Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края"

С изменениями и дополнениями от:

28 апреля, 20 июля 2015 г., 26 апреля, 5 июля, 15 августа, 5 сентября, 3 ноября 2016 г., 13 марта 2017 г., 3 мая 2018 г., 30 декабря 2020 г.

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края довести Инструкцию до всех сотрудников и обеспечить ее исполнение.

3. Признать утратившим силу распоряжение Губернатора Хабаровского края от 04 мая 2012 г. N 212-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края".

4. Утратил силу с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

Губернатор

В.И. Шпорт

Инструкция
по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края
(утв. распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р)

С изменениями и дополнениями от:

28 апреля, 20 июля 2015 г., 26 апреля, 5 июля, 15 августа, 5 сентября, 3 ноября 2016 г., 13 марта 2017 г., 3 мая 2018 г., 30 декабря 2020 г.

1. Общие положения

Информация об изменениях:

Пункт 1.1 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее также - край), органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края.

Информация об изменениях:

Пункт 1.2 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (далее - Правила), Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71, национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст (далее - национальный стандарт), законами Хабаровского края, Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр (далее - Регламент Правительства края), постановлениями и распоряжениями Губернатора Хабаровского края, Правительства Хабаровского края.

Информация об изменениях:

Пункт 1.3 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, в том числе осуществляемые с помощью системы электронного документооборота Правительства Хабаровского края (далее также - система электронного документооборота).

Информация об изменениях:

Пункт 1.4 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения в аппарате Губернатора и Правительства края, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется управлением по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее также - управление по организации работы с документами).

Информация об изменениях:

Пункт 1.5 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами, обеспечение сохранности документов текущего делопроизводства, завершенных в делопроизводстве дел (до их передачи в установленном порядке в архив аппарата Губернатора и Правительства края) (далее также - завершенные в делопроизводстве дела) в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края (далее также - структурное подразделение аппарата и аппарат соответственно), органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, назначает ответственного за ведение делопроизводства с включением в его должностной регламент (должностную инструкцию) следующих основных функций:

прием и учет документов, полученных структурным подразделением аппарата, органом исполнительной власти края, находящимся на документационном обеспечении аппарата;

передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, и после получения соответствующих указаний исполнителю;

учет исходящих из структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;

контроль за прохождением документов в структурном подразделении аппарата, органе исполнительной власти края, находящемся на документационном обеспечении аппарата;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата;

контроль за своевременным формированием в дела исполненных документов;

разработка номенклатуры дел структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата;

формирование, оформление, учет, обеспечение сохранности и использования дел, находящихся в делопроизводстве и завершенных в делопроизводстве, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

ежемесячное представление информации для обновления электронной версии телефонного справочника Правительства края;

проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение аппарата, орган исполнительной власти края, находящийся на документационном обеспечении аппарата, сотрудников по вопросам организации работы с документами.

Список сотрудников структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, ответственных за ведение делопроизводства, ежегодно не позднее 31 декабря утверждается приказом первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края на следующий календарный делопроизводственный год.

При смене ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата, органе исполнительной власти края, находящемся на документационном обеспечении аппарата, составляется акт приема-передачи документов и дел, соответствующая информация доводится руководителем структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, до управления по организации работы с документами.

1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, должна использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

Информация об изменениях:

Пункт 1.7 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителей структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата.

Об утрате документа немедленно докладывается руководителю структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, и в отдел делопроизводства и архива управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел делопроизводства и архива), после чего принимаются меры по розыску данных документов.

Информация об изменениях:

Пункт 1.8 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке комитетом по информационной политике и массовым коммуникациям Правительства края.

Информация об изменениях:

Пункт 1.9 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

1.9. Сотрудники аппарата Губернатора и Правительства края, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.10. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.

Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 июля 2015 г. N 339-р раздел 1 настоящей Инструкции дополнен пунктом 1.11

1.11. Работа с документами, содержащими сведения конфиденциального характера, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения с конфиденциальной информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности в Правительстве Хабаровского края, утвержденным постановлением Губернатора Хабаровского края от 27 января 2011 г. N 5.

Информация об изменениях:

Раздел 2 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

2. Общие правила оформления документов в аппарате Губернатора и Правительства края*(1)

Порядок подготовки и оформления правовых актов Губернатора края, Правительства края приведен в разделах 3, 4 к настоящей Инструкции.

Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

2.1. Нормативные правовые акты, распорядительные документы и служебные письма Губернатора края, Правительства края, структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, оформляются на бланках в соответствии с национальным стандартом и постановлением Губернатора Хабаровского края от 6 июля 2017 г. N 83 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках, об электронных шаблонах документов структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства Хабаровского края, органов исполнительной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений" (далее - постановление N 83).

2.2. Документы, создаваемые в аппарате Губернатора и Правительства края, органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Состав реквизитов документов, создаваемых в процессе деятельности аппарата Губернатора и Правительства края, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, приведен в приложении N 1 к настоящей Инструкции. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме реквизитов, перечисленных в приложении N 1 к настоящей Инструкции, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в аппарат Губернатора и Правительства края, орган исполнительной власти края, находящийся на документационном обеспечении аппарата, отметки "Срочно", "Оперативно", "ЧС", "Подлежит возврату".

2.3. Документы, создаваемые в аппарате Губернатора и Правительства края, органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 через одинарный межстрочный интервал, за исключением реквизитов документов, которые оформляются межстрочным интервалом "точно".

При необходимости размещения текста документа на одной странице размер шрифта и межстрочный интервал между реквизитами могут быть изменены: размер шрифта N 13, 13,5, межстрочный интервал "точно". В правовых актах и приложениях к ним изменение размера шрифта не допускается.

Для выделения части текста документа (за исключением текста правового акта и приложения (приложений) к нему) могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются в колонтитуле посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами шрифтом Times New Roman размером N 12 на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа, за исключением правовых актов и приложений к ним, служебных писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства края, иных документов, оформляемых на номерных гербовых бланках, документов с отметкой "Для служебного пользования". При двустороннем создании документа ширина левого поля на лицевой стороне листа и ширина правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.4. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 35 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

2.5. Электронные документы должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования. Перечень допустимых расширений файлов при обмене информацией посредством системы электронного документооборота определен приложением к Положению о системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края, утвержденному постановлением Правительства Хабаровского края от 22 апреля 2015 г. N 83-пр.

2.6. Многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

2.7. Бланки документов

2.7.1. В аппарате Губернатора и Правительства края, органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, используются следующие бланки:

- бланк постановления Губернатора края (серия ПГ);

- бланк распоряжения Губернатора края (серия РГ);

- бланк постановления Правительства края (серия ПП);

- бланк распоряжения Правительства края (серия РП);

- бланк приказа первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края (серия ПР);

- бланк приказа руководителя департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края (серия РД);

- общий бланк Правительства края (серия ПБ) с продольным и угловым расположением реквизитов (используется для оформления протоколов, планов, отчетов, актов, номенклатур дел и иных документов, за исключением писем);

- бланк письма Губернатора края с продольным расположением реквизитов (серия БГ);

- бланк письма Правительства края с продольным расположением реквизитов (серия БР) (используется для оформления исходящих документов за подписью Губернатора, Председателя Правительства края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края - министров края, руководителей органов исполнительной власти края, действующих от имени Правительства края по доверенности Губернатора, Председателя Правительства края);

- бланк письма Правительства края с угловым расположением реквизитов (серия БП) (используется для оформления исходящих документов за подписью помощников, советников Губернатора края, руководителей (заместителей руководителей) органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края, руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений аппарата, председателей комиссий при Губернаторе края, Правительстве края (с обязательной расшифровкой наименования комиссии);

- бланк письма антитеррористической комиссии Хабаровского края (серия БА);

- бланк письма антинаркотической комиссии Хабаровского края (серия БН);

- бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра экономического развития края;

- бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра сельского хозяйства, торговли, пищевой и перерабатывающей промышленности края.

Бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра края разрабатывается соответствующим министерством края и используется для подготовки служебных писем, предусмотренных абзацами тринадцатым, четырнадцатым подпункта 2.9.18 пункта 2.9 настоящего раздела, а также для подготовки служебных писем по вопросам, входящим в компетенцию заместителей Председателя Правительства края - министров края. Регистрация писем, подготовленных на бланках заместителя Председателя Правительства края - министра края, осуществляется в соответствующем министерстве края.

2.7.2. Бланки с воспроизведением герба края изготавливаются полиграфическими организациями по закупкам, организованным управлением хозяйственного обеспечения Губернатора и Правительства края.

На гербовых бланках типографским способом или нумератором посредством специальных электронных программ в левой части нижнего поля проставляются порядковые номера и серии бланков.

2.7.3. Номерные гербовые бланки, за исключением бланка письма заместителя Председателя Правительства края - министра края, подлежат учету управлением по организации работы с документами.

2.7.4. Бланки не применяются для внутренней переписки, а также для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления на бумажных носителях информации: в таких случаях документы оформляются на стандартных листах бумаги с указанием наименований этих органов или организаций.

Внутренняя переписка - это переписка между Губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края, заместителями Председателя Правительства края, руководителями структурных подразделений аппарата, руководителями органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата.

Служебная переписка между структурными подразделениями аппарата, министерствами края, иными органами исполнительной власти края по вопросам, которые могут быть решены в оперативном (рабочем) порядке, не допускается.

Должностное лицо, подписывающее документ не на бланке, должно указать дату проставления подписи непосредственно при подписании документа.

Внутренняя переписка регистрируется в отделе делопроизводства и архива.

Переписка внутри структурных подразделений аппарата, а также внутри органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, в отделе делопроизводства и архива не регистрируется.

Перечень корреспонденции и документов, не подлежащих регистрации в отделе делопроизводства и архива управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края, приведен в приложении N 7 к настоящей Инструкции.

2.7.5. Порядок учета, хранения и списания номерных гербовых бланков

Руководители структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, назначают сотрудников, ответственных за учет, хранение и списание номерных гербовых бланков, с внесением данных обязанностей в их должностные регламенты (должностные инструкции).

Сотрудники, ответственные за учет, хранение и списание номерных гербовых бланков:

- получают (под подпись) номерные гербовые бланки в отделе электронного оформления документов управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел электронного оформления документов) или в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края);

- ведут журнал учета номерных гербовых бланков;

- хранят испорченные номерные гербовые бланки;

- один раз в полугодие комиссионно списывают испорченные номерные гербовые бланки с составлением акта об уничтожении испорченных номерных гербовых бланков (далее - акт об уничтожении бланков) (оформляется в соответствии с образцом, приведенным в приложении N 2 к настоящей Инструкции), который подписывается членами комиссии (не менее трех человек) и утверждается руководителем структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата. После утверждения акта об уничтожении бланков испорченные номерные гербовые бланки уничтожаются.

Один экземпляр акта об уничтожении бланков серий ПБ, ПР, РД, БГ, БР, БП, БА, БН передается в отдел электронного оформления документов, серий ПГ, ПП, РГ, РП - в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в срок не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом (10 июля, 10 января).

Изготовление, учет, хранение, уничтожение бланков заместителя Председателя Правительства края - министра края осуществляются соответствующим министерством.

Номерные гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах (сейфах) и (или) опечатываемых кабинетах, исключающих возможность их использования не по назначению.

Запрещается использование испорченных номерных гербовых бланков.

2.8. Электронные шаблоны документов

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, в том числе подготовленный на утвержденном шаблоне электронного документа в соответствии с Инструкцией.

Электронный документ создается в соответствии с перечнем управленческих документов, создание, хранение и использование которых осуществляются в форме электронных документов при организации внутренней деятельности в аппарате Губернатора и Правительства края, утверждаемым приказом первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, согласованным в установленном порядке с органом исполнительной власти края, уполномоченным в сфере архивного дела (далее - перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются в форме электронных документов), и в случае наличия утвержденного электронного шаблона документа оформляется на электронном шаблоне документа.

Электронные шаблоны документов утверждаются приказом первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края. Образцы электронных шаблонов документов согласуются в установленном порядке с органом исполнительной власти края, уполномоченным в сфере архивного дела.

В системе электронного документооборота используются следующие электронные шаблоны документов:

- бланк письма Губернатора края с продольным расположением реквизитов (используется для оформления писем за подписью Губернатора края);

- бланк письма Правительства края с продольным расположением реквизитов (используется для оформления документов за подписью Губернатора, Председателя Правительства края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края - министров края, руководителей органов исполнительной власти края, действующих от имени Правительства края по доверенности Губернатора, Председателя Правительства края);

- бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра экономического развития края;

- бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра сельского хозяйства, торговли, пищевой и перерабатывающей промышленности края;

- бланк письма Правительства края с угловым расположением реквизитов (используется для оформления исходящих документов за подписью помощников, советников Губернатора края, руководителей (заместителей руководителей) органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края, руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений аппарата, председателей комиссий при Губернаторе края, Правительстве края (с обязательной расшифровкой наименования комиссии);

- бланк письма антитеррористической комиссии Хабаровского края;

- бланк письма антинаркотической комиссии Хабаровского края;

- общий бланк Правительства края с продольным и угловым расположением реквизитов (используется для оформления протоколов, планов, отчетов, актов, номенклатур дел и иных документов, за исключением писем).

Корректировка постоянных реквизитов (трафаретная часть) электронных шаблонов документов не допускается.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, перечисленные в приложении N 1 к настоящей Инструкции, за исключением реквизитов "печать" и "герб Хабаровского края".

Электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме. Электронная копия документа создается путем применения технологии сканирования либо визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

2.9. Оформление реквизитов документов

2.9.1. Герб Хабаровского края

Изображение герба Хабаровского края помещают на бланках документов в соответствии с Законом Хабаровского края от 26 сентября 2001 г. N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края", постановлением N 83.

На бланках документов Правительства края герб Хабаровского края изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитом "Наименование высшего исполнительного органа государственной власти края - автора документа" на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2.9.2. Наименование Правительства края, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края, наименование структурного подразделения аппарата - автора документа

Наименование Правительства края - автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию согласно Уставу Хабаровского края.

Наименование органа исполнительной власти, находящегося на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края, - автора документа (полное и сокращенное) на бланках документов должно соответствовать наименованию, установленному положением о нем.

Наименование структурного подразделения аппарата - автора документа указывается в бланке письма Правительства края с угловым расположением реквизитов в специально отведенном для данного реквизита месте без выделения полужирным шрифтом, должно соответствовать наименованию, установленному положением о нем.

2.9.3. Наименование должности лица - автора документа

Наименование должности лица - автора документа используется в бланках писем должностных лиц (бланк письма Губернатора края, бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра края) и располагается под гербом края.

Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

2.9.4. Справочные данные о Правительстве края, органе исполнительной власти края, находящемся на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края, указываются в бланках писем и включают почтовый адрес (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом), номер телефона, факса, адрес электронной почты, адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

2.9.5. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах (постановление, распоряжение, протокол, поручение, справка, акт), за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием органа исполнительной власти, структурного подразделения, должности).

2.9.6. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (правовые акты, письма), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет) документа или дате события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление).

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.

Документы, изданные Губернатором края, Правительством края совместно с другими органами (организациями), должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

Способ написания даты зависит от характера документа:

в правовых актах и приложениях к ним используется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца пишется арабскими цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например: 2 апреля 2020 г.;

в остальных случаях применяется как словесно-цифровой, так и цифровой способ оформления даты, при котором день месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 02.04.2020. При этом в целях соблюдения принципа единообразия в пределах одного документа следует использовать один способ оформления даты.

2.9.7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица).

Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Не допускается отправлять письма, не имеющие регистрационного номера и даты.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в систему электронного документооборота.

На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документе, составленном совместно двумя и более структурными подразделениями аппарата, органами исполнительной власти края, проставляются регистрационные номера, присвоенные каждым из них. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания наименований органов в заголовочной части или преамбуле документа.

2.9.8. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа, включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

2.9.9. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа (например, г. Хабаровск) указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

2.9.10. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу свидетельствует об особом характере информации документа и ограничивает доступ к нему. Гриф ограничения доступа к документу оформляется отметкой "Для служебного пользования".

Отметка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Отметка "Для служебного пользования" печатается в правом верхнем углу документа на границе верхнего поля (либо в верхнем колонтитуле документа, если он оформляется на бланке) без кавычек шрифтом Times New Roman размером N 12 через одинарный межстрочный интервал. Номер экземпляра проставляется ниже отметки и центрируется по отношению к нему, например:

                                         Для служебного пользования

                                                   Экз. N

Если к категории документов для служебного пользования отнесено только приложение, отметка "Для служебного пользования" присваивается документу в целом. При этом в сопроводительном письме отметка "Для служебного пользования" дополняется словами "(с приложением)", например:

                                         Для служебного пользования

                                              (с приложением)

                                                   Экз. N

На обороте последнего листа каждого экземпляра основного документа, подготовленного на бумажном носителе, и на обороте последнего листа каждого экземпляра всех его приложений между центром и нижней частью ближе к левому краю указываются по порядку в каждой отдельной строке: учетный номер документа, количество отпечатанных экземпляров, адреса рассылки экземпляра, фамилия, инициалы исполнителя и номер его телефона, фамилия, инициалы специалиста, отпечатавшего документ, дата печатания документа. Данные сведения печатаются шрифтом Times New Roman размером N 12 через одинарный межстрочный интервал, строки выравниваются по левой границе текстового поля, например:

Уч. N 11

Отп. 5 экз.

Экз. N 1 - в приемную Губернатора края

Экз. N 2 - Николаеву О.А.

Экз. N 3 - Петрову А.А.

Экз. N 4 - Сергееву Е.И.

Экз. N 5 - в дело

Исп. Сергеев Е.И.

тел. 40-20-16

Отп. Иванова И.Л.

06.09.2020

При направлении документа с отметкой "Для служебного пользования" более чем четырем адресатам составляется указатель рассылки. На обороте последнего листа каждого экземпляра основного документа и на обороте последнего листа каждого экземпляра всех его приложений также печатаются все необходимые сведения, при этом информация об адресах рассылки экземпляров документа должна содержать ссылку на указатель рассылки документа, например:

Уч. N 12

Отп. 20 экз.

Экз. N 1 - 19 согласно указателю рассылки

Экз. N 20 - в дело

Исп. Сергеев Е.И.

тел. 40-20-16

Отп. Иванова И.Л.

20.08.2020

На документах с отметкой "Для служебного пользования", подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью и направленных по системе электронного документооборота, данные сведения не указываются.

2.9.11. Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, объяснительных записок, заявлений).

Адресатом документа может быть орган публичной власти, организация, структурное подразделение аппарата, органа исполнительной власти или организации, должностное лицо, гражданин, группа организаций или граждан.

При адресовании документа органу, организации, их структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                   Наименование

                                               органа исполнительной

                                                      власти

                                                Отдел (наименование)

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) органа исполнительной власти, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование органа исполнительной власти, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения, фамилия, инициалы должностного лица, например:

                                          Руководителю (наименование

                                            органа исполнительной

                                                    власти)

                                              Фамилия, инициалы

или

                                              Генеральному директору

                                                ОАО "Наименование

                                                   организации"

                                                Фамилия, инициалы

При адресовании документов должностным лицам государственных органов, в которых предусмотрена военная или правоохранительная служба, после должности указывают воинское или специальное звание, например:

                                                  Наименование

                                             государственного органа

                                             Начальнику Департамента

                                                 (наименование),

                                              генерал-майору полиции

                                                Фамилия, инициалы

фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина, например:

                                              г-ну фамилия, инициалы

или

                                              г-же фамилия, инициалы

При рассылке документа органам исполнительной власти (организациям) или в структурные подразделения органа исполнительной власти (организации) адресат указывается обобщенно, например:

                                                 Руководителям

                                             территориальных органов

                                                  (наименование

                                               федерального органа

                                              исполнительной власти)

                                              в субъектах Российской

                                                    Федерации

или

                                           Главам городских округов,

                                             муниципальных районов

                                               Хабаровского края

При рассылке документа не всем органам исполнительной власти, органам местного самоуправления, организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)", например:

                                            Руководителям органов

                                          исполнительной власти края

                                                 (по списку)

В реквизите "адресат" допускается использовать сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, установленные положениями о них либо учредительными документами.

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи указывают в следующей последовательности:

наименование адресата (наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации.

При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                           Федеральное бюджетное

                                          учреждение "Всероссийский

                                          научно-исследовательский

                                         институт документоведения и

                                               архивного дела"

                                           Профсоюзная ул., д. 82,

                                               Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия адресата в дательном падеже, его инициалы, затем почтовый адрес, например:

                                                 Калинину И.П.

                                           Садовая ул., д. 5, кв. 2,

                                               с. Богородское,

                                               Ульчский район,

                                           Хабаровский край, 681264

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), например:

                                                  КГКУ "Наименование

                                                     организации"

                                                   электронный адрес

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

Строки реквизита "адресат" центрируются относительно самой длинной строки, печатаются межстрочным интервалом "точно" без переносов, с отступом 6 типографских пунктов (далее - пт)*(2) перед фамилией и инициалами адресата либо фамилия и инициалы адресата указываются через один межстрочный интервал.

Отправляемый документ представляется в отдел делопроизводства и архива в двух экземплярах, за исключением служебных писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства края. Второй экземпляр, завизированный руководителем структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, подготовившего документ, и подписанный должностным лицом, оформляется не на бланке. При отправке оригинала адресату сотрудники отдела делопроизводства и архива помещают контрольный экземпляр исходящего документа (заверенную копию служебного письма за подписью Губернатора, Председателя Правительства края) в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно. Зарегистрировав в отделе делопроизводства и архива подписанный руководителем документ, исполнитель делает необходимое количество копий этого документа и вместе с указателем рассылки представляет в отдел делопроизводства и архива для отправки документа адресатам.

2.9.12. Гриф утверждения документа

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента утверждения.

Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 3 к настоящей Инструкции.

Документ утверждается Губернатором, Председателем Правительства края, первыми заместителями Председателя Правительства края, заместителями Председателя Правительства края, руководителями структурных подразделений аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, или правовыми актами Губернатора края, Правительства края, органов исполнительной власти края.

Утверждаемый документ должен быть полностью оформлен (обязательно подписан).

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита центрируются относительно самой длинной его строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, печатается межстрочным интервалом "точно" без переносов, с отступом 6 пт после слова УТВЕРЖДАЮ, а также перед подписью и датой, например:

                                                УТВЕРЖДАЮ

                                           Министр строительства

                                             Хабаровского края

                                          Подпись инициалы, фамилия

                                          Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                  Утвержден

                                                постановлением

                                                  Губернатора

                                               Хабаровского края

                                             от 3 июня 2019 г. N 133

2.9.13. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту - краткое содержание документа.

Заголовок к тексту составляется ко всем документам, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм, извещений, документов с текстом менее пяти строк.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Использовать формулировки "О представлении информации" или "О представлении сведений" не допускается.

Заголовок содержит обычно ответ на вопросы:

о чем (о ком) издан документ, например:

"О выделении...", "Об изменении...", "О создании...";

чего (кого), например:

"ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
государственного гражданского служащего главного специалиста...".

Заголовок может содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

"О подготовке проекта договора".

Заголовок может обозначать вопросы, регулируемые документом и свойственные документам, дополняющим ранее изданные и более широко охватывающие предмет регулирования, например:

"О вопросах тарифной политики на транспорте".

Заголовок составляется исполнителем проекта документа.

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по ширине.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается в режиме "точно" без кавычек, максимальная длина строки 7,5 см. Если заголовок к тексту превышает пять строк, то длина его строки продлевается до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

При регистрации заголовок заносится в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

2.9.14. Текст документа

2.9.14.1. Текст документа располагается между реквизитами "заголовок к тексту" и "подпись". Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации, не допускающим различных толкований.

Краткость содержания документа достигается за счет исключения повторений, употребления общепринятых сокращений.

Документы, создаваемые на основе требований иных документов, должны содержать ссылку на них с указанием вида документа, наименования органа, издавшего документ, даты, номера и заголовка к тексту документа.

2.9.14.2. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.

2.9.14.3. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

2.9.14.4. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке постановлений, распоряжений, приказов, уставов, положений, инструкций, правил, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок.

Текст отделяется от заголовка двумя одинарными межстрочными интервалами, выравнивается по ширине листа с обязательной автоматической расстановкой переносов (за исключением служебных писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства края, тексты которых печатаются без использования автоматической расстановки переносов). Текст печатается через одинарный межстрочный интервал.

Отступ первой строки абзаца от левой границы текстового поля составляет 1,25 см.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

- вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Министр!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая госпожа Петрова!

Уважаемый Иван Петрович!

Уважаемая Анна Николаевна!

Уважаемые господа!

- заключительная этикетная фраза:

С уважением,

Наименование должности в обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Вступительное обращение оформляется по центру страницы, без абзацного отступа. Заключительная этикетная фраза оформляется перед реквизитом "подпись", без абзацного отступа, межстрочным интервалом "точно" после 6 пт.

Использование вступительного обращения и заключительной этикетной фразы в пределах одного документа не рекомендуется.

Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки и подзаголовки пишутся с прописной буквы, точка в конце не ставится.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой на конце.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце (например, 2.3.5.). Допускается обозначение подпунктов следующим образом: 1), 2), 3) или а), б), в).

Подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками, начинают с прописной буквы и в конце ставят точку.

После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой подпункты начинают со строчной буквы и заканчивают (кроме последнего) точкой с запятой.

Пункт может подразделяться на абзацы. Они не обозначаются цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты об уничтожении документов, сопроводительные, гарантийные письма, заявки, заключения), рекомендуется разрабатывать унифицированные формы с трафаретным текстом. Возможно использование текстовых шаблонов.

2.9.14.5. В распорядительных документах (распоряжение, приказ) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа.

Во вводной части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа, в распорядительной части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказа в таких случаях начинается со слова приказываю, которое печатается от левой границы текстового поля.

Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:

приказываю:

1. Провести инвентаризацию материальных ценностей...

В случае если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности исполнителя в дательном падеже.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

приказываю:

1. Начальнику управления хозяйственного обеспечения Губернатора и Правительства края подготовить проект инструкции об организации работы по...

В качестве исполнителей могут быть указаны министерства края, иные органы исполнительной власти края или структурные подразделения аппарата. Например:

1. Главному управлению бухгалтерского учета Губернатора и Правительства края провести проверку использования средств, выделяемых...

Срок исполнения указывается в тексте пункта, например:

1. Управлению по организации работы с документами Губернатора и Правительства края провести в I квартале 2020 г. проверку организации делопроизводства...

Указание срока исполнения может быть дано отдельной строкой и оформлено как дата завершения исполнения. Например:

Срок - 25 января 2020 г.

2.9.14.6. В распорядительных документах коллегиальных органов (постановления, решения) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).

В совместных постановлениях (решениях) Губернатора края, Правительства края с другими органами (организациями) текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).

2.9.14.7. Основной формой деловой письменной коммуникации является деловое (служебное) письмо, составленное в соответствии с нормами официально-делового стиля современного русского литературного языка.

Основные стилеобразующие черты официально-делового стиля:

- точность, детальность изложения;

- логичность, аргументированность;

- нейтральный тон изложения, безэмоциональность;

- стандартизация формы, единообразие оформление текста, а именно использование готовых конструкций, устойчивых формул-клише.

Процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка: лексику, морфологию, синтаксис.

Языковые особенности официально-делового стиля:

- общеупотребительная, нейтральная лексика;

- специальные термины, профессионализмы, словосочетания терминологического характера;

- лексика официального характера (например, вручить, предоставить, ходатайствовать);

- отсутствие эмоциональной лексики, просторечных слов (например, кадровик, платежка);

- употребление слов в прямом значении;

- ограниченность возможности лексической сочетаемости слов (например, служебное письмо составляется (не "пишется") и направляется (не "посылается"), сроки или оклад устанавливаются (не "назначаются"), выговор или благодарность объявляются, порицание выносится, контроль возлагается);

- преобладание имен существительных (одно и то же существительное может повторяться даже в рядом стоящих предложениях и не заменяться местоимением);

- использование большого количества предлогов, образованных путем перехода существительного в состав предлога (например, в соответствии, в связи с тем, в целях, вследствие, на основании);

- употребление существительных, образованных от глаголов (например, постановление, проверка, ответчик, исполнение);

- частое использование существительных с приставкой не- (например, недополучение, непринятие, невыполнение, непризнание);

- употребление существительных, обозначающих должности и звания, только в форме мужского рода (например, свидетель Иванова, профессор Белкина);

- преимущественное употребление неопределенной формы глагола по сравнению с другими глагольными формами, которая часто используется с такими словами, как "должен", "следует", "необходимо" (например, следует ознакомить, должен решить, необходимо возложить);

- использование кратких и полных форм прилагательных и причастий (например, обязателен, необходим, надлежащий, направленный (вместо "который направили"), используемый (вместо "который используется");

- преобладание простых предложений;

- способ изложения текста от третьего лица (безличный) - от имени организации, ее подразделений (например, министерство считает, Правительство края гарантирует, обращаем Ваше внимание), от первого лица (например, прошу предоставить, приказываю);

- расщепление сказуемого: установить контроль (вместо "контролировать"), оказывать содействие (вместо "содействовать"), осуществлять строительство (вместо "строить");

- использование рубрикации (деление текста на пункты и подпункты, которые обозначаются арабскими цифрами) и абзацного деления текста;

- расположение реквизитов документа, имеющих обязательный характер, согласно национальному стандарту.

Неправильно выбранное слово из ряда однокоренных слов, различающихся значением, может исказить смысл, например, "представить" и "предоставить":

представить:

1) доставить, дать, вручить, предъявить, сообщить что-либо для ознакомления, осведомления, официального рассмотрения (представить список сотрудников, представить доказательства);

2) познакомить с кем-либо (представить коллективу нового работника);

3) ходатайствовать, сделать представление (о повышении по службе, о награде) (представить к очередному званию, представить к ордену);

4) составить, обнаружить (представить (собой) значительную ценность);

5) мысленно вообразить (представить (себе) картину боя);

6) изобразить, показать (представить в смешном виде);

предоставить:

1) дать возможность обладать, распоряжаться, пользоваться чем-либо (предоставить квартиру, предоставить транспортные средства);

2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово);

3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра (предоставить самому себе, предоставить дело случаю).

В тексте делового (служебного) письма нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употреблены без цифр (например, в нескольких метрах, десятки тонн сырья). Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

Недопустимо использовать в тексте математический знак минуса перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом "минус". Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово "район" как р. и р-н.

В текстах должно быть единообразие в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, Иванов В.С., она и в дальнейшем должна писаться так же.

Виды деловых (служебных) писем представлены в приложении N 3 ¹ к настоящей Инструкции.

2.9.15. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, актах, справках и других информационно-справочных документах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам).

В сопроводительных письмах и иных информационно-справочных документах отметка о приложении размещается непосредственно под текстом документа и печатается от границы левого поля межстрочным интервалом "точно", с отступом перед 3 пт.

Если приложение названо в тексте, в отметке о наличии приложения указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

    Приложения: 1. Справка о ......... на 3 л. в 2 экз.

                2. Проект ............ на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: программа в 3 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо ОАО "Квант" от 05.06.2020 N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз. только в первый адрес.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель), то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах (мегабайтах, килобайтах).

Приложения к постановлениям, распоряжениям Губернатора края, Правительства края оформляются в соответствии с приложением N 5 к настоящей Инструкции.

2.9.16. Гриф согласования документа

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Грифом согласования оформляется внешнее согласование документа.

В зависимости от содержания документа согласование документа осуществляется с:

членами Правительства края, руководителями органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края в случаях, предусмотренных законами и нормативными правовыми актами;

органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями, физическими лицами, интересы которых затрагиваются в документе.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование органа (организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты согласования; печатается межстрочным интервалом "точно" без переносов, с отступом 6 пт после слова СОГЛАСОВАНО, а также перед подписью и датой.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения, например:

СОГЛАСОВАНО

Министр культуры

Хабаровского края

Подпись инициалы, фамилия

Дата

- на последнем листе документа после реквизита "подпись", например:

СОГЛАСОВАНО

Министр культуры

Хабаровского края подпись инициалы, фамилия

Дата

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Если согласование оформляется письмом, протоколом, гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмом Министерства

здравоохранения

Российской Федерации

от 12.02.2020 N 17-03/1442

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

2.9.17. Виза

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, указанную в именительном падеже, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, например:

Начальник управления по организации

работы с документами Губернатора и

Правительства края

Подпись инициалы, фамилия

Дата

В случае необходимости внутреннего согласования документа несколькими должностными лицами может составляться лист согласования.

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемого в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

Допускается полистное визирование документов, приложений для защиты от возможной замены листов.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Замечания прилагаются

Начальник управления по организации

работы с документами Губернатора и

Правительства края

Подпись инициалы, фамилия

Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Если в процессе согласования (визирования) в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит перепечатке и повторному согласованию (визированию). Повторного согласования (визирования) не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Согласование (визирование) проекта документа может проводиться в электронной форме в системе электронного документооборота.

2.9.18. Подпись

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на должностном бланке должность в подписи не указывается, например:

                                      Подпись     инициалы, фамилия

При оформлении документа не на бланке должность указывается полностью, например:

не на бланке:

Начальник управления по организации

работы с документами Губернатора и

Правительства края                     подпись    инициалы, фамилия

на бланке:

Начальник управления                   подпись    инициалы, фамилия

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с правовым актом, например:

И.о. начальника управления

по организации работы

с документами Губернатора

и Правительства края                    подпись    инициалы, фамилия

или

Исполняющий обязанности

начальника управления

по организации работы

с документами Губернатора

и Правительства края                    подпись    инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель начальника управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края		Заместитель начальника управления протокола и организационного обеспечения Губернатора и Правительства края
Подпись      инициалы, фамилия		Подпись       инициалы, фамилия

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:

Председатель комиссии		подпись		инициалы, фамилия
Заместитель председателя комиссии		подпись		инициалы, фамилия
Секретарь комиссии		подпись		инициалы, фамилия
Члены комиссии:		подпись		инициалы, фамилия
		подпись		инициалы, фамилия
		подпись		инициалы, фамилия

Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) коллегиального органа и секретарем.

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, проект документа может быть подписан исполняющим обязанности данного должностного лица с указанием его инициалов и фамилии (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: и.о., зам.). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Использование факсимильной подписи Губернатора края определяется Положением о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, утвержденным распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 февраля 2006 г. N 94-р "Об упорядочении изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края и иных органов исполнительной власти края" (далее - распоряжение N 94-р).

Удостоверение подлинности электронного документа осуществляется посредством электронной подписи (далее также - ЭП) или иными способами, предусмотренными законодательством. Удостоверение подлинности электронного документа посредством ЭП осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Служебные документы подписывают:

на бланке письма Губернатора края - Губернатор края;

на бланке письма Правительства края с продольным расположением реквизитов - Губернатор, Председатель Правительства края, первые заместители Председателя Правительства края, заместители Председателя Правительства края, заместители Председателя Правительства края - министры края, руководители органов исполнительной власти края, действующие от имени Правительства края по доверенности Губернатора, Председателя Правительства края;

на бланке письма заместителя Председателя Правительства края - министра края - заместитель Председателя Правительства края - министр экономического развития края, заместитель Председателя Правительства края - министр сельского хозяйства, торговли, пищевой и перерабатывающей промышленности края;

на бланке письма Правительства края с угловым расположением реквизитов - помощники, советники Губернатора края, руководители (заместители руководителей) органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, руководители (заместители руководителей) структурных подразделений аппарата, председатели комиссий при Губернаторе края, Правительстве края.

Реквизит "подпись" отделяется от последней строки текста 2 - 4 одинарными межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "подпись" печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал "точно".

Расшифровка подписи в реквизите располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

2.9.19. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

1) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

2) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

3) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

4) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи, например:

Начальник управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат 1а222ррр000000000011 Владелец Инициалы, фамилия Действителен с 01.10.2019 по 01.10.2020
		инициалы, фамилия

2.9.20. Печать

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (юридической силы).

Печати бывают гербовые, включающие изображение Государственного герба Российской Федерации и официальное наименование органа, имеющего печать, и простые, воспроизводящие лишь наименование органа, структурного подразделения.

Гербовой печатью заверяются подписи должностных лиц на документах, если тексты напечатаны не на бланках или требуют особого удостоверения: почетные грамоты, представления, ходатайства о награждении орденами и медалями Российской Федерации; на документах, удостоверяющих факты расходования денежных средств и материальных ценностей; на документах, подтверждающих права лиц: на уставах, положениях, доверенностях, договорах, удостоверениях и других документах, наличие оттиска печати на которых предусмотрено законом.

Простые печати могут иметь различную форму: круглую, квадратную, треугольную. Простую печать ставят на копиях документов, размноженных экземплярах правовых актов при их рассылке, справках о месте работы.

Если документ (его копия) заверяется печатью, то она ставится перед подписью таким образом, чтобы легко прочитывался текст на оттиске и вся информация составных частей подписи. Оттиск печати должен захватывать часть слов наименования должности лица, подписавшего документ.

Порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, примерные перечни документов, заверяемых гербовой и простой печатями, определены распоряжением N 94-р.

Описания образцов гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата, министерств края, иных органов исполнительной власти края, а также порядок согласования органом исполнительной власти края, уполномоченным в сфере архивного дела, эскизов гербовых печатей определены постановлением N 83.

2.9.21. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу последнего листа документа, оформляется шрифтом Times New Roman (размер N 12, межстрочный интервал "точно" 10 пт), включает в себя фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) (полностью) исполнителя, номер его телефона, а при необходимости - адрес электронной почты; в письмах иногородним адресатам указывается код города автора документа, например:

Максимова Нина Сергеевна,

(4212) 30 88 14, typist@adm.khv.ru

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности, структурного подразделения.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

При отсутствии места на основном поле страницы документа отметка об исполнителе может оформляться в нижнем колонтитуле с выравниванием по левому краю страницы. При этом допускается расположение информации об исполнителе на одной строке.

2.9.22. Отметка о заверении копии

2.9.22.1. Заверенная копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки.

На первом листе заверенной копии документа на верхнем поле справа ставится слово "Копия".

