Приложение. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области

Приложение
к распоряжению
Правительства Орловской области
от 15 июня 2020 г. N 365-р

Инструкция
по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, совершенствования организации делопроизводства и повышения его эффективности в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области (далее - органы исполнительной власти).

1.2. При ведении делопроизводства в органах исполнительной власти применяются следующие правовые акты:

1) Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации";

2) Федеральный закон от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Федеральный закон "Об электронной подписи");

3) Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

4) Федеральный закон от 1 июня 2005 года N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "О государственном языке Российской Федерации");

5) Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

6) Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных";

7) Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";

8) постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи" (далее - Правила телеграфной связи);

9) постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота";

10) постановление Правительства Российской Федерации от 9 декабря 2014 года N 1342 "О порядке оказания услуг телефонной связи";

11) распоряжение Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 года N 583-р;

12) приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (далее - Почтовые правила);

13) приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (далее - Правила хранения документов);

14) приказ Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 44 "Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях";

15) приказ Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 4 июня 2018 года N 257 "Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции";

16) приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71 "Об утверждении правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления" (далее - Правила делопроизводства);

17) приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения";

18) Устав (Основной Закон) Орловской области;

19) Закон Орловской области от 6 июля 1999 года N 109-ОЗ "Об архивном деле в Орловской области";

20) Закон Орловской области от 1 августа 2002 года N 266-ОЗ "О гербе и флаге Орловской области";

21) Закон Орловской области от 15 апреля 2003 года N 319-ОЗ "О правотворчестве и нормативных правовых актах Орловской области" (далее - Закон Орловской области "О правотворчестве и нормативных правовых актах Орловской области");

22) указ Губернатора Орловской области от 28 мая 2015 года N 303 "Об утверждении Регламента Губернатора Орловской области" (далее - Регламент Губернатора Орловской области);

23) постановление Правительства Орловской области от 17 июня 2015 года N 265 "Об утверждении Регламента Правительства Орловской области" (далее - Регламент Правительства Орловской области);

24) постановление Правительства Орловской области от 31 мая 2019 года N 308 "О правовом обеспечении деятельности отдельных органов исполнительной государственной власти Орловской области".

При работе с документами также используются положения государственных стандартов Российской Федерации и методические рекомендации в сфере делопроизводства, в том числе:

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов;

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы;

Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018;

Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. М., 2018.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в органах исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

Положения Инструкции применяются к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Действие Инструкции не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения граждан), и ведение делопроизводства по обращениям граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Организация работы с запросами юридических и физических лиц в органы исполнительной власти о предоставлении информации о деятельности соответствующих органов осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

1.4. Формирование общих требований к ведению делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах исполнительной власти осуществляется Администрацией Губернатора и Правительства Орловской области.

Функции, задачи, права и ответственность Администрации Губернатора и Правительства Орловской области в части ведения делопроизводства регламентируются положениями об Администрации Губернатора и Правительства Орловской области и его структурном подразделении в сфере документационного обеспечения. Должностные обязанности сотрудников органов исполнительной власти, отвечающих за организацию работы с документами, устанавливаются их должностными регламентами.

Непосредственное ведение делопроизводства в органах исполнительной власти и их структурных подразделениях осуществляется помощниками заместителей Губернатора Орловской области, членов Правительства Орловской области, руководителей органов исполнительной власти (далее - помощники руководителей), специалистами приемных руководителей, секретарями координационных и совещательных органов, специалистами, выполняющими делопроизводственные функции, а также совмещающими выполнение должностных обязанностей с функциями по ведению делопроизводства.

1.5. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий и выписок из них, проектов документов внешним субъектам осуществляется только по согласованию с руководителями соответствующих органов исполнительной власти.

1.6. На период отпуска, командировки, в случае временной нетрудоспособности, увольнения и перемещения (перевода) сотрудник органа исполнительной власти обязан передать находящиеся у него на исполнении документы (с учетом соблюдения установленных сроков) в службу делопроизводства для передачи по указанию руководителя иному сотруднику с соответствующей отметкой в регистрационно-учетной форме, а дела, полученные во временное пользование из архива органа исполнительной власти, вернуть в архив.

При увольнении или переводе сотрудника по службе составляется акт приема-передачи документов и дел. Акт приема-передачи хранится в службе делопроизводства, осуществляющей контроль за передачей документов.

1.7. В случае утраты служебных документов об этом незамедлительно информируется руководитель соответствующего органа исполнительной власти.

1.8. Сотрудники органов исполнительной власти несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

II. Основные понятия

В Инструкции используются следующие основные понятия:

1) документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;

2) делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

3) документационное обеспечение (управления) - деятельность, обеспечивающая функции управления документами;

4) управление документами - деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду органа исполнительной власти;

5) архивное дело - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

6) архив (архивохранилище) - подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) органа исполнительной власти, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;

7) документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

8) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

9) электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

10) автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

11) вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

12) оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;

13) электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

14) реквизит документа - элемент оформления документа;

15) бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

16) подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

17) копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

18) заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

19) обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

20) юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия;

21) унифицированная форма документа - формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста;

22) документооборот - движение документов в органе исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

23) объем документооборота - количество документов, поступивших в орган исполнительной власти и созданных им за определенный период;

24) регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

25) документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти;

26) архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и /или логически связанных между собой;

27) номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

28) экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

29) дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

30) электронное дело - электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел;

31) формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

32) служба делопроизводства - структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в органах исполнительной власти и их структурных подразделениях.

В службу делопроизводства также входят секретари координационных и совещательных органов (комиссий, советов, рабочих групп и т. д.);

33) электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

34) сканирование документа - получение электронного образа документа;

35) система электронного документооборота (далее также - СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

36) электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);

37) межведомственный электронный документооборот (далее также - МЭДО) - взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации;

Иные понятия, используемые в Инструкции, используются в значениях, определенных законодательством Российской Федерации и Орловской области.

III. Создание документов в органах исполнительной власти

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, оформляются на бланках, стандартных листах бумаги, как правило, формата A4 (210 x 297 мм) или в виде электронных документов.

Проекты документов печатаются с одной стороны листа шрифтом Times New Roman N 14 (допускается N 13), начертание обычное (прямое и светлое). При составлении таблиц, оформлении сносок и примечаний допускается использование шрифта меньших размеров.

В рамках внутренней переписки между органами исполнительной власти допускается создание служебных писем и приложений к ним на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Отдельные фрагменты текстов проектов допустимо выделять полужирным, курсивным, разреженным начертанием. Межстрочный интервал - одинарный. Допускается незначительное уменьшение или увеличение межстрочных интервалов между элементами текста.

Размеры полей документов составляют:

верхнее и нижнее - 20 мм;

левое - 30 мм (допускается уменьшение размера до 20 мм, за исключением документов, оформленных на бланке, а также документов длительных (свыше 10 лет) сроков хранения);

правое - 15 мм (допускается уменьшение размера до 10 мм, за исключением документов, оформленных на бланке).

3.1.2. При подготовке документов в органах исполнительной власти используются бланки документов. Образцы бланков документов разрабатываются на основании нормативных и методических документов в сфере делопроизводства и согласовываются первым заместителем Губернатора и Председателя Правительства Орловской области - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Орловской области.

Бланки могут использоваться в цветном и одноцветном (как правило, черном или синем) варианте.

Цветные бланки изготавливаются типографским способом или средствами оперативной полиграфии, одноцветные - с помощью компьютерной техники.

Бланки писем Губернатора и Правительства Орловской области нумеруются типографским способом, с помощью компьютерной техники или нумератором. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка.

При переносе текста письма на бланк исполнитель указывает порядковый номер бланка в нижней части оборотной стороны проекта, оформленного на стандартном листе бумаги.

3.1.3. В органах исполнительной власти используются следующие виды бланков документов:

бланки правовых актов Губернатора Орловской области, Правительства Орловской области, органов исполнительной власти;

бланки писем должностных лиц, органов исполнительной власти и их структурных подразделений;

общие бланки должностных лиц, органов исполнительной власти;

бланки координационных и совещательных органов.

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

3.1.4. Бланки документов органов исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

3.1.5. Бланки имеют следующие реквизиты:

1) для бланка правового акта:

изображение герба Орловской области;

полное наименование органа исполнительной власти;

вид документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа;

2) для бланка письма:

изображение герба Орловской области;

полное и, при наличии, сокращенное наименование органа исполнительной власти, его структурного подразделения, координационного или совещательного органа, наименование должности лица, подписавшего документ;

справочные данные об органе исполнительной власти (его структурном подразделении, координационном или совещательном органе): почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты, другие сведения;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

3) для общего бланка:

изображение герба Орловской области;

полное наименование органа исполнительной власти;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа.

Общие бланки используются при подготовке любых видов документов (актов, справок и т. д.), кроме служебных писем.

Образцы бланков документов приведены в приложении 1.

3.1.6. Учет бланков осуществляют сотрудники, ответственные за делопроизводство в органах исполнительной власти. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков, в котором указываются следующие сведения:

наименование вида бланка;

количество экземпляров бланков;

номера бланков;

наименование структурного подразделения органа исполнительной власти;

личная подпись получателя и ее расшифровка.

Бланки выдаются специалистами приемных (лицами, ответственными за делопроизводство) сотрудникам органов исполнительной власти под подпись в журнале учета выдачи бланков. Передача бланков внешним субъектам, не входящим в систему органов исполнительной власти, не допускается. Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в службу делопроизводства для уничтожения в установленном порядке.

3.1.7. Бланки используются строго по назначению. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут сотрудники, ответственные за делопроизводство, и руководители структурных подразделений органов исполнительной власти.

3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, имеют установленный состав реквизитов, их единообразное расположение и оформление.

