Распоряжение Мэрии городского округа Тольятти от 2 августа 2012 г. N 8682-р/1 "Об утверждении Регламента делопроизводства и документооборота в мэрии городского округа Тольятти" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Распоряжение Мэрии городского округа Тольятти от 2 августа 2012 г. N 8682-р/1
"Об утверждении Регламента делопроизводства и документооборота в мэрии городского округа Тольятти"

С изменениями и дополнениями от:

10, 12 июля 2013 г., 30 декабря 2014 г.

ГАРАНТ:

Документ представлен в редакции без учета следующих изменений:

распоряжение Мэрии городского округа Тольятти от 17 марта 2017 г. N 2086-р/1

распоряжение Мэрии городского округа Тольятти от 1 декабря 2016 г. N 7595-р/1

распоряжение Мэрии городского округа Тольятти от 15 августа 2016 г. N 4902-р/1

распоряжение Мэрии городского округа Тольятти от 26 апреля 2016 г. N 2444-р/1

распоряжение Мэрии городского округа Тольятти от 3 сентября 2015 г. N 6380-р/1

распоряжение Мэрии городского округа Тольятти от 7 июля 2015 г. N 4701-р/1

распоряжение Мэрии городского округа Тольятти от 27 февраля 2015 г. N 1212-р/1

распоряжение Мэрии городского округа Тольятти от 6 февраля 2015 г. N 565-р/1

распоряжение Мэрии городского округа Тольятти от 24 марта 2014 г. N 1842-р/1

С целью повышения эффективности деятельности органов (структурных подразделений) мэрии, руководствуясь Уставом городского округа Тольятти,

1. Утвердить прилагаемый Регламент делопроизводства и документооборота в мэрии городского округа Тольятти (далее - Регламент).

2. Всем органам (структурным подразделениям) мэрии руководствоваться положениями Регламента при подготовке документов.

3. Руководителю управления по оргработе и связям с общественностью мэрии Алексееву А.А., начальнику отдела реализации административной реформы мэрии Тупиковой Е.А. провести необходимую работу по разъяснению положений утвержденного Регламента и внедрению его в практику работы мэрии.

4. Признать утратившими силу распоряжения мэрии городского округа Тольятти:

4.1. От 02.10.2009 г. N 9304-р/1 "Об утверждении Регламента делопроизводства и документооборота в мэрии городского округа Тольятти".

4.2. От 30.05.2011 г. N 5549-р/1 "О внесении изменений в распоряжение мэрии городского округа Тольятти от 02.10.2009 г. N 9304-р/1 "Об утверждении Регламента делопроизводства и документооборота в мэрии городского округа Тольятти"".

4.3. От 22.05.2012 г. N 6124-р/1 "О внесении изменений в распоряжение мэрии городского округа Тольятти от 02.10.2009 г. N 9304-р/1 "Об утверждении Регламента делопроизводства и документооборота в мэрии городского округа Тольятти"".

5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя мэра - руководителя аппарата мэрии Тарасова А.А.

Мэр	С.И. Андреев

Регламент
делопроизводства и документооборота в мэрии городского округа Тольятти
(утв. распоряжением мэрии городского округа Тольятти от 2 августа 2012 г. N 8682-р/1)

С изменениями и дополнениями от:

10, 12 июля 2013 г., 30 декабря 2014 г.

I. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент делопроизводства и документооборота в мэрии городского округа Тольятти (далее - Регламент) разработан в целях совершенствования документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов.

1.2. Регламент определяет порядок работы с документами, в том числе создания и оформления документов, их исполнение, контроль сроков исполнения, учет и хранение документов, а также устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документообороту в мэрии городского округа Тольятти (далее - мэрия).

1.3. Регламент разработан в соответствии с требованиями, установленными Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти, а также в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе: "Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)" (1988 г.); ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"; ГОСТ Р 1.5-2001 "Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению"; "Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (2009 г.); "Унифицированные формы первичной учетной документации" (2004 г.); "Правила оказания услуг почтовой связи"; "Правила предоставления услуг телеграфной связи"; нормативными правовыми актами Росархива, а также муниципальными правовыми актами городского округа Тольятти.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства и документооборота, за соблюдение установленного настоящим Регламентом порядка работы с документами в органах (структурных подразделениях) мэрии возлагается на руководителей органов (структурных подразделений) мэрии (далее - органы мэрии).

