Приказ Управления государственной архивной службы Самарской области от 29 июня 2010 г. N 53 "Об утверждении административного регламента управления государственной архивной службы Самарской области по предоставлению государственной услуги "Экспертиза ценности документов" (утратил силу)

Приказ Управления государственной архивной службы Самарской области
от 29 июня 2010 г. N 53
"Об утверждении административного регламента управления
государственной архивной службы Самарской области по предоставлению
государственной услуги "Экспертиза ценности документов"

ГАРАНТ:

Приказом Управления государственной архивной службы Самарской области от 29 ноября 2012 г. N 88 настоящий приказ признан утратившим силу

В соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг), утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 N 679, и в целях реализации Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006-2010 годах, одобренной распоряжением Правительства Российской Федерации от 25.10.2005 N 1789-р, и пункта 1 Плана мероприятий по повышению качества государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям с участием органов исполнительной власти Самарской области на 2008-2010 годы, утвержденного постановлением Правительства Самарской области от 29.10.2008 N 425, приказываю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент управления государственной архивной службы Самарской области по предоставлению государственной услуги "Экспертиза ценности документов".

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя управления государственной архивной службы Самарской области (Пантюхину).

3. Опубликовать настоящий приказ в средствах массовой информации.

4. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Руководитель управления

В.А. Белорусцев

Административный регламент
управления государственной архивной службы
Самарской области по предоставлению государственной услуги
"Экспертиза ценности документов"
(утв. приказом Управления государственной архивной службы Самарской области
от 29 июня 2010 г. N 53)

1. Общие положения

1. Административный регламент управления государственной архивной службы Самарской области по предоставлению государственной услуги по экспертизе ценности документов (далее - Регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) управления государственной архивной службы Самарской области (далее - управление), а также порядок взаимодействия управления с государственными учреждениями Самарской области, подведомственными управлению (далее - государственные архивы Самарской области) и муниципальными архивами Самарской области, при осуществлении предоставления государственной услуги.

2. Экспертиза ценности документов подразумевает изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Самарской области.

3. Предоставление государственной услуги по экспертизе ценности документов осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 N 1182 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения";

- Закон Самарской области от 12.05.2005 N 109-ГД "Об архивном деле в Самарской области";

- постановление Правительства Самарской области от 09.04.2008 N 79 "Об утверждении положения об управлении государственной архивной службы Самарской области";

- распоряжение Правительства Самарской области от 14.09.2005 N 156-р "Об утверждении Регламента деятельности управления государственной архивной службы Самарской области";

- приказ руководителя управления государственной архивной службы Самарской области от 12.12.2008 N 82 "Об утверждении Положения об экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) при управлении государственной архивной службы Самарской области и Регламента работы ЭПК".

4. Предоставление государственной услуги по экспертизе ценности документов осуществляет управление совместно с государственными архивами Самарской области.

Управление оказывает государственную услугу по экспертизе ценности документов через экспертно-проверочную комиссию (далее - ЭПК), действующую при управлении.

Государственные архивы Самарской области оказывают государственную услугу по экспертизе ценности документов заявителям посредством изучения состава и содержания документов, их экспертной оценки и составления описей дел постоянного и временного срока хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу; актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее - описи и акты).

5. Результатом предоставления государственной услуги по экспертизе ценности документов является:

- составление сотрудниками государственных архивов Самарской области описей и актов;

- решение ЭПК управления об утверждении описей дел постоянного хранения организаций и о включении документов, внесенных в описи, в состав архивного фонда Самарской области;

- решение ЭПК управления о согласовании описей дел временного срока хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу;

- решение ЭПК управления о приеме документов личного происхождения в государственные и муниципальные архивы Самарской области;

- решение ЭПК управления о согласовании актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

6. В качестве заявителей на предоставление государственной услуга по экспертизе ценности документов выступают:

- территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иные государственные органы Российской Федерации, расположенные на территории Самарской области, государственные органы Самарской области, органы местного самоуправления в Самарской области, организации различных форм собственности, действующие на территории Самарской области, и являющиеся собственниками или владельцами документов (далее - организации);

- граждане, владельцы или собственники документов личного происхождения.