Отметка о заверении соответствия копии документа подлиннику проставляется ниже реквизита "подпись" от границы левого поля и содержит заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, например:

Подлинник документа находится в управлении по организации работы с документами Губернатора и Правительства края

Верно

Должность                     подпись              инициалы, фамилия

Дата

Копии документов объемом более одного листа прошиваются нитками, концы которых выводятся на оборотной стороне последнего листа. Листы нумеруются в правом верхнем углу. Место прошивания заклеивается ярлыком (длина выступающих концов нитей составляет 2 - 2,5 см) с надписью:

"Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ______ (________) листов.

                                         (цифрами) (прописью)

Начальник управления по организации

работы с документами Губернатора

и Правительства края                 подпись       инициалы, фамилия

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати соответствующего структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата.

Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

2.9.22.2. Заверенные копии документов, образованных в деятельности Правительства края, выдаются структурным подразделениям аппарата, министерствам края, иным органам исполнительной власти края, предприятиям, организациям по письменному запросу на имя первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, в котором указываются вид документа, дата и регистрационный номер, наименование, цель использования копии документа, необходимое количество копий, фамилия, инициалы исполнителя, его телефон.

Оформление и выдача заверенных копий актов Губернатора края, Правительства края, приказов первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, хранящихся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, производится отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края по письменному запросу на имя первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

Оформление и рассылка адресатам заверенных копий вновь принятых актов Губернатора края, Правительства края производится отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края на основании соответствующей отметки в указателе рассылки, подготовленном органом исполнительной власти края, структурным подразделением аппарата Губернатора и Правительства края, ответственным за подготовку проекта акта Губернатора края, Правительства края, в порядке, установленном пунктами 3.15, 3.16 раздела 3 настоящей Инструкции.

Оформление и выдача заверенных архивных копий документов, находящихся в архиве аппарата Губернатора и Правительства края, производятся отделом делопроизводства и архива.

При оформлении архивных копий документов, находящихся в архиве аппарата Губернатора и Правительства края, допускается использование штампов. Штамп "Архивная копия" ставится на первом листе копии документа на верхнем поле справа. Заверительный штамп с архивным шифром документа (фонд, опись, дело, лист), наименованием должности лица, заверившего копию, его личной подписью, расшифровкой подписи, датой заверения ставится ниже реквизита "подпись" на документе от границы левого поля.

2.9.22.3. Заверенные копии документов по личному составу выдаются по письменному запросу на имя руководителя департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края.

Оформление и выдача заверенных копий документов по личному составу осуществляются кадровой службой департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края (далее - кадровая служба).

2.9.22.4. По запросам заинтересованных лиц может быть изготовлена заверенная бумажная копия электронного документа либо бумажная копия выписки электронного документа.

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется отделом делопроизводства и архива в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе. В сопроводительном письме к копиям электронных документов указываются:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от _______ N ______".

2.9.23. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Правительство края содержит:

наименование "Правительство края";

дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты);

регистрационный номер документа.

Отметка о поступлении документов на бумажном носителе, доставленных нарочным, в том числе служебных записок в адрес Губернатора, Председателя Правительства края, от руководителей структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края проставляется на втором экземпляре в виде штампа "Получено" в правой части нижнего поля на обороте первого листа документа с указанием даты и времени поступления документа.

2.9.24. Резолюция

Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции, например:

Морозову Н.В., Федоровой Н.А.

Прошу подготовить проект договора

к 05.12.2020

Подпись

01.10.2020

В случае когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым либо в отношении которого сделана соответствующая отметка. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата А5 или А6.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Оформление резолюции в системе электронного документооборота должно соответствовать указанным требованиям.

Резолюция, оформленная в системе электронного документооборота, для документа на бумажном носителе со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

2.9.25. Отметка о контроле

Отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существуют два вида срока исполнения документа - типовой и индивидуальный:

- типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;

- индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный распорядительным документом или указанный в резолюции.

При постановке на контроль документа в системе электронного документооборота в регистрационно-учетную форму заносятся сведения об этом.

Настройка системы электронного документооборота производится таким образом, чтобы сотрудник, осуществляющий контроль, и исполнитель могли получать автоматические уведомления о приближении контрольных сроков.

2.9.26. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты, например:

В дело N 12.3.43 за 2020 год

Начальник отдела

Подпись

Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа, например: "Направлен ответ (дата, N)", "Учтено при разработке проекта". Сведения указываются в начале отметки, например:

Ответ направлен 04.05.2020 N 05-06/12

В дело N 12.3.45 за 2020 год

Начальник отдела

Подпись

Дата

В системе электронного документооборота отметка не ставится.

2.9.27. Документы, принимаемые Правительством края совместно с другими органами (организациями) (постановления, распоряжения, письма на бумажном носителе), оформляются не на бланке.

При оформлении совместных документов указываются полные наименования органов (организаций), участвовавших в подписании документа. Первым указывается наименование органа (организации), являющейся инициатором создания документа. Подписи руководителей оформляются на одном уровне.

Подписывается столько экземпляров документа, сколько органов (организаций) участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах органов (организаций) - участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах органа (организации) - инициатора создания документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими органами (организациями), состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов (организаций), проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Датой совместного документа является дата наиболее поздней подписи.

2.10. Оформление некоторых видов документов

2.10.1. Подготовка и оформление писем

По содержанию и назначению письма как вид документов могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, письма-приглашения.

Служебные письма структурными подразделениями аппарата, органами исполнительной власти края, находящимися на документационном обеспечении аппарата, готовятся как:

ответы о выполнении поручений и указаний Губернатора края;

исполнение поручений Губернатора края, данных по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата;

сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов края;

ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

инициативные письма.

При подготовке инициативных писем следует предусмотреть:

- возможность решения вопросов на уровне оперативных обсуждений и рабочих совещаний руководителей с последующим формированием и направлением в системе электронного документооборота окончательного варианта проекта документа;

- исключение дублирования документов по решению одних и тех же вопросов от руководителей разных уровней;

- возможность оперативного решения вопросов без создания дополнительной переписки в системе электронного документооборота с использованием защищенных информационных средств.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя с учетом сроков исполнения поручений и запросов организаций, предприятий или частных лиц.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений аппарата.

Служебные письма печатаются на бланках письма формата A4.

Изготовление бланков письма с изображением герба Хабаровского края средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается положениями о структурных подразделениях аппарата, об органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, и должностными регламентами сотрудников.

Письмо следует готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в орган (организацию) одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении адресата.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем) или от третьего лица единственного числа (Министерство... рассмотрело..., Управление... считает...), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю) возможно в случае, если письмо оформляется на должностном бланке.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия.

Письмо, состоящее из двух частей, включает обоснование письма - изложение причин написания письма; мотивировку и заключение - просьбу или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии.

Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Текст сложного письма состоит из трех частей: вступление, основная часть и заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

ссылку на документ (правовой, распорядительный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации, например:

- в связи с...;

- согласно контракту от 21.01.2020 N 15/10...;

- нами рассмотрены Ваши предложения...

Основную часть письма составляют детальное описание факта события или сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства, например:

- информируем Вас о том, что...;

- просим выслать...;

- высылаем Вам...;

- напоминаем Вам...;

- подтверждаю, что...

Заключение представляет собой краткое резюме, подведение итогов, выводы, предложения, просьбы, требования. Например:

- надеемся получить ответ в ближайшее время...;

- просим ответить в двухнедельный срок...;

- выражаем надежду (надеемся) на дальнейшее сотрудничество...;

- заранее благодарны.

Приложения к письму должны иметь все необходимые реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание).

Отметка о приложении оформляется в соответствии с требованиями подпункта 2.9.15 пункта 2.9 настоящего раздела.

2.10.2. Особенности оформления документов, отправляемых за рубеж

Документы, направляемые адресатам, находящимся за рубежом, оформляются на официальных или специальных бланках.

Текст документа печатается на русском языке (за исключением документов, направляемых по линиям факсимильной связи).

В реквизите "адресат" указываются имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ, название организации, затем адресные данные (улица, дом, город, страна, почтовый индекс).

Название страны может быть полным или кратким, но обязательно должно быть официально принятым.

Заголовок к тексту не составляется.

При ответе на документ, поступивший от иностранного лица, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ в следующей форме: "На Ваше письмо от... числа".

При регистрации документа, отправляемого за рубеж, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре (заверенной копии документа), остающемся в деле. Первый экземпляр письма имеет только дату подписания.

Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для его отправки с адресом получателя, напечатанным на иностранном языке, и указанием адреса отправителя. При этом адрес отправителя может быть написан как на английском языке, так и на языке страны адресата.

2.10.3. Подготовка служебных писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства края

2.10.3.1. Подготовка служебных писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства края осуществляется в соответствии с главой 14.4 Регламента Правительства края.

2.10.3.2. Служебные письма за подписью Губернатора края оформляются на бланке Губернатора края, за исключением случая, предусмотренного абзацем вторым настоящего подпункта.

Служебные письма за подписью Губернатора, Председателя Правительства края оформляются на бланках Правительства края в случае, когда в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, решениями органов государственной власти Российской Федерации мнение (позиция) должно быть выражено высшим исполнительным органом государственной власти субъекта Российской Федерации.

Служебные письма за подписью исполняющего обязанности Председателя Правительства края оформляются на бланках Правительства края.

2.10.3.3. При подготовке служебного письма за подписью Губернатора, Председателя Правительства края исполнитель создает проект исходящего документа в системе электронного документооборота на шаблоне электронного документа (бланка Губернатора края или Правительства края). При создании проекта заполняются все необходимые вкладки системы электронного документооборота ("карточка", "документ", "лист согласования/подписания", "рассылка"). При заполнении вкладки "лист согласования/подписания" в списке согласующих лиц исполнитель создает отдельные очереди для каждого субъекта согласования в порядке, указанном в пункте 2 главы 14.4 Регламента Правительства края. Учетная запись субъекта согласования - управления по организации работы с документами создается после всех очередей согласования как "Согласование проектов Губернатора".

2.10.3.4. Текст служебного письма оформляется в соответствии с требованиями подпункта 2.9.14 пункта 2.9 настоящего раздела без использования автоматической расстановки переноса слов.

Служебные письма за подписью Губернатора, Председателя Правительства края оформляются на бумажном носителе в одном экземпляре.

2.10.3.5. Исполнителем служебного письма за подписью Губернатора, Председателя Правительства края указывается первый заместитель Председателя Правительства края, заместитель Председателя Правительства края в соответствии с установленным распределением обязанностей, курирующий деятельность министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, осуществляющего подготовку проекта служебного письма, либо руководитель органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, деятельность которого непосредственно подконтрольна Губернатору края. В случае направления служебного письма за подписью Губернатора, Председателя Правительства края в адрес руководителя федерального органа государственной власти исполнителем такого служебного письма может указываться руководитель соответствующего отраслевого органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата по согласованию с курирующим его первым заместителем Председателя Правительства края, заместителем Председателя Правительства края.

2.10.3.6. По завершении процедуры согласования проекта служебного письма в системе электронного документооборота исполнитель подготавливает лист согласования в соответствии с абзацем тринадцатым пункта 2 главы 14.4 регламента Правительства края согласно образцу, представленному в приложении N 3.2 к настоящей Инструкции (далее - лист согласования проекта служебного письма).

2.10.3.7. Проект служебного письма за подписью Губернатора, Председателя Правительства края с приложением (приложениями) (при наличии), листом согласования передается исполнителем Губернатору, Председателю Правительства края на подписание.

2.10.3.8. Подписанное Губернатором, Председателем Правительства края служебное письмо с приложением (приложениями) (при наличии), листом согласования проекта служебного письма передается исполнителем в отдел делопроизводства и архива для регистрации и направления адресату.

2.10.3.9. Требования настоящего подпункта распространяются на подготовку служебных писем за подписью исполняющего обязанности Председателя Правительства края.

2.10.4. Особенности оформления телеграмм

Телеграмма печатается исполнителем на чистом листе бумаги прописными буквами шрифтом Times New Roman размером N 14 через одинарный межстрочный интервал.

Телеграмма состоит из двух частей.

В верхней части телеграммы реквизиты располагаются в следующем порядке:

- отметка о категории телеграммы (правительственная, срочная), которая приводится в верхнем левом углу перед адресом получателя;

- адрес получателя;

- должность получателя;

- фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) получателя;

- текст;

- должность, фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) лица, подписавшего документ.

В нижней части под сплошной чертой указываются:

- дата;

- адрес (например, г. Хабаровск);

- наименование высшего исполнительного органа государственной власти (Правительство края);

- должность, фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) лица, подписавшего телеграмму. Телеграмма подписывается под чертой.

Текст телеграммы должен быть кратким и ясным. Из текста опускаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл послания.

Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов. На каждом экземпляре телеграммы указывается только тот адрес, по которому следует доставить телеграмму.

Регистрация телеграмм осуществляется в журнале на бумажном носителе в отделе делопроизводства и архива. Отправку телеграмм осуществляет отдел делопроизводства и архива.

2.11. Особенности подготовки и оформления отдельных документов изложены в приложении N 4 к настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Раздел 3 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

3. Подготовка и оформление проектов постановлений, распоряжений Губернатора края

3.1. Подготовка и оформление проектов постановлений, распоряжений (далее также - правовые акты) Губернатора края, а также листа согласования, перечня урегулированных и неурегулированных разногласий, пояснительной записки, дополнения к пояснительной записке, заключения по результатам первичного анализа проекта нормативного правового акта Губернатора края на коррупциогенность, таблицы изменений, справки, содержащей мотивированные предложения о необходимости опубликования изданного правового акта в официальных периодических изданиях, определенных законом края, и (или) на "Официальном интернет-портале нормативных правовых актов Хабаровского края" (laws.khv.gov.ru), о сроке вступления изданного правового акта в силу (далее - справка об опубликовании), указателя рассылки правового акта осуществляются разработчиками в соответствии с Регламентом Правительства края и приложениями N 5, 6 к настоящей Инструкции.

Ответственность за подготовку проектов правовых актов, содержание текста проекта правового акта, качество подготовки проектов правовых актов, подготовку и наличие сопроводительных материалов к ним (лист согласования, перечень урегулированных и неурегулированных разногласий (при наличии), пояснительная записка, дополнение к пояснительной записке (при наличии), заключение по результатам первичного анализа проекта нормативного правового акта Губернатора края на коррупциогенность, таблица изменений (при наличии), справка об опубликовании (при наличии), заключение по результатам независимой антикоррупционной экспертизы и информация о его рассмотрении (далее - справка о результатах независимой антикоррупционной экспертизы) (при наличии), инициативный документ с резолюцией Губернатора края (при наличии), указатель рассылки правового акта, другие документы, связанные с подготовкой и согласованием проекта правового акта), а также за соблюдение сроков подготовки и согласования проектов правовых актов несет руководитель министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, которому поручена разработка проекта правового акта Губернатора края.

Ответственность за соответствие представленных на бумажном и электронном носителях версий проекта правового акта в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края для стилистической и редакционной правки несет исполнитель, указанный в листе согласования проекта правового акта.

3.2. Проект правового акта должен отвечать следующим требованиям:

1) объем проекта правового акта (без приложений), как правило, не должен превышать трех листов;

2) проект правового акта должен быть оформлен в соответствии с требованиями Инструкции;

3) структура проекта правового акта должна обеспечивать логическое развитие содержания и соответствовать предмету правового регулирования. Текст проекта правового акта может иметь вводную, постановляющую и заключительную части;

4) содержание правовых норм должно быть логически последовательным и содержательно определенным, не допускающим различного понимания и толкования содержащихся в нем положений. Текст проекта правового акта должен устанавливать механизм реализации содержащихся в нем положений (дозволения, запреты), быть логичным, лаконичным, ясным, точным, излагаться в соответствии с требованиями официально-делового стиля литературного языка и юридической терминологии, действующими правилами орфографии и пунктуации;

5) в проекте правового акта должны использоваться только официальные полные наименования органов и организаций, общеизвестные термины;

6) текст проекта правового акта не должен быть перегружен специальными, узкопрофессиональными терминами. Не допускается использование в проекте правового акта эмоционально-экспрессивных языковых средств, образных сравнений (эпитетов, метафор, гипербол), иностранных слов при наличии равнозначных слов и понятий в русском языке. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия;

7) положения проекта правового акта не должны противоречить изданным ранее правовым актам или дублировать их, если при этом не изменяется или не отменяется ранее изданный акт.

Проект правового акта, содержащий положения о признании правового акта утратившим силу, должен содержать нормы о признании утратившими силу правовых актов и (или) их отдельных положений, вносивших изменения в акт, который признается утратившим силу. Копии указанных правовых актов прилагаются к представляемому проекту акта.

При подготовке проекта правового акта о внесении изменений в действующий правовой акт последний должен быть проверен на предмет соответствия федеральному и краевому законодательству по состоянию на день внесения в него изменений. В случае выявления норм, не соответствующих федеральному и краевому законодательству, проект правового акта о внесении изменений в действующий правовой акт в обязательном порядке должен содержать положения, направленные на устранение таких норм.

3.3. Во вводной части (далее также - преамбула) правового акта Губернатора края излагаются цели, мотивы принятия правового акта, а также предмет правового регулирования. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. Преамбула не нумеруется, не делится на пункты, подпункты. Преамбула не является обязательной.

Вводная часть проекта правового акта Губернатора края, разработанного на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, Устава Хабаровского края и законов края, а также иных правовых актов, должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты его принятия, номера и наименования и начинаться словами: "Во исполнение...", "В соответствии...", "В целях...".

3.4. Постановляющая (распорядительная) часть текста проекта правового акта Губернатора края, предусматривающего конкретное задание (задания) исполнителям, обязательно должна содержать:

1) точные наименования министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата - исполнителей задания (заданий). Если исполнение задания возлагается на конкретное должностное лицо, то указывается его должность;

2) срок исполнения задания (заданий).

Положения проекта правового акта оформляются в виде пунктов, если исполнение правового акта предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а также иметь конкретный срок выполнения этого действия. В случае установления промежуточных сроков выполнения действия или задания (заданий), при разбивке этого действия или задания на более мелкие работы с указанием различных сроков их выполнения каждая из этих работ формулируется отдельным подпунктом.

Каждый пункт или подпункт постановляющей (распорядительной) части проекта правового акта содержит только одно задание (одну работу) и с одним конкретным сроком исполнения. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Пункты постановляющей (распорядительной) части проекта правового акта нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут разделяться на подпункты, имеющие цифровое или буквенное обозначение.

В случае наличия в проекте правового акта положений о возложении обязанностей на должностное лицо, не замещающее государственную должность или должность государственной гражданской службы края в системе органов исполнительной власти края, либо не являющееся работником учреждения, подведомственного Правительству края, к проекту правового акта должно прилагаться письменное согласие данного лица. В тексте проекта правового акта после упоминания данного лица должны содержаться слова "(по согласованию)".

3.5. Заключительная часть текста проекта правового акта Губернатора края может содержать:

1) переходные положения;

2) указание о сроке вступления акта в силу в случае необходимости определения конкретной даты вступления данного правового акта в законную силу;

3) указание о признании утратившими силу или об изменении действующих правовых актов Губернатора края;

4) пункт о контроле за выполнением правового акта, если такое указание необходимо;

5) указание на опубликование акта Губернатора края в официальных периодических изданиях, определенных законом края, и (или) на официальном интернет-портале правовой информации (www.pravo.gov.ru), "Официальном интернет-портале нормативных правовых актов Хабаровского края" (laws.khv.gov.ru);

6) срок представления Губернатору края доклада об исполнении задания (заданий). При длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки представления доклада.

3.6. Правовые акты Губернатора края могут утверждать положения, регламенты, концепции, программы, перечни, таблицы, образцы документов, схемы и другие самостоятельные документы (далее - утверждаемый документ). Утверждаемый документ должен иметь название, свою нумерацию страниц и подписывается руководителем министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, осуществляющего подготовку проекта правового акта.

У проекта правового акта и (или) утверждаемого документа могут быть приложения, которые являются неотъемлемой частью правового акта и (или) утверждаемого документа. Каждое приложение имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте правового акта или утверждаемого документа, свою нумерацию страниц и подписывается руководителем министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, осуществляющего подготовку проекта правового акта.

Документы, принятые другими органами или организациями, приложениями к правовым актам Губернатора края не оформляются.

3.7. Согласование проекта правового акта Губернатора края должностными лицами, указанными в подпунктах 5, 6 пункта 7 главы 2 Регламента Правительства края, осуществляется путем его визирования в листе согласования проекта правового акта.

Лист согласования проекта правового акта должен содержать следующие реквизиты:

1) вид документа (лист согласования);

2) вид и наименование согласуемого проекта правового акта;

3) гриф согласования;

4) наименование должности лица, с которым согласовывается проект правового акта;

5) личная подпись должностного лица, согласовывающего проект правового акта, и ее расшифровка (инициалы, фамилия);

6) дата согласования проекта правового акта;

7) дата и время поступления проекта правового акта на согласование;

8) отметка об исполнителе, представляющем проект правового акта на согласование (фамилия, имя, отчество (последнее при наличии), рабочий телефон);

9) личная подпись, ее расшифровка (инициалы, фамилия) и номер телефона руководителя (сотрудника) структурного подразделения соответствующего министерства края, иного органа исполнительной власти края, осуществляющего деятельность в сфере правовой работы, проводившего правовую экспертизу проекта правового акта и (или) первичный анализ проекта правового акта в целях выявления в нем коррупциогенных факторов.

3.8. Все листы согласования обязательно должны быть пронумерованы (за исключением первого), порядковый номер страницы проставляется в колонтитуле посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами шрифтом Times New Roman размером N 12.

3.9. Согласование проекта правового акта Губернатора края с главами городских округов и муниципальных районов края осуществляется в системе электронного документооборота или оформляется визой в листе согласования проекта правового акта, либо к проекту правового акта прилагается письмо, оформленное на соответствующем бланке, подписанное главой городского округа или муниципального района края.

3.10. Согласование проекта правового акта Губернатора края должностными лицами, указанными в подпунктах 1 - 4 пункта 7 главы 2 Регламента Правительства края, может осуществляться в системе электронного документооборота в соответствии с Временным порядком подготовки проектов постановлений, распоряжений Губернатора Хабаровского края, Правительства Хабаровского края в системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края, утвержденным распоряжением Губернатора Хабаровского края от 12 декабря 2014 г. N 655-р.

3.11. Проекты правовых актов, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 без бланка.

При оформлении совместного правового акта:

наименования органов (организаций) располагаются на одном уровне;

наименование вида правового акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) выравнивается по центру;

дата правового акта - единая и соответствует дате более поздней подписи; располагается у границы левого поля;

регистрационный номер правового акта состоит из регистрационных номеров правового акта каждого из авторов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов;

подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.

3.12. Наименование должности Губернатора края и расшифровка фамилии в реквизите "подпись" на бланке оформляются следующим образом:

Губернатор                                        инициалы, фамилия

3.13. Правовые акты Губернатора края регистрируются после их подписания в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края. Регистрация осуществляется раздельно в пределах календарного года:

датой правового акта является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом: день месяца пишется цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например: 1 октября 2020 г. В обозначении дня месяца, содержащего одну цифру, перед ней ноль не проставляется. Дата печатается на бланке на отведенном для нее месте;

номер проставляется на бланке на отведенном для него месте.

К порядковому номеру распоряжений Губернатора края через дефис добавляется строчная буква "р".

3.14. Копии правовых актов Губернатора края заверяются печатью управления по организации работы с документами и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, подготовленным исполнителем. Указатель рассылки подписывается руководителем подразделения органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, осуществлявшего подготовку проекта правового акта (в должности не ниже начальника отдела). На указателе рассылки обязательно оформляется реквизит "отметка об исполнителе", который состоит из фамилии, имени, отчества (последнее при наличии) исполнителя, номера его телефона и располагается в левом нижнем углу.

3.15. Рассылка правовых актов осуществляется отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края через систему электронного документооборота и (или) на бумажном носителе через отдел делопроизводства и архива. При указании в указателе рассылки министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата, организаций необходимо указывать фамилию и инициалы их руководителей.

В указателях рассылки всех постановлений Губернатора края в обязательном порядке указываются:

заместитель Председателя Правительства края по вопросам внутренней политики;

комитет по информационной политике и массовым коммуникациям Правительства края;

правовой департамент Губернатора края;

главное управление Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений;

главное контрольное управление Губернатора и Правительства края;

главный федеральный инспектор по Хабаровскому краю аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе;

Управление специальной связи и информации в Дальневосточном федеральном округе Федеральной службы охраны Российской Федерации;

Законодательная Дума Хабаровского края;

прокуратура Хабаровского края;

Контрольно-счетная палата Хабаровского края.

В указателях рассылки распоряжений Губернатора края (за исключением распоряжений по кадровым вопросам) в обязательном порядке указываются:

заместитель Председателя Правительства края по вопросам внутренней политики;

комитет по информационной политике и массовым коммуникациям Правительства края;

правовой департамент Губернатора края;

главное управление Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений;

главное контрольное управление Губернатора и Правительства края.

Способ рассылки (через систему электронного документооборота, нарочным, через отдел делопроизводства и архива) распоряжений Губернатора края, имеющих смету расходов (на проведение мероприятий, выделение денежных средств, командирование), определяется в указателе рассылки.

В случае если рассылка осуществляется нарочным, исполнитель такого документа сообщает адресатам о необходимости получения копий документа у него либо в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края.

Рассылка правовых актов Губернатора края с отметкой "Для служебного пользования" осуществляется на бумажном носителе отделом делопроизводства и архива согласно указателю рассылки, подготовленному исполнителем, с указанием для каждого адресата в графе "Примечание" номера экземпляра.

Распоряжения Губернатора края согласно реестрам распоряжений Губернатора края, Правительства края, подлежащих опубликованию, представленным правовым департаментом Губернатора края, направляются отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в министерство информационных технологий и связи края для опубликования на официальном интернет-портале правовой информации (www.pravo.gov.ru), "Официальном интернет-портале нормативных правовых актов Хабаровского края" (laws.khv.gov.ru) и (или) в комитет по информационной политике и массовым коммуникациям Правительства края для опубликования в одном из официальных периодических изданий, определенных законом края.

3.16. Подлинник правового акта Губернатора края с сопроводительными материалами к нему остается в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края.

Постановления и распоряжения Губернатора края текущего года хранятся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, после чего в установленном порядке передаются на хранение в архив аппарата Губернатора и Правительства края.

Информация об изменениях:

Раздел 4 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

4. Подготовка и оформление проектов правовых актов Правительства края

4.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов Правительства края производятся в порядке, аналогичном порядку подготовки и оформления проектов правовых актов Губернатора края.

Название должности и расшифровка фамилии в реквизите "подпись" на бланке оформляются следующим образом:

Губернатор, Председатель

Правительства края                                 инициалы, фамилия

или

И.о. Председателя

Правительства края                                 инициалы, фамилия

4.2. Правовые акты Правительства края регистрируются после их подписания в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края. Регистрация осуществляется раздельно в пределах календарного года:

датой правового акта является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом: день месяца пишется цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например: 1 октября 2020 г. В обозначении дня месяца, содержащего одну цифру, перед ней ноль не проставляется. Дата печатается на бланке на отведенном для нее месте;

номер проставляется на бланке на отведенном для него месте.

К порядковому номеру постановлений Правительства края через дефис добавляются строчные буквы "пр".

К порядковому номеру распоряжений Правительства края через дефис добавляются строчные буквы "рп".

4.3. Рассылка правовых актов Правительства края осуществляется аналогично рассылке правовых актов Губернатора края в соответствии с пунктом 3.15 раздела 3 настоящей Инструкции.

4.4. Постановления и распоряжения Правительства края текущего года хранятся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, после чего в установленном порядке передаются на хранение в архив аппарата Губернатора и Правительства края.

Информация об изменениях:

Инструкция дополнена разделом 4.1 с 8 мая 2018 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 3 мая 2018 г. N 192-р

4.1. Подготовка и оформление материалов к мероприятиям с участием Губернатора, Председателя Правительства края (исполняющего обязанности Председателя Правительства края)

4.1.1. Подготовка к мероприятию с участием Губернатора, Председателя Правительства края (исполняющего обязанности Председателя Правительства края) (далее также - мероприятие) осуществляется в соответствии с главой 6 Регламента Правительства края.

4.1.2. В зависимости от формата проводимого мероприятия руководитель министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, ответственный за подготовку мероприятия с участием Губернатора, Председателя Правительства края (исполняющего обязанности Председателя Правительства края) (далее - ответственный руководитель), обеспечивает подготовку следующих материалов мероприятия:

Информация об изменениях:

Подпункт 4.1.2.1 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

4.1.2.1. При проведении совещания (заседания), форума, конференции, в том числе в режиме видеоконференцсвязи, - повестки, порядка проведения, проекта итогового документа мероприятия (протокола, поручения (перечня поручений) Губернатора, Председателя Правительства края (исполняющего обязанности Председателя Правительства края), списка выступающих, списка участников, схемы рассадки, справочных материалов, тезисов выступления Губернатора края, иного раздаточного материала.

4.1.2.1.1. Повестка мероприятия оформляется на отдельных листах бумаги формата А4, печатается шрифтом Times New Roman размером N 14. В повестке мероприятия указываются: дата, время и место проведения мероприятия, рассматриваемые на мероприятии вопросы, основные докладчики.

4.1.2.1.2. Порядок проведения мероприятия печатается шрифтом Times New Roman размером N 14.

В порядок проведения мероприятия могут быть включены тезисы выступления Губернатора, Председателя Правительства края (исполняющего обязанности Председателя Правительства края).

Информация об изменениях:

Подпункт 4.1.2.1.3 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

4.1.2.1.3. Проект итогового документа мероприятия (протокол, поручение (перечень поручений) Губернатора, Председателя Правительства края (исполняющего обязанности Председателя Правительства края).

Проект поручения (перечня поручений) Губернатора, Председателя Правительства края (исполняющего обязанности Председателя Правительства края) подготавливается в соответствии с пунктами 32 - 40 главы 1 Регламента Правительства края, оформляется в соответствии с приложениями N 8, 9 к настоящей Инструкции.

Проект протокола мероприятия подготавливается в соответствии с пунктом 12 главы 6 Регламента Правительства края, оформляется в соответствии с образцами оформления протоколов заседаний (совещаний), пунктом 1 приложения N 4 к настоящей Инструкции.

Абзац утратил силу с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

4.1.2.1.4. Список выступающих на мероприятии оформляется на отдельных листах бумаги формата А4, печатается шрифтом Times New Roman размером N 14. В данном списке в соответствии с порядком выступления указываются фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) выступающего, занимаемая должность (указывается полностью, без использования сокращений и аббревиатур).

4.1.2.1.5. Список участников мероприятия оформляется на отдельных листах бумаги формата А4, печатается шрифтом Times New Roman размером N 14.

В списке участников мероприятия фамилии участников располагаются в алфавитном порядке.

Информация об изменениях:

Подпункт 4.1.2.1.6 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

4.1.2.1.6. Схема рассадки оформляется на отдельных листах бумаги формата А4 (два экземпляра), формата А3 (два экземпляра), согласовывается с управлением протокола и организационного обеспечения Губернатора и Правительства края.

Информация об изменениях:

Подпункт 4.1.2.1.7 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

4.1.2.1.7. Справочные материалы к мероприятию оформляются на отдельных листах бумаги формата А4, печатаются шрифтом Times New Roman размером N 14 (в таблицах допускается использование шрифта размером N 12).

В справочные материалы в обязательном порядке включается представление информации (справки) в адрес Губернатора, Председателя Правительства края (исполняющего обязанности Председателя Правительства края) по теме мероприятия, объем которой не должен превышать полутора страниц. В справочные материалы включаются аналитические, статистические сведения, проблемные вопросы, предложения по их решению.

Объем и содержание справочных материалов определяются Губернатором, Председателем Правительства края (исполняющим обязанности Председателя Правительства края) в зависимости от формата мероприятия.

Информация об изменениях:

Подпункт 4.1.2.1.8 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

4.1.2.1.8. Тезисы выступления Губернатора, Председателя Правительства края (исполняющего обязанности Председателя Правительства края) оформляются на отдельных листах бумаги формата А5, А6 печатаются шрифтом Times New Roman размером N 16.

Подготовка тезисов выступления Губернатора, Председателя Правительства края (исполняющего обязанности Председателя Правительства края) осуществляется совместно с комитетом по информационной политике и массовым коммуникациям Правительства края, а также по согласованию с министерством экономического развития края в случае, если тезисы выступления Губернатора, Председателя Правительства края (исполняющего обязанности Председателя Правительства края) касаются вопросов экономического развития края.

4.1.2.2. При проведении торжественных мероприятий - сценария, списка участников, состава президиума, списка награждаемых лиц, справочных материалов, тезисов выступления Губернатора, Председателя Правительства края (исполняющего обязанности Председателя Правительства края), подготовленных согласно подпункту 4.1.2.1.8 подпункта 4.1.2.1 настоящего пункта, копии распоряжения о награждении.

4.1.2.2.1. Сценарий мероприятия оформляется на отдельных листах бумаги формата А4, печатается шрифтом Times New Roman размером N 14.

4.1.2.2.2. Список участников оформляется согласно подпункту 4.1.2.1.6 подпункта 4.1.2.1 настоящего пункта.

4.1.2.2.3. Список награждаемых лиц оформляется на отдельных листах бумаги формата А4, печатается шрифтом Times New Roman размером N 14. В списке награждаемых лиц в алфавитном порядке указываются фамилии, имена, отчества (последнее при наличии), должности награждаемых.

4.1.2.3. При организации рабочей поездки - помимо материалов, указанных в подпункте 4.1.2.1 настоящего пункта, подготавливается маршрут движения.

Маршрут движения оформляется на отдельных листах бумаги формата А4, печатается шрифтом Times New Roman размером N 14.

Маршрут движения представляет собой алгоритм движения (указываются последовательность и цель посещения помещений объекта) либо схему движения по посещаемому объекту, а также может быть оформлен графически в виде карты с указанием начальной и конечной точек передвижения по территории посещаемого объекта.

Информация об изменениях:

Пункт 4.1.3 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

4.1.3. Материалы мероприятия, указанные в пункте 4.1.2 настоящего раздела, подписанные ответственным руководителем, согласованные первыми заместителями Председателя Правительства края, заместителями Председателя Правительства края в соответствии с установленным распределением обязанностей между ними и курируемой сферой деятельности, представляются в управление протокола и организационного обеспечения Губернатора и Правительства края не позднее чем за семь рабочих дней до даты проведения мероприятия.

4.1.4. Материалы мероприятия, указанные в пункте 4.1.2 настоящего раздела, представляются в трех экземплярах (оригинал, две копии) в обложке формата А3, оформленной в соответствии с приложением N 6.1 к настоящей Инструкции. Обложка оформляется в черно-белом цвете.

На обложке слово "материалы" печатается прописными буквами без разрядки размером шрифта N 20 и располагается по центру листа. Последующие строки печатаются в режиме "точно" размером шрифта N 18 и отделяются от первой строки отступом 6 пт.

Дата, время и место проведения мероприятия отделяются от темы мероприятия 4 - 5 межстрочными интервалами, печатаются размером шрифта N 16 в режиме "точно" 12 пт (отступ сверху - 6 пт, отступ снизу - 0 пт).

4.1.5. Раздаточный материал для участников мероприятия с участием Губернатора, Председателя Правительства края (исполняющего обязанности Председателя Правительства края) формируется министерством края, иным органом исполнительной власти края, структурным подразделением аппарата, ответственным за подготовку мероприятия.

Количество экземпляров раздаточного материала изготавливается с учетом трех запасных комплектов.

Информация об изменениях:

Наименование изменено с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

5. Подготовка и оформление проектов приказов первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края

Информация об изменениях:

Пункт 5.1 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

5.1. Настоящий раздел регулирует порядок подготовки и оформления проектов приказов первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края по вопросам, отнесенным к компетенции аппарата Губернатора и Правительства края (далее также - приказы).

Проекты приказов готовят и вносят на рассмотрение органы исполнительной власти края, находящиеся на документационном обеспечении аппарата, структурные подразделения аппарата на основании поручений первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, положений принятых правовых актов Губернатора края, Правительства края.

Ответственность за качество подготовки проекта приказа и приложений к нему, наличие и правильность оформления всех необходимых сопроводительных документов к проекту приказа, а также за соблюдение сроков подготовки и согласования проекта приказа несет руководитель органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, структурного подразделения аппарата, осуществляющего разработку проекта приказа.

Приказ подписывается первым заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

Информация об изменениях:

Пункт 5.2 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

5.2. Подготовка проекта приказа включает:

1) разработку текста проекта приказа и приложения (приложений) к нему;

2) подготовку пояснительной записки к проекту приказа;

3) согласование проекта приказа;

4) представление проекта приказа на подписание первому заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края.

Проект приказа может быть подготовлен без использования системы электронного документооборота.

5.3. Проект приказа должен отвечать следующим требованиям

1) объем проекта приказа (без приложений), как правило, не должен превышать трех листов;

Информация об изменениях:

Подпункт 2 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

2) проект приказа должен быть оформлен в соответствии с требованиями настоящей Инструкции;

3) структура проекта приказа должна обеспечивать логическое развитие содержания и соответствовать предмету правового регулирования. Текст проекта приказа может иметь вводную, распорядительную и заключительную части;

Информация об изменениях:

Подпункт 4 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

4) проект приказа может содержать преамбулу, в которой излагаются цели, мотивы принятия приказа, а также предмет правового регулирования. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. Преамбула не является обязательной;

5) содержание правовых норм должно быть логически последовательным и содержательно определенным, не допускающим различного понимания и толкования содержащихся в нем положений. Текст проекта приказа должен устанавливать механизм реализации содержащихся в нем положений (дозволения, запреты), быть логичным, лаконичным, ясным, точным, излагаться в соответствии с требованиями официально-делового стиля современного русского литературного языка и юридической терминологии, действующими правилами орфографии и пунктуации;

Информация об изменениях:

Подпункт 6 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

6) в проекте приказа должны использоваться только официальные полные наименования органов и организаций, общеизвестные термины.