3.2.2. Документы органов исполнительной власти имеют следующий состав реквизитов:

1) изображение герба Орловской области;

2) наименование органа исполнительной власти - автора документа;

3) наименование структурного подразделения - автора документа;

4) наименование должности лица - автора документа;

5) справочные данные об органе исполнительной власти;

6) наименование вида документа;

7) дата документа;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

10) место составления (издания) документа;

11) гриф ограничения доступа к документу;

12) адресат;

13) гриф утверждения документа;

14) заголовок к тексту;

15) текст документа;

16) отметка о приложении;

17) гриф согласования документа;

18) виза;

19) подпись;

20) отметка об электронной подписи;

21) печать;

22) отметка об исполнителе;

23) отметка о заверении копии;

24) отметка о поступлении документа;

25) резолюция;

26) отметка о контроле;

27) отметка о направлении документа в дело.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться другие реквизиты, например, отметка об исполнении документа, отметки "Срочно", "Подлежит возврату" и другие.

3.2.3. При оформлении реквизитов следует руководствоваться следующими правилами.

3.2.3.1. Изображение герба Орловской области воспроизводится в соответствии с Законом Орловской области от 1 августа 2002 года N 266-ОЗ "О гербе и флаге Орловской области".

На бланках документов органов исполнительной власти изображение герба Орловской области помещается на верхнем поле посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование органа исполнительной власти" ("Наименование должности лица, подписавшего документ").

3.2.3.2. Наименование органа исполнительной власти - автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе исполнительной власти.

Сокращенное наименование органа исполнительной власти, при его наличии, помещают в скобках под полным наименованием.

3.2.3.3. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (в составе реквизитов).

3.2.3.4. Справочные данные об органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты, Интернет-адрес. Справочные данные могут содержать иные сведения. Почтовый адрес указывается в соответствии с Почтовыми правилами.

3.2.3.5. Наименование вида издаваемого документа (УКАЗ, ПРИКАЗ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

3.2.3.6. Место составления или издания документа (г. Орел) указывается в бланках документов органов исполнительной власти, за исключением бланков писем.

3.2.3.7. Датой документа является дата его подписания (правовые акты), утверждения (планы, графики), события, зафиксированного в документе (протоколы). Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дата документа проставляется должностным лицом, службой делопроизводства или непосредственно составителем при подготовке документа (например, заявления).

Дату документа оформляют цифровым (для писем) и словесно-цифровым (для правовых актов, протоколов) способами. При оформлении доверенности, как правило, используется словесный способ оформления даты.

При цифровом способе дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами: 18.03.2020.

При словесно-цифровом способе месяц и год указывают словами: 18 марта 2020 года (г.).

3.2.3.8. Регистрационный номер присваивается документу, как правило, после его подписания (утверждения) и состоит из порядкового номера, который может быть дополнен буквенными и цифровыми обозначениями.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных органами государственной власти - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей указанию наименований органов управления государственной власти в заголовочной части документа.

3.2.3.9. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие данного реквизита исключает необходимость указания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

3.2.3.10. Реквизит "Адресат" проставляется в верхней правой части документа; строки реквизита центруются относительно самой длинной строки.

Фамилия и инициалы адресата, почтовый адрес отделяются от остальных частей реквизита межстрочным интервалом. В реквизите "Адресат" перенос слов не рекомендуется.

При адресовании документа в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                    Правительство

                                                Российской Федерации

или:

                                                 Департамент

                                       образования Орловской области

Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа руководителю органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации должность руководителя указывается в дательном падеже и включает наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, фамилию и инициалы должностного лица, например:

                                            Руководителю Федеральной

                                           службы по труду и занятости

                                                  Фамилия И. О.

или:

                                            Директору ООО "Прогресс"

                                                  Фамилия И. О.

                                           ул. Ленина, д. 65а, г. Ливны,

                                              Орловская обл., 302530

Кроме наименования должности, могут указываться дополнительные сведения - воинское звание, ученая степень и т. д.

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес, например:

                                                  Фамилия И. О.

                                           ул. Советская, д. 1, кв. 38,

                                                 г. Орел, 302006

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Почтовыми правилами. При оформлении адреса используются общепринятые сокращения: г. (город), пос. (поселок), с. (село), пер. (переулок), наб. (набережная), корп. (корпус), кв. (квартира). При литерном написании номеров букву не отделяют пробелом от цифры (д. 25а).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы в Орловской области, органы государственной власти Орловской области, органы местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Орловской области. В иных случаях требуется указание почтового адреса исполнителем документа.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Документ может содержать не более четырех адресатов (при этом слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают). При большем количестве адресатов готовится один экземпляр письма, наименование адресатов указывается в обобщенной форме, при необходимости прилагается список рассылки с указанием почтовых адресов, составленный и подписанный исполнителем.

Ответственность за правильное указание названий органов государственной власти, организаций, должностей, почтовых адресов несет исполнитель.

3.2.3.11. Наименование документа (заголовок к тексту документа) должно быть кратким и точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласуется с наименованием вида документа, например:

указ, постановление, письмо - о чем?

регламент, правила, порядок - чего?

рекомендации, инструкция - по чему?

Заголовок составляется исполнителем к проектам нормативных правовых актов и иных документов.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. В проектах правовых актов заголовок оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом без абзацного отступа, служебных писем - у края левого поля страницы. Текст заголовка печатается без переносов и знаков препинаний в конце заголовка, в кавычки не заключается.

3.2.3.12. Тексты документов в органах исполнительной власти составляются на русском языке в соответствии с Федеральным законом "О государственном языке Российской Федерации".

Использование буквы е является обязательным в следующих случаях:

1) в именах собственных - фамилиях, именах, отчествах, наименованиях органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, географических названиях и др. (например: Федоров, Неелова, Дежнев, Вешенская, Олекма);

2) для предупреждения неверного прочтения и понимания слова (например: все, небо, летом, совершенный, в отличие соответственно от слов все, небо, летом, совершенный), в том числе для указания на место ударения в слове (например: ведро, узнаем в отличие от ведро, узнаем).

В остальных случаях рекомендуется употребление буквы е вместо е.

Текст документа должен содержать достоверную, аргументированную, логически и грамматически согласованную информацию, излагаться современным русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. В текстах документов возможно использование общепринятых или официально утвержденных сокращений.

В текстах проектов нормативных правовых актов, как правило, употребляются полные официальные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, в текстах проектов ненормативных (индивидуальных) правовых актов допускается указывать их сокращенные официальные наименования.

Многословные названия органов государственной власти, документов и пр. допускается при первом употреблении приводить полностью, при этом в скобках указывать сокращенный вариант, который будет употребляться в последующем тексте.

При подготовке проектов документов применяется принцип единообразия в оформлении однородных элементов.

Тексты документов излагаются:

от 1-го лица единственного числа: прошу..., постановляю...;

1-го лица множественного числа: просим рассмотреть вопрос...;

3-го лица единственного числа: Правительство Орловской области постановляет...

В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного числа: приказываем...

В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

При ссылках на нормативные правовые акты и иные документы указываются вид документа, наименование органа государственной власти, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также наименование документа, заключенное в кавычки, без знаков препинания между реквизитами, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Орловской области от 30 января 2020 года N 41 "О признании утратившими силу отдельных нормативных правовых актов Орловской области".

Даты правовых актов оформляются словесно-цифровым способом, например: "1 апреля 2020 года".

Если текст содержит несколько положений, поручений, решений и др., в тексте выделяются разделы, главы, пункты, подпункты, абзацы.

Разделы нумеруются римскими цифрами, главы - арабскими. Разделы и главы имеют наименования, которые начинаются с прописной буквы. Пункты и подпункты заголовков не имеют. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, начинаются с прописной буквы и заканчиваются точкой. Подпункты нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой в пределах одного пункта, начинаются со строчной буквы и заканчиваются точкой с запятой (последний подпункт заканчивается точкой). Абзацы нумерации не имеют, в тексте правового акта их, как правило, не более пяти. При сложной структуре текста пункты могут иметь многоступенчатую нумерацию арабскими цифрами, разделяемыми точками. Текст (его отдельные элементы) в зависимости от содержания может разделяться на большее количество абзацев.

Требования к текстам распространяются на приложения, являющиеся составной (неотъемлемой) частью документов. Если приложений два или более, они нумеруются арабскими цифрами без знака номера. Наименование приложения располагается по центру без абзацного отступа, первое слово заголовка ("положение", "порядок" и т. д.) печатается прописными буквами.

При формировании составов межведомственных координационных и совещательных органов (комиссий, советов, рабочих групп и т. д.) с участием представителей федеральных органов власти, органов местного самоуправления, организаций фамилии должностных лиц располагаются в следующем порядке:

председатель (руководитель);

заместитель председателя (руководителя);

секретарь;

члены формируемого органа в алфавитном порядке.

Фамилии должностных лиц и сотрудников органов исполнительной власти в составе координационных и совещательных органов, а также иных перечней, формируемых без привлечения представителей внешней стороны, указываются в соответствии со служебной иерархией, фамилии должностных лиц одного уровня - в алфавитном порядке. При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки должны быть грамматически согласованы с заголовками. Заголовки и текст боковой части таблицы начинаются с прописной буквы, подзаголовки и заполняемая часть таблицы - со строчной. Знаки препинания в конце текста в ячейках таблицы не ставятся. В заполняемой части таблицы текстовые элементы выравниваются по ширине или левому краю, цифровые - по центру в верхней части ячеек. Наименования единиц измерения приводятся, как правило, в скобках и пишутся в родительном падеже множественного числа (тыс. рублей). Одинаковые текстовые элементы в графах допускается заменять графическими элементами (-//-), повторяющиеся цифры заменять нельзя. После слов "всего", "итого" двоеточие не ставится. Если таблица размещается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются, на второй и последующих страницах в заголовочной части печатаются только номера граф.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой в виде верхнего индекса (если сносок более трех). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал под чертой в конце страницы (при постраничной нумерации сносок) или после приложения (при сквозной нумерации). После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы, в конце ставится точка. Примечания даются в конце приложения (если есть сноски, то после них). Текст примечания оформляется в виде предложений после слова "Примечание". При наличии нескольких примечаний они нумеруются.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа, номер на первой странице не ставится. Страницы приложений нумеруются отдельно, при сложной структуре документа приложения к приложениям могут иметь сквозную нумерацию страниц.