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства и документооборота в мэрии, а также контроль исполнения документов в мэрии в целом возлагается на Управление по оргработе и связям с общественностью.

1.5. Ведение делопроизводства в органах мэрии осуществляется сотрудниками, на которых возлагаются обязанности по документационному обеспечению деятельности органов мэрии (далее - ответственные за делопроизводство). Ответственный за делопроизводство несет ответственность за выполнение возложенных на него обязанностей по документационному обеспечению деятельности органа мэрии, а также осуществляет контроль за общим состоянием делопроизводства в органе, прохождением и исполнением документов в органе мэрии и его подразделениях.

1.6. При работе с документами не разрешается вносить в них исправления, делать пометки.

1.7. Работать с документами (оригиналами) вне служебных помещений запрещается. Исключением является работа в суде, иных юрисдикционных органах на основании соответствующей доверенности. Для работы с документами (оригиналами) на выездных семинарах, совещаниях, в органах государственной власти и органах местного самоуправления необходимо разрешение руководителя органа мэрии.

1.8. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники обязаны передать через ответственного за делопроизводство находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя органа мэрии.

1.9. При увольнении или переходе на работу в другой орган сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному за делопроизводство.

1.10. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю органа мэрии. По приказу руководителя органа мэрии проводится проверка, о результатах которой информируется курирующий заместитель мэра, заместитель мэра - руководитель аппарата мэрии (далее - заместитель мэра).

1.11. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих с этой информацией.

1.12. С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителя органа мэрии.

1.13. Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящего Регламента, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

Часть 1. Организация документооборота

II. Основные понятия документооборота

2.1. Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

2.2. Все документы в мэрии делятся на три документопотока: входящие, исходящие, внутренние.

2.3. Входящие документы - документы, поступающие в мэрию. Внутренние документы - документы, которые составляются, исполняются, хранятся в мэрии без направления информации за её пределы. Исходящие документы - документы, отправляемые из мэрии.

2.4. Составные части документооборота:

- движение входящих документов;

- движение внутренних документов (переписка между органами мэрии);

- исполнение входящих и внутренних документов;

- движение исходящих документов;

- согласование и утверждение муниципальных правовых актов,

- издание приказов руководителями органов мэрии;

- исполнение протоколов аппаратного совещания мэра и иного совещания, проводимого мэром;

- контроль исполнения документов, муниципальных правовых актов, приказов;

- направление проектов муниципальных правовых актов в Контрольно-счетную палату городского округа Тольятти для проведения финансово-экономической экспертизы.

III. Порядок работы с входящими документами

3.1. Обработка и движение входящего (поступающего) документа в мэрию включает в себя следующие последовательные этапы:

1) приём и первичная обработка входящего документа;

2) регистрация входящего документа;

3) предварительное рассмотрение входящего документа;

4) рассмотрение входящего документа руководителем;

5) внесение резолюции в регистрационно-контрольную карту документа (РКК) и постановка входящего документа на контроль;

6) направление входящего документа на исполнение;

7) контроль исполнения входящего документа по срокам исполнения.

3.2. Приём и первичная обработка входящего документа

3.2.1. Делопроизводство в мэрии осуществляется в смешанной форме:

1) централизованно:

- в канцелярии мэрии - входящие, исходящие, внутренние документы, направляемые в адрес мэра (заместителя мэра), а также документы, отправляемые сторонним и внутренним адресатам за подписью мэра (заместителя мэра);

- в общественной приемной мэрии - входящие документы (обращения граждан) и исходящие документы (ответы на обращения граждан), подписанные мэром, (заместителем мэра);

2) децентрализовано:

- в органах мэрии - документы, направляемые в адреса руководителей органов мэрии в соответствии с функциональным назначением органов мэрии, а также документы, отправляемые сторонним и внутренним адресатам за подписью руководителя органа мэрии.

3.2.2. Прием и работа с обращениями граждан осуществляется общественной приемной мэрии (отдел) в соответствии с Порядком работы с обращениями граждан, поступившими в общественную приемную мэрии городского округа Тольятти.

3.2.3. Прием документов в канцелярии мэрии (отдел), общественной приемной мэрии (отдел) и в органах мэрии осуществляется ежедневно (кроме выходных) c 9 час. до 16 час. (в сокращенные дни до 15 час.). Документы, поступившие в канцелярию мэрии после 16 час. (в сокращенные дни после 15 час.) регистрируются на следующий рабочий день, кроме документов, требующих немедленного исполнения.

