начальником управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре;

заместителем руководителя Россельхознадзора в соответствии с распределением обязанностей;

специалистом, выполняющим функции корректора;

начальником управления, ответственного за правовое обеспечение.

При этом дополнительно каждый лист проекта приказа, созданного на бумажном носителе, визируется на оборотной стороне должностным лицом, управления, ответственного за правовое обеспечение.

При визировании проекта приказа по основной деятельности неукоснительно соблюдается следующее правило: от одного управления, которому даются поручения, - одна виза начальника управления, а в его отсутствие - лица, его замещающего.

Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Проекты приказов о признании утратившими силу нормативных правовых актов Россельхознадзора, как правило, визируют: исполнитель, начальник отдела и начальник управления, подготовившего проект приказа, должностное лицо, управления, ответственного за правовое обеспечение Россельхознадзора и заместитель руководителя Россельхознадзора в соответствии с распределением обязанностей.

Проект приложения к проекту приказа оформляется на отдельных листах бумаги и визируется начальником управления (в его отсутствие - лицом, его замещающим), подготовившего указанный проект приложения. При этом виза проставляется в нижней части последнего листа проекта приложения или на обороте последнего листа проекта приложения.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании приказов.

Отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего (подписного) листа приказа в нижней его части.

Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя, номер его телефона, наименование управления.

Приказы подписывает руководитель Россельхознадзора, а в его отсутствие - лицо, его замещающее (в этом случае наименование должности печатается как "Врио руководителя" или "И.о. руководителя").

Наименование должности печатается через 3 межстрочных интервала от текста приказа у левой границы текстового поля, а расшифровка подписи - от правой границы текстового поля на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Внесение изменений в подписанный приказ или приложение к нему, а также в согласованный проект документа не допускается.

Если в тексте документа делается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже дается ссылка на приказ. Все составные части реквизита печатаются в правой верхней части листа через 1 межстрочный интервал и выравниваются по левой стороне относительно самой длинной строки. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложение N 1 к приказу Россельхознадзора от N

Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно по центру верхнего поля, начиная со второй страницы.

Если в тексте приказа есть формулировка "Утвердить" (прилагаемое положение, прилагаемый состав комиссии, прилагаемую программу и др.), то самом приложении в правом верхнем углу располагается реквизит "Гриф утверждения документа" со ссылкой на нормативный правовой акт, его дату и номер. Реквизит "Гриф утверждения документа" согласуется в роде и числе с наименованием вида утверждаемого документа (положение - УТВЕРЖДЕНО, план - УТВЕРЖДЕН, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ).

Например:

УТВЕРЖДЕНО приказом Россельхознадзора от N

Если приложением к приказу является документ, название которого начинается словами "положение", "регламент", "перечень", "список", "план", "состав" "график" и т.д., то первое слово названия такого документа печатается полужирным шрифтом с размером шрифта N 14 прописными буквами, вразрядку, центруется, а остальные слова наименования документа печатаются через один интервал (12 пт) после первого слова наименования документа со строчной буквы.

Например:

Положение об Управлении Федеральной службы по ветеринарному и ветеринарному надзору по Белгородской области

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы печатается через один межстрочный интервал (12 пт) с размером шрифта N 14 или N 12.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф (или номера граф, соответствующие номерам граф на первой странице таблицы) повторяются на каждой странице.

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с абзацного отступа с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Примечание дается в конце приложения. Если есть сноски, то примечание дается перед сносками.

3.8.2.3. При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект приказа, проект в обязательном порядке визируется ими с замечаниями.

Возникающие при согласовании (визировании) проекта приказа возражения или замечания излагаются в справке, подписываются начальником (руководителем, директором) соответствующего управления Россельхознадзора (территориального управления Россельхознадзора, подведомственной Россельхознадзору организации) и прилагаются к проекту.

При наличии разногласий по проекту приказа вносящие его начальники управлений должны обеспечить обсуждение проекта заинтересованными сторонами на согласительном совещании у заместителя руководителя Россельхознадзора с целью поиска взаимоприемлемого решения.

Проект приказа может быть представлен на подпись руководителю Россельхознадзора с неурегулированными разногласиями только вместе с протоколом согласительного совещания у заместителя руководителя Россельхознадзора и подлинниками замечаний, подписанными соответствующими начальниками управлений Службы (руководителями территориальных управлений Россельхознадзора, директорами подведомственных Россельхознадзору учреждений, руководителем подведомственного Россельхознадзору предприятия). Окончательное решение принимает руководитель Россельхознадзора.

3.8.2.4. В случае внесения в процессе согласования в проект приказа существенных изменений проект подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект вышеуказанных документов внесены уточнения, не меняющие его сути.

3.8.2.5. Проекты приказов могут быть возвращены: управлением, ответственным за правовое обеспечение Россельхознадзора; управлением, ответственным за делопроизводство в Россельхознадзоре с указанием в письменном виде причины возврата.

Проекты приказов, вносимые на основании поручений руководителя Россельхознадзора или его заместителя, должны быть подготовлены исполнителем в течение 15 дней, если не установлен другой срок.

Поручения, содержащиеся в приказах, должны быть конкретными и реальными, включать исполнителей и сроки, соответствовать ранее принятым решениям.

За качество подготовки проектов приказов и своевременное их направление на согласование отвечают начальники управлений Службы, которые осуществляют подготовку проекта.

Контроль за надлежащей подготовкой проектов приказов по основной деятельности осуществляет управление, ответственное за правовое обеспечение Россельхознадзора.

Контроль за правильным оформлением проектов приказов по основной деятельности осуществляет управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре.

3.8.2.6. В случае, когда нормативный правовой акт Россельхознадзора подлежит государственной регистрации в Минюсте России, то этой процедурой непосредственно занимаются управление, подготовившее данный документ, и управление, ответственное за правовое обеспечение Россельхознадзора.

Если получен отказ в государственной регистрации нормативного правового акта Россельхознадзора из Минюста России, управление, непосредственно подготовившее данный документ, готовит проект приказа о его отмене. При этом требуется согласование только с управлением, ответственным за правовое обеспечение Россельхознадзора.

После подписания руководителем Россельхознадзора (или лицом, исполняющим его обязанности) приказ об отмене нормативного правового акта, в государственной регистрации которого было отказано, регистрируется в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре.

Копия зарегистрированного приказа об отмене нормативного правового акта, в государственной регистрации которого было отказано, направляется управлением, ответственным за правовое обеспечение Россельхознадзора, в Минюст России в течение 10 дней со дня получения отказа.

3.8.2.7. Проекты приказов по личному составу, подготовленные Отделом государственной службы и кадров, о премировании работников Россельхознадзора должны быть согласованы с Управлением финансов и курирующим его заместителем руководителя Россельхознадзора.

3.8.2.8. Проекты приказов по основной деятельности, по кадровым вопросам и по административно-хозяйственным вопросам представляются на подпись руководителю Россельхознадзора через управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре.

Внесение поправок в подписанный приказ не допускается.

3.8.2.9. Подписанные приказы по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и по личному составу регистрируются отдельно друг от друга по порядку номеров в пределах календарного года.

Приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам регистрируются в электронных журналах, ведущихся в СЭД Россельхознадзора, а также в журналах регистрации приказов, ведущихся на бумажных носителях. При этом их регистрация производится под одними и теми же номерами.

Приказы по личному составу регистрируются в соответствующих журналах регистрации приказов, ведущихся на бумажных носителях.

Регистрацию приказов по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам осуществляют должностные лица управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре, а приказов по личному составу - должностные лица отделов, ответственных за их подготовку и указанных в подпункте З.8.2.1. настоящей Инструкции.

3.8.2.10. Рассылка (доведение) электронных копий приказов по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам адресатам, кроме приказов, имеющих пометку "Для служебного пользования", производится управлением, ответственным за делопроизводство в Россельхознадзоре, с использованием СЭД Россельхознадзора в соответствии со списком рассылки, подготовленным исполнителем.

Рассылка (доведение) копий приказов по личному составу производится отделами, ответственными за их подготовку и указанными в подпункте 3.8.2.1. настоящей Инструкции.

3.8.2.11. Размножение и рассылка (доведение) копий приказов, имеющих пометку "Для служебного пользования", производится в соответствии с требованиями Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233.

3.8.2.12. Подлинники приказов Россельхознадзора по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам хранятся в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре.

Подлинники приказов по личному составу хранятся в отделах, ответственных за их подготовку и указанных в подпункте 3.8.2.1. настоящей Инструкции.

3.8.2.13. Приказы, издаваемые Россельхознадзором совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка.

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа "ПРИКАЗ" располагается по центру; дата совместного приказа единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более федеральными органами исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных документу каждым органом власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Количество подлинников приказа соответствует количеству федеральных органов исполнительной власти, участвующих в издании приказа. На каждом экземпляре приказа должно быть столько подписей, сколько федеральных органов исполнительной власти участвует в издании приказа.

3.8.2.14. Выписка из приказа оформляется на общем бланке Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (приложение N 3) и заверяется печатью.

Выписка из приказа содержит реквизиты:

наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА);

дата и регистрационный номер приказа;

место составления (издания) приказа;

заголовок к тексту приказа;

часть текста документа (констатирующая часть (если существует) приводится полностью, слово "приказываю" и необходимая часть текста);

наименование должности (указывается наименование должности должностного лица, подписавшего приказ);

подпись (указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего приказ);

отметка о заверении копии (заверительная надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения).

3.8.3. Положение, устав, правила, инструкция, регламент

3.8.3.1. Положения устанавливают статус, определяют задачи и функции, права, порядок деятельности управлений Россельхознадзора и его территориальных управлений.

Положения издаются также в целях нормативного регулирования отдельных видов деятельности, осуществляемых Россельхознадзором, территориальными управлениями Россельхознадзора и подведомственными ему организациями.

Уставами регулируются деятельность организаций, подведомственных Россельхознадзору, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной и иной деятельности.

Инструкции и правила регулируют основные виды (формы) служебной деятельности и порядок ее осуществления конкретными категориями государственных гражданских служащих.

Инструкция содержит нормы, устанавливающие кем, в каком порядке, какими способами и методами должен осуществляться тот или иной вид деятельности.

Правила устанавливают порядок осуществления отдельного вида деятельности.

Регламент устанавливает последовательность этапов проведения мероприятий и контролирует их соблюдение.

3.8.3.2. Порядок подготовки проекта положения (устава, правил, инструкции, регламента) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов Россельхознадзора.

3.8.3.3. Текст проекта положения (устава, правил, инструкции, регламента) печатается на стандартном листе бумаги формата А4 размером шрифта N 14 и оформляется как приложение к приказу или с грифом утверждения документа.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (устава, правил, инструкции, регламента, административного регламента) отвечает на вопрос "О чем?".

Констатирующей частью положения (устава, правил, инструкции, регламента, административного регламента) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил.

Основной текст положения (устава, правил, инструкции, регламента) может делиться на разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Разделы нумеруются римскими цифрами. Нумерация подразделов, пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Разделы и подразделы должны иметь названия, которые печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов и подразделов полужирным шрифтом.

3.8.3.4 Порядок оформления сносок в проектах положений (уставов, правил, инструкций, регламентов, административных регламентов) аналогичен оформлению сносок в проектах приказов.

3.8.3.5. Регламенты утверждаются приказами Россельхознадзора, а административные регламенты - приказами Министерства сельского хозяйства Российской Федерации.

3.8.4. Протокол заседания (совещания)

3.8.4.1. В деятельности Россельхознадзора создаются протоколы заседаний коллегии Россельхознадзора, комиссий, советов и других координационных, совещательных и экспертных органов, протоколы совещаний у руководителя и заместителей руководителя Россельхознадзора. Кроме того, в Россельхознадзоре, в случае проведения совещания с участием представителей других федеральных органов исполнительной власти и сторонних организаций, могут оформляться протоколы совещания в Россельхознадзоре или протоколы совместного совещания.

3.8.4.2. Все протоколы заседаний и совещаний в Россельхознадзоре издаются в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы заседаний коллегии Россельхознадзора, различных комиссий, советов и других координационных, совещательных и экспертных органов хранятся в управлениях Россельхознадзора и включаются в номенклатуру дел тех подразделений, в которых работают государственные гражданские служащие, выполняющие в соответствии с приказами Россельхознадзора обязанности секретарей перечисленных выше органов.

Протоколы совещаний, подписанные руководителем Россельхознадзора регистрируются и хранятся в управлении, ответственном за делопроизводство в Росельхознадзоре. Протоколы совещаний, подписанные заместителями руководителя Россельхознадзора регистрируются и хранятся в приемных заместителей руководителя Россельхознадзора.

Копии протоколов заседаний и совещаний при необходимости рассылаются управлением, ответственным за делопроизводство в Россельхознадзоре, заинтересованным организациям и должностным лицам вместе с сопроводительными письмами. Копии протоколов перед отправкой заверяются печатью управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре, а их рассылка производится в соответствии со списком рассылки, который составляет исполнитель, подготовивший сопроводительное письмо.

Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов (подпункт 3.8.4.7.), которые оформляются в установленном порядке и заверяются печатью управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре.

3.8.4.3. Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола заседания (совещания) указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя (председательствующего), наименование должности, инициалы и фамилия секретаря, а также наименования должностей, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании) и, при необходимости, лиц приглашенных на заседание (совещание). В вводной части протоколов совещаний у руководства Россельхознадзора, оформленных на бланках (приложения N 4 и N 5), наименование должности, инициалы и фамилия председательствующего, как и само слово "председательствующий" не указываются.

В случае, когда оформляется протокол совещания в Россельхознадзоре или протокол совместного совещания, указываются инициалы и фамилия председательствующего (без указания наименования должности). Наименование должности председательствующего в этом случае указывается на последней странице протокола в реквизите "подпись".

Если количество присутствующих на заседании (совещании) превышает 15 человек, то в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.

Например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается)

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие.

Присутствовавших на заседании (совещании) государственных гражданских служащих Россельхознадзора, территориальных управлений Россельхознадзора и работников подведомственных ему организаций, допускается объединять в группы с указанием должности, например: "начальники управлений Россельхознадзора ...", "заместители руководителей территориальных управлений Россельхознадзора ...", "заместители директоров федеральных государственных бюджетных учреждений ...", "начальник и заместитель начальника Отдела внешних связей, протокола Управления делами, государственной службы и правового обеспечения". Если в заседании (совещании) принимают участие представители других федеральных органов исполнительной власти и сторонних организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой в скобках через 1 межстрочный интервал печатаются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилия председателя (председательствующего) печатается последней.