Правила употребления прописных и строчных букв приводятся в приложении 2.

Правила компьютерного набора текста представлены в приложении 3.

3.2.3.13. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к правовым актам и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма с абзацным отступом от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и экземпляров приложения, например:

     Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указывается наименование каждого приложения, количество листов и экземпляров, например:

     Приложения: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 1 экз.

                 2. Информация... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

     Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом:

     Приложение: справка..., для служебного пользования, на 2 л. в 1 экз.

На самом приложении отметка о приложении проставляется на первом листе в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются. Если приложение одно, оно не нумеруется.

В отметке о приложении к правовому акту указывается наименование вида документа, его дата и номер, строки реквизита центруются относительно самой длинной строки:

                                               Приложение к указу

                                          Губернатора Орловской области

                                        от ________________ 2020 г. N ___

3.2.3.14. Согласование проекта документа с другими органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются (далее - представители внешней стороны), оформляется грифом согласования и является обязательным в соответствии с пунктом 5.9 Регламента Губернатора Орловской области и пунктом 5.9 Регламента Правительства Орловской области.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа, листом согласования или служебным письмом, например:

                 СОГЛАСОВАНО

           Руководитель Управления

     Роспотребнадзора по Орловской области

     Подпись                 И. О. Фамилия

     Дата

или:

            СОГЛАСОВАНО

     Письмо Минкультуры России

     от 26.02.2020 N 01-18/115

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования.

Согласование проектов правовых актов Губернатора Орловской области и Правительства Орловской области с представителями внешней стороны осуществляется посредством направления служебных писем данным представителям и подтверждается получением ответного письма с положительным решением, либо посредством оформления листа согласования, с проставлением на оборотной стороне проекта ниже реквизита "Визы" отметки "Лист согласования прилагается".

Образец листа согласования представлен в приложении 4.

3.2.3.15. Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами органов исполнительной власти оформляется визой. Согласование с руководителями, сферу ведения которых затрагивает содержание проекта, является обязательным.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости может указываться наименование должности лица, визирующего документ, например:

     Руководитель Департамента...

     Подпись        И. О. Фамилия

     Дата

или:

     __________________  И. О. Фамилия  _________________2020 г.

         (подпись)                            (дата)

Согласование проектов правовых актов Губернатора Орловской области и Правительства Орловской области осуществляется в соответствии с пунктом 4.8 Регламента Губернатора Орловской области и пунктом 4.8 Регламента Правительства Орловской области.

На внутренних документах визы могут проставляться на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

В исключительных случаях (при значительном количестве приложений, не содержащих нормативных положений) возможно оформление листа согласования приложений к проекту документа. Также возможно полистное визирование документа и его приложений.

Проставление визы означает согласие должностного лица с содержанием документа.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

     Замечания прилагаются (Согласовано с учетом замечаний и др.)

     Подпись И. О. Фамилия

     Дата

Замечания, особые мнения, дополнения оформляются на отдельном листе, подписываются и прикладываются к проекту.

После устранения замечаний, урегулирования спорных вопросов виза дополняется соответствующей записью (замечания сняты, учтены и др.).

При внесении существенных изменений проект подлежит повторному визированию. Если в проект вносятся изменения, не меняющие его содержания, повторного визирования не требуется.

3.2.3.16. В состав подписи должностного лица входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности и расшифровка подписи располагаются у левого и правого полей без абзацного отступа, наименование должности оформляется центрованным способом.

Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя органа исполнительной власти или уполномоченного им должностного лица. В необходимых случаях подпись руководителя или уполномоченного им лица заверяется печатью органа исполнительной власти.

Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя органа исполнительной власти, порядок применения которой установлен Федеральным законом "Об электронной подписи" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с установленным распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с правовым актом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка), подпись оформляется следующим образом:

     И. о. (наименование должности)   Подпись   И. О. Фамилия

или:

     Исполняющий обязанности

     (наименование должности)          Подпись   И. О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа двумя лицами, равными по должности, подписи располагают на одном уровне. При подписании документа тремя и более лицами, равными по должности, используется комбинированный способ расположения подписей.

3.2.3.17. Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности, подписи, инициалов и фамилии, даты, например:

                                                    УТВЕРЖДАЮ

                                             Руководитель Департамента...

                                             Подпись        И. О. Фамилия

                                             Дата

При утверждении документом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (порядок - утвержден, инструкция - утверждена, положение - утверждено), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.

3.2.3.18. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе.

Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами, на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой МП, или иным образом.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Органы исполнительной власти применяют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба Орловской области и простые печати.

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и используются в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимают руководители органов исполнительной власти.

Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих органах исполнительной власти (структурных подразделениях).

В случае служебной необходимости по решению руководителя органа исполнительной власти допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

Печатью заверяются подписи руководителей и иных должностных лиц, которым предоставлены соответствующие полномочия, согласно распоряжению Губернатора Орловской области от 6 февраля 2015 года N 7-р, иным нормативным документам.

Учет печатей и штампов (устройств прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, контроле документов и др.) осуществляет служба делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти в журнале с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).

Выдача печатей и штампов лицам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под подпись в журнале учета печатей и штампов.

Журнал учета печатей и штампов должен содержать следующие графы:

1) порядковый номер, дата получения печати (штампа);

2) наименование, оттиск печати (штампа);

3) должность сотрудника, получившего печать (штамп), с указанием органа исполнительной власти и его структурного подразделения;

4) подпись сотрудника и ее расшифровка;

5) дата возврата печати (штампа);

6) подпись сотрудника, принявшего печать (штамп);

7) дата и номер акта об уничтожении печати (штампа).

Гербовые печати хранятся в запираемых сейфах. Передача печатей посторонним лицам запрещается.

Печати и штампы, пришедшие в негодность и (или) утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба Орловской области возлагается на руководителей органов исполнительной власти, простых печатей - на руководителей структурных подразделений органов исполнительной власти.

3.2.3.19. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом (ниже реквизита "Подпись") оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать, например:

     Верно

     Начальник отдела     Подпись     И. О. Фамилия

     Дата      Печать

При необходимости листы многостраничных копий (выписок из документа) прошиваются и нумеруются, на оборотной стороне последнего листа копии (выписки из документа) делается отметка следующего содержания:

     Прошито, пронумеровано, скреплено печатью

     ______________________(__________________________) листов.

     (указывается количество листов цифрами и прописью)

     Должность    Подпись    И. О. Фамилия

     Дата         Печать

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Отметка о заверении копии может проставляться с использованием штампа. Печать проставляется, как правило, при представлении копии или выписки из документа в другой орган государственной власти, орган местного самоуправления, организацию.

3.2.3.20. Отметка об исполнителе документа оформляется в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа документа.

В рамках переписки между органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при направлении служебных писем двум и более адресатам допускается оформление отметки об исполнителе в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя (полностью), номер его телефона, например:

     Иванов Александр Борисович

            47-58-76

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

В письмах, направляемых в другие регионы, указывается телефонный код г. Орла: +7 (4862).

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

3.2.3.21. Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.

При поступлении документа в электронном виде сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) вносятся в электронную регистрационную карточку документа в системе электронного документооборота (далее - ЭРК), после чего исполнители получают доступ к электронному документу (электронной копии документа).

Указания по исполнению включают: фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

     Морозову Н. В.

     Прошу подготовить ответ к 30.04.2020.

     Подпись       Дата

Резолюция "Доложите" ("Доклад") и другие аналогичные указания означают необходимость устного информирования должностного лица о результатах исполнения.

3.2.3.22. Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью пометки "К" ("Контроль"), штампа "Контроль" или иным способом на верхнем поле документа справа.

3.2.3.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, при необходимости - ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, слова "В дело", подпись руководителя и дату.

Отметка об исполнении документа, подлежащего контролю, проставляется (подписывается) руководителем, поставившим документ на контроль.

3.2.3.24. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Пометка "Для служебного пользования" проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа (например: N 21 ДСП).

3.2.3.25. Отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Отметка о поступлении документа, а также отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др. могут быть проставлены в виде штампа.

3.2.3.26. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа исполнительной власти.

IV. Оформление документов в органах исполнительной власти

4.1. Состав документов органов исполнительной власти

4.1.1. В деятельности органов исполнительной власти создается комплекс документов, в том числе: правовые акты, договоры (соглашения), протоколы мероприятий, служебные письма, другие документы.

Решения нормативного или индивидуального (оперативно-распорядительного) характера оформляются правовыми актами.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах.

Взаимные обязательства органов исполнительной власти с контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, иных документов.

Внешнее и внутреннее (в органах исполнительной власти) взаимодействие осуществляется посредством служебной переписки.

В зависимости от конкретных задач в деятельности органов исполнительной власти создаются другие виды документов.

4.1.2. В органах исполнительной власти могут приниматься документы совместно с другими органами государственной власти и организациями по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию каждой стороны. Такие акты оформляются как единый документ в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон.

4.2. Правовые акты, договоры и соглашения

4.2.1. Порядок подготовки, оформления, прохождения проектов правовых актов, договоров и соглашений, а также регистрации, хранения принятых правовых актов и направления их копий адресатам осуществляется в соответствии с Законом Орловской области "О правотворчестве и нормативных правовых актах Орловской области", Регламентом Губернатора Орловской области, Регламентом Правительства Орловской области, иными нормативными правовыми актами, Инструкцией.

