Учет материалов в строительной организации. Общие правила и документооборот (Т. Бурсулая, газета "Финансовая газета", N 43, ноябрь 2017 г.)

Учет материалов в строительной организации. Общие правила и документооборот

Т. Бурсулая,

ведущий аудитор ООО "Райт Вэйс"

Газета "Финансовая газета", N 43, ноябрь 2017 г., с. 9-10.

В строительстве учет материально-производственных запасов занимает важное место. Материальные затраты являются основным элементом себестоимости строительной продукции. В типовой ситуации при приемке материалов оформляется приходный ордер (форма N М-4, утвержденная постановлением Госкомстата N 71а, п. 49 Методических указаний по учету МПЗ). При массовой поставке однородных грузов от одного поставщика допускается составление одного приходного ордера за весь день.

Вместо составления ордера возможно проставление штампа на документ поставщика, в котором должны содержаться те же реквизиты, что и в приходном ордере, при этом такой порядок приемки материально-производственных запасов необходимо закрепить в учетной политике организации (п. 49 Методических указаний по учету МПЗ).

Для приемки МПЗ руководитель организации, как правило, выписывает на своего представителя составленную надлежащим образом доверенность и собственноручно ее подписывает. Доверенность оформляется бухгалтерией организации в одном экземпляре и выдается получателю под расписку в журнале регистрации выданных доверенностей.

Доверенность может быть выдана любому лицу: как работающему в организации, так и не работающему (решение ВС РФ от 06.06.2011 N ГКПИ11-617).

Срок выдачи в разных организациях в зависимости от особенностей производственного процесса разный. Как правило, он составляет 10-15 дней.

Доверенности на получение МПЗ содержат:

- наименование, номер и дату товаросопроводительного документа, наименование и количество получаемых ценностей;

- образец подписи представителя и его паспортные данные, а также печать организации-доверителя;

- подписи руководителя и главного бухгалтера организации (либо уполномоченных ими лиц).

Выдачу данных доверенностей и учет получения, отгрузки товарно-материальных ценностей, как правило, осуществляет бухгалтерия (например, в журнале по форме N М-3, утвержденной постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 N 241).

Отпуск МПЗ

Существенной особенностью строительной отрасли является частый отпуск материальных ценностей на нужды строительства посредством лимитно-заборных карт (форма N М-8), которые выписываются в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер).

Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, а второй экземпляр остается на складе.

Отпуск материалов в производство осуществляется работником склада при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты.

Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала.

В лимитно-заборной карте структурного подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения строительной организации.

Другая особенность строительной отрасли заключается в том, что в ходе строительных работ применяется значительное количество различных однородных (навалочных) материальных ценностей, таких как цемент, щебень, песок и т.д.

Отпуск такого рода материальных ценностей разрешено оформлять актом инвентаризации, проводимой рабочей комиссией организации на определенную дату.

При этом количество ценностей, отпущенных в производство, определяют расчетным путем как разницу между остатком ценностей на начало отчетного периода с учетом их поступления в этом периоде и количеством ценностей, выявленных в результате их инвентаризации.

Перевод единиц измерения

Строительная организация, как правило, имеет дело с большим количеством номенклатуры материалов, широким кругом поставщиков.

Среди них есть и такие, которые одну и ту же номенклатуру материально-производственных запасов поставляют в разных единицах измерения (объемных и массовых, линейных и массовых, массовых и поштучно), в связи с чем единицы измерения одного материала, применяемые поставщиком и строительной компанией, могут не совпадать.

В организации целесообразно издать приказ, разработанный на основании технических норм, справочников, инструкций с определением коэффициентов и порядка перевода из одной единицы измерения в другую по основным используемым номенклатурам материалов.

Например, на практике переводятся:

песок, щебень - из тонн в метры кубические;

ГСМ - из литров в килограммы;

проводниковая продукция - из метров в килограммы;

арматура - из тонн в метры;

металлопрокат - из метров квадратных в килограммы и тому подобное, при этом перевод одних единиц измерения в другие не должен влиять на общую себестоимость материала.

Если же материал поступает в одной единице измерения (например по весу), а отпускается со склада в другой (например поштучно), его оприходование и отпуск отражаются в первичных документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения (п. 50 Методических указаний по учету МПЗ).

Пересчет единиц измерения влечет также и пересчет учетной цены за единицу материала.

В связи с этим двойные записи (сначала по документам поставщика, а затем в скобках в единицах, принятых в организации) должны появиться в тех графах приходного ордера и карточке учета материалов с приложением справки о пересчете, в которых приводятся исходные данные и пошаговые расчеты.

Аналитический учет материально-производственных запасов

Правила организации бухгалтерского учета и формирования информации о материально-производственных запасах в строительной организации регламентируются Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденным приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н.

Принимая от материально ответственных лиц первичные документы, подтверждающие операции по движению материальных ценностей, бухгалтер должен проверить их по существу совершенных хозяйственных операций, удостовериться в правильности и полноте заполнения всех реквизитов, подлинности подписей должностных лиц. После этого проверяется правильность заполнения отчета о движении материальных ценностей.