Текст проекта приказа не должен быть перегружен специальными, узкопрофессиональными терминами. Не допускается использование в проекте приказа образных сравнений (эпитетов, метафор, гипербол), иностранных слов при наличии равнозначных слов и понятий в русском языке;

7) положения проекта приказа оформляются в виде пунктов, обозначаемых арабскими цифрами. Пункты могут разделяться на подпункты, имеющие цифровое или буквенное обозначение;

Информация об изменениях:

Подпункт 8 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8) концептуальные положения проекта приказа не должны противоречить изданным ранее приказам или дублировать их, если при этом не изменяется или не признается утратившим силу ранее изданный приказ;

9) вводная часть проекта приказа может содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты его принятия, номера и наименования. При подготовке и проведении согласования такого проекта приказа к нему должны прилагаться копии правовых актов, на которые делаются ссылки, объемом не более трех страниц. Если объем указанных копий превышает три страницы, то к проекту приказа прилагают копии частей (глав, статей) приказов (с указанием даты его принятия, номера и наименования);

Информация об изменениях:

Подпункт 10 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

10) распорядительная часть текста проекта приказа, предусматривающего конкретное задание (задания) исполнителям, обязательно должна содержать:

а) точные наименования министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата - исполнителей заданий;

б) срок исполнения задания (заданий);

11) заключительная часть текста проекта приказа может содержать:

а) переходные положения;

б) указание о сроке вступления приказа в силу, если такое указание необходимо;

в) указание о признании утратившими силу или об изменении действующих приказов;

12) в случае наличия в проекте приказа положений о возложении обязанностей на должностное лицо, не замещающее государственную должность или должность государственной гражданской службы края в системе органов исполнительной власти края, к проекту приказа должно прилагаться письменное согласие данного лица. В тексте проекта приказа после упоминания данного лица должны содержаться слова "(по согласованию)";

Информация об изменениях:

Подпункт 13 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

13) приказы могут утверждать положения, регламенты, перечни, таблицы, образцы документов, схемы и другие самостоятельные документы (далее - утверждаемый приказом документ). Утверждаемый приказом документ должен иметь название, свою нумерацию страниц и подписывается руководителем органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, структурного подразделения аппарата, осуществляющего подготовку проекта приказа.

У проекта приказа и (или) утверждаемого приказом документа могут быть приложения, которые являются неотъемлемой частью приказа и (или) утверждаемого приказом документа. Каждое приложение имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте приказа или утверждаемого приказом документа, свою нумерацию страниц и подписывается руководителем иного органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, структурного подразделения аппарата, осуществляющего подготовку проекта приказа.

Документы, принятые другими органами или организациями, приложениями к приказам не оформляются.

Информация об изменениях:

Раздел 5 дополнен пунктом 5.3.1 с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

5.3.1. Пояснительная записка к проекту приказа оформляется в соответствии с пунктом 3 приложения N 5 к настоящей Инструкции.

В тексте пояснительной записки к проекту приказа кратко обосновывается необходимость принятия указанного проекта акта.

Информация об изменениях:

Пункт 5.4 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

5.4. Согласование проекта приказа осуществляется в соответствии со следующей очередностью:

1) руководители структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, осуществляющего разработку проекта приказа;

2) руководители заинтересованных министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата, состав которых определяется руководителем структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, осуществляющего разработку проекта приказа;

3) заместители Председателя Правительства края в соответствии с установленным распределением обязанностей между ними и курируемой сферой деятельности;

4) первые заместители Председателя Правительства края в соответствии с установленным распределением обязанностей между ними и курируемой сферой деятельности;

5) руководитель правового департамента Губернатора края;

6) первый заместитель руководителя аппарата.

Согласование субъектами, указанными в подпунктах 1 - 4 настоящего пункта, может осуществляться в системе электронного документооборота путем подписания усиленной квалифицированной электронной подписью.

Информация об изменениях:

Пункт 5.5 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

5.5. Срок рассмотрения проекта приказа лицами, указанными в подпунктах 1 - 4, 6 пункта 5.4 настоящей Инструкции, не должен превышать трех рабочих дней.

В случае отсутствия кого-либо из указанных лиц или лиц, исполняющих их обязанности (при уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения), исполнителем в листе согласования проекта приказа делается соответствующая отметка, и проект приказа в тот же день передается следующему субъекту согласования в соответствии с установленной пунктом 5.4 настоящей Инструкции очередностью согласования проекта приказа.

Срок действия визы лиц, указанных в подпунктах 1 - 4 пункта 5.4 настоящего раздела, составляет не более 30 рабочих дней. Если на день представления проекта приказа в правовой департамент Губернатора края срок действия визы одного из согласующих лиц, указанных в подпунктах 1 - 4 пункта 5.4 настоящего раздела, истек, проект приказа должен быть вновь согласован всеми лицами, указанными в подпунктах 1 - 4 пункта 5.4 настоящего раздела, согласовавшими проект. При этом к проекту приказа должна быть приложена служебная записка за подписью руководителя структурного подразделения аппарата, осуществляющего разработку проекта приказа, на имя первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края о причинах истечения указанного 30-дневного срока действия визы.

Информация об изменениях:

Раздел 5 дополнен пунктом 5.5.1 с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

5.5.1. Срок согласования проекта приказа о создании комиссии по расследованию несчастного случая лицами, указанными в пункте 5.4 настоящего раздела, не должен превышать одного рабочего дня со дня поступления на согласование.

Информация об изменениях:

Пункт 5.6 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

5.6. По завершении процедуры согласования субъектами, указанными в подпунктах 1 - 4 пункта 5.4 настоящего раздела, проект приказа и приложение (приложения) к нему вместе с пояснительной запиской, листами согласования проекта приказа с указанием даты и времени поступления проекта приказа на согласование, даты согласования проекта приказа, указателем рассылки приказа, иными документами представляется исполнителем в правовой департамент Губернатора края на согласование.

Срок согласования проекта приказа руководителем правового департамента Губернатора края не должен превышать пяти рабочих дней со дня поступления на согласование. Руководитель правового департамента Губернатора края вправе принять решение об увеличении срока рассмотрения проекта приказа до 10 рабочих дней в случаях:

1) если в ходе проведения экспертизы проекта приказа требуется анализ и изучение дополнительных материалов, относящихся к проекту приказа;

2) если объем текста проекта приказа и приложения (приложений) к нему составляет 10 и более листов.

Информация об изменениях:

Пункт 5.7 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

5.7. Согласованный руководителем правового департамента Губернатора края проект приказа и приложение (приложения) к нему передаются исполнителем в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края на бумажном носителе и в электронном виде, а также на бумажных носителях - листы согласования проекта приказа, перечень урегулированных и неурегулированных разногласий (при наличии), пояснительная записка, инициативный документ с резолюцией (при наличии), указатель рассылки приказа, другие документы, связанные с подготовкой и согласованием проекта приказа (далее - сопроводительные документы к проекту приказа). Проект приказа с отметкой "Для служебного пользования" передается исполнителем в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края на бумажном носителе и в электронном виде на устройстве, предназначенном для переноса и хранения электронной информации вместе с сопроводительными документами к проекту приказа на бумажных носителях.

При этом текстовая часть проекта приказа и приложение (приложения) к нему должны быть завизированы правовым департаментом Губернатора края путем проставления специалистом, проводившим его правовую экспертизу, своих фамилии, инициалов на оборотной стороне первого листа проекта приказа и своей подписи на оборотной стороне каждого листа проекта приказа и приложения (приложений) к нему.

Отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края осуществляет стилистическую и редакционную правку проекта приказа (без отработки приложения (приложений) к нему), приведение его в соответствие с требованиями норм и правил современного русского литературного языка, Инструкции.

Ответственность за наличие и правильность оформления сопроводительных документов к проекту приказа несет руководитель органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, структурного подразделения аппарата, которому поручена разработка проекта приказа. Ответственность за соответствие представленных на бумажном носителе и в электронном виде версий проекта приказа и приложения (приложений) к нему несет исполнитель, указанный в листе согласования проекта приказа.

Для проектов приказов, поступивших в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края после 15.00 часов, датой их поступления считается дата следующего рабочего дня.

Проект приказа, подготовленный с нарушением Инструкции, может быть возвращен сотрудником отдела подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края исполнителю, указанному в листе согласования проекта приказа, для устранения выявленных нарушений. Исполнитель обязан забрать проект приказа из отдела подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края для устранения имеющихся нарушений не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда его известили об этом, и устранить выявленные нарушения в течение одного рабочего дня после возврата ему проекта приказа. Период времени, в течение которого исполнитель устраняет нарушения, не включается в срок работы отдела подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, установленный настоящим пунктом. После устранения исполнителем нарушений проект приказа вновь представляется в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, при этом к нему в обязательном порядке прилагается первоначальный проект приказа.

Срок работы отдела подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края над проектом приказа составляет пять рабочих дней. Если объем текста проекта приказа составляет 10 и более листов, срок работы отдела подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края с проектом приказа составляет 10 рабочих дней.

По завершении стилистической и редакционной правки проект приказа вносится отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в электронную базу проектов актов Губернатора и Правительства края, о чем делается соответствующая отметка на оборотной стороне каждого листа проекта приказа, и передается первому заместителю руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

Согласованный первым заместителем руководителя аппарата Губернатора и Правительства края проект приказа и приложения к нему вместе с сопроводительными документами к проекту приказа передаются в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края для оформления на бланке установленной формы и представления на подписание первому заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края.

Информация об изменениях:

Пункт 5.8 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

5.8. Приказы регистрируются после их подписания в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края. Регистрация осуществляется раздельно в пределах календарного года:

датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом: день месяца пишется цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например: 1 октября 2020 г. В обозначении дня месяца, содержащего одну цифру, перед ней ноль не проставляется. Дата печатается на бланке на отведенном для нее месте;

номер проставляется на бланке на отведенном для него месте.

К порядковому номеру приказа через дефис добавляются строчные буквы "пп".

Информация об изменениях:

Пункт 5.9 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

5.9. Копии приказа заверяются печатью управления по организации работы с документами и направляются адресатам в течение трех рабочих дней со дня подписания в соответствии с указателем рассылки, подготовленным исполнителем. Указатель рассылки подписывается руководителем подразделения органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, структурного подразделения аппарата, осуществлявшего подготовку проекта приказа (в должности не ниже начальника отдела). На указателе рассылки обязательно оформляется реквизит "отметка об исполнителе", который состоит из фамилии, имени, отчества (последнее при наличии) исполнителя, номера его телефона и располагается в левом нижнем углу.

Рассылка приказов осуществляется отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края через систему электронного документооборота и (или) на бумажном носителе через отдел делопроизводства и архива. При указании в указателе рассылки министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата, организаций необходимо указывать фамилию и инициалы их руководителей.

В случае если рассылка осуществляется нарочным, исполнитель такого документа сообщает адресатам о необходимости получения копий приказа у него либо в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края.

Рассылка приказов с отметкой "Для служебного пользования" осуществляется на бумажном носителе отделом делопроизводства и архива согласно указателю рассылки, подготовленному исполнителем, с указанием для каждого адресата в графе "Примечание" номера экземпляра.

Информация об изменениях:

Пункт 5.10 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

5.10. Подлинник приказа и приложение (приложения) к нему вместе с сопроводительными документами к проекту приказа остаются в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края.

Приказы текущего года хранятся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, после чего в установленном порядке передаются на хранение в архив аппарата Губернатора и Правительства края.

Информация об изменениях:

Пункт 5.11 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

5.11. Приказы вступают в силу со дня их подписания.

Информация об изменениях:

Раздел 6 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

6. Подготовка проектов актов по кадровым вопросам

По кадровым вопросам (по личному составу, об организационно-штатных вопросах, о награждении) издаются распоряжения Губернатора края, Правительства края (далее также - распоряжения), приказы первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, руководителя департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края.

6.1. Проекты распоряжений и приказов по личному составу (за исключением актов о командировании в пределах территории Российской Федерации) (далее - проекты распоряжений по личному составу и проекты приказов по личному составу соответственно) готовятся департаментом по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края.

6.1.1. Проекты распоряжений по личному составу согласовываются:

- руководителем департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края;

- руководителем правового департамента Губернатора края - об увольнении по инициативе представителя нанимателя, о применении дисциплинарного взыскания.

В лист согласования проектов распоряжений по личному составу могут быть включены иные лица, перечень которых определяется руководителем департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края.

6.1.2. Проекты приказов по личному составу первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края согласовываются:

- руководителем департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края;

- руководителем правового департамента Губернатора края - об увольнении по инициативе представителя нанимателя, о применении дисциплинарного взыскания.

6.1.3. Проекты приказов по личному составу руководителя департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края согласовываются:

- заместителем руководителя департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края - начальником кадровой службы;

- руководителем правового департамента Губернатора края - об увольнении по инициативе представителя нанимателя, о применении дисциплинарного взыскания.

6.1.4. Указатели рассылки распоряжений и приказов по личному составу подписываются заместителем руководителя департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края - начальником кадровой службы либо его заместителем.

6.1.5. После подписания распоряжения и приказы по личному составу передаются в кадровую службу для регистрации и выпуска.

6.1.6. Регистрация распоряжений и приказов по личному составу осуществляется раздельно в пределах календарного года:

- датой документа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом: день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами. Дата проставляется на бланке на отведенном для нее месте;

- номер проставляется на бланке на отведенном для него месте.

К порядковому номеру распоряжений Губернатора края о назначении, об увольнении, аттестации, о доплатах через дефис добавляются строчные буквы "рк", распоряжений Правительства края - "рпк", приказов первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края - "пк", приказов руководителя департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края - "пд".

К порядковому номеру распоряжений Губернатора края о предоставлении отпусков, применении дисциплинарного взыскания через дефис добавляются строчные буквы "ркд", распоряжений Правительства края - "рпд", приказов первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края - "пкд", приказов руководителя департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края - "пдк".

6.1.7. Копии распоряжений и приказов по личному составу заверяются печатью кадровой службы и направляются департаментом по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края адресатам согласно указателям рассылки.

6.1.8. Подлинники распоряжений и приказов по личному составу хранятся в кадровой службе в течение двух лет, после чего в установленном порядке передаются на хранение в архив аппарата Губернатора и Правительства края.

6.2. Проекты распоряжений:

- об организационно-штатных вопросах, о награждении готовятся департаментом по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края;

- абзац утратил силу с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

6.2.1. Проекты распоряжений об организационно-штатных вопросах согласовываются:

- руководителем департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края;

- руководителем правового департамента Губернатора края;

- первым заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

6.2.2. Проекты распоряжений о награждении согласовываются:

- руководителем департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края;

- руководителем правового департамента Губернатора края;

- первым заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

6.2.3. Утратил силу с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

6.2.4. Утратил силу с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

6.2.5. В лист согласования проектов распоряжений об организационно-штатных вопросах, о награждении могут быть включены иные лица, перечень которых определяется исполнителем.

6.2.6. Подписанные распоряжения об организационно-штатных вопросах, о награждении регистрируются и рассылаются отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края.

6.2.7. Регистрация распоряжений об организационно-штатных вопросах, о награждении осуществляется раздельно в пределах календарного года:

- датой документа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом: день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами. Дата печатается на бланке на отведенном для нее месте;

- номер проставляется на бланке на отведенном для него месте.

К порядковому номеру распоряжений Губернатора края через дефис добавляется строчная буква "р", распоряжений Правительства края - строчные буквы "рп".

6.2.8. Копии распоряжений об организационно-штатных вопросах, о награждении заверяются печатью управления по организации работы с документами и направляются адресатам в соответствии с указателями рассылки, подготовленными исполнителями.

6.2.9. Распоряжения об организационно-штатных вопросах, о награждении хранятся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в течение года с даты их подписания, после чего в установленном порядке передаются на хранение в архив аппарата Губернатора и Правительства края.

Информация об изменениях:

Раздел 6.1 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

6.1. Подготовка проектов актов о командировании в пределах территории Российской Федерации

6.1.1. Направление в служебную командировку, отмена служебной командировки, изменение срока служебной командировки, маршрута служебной командировки (далее - командирование) членов Правительства края, первых заместителей и заместителей министров края, руководителей иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, иных гражданских служащих аппарата Губернатора и Правительства края, органов исполнительной власти края, находящихся на кадровом обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края, а также работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы края, в аппарате Губернатора и Правительства края, органах исполнительной власти края, находящихся на кадровом обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края, в пределах территории Российской Федерации осуществляются в соответствии с распоряжением Правительства края (далее - распоряжение о командировании) или приказом первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края (далее - приказ о командировании).

Командирование членов Правительства края осуществляется в соответствии с постановлением Губернатора Хабаровского края от 09 сентября 2005 г. N 197 "О Порядке командирования членов Правительства Хабаровского края".

Командирование первых заместителей и заместителей министров края, руководителей иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, иных гражданских служащих аппарата Губернатора и Правительства края, органов исполнительной власти края, находящихся на кадровом обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края, осуществляется в соответствии с постановлением Губернатора Хабаровского края от 17 марта 2015 г. N 15 "О порядке и об условиях командирования государственных гражданских служащих Хабаровского края в служебные командировки, о внесении изменений в отдельные постановления Губернатора Хабаровского края и признании утратившими силу отдельных постановлений Губернатора Хабаровского края".

Командирование работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы края, в аппарате Губернатора и Правительства края, органах исполнительной власти края, находящихся на кадровом обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края, осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Хабаровского края от 05 августа 2020 г. N 333-пр "Об утверждении Положения о порядке и размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками работников органов государственной власти Хабаровского края, государственных органов Хабаровского края, государственных учреждений Хабаровского края".

6.1.2. Проекты распоряжений о командировании, приказов о командировании подготавливаются отделом делопроизводства и архива.

6.1.3. Проекты распоряжений о командировании согласуются в соответствии со следующей очередностью:

1) руководитель департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края;

2) начальник управления по организации работы с документами.

6.1.4. Проекты приказов о командировании согласуются начальником управления по организации работы с документами.

6.1.5. Согласование проектов распоряжений о командировании, приказов о командировании согласующими лицами, указанными в пунктах 6.1.3, 6.1.4 настоящего раздела, осуществляется путем их визирования в листе согласования на бумажном носителе, оформленном в соответствии с пунктом 3.7 раздела 3 настоящей Инструкции.

6.1.6. Согласованные должностными лицами, указанными в пунктах 6.1.3, 6.1.4 настоящего раздела, проекты распоряжений о командировании, приказов о командировании оформляются на соответствующих гербовых бланках и передаются на подписание Губернатору, Председателю Правительства края (исполняющему обязанности Председателя Правительства края), первому заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края (исполняющему обязанности первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края) соответственно (далее - уполномоченное должностное лицо).

6.1.7. После подписания уполномоченным должностным лицом распоряжения о командировании, приказа о командировании они передаются в отдел делопроизводства и архива для регистрации.

6.1.8. Регистрация распоряжений о командировании, приказов о командировании осуществляется раздельно в пределах календарного года:

датой документа является дата его подписания. Дата оформляется цифровым способом и проставляется на бланке на отведенном для нее месте;

номер проставляется на бланке на отведенном для него месте.

К порядковому номеру распоряжений о командировании через дефис добавляются строчные буквы "рку".

К порядковому номеру приказов о командировании через дефис добавляются строчные буквы "пкз".

6.1.9. Копии распоряжений о командировании, приказов о командировании заверяются печатью отдела делопроизводства и архива и передаются командированному или уполномоченному им лицу под подпись в журнале учета выдачи копий распоряжений о командировании, приказов о командировании для предъявления в главное управление бухгалтерского учета Губернатора и Правительства края.

6.1.10. Подлинники распоряжений о командировании, приказов о командировании хранятся в отделе делопроизводства и архива в течение пяти лет, после чего в установленном порядке выделяются к уничтожению.

7. Подготовка проектов актов Губернатора края, Правительства края, приказов заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края с использованием системы электронного документооборота

Утратил силу с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 августа 2016 г. N 410-р в раздел 8 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

8. Организация документооборота и исполнения документов

8.1. Организация документооборота

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 августа 2016 г. N 410-р в подпункт 8.1.1 пункта 8.1 раздела 8 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

8.1.1. Движение документов в аппарате Губернатора и Правительства края с момента их создания или получения до завершения исполнения (отправки, списания в дело, передачи на оперативное хранение) образует документооборот.

Электронный документооборот - документооборот с применением системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов.

В документообороте аппарата Губернатора и Правительства края выделяются следующие документопотоки:

- документы, поступающие в аппарат Губернатора и Правительства края (входящие);

- документы, отправляемые из аппарата Губернатора и Правительства края (исходящие);

- внутренние документы (организационно-правовые, организационно-распорядительные, информационно-справочные).

8.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях аппарата, должностными регламентами и должностными инструкциями работников.

8.1.3. Работа в системе электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя системы электронного документооборота, устанавливающей порядок функционирования электронной системы, и настоящей Инструкцией.

8.1.4. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 июля 2015 г. N 339-р в подпункт 8.1.5 пункта 8.1 раздела 8 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

8.1.5. При передаче документов в системе электронного документооборота электронные документы подписываются с использованием усиленной и (или) простой электронной подписи.

Простой электронной подписью может быть подписан любой документ или информация, обрабатываемая в системе электронного документооборота, если для данного документа не предусмотрена обязательность его подписания усиленной квалифицированной электронной подписью.

Документ участника системы электронного документооборота, созданный в электронном виде и предназначенный для отправки на бумажном носителе не участникам системы электронного документооборота с собственноручной подписью должностного лица, может быть подписан в системе электронного документооборота простой электронной подписью данного должностного лица или простой электронной подписью исполнителя документа, заверяющей факт подписания этого документа на бумажном носителе.

8.1.6. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст подпункта 8.1.6 пункта 8.1 раздела 8

8.1.7. При передаче электронных документов организациям, не являющимся участниками системы электронного документооборота, посредством системы межведомственного электронного документооборота или других электронных каналов связи, документы заверяются усиленной электронной подписью должностного лица.

8.1.8. При введении режима чрезвычайной ситуации на поступающей корреспонденции, связанной с чрезвычайной ситуацией, применяется штамп "ЧС", который проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа. Прием, регистрация, передача и исполнение документов с пометкой "ЧС" осуществляется в экстренном порядке.

8.2. Прием, первичная обработка и предварительное распределение поступающих документов

Информация об изменениях:

Подпункт 8.2.1 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.2.1. Доставка корреспонденции в адрес аппарата Губернатора и Правительства края осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, специальной связью, нарочным и электросвязью, в том числе по каналам системы электронного документооборота Правительства края и межведомственного электронного документооборота.

С помощью почтовой связи в аппарат Губернатора и Правительства края доставляется корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

Доставка пакетов, документов может осуществляться по реестру и разносным книгам под подпись, где указывается их количество, дата и время приема.

8.2.2. По каналам электросвязи поступают: телеграммы, факсограммы, электронные служебные письма и электронные документы (по каналам системы электронного документооборота и системы межведомственного электронного документооборота).

8.2.3. Прием, первоначальная обработка, распределение поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке отделом делопроизводства и архива.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.2.4 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.2.4. Все поступившие конверты (бандероли) вскрываются, за исключением конкурсной документации.

При вскрытии конвертов проверяется: правильность адресования; целостность упаковки; соответствие указанных учетных номеров номерам документов, находящихся в конвертах; количество листов приложения; количество экземпляров и листов всех документов.

Ошибочно доставленные конверты (документы) возвращаются: почтовой службе; отправителю или надлежащему адресату. При приеме заказной корреспонденции проверяются записи в почтовом реестре.

При обнаружении некомплектности или неисправимом повреждении конверта (бандероли) с документами составляется акт в трех экземплярах: первый экземпляр остается в отделе делопроизводства и архива, второй - приобщается к полученному документу, третий - направляется отправителю документа.

Абзац утратил силу с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

Пакеты от поступающих документов уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов, адреса отправителя, если они отсутствуют в самом документе, пакеты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело.

Корреспонденция, доставленная фельдъегерской и специальной связью, телеграммы, а также документы с отметками "Весьма срочно", "Срочно" обрабатываются вне очереди.

8.2.5. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст подпункта 8.2.5 пункта 8.2 раздела 8

Информация об изменениях:

Подпункт 8.2.6 изменен с 8 мая 2018 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 3 мая 2018 г. N 192-р

См. предыдущую редакцию

8.2.6. При рассмотрении документов в отделе делопроизводства и архива выделяются документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы после присвоения им регистрационного номера незамедлительно передаются на рассмотрение.

Обработка остальной документации и передача ее на регистрацию осуществляется не позднее следующего рабочего дня.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.2.7 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.2.7. Поступившие документы сортируются на подлежащие регистрации и не подлежащие регистрации.

Перечень корреспонденции и документов, не подлежащих регистрации в отделе делопроизводства и архива, приведен в приложении N 7 к настоящей Инструкции.

Корреспонденция на иностранных языках регистрируется только после осуществления перевода.

Документы, не подлежащие регистрации, передаются под подпись в журнале учета передачи документов сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата, для дальнейшего учета.

8.2.8. Текст телефонограмм принимается и записывается (печатается) руководителем или ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения аппарата, которому она адресована.

8.2.9. Предварительно рассмотренная корреспонденция подлежит централизованной регистрации в отделе делопроизводства и архива.

Информация об изменениях:

Пункт 8.2 дополнен подпунктом 8.2.10 с 8 мая 2018 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 3 мая 2018 г. N 192-р

8.2.10. Документы, поступившие в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, учитываются специалистами сектора ответственных дежурных управления по организации работы с документами (далее - сектор ответственных дежурных) в журнале учета документов, телефонных звонков, принятых специалистами сектора ответственных дежурных, по форме согласно приложению N 7.1 к настоящей Инструкции.

Журнал учета документов, телефонных звонков, принятых специалистами сектора ответственных дежурных, ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью управления по организации работы с документами и подписью начальника управления по организации работы с документами.

8.3. Регистрация поступивших служебных писем

8.3.1. Основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в систему электронного документооборота. Дополнительное назначение - формирование информационно-справочной базы данных для оперативного поиска документа, ведения статистической и аналитической работы, осуществления контроля исполнения документов.

8.3.2. Регистрация служебных писем производится в автоматизированном режиме с вводом информации о них в систему электронного документооборота Правительства края. При этом создается электронная регистрационная карточка, в которую вносятся сведения о служебном письме.

8.3.3. Основным принципом регистрации служебных писем является однократность: при передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер документу не присваивается.

8.3.4. При регистрации документов в системе электронного документооборота проверяется электронная база данных на наличие повторных обращений.

8.3.5. Служебные письма, поступившие непосредственно в структурные подразделения аппарата и не зарегистрированные в отделе делопроизводства и архива, до формирования указаний по исполнению должны быть в обязательном порядке направлены в отдел делопроизводства и архива для регистрации.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 июля 2015 г. N 339-р в подпункт 8.3.6 пункта 8.3 раздела 8 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

8.3.6. Регистрация служебных писем на бумажных носителях информации производится по мере их поступления в отдел делопроизводства и архива.

Поступившие служебные письма на бумажных носителях информации после 15.00 часов, подлежат регистрации на следующий рабочий день, за исключением писем, требующих оперативного рассмотрения, а также телеграмм и документов, поступивших фельдъегерской связью.

8.3.7. Поступление электронных служебных писем на регистрацию в системе электронного документооборота должно проверяться в течение рабочего дня периодически с интервалом в один час с 9.00 до 18.00 часов.

Для обозначения степени срочности приема служебного письма на регистрацию исполнитель применяет пометку "Срочно" в электронной регистрационной карточке.

8.3.8. Служебные письма, принимаемые по каналам факсимильной связи, электронной почты, и телеграммы регистрируются в отделе делопроизводства и архива в общем массиве служебной переписки.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.3.9 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.3.9. Регистрация служебных писем производится в пределах групп в зависимости от выделенных документопотоков, а также от вида, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются постановления и распоряжения Губернатора края, постановления и распоряжения Правительства края, приказы первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, служебная переписка.

Абзац утратил силу с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

Абзац утратил силу с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

Регистрация служебных писем, поступающих в адрес заместителей Председателя Правительства края - министров края от органов исполнительной власти края и подведомственных им учреждений, структурных подразделений аппарата, органов местного самоуправления муниципальных образований края, осуществляется в соответствующих министерствах.

Абзац утратил силу с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

Обращения граждан, организаций и общественных объединений, объединений граждан, в том числе юридических лиц, поступившие в адрес Губернатора края, Правительства края, а также запросы указанных лиц о представлении информации о деятельности Губернатора края, Правительства края регистрируются в главном управлении Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений.

8.3.10. Поступившие в отдел делопроизводства и архива служебные письма регистрируются самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года.

На зарегистрированном бумажном носителе информации в нижней части лицевой стороны первого листа основного документа ставится регистрационный номер, в котором указывается дата регистрации, порядковый номер и индекс в соответствии с номенклатурой дел аппарата Губернатора и Правительства края. Составные части номера разделены дефисом.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 августа 2016 г. N 410-р в подпункт 8.3.11 пункта 8.3 раздела 8 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

8.3.11. Прием и регистрация поступающих служебных писем в системе электронного документооборота включает:

- определение необходимости регистрации;

- проверку правильности адресования (доставки);

- проверку правильности выбора типа проекта и электронного шаблона документа;

- проверку подлинности электронной подписи;

- проверку оформления реквизитов служебного письма;

- проверку наличия сопроводительного письма, а также всех названных в тексте приложений;

- проверку правильности заполнения полей регистрационной карточки и наличия файла документа, созданных исполнителем;

- проверку наличия логических связей между отдельными документами, составляющими единый комплекс;

- проверку электронной базы данных на наличие повторного обращения;

- автоматическое формирование порядкового (регистрационного) номера в электронной регистрационной карточке;

- формирование электронной регистрационной карточки путем заполнения ее полей;

- применение технологии сканирования и прикрепления электронной копии служебного письма к электронной регистрационной карточке (на бумажном носителе информации помещается наклейка со штрих-кодом);

- установление связей между отдельными документами при наличии ссылок на документ;

- абзац утратил силу с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

Служебные письма одинакового содержания, но направляемые нескольким адресатам, регистрируются одним входящим номером.

Служебные письма, оформленные с нарушениями установленных настоящей Инструкцией правил, к регистрации не принимаются.

8.3.12. Электронные служебные письма, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в отделе делопроизводства и архива в общем порядке регистрации документов, установленном настоящей Инструкцией.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.3.12.1 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.3.12.1. Федеральные законы, правовые акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, поступающие как по системе межведомственного электронного документооборота, так и на бумажном носителе информации, после регистрации направляются в правовой департамент Губернатора края, главное управление Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений.

Служебные документы, поступающие в Правительство края в системе межведомственного документооборота и на бумажном носителе без указания в реквизите "адресат" должностного лица или структурного подразделения аппарата, направляются после регистрации отделом делопроизводства и архива на рассмотрение Губернатору края, исполняющему обязанности Председателя Правительства края либо в соответствии с установленным распределением обязанностей первым заместителям Председателя Правительства края, заместителям Председателя Правительства края, заместителям Председателя Правительства края - министрам края либо лицам, исполняющим их обязанности.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 июля 2015 г. N 339-р подпункт 8.3.12 пункта 8.3 раздела 8 настоящей Инструкции дополнен подпунктом 8.3.12.2

8.3.12.2. Документы, содержащие сведения конфиденциального характера, после регистрации направляются на рассмотрение по системе электронного документооборота в соответствии с требованиями, установленными Положением о порядке обращения с конфиденциальной информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности в Правительстве Хабаровского края, утвержденным постановлением Губернатора Хабаровского края от 27 января 2011 г. N 5.

8.3.13. Передача зарегистрированного служебного письма на бумажном носителе из одного структурного подразделения аппарата в другое производится через отдел делопроизводства и архива.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.3.14 изменен с 8 мая 2018 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 3 мая 2018 г. N 192-р

См. предыдущую редакцию

8.3.14. В системе электронного документооборота фиксируется дата, время приема на регистрацию электронного служебного письма, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (последнее при наличии), наименование участника системы электронного документооборота.

8.4. Регистрация отправляемых документов

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 апреля 2016 г. N 199-р в подпункт 8.4.1 пункта 8.4 раздела 8 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

8.4.1. Регистрация отправляемых служебных писем осуществляется централизованно в отделе делопроизводства и архива в день их утверждения или подписания.

Документы на бумажных носителях информации, поступившие на регистрацию после 15.00 часов, подлежат регистрации на следующий рабочий день, за исключением срочных документов.

8.4.2. Регистрация отправляемых служебных писем осуществляется в автоматизированном режиме с вводом информации о них в систему электронного документооборота.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.4.3 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.4.3. Регистрация служебных писем производится в пределах групп в зависимости от выделенных документопотоков, а также от вида, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются постановления и распоряжения Губернатора края, постановления и распоряжения Правительства края, приказы первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, служебная переписка.

Регистрация документов, направляемых за подписью заместителей Председателя Правительства края - министров края в адрес органов исполнительной власти края и подведомственных им учреждений, структурных подразделений аппарата, органов местного самоуправления муниципальных образований края, осуществляется в соответствующих министерствах.

Переписка по обращениям граждан, организаций и общественных объединений, объединений граждан, в том числе юридических лиц, поступившим в адрес Губернатора края, Правительства края, регистрируется в главном управлении Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.4.4 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.4.4. Отправляемые служебные письма регистрируются самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года. Регистрационный номер состоит из индекса по номенклатуре дел и порядкового номера. Составные части номера разделены дефисом.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на втором экземпляре документа, остающемся в деле в соответствии с номенклатурой дел, за исключением служебных писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства края.

После регистрации писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства края в дело помещается копия документа с подлинником листа согласования. Копия исходящего документа заверяется штампом "Верно" и подписью специалиста отдела делопроизводства и архива, осуществляющего регистрацию отправляемых документов.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 июля 2015 г. N 339-р в подпункт 8.4.5 пункта 8.4 раздела 8 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

8.4.5. Поступление на регистрацию отправляемых электронных служебных писем в системе электронного документооборота должно проверяться в течение рабочего дня периодически с интервалом в один час с 9.00 до 18.00 часов.

Служебные письма участников системы электронного документооборота, предназначенные для отправки на бумажном носителе с собственноручной подписью должностного лица, подлежат регистрации только после представления документа на бумажном носителе. Если проект направлен на регистрацию, но на бумажном носителе документ не представлен, то по истечении двух рабочих дней проект возвращается исполнителю.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.4.6 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.4.6. Прием и регистрация отправляемых служебных писем в системе электронного документооборота включают:

- определение необходимости регистрации;

- проверку правильности заполнения полей электронной регистрационной карточки и наличия прикрепленного файла (документа), созданных исполнителем;

- проверку правильности адресования, наличия отметки о способе отправки документа;

- проверку правильности выбора типа проекта и электронного шаблона документа;

- проверку подлинности электронной подписи;

- проверку оформления реквизитов служебного письма;

- проверку логических связей между отдельными документами, составляющими единый комплекс документов;

- автоматическое формирование порядкового (регистрационного) номера в электронной регистрационной карточке;

- проставление на бумажном носителе информации регистрационного номера.

8.4.7. Для обозначения степени срочности приема служебного письма на регистрацию исполнитель применяет пометку "Срочно" в электронной регистрационной карточке.

8.4.8. Служебные письма одинакового содержания, созданные в системе электронного документооборота, регистрируются под одним исходящим номером.

Служебные письма, оформленные с нарушениями установленных настоящей Инструкцией правил, к регистрации не принимаются.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.4.9 изменен с 8 мая 2018 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 3 мая 2018 г. N 192-р

См. предыдущую редакцию

8.4.9. В системе электронного документооборота фиксируется дата, время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (последнее при наличии), наименование участника системы электронного документооборота).

Информация об изменениях:

Подпункт 8.4.10 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.4.10. Отправка и доставка корреспонденции осуществляются средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почты, а также через систему электронного документооборота и систему межведомственного электронного документооборота и нарочными в соответствии со способом отправки, указанным исполнителем.

8.5. Оформление указаний по исполнению (резолюций)

8.5.1. Ответственность за внесение резолюции руководителя в систему электронного документооборота, сохранность служебного письма, поступившего на бумажном носителе, несет уполномоченное лицо в соответствии с распределением должностных обязанностей (помощник руководителя или ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата).

Информация об изменениях:

Пункт 8.5 дополнен подпунктом 8.5.1.1 с 8 мая 2018 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 3 мая 2018 г. N 192-р

8.5.1.1. Первые заместители Председателя Правительства края, заместители Председателя Правительства края, заместители Председателя Правительства края - министры края, руководители министерств края, иных органов исполнительной власти края обязаны обеспечивать рассмотрение поступивших контрольных документов в день их поступления, а также определять непосредственных исполнителей и обоснованные сроки исполнения контрольных документов.

8.5.2. Тексты указаний по исполнению служебных писем вносятся в электронные регистрационные карточки руководителем - автором резолюции или уполномоченным для этих целей лицом (помощником руководителя, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата). В момент занесения текста резолюции при необходимости осуществляется постановка документа на контроль с отметкой в электронной регистрационной карточке: вид контроля, дата исполнения документа, ответственный исполнитель. После этого служебное письмо направляется на исполнение.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.5.2.1 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.5.2.1. Если документ отписан ранее на исполнение Губернатором, Председателем Правительства края или лицом, исполняющим обязанности Председателя Правительства края, то дублирование резолюций должностным лицам, уже обозначенным в резолюции, не допускается.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.5.3 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.5.3. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа.

Исполнители несут ответственность за своевременное и качественное представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений).

Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 августа 2016 г. N 410-р в подпункт 8.5.4 пункта 8.5 раздела 8 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

8.5.4. Участники системы электронного документооборота направляют на исполнение электронные служебные письма, созданные на электронном шаблоне документа в соответствии с перечнем документов создание, хранение и использование которых осуществляется в электронном виде, без переноса на бумажный носитель информации.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.5.5 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.5.5. Оригинал бумажного документа с оформленными указаниями по исполнению направляется отделом делопроизводства и архива в дело в соответствии с номенклатурой дел за исключением документов, поставленных на контроль в главном управлении Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений в соответствии с подпунктом 8.1.2 пункта 8.1 раздела 8 Регламента Правительства края. Основному исполнителю документа направляется посредством системы электронного документооборота путем направления электронной регистрационной карточки с электронной копией служебного письма. Оригиналы документов могут быть выданы отделом делопроизводства и архива по запросу исполнителя на следующий рабочий день после поступления запроса.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.5.6 изменен с 8 мая 2018 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 3 мая 2018 г. N 192-р

См. предыдущую редакцию

8.5.6. Если исполнитель, указанный в резолюции, не является участником системы электронного документооборота, ответственный за делопроизводство структурного подразделения аппарата готовит для него ксерокопию и передает на рассылку в отдел делопроизводства и архива.

8.5.7. Служебные письма с резолюциями "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление в системе электронного документооборота. Отметка об ознакомлении с документом, дата ознакомления автоматически формируется в системе электронного документооборота.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 августа 2016 г. N 410-р в подпункт 8.5.8 пункта 8.5 раздела 8 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

8.5.8. При необходимости исполнения в сжатые сроки резолюции к документам с отметкой "Для служебного пользования" ответственный исполнитель организует работу по оперативному доведению документа до сведения соисполнителей. Необходимость ксерокопирования документов, содержащих конфиденциальную информацию, количество их копий определяется лицом, организующим исполнение документа.

8.6. Отправка документов

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 апреля 2016 г. N 199-р подпункт 8.6.1 пункта 8.6 раздела 8 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

8.6.1. Отправка корреспонденции осуществляется: нарочным, средствами почтовой, фельдъегерской связи, а также через систему электронного документооборота и систему межведомственного документооборота.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.6.2 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.6.2. Отправка корреспонденции посредством факсимильной связи, электронной почты, нарочным осуществляется исполнителем.

8.6.3. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Корреспонденция сдается для отправки в отдел делопроизводства и архива не позднее 13.00 часов. Корреспонденция, поступившая для отправки после указанного времени, отправляется на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь по мере ее регистрации или поступления.

8.6.4. Отдел делопроизводства и архива проверяет правильность оформления документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).

8.6.5. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение аппарата, подготовившее данные документы.

8.6.6. Решение о способе доставки документа адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе информации принимает подразделение-исполнитель.

8.6.7. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем структурного подразделения аппарата;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения аппарата;

запрещается передавать текст документов с отметкой "Для служебного пользования".

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях аппарата, осуществляется их руководителями.

8.6.8. Отправляемая корреспонденция почтой проходит упаковку, адресование. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 апреля 2016 г. N 199-р пункт 8.6 раздела 8 настоящей Инструкции дополнен подпунктом 8.6.8.1

8.6.8.1. Органы исполнительной власти края, находящиеся на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края, самостоятельно осуществляют подготовку документов (писем, телеграмм, открыток) к отправке.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.6.9 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.6.9. Помощники первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата, получают корреспонденцию, созданную на бумажных носителях информации, в отделе делопроизводства и архива ежедневно с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до 18.00 часов под подпись в реестре (в журнале).

8.7. Учет и анализ объема документооборота

8.7.1. Учет объема документооборота осуществляется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объема документооборота ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Учет объема документооборота за определенный период времени проводится по регистрационным данным. Система электронного документооборота осуществляет автоматический учет объема документооборота.

Результаты учета количества документов в аппарате Губернатора и Правительства края обобщаются отделом делопроизводства и архива.

8.7.2. За единицу учета объема документооборота на бумажном носителе принимается сам документ.

Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно.

Поступающие и отправляемые документы подсчитываются отдельно.

При учете документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

8.7.3. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота.

8.8. Работа исполнителей с документами

8.8.1. Руководители структурных подразделений аппарата обеспечивают оперативное рассмотрение документов независимо от вида носителей, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса в соответствии со сроками.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.8.2 изменен с 8 мая 2018 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 3 мая 2018 г. N 192-р

См. предыдущую редакцию

8.8.2. При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения аппарата определяет документы, требующие срочного исполнения, которые обрабатываются помощником или ответственным за ведение делопроизводства в оперативном порядке.

Документы, полученные на бумажном носителе для ознакомления, подлежат возврату в отдел делопроизводства и архива в трехдневный срок.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 апреля 2016 г. N 199-р в подпункт 8.8.3 пункта 8.8 раздела 8 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

8.8.3. Исполнение документа, поступившего как на бумажном носителе информации, так и через систему электронного документооборота, предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителями Правительства края или руководителями структурных подразделений аппарата, снятие документа с контроля, подготовку к пересылке адресату.

Если подготовленный документ является ответом на поступивший документ, то документ-ответ передается на регистрацию вместе с письмом-запросом.

При этом в письме-ответе исполнитель проставляет ссылку на номер и дату письма-запроса в специально отведенном для данного реквизита месте на бланке документа.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.8.3.1 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.8.3.1. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.8.3.2 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.8.3.2. Прием, подготовка и направление документа, содержащего сведения конфиденциального характера, в системе электронного документооборота возможны только при условии соответствия автоматизированного рабочего места исполнителя требованиям безопасности информации.

При отсутствии оборудованного рабочего места исполнитель обращается к структурному подразделению (исполнителю документа) за электронной копией документа. При поступлении документа в аппарат Губернатора и Правительства края на бумажном носителе исполнителю выдается под подпись в отделе делопроизводства и архива оригинал документа для подготовки копии.".

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 августа 2016 г. N 410-р в подпункт 8.8.4 пункта 8.8 раздела 8 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

8.8.4. Проект служебного письма в системе электронного документооборота исполнителем создается как:

- электронный документ, который прикрепляется к электронной регистрационной карточке и подписывается усиленной электронной подписью, - для документов, формируемых в электронном виде, создаваемых на электронных шаблонах документов и входящих в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов;

- электронная копия документа, которой прикрепляется к электронной регистрационной карточке путем технологии сканирования, - для документов, созданных на бумажных носителях информации;

- электронный документ, подписанный простой электронной подписью, который прикрепляется к электронной регистрационной карточке, - для документов, созданных на бумажных носителях информации.

8.8.5. При создании электронного документа исполнитель руководствуется перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов. Одновременно исполнителем или ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата осуществляется экспертиза ценности создаваемого документа.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.8.6 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.8.6. На бумажном носителе информации оформляются и удостоверяются собственноручной подписью служебные письма:

- адресованные лицам, не являющимся участниками системы электронного документооборота;

- служебные письма, не входящие в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов;

- служебные письма, направляемые Губернатору края.

Служебные письма, созданные и подписанные на бумажном носителе информации, принимаются на регистрацию в системе электронного документооборота при наличии заполненной электронной регистрационной карточки с указанием способа отправки, прикрепленного файла (документа) и указанных в тексте приложений.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.8.6.1 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.8.6.1. При подготовке служебных писем в адрес Губернатора края исполнитель прикладывает к бумажному оригиналу служебного письма:

- инициативные документы (письмо, поручение Губернатора края), регистрационную карточку, если инициативный документ - служебное письмо;

- предыдущие ответы (при наличии) в адрес Губернатора края и регистрационные карточки к ним;

- служебные записки от соисполнителей в адрес основного исполнителя;

- документы, на которые имеются ссылки в тексте служебной записки в адрес Губернатора края;

- ответ заявителю (при необходимости);

- согласование с основным исполнителем (при подготовке служебной записки в адрес Губернатора края за подписью соисполнителя);

- согласование с первым заместителем Председателя Правительства края, заместителем Председателя Правительства края в соответствии с установленным распределением обязанностей, курирующим деятельность министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, осуществляющего подготовку проекта служебного письма, а в случае если деятельность министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, осуществляющего подготовку проекта служебного письма, осуществляется без курирующего заместителя - с первым заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.8.7 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.8.7. Электронное служебное письмо оформляется на электронном шаблоне документа, утверждаемого приказом первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.8.8 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.8.8. Проект электронного служебного письма создается как проект исходящего документа или проект внутреннего документа, при этом учитывается адресат документа.

Подготовка и направление проекта документа без регистрации осуществляется в соответствии с перечнем корреспонденции и документов, не подлежащих регистрации в отделе делопроизводства и архива (приложение N 7 к настоящей Инструкции).

Допускается оформлять документы без регистрации, не используя электронные шаблоны документов.

Направление документов в адрес Губернатора края края без регистрации не допускается.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 августа 2016 г. N 410-р в подпункт 8.8.9 пункта 8.8 раздела 8 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

8.8.9. Электронный шаблон документа применяется как при внутренней, так и при исходящей переписке.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.8.10 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.8.10. Неотъемлемой частью электронного служебного письма является электронная регистрационная карточка, в которую исполнители путем заполнения ее полей вносят сведения о документе: вид документа, содержание документа, сведения о приложении к документу, рассылка.

При необходимости применяются пометки "Срочно", "ДСП", "Подлежит возврату".

В поле регистрационной карточки "Содержание документа" необходимо кратко и точно раскрывать основную смысловую нагрузку документа. Содержание документа в регистрационной карточке должно быть аналогично заголовку документа. Использовать формулировки "О представлении информации" или "О представлении сведений" не допускается.

Во вкладке "Рассылка" указывается способ отправки документа.

8.8.11. Если подготовленное в системе электронного документооборота служебное письмо является ответом на поступивший через систему электронного документооборота электронный документ, то электронное служебное письмо-ответ при создании его проекта в системе электронного документооборота связывается с электронной карточкой письма-запроса.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.8.11.1 изменен с 8 мая 2018 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 3 мая 2018 г. N 192-р

См. предыдущую редакцию

8.8.11.1. Подготовка и направление документов участникам пилотного проекта по обмену электронными документами по системе межведомственного электронного документооборота осуществляется в соответствии с Инструкцией по рассылке электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, по системе межведомственного электронного документооборота, разработанной министерством информационных технологий и связи края.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 июля 2015 г. N 339-р в подпункт 8.8.12 пункта 8.8 раздела 8 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

8.8.12. Исполнитель обязан контролировать в системе электронного документооборота ход утверждения, согласования, подписания и регистрации проекта служебного письма.

После полного завершения исполнения входящего электронного служебного письма исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота на утверждение участнику системы электронного документооборота, осуществляющему контроль за исполнением данного служебного письма, отчет об исполнении.

Отчет об исполнении входящего электронного служебного письма направляется исполнителем только после получения уведомления о регистрации исходящего электронного служебного письма, являющегося ответом на поступивший ему на исполнение электронное служебное письмо.

Если поступившее на исполнение электронное служебное письмо не требует ответа, исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота отчет об ознакомлении или выполнении иных действий по данному электронному документу.

До утверждения отчета об исполнении электронного служебного письма и направления его на списание в дело (проставление отметки "Исполнено, в дело") электронный документ не считается исполненным.

Возврат документа, поступившего исполнителю для рассмотрения и исполнения, запрещается без согласования с руководителем (автором резолюции) или отделом делопроизводства и архива, направившим документ на рассмотрение.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.8.13 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.8.13. Утвержденное Губернатором края поручение (перечень поручений) с присвоенным в главном управлении Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений учетным номером регистрируется во входящем документопотоке отдела делопроизводства и архива.

Отправка поручения (перечня поручений) Губернатора края производится отделом делопроизводства и архива по системе электронного документооборота в соответствии с указателем рассылки, подготовленным исполнителем.

При необходимости отправки поручения (перечня поручений) на бумажном носителе исполнитель представляет в отдел делопроизводства и архива сопроводительное письмо, необходимое количество копий рассылаемого поручения (перечня поручений) Губернатора края.

Указатель рассылки поручения (перечня поручений) Губернатора края должен содержать ссылку на регистрационный номер, почтовые адреса, подпись исполнителя.

Информация об изменениях:

Подпункт 8.8.14 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

8.8.14. Для рассылки документа на бумажном носителе информации исполнитель уточняет почтовые адреса, способ отправки, определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документы, рассылаемые более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки с почтовыми адресами.

8.8.15. Заверение бумажных копий электронных служебных писем осуществляется ответственным за ведение делопроизводства. Бумажная копия электронного документа должна содержать оттиск печати делопроизводственной службы участника системы электронного документооборота, осуществившего перевод электронного документа на бумажный носитель.

Содержание электронного документа и его бумажной копии должны быть идентичны.

8.9. Организация поисковой системы по документам

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 августа 2016 г. N 410-р подпункт 8.9.1 пункта 8.9 раздела 8 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

8.9.1. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах:

- адресант (автор);

- адресат;

- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- дата поступления документа;

- регистрационный номер входящего документа;

- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- индекс дела по номенклатуре дел;

- сведения о переадресации документа;

- количество листов основного документа;

- способ доставки документа;

- группа корреспондентов;

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

- указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);

- отметка о контроле;

- гриф ограничения доступа;

- сведения об электронной подписи;

- проверка электронной подписи;

- ответственный исполнитель документа;

- файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

Допускается включение в систему электронного документооборота дополнительных сведений о документе. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

8.9.2. В целях оптимизации процесса регистрации служебных писем в системе электронного документооборота разрабатываются и по мере необходимости корректируются классификаторы (справочники):

- видов документов;

- должностных лиц;

- исполнителей;

- корреспондентов;

- групп корреспондентов;

- видов контроля;

- видов доставки.

Информация об изменениях:

Раздел 9 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

9. Организация контроля за исполнением поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, поручений и указаний Губернатора края, документов, поступивших от заместителей Председателя Правительства Российской Федерации и федеральных государственных органов

9.1. Порядок осуществления контроля за исполнением поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, поручений и указаний Губернатора края, документов, поступивших от заместителей Председателя Правительства Российской Федерации и федеральных государственных органов регулируется Регламентом Правительства края.

9.2. Поручения (перечни поручений) Губернатора края подготавливаются в соответствии с пунктами 32 - 40 главы 1 Регламента Правительства края, оформляются в соответствии с приложениями N 8, 9 к настоящей Инструкции.

9.3. Поручениям (перечням поручений) Губернатора края присваиваются номера с индексом "27ПГ" главным управлением Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений после утверждения их Губернатором края.

Поручениям (перечням поручений) Губернатора края, данным на заседаниях Президиума Правительства края, присваиваются номера с индексом "27АП" помощником Губернатора края после утверждения их Губернатором края.

Присвоение учетных номеров поручению (перечням поручений) Губернатора края осуществляется в пределах календарного года отдельно по каждому виду поручений ("27ПГ", "27АП"). Номера состоят из индекса и порядкового номера (например: N 27ПГ-18).

Информация об изменениях:

Раздел 10 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

10. Организация контроля за исполнением документов с резолюциями первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края - министров, министров края

10.1. Контроль за исполнением документов с резолюциями первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края - министров, министров края, а также документов, не поставленных на контроль в главном управлении Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений, организуют соответственно первые заместители Председателя Правительства края, заместители Председателя Правительства края, заместители Председателя Правительства края - министры, министры края в порядке, установленном Регламентом Правительства края и Инструкцией.

10.2. Контроль за исполнением документов и поручений руководителей в системе электронного документооборота включает постановку документа на контроль (с указанием вида контроля, ответственного исполнителя, сроков исполнения), регулирование хода исполнения, внесение данных о выполнении документа, просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены, снятие исполненного документа с контроля, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов.

10.3. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководители структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края.

Руководитель структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края определяет сотрудника (сотрудников), ответственного (ответственных) за соблюдение сроков исполнения контрольных документов, с включением в его (их) должностной регламент (должностные регламенты), должностную инструкцию (должностные инструкции) функций контроля за исполнением документов.

В течение срока исполнения документа в структурных подразделениях аппарата и органах исполнительной власти края должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения документа. Ответственность за правильность, своевременность и достоверность представленной информации несут исполнители.

В случае если в резолюции указано несколько исполнителей, основным исполнителем считается исполнитель, указанный в резолюции первым, либо в отношении которого сделана соответствующая отметка. Соисполнители представляют основному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа, за исключением случаев установления основным исполнителем иных сроков представления информации.

10.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "Весьма срочно" - в двухдневный срок;

- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "Срочно" - в трехдневный срок;

- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "Оперативно", "В кратчайшие сроки" - в 10-дневный срок;

- с резолюцией "Для рассмотрения и предложений" - в 20-дневный срок с представлением служебной записки в адрес Губернатора;

- по запросам сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 дней со дня поступления;

- иные документы - в течение 30 дней со дня их регистрации.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Срок исполнения документа определяется резолюцией руководителя и вносится в систему электронного документооборота.

10.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения срока исполнения документа.

В случае согласования руководителем продления срока исполнения контрольного документа ответственный исполнитель до истечения срока исполнения документа направляет в организацию - автору документа мотивированный промежуточный ответ о продлении срока исполнения документа.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство в структурном подразделении аппарата, органе исполнительной власти края для внесения изменений в систему электронного документооборота (новый срок, дата изменения, подпись).

10.6. Документы, поступившие для исполнения не по назначению, должны быть возвращены на бумажном носителе и в системе электронного документооборота автору резолюции для корректировки исполнителя в течение двух дней со дня поступления документа после согласования с автором резолюции.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Приостанавливать исполнение документа, а также отменять его имеет право только орган или организация - автор документа.

10.7. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, при увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.

10.8. К служебной записке о продлении срока исполнения документа исполнитель в обязательном порядке прикладывает документ (копию документа с резолюцией), в отношении которого дано поручение. В системе электронного документооборота служебная записка в адрес руководителя или промежуточный ответ на письмо-запрос создается в электронной карточке письма-запроса во вкладке "Документы по исполнению".

10.9. Снятие документов с контроля осуществляется на основании представленных материалов или информации в системе электронного документооборота, подтверждающих исполнение документа и направление ответов заинтересованным организациям и лицам, если руководителем не дано дополнительных поручений по исполнению документа и материалы не возвращены на доработку.

Исполнитель документа в качестве отчета об исполнении документа в течение одного рабочего дня представляет в системе электронного документооборота во вкладке "Документы по исполнению", находящейся в регистрационной карточке входящего документа, зарегистрированного в отделе делопроизводства и архива, документ с электронной подписью или отсканированный одним файлом документ в формате pdf, направленный адресату. Также исполнитель в обязательном порядке представляет во вкладке "Отчет об исполнении" в регистрационной карточке документа-запроса комментарий об исполнении документа и ссылку на номер исходящего документа-ответа.

В регистрационной карточке входящего документа, зарегистрированного в отделе делопроизводства и архива, во вкладке "Документы по исполнению" ответственный исполнитель должен прикрепить итоговый ответ и промежуточный ответ (при наличии).

Переписка по исполнению документа крепится в регистрационной карточке входящего документа, зарегистрированного в отделе делопроизводства и архива, во вкладке "Связь с другими РК".

В случае поступления в Правительство края документов, для исполнения которых требуется только заполнение исполнителем отчетных форм в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" без направления сопроводительного письма, основанием для снятия с контроля будет являться отчет во вкладке "Отчет об исполнении" с представлением подтверждения об отправке или о заполнении электронных форм отчетов.

Снятие документа с контроля оформляется в электронной карточке отметкой о его исполнении и направлении в дело на основании проставленной руководителем или уполномоченным лицом пометки "В дело", даты и подписи на ответе, распечатанном на бумажном носителе.

Датой исполнения документа считается дата регистрации документа-ответа в системе электронного документооборота.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 апреля 2016 г. N 199-р в раздел 11 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

11. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив аппарата Губернатора и Правительства края в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, соответствующими нормативно-методическими документами уполномоченных Правительством Российской Федерации федеральных органов исполнительной власти и уполномоченного органа исполнительной власти края в области архивного дела.

Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним.

11.1. Составление номенклатуры дел

Информация об изменениях:

Подпункт 11.1.1 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемых в делопроизводстве аппарата Губернатора и Правительства края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы структурных подразделений аппарата.

Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел включается в систему электронного документооборота в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов).

Информация об изменениях:

Подпункт 11.1.2 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях аппарата, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности аппарата Губернатора и Правительства края, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, включая документы, поступившие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, от граждан.

Информация об изменениях:

Подпункт 11.1.3 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

11.1.3. В аппарате Губернатора и Правительства края составляются номенклатуры дел структурных подразделений аппарата и сводная номенклатура дел аппарата Губернатора и Правительства края (далее - сводная номенклатура дел), приведенные в приложениях N 10, 11 к настоящей Инструкции.

Номенклатура дел структурного подразделения аппарата составляется ежегодно (не позднее 01 ноября текущего года) на следующий год специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, и подписывается руководителем структурного подразделения аппарата.

Вновь созданное структурное подразделение аппарата обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в управление по организации работы с документами.

Номенклатура дел вновь созданного или реорганизованного структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, подписывается его руководителем и передается в отдел делопроизводства и архива для включения в действующую номенклатуру дел аппарата Губернатора и Правительства края.

11.1.4. Сводная номенклатура дел ежегодно составляется управлением по организации работы с документами на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата при методической помощи краевого государственного бюджетного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" (далее - государственный архив края)

Информация об изменениях:

Подпункт 11.1.5 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

11.1.5. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке Правительства края, согласовывается с экспертной комиссией аппарата Губернатора и Правительства края (далее - ЭК), подписывается начальником управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края, начальником отдела делопроизводства и архива и ежегодно утверждается первым заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

Не реже одного раза в пять лет сводная номенклатура дел представляется для рассмотрения и согласования экспертно-проверочной методической комиссией органа исполнительной власти края, уполномоченного в сфере архивного дела.

11.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения аппарата получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Электронный вариант сводной номенклатуры дел размещается на сетевом ресурсе общего доступа для структурных подразделений аппарата.

Сводная номенклатура дел печатается в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и хранится в отделе делопроизводства и архива. Второй экземпляр находится в архиве аппарата Губернатора и Правительства края. Третий - направляется в государственный архив края. Выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел направляются по системе электронного документооборота в структурные подразделения аппарата.

11.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

11.1.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае изменений функций и структуры аппарата Губернатора и Правительства края.

11.1.9. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений аппарата. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Губернатора и Правительства края.

11.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы структурных подразделений аппарата. Электронные документы также включаются в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

11.1.11. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

Информация об изменениях:

Пункт 11.1 дополнен подпунктом 11.1.11.1 с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

11.1.11.1. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, в предусмотренные для этого резервные номера.

По завершении года данные об изменениях и о дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, в течение года, передаются в отдел делопроизводства и архива.

Информация об изменениях:

Пункт 11.1 дополнен подпунктом 11.1.11.2 с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

11.1.11.2. Отделом делопроизводства и архива на основе полученных от структурных подразделений аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, данных об изменениях и о дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается начальником отдела делопроизводства и архива и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в аппарате Губернатора и Правительства края, органе исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

11.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

1) в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12.05, где 12 - обозначение структурного подразделения аппарата, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений аппарата, для переходящих дел индекс сохраняется;

Информация об изменениях:

Подпункт 2 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

2) в графу 2 включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т.д.), вводных слов и сложных оборотов, а также употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти края и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: наименование вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения аппарата; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы о проведении тематических выставок
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов и др.)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с органами местного самоуправления по вопросам подготовки и переподготовки кадров

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Министерством транспорта Российской Федерации по вопросам...

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами городских округов и муниципальных районов края по вопросам социальной защиты населения

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовой отчет отдела делопроизводства и архива

В примечаниях к делам, формируемым в электронном виде, делается соответствующая отметка "Дело формируется в электронном виде".

Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст примера

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например:

- нормативные и инструктивные документы вышестоящих органов;

- постановления и распоряжения Губернатора края, Правительства края;

- протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним;

- планы;

- отчеты;

- справочные документы, переписка;

- вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела, при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела;

Информация об изменениях:

Подпункт 3 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

3) графа 3 "Количество дел" заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома, например:

Т. 1. 11.01.2020 - 30.06.2020

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

В графе 3 указывается количество дел (томов, частей) для составления итоговой записи о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году;

Информация об изменениях:

Подпункт 4 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

4) в графе 4 "Срок хранения и номер статьи по перечню" указываются сроки хранения дел и номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденному приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236, федеральному закону или иному нормативному правовому акту;

Информация об изменениях:

Подпункт 5 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

5) в графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел ("Заведено"), о переходящих делах (например, "Переходящее с 2018 года"), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения.

В примечании указывается "эд" ("электронные документы"), означающее, что дело ведется в электронном виде.

11.1.13. Утратил силу с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

Информация об изменениях:

Подпункт 11.1.14 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

11.1.14. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении аппарата, органе исполнительной власти края, находящемся на документационном обеспечении аппарата, оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

Единицей хранения считается один том бумажного дела или одно электронное дело.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, передаются в архив аппарата, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

11.2. Формирование и оформление дел

11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Информация об изменениях:

Подпункт 11.2.2 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

11.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

обеспечить правильное формирование дел, исключив помещение в дела временного срока хранения документов информационного характера, имеющих историческую ценность, подлежащих постоянному хранению;

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома (части) и, при необходимости, его заголовка;

в дело необходимо помещать документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты).

Информация об изменениях:

Подпункт 11.2.3 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

11.2.3. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы формируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями, пояснительной запиской, листом согласования, указателем рассылки и другими документами, формируемыми в процессе прохождения согласования документа.

В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии законов и нормативных правовых актов Российской Федерации и края.

Все документы (отчеты, информация) об исполнении постановлений, распоряжений Губернатора края, Правительства края, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на это постановление (распоряжение) дело. Если дело не заводилось, то документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий допускается группировать в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел государственных гражданских служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Планы, отчеты, сметы формируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты формируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Предложения, заявления и жалобы граждан личного характера, а также документы по их рассмотрению формируются в дела со сроком хранения пять лет ЭПК.

Предложения и заявления граждан об улучшении работы органа исполнительной власти края, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции в органах исполнительной власти края, и документы по их рассмотрению подлежат обязательной экспертизе ценности в целях принятия решения о возможной передаче их на постоянное хранение.

Информация об изменениях:

Пункт 11.2 дополнен подпунктом 11.2.3.1 с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

11.2.3.1. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел аппарата Губернатора и Правительства края.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в системе электронного документооборота в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с подпунктом 11.2.3 настоящего пункта включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе.

Информация об изменениях:

Подпункт 11.2.4 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

11.2.4. Оформление дела включает в себя комплекс работ по оформлению обложки, подшивке или переплету дела, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дела производится сотрудниками структурных подразделений аппарата, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи специалиста отдела делопроизводства и архива. Дела подлежат оформлению при их завершении по окончании года после проведения экспертизы ценности.

Информация об изменениях:

Подпункт 11.2.5 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

11.2.5. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 12 к настоящей Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 13 к настоящей Инструкции); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается хранить в папках, в которых дела хранились в делопроизводстве, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются. На обложке дела в соответствии с номенклатурой дел аппарата Губернатора и Правительства края заполняются реквизиты: наименование организации-фондообразователя, наименование структурного подразделения аппарата (органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края), индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.

Информация об изменениях:

Подпункт 11.2.6 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

11.2.6. Обложки дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу оформляются по установленной форме (приложение N 14 к настоящей Инструкции).

На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации-фондообразователя, наименование структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, индекс дела по номенклатуре дел, номер тома (части), заголовок дела (тома, части), крайние даты дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения над наименованием организации-фондообразователя указывается наименование государственного архива края.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование организации-фондообразователя - указывается полностью в именительном падеже "Правительство Хабаровского края";

наименование структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, - записывается полностью название структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, в соответствии с утвержденной структурой (управление, отдел, сектор);

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по сводной номенклатуре дел;

заголовок дела переносится из номенклатуры дел органа исполнительной власти края (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).

При изменении наименования структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование структурного подразделения, а прежнее наименование заключается в скобки.

Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора - дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в дело подшит конверт с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки, наличие неформатных и оборотных листов).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.

Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.

Информация об изменениях:

Подпункт 11.2.7 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

11.2.7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Абзац 4 подпункта 11.2.7 пункта 11.2 исключен.

Информация об изменениях:

См. текст абзаца 4 подпункта 11.2.7 пункта 11.2

Абзац 5 подпункта 11.2.7 пункта 11.2 исключен.

Информация об изменениях:

См. текст абзаца 5 подпункта 11.2.7 пункта 11.2

- личные дела уволенных сотрудников.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Информация об изменениях:

Подпункт 11.2.8 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

11.2.8. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Листы с резолюциями руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. Листы с резолюциями, а также листы согласования нумеруются как самостоятельные листы. При подготовке к архивному хранению резолюции, оформленные на отдельных листках, размещаются в левой верхней части листа так, чтобы край листа резолюции был прошит.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются.

11.3. Организация оперативного хранения документов

Информация об изменениях:

Подпункт 11.3.1 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

11.3.1. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования не более двух лет, а затем передаются в архив аппарата Губернатора и Правительства края.

Руководители структурных подразделений аппарата и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела на бумажном носителе размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов.

Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости - номер тома дела, дата дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

Информация об изменениях:

Пункт 11.3 дополнен подпунктом 11.3.1.1 с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

11.3.1.1 В целях установления фактического наличия документов и дел ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата, органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, должны проводиться проверки условий хранения документов, наличия документов и дел:

перед передачей документов в архив аппарата Губернатора и Правительства края;

при перемещении дел;

при смене руководителя структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата;

при реорганизации и ликвидации структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата.

Проверка наличия документов и дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия документов и дел в соответствии с приложением N 14.1 к настоящей Инструкции.

При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководителями структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, и представляется в отдел делопроизводства и архива.

Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, который составляется лицами, проводившими проверку, подписывается руководителем структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата. В акте указываются данные утраченного дела (дел), а также обстоятельства, при которых произошла утрата. Акт представляется вместе с описью дел в управление по организации работы с документами.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченных документов дела заверенными копиями документов.

Информация об изменениях:

Подпункт 11.3.2 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

11.3.2. Правоохранительными органами из ведомственного архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации. На место изъятого документа в дело вкладывается снятая с него копия и справка о выдаче документа либо в учетных архивных документах делается отметка об изъятии документа, содержащая реквизиты (дата, номер, вид) документа, явившегося основанием для изъятия, а также расписку получателя документа.

Изъятие документов из ведомственного архива производится с письменного разрешения первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

Информация об изменениях:

Подпункт 11.3.3 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

11.3.3. Выдача дел во временное пользование сотрудникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях аппарата, для работы производится по письменному запросу с разрешения первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края. Выдача дел осуществляется под подпись с фиксацией в книге выдачи. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений аппарата на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, по актам.

11.3.4. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в системе электронного документооборота в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

11.3.5. Место хранения электронных документов до их передачи в архив аппарата Губернатора и Правительства края, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в аппарате Губернатора и Правительства края программно-технических средств, нормативных и методических документов в области архивного дела.

11.3.6. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

Информация об изменениях:

Пункт 11.4 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

11.4. Организация работы с документами по личному составу

Документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Распоряжения (приказы) по личному составу долговременного хранения формируются отдельно от распоряжений (приказов) пятилетнего срока хранения.

К регистрационно-учетным документам по личному составу относятся журналы регистрации распоряжений (приказов) о приеме, переводе, об увольнении, о предоставлении отпусков, личных дел.

Лицевые счета работников аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края, иных органов исполнительной власти края, ведение которых осуществляет главное управление бухгалтерского учета Губернатора и Правительства края, а также документы по личному составу со сроком хранения свыше 10 лет, образующиеся в процессе деятельности департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края, после истечения двухлетнего срока их хранения передаются в государственный архив края в обработанном виде.

Личные дела уволенных лиц, замещавших государственные должности в Правительстве края, государственных гражданских служащих аппарата Губернатора и Правительства края, органов исполнительной власти края, находящихся на кадровом обеспечении в аппарате Губернатора и Правительства края, а также государственных гражданских служащих, назначение которых осуществлялось Губернатором края, хранятся 10 лет в департаменте по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края, затем передаются на хранение в государственный архив края в обработанном виде. Личные дела работников аппарата Губернатора и Правительства края, органов исполнительной власти края, находившихся на кадровом обеспечении в аппарате Губернатора и Правительства края, хранятся в департаменте по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края в течение двух лет со дня увольнения, затем передаются на хранение в государственный архив края в обработанном виде.

Личные дела уволенных сотрудников вносятся департаментом по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края в отдельную опись по году увольнения лица, на которое сформировано личное дело, и систематизируются по алфавиту.

Опись личных дел составляется за определенный временной период: начальная дата, указанная в заголовке дела, - наиболее ранняя дата заведения личного дела, конечная - самая поздняя дата окончания личного дела. В опись каждое личное дело вносят по алфавиту под своим порядковым номером.

Дела по личному составу внутри описи дел, как правило, систематизируются по хронологическому признаку. В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности документов - распоряжения (приказы) по личному составу, лицевые счета, списки, журналы регистрации документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы.

Главное управление бухгалтерского учета Губернатора и Правительства края и департамент по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края составляют описи дел по личному составу в соответствии со своими разделами номенклатуры дел. Описи указанных структурных подразделений представляются в срок до 01 ноября в электронном виде в отдел делопроизводства и архива.

Отдел делопроизводства и архива на основе представленных описей главного управления бухгалтерского учета Губернатора и Правительства края и департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края в срок до 15 ноября составляет годовой раздел сводной описи дел по личному составу (приложение N 15 к настоящей Инструкции).

В годовой раздел сводной описи дел по личному составу включаются заголовки дел с 50-, 75-летним сроком хранения, сформировавшихся в течение года в деятельности департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края и главного управления бухгалтерского учета Губернатора и Правительства края, только после сверки их со сводной номенклатурой дел за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется не позднее чем через два года после завершения делопроизводством дел в четырех экземплярах по установленной форме и подлежит рассмотрению на заседании ЭК.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу передается на согласование экспертно-проверочной методической комиссией органа исполнительной власти края, уполномоченного в сфере архивного дела, после чего представляется на утверждение первому заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края. Подписанные и утвержденные экземпляры передаются в государственный архив края, управление по организации работы с документами. Копии годового раздела сводной описи дел по личному составу передаются в главное управление бухгалтерского учета Губернатора и Правительства края и департамент по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края.

Ответственность за формирование и оформление дел по личному составу, своевременное и качественное составление описей дел по личному составу и передачу дел на хранение согласно графику, составленному государственным архивом края, в государственный архив края возлагается на начальника главного управления бухгалтерского учета Губернатора и Правительства края и руководителя департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края.

Координация работы с документами по личному составу и методическая помощь в составлении описей дел по личному составу и подготовке дел к передаче на хранение возлагается на управление по организации работы с документами.

Передача дел по личному составу на хранение в государственный архив края осуществляется в соответствии с годовым разделом сводной описи дел по личному составу. По итогам передачи дел составляется акт приема-передачи в двух экземплярах.

Один экземпляр акта передается в государственный архив края, второй - в управление по организации работы с документами. Копии актов передаются в главное управление бухгалтерского учета Губернатора и Правительства края и департамент по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 апреля 2016 г. N 199-р в наименование раздела 12 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст наименования в предыдущей редакции

12. Порядок передачи документов на хранение в архив аппарата Губернатора и Правительства края

12.1. Документы Правительства края являются краевой собственностью и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на хранение в государственный архив края.

Информация об изменениях:

Пункт 12.2 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

12.2. Для хранения документов Правительства края постоянного, временного (свыше 10 лет и до 10 лет включительно) хранения, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче в государственный архив края в аппарате Губернатора и Правительства края создается архив аппарата Губернатора и Правительства края.

Оформление дел, передаваемых в архив аппарата Губернатора и Правительства края, производится специалистами структурных подразделений аппарата, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи и под контролем специалиста отдела делопроизводства и архива.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив аппарата Губернатора и Правительства края включает работу специалистов структурных подразделений аппарата по экспертизе ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел, исторических справок и актов о выделении документов к уничтожению.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 апреля 2016 г. N 199-р в пункт 12.3 раздела 12 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

12.3. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов в аппарате Губернатора и Правительства края на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив аппарата Губернатора и Правительства края.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая ЭК.

Информация об изменениях:

Пункт 12.4 изменен с 8 мая 2018 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 3 мая 2018 г. N 192-р

См. предыдущую редакцию

12.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, утверждаемым приказом первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

12.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях аппарата специалистами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 апреля 2016 г. N 199-р в пункт 12.6 раздела 12 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

12.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив аппарата Губернатора и Правительства края;

- отбор документов с временными сроками хранения и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях аппарата;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

12.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

12.8. Экспертиза ценности документов, имеющих срок хранения в соответствии со сводной номенклатурой дел с примечанием "ЭПК", осуществляется исполнителем непосредственно при создании проекта электронного документа или ответственным за делопроизводство в структурном подразделении аппарата. В результате проведения экспертизы ценности документов возможен пересмотр срока хранения данного документа в сторону увеличения (дела временного срока хранения свыше 10 лет или постоянного срока хранения) в соответствии с критериями ценности данного документа и необходимости формирования дела на бумажном носителе для передачи на постоянное хранение.

12.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.

Информация об изменениях:

Пункт 12.10 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

12.10. В каждом структурном подразделении аппарата описи дел постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством специалиста отдела делопроизводства и архива. По этим описям документы сдаются в архив аппарата Губернатора и Правительства края.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями аппарата, служат основой для подготовки сводной описи дел аппарата Губернатора и Правительства края (приложения N 16, 16.1 к настоящей Инструкции), которую готовит отдел делопроизводства и архива и в соответствии с которой сдаются дела в государственный архив края.

Информация об изменениях:

Пункт 12.11 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

12.11. Описи дел структурных подразделений аппарата составляются в двух экземплярах по установленной форме (приложения N 17, 17.1 к настоящей Инструкции) и представляются в архив аппарата Губернатора и Правительства края через два года после завершения дел в делопроизводстве. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником управления по организации работы с документами и утверждается руководителем структурного подразделения аппарата.

Информация об изменениях:

Пункт 12.12 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

12.12. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации дел в описи валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;

- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

При составлении описи электронных дел в опись включаются:

порядковый номер электронного дела по описи;

индекс электронного дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

срок хранения дела;

объем электронного дела в мегабайтах;

примечания.

Приложением к описи электронных дел выступает реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело (приложение N 16.1 к настоящей Инструкции). Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления.

12.13. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Информация об изменениях:

Пункт 12.13.1 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

12.13.1. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения передается на согласование ЭК, утверждение экспертно-проверочной методической комиссии комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства края, после чего представляется на утверждение первому заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края.

Информация об изменениях:

Пункт 12.14 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

12.14. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела аппарата Губернатора и Правительства края с истекшими сроками хранения. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложения N 18, 19 к настоящей Инструкции) производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Сводный акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется отделом делопроизводства и архива после представления соответствующих актов структурными подразделениями аппарата. Сводный акт рассматривается на заседании ЭК, утверждается первым заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

Уничтожение включенных в акт документов производится после того, как описи дел постоянного хранения за этот же период утверждены экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства края, а также после утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, первым заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 апреля 2016 г. N 199-р в пункт 12.15 раздела 12 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

12.15. В архив аппарата Губернатора и Правительства края передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении аппарата.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 апреля 2016 г. N 199-р в пункт 12.16 раздела 12 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

12.16. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив аппарата Губернатора и Правительства края, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях аппарата и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Информация об изменениях:

Пункт 12.17 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

12.17. Передача дел в архив аппарата Губернатора и Правительства края осуществляется по графику, составленному отделом делопроизводства и архива, согласованному с руководителями структурных подразделений аппарата и утвержденному приказом первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

Передача дел в государственный архив края осуществляется по описям дел, оформляется актом приема-передачи документов на хранение, утвержденным первым заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края и генеральным директором государственного архива края.

