Энциклопедия решений. Хранение кассовых чеков (октябрь 2024)

Хранение кассовых чеков Смотрите в данном материале: - сроки хранения полученных кассовых чеков; - сроки хранения выданных кассовых чеков; - порядок хранения чеков Сроки хранения полученных кассовых чеков Кассовый чек - первичный учетный документ, подтверждающий факт расчета и соответствующий требованиям законодательства о применении ККТ (ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ). Бухгалтерское законодательство предписывает хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (далее - Закон N 402-ФЗ), письмо Минфина России от 16.05.2017 N 03-02-07/1/29579). Для кассовых чеков такой срок установлен на уровне 5 лет. Исключение составляют случаи возникновения споров и разногласий. При их наличии срок хранения кассовых чеков продлевается до принятия решения по спору (ст. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее - Перечня), утв. приказом Росархива от 20.12.2019 N 236). Течение срока начинается с первого января года, следующего за годом формирования (печати) чека (п. 4.1 Инструкции по применению Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 (далее - Инструкция по применению Перечня). Пример Так, например, срок хранения кассового чека, напечатанного 24.08.2022, исчисляется с 01.01.2023 и истекает 31.12.2027. При этом если в 2025 году возникнет спор с налоговыми органами по расходам, подтвержденным указанным кассовым чеком, чек подлежит хранения до разрешения спора, но не ранее 31.12.2027. При необходимости организация вправе установить более продолжительный срок хранения кассовых чеков (п. 4.11 Инструкции по применению Перечня). Налоговое законодательство обязывает налогоплательщиков обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и ИП), а также уплату (удержание) налогов в течение 5 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Течение срока начинается после налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для: - составления налоговой отчетности; - начисления и уплаты налога; - подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письма Минфина России от 19.07.2017 N 03-07-11/45829, от 30.03.2012 N 03-11-11/104, ч. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ). Пример Так, например, срок хранения кассового чека, подтверждающего размер убытка, переносимого налогоплательщиком на будущее, начинает течь после налогового периода, в котором убыток последний раз уменьшал налоговую базу (п. 10 ст. 214.5, п. 4 ст. 283 НК РФ). Если налогоплательщик уменьшал налоговую базу на убыток 2021 года в 2022 и 2023 годах, то чек, подтверждающий размер убытка, подлежит хранению до конца 2028 года. Таким образом, сроки хранения полученных кассовых чеков для целей бухгалтерского учета и налогообложения не отличаются от сроков хранения иных первичных документов. Сроки хранения выданных кассовых чеков При осуществлении расчета продавец обязан выдать или направить в электронной форме кассовый чек покупателю (п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ). У продавца выдаваемый кассовый чек записывается и хранится в фискальном накопителе (ст. 1.1, 1.2, 4.3 Закона N 54-ФЗ). В свою очередь фискальный накопитель подлежит сохранности в течение 5 лет с даты окончания его использования в составе ККТ (абзац 6 п. 2 ст. 5 Федерального закона N 54-ФЗ, письма ФНС России от 15.05.2017 N АС-4-20/9012, от 19.05.2017 N ЕД-4-20/9431). То есть хранению продавцом подлежит не каждый выданный (направленный) кассовый чек, а фискальный накопитель, в котором хранятся все выданные (направленные) чеки. Срок хранения составляет 5 лет с даты окончания его использования. Порядок хранения чеков Хранение кассовых чеков организуется руководителем субъекта (ч. 1 ст. 7 Закона N 402-ФЗ). При этом порядок хранения должен обеспечивать безопасные условия хранения и защиту чеков от изменений (п. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). По общему правилу, первичные документы подлежат хранению в том виде, в котором они изначально составлены (поступили) (п. 24 ФСБУ 27/2021). Так, электронный кассовый чек может храниться в электронном виде без копии, отпечатанной на бумажном носителе (п. 5 письма ФНС России от 20.02.2019 N СД-4-3/2899@, письмо ФНС России от 08.04.2022 N АБ-4-20/4292@). Оцифровка бумажных документов с целью последующего их хранения не допускается (п. 24 ФСБУ 27/2021, письмо Банка России от 20.04.2015 N 18-1-1-7/693). Вместе с тем, так как скан образ кассового чека с хорошо читаемым QR-кодом позволяет найти кассовый чек в мобильном приложении "Проверка чеков ФНС России", то налоговые органы допускают хранение вместо бумажных чеков их скан образов (косвенно см. письмо ФНС России от 08.04.2022 N АБ-4-20/4292@).

Тема Порядок работы с онлайн-ККТ. Требования к кассовой технике См. также Реквизиты чеков ККТ Чеки ККТ на расходные операции Электронный кассовый чек Признание расходов по налогу на прибыль, если кассовый чек оформлен на подотчетное лицо Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли