Купить систему ГАРАНТ Получить демо-доступ Узнать стоимость Информационный банк Подобрать комплект Семинары

Сравнительный анализ ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.97-2016 на организационно-распорядительную документацию (Кочалина Е.А.). - Специально для системы ГАРАНТ, 2017 г.

Сравнительный анализ ГОСТ Р 6.30-2003 И ГОСТ Р 7.0.97-2016 на организационно-распорядительную документацию


Е.А. Кочалина,

историк-архивист, заместитель начальника отдела

по делам архивов управления Алтайского края

по культуре и архивному делу


в редакции ГОСТ Р 6.30-2003

в редакции ГОСТ Р 7.0.97-2016


Наименование

Наименование

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ


Комментарий: наименование документа приведено в соответствие с понятием о национальном стандарте, закрепленном в пункте 5 статьи 2 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации"

-

ГОСТ Р 7.0.97-2016

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Unified systems of documentation.

Unified system of managerial documentation.

Requirements for presentation of documents

System of standards on information, librarianship

and publishing.

Organizational and administrative documentation.

Requirements for presentation of documents

ГОСТ Р 6.30-2003



Комментарий: изменена принадлежность стандарта к системе, унифицирующей отдельно только документацию, на принадлежность к системе стандартов, унифицирующих несколько сфер деятельности (в том числе терминологию, процессы и др.).


Предисловие

Предисловие

Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства.

Внесен Научно-техническим управлением Госстандарта России.

ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"

Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст.


Комментарий: изменен способ придания документу правового статуса с принятия решения на утверждение в соответствии с понятием о национальном стандарте и полномочиями федерального органа исполнительной власти в сфере стандартизации (пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации").


В настоящем стандарте реализованы нормы Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".


Комментарий: введено указание на взаимосвязь стандарта с базовыми законами информационного и архивного законодательства.

Введен впервые.

ВЗАМЕН ГОСТ Р 6.30-2003.


Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и правок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru).


Комментарий: статья 26 "Общие правила применения документов национальной системы стандартизации" Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ устанавливает, что документы национальной системы стандартизации применяются на добровольной основе одинаковым образом и в равной мере независимо от страны и (или) места происхождения продукции (товаров, работ, услуг), если иное не установлено законодательством Российской Федерации. Кроме того, применение национального стандарта является обязательным для изготовителя и (или) исполнителя в случае публичного заявления о соответствии продукции национальному стандарту.

Вновь установлена добровольность применения стандарта. Вместе с тем в тексте стандарта неоднократно употребляется термин "правила", которые данным стандартом устанавливаются, в чем усматривается некоторое противоречие, т.к. правила подразумевают нормативный акт, содержащий требования, обязательные для выполнения.


Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.


1. Область применения

1. Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД), класс 0200000.


Комментарий: перечень видов документов, на которые распространяется стандарт, расширен. Наряду с видами распорядительной и информационно-справочной документации, перечислены виды организационной документации, что является логичным, т.к. цель стандарта - унификация организационно-распорядительной документации. Перечень видов документов является открытым.

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.


Комментарий: акцентировано внимание на распространение правил стандарта на оформление реквизитов с применением информационных технологий. Также в данном положении произошла терминологическая замена: термин "требования" заменен на термин "правила", по-видимому, в целях усиления нормативной составляющей. Требования к бланкам с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации включены в раздел 6 "Бланки документов" стандарта.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б

Комментарий: данное положение исключено из раздела, но стандарт по-прежнему содержит приложения, количество которых увеличилось с двух до трех, а внутреннее содержание расширилось.


Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.


Комментарий: сфера применения стандарта расширена за счет включения документов на электронных носителях.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

Комментарий: данное положение выше заменено ссылкой на законодательство, устанавливающее правила применения настоящего стандарта.



2. Нормативные ссылки


В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования


Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.


Комментарий: введен новый раздел, указывающий на взаимосвязь и взаимозависимость данного стандарта с другими стандартами системы по информации, библиотечному и издательскому делу, а также определяющий порядок использования этих стандартов в совокупности.



3. Общие требования к созданию документов


Комментарий: введен новый раздел, определяющий требования к созданию документов, часть которых уже применяется на практике, закреплена в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, и во множестве инструкций по делопроизводству.


Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.


Комментарий: введено положение, о том, что документы не зависимо от формы и вида носителя создаются с соблюдением установленных правил.


При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.


