Отчетность по закупкам (Т. Шадрина, журнал "Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2017 г.)

Отчетность по закупкам

Т. Шадрина,

эксперт журнала

"Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2017 г., с. 51-60.

Спортивные организации закупают товары, работы и услуги, руководствуясь двумя федеральными законами - от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон N 44-ФЗ) и от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" (далее - Закон N 223-ФЗ). Оба этих закона предусматривают составление заказчиками определенных отчетов. Каких? В каких случаях необходимо составление отчетов, по каким формам, в какие сроки? Нужно ли их размещать в единой информационной системе (ЕИС)? Ответы на вопросы - в статье.

Отчетность по Закону N 44-ФЗ

Первым делом скажем, что спортивные организации, работающие по Закону N 44-ФЗ, отчитываются в случаях:

проведения закупок у субъектов малого предпринимательства, социально ориентированных некоммерческих организаций (СМП и СОНО);

обоснования необходимости закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя);

по итогам исполнения контракта или отдельного его этапа.

Подготовкой отчетов занимаются уполномоченные работники контрактной службы или контрактные управляющие заказчика. Рассмотрим подробнее каждый из случаев.

Отчет о закупках у СМП И СОНО

По итогам года спортивная организация обязана составить отчет об объеме закупок у СМП и СОНО и до 1 апреля, следующего за отчетным годом, разместить его в ЕИС. Таковы требования ч. 4 ст. 30 Закона N 44-ФЗ.

Порядок подготовки отчета об объеме закупок у СМП и СОНО, а также форма такого отчета утверждены Постановлением Правительства РФ от 17.03.2015 N 238.

Отчет по итогам отчетного года в форме электронного документа подписывается электронной подписью уполномоченного должностного лица заказчика и размещается в ЕИС. В такой отчет заказчик включает информацию о заключенных контрактах с СМП и СОНО, о несостоявшемся определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) с участием данных организаций, а также о закупках, в которых СМП и СОНО привлечены в качестве субподрядчика или соисполнителя.

Датой составления отчета является дата размещения отчета в ЕИС.

Напомним, что по правилам ст. 30 Закона N 44-ФЗ заказчики обязаны осуществлять закупки у СМП И СОНО в объеме не менее чем 15% совокупного годового объема закупок путем:

- проведения открытых конкурсов, конкурсов с ограниченным участием, двухэтапных конкурсов, электронных аукционов, запросов котировок, запросов предложений, в которых участниками закупок являются только субъекты малого предпринимательства, социально ориентированные некоммерческие организации. При этом начальная (максимальная) цена контракта не должна превышать 20 млн. руб.;

- осуществления закупки по общим правилам, но с обязательным условием о привлечении в качестве субподрядчиков или соисполнителей СМП и СОНО.

От редакции. Подробно о закупках у СМП и СОНО мы рассказывали в N 10, 2017.

Обратим внимание на один нюанс. Может получиться так, что спортивное учреждение при расчете объема закупок у СМП и СОНО выяснит, что оно может не осуществлять закупки у данных организаций (такое возможно, если СГОЗ учреждения небольшой и все закупки осуществляются в соответствии со ст. 93 Закона N 44-ФЗ у единственного поставщика). Однако составить и разместить отчет об объеме закупок у СМП и СОНО необходимо. На это обращало внимание Минэкономразвития в письмах от 29.07.2016 N ОГ-Д28-9405, от 06.05.2016 N ОГ-Д28-6288, указывая, что в таком случае в отчете значение показателей будет равно нулю.

Отчет при закупках у единственного поставщика

Согласно ч. 3 ст. 93 Закона N 44-ФЗ по общему правилу при осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) для заключения контракта заказчик обязан обосновать в документально оформленном отчете:

- невозможность или нецелесообразность использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя);

- цену контракта и иные существенные условия контракта.

Требований к форме такого отчета не установлено, поэтому он составляется в произвольной форме с указанием:

цели закупки товара, работы, услуги;

описания объекта закупки;

цены контракта;

условий контракта и преимущества поставщика;

причин, по которым невозможно провести конкурентную закупку;

вывода о том, что нужно заключить контракт с конкретным единственным поставщиком.

К отчету можно приложить расчет, который подтвердит, что конкурентная закупка не сэкономит деньги заказчика.

Отчет размещается в соответствующем разделе ЕИС. Некоторые заказчики, правда, не размещают его в ЕИС, ссылаясь на отсутствие прямого указания на это в Законе N 44-ФЗ. Однако, поскольку функционалом ЕИС предусмотрен отдельный раздел для такого отчета и согласно п. 13 ч. 3 ст. 4 Закона N 44-ФЗ ЕИС содержит отчеты заказчиков, предусмотренные названным законом, отчет все-таки необходимо размещать в ЕИС.