4.2.2. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты:

вид правового акта;

наименование (при наличии);

текст;

подпись должностного лица.

4.2.3. Указание вида правового акта оформляется в правом верхнем углу проекта, выделяется полужирным и курсивным начертанием, например:

                               Проект указа Губернатора Орловской области

4.2.4. Наименование (заголовок) в краткой форме отражает основное содержание проекта правового акта, формулируется в форме вопроса "о чем?" издан документ. При размещении проекта на бланке заголовок отделяется от последнего реквизита бланка не менее чем на 1 см.

4.2.5. Текст отделяется от наименования двойным межстрочным интервалом, начинается с абзацного отступа и выравнивается по ширине.

Текстовая часть может состоять из констатирующей части - преамбулы и постановляющей (распорядительной) части, разделяемых одним межстрочным интервалом.

Преамбула объединяет предписания проекта общей целевой направленностью, содержит социально-экономические предпосылки и правовые основания принятия проекта - ссылки на правовые акты большей или равной юридической силы.

Преамбула является рекомендуемой частью правового акта и может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Преамбула в проектах указов завершается словом "постановляю:", постановлений - словами "Правительство Орловской области постановляет:", приказов - словом "приказываю:". При этом завершающее слово печатается строчными буквами разреженным шрифтом (интервал 2 пт). При отсутствии преамбулы текст постановления начинается со слов "Правительство Орловской области постановляет:", указа и приказа - непосредственно с постановляющей (распорядительной) части.

Постановляющая (распорядительная) часть - основная содержательная часть документа, которая предписывает конкретные действия, обязательные для исполнения. Правовые предписания должны быть изложены ясно, точно и недвусмысленно, исключая возможность произвольного или неверного толкования текста. Воспроизведение положений иных правовых актов в текстах подготавливаемых проектов не допускается.

Постановляющая (распорядительная) часть может разделяться на пункты, подпункты и абзацы. Постановляющая часть, состоящая из одного пункта, не нумеруется. Распорядительная часть, состоящая из одного предписания, после преамбулы (при ее наличии) на новую строку не выносится, двоеточие в конце преамбулы не ставится.

Положения о признании утратившими силу иных правовых актов (их структурных единиц), внесении в них изменений, опубликовании, вступлении в силу, возложении контроля за их исполнением указываются в завершающей части проекта.

4.2.6. Реквизит "Подпись" отделяется от текста двумя или тремя межстрочными интервалами. Наименование должности в правовых актах Губернатора и Правительства Орловской области указывается полностью, в правовых актах органов исполнительной власти может указываться в сокращенной форме.

4.2.7. Утверждаемые документы (как правило, положения, регламенты, правила, инструкции, списки, графики, таблицы, графические данные и т. д.) в обязательном порядке прилагаются к проектам правовых актов.

При наличии приложений на них обязательно делается ссылка в тексте правового акта. Наименование приложения должно совпадать с его наименованием, приведенным в тексте проекта правового акта. Если приложений два или более, они нумеруются арабскими цифрами без знака номера. На приложении в верхнем правом углу после слова "Приложение" делается ссылка на вид правового акта, оставляются поля для даты и номера. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Через два межстрочных интервала печатается заголовок приложения, через один межстрочный интервал после заголовка печатается текст.

Приложение может делиться на разделы, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов в приложении правового акта, как правило, сквозная (пункты нумеруются последовательно от начала до конца приложения независимо от разделов). При сложной структуре текста разделы могут делиться на главы, нумерация глав и пунктов может быть раздельной в пределах раздела и главы соответственно.

4.2.8. На оборотной стороне последнего листа проекта правового акта и каждого приложения к нему, включая приложения к приложениям, располагаются:

наименование органа исполнительной власти (для приказов - наименование структурного подразделения) с указанием инициалов и фамилии руководителя (в скобках) - в верхней части центрованным способом;

поля для проставления виз - в центральной части страницы;

отметка об исполнителе (исполнителях) - в левом нижнем углу.

Образец оформления оборотной стороны проекта правового акта представлен в приложении 5.

4.2.9. Проекты приказов органов исполнительной власти визируются руководителями структурных подразделений, подготовивших проект правового акта, а также руководителями структурных подразделений, чью сферу ведения затрагивает подготовленный проект правового акта.

4.2.10. К проектам правовых актов Губернатора Орловской области и Правительства Орловской области, представляемым на подписание, прилагаются следующие документы:

1) пояснительная записка;

2) листы согласования с заместителями Председателя Правительства Орловской области, членами Правительства Орловской области - руководителями департаментов Орловской области, иными руководителями органов исполнительной государственной власти, сферу ведения которых затрагивает подготавливаемый проект;

3) в случае необходимости согласования проекта правового акта с представителями внешней стороны - листы согласования либо письма с подтверждением о согласовании представителями внешней стороны;

4) список рассылки (приложение 6);

5) лист прохождения (приложение 7);

6) заключение об оценке регулирующего воздействия указанного проекта (в случаях, определенных утвержденным Правительством Орловской области порядком проведения оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов Орловской области, затрагивающих вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности);

7) в случае необходимости - иные документы, послужившие основанием для подготовки проекта правового акта (служебные письма, копии правовых актов или выписки из них).

4.2.11. Пояснительные записки к проектам правовых актов Губернатора и Правительства Орловской области составляются с соблюдением следующих требований:

текст пояснительной записки в простой и лаконичной форме раскрывает сущность и основания подготовки проекта, его важнейшие положения;

в пояснительной записке указываются целевая направленность и практическая значимость проекта правового акта, информация о необходимости финансирования за счет средств областного бюджета и (или) иных источников, возможные социально-экономические и иные последствия принимаемых решений, информация об оценке регулирующего воздействия проекта правового акта при ее наличии;

пояснительная записка, как правило, содержит ссылки на законодательные и иные нормативные правовые акты, послужившие основанием подготовки проекта правового акта, с указанием их последней редакции и даты вступления в силу.

Пояснительная записка подписывается руководителем органа исполнительной власти, ответственного за подготовку проекта.

4.2.12. Правовые акты (подлинные экземпляры) после их подписания руководителем органа исполнительной власти или уполномоченным им должностным лицом передаются в службу делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти для регистрации и хранения. Принятым правовым актам присваиваются регистрационные номера в зависимости от вида и содержания последовательно в пределах календарного года.

В виде электронных копий правовые акты органа исполнительной власти могут включаться в СЭД, за исключением правовых актов, содержащих сведения ограниченного доступа.

Копии правовых актов на бумажном носителе заверяются соответствующей печатью и направляются заинтересованным лицам в соответствии со списком рассылки, составленным и подписанным исполнителем.

Копии правовых актов могут доводиться до сведения заинтересованных лиц в электронной форме в соответствии со списком рассылки, составленным и подписанным исполнителем.

4.3. Протокол заседания (совещания)

4.3.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятых по ним решений на совещаниях и заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных и иных органов.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных текстов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов в срок не более 3 рабочих дней с даты проведения мероприятия.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при последней ход обсуждения вопроса опускается и фиксируется только принятое по нему решение.

4.3.2. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствующих и, при необходимости, приглашенных лиц. При значительном количестве присутствующих к протоколу прилагается список, во вводной части протокола делается соответствующая ссылка ("Список присутствующих прилагается"). Должности могут указываться в обобщенной форме.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали - выступили - решили. Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, при этом делается отметка "Текст выступления прилагается".

Решение вносится в текст протокола на основании записей, сделанных в ходе мероприятия (аудиозаписи), с учетом предварительно подготовленного проекта решения, иных материалов. Решение строится по схеме: содержание, ответственные, сроки исполнения. При необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...". Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается после соответствующего решения.

Решение содержит поручения руководителей подчиненным им должностным лицам в соответствии со структурой органов исполнительной власти, неподчиненным лицам - по согласованию с их руководителями, внешним субъектам - в рекомендательном порядке.

4.3.3. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, присутствующих, а также приглашенных лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, справа от них - инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

     Присутствовали:

     Руководитель Департамента...                         - И. О. Фамилия

     Руководители общественных организаций                - И. О. Фамилия

                                                            И. О. Фамилия

                                                            И. О. Фамилия

В основной части протокола указываются вопросы в соответствии с повесткой дня и принятые по ним решения.

Наименование вопроса нумеруется римской или арабской цифрой, печатается центрованным способом и подчеркивается одной чертой. Под чертой указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем указываются принятые по вопросу решения.

4.3.4. Протокол составляется секретарем координационного или совещательного органа, помощником руководителя либо ответственным специалистом по указанию руководителя с привлечением, в случае необходимости, специалистов по рассмотренным на заседании (совещании) вопросам. Протокол подписывается председательствующим.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний у Губернатора Орловской области, иных должностных лиц, заседаний Правительства Орловской области, иных органов исполнительной власти.

Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти.

Копии протоколов рассылаются ответственным должностным лицам, которым даны поручения, а также иным заинтересованным сторонам в соответствии со списком рассылки, который составляет и подписывает исполнитель. Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов. Копии протоколов на бумажном носителе и выписки из них заверяются печатью.

Копии протоколов (выписки из протоколов) могут доводиться в электронной форме до сведения ответственных должностных лиц, которым даны поручения, а также иных заинтересованных сторон в электронной форме или размещаться в государственной специализированной информационной системе "Портал Орловской области - публичный информационный центр", а также на иных официальных сайтах органов исполнительной власти.