Затем указывается принятое по вопросу решение. По одному вопросу может быть принято несколько решений, которые могут быть оформлены в виде конкретных поручений, имеющих слова указаний: "подготовить", "представить", "направить" и т.д.

Конкретные поручения нумеруются арабскими цифрами и буквами с закрывающей скобкой и строятся по схеме: управление Россельхознадзора (территориальное управление Россельхознадзора, организация, подведомственная Россельхознадзору) или должностное лицо, которому дается поручение - срок выполнения поручения - суть поручения.

При оформлении решений без конкретных поручений используются другие формулировки, которые имеют в своем составе или начинаются со слов: "Согласовать" "Принять к сведению", "Отметить, что", "Согласиться с предложением" и т.д.

Управлениям Россельхознадзора, территориальным управлениям Россельхознадзора, подведомственным ему организациям, не имеющим в Службе курирующих управлений, или их должностным лицам даются прямые поручения. Подведомственным Россельхознадзору организациям, имеющим в Службе курирующие управления, поручения, как правило, даются через эти управления.

Например:

"1. Управлению фитосанитарного надзора и семенного контроля организовать работу ФГБУ "ВНИИКР" по подготовке...".

Заинтересованным, не находящимся в ведении Россельхознадзора организациям (их должностным лицам), как правило, даются рекомендации.

3.8.4.4. Проект протокола совещания визируют: начальник управления (лицо его замещающее) - инициатор проведения совещания, начальник управления (лицо его замещающее), помощник и заместитель руководителя Россельхознадзора, в чьем ведении находится обсуждаемый вопрос.

Проекты протоколов, в которые в процессе визирования вносятся изменения, не приводящие к искажению смысла, повторно не визируются.

3.8.4.5. Проект протокола заседания (совещания) подписывается председателем (председательствующим) и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Проект протокола совещания представляется на подпись, как правило, в течение суток после окончания совещания.

К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подписанный начальником соответствующего управления.

3.8.4.6. Протоколы печатаются на бланке протокола (приложения N 2, N 4 и N 5), общем бланке (приложение N 3) или стандартном листе бумаги формата А4. Если протокол печатается на стандартном листе бумаги формата А4, то он должен иметь следующие реквизиты:

а) официальное полное или сокращенное наименование федерального министерства, которому подведомственна Служба;

б) официальное полное и сокращенное (в скобках) наименование Службы;

в) наименование вида документа - ПРОТОКОЛ (слово "ПРОТОКОЛ" так же как и на бланке печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);

г) вид заседания (совещания).

Реквизит "Вид заседания (совещания)" отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом N 14 через один интервал и выравнивается по центру;

д) место проведения заседания (совещания).

Реквизит "Место проведения заседания (совещания)" оформляется при необходимости и содержит информацию: у кого проводится заседание (совещание) или в каком месте. Данный реквизит печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "Вид заседания (совещания)", отделяется от него двойной чертой и выравнивается по центру;

е) дата и номер протокола.

Реквизит "Дата и номер протокола" печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом, номер протокола обозначается арабскими цифрами и может включать буквенные индексы. Номер протокола присваивается в пределах календарного года.

Номер протокола совещания, проводимого руководством Россельхознадзора, включает делопроизводственное обозначение (индекс) руководителя Россельхознадзора или его заместителя, проводившего совещание, дефис, делопроизводственное обозначение (индекс) управления, готовившего совещание, косую черту, порядковый номер в пределах календарного года.

Протоколы совместных совещаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в совещании;

ж) текст протокола.

Реквизит "Текст протокола" состоит из 2 частей: вводной и основной. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала;

з) наименование должности.

Реквизит "Наименование должности" отделяется от предыдущего реквизита 3-мя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), и наименование должности секретаря (в случае его назначения). При этом наименование должности секретаря отделяется от наименования должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), 2-мя межстрочными интервалами.

Наименования должностей печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал;

и) подпись.

Реквизит "Подпись" включает личные подписи лица, председательствовавшего на заседании (совещании), и секретаря (в случае его назначения) и их расшифровку (инициалы и фамилии). При этом расшифровка каждой подписи располагается на уровне последней строки наименования соответствующей должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Протоколы заседаний комиссий в обязательном порядке должны содержать подписи и наименование должностей их председателей и секретарей. При этом в реквизите "Наименование должности" вместо штатных должностей председателя и секретаря комиссии указываются их должности, которые они занимают в конкретной комиссии.

Например:

Председатель Центральной экспертной

комиссии Россельхознадзора                    Подпись       И.О. Фамилия

Секретарь Центральной экспертной

комиссии Россельхознадзора                    Подпись       И.О. Фамилия

3.8.4.7. Выписка из протокола оформляется на общем бланке Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (приложение N 3) и имеет реквизиты:

наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА);

вид заседания (совещания);

место проведения заседания (совещания);

дата и номер протокола;

текст протокола, состоящий из вводной части и выписки из основной части протокола (вводная часть текста протокола печатается полностью, а из основной части протокола берутся только необходимые для адресата вопросы, которые обсуждались на заседании (совещании), с принятыми по ним решениями);

наименование должности лица, подписавшего протокол (наименования должностей лиц, подписавших протокол);

инициалы и фамилия лица, подписавшего протокол (инициалы и фамилии лиц, подписавших протокол);

отметка о заверении копии (заверительная надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения).

3.8.5. Служебная переписка

3.8.5.1. Служебные письма Россельхознадзора готовятся:

как письма по исполнению поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как письма по исполнению поручений Министерства сельского хозяйства Российской Федерации;

как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как доклады о выполнении поручений Министерства сельского хозяйства Российской Федерации;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как сопроводительные письма к документам, отправляемым на рассмотрение в другие органы государственной власти и иные организации;

как указания территориальным управлениям Россельхознадзора и подведомственным ему организациям;

как сопроводительные письма к документам, отправляемым в территориальные управления Россельхознадзора и подведомственные ему организации для рассмотрения и исполнения;

как запросы, направляемые в другие органы государственной власти и иные организации для предоставления необходимой информации;

как запросы, направляемые в территориальные управления Россельхознадзора и подведомственные ему организации для предоставления необходимой информации;

как ответы на обращения граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по вопросам, относящимся к компетенции Россельхознадзора;

как сопроводительные письма к обращениям граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, направляемым в территориальные управления Россельхознадзора и подведомственные ему организации для рассмотрения и ответа заявителям;

как сопроводительные письма к обращениям граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по вопросам, не относящимся к компетенции Россельхознадзора;

как уведомления, направляемые гражданам, юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, о направлении их обращений по предназначению;

как инициативные письма.

3.8.5.2. Служебные письма, направляемые в другие организации в пределах Российской Федерации, составляются на русском языке и печатаются на бланках писем установленного образца (приложения N 6 и N 7) шрифтом N 14, как правило, через один межстрочный интервал - 12 пт (в исключительных случаях допускается использовать полуторный межстрочный интервал - 18 пт).

Служебные письма, подписываемые руководителем Россельхознадзора совместно с одним или несколькими руководителями других федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом наименования органов власти - авторов документа, указываются в реквизите "Наименование должности".

3.8.5.3. Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, текст которых занимает до 5 - 6 строк.

Заголовок письма отвечает на вопрос "о чем?", формулирует в краткой форме тему письма и печатается вверху слева с размером шрифта N 12 через один интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, одна-две строки длиною 8 - 9 см.

В случае, если письмо является ответом на поручение Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации и в тексте письма нет ссылки на данное поручение, то в заголовке к тексту под чертой дается ссылка на дату и номер данного поручения. Ссылка приводится один раз, либо в начале текста, либо в заголовке.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.

3.8.5.4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.8.5.5. Текст служебного письма, как правило, печатается через один межстрочный интервал - 12 пт (допускается использовать полуторный межстрочный интервал - 18 пт) и должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой констатирующей части указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу. В тексте писем, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: "Наименование вида документа"; "Автор документа"; "Дата документа"; "Регистрационный номер документа"; "Заголовок к тексту".

Например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 января 2015 г. N 13 "О внесении изменений в федеральную целевую программу "Развитие мелиорации земель сельскохозяйственного назначения России на 2014 - 2020"...

Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного или множительного числа, например:

"Россельхознадзор считает...", "Россельхознадзор рассмотрел..."

или:

"Просим представить информацию...".

В письмах, адресованных вышестоящим организациям (должностным лицам), используется фраза "Россельхознадзор докладывает".

3.8.5.6. Проект письма, подготовленный в электронном виде, визируется должностными лицами Россельхознадзора с помощью СЭД Россельхознадзора путем формирования в данной системе листа согласования. Проект служебного письма, подготовленный на бумажном носителе, визируется путем проставления виз на его лицевой стороне (на лицевой стороне его последнего листа). При этом проект письма, подготовленный на бумажном носителе, в обязательном порядке визируется его исполнителем.

Проект письма за подписью заместителя руководителя Россельхознадзора, подготовленный как в электронном виде, так и на бумажном носителе, визируется также начальником управления, подготовившего данный проект, и начальником управления, являющегося соисполнителем документа, либо его заместителем, имеющим на то право в соответствии с возложенными на него обязанностями. Проект письма за подписью руководителя Россельхознадзора, кроме того, визируется его заместителем, курирующим содержащиеся в письме вопросы.

В случае, если проекты писем подлежат правовой экспертизе, их в обязательном порядке визируют должностные лица управления, ответственного за правовое обеспечение Россельхознадзора.

3.8.5.7. В целях сокращения сроков визирования проекта письма целесообразно данную процедуру проводить в заинтересованных управлениях Россельхознадзора одновременно.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту письма оформляются либо в электронном виде в листе согласования, либо на отдельном стандартном листе бумаги формата А4. Краткие замечания по проекту письма, исполненного на бумажном носителе, допускается оформлять на самом проекте (его визовом экземпляре).

3.8.5.8. На подпись руководству Россельхознадзора проект служебного письма представляется исполнителем вместе с листом согласования (при согласовании в СЭД Россельхознадзора) или с его визовым экземпляром (при проставлении виз на самом документе). Кроме того, при наличии неучтенных при доработке проекта письма замечаний, особых мнений и дополнений, руководству Россельхознадзора вместе с ними представляется служебная записка с обоснованием позиции управления, подготовившего данный проект.

3.8.5.9. В случае, если при подписании проекта письма руководством Россельхознадзора возникает необходимость дополнительного его визирования, руководство соответствующего управления организует эту процедуру в суточный срок.

3.8.5.10. Датой письма является дата его подписания. Регистрация письма должна проводиться в день его подписания.

3.8.5.11. Письма, подписанные руководством Россельхознадзора, регистрируются в управлении, ответственным за делопроизводство в Службе. Письма, подписанные руководством управлений Россельхознадзора, регистрируются в управлениях Службы.

Копии писем вместе с листами согласований (визовые экземпляры проектов писем) направляются на хранение в соответствующие дела управлений, определенные утвержденной номенклатурой дел Службы.

3.8.5.12. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, поручениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, а также указаниями руководства Россельхознадзора и начальников управлений Россельхознадзора.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководством Россельхознадзора или начальниками управлений Россельхознадзора.

3.8.6. Записка

3.8.6.1. В Россельхознадзоре могут создаваться докладные, служебные, объяснительные и пояснительные записки.

3.8.6.2. Докладная записка.

Докладная записка - это служебный документ, адресованный либо руководству управления Россельхознадзора, либо руководству Россельхознадзора, либо руководству Министерства сельского хозяйства Российской Федерации (далее - Минсельхоз России), излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется с целью информировать указанное руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководства.

По содержанию докладные записки подразделяются на:

инициативные;

информационные;

отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, приказов и т.п.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководству Россельхознадзора или руководству управления Россельхознадзора, она считается внутренней, если она направляется в Минсельхоз России, то внешней.

Внутренняя докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 либо в электронном виде. Внешняя докладная записка оформляется на бланке письма Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (приложение N 6).

Докладные записки печатаются шрифтом Times New Roman, имеющим размер N 14, и должны содержать следующие реквизиты:

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

заголовок к тексту (если текст более 4 - 5 строк);

текст документа;

отметка о приложении (при его наличии);

виза (в случае визирования документа, созданного на бумажном носителе);

наименование должности лица, подписавшего документ;

подпись (личная подпись должностного лица, подписавшего документ, и ее расшифровка - инициалы и фамилия);

отметка об исполнителе.

Внутреннюю докладную записку на имя начальника управления Россельхознадзора подписывает начальник отдела, на имя заместителя руководителя Россельхознадзора - начальник управления Россельхознадзора, на имя руководителя Россельхознадзора - либо заместитель Россельхознадзора, либо начальник управления Россельхознадзора.

Внешнюю докладную записку подписывает руководитель или заместитель руководителя Россельхознадзора.

Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Внутренняя докладная записка на имя начальника управления регистрируется в управлении Россельхознадзора. Внутренняя докладная записка на имя руководителя или заместителя руководителя Россельхознадзора, а также внешняя докладная записка регистрируется в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре.

3.8.6.3. Служебная записка.

Служебная записка - это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри Россельхознадзора, ведущейся с помощью СЭД Россельхознадзора.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы управления, отдела, конкретного гражданского служащего Россельхознадзора или Россельхознадзора в целом, решение которых зависит от другого подразделения (других подразделений) Россельхознадзора либо от конкретного должностного лица (конкретных должностных лиц).

Служебная записка составляется от имени заместителя руководителя Россельхознадзора на имя другого заместителя (других заместителей) руководителя Россельхознадзора, либо от имени начальника управления Россельхознадзора или лица, его замещающего, на имя начальника (начальников) другого управления (других управлений) Россельхознадзора. Служебные записки - это своего рода переписка между заместителями руководителя Россельхознадзора или между его управлениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и внутренние докладные записки. Текст служебной записки пишется в произвольной форме.

Служебные записки за подписью начальников управлений регистрируются в управлениях Россельхознадзора, служебные записки за подписью заместителей руководителя Россельхознадзора регистрируются в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре.

3.8.6.4. Объяснительная записка.

Объяснительная записка представляет собой деловой документ, который находится во внутреннем обращении Россельхознадзора. Содержание документа предполагает объяснение причинно-следственной связи между событием, поступком или фактом, обычно негативного свойства, который уже произошёл.

Предназначение объяснительной записки - прояснение ситуации человеком, который является главным лицом в произошедших событиях, возможно, их виновником; цель объяснительной записки - провести внутреннее расследование причин происшествия, разобраться в них, сделать правильные выводы.

