Вопрос: Каков порядок хранения фискальных документов, предусмотренных Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт"? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2018 г.)

Каков порядок хранения фискальных документов, предусмотренных Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт"?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Фискальные документы формируются онлайн-кассой в электронном виде и направляются оператору фискальных данных, который и должен обеспечить их хранение в течение 5 лет с даты их записи. Печать указанных документов на бумажном носителе для целей хранения самим пользователем (организацией или ИП, которые применяют ККТ при расчетах) не предусмотрена.

Однако на основании отчета о закрытии смены (который по своему предназначению аналогичен Z-отчету) оформляется приходный кассовый ордер при передаче лицом, осуществляющим расчеты с применением ККТ (кассиром-операционистом), денежных средств в кассу организации. В связи с чем организация должна хранить указанный фискальный документ в порядке, установленном организацией или ИП самостоятельно.

Хранение прочих фискальных документов в бумажном виде самой организацией или ИП в настоящее время не предусмотрено.

Обоснование вывода:

Порядок применения контрольно-кассовой техники и порядок ведения кассовых операций в настоящее время регулируются:

- Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ);

- Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).

При этом:

- Законом N 54-ФЗ определены правила применения контрольно-кассовой техники (далее - ККТ или онлайн-касс) при осуществлении расчетов в Российской Федерации в целях обеспечения интересов граждан и организаций, защиты прав потребителей, а также обеспечения установленного порядка осуществления расчетов, полноты учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей, в том числе в целях налогообложения и обеспечения установленного порядка оборота товаров (п. 2 ст. 1 Закона N 54-ФЗ);

- Указанием N 3210-У установлен порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами (п. 1 Указания N 3210-У).

Обязанности пользователей (организаций или индивидуальных предпринимателей, применяющих ККТ при осуществлении расчетов) и правила применения ККТ установлены статьями 1.2 и 5 Закона N 54-ФЗ. В частности, в обязанности пользователя входят в том числе обеспечение передачи в момент расчета всех фискальных данных в виде фискальных документов, сформированных с применением ККТ, в налоговые органы (п. 6 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ).

При использовании онлайн-касс оформляются фискальные документы, приведенные в п. 4 ст. 4.1 Закона N 54-ФЗ, в частности:

- отчет об открытии смены;

- кассовый чек (бланк строгой отчетности);

- кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции);

- отчет о закрытии смены;

- отчет о текущем состоянии расчетов.

В соответствии с новым порядком, установленным п. 3 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ, указанные документы формируются в электронном виде и направляются оператору фискальных данных. Печать указанных документов на бумажном носителе для целей хранения пользователем не предусмотрена.

Хранение фискальных данных обеспечивает оператор фискальных данных (в течение 5 лет с даты их записи) (в силу п. 5 ст. 4.5 Закона N 54-ФЗ).

При этом пользователи не обязаны заполнять формы первичной документации по ККТ, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций" (письма Минфина России от 04.04.2017 N 03-01-15/19821, от 16.09.2016 N 03-01-15/54413). Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденные письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104 (далее - Типовые правила), также не подлежат обязательному применению (письмо Минфина России от 01.06.2017 N 03-01-15/34152).

В письме ФНС России от 03.04.2017 N ЕД-4-20/6181@ специально подчеркнуто такое преимущество перехода на новый порядок применения ККТ, как отказ от обязательного ведения форм первичной учетной документации (формы КМ).

Соответственно, пользователи онлайн-касс не обязаны заполнять утвержденные ранее формы первичной документации по контрольно-кассовой технике, в частности журнал кассира-операциониста, справку-отчет кассира-операциониста, сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации.

При этом онлайн-кассы обеспечивают формирование отчета об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов - отчет о закрытии смены. При этом исходя из того, что кассовый чек (бланк строгой отчетности) не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены, отчет о закрытии смены формируется не позднее чем через 24 часа после открытия смены (п. 2 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ). Указанные фискальные документы формируются в электронном виде и передаются автоматически в технические средства оператора фискальных данных (далее - ОФД), и при положительных результатах проверки ими достоверности технические средства ОФД формируют подтверждение, защищают его фискальным признаком подтверждения и немедленно направляют его в контрольно-кассовую технику (п. 3 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ).

Отметим, что контрольно-кассовая техника должна обеспечивать возможность печати фискальных документов, в том числе указанных отчетов (п. 1 ст. 4 Закона N 54-ФЗ).

При этом в силу п. 6 приказа ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@, которым утверждены дополнительные реквизиты фискальных документов и форматы фискальных документов, обязательные к использованию, Отчет о закрытии смены должен содержать итоговые суммы расчетов, указанных в кассовых чеках (бланках строгой отчетности) и кассовых чеках коррекции (бланках строгой отчетности коррекции), зафиксированные в счетчиках итогов смены.

Фактически Отчет о закрытии смены заменяет Z-отчет, который раньше составлялся по итогам рабочей смены контрольно-кассовой техники, в соответствии с пп. 6.1 Типовых правил.

Таким образом, при осуществлении расчета с использованием онлайн-касс организации не обязаны применять формы, указанные в постановлении Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".

Обязательным является формирование фискальных документов, в частности отчетов об открытии и закрытии смены. При этом Закон N 54-ФЗ не устанавливает обязанности печати данных отчетов на бумажных носителях. Однако организации могут распечатывать их для целей учета выручки (в частности, при сдаче выручки, полученной за смену, кассиром-операционистом оформляется приходный кассовый ордер на основании отчета о закрытии смены в силу абзаца 2 п. 4.1 Указаний N 3210-У). В таком случае распечатанные фискальные документы, используемые для учета выручки, должны храниться вместе с прочими первичными документами в порядке, установленном организацией (или ИП) самостоятельно. Подробнее смотрите в материале: Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Учет получения наличной денежной выручки через ККТ;

- Энциклопедия решений. Учет выручки ККТ при передаче в кассу организации.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Ткач Ольга

Ответ прошел контроль качества

3 августа 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.