Аналитический учет производственных запасов может быть организован двумя способами: количественно-суммовым или сальдовым.

Карточки количественно-суммового учета отличаются от карточек учета материалов лишь тем, что учет в них ведется не только в натуральном, но и в денежном выражении.

Информация о движении материальных ценностей в карточках количественно-суммового учета должна отражаться на основании первичных документов.

Карточка количественно-суммового учета материалов служит также основой для расчета стоимости материальных ценностей при их списании.

По каждому аналитическому счету открываются оборотные ведомости, в которые ежемесячно переносятся данные карточек количественного учета.

Итоговые данные оборотных ведомостей сверяются с оборотами и остатками по соответствующему синтетическому счету главной книги.

В крупных и средних организациях со значительной номенклатурой материальных ценностей целесообразно использовать сальдовый метод учета, при котором бухгалтерия не дублирует данные складского учета, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складе.

Учет на складе

Склады бывают специализированные и общего назначения в зависимости от видов ценностей, для хранения которых они предусмотрены.

На складах общего назначения хранятся материальные ценности, для хранения которых не предусматриваются особые условия хранения.

Специализированные склады предназначены для хранения специальных материалов (нефтепродуктов, цемента и других рассыпных строительных материалов, химикатов, лакокрасочных и т.д.).

Склады требуют соответствующего оборудования и необходимых условий хранения. Помещения, используемые в качестве склада, должны отвечать правилам пожарной безопасности и располагать инвентарем противопожарной безопасности. Склад должен быть также оснащен необходимым весоизмерительным и учетным оборудованием.

Строительные материалы передаются на ответственное хранение материально ответственным лицам, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности.

Учет строительных материалов на складе организуется материально ответственным лицом и ведется им непрерывно под постоянным контролем бухгалтерии организации. Для складского учета строительных материалов используются карточки учета материалов (форма N М-17) по каждому их виду.

Все записи в данных карточках должны производиться на основании первичных документов. Материально ответственное лицо должно располагать образцами подписей тех лиц, которые имеют право распоряжаться материальными ценностями.

После каждой записи о поступлении или отгрузке материальных ценностей выводится сальдо.

Карточки учета материалов бухгалтерия строительной организации регистрирует в специальном журнале-реестре. После получения карточек учета материалов под расписку материально ответственное лицо заполняет предусмотренные в карточках реквизиты, которые характеризуют место хранения материалов в соответствии с бирками, прикрепленными к месту хранения.

Карточки должны располагаться в возрастающем порядке номенклатурных номеров с разделителями по каждому синтетическому счету, субсчету, группе и подгруппе строительных материалов.

Бухгалтерия строительной организации обязана проводить на складах проверку достоверности и своевременности оформления первичных документов и записей в карточках учета материалов.

Если при проверке обнаружены ошибки в записях или подсчете остатков, бухгалтер вносит в документы исправления, которые должны быть оговорены подписями бухгалтера и материально ответственного лица.

Учет движения материальных ценностей

Дальнейший учет материально ответственными лицами может осуществляться двумя способами.

Первый способ предусматривает в конце каждого месяца на основании первичного документооборота и записей в карточках учета материальных ценностей составление отчета о движении материальных ценностей, к которому прилагаются все первичные документы, накопленные за месяц.

При этом отчеты составляются в натуральных измерителях; оценка отраженных в отчете материалов осуществляется бухгалтерией строительной организации.

Отчеты о движении материальных ценностей составляются в двух экземплярах, из которых один остается в бухгалтерии, а второй с подписью бухгалтера о приемке возвращается материально ответственному лицу после сверки его данных с данными первичного документооборота.

На каждую группу материальных ценностей составляется отдельный отчет, где указывается остаток ценностей на начало месяца, затем заполняются приходная и расходная его части и выводится сальдо на конец месяца по каждому виду ценностей и в целом по отчету.

При большом ассортименте материалов допускается составление отчета материалов на бланках отчета материальных ценностей в суммовом выражении (без наименований материалов).

Приход и расход строительных материалов группируются по источникам поступления и направлениям их использования согласно корреспондирующим счетам, которые проставляются в отчете бухгалтером материального отдела.

Примечание. Складской учет товаров организуйте количественно-сортовым способом, то есть каждый сорт или вид поступившего материала учитывайте отдельно.

При втором способе организации складского учета материально ответственное лицо сдает бухгалтеру материального отдела все первичные документы.

При их приеме-сдаче оформляется реестр приемки-сдачи документов, в котором указываются количество и номера сдаваемых первичных документов каждого наименования раздельно по приходу и расходу.

Бухгалтер материального отдела строительной организации принимает от материально ответственного лица документы непосредственно на складе, проверяет правильность отражения основных реквизитов документов в карточках учета материалов и подтверждает правильность записей своей подписью.