Информация об изменениях:

Пункт 12.18 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

12.18. В период подготовки структурным подразделением аппарата дел к передаче в архив аппарата Губернатора и Правительства края специалистом отдела делопроизводства и архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения аппарата обязаны устранить.

Информация об изменениях:

Пункт 12.19 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

12.19. Прием каждого дела производится специалистом отдела делопроизводства и архива в присутствии специалиста, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи проставляются: количество фактически принятых дел (цифрами и прописью), дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста сектора контрольно-аналитической работы, принявшего дела, и специалиста, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата, передавшего дела.

12.20. Утратил силу с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

Информация об изменениях:

Пункт 12.21 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

12.21. Передача электронных документов в архив аппарата Губернатора и Правительства края производится на основании описей электронных дел на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в архив аппарата Губернатора и Правительства края в двух идентичных экземплярах, без сохранения данных электронных документов в соответствующих информационных системах.

Информация об изменениях:

Инструкция дополнена разделом 12.1 с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

12.1. Прием-передача дел, документов при реорганизации, ликвидации структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата

12.1.1. Порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации

структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, включает:

- определение места и условий дальнейшего хранения документов;

- отбор, подготовку и передачу архивных документов по месту дальнейшего хранения документов;

- отбор, подготовку и передачу документов текущего делопроизводства по месту дальнейшего хранения документов.

12.1.2. При реорганизации структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, создается комиссия по передаче документов и дел (далее также - комиссия). В состав комиссии входят представители реорганизуемого структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, отдела делопроизводства и архива.

12.1.3. При реорганизации структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата:

- документы постоянного срока хранения, завершенные в делопроизводстве, передаются по описям дел в архив аппарата Губернатора и Правительства края;

- документы временного срока хранения, сроки временного хранения которых не истекли, передаются правопреемникам;

- документы текущего делопроизводства (незавершенные дела) передаются правопреемникам.

12.1.4. Подготовка документов к передаче в архив аппарата Губернатора и Правительства края включает:

- проверку наличия документов и дел реорганизуемого структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, в соответствии с номенклатурой дел;

- проведение экспертизы ценности всех документов, завершенных в делопроизводстве, в соответствии с требованиями раздела 12 настоящей Инструкции;

- упорядочение документов, включающее их формирование, оформление в соответствии с требованиями пункта 11.2 раздела 11 настоящей Инструкции;

- составление описей дел и передача дел в архив аппарата Губернатора и Правительства края в соответствии с разделом 12 настоящей Инструкции.

12.1.5. Проверка наличия документов и дел для передачи в архив аппарата Губернатора и Правительства края проводится не менее чем двумя сотрудниками реорганизуемого структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата. Результаты проверки наличия документов и дел и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в акте проверки наличия документов и дел в соответствии с приложением N 14 ¹ к настоящей Инструкции.

12.1.6. При необнаружении дел (документов) в ходе проверки наличия документов и дел руководитель структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, незамедлительно письменно (служебной запиской с объяснением обстоятельств утраты дел (документов) ставит в известность первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

Служебная записка о необнаружении дел (документов) с резолюцией первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края направляется в управление по организации работы с документами.

Структурным подразделением аппарата, органом исполнительной власти края, находящимся на документационном обеспечении аппарата, организуется розыск необнаруженных дел (документов).

В управление по организации работы с документами представляются акт об утрате дел (документов), подписанный руководителем структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, и справка ходе розыска утраченных дел (документов).

Необеспечение структурным подразделением аппарата, органом исполнительной власти края, находящимся на документационном обеспечении аппарата, сохранности документов является основанием для проведения служебной проверки и привлечения к ответственности лиц, по вине которых были утрачены документы.

12.1.7. Подготовка документов текущего делопроизводства к передаче осуществляется лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата, органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, в период проведения реорганизационных мероприятий, которые обязаны провести сверку заголовков номенклатуры дел с фактическим наличием дел и составить перечень за соответствующий год согласно приложению N 19 ² к настоящей Инструкции.

12.1.8. Проверка наличия документов и дел текущего делопроизводства проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в рабочем экземпляре номенклатуры дел, в том числе отсутствующие и неотложившиеся дела.

12.1.9. В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководителями структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, и представляется в управление по организации работы с документами.

Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом в соответствии с приложением N 21 к настоящей Инструкции структурным подразделением аппарата, органом исполнительной власти края, находящимся на документационном обеспечении аппарата, и подписанном руководителем структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата. Акт представляется в управление по организации работы с документами.

12.1.10. По итогам проведенной проверки наличия документов и дел заполняется графа 3 "Количество томов (частей)" рабочего экземпляра номенклатуры дел и составляется итоговая запись. На основе данных рабочего экземпляра номенклатуры дел составляется перечень, в который включается весь видовой состав документов, отражающих специфику деятельности реорганизуемого структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, и отобранных к передаче правопреемнику.

12.1.11. После завершения проверки наличия документов и дел коробки с делами опечатываются с указанием даты проверки, фамилии, инициалов сотрудника, проводившего проверку.

12.1.12. После проведения проверки наличия документов и дел документов упорядоченные документы реорганизуемого структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата:

- предусмотренные абзацем вторым пункта 12 ¹.3 настоящего раздела, передаются в архив аппарата Губернатора и Правительства края по описям дел;

- предусмотренные абзацем третьим пункта 12 ¹.3 настоящего раздела, передаются по месту дальнейшего хранения по акту приема-передачи согласно приложению N 19 ¹ к настоящей Инструкции, составляемому в трех экземплярах: один - правопреемнику, второй - в комиссию, передающую дела и документы, третий - в отдел делопроизводства и архива.

12.1.13. Передача документов текущего делопроизводства (незавершенных дел) производится поединично и оформляется актом приема-передачи документов. Передача документов текущего делопроизводства, созданных и хранимых в системе электронного документооборота, осуществляется в системе электронного документооборота или на физически обособленных материальных носителях. Перечень дел, документов является приложением к данному акту. Акт составляется в трех экземплярах: один экземпляр остается в реорганизуемом структурном подразделении аппарата, второй - передается правопреемнику, третий - передается в отдел делопроизводства и архива.

12.1.14. При ликвидации структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, документы передаются в архив аппарата Губернатора и Правительства края в соответствии с разделами 11, 12 настоящей Инструкции.

12.1.15. Ответственность за транспортировку документов и их сохранность несет руководитель реорганизуемого, ликвидируемого структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата.

12.1.16. При транспортировке документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, механических повреждений.

12.1.17. Внутригородские перевозки документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работником реорганизуемого, ликвидируемого структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата.

12.1.18. Транспортировка документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.

12.1.19. Перед транспортировкой документов и после нее необходимо проводить проверку наличия документов и дел.

Информация об изменениях:

Раздел 13 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

13. Организация работы с обращениями граждан

Организация работы с обращениями граждан и организаций, поступивших в адрес Губернатора края, Правительства края, а также запросов указанных лиц о предоставлении информации о деятельности Губернатора края, Правительства края осуществляется главным управлением Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений в соответствии с требованиями федеральных законов от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 09 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", Регламента Правительства края, Порядка рассмотрения обращений граждан и организаций, поступивших в Правительство Хабаровского края, утвержденного постановлением Губернатора Хабаровского края от 03 июля 2017 г. N 74.

Информация об изменениях:

Раздел 14 изменен с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

14. Печатные и копировально-множительные работы, цифровая аудиозапись

14.1. Печатные работы

14.1.1. В аппарате Губернатора и Правительства края печатаются только материалы служебного характера.

14.1.2. В структурных подразделениях аппарата, органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, печатаются служебные письма за подписью руководителей структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, заявки и документы внутреннего характера. Подготовка документов в структурных подразделениях аппарата, органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, осуществляется как лицами, ответственными за ведение делопроизводства, так и непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники.

14.1.3. В отделе электронного оформления документов печатаются грамоты, благодарности, приветственные адреса, благодарственные письма; пригласительные билеты; пропуска для подъезда к зданию Правительства края; поздравительные открытки; визитные карточки; дарственные надписи; различные схемы; редактируется и готовится к изданию в типографии телефонный справочник Правительства края, редактируется его электронная версия для размещения на официальном сайте Хабаровского края и Правительства Хабаровского края и сетевом ресурсе общего доступа; печатаются материалы к заседаниям Правительства края, совещаниям Губернатора, Председателя Правительства края или его заместителей; проекты писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства края, исполняющего обязанности Председателя Правительства края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края.

Почетные грамоты и благодарности Губернатора края на бланках установленного образца изготавливаются только за подписью Губернатора края.

Благодарственные письма и приветственные адреса на бланках установленного образца изготавливаются за подписью Губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края.

Поздравительные открытки изготавливаются в цветном исполнении за подписью Губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, советников Губернатора края, руководителей структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата.

Визитные карточки (односторонние) изготавливаются в черно-белом и цветном исполнении, в случае необходимости - на двух языках.

14.1.4. В отделе электронного оформления документов в первую очередь печатаются грамоты, благодарности, приветственные адреса, благодарственные письма, материалы к заседаниям Правительства края, совещаниям Губернатора, Председателя Правительства края или его заместителей; проекты писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства края, исполняющего обязанности Председателя Правительства края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края. Остальные материалы печатаются и оформляются в порядке поступления.

Срочные документы исполняются немедленно. Срочность исполнения документов определяется руководителями структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, по согласованию с заведующим отделом электронного оформления документов.

Документы, сданные в работу после 17:00 часов (кроме срочных), исполняются на следующий рабочий день.

14.1.5. Требования к рукописям, сдаваемым в печать

Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво на белой бумаге стандартного формата A4 или A3, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета.

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные или нечеткие ксерокопии материалов. Не допускается вписывание правок между строк, вставок на полях.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, наименований организаций, специальных терминов, иностранных слов, чисел, географических названий. Сокращения слов должны применяться только общепринятые.

Рукопись, отвечающая перечисленным выше требованиям, с указанием фамилии, имени, отчества (последнее при наличии) автора и номера его служебного телефона сдается заведующему отделом электронного оформления документов.

Документы в электронном виде принимаются на правку и оформление через сетевой ресурс общего доступа. Печатание документов под диктовку не производится.

Внесение исправлений, впечатывание текста в подписанный документ не допускаются.

14.2. Копировально-множительные работы

14.2.1. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате Губернатора и Правительства края, органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, производится централизованно в управлении по организации работы с документами, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях аппарата.

14.2.2. В управлении по организации работы с документами копируются служебные материалы и документы по заказам сотрудников аппарата Губернатора и Правительства края, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата.

Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы.

14.2.3. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формат A3.

14.2.4. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются акты Губернатора края, Правительства края по заказам отдела подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, документы и материалы к расширенным заседаниям Правительства края.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководителями структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, по согласованию с заведующим отделом электронного оформления документов и подтверждается соответствующей отметкой и визой на бланке заказа.

14.2.5. Сотрудники отдела электронного оформления документов, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику.

14.2.6. Копирование бланков документов любого вида запрещается.

14.3. Перевод документов в электронный формат

В управлении по организации работы с документами осуществляется поточное сканирование (перевод документов с бумажного носителя в электронный формат PDF/JPEG/TIFF); распечатка многостраничных документов (свыше 20 страниц).

14.4. Цифровая аудиозапись

14.4.1. Отдел электронного оформления документов обеспечивает цифровую аудиозапись мероприятий (заседаний, совещаний), проводимых с участием Губернатора края, исполняющего обязанности Председателя Правительства края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края (далее - аудиозапись мероприятий).

14.4.2. Заявка на проведение аудиозаписи мероприятий и выдачу цифрового звукового файла оформляется письмом на имя первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края в системе электронного документооборота (проект документа без регистрации) с обязательным указанием во вкладке "Карточка" в окне "Содержание документа" даты проведения аудиозаписи (например: заявка на аудиозапись 10 июля 2020 г.) с приложением повестки мероприятия.

В заявке на проведение аудиозаписи мероприятия необходимо указывать должностное лицо структурного подразделения аппарата, министерства края, иного органа исполнительной власти края, ответственное за получение цифрового звукового файла (наименование должности, телефон).

При отсутствии в заявке на проведение аудиозаписи мероприятия ответственного за получение цифрового звукового файла аудиозапись может быть запрошена в управлении по организации работы с документами в письменной форме на имя начальника управления или заведующего отделом электронного оформления документов руководителем структурного подразделения аппарата, министерства края, иного органа исполнительной власти края - организатором мероприятия с указанием ответственного за получение цифрового звукового файла (наименование должности, телефон).

В случае отмены или переноса проведения мероприятия необходимо незамедлительно сообщать об этом по телефону в отдел электронного оформления документов с последующей досылкой в системе электронного документооборота (проект документа без регистрации на имя начальника управления или заведующего отделом электронного оформления документов).

14.4.3. Цифровой звуковой файл выдается отделом электронного оформления документов на предоставленный ответственным за получение аудиозаписи свободный от информации флеш-носитель под подпись в журнале учета и выдачи копии аудиозаписи.

Помощникам Губернатора края цифровой звуковой файл передается через выделенный ресурс ограниченного доступа. Цифровой звуковой файл доступен в течение семи дней со дня проведения аудиозаписи. По истечении этого срока цифровой звуковой файл удаляется.

Руководители структурных подразделений аппарата, министерств края, иных органов исполнительной власти края, а также сотрудник подразделения, ответственный за получение аудиозаписи, несут персональную ответственность за сохранность и разглашение информации, содержащейся в полученном цифровом звуковом файле.

-------------------------------------------

*(1) Правила оформления конкретных видов документов устанавливают требования, которые могут выходить за рамки общих требований.

*(2) 1 пт = 0,373 мм.

Информация об изменениях:

Приложение 1 изменено с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

Приложение N 1
к пунктам 2.2, 2.7

Состав
реквизитов документов

С изменениями и дополнениями от:

15 августа 2016 г., 30 декабря 2020 г.

При подготовке и оформлении документов в аппарате Губернатора и Правительства края используются следующие реквизиты:

01 - герб Хабаровского края;

05 - наименование высшего исполнительного органа государственной власти края - автора документа;

06 - наименование структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, - автора документа;

07 - наименование должности лица - автора документа;

08 - справочные данные о высшем исполнительном органе государственной власти края;

09 - наименование вида документа;

10 - дата документа;

11 - регистрационный номер документа;

12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 - место составления (издания) документа;

14 - гриф ограничения доступа к документу;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - заголовок к тексту;

18 - текст документа;

19 - отметка о приложении;

20 - гриф согласования документа;

21 - виза;

22 - подпись;

23 - отметка об электронной подписи;

24 - печать;

25 - отметка об исполнителе;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка о поступлении документа;

28 - резолюция;

29 - отметка о контроле;

30 - отметка о направлении документа в дело.

Информация об изменениях:

Приложение 2 изменено с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

Приложение N 2
к подпункту 2.7.5
(с изменениями от 20 июля 2015 г.,
3 мая 2018 г., 30 декабря 2020 г.)

Образец

ПРАВИТЕЛЬСТВО ХАБАРОВСКОГО КРАЯ		УТВЕРЖДАЮ
		Наименование должности руководителя структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края
АКТ "____" ________ 20___ г. N ___ г. Хабаровск
			(подпись)		(инициалы, фамилия)
		_____________ (дата)

Об уничтожении испорченных

номерных гербовых бланков

    Председатель комиссии __________________________________________

                           (фамилия, имя, отчество (последнее при

____________________________________________________________________

                          наличии), должность)

члены комиссии: ____________________________________________________

         (фамилия, имя, отчество (последнее при наличии), должность)

составили акт о признании испорченными  номерных  гербовых  бланков,

хранящихся в ______________________________________________________,

               (наименование структурного подразделения аппарата)

в том числе:

    1) гербовые  бланки  писем  Правительства   края  с   продольным

расположением реквизитов серии БР: N ______.

    Всего ______ штук;

    2) гербовые  бланки   писем   Правительства   края   с   угловым

расположением реквизитов серии БП: N ______.

    Всего ______ штук;

    3) гербовые бланки писем Губернатора края серии БГ: N ______.

    Всего ______ штук.

    На _________ номерных гербовых бланков осталось ____ штук, в том

        (дата)

числе:

    1) гербовых  бланков   писем  Правительства  края  с  продольным

расположением реквизитов серии БР: ______ штук;

    2) гербовых   бланков   писем   Правительства  края  с   угловым

расположением реквизитов серии БП: ______ штук;

    3) гербовых бланков писем Губернатора края серии БГ: _____ штук.

    Испорченные гербовые бланки уничтожены в установленном  порядке.

Акт составлен в двух экземплярах:

    1-й экземпляр -

    2-й экземпляр -

Председатель комиссии
		(подпись)		(инициалы, фамилия)
Члены комиссии
		(подпись)		(инициалы, фамилия)

Информация об изменениях:

Приложение 3 изменено с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

Приложение N 3
к подпункту 2.9.12

Перечень
документов, подлежащих утверждению

С изменениями и дополнениями от:

30 декабря 2020 г.

АКТЫ (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий);

ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, технические и др.);

ИНСТРУКЦИИ, ПРАВИЛА (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.);

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и др.);

ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);

ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; объектов, передаваемых в муниципальную собственность, и др.);

ПЛАНЫ (производственные, научно-исследовательских работ, поставок продукции, распределения продукции, работы коллегии, ученого совета);

ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении, премировании и др.);

ПОРУЧЕНИЕ (ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ) Губернатора края;

ПРОГРАММЫ (проведения работ, мероприятий, командировок и др.);

РАСЦЕНКИ (на производство работ и др.);

СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, на проведение мероприятий, на капитальное строительство и др.);

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ;

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ;

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ;

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Информация об изменениях:

Приложение 3.1 изменено с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

Приложение N 3.1
к подпункту 2.9.14.7

Виды деловых (служебных) писем

С изменениями и дополнениями от:

30 декабря 2020 г.

Наименование разновидности письма	Предназначение	Ключевые слова и словосочетания	Особенности текста
1	2	3	4
Требующие ответа
Письмо-просьба	получение информации, сведений об услугах, товарах, необходимых автору, согласовать какие-либо действия	Просим (прошу): - провести ... - предоставить ... - сообщить ... - направить ... - рассмотреть ... При содержании нескольких просьб в письме: - также просим ... - одновременно просим ... Надеемся на положительное решение вопроса ... Будем признательны Вам за ...	в основной части излагается причина, побудившая обратиться с просьбой, и сама просьба. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации. В заключительной части высказывается надежда на положительный результат
Письмо-запрос	получение каких-либо официальных сведений или документов	Просим (прошу): - предоставить ... - сообщить ... В соответствии с (наименование вида документа) от (дата) N (номер) (наименование документа) просим Вас предоставить ...	обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. Могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-распорядительные документы
Письмо-предложение	направляется потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме	Предлагаем Вам... В заключении письма: надеемся на плодотворное сотрудничество...	если направляется адресату впервые, то должно содержать не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе. При адресовании партнеру может содержать конкретную детальную информацию
Письмо-требование	заставить организацию-адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее достигнутых договоренностей	Срочно требуем: - выполнить... - выслать... - предоставить... - перечислить... Требуем выполнить взятые на себя обязательства... Угрозы в адрес организации - получателя письма: в противном случае дело будет передано в Арбитражный суд ...	излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, формулируются требования о необходимости выполнения обязательства и угрозы в адрес организации - получателя письма, если обязательства не будут выполнены
Не требующие ответа
Сопроводительное письмо	сообщение адресату о направлении в его адрес каких-либо документов или материальных ценностей. Выполняют функцию контроля за их прохождением	Представляем ... Направляем ... Высылаем Вам ... В подтверждение нашей договоренности высылаем...	состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведений (приложений). Сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения
Гарантийное письмо	сообщение или подтверждение определенных обязательств или условий	Оплату гарантируем... Качество работ (услуг) гарантируем ... Сроки выполнения работ гарантируем ... Просим Вас предоставить (что-либо) ... Оплату гарантируем...	гарантироваться может оплата выполненной работы, качество, сроки выполнения работ, поставка товаров и выполнение услуг, оплата продукции и другое
Информационное письмо (извещение, уведомление, сообщение, подтверждение)	сообщение, утверждение, подтверждение каких-либо сведений, событий, фактов, представляющих взаимный интерес	Извещаем ... Сообщаем ... Ставим Вас в известность ... Доводим до Вашего сведения ... Приглашаем Вас принять участие в работе семинара (конференции, выставки) ... Подтверждаем: - получение ... - согласие ... - договоренность ...	могут сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, приглашать принять участие. Могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, содержаться рекомендации и предложения. Могут иметь приложения
Письмо-напоминание	содержит указание на приближение или истечение срока какого-либо обязательства или принятых договоренностей	Напоминанием Вам ... Вторично напоминаем Вам ... Обращаем Ваше внимание на то, что ... Ставим Вас в известность, что ...	состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, и напоминания о необходимости выполнения каких-либо действий, достигнутых договоренностей, напоминания о нарушении сроков, сообщение о мерах, которые будут приняты в случае невыполнения условий
Письмо-благодарность	создается для направления организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия	Благодарим за оказанную помощь в ... Выражаем Вам свою благодарность за ... Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за ...	может составляться в более свободной форме, чем другие разновидности писем
Письмо-поздравление	составляется в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица или организации	Поздравляем Вас с ... Поздравляем Вас в связи ... Примите наши искренние поздравления в связи с ...	составляется в свободной форме, может быть небольшим по объему

Приложение N 3.2
к подпункту 2.10.3.6

Образец

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта служебного письма за подписью Губернатора, Председателя Правительства края
"_____________________________________________________"
(наименование проекта служебного письма)
в системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края

СОГЛАСОВАНО

Должность руководителя	Подпись и дата согласования	Инициалы, фамилия	Дата и время поступления на согласование
Руководитель министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края*	Подписано ЭП	инициалы, фамилия	_________ 20__
	______ 20__		12.00
Первый заместитель (заместитель) Председателя Правительства края**	Подписано ЭП	инициалы, фамилия	_________ 20__
	______ 20__		12.00
Заместитель Председателя Правительства края - министр экономического развития края***	Подписано ЭП	инициалы, фамилия	_________ 20__
	______ 20__		12.00

ВЕРНО

*Заверяется каждая страница листа согласования в системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края.

****

Руководитель министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края*
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

Фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) исполнителя, телефон

Продолжение листа согласования
проекта служебного письма за подписью Губернатора, Председателя Правительства края
"_____________________________________________________"
(наименование проекта служебного письма)

в системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края

СОГЛАСОВАНО

Должность руководителя	Подпись и дата согласования	Инициалы, фамилия	Дата и время поступления на согласование
Начальник главного управления Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений*****	Подписано ЭП	инициалы, фамилия	_________ 20__
	______ 20__		12.00
Руководитель правового департамента Губернатора края	Подписано ЭП	инициалы, фамилия	_________ 20__
	______ 20__		12.00

ВЕРНО*****

Руководитель министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края*
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

Фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) исполнителя, телефон

____________

*Руководитель министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края, осуществляющего подготовку проекта служебного письма.

**Первый заместитель Председателя Правительства края, заместитель Председателя Правительства края в соответствии с установленным распределением обязанностей, курирующий деятельность министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края, осуществляющего подготовку проекта служебного письма.

***Если проект служебного письма подготовлен в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Первого заместителя Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации - полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе.

****Заверяется каждая страница листа согласования в системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края.

*****Если проект служебного письма подготовлен в целях исполнения документа, находящегося на особом контроле в главном управлении Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений."

Информация об изменениях:

Приложение 4 изменено с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

Приложение N 4
к пункту 2.11

Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов

С изменениями и дополнениями от:

20 июля 2015 г., 15 августа 2016 г., 3 мая 2018 г., 30 декабря 2020 г.

1. В протоколах (документах, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений постоянно действующих коллегиальных и совещательных органов (комиссий, коллегий органов исполнительной власти края, ученых, технических, методических советов) и временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч) (далее - заседания (совещания) используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Текст протокола заседания (совещания) состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть строится по схеме:

Председатель (Председательствующий): фамилия, инициалы, наименование должности.

Секретарь: фамилия, инициалы, наименование должности.

Присутствовали:

Слова "Председатель" ("Председательствующий"), "Секретарь" печатают от левого поля, отделяя двумя межстрочными интервалами от заголовка и одним межстрочным интервалом друг от друга. С новой строки пишут слово "Присутствовали", указывают фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания (совещания), приглашенных на заседание (совещание), которые перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал в режиме "точно".

В протоколе расширенного заседания Правительства края после слова "Присутствовали" в порядке протокольного старшинства указываются должности, фамилии и инициалы членов Правительства края, должности, фамилии и инициалы председателя Законодательной Думы Хабаровского края, главного федерального инспектора по Хабаровскому краю аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, а также фамилии и инициалы полноправных участников расширенного заседания Правительства края.

При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии и инициалы не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников заседания (совещания) в таких случаях прилагается, например:

Присутствовали: 50 человек (список прилагается).

Подсчет участников заседания (совещания) проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.

После перечисления участников заседания (совещания) в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными центровано через 2 - 3 межстрочных интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями и инициалами докладчиков. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, располагается в порядке значимости и отвечает на вопрос "О чем?".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием, например:

СЛУШАЛИ: (указываются фамилия и инициалы докладчика, а также краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст; перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня).

ВЫСТУПИЛИ: (указываются фамилии и инициалы выступивших, наименования их должностей, а также краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы или ссылка на прилагаемый к протоколу текст).

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): (решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения и может содержать один или несколько пунктов, которые располагаются по значимости, каждый из них нумеруется; срок исполнения решения может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы).

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в тексте протокола (после соответствующего протокольного решения).

В случае когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение.

Каждый раздел печатается от левого поля документа, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение заседания (совещания). В этих же целях в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Допускается краткая форма составления протокола совещания (заседания). Текст такого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председателя (председательствующего), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на совещании (заседании). Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения (постановления) по соответствующим вопросам.

В отдельных случаях на основе рукописных, видео- или аудиозаписей, которые велись на заседании (совещании), составляется стенограмма. Подготовка и оформление стенограммы осуществляются в соответствии с пунктом 9 настоящего приложения.

Протокол оформляет секретарь заседания (совещания).

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется отметка "Для служебного пользования".

Протоколы печатаются на общем бланке Правительства края, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края, с угловым расположением реквизитов (далее - общий бланк) или на стандартных листах бумаги формата A4.

Протоколы расширенных заседаний Правительства края печатаются на общем бланке Правительства края с продольным расположением реквизитов.

Протоколы, оформленные на общем бланке, имеют следующие реквизиты:

наименование либо аннотация документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру;

дата и номер протокола, место проведения заседания (совещания) - дата, оформленная цифровым или словесно-цифровым способом, номер протокола, место проведения заседания (совещания) печатаются на отведенных на бланке местах;

вид заседания (совещания) - печатается на месте, отведенном для заголовка, в режиме "точно", например:

совещания при начальнике управления

Протоколы, оформленные на чистых листах бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:

гриф утверждения документа - оформляется при необходимости в соответствии с подпунктом 2.9.12 пункта 2.9 раздела 2 настоящей Инструкции;

наименование либо аннотация документа - слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами без разрядки через 3 - 4 межстрочных интервала от грифа утверждения документа (при наличии) либо ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру;

вид заседания (совещания) - печатается после слова ПРОТОКОЛ в режиме "точно", отделяется от предыдущего реквизита отступом 6 пт и выравнивается по центру;

дата, время и место проведения заседания (совещания) - дату и время проведения заседания (совещания) печатают от левой границы текстового поля; место проведения заседания (совещания) - на том же уровне от правой границы текстового поля.

Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал; подпись отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами.

Протокол подписывается председателем (председательствующим) и (или) секретарем заседания (совещания). Протоколы, оформленные не на бланке с использованием грифа утверждения документа, подписываются должностным лицом, ответственным за подготовку и проведение заседания (совещания).

Протоколы расширенных заседаний Правительства края подписываются председательствующим на расширенном заседании Правительства края.

Подпись председателя (председательствующего) отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами, подпись секретаря отделяется от подписи председателя 3 - 4 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно", расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией, последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образцы оформления протоколов заседаний (совещаний) с использованием бланка, а также без использования бланка прилагаются. Образец протокола расширенного заседания Правительства края представлен в образце приложения N 5 к настоящей Инструкции.

Оригинал протокола заседания (совещания) подшивается в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел.

Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии; протоколы технических, научных и экспертных советов. Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов органов (организаций), принимавших участие в заседании (совещании).

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае наименование либо аннотация документа будет оформлено как "Выписка из протокола".

Копии протоколов (выписки из протоколов) рассылаются заинтересованным органам, организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет ответственный исполнитель и подписывает руководитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопросов на заседании (совещании). При необходимости направления копии протокола (выписки из протокола) на бумажном носителе такая копия (выписка) заверяется печатью отдела делопроизводства и архива.

1.1. Утратил силу с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

2. Акт - документ, составляемый несколькими лицами в целях подтверждения ими фактов или события.

Акты печатаются на специальном бланке или на общем бланке органа исполнительной власти края формата A4, или на чистых листах бумаги формата A4.

При составлении актов используются реквизиты: наименование высшего исполнительного органа государственной власти, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа, заголовок к тексту, подпись.

Дата акта может являться:

- датой события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое действие (например, передачу материальных ценностей);

- датой подписания документа, если событие было растянуто во времени (например, проверка), а текст акта был принят на заключительном заседании комиссии. В этом случае период проверки указывается в акте.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта в именительном падеже указываются:

основание составления акта (локальный нормативный акт, распорядительный документ (приказ, распоряжение), факт или событие, послужившее основанием для составления акта);

составители акта (перечисляются после слова "Составлен" с указанием должностей, наименований организаций, если составители являются представителями другой организации, фамилий и инициалов).

Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке.

В тексте акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты.

При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.

В заключительной части акта указываются количество подготовленных экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра, например:

Составлен в трех экземплярах:

1-й экземпляр -

2-й экземпляр -

3-й экземпляр -

Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, или нормативными требованиями, регламентирующими составление актов конкретной разновидности.

При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит "отметка о наличии приложений".

Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами.

При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

Особое мнение составителя акта излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.

Если законодательством Российской Федерации предусмотрено ознакомление с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице акта проставляется ознакомительная виза "С актом ознакомлен(ы)", при этом указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.

3. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

Договор (соглашение, контракт) о выполнении определенной работы содержит следующие сведения:

наименования сторон (полное и сокращенное название);

наименование работы (предмет договора, соглашения, контракта), ее этапы и результаты выполнения;

наименование либо аннотация документа, в соответствии с которым выполняется работа;

условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

срок действия договора (соглашения, контракта); начало и окончание работ по договору (соглашению, контракту);

стоимость работы и порядок расчетов;

порядок сдачи и приема работы;

ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающиеся стороны признают необходимым включить в договор (соглашение, контракт);

гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

переход права собственности и риски;

порядок разрешения споров;

юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

Текст договора (соглашения, контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

4. Доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом (физическим или юридическим) другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенность выдается за подписью Губернатора края, Председателя Правительства края или иного лица, уполномоченного на это, с приложением печати Правительства края.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

- наименование представляемого - полное наименование, регистрационный номер, индивидуальный номер налогоплательщика, место нахождения, имя руководителя или иного уполномоченного лица подписывать доверенность и основания полномочий и реквизиты документов об этом;

- сведения о представителе - должность и паспортные данные для физического лица; полное наименование, регистрационный номер, индивидуальный номер налогоплательщика, место нахождения - для юридического лица;

- орган (организация), в которой производятся действия по доверенности;

- полномочия, передаваемые представителю (вид действий). Полномочия должны быть изложены полно и ясно с тем, чтобы они не вызывали различное понимание;

- образец подписи представителя;

- срок, на который выдана доверенность;

- место и дата ее совершения (число, месяц и год совершения доверенности указываются прописью).

Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть нотариально удостоверена.

Доверенность на получение заработной платы и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, представителем лица, замещающего государственную должность края в органах исполнительной власти края, должность государственной гражданской службы края, должность, не являющуюся должностями государственной гражданской службы края, в аппарате Губернатора и Правительства края, может быть удостоверена также Правительством края.

5. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

Докладная записка - документ, адресованный руководству и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства.

Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения аппарата, адресат, вид документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений аппарата (запросы, уточнения заданий, информация по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения.

Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги.

6. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.

Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество (последнее при наличии); или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.

7. План фиксирует действия или мероприятия, намечаемые к исполнению, их последовательность, объем, сроки исполнения, исполнителей и в ряде случаев сведения об исполнении. Основное содержание плана может быть изложено в форме текста или таблицы. В так называемых календарных планах перечисляемые мероприятия располагают в хронологическом порядке, то есть по срокам исполнения.

По каждому пункту плана намечаются конкретные исполнители и сроки исполнения. Планы подписываются составителями или лицами, ответственными за их выполнение. Утверждается план на заседании коллегиального органа, Губернатором края или руководителем структурного подразделения аппарата. Некоторые виды планов перед утверждением согласовываются.

8. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень).

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Если графы таблиц умещаются на одной странице, а содержание таблицы не умещается и переносится на последующую страницу (страницы), то графы таблиц нумеруются арабскими цифрами и на последующих страницах проставляются лишь номера граф таблицы. При этом наименования граф таблицы не печатаются.

Если графы таблицы не умещаются на одной странице, они переносятся на следующую страницу; на последующей странице нумерация граф продолжается.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся.

Например:

		Нумерационный заголовок		ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к постановлению Губернатора Хабаровского края от
Тематический заголовок	ВЕДОМОСТЬ тракторов, дополнительно приобретаемых для сельскохозяйственных предприятий Хабаровского края в 2012 году

Заголовки граф

Головка	Наименование тракторов	Единица измерения	Количество
			всего	в том числе
				первое полугодие	второе полугодие
	Боковик	Прографка

В конце тематического заголовка таблицы точка не ставится.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы сокращение слов не допускается, например:

наименование станков, единица измерения, срок поставки, завод-изготовитель.

В головке таблицы в конце предложения, даже если оно не закончено (поставляется за счет; в том числе), знаки препинания не ставятся.

В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы, например:

Таблица 1

N п/п	Наименование продукции	Единица измерения	2012 год - всего	В том числе первое полугодие
1	2	3	4	5

В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы, например:

Таблица 2

N п/п	Наименование заводов	Объем капитальных вложений (млн. рублей)				Генеральный подрядчик
		2012 год - всего	в том числе объем строительно-монтажных работ	2013 год - всего	в том числе объем строительно-монтажных работ
1	2	3	4	5	6	7

Таблица 3

N п/п	Наименование министерства края, организации	План на 01 июля 2013 г. (млн. рублей)
		кредиты - всего	в том числе
			под производственные запасы	на затраты производства	под готовую продукцию
1	2	3	4	5	6

Заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы, например:

Таблица 4

N п/п	Наименование автоматических манипуляторов	Исполнитель и срок выполнения работ
		Разработка технической документации	Производство первой промышленной серии
1	2	3	4

Боковик таблицы и элементы граф

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

В боковике после слов Итого, Всего двоеточие не ставится.

В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.

В графе единиц измерения наименование единиц измерения пишется в скобках в родительном падеже множественного числа, например:

Таблица 5

N п/п	Наименование оборудования	Количество (штук)	Завод-изготовитель
1	2	3	4
1.	Установки для мойки крупы, подлежащей переработке, - всего	4	завод "Металлист"
	в том числе производительностью 2 т/ч	2	- " -
2.	Установки для дробления крупы	12	завод "Заря"
	Итого	16

Одинаковые текстовые элементы и цифры

Одинаковые текстовые элементы в графах необходимо заменять сочетанием знаков дефиса и кавычек (- " -).

В графе "Единица измерения" единицы измерения можно заменять сочетанием знаков дефиса и кавычек, повторяющиеся в графах цифры ничем заменять нельзя, например:

Таблица 6

N п/п	Наименование заводов и продукции	Единица измерения	Мощность	Срок ввода в действие	Министерство, осуществляющее строительство
1	2	3	4	5	6
1.	Березниковский азотно-туковый завод, Пермская область
	нитратные соли	тыс. тонн	80	2013 год	Госстрой
2.	Завод органического синтеза, г. Бугульма Республики Татарстан
	проксанолы	- " -	20	- " -	- " -
	проксамины	- " -	20	- " -	- " -

Сноски и примечания

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена цифрой или звездочкой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. Текст сноски оформляется шрифтом Times New Roman размером N 12 с межстрочным интервалом "точно" 10 пт без пробелов после знака "*". В конце текста сноски ставится точка.

Примечания даются в конце приложения. Если есть сноски, то примечания даются после сносок, например:

Таблица 7

(тыс. штук)

Наименование тракторов	2011 год	2012 год
1	2	3
Тракторы - всего	60	65*
из них:
гусеничные тракторы Т-74	42	35
тракторы Т-150 - всего	18	30
в том числе колесные тракторы:
Т-150К	17	20
Т-150	1	2

____________

*Включая производство по кооперации.

Примечания:	1. Объем поставок тракторов при необходимости уточняется.
	2. Срок поставки тракторов может быть уточнен министерством.

Однострочные и многострочные элементы таблиц

Числа и текстовые элементы в графах равняются по первой (верхней) строке боковика, например:

Таблица 8

(штук)

N п/п	Наименование оборудования	2011 год	2012 год	Завод-изготовитель
1	2	3	4	5
1.	Агрегатные станки	5	5	московский завод "Станкоагрегат"
2.	Линии для обработки редукторов рулевого управления, модель ЛМ-533	2	2	ОАО "Московский завод автоматических линий"

Если документ содержит несколько таблиц, то таблицы нумеруются арабскими цифрами (Таблица 1, Таблица 2). Если документ содержит одну таблицу, она не нумеруется, слово Таблица не пишется.

Текст в таблице печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 с межстрочным интервалом "точно" 12 пт (отступ сверху - 6 пт, отступ снизу - 0 пт). Допускается печатать текст шрифтом N 12 с межстрочным интервалом "точно" 10 пт.