4.3.5. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

вид документа (слово "протокол" печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания - может включать наименование органа власти, должностного лица, название темы мероприятия (печатается на следующей строке, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру);

дата и номер протокола (дата оформляется словесно-цифровым способом, номер обозначается арабскими цифрами);

подпись (отделяется от текста двумя или тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности председательствующего, его личной подписи, ее расшифровки - инициалов и фамилии).

Образцы оформления протоколов представлены в приложении 8.

4.4. Служебная переписка

4.4.1. Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, граждан.

Виды деловой переписки и их названия различаются в зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи или посредством электросвязи):

1) деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату по почтовой или фельдъегерской связи;

2) телеграмма - текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи;

3) факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

4) телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;

5) электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети. В соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи" информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

4.4.2. Служебные письма органов исполнительной власти (должностных лиц) готовятся:

как отчеты о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации;

ответы на запросы органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций;

исполнение поручений в рамках рассмотрения обращений граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти;

инициативные письма.

4.4.3. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы и имеют следующие реквизиты:

1) дата документа;

2) регистрационный номер документа;

3) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта - для ответов;

4) адресат;

5) наименование документа (заголовок к тексту) - для писем значительного объема;

6) текст документа;

7) отметка о наличии приложений;

8) виза - на проекте, оформленном на чистом листе бумаги;

9) подпись должностного лица;

10) отметка об исполнителе.

Направляемая информация (приложение к письму) также содержит реквизит "Подпись должностного лица". Приложения к письмам Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области подписывают его заместители в соответствии с их полномочиями.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью. В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

4.4.4. Ведение служебной переписки в органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с пунктами 11.1-11.3 Регламента Губернатора Орловской области.

4.4.5. Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части содержатся цели и основания подготовки письма, приводятся необходимые ссылки на документы. Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Тексты ответных писем (отчетов) должны соответствовать поступившим запросам и указаниям по их исполнению.

Служебные письма излагаются от 1-го лица множественного числа ("Просим представить информацию..."), а также от 3-го лица единственного числа ("Управление считает возможным..."), служебные письма должностных лиц, оформленные на должностных бланках, - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные...").

Образцы оформления служебных писем представлены в приложении 9.

4.4.6. Проекты служебных писем проходят процедуру визирования руководителями органов исполнительной власти и их структурных подразделений с учетом необходимости принятия управленческих решений и согласования в рамках полномочий заместителем Губернатора и Председателя Правительства Орловской области либо заместителем Председателя Правительства Орловской области, курирующим деятельность органа исполнительной власти, подготовившего проект служебного письма.

4.4.7. Ответственность за соблюдение установленного порядка ведения служебной переписки возлагается на исполнителей. Контроль за оформлением проектов служебных писем в соответствии с установленными требованиями осуществляет служба делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти.

4.5. Записка (докладная, служебная, объяснительная)

4.5.1. В целях информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, сотрудниками в органах исполнительной власти используются докладные, служебные, объяснительные записки.

Докладная записка адресуется руководителю и содержит обстоятельное изложение вопроса с выводами и предложения по его решению.

Служебная записка используется для служебного взаимодействия между структурными подразделениями органа исполнительной власти.

Объяснительная записка составляется сотрудником на имя руководителя и содержит объяснения причин какого-либо факта, происшествия.

4.5.2. Взаимодействие Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области с заместителями Губернатора и Председателя Правительства Орловской области, заместителями Председателя Правительства Орловской области осуществляется в форме непосредственного обсуждения вопросов управленческой деятельности без использования указанных документов.

4.5.3. Записки составляются на бланках или стандартных листах бумаги с проставлением следующих реквизитов:

1) наименование автора документа;

2) вид документа;

3) дата документа;

4) регистрационный номер (в случае оформления на бланке);

5) адресат;

6) подпись;

7) виза.

Состав реквизитов определяется исполнителем исходя из служебной необходимости и целевой направленности документа.

4.5.4. Тексты записок составляются в соответствии с правилами по подготовке и оформлению документов (служебных писем), установленными Инструкцией.

Проекты записок при необходимости проходят процедуру согласования.

4.6. Телеграмма, телефонограмма

4.6.1. Телеграмма используется в случаях, когда отправка документов почтовой связью не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграмма оформляется на стандартном листе бумаги в двух экземплярах и содержит следующие реквизиты:

1) адресат;

2) вид документа (телеграмма);

3) текст документа;

4) подпись должностного лица;

5) дату документа;

6) регистрационный номер документа;

7) отметку об исполнителе (на лицевой стороне).

Ссылка на дату и номер поступившего документа приводится в тексте телеграммы.

На отправку телеграммы поступают после подписания и регистрации с приложением электронного носителя.

4.6.2. Телефонограмма используется для оперативной передачи документов небольшого объема средствами телефонной связи.

Телефонограмма оформляется на стандартном листе бумаги и содержит следующие реквизиты:

1) адресат;

2) вид документа (телефонограмма);

3) дату документа;

4) регистрационный номер документа;

5) текст документа;

6) подпись должностного лица;

7) отметку об исполнителе.

Телефонограмма регистрируется и хранится в службе делопроизводства.

При передаче телефонограммы сотрудником, ответственным за ее передачу адресату, составляется сопроводительный лист с указанием должностей, фамилий и инициалов лиц, передавших и принявших телефонограмму с указанием номеров телефонов, даты и времени передачи. Сопроводительные листы хранятся в органе исполнительной власти (его структурном подразделении), ответственном за передачу телефонограммы.

4.6.3. Подготовка и согласование проектов телеграмм и телефонограмм производится в общем порядке, аналогичном для служебных писем.

Образцы оформления телеграммы и телефонограммы представлены в приложении 10.

V. Контроль исполнения документов

5.1. Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного в документе, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или в резолюции к документу.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа в органе исполнительной власти.

5.2. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

1) установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовой срок исполнения);

2) с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

3) без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:

4) "весьма срочно" - в течение 1-2 дней;

5) "срочно", "незамедлительно" - в 3-дневный срок;

6) "оперативно", "в возможно короткие сроки" - в 10-дневный срок;

7) остальные - в срок не более 30 дней, если иное не установлено федеральными законами.

Документы с резолюциями Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области, прежде всего - с пометкой "К" ("Контроль"), подлежат первоочередному рассмотрению и исполнению в пределах установленных сроков.

5.3. Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).

Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию).

В случае если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений). Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД или службой делопроизводства, в том числе помощниками руководителей, с использованием электронной почты.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).

5.4. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (докладную (служебную) записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения), а если срок исполнения поручения превышает два месяца, предложения о его продлении представляются в течение 1-го месяца срока, отведенного на исполнение поручения.

Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются.

Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует службу делопроизводства.

Изменения в составе исполнителей документа (поручения) должны производиться с обязательным информированием службы делопроизводства.

5.5. Все зарегистрированные документы, требующие исполнения, подлежат контролю.

Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

Контроль исполнения документов (поручений) ведется по направлениям:

исполнения документов (поручений) по существу - руководителем, иными должностными лицами органа исполнительной власти;

сроков исполнения документов (поручений, правовых актов, служебных писем) - службой делопроизводства органа исполнительной власти или иным структурным подразделением, на которое возложена эта функция, в том числе помощниками руководителей, определивших указания по исполнению.

Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), если зафиксированные в них решения не оформляются в виде постановлений или решений, содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

Организация исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации исполняются в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 года N 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации".

5.6. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

1) постановку документов (поручений) на контроль;

2) проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

3) предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

4) снятие с контроля документов (поручений);

5) учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

6) информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

5.7. Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и/или сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям и лицам.

Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для снятия его с контроля.

Документы, предусматривающие регулярное направление информации в федеральные государственные органы, считаются исполненными после письменного уведомления о снятии их с контроля в федеральном органе власти. Ответственность за регулярное направление информации в установленные сроки возлагается на исполнителя.

5.8. Документы (поручения), находящиеся на контроле, снимаются с контроля на основании подготовленного ответа.

Решение об исполнении документа (поручения), не требующего направления ответа, принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием службы делопроизводства.

Сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.

Исполненные документы на бумажном носителе передаются в службу делопроизводства для помещения в дело.

В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

VI. Организация документооборота

6.1. Общие требования к организации документооборота

6.1.1. В документообороте органов исполнительной власти выделяются документопотоки:

поступающие документы (входящие);

отправляемые документы (исходящие);

внутренние документы.

В составе входящих и исходящих документов выделяются:

1) документы органов государственной власти, органов местного самоуправления; документы территориальных органов государственного органа в субъектах Российской Федерации (при их наличии);

2) документы организаций;

3) парламентские запросы и ответы на них;

4) запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных (представительных) органов субъектов Российской Федерации и депутатов представительных органов местного самоуправления и ответы на них;

5) документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов;

6) обращения граждан, запросы граждан, организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа и/или о предоставлении государственных услуг и ответы на них.

6.1.2. В процессе документооборота обеспечивается:

1) прием и первичная обработка входящих документов;

2) предварительное рассмотрение входящих документов;

3) регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

4) рассмотрение документов руководством;

5) доведение документов до исполнителей;

6) подготовка проектов документов;

7) согласование проектов документов;

8) подписание проектов документов;

9) определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

10) обработка и отправка исходящих документов.

6.1.3. Прием, обработку, регистрацию, направление на рассмотрение, отправку служебной корреспонденции Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области, заместителей Губернатора и Председателя Правительства Орловской области, заместителей Председателя Правительства Орловской области осуществляет Администрация Губернатора и Правительства Орловской области, служебной корреспонденции органов исполнительной власти - службы делопроизводства соответствующих органов.

В рамках внутренней переписки между органами исполнительной власти (их структурными подразделениями) прием, обработка, регистрация, направление на рассмотрение, отправка документов осуществляется службами делопроизводства органов исполнительной власти (структурных подразделений).

