Комментарий к письму Минфина России от 19 июля 2017 г. N 03-07-11/45829 (Т.Н. Точкина, журнал "Нормативные акты для бухгалтера", N 21, ноябрь 2017 г.)

Комментарий к письму Минфина России от 19 июля 2017 г. N 03-07-11/45829

Т.Н. Точкина,

эксперт "НА"

Журнал "Нормативные акты для бухгалтера", N 21, ноябрь 2017 г., с. 68-69.

Минфин России ответил на вопрос о сроке хранения первичных учетных документов.

Документы налогового учета

Организации и предприниматели-налогоплательщики обязаны в течение четырех лет хранить данные бухгалтерского, налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе подтверждающие (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ):

- получение доходов;

- осуществление расходов;

- уплату (удержание) налогов.

Аналогичный срок хранения документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов, установлен и для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Такой срок хранения информации корреспондирует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ в последний раз использовался для:

- составления налоговой отчетности;

- начисления и уплаты налога;

- подтверждения полученных доходов и произведенных расходов,

а для первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, срок отсчитывают с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (письмо Минфина России от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270).

Электронные документы

Документы, образующиеся в процессе деятельности организации, в том числе первичные, можно хранить не только на бумаге, но и в электронной форме (письмо Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273). Например, общий порядок хранения распространяется на документы электронных систем документооборота между банком и клиентами, в том числе систем "клиент-банк" (письмо Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104).

Документы бухгалтерского учета

Хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую отчетность и аудиторские заключения о ней следует не менее пяти лет после отчетного года. Хотя более длительные сроки могут быть установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов..., утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень) (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). Например, в соответствии со статьей 351 Перечня бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно - до момента ликвидации организации.

А учетную политику, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе программные средства, нужно хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ, письма Минфина России от 16.05.2017 N 03-02-07/1/29579, от 12.02.2016 N 03-03-06/1/7604).

Организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).