Пора составлять график отпусков (А.И. Сувернева, журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 11, ноябрь 2017 г.)

Пора составлять график отпусков

А.И. Сувернева,

эксперт журнала "Отдел кадров

коммерческой организации"

Журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 11, ноябрь 2017 г., с. 34-43.

Вот и подходит к концу очередной год. А это значит, что необходимо позаботиться о планировании отдыха работников компании на следующий. Как мы знаем, очередность предоставления отпусков определяется их графиком. Соответственно пора начинать его разработку. Сегодня напомним основные моменты, касающиеся составления этого документа, расскажем, какие отпуска туда включать, как утвердить и в какие сроки, а также нужно ли ознакомить работников с утвержденным графиком.

Все ли работодатели обязаны составлять график отпусков?

Каждому работнику гарантирован ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней.

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Однако это требование распространяется лишь на работодателей - юридических лиц. Работодатели - физические лица (индивидуальные предприниматели, а также не являющиеся таковыми) порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяют по соглашению с работником (ст. 305 ТК РФ). То есть наличие графика отпусков не является обязательным документом для работодателя - физического лица. Вместе с тем Роструд в Письме от 20.12.2011 N 3683-6-1 посчитал целесообразным при найме работодателем - физическим лицом большого числа работников все-таки составлять график отпусков.

Нужно ли учитывать пожелания работников?

Таким вопросом нередко задаются сотрудники, ответственные за составление графика отпусков. Действительно, не проще ли распланировать отпуска с тем расчетом, чтобы деятельность компании не нарушалась? А уж удобно работникам или нет, не важно...

Не проще. Потому что трудовым законодательством определены категории работников, которые имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время. То есть их пожелания о периоде отпуска необходимо учитывать при составлении графика. Назовем эти категории.

работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ);

мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);

работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ);

родители (опекуны, попечители, приемные родители), воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);

работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);

лица, работающие по совместительству (ст. 286 ТК РФ);

один из работающих родителей (опекун, попечитель) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования в другой местности (ст. 322 ТК РФ);

Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы");

Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы");

инвалиды войны, участники Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий, военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22.06.1941 по 03.09.1945 не менее 6 месяцев, военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период, лица, награжденные знаком "Жителю блокадного Ленинграда", лица, работавшие в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений и других военных объектах в пределах тыловых границ действующих фронтов (ст. 14-19 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах");

супруги военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих");

граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ "О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне");

граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС");

лица, награжденные знаком "Почетный донор России" (ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ "О донорстве крови и ее компонентов").

Если в компании есть сотрудники из числа названных выше, не игнорируйте требования законодательства и учитывайте пожелания о времени отпуска при составлении графика.

По какой форме составлять график?

График отпусков составляется по унифицированной форме Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Роструд в Письме от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1 высказывал мнение о том, что коммерческие организации вправе самостоятельно разработать формы первичных учетных документов. При этом такой документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Соответственно некоторые компании разрабатывают свою форму графика. Вместе с тем мы бы не рекомендовали "изобретать велосипед". Почему? Потому что, во-первых, требования к первичным учетным документам, содержащиеся в ст. 9 названного закона, не в полной мере применимы к первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Например, ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ допускается возможность составления первичного учетного документа в электронном виде, но не все документы по учету труда и заработной платы можно вести таким образом - с записями в некоторых из них необходимо ознакомить сотрудника под подпись. Ну а во-вторых, уже все разработали и есть форма. При желании ее можно скорректировать.

Вне зависимости от того, какой формой вы пользуетесь, перед утверждением в графике должны быть указаны не только наименование организации и структурные подразделения, но и:

- должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию;

- Ф.И.О. работника;

- количество календарных дней полагающегося работнику отпуска;

- запланированная дата отпуска.

Относительно указания запланированной даты есть нюанс. Кто-то проставляет точные даты, а кто-то указывает лишь месяц. Как правильно? Успокоим сразу: в данном случае нет неправильного варианта. С одной стороны, дата отпуска предполагает конкретику, то есть точное указание даты начала отпуска. С другой стороны, в силу Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утвержденных Постановлением N 1) график отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам. Следовательно, указание в графике не конкретной даты, а месяца использования отпуска не противоречит действующему законодательству.