Объяснительная записка включает в себя следующие реквизиты:

адресат (указание должностного лица, к которому обращена записка, его инициалы и фамилия);

наименование вида документа (Объяснительная записка);

заголовок к тексту (если текст более 4 - 5 строк);

текст документа (текст пояснения);

наименование должности лица, подписавшего документ;

подпись (личная подпись должностного лица, подписавшего документ, и ее расшифровка - инициалы и фамилия);

дата составления документа;

регистрационный номер документа;

дата регистрации документа.

Объяснительная записка на имя начальника управления регистрируется в управлении Россельхознадзора. Объяснительная записка на имя руководителя или заместителя руководителя Россельхознадзора регистрируется в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре.

3.8.6.5. Пояснительная записка, в отличие от других видов записок, - это текстовый документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта нормативного правового акта и т.д.). Пояснительные записки, как правило, подразделяются на три вида.

К первому виду пояснительных записок относятся записки, которые составляются к проектам документов, направляемым в вышестоящие инстанции на подписание или утверждение.

Ко второму виду пояснительных записок относятся записки, которые составляются к какой-либо отчетности.

Порядок составления первого и второго вида регламентируется нормативными правовыми актами Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти, а также указаниями организаций, принимающих какую-либо отчетность.

К третьему виду пояснительных записок относятся записки, которые составляются к проектам документов, представляемым руководству Россельхознадзора или Минсельхоза России на подписание или утверждение, а также направляемым в другие федеральные органы исполнительной власти на подписание или согласование. В пояснительной записке данного вида обосновываются предлагаемые решения и мероприятия, включенные в проект документа, а также целесообразность его подписания, утверждения или согласования.

Третий вид пояснительных записок составляется, как правило, в инициативном порядке и имеет произвольную форму написания. Обязательными реквизитами данной записки являются:

наименование вида документа (ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА);

заголовок к тексту (если текст более 4 - 5 строк);

текст документа;

отметка о приложении (при его наличии).

Пояснительные записки к проектам документов печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman, имеющим размер N 14.

Пояснительные записки отдельно от проектов документов, к которым они составлены не регистрируются.

3.8.7. Документы, передаваемые с помощью средств электросвязи (телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронные сообщения)

3.8.7.1. Телеграммы.

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых с помощью средств телеграфной связи. Большинство телеграмм представляет собой сообщения информационно-справочного характера. Фактически это разновидность переписки, используемой в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса. Телеграфная переписка ведется, как правило, с иногородними адресатами. При этом, передача служебной информации ограниченного распространения с помощью средств телеграфной связи запрещается.

Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557; 2008, N 8, ст. 749; N 23, ст. 2715; 2012, N 6, ст. 695).

Телеграммы, пересылаемые в пределах территории Российской Федерации, в зависимости от приоритета обработки разделяются на следующие категории:

"вне категории";

"внеочередная";

"Президент Российской Федерации";

"Председатель Правительства Российской Федерации";

"высшая правительственная";

"правительственная";

"срочная";

"обыкновенная".

Передаваемая телеграмма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и должна содержать данные и реквизиты, располагаемые в следующей последовательности:

отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается);

отметка о виде (видах) телеграммы (с отметкой "уведомление телеграфом", с отметкой "уведомление телеграфом срочное" и т.д.);

адрес телеграммы (получателя);

наименование должности получателя (при направлении телеграммы должностному лицу);

фамилия, имя и отчество (инициалы) получателя;

текст документа (телеграммы);

наименование должности и фамилия лица, от имени которого направляется телеграмма;

адрес и официальное наименование Службы;

регистрационный номер документа (телеграммы);

дата документа (телеграммы);

наименование должности лица, подписавшего документ;

подпись (личная подпись должностного лица, подписавшего документ, и ее расшифровка - инициалы и фамилия);

отметка об исполнителе.

Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. Перед адресом телеграммы печатается почтовый индекс отделения, куда необходимо ее доставить. По желанию отправителя в адрес телеграммы может быть дополнительно включен номер телефона адресата.

В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня и т.п.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже.

В адресе телеграммы перед номерами строений, корпусов и квартир слова "строение", "корпус" и "квартира" пишутся полностью или сокращенно - "стр", "корп" и "кв". Такие слова, как "проспект", "проезд", "подъезд", "квартал", "бульвар" и т.п., пишутся полностью. Слова "край", "область", "район", "село", "деревня", "улица", "переулок" и "дом" можно писать полностью или сокращенно - "кр", "обл", "рн", "с", "дер", "ул", "пер" и "д" или не писать, если это не приведет к неопределенности или неточности адреса.

Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием знака "/" (например, 3/5) или словами (например, три дробная черта пять). Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). Количество экземпляров многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом должно соответствовать количеству адресов получателей. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует ее доставить.

Допускается подготовка одного экземпляра многоадресной телеграммы, содержащим один текст, со списком рассылки, имеющим в своем составе не более 20 адресов получателей.

Список рассылки должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку рассылки прилагается 1 экземпляр телеграммы.

Телеграмма в 1 адрес может быть адресована одному или нескольким лицам.

Текст телеграммы составляется ясно и кратко. Из текста опускаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл телеграммы.

Адрес телеграммы (получателя), наименование должности получателя (при направлении телеграммы должностному лицу), фамилия, имя и отчество (инициалы) получателя, текст телеграммы, наименование должности и фамилия лица, от имени которого направляется телеграмма, печатаются прописными буквами и шрифтом Times New Roman, имеющим размер N 14.

Под наименованием должности и фамилией лица, от имени которого направляется телеграмма, проводится черта. Под чертой на расстоянии 2-3 межстрочных интервала печатаются адрес и официальное наименование Службы, регистрационный номер и дата телеграммы, а также наименование должности лица, подписавшего документ, и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия). При оформлении данных реквизитов используется указанный выше шрифт, а также прописные и строчными буквы. Личная подпись ставится в реквизите "Подпись", оформленного под чертой, и заверяется печатью управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре.

Отметка об исполнителе оформляется согласно пункту 3.2.26. настоящей Инструкции.

Телеграммы категории "правительственная" согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 г. N 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "Высшая правительственная" и "Правительственная" передаются в приоритетном порядке" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 7, ст. 785; N 30, ст. 3398; 2007, N 42, ст. 5052; 2008, N 14, ст. 1413; N 23, ст. 2715; N 48, ст. 5604; 2009, N 20, ст. 2469; 2010, N 2, ст. 233; N 12, ст. 1355; N 26, ст. 3363; 2011, N 51, ст. 7526; 2013, N 38, ст. 4826; 2014, N 18, ст. 2176; N 41, ст. 5540; 2015, N 10, ст. 1523; N 33, ст. 4842) подписываются руководителем Россельхознадзора.

Если телеграмма подписывается руководителем Россельхознадзора и руководителем другой организации (руководителями других организаций), то их подписи заверяются печатями возглавляемых ими организаций.

Поздравительные телеграммы, направляемые в адрес руководителей дипломатических представительств, консульских учреждений, торговых представительств Российской Федерации, находящихся за рубежом, печатаются латинскими буквами.

3.8.7.2. Телефонограммы.

Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Телефонограммы используются, как правило, для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе и записывается получателем.

Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 в одном экземпляре и имеет следующие реквизиты: "Наименование вида документа"; "Регистрационный номер документа"; "Дата документа"; "Адресат"; "Текст документа"; "Наименование должности"; "Подпись"; "Отметка об исполнителе".

Наименование вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА) печатается прописными буквами вразрядку шрифтом Times New Roman, имеющим размер N 14, и выравнивается по центру.

Регистрационный номер и дата документа указываются ниже предыдущего реквизита документа.

Адресат оформляется в соответствии с пунктом 3.2.14. настоящей Инструкции и печатается ниже предыдущего реквизита на расстоянии 2 межстрочных интервала.

Текст отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman, имеющим размер N 14.

Наименование должности лица, подписавшего телефонограмму, его подпись и отметка об исполнителе оформляются в соответствии с пунктами 3.2.20., 3.2.21. и 3.2.26. настоящей Инструкции.

Текст телефонограммы не должен превышать 50 слов и содержать трудно выговариваемые слова.

После сверки текста телефонограммы с принимающим телефонограмму работником, передающий телефонограмму работник заполняет таблицу со справочными данными, расположенную над реквизитом "Наименование вида документа". В графе "Принял" указывает наименование должности, фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время приема телефонограммы (часы и минуты), а в графе "Передал" - наименование должности и фамилию лица, передавшего телефонограмму, а также номер телефона, по которому она была передана и время ее передачи (часы и минуты).

Датой телефонограммы является дата ее передачи адресату.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список с номерами телефонов.

Текст поступившей телефонограммы печатается получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением личной подписи должностного лица ее подписавшего.

Телефонограммы за подписью руководителя и заместителей руководителя Россельхознадзора передаются и поступающие на их имя принимаются соответствующими секретариатами. Телефонограммы, подписанные начальниками управлений, передаются и поступающие на их имя принимаются работниками, ответственными за делопроизводство в управлениях Россельхознадзора.

3.8.7.3. Факсограммы.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Документы, полученные по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке в СЭД Россельхознадзора.

Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются в управлениях и приемных руководства Россельхознадзора.

Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов, содержащих конфиденциальную информацию, в том числе документов с пометкой "Для служебного пользования".

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями.

Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 шрифтом черного цвета, не должен превышать 5 листов.

Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям, предъявляемым к оформлению документов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой посредством факсимильной связи, возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее документ.

3.8.7.4. Электронные сообщения.

Электронное сообщение - информация, переданная или полученная с пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

Россельхознадзор посредством электронных сообщений ведет переписку со сторонними организациями и гражданами.

Электронные сообщения могут поступать по системе межведомственного электронного документооборота, электронной почте и через электронную приемную, находящуюся на официальном сайте Россельхознадзора.

Все электронные сообщения, поступившие в адрес Россельхознадзора, регистрируются и направляются по назначению.

Передаваемое электронное сообщение может состоять из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию документа или электронный документ, и их реквизиты.

Электронное сообщение, подлежащее регистрации, в зависимости от статуса должностного лица, от имени которого оно направляется, регистрируются либо в управлении, ответственным за делопроизводство в Россельхознадзоре, либо в другом управлении Службы.

Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов, содержащих информацию конфиденциального характера, в том числе имеющую пометку "Для служебного пользования".

3.8.8. Государственные контракты (договоры, соглашения, дополнительные соглашения)

Государственные контракты (договоры, соглашения, дополнительные соглашения), заключаемые Россельхознадзором, оформляются в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Проекты государственных контрактов (договоров, соглашений, дополнительных соглашений) Россельхознадзора готовятся соответствующими управлениями Службы, отвечающими за обеспечение деятельности Россельхознадзора. Подготовленные проекты государственных контрактов (договоров, соглашений, дополнительных соглашений) визируются начальниками заинтересованных управлений Россельхознадзора и заместителями руководителя Россельхознадзора в установленном порядке. Проекты государственных контрактов (договоров, соглашений, дополнительных соглашений), предусматривающие финансовые обязательства со стороны Россельхознадзора, визируются также начальником управления, ответственным за финансовое обеспечение Службы (лицом, его замещающим).

Проекты государственных контрактов (договоров, соглашений, дополнительных соглашений) подготовленные иными организациями, передаются на согласование в соответствующие управления Россельхознадзора.

Количество подлинных (подписных) экземпляров государственных контрактов (договоров, соглашений, дополнительных соглашений) должно соответствовать количеству сторон их подписывающих.

После подписания государственные контракты (договоры, соглашения, дополнительные соглашения) регистрируются в установленном порядке управлениями Россельхознадзора, ответственными за их подготовку.

Один экземпляр подлинных государственных контрактов (договоров, соглашений, дополнительных соглашений), предусматривающих финансовые обязательства со стороны Россельхознадзора, хранится в управлении, ответственном за финансовое обеспечение Службы. Один экземпляр подлинных договоров (соглашений, дополнительных соглашений), не предусматривающих финансовые обязательства со стороны Россельхознадзора, хранится в управлении, ответственном за правовое обеспечение Службы. Остальные экземпляры подлинных государственных контрактов (договоров, соглашений, дополнительных соглашений) направляются сторонам, их заключившим.

IV. Организация документооборота

Организация документооборота - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в Россельхознадзоре с момента их получения или создания и до завершения исполнения, отправки или направления в дело.

4.1. Принципы организации документооборота

4.1.1. При организации документооборота в Россельхознадзоре должны соблюдаться следующие принципы:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

4.1.2. В документообороте Россельхознадзора выделяются три основных документопотока, а именно:

поступающая документация (входящие документы);

отправляемая документация (исходящие документы);

внутренняя документация (внутренние документы, не предназначенные для направления в другие органы государственной власти и иные организации).

4.1.3. В составе входящих документов могут выделяться:

документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, судов высшей инстанции, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других подобных организаций;

документы, поступившие из Минсельхоза России;

документы, поступившие из других органов государственной власти и органов местного самоуправления;

документы, поступившие из судов общей юрисдикции;

документы, поступившие из территориальных управлений Россельхознадзора и подведомственных ему организаций; обращения граждан;

парламентские запросы, запросы и обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

обращения юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

документы, поступившие из государственных и негосударственных организаций Российской Федерации;

документы, поступившие из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран.

4.1.4. В составе исходящих документов могут выделяться:

документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, суды высшей инстанции, Счетную палату Российской Федерации, Центральный банк Российской Федерации и другие подобные организации;

документы, направляемые в Минсельхоз России;

документы, направляемые в другие органы государственной власти и органы местного самоуправления;

документы, направляемые в суды общей юрисдикции;

документы, направляемые в территориальные управления Россельхознадзора и подведомственные ему организации;

ответы на обращения граждан;

ответы на парламентские запросы, запросы и обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

ответы на обращения юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

документы, направляемые в государственные и негосударственные организации Российской Федерации;

документы, направляемые в правительственные и неправительственные организации зарубежных стран.

4.1.5. Порядок прохождения документов в Россельхознадзоре и операций, производимых с ними, определяется Регламентом Россельхознадзора, настоящей Инструкцией, Регламентом организации электронного документооборота в Россельхознадзоре, положениями об управлениях, отделах и должностными регламентами гражданских служащих.

4.2. Прием, регистрация и исполнение входящих документов

4.2.1. Доставка документов в Россельхознадзор осуществляется, как правило, через отделения Почты России, структуры Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации и по средствам электросвязи, в том числе по системе МЭДО.

С помощью почтовой связи в Россельхознадзор доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовые извещения на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.

По средствам электросвязи поступают: телеграммы, факсограммы и электронные сообщения.

Способ получения документов фиксируется при регистрации в СЭД.