Комментарий: данное требование присутствует в ГОСТ Р 6.30-2003 в разделе 4 "Требования к бланкам документов" (пункт 4.9). Определение размера отступа от верхнего края листа является нововведением лишь отчасти, т.к. похожее требование было введено еще с 1 июля 1973 г. в ГОСТ Р 6.38-72 (10-15 мм от верхнего обреза листа). Оформление нумерации страниц посередине верхнего поля документа остается неизменным на протяжении десятков лет. Вместе с тем, после придания стандартам статуса рекомендаций, во множестве инструкций по делопроизводству и рекомендаций по оформлению документов появились указания о нумерации страниц в правом верхнем углу.


Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.


Комментарий: возможность использования оборотной стороны документа в предыдущей редакции стандарта оговаривалась только в части оформления отдельных реквизитов. Однако данное положение не является нововведением в требованиях к оформлению документов, т.к. присутствовало в еще более ранних редакциях унифицированной системы организационно-распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-97).


Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

Times New Roman N 13, 14;

Arial N 12, 13;

Verdana N 12, 13;

Calibri N 14 и приближенные к ним.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.


Комментарий: гарнитуры и размеры шрифтов, используемые при создании документов в электронной форме, стандартом устанавливаются впервые. Состав гарнитур расширен. Ранее разъяснения по использованию шрифта Times New Roman Cyr давались отдельно в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.


Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).


Комментарий: часть данных положений уже имеют практическое применение, нормативно закреплялись начиная с Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.2000 N 68. Размеры интервалов между буквами в словах и словами устанавливаются впервые. Общие правила подготовки документов с применением информационных технологий, установленные стандартом, внесут существенный вклад в обеспечение единообразия оформления документов.


Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.


Комментарий: включено новое требование о максимальной длине строки реквизита в сантиметрах. В предыдущей редакции стандарта, в Приложении А на схеме расположения реквизитов документов левая верхняя зона расположения имела длину 73 мм, а правая верхняя - 88 мм, в новой редакции длину обоих зон уравняли до 75 мм. Кроме того, в нормативных и методических документах устанавливалась максимальная длина строки для многострочных реквизитов с угловым расположением в 28-30 печатных знаков. В данной редакции такое требование не закрепляется.


Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.


Комментарий: возможность выделения реквизитов "адресат" и "подпись" полужирным шрифтом стандартом устанавливается впервые и отдается на усмотрение организации - автора документа, чем создает проблему в обеспечении единообразия оформления документов.


Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.


Комментарий: совершенно новое положение стандарта. Требования к оформлению титульных листов закреплялись локальными актами для отдельных видов документов. В настоящем стандарте титульный лист также фигурирует в описании требований к оформлению грифа согласования (реквизит 20).


2. Состав реквизитов документов

4. Реквизиты документа


Комментарий: общее количество реквизитов не изменилось, всего 30.

01 - Государственный Герб Российской Федерации

01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)

02 - герб субъекта Российской Федерации

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

02 - эмблема

03 - товарный знак (знак обслуживания)

04 - код организации

вошел в состав реквизита 08 - справочные данные об организации

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07 - код формы документа

04 - код формы документа

08 - наименование организации

05 - наименование организации - автора документа


06 - наименование структурного подразделения - автора документа


07 - наименование должности лица - автора документа

09 - справочные данные об организации

08 - справочные данные об организации (включая реквизиты 04, 05, 06 ГОСТ Р 6.30-2003)

10 - наименование вида документа

09 - наименование вида документа

11 - дата документа

10 - дата документа

12 - регистрационный номер документа

11 - регистрационный номер документа

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа

12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

14 - место составления или издания документа

13 - место составления (издания) документа


14 - гриф ограничения доступа к документу

15 - адресат

15 - адресат

16 - гриф утверждения документа

16 - гриф утверждения документа

17 - резолюция

28 - резолюция

18 - заголовок к тексту

17 - заголовок к тексту

19 - отметка о контроле

29 - отметка о контроле

20 - текст документа

18 - текст документа

21 - отметка о наличии приложения

19 - отметка о приложении

22 - подпись

22 - подпись

23 - гриф согласования документа

20 - гриф согласования документа

24 - визы согласования документа

21 - виза


23 - отметка об электронной подписи

25 - оттиск печати

24 - печать

26 - отметка о заверении копии

26 - отметка о заверении копии

27 - отметка об исполнителе

25 - отметка об исполнителе

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

30 - отметка о направлении документа в дело

29 - отметка о поступлении документа в организацию

27 - отметка о поступлении документа

30 - идентификатор электронной копии документа



3. Требования к оформлению реквизитов документов

5. Оформление реквизитов документов


01 - ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

02 - ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

01 - ГЕРБ (ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ГЕРБ (ГЕРАЛЬДИЧЕСКИЙ ЗНАК) МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ)

помещают на бланках документов в соответствии с:

Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации";

правовыми актами субъектов Российской Федерации

воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.