7. Государственная услуга по экспертизе ценности документов управлением предоставляется бесплатно.

Государственные архивы Самарской области оказывают организациям государственную услугу по экспертизе ценностей документов на договорной основе в порядке реализации платных работ.

Гражданам (держателям личных фондов) государственная услуга по экспертизе ценности документов оказывается государственными архивами Самарской области бесплатно.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

8. Информирование организаций и граждан о правилах предоставления государственной услуги по экспертизе ценности документов осуществляется управлением.

Местонахождение управления государственной архивной службы Самарской области и его почтовый адрес: 443096, г. Самара, ул. Мичурина, 13.

Электронный адрес управления: chiefarh@samaramail.ru

Телефоны должностных лиц управления, предоставляющего государственную услугу: (846) 2639954, 2650862, 2650869, факс 3414470.

Информация о месте нахождения государственных архивов Самарской области (приложение 1), их почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещена на официальном сайте управления по адресу: http://www.chiefarh.samaracity.ru.

Информация о государственной услуге по экспертизе ценности документов и порядке ее предоставления размещена на Портале государственных услуг Самарской области по адресу: http://www.gosuslugi.samara.ru, http://www.gosuslugi.samaregion.ru.

На официальном сайте управления размещены образцы документов, необходимых для исполнения государственной услуги, а также график подготовки и проведения заседаний ЭПК.

Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги:

- по телефону - должностные лица управления дают исчерпывающую информацию по вопросам экспертизы ценности документов.

- по письменным обращениям - ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

- в электронном виде - ответ направляется заявителю в электронном виде по месту обращения в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения.

- при личном обращении - прием осуществляется руководителем управления, заместителем руководителя управления, другими должностными лицами по адресу: г. Самара, ул. Мичурина, 13 по рабочим дням с 0900 до 1800, тел. 2650869.

- на официальном сайте управления.

9. Основанием для предоставления государственной услуги по экспертизе ценности документов является обращение заявителя в адрес управления или государственного архива Самарской области.

10. Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги по проведению экспертизы ценности документов является:

- предоставление заявителем документов для проведения работ по их экспертной оценке не в полном объеме;

- отсутствие у заявителя условий для выполнения работ по экспертной оценке;

- отсутствие критерия ценности документов личного происхождения;

- оформление представленных на рассмотрение ЭПК описей и актов с нарушением требований нормативных правовых актов, указанных в пункте 3 настоящего Регламента, а также требований следующих нормативных и методических документов: ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477; Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Росархива 6 октября 2000 г.; Основных правил работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г., приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263); Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.);

- представление на рассмотрение ЭПК неполного количества экземпляров описей и актов.

III. Административные процедуры

13. Предоставление государственной услуги по экспертизе ценности документов предполагает осуществление следующих административных процедур:

- прием и регистрация обращений на проведение экспертизы ценности документов и составление описей и актов по ее результатам, поступивших от заявителей, и передача их на рассмотрение:

- оформление договора на проведение экспертизы ценности документов;

- проведение работ по экспертизе ценности документов и составлению описей и актов по ее результатам;

- прием и регистрация описей и актов, поступивших от заявителей, и передача их на исполнение;

- подготовка к рассмотрению представленных описей и актов на заседании ЭПК;

- рассмотрение представленных описей и актов на заседании ЭПК;

- оформление решения ЭПК и передача описей и актов заявителю.

14. Поступивший в управление запрос о проведении экспертизы ценности документов регистрируется и после рассмотрения его руководителем управления передается директору государственного архива Самарской области по профилю содержания запроса в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке.

15. Директор государственного архива Самарской области рассматривает поступивший запрос и принимает решение в форме резолюции:

- о проведении работ по экспертизе ценности документов;

- об отказе в проведении работ по экспертизе ценности документов на основании пункта 10 административного регламента.

16. Срок рассмотрения запроса директором государственного архива Самарской области и принятия решения - 3 дня с момента поступления запроса в государственный архив Самарской области.