6.1.4. В органах исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются видами связи: почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, СЭД, МЭДО, через государственную специализированную информационную систему "Портал Орловской области - публичный информационный центр", иные официальные сайты органов исполнительной власти.

6.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

6.2.1. В процессе обработки поступающих документов осуществляются:

1) проверка правильности адресования, доставки и комплектности документов;

2) проверка целостности упаковки (конвертов, пакетов);

3) вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан);

4) выделение документов, адресованных в структурные подразделения органов исполнительной власти;

5) сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации;

6) уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан и иных документов без указания даты, а также следующих случаев: если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия); при большом расхождении между датами подписания и получения документов; если конверт, пакет или упаковка являются единственным источником установления адреса отправителя, даты отправки или поступления документа; если в качестве вложений содержатся документы, поступившие из-за рубежа, из судов, следственных органов, в том числе претензии, исковые заявления граждан и организаций.)

Конверты, содержащие заявки для участия в конкурсах по осуществлению закупок товаров, работ, услуг для государственных нужд в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", имеющие пометку "На конкурс", не вскрываются и передаются по журналу в соответствующий орган исполнительной власти либо его структурное подразделение.

6.2.2. Не подлежат регистрации документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные билеты, поздравительные письма, документы, поступившие без сопроводительных писем, бухгалтерские документы, рекламные материалы, печатные издания и другие аналогичные документы.

6.2.3. При наличии на конверте (упаковке) грифа "Секретно" документ передается в структурное подразделение, отвечающее за работу с секретными документами, в невскрытом конверте (ненарушенной упаковке).

При наличии на конверте (упаковке) пометки "Лично" документ передается руководителю в невскрытом конверте (ненарушенной упаковке).

При наличии на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности документ регистрируется и передается тому руководителю, которому он адресован.

6.2.4. При обнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр акта высылается отправителю, второй приобщается к входящему документу и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.

О получении подозрительного почтового отправления незамедлительно докладывается руководителю.

В случае если адрес отправителя на документе не указан и только по конверту могут быть установлены адрес отправителя и дата отправки, то конверт, в котором поступил документ, прикрепляется к документу.

Ошибочно направленные документы возвращаются отправителю или направляются адресату.

6.3. Регистрация поступающих документов

6.3.1. Поступающие документы регистрируются независимо от способа их доставки в пределах выделенных документопотоков. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов.

Регистрация документов осуществляется в день поступления в течение рабочего времени. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются на следующий рабочий день. Направление на рассмотрение документов, поступивших после 17:00, осуществляется на следующий рабочий день.

Документы, поступившие в адрес Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области, иные документы с указаниями по исполнению (резолюциями) Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области, срочные документы регистрируются и передаются на рассмотрение незамедлительно.

6.3.2. На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами. Соответствующие сведения о поступившем электронном документе вносятся в ЭРК.

При передаче зарегистрированного документа в другой орган исполнительной власти (структурное подразделение), другому должностному лицу отметка о поступлении вторично не проставляется.

Документу, поступившему по разным средствам связи, присваивается один и тот же регистрационный номер.

Регистрационный номер состоит из порядкового номера в пределах календарного года. При регистрации также может использоваться классификатор должностных лиц, органов исполнительной власти и их структурных подразделений, индекс по номенклатуре дел, иные цифровые и буквенные обозначения.

6.3.3. Документы, поступающие на бумажном носителе, включаются в СЭД в виде электронных копий (сканируются), регистрируются и после рассмотрения руководством передаются в соответствующие структурные подразделения на исполнение (в случае назначения нескольких исполнителей - по месту нахождения ответственного исполнителя) или остаются в службе делопроизводства и после исполнения включаются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти.

Не подлежат сканированию и передаются на рассмотрение и исполнение на бумажном носителе документы с отметками о конфиденциальности (в том числе с пометкой "Для служебного пользования"), документы, прошитые и скрепленные печатью, книги, брошюры, документы форматом более А4, иные аналогичные материалы.

6.4. Предварительное рассмотрение документов

Документы, поступившие в орган исполнительной власти, подлежат предварительному рассмотрению помощниками руководителей в целях распределения на документы, требующие рассмотрения руководителем органа исполнительной власти, заместителями руководителя исполнительной власти в соответствии с их компетенцией, и документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Предварительное рассмотрение документов, направленных Губернатору Орловской области, Председателю Правительства Орловской области, а также в Правительство Орловской области, администрацию Орловской области, органы исполнительной государственной власти субъектов Российской Федерации без указания конкретного должностного лица, осуществляется помощниками Губернатора и Председателя Правительства Орловской области секретариата Губернатора и Председателя Правительства Орловской области Администрации Губернатора и Правительства Орловской области. Такие документы направляются на рассмотрение Губернатору Орловской области, Председателю Правительства Орловской области или его заместителям исходя из оценки значимости их содержания в соответствии с распределением обязанностей.

6.5. Порядок рассмотрения документов должностными лицами и доведения документов до исполнителей

6.5.1. Поступившие документы после регистрации и предварительного рассмотрения передаются должностным лицам органов исполнительной власти на рассмотрение. Руководители определяют указания по исполнению документов только подчиненным им специалистам в соответствии с их компетенцией (сферой ведения).

После рассмотрения специалисты, ответственные за ведение делопроизводства (помощники руководителя), переносят указания по исполнению документов в регистрационно-контрольную форму (журнал, ЭРК в СЭД) с обязательным указанием сроков.

6.5.2. Сотрудники органа исполнительной власти, назначенные в качестве исполнителей по документу (поручению), получают доступ к документу и его ЭРК в СЭД органа исполнительной власти и организуют работу с документом.

6.5.3. Документы на бумажном носителе передаются на исполнение в день их рассмотрения руководителем или на следующий рабочий день. Документы с резолюциями Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области, срочные документы передаются на исполнение незамедлительно.

В соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю, указанному в резолюции первым (ответственному исполнителю), соисполнителям направляются копии документов. Изготовление копий документов для рассылки исполнителям является функцией службы делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти.

Передача документов между должностными лицами и органами исполнительной власти (их структурными подразделениями) осуществляется через службу делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти (его структурного подразделения).

6.6. Работа исполнителя с документами

6.6.1. Организация работы с документами осуществляется на основании указаний по исполнению (резолюций) Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области, его заместителей, руководителей органов исполнительной власти, иных должностных лиц.

6.6.2. Руководители органов исполнительной власти и их структурных подразделений обеспечивают исполнение поступивших документов в соответствии с указаниями по их исполнению в рамках установленной сферы ведения.

6.6.3. Специалисты структурных подразделений органов исполнительной власти в процессе исполнения документа осуществляют:

1) получение и анализ необходимой информации, всестороннюю проработку содержательной стороны вопроса, изучение документов, относящихся к предмету исполнения, в пределах компетенции;

2) качественную и своевременную подготовку проекта документа (отчета об исполнении, предложений по решению содержащихся в документе вопросов, письма-ответа и т. д.) и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных Инструкцией и иными нормативными документами;

3) согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

4) доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа - его повторное согласование);

5) в необходимых случаях - подготовку списка рассылки документа;

6) направление проекта документа по результатам исполнения на подпись (утверждение) руководителю со всеми приложениями и необходимыми документами, в том числе поступившим (исполняемым) документом.

6.6.4. В случае если исполнение документа поручено нескольким лицам, должностное лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем. Соисполнители в течение двух третей срока, отведенного для исполнения, направляют ответственному исполнителю предложения по исполнению данного документа для обобщения и формирования итогового документа. Ответственный исполнитель имеет право приглашать соисполнителей для выработки совместного решения.

6.6.5. В случае если содержание документа и (или) указание по его исполнению выходят за пределы компетенции (сферы ведения) органа исполнительной власти (его структурного подразделения), исполнитель в 3-дневный срок представляет руководителю предложения о привлечении соисполнителей либо осуществляет взаимодействие с руководителями органов исполнительной власти (структурных подразделений) в соответствии с иерархией должностей в структуре органов исполнительной власти.

В случае если содержание документа и (или) указание по его исполнению не входят в компетенцию (сферу ведения) органа исполнительной власти (его структурного подразделения), исполнитель в 3-дневный срок представляет руководителю предложения о перенаправлении документа другому исполнителю (в соответствующий орган исполнительной власти, его структурное подразделение).

6.6.6. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

6.7. Организация работы с отправляемыми документами

Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией и иными нормативными документами, согласование с должностными лицами органов исполнительной власти (внутреннее согласование) и, при необходимости, заинтересованными органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (внешнее согласование), последующее незамедлительное представление руководителю на подписание возлагается на исполнителя документа.

Перед представлением проекта документа на подпись руководителю исполнитель обеспечивает и проверяет правильность содержания и оформления, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа рассылки, иных документов.

Для отправки документов, не имеющих адресной части, исполнителем готовятся сопроводительные письма.

6.8. Регистрация отправляемых документов

6.8.1. Подписанные (утвержденные) документы передаются на регистрацию в службу делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти (его структурного подразделения).

Служба делопроизводства осуществляет проверку соответствия оформления документа установленным требованиям, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, документы, оформленные ненадлежащим образом, возвращаются исполнителю.

6.8.2. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Документы, подготовленные в органе исполнительной власти, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом, включаются в СЭД.

При включении исходящего документа в СЭД сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия отправляемого документа.

6.8.3. Сведения о документах, отправляемых на бумажном носителе, вносятся в регистрационно-учетную форму.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа на бумажном носителе в реквизитах бланка и на его копии, помещаемой в дело.

Копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

6.9. Отправка документов

6.9.1. Отправку исходящих документов осуществляет служба делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти.

В случае отправки документа на бумажном носителе исполнитель обеспечивает изготовление необходимого количества экземпляров документа в соответствии со списком рассылки.