Срок составления отчета Законом N 44-ФЗ не установлен. Но полагаем, что составить и утвердить отчет необходимо до заключения контракта.

К сведению. Частью 3 ст. 93 Закона N 44-ФЗ, установлены случаи, когда готовить отчет о невозможности или нецелесообразности использования иных способов определения поставщика не нужно. Это случаи закупок, предусмотренных п. 1, 2, 4, 5, 7, 8, 15, 16, 19-21, 24-26, 28, 29, 36, 42, 44, 45, 47-47 ч. 1 ст. 93 Закона N 44-ФЗ (закупки на сумму до 100 тыс. или до 400 тыс. руб., заключение контракта на оказание услуг по водоснабжению, водоотведению, теплоснабжению и пр.).

Помимо нецелесообразности использования иного способа закупки, в отчете необходимо обосновать цену и иные существенные условия контракта. А вот какие конкретно условия считать таковыми, Закон N 44-ФЗ не поясняет. По общему правилу существенными являются условия о предмете договора, а также условия, названные в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, и условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение (п. 1 ст. 432 ГК РФ). Значит, конкретный перечень существенных условий, который должен быть отражен и обоснован в отчете, будет определяться в каждом конкретном случае. При этом заказчик должен быть готов аргументировать отсутствие необходимости обосновывать те или иные условия контракта.

Отчет об исполнении контракта

В силу ч. 9 ст. 94 Закона N 44-ФЗ результаты отдельного этапа исполнения контракта, информация о поставленном товаре, выполненной работе или об оказанной услуге отражаются спортивной организацией в отчете, размещаемом в ЕИС. Исключение составляют контракты, заключенные в соответствии с п. 4, 5, 23, 42, 44, 46 или 52 ч. 1 ст. 93 Закона N 44-ФЗ.

Такой отчет должен содержать информацию:

об исполнении контракта (результаты отдельного этапа исполнения контракта, осуществленная поставка товара, выполненная работа или оказанная услуга, в том числе их соответствие плану-графику), о соблюдении промежуточных и окончательных сроков исполнения контракта;

о ненадлежащем исполнении контракта (с указанием допущенных нарушений) или о неисполнении контракта и о санкциях, которые применены в связи с нарушением условий контракта или его неисполнением;

об изменении или о расторжении контракта в ходе его исполнения.

На основании ч. 10 ст. 94 Закона N 44-ФЗ к отчету прилагаются заключение по результатам экспертизы отдельного этапа исполнения контракта, поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги (в случае привлечения заказчиком для проведения экспертизы отдельного этапа исполнения контракта, поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги экспертов, экспертных организаций) и документ о приемке таких результатов.

Более подробно порядок подготовки и размещения в ЕИС отчета регламентирован положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 28.11.2013 N 1093. В частности, согласно данному положению отчет размещается заказчиком в ЕИС в течение семи рабочих дней со дня наступления одного из следующих случаев:

/-------------------------------------------------------------------------\

|                      Отчет размещается в случаях...                    |

\-------------------------------------------------------------------------/

/-----------------------\     /---------------------\  /------------------\

| ...оплаты заказчиком  |     |...оплаты заказчиком |  |  ...расторжения  |

|    обязательств и     |     |   обязательств по   |  |контракта, то есть|

| подписания заказчиком |     |     контракту и     |  |     со дня,      |

|  документа о приемке  |     |подписания документа |  |  определенного   |

|результатов исполнения |     |      о приемке      |  |соглашением сторон|

|  контракта и (или) о  |     |поставленных товаров,|  |  о расторжении   |

|результатах отдельного |     | выполненных работ и |  |  контракта, дня  |

|этапа его исполнения, а|     |оказанных услуг, а в |  |   вступления в   |

|   в случае создания   |     |   случае создания   |  |  законную силу   |

| приемочной комиссии - |     |приемочной комиссии -|  |  решения суда о  |

|   подписания такого   |     |  подписания такого  |  |   расторжении    |

|документа всеми членами|     |   документа всеми   |  |контракта или дня |

| приемочной комиссии и |     | членами приемочной  |  |вступления в силу |

|    утверждения его    |     |     комиссии и      |  |     решения      |

|     заказчиком по     |     |   утверждения его   |  |   поставщика,    |

|   отдельному этапу    |     |     заказчиком      |  |  подрядчика или  |

| исполнения контракта  |     |                     |  | исполнителя либо |

|                       |     |                     |  |   заказчика об   |

|                       |     |                     |  |  одностороннем   |

|                       |     |                     |  |    отказе от     |

|                       |     |                     |  |    исполнения    |

|                       |     |                     |  |    контракта     |

\-----------------------/     \---------------------/  \------------------/

Если условиями контракта этапы не предусмотрены, но поставка товара и его приемка, а также оплата производятся регулярно (например, ежемесячно), то в данном случае заказчику необходимо составлять отчет и размещать его в единой информационной системе в сфере закупок (например, ежемесячно). На это обращало внимание Минэкономразвития в Письме от 20.03.2017 N Д28и-1390.