Комментарий: реквизит объединил в себе реквизиты 01, 02 ГОСТ Р 6.30-2003, дополнен требованиями к воспроизведению герба (геральдического знака) органа местного самоуправления, общими требованиями к зоне размещения изображения и отступу от верхнего края листа.


03 - ЭМБЛЕМА ОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ТОВАРНЫЙ ЗНАК (ЗНАК ОБСЛУЖИВАНИЯ)

02 - ЭМБЛЕМА

помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации)

разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.



03 - ТОВАРНЫЙ ЗНАК (ЗНАК ОБСЛУЖИВАНИЯ)

зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, или слева на уровне наименования организации - автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.


Комментарий: вместо одного реквизита ГОСТ Р 6.30-2003 введены 2 самостоятельных реквизита, порядок оформления дополнен основаниями для их размещения и общими требованиями к зоне размещения изображений и отступу от верхнего края листа.

04 - КОД ОРГАНИЗАЦИИ ПРОСТАВЛЯЮТ ПО ОБЩЕРОССИЙСКОМУ КЛАССИФИКАТОРУ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ (ОКПО).

Комментарий: введены в состав реквизита 08 "справочные данные об организации", т.к. фактически не оформлялись отдельно от справочных данных, требования к их воспроизведению не изменились.

05 - ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР (ОГРН) ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 - ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА/КОД ПРИЧИНЫ ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.


07 - КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА

04 - КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА

проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по" (наименование классификатора) и цифрового кода.


Пример - Форма по ОКУД 0211151.


Комментарий: внесены дополнения к основаниям для размещения реквизита только на унифицированных формах и составу реквизита.


08 - НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

05 - НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ - АВТОРА ДОКУМЕНТА

должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении).


Комментарий: приведены виды учредительных документов, которым должно соответствовать наименование организации на бланке. Вместе с тем, на практике нередко требуется, чтобы официальное наименование соответствовало свидетельству о государственной регистрации юридического лица.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Над наименованием организации - автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Комментарий: порядок воспроизведения наименований организаций на государственном языке субъектов Российской Федерации и на ином иностранном языке приводится в разделе 6 "Бланки документов" стандарта.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).


Комментарий: исключена возможность поместить сокращенное наименование в одну строку с полным наименованием организации.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Комментарий: требование выделено в самостоятельный реквизит "наименование структурного подразделения - автора документа".



06 - НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ - АВТОРА ДОКУМЕНТА


Наименование структурного подразделения - автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.


Комментарий: требования к воспроизведению наименования не изменились, расширены за счет отнесения к данному реквизиту наименований коллегиальных, совещательных, иных органов, определены место и основания использования.



07 - НАИМЕНОВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ ЛИЦА - АВТОРА ДОКУМЕНТА


Наименование должности лица - автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.


Комментарий: требования к воспроизведению в ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливались образцом продольного бланка письма должностного лица (рисунком Б.4). Абсолютным нововведением является положение о порядке оформления данного реквизита на бланках руководителей органа власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования.


09 - СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ

08 - СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ

включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес. В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).


Комментарий: дополнен содержанием реквизитов 04, 05, 06 ГОСТ Р 6.30-2003, возможностью указывать адрес места нахождения и сетевой адрес. Также введено исключение для бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления.


10 - НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА

09 - НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА

составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности).


Комментарий: вновь введено исключение по указанию наименования вида документов для писем, не вошедшее в ГОСТ Р 6.30-2003 и имевшееся ранее в ГОСТ Р 6.30-97.


11 - ДАТА ДОКУМЕНТА

10 - ДАТА ДОКУМЕНТА

является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016


Комментарий: исключено указание на то, что обозначение года оформляют четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.


Комментарий: в примере словесно-цифрового способа изменено требование к оформлению даты только двузначным числом (перед датой отсутствует ноль). Из стандарта исключен способ датирования в обратной последовательности: год, месяц, число.