Заголовки граф таблицы выравниваются по центру графы и по центру строки (отступ сверху - 3 пт, отступ снизу - 3 пт).

Границы граф и строк таблицы делаются невидимыми, видимые только границы заголовков граф.

Выравнивание текста в ячейках таблицы, абзацах и заголовках допускается только с использованием средств форматирования MS Word (выравнивание ячеек или свойства абзаца). Запрещается использовать для выравнивания пробелы или табуляцию (Tab).

Строки таблицы формируются строго средствами редактирования таблиц MS Word (добавить строки, удалить строки). Запрещается формировать новые строки, переводя курсор клавишей Enter (для проверки - при отображении всех границ таблицы между каждыми двумя смежными строками должна быть граница).

9. Расшифровка цифровой аудиозаписи (подготовка стенограммы) мероприятия (заседания, совещания) (далее также - стенограмма) производится без смысловых сокращений, допускается приведение зафиксированной речи в соответствие с нормами и правилами современного русского литературного языка (устранение слов-паразитов, междометий, оговорок и исправлений, повторов, речевых ошибок, если они не влияют на точность записи смысла высказывания). Разрешается исключение реплик, не относящихся к сути обсуждаемого вопроса.

Текст стенограммы оформляется с использованием текстового редактора Word for Windows шрифтом Times New Roman размером N 14 с одинарным межстрочным интервалом.

При оформлении текста стенограммы применяются следующие основные реквизиты:

- наименование вида документа;

- наименование вида мероприятия;

- место проведения мероприятия;

- дата и время начала мероприятия;

- сведения о председательствующем на мероприятии;

- текст документа;

- подпись.

Наименование вида документа печатается от верхней границы текстового поля прописными буквами разреженным шрифтом (интервал между буквами составляет три пункта) и выравнивается по центру.

Наименование вида мероприятия печатается через один межстрочный интервал после наименования вида документа и выравнивается по центру текстового поля. Наименование вида мероприятия согласуется с наименованием вида документа в родительном падеже, например:

СТЕНОГРАММА
расширенного заседания Правительства Хабаровского края

Место проведения мероприятия указывается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Данный реквизит может состоять из названия города, организации, а также рабочего помещения (если помещение имеет название в виде имени собственного), где проводится мероприятие. После каждого названия ставится точка.

Если указанный реквизит состоит из двух и более предложений, он выравнивается по центру текстового поля, например:

г. Хабаровск. Здание Правительства края. Большой зал заседаний.

Если указанный реквизит состоит из одного предложения, он выравнивается по левой границе текстового поля. В таком случае точка после наименования места проведения мероприятия не ставится, например:

Комната президиума

Дата и время начала мероприятия оформляются словесно-цифровым способом.

Если реквизит "место проведения мероприятия" напечатан по центру текстового поля, дата и время начала мероприятия печатаются таким же способом ниже предыдущего реквизита, например:

г. Хабаровск. Здание Правительства края. Большой зал заседаний.

28 июня 2020 г. 14 часов 30 минут

Если реквизит "место проведения мероприятия" выровнен по левой границе текстового поля, дата и время начала мероприятия печатаются на одном уровне с ним и выравниваются по правой границе текстового поля, например:

Комната президиума                           15 мая 2020 г. 16 часов

Сведения о председательствующем на мероприятии отделяются от даты и времени начала мероприятия двумя межстрочными интервалами, печатаются по центру текстового поля и состоят из слова "Председательствует", наименования должности председательствующего, фамилии и инициалов. Точка в конце не ставится, например:

Председательствует Губернатор, Председатель Правительства края

(фамилия, инициалы)

Данный реквизит не используется при оформлении стенограмм мероприятий у должностных лиц, если соответствующая информация приведена в наименовании вида мероприятия, например:

СТЕНОГРАММА
совещания Губернатора, Председателя Правительства края (фамилия, инициалы) с представителями федеральных органов исполнительной власти

Дом официальных приемов                  10 апреля 2020 г. 10 часов.

Текст стенограммы отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается с абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал с использованием автоматической расстановки переносов и выравнивается по ширине текстового поля.

Фамилия и инициалы выступающего печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля с отступами перед и после 6 пт. Если после фамилии и инициалов выступающего указывается наименование должности, то она отделяется запятой. Должность выступающего указывается один раз при первом упоминании в тексте стенограммы.

Текст выступления печатается на следующей строке с абзацного отступа.

Непонятные слова или слова, которые невозможно разобрать на слух, оформляются следующим образом: (Непонятно.).

Плохое качества звука (тихо, отсутствие микрофона) оформляется следующим образом: (Не слышно.).

Если выступающий неизвестен и нет возможности его идентифицировать, то вместо фамилии и инициалов пишется С МЕСТА.

Слова, поясняющие реакции, оформляются следующим образом: (Аплодисменты.).

Если выступающий делает длительную паузу или, не закончив предыдущую мысль, переходит к новой мысли, используется многоточие.

Для выделения цитат внутри высказывания (например, чужих высказываний, содержащихся в речи), а также слов, которые выступающий использует в особом значении (например, иронично в противоположном смысле), используются кавычки. Речь самого выступающего, то есть основной текст, в кавычки не берется.

Подпись оформляется на последнем листе стенограммы, отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности, инициалов и фамилии. Данный реквизит печатается в режиме "точно".

Текст стенограммы подписывает руководитель структурного подразделения, ответственного за расшифровку цифровой аудиозаписи (подготовку стенограммы) мероприятия.

Образец расположения реквизитов стенограммы прилагается.

Образец

СТЕНОГРАММА
расширенного заседания Правительства Хабаровского края

г. Хабаровск. Здание Правительства края. Большой зал заседаний.

28 июня 2020 г. 14 часов

Председательствует Губернатор, Председатель Правительства края

(фамилия, инициалы)

ФАМИЛИЯ, ИНИЦИАЛЫ выступающего, должность.

Текст выступления.

Наименование должности                           инициалы, фамилия

Образец

Герб края
ПРАВИТЕЛЬСТВО Хабаровского края ПРОТОКОЛ
__________________ N _________________ г. Хабаровск
заседания (совещания) _______________                    (наименование _____________________________________ коллегиального органа)

Председатель: фамилия, инициалы, наименование должности.

Секретарь: фамилия, инициалы, наименование должности.

Присутствовали: ___ человек (список прилагается).*

В режиме видеоконференцсвязи: ___ человек (список прилагается).**

ПОВЕСТКА ДНЯ***

1. Наименование обсуждаемого вопроса (о чем?).

Докладчик:

Фамилия, инициалы

-

наименование должности.

2. Наименование обсуждаемого вопроса (о чем?).

Докладчик:

Фамилия, инициалы

-

наименование должности.

1. СЛУШАЛИ:***

Фамилия, инициалы

-

наименование должности.

Излагается краткое содержание доклада, заданные вопросы и ответы или указывается ссылка на прилагаемый к протоколу текст.

ВЫСТУПИЛИ:***

Фамилия, инициалы

-

наименование должности.

Излагается краткое содержание выступления, заданные вопросы и ответы или указывается ссылка на прилагаемый к протоколу текст.

Фамилия, инициалы

-

наименование должности.

Излагается краткое содержание выступления, заданные вопросы и ответы или указывается ссылка на прилагаемый к протоколу текст.

РЕШИЛИ:

1.1. Излагается принятое решение по данному вопросу.

Срок - (указывается календарная дата или период выполнения работ).

1.2. Излагается принятое решение по данному вопросу.

Срок - (указывается календарная дата или период выполнения работ).

2. СЛУШАЛИ:***

Фамилия, инициалы

-

наименование должности.

Излагается краткое содержание доклада, заданные вопросы и ответы или указывается ссылка на прилагаемый к протоколу текст.

ВЫСТУПИЛИ:***

Фамилия, инициалы

-

наименование должности.

Излагается краткое содержание выступления, заданные вопросы и ответы или указывается ссылка на прилагаемый к протоколу текст.

Фамилия, инициалы

-

наименование должности.

Излагается краткое содержание выступления, заданные вопросы и ответы или указывается ссылка на прилагаемый к протоколу текст.

РЕШИЛИ:

2.1. Излагается принятое решение по данному вопросу.

Срок - (указывается календарная дата или период выполнения работ).

2.2. Излагается принятое решение по данному вопросу.

Срок - (указывается календарная дата или период выполнения работ).

Председатель (председательствующий)
		(подпись)		(инициалы, фамилия)

Секретарь
		(подпись)		(инициалы, фамилия)

___________

*Оформляется, если число участников заседания (совещания) более 15 человек, в иных случаях перечисляются фамилии, инициалы всех присутствующих на заседании (совещании) в алфавитном порядке без указания должностей.

**Оформляется при необходимости.

***Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

Образец

Герб края
ПРАВИТЕЛЬСТВО Хабаровского края ПРОТОКОЛ
__________________ N _________________ г. Хабаровск
заседания (совещания) _______________                    (наименование _____________________________________ коллегиального органа)

Председатель: фамилия, инициалы, наименование должности.

Секретарь: фамилия, инициалы, наименование должности.

Присутствовали: ___ человек (список прилагается).*

В режиме видеоконференцсвязи: ___ человек (список прилагается).**

ПОВЕСТКА ДНЯ***

1. Наименование обсуждаемого вопроса (о чем?).

Докладчик:

Фамилия, инициалы

-

наименование должности.

2. Наименование обсуждаемого вопроса (о чем?).

Докладчик:

Фамилия, инициалы

-

наименование должности.

1. СЛУШАЛИ:***

Фамилия, инициалы

-

наименование должности.

Излагается краткое содержание доклада, заданные вопросы и ответы или указывается ссылка на прилагаемый к протоколу текст.

ВЫСТУПИЛИ:***

Фамилия, инициалы

-

наименование должности.

Излагается краткое содержание выступления, заданные вопросы и ответы или указывается ссылка на прилагаемый к протоколу текст.

Фамилия, инициалы

-

наименование должности.

Излагается краткое содержание выступления, заданные вопросы и ответы или указывается ссылка на прилагаемый к протоколу текст.

РЕШИЛИ:

1.1. Излагается принятое решение по данному вопросу.

Срок - (указывается календарная дата или период выполнения работ).

1.2. Излагается принятое решение по данному вопросу.

Срок - (указывается календарная дата или период выполнения работ).

2. СЛУШАЛИ:***

Фамилия, инициалы

-

наименование должности.

Излагается краткое содержание доклада, заданные вопросы и ответы или указывается ссылка на прилагаемый к протоколу текст.

ВЫСТУПИЛИ:***

Фамилия, инициалы

-

наименование должности.

Излагается краткое содержание выступления, заданные вопросы и ответы или указывается ссылка на прилагаемый к протоколу текст.

Фамилия, инициалы

-

наименование должности.

Излагается краткое содержание выступления, заданные вопросы и ответы или указывается ссылка на прилагаемый к протоколу текст.

РЕШИЛИ:

2.1. Излагается принятое решение по данному вопросу.

Срок - (указывается календарная дата или период выполнения работ).

2.2. Излагается принятое решение по данному вопросу.

Срок - (указывается календарная дата или период выполнения работ).

Председатель (председательствующий)
		(подпись)		(инициалы, фамилия)

Секретарь
		(подпись)		(инициалы, фамилия)

___________

*Оформляется, если число участников заседания (совещания) более 15 человек, в иных случаях перечисляются фамилии, инициалы всех присутствующих на заседании (совещании) в алфавитном порядке без указания должностей.

**Оформляется при необходимости.

***Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

Информация об изменениях:

Приложение 5 изменено с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

Приложение N 5
к пункту 3.1

Оформление
проектов постановлений и распоряжений Губернатора края, Правительства края и иных документов

С изменениями и дополнениями от:

28 апреля, 20 июля 2015 г., 26 апреля, 15 августа 2016 г., 30 декабря 2020 г.

1. Проекты постановлений (распоряжений) Губернатора края, Правительства края печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 с одинарным межстрочным интервалом.

Верхнее поле составляет 20 мм, левое - 35 мм, правое - 10 мм, нижнее - 20 мм.

В правом верхнем углу у границы правого поля печатается слово "Проект".

В центре страницы указываются:

наименование лица или органа, издающего документ, - "Губернатор Хабаровского края" или "Правительство Хабаровского края";

вид акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ или РАСПОРЯЖЕНИЕ печатается прописными буквами без разрядки и выделяется жирным шрифтом;

заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строки заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал (в режиме "точно"). Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля.

При оформлении текста акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания;

текст отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами (в режиме "одинарный")*.

________________________

* Допускается изменение интервалов между реквизитами "заголовок", "текст", "подпись" при необходимости размещения текста проекта акта Губернатора края или Правительства края на одной странице.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в постановлениях Губернатора края завершается словом постановляю, которое печатается прописными буквами без разрядки и без выделения жирным шрифтом от левой границы текстового поля. В постановлениях Правительства края преамбула завершается словами "Правительство края ПОСТАНОВЛЯЕТ", слово ПОСТАНОВЛЯЕТ печатается прописными буквами без разрядки и без выделения жирным шрифтом от левой границы текстового поля.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце либо обозначаются арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой.

Если подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце, то текст подпункта пишется с прописной буквы и в конце подпункта ставится точка.

Если подпункты имеют буквенное или цифровое обозначение с закрывающейся круглой скобкой, то текст подпункта пишется со строчной буквы и в конце подпункта (кроме последнего) ставится точка с запятой.

Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

Каждый пункт акта содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.

Если в акте требуется многократно упомянуть тот или иной объект (круг объектов) или когда в акте неоднократно упоминается то или иное понятие, то при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме "(далее - ...)" или "(далее также - ...)", а в последующем тексте употребляется только сокращенное наименование. При этом надо иметь в виду, что введенное сокращение не носит нормативного характера и употребляется для удобства лишь в рамках конкретного текста.

В постановлениях (распоряжениях) Губернатора края, Правительства края следует употреблять полные наименования должностей упоминаемых лиц, органов власти, учреждений, организаций в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.

Нормативный акт, вносящий изменения в ранее принятые нормативные акты, должен сохранять ту же структуру, что и основной нормативный акт, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.

Если постановление или распоряжение признает утратившим силу ранее принятый документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на документ (пункт документа), признаваемый утратившим силу, с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: "Признать утратившим силу...". Копия акта, признаваемого утратившим силу, должна быть приложена к представляемому проекту.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Губернатора края, Правительства края в тексте на них обязательно делается ссылка;

подпись отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами и состоит:

в проектах постановлений и распоряжений Губернатора края - из слова "Губернатор", которое печатается от левой границы текстового поля, и инициалов и фамилии Губернатора края, которые печатаются с пробелом между инициалами и фамилией, последняя буква фамилии ограничивается правым полем;

в проектах постановлений и распоряжений Правительства края - из слов "Губернатор, Председатель Правительства края", инициалов и фамилии Губернатора края. Слова "Губернатор, Председатель" и "Правительства края" печатаются в две строки в режиме "точно", инициалы и фамилия Губернатора края печатаются на уровне второй строки.

Приложения к проектам постановлений (распоряжений) Губернатора края, Правительства края оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений и распоряжений.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

В приложениях к акту помещаются положения; планы; программы; регламенты; перечни; составы краевых делегаций, комитетов, комиссий, рабочих групп и др.; графики; таблицы; сметы; образцы документов и др., если они необходимы для надлежащего применения акта. Приложения подписываются руководителем министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению" или "прилагается", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово Приложение (при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми проставляется знак N), ниже через межстрочный интервал 6 пт от этого слова дается ссылка на постановление (распоряжение) Губернатора края, Правительства края.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются в режиме "точно". Самая длинная строка ограничивается правым полем документа. Длина строки не должна превышать 8 см. После слов "Приложение" и "Хабаровского края" делается отступ 6 пт в режиме "точно", например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к постановлению
Губернатора
Хабаровского края
от 07 мая 2011 г. N 215

При наличии в тексте постановления, распоряжения формулировки "Утвердить (или одобрить) прилагаемое Положение (или иной документ нормативного характера)" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или ОДОБРЕНО со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Оформление аналогично оформлению приложения, например:

УТВЕРЖДЕНО
постановлением
Губернатора
Хабаровского края
от 23 марта 2011 г. N 86

Слова УТВЕРЖДЕНО или ОДОБРЕНО согласуются в роде и числе с первым словом утверждаемого акта: положение - УТВЕРЖДЕНО, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, состав - УТВЕРЖДЕН, программа - ОДОБРЕНА.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Вид документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Между первой строкой заголовка и последующими строками делается отступ 6 пт в режиме "точно".

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта четырьмя интервалами, от текста приложения - двумя межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзаца относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Заголовочная часть таблицы печатается в режиме "точно" 12 пт (с отступами 3 пт перед текстом и 3 пт после текста). Текст таблицы печатается в режиме "точно" 12 пт (с отступами 6 пт перед текстом и 0 пт после текста). Допускается печатать текст таблицы шрифтом Times New Roman размером N 12 в режиме "точно" 10 пт. Для приложений, оформленных в виде таблицы, допустима альбомная ориентация страницы. В этом случае размеры полей составляют не менее: 30 мм - верхнее, 10 мм - левое, правое, нижнее.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы нумеруются, и на второй и последующих страницах указываются только номера граф. Допускается повторение заголовочной части таблицы (наименование граф) на каждой странице.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается шрифтом N 12 в режиме "точно" 10 пт в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы без пробела. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.1.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии двух межстрочных интервалов. Длина черты 3 - 4 см.

Под чертой на расстоянии четырех межстрочных интервалов располагается подпись руководителя министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, ответственного за подготовку проекта.

Подпись включает наименование должности руководителя, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно" (максимальная длина строки 7,5 см).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

При наличии нескольких приложений к проекту постановления (распоряжения) Губернатора края, Правительства края, оформленных с использованием одинаковых ориентаций страницы (книжной или альбомной), в правой части верхнего колонтитула каждого приложения (начиная со второй страницы) шрифтом Times New Roman размером N 12 в режиме "точно" 10 пт указывается информация о приложении, например:

Продолжение приложения N 1

или

Продолжение Плана
мероприятий по проведению
в Хабаровском крае в 2017 году
Года экологии".

2. Лист согласования проекта постановления (распоряжения) Губернатора края, Правительства края оформляется на стандартных листах бумаги формата А4, печатается шрифтом N 14 и имеет следующие реквизиты:

вид документа - печатается прописными буквами без выделения жирным шрифтом ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру;

заголовок - отделяется от предыдущего реквизита отступом 6 пт, печатается строчными буквами в режиме "точно" и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Текст заголовка заключается в кавычки.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлен лист согласования;

с кем согласован проект документа - через два межстрочных интервала от предыдущего реквизита от левого поля заглавными буквами печатается слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия); под ним через один межстрочный интервал (в форме таблицы) - должности руководителей, с которыми согласован проект документа (печатаются в режиме "точно"); подпись и дата согласования; инициалы и фамилия руководителя; дата поступления проекта документа на согласование;

в левом нижнем углу страницы от границы текстового поля указываются:

- фамилия, инициалы, номер телефона сотрудника министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, осуществляющего деятельность в сфере правовой работы, проводившего правовую экспертизу проекта акта Губернатора края, Правительства края и (или) первичный анализ проекта в целях выявления в нем коррупциогенных факторов, и его подпись;

- фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) исполнителя, номер его телефона.

Образец листа согласования в системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края приводится в приложении к Временному порядку подготовки проектов постановлений, распоряжений Губернатора Хабаровского края, Правительства Хабаровского края в системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края, утвержденному распоряжением Губернатора Хабаровского края от 12 декабря 2014 г. N 655-р.

3. Пояснительная записка к проекту постановления (распоряжения) Губернатора края, Правительства края оформляется на стандартных листах бумаги формата А4, печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 и имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - печатается прописными буквами без выделения жирным шрифтом ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру;

заголовок - отделяется от предыдущего реквизита отступом 6 пт, печатается строчными буквами в режиме "точно" и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное наименование проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена пояснительная записка;

текст - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается в режиме "одинарный", выравнивается по границам текстового поля.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Наименования разделов пояснительной записки к проектам постановлений Губернатора края, Правительства края печатаются в режиме "точно" и выравниваются по границам текстового поля, точка в конце не ставится. Разделы отделяются друг от друга через одинарный межстрочный интервал, текст раздела от наименования раздела отделяется отступом 6 пт перед текстом.

Текст пояснительной записки к проектам постановлений Губернатора края, Правительства края должен содержать 9 обязательных разделов, указанных в пункте 12 главы 2 Регламента Правительства края. В тексте пояснительной записки к проектам распоряжений Губернатора края, Правительства края кратко обосновывается необходимость принятия указанного проекта акта;

подпись - отделяется от предыдущего реквизита 3 - 4 межстрочными интервалами, включает наименование должности лица - руководителя министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, которому поручена разработка проекта акта, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

К пояснительной записке прилагаются (при наличии) справочные и аналитические материалы (письма, протоколы, поручения и другие материалы), связанные с подготовкой проекта акта.

При подготовке проекта акта о внесении изменений в действующий правовой акт Губернатора края, Правительства края к пояснительной записке прилагается таблица, содержащая текст структурной единицы правового акта, в которую предлагается внести изменения, новую редакцию текста структурной единицы правового акта с учетом предлагаемых изменений, а также обоснование внесения предлагаемых изменений.

3.1. В случае получения замечаний и предложений по результатам рассмотрения проекта постановления прокуратурой Хабаровского края, Контрольно-счетной палатой Хабаровского края, а также по результатам проведения общественной экспертизы, общественного обсуждения (далее - замечания и предложения) исполнитель оформляет в виде таблицы дополнение к пояснительной записке.

Дополнение к пояснительной записке к проекту постановления Губернатора края, Правительства края оформляется на стандартных листах бумаги формата А4, печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 и имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - печатается прописными буквами без выделения жирным шрифтом ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру;

заголовок - отделяется от предыдущего реквизита отступом 6 пт, печатается строчными буквами в режиме "точно" и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное наименование проекта постановления, к которому подготовлена пояснительная записка;

текст - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается в режиме "одинарный", выравнивается по границам текстового поля.

В тексте дополнения к пояснительной записке в форме таблицы описывается каждое замечание и предложение, сведения о доработке проекта постановления с учетом замечаний и предложений (с указанием конкретных изменений в тексте проекта), а при несогласии исполнителя с замечаниями и предложениями - мотивированное обоснование данной позиции;

подпись - отделяется от предыдущего реквизита 3 - 4 межстрочными интервалами, включает наименование должности лица - руководителя министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, которому поручена разработка проекта акта, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

3.2. Справка об опубликовании оформляется на стандартных листах бумаги формата А4, печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 и имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - печатается прописными буквами без выделения жирным шрифтом ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру;

заголовок - отделяется от предыдущего реквизита отступом 6 пт, печатается строчными буквами в режиме "точно" и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное наименование проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка об опубликовании;

текст - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается в режиме "одинарный", выравнивается по границам текстового поля.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст справки об опубликовании должен содержать мотивированные предложения о необходимости опубликования изданного акта в официальных периодических изданиях, определенных законом края, и (или) на официальном интернет-портале нормативных правовых актов Хабаровского края (laws.khv.gov.ru), о сроке вступления изданного акта в силу;

подпись - отделяется от предыдущего реквизита 3 - 4 межстрочными интервалами, включает наименование должности лица - руководителя министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, которому поручена разработка проекта акта, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

4. Указатель рассылки постановления (распоряжения) Губернатора края, Правительства края оформляется на стандартных листах бумаги формата А4, печатается шрифтом N 14 и имеет следующие реквизиты:

вид документа - печатается ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру:

слова "УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ" печатаются прописными буквами без выделения жирным шрифтом;

слова "постановления (распоряжения) Губернатора (Правительства) Хабаровского края" печатаются строчными буквами;

заголовок - отделяется от предыдущего реквизита отступом 6 пт, печатается строчными буквами в режиме "точно" и выравнивается по центру. В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому составлен указатель рассылки;

кем внесен проект документа - через 1 - 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита печатаются слова "Проект внесен", далее указывается наименование структурного подразделения аппарата, внесшего проект (выравнивается по центру);

перечень адресатов, которым должен быть разослан документ, - печатается в форме таблицы (режим "точно", интервалы перед и после - по 3 пт) с указанием порядкового номера, наименования адресата, фамилии и инициалов руководителя, количества направляемых экземпляров документа. Адресаты указываются в следующем порядке: министерство края, иной орган исполнительной власти края, структурное подразделение аппарата, которому поручена разработка проекта акта; обязательные адресаты рассылки для постановлений (распоряжений) Губернатора края, Правительства края (в соответствии с пунктами 46, 47 главы 2 Регламента Правительства края); министерства края, иные органы исполнительной власти края, структурные подразделения аппарата, администрации городских округов и муниципальных районов края, прочие организации и учреждения, перечень которых определяется исполнителем. Для прочих организаций и учреждений обязательно указываются почтовый индекс и адрес. В графе "Примечание" делаются отметки о необходимости возвращения оригиналов прилагаемых документов, подлежащих возвращению (например, "с документами"), количестве заверенных копий (например, "в том числе 3 заверенных"), об избирательности рассылки (например, "без приложения", "с приложением N 3") и т.д.;

подпись - отделяется от предыдущего реквизита 3 - 4 межстрочными интервалами, включает наименование должности лица, подписывающего указатель рассылки (не ниже начальника отдела), его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы тестового поля в режиме "точно" (максимальная длина строки 7,5 см).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем;

дата - отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом, печатается от левой границы тестового поля;

отметка об исполнителе - располагается в левом нижнем углу, состоит из фамилии, имени, отчества (последнее при наличии) исполнителя, номера его телефона.

Образцы прилагаются.

Образец

Образец

Образец

Образец

	Герб края
ПРАВИТЕЛЬСТВО Хабаровского края

ПРОТОКОЛ

_____________	N _________
г. Хабаровск, (указывается место и время проведения)

расширенного заседания Правительства края

ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВУЮЩИЙ: фамилия, инициалы, наименование должности.

ПРИНЯЛИ УЧАСТИЕ В ОБСУЖДЕНИИ:

первые заместители Председателя Правительства края	-	фамилии, инициалы (в алфавитном порядке)
заместители Председателя Правительства края	-	фамилии, инициалы (в алфавитном порядке)
заместители Председателя Правительства края - министры края	-	фамилии, инициалы (в алфавитном порядке)
министры края	-	фамилии, инициалы (в алфавитном порядке)
ПРИСУТСТВОВАЛИ:
председатель Законодательной Думы Хабаровского края	-	фамилия, инициалы
лица, осуществляющие полноправное участие в деятельности расширенного заседания Правительства края	-	фамилии, инициалы (в алфавитном порядке)

приглашенные лица и постоянные участники расширенного заседания Правительства края (списки после автоматизированной регистрации прилагаются).

ПОВЕСТКА

Первый вопрос: излагается наименование темы доклада в соответствии с повесткой расширенного заседания Правительства края, утвержденной Губернатором края.

Докладчик:

Фамилия, инициалы

-

наименование должности.

Второй вопрос: излагается наименование темы доклада в соответствии с повесткой расширенного заседания Правительства края, утвержденной Губернатором края.

Докладчик:

Фамилия, инициалы

-

наименование должности.

1. По первому вопросу:

СЛУШАЛИ: Фамилия, инициалы.

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия, инициалы	-	наименование должности
			тема выступления (при наличии)
Фамилия, инициалы	-	наименование должности
			тема выступления (при наличии)

(список выступающих лиц после автоматизированной регистрации прилагается).

РЕШИЛИ:

Излагается принятое решение по проекту постановления (распоряжения) Правительства края по данному вопросу.

2. По второму вопросу:

Далее в таком же порядке записывается информация по второму вопросу повестки расширенного заседания Правительства края.

Наименование должности

председательствующего                             инициалы, фамилия

Губернатор, Председатель Правительства края

В.И. Шпорт

Образец

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта постановления (распоряжения) Губернатора (Правительства) Хабаровского края
"_________________________________________________"
(наименование проекта правового акта)

СОГЛАСОВАНО

Должность руководителя	Подпись и дата согласования	Инициалы, фамилия	Дата и время поступления на согласование
Первый заместитель Председателя Правительства края - руководитель аппарата Губернатора и Правительства края	____________	___________	"____"________
	"____"_______
Первый заместитель руководителя аппарата Губернатора и Правительства края	____________	___________	"____"________
	"____"_______
Руководитель правового департамента Губернатора края	_____________	___________	"____"________
	"____"_______

Правовую экспертизу провел (фамилия, инициалы, телефон, личная подпись)

Фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) исполнителя

Телефон

Образец

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту постановления Губернатора/Правительства Хабаровского края
"__________________________________________________________"
(наименование проекта правового акта)

1. Обоснование необходимости принятия постановления Губернатора/ Правительства Хабаровского края

Проект постановления Губернатора/Правительства Хабаровского края наименование проекта правового акта (далее - постановление) подготовлен наименование органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края (разработчика проекта правового акта) в целях ....................................................................

Разработка проекта постановления предусмотрена/не предусмотрена Примерным перечнем проектов законов Хабаровского края, проектов постановлений Губернатора Хабаровского края, Правительства Хабаровского края на 20__ год, утвержденным распоряжением Губернатора Хабаровского края от _________ N ___.

Если подготовка проекта постановления не предусмотрена Примерным перечнем, то указываются причины его невключения в Примерный перечень и мотивированное обоснование необходимости и срочности его принятия.

2. Результаты независимой антикоррупционной экспертизы

В соответствии с пунктом 5.1 Порядка проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов Губернатора и Правительства Хабаровского края и их проектов, утвержденного постановлением Правительства Хабаровского края от 04 августа 2009 г. N 234-пр "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов Губернатора и Правительства Хабаровского края и их проектов", в целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проект постановления размещался в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на "Официальном интернет-портале нормативных правовых актов Хабаровского края" (laws.khv.gov.ru) в разделе "Проекты" в период с ___ по ___ 20__ г. (указывается период нахождения на сайте, который должен составлять не менее семи календарных дней со дня размещения проекта).

Вариант 1: В результате проведения независимой антикоррупционной экспертизы заключений не поступало.

Вариант 2: В результате проведения независимой антикоррупционной экспертизы поступило заключение, итоги рассмотрения которого отражены в дополнении к настоящей пояснительной записке.

Письмом министерства края (иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края, являющегося разработчиком проекта правового акта) от _______ N ____ лицу, подготовившему заключение, направлен мотивированный ответ по результатам рассмотрения его заключения (не направляется в случае, когда в заключении лица, подготовившего заключение, отсутствует предложение об устранении выявленных коррупциогенных факторов).

3. Финансово-экономическое обоснование проекта постановления*(1)

Реализация постановления не потребует/потребует дополнительных расходов краевого бюджета. Заключение Контрольно-счетной палаты Хабаровского края не требуется.

Если потребуются дополнительные расходы краевого бюджета, то далее приводятся обоснования.

4. Перечень актов Губернатора края, Правительства края, подлежащих признанию утратившими силу, изменению или принятию в связи с принятием постановления

Принятие постановления не повлечет/повлечет признание утраты силы, принятие или внесение изменений в иные правовые акты края.

Если принятие постановления повлечет признание утраты силы, принятие или внесение изменений в иные правовые акты края, то далее перечисляются эти правовые акты края.

5. Описание проблемы, на решение которой направлен проект постановления. Обоснование предлагаемых решений и ожидаемые результаты их внедрения

Проект постановления направлен на реализацию ..............................

В связи с этим уточняется ............................................................

6. Оценка эффективности предлагаемых решений

Принятие постановления обеспечит .................................................

7. Оценка влияния предлагаемых решений на деятельность органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления

Реализация предлагаемого постановления не повлечет за собой изменение полномочий органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления.

8. Описание и оценка замечаний и предложений по проекту постановления*(2)

В соответствии с абзацем вторым пункта 13 главы 2 Регламента Правительства Хабаровского края, утвержденного постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр, проект постановления был направлен (указывается дата) в прокуратуру Хабаровского края для проведения экспертизы на предмет наличия коррупциогенных факторов или норм, не соответствующих действующему федеральному и краевому законодательству. В соответствии с заключением прокуратуры Хабаровского края замечаний по проекту постановления не имеется/имеются замечания, коррупциогенных факторов не выявлено.

9. Указание на необходимость проведения процедуры оценки регулирующего воздействия

Проект постановления не регулирует/регулирует отношения, участниками которых являются или могут являться субъекты предпринимательской и инвестиционной деятельности.

В связи с этим оценка регулирующего воздействия проекта постановления не требуется/требуется.

Наименование должности руководителя органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края (разработчика проекта правового акта)
		(подпись)		(инициалы, фамилия)

_____________

*(1) Финансово-экономическое обоснование проекта постановления Губернатора края, Правительства края, являющегося основанием возникновения (изменения) расходных обязательств края, должно содержать информацию о результатах проведенной Контрольно-счетной палатой края финансово-экономической экспертизы либо обоснование отсутствия необходимости направления проекта постановления в Контрольно-счетную палату края.

*(2) Данный раздел должен содержать информацию о наличии либо об отсутствии замечаний и предложений по результатам рассмотрения проекта постановления прокуратурой края, Контрольно-счетной палатой края, а также по результатам проведения общественной экспертизы, общественного обсуждения проекта постановления.

Указанные замечания и предложения оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края в виде таблицы, которая является дополнением к пояснительной записке.

Образец

СПРАВКА
к расширенному заседанию Правительства Хабаровского края по вопросу:
"О модернизации сельскохозяйственного производства в Хабаровском крае"

Развитие агропромышленного комплекса края осуществляется в соответствии с государственной программой, ключевыми целями которой являются самообеспечение края продуктами собственного производства, закрепление населения на селе путем комплексного развития социальной сферы сельских территорий края, что создает основу естественного прироста населения края. Аграрный сектор является одним из немногих секторов экономики, обеспечивающих постоянный оборот капитала (денежной массы) внутри региона, тем самым препятствуя вымыванию финансовых средств из экономики края.

В период с 2011 по 2016 год индекс производства продукции сельского хозяйства в сопоставимых ценах колебался от 104,8 процента в 2014 году до 92,7 процента в 2016 году; запланированное значение индекса на 2017 год - 100,2 процента.

По предварительным данным в 2017 году посевная площадь в хозяйствах всех категорий составила 83,0 тыс. гектаров, или 105,6 процента к посевной площади 2016 года (+4,4 тыс. гектаров).

В 2017 году ожидается собрать не менее 16,5 тыс. тонн зерна (в весе после доработки), или 138,7 процента к уровню 2016 года. При этом урожайность зерновых и зернобобовых культур составит 19,4 ц/га, что на 4,1 ц/га выше, чем в прошлом году.

(далее текст не приводится)

Наименование должности руководителя органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края (ответственного за подготовку вопроса)
		(подпись)		(инициалы, фамилия)

Образец

УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ
постановления Губернатора (Правительства) Хабаровского края
"____________________________________________"
(наименование проекта правового акта)

Проект внесен ______________________________________________________

                 (наименование органа исполнительной власти края,

____________________________________________________________________

  структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства

____________________________________________________________________

     края, которому поручена разработка проекта правового акта)

Постановление разослать:

N п/п	Наименование адресатов (почтовый индекс, адрес)	Количество экземпляров	Примечание*
1	2	3	4
1.	Орган исполнительной власти края, структурное подразделение аппарата Губернатора и Правительства края (разработчик проекта правового акта (фамилия, инициалы руководителя в именительном падеже)
2.	Заместителю Председателя Правительства края по вопросам внутренней политики (с указанием фамилии в дательном падеже и инициалов без скобок)
3.	Комитет по информационной политике и массовым коммуникациям Правительства края (фамилия, инициалы руководителя в именительном падеже)
4.	Правовой департамент Губернатора края (фамилия, инициалы руководителя в именительном падеже)
5.	Главное управление Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений (фамилия, инициалы руководителя в именительном падеже)
6.	Главное контрольное управление Губернатора и Правительства края (фамилия, инициалы руководителя в именительном падеже)
7.	Законодательная Дума Хабаровского края (фамилия, инициалы руководителя в именительном падеже)
8.	Прокуратура Хабаровского края (фамилия, инициалы руководителя в именительном падеже)
9.	Контрольно-счетная палата Хабаровского края (фамилия, инициалы руководителя в именительном падеже)
10.	Управление специальной связи и информации в Дальневосточном федеральном округе Федеральной службы охраны Российской Федерации (фамилия, инициалы руководителя в именительном падеже)
11.	Главному федеральному инспектору по Хабаровскому краю аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе (с указанием фамилии в дательном падеже и инициалов без скобок)
...	...	...
	Всего	...

Начальник отдела ..................... органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края (разработчика проекта правового акта)
		(подпись)		(инициалы, фамилия)

Фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) исполнителя,

телефон

_____________

*Заполняется при необходимости (количество заверенных копий; номер экземпляра для документов с отметкой "Для служебного пользования").

Образец

Образец

Форма

ДОПОЛНЕНИЕ К ПОЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКЕ*
к проекту постановления Губернатора (Правительства) Хабаровского края
"____________________________________________"
(наименование проекта правового акта)

N п/п	Описание замечаний и предложений	Сведения об устранении замечаний (с указанием конкретных изменений в тексте проекта постановления), обоснование неустранения замечаний
1	2	3
Замечания (предложения) прокуратуры Хабаровского края (Контрольно-счетной палаты Хабаровского края, ...)

Наименование должности руководителя органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края (инициатора проекта правового акта)
		(подпись)		(инициалы, фамилия)

___________

* Прилагается в случае наличия замечаний, содержащихся в письме прокуратуры Хабаровского края, заключении Контрольно-счетной палаты Хабаровского края, а также по результатам проведения общественной экспертизы, общественного обсуждения проекта постановления (в соответствии с подпунктом 9 пункта 12 главы 2 Регламента Правительства Хабаровского края, утвержденного постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр).

Форма

ТАБЛИЦА ИЗМЕНЕНИЙ*
к проекту ____________________________________________
(наименование вида правового акта)
"____________________________________________"
(наименование проекта правового акта)

Наименование структурной единицы правового акта	Текст структурной единицы правового акта, в которую предлагается внести изменение		Обоснование внесения изменения
	действующая редакция	новая редакция
1	2	3	4

Наименование должности руководителя органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края (инициатора проекта правового акта)
		(подпись)		(инициалы, фамилия)

___________

*Прилагается к проектам правовых актов Губернатора края, Правительства края при подготовке проекта правового акта о внесении изменений в действующий правовой акт (в соответствии с пунктом 12.1 главы 2 Регламента Правительства Хабаровского края, утвержденного постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр).