4.2.2. Документы, поступающие в Россельхознадзор, принимаются, предварительно рассматриваются, регистрируются, рассматриваются руководством и направляются исполнителям.

4.2.3. Прием поступающих в Россельхознадзор документов осуществляется специалистами управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре.

4.2.4. Документы, поступившие с фельдъегерской связью, нарочным, а также телеграммы и заказная корреспонденция принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.

Порядок приема и регистрации документов, поступающих на конкурсы, аукционы, запросы котировок, проводимые Россельхознадзором, утверждается отдельным актом.

4.2.5. При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, вскрываются конверты, проверяется правильность и комплектность вложения.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

При приеме вскрываются все конверты, кроме конвертов, адресованных в управления Россельхознадзора и с пометками "Лично" и "На конкурс". Содержимое конвертов проверяется на правильность и комплектность вложения. В случаях ошибочных вложений, отсутствия документов или их повреждений, затрудняющих прочтение существа вопроса, составляется акт в двух экземплярах, один из которых хранится в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре, а второй - возвращается отправителю документа вместе с самим документом.

Вскрытые конверты, как правило, уничтожаются. Не подлежат уничтожению конверты из судебных органов и в случаях, если они являются единственным источником установления адреса отправителя, даты отправки или поступления документа, а также конверты от документов, поступивших на конкурс.

4.2.6. Документы, адресованные руководству Россельхознадзора и непосредственно в Россельхознадзор, передаются в управление, ответственное за делопроизводство в Службе.

Документы, адресованные непосредственно в управления или их должностным лицам, передаются в соответствующие управления для регистрации, рассмотрения руководством управлений и исполнения.

4.2.7. Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в соответствующих управлениях, забирают документы из управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре не реже трех раз в день.

4.2.8. Документы на иностранных языках передаются для уточнения адресата в Отдел внешних связей, протокола. После чего для документов, адресованных руководству Россельхознадзора, Отдел внешних связей, протокола, обеспечивает перевод на русский язык и передает их для регистрации в управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре. Остальные документы после уточнения адресата передаются по назначению.

4.2.9. Предварительное рассмотрение документов, адресованных руководству Россельхознадзора или непосредственно в Россельхознадзор, осуществляется управлением, ответственным за делопроизводство в Службе. Поступившие документы в соответствии с их содержанием, распределением обязанностей между руководством Россельхознадзора и положениями об управлениях Россельхознадзора распределяются на требующие рассмотрения руководством Россельхознадзора и направляемые непосредственно в управления.

Предварительное рассмотрение документов, адресованных должностным лицам управления, осуществляется гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в управлении.

4.2.10. Регистрации подлежат все документы, поступающие в Россельхознадзор, за исключением документов, перечень которых приведен в приложении N 15 к настоящей Инструкции.

Документы, адресованные руководству Россельхознадзора, а также направленные непосредственно в Россельхознадзор, регистрируются в управлении, ответственном за делопроизводство в Службе. Документы, адресованные в управления, регистрируются гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях.

Входящие документы регистрируются в день поступления либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

4.2.11. Входящие документы регистрируются в СЭД Россельхознадзора в соответствующих электронных журналах регистрации.

При регистрации входящего документа в СЭД создается электронная регистрационная карточка входящего документа, которая имеет следующие регистрационные данные (реквизиты):

"Рег. номер" (данный реквизит содержит входящий номер поступившего документа);

"Рег. дата" (данный реквизит содержит дату регистрации поступившего документа);

"Вид документа" (в данном реквизите указывается наименование вида поступившего документа);

"Статус" (данный реквизит определяет статус исполнения поступившего документа);

"Исх. номер" (данный реквизит содержит исходящий регистрационный номер поступившего документа):

"Исх. дата" (данный реквизит содержит дату регистрации документа отправителем);

"Способ доставки" (данный реквизит указывает на способ доставки документа в Службу);

"Уровень доступа" (данный реквизит определяет круг должностных лиц, которые могу ознакомиться с поступившим документом);

"Корреспондент" (в данном реквизите указывается орган государственной власти, организация или фамилия, имя и отчество гражданина, от которых поступил документ или обращение, а также исходящий номер и дата поступившего документа);

"Подписан" (в данном реквизите указывается фамилия лица, подписавшего поступивший документ);

"Дополнительные корреспонденты" (в данном реквизите указываются органы государственной власти, организации или фамилии, имена и отчества граждан, чьи документы или обращения были перенаправлены корреспондентом, а также их регистрационные данные, фамилии лиц, подписавших документы, и другая информация, отраженная в примечании);

"На имя" (данный реквизит указывает, в чей адрес поступил документ);

"Количество листов" (данный реквизит содержит информацию о количестве листов основного или сопроводительного документа и количестве листов приложения к нему);

"Краткое содержание" (данный реквизит содержит заголовок к тексту поступившего документа или его краткое содержание);

"Файлы" (данный реквизит содержит сведения о количестве прикрепленных файлов электронных документов или электронных копий документов, поступивших в Службу);

"Дело" (данный реквизит содержит информацию о деле из Номенклатура дел Службы, в которое должен быть направлен после исполнения поступивший документ);

"Сопроводительный документ" (данный реквизит содержит информацию о поступившем документе, которым направлен был направлен другой документ или другие документы на рассмотрение в Службу);

"Группа документов" (в данном реквизите указывается, к какой группе документов, относится поступивший документ);

"Рубрики" (данный реквизит содержит информацию о тематике, к которой относится поступивший документ);

"Связанные документы" (данный реквизит содержит информацию о всех поступивших и ранее отправленных документах, имеющих одинаковую тематику и вопросы);

"Контроль" (данный реквизит оформляется в случае постановки исполнения документа на контроль и имеет ячейки "На контроле", "Плановая дата исполнения", "Фактическая дата исполнения" "Отменить контроль");

"Ход исполнения" (данный реквизит содержит указания руководства Службы и управлений и отражает ход исполнения поступившего документа).

К электронной регистрационной карточке прикрепляется электронная копия документа, поступившего на бумажном носителе и создаваемая путем его сканирования.

Не создаются электронные копии документов, содержащих конфиденциальную информацию, в том числе имеющих пометку "Для служебного пользования", нотариально заверенные документы, сшитые и скрепленные печатью документы, объемные и масштабные приложения к сопроводительным документам (брошюры, книги, проспекты, схемы, и т.д.), а также документы, представленные на конкурс.

4.2.12. После регистрации в СЭД Россельхознадзора в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, который содержит информацию о категории документа (ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ, ОБЩАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ, ПИСЬМА ГРАЖДАН, ХОДАТАЙСТВО), обозначение для проставление даты регистрации и регистрационный индекс документа (____20____ г. Вх. N ФС-_____).

При поступлении документа с сопроводительным письмом регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.

Поступившие в Россельхознадзор правительственные документы (приложение N 16) после завершения работы с ними (исполнения содержащихся в них поручений, ознакомления и др.) подлежат возврату в управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре. На таких документах на верхнем поле первого листа проставляется штамп "Подлежит возврату".

4.2.13. Все входящие документы направляются на рассмотрение руководству Россельхознадзора и управлений в день их поступления, а требующие срочного исполнения - незамедлительно.

Документы, подлежащие регистрации, но незарегистрированные в установленном порядке, не рассматриваются.

Подготовку проекта указания по исполнению документа (резолюции) руководства Россельхознадзора осуществляет управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре.

При подготовке проекта указания по исполнению документа (резолюции), где при исполнении задействованы подведомственные Россельхознадзору организации, головным исполнителем определяется управление Россельхознадзора, курирующее соответствующую сферу деятельности.

4.2.14. Указания руководства Россельхознадзора и управлений по исполнению документов оформляются в СЭД.

В тексте указания по исполнению документа (резолюции) определяются необходимые действия по его исполнению, а при необходимости указываются порядок и срок его исполнения.

4.2.15. В указании по исполнению документа (резолюции) указываются исполнитель и соисполнители. В случаях, когда указание дается двум или нескольким лицам, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым (на головного исполнителя также может указывать одно из слов: "созыв", "свод" или "ответственный"). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

В случае если в резолюции руководителя Россельхознадзора первым указан заместитель руководителя Россельхознадзора и при этом головной исполнитель не обозначен словом "ответственный" ("свод", "созыв"), головным исполнителем является первый, указанный после заместителя руководителя Россельхознадзора, исполнитель.

Головной исполнитель и соисполнители вправе давать соответствующие указания по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.

Для изменения головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение указанием руководства Россельхознадзора, начальник заинтересованного управления в течение трех дней (а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно) представляет руководству Россельхознадзора предложение с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя или соисполнителей.

Изменение головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение управлением, ответственным за делопроизводство, осуществляется по взаимному согласию руководства соответствующих управлений в течение 3-х рабочих дней (а по документам, требующим срочного и оперативного исполнения, - незамедлительно) через управление, ответственное за делопроизводство. Если взаимного согласия руководства управлений не достигнуто, то изменение головного исполнителя или состава соисполнителей осуществляется заместителем руководителя Россельхознадзора по предложению заинтересованного управления.

Изменение головного исполнителя и соисполнителей отмечается в СЭД.

4.2.16. Рассмотренные руководством Россельхознадзора документы направляются на исполнение в управления.

В управлениях указания по исполнению документов (резолюции) руководства управлений и срок их исполнения вносят в СЭД лица, ответственные в них за ведение делопроизводства.

4.2.17. В случае изменения (удаления) отданных ранее указаний по исполнению документов (предыдущих резолюций) в регистрационную карточку СЭД (в поле "Примечание") вносится соответствующая информация.

4.2.18. Если в указаниях по исполнению документа (резолюции) указаны несколько исполнителей, то при наличии бумажного носителя подлинник документа передается головному исполнителю.

4.3. Подготовка, регистрация и отправка исходящих документов

4.3.1. Исходящими документами Россельхознадзора являются документы, документы, направляемые из Россельхознадзора в органы государственной власти, местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам.

Работа с исходящими документами включает составление и оформление проекта документа, его согласование, подписание, проверку правильности оформления, регистрацию и отправление.

4.3.2. Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Россельхознадзора (внутреннее согласование) возлагается на управление, назначенное головным исполнителем документа.

4.3.3. Проекты исходящих документов создаются в электронном виде, а потом регистрируются в СЭД Россельхознадзора. Во время регистрации в СЭД Россельхознадзора на проект документа заводится электронная карточка проекта документа, к которой он прикрепляется и ему присваивается временный регистрационный номер.

В электронной карточке проекта документа исполнителем заполняются следующие поля: "Вид документа"; "Адресат"; "Краткое содержание"; "Способ доставки"; "Уровень доступа"; "Количество листов документа"; "Количество листов приложений" (при их наличии); "Подписал"; "Дело"; "Номер бланка".

Кроме того, при необходимости, исполнитель делает связку с электронными документами и электронными копиями документов, во исполнение которых подготовлен исходящий документ.

4.3.4. При необходимости проект исходящего документа согласуется с соответствующими должностными лицами. Согласование проекта исходящего документа проводится в СЭД Россельхознадзора.

После согласования проекты исходящих документов, отправляемых на бумажных носителях, перед подписанием руководством Россельхознадзора и его управлений, готовятся на бланках писем установленной формы. В случае отправки исходящего документа в электронном виде его первоначальная подготовка может осуществляться с использованием электронных шаблонов документов (бланков), хранящихся в СЭД Россельхознадзора. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

4.3.5. Перед представлением документа на подпись исполнитель проверяет правильность оформления реквизитов документа, наличие приложений, пояснительной записки (в случае ее составления), листа согласования или виз и списка рассылки.

4.3.6. Порядок подписания документов указан в пункте 3.2.21. настоящей Инструкции.

4.3.7. Подписанные и оформленные исходящие документы на бумажных носителях представляются исполнителем на перерегистрацию одновременно с направлением на перерегистрацию тех же документов, подготовленных и подписанных в электронном виде. При этом, исходящие документы, подписанные руководством Россельхознадзора, представляются на перерегистрацию в управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, а документы, подписанные руководством управления, - должностному лицу, ответственному за делопроизводство в управлении Службы.

4.3.8. Перерегистрация подписанных исходящих документов (присвоение исходящих номеров подписанным документам) осуществляется в СЭД Россельхознадзора в день подписания либо на следующий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации. В процессе перерегистрации подписанного документа (присвоения исходящего номера подписанному документу) проверяется правильность оформления его реквизитов, наличие адресата, листа согласования или виз, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе, документа-основания (если такой имеется), соответствие количества экземпляров документа списку рассылки, правильность оформления электронной карточки проекта документа, наличие прикрепленных к ней электронных файлов документа и связки с документом-основанием (если такой имеется). Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

При перерегистрации создается новая регистрационная карточка (далее - РК).

Во время перерегистрации исходящему документу автоматически присваиваются новые регистрационные данные (исходящий номер и дата документа). Полученные во время перерегистрации новые регистрационные данные переносятся на документ, исполненный на бумажном носителе.

Регистрационные номера исходящих документов, подписанных руководством Россельхознадзора, состоят:

у документов общей корреспонденции - из делопроизводственного обозначения (индекса) Россельхознадзора, дефиса, делопроизводственного обозначения (индекса) руководителя или заместителя руководителя Россельхознадзора, подписавшего документ, дефиса, делопроизводственного обозначения (индекса) управления, подготовившего документ, косой черты и порядкового номера по журналу регистрации исходящих документов общей корреспонденции;

у документов правительственной корреспонденции - из заглавной буквы "П", обозначающей принадлежность документа к правительственной корреспонденции, дефиса, делопроизводственного обозначения (индекса) Россельхознадзора, дефиса, делопроизводственного обозначения (индекса) руководителя или заместителя руководителя Россельхознадзора, подписавшего документ, дефиса, делопроизводственного обозначения (индекса) управления, подготовившего документ, косой черты и порядкового номера по журналу регистрации исходящих документов правительственной корреспонденции;

у ответов на обращения граждан - из делопроизводственного обозначения (индекса) управления, подготовившего ответ, дефиса, регистрационного номера обращения гражданина, дефиса и порядкового номера по журналу регистрации ответов на обращения граждан;

К регистрационным номерам документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка "ДСП".

К регистрационным номерам исходящих телефонограмм и факсограмм добавляется строчная буква "т".

Примеры регистрационных номеров исходящих документов:

для документов общей корреспонденции - N ФС-ЕН-7/987;

для документов правительственной корреспонденции - N П-ФС-НВ-2/125;

для ответов на обращения граждан - N 5-ФС-М/574-702, где ФС-М/574 - регистрационный номер обращения гражданина;

для документов, имеющих отметку "Для служебного пользования", - N ФС-СД-6/25ДСП или N П-ФС-НВ-2/26ДСП, где 25 и 26 - порядковые номера по реестрам исходящих документам, имеющим пометку "Для служебного пользования";

для телефонограмм и факсограмм - N ФС-СА-3/57т.