Когда нужно составлять отчет об исполнении контракта (этапа контракта), если условиями контракта этапы его исполнения (в том числе этапность оплаты) не предусмотрены, но приемка и оплата поставленных товаров производятся ежемесячно?

В случае если в соответствии с условиями заключенного контракта осуществляется оказание услуг длящегося характера, а также в случае ежедневной (еженедельной, ежемесячной или иной периодичности) поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг), если условиями контракта этапы его исполнения не предусмотрены, но приемка и оплата производятся в определенные промежутки времени, приемка, оплата и экспертиза части поставленного товара (выполненной работы, оказанной услуги) также являются отдельным этапом исполнения контракта. По результатам такой частичной приемки, оплаты и экспертизы товара (работы, услуги) необходимо составлять и размещать в ЕИС отчет об исполнении отдельного этапа поставки товара, выполнения работы или оказания услуги (Письмо Минэкономразвития РФ от 11.08.2016 N Д28и-2032).

Сроки отдельного этапа исполнения государственного (муниципального) контракта, наименование и цена поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, размер аванса и сроки оплаты обязательств по контракту в отчете указываются согласно условиям контракта, а также документам о приемке.

При формировании отчета о результатах исполнения отдельного этапа исполнения контракта информация заполняется в соответствующих графах отчета нарастающим итогом с начала года, в котором осуществляется исполнение отдельного этапа, на дату исполнения отдельного этапа исполнения контракта.

Отчет об исполнении контракта (отдельного этапа контракта) и документы, прилагаемые к нему (заключение по результатам экспертизы и документ о приемке), размещаются в ЕИС в виде файлов:

- обеспечивающих возможность их сохранения на технических средствах пользователей и допускающих после их сохранения возможность поиска и копирования произвольного фрагмента текста (электронный вид);

- с графическим образом оригинала документа (графический вид).

При этом такие файлы должны быть подписаны электронной подписью уполномоченного должностного лица заказчика.

Датой составления отчета является дата размещения отчета в ЕИС.

Ответственность заказчика

Составление и размещение различных отчетов - важная часть процедуры закупок. Соответственно, за неразмещение или размещение рассмотренных отчетов с нарушением сроков возможна административная ответственность. Чаще всего контролирующие органы привлекают к такой ответственности должностных лиц спортивных учреждений.

Согласно ч. 1.4 ст. 7.30 КоАП РФ нарушение правил размещения отчетов в части срока или формы влечет наложение административного штрафа:

- на должностных лиц - в размере 15 тыс. руб.;

- на юридических лиц - 50 тыс. руб.

Если "забыть" разместить отчет, штраф грозит посерьезнее. Согласно ч. 3 ст. 7.30 КоАП РФ должностные лица спортивного учреждения могут быть оштрафованы на 50 тыс. руб., а само учреждение - на 500 тыс. руб.

Отчетность по Закону N 223-ФЗ

Спортивные учреждения, закупающие товары, работы и услуги по этому закону, составляют несколько видов отчетов.

Общие отчеты

Закон N 223-ФЗ предусматривает обязанность заказчиков отчитываться о проведенных ими закупках. При этом такая отчетность осуществляется в нескольких самостоятельных, друг от друга не зависящих формах.

В соответствии с ч. 19 ст. 4 Закона N 223-ФЗ заказчик не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным, размещает в ЕИС сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам:

закупки товаров, работ, услуг;

закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика);

закупки, сведения о которой составляют государственную тайну или в отношении которой приняты решения Правительства РФ в соответствии с ч. 16 ст. 4 Закона N 223-ФЗ;

закупки у субъектов малого и среднего предпринимательства, с указанием сведений о количестве, об общей стоимости договоров, предусматривающих

закупку конкретными заказчиками, определенными Правительством РФ, инновационной продукции, высокотехнологичной продукции у таких субъектов в годовом объеме.

Форма размещения таких сведений не определена. На практике учреждения составляют таблицу, в которой в соответствующих графах указывают объем закупок в денежном выражении, хотя некоторые учреждения составляют отдельные отчеты по каждому виду закупок, названных в ч. 19 ст. 4 Закона N 223-ФЗ. То есть не важно, в какой форме; главное - разместить названные сведения в ЕИС.