Перед отправкой службой делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти производится проверка соответствия оформления исходящих документов установленным требованиям, сортировка документов по способу отправления (простая, заказная и др.). Документы, оформленные ненадлежащим образом, корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

6.9.2. Документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, полномочному представителю Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, а также документы Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области в адрес корреспондентов, расположенных за пределами Орловской области, отправляются фельдъегерской связью.

Документы, указанные в абзаце первом настоящего пункта, в том числе адресованные корреспондентам, официально приступившим к обмену документами с использованием системы межведомственного электронного документооборота, также направляются в электронном виде по МЭДО (если в соответствующем письме (запросе) не имеется указаний о направлении иным способом):

подписанные Губернатором, Председателем Правительства Орловской области (либо должностным лицом, исполняющим обязанности Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области) - отделом делопроизводства управления документационного обеспечения Администрации Губернатора и Правительства Орловской области;

подписанные членами Правительства Орловской области, руководителями органов исполнительной власти - службой делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти (сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, в том числе помощниками заместителей Губернатора Орловской области, членов Правительства Орловской области, руководителей органов исполнительной власти, специалистами приемных руководителей, либо сотрудниками, ответственными за получение и отправку служебной корреспонденции по МЭДО).

6.9.3. Отправляемые по почте документы проходят: упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии со списком рассылки, составленным исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

Отправка документов органов исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти в день ее поступления в течение рабочего времени, в случае поступления после 16:30 - на следующий рабочий день.

Ответственность за правильность указания адреса отправителя и получателя, комплектность направляемых документов (вложения) несет исполнитель.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Почтовыми правилами, документов для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами телеграфной связи.

6.9.4. Исполнитель передает подлинник документа на бумажном носителе в службу делопроизводства соответствующего органа для отправки адресату, если имеются указания о направлении на бумажном носителе.

Служба делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти либо сотрудники, ответственные за получение и отправку документов, несут ответственность за обеспечение отправки документов по факсимильной связи, электронной почте, МЭДО (в том числе за качество электронной копии, соответствие электронной копии документа его подлиннику на бумажном носителе).

6.10. Организация работы с внутренними документами

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе исполнения - поступающих (входящих) документов.

Подготовка и составление, оформление, исполнение и регистрация, хранение внутренних документов осуществляется в соответствии с подразделами 4.2-4.5, 6.5-6.7 Инструкции.

Регистрация доверенностей осуществляется в день их выдачи в соответствии с датой, указанной в доверенности.

Требования и особенности работы по включению внутренних документов в СЭД представлены в пункте 6.12.5 Инструкции и пункте 3 приложения 11.

6.11. Особенности работы с документами на иностранных языках

6.11.1. Работа с документами на русском языке осуществляется в установленном Инструкцией порядке.

Поступившие документы на иностранных языках регистрируются службой делопроизводства органа исполнительной власти в установленном Инструкцией порядке, после чего в течение 1 рабочего дня со дня регистрации передаются службой делопроизводства органа исполнительной власти в орган исполнительной власти в сфере развития внешнеэкономических и межрегиональных связей для осуществления перевода на государственный язык Российской Федерации.

Орган исполнительной власти в сфере развития внешнеэкономических и межрегиональных связей в срок до 3 рабочих дней со дня поступления в указанный орган документа на иностранном языке осуществляет его перевод на русский язык и передает документ с соответствующим переводом в службу делопроизводства органа исполнительной власти, зарегистрировавшую документ, для последующего представления руководителю органа исполнительной власти на рассмотрение.

6.11.2. Документы, отправляемые в адрес иностранных организаций, готовятся на русском языке, визируются и представляются руководителю на подписание в установленном порядке. По инициативе руководителя органа исполнительной власти, подготовившего проект, осуществляется подготовка, представление на подписание и отправка документа также на языке соответствующей страны или на английском языке. Экземпляр документа на иностранном языке визируется сотрудником, ответственным за обеспечение соответствия текста на русском языке его иностранному эквиваленту. Письма в страны Содружества Независимых Государств оформляются на русском языке.

На отправку документы представляются с указанием исполнителем почтового адреса иностранной организации - получателя документа латинскими буквами и арабскими цифрами.

6.12. Особенности работы с электронными документами

6.12.1 Электронный документооборот в органах исполнительной власти осуществляется с использованием СЭД. Доступ к работе в СЭД органа исполнительной власти должны иметь только зарегистрированные пользователи.

6.12.2. Прохождение электронных документов, составление, оформление и согласование проектов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба Орловской области.

6.12.3. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти - автора документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется.

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте органов исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в органах исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее) документ.

6.12.4. Документы органа исполнительной власти могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

Перечень видов документов, образующихся в процессе деятельности органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, подлежит согласованию с органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

6.12.5. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти.

Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в соответствующей базе СЭД в соответствии с ее классификационной схемой.

В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению, руководством органа исполнительной власти или в ходе согласования проекта документа, заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭД формируется лист согласования.

Службы делопроизводства органов исполнительной власти в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей ЭРК).

Документу (входящему, исходящему, внутреннему) при включении его в СЭД присваивается регистрационный номер.

При включении в СЭД проектов документов, подготовка которых осуществляется органами исполнительной власти, им присваивается учетный внутрисистемный номер.

Выявленные в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота органов исполнительной власти. Система электронного документооборота органов исполнительной власти предусматривает регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.

6.12.6. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органов исполнительной власти используются обязательные сведения о документах (приложение 11).

В системе электронного документооборота могут использоваться дополнительные сведения о документах. В обязательном порядке указываются сроки исполнения документов.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение и исполнение, отправке и хранении электронных документов вместе с ними передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

6.12.7. При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

В целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы по документам, включенным в СЭД, используются классификаторы и справочники, в том числе:

классификаторы: специализаций корреспондентов, видов документов, структурных подразделений органа исполнительной власти, должностных лиц, исполнителей по документам; тематический (вопросов деятельности), номенклатура дел органа исполнительной власти;

справочники: внешних корреспондентов, структурных подразделений органа исполнительной власти, должностных лиц, исполнителей по документам, адресов корреспондентов, стандартных формулировок результатов рассмотрения обращений граждан, предметов поручений, шаблонов бланков документов, шаблонов документов.

6.12.8. Перед включением исходящих документов в СЭД служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличие указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

6.12.9. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде (в заголовок дела включается указание "Электронные документы").

6.12.10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органах исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в органах исполнительной власти программно-технических средств и нормативных и методических документов государственных органов в сфере архивного дела.

6.12.11. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. Электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами хранения документов.

6.12.12. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов (с учетом сохранения данных о документах с длительными сроками исполнения).

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

6.13. Учет и анализ объемов документооборота

6.13.1. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в органы исполнительной власти и создаваемых ими, ведется в целях совершенствования организации работы с документами, рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

6.13.2. Данные о количестве документов ежегодно обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководству в виде справок и отчетов статистического и аналитического характера.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в орган исполнительной власти и созданных им за определенный период времени (месяц, год). Подсчет объема документооборота производится по группам документов (правовые акты, служебные документы, обращения граждан и др.).

Учет количества документов проводится по данным СЭД, иных регистрационно-учетных форм по месту регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

6.13.3. Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно для определения интенсивности эксплуатации технических средств, расчета потребности в новом оборудовании и расходных материалах.

6.14. Копировально-множительные работы

6.14.1. Копировально-множительные работы осуществляются Департаментом информационных технологий Орловской области.

Тиражированию подлежат только служебные документы с общим объемом получаемых копий не менее 50 листов. Материалы информационного, справочного и методического характера, а также значительные по объему или количеству тиражируемых копий документы копируются на обеих сторонах листа.

6.14.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заявка, подписанная руководителем органа исполнительной государственной власти (за исключением Администрации Губернатора и Правительства Орловской области) и согласованная членом Правительства Орловской области - руководителем Департамента информационных технологий Орловской области или его заместителем. Копировально-множительные работы выполняются в срок до 3 рабочих дней со дня поступления заявки в Департамент информационных технологий Орловской области.

6.14.3. Без оформления заявки осуществляется тиражирование:

1) документов для мероприятий, проводимых Губернатором Орловской области, Председателем Правительства Орловской области, первым заместителем Губернатора и Председателя Правительства Орловской области - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Орловской области, организационное и документационное обеспечение которых осуществляет Администрация Губернатора и Правительства Орловской области;

2) копий протоколов совещаний у Губернатора Орловской области, заседаний Правительства Орловской области;

3) документов, направляемых на рассмотрение и исполнение в соответствии с резолюциями Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области;

4) отправляемых документов Губернатора и Председателя Правительства Орловской области, заместителей Губернатора и Председателя Правительства Орловской области, заместителей Председателя Правительства Орловской области, первого заместителя Губернатора и Председателя Правительства Орловской области - руководителя Администрации Губернатора и Правительства Орловской области;

5) копий правовых актов Губернатора Орловской области, Правительства Орловской области, Администрации Губернатора и Правительства Орловской области;

6) бланков правовых актов Губернатора Орловской области, Правительства Орловской области, Администрации Губернатора и Правительства Орловской области, служебных писем и листков поручений Губернатора, Председателя Правительства Орловской области и его заместителей;

7) документов по обеспечению прохождения государственной гражданской службы Орловской области.

6.14.4. Для копирования передаются первые экземпляры (подлинники) документов или качественно изготовленные копии.

VII. Документальный фонд органа исполнительной власти

7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

7.1.1. Документальный фонд органа исполнительной власти - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности.

Документальный фонд органа исполнительной власти составляют документы, созданные в органе исполнительной власти и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. Документальный фонд Администрации Губернатора и Правительства Орловской области включает в себя документы Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области и его заместителей.