12 - РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА

11 - РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА

состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.


Комментарий: содержание реквизита конкретизировано без существенных изменений.


13 - ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА

12 - ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ПОСТУПИВШЕГО ДОКУМЕНТА

включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.


Комментарий: сделан акцент на том, что в реквизит включается информация из инициативного документа.


14 - МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ ИЛИ ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА

13 - МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ (ИЗДАНИЯ) ДОКУМЕНТА

указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.


Комментарий: указание места составления распространено на все документы, за исключением писем (в которых место составления уже оформлено в составе справочных данных) и внутренних информационно-справочных документов.


Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения.


Комментарий: имеются ввиду наименования типа "Барнаульский педагогический колледж", "Администрация города Барнаула". Аналогичное разъяснение присутствовало в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, однако, в большинстве случаев, возможность не указывать место составления организациями не используется.



14 - ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ


проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример -



Коммерческая тайна.

Экз. N 2


Комментарий: обозначено место расположения, состав и основания воспроизведения отметки. Реквизит возвращен в стандарт после продолжительного отсутствия (входил в состав реквизитов ГОСТ Р 6.30-97 и по каким-то причинам не вошел в ГОСТ Р 6.30-2003). В 2009 году введена в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, в пункт 9 как отметка о конфиденциальности.


15 - АДРЕСАТ

15 - АДРЕСАТ


используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.


Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения. Пример -


Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения




Федеральное архивное

агентство


Отдел государственной

службы, кадров и наград


При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. Примеры

1 Федеральное архивное агентство

2 Росархив

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Пример -


Генеральному директору

ОАО "Северные регионы"

В.А. Лагунину


Руководителю Федерального

архивного агентства

Фамилия И.О.

или

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Пример -


АО "Электроцентромонтаж"

Главному бухгалтеру

В.М. Кочетову


АО "Профиль"


Руководителю договорно-

правового отдела

Фамилия И.О.


Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.

Примеры

1 г-ну Фамилия И.О.

2 г-же Фамилия И.О.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.

Примеры:


Администрации районов

Московской области


1 Руководителям дочерних

обществ АО "Профиль"

2 Руководителям управлений Росархива

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.


Главному редактору

Издательского дома

"Медиадом"

Н.В. Семиной


Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)". Пример -



Руководителям дочерних

обществ АО "Профиль"

(по списку)

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234. Пример -


Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393


Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393


Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес. Пример -


Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264


Фамилия И.О.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

г. Люберцы, Московская обл., 301264


При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример -



Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного дела

mail@vniidad.ru


Комментарий: установлены виды документов для использования реквизита и описание места его расположения. Особое внимание следует обратить на то, что в новой редакции стандарта изменено место расположения инициалов при оформлении писем должностным лицам - исключено требование указывать инициалы перед фамилией, даны примеры с указанием инициалов после фамилии. Изменение положения инициалов в этом реквизите происходят не впервые. Требование к расположению инициалов в адресате после фамилии уже устанавливалось ранее в ГОСТ 6.39-72, затем было изменено в ГОСТ Р 6.30-97 на действующую по сей день рекомендацию (инициалы перед фамилией). Причины периодических изменений расположения инициалов в данном реквизите не ясны и приводят к путанице и ошибкам в оформлении документов. Можно только предположить, что установки настоящего стандарта взаимоувязаны с требованиями к указанию инициалов после фамилии при употреблении их в тексте документа, приведенное в описании реквизита 18 "Текст документа".

Существенным нововведением является возможность употребления сокращения "г-ну" (господину), или "г-же" (госпоже) перед фамилией адресата.

Предоставлена возможность не указывать почтовый адрес при отправке письма электронной почтой или по факсу (если данное письмо не планируется дополнительно направлять обычной почтой) и заменять его указанием электронного адреса, номер телефона/факса. Введен пример воспроизведения электронного адреса.

Указание об оформлении почтового адреса после наименования организации из стандарта изъято, хотя в примере присутствует.

Определено оформление реквизита в случае рассылки документа не всем организациям.

Установлено 2 варианта воспроизведения реквизита с выравниванием по левому краю или центрованно относительно самой длинной строки. Ранее центрирование только допускалось.