Условные делопроизводственные обозначения (индексы) Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору утверждаются приказами Россельхознадзора по основной деятельности.

4.3.9. Документы, подготовленные на бумажных носителях и подписанные руководством Россельхознадзора или начальниками управлений, после их перерегистрации (присвоения им исходящих номеров) сканируются и их электронные копии прикрепляются к РК. Сканированию подлежат все листы документа, включая приложения.

Не подлежат сканированию документы, содержащие конфиденциальную информацию, в том числе имеющие пометку "Для служебного пользования" и содержащие персональные данные граждан.

Сведения о зарегистрированных документах хранятся в базе данных СЭД Россельхознадзора.

4.3.10. Подлинники исходящих документов отправляются адресатам, а их копии или визовые экземпляры направляются в соответствующие дела управлений Россельхознадзора, предусмотренные номенклатурой дел Службы. Информация об отправке документа адресату (адресатам) и направлении его копии или визового экземпляра в дело вносится в РК.

Копии (визовые экземпляры) исходящих документов, подготовленных во исполнение входящих документов, подшиваются вместе с ними в одно дело.

4.3.11. Решение о способе доставки исходящего документа адресатам принимает исполнитель. При этом им может быть принято решение вместе с подлинником исходящего документа на бумажном носителе отправить и его электронную копию по системе МЭДО или иным каналам электросвязи. В случае, если это касается документа, содержащего конфиденциальную информацию, то исполнитель обязать учитывать установленные требования к пересылке подобных документов и не допускать их отправку по открытым каналам связи.

4.3.12. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Решение о доставке документа фельдъегерской связью или нарочным принимает руководство управления, являющегося его исполнителем. При этом доставка документа фельдъегерской связью осуществляется по согласованию с управлением, отвечающим за обеспечение деятельности Россельхознадзора.

Разница между датой документа и днем его отправки не должна превышать одного дня. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Исходящие документы принимаются экспедицией на отправку в открытом виде.

Документы, подготовленные к отправке, передаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или со списком рассылки.

В экспедиции проверяется наличие полного адреса и его точность, наличие приложений, а также наличие регистрационного номера, подлинной подписи и других необходимых элементов оформления. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

4.4. Подготовка, регистрация и направление внутренних документов

4.4.1. Подготовка, регистрация и направление внутреннего документа адресату (адресатам) осуществляется с помощью СЭД Россельхознадзора и состоит из следующих этапов:

подготовка проекта документа в электронном виде;

создание и оформление электронной карточки проекта документа в СЭД Россельхознадзора;

прикрепление файла проекта документа к электронной карточке проекта документа, за исключением файлов проектов документов, содержащих конфиденциальную информацию;

определение состава должностных лиц, с которыми необходимо согласовать проект документа, и направление его по СЭД Россельхознадзора им на согласование;

направление по СЭД Россельхознадзора согласованного проекта документа на подпись должностному лицу, подписывающему документ;

направление по СЭД Россельхознадзора подписанного документа соответствующему должностному лицу на перерегистрацию и для отправки адресату (адресатам).

Проекты нормативных правовых актов Россельхознадзора распечатываются и представляются должностным лицам на подпись на бумажных носителях. Проекты приказов распечатываются на бланках установленного образца (приложение N 1). После подписания приказ и его электронная копия передаются на перерегистрацию в управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре.

4.4.2. Должностное лицо, ответственное за перерегистрацию внутреннего документа, перерегистрирует его в СЭД Россельхознадзора и направляет его по назначению, после чего отправляет по СЭД исполнителю электронную копию зарегистрированного документа на ознакомление. Отчет о завершении перерегистрации внутреннего документа в СЭД формируется и направляется исполнителю автоматически.

4.4.3. Рассылка электронной копии подписанного документа осуществляется по СЭД Россельхознадзора в соответствии со списком рассылки, подготовленным исполнителем.

4.4.4. Полученная адресатом электронная копия документа не подлежит перерегистрации в СЭД Россельхознадзора.

При необходимости на полученный внутренний документ готовится ответ, подготовка которого, его регистрация и направление адресату осуществляется аналогичным образом, описанным выше.

4.4.5. Переписка между управлениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном (рабочем) порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

4.5. Порядок приема, регистрации, исполнения и учета документов, поступивших от иностранных корреспондентов

4.5.1. Россельхознадзор по вопросам, входящим в его компетенцию, ведет переписку с органами государственной власти, дипломатическими представительствами, консульскими учреждениями, фирмами, компаниями, предприятиями и иными структурами и гражданами иностранных государств, а также с международными организациями.

4.5.2. Переписка с органами государственной власти, фирмами, компаниями, предприятиями и иными структурами иностранных государств ведется через их дипломатические представительства и консульские учреждения, находящиеся в России. Переписка с международными организациями ведется через их представительства в России и Министерство иностранных дел Российской Федерации.

4.5.3. Прием, регистрация и исполнение поступивших от органов государственной власти, фирм, компаний, предприятий и иных структур иностранных государств и международных организаций документов осуществляется в порядке, указанном в подразделе 4.2. настоящей Инструкции. При этом, если документы, поступившие на имя руководителя Россельхознадзора или в адрес Службы, составлены на иностранном языке, то их регистрация и исполнение производится после их перевода на русский язык. Задача по переводу иностранной корреспонденции на русский язык возложена на Отдел внешних связей, протокола.

Регистрация документов, поступивших от иностранных корреспондентов, производится в СЭД Россельхознадзора в разделе "Входящие письма".

4.5.4. Обращение граждан иностранных государств, поступающие по электронной почте или через электронную приемную, находящуюся на официальном сайте Россельхознадзора, регистрируются и рассматриваются в том случае, если они составлены на русском языке.

Регистрация обращений граждан иностранных государств производится в СЭД Россельхознадзора в разделе "Обращения граждан".

Ответы на обращения граждан иностранных государств направляются через их дипломатические представительства и консульские учреждения или на указанный ими электронный адрес.

4.5.5. Документы после их исполнения и копии ответов направляются в соответствующие дела, предусмотренные номенклатурой дел Службы.

4.6. Учет и анализ объемов документооборота

4.6.1. Учет документооборота в Службе ведется с помощью СЭД Россельхознадзора.

4.6.2. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Россельхознадзор и создаваемых им, ведется в целях совершенствования организации работы с документами и рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений, а также для расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

4.6.3. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются управлением, ответственным за делопроизводство в Россельхознадзоре, и представляются руководству Службы в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

4.6.4. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа).

Экземпляры документа, получаемые в результате копирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

4.6.5. Учет копируемых документов ведется отдельно для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала, выполняющего обязанности по копированию документов и определения его численности.

4.6.6. Входящие, исходящие и внутренние документы учитываются отдельно. При этом сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

4.7. Работа исполнителей с документами

4.7.1. Порядок работы с документами в Службе установлен Регламентом Россельхознадзора, настоящей Инструкцией и Регламентом организации электронного документооборота в центральном аппарате Россельхознадзора.

4.7.2. Работа исполнителей с документами начинается с момента их получения и ознакомления. За своевременное доведение до исполнителей документов, рассмотренных руководством Россельхознадзора отвечают начальники управлений, а документов, рассмотренных начальниками управлений - начальники отделов.

Документы, рассмотренные руководством Россельхознадзора, передаются в управления, отвечающие за их исполнение, в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения или на следующий день, но не позднее суток после их рассмотрения).

4.7.3. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

сбор и обработка необходимой информации;

подготовка проекта документа;

регистрация проекта документа в СЭД;

оформление электронной карточки проекта документа (далее - КП);

прикрепление к КП файла документа, подготовленного в электронном виде и создание при необходимости связки с документом или с документами, находящимися в СЭД Россельхознадзора;

согласование проекта документа;

доработка проекта документа с учетом рекомендаций, замечаний и предложений;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству Россельхознадзора или руководству управления;

составления списка рассылки, если документ направляется более чем в четыре адреса;

определение способа доставки документа;

направление подписанного документа на перерегистрацию;

оформление и отправка документа адресату (адресатам); проставление отметки об исполнении документа и направлении его в дело (касается документов, исполненных на бумажных носителях).

V. Информационно-поисковая система по документам

5.1. Создание информационно-поисковой системы и предъявляемые к ней требования

5.1.1. Информационно-поисковая система создается в СЭД Россельхознадзора в целях учета, поиска и использования необходимых документов, образовавшихся в процессе деятельности Службы.

5.1.2. К информационно-поисковой системе предъявляются следующие требования:

полное и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов;

обеспечение оперативного доступа к информации и документам;

максимальное сокращение обращения непосредственно к документам, созданным на бумажных носителях;

обеспечение рациональной организации документооборота.

5.2. Организация информационно-поисковой системы

5.2.1. В целях организации эффективного функционирования в информационно-поисковую систему должны быть включены данные из Перечня обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (приложение к Правилам делопроизводства федеральных органов исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477), а именно:

адресант (автор);

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

дата поступления документа;

регистрационный номер входящего документа;

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

индекс дела по номенклатуре дел;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);

отметка о контроле;

гриф ограничения доступа;

сведения об электронной подписи;

проверка электронной подписи;

управление - ответственный исполнитель документа;

файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

Кроме вышеперечисленных обязательных сведений о документах информационно-поисковая система может содержать такие данные, как:

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

способ доставки документа (МЭДО, почтой, факсом и т.д.) и др.;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

5.2.2. Эффективность работы информационно-поисковой системы достигается также путем разработки и включения в нее классификационных справочников, таких как:

классификатор вопросов деятельности Россельхознадзора;

классификатор видов документов;

классификатор корреспондентов;

классификатор указаний;

классификатор исполнителей;

классификатор результатов исполнения документов;

номенклатура дел и др.

VI. Порядок и сроки исполнения поручений, контроль за их исполнением

6.1. Порядок и сроки исполнения поручений, а также контроль за их исполнением в Россельхознадзоре определяются:

Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30.

Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452.

Регламентом Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, утвержденным приказом Россельхознадзора от 10 октября 2008 г. N 357 (зарегистрирован Минюстом России 10 ноября 2008 г., регистрационный N 12603);

настоящей Инструкцией по делопроизводству.

6.2. Контролю за исполнением подлежат:

а) поручения Президента Российской Федерации;

б) поручения Председателя Правительства Российской Федерации;

в) поручения заместителей Председателя Правительства Российской Федерации;

г) поручения, содержащиеся в нормативных правовых актах Президента Российской Федерации;

д) поручения, содержащиеся в нормативных правовых актах Правительства Российской Федерации (далее - Правительство);

е) поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства;

ж) поручения, содержащиеся в протоколах заседаний координационных и совещательных органов Правительства, возглавляемых Председателем Правительства или заместителями Председателя Правительства;

з) поручения, содержащиеся в протоколах совещаний, проведенных Председателем Правительства или заместителями Председателя Правительства;

и) поручения министра и заместителей министра сельского хозяйства Российской Федерации;

к) поручения, содержащиеся в нормативных правовых актах Министерства сельского хозяйства Российской Федерации;

л) поручения, содержащиеся в протоколах заседаний коллегии Министерства сельского хозяйства Российской Федерации;

м) поручения, содержащиеся в протоколах заседаний координационных и совещательных органов Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, возглавляемых министром или заместителями министра сельского хозяйства Российской Федерации;

н) поручения, содержащиеся в протоколах совещаний, проведенных министром или заместителями министра сельского хозяйства Российской Федерации;

о) поручения руководителя Россельхознадзора;

п) поручения заместителей руководителя Россельхознадзора;

р) поручения, содержащиеся в нормативных правовых актах Россельхознадзора;

с) поручения, содержащиеся в протоколах заседаний коллегии Россельхознадзора;

т) поручения, содержащиеся в протоколах совещаний, проведенных руководителем или заместителями руководителя Россельхознадзора.

В управлениях Россельхознадзора, кроме того, контролю за исполнением подлежат поручения начальников управлений.

6.3. Контроль за исполнением поручений включает:

постановку поручения на контроль;

проверку своевременности доведения поручения до исполнителя и соисполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения поручения;

снятие поручения с контроля;

учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений.

6.4. Функции по контролю за исполнением поручений осуществляют работники управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре, заместители начальников управлений Службы ответственные за делопроизводство в управлениях Россельхознадзора.

Указанные должностные лица, выполняя функции по контролю за исполнением поручений, обязаны:

отслеживать и фиксировать фактическое исполнение поручений;

обобщать собранные данные о ходе исполнения поручений и доводить их до руководства Россельхознадзора и начальников управлений Службы;

предлагать способы ускорения выполнения поручений и повышения исполнительской дисциплины.

6.5. Срок исполнения поручений устанавливается должностным лицом, дающим соответствующее поручение. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.

В случае, если имеется указание "весьма срочно" поручение подлежит исполнению в течение суток, а с указанием "срочно" или "незамедлительно" - в 3-дневный срок с даты его подписания. Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения, если в поручении специально не установлен иной срок.

В случае доработки Россельхознадзором рассмотренных на заседании Правительства проектов актов такая доработка осуществляется в срок до 10 дней, если в поручении специально не установлен иной срок.

В других случаях, если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до 30 дней с даты его подписания.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

6.6. При поступлении в Службу поручений, указанных в пунктах "а" - "н" подраздела 6.2., эти поручения незамедлительно докладываются управлением, ответственным за делопроизводство в Россельхознадзоре, руководителю Службы (заместителю руководителя Службы), который дает указания относительно их исполнения.

Руководитель Россельхознадзора или заместитель руководителя Россельхознадзора при необходимости дает дополнительные указания относительно сроков исполнения поручений.

6.7. Поручения доводятся до начальников управлений Россельхознадзора, как правило, в день их поступления в Службу, а срочные и оперативные - незамедлительно.

6.8. Поступившие в управления Россельхознадзора поручения рассматриваются начальниками этих управлений в следующем порядке:

поручения, поступившие до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются в этот же день;

поручения, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются до 10 часов следующего рабочего дня;

поручения, содержащие указание "весьма срочно", "срочно", "незамедлительно" и "оперативно", рассматриваются начальниками управлений Службы в течение часа с момента их получения.

6.9. Начальники управлений Службы, на которых возлагается исполнение поручений, несут персональную ответственность за качество и своевременность их выполнения.

