Приказ Министерства по национальной политике и делам религий Республики Дагестан от 31 октября 2019 г. N 195-ОД "О создании ведомственного архива Министерства национальной политике и делам религий Республики Дагестан и утверждении Положения о нем"

В соответствии с примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42, положением о Министерстве национальной политике и делам религий Республики Дагестан, утвержденным постановлением Правительства Республики Дагестан от 5 февраля 2019 N 16 приказываю:

1. Создать ведомственный архив Министерства по национальной политике и делам религий Республики Дагестан.

2. Утвердить положение об архиве Министерства по национальной политике и делам религий Республики Дагестан (приложение N 1).

3. Разместить настоящий приказ на официальном сайте Министерства по национальной политике и делам религий Республики Дагестан.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

И.о. министра

Г. Давыдов

Утверждено
приказом Миннац РД
31.10.2019 г.

Министерство по национальной

политике и делам религий

Республики Дагестан

Положение об Архиве

I. Общие положения

1. Положение об Архиве Министерства по национальной политике и делам религий Республики Дагестан (далее - Положение об Архиве Министерства) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. N 42

2. Положение распространяется на Архив Министерства по национальной политике и делам религий Республики Дагестан, выступающего источником комплектования Государственного Казенного учреждения "Центральный Государственный архив республики Дагестан" и вступает в силу после издания соответствующего приказа Министра по национальной политике и делам религий Республики Дагестан.

3. Архив Министерства осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности министерства, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный архив, источником комплектования которого выступает Министерство.

4. Министерство разрабатывает Положение об Архиве. Положение об архиве Министерства подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве.

Положение об архиве на согласование Экспертно-проверочной комиссии Министерства по национальной политике и делам религий Республики Дагестан представляется вместе с заключением Государственного Казенного учреждения "Центральный Государственный архив Республики Дагестан"

После согласования Положение об Архиве Министерства утверждается Министром по национальной политике и делам религий Республики Дагестан.

5. Архив Министерства в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Дагестан в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации других архивных документов и Положением Министерства по национальной политике и делам религий, утвержденным Постановлением Правительства Республики Дагестан от 6 ноября 2007 года N 300.

II. Состав документов архива министерства

6. Архив министерства хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности министерства;

б) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

в) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива Министерства.

III. Задачи архива министерства

7. К задачам архива Министерства относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II данного Положения.

7.2. Комплектование архива Министерства документами, образовавшимися в деятельности Министерства.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве Министерства.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве Министерства.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Республики Дагестан на постоянное хранение в ГКУ "ЦГА РД".

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в архив министерства.

IV. Функции архива Министерства

8. Архив Министерства осуществляет следующие функции:

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Министерства, в соответствии с утвержденным графиком.

8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве Министерства.

8.3. Представляет в ГКУ РД "ЦГА РД" учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Республики Дагестан и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Министерства, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.

8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Министерства описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение (согласование) экспертно-проверочной комиссии Министерства по национальной политике и делам религий РД:

- на согласование описи дел постоянного хранения;

- на согласование описи дел по личному составу;

- на согласование акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

- на утверждение министру описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК Министерства по национальной политике и делам религий Республики Дагестан.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГКУ РД "ЦГА РД".

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Министерства в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Республики Дагестан, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Министерства.

8.9. Организует информирование руководства и работников о составе и содержании документов Архива Министерства.

8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

8.11. Организует выдачу документов и дел для работы во временное пользование.

8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.13. Ведет учет использования документов Архива Министерства.

8.14. Создает фонд пользования Архива Министерства и организует его использование.

8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива Министерства.

8.16. Участвует в разработке документов Министерства по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив Министерства.

V. Права Архива Министерства

9. Архив Министерства имеет право:

а) представлять руководству министерства предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве Министерства;

б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы архива Министерства;

в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции архива Министерства;

г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в архив Министерства в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЭПК Министерства по национальной политике и делам религий Республики Дагестан.