Также стандарт акцентирует внимание на обязательности оформления в реквизите почтового адреса на письмах, направляемых в конвертах с прозрачными окнами - это является нововведением. В предшествующих стандартах и рекомендациях по их применению рассматривался только противоположный случай - возможность не указывать адрес в письмах, имеющих конверты с заранее напечатанными адресами. Остается открытым вопрос, уместно ли дополнять реквизит адресат почтовым адресом при адресовании документа непосредственно руководителю организации, если письмо будет отправлено в конверте с прозрачным окном (соответствующий пример в стандарте отсутствует).


16 - ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

16 - ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример -


УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО "Ростекстиль"

Личная подпись В.А. Степанов

Дата


УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Федерального

архивного агентства

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.


УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО "Электронные технологии"

Личная подпись Л.В. Кузнецов

Дата


При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.


При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.


При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример -



УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 N 14


(Положение)

УТВЕРЖДЕНО

Советом директоров АО "Профиль"

(протокол от 12.12.2015 N 12)

или


УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 N 82

1 (Регламент)


УТВЕРЖДЕН

приказом АО "Профиль"

от 5 апреля 2015 г. N 82


2 (Правила)



УТВЕРЖДЕНЫ

приказом АО "Профиль"

от 6 апреля 2015 г. N 83

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.


Комментарий: определено место оформления реквизита - в правом верхнем углу первого листа документа, в той же зоне, что и реквизит "адресат". Из требований к оформлению изъят запрет на указание слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек и способ воспроизведения реквизита при утверждении документа несколькими должностными лицами.

Изменено оформление грифа при утверждении документа коллегиальным органом: протокол, который содержит решение об утверждении, его дата и номер указываются под наименованием коллегиального органа в скобках.

Установлено место расположения реквизита и 2 варианта воспроизведения реквизита с выравниванием по левому краю или центрировано относительно самой длинной строки. Ранее центрирование только допускалось.


17 - РЕЗОЛЮЦИЯ

28 - РЕЗОЛЮЦИЯ

Резолюция написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример -


Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора с

Консалтинговой группой "ТЕРМИКА"

к 05.10.2003

Личная подпись

Дата


Фамилия И.О.

Прошу подготовить предложения к 10.11.2016.

Подпись

Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.



Комментарий: реквизит изменил свое положение в списке реквизитов из середины в конец списка. Установлено место расположения (на свободном месте рабочего поля), возможность оформления резолюции на специальном бланке и альтернативный вариант - введение в систему электронного документооборота. В составе резолюции изменились требования к сведениям, указываемым при необходимости: в ГОСТ Р 6.30-2003 это было содержание поручения, в настоящем стандарте - срок исполнения.


18 - ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ

17 - ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ

включает в себя краткое содержание документа.

краткое содержание документа.

Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?"):

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

- приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

- приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

- письмо (о чем?) о предоставлении информации.

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.


К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк.


Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.


Комментарий: требования к оформлению заголовка остались традиционными с некоторыми дополнениями: включено разъяснение, что заголовок формулируется с предлогом "О" ("Об"), даны указания о месте расположения, в том числе особенности оформления в распорядительных документах органов власти (по середине рабочего поля документов с центрированием). Изменено исключение не указывать заголовок к тексту для документах на бланках формата А5, без привязки к формату бумаги, не составляется заголовок к тексту не превышающему 4-5 строк.


19 - ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ

29 - ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ

Отметка о контроле обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.


Комментарий: изменения касаются обозначения и размещения отметки: исключено обозначение одной буквой "К" или словом, установлено требование проставлять отметку только штампом на верхнем поле документа.


20 - ТЕКСТ ДОКУМЕНТА

18 - ТЕКСТ ДОКУМЕНТА

составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).


В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

- наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия... постановляет", "собрание... решило").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия провела проверку...").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение...");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке;

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает...", "общество считает возможным...").


В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

- вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

- заключительная этикетная фраза:

С уважением, ...


Комментарий: требования к тексту изменены за счет исключения и включения ряда положений, но без коренных изменений: исключено описание оформления анкет, таблиц и связного текста, включены положение о составе ссылки на нормативные документы, количестве уровней рубрикации текста (не более четырех) и указания по оформлению вступительных обращений (заключительной этикетной фразы). Акцентировано внимание на том, что инициалы в тексте указываются после фамилии.


21 - ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ

19 - ОТМЕТКА О ПРИЛОЖЕНИИ


содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

- если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

- если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования

на 5 л. в 1 экз.