6.10. В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно (кроме срочных и оперативных поручений и указанных в пунктах "а" - "н" подраздела 6.2.), начальники управлений в течение 10 дней с даты подписания поручения направляют руководителю Россельхознадзора или заместителю руководителя Россельхознадзора (в зависимости от того, кто дал поручение) докладную записку с обоснованием необходимости продления срока его исполнения до конкретной даты (докладная записка, направляемая руководителю Россельхознадзора должна быть согласована курирующим управление заместителем руководителя Службы).

Об изменении срока исполнения поручения управление, ответственное за его исполнение, в тот же день, когда было получено на то согласие, должно поставить в известность управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, предоставив подтверждающий документ. После получения подтверждения о переносе срока исполнения поручения управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, вносит необходимые изменения в учетные данные, включая СЭД Службы.

6.11. Управление Россельхознадзора, указанное в поручении первым или обозначенное словом "созыв" ("свод", "ответственный"), является головным исполнителем поручения. Начальник управления, являющего головным исполнителем, организует работу по выполнению поручения и несет ответственность за его исполнение.

Управления, являющиеся соисполнителями поручения, представляют в первой половине установленного срока головному исполнителю предложения по исполнению поручения в форме служебных записок, подписанных начальниками этих управлений.

При отсутствии у соисполнителя предложений по указанным в документе вопросам информация об этом доводится до головного исполнителя, о чем делается соответствующая запись в СЭД Россельхознадзора.

Головной исполнитель готовит проект исходящего документа (проект ответа) с учетом предложений всех соисполнителей. До представления на подпись руководству Россельхознадзора проект исходящего документа (проект ответа) подлежит согласованию с соисполнителями.

При наличии неурегулированных разногласий по проекту исходящего документа (проекта ответа) головной исполнитель представляет докладную записку руководству Россельхознадзора с перечислением неурегулированных разногласий.

6.12. Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании письменной резолюции руководителя Россельхознадзора или заместителю руководителя Россельхознадзора (в зависимости от того, кто дал поручение).

6.13. Для изменения головного исполнителя или состава исполнителей начальник заинтересованного управления в течение 3-х рабочих дней (а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно) представляет руководству Россельхознадзора письменное предложение с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя или соисполнителей.

6.14. В случае если поручение выходит за пределы компетенции Россельхознадзора, начальники управлений Службы обеспечивают его исполнение в пределах своей компетенции и по согласованию с заместителем руководителя Службы (в соответствии с распределением обязанностей) представляют руководителю Россельхознадзора предложения о привлечении соисполнителей.

В случае если поручение не входит в компетенцию Россельхознадзора, начальники управлений Службы по согласованию с заместителем руководителя Службы (в соответствии с распределением обязанностей) представляют руководителю Россельхознадзора доклад с предложением о назначении другого исполнителя поручения.

Указанные предложения представляются руководителю Россельхознадзора в течение 3 дней с даты подписания поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

6.15. Информация об изменении головного исполнителя, состава исполнителей или назначении другого исполнителя представляется в управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, управлением, назначенным первоначально исполнителем (головным исполнителем) поручения вместе с подтверждающими документами.

6.16. Передача контрольных документов, зарегистрированных в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре, для исполнения из одного управления в другое осуществляется только через управление, ответственное за делопроизводство в Службе.

6.17. Назначение другого исполнителя, изменение головного исполнителя и соисполнителей, а также передача контрольных документов, зарегистрированных в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре, отмечается (учитывается) в СЭД Службы гражданскими служащими данного управления.

6.18. В случае если поручение не выполнено в установленный срок, оно признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем (головным исполнителем) поручения.

Начальник управления, являющегося исполнителем или головным исполнителем неисполненного поручения, в течение 2 дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет руководителю Россельхознадзора завизированное соответствующим заместителем руководителя Службы объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.

6.19. Поручение считается неисполненным до тех пор, пока оно не снято с контроля. Снятие с контроля поручений осуществляется путем представления исполнителем в управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре (должностному лицу, ответственному за делопроизводство в управлении), подлинника самого поручения (документа, по которому дано поручение) и копии документа (копий документов), которым (которыми) подтверждается исполнение данного поручения. При этом в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре, на подлиннике поручения (документа, по которому дано поручение) ставится отметка о снятии поручения с контроля.

В случае неисполнения поручения в установленный срок управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре (должностное лицо, ответственное за делопроизводство в управлении), докладывает об этом руководству Службы (управления) с указанием причин его невыполнения, конкретных виновников и вносит соответствующие предложения о наказании виновных.

6.20. Начальники управлений Россельхознадзора обязаны еженедельно проводить совещания по исполнительской дисциплине и принимать соответствующие меры по ее повышению.

Управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, уполномочено анализировать состояние исполнительской дисциплины в управлениях Россельхознадзора и еженедельно направлять руководству управлений справки о текущем состоянии исполнительской дисциплины.

Заместители руководителя Россельхознадзора должны регулярно контролировать состояние исполнительной дисциплины в курируемых управлениях Службы.

Заместитель руководителя Россельхознадзора, отвечающий за исполнительскую дисциплину в Россельхознадзоре, еженедельно на совещании с участием руководства управлений подводит итоги состояния исполнительской дисциплины в управлениях Службы.

6.21. Документы, которыми исполнены поручения, должны храниться вместе с поручениями или документами, по которым даны поручения, а также с бланками указаний по исполнению документа (резолюции) руководства Россельхознадзора и управлений. При этом на обороте последнего листа документа, которым исполнено поручение, исполнитель, кроме отметки об исполнении документа и направлении его в дело, перед своей подписью делает отметку о регистрационных данных документа, содержащего поручение или по которому дано поручение, например:

Исполнен вх. N_____ от ________ 2016 г.

А на обороте последнего листа документа, содержащего поручение или по которому дано поручение, исполнитель, кроме отметки об исполнении документа и направлении его в дело, делает отметку о регистрационных данных документа, которым исполнено поручение, например:

Исполнено исх. N_______ от_________ 2016 г.

В случае если запрашиваемая информация передана по телефону или по электронной почте, исполнитель на обороте последнего листа документа, содержащего поручение или по которому дано поручение, делает другую соответствующую отметку о его исполнении, например:

Запрашиваемая информация передана по телефону (по электронной почте) в Федеральное архивное агентство Е.В. Балашовой.

VII. Особенности работы с электронными документами

7.1. Электронные документы центрального аппарата Россельхознадзора создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД Службы.

Кроме электронных документов, создаваемых в центральном аппарате Россельхознадзора, в СЭД Службы включаются:

электронные копии документов, созданных в Россельхознадзоре;

электронные копии документов, поступивших в Россельхознадзор;

электронные документы и электронные копии документов, поступившие по СЭД Службы от территориальных управлений Россельхознадзора;

электронные документы и электронные копии документов, поступившие по системе межведомственного электронного документооборота от других органов государственной власти;

электронные документы и электронные копии документов, поступившие от юридических и физических лиц на электронный адрес и через электронную приемную, находящуюся на официальном сайте Россельхознадзора.

7.2. Организация взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота (далее - система МЭДО) с СЭД Россельхознадзора осуществляется в соответствии с "Техническими требованиями к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти", утвержденными распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 1403-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 41, ст. 4818).

7.3. Состав электронных документов, создаваемых в Россельхознадзоре, устанавливается Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Россельхознадзора, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Россельхознадзора, утверждается руководителем Россельхознадзора по согласованию с Федеральным архивным агентством.

7.4. Электронные документы и электронные копии документов, создаваемых в центральном аппарате Россельхознадзора, включаются в СЭД Службы исполнителями.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации". Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю на доработку.

Электронный документ в СЭД Россельхознадзора может быть создан как исходящий документ и как внутренний документ.

7.5. Создание исходящего или внутреннего электронного документа в СЭД Россельхознадзора начинается с оформления КП и прикрепления к ней файла проекта документа. Проект файла документа создается исполнителем с помощью программ пакета MS Office (Word, Excel, PowerPoint и т.д.). При направлении электронного документа более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки. Список рассылки оформляется отдельным файлом и прикрепляется к карточке проекта документа.

7.6. Созданные проекты исходящих и внутренних электронных документов направляются исполнителем посредством СЭД Россельхознадзора на согласование должностным лицам Службы. Внутреннее согласование проектов исходящих и внутренних электронных документов в СЭД оформляются электронной визой на электронном листе согласования. При согласовании указанных документов в СЭД Россельхознадзора используются встроенные в СЭД Россельхознадзора средства, позволяющие однозначно идентифицировать должностное лицо, завизировавшее документ.

7.7. Проекты исходящих и внутренних электронных документов визируются (согласовываются) должностными лицами по вопросам, относящимся к их компетенции.

В целях сокращения сроков визирования документа рекомендуется проводить одновременное параллельное согласование проекта документа, т.е. одновременная рассылка сообщения на согласование.

7.8. Обязательными участниками согласования проектов исходящих электронных документов являются:

должностные лица управлений Службы, отвечающих за подготовку исходящего документа;

должностные лица управлений Службы, являющихся соисполнителями исходящего документа;

заместитель руководителя Россельхознадзора (в соответствии с распределением обязанностей);

должностное лицо, исполняющее функции корректора.

Проекты исходящих документов, требующие правовой экспертизы, визируются также должностным лицом управления, ответственного за правовое обеспечение Россельхознадзора.

Общий срок согласования и подписания проекта ответного документа составляет не менее второй половины срока исполнения документа. Ответные документы, срок исполнения которых составляет менее 10 дней, должны согласовываться в суточный срок. При этом устанавливаются следующие сроки согласования каждым участником:

обычные документы - не более 2 дней;

срочные документы и документы с указанием "незамедлительно" - не более 5 часов;

документы с указанием "весьма срочно" - не более 2 часов.

7.9. Обязательными участниками согласования проектов нормативных правовых актов, созданных в электронном виде, являются:

должностные лица управлений Россельхознадзора, внесших проект на рассмотрение;

должностные лица управлений Россельхознадзора, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

заместитель руководителя Россельхознадзора (в соответствии с распределением обязанностей);

должностное лицо, выполняющее в Россельхознадзоре функции корректора;

должностное лицо управления, ответственного за правовое обеспечение Россельхознадзора.

Кроме перечисленных лиц проекты приказов Россельхознадзора, созданные в электронном виде, в обязательном порядке согласуют должностные лица управления, ответственного за делопроизводство в Службе, на которых возложены обязанности проверки правильности их оформления.

7.10. Срок согласования каждым участником проекта нормативного правового акта, созданного в электронном виде, не должен превышать 2 рабочих дней.

7.11. Правовая экспертиза и согласование проектов документов, созданных в электронном виде, проводится в срок не более 5 дней, а документов, требующих детальной правовой проработки (определяется должностным лицом управления, ответственного за правовое обеспечение Россельхознадзора или лицом, курирующим это управление) - в течение 10 дней. По проектам документов с ограниченным сроком исполнения (1-3 дня) правовая экспертиза проводится в течение 1 дня. Течение срока проведения правовой экспертизы начинается (кроме документов с ограниченным сроком исполнения):

в день поступления проекта документа в управление, ответственное за правовое обеспечение Россельхознадзора, в случае, если проект документа поступил до 16 часов;

на следующий рабочий день, если проект документа поступил в управление, ответственное за правовое обеспечение Россельхознадзора, после 16 часов накануне.

7.12. При наличии замечаний (возражений, особых мнений, дополнений) у должностных лиц, визирующих проект документа, созданного в электронном виде, проект в обязательном порядке визируется ими с отражением их в электронном листе согласования. В этом случае участник согласования может проставить отрицательную электронную визу "Отказать" или положительную электронную визу "Согласовать" с учетом указанных замечаний (дополнений). Отказ в визировании проекта документа в СЭД Россельхознадзора не допускается.

Замечания (возражения, особые мнения, дополнения), имеющие большой объем текста оформляются отдельным файлом, прикрепляемым к электронной карточке проекта документа.

7.13. Замечания должностного лица управления, ответственного за правовое обеспечение Россельхознадзора, оформляются с обязательной ссылкой на законодательный или иной нормативный правовой акт.

7.14. При наличии незначительных ошибок и неточностей в проекте документа (грамматические ошибки, смена должностного лица, подписывающего документ), не меняющих его существа, проект исправляется путем создания его новой версии и визируется положительной электронной визой, с соответствующим пояснением в листе согласования.

7.15. В СЭД Россельхознадзора фиксируются и сохраняются все версии проекта документа таким образом, чтобы можно было однозначно идентифицировать автора каждой версии.

Должностным лицам в ходе редактирования проекта документа целесообразно использовать другой шрифт для того, чтобы исполнитель сразу мог видеть внесенные ими изменения.

7.16. В случае согласия с полученными замечаниями (дополнениями), отраженными в листе согласования или на отдельном файле, исполнитель должен внести изменения в файл согласуемого документа, и прикрепить его к КП документа. В случае внесения в процессе согласования в проект документа изменений по существу, проект подлежит повторному визированию.

7.17. В случае если при подготовке исходящего или внутреннего документа будут иметь место неурегулированные разногласия, то они обязательно докладываются должностному лицу, подписывающему документ.

7.18. При наличии разногласий по проекту нормативного правового акта руководство управления, ответственного за его подготовку, должно организовать их обсуждение с привлечением всех заинтересованных сторон с целью поиска взаимоприемлемого решения.

В случае если после обсуждения взаимоприемлемого решения не найдено, то проект нормативного правового акта вместе с листом согласования и документами, содержащими замечания (возражения, особые мнения, дополнения), направляется руководству Россельхознадзора для принятия решения.

7.19. В случае несоответствия действующему законодательству подготовленных проектов исходящих документов и нормативных правовых актов должностное лицо управления, ответственного за правовое обеспечение Россельхознадзора, ставит в листе согласования отрицательную электронную визу "Отказать" и дает соответствующее правовое заключение.

7.20. После завершения процедуры согласования проект документа, созданного в электронном виде, представляется исполнителем на подпись руководству Россельхознадзора или начальнику управления вместе с листом согласования и списком рассылки (если он имеется) в электронном или распечатанном виде.

В электронном виде на подпись представляются только те документы, которые предусмотрены Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Россельхознадзора.

7.21. В случае если у должностного лица, подписывающего документ, имеются по нему замечания, то он может быть возвращен исполнителю на доработку. Исполнитель, к которому вернулся на доработку документ, вносит в него изменения согласно полученным замечаниям и прикрепляет в СЭД к КП файл нового проекта. После этого исполнитель заново направляет исправленный проект документа на подпись в электронном или распечатанном виде.

