Приложение N 2. Областной стандарт качества оказания государственной услуги "Предоставление архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации"

Приложение N 2
к приказу
Министерства культуры
Мурманской области
от 30 июля 2020 г. N 291

Областной стандарт
качества оказания государственной услуги "Предоставление архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации"

1. Разработчик Стандарта качества оказания государственной услуги:

Министерство культуры Мурманской области (далее - Министерство).

2. Наименование государственной услуги:

Предоставление архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

3. Цель государственной услуги:

обеспечение пользователя запрашиваемой информацией.

4. Сведения о возмездности (безвозмездности) оказания государственной услуги включая информацию о порядке, размере и основаниях взимания платы за оказание государственной услуги:

Государственная услуга предоставляется безвозмездно.

5. Термины и определения, используемые в Стандарте:

государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

государственная услуга - деятельность по реализации функций исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации при осуществлении отдельных государственных полномочий, переданных федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, которая осуществляется по запросам заявителей в пределах установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации полномочий органов, предоставляющих государственные услуги;

архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации;

запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации;

архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя.

6. Правовые основы оказания государственной услуги:

- Конституция Российской Федерации;

- Закон РФ от 19.02.1993 N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях";

- Федеральный закон от 17.12.2001 N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";

- приказ Росархива от 02.03.2020 N 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях";

- Закон Мурманской области от 20.02.2006 N 730-01-ЗМО "Об архивном деле в Мурманской области";

- Закон Мурманской области от 07.11.2013 N 1672-01-ЗМО "Об областных стандартах качества оказания (выполнения) государственных услуг (работ)";

- постановление Правительства Мурманской области от 03.02.2014 N 35-ПП "Об утверждении порядка разработки, утверждения и изменения областных стандартов качества оказания (выполнения) государственных услуг (работ)".

7. Перечень и характеристика потенциальных потребителей государственной услуги:

- физические лица (граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства независимо от места проживания);

- юридические лица независимо от их организационно-правовых форм, форм собственности и сферы деятельности.

8. Показатели оценки качества оказания государственной услуги:

приведены в приложении N 1 к настоящему Стандарту.

9. Требования к процедурам оказания государственной услуги:

9.1. Перечень документов, необходимых для получения государственной услуги:

9.1.1. Государственная услуга по предоставлению архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, оказывается на основании запроса, в котором должны быть указаны:

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), год рождения гражданина, в отношении которого запрашивается информация;

- почтовый или электронный адрес (последний - при наличии), по которому следует направить ответ;

- содержание запроса (стаж, заработная плата, награждение, прохождение практики и др.) с указанием организаций и хронологических рамок запрашиваемой информации;

- форма получения пользователем информации (архивная справка, архивная копия, архивная выписка).

Пользователь вправе приложить к запросу копии документов, уточняющих информацию, содержащуюся в запросе:

- копия документа, удостоверяющего личность;

- копия трудовой книжки;

- копия удостоверения к награде и др.

9.1.2. Физические лица, являющиеся представителями пользователя, представляют доверенность, оформленную в установленном порядке, подтверждающую полномочия на получение запрашиваемой информации в отношении пользователя.

9.2. Порядок оказания государственной услуги:

9.2.1. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием, рассмотрение и регистрация запроса пользователя;

- подготовка и направление ответа пользователю.

9.2.2. Административные процедуры по приему, рассмотрению и регистрации запроса пользователя включают в себя действия должностных лиц архива по определению правомочности получения пользователем запрашиваемой информации, степени полноты информации, необходимой для исполнения запроса, местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса, установлению срока исполнения и ответственного лица за исполнение запроса.

9.2.3. Административные процедуры по подготовке ответа пользователю предусматривают определение с помощью научно-справочного аппарата по фондам архива перечня архивных документов, необходимых для подготовки ответа на запрос пользователя, анализ содержания архивных документов, оформление архивной справки, информационного письма и других документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги.

9.2.4. Основанием для начала предоставления государственной услуги является поступление в архив обращения, доставленного пользователем лично, посредством электронной почты, почтовой, факсимильной связи, многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг, Единою или регионального портала государственных услуг, Автоматизированной информационной системы по документам Архивного фонда Мурманской области, по защищенным каналам с использованием шифровальных (криптографических) средств, информационно-телекоммуникационным системам и сетям.

9.2.5. При личном обращении пользователей государственная услуга предоставляется в порядке очереди.

Время ожидания в очереди не должно превышать 15 (пятнадцать) минут.

9.2.6. В случае отсутствии у пользователя права на запрашиваемую информацию архив направляет в адрес пользователя информационное письмо с мотивированным отказом в предоставлении запрашиваемой информации и с разъяснением дальнейших действий пользователя в соответствии с законодательством Российской Федерации и Мурманской области.

9.2.7. В случае отсутствия запрашиваемой информации в документах архива и наличия запрашиваемой информации в других органах и организациях архив направляет запрос по принадлежности в другие органы и организации либо направляет информационное письмо пользователю о местонахождении документов.

9.3. Перечень оснований для приостановления оказания или отказа в оказании государственной услуги:

9.3.1. Оснований для приостановления оказания государственной услуги не предусмотрено.

9.3.2 Запрос пользователя не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

- если запрос не поддается прочтению;

- если ответ по существу указанной в запросе темы (вопроса) не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и (или) конфиденциальную информацию);

- если запрос касается темы (вопроса), в отношении которой пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства (руководитель архива или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в один и тот же архив);

- если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц архива, а также членов их семей;

- если у пользователя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос (в случае, если не истек срок ограничения, установленный частью 3 статьи 25 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

О причинах оставления запроса без рассмотрения сообщается пользователю в случаях, если его фамилия и почтовый (электронный адрес) поддаются прочтению.