Но если в графике указан лишь месяц, работодатель прежде, чем отправить в отпуск сотрудника, должен с ним согласовать дату ухода, причем заранее - не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. Например, если в графике запланирован март, то согласовать дату ухода придется не позднее 12-13 февраля.

Нужно ли вносить в график сведения об отпусках совместителей?

Да, поскольку совместители имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск наравне с основными работниками. Однако есть момент, связанный с внешним совместительством, из-за которого возникает вопрос о включении в график: предоставление отдыха такому работнику прямо зависит от очередности отпусков, определенной на его основной работе. Но это не значит, что его отпуск не нужно включать в график. Поскольку работодателю необходимо заранее подготовиться к отсутствию сотрудника и найти ему замену, период отсутствия внешнего совместителя должен быть отражен в графике. Для этого можно запросить у совместителя информацию о датах отпуска, запланированного по основному месту его работы. Однако если такая информация не предоставлена или предоставлена несвоевременно, отдых внешнего совместителя планируется в общем порядке, а впоследствии может быть предоставлен по заявлению сотрудника.

Подлежат ли включению в график дополнительные оплачиваемые отпуска?

Поскольку график содержит информацию об оплачиваемых отпусках, количество дней дополнительного отпуска также должно быть отражено в этом документе. В данном случае больше всего вопросов вызывает отпуск за работу во вредных и опасных условиях труда, ведь он предоставляется за фактически отработанное время, и подсчитать точную продолжительность такого отпуска к моменту утверждения графика невозможно. Вместе с тем в графике отпусков следует отразить количество календарных дней отпуска, которое определится путем сложения дней основного и дополнительного оплачиваемого отпусков. Например, сотруднику полагается 28 календарных дней основного оплачиваемого отпуска и 7 календарных дней дополнительного, значит, в графике нужно указать 35 дней. При этом не стоит думать, что при заполнении графика таким способом сотрудник получит право на полный дополнительный отпуск независимо от времени фактической работы во вредных или опасных условиях. График определяет очередность отпусков и обязателен для работника и работодателя лишь в этой части.

Необходимость включения в график дополнительных отпусков подтверждается и контрольно-надзорной практикой. Так, организация была привлечена к административной ответственности за отсутствие дополнительных отпусков в графике. Организация обжаловала постановление инспектора ГИТ, указав, что дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам в соответствии с действующим законодательством, о чем работодатель издает приказы, и его наличие в графике никак не сказывается на предоставлении. Суд посчитал, что привлечение к ответственности законно, и оставил в силе постановление ГИТ, указав, что в графике отпусков должны быть отражены дополнительные отпуска наряду с основными, правда, снизил размер штрафа (Решение Свердловского областного суда от 01.09.2015 по делу N 72-974/2015).

Указываются ли в графике неиспользованные отпуска?

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ). В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется.

На практике отпуск (или его часть) нередко продлевается или переносится на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий сотрудника, в ситуациях, указанных в ст. 124 ТК РФ:

при временной нетрудоспособности работника;

при исполнении работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством или локальными нормативными актами.

Кроме того, в связи с производственной необходимостью работника могут отозвать из отпуска, но только с его согласия. При этом неиспользованная часть отпуска предоставляется работнику в удобное для него время в текущем году или присоединяется к отпуску за следующий год.

Как видим, довольно часто не представляется возможным соблюсти полностью график отпусков в течение календарного года. Однако вне зависимости от причин, по которым отпуск не был полностью использован, право на него у работника сохраняется.

Чтобы не накапливать отпуска, неиспользованные дни отдыха следует также включать в график на очередной календарный год. Последовательность предоставления отпусков целесообразно указывать в хронологическом порядке, как в графике. Сначала нужно выбрать все отпуска за предыдущие годы, затем предоставить отпуск за текущий год.

Утверждаем график

Как только все структурные подразделения сдали в отдел кадров предварительные графики, отдел кадров сводит их в единый график отпусков, который подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления отпусков.

Коротко напомним процедуру учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Работодатель направляет проект графика в названный орган, который, в свою очередь, не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме. Если это мнение не содержит согласия с проектом графика отпусков либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться либо обязан в течение трех дней после получения мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичного профсоюза работников в целях достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право утвердить график. В таком случае он может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд.

Итак, если в организации имеется профсоюз, то об учете его мнения при разработке графика необходимо сделать на этом документе отметку, которая может выглядеть, например, так.