2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

- если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

- если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2015 N 02-6/172 и

приложения к нему, всего на 5 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:


Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.



- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):


Приложение: CD в 1 экз.


При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения)

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:


- в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ... (приложение N 2);

на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

- на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:


Приложение N 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 N 319


Приложение N 2

к приказу АО "Профиль"

от 15.08.2015 N 112

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.


ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 N 251



Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Пример -



Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом АО "Профиль"

от 18.05.2015 N 67


Комментарий: требования в целом остались прежними и изменились за счет дополнения и расширения ряда положений. Установлен состав реквизита, его назначение, виды документов, на которых он оформляется и место расположения в зависимости от вида документа. Включены новые случаи воспроизведения реквизита: при оформлении в качестве приложения к документу компьютерного носителя (оптического диска, USB-флеш-памяти), при упоминании приложения в тексте распорядительного документа, при оформлении в качестве приложения к распорядительному документу нормативного правового акта или иного документа, утверждаемого этим распорядительным документом. Исключена возможность оформления выражения "Приложение" прописными буквами.


22 - ПОДПИСЬ

22 - ПОДПИСЬ

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации.

Пример -

Вице-президент Ассоциации региональных предприятий




Личная подпись




А.А. Борисов

Генеральный директор

АО "Профиль" Подпись И.О. Фамилия

или на бланке:

включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Пример -

Вице-президент


Личная подпись

А.А. Борисов

Генеральный директор Подпись И.О. Фамилия

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Исполнительный директор ЗАО "Партнер"


Личная подпись


Н.А. Федоров


При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример -


Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример -

Директор института


Главный бухгалтер

Личная подпись


Личная подпись

М.В. Ларин


З.В. Марьяш

Директор института Подпись И.О. Фамилия


Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример -

Заместитель директора по

научной работе

Личная подпись Ю.Г. Демидов

Заместитель директора по

научной работе

Личная подпись К.И. Игнатьев

Заместитель директора по

финансовым вопросам Подпись И.О. Фамилия


Заместитель директора по

административным вопросам Подпись И.О. Фамилия

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.


В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример -

Председатель комиссии

Члены комиссии


Личная подпись

Личная подпись

Личная подпись

Личная подпись

В.Д. Банасюкевич

А.Н. Сокова

А.С. Красавин

О.И. Рысков

Председатель комиссии:

Члены комиссии:


Подпись

Подпись

Подпись

Подпись

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия


При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример -


И.о. генерального директора Подпись И.О. Фамилия


или:


Исполняющий обязанности

генерального директора Подпись И.О. Фамилия


Комментарий: требования к реквизиту не претерпели изменений. Внесены разъяснения к порядку оформления подписи при подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя и при подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя. Здесь и далее произошла терминологическая замена, понятие "личная подпись" заменено на понятие "собственноручная подпись", что более соответствует терминологии, применяемой в нормативных правовых актах.


23 - ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

20 - ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА


проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

- на последнем листе документа под текстом;

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример -

СОГЛАСОВАНО


Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

Дата

СОГЛАСОВАНО

Директор ВНИИДАД

(подпись) И.О. Фамилия

Дата


Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма.

Примеры

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 N 430-162

2 СОГЛАСОВАНО

письмом Росархива

от _________ N __

или


СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании "Росгосстрах"

от 05.06.2003 N 10

1 СОГЛАСОВАНО

Советом директоров

АО "Профиль"

(протокол от _________ N __)


Комментарий: определены три основных варианта размещения грифа: на первом или титульном листе документа, на последнем листе, на листе согласования. Единое требование по оформлению грифа согласования каким-либо документом разделено на два отдельных требования: для согласования коллегиальным органом и для согласования письмом. Произошли изменения и в оформлении самих грифов. В примере воспроизведения грифа согласования письмом из ГОСТ Р 6.30-2003 вид документа указан в именительном падеже, в настоящем стандарте - в творительном (отвечает на вопрос "чем?"): СОГЛАСОВАНО (чем?) письмом. В грифе согласования коллегиальным органом имеются отличия в порядке изложения сведений о коллегиальном органе и изданном им документе: В ГОСТ Р 6.30-2003 после слова "согласовано" сведения указаны в следующем порядке: наименование документа коллегиального органа, наименование коллегиального органа, издавшего документ, дата и номер документа; в настоящем стандарте - наименовании коллегиального органа в творительном падеже, а затем вид, дата и номер документа (в скобках).