17. При отказе в проведении работ по экспертизе ценности документов заявителю направляется ответ, в котором излагается причина, по которой услуга не может быть предоставлена.

18. Положительное решение о предоставлении государственной услуги на выполнение работ по экспертизе ценности документов оформляется договором, в котором прописываются условия и сроки предоставления государственной услуги. Договор подписывается директором государственного архива Самарской области и руководителем организации - заявителя. Подписи скрепляются гербовыми печатями сторон.

19. Экспертиза ценности документов проводится специалистами государственного архива Самарской области посредством изучения состава и содержания документов, их экспертной оценки, а также проведения комплекса работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению единиц хранения (дел).

По итогам проведения экспертизы ценности документов составляются:

- описи дел постоянного хранения;

- описи дел временного срока хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу;

- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

20. Описи и акты направляются с сопроводительным письмом на официальном бланке организации - заявителе государственной услуги в государственный или муниципальный архив Самарской области:

- описи дел постоянного хранения - в 4 экземплярах;

- описи дел временного срока хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу - в 3 экземплярах;

- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению - в 2 экземплярах.

Описи и акты могут быть доставлены посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской связи, непосредственно представителем заявителя.

21. Сотрудник государственного или муниципального архива Самарской области, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции, регистрирует поступившие описи и акты и в день поступления направляет их специалисту государственного или муниципального архива Самарской области, курирующему данную организацию (далее - куратор).

22. Куратор проверяет комплектность и правильность оформления описей и актов, поступивших на рассмотрение, полноту и качество их содержания.

23. Куратор готовит заключение на представленные описи и акты и направляет его вместе с представленными описями и актами:

- на доработку при выявлении некомплектности описей и актов и (или) их несоответствия требованиям, указанным в пункте 10 настоящего Регламента;

- секретарю ЭПК управления вместе с сопроводительным письмом организации в случае надлежащего оформления описей и актов и их соответствия требованиям, указанным в пункте 10 настоящего Регламента;

24. Срок подготовки куратором заключения на описи и акты не может превышать 10 дней с момента их регистрации.

25. Описи и акты, направленные на доработку, поступают на повторное рассмотрение в государственные или муниципальные архивы Самарской области вместе с сопроводительным письмом организации, их представившей. Срок повторного рассмотрения описей и актов куратором и подготовки заключения не может превышать 10 дней с момента их регистрации.

26. В соответствии с Регламентом работы ЭПК секретарь ЭПК в день поступления описей и актов:

- регистрирует их в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК;

- включает рассмотрение вопроса о согласовании/утверждении представленных описей и актов в повестку дня очередного заседания ЭПК согласно графику;

- направляет описи и акты с необходимыми приложениями и рабочей карточкой председателю ЭПК на рассмотрение.

27. Председатель ЭПК в соответствии с графиком подготовки и проведения заседаний ЭПК, ежегодно утверждаемым руководителем управления, направляет представленные описи и акты экспертам для рассмотрения и составления заключения. Описи и акты направляются экспертам на рассмотрение не позднее 5 рабочих дней до очередного заседания ЭПК.

28. Состав группы экспертов при ЭПК утверждается приказом руководителя управления государственной архивной службы Самарской области.

29. Эксперт готовит заключение на представленные описи и акты. В ходе подготовки заключения эксперт проверяет правильность оформления описей и актов, полноту и качество их содержания.

30. При выявлении некомплектности представленных описей и актов и (или) их несоответствий их требованиям, указанным в пункте 10 настоящего Регламента, описи и акты возвращаются экспертом ЭПК на доработку вместе с заключением и сопроводительным письмом.

31. В день проведения заседания ЭПК эксперт представляет свое заключение на описи и акты.

32. Председатель ЭПК может принять решение о необходимости присутствия на заседании ЭПК представителя организации, направившей описи и акты на согласование. В этом случае председатель ЭПК дает поручение секретарю ЭПК обеспечить явку представителя организации на заседание ЭПК.

33. Рассмотрение представленных описей и актов на заседании ЭПК осуществляется в соответствии с процедурой подготовки и проведения заседаний ЭПК, установленной Регламентом работы ЭПК.