3.2.4. Вся корреспонденция проходит первичную обработку (проверку правильности доставки и комплектности), сортировку. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается адресату.

3.2.5. Письма юридических лиц, независимо от формы собственности, принимаются к исполнению при наличии обязательных реквизитов документа: даты документа, подписи руководителя (или уполномоченного лица) организации, печати. При направлении письма на двух и более страницах на бланке организации, печать организации ставиться на последнем листе документа.

Информация об изменениях:

Пункт 3.2.6 изменен с 10 июля 2013 г. - Распоряжение Мэрии городского округа Тольятти Самарской области от 10 июля 2013 г. N 4209-р/1

См. предыдущую редакцию

3.2.6. Документы, адресованные в органы мэрии, работниками канцелярии мэрии направляются без регистрации в соответствующие органы мэрии курьером или раскладываются по ячейкам, находящимся на 1 этаже здания мэрии пл. Свободы, 4.

Обращения граждан, поступившие в канцелярию мэрии, направляются без регистрации в общественную приемную мэрии.

В случае ошибочного направления в органы мэрии документов из канцелярии мэрии лицо, ответственное за делопроизводство в органе мэрии, незамедлительно возвращает их в канцелярию мэрии с соответствующей пометкой.

В случае поступления работнику на исполнение документа, не относящегося к его компетенции, он незамедлительно (не позднее двух рабочих дней) возвращает его своему руководителю или в канцелярию мэрии с соответствующей пометкой или служебным письмом.

3.2.7. Конверты с документами вскрываются, проверяется правильность их доставки, целостность упаковки. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

3.2.8. Корреспонденция с пометкой "Вручить лично", не вскрывается в канцелярии мэрии, передается лично адресату или уполномоченному сотруднику. Документы с пометкой "Срочно" обрабатываются и вручаются вне очереди.

3.2.9. Телеграммы, телефонограммы срочного характера в адрес мэра (заместителя мэра) принимаются под личную подпись работника канцелярии, в адрес руководителя органа мэрии - под личную подпись лица, ответственного за делопроизводство в органе мэрии, с проставлением даты и времени приема, и сразу передаются на рассмотрение адресату, после чего они подлежат регистрации.

Телеграммы и телефонограммы, не требующие срочного исполнения, проходят все этапы обработки и подлежат рассмотрению, как и остальные документы.

3.2.10. После предварительного ознакомления с каждым документом документы сортируются, исходя из содержания и тематики документа, и регистрируются.

3.3. Регистрация входящего документа

3.3.1. Регистрация входящих документов, направленных в адрес мэра, (заместителя мэра), производится в канцелярии мэрии; запросов граждан - в общественной приемной мэрии; документов, направленных в адрес руководителей органов мэрии, - в органах мэрии и осуществляется однократно в соответствии с разделением потоков документов. При направлении зарегистрированных документов на исполнение в органы мэрии они повторно не регистрируются.

3.3.2. Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения и учета, за исключением документов информационно-справочного и рекламного характера.

3.3.3. Документы, поступающие по информационным системам общего пользования (в том числе по электронной почте, Интернет) и каналам факсимильной связи, оформленные в соответствии с требованиями, указанными в п. 3.2.5 настоящего Регламента, также подлежат регистрации в установленном в мэрии порядке.

3.3.4. Процедура регистрации состоит из следующих этапов:

- присвоение регистрационного номера документу;

- проставление регистрационного номера на документе;

- внесение необходимой информации о документе в РКК;

- сканирование документа и прикрепление его электронного образа к РКК.

3.3.5. Присвоение регистрационного номера документа в мэрии осуществляется в журнале регистрации входящих документов.

3.3.6. Проставление регистрационного номера на документе осуществляется в правом нижнем углу первого листа документа штампом (либо рукописной записью), содержащем входящий номер и дату регистрации документа.

3.3.7. После присвоения регистрационного номера документу в РКК вносятся необходимые сведения о документе в соответствии с Приложением N 1.

3.4. Предварительное рассмотрение входящего документа

3.4.1. После регистрации документы, полученные в адрес мэра (заместителя мэра), работниками канцелярии мэрии передаются ответственным лицам (помощнику мэра, консультантам заместителей мэра) для анализа и доклада мэру (заместителю мэра).