24 - ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

21 - ВИЗА

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример -

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Руководитель юридического отдела

Подпись И.О. Фамилия

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Пример -

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания прилагаются.

Руководитель юридического отдела

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.



В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.


Комментарий: состав реквизита не изменился. Определены 3 варианта оформления визы для подлинников документов: на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа, на прилагаемом листе визирования. Для исходящих документов - на экземплярах, остающихся в организации. Введен дополнительный способ визирования в системе электронного документооборота. Акцентировано внимание на том, что визой оформляется внутреннее согласование документа.



23 - ОТМЕТКА ОБ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ


используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример -









Наименование

должности

Эмблема

органа

власти


Документ подписан

электронной подписью


Сертификат 1а111ааа000000000011

Владелец Николаев Николай Николаевич

Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017


Н.Н. Николаев


Комментарий: совершенно новый реквизит, появление которого обусловлено широким внедрением электронного документооборота и предназначенный для визуализации электронной подписи. Стандарт устанавливает требования к месту его размещения (аналогичное для подписи в документе на бумажном носителе), составу элементов и их отображению (видимые и читаемые, не перекрываются, не накладываются друг на друга и элементы текста).


25 - ОТТИСК ПЕЧАТИ

24 - ПЕЧАТЬ

заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").


Комментарий: существенным изменением в требованиях к оформлению данного реквизита является описание порядка проставления печати, который не оговаривался ни в ГОСТ Р 6.30-2003, ни в методических рекомендациях по его внедрению. Рекомендации по проставлению оттиска печати таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, содержались в методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-97, позднее, по каким-то причинам, от них отказались. Настоящий стандарт определяет, что печать должна проставляться, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "М.П." ("Место печати"). Аналогичный порядок закреплен в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, с уточнением, что печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.


26 - ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ

26 - ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример -

Верно

Инспектор службы кадров

Дата



Личная подпись



Т.С. Левченко

Верно

Инспектор службы кадров Подпись И.О. Фамилия

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год") и заверяется печатью организации.


Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.


Комментарий: расширено назначение реквизита. Наряду с копиями, закреплена возможность проставления отметки о заверении копии на выписках из документов. Нововведением является положение о дополнении отметки сведениями о месте хранения подлинника документа (организация, номер дела, год) при заверении копии для предоставления в другую организацию. Предусмотрена возможность проставления отметки штампом


27 - ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ

25 - ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева. Например:

В.А. Жуков

924 45 67

Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист, +7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru


Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.


Комментарий: оформление реквизита усовершенствовано. Вместо инициалов введены полное обозначение имени и отчества исполнителя (что является несомненным удобством) и возможность дополнения отметки сведениями о структурном подразделении, должности и электронном адресе исполнителя. Данные требования в разной степени полноты уже закреплялись некоторыми нормативными актами, например в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. Расположение отметки не изменилось, добавился вариант ее оформления в нижнем колонтитуле шрифтом меньшего размера.

К сожалению не определены виды документов, требующие проставления отметки, традиционно она использовалась в служебных письмах, предполагающих обратную связь. В настоящее время такая отметка может присутствовать и в распорядительных документах, например, введена в типовую форму распоряжения или приказа органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля о проведении проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя, утвержденную приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141


28 - ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО

30 - ОТМЕТКА О НАПРАВЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ДЕЛО

включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Пример -


В дело N 01-18 за 2016 г.

Зав. отделом корпоративных проектов

Подпись Дата


Комментарий: отметка упрощена и имеет ряд уточнений. Исключена необходимость подписывать отметку руководителю структурного подразделения, а также указывать в ней ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении (краткие сведения о характере исполнения документа могут указываться по возможности). Имеется уточнение о необходимости указывать в отметке не только индекс дела по номенклатуре дел, но и год дела, в который будет помещаться документ.


29 - ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ

27 - ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА

содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.


Комментарий: в положение внесено дополнение о назначении отметки и возможности дополнять ее обозначением способа доставки документа.

30 - ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ ДОКУМЕНТА


отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Комментарий: отметка в разное время имела разные трактовки. В ГОСТ 6.38-90 являлась отметкой о переносе данных на машинный носитель, обозначающей, что информация бумажного документа перенесена на машинный носитель. С началом широкого использования информационных технологий для подготовки документов в ГОСТ Р 6.30-97 и ГОСТ Р 6.30-2003 стала отметкой сообщающей сведения о наличии и поисковых данных файла на машинном носителе, идентичного бумажному документов, в целях автоматического поиска и контроля информации. Исключена из стандарта, т.к. окончательно утратила свою актуальность.