...

Мнение выборного органа первичной профсоюзной организации от 06.12.2017 N 2/12 учтено.

Утверждаю. Руководитель Директор Иванов И.И. Иванов "15" декабря 2017 г.

График отпусков N 11 на 2018 год.

Дата составления: 14.12.2018

...

Нужно ли ознакомить работников с утвержденным графиком?

График отпусков - это локальный нормативный акт, обязательный для принятия и исполнения как работодателем, так и работниками. Это означает, что ни работодатель, ни работник не вправе в одностороннем порядке изменить установленное графиком время ухода в отпуск. Работодатель обязан ознакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. В связи с этим утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников.

Кроме того, ознакомление работников с графиком отпусков фактически может заменить собой подготовку и заполнение многочисленных уведомлений о времени начала отпуска. Иными словами, если сотрудник расписался в графике отпусков (или в листе ознакомления), то за 2 недели до начала отпуска направлять ему уведомление уже не обязательно. Достаточно вовремя подготовить приказ об отпуске и выплатить отпускные. Ведь в Трудовом кодексе не оговариваются форма и способ письменного уведомления работников, это оставлено на усмотрение кадровика. Указаны лишь срок (не позднее чем за 14 дней до начала отпуска) и необходимость получения подписи сотрудников.

Мы все-таки рекомендуем готовить уведомление о начале отдыха персонально каждому работнику независимо от ознакомления с графиком, поскольку с этим документом работники знакомятся в текущем году, а отпуск будет в следующем, и легко забыть даты начала отпуска.

Сколько хранятся графики отпусков?

Обратимся к Приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения". Согласно п. 693 данного перечня графики должны храниться в компании год. Соответственно график отпусков за 2016 год может быть уничтожен в 2018 году.

А если в графике допущена ошибка?

Действительно, не часто, но все же бывает, что после утверждения графика обнаруживается досадная ошибка, например, неверно указаны фамилия, имя, отчество работника или его должность. Как внести исправления в график? Нужно ли перепечатывать документ и проходить процедуру согласования заново? Нет, это не обязательно.

Обратимся к Закону N 402-ФЗ, в п. 7 ст. 9 которого говорится, что исправление в первичном учетном документе должно содержать дату, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Изменения графика

Как мы знаем, в силу разных причин строгое соблюдение графика отпусков весьма проблематично: кого-то отозвали из отпуска, кому-то его продлили, а кто-то попросил перенести отпуск на иной срок.

Соответственно изменения в графике в основном касаются дат предоставления отпуска и его продолжительности. Например, если в графике отпусков не указана конкретная дата ухода в отпуск, а указан только месяц, работник пишет заявление с указанием конкретной даты. Его реквизиты отражаются в графе 10, а в графе 7 - конкретная дата начала отпуска. Остальные графы не заполняются.

Приведем пример внесения корректировок при переносе отпуска в связи с болезнью работника.

Дата		Перенесение отпуска		Примечание
Запланированная	Фактическая	Основание (документ)	Дата предполагаемого отпуска
6	7	8	9	10
10.10.2017		Заявление о переносе отпуска от 06.10.2017 листок нетрудоспособности от 02.10.2017	11.12.2017	Отпуск переносится в связи с болезнью работника

Записи о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью, отзывом из отпуска, а также в связи с предоставлением отпуска с последующим увольнением вносятся по аналогии, в графе 8 указываются соответствующие документы (заявления, приказы), в графе 9 - дата переноса, в графе 10 - причины переноса.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

График отпусков довольно часто запрашивают контролеры при проверках. И инспекторы тщательно проверяют его: учитывалось ли мнение профсоюза (проставлены ли реквизиты такого мнения на графике), ознакомлены ли работники с графиком (проверяется наличие подписей) и пр. Естественно, при обнаружении нарушений правил составления графика оформляется протокол об административном правонарушении по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Напомним, что санкциями данной нормы предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

- на должностных лиц - в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1 000 до 5 000 руб.;

- на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб.

В заключение

График отпусков - важный документ, который должен быть в каждой организации. Его необходимо утвердить не позднее чем за 2 недели до наступления нового календарного года.

График отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и позволяет работодателю заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные не менее чем за 3 дня до его начала в соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ, а также контролировать своевременность предоставления работникам отдыха и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.