9.4. Сроки приостановления оказания государственной услуги.

9.4.1. Запросы социально-правового характера исполняются в течение 30 (тридцать) календарных дней со дня регистрации запроса.

9.5. Порядок обжалования решений, действий (бездействия) должностных лиц государственных областных учреждений в процессе оказания государственной услуги в случае несоответствия государственной услуги Стандарту.

9.5.1. Пользователь вправе подать жалобу на решение и (или) действие (бездействие) архива, его должностных лиц в процессе оказания государственной услуги (далее - жалоба) в случае несоответствия государственной услуги Стандарту.

9.5.2. Пользователь может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока предоставления государственной услуги;

2) нарушение срока регистрации документов;

3) требование у заявителя документов или информации либо осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено подразделом 9.1 Стандарта;

4) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа или отсрочки не предусмотрены подразделом 9.4 Стандарта;

5) требование с заявителя при предоставления государственной услуги платы, не предусмотренной подразделом 4 Стандарта;

6) нарушение срока или порядка выдачи документов по результатам предоставления государственной услуги;

7) требование у заявителя при предоставлении государственной услуги документов или информации, отсутствие и (или) недостоверность которых не указывались при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, либо в предоставлении государственной услуги, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 4 части 1 статьи 7 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

9.5.3. Архив обеспечивает:

- информирование пользователей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц архива посредством размещения информации на стендах в местах предоставления государственных услуг, на официальных сайтах;

- консультирование пользователей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц, в том числе по телефону, электронной почте, при личном приеме.

9.5.4. Прием жалоб осуществляется архивом, предоставляющим государственную услугу.

График приема жалоб: понедельник - пятница - с 09.00 до 17.00, перерыв с 13.00 до 14.00.

Жалоба может быть подана заявителем в электронной форме.

9.5.4. Директор архива проводит личный прием граждан ежедневно без предварительной записи.

График приема: понедельник - пятница - с 09.00 до 17.00, перерыв с 13.00 до 14.00.

При личном приеме пользователь предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

9.5.5. Жалоба подлежит регистрации в соответствующих регистрационных формах в день поступления. При регистрации на жалобе проставляется штамп архива и указывается входящий номер. Одновременно оформляется расписка в двух экземплярах, один из которых передает пользователю (при поступлении документов почтой расписка направляется почтой в день регистрации жалобы), второй экземпляр прикладывает к поступившей жалобе.

Расписка должна содержать следующую информацию:

1) дата поступления жалобы;

2) фамилия и инициалы имени и отчества (наименование) пользователя;

3) перечень поступивших документов с указанием их наименования и реквизитов;

4) количество листов в каждом документе;

5) входящий номер;

6) фамилия, инициалы имени и отчества и должность лица, принявшего документы и его подпись;

7) телефон, электронная почта, по которой пользователь может узнать о стадии рассмотрения документов.

Должностное лицо, ответственное за делопроизводство, в течение одного рабочего дня со дня регистрации жалобы передает принятую жалобу с распиской о принятии директору государственного архива.

9.5.7. Получив письменную жалобу пользователя, директор архива назначает в течение одного рабочего дня уполномоченное на рассмотрение жалобы должностное лицо.

9.5.8. Уполномоченное на рассмотрение жалобы должностное лицо рассматривает жалобу и подготавливает проект решения об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении, а также проект мотивированного письменного ответа и передает директору архива.

При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы.

9.5.9. По результатам рассмотрения жалобы директор архива принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия одного из указанных решений, пользователю в письменной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

9.5.10. Жалоба подлежит рассмотрению уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа государственного архива в приеме документов у пользователя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня ее регистрации.

Ответ на жалобу, поступившую в форме электронного документа, направляется по адресу электронной почты, указанной в жалобе, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью должностного лица государственного архива, вид которой установлен законодательством Российской Федерации, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в жалобе.

9.5.11. Архив вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

- если в жалобе не указаны фамилия пользователя, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации жалобы сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

9.5.12. Если пользователь не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, то решения, принятые в рамках предоставления государственной услуги, могут быть обжалованы в административном или в судебном порядке.

10. Требования к материально-техническому обеспечению оказания государственной услуги

Параметр	Требование	Регламентирующий документ
Здание	Государственный архив должен располагаться в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании или отдельных помещениях здания, удаленном от опасных в пожарном отношении объектов и промышленных объектов, загрязняющих воздух. Вход в здание должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования организации и режима работы, осветительными приборами.	Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19; Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденные приказом Минкультуры РФ от 12.01.2009 N 3; Отраслевой стандарт ОСТ 55.6-85 "Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования".
Прилегающая территория	Территория государственного архива должна быть благоустроена. К зданиям государственных архивов обеспечивается свободный доступ и подъезд пожарных машин. Проезды и подъезды не должны использоваться для складирования материалов, оборудования и стоянки автотранспорта. Места для парковки автотранспортных средств пользователей должны быть предусмотрены на территории, прилегающей к месторасположению государственного архива.	Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденные приказом Минкультуры РФ от 12.01.2009 N 3; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19

11. Требования к законности и безопасности оказания государственной услуги

Параметр	Требование	Регламентирующий документ
Разрешительные документы	В соответствии с главой 6 "Доступ к архивным документам и их использование" Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"	Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденные приказом Росархива от 02.03.2020 N 24
Санитарное состояние	Размеры и состояние помещений должны отвечать требованиям действующих санитарно-гигиенических норм и правил (наличие гардероба и туалетной комнаты для посетителей, ежедневная уборка помещений).	Федеральный закон от 30.03.1999 N 52-ФЗ "О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения"; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организация