34. Решение ЭПК о согласовании (не согласовании)/утверждении (не утверждении) представленных описей и актов оформляется протоколом ЭПК в течение 15 дней со дня проведения заседания ЭПК. Протокол ЭПК подписывается секретарем и председателем ЭПК и утверждается руководителем управления или лицом его замещающим.

35. Решение ЭПК направляется организации и гражданину в виде выписки из протокола заседания ЭПК. Выписка подписывается секретарем и председателем ЭПК и заверяется печатью ЭПК. Выписка направляется в организацию вместе с представленными описями и актами.

36. Срок предоставления заявителю утвержденных/согласованных описей и актов, выписок из протокола ЭПК не должен превышать 30 дней с момента их регистрации секретарем ЭПК.

Срок проведения работ по экспертизе ценности документов устанавливается в договоре, заключенном между заявителем государственной услуги и государственным архивом Самарской области.

IV. Порядок и формы контроля за совершением
действий и принятием решений

37. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги по экспертизе ценности документов и принятием решений, осуществляется должностными лицами управления, ответственными за организацию работы по ее представлению.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом управления, ответственным за организацию работы по представлению государственной услуги по экспертизе ценности документов, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

38. Управление осуществляет контроль за представлением государственной услуги по экспертизе ценности документов государственными архивами Самарской области.

39. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги по экспертизе ценности документов включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц управления.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

40. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы управления) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

41. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги по экспертизе ценности документов формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие управления. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,
осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги
на основании настоящего Регламента

42. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента, устно или письменно.

43. Действия (бездействие) и решения должностных лиц управления и государственных архивов Самарской области могут быть обжалованы:

- Руководителю управления;

- в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

44. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- наименование юридического лица на бланке организации;

- для граждан - фамилию, имя, отчество (последнее при наличии);

- почтовый адрес, но которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

45. Руководитель управления:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- запрашивает необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя государственной услуги дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

46. Ответ на жалобу подписывается руководителем управления или его заместителем и направляется по адресу, указанному в обращении.

47. Письменная жалоба, поступившая в управление, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных .случаях руководитель управления вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока ее рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

48. Если в письменной жалобе не указаны фамилия (наименование юридического лица) инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

49. Управление при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

50. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель управления, иное уполномоченное лицо, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в управление. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

Приложение 1
к административному регламенту,
утвержденному приказом
руководителя управления
государственной архивной службы
Самарской области
от 29 июня 2010 г. N 53

Сведения о местонахождении, контактных
телефонах и адресах государственных учреждений Самарской области,
подведомственных управлению государственной архивной службы
Самарской области, предоставляющих государственную услугу
по экспертизе ценности документов

ГУСО "Центральный государственный архив Самарской области"

Адрес: 443099 г.Самара, ул. Молодогвардейская, д.35

Телефон: (846) 3337662, 3336272

Адрес сайта: www.chiefarh.samaracity.ru/gaso.htm

Адрес электронной почты: gaso@samaramail.ru

Сызранский филиал ГУСО "Центральный государственный архив Самарской области"

Адрес: 446001 Самарская область, г.Сызрань, ул. Советская, д.41

Телефон: (8464) 987133, 985753

Адрес сайта: www.chiefarh.samaracity.ru/syzran.htm

Адрес электронной почты: gosarhiv@dtc.syzran.ru

ГУСО "Самарский областной государственный архив социально-политической истории"

Адрес: 443035 г.Самара, ул. Мичурина, д. 13

Телефон: (846) 9952764, 9956875

Адрес сайта: www.chiefarh.samaracity.ru/gals.htm

Адрес электронной почты: gals@samaramail.ru

ГУСО "Самарский областной государственный технотронный архив"

Адрес: 443035 г.Самара, ул. Мичурина, д. 13

Телефон: (846) 2633212

Адрес сайта: wwwchicfarh.samaracity.ru/SOGTA/sogta.htm

Адрес электронной почты: sogta@yandex.ru