7.22. Исходящие электронные документы, направляемые в другие органы государственной власти и территориальные управления Россельхознадзора, подписываются в СЭД электронными подписями (далее - ЭП) должностных лиц, использование которых предусмотрено Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

7.23. При подписании внутренних электронных документов в СЭД используются:

квалифицированная электронная подпись;

встроенные в СЭД средства, позволяющие однозначно идентифицировать должностное лицо, завизировавшее документ.

7.24. Все подписанные исходящие электронные документы и внутренние электронные документы на имя руководителя Россельхознадзора или его заместителей направляются по СЭД в управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, для перерегистрации и отправки адресатам.

Внутренние электронные документы, подписанные начальниками управлений и адресованные в другие управления Россельхознадзора, перерегистрируются в СЭД Службы и направляются адресатам должностными лицами, ответственными в управлениях за делопроизводство (выполняющими в управлениях обязанности секретаря).

7.25. Исполнитель, подготовивший документ во исполнение другого документа, до направления его на перерегистрацию должен в обязательном порядке выполнить их связку в СЭД.

7.26. Управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, при получении на перерегистрацию и отправку электронных документов (электронных копий документов), подписанных ЭП, в первую очередь осуществляет проверку её подлинности. Электронные копии документов, создаваемые в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре, заверяются ЭП должностными лицами этого управления.

7.27. Перерегистрация исходящих и внутренних электронных документов осуществляется в соответствующих электронных журналах, ведущихся в СЭД Россельхознадзора.

Перерегистрация в СЭД исходящего или внутреннего электронного документа осуществляется на основе КП.

7.28. Отправку электронных документов по системе МЭДО осуществляют должностные лица управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре.

7.29. При отправке электронных документов вместе с ними направляются и их регистрационные данные.

7.30. Электронные документы и электронные копии документов, поступившие по СЭД Службы от территориальных управлений Россельхознадзора, автоматически помещаются в электронный журнал "Документы ТУ", а электронные документы и электронные копии документов, поступившие по системе МЭДО - в электронный журнал "Документы МЭДО". Работа с ними начинается с перерегистрации их в соответствующих электронных журналах входящих документов, находящихся в СЭД Россельхознадзора. Документы, предназначенные для рассмотрения руководством Россельхознадзора, перерегистрируются должностными лицами управления, ответственного за делопроизводство в Службе, а предназначенные для рассмотрения начальниками управлений - должностными лицами управлений, выполняющими в них обязанности секретаря.

Во время перерегистрации указанных документов в соответствующих электронных журналах СЭД Россельхознадзора автоматически создает сообщения (отчеты) о выполнении данного действия и передает их отправителям.

7.31. Электронные документы и электронные копии документов, поступившие от юридических и физических лиц на электронный адрес и через электронную приемную, находящуюся на официальном сайте Россельхознадзора, сначала распечатываются, и в бумажном виде рассматриваются в управлении, ответственном за делопроизводство в Службе, после чего регистрируются с проставлением на них необходимых отметок (штампов), сканируются и включаются в СЭД Россельхознадзора.

7.32. Входящие (поступившие) документы на бумажном носителе и их электронные копии регистрируются под одинаковыми номерами, и на них проставляется одна дата регистрации.

7.33. При перерегистрации (регистрации) входящего (поступившего) документа в СЭД Россельхознадзора создается РК, в которой при необходимости составляется проект резолюции и ставится отметка о контроле исполнения.

7.34. В случае, если входящий (поступивший) документ является ответом на исходящий документ Россельхознадзора, то он, после доклада руководству Россельхознадзора или начальнику управления Службы, передается исполнителю. Исполнитель после получения данного документа и ознакомления с ним должен выполнить в СЭД Россельхознадзора его связку с исходящим документом.

7.35. Все входящие документы направляются на рассмотрение в день их поступления, а требующие срочного исполнения - незамедлительно.

7.36. При передаче входящих (поступивших) документов в электронном виде на рассмотрение руководства Россельхознадзора, направлении их в управления Службы и исполнителям вместе с документами передаются и их регистрационные данные.

7.37. Общий контроль исполнения входящих (поступивших) документов, по которым даны поручения, осуществляют должностные лица управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре, а внутренний контроль - должностные лица управлений Службы, ответственных за их исполнение.

7.38. Сроки исполнения входящих (поступивших) электронных документов, по которым даны поручения, аналогичны срокам исполнения поручений по входящим документам на бумажном носителе.

7.39. Факт исполнения поручения по входящему (поступившему) документу фиксируется в РК путем создания исполнителем отчета об исполнении.

7.40. Снятие поручений по входящим (поступившим) документам с внутреннего контроля осуществляют уполномоченные должностные лица управлений Службы, ответственных за их исполнение.

7.41. Снятие поручений по входящим (поступившим) документам с общего контроля осуществляют должностные лица управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре.

7.42. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Россельхознадзора.

7.43. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, формируемых из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел в заголовке дела или в графе "Примечание" указывается, что дело ведется в электронном виде.

7.44. Электронные документы после их исполнения и отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах Россельхознадзора в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

7.45. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем Россельхознадзора.

VIII. Документальный фонд Россельхознадзора

8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Россельхознадзоре, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Россельхознадзора, который составляют документы, созданные в Россельхознадзоре и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, а также для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Россельхознадзоре, положениями об управлениях, отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Россельхознадзора, их виды, состав и содержание.

8.1.3. В Россельхознадзоре составляются номенклатуры дел управлений (приложение N 17) и номенклатура дел Россельхознадзора (приложение N 18).

8.1.4. Номенклатура дел управления составляется (не позднее 15 ноября текущего года) должностным лицом, ответственным в управлении за ведение делопроизводства, согласовывается с должностным лицом, ответственным за архив Россельхознадзора, подписывается начальником управления и представляется в управление, ответственное за делопроизводство в Службе. Процедура согласования и подписания номенклатуры дел управления может проводиться с помощью СЭД Россельхознадзора.

8.1.5. Вновь созданное управление обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел управления и представить ее в управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре.

8.1.6. Номенклатура дел Россельхознадзора (далее - сводная номенклатура дел) составляется управлением, ответственным за делопроизводство в Службе, на основе номенклатур дел управлений.

8.1.7. Сводная номенклатура дел Россельхознадзора подписывается начальником управления, ответственного за делопроизводство в Службе, и утверждается после согласования с Центральной экспертной комиссией Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (далее - ЦЭК Россельхознадзора) руководителем Россельхознадзора не позднее конца текущего года.

8.1.8. Сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8.1.9. Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел до утверждения руководителем Россельхознадзора согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (далее - ЭПК ГА РФ), в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Россельхознадзора документы Архивного фонда Российской Федерации.

8.1.10. В случае коренного изменения функций и структуры Россельхознадзора сводная номенклатура дел подлежит заново согласованию с ЭПК ГА РФ независимо от срока предыдущего ее согласования.

8.1.11. После утверждения сводной номенклатуры дел управления Россельхознадзора получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

8.1.12. Сводная номенклатура дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры дел управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре. Один экземпляр сводной номенклатуры дел после согласования с ЭПК ГА РФ передается в Государственный архив Российской Федерации.

8.1.13. Сводная номенклатура дел состоит из разделов и подразделов. Первый раздел сводной номенклатуры дел называется "Руководство", в состав которого в виде подразделов входят приемные руководителя Россельхознадзора и его заместителей. Названиями других разделов сводной номенклатуры дел являются наименования управлений, а названиями входящих в их состав подразделов - наименования отделов.

В сводной номенклатуре дел разделы и подразделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Россельхознадзора.

8.1.14. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Россельхознадзора. Периодические издания в сводную номенклатуру дел не включаются.

8.1.15. Сводная номенклатура дел, как и номенклатура дел управления, содержит пять граф, которые заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в данную номенклатуру дел. Индекс дела, формируемого в отделе управления, состоит из установленного в Россельхознадзоре делопроизводственного обозначения (индекса) управления, порядкового номера входящего в его состав отдела, и порядкового номера дела, формируемого в отделе. Индекс дела, формируемого в приемной начальника управления, состоит из делопроизводственного обозначения (индекса) управления, нуля (делопроизводственного обозначения приемной) и порядкового номера дела, формируемого в приемной. Индекс дела, формируемого в приемной руководителя (заместителя руководителя) Россельхознадзора, состоит делопроизводственного обозначения (индекса) руководства Россельхознадзора, делопроизводственного обозначения (индекса) руководителя (заместителя руководителя) Россельхознадзора и порядкового номера дела, формируемого в приемной.

Все делопроизводственные обозначения (индексы) и порядковые номера дел отделяются друг от друга дефисами. Индексы дел в приемных руководства Россельхознадзора обозначаются арабскими цифрами и двумя прописными (заглавными) буквами. Первая буква - это начальная буква имени, а вторая буква - начальная буква фамилии руководителя или заместителя руководителя Россельхознадзора. Индексы дел, формируемых в приемных и отделах управлений Россельхознадзора, обозначаются только арабскими цифрами. Номера всех дел начинаются с порядкового номера "01".

Пример индекса дела, формируемого в приемной руководителя (заместителя руководителя) Россельхознадзора: 1-НВ-02, где 1 - делопроизводственное обозначение (индекс) руководства Россельхознадзора, НВ - делопроизводственное обозначение заместителя руководителя Россельхознадзора, а 02 - порядковый номер дела в приемной.

Пример индекса дела, формируемого в приемной начальника управления: 4-0-03, где 4 - делопроизводственное обозначение (индекс) управления, 0 - делопроизводственное обозначение (индекс) приемной начальника управления, а 03 - порядковый номер дела в приемной.

Пример индекса дела, формируемого в отделе управления: 4-2-04, где 4 - делопроизводственное обозначение (индекс) управления, 2 - порядковый номер отдела в управлении по штатному расписанию, а 04 - порядковый номер дела в отделе.

В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые порядковые номера дел для однородных дел в пределах разных управлений.

Для переходящих дел индекс дела по возможности сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, приказы, распоряжения, поручения Минсельхоза России и документы по их выполнению располагаются перед заголовками дел с поручениями и приказами руководителя Россельхознадзора. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление непринятых и не оговоренных сокращений и непринятых кратких наименований органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название управления (автор документа); название органа государственной власти (органа местного самоуправления, организации), которому (которой) будут адресованы или от которого (которой) будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", после которого в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы (информационные письма, акты, переписка, доклады и др.) по особо опасным болезням животных.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем Россельхознадзор ведет переписку и по какому вопросу.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка Россельхознадзора с федеральными органами исполнительной власти по вопросам обеспечения внешнего карантина растений.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка Россельхознадзора с Минсельхозом России по вопросам государственного сортового и семенного контроля сельскохозяйственных растений.

При обозначении в заголовках дел названий административно-территориальных единиц указывается их общее видовое название, а не конкретные названия, если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, например:

Переписка Россельхознадзора с органами управления ветеринарией субъектов Российской Федерации по вопросам инспекционной работы и аудита.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

План проверок территориальных управлений Россельхознадзора на 2016 год

или:

Отчет о деятельности Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору за 2015 год.

Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. После заполнения графы 3 управления в конце номенклатуры дел составляют итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в течение года (продолжение к приложению N 17). Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в течение года (далее - итоговая запись), подписывается начальником управления и представляется вместе с оформленной номенклатурой дел до 15 января следующего календарного года в управление, ответственное за делопроизводство. После представления итоговой записи вместе с оформленной номенклатурой дел в управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, в конце итоговой записи делается отметка о передаче итоговых сведений с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

В графе 4 указывается срок хранения дела и номер статьи по перечню.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2015 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения ведения дел и др.

8.1.16. Если в течение года в Россельхознадзоре возникают новые документированные участки работы и возникает необходимость заведения дополнительных дел, то они вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

8.1.17. По окончании календарного года в управлении, ответственном за делопроизводство в Службе, на основе сведений, полученных из других управлений, составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в течение года в Россельхознадзоре (продолжение приложения N 18). Итоговая запись составляется в конце сводной номенклатуры дел и подписывается начальником управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре. Сведения, содержащиеся в итоговой записи сводной номенклатуры дел, в обязательном порядке сообщаются в архив Россельхознадзора. После представления указанных сведений в архив Россельхознадзора в конце итоговой записи делается об этом отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

8.2. Формирование дел

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

8.2.2. Дела формируются во всех подразделениях Службы. Их формирование должно осуществляться в 10-дневный срок должностными лицами, назначенными в них ответственными за делопроизводство.

8.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляет управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре.

8.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии, факсограммы, телефонограммы на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см.

При наличии в деле нескольких томов номер (индекс) и заголовок дела проставляется (пишется) на каждом томе с добавлением "том N 1", "том N 2" и т.д.

8.2.5. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов или корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

8.2.6. Приказы Россельхознадзора группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

8.2.7. Уставы, положения, инструкции, утвержденные приказами Россельхознадзора, являются приложениями к ним и группируются вместе с приказами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

8.2.8. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам.

8.2.9. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

8.2.10. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

8.2.11. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

8.2.12. Лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельное дело и располагаются в нем в порядке алфавита по фамилиям.

8.2.13. Обращения граждан (предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках, злоупотреблениях и коррупции) и документы по их рассмотрению группируются отдельно от обращений граждан, носящих личный характер.

Обращения граждан (предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках, злоупотреблениях и коррупции) и документы по их рассмотрению группируются отдельно от обращений граждан, носящих личный характер.

8.2.14. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.3. Организация текущего хранения документов в управлениях Россельхознадзора

8.3.1. Дела со дня их заведения до передачи в архив Россельхознадзора или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в папки-регистраторы или другие папки, имеющие твердые обложки.

В каждом управлении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство в управлениях). Начальники управлений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

8.3.2. Дела документального фонда Россельхознадзора, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Россельхознадзора, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене начальника управления, при реорганизации и ликвидации Россельхознадзора или его управления.

Проверка наличия проводится путем сверки индексов и заголовков дел, находящихся в номенклатуре дел, с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

8.3.3. Выдача дел другим управлениям Россельхознадзора производится с разрешения начальника управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре. Выдача дел должностным лицам управлений Службы для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается управление Россельхознадзора, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование должностным лицам управлений Россельхознадзора на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Россельхознадзора или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в управлении Россельхознадзора, временно требуются какому-либо должностному лицу, то они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел с разрешения начальника управления или его заместителя. На их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Россельхознадзора с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

IX. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

9.1. Экспертиза ценности документов

9.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

9.1.2. Экспертиза ценности документов в Россельхознадзоре на стадии делопроизводства проводится:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче в архив Россельхознадзора.