Образец

СПРАВКА
об опубликовании постановления Губернатора (Правительства) Хабаровского края
"____________________________________________"
(наименование проекта правового акта)

Утратил силу с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

Образец

СПРАВКА
о результатах независимой антикоррупционной экспертизы проекта постановления Губернатора (Правительства) Хабаровского края
"____________________________________________"
(наименование проекта правового акта)

Утратил силу с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

Образец

УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ
распоряжения Губернатора (Правительства) Хабаровского края
"____________________________________________"
(наименование проекта правового акта)

Проект внесен _____________________________________________________

                (наименование органа исполнительной власти края,

___________________________________________________________________

  структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства

___________________________________________________________________

    края,которому поручена разработка проекта правового акта)

Распоряжение разослать:

N п/п	Наименование адресатов (почтовый индекс, адрес)	Количество экземпляров	Примечание*
1	2	3	4
1.	Орган исполнительной власти края, структурное подразделение аппарата Губернатора и Правительства края (разработчик проекта правого акта) (фамилия, инициалы руководителя в именительном падеже)
2.	Заместителю Председателя Правительства края по вопросам внутренней политики (с указанием фамилии в дательном падеже и инициалов без скобок)
3.	Комитет по информационной политике и массовым коммуникациям Правительства края (фамилия, инициалы руководителя в именительном падеже)
4.	Правовой департамент Губернатора края (фамилия, инициалы руководителя в именительном падеже)
5.	Главное управление Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений (фамилия, инициалы руководителя в именительном падеже)
6.	Главное контрольное управление Губернатора и Правительства края (фамилия, инициалы руководителя в именительном падеже)
...	...	...
	Всего	...

Начальник отдела ..................... органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края (разработчика проекта правового акта)
		(подпись)		(инициалы, фамилия)

Фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) исполнителя,

телефон

__________

*Заполняется при необходимости (количество заверенных копий; номер экземпляра для документов с отметкой "Для служебного пользования")

Образец

СПРАВКА
об опубликовании распоряжения Губернатора (Правительства) Хабаровского края
"____________________________________________"
(наименование проекта правового акта)

В соответствии с пунктом 1 (2) главы 2 Регламента Правительства Хабаровского края, утвержденного постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр, распоряжения Губернатора (Правительства) Хабаровского края не являются нормативными правовыми актами.

В связи с тем, что ... (далее приводятся мотивированные предложения (обоснование) о необходимости официального опубликования изданного акта) распоряжение Губернатора (Правительства) Хабаровского края наименование проекта правового акта подлежит официальному опубликованию (далее приводятся источники официального опубликования изданного акта, определенные законом края).

Наименование должности руководителя органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края (разработчика проекта правового акта)
		(подпись)		(инициалы, фамилия)

Образец

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
по результатам первичного анализа на коррупциогенность проекта постановления Губернатора (Правительства) Хабаровского края
"____________________________________________"
(наименование проекта правового акта)

В соответствии с методикой проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96, пунктом 5 Порядка проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов Губернатора и Правительства Хабаровского края и их проектов, утвержденного постановлением Правительства Хабаровского края от 04 августа 2009 г. N 234-пр "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов Губернатора и Правительства Хабаровского края и их проектов", должность сотрудника органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края, осуществляющего деятельность в сфере правовой работы, проводившего анализ, проведен первичный анализ проекта постановления Губернатора (Правительства) Хабаровского края наименование проекта правового акта в целях выявления в нем коррупциогенных факторов.

По результатам анализа коррупциогенных факторов в проекте постановления Губернатора (Правительства) Хабаровского края наименование проекта правового акта не выявлено.

Наименование должности руководителя органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края (разработчика проекта правового акта)
		(подпись)		(инициалы, фамилия)

Информация об изменениях:

Приложение 6 изменено с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

Приложение N 6
к пункту 3.1

Написание
отдельных наименований, слов, словосочетаний, орфография, пунктуация

С изменениями и дополнениями от:

20 июля 2015 г., 30 декабря 2020 г.

1. Наименования либо аннотации документов органов власти и управления

1.1. Наименования либо аннотации документов, которые пишутся с прописной буквы

С прописной буквы пишутся:

Конституция Российской Федерации

Декларация прав и свобод человека и гражданина

Федеральный конституционный закон (наименование в кавычках)

Федеральный закон (наименование в кавычках)

Федеративный договор

Закон Российской Федерации (наименование в кавычках)

Указ Президента Российской Федерации (наименование в кавычках)

Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации (наименование в кавычках)

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.

Наименования либо аннотации документов без предшествующего, стоящего вне названия родового слова (устав, инструкция и т.п.) пишутся с прописной буквы:

Государственный бюджет Российской Федерации

Генеральный план развития Москвы.

В названиях документов, принятых совещаниями, конгрессами международных организаций и учреждений, с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:

Итоговый документ Венской встречи.

Так же пишутся названия международных договоров, соглашений, конвенций:

Договор о дружбе, сотрудничестве и взаимной помощи.

Предшествующее сложное прилагательное, образованное от названий стран, заключивших договор, пишется со строчной буквы:

российско-французский Договор о...

Совместная российско-индийская декларация.

В этих документах пишутся с прописной буквы слова Договор, Конвенция, Соглашение.

1.2. Названия документов, которые пишутся со строчной буквы

Со строчной буквы пишутся:

проект федерального конституционного закона (наименование в кавычках)

законы Российской Федерации

федеральные конституционные законы

проект федерального закона (наименование в кавычках)

распоряжение Президента Российской Федерации

постановление Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

постановление Правительства Российской Федерации

распоряжение Правительства Российской Федерации.

Вид документов с предшествующим родовым словом, не включенным в заголовок, пишется со строчной буквы, а заголовок заключается в кавычки и начинается с прописной буквы:

технологическая инструкция "Ввод информации".

2. Географические названия, названия государств, административно-территориальные наименования

2.1. Общее правило написания географических названий

С прописной буквы пишутся все слова, входящие в состав географических названий, за исключением родовых географических терминов (остров, море, гора, озеро и т.д.), употребляемых в прямом значении, служебных слов, а также слов имени, памяти, лет, года.

Например: Арктика, Урал, Восточная Сибирь, Новый Свет, Центральная Европа, Большая Багамская банка, водопад Кивач, долина Тамашлык, Западно-Карельская возвышенность, залив Благополучия, мыс Доброй Надежды, остров Новая Земля, Большая песчаная пустыня, Главный Кавказский хребет, Ростов-на-Дону.

2.2. Прилагательные, образованные от собственных географических названий

Пишутся с прописной буквы, если они входят в состав сложных географических названий или в качестве прозвищ, фамилий в состав сложных индивидуальных названий:

Московская область, Индийский океан, Перекопская дивизия.

Пишутся со строчной буквы, если не входят в состав сложного собственного географического наименования:

азиатские страны, московская школа, тихоокеанская сельдь.

2.3. Географические названия с родовым понятием, потерявшим свое прямое значение

Существительные (типа лес, поляна, рог, церковь) пишутся с прописной буквы, если они употреблены не в прямом значении и называют объект условно:

Золотые Ворота (пролив), Советская Гавань (город), Огненная Земля (остров), Чешский Лес (горы), Золотой Рог (бухта), Вятский Увал (возвышенность), Белая Церковь (город).

2.4. Названия государств

В официальных названиях государств все слова пишутся с прописной буквы:

Российская Федерация - Россия, Эстонская Республика, Австралийский Союз, Иорданское Хашимитское Королевство, Государство Израиль.

Все слова в неофициальных общепринятых названиях зарубежных стран и их частей, кроме родовых (берег, побережье, материк, континент, центр, зона и т.п.), пишутся с прописной буквы:

Альбион, Англия, Внутренняя и Внешняя Монголия, Северная Италия, Соединенное королевство.

В образных названиях зарубежных стран с прописной буквы пишутся либо первое слово, либо слово, подчеркивающее характерный признак называемого объекта:

Страна восходящего солнца (Япония)

Страна утренней свежести (Корея).

2.5. Группы, союзы и объединения государств

В их названиях с прописной буквы пишутся первое слово и собственные имена:

Азиатско-Тихоокеанский совет (АЗПАК), Бенилюкс, Европейская ассоциация свободной торговли, Таможенный и экономический союз Центральной Африки (ЮДЕАК).

2.6. Административно-территориальные единицы

В их названиях с прописной буквы пишутся все слова, кроме родовых обозначений (область, департамент, провинция, штат), а также служебных слов:

Московская область, Ханты-Мансийский автономный округ.

2.7. Улицы, переулки, городские достопримечательные места

В названиях проспектов, улиц, площадей, переулков и т.п. все слова, кроме родовых (аллея, бульвар, набережная, переулок, площадь, проезд, проспект, тупик, улица, шоссе), пишутся с прописной буквы по общему правилу написания географических названий:

проспект Мира, улица Бутырский Вал, Пушкинская улица, улица Серпуховской Заставы, площадь Крестьянской Заставы, Никитские Ворота, Большой Козихинский переулок, Сытинский тупик, Большой Каменный мост, Ростовская набережная, шоссе Энтузиастов.

Наименования воинских, ученых и других званий, профессий и т.п. в составных названиях улиц пишутся с прописной буквы:

улица Адмирала Макарова, улица Архитектора Власова, улица Генерала Белова, улица Космонавта Волкова, улица Летчика Бабушкина, улица Пилота Нестерова, проспект Маршала Жукова.

В названиях городских достопримечательных мест все слова, кроме родовых нарицательных, употребляемых в прямом значении (замок, дворец, кладбище и т.д.), пишутся с прописной буквы:

Большой Кремлевский дворец, Зимний дворец, но: Государственный Кремлевский Дворец.

Кремль пишется с прописной буквы, когда является собственным именем части города (Московский Кремль), и со строчной, когда употребляется как обобщенное наименование древней крепости.

3. Предприятия, учреждения, организации, объединения

3.1. Общее правило

В названиях организаций (предприятий, учреждений, фирм и т.п.) единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия собственные имена:

Российский детский фонд, Лига обществ Красного Креста.

Названия организаций неединичного характера пишутся со строчной буквы:

бюро обмена жилплощади, отдел кадров, поликлиника N 140 Гагаринского района.

Названия организаций во множественном числе пишутся со строчной буквы:

биржи и банки Московской области.

При подготовке проектов постановлений, организационно-распорядительных документов следует употреблять полное название государственного предприятия (учреждения), содержащее слова федеральное государственное предприятие, краевое государственное учреждение.

3.2. Части и отделы организаций

Названия частей и отделов организаций, а также слова типа президиум, ученый совет, факультет, отделение, сектор, группа пишутся со строчной буквы:

отдел кадров, экономический факультет, экспертная группа.

3.3. Названия заводов, фабрик, комбинатов и т.п. с условным наименованием в кавычках

С прописной буквы пишется первое из поставленных в кавычки слов, родовое же название и название, указывающее специальность, пишутся со строчной буквы:

завод "Калибр", металлургический завод "Серп и молот", торговая фирма "Интеграция", производственное объединение "Элегант", торговая фирма "Детский мир", шахта "Северная 2-бис", концерн "Телеком".

3.4. Названия со словами "имени того-то" или номером

В названиях со словом имени или номером родовое название и название, указывающее специализацию, пишутся со строчной буквы:

металлургический завод имени А.И. Серова, фабрика детской книги N 1, совхоз имени Моссовета, разрез имени Вахрушева.

3.5. Сложные названия, начинающиеся словами Государственный, Всероссийский, Центральный, Международный или порядковыми числительными (Первый, Второй и т.п.)

С прописной буквы пишется первое слово:

Всероссийский биржевой банк, Международная универсальная биржа вторичных ресурсов, Шестой государственный подшипниковый завод, Государственный концерн по производству цветных металлов "Норильский никель".

3.6. Сложные названия, начинающиеся с географического определения

Пишутся с прописной буквы, если это определение входит в их состав, и со строчной, если географическое определение не входит в состав названия, а только указывает на местонахождение:

Московская международная фондовая биржа, Уральский электромеханический завод, Московский центр ценных бумаг,

но: орловское предприятие "Олимп", тульский кооператив "Искатель".

3.7. Названия зарубежных фирм, компаний, концернов, банков

Названия зарубежных фирм и т.п. из одного или нескольких слов транскрибируют русскими буквами и заключают в кавычки. С прописной буквы в этих названиях пишут первое слово в кавычках и собственные имена:

компания "Юнайтед стейтс стил", концерн "Пежо", фирма "Сони".

Названия зарубежных фирм и т.п. в виде буквенной аббревиатуры в кавычки не заключают:

АЭГ, ТТТ, МВБ.

3.8. Академии, научно-исследовательские учреждения, учебные заведения

В названиях научных учреждений и учебных заведений с прописной буквы пишется первое слово, а также имена собственные, входящие в название:

Российская академия наук (РАН), Российская академия медицинских наук (РАМИ), Российская академия сельскохозяйственных наук (РАСХИ), Военно-Воздушная академия имени Ю.А. Гагарина, Институт оптики атмосферы Сибирского отделения Российской академии наук, Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова (МГУ).

Средние учебные заведения неединичного характера (школы, техникумы, училища) пишутся со строчной буквы:

медицинское училище N 1, средняя школа N 59 имени Н.В. Гоголя, московская средняя школа N 266.

Однако если в состав названия входит географическое определение или название носит единичный характер, то оно пишется с прописной буквы:

Музыкальное училище имени Ипполитова-Иванова, Николаевский судостроительный техникум.

3.9. Средства массовой информации. Зрелищные предприятия и учреждения (театры, музеи, парки и т.п.)

С прописной буквы пишется только первое слово и имена собственные, входящие в название:

Российская газета, Государственный театр им. Евг. Вахтангова, Театр теней (Москва), Центральный парк культуры и отдыха им. М. Горького.

С прописной буквы пишется и начальное слово усеченного названия, которое употребляется в функции полного:

Государственная Оружейная палата Московского Кремля (Оружейная палата), Государственный литературный музей (Литературный музей), Центральный Дом журналиста (Дом журналиста).

В названиях из родового наименования и наименования в кавычках с прописной буквы пишется только наименование в кавычках:

выставка "Пушкин в зарубежной культуре".

Географическое определение в составе названия пишется с прописной буквы:

Московский театр "Современник".

Если географическое определение не входит в состав названия, то оно пишется со строчной буквы:

московский цирк "Луч".

Слова Дворец и Дом, входящие в названия учреждений культуры, пишутся с прописной буквы:

Дворец творчества для детей и юношества, Дом Российской прессы.

Эти же слова пишутся со строчной буквы, если употребляются как нарицательные существительные, а также во множественном числе и при наличии перед ними двух определений:

Зимний дворец, дом отдыха, Большой Кремлевский дворец.

3.10. Сокращенные названия организаций

Сокращенные названия, составленные из частей слов, пишутся с прописной буквы, если обозначают учреждения единичные, и со строчной, если служат наименованиями родовыми:

Госзнак, госкомитет.

Аббревиатура, читаемая по названиям букв, пишется одними прописными буквами независимо от того, образована ли она от собственного имени или от нарицательного наименования:

СНГ, ЧП (чрезвычайное происшествие).

Аббревиатура, читаемая по звукам, пишется:

- одними прописными буквами, если она образована от собственного имени:

ООН, ОМОН, ИТАР - ТАСС (Информационное телеграфное агентство России);

- одними строчными буквами, если она образована от нарицательного наименования:

вуз, дот, нэп, загс.

Примечание. Закрепилось написание прописными буквами аббревиатур: ГЭС, ГРЭС, АЭС.

Сокращенные условные названия организаций пишутся с прописной буквы в кавычках и не склоняются, если им предшествуют слова трест, комбинат, фабрика и т.п.:

комбинат "Кузбассуголь" (комбината "Кузбассуголь"); трест "Саратовгаз" (треста "Саратовгаз").

При отсутствии слов трест, комбинат и т.п. их наименования пишутся без кавычек и склоняются:

Новосибирскгэсстрой (Новосибирскгэсстрою).

Сокращенные смешанные названия единичных организаций (сложносокращенные слова в сочетании с буквенными аббревиатурами) пишутся слитно, без кавычек, в первой части прописными буквами, во второй - строчными:

НИИстройкерамика, ЦНИЭП-сельстрой.

Но если аббревиатура находится в середине или в конце сложносокращенного слова, то она чаще пишется строчными буквами:

Промтрансниипроект, Гипродорнии.

Впрочем, возможно написание аббревиатуры с прописной буквы:

ГипродорНИИ, микроЭВМ, суперЭВМ.

Заимствованные (без перевода на русский язык) звуковые аббревиатуры иностранных языков пишутся прописными буквами:

НАТО, ЮНЕСКО, ВИЧ (инфекция).

4. Политические партии, общественные объединения, съезды, конгрессы, конференции

4.1. Названия общественных организаций, профсоюзов, движений, партий и творческих союзов

В названиях общественных организаций, профсоюзов, движений, партий и творческих союзов с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, входящие в название:

Демократическая партия России (ДПР), Общероссийский общественный фонд "Российский детский фонд", Федерация независимых профсоюзов России.

Пишется со строчной буквы первое слово названия общественной организации при наличии условного наименования, заключенного в кавычки, а также название ее центрального органа, если оно не начинается словом Центральный:

общественная организация "Союз женщин России", общественная организация - Паралимпийский комитет России, общество "Меценат", правление Союза кинематографистов Российской Федерации, исполком Конфедерации журналистских союзов,

но: Центральный совет общества "Знание".

4.2. Названия, начинающиеся словом партия

Слово партия пишется с прописной буквы, если оно входит в состав названия:

Партия единства и развития (Индонезия), Партия труда (Нидерланды).

Слово партия пишется со строчной буквы, если оно не входит в состав названия:

(партия) Народный альянс (Испания), (партия) Союз демократического центра (Греция).

4.3. Названия неофициального, полувидового характера

Пишутся со строчной буквы:

демократическая партия, кадетская партия, консервативная партия.

При официальном характере таких названий первое слово в них пишется с прописной буквы:

Консервативная партия Великобритании.

4.4. Названия символического характера

Заключаются в кавычки и первое слово пишется с прописной буквы:

партия "Народная воля", партия "Четвертая сила" (Панама).

4.5. Съезды, конгрессы, конференции, сессии, пленумы

В названиях съездов, конгрессов, конференций, сессий с прописной буквы пишется первое слово, если это не родовое понятие, а также имена собственные:

Всемирный конгресс сторонников мира, Поместный собор Русской православной церкви, Женевская конференция.

В названиях съездов, конференций, сессий, пленумов, заседаний слова съезд, заседание пишутся со строчной буквы. С прописной буквы в этих названиях пишут только слова Первый, Второй, Международный, Всероссийский и т.п.

5. Должности, звания, титулы

5.1. Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней

Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней пишутся со строчной буквы:

генерал армии, действительный член Российской академии наук, академик, лауреат Государственной премии.

Высшее звание Российской Федерации пишется с прописной буквы:

Герой Российской Федерации.

Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы при их установлении и присвоении. В других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например,

установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации",

но: наградить народного артиста Российской Федерации.

5.2. Названия высших должностей и титулов в зарубежных странах и международных организациях

Названия титулов и должностей в зарубежных странах и международных организациях пишутся со строчной буквы:

император Японии, королева Нидерландов, президент Индии, канцлер ФРГ, генеральный секретарь ООН.

В дипломатических документах, в сообщениях о встречах на высшем уровне названия высших должностей и титулов пишутся с прописной буквы:

Президент Французской Республики, Премьер-министр Республики Индии.

6. Условные имена собственные, местоимения при обращении к лицам, формулы обращения

6.1. Условные имена собственные

Условные имена собственные пишутся с прописной буквы в текстах официальных сообщений, в договорах, актах:

Высокие Договаривающиеся Стороны - в документах международного значения;

Правительство, Чрезвычайный и Полномочный Посол - в текстах официальных сообщений (но обычно: посол, правительство);

"именуемый в дальнейшем Автор, Издательство" - в издательском договоре.

В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова Родина, Отчизна, Человек и др.

Слово Государственный пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

Государственный герб Российской Федерации,

Государственный гимн Российской Федерации,

Государственный флаг Российской Федерации,

Государственная премия Российской Федерации за выдающиеся достижения в области гуманитарной деятельности.

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

государственная граница Российской Федерации, государственная награда Российской Федерации.

6.2. Местоимения Вы и Ваш

Пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах:

Прошу Вас..., Сообщаем Вам...

При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы:

Уважаемые господа, ваше письмо...

С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах:

Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.

6.3. Формулы обращения в документах

Общая формула обращения:

Уважаемый господин Петров! Уважаемые господа!

При обращении к должностным лицам высших органов государственной власти и управления, руководителям (президентам, председателям и т.д.) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например:

Уважаемый господин президент!

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин мэр!

Уважаемый господин министр!

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству (последнее при наличии при наличии):

Уважаемый Олег Николаевич!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

Уважаемые коллеги!

Обращением к соратникам по партии или иному общественному движению является:

Уважаемые товарищи!

6.4. Обращения и заключительные формулы вежливости в переписке с зарубежными корреспондентами

В переписке с зарубежными корреспондентами обращение формулируется в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц:

"Ваше Превосходительство",

"Уважаемый Александр Григорьевич",

"Ваше Величество",

"Уважаемые господа" - к организации в целом,

"Уважаемый господин Блэк" - к мужчине,

"Уважаемая госпожа Смит" - к женщине,

"Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

В качестве заключительной формы вежливости могут быть использованы следующие фразы:

"С уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "Наилучшие пожелания".

7. Имена, отчества (последнее при наличии), фамилии

7.1. Общее правило написания личных имен

В именах, отчествах (последнее при наличии), фамилиях, псевдонимах, прозвищах, кличках пишутся с прописной буквы все входящие в них слова: Максим Горький (Алексей Пешков), Всеволод Большое Гнездо, Екатерина Великая,

но: Дюма-отец, Федоров-старший и т.п., где отец, старший и т.п. не перешли в разряд прозвищ и являются нарицательными.

С прописной буквы пишутся:

- индивидуальные имена, употребляемые в качестве нарицательных, но не утратившие индивидуального значения: будущие Суворовы и Нахимовы;

- индивидуальные мифологические и религиозные имена: Атлант, Христос, Магомет;

- имена действующих лиц в художественных произведениях: Красная Шапочка, Дед Мороз.

Со строчной буквы пишутся:

- имена, утратившие значение собственных и употребляемые в смысле нарицательных: обломовы, маниловы, ловелас;

- собственные имена во множественном числе в презрительном, уничижительном значении: гитлеры, квислинги;

- названия единиц величин, образованные от имен лиц: ом, ампер, паскаль;

- названия оружия, предметов бытового обихода, образованные от имен лиц, пишутся со строчной буквы без кавычек: браунинг, наган, кольт, максим, ремингтон, толстовка, френч, галифе;

- родовые названия мифологических существ: валькирия, домовой.

7.2. Сложные фамилии, псевдонимы, личные имена

Каждая часть русской двойной, тройной фамилии и псевдонима начинается с прописной буквы и отделяется дефисом:

Римский-Корсаков, Немирович-Данченко, Овчина-Оболенский-Телепнев.

Каждая часть нерусской двойной, тройной фамилии или псевдонима пишется с прописной буквы, независимо от раздельного или дефисного их написания:

Жан Поль Сартр, Франклин Делано Рузвельт, Жан-Жак Руссо.

В китайских именах, состоящих из двух частей, обе части пишутся раздельно с прописной буквы: Сун Ятсен, Е Хаобо.

В корейских, вьетнамских, бирманских, индонезийских, цейлонских, японских фамилиях и именах все составные части пишутся раздельно с прописной буквы: Пан Су Ен, Ле Тхань Нги, Есидо Томодзи.

Частицы в нерусских фамилиях (и, сан) пишутся со строчной буквы и присоединяется дефисом: Риего-и-Нуньес, Комияма-сан.

7.3. Склонение фамилий

Мужские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, склоняются: Майорец - Майорца, Коломиец - Коломийца, Озолинг - Озолинга, Хмель - Хмеля.

Частые отступления от правила (несклоняемость мужских фамилий, оканчивающихся на согласный звук) наблюдаются в тех случаях, когда фамилия созвучна с названием животного или предмета неодушевленного (Гусь, Ремень), во избежание непривычных или курьезных сочетаний, например "у господина Гуся", "гражданину Ремню". Нередко в подобных случаях сохраняют фамилию в начальной форме или вносят изменения в данный тип склонения, например, сохраняют в формах косвенных падежей беглый гласный звук "О награждении академика Гребеня Л.К. орденом...").

Женские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, не склоняются: Мария Озолинг - Марии Озолинг, Елена Коломиец - Елены Коломиец, Надежда Хмель - Надежды Хмель.

Фамилии, оканчивающиеся на безударную гласную -а, -я, склоняются, за исключением фамилий, в которых окончанию -а предшествует гласная -и:

Неруда - Неруды, Петрарка - Петрарки (но Гарсиа, Гулиа).

Славянские фамилии, оканчивающиеся на ударную гласную -а, -я, склоняются: Головня - Головни, Лобода - Лободы.

Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударную гласную -а, -я, не склоняются: Дюма, Золя.

Не склоняются фамилии, оканчивающиеся на -аго, -яго, -обо, -их, -ых, -ко: Шамбинаго, Седых, Гладких, Хитрово, Петренко.

В двойных фамилиях первая часть склоняется, если она сама по себе обозначает фамилию: Немировича-Данченко, Лебедева-Кумача, Ипполитова-Иванова.

Если же первая часть не образует фамилии, то она не склоняется: работа Туган-Барановского, скульптура Демут-Малиновского и т. д.

Нерусские фамилии, относящиеся к двум или нескольким лицам, в одних случаях ставятся в форме множественного числа, в других - в форме единственного, а именно:

1) если при фамилии имеются два мужских имени, то она ставится в форме множественного числа: Генрих и Томас Манны, Август и Жан Пикары, Адольф и Михаил Готлибы;

2) при двух женских именах фамилия ставится в форме единственного числа: Ирина и Тамара Пресс;

3) если фамилия сопровождается мужским и женским именами, то она сохраняет форму единственного числа: Франклин и Элеонора Рузвельт, Поль и Эслапда Робсон, Нина и Станислав Жук.

7.4. Прилагательные и наречия, образованные от имен лиц

Прилагательные, образованные от индивидуальных имен лиц, мифологических существ и т.п. при помощи суффиксов -ов- (-ев-) или -ин-, пишутся с прописной буквы:

Ван-Дейкова мадонна, Далев словарь.

Прилагательные, образованные от индивидуальных имен лиц при помощи суффикса -ск- (-овск-, -евск-, -инск-), пишутся со строчной буквы:

пушкинская квартира, шекспировские трагедии.

Имена прилагательные с суффиксом -ск- в значении "памяти такого-то", "имени такого-то", а также в роли имени собственного пишутся с прописной буквы:

Сахаровские чтения, Строгановское училище.

Прилагательные, входящие в застывшие фразеологические выражения, пишутся со строчной буквы:

гордиев узел, сизифов труд.

Наречия, образованные от имен собственных, пишутся со строчной буквы: по-суворовски.

8. Награды, знаки отличия, премии

В названиях орденов, не выделяемых кавычками, с прописной буквы, как правило, пишутся все слова, кроме слов орден и степень:

орден Трудовой Славы I, II, III степени;

но: орден Отечественной войны I степени, орден Дружбы народов.

В названиях орденов и медалей, выделяемых кавычками, с прописной буквы пишут первое слово названия в кавычках и имена собственные:

орден "Материнская слава" I степени, медаль "Защитнику свободной России", медаль "За спасение утопающих", медаль "За отвагу на пожаре".

В названиях наград зарубежных стран и международных организаций с прописной буквы пишут первое слово названия и имена собственные:

Железный крест, орден Почетного легиона, Золотая медаль Мира им. Жолио-Кюри.

В названиях премий с прописной буквы пишется первое слово, кроме слова премия:

Государственная премия Российской Федерации, Гонкуровская премия, Ломоносовская премия, Нобелевская премия, Гран-при.

9. Наименования устройств, машин, произведений, памятников

9.1. Наименования устройств, машин (кораблей, поездов, самолетов и др.)

Условные индивидуальные названия заключаются в кавычки и начинаются с прописной буквы:

крейсер "Варяг", экспресс "Красная стрела", ледокол "Россия".

Условные названия, представляющие обозначение серийно выпускаемых машин, заключаются в кавычки и начинаются с прописной буквы:

автомобили "Волга", "Жигули", комбайны "Дон", "Сибиряк", трактор "Беларусь", самолеты "Боинг-747", "Мираж".

Неофициальные названия машин, передающие на письме разговорную речь, принято писать со строчной буквы:

форды, тойоты, кадиллаки.

Условные названия устройств и машин в научно-информационных текстах пишутся с прописной буквы, без кавычек:

отделочная линия Тензион-Синьор, печатно-кодирующее устройство Перфосет Т-101.

Серийные обозначения машин в виде буквенных аббревиатур, сочетающихся с номерами или без номеров, пишутся без кавычек:

Ан-24, В-1, КамАЗ, МАЗ-500.

9.2. Литературные произведения, журналы, газеты и органы печати

С прописной буквы пишут первое слово и имена собственные в выделяемых кавычками названиях книг, газет, журналов и т.п.:

комедия "Горе от ума", пьеса "Женитьба", рассказ "Певцы", роман "Война и мир", газета "Московский комсомолец", журнал "Новый мир".

В тексте издания на русском языке названия зарубежных книг, газет и журналов воспроизводятся в русской транскрипции, названия книг - в русском переводе или в транскрипции (непереводимые названия):

"Аль-Ахрам", "Вашингтон пост энд Тайме геральд", "Коррьере ди Рома", "Франс нувель", "Летрас де Экуадор", "Юнайтед Стейтс ньюс энд Уорд ди рипорт"; роман "Отверженные", но: "Жерминаль".

Названия культовых книг пишутся без кавычек с прописной буквы (если в тексте ведется речь о них как о книгах):

Апостол, Библия, Ветхий завет, Евангелие, Коран, Минея праздничная, Октоих, Осмогласник, Псалтырь, Часослов, Четьи-Минеи,

но: "по библии", "по евангелию", "по корану", "в часослове".

9.3. Памятники старины

В названиях соборов, храмов и т.п. с прописной буквы пишут первое слово (если это не родовое понятие) и имена собственные:

Исаакиевский собор, мавзолей Галлы Блацидии, Сикстинская капелла, собор Парижской богоматери, Успенский собор во Владимире, храм Василия Блаженного, церковь Покрова на Нерли, церковь Рождества Богородицы, церковь Святой Софии, церковь Спаса Нередицы.

Названия церквей и соборов с элементами Сан, Сект пишутся раздельно с последующей частью названия:

собор Сан Марко, церковь Сан Франциско, церковь Санта Кроче.

10. Военные названия

10.1. Важнейшие военные названия

В важнейших военных названиях Российской Федерации все слова пишутся с прописной буквы:

Вооруженные Силы Российской Федерации, Военно-Морской Флот Российской Федерации, Военно-Воздушные Силы.

Названия вооруженных сил других государств принято писать со строчной буквы:

вооруженные силы Италии, французская армия,

но: британская Рейнская армия.

10.2. Рода войск, военные округа, части и соединения

В названиях родов войск с прописной буквы пишется первое слово, когда эти названия употребляются в значении официальной части Вооруженных Сил:

Войска противовоздушной обороны, Ракетные войска,

но: ракетные войска обеих армий.

В названиях управлений и подразделений Министерства обороны Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:

Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации.

Названия военных округов, гарнизонов пишутся с прописной буквы:

Московский военный округ, Курский гарнизон.

В названиях воинских частей и соединений с прописной буквы пишутся только имена собственные:

Беломорский 35-й драгунский полк, Вятский полк (но: первый батальон, вторая рота, саперный батальон), лейб-гвардии Преображенский полк (но: лейб-гвардии гусарский полк), Отдельная Приморская армия, Смоленская пехотная дивизия, 119 Коломенский полк.

11. Написание дат

11.1. Дата из числа месяца, порядкового номера месяца и года

Если в состав даты входит день месяца (число), месяц и год, то указанные элементы могут иметь следующее написание:

02.09.2011

02 сентября 2011 г.

02 сентября 2011 года.

Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание:

в октябре 2012 г.

в октябре - ноябре 2012 г.

в I квартале 2012 г.

в III - IV кварталах 2012 г.

в первом полугодии 2012 г.

11.2. Слово год при цифрах даты

Слова год, годы сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия.

Если дата состоит только из года, то слово год пишется полностью:

план на 2012 год, смета на 2012 год.

Требуется опускать слово год при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания.

Рекомендуется опускать слово год при его цифровом обозначении, как правило, при датах в круглых скобках. Обычно это даты рождения, смерти, рождения и смерти рядом с именем какого-либо лица, дата создания или издания произведения, стоящая после его названия, дата исторического события и т.п.:

Знаменитый физиолог Иоганн Мюллер (1801 - 1858) сформулировал...;

Работы Сеченова "Рефлексы головного мозга"(1863), "Кому и как разрабатывать психологию" (1873) и др.;

Французская буржуазная революция (1789 - 1793) вызвала оживление издательской деятельности;

С.И. Иванов (р. 1925);

А.П. Петров (ум. 1980).

11.3. Обозначение периодов

Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом:

в октябре 2012 г., но: за 8 месяцев 2012 года, в 2012 году, с 2009 по 2011 год, в 2009 - 2011 годах.

Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается:

В 2009 - 2011 гг.;

В период 1950 г. - 1960-е гг. (год и десятилетие).

Все виды некалендарных лет (бюджетный, операционный, отчетный, учебный год, театральный сезон), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту:

в 2011/2012 учебном году, театральный сезон 2011/2012 года, отчетный 2010/2011 год.

В остальных случаях между годами ставится тире, причем второй год пишут полностью:

освободить от взимания налога в 2010 - 2011 гг.

Рекомендуется следующее написание десятилетий:

90-е годы XX века; 70 - 80-е гг. нашего столетия; 1750-е годы; 1910-е гг.; в 1860 - 80-е гг., но: в 1890 - 1910-е годы.

Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется полностью:

I квартал 2012 г.; во втором полугодии 2012 г.

При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся:

В I квартале (но не в I-м квартале).

Для разделения элементов времени (час, минута, секунда) между числами без пробела используется двоеточие, например:

23:20 или 20:50:15.

11.4. Названия праздников

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:

Восьмое марта, Новый год, День российской печати,

но: День Победы, Рождество Христово.

Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения:

1 Мая, 8 Марта.

12. Написание чисел

12.1. Буквенная форма однозначных целых чисел

Буквенная форма однозначных целых чисел используется:

- если однозначные числа стоят в косвенных падежах (не при единицах физических величин, денежных единицах):

рекомендуется:	не рекомендуется:
Лабораторию следует оборудовать четырьмя компьютерами	Лабораторию следует оборудовать 4 компьютерами

- если стечение нескольких чисел в цифровой форме может затруднить чтение, а вставить между этими числами слово или изменить порядок слов, чтобы развести числа, сложно или нежелательно:

рекомендуется:	не рекомендуется:
... пять 30-местных автобусов ...	... 5 30-местных автобусов ...

Если вставить слово или изменить порядок слов несложно, то предпочтительнее сделать это, чем менять цифровую форму числа на буквенную: 5 новых 30-местных автобусов;

- когда количественное числительное начинает предложение, поскольку при цифровой форме исчезает, как правило, прописная буква в первом слове предложения:

рекомендуется:	не рекомендуется:
... при такой планировке. Пять ПЭВМ размещают...	... при такой планировке. 5 ПЭВМ размещают...

Во избежание разнобоя в написании количественных числительных, стоящих в начале и в середине предложения, желательно по возможности перестроить предложение, начинающееся числом, так, чтобы последнее перешло в середину: ... при такой планировке. Размещают 5 ПЭВМ ...

12.2. Цифровая форма однозначных целых чисел

Цифровая форма однозначных целых чисел используется:

- если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряду с двух- и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел не требуется мысленно переводить их в буквенную форму в нужном падеже:

рекомендуется:	не рекомендуется:
За сериями из 3, 5, 12 упражнений следовали ...	За сериями из трех, пяти, 12 упражнений следовали ...

- когда однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами и т.п.:

рекомендуется:	не рекомендуется:
При массе до 7 кг ...	При массе до семи кг (до семи килограммов) ...
Цена до 100 руб.	Цена до ста р. (до ста рублей) ...

12.3. Цифровая форма многозначных целых чисел

Цифровая форма многозначных целых чисел является предпочтительной в подавляющем большинстве случаев.

Разбивка чисел в цифровой форме на группы осуществляется пробелами (по три цифры): 34 768; 5 989.

Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака номера), в марках машин и механизмов, в обозначениях нормативных документов: N 89965.

Точку в пробелах между цифровыми группами многозначного числа ставить запрещается.

12.4. Буквенная форма многозначных целых чисел

Эта форма рекомендуется при стечении двух чисел в цифровой форме и в случаях, когда предложение начинается числом. Если буквенная форма числа нежелательна, необходимо перестроить фразу, чтобы развести два числа или чтобы не начинать фразу числом:

рекомендуется:	не рекомендуется:
...320 двадцатитонных грузовиков	...320 20-тонных грузовиков...
...320 грузовиков грузоподъемностью 20 т...

12.5. Буквенно-цифровая форма чисел

Рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн., млрд.: 20 млрд., 12 млн.

Это правило распространяется и на сочетания крупных круглых чисел с обозначениями единиц физических величин, денежных единиц: 20 млн. км; 200 млрд. кВт·ч.

В устоявшихся названиях широко известных процессов допускается привычное написание: Процесс 193-х, Процесс 50-ти.

12.6. Дробные числа

После простых дробных чисел слова часть, доля, как правило, не употребляются:

рекомендуется:	не рекомендуется:
1/2 квадрата; 9/10 поля; 1/8 площади	1/2 часть квадрата; 9/10 частей поля; 1/8 доля площади

Десятичные знаки отделяются от целой части числа запятой.

Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью и ставится в родительном падеже единственного числа:

0,75 литра; 0,5 тысячи; 1/3 метра; 28,5 метра, 28,5 кв. метра,

но: 28,5 тыс. метров.

12.7. Обозначение диапазона значений

Для обозначения диапазона значений ставят: многоточие; тире; дефис; предлог от перед первым числом и - до - перед вторым.