Если спортивная организация не осуществляла какие-либо из необходимых для отчета закупок, например у единственного поставщика, то напротив данной строчки она должна проставить "0" (письма Минэкономразвития РФ от 22.11.2016 N Д28и-3099, от 07.04.2017 N Д28и-1827). Но не размещать отчеты нельзя. Это подтверждает и практика оспаривания решения контролеров о применении мер административной ответственности. Например, отказывая заказчику в признании наложения штрафа за неразмещение отчета о закупках у СМП незаконным, суд указал: то обстоятельство, что заказчик не заключал договоров по результатам закупки у субъектов малого и среднего предпринимательства, само по себе не свидетельствует об отсутствии у него обязанности по размещению таких сведений в соответствии с требованиями ч. 19 ст. 4 Закона N 223-ФЗ (Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 03.12.2015 N 10АП-13162/2015 по делу N А41-52706/15).

Ответственность за нарушение сроков размещения таких отчетов предусмотрена ч. 4 ст. 7.32.3 КоАП РФ. Так, должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 2 тыс. до 5 тыс. руб., а спортивные организации - от 10 тыс. до 30 тыс. руб. (см., например, постановления ФАС РФ от 31.03.2017 по делу N АК-201/17, от 03.02.2017 по делу N АК021-17).

Отчеты о закупках у СМП

Частью 21 ст. 4 Закона N 223-ФЗ установлено, что заказчики должны разместить информацию о годовом объеме закупок у субъектов малого и среднего предпринимательства не позднее 1 февраля года, следующего за прошедшим календарным годом.

Примечание. Форма и требования к содержанию годового отчета о закупке товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц у субъектов малого и среднего предпринимательства утверждены Постановлением Правительства РФ N 1352.

Однако это требование касается не всех заказчиков, работающих по Закону N 223-ФЗ. Такой отчет размещают лишь те заказчики, которые обязаны осуществлять закупки у СМП. Напомним, что согласно Постановлению Правительства РФ от 11.12.2014 N 1352 "Об особенностях участия субъектов малого и среднего предпринимательства в закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" закупки у СМП обязаны осуществлять организации, годовой объем выручки которых от продажи продукции (продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг) по данным годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности за предшествующий календарный год превышает 2 млрд. руб.

Функционал автоматизированных систем отчетности, а также анализ финансово-хозяйственной деятельности организации позволяют сформировать предварительный итог об объеме выручки за прошедший год. Поэтому определить, подпадает спортивное учреждение под действие названного постановления или нет, не составит труда.

Порядок размещения отчетности о заключенных договорах определен Постановлением Правительства РФ от 10.09.2012 N 908 "Об утверждении Положения о размещении в единой информационной системе информации о закупке".

За несоблюдение правил закупок у СМП, а также размещение недостоверной информации о годовом объеме у таких субъектов, включенной в отчет о закупках у СМП, предусмотренный ч. 21 ст. 4 Закона N 223-ФЗ, ч. 8.1 ст. 3 этого закона предусмотрена ответственность. Так, заказчики, не выполнившие требования законодательства в части размещения в ЕИС годового отчета о закупках у СМП, с 1 февраля очередного года признаются не разместившими положение о закупке и до завершения этого года должны осуществлять закупки в соответствии с требованиями Закона N 44-ФЗ.

Отчет о закупке инновационной и высокотехнологичной продукции

Такую информацию размещают лишь заказчики, которые определены Распоряжением Правительства РФ от 21.03.2016N 475-р. Скажем сразу, что спортивных учреждений в нем нет, поэтому останавливаться на этом отчете мы не будем.

В заключение

Спортивная организация, осуществляющая закупки по Закону N 44-ФЗ, должна составлять отчет об объеме закупок у СМП и СОНО (размещается в ЕИС до 1 апреля года, следующего за отчетным), отчет, обосновывающий закупку у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) (формируется до начала закупки в произвольной форме и только при осуществлении закупок по определенным основаниям), отчет об исполнении контракта или исполнения отдельного его этапа (размещается в ЕИС в течение семи рабочих дней с момента оплаты обязательства по контракту и подписания документа о приемке, а также в случае расторжения контракта).

Учреждения, закупающие товары, работы и услуги в соответствии с Законом N 223-ФЗ, несмотря на упрощение закупочных процедур, не освобождены от отчетности. Они должны разместить в ЕИС сведения о количестве и об общей стоимости договоров, перечисленных в ч. 19 ст. 4 Закона N 223-ФЗ, заключенных по результатам различных процедур (не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным), а также отчет о закупках у СМП (размещают лишь спортивные организации с выручкой более 2 млрд. руб. не позднее 1 февраля года, следующего за прошедшим календарным годом).