9.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Россельхознадзоре создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее - ЭК) в управлениях, действующие на основании положений. Положение о ЦЭК утверждается приказом Россельхознадзора, а положение об ЭК - начальником управления. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с руководителем Росархива.

9.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в управлениях Россельхознадзора непосредственно должностными лицами, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях, совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством архива.

9.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Россельхознадзора;

отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

отбор дел с истекшими сроками хранения.

9.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Россельхознадзора путем полистного просмотра дел.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Россельхознадзора.

9.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение N 22), акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 23) и акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 24).

9.2. Оформление дел

9.2.1. Оформление дел проводится должностными лицами управлений, в ведении которых находились заведение и формирование дел, при методической помощи архива Россельхознадзора.

9.2.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробах);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела (приложение N 19);

составление внутренней описи документов дела (приложение N 20);

оформление обложки дела (приложение N 21).

9.2.3. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Указания по исполнению документа (визы) составленные на бланках, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

9.2.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и внутренней описи документов дела, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи документов дела и в листе-заверителе дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи документов дела и в листе-заверителе дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. После этого составляется новый лист-заверитель дела, а старый лист-заверитель дела зачеркивается, но сохраняется в деле. Изменения также вносятся во внутреннюю опись документов дела, или она составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

9.2.5. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела (приложение N 19), который располагается в конце дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе. В нем цифрами и прописью указывается сколько подшито и пронумеровано листов в данном деле с указанием первого номера и последнего, количество литерных и пропущенных номеров (при их наличии), количество листов внутренней описи, а также отмечаются особенности физического состояния (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.) и формирования дела (чертежи, фотографии, рисунки и др.)

Лист-заверитель дела подписывается лицом, его составившим. При этом указывается наименование должности данного лица, расшифровка его подписи и ставится дата составления им листа-заверителя дела.

Количество листов, указанных на обложке дела, должно соответствовать количеству листов, указанных в листе-заверителе дела.

9.2.6. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 20).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Кроме того, необходимость составления внутренней описи документов дела отдельных дел определяется рекомендациями архива Россельхознадзора и указаниями управления, ответственного за делопроизводство в Службе.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи документов и заверительная надпись дела.

Внутренняя опись документов дела подписывается лицом, ее составившим. При этом указывается наименование должности данного лица, расшифровка его подписи и ставится дата ее составления.

9.2.7. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение N 21). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование Службы (фондообразователя), наименование управления Россельхознадзора, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование Службы указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, Служба была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым ее наименованием пишется новое наименование;

наименование управления Россельхознадзора указывается в соответствии с утвержденной структурой Россельхознадзора;

делопроизводственный номер (индекс) дела:

проставляется цифровое и буквенное обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др. Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов, составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Россельхознадзора, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Россельхознадзора чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГА РФ (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального государственного архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального государственного архива и Россельхознадзора по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования Службы (фондообразователя) и управления Россельхознадзора, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства в управлении.

9.2.8. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 х 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

9.2.9. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-регистраторах или в других папках, имеющих твердые обложки, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать и лист-заверитель дела не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

9.3. Составление описей дел

9.3.1. Опись дела (приложение N 22) - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

9.3.2. Описи дел составляются ежегодно в каждом управлении под непосредственным методическим руководством архива Россельхознадзора. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел управлений несут начальники управлений.

9.3.3. Описи составляются отдельно на:

дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу.

По этим описям документы сдаются в архив Россельхознадзора. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.

9.3.4. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование управления, которое вело дела и закончило их делопроизводством. При этом дела каждого отдела, включенные в опись, составляют самостоятельную группу заголовков. В случаях, когда управление либо входящие в его состав отделы в течение периода, за который вносятся дела в опись, были переименованы (преобразованы), то под прежними наименованиями пишутся их новые наименования.

9.3.5. Описательная статья описи дел управления имеет следующие элементы:

номер по порядку (порядковый номер дела, тома, части по описи);

индекс дела;

заголовок дела;

крайние даты (крайние даты дела, тома, части);

срок хранения (для описей дел по личному составу и описей дел временного (свыше 10 лет) хранения);

количество листов (количество листов в деле, томе, части).

9.3.6. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел Россельхознадзора.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета документов дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела и ее правильность составления; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность составления листа-заверителя дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел Россельхознадзора, управлением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов, который подписывается начальником управления и передается вместе с описью дел управления в архив Россельхознадзора.

При наличии в управлении ЭК поиск необнаруженных дел организуется совместно с ЭК.

9.3.7. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям управлений устанавливается по согласованию с архивом Россельхознадзора;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим управлениям Россельхознадзора со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

9.3.8. Опись дел управления согласовывается с ЭК данного управления (при ее наличии), начальником управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре, и подписывается начальником управления, составившего опись.

9.3.9. Опись дел управления составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Россельхознадзора, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в управлении. При наличии в управлении ЭК опись составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи должен быть приложен в качестве основания к протоколу заседания ЭК, на котором она была рассмотрена и согласована.

9.3.10. На обложках дел, внесенных в опись управления, по согласованию с архивом Россельхознадзора, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел.

9.3.11. Описи дел управлений служат основой для составления сводных описей дел Россельхознадзора, подготовка которых возлагается на архив Россельхознадзора. По сводной описи дел постоянного хранения архив Россельхознадзора сдает дела на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

9.4. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

9.4.1. Уничтожение дел с истекшими сроками хранения и документов, не подлежащих хранению, проводится на основании акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденного руководителем Россельхознадзора (приложение N 24).

9.4.2. Отбор дел с истекшими сроками хранения в управлениях проводится ежегодно одновременно с составлением описей дел за этот же период.

По результатам этого отбора управления составляют акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

В акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включаются дела, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляются акты. Например, законченные в 2011 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в указанные акты, составленные не ранее 1 января 2015 года.

Акты в управлениях составляются по установленной форме (приложение N 23) и представляются на согласование в управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, вместе с согласованными и подписанными описями дел за этот же период.

9.4.3. Управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, на основе актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представленных другими управлениями Россельхознадзора, составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, за всю Службу (далее - сводный акт). При этом дела каждого управления, включенные в сводный акт, составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Составление сводного акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 24), производится после составления сводных описей дел постоянного хранения и сводных описей дел по личному составу за этот же период. После утверждения сводных описей дел постоянного хранения и согласования сводных описей дел по личному составу ЭПК ГА РФ сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на утверждение руководителю Россельхознадзора. Сводный акт, содержащий документы со сроками хранения 10 лет и более и отметкой "ЭПК", кроме того, до утверждения руководителем Россельхознадзора согласовывается с ЭПК ГА РФ.

9.4.4. После утверждения сводного акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, руководителем Россельхознадзора, управления передают вошедшие в акт дела в управление, отвечающее за обеспечение деятельности Россельхознадзора, для выполнения работ по их уничтожению.

9.4.5. Управление, отвечающее за обеспечение деятельности Россельхознадзора, передает вошедшие в сводный акт дела на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указывается дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в номенклатуре дел Россельхознадзора проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ...N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

X. Порядок передачи дел на хранение в архив Россельхознадзора

10.1. В архив Россельхознадзора передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу. Их передача производится только по утвержденным описям дел не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

10.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив Россельхознадзора не передаются. Они хранятся в управлениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке (см. подраздел 9.4).

10.3. Передача дел в архив Россельхознадзора осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с начальниками управлений.

10.4. Прием дел производится должностным лицом, работающим в архиве Россельхознадзора, в присутствии сотрудника управления, сдающего документы, с проставлением во всех экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи должностного лица, работающего в архиве Россельхознадзора, и лица, передавшего дела.

10.5. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив Россельхознадзора сотрудниками управлений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив. Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет управление, передающее документы.

10.6. При ликвидации или реорганизации какого-либо управления его руководство организует в период проведения ликвидационных или реорганизационных мероприятий работу по формированию и оформлению всех имеющихся на данный момент дел (независимо от сроков хранения) и передаче их на хранение в архив Россельхознадзора. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

_____________________________

¹ Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925; 2015, N 29, ст. 4473).

² "Нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение" (Постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 11 ноября 1996 г. N 781-II ГД "Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации").

³ Пункт (сокращенно - пт, п) - принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица измерения используется в текстовом редакторе Word для обозначения размеров шрифтов и интервалов.

⁴ Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. N 88 "Об утверждении разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (зарегистрировано Минюстом России 14 мая 2007 г., регистрационный N 9449).

⁵ Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. N 88 "Об утверждении разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (п. 12) (зарегистрировано Минюстом России 14 мая 2007 г., регистрационный N 9449).

------------------------------

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Федерального архивного агентства

А.Н. Артизов

3 июня 2016 г.

Приложения

Приложение N 1
(к п.п. 3.1.4., 3.8.2.2. и 4.4.1)

Приложение N 2
(к п.п. 3.1.4. и 3.8.4.6.)

Приложение N 3
(к п.п. 3.1.4., 3.8.2.14., 3.8.4.6. и 3.8.4.7.)

Приложение N 4
(к п.п. 3.1.4., 3.8.4.3. и 3.8.4.6.)

Приложение N 5
(к п.п. 3.1.4., 3.8.4.3. и 3.8.4.6.)

Приложение N 6
(к п.п. 3.1.4., 3.8.5.2. и 3.8.6.2)

Приложение N 7
(к п.п. 3.1.4. и 3.8.5.2.)

Приложение N 8
(к п.п. 3.1.4 и 3.2.27.)

Приложение N 9
(к п. 3.2.24.)

Перечень документов Россельхознадзора, на которые в обязательном порядке ставится большая гербовая печать

акты (приемки, списания, экспертизы и т.д.);

архивные справки, выписки и копии архивных документов;

трудовые книжки и вкладыши к ним;

листки нетрудоспособности;

гарантийные письма;

доверенности, выдаваемые и удостоверяемые руководителем Россельхознадзора;

договоры (соглашения, государственные контракты, служебные контракты) и приложения к ним, калькуляции к договорам и их копии;

задания (на проектирование, строительство, техническое и т.д.);

заключения и отзывы (на диссертации и авторефераты, направляемые в Высшую аттестационную комиссию);

заявления (на аккредитив, об отказе акцепта и др.);

командировочные удостоверения работников Россельхознадзора;

копии нормативных правовых актов, издаваемых в Россельхознадзоре;

планы финансово-хозяйственной деятельности федеральных государственных бюджетных учреждений;

изменения государственного оборонного заказа;

формы, направляемые в Минфин России в рамках бюджетного процесса;

сведения об операциях с целевыми субсидиями и сведения для включения в государственный оборонный заказ;

бухгалтерские и статистические отчеты;

уведомления о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательствах;

представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, грамотами, об объявлении благодарности и т.д.);

сметы доходов и расходов центрального аппарата Россельхознадзора;

справки (о выплате страховых сумм, о начисленной и причитающейся заработной плате, праве на льготы, размеры пенсий и т.д.);

документы для передачи информации в Сбербанк России;

извещения по централизованным выплатам;

положения о территориальных управлениях Россельхознадзора и уставы подведомственных федеральных государственных бюджетных учреждений организаций;

штатные расписания центрального аппарата Россельхознадзора и территориальных управлений Россельхознадзора и изменения к ним, а также иные документы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности Россельхознадзора, в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Продолжение приложения N 9
(к п. 3.2.24.)

Перечень документов Россельхознадзора, на которые в обязательном порядке ставится малая гербовая печать

служебные удостоверения федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата Россельхознадзора;

служебные удостоверения заместителей руководителей территориальных управлений Россельхознадзора;

служебные удостоверения директоров федеральных бюджетных учреждений и руководителя федерального государственного унитарного предприятия.

Приложение N 10
(к п. 3.4.4.)

Приложение N 11
(к п. 3.5.3.)

Приложение N 12
(к п. 3.5.3.)

Приложение N 13
(к п. 3.6.6.)

Приложение N 14
(к п. 3.6.6.)

Приложение N 15
(к п.п. 4.2.10.)

Перечень входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в Россельхознадзоре

1. Приглашения на встречи, конференции, съезды общественных организаций и другие мероприятия (без сопроводительных писем).

2. Рекламные материалы, проспекты.

3. Поздравительные телеграммы и открытки.

4. Печатные издания (книги, газеты, журналы, обзоры печати, тематические периодические сборники и т.п.)

5. Ведомственные статистические сборники, формы статистической отчетности.

6. Научные отчеты по темам (без сопроводительных писем).

7. Месячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты (без сопроводительных писем).

8. Счета, квитанции, накладные, сметы, прейскуранты (без сопроводительных писем).

9. Запросы на ввоз, вывоз и транзит животноводческих грузов, в том числе живых животных, регистрацию которых осуществляет Управление ветеринарного надзора при экспертно-импортных операциях, на транспорте и международного сотрудничества Россельхознадзора.

Приложение N 16
(к п. 4.2.12.)

Примерный перечень регистрируемой в Россельхознадзоре правительственной корреспонденции

1. Федеральные законы Российской Федерации.

2. Указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации.

3. Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации.

4. Поручения Председателя Правительства Российской Федерации.

5. Поручения заместителей Председателя Правительства Российской Федерации.

6. Протоколы совещаний в Правительстве Российской Федерации, подписанные Председателем Правительства Российской Федерации или заместителями Председателя Правительства Российской Федерации.

7. Поручения и иные документы, подписанные Руководителем Аппарата Правительства Российской Федерации по поручению Председателя Правительства Российской Федерации.

8. Письма из Правительства Российской Федерации, поступившие из Министерства сельского хозяйства Российской Федерации.

Приложение N 17
(к п. 8.1.3.)

Продолжение приложения N 17
(к п.п. 8.1.3. и 8.1.15.)

Приложение N 18
(к п. 8.1.3.)

Продолжение приложения N 18
(к п.п. 8.1.3 и 8.1.17.)

Приложение N 19
(к п.п. 9.2.2. и 9.2.5.)

Приложение N 20
(к п.п. 9.2.2. и 9.2.6.)

Приложение N 21
(к п.п. 9.2.2. и 9.2.7.)

Приложение N 22
(к п.п. 9.1.7. и 9.3.1)

Продолжение приложения N 22
(к п. 9.1.7. и 9.3.1)

Приложение N 23
(к п.п. 9.1.7. и 9.4.2.)

Продолжение приложения N 23
(к п.п. 9.1.7. и 9.4.2.)

Приложение N 24
(к п.п. 9.1.7., 9.4.1. и 9.4.3.)

Продолжение приложения N 24
(к п.п. 9.1.7., 9.4.1. и 9.4.3.)