Например: длиной 5... 10 м; длиной 5 - 10 м; длиной 5 - 10 м; длиной от 5 до 10 м.

Тире в качестве знака диапазона значений величин не рекомендуется ставить: когда тире может быть принято за знак минус; когда одно из чисел - величина положительная, а другое - отрицательная или если оба - величины отрицательные.

При цифровой форме крупных чисел в диапазоне значений необходимо сохранять нули в числе нижнего предела:

рекомендуется:	не рекомендуется:
Высота 15 000 - 20 000 м	Высота 15 - 20 000 м (если первое число 15 000)

При буквенно-цифровой форме чисел допустимо опускать в числе нижнего предела обозначение тыс., млн., млрд.:

рекомендуется:	не рекомендуется:
Высота 20 - 30 тыс. м	Высота 20 тыс. - 30 тыс. м

Числа в диапазоне значений располагаются от меньшего к большему, от нижнего предела к верхнему. Исключение составляют взаимосвязанные относительные числа (во второй паре большее число может идти первым): Это составляет 60 - 80% всей массы груза. Остальные 40 - 20%...

12.8. Номера телефонов, двойные и литерные номера домов

Номера телефонов принято писать, отделяя дефисом по две цифры справа налево: 2-99-90; 2-45. В номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяется левая группа в три цифры: 299-85-90.

Двойные номера домов принято писать через косую черту:

ул. Стрелецкая, 12/4.

Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома:

Пушкинский пер., д. 7а.

12.9. Порядковые числительные

Преимущественная форма написания в документах порядковых числительных - это арабские цифры с наращением падежного окончания или без него в соответствии с общими правилами написания порядковых числительных, за исключением:

- номеров тех объектов, которые принято обозначать римскими цифрами, т.к. последние употребляются без наращения падежного окончания. Римскими цифрами обозначаются: номера съездов, конференций, конгрессов и т.п. (XI конгресс); века (XX век); номера международных объединений (III Интернационал), номера выборных органов (IV Государственная Дума); номера продолжающихся спортивных состязаний (XXII Олимпийские игры); имена императоров, королей (Николай II, Карл V); кварталы (II - IV кварталы). Могут обозначаться римскими цифрами части, разделы книг;

- очень простых числительных (типа первый раз, второй раз), а также словосочетаний типа: представитель Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной ассамблеи ООН.

Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должны быть:

- однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пятая), но не 5-ый, 5-ой;

- двухбуквенными, если последней букве числительного предшествует согласный: 5-го, 5-му, 30-ми, но не 5-ого, 5-ому, 30-ыми.

Написание порядковых числительных с наращением падежного окончания при нескольких порядковых числительных подряд различается в зависимости от их числа и формы разделения (соединения).

Если один за другим следуют два порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивают у каждого из них: 1-й, 2-й ряды; 70-е и 80-е годы.

Если один за другим следуют более двух порядковых числительных, разделенных запятой (точкой с запятой) или соединенных союзом, падежное окончание наращивают только у последнего числительного: 60, 70, 80-е годы.

Если подряд идут два числительных через тире, то падежное окончание наращивают:

- только у второго, когда оно одинаковое у обоих числительных: 50 - 60-е годы;

- у каждого числительного, когда падежные окончания у них разные или когда предшествующие первому числительному слова управляют только им и не связаны со вторым: в начале 80-х - 90-е годы.

К порядковым числительным без наращения падежных окончаний, обозначенным арабскими цифрами, относятся:

- номера томов, разделов, страниц и т.п., если родовое слово (том, раздел и т.д.) предшествует им: в томе 6, разделе 4, на с. 12, но если родовое слово стоит после числительного, последнее пишется с наращением падежного окончания: в 6-м томе;

- даты (годы и числа месяца), если слово год или название месяца следует за числом: в 1992 году; 5 мая 1993 года. Однако если слово год или название месяца опущено, или поставлено перед числом, или отделено от числа другим словом, падежное окончание рекомендуется наращивать: Грянул 1941-й.

12.10. Сложные существительные и прилагательные с числительными в составе

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 1-, 2-, 3-секционный шкаф.

Сложные слова с числительным и прилагательным процентный пишутся: 10-процентный сбор.

12.11. Названия денежных единиц, единиц измерения и знаки (N, %) при числительных

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами:

5 тыс. рублей, 1 млн. рублей.

Денежные выражения в рублях и копейках следует писать:

108 руб. 50 коп.; 20,5 рубля.

Названия единиц измерения в тексте постановлений и распоряжений рекомендуется писать:

5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 20 млн. тонн, 60 куб. метров;

в приложениях - сокращенно:

5 тыс. м, 16 т, 120 кв. м, 20 млн. т, 60 куб. м.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова штук, человек: 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но пишется: 100 голов скота (птицы).

Знаки N, % при нескольких числах (т.е. когда они должны обозначать множественное число) не удваиваются, а ставятся только один раз, до или после ряда чисел:

правильно:	неправильно:
N 5, 6, 7	N 5, 6, 7 (N 5, N 6, N 7)
N 11 или 12	N 11 или N 12
между N 5 и 6	между N 5 и N 6
50, 60 и 70%	50%, 60% и 70%
от 50 до 60%	от 50 до 60%% (от 50% до 60%)

Перед числами, обозначающими меру, не ставят предлога или тире:

правильно:	неправильно:
Протяженностью 10 м	Протяженностью в - 10 м

13. Правила переноса слов

При переносе слов нельзя оставлять в конце строки или переносить на другую строку часть слова, не составляющую слога:

правильно:	неправильно:
про-смотр	просмо-тр
строй-ка	ст-ройка

При переносе слов с приставками нельзя разбивать односложную приставку, если за приставкой идет согласная, а также нельзя оставлять в конце строки при приставке начальную часть корня, не составляющую слога:

правильно:	неправильно:
за-ключение	зак-лючение
по-крытие	пок-рытие
по-ставка	пос-тавка

При переносе сложных слов нельзя оставлять в конце строки начальную часть второй основы, если эта часть не составляет слога:

правильно:	неправильно:
пяти-граммовый	пятиг-раммовый
Киров-абад	Кирова-бад
циан-амид	циана-мид

Нельзя оставлять в конце строки или переносить в начало следующей две одинаковые согласные, стоящие между гласными:

правильно:	неправильно:
мас-са	ма-сса

Это правило не относится к начальным двойным согласным корня, а также к двойным согласным второй основы в сложных словах, например: сожженный, нововведение:

правильно:	неправильно:
со-жженный	сож-женный
ново-введение	новов-ведение

Некоторые слова не подлежат переносу, например: Азия, узнаю, фойе.

Не допускается отделять или разделять переносом:

инициалы имени и отчества (последнее при наличии) от фамилии или один инициал от другого;

сокращения типа и т.д., и т.п., и др., т.е.;

буквенные аббревиатуры (в сочетании с цифрами и без них), например: ГЭС, Ту-144, Ил-18Д, ЗИЛ-164А, МАЗ-222, ДТ-74;

цифры одного числа;

сокращенные слова от слов, к которым они относятся, например: г. (город), им., ул.;

цифры от сокращенных или полных наименований, к ним относящихся, например: 50 рублей, 20 тыс. рублей, 2010 год, XXI век, страница 51, том 5:

правильно:	неправильно:
50 руб-лей	50-рублей
20 тыс. руб-лей	20-тыс. рублей
стра-ни-ца 51	страница-51

обозначения мер от предшествующих цифр:

правильно:	неправильно:
1 ок-тяб-ря 2000 г.	1-октября 2000 г.
12 мет-ров	12-метров
72 куб. метра	72-куб. метра

знаки N, §, % и т.п. от цифр, к которым они относятся, например: N 35497, § 25, 101%, 30°С;

падежные окончания (наращения) от цифр, которые с ними связаны, например: 5-й, 5-я;

цифры от текста, который эти цифры нумеруют;

открывающие скобки и кавычки от последующего слова, а закрывающие - от предшествующего;

все знаки препинания от предшествующего слова, за исключением тире, начинающего прямую речь.

14. Сочетания знаков препинания

Если слово или группа слов, которые должны быть выделены запятыми, стоят перед тире, то сохраняются обе запятые, например:

М.А. Шолохов, автор "Тихого Дона", - один из крупнейших советских писателей.

Если после тире есть слово или слова, которые по общим правилам нужно выделять запятыми, то первая запятая не ставится, например:

Тимирязев, Вильямс, Мичурин - словом, все биологи уделяли внимание этой проблеме.

Запятая, точка с запятой, точка, двоеточие и тире перед закрывающими кавычками никогда не ставятся (даже при цитировании), все эти знаки ставятся после кавычек, например:

В соответствии с расчетами, представленными производственным объединением "Импульс", утвердить на 2012 год...

Многоточие, знаки вопросительный и восклицательный ставятся перед закрывающими кавычками, если относятся только к словам, заключенным в кавычки, и после закрывающих кавычек, если относятся ко всему предложению, например:

Роман "Что делать?" написан Н.Г. Чернышевским.

Вы прочитали роман Достоевского "Преступление и наказание"?

Если многоточие, восклицательный или вопросительный знак стоят перед закрывающими кавычками, то тот же самый знак не повторяется после кавычек, неодинаковые же знаки, если они требуются по условиям контекста, ставятся перед закрывающими кавычками и после них. Например:

Читали ли Вы роман Чернышевского "Что делать?"

Когда был выдвинут лозунг "Земля крестьянам!"?

Если в начале или в конце предложения, которое нужно выделить кавычками, стоят слова, уже заключенные в кавычки, употребляют кавычки разного рисунка; если по каким-либо причинам разного рисунка кавычки поставить нельзя, то рядом дважды кавычки не ставятся, например:

В радиограмме было сказано: "На помощь вышел ледокол "Владивосток".

Ни перед открывающей, ни перед закрывающей скобкой не ставится запятая, точка с запятой, двоеточие и тире; все эти знаки ставятся только после закрывающей скобки, например:

Страны, в которых сокращается жилищное строительство (Франция, Дания, Греция), закупают на мировом рынке строительные материалы менее активно.

Я был на Кавказе три раза (и все три раза летом): в 1980, в 1997 и в 2004 годах.

Вся эта область (это установили ученые) - дно моря в прошлом.

Многоточие, знаки вопросительный и восклицательный ставятся перед закрывающей скобкой, если относятся только к части текста, заключенной в скобки, и после закрывающей скобки, если относятся ко всему предложению, например:

После нашего разговора (сколько уже было таких разговоров!) его отношение к работе изменилось.

15. Наиболее употребляемые сокращения слов

академик	-	акад.
бывший	-	б.
век, века	-	в., вв. (при цифрах)
временно исполняющий обязанности		врио
глава, главы	-	гл. (в книгах)
год, годы	-	г., гг. (при цифрах)
город, города	-	г., гг.
господин, господа, госпожа	-	г-н, гг., г-жа
господину	-	г-ну
гражданин, граждане	-	гр-н, гр-не
гражданка, гражданки	-	гр-ка, гр-ки
деревня	-	дер.
железная дорога	-	ж.д.
железнодорожный	-	ж.-д.
заведующий	-	зав.
заместитель	-	зам.
издание	-	изд.
имени	-	им.
исполняющий обязанности	-	и.о.
и другие	-	и др.
и прочие	-	и пр.
и так далее	-	и т.д.
и тому подобное	-	и т.п.
квартира	-	кв.
коэффициент полезного действия	-	к.п.д., кпд
лист, листы	-	л.
мадам	-	м-м
миллиард, миллиарды	-	млрд. (после цифрового обозначения)
миллион, миллионы	-	млн. (после цифрового обозначения)
младший	-	мл.
область	-	обл.
округ	-	окр.
озеро	-	оз.
переулок	-	пер.
поселок	-	пос.
приложение	-	прил.
проспект		просп.
профессор	-	проф.
пункт, пункты	-	п., пп.
рабочий поселок		рп.
район	-	р-н
река	-	р. (но реки)
сборник	-	сб.
сего года	-	с.г.
село	-	с.
сельское хозяйство	-	с.х.
сельскохозяйственный	-	с.-х.
смотри	-	см.
станция	-	ст.
статья, статьи	-	ст. (при цифрах)
страница, страницы	-	с. (при цифрах)
текущего года	-	т.г.
то есть	-	т.е.
том, тома	-	т., тт. (при цифрах)
тысяча, тысячи	-	тыс. (после цифрового обозначения)
улица	-	ул.
экземпляр	-	экз.

16. Вводные слова и обороты

Рекомендуется обособлять следующие вводные слова и обороты:

без сомнения

безусловно (в значении "несомненно", "разумеется")

бесспорно (в значении "несомненно", "разумеется")

более того, больше того

вернее (в значении "вернее говоря")

вероятно, вероятнее всего

видимо

в конце концов (при перечислении и при выражении нетерпения, при усилении, подчеркивании)

в общем (в значении "в общем-то говоря")

во всяком случае

возможно

вообще (в значении "вообще говоря")

во-первых, во-вторых...

в первую очередь (в значении "во-первых")

вплоть (с оборотом)

впрочем

в свою очередь

в случае, если (в начале предложения)

в сущности

в том числе (с оборотом)

в частности (отдельно или с оборотом)

выходит

главное, самое главное

дай бог (в разговорной речи, вне прямой связи с религией)

действительно (в значении "в самом деле")

дескать

допустим

ей-богу

естественно (в значении "конечно", "разумеется")

за исключением (с оборотом)

знаете

значит (в значении "следовательно")

итак

кажется, казалось бы

как всегда

как говорится

как правило

как следствие

к несчастью

конечно (кроме "конечно да", "конечно нет", "конечно правда", "конечно же так")

к примеру

кроме (с оборотом в значении исключения)

кроме как (с оборотом)

кроме того, кроме этого, кроме всего прочего, кроме шуток

к слову

к сожалению

кстати

к счастью

между прочим

может, может быть

можно сказать

мол

наверное

наконец (при перечислении)

на мой взгляд

наоборот

наподобие

например

напротив

не дай бог (в разговорной речи, вне прямой связи с религией)

несмотря на

несомненно (не обособляется при утверждении)

ну (кроме "ну что", "ну а", "ну и", "ну нет", "ну да")

однако (в середине и в конце предложения, но не в значении "но")

одним словом

оказывается

очевидно

по-видимому

по данным Росстата

по данным за 2011 год

подчеркиваю

пожалуй

пожалуйста

по-моему

помимо (с оборотом в значении исключения)

по мнению комитета

по моему мнению

по нашим данным

понятно

по прогнозам

по сути (в значении "по сути говоря")

по сути дела (в значении "по сути дела говоря")

по существу (в значении "по существу говоря")

похоже

правда

предположим

прежде всего (в значении "во-первых")

разумеется

само собой разумеется

с Вашего разрешения

с другой стороны

скажем

скорее (в значении "скорее говоря")

слава богу (в разговорной речи, вне прямой связи с религией)

следовательно

словом

с моей точки зрения

собственно

с одной стороны

соответственно (в значении "следовательно")

со своей стороны

стало быть

так (в начале предложения в значении "например")

таким образом

таких, как...

так сказать

точнее (в значении "точнее говоря")

увы

что ли

что называется

Не рекомендуется обособлять следующие слова и обороты:

авось

благодаря

буквально

ведь

в итоге

в конечном счете

в конце концов (в значении "под конец")

в крайнем случае

в лучшем случае

вместе с тем

вдобавок

в определенном смысле

вопреки

в основном

в особенности

в отличие

в первую очередь (в значении "сначала", "прежде всего")

в принципе

в противном случае

в результате

вроде

в самом деле (в значении "действительно")

в связи с этим

все равно

в соответствии

в том числе

в целом

главным образом

действительно (при утверждении)

значит (в значении "означает")

именно

исключительно

как максимум, как минимум (в количественном значении)

как таковой

к тому же

между тем

наверняка

наконец (в значении "в результате", "наконец-то")

на первый взгляд

наряду

на самом деле

небось

опять-таки

особенно

отнюдь

по идее

по крайней мере (в количественном значении обособляется: "Этот вопрос обсуждался дважды, по крайней мере")

по меньшей мере

практически

приблизительно

при всем том

примерно

притом

причем

просто

словно

согласно

так называемый

тем не менее

то есть

фактически

хотя бы

якобы

Некоторые слова и словосочетания из перечисленных могут обособляться, но только в составе оборота.

Информация об изменениях:

Инструкция дополнена приложением 6.1 с 8 мая 2018 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 3 мая 2018 г. N 192-р

Приложение N 6.1
к пункту 4.1.5

Образец

                            МАТЕРИАЛЫ

к совещанию с участием Губернатора, Председателя Правительства края

                             по теме:

____________________________________________________________________

                         (тема совещания)

____________________________________________________________________

                        Дата проведения: ___________________________

                                          (указать дату проведения)

                        Время проведения: __________________________

                                          (указать время проведения)

                        Место проведения: __________________________

                                (указать место проведения и адрес)

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 июля 2015 г. N 339-р в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 7
к подпункту 8.2.7

Перечень
корреспонденции и документов, не подлежащих регистрации в отделе делопроизводства и архива управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края

С изменениями и дополнениями от:

20 июля 2015 г., 26 апреля 2016 г.

1. Письма, присланные для сведения.

2. Приглашения на семинары и информация об их участниках, учебные планы, программы.

3. Рекламные извещения, плакаты, программы конференций, совещаний.

4. Печатные издания (без сопроводительного письма).

5. Поздравительные телеграммы, письма, приглашения, благодарственные письма.

6. Предложения об оформлении подписки на периодические издания.

7. Протоколы, акты, формы статистической отчетности и другие документы, поступившие без сопроводительных писем.

8. Заявки на предоставление транспорта, помещений, сувенирной продукции для проведения мероприятий, оформление пропусков.

9. Заявки на материально-техническое и хозяйственное обеспечение.

10. Предложения в план основных мероприятий Правительства края, календарные планы.

11. Телефонограммы.

12. Документы, поступившие без подписи.

13. Проекты правовых актов Губернатора края, Правительства края, направляемые на согласование.

14. Заявления о направлении в служебную командировку.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 апреля 2016 г. N 199-р в пункт 15 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

15. Документы, относящиеся к переписке внутри структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, а также внутри органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 июля 2015 г. N 339-р настоящее приложение дополнено пунктом 16

16. Должностные регламенты, направляемые на согласование.

Информация об изменениях:

Инструкция дополнена приложением 7.1 с 8 мая 2018 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 3 мая 2018 г. N 192-р

Приложение N 7.1
к подпункту 8.2.10

Форма

ЖУРНАЛ
учета документов, телефонных звонков, принятых специалистами сектора ответственных дежурных управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края

Дата, время поступления документа, телефонного звонка	Фамилия, инициалы ответственного дежурного, принявшего документ, телефонный звонок	Вид документа	Способ поступления документа (телефон, факс, электронная почта)	Корреспондент (откуда поступил документ, телефонный звонок)	Содержание документа, телефонного звонка	Меры, принятые ответственным дежурным
1	2	3	4	5	6	7
							"

Информация об изменениях:

Приложение 8 изменено с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

Приложение N 8
к пункту 9.2
(с изменениями от 30 декабря 2020 г.)

Форма

                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                Губернатор

                                             Хабаровского края

                                             инициалы, фамилия

                                         "___" ____________ 20___ г.

                                                N ________

ПОРУЧЕНИЕ
Губернатора Хабаровского края,
данное по итогам ___________________________________________________
(указываются мероприятие с участием Губернатора края, по итогам
__________________________________________________________________
проведения которого подготовлено поручение Губернатора края, дата мероприятия)

Кому дано поручение, текст поручения.

Срок - ...

Ответственный исполнитель - фамилия, инициалы, должность.

Информация об изменениях:

Приложение 9 изменено с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

Приложение N 9
к пункту 9.2
(с изменениями от 30 декабря 2020 г.)

Форма

                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                Губернатор

                                             Хабаровского края

                                             инициалы, фамилия

                                         "___" ____________ 20___ г.

                                                N ________

ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ
Губернатора Хабаровского края,
данных по итогам __________________________________________________
(указываются мероприятие с участием Губернатора края, по итогам
__________________________________________________________________
проведения которого подготовлен перечень поручений Губернатора края, дата мероприятия)

1. Кому дано поручение, текст поручения.

Срок - ...

Ответственный исполнитель - фамилия, инициалы, должность.

2. Кому дано поручение, текст поручения.

Срок - ...

Ответственный исполнитель - фамилия, инициалы, должность.

3. Кому дано поручение, текст поручения.

Срок - ...

Ответственный исполнитель - фамилия, инициалы, должность.

Информация об изменениях:

Приложение 10 изменено с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

Приложение N 10
к подпунктам 11.1.3, 11.1.13
(с изменениями от 26 апреля, 15 августа 2016 г.,
3 мая 2018 г., 30 декабря 2020 г.)

Форма номенклатуры дел структурного подразделения

Правительство Хабаровского края Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ "___" ___________ 20__ г. N ____ г. Хабаровск на _________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов (частей)	Срок хранения и номер статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Наименование раздела

Наименование должности руководителя структурного подразделения
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

   (дата)

Наименование должности специалиста структурного подразделения, ответственного за делопроизводство
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в структурном подразделении аппарата Губернатора и Правительства края, органе исполнительной власти края, находящемся на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края.

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование должности руководителя структурного подразделения
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

  (дата)

Итоговые сведения переданы в управление по организации работы с документами аппарата Губернатора и Правительства края.

Наименование должности передавшего сведения
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

  (дата)

Информация об изменениях:

Приложение 11 изменено с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

Приложение N 11
к подпунктам 11.1.3
(с изменениями от 20 июля 2015 г.
от 26 апреля, 15 августа 2016 г.
3 мая 2018 г., 30 декабря 2020 г.)

Форма сводной номенклатуры дел

Правительство Хабаровского края НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ "___" ___________ 20__ г. N ____ г. Хабаровск на _________ год				УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель Председателя Правительства края - руководитель аппарата Губернатора и Правительства края (подпись) (инициалы, фамилия) ___________ (дата)
Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел			Срок хранения и номер статьи по перечню	Примечание
1	2	3			4	5
Наименование раздела

Начальник управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

  (дата)

Начальник отдела делопроизводства и архива управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК аппарата Губернатора и Правительства края от "___" _________ 20__ г. N ___		Протокол ЭПМК комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства края* от "___" _________ 20__ г. N ___

___________

*Согласование экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства края не реже одного раза в пять лет.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в аппарате Губернатора и Правительства края, органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края.

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Начальник отдела делопроизводства и архива управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

____________

   (дата)

Итоговые сведения переданы в архив аппарата Губернатора и Правительства края.

Наименование должности передавшего сведения
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

____________

   (дата)

Информация об изменениях:

Приложение 12 изменено с 8 мая 2018 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 3 мая 2018 г. N 192-р

См. предыдущую редакцию

Приложение N 12
к подпункту 11.2.5
(с изменениями от 3 мая 2018 г.)

Форма листа - заверителя дела

ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________

В деле подшито и пронумеровано		листов
	(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ______________________________________

пропущенные номера листов ___________________________________

+ листов внутренней описи ____________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица, составившего лист - заверитель дела
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

(дата)

Информация об изменениях:

Приложение 13 изменено с 8 мая 2018 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 3 мая 2018 г. N 192-р

См. предыдущую редакцию

Приложение N 13
к подпункту 11.2.5
(С изменениями от 15 августа 2016 г.
3 мая 2018 г.)

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _________________

N п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого			документов.
	(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи				.
		(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

(дата)

Информация об изменениях:

Приложение 14 изменено с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

Приложение N 14
к подпункту 11.2.6
(с изменениями от 30 декабря 2020 г.)

Образец оформления обложки дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

___________________________________________________ (наименование архива) ___________________________________________________ ___________________________________________________

Ф. N ______ Оп. N ______ Д. N ______

Правительство Хабаровского края

Управление по организации работы с документами Губернатора и Правительства края

Отдел делопроизводства и архива

(наименование учреждения и структурного подразделения)

ДЕЛО N 12.3.7 ТОМ N ___

Поручения, данные на аппаратных совещаниях при Губернаторе края,

в ходе рабочих поездок Губернатора края,

и документы об их исполнении

(заголовок дела)

11 января 2020 г. - 27 декабря 2020 г.

(крайние даты)

На 115 листах

Хранить постоянно

Ф. N ______ Оп. N ______ Д. N ______

Формат дела С4 (230 х 320 мм)

Информация об изменениях:

Инструкция дополнена приложением 14.1 с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Приложение N 14.1
к пунктам 11.3.1.1, 12.1.5

Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов

Наименование структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края АКТ _______________ N ______________		УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края (подпись) (инициалы, фамилия) ____________ (дата)
проверки наличия и состояния архивных документов

Фонд N _________________

Название фонда _____________________________________________________

Номера описей ______________________________________________________

Проверка проводилась с ______________________ по ___________________

Проверкой установлено:

1. Числится по описям дел __________________________________ ед. хр.

                                   (количество)

2. Выявлены технические ошибки:

2.1. Имеются литерные номера:

    а) не учтенные в итоговой записи _______________________ ед. хр.

                                        (количество)

    б) не перечисленные, но учтенные в итоговой записи _____ ед. хр.

                                                   (количество)

2.2. Пропущено номеров:

    а) не учтенных в итоговой записи _______________________ ед. хр.

                                           (количество)

    б) не перечисленных, но учтенных в итоговой записи _____ ед. хр.

                                                   (количество)

2.3. Другие, в результате чего объем

    увеличился на __________________________________________ ед. хр.

                              (количество)

    уменьшился на __________________________________________ ед. хр.

                              (количество)

3. Числится по описям  в результате  устранения  технических  ошибок

_____________________________ ед. хр.

      (количество)

4. Не оказалось в наличии __________________________________ ед. хр.

                                     (количество)

5. Имеется в наличии по данному фонду (включенных в описи) _________

______________________________ ед. хр.

        (количество)

    из них требующих:

    а) дезинфекции _________________________________________ ед. хр.

                              (количество)

    б) дезинсекции _________________________________________ ед. хр.

                              (количество)

    в) реставрации _________________________________________ ед. хр.

                              (количество)

    г) переплета или подшивки ______________________________ ед. хр.

                                       (количество)

    д) восстановления затухающих текстов ___________________ ед. хр.

                                            (количество)

    е) неисправимо поврежденных ____________________________ ед. хр.

                                          (количество)

6. Имеется не включенных в описи ___________________________ ед. хр.

                                          (количество)

7. Итого по данному  фонду  (включенных  и не  включенных в  описи),

имеющихся в наличии _______________________________________ ед. хр.

                               (количество)

Проверку производили:

Наименования должностей работников
	(подписи)		(инициалы, фамилии)

Формат А4 (210 х 297 мм)

Информация об изменениях:

Приложение 15 изменено с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

Приложение N 15
к подпункту 11.4
(с изменениями от 20 июля 2015 г.,
от 26 апреля, 15 августа 2016 г.,
3 мая 2018 г., 30 декабря 2020 г.)

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Правительство Хабаровского края Фонд N ОПИСЬ N дел по личному составу за _________ год					УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель Председателя Правительства края - руководитель аппарата Губернатора и Правительства края (подпись) (инициалы, фамилия) ___________ (дата)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты			Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4			5	6	7

В данный раздел описи внесено ______________________________ дел

                                    (цифрами и прописью)

с N _____________________ по N ______________________, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________.

Наименование должности лица, составившего опись дел
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

  (дата)

Начальник кадровой службы
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

  (дата)

Наименование должности лица, ответственного за архив
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

   (дата)

СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК аппарата Губернатора и Правительства края		Протокол ЭПМК комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства края
от "___" _________ 20__ г. N ____		от "___" _________ 20__ г. N ____

Информация об изменениях:

Приложение 16 изменено с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

Приложение N 16
к подпункту 12.10
(с изменениями от 20 июля 2015 г.,
3 мая 2018 г., 30 декабря 2020 г.)

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Правительство Хабаровского края Фонд N ОПИСЬ N дел постоянного хранения за _________ год				УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель Председателя Правительства края - руководитель аппарата Губернатора и Правительства края (подпись) (инициалы, фамилия) ___________ (дата)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела			Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3			4	5	6
Название раздела

    В данный раздел описи внесено ______________________________ дел

                                       (цифрами и прописью)

с N _______________________ по N _____________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________.

Наименование должности лица, составившего опись дел
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

  (дата)

Наименование должности лица, ответственного за архив
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

  (дата)

СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК аппарата Губернатора и Правительства края		Протокол ЭПМК комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства края
от "___" _________ 20__ г. N ____		от "___" _________ 20__ г. N ____

Информация об изменениях:

Инструкция дополнена приложением 16.1 с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Приложение N 16.1
к пунктам 12.10, 12.12

Форма годового раздела сводной описи электронных дел, документов постоянного хранения

Правительство Хабаровского края Фонд N ОПИСЬ N электронных дел, документов постоянного хранения за _________ год		УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель Председателя Правительства края - руководитель аппарата Губернатора и Правительства края
		_________ __________________ (подпись) (инициалы, фамилия) ___________ (дата)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено __________________________________ дел

                                      (цифрами и прописью)

с N _____________________________ по N ____________________________,

объемом ________________________________________________________ Мб.

Наименование должности лица, составившего опись дел
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

  (дата)

Наименование должности лица, ответственного за архив
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

  (дата)

СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК аппарата Губернатора и Правительства края		Протокол ЭПМК комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства края
от "___" _________ 20__ г. N __		от "___" _________ 20__ г. N ____

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N ______

электронных дел, документов постоянного

хранения за ____ год

Реестр документов (контейнеров электронных документов)  электронного

дела:*

N ед. хр. по описи ________________ Индекс дела ____________________

Заголовок дела _____________________________________________________

____________________________________________________________________

Дата документа	Рег. N документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности составителя описи
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

  (дата)

___________

*Составляется на каждое электронное дело.

Информация об изменениях:

Приложение 17 изменено с 8 мая 2018 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 3 мая 2018 г. N 192-р

См. предыдущую редакцию

Приложение N 17
к подпункту 12.11
(С изменениями от 15 августа 2016 г.,
3 мая 2018 г.)

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения структурного подразделения

____________________________________________________________________

                     (наименование учреждения)

____________________________________________________________________

             (наименование структурного подразделения)

	УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения
	(подпись)		(инициалы, фамилия)
	_______________       (дата)

ОПИСЬ N ______

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Срок хранения*(1)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Наименование раздела

    В данную опись внесено _________________________ единиц хранения

                              (цифрами и прописью)

с N ____________________ по N ________________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________.

Наименование должности составителя описи
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

___________

   (дата)

СОГЛАСОВАНО Начальник управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края
(подпись)		(инициалы, фамилия)
_______________            (дата)

Передал ____________________________________________ единиц хранения

                     (цифрами и прописью)

и __________________________________________________ регистрационно-

                 (цифрами и прописью)

контрольных картотек к документам*(2).

Наименование должности сотрудника структурного подразделения
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

___________

   (дата)

Принял _____________________________________________ единиц хранения

                    (цифрами и прописью)

и __________________________________________________ регистрационно-

              (цифрами и прописью)

контрольных картотек к документам.

Заведующий сектором контрольно-аналитической работы и архива
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

___________

   (дата)

Информация об изменениях:

Инструкция дополнена приложением 17.1 с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Приложение N 17.1
к пункту 12.11

 Форма описи электронных дел, документов структурного подразделения

____________________________________________________________________

                     (наименование организации)

____________________________________________________________________

              (наименование структурного подразделения)

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения _________ ___________________ (подпись) (инициалы, фамилия) ___________ (дата)

ОПИСЬ N
электронных дел, документов

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено __________________________________ дел

                                      (цифрами и прописью)

с N _____________________________ по N ____________________________,

объемом ________________________________________________________ Мб.

Наименование должности лица, составившего опись дел
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

  (дата)

СОГЛАСОВАНО Начальник управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края

_________ ___________________ (подпись) (инициалы, фамилия)

__________

  (дата)

Передал ________________________________________________________ дел

                        (цифрами и прописью)

и _______________________________________ регистрационно-контрольных

         (цифрами и прописью)

картотек к документам объемом __________________________________ Мб.

Наименование должности сотрудника структурного подразделения
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

  (дата)

Принял _________________________________________________________ дел

                          (цифрами и прописью)

и _______________________________________ регистрационно-контрольных

          (цифрами и прописью)

картотек к документам объемом __________________________________ Мб.

Наименование должности специалиста отдела делопроизводства и архива
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

  (дата)

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N _________

электронных дел, документов

________________________

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела:*

N ед. хр. по описи __________________ Индекс дела ____________________

Заголовок дела _____________________________________________________

Дата документа	Рег. N документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности составителя описи
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

  (дата)

___________

*Составляется на каждое электронное дело.

Информация об изменениях:

Приложение 18 изменено с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

См. предыдущую редакцию

Приложение N 18
к подпункту 12.14
(с изменениями от 20 июля 2015 г.,
15 августа 2016 г., 3 мая 2018 г.,
30 декабря 2020 г.)

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Правительство Хабаровского края АКТ "____" ___________ 20__ г. N _____ г. Хабаровск о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению		УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель Председателя Правительства края - руководитель аппарата Губернатора и Правительства края
		(подпись)			(инициалы, фамилия)
		(дата)

    На основании ___________________________________________________

                   (название и выходные данные перечня документов

____________________________________________________________________

               с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N _________________

                                                    (название фонда)

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи	Номер ед.хр. по описи	Количество ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

    Итого __________________________ ед. хр. за ______________ годы.

             (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены ЭПМК комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства края (протокол от "____" __________ 20__ г. N _______), а по личному составу согласованы ЭПМК комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства края (протокол от "____" __________ 20__ г. N _______).

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

  (дата)

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК аппарата Губернатора и Правительства края от____________ N __________

Документы в количестве _____________________________________ ед. хр.

- на бумажном носителе весом _____________ кг сданы на уничтожение;

- на электронном носителе сданы на уничтожение _____________________

                                               (способ уничтожения)

Наименование должности работника, сдавшего документы
		(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

  (дата)

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника отдела делопроизводства и архива, внесшего изменения в учетные документы
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

  (дата)

Информация об изменениях:

Приложение 19 изменено с 8 мая 2018 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 3 мая 2018 г. N 192-р

См. предыдущую редакцию

Приложение N 19
к подпункту 12.14

(С изменениями от 15 августа 2016 г.,

3 мая 2018 г.)

Форма акта структурного подразделения о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

ПРАВИТЕЛЬСТВО ХАБАРОВСКОГО КРАЯ Наименование структурного подразделения АКТ "___" _________ 20___ г. N ____ г. Хабаровск О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению	УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края
	(подпись)		(инициалы, фамилия)
	_______________       (дата)

    На основании ___________________________________________________

                   (название и выходные данные перечня документов

____________________________________________________________________

                 с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы в дело с временным сроком

хранения согласно номенклатуре дел (год).

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи	Индекс по номенклатуре дел	Количество ед. хр.*(1)	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

    Итого __________________________ ед. хр. за ______________ годы.

            (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены, а по

личному составу согласованы с научным экспертно-методическим советом

____________________________________________________________________

              (наименование архивного учреждения)

(протокол от ______________________ N ____________________).

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

____________

   (дата)

Документы*(2) в количестве _________________________________ ед. хр.:

- на бумажном носителе весом ______________ кг сданы на уничтожение;

- на электронном носителе сданы на уничтожение _____________________

                                                (способ уничтожения)

____________________________________________________________________

Наименование должности работника структурного подразделения, сдавшего документы
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

____________

   (дата)

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника сектора контрольно-аналитической работы и архива, внесшего изменения в учетные документы
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

____________

   (дата)".

___________

*(1) Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

*(2) Передаются вместе с делами в отдел делопроизводства и архива.

Информация об изменениях:

Инструкция дополнена приложением 19.1 с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Приложение N 19.1
к пункту 12.1.12

Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, передающего документы (подпись) (инициалы, фамилия) ____________ Печать (дата)		УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, принимающего документы (подпись) (инициалы, фамилия) ____________ Печать (дата)
АКТ _______________ N ______________
приема-передачи документов

____________________________________________________________________

                   (основание передачи)

______________________________________________________________ сдал,

       (наименование органа, передающего документы)

____________________________________________________________________

          (наименование органа, принимающего документы)

принял документы:

N п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описей	Количество ед. хр.	Примечание
1	2	3	4	5

и _________________ документов текущего делопроизводства, включенных

в прилагаемый(ые) перечень (перечни).

Итого принято ______________________________________________ ед. хр.

                           (цифрами и прописью)

Передачу произвели:		Прием произвели:
Наименование должности		Наименование должности
_________ _________________ (подпись) (инициалы, фамилия)		_________ _________________ (подпись) (инициалы, фамилия)

__________                         __________

  (дата)                             (дата)

Фонду присвоен номер ______________________________________________

Изменения в учетные документы внесены.

Содержание акта подтверждаем (члены комиссии):

Наименования должностей
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

  (дата)

Информация об изменениях:

Инструкция дополнена приложением 19.2 с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Приложение N 19.2
к пункту 12.1.7

Форма перечня дел (документов) текущего делопроизводства

Наименование структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата Губернатора Правительства края

ПЕРЕЧЕНЬ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ)
текущего делопроизводства

Индекс дела, N	Заголовок дела	Количество томов (частей)	Годы	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный перечень внесено ________________________ дел (документов),

                            (цифрами и прописью)

с N ____________________________ по N _____________________________.

Наименование должности руководителя структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

  (дата)

Приложение N 20
к подпункту 14.3.6

Форма

ЖУРНАЛ
учета копировально-множительных работ в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края

Утратило силу с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

Информация об изменениях:

Инструкция дополнена приложением 21 с 12 января 2021 г. - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-Р

Приложение N 21
к пункту 12.1.9

Форма акта об утрате документов

Наименование структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края АКТ _______________ N ______________
об утрате документов

В результате _________________________________ установлено отсутствие перечисленных ниже дел, предпринятые меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

N п/п	Опись N	Ед. хр. N	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Количество листов (объем, Мб)	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6	7

Итого ______________________________________________________ ед. хр.

                       (цифрами и прописью)

Содержание утраченных  документов  может  быть  частично  восполнено

следующими ед. хр.: ________________________________________________

                       (номера ед. хр. и их групповые заголовки)

Наименование должности руководителя структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

  (дата)

Изменения в учетные документы архива внесены.

Наименование должности лица, ответственного за архив
	(подпись)		(инициалы, фамилия)

__________

  (дата)