7.1.2. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве орган исполнительной власти разрабатывает и утверждает номенклатуру дел. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда органа исполнительной власти.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел органа исполнительной власти включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.

7.1.3. Номенклатура дел составляется службой делопроизводства на основе положений об органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, регламента органа исполнительной власти, других документов, регламентирующих деятельность органа исполнительной власти и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти.

7.1.4. В органе исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 12) и номенклатура дел органа исполнительной власти (сводная) (приложение 13).

Номенклатура дел органа исполнительной власти (сводная) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений по формам, установленным Правилами хранения документов.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается со службой делопроизводства органа исполнительной власти, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства органа исполнительной власти.

Вновь созданное или реорганизованное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в службу делопроизводства органа исполнительной власти, которая после согласования и утверждения присоединяется к действующей номенклатуре дел органа исполнительной власти.

Методическое содействие при составлении номенклатуры дел органа исполнительной власти оказывает БУ ОО "Государственный архив Орловской области".

7.1.5. Один раз в 5 лет номенклатура дел органа исполнительной власти согласовывается с экспертно-проверочной комиссией органа исполнительной власти в сфере архивного дела (далее - ЭПК). Номенклатура дел органа исполнительной власти, подписанная руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем органа исполнительной власти после ее согласования с ЭПК не позднее конца текущего года.

В конце каждого года номенклатура дел органа исполнительной власти уточняется и утверждается руководителем органа исполнительной власти.

Утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1-го января следующего календарного года.

В случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.

7.1.6. Номенклатура дел органа исполнительной власти составляется в трех экземплярах:

1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел службы делопроизводства;

2-й экземпляр передается в архив органа исполнительной власти в качестве учетного документа;

3-й экземпляр передается в БУ ОО "Государственный архив Орловской области", источником комплектования которого является орган исполнительной власти.

В качестве рабочего экземпляра в службе делопроизводства используется копия утвержденной номенклатуры дел органа исполнительной власти.

В структурные подразделения органа исполнительной власти номенклатура дел рассылается службой делопроизводства в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел органа исполнительной власти приведен в приложении 14.

7.1.7. Для составления номенклатуры дел и определения сроков хранения документов применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20 декабря 2019 года N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".

7.1.8. В номенклатуру дел включаются заголовки дел органа исполнительной власти, отражающие деятельность его структурных подразделений, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в службу делопроизводства органа исполнительной власти.

Службой делопроизводства органа исполнительной власти на основе полученных из структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в органе исполнительной власти в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел органа исполнительной власти хранится в службе делопроизводства до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив органа исполнительной власти.

7.2. Формирование дел и их текущее хранение

7.2.1. Формирование и хранение дел до передачи их в архив органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства, электронных дел - в СЭД.

Проект документа, имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД, помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.

Документы Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области и его заместителей формируются в дела в Администрации Губернатора и Правительства Орловской области, документы органов исполнительной власти и их структурных подразделений - в службах делопроизводства соответствующих органов исполнительной власти и их структурных подразделениях.

7.2.2. Документы систематизируются и группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в зависимости от сроков их хранения: постоянного, временных (свыше 10 лет, в том числе по личному составу: созданные до 2003 года - 75 лет, с 2003 года - 50 лет) и временных (до 10 лет включительно) сроков хранения. Методическое содействие структурным подразделениям при формировании дел оказывает служба делопроизводства органа исполнительной власти. Контроль за правильным формированием дел, наличием и состоянием дел осуществляет экспертная комиссия органа исполнительной власти.

Законченные делопроизводством документы, а также сведения о документах, не подлежащих исполнению (направленных для ознакомления, использования в работе), передаются в службу делопроизводства для помещения в дела не позднее установленного срока их исполнения. Формирование дел, определение мест их хранения (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть помещен исполненный документ) осуществляют сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства. Порядок формирования, учета и хранения дел приведен в приложении 15.

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

7.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

7.3.1. В целях подготовки дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение выполняется комплекс работ, который предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

7.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органах исполнительной власти создаются экспертные комиссии (далее - ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых приказом органа исполнительной власти.

Экспертиза ценности документов постоянного и временных сроков хранения осуществляется ежегодно в органах исполнительной власти сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК при методическом содействии органа исполнительной власти в сфере архивного дела и БУ ОО "Государственный архив Орловской области".

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив органа исполнительной власти, отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях органа исполнительной власти, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа исполнительной власти.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел органа исполнительной власти, правильность определения сроков хранения дел.

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив органа исполнительной власти не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в архив органа исполнительной власти проводится на основании описей дел структурных подразделений постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, составленных по результатам экспертизы ценности документов.

7.3.3. Описи дел структурных подразделений (приложение 16) являются основанием для составления работниками, ответственными за архив органа исполнительной власти, сводных описей дел постоянного хранения (приложение 17), дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение 18) и дел по личному составу (приложение 19). Описи составляются по формам, установленным Правилами хранения документов.

Порядок составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу приведен в приложении 20.

Сводные описи дел постоянного хранения и по личному составу (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК в четырех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре в электронной форме не менее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

После утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения (годовых разделов) и согласования описей дел по личному составу (годовых разделов) в БУ ОО "Государственный архив Орловской области" передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения и один экземпляр описи дел по личному составу на бумажном носителе, а также по одному экземпляру описей в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра). Один экземпляр описи дел постоянного хранения и три экземпляра описи дел по личному составу остаются в органе исполнительной власти.

7.3.4. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела органа исполнительной власти подлежат оформлению в соответствии с Правилами оформления дел и подготовки их к передаче на архивное хранение (приложение 21).

Оформление дел проводится сотрудниками, ответственными за делопроизводство, при методическом содействии службы делопроизводства органа исполнительной власти и под контролем ЭК.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дела по личному составу. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает: оформление (утверждение) реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 22); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение 23); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 24); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

7.4. Уничтожение архивных документов и дел с истекшими сроками хранения

7.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 25).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется службой делопроизводства органа исполнительной власти на основе предложений структурных подразделений по форме, установленной Правилами хранения документов.

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2014 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2018 года).

7.4.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего органа исполнительной власти (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно).

Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем органа исполнительной власти только после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения.

7.4.3. После утверждения руководителем органа исполнительной власти актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел органа исполнительной власти проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии и подписью лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

7.5. Передача дел на архивное хранение

7.5.1. Дела передаются в архив органа исполнительной власти по описям, составленным в структурных подразделениях. Передача дел осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем органа исполнительной власти.

В период подготовки дел на бумажном носителе структурным подразделением к передаче в архив органа исполнительной власти службой делопроизводства проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием-передача дел в архив органа исполнительной власти производится службой делопроизводства органа исполнительной власти в присутствии сотрудника структурного подразделения. На экземплярах описи дел, документов проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

7.5.2. Передача электронных документов в архив органа исполнительной власти производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве органа исполнительной власти информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения представлена в приложении 26, форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения - в приложении 27.

При передаче электронных документов в архив органа исполнительной власти выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

1) формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

2) формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;

3) проверка архивом органа исполнительной власти электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

4) проверка воспроизводимости электронных документов;

5) проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив органа исполнительной власти на физически обособленных материальных носителях);

6) проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

Прием электронных документов в архив органа исполнительной власти по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве органа исполнительной власти информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника службы делопроизводства органа исполнительной власти и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя органа исполнительной власти или уполномоченного им должностного лица.

После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:

наименование организации (полное, сокращенное);

номер фонда;

номер описи электронных дел, документов;

номер дела по описи;

отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);

крайние даты документов электронного дела;

при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

7.5.3. Документы по личному составу хранятся в структурных подразделениях органа исполнительной власти либо передаются в архив органа исполнительной власти.

7.5.4. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаче на архивное хранение не подлежат и по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном подразделом 7.4. Инструкции.

7.5.5. В случае ликвидации структурного подразделения органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства в подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в дела, за исключением неисполненных документов, оформляет дела и передает их в службу делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти; документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения формируются в дела и передаются в архив соответствующего органа исполнительной власти.

7.5.6. При реорганизации органа исполнительной власти (его структурного подразделения) документы в упорядоченном состоянии передаются его правопреемнику.

7.6. Передача документов органов исполнительной власти на хранение в БУ ОО "Государственный архив Орловской области"

7.6.1. Документы Архивного фонда Орловской области, образовавшиеся в органах исполнительной власти - источниках комплектования БУ ОО "Государственный архив Орловской области", по истечении сроков их временного хранения в архиве органа исполнительной власти передаются на постоянное хранение в БУ ОО "Государственный архив Орловской области".

7.6.2. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии в соответствии с научно-справочным аппаратом.

7.6.3. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с работником БУ ОО "Государственный архив Орловской области" проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. Устранение обнаруженных дефектов проводится силами органа исполнительной власти.

7.6.4. Вместе с документами передаются четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. После приема дел работниками государственного архива на всех экземплярах описи дел проставляются отметки о приеме дел (три экземпляра описи остаются в государственном архиве, один возвращается в орган исполнительной власти). При первой передаче документов в БУ ОО "Государственный архив Орловской области" орган исполнительной власти передает историческую справку к фонду; при последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.

7.6.5. Передача документов постоянного хранения в БУ ОО "Государственный архив Орловской области" оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение (приложение 28), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве, другой - в передающем органе исполнительной власти.

7.6.6. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов исполнительной власти, передающих документы.

Досрочная передача документов на постоянное хранение осуществляется при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов в органе исполнительной власти, угрозе их утраты и при наличии свободных архивных площадей в государственном архиве на основании договора органа исполнительной власти и БУ ОО "Государственный архив Орловской области".

7.6.7. В случае ликвидации органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в БУ ОО "Государственный архив Орловской области" независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.