4. Требования к бланкам документов

6. Бланки документов

Документы изготавливают на бланках.


Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм);


для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).


Комментарий: дополнен новыми форматами для бланков резолюций. Положение о применении формата А6 для бланков резолюций в рамках ГОСТ Р 6.30-2003 присутствовало только в методических рекомендациях по его внедрению

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.


Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.


Комментарий: общие требования к минимальным размерам полей документов не изменились. Введены дополнительные рекомендации по увеличению размера левого поля документов длительных сроков хранения до 30 мм, по-видимому ввиду его несомненного удобства для последующей технической обработки документов, хранения и использования. Минимальный размер левого поля в 20 мм не менялся в стандартах без малого 30 лет, был установлен ГОСТ 6.38-90 взамен 35 мм по ГОСТ 6.39-72. Хотя в стандартах и было указано, что это минимальный размер, а это подразумевает, что он может быть при необходимости увеличен, большинство организаций использовало его как эталонный без изменений. Практика работы показала недостаточность такого минимума для некоторых документов постоянного хранения. Так, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.2000 N 68, а затем и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 для актов Президента Российской Федерации предусматривался размер левого поля - 2,75 мм, что послужило ориентиром для увеличения размера левого поля до 30 мм во многих инструкциях по делопроизводству.


Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.


Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.


Комментарий: введено требование об идентичности бланков на бумажном носителе и электронных шаблонов, изготовлении шаблонов на основании макетов, утверждаемых руководителем организации, и необходимости защиты от несанкционированных изменений.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08.

Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в приложении Б.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит 07.


Комментарий: виды бланков остались прежними. Дополнительно оговорена возможность применения их разновидностей (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.) в соответствии с нормативными правовыми актами организации.

В Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 разъяснялось, что бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка. А бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов. Размеры "большого" количества не уточняются. В ГОСТ Р 6.38-90 таким количеством считалось более 200 документов в год.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые.

Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках - русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.


Комментарий: изменено расположение реквизитов в бланках при воспроизведении реквизитов на двух языках. В ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендовано использование продольного бланка с расположением реквизитов на одном уровне: на русском языке - слева, на национальном - справа. В настоящем стандарте для тех же целей закреплено 2 варианта бланков - угловые и продольные - с расположением реквизитов в угловом варианте на одном уровне: на русском языке - слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации - справа, а в продольном все реквизиты на русском языке - сверху, а реквизиты на государственном языке (языках) республик - ниже.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Комментарий: данное положение перенесено в раздел 3 "Общие требования к созданию документов"



Приложение А

(справочное)


РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ НА ТИТУЛЬНОМ ЛИСТЕ ДОКУМЕНТА


Приложение А

(справочное)

Приложение Б

(справочное)

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок Б.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате A4 углового бланка

Рисунок A.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Рисунок Б.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате A4 продольного бланка


Приложение Б

(справочное)

Приложение В

(справочное)

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок Б.1 - Образец общего бланка организации

Рисунок В.1 - Образец общего бланка организации

Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации

Рисунок В.2 - Образец углового бланка письма организации

Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации

Рисунок В.3 - Образец продольного бланка письма организации

Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма должностного лица

Рисунок В.4 - Образец продольного бланка письма должностного лица


Рисунок В.5 - Образец продольного бланка письма структурного подразделения

Рисунок Б.5 - Образец бланка конкретного вида документа организации

Рисунок В.6 - Образец бланка конкретного вида документа организации


Рисунок В.7 - Образец бланка конкретного вида документа должностного лица


Рисунок В.8 - Образец продольного бланка письма организации на двух языках


Комментарий: стандарт дополнен четырьмя новыми образцами: титульный лист документа, продольный бланк письма структурного подразделения, бланк конкретного вида документа должностного лица, продольный бланк письма организации на двух языках.


В целом же следует отметить, что актуализируя положения стандарта, его составители придерживались принципа преемственности в установлении требований к оформлению документов.


Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Сравнительный анализ ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.97-2016 на организационно-распорядительную документацию (Кочалина Е.А.). - Специально для системы ГАРАНТ, 2017.