С этого момента карточка приобретает статус регистра бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет материалов

Материально ответственное лицо ежемесячно переносит остатки из карточек учета материалов в ведомость учета остатков, которая открывается в разрезе хранения или по материально ответственным лицам.

При этом бухгалтер должен проверять правильность отражения остатков в количественном выражении.

Все поступившие МПЗ учитываются организацией на счете 10 "Материалы" с аналитикой по субсчетам (План счетов бухгалтерского учета), а именно:

- 10-1 "Сырье и материалы", на котором учитываются основные строительные материалы;

- 10-2 "Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали", на котором учитываются покупные полуфабрикаты, приобретаемые для комплектования строительства;

- 10-3 "Топливо", на котором учитываются горюче-смазочные материалы;

- 10-4 "Тара и тарные материалы";

- 10-5 "Запасные части", на котором ведется учет собственно запчастей, автомобильных шин, обменного фонда для ремонта автотранспорта, машин и механизмов, аккумуляторов и т.п.;

- 10-6 "Прочие материалы", на котором учитываются отходы производства, металлолом, прочее имущество;

- 10-7 "Материалы, переданные в переработку на сторону";

- 10-8 "Строительные материалы";

- 10-9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности";

- 10-10 "Специальная оснастка и специальная одежда на складе";

- 10-11 "Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации".

Оценка МПЗ

Материально-производственные запасы при поступлении принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, порядок формирования которой зависит от способа поступления МПЗ в организацию (п. 5 ПБУ 5/01).

Фактическая себестоимость МПЗ, приобретаемых за плату (основной способ поступления в организациях строительной отрасли), - это сумма фактических затрат организации на их приобретение, за исключением сумм налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (п. 6 ПБУ 5/01), а именно:

- договорная стоимость, уплачиваемая поставщику;

- суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с их приобретением;

- таможенные пошлины;

- невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы МПЗ;

- вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены МПЗ;

- затраты по заготовке и доставке МПЗ до места их использования, включая расходы по страхованию (затраты по заготовке и доставке МПЗ, затраты по содержанию заготовительно-складского подразделения организации, затраты за услуги транспорта по доставке МПЗ до места их использования, если они не включены в цену МПЗ, установленную договором);

- затраты по доведению МПЗ до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях (затраты организации по подработке, сортировке, фасовке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг);

- иные затраты, непосредственно связанные с приобретением МПЗ, установленные учетной политикой строительной организации.

Фактическая себестоимость МПЗ, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению, кроме случаев, установленных законодательством РФ (п. 12 ПБУ 5/01). Не включаются в фактические затраты на приобретение МПЗ общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с их приобретением.

Учет МПЗ с использованием счетов 15 и 16

Некоторые строительные организации учитывают МПЗ по учетным (плановым) ценам. Учетные (плановые) цены - это цены, которые остаются неизменными в течение определенного временного периода (года, квартала, а в случае существенных для организации отклонений от рыночных цен - и чаще) до момента их пересмотра экономическими службами организации.

Как правило, в качестве учетных (плановых) цен на МПЗ могут использоваться:

- договорные цены;

- фактическая себестоимость материалов по данным предыдущего месяца или отчетного периода (отчетного года);

- планово-расчетные цены, предназначенные для использования внутри организации, разрабатываемые и утверждаемые организацией применительно к уровню фактической себестоимости соответствующих материалов;

- средняя цена группы, представляющая разновидность планово-расчетной цены и устанавливаемая в случаях укрупнения номенклатурных номеров материалов путем объединения в один номенклатурный номер нескольких видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах.

В случае если учетными (плановыми) признаются договорные цены, другие расходы, включаемые в фактическую себестоимость материалов, учитываются в составе транспортно-заготовительных расходов.

Также к транспортно-заготовительным расходам относят разницы:

- возникающие между фактической себестоимостью материалов, сформированной в текущем месяце, и их учетной (плановой) ценой (при использовании фактической себестоимости материалов в качестве учетной (плановой) цены);

- между договорными ценами и планово-расчетными (при использовании планово-расчетных цен в качестве учетных (плановых) цен);

- возникающие между фактической себестоимостью материалов и средней ценой группы (при использовании средней цены группы в качестве учетной (плановой) цены).

Итак, покупная стоимость МПЗ, а также иные затраты, связанные с их приобретением, учитываются по дебету счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и кредиту счетов 60, 20, 23, 71, 76 (Инструкция по применению Плана счетов).

Записью "Дебет 10 Кредит 15" отражается принятие к учету материалов, фактически поступивших в организацию, а разница между фактической себестоимостью сырья и его стоимостью в учетных (плановых) ценах отражается в корреспонденции счетов 15 и 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" (Дебет 15 (16) Кредит 16 (15)).

Остаток же по счету 15 на конец месяца показывает наличие материалов в пути.

Таким образом, все затраты, формирующие фактическую себестоимость МПЗ, отражаются по дебету счета 15 и при поступлении МПЗ в организацию они принимаются к учету на счет 10 по учетным (плановым) ценам.