3.4.2. Документы с типовыми (имеющие стандартные решения) и часто повторяющимися вопросами (два и более раза), а также документы, не требующие решения на уровне мэра (заместителя мэра), помощником мэра (консультантами заместителей мэра) распределяются по органам мэрии с пометками, идентичными резолюциям к соответствующим документам.

3.4.3. После предварительного рассмотрения документы, требующие принятия решения, направляются на рассмотрение мэру (заместителю мэра), а типовые документы с резолюцией помощника мэра (консультанта заместителя мэра) возвращаются в канцелярию мэрии для внесения информации в РКК и направления их на исполнение.

3.5. Рассмотрение входящего документа руководителем

3.5.1. При рассмотрении документа мэр (заместитель мэра, руководитель органа мэрии) в пределах своих полномочий выносит резолюцию, в которой назначает ответственного исполнителя (исполнителей), контрольный срок и мероприятия по исполнению поручений (заданий), содержащихся в документе, проставляет дату и подпись.

3.5.2. Рассмотренные документы возвращаются в канцелярию мэрии или лицу, ответственному за делопроизводство в органе мэрии (в соответствии распределением потока документов) для внесения резолюции в РКК.

3.6. Внесение резолюции в РКК и постановка входящего документа на контроль

3.6.1. В РКК без изменений вносится содержание резолюции: ответственный исполнитель (исполнители), поручения (задания), автор резолюции, срок исполнения.

3.6.2. Документ ставится на контроль в соответствии со сроком, указанным в резолюции.

Если в резолюции не указан срок, то документ, требующий исполнения, ставится на контроль со сроком, указанным в тексте документа, либо с типовым сроком исполнения в соответствии с Приложением N 2.

В случае наличия в тексте документа нескольких поручений (заданий) каждое поручение (задание) ставится на контроль со сроком, указанным в тексте документа для соответствующего поручения (задания). Контрольный срок исполнения документа в целом определяется из максимального срока исполнения одного из поручений (заданий), указанных в тексте документа.

3.6.3. Не ставятся на контроль документы, не требующие ответа, а предназначенные для:

- практического применения (нормативно-методические, инструктивные документы);

- участия в совещаниях, семинарах, заседаниях, комиссиях и т.п.;

- информирования по основным вопросам деятельности;

- обобщения и отражения в плановых, отчетных и других документах

- ответные письма от организаций на запросы должностных лиц и органов мэрии.

3.6.4. В случае отсутствия в повторной резолюции к отчету об исполнении документа некоторых реквизитов резолюции в РКК вносятся следующие их значения:

- при отсутствии поручения - указывается текст резолюции "на доработку";

- при отсутствии исполнителя - указывается ответственный исполнитель исходя из ранее принятой резолюции руководителя по данному документу;

- при отсутствии контрольного срока - указывается дата, необходимая для доработки документа и не превышающая контрольный срок документа при его регистрации.

3.7. Направление входящего документа на исполнение

3.7.1. Специалист канцелярии мэрии или лицо, ответственное за делопроизводство в органе мэрии, документы после рассмотрения мэром, заместителем мэра, руководителем органа мэрии) передает исполнителю (исполнителям) в тот же день или не позднее следующего дня.

Ответственному исполнителю документа передается оригинал документа, соисполнителям - копии документа.

3.7.2. При передаче документа (оригинала) на исполнение в органы мэрии специалист, ответственный за делопроизводство в органе мэрии, проставляет личную подпись и дату получения документа в РКК, которая остается в канцелярии мэрии или органе мэрии.

3.7.3. Процесс передачи документов исполнителю (исполнителям) и возращение документов от исполнителя (исполнителей) в обязательном порядке фиксируется в РКК.

3.8. Контроль исполнения входящего документа

3.8.1. Зарегистрированные документы подлежат проведению текущего (предупредительного) контроля - проверки хода исполнения и своевременности подготовки отчета об их исполнении.

3.8.2. Контроль исполнения документов в мэрии осуществляется в соответствии с порядком, описанным в Разделе X настоящего Регламента.

IV. Порядок исполнения документов

4.1. Обработка и движение документа в процессе его исполнения в мэрии включает в себя следующие последовательные этапы:

1) исполнение документа;

2) подготовка отчета об исполнении документа;

3) согласование проекта исполненного документа (при необходимости);

4) рассмотрение руководителем исполненного документа;

5) подписание (утверждение) исполненного документа.

4.2. Исполнение документа

4.2.1. Документы, поступившие через канцелярию мэрии, направляются в органы мэрии в соответствии с резолюцией мэра (заместителя мэра).

Документы, поступившие напрямую в органы мэрии, направляются руководителям структурных подразделений, специалистам в органе мэрии в соответствии с резолюцией руководителя органа мэрии.

При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем является руководитель органа (структурного подразделения) мэрии, указанный первым (далее - ответственный исполнитель).

4.2.2. Ответственный исполнитель (исполнитель) анализирует все поручения и задания, указанные в резолюции мэра (заместителя мэра, руководителя органа мэрии), а также в тексте документа с целью определения характера и объема работ.

В случае направления письма с вопросом, не входящим в полномочия органов местного самоуправления, ответственный исполнитель подготавливает проект ответа адресату с мотивированным обоснованием причин отказа в рассмотрении вопроса.

4.2.3. Ответственный исполнитель организует исполнение документа и подготовку ответа, а также согласование исполненного документа с должностными лицами и органами мэрии (при необходимости) до истечения контрольного срока исполнения документа не позднее следующих сроков:

- 4-5 дней - для документов со сроком исполнения от 16 до 30 и более дней;

- 2-3 дней - для документов со сроком исполнения от 8 до 15 дней;

- 1-2 дня - для документов со сроком исполнения от 1 до 7 дней,

за исключением ответов на протесты, представления прокурора и требования прокурора об изменении нормативного правового акта, порядок и сроки согласования которых предусмотрены в Разделе XXII настоящего Регламента.

4.2.4. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва всех остальных исполнителей по документу и определения срока подготовки необходимой информации и материалов.

Исполнители обязаны предоставить всю необходимую информацию и материалы по требованию ответственного исполнителя в установленные им сроки, которые не превышают контрольный срок исполнения документа.

4.2.5. На первом этапе исполнения документа осуществляется сбор необходимых материалов и информации. В случае необходимости получения дополнительной информации из других органов (структурных подразделений) мэрии, муниципальных учреждений, подготавливаются и направляются соответствующие запросы за подписью ответственного исполнителя.

4.2.6. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за исполнение документа в целом, за соблюдение контрольных сроков исполнения документа.

Исполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное выполнение поручений, указанных в резолюции мэра (заместителя мэра), а также несут персональную ответственность за достоверность информации, использованной при подготовке документа.

4.2.7. Ответственный исполнитель до истечения контрольного срока проводит анализ информации и материалов, подготовленных исполнителями. В случае если задания (поручения), указанные в резолюции или тексте документа, выполнены не в полном объеме, а также проект исполненного документа (исходящее письмо и (или) правовой акт) оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, то он возвращается исполнителям на доработку.

4.2.8. Документ считается исполненным после выполнения всех заданий и поручений, указанных в резолюции и в тексте документа, подлежащего исполнению.

Ответственный исполнитель и руководители органов мэрии, являющиеся исполнителями по документу, обязательно визируют полистно в нижней левой части листа исполненный документ.

4.3. Подготовка отчета об исполнении документа

4.3.1. Подготовка проекта исходящего служебного письма для исполнения документа осуществляется в соответствии с Порядком, указанным в Разделе V настоящего Регламента; проекта муниципального правового акта - в соответствии с Порядками, указанными в Разделах VII, VIII настоящего Регламента.

4.3.2. Пакет документов, направляемый на рассмотрение мэру (заместителю мэра), должен содержать следующие документы:

1) документ (оригинал), подлежащий исполнению;

2) исполненный документ (проект исходящего служебного письма и (или) проект муниципального правового акта) или служебное письмо с информацией об исполнении поручений (заданий), содержащихся в документе);

3) лист согласования к проекту исходящего письма (Приложение N 3);

4) лист рассылки (при наличии более 4-х адресатов) (Приложение N 5).

4.3.3. Подготовку исполнения документа и прилагаемых к нему документов осуществляет ответственный исполнитель в целом с учетом всех полученных результатов, материалов и отчетов исполнителей.

В случае если ответственным исполнителем является заместитель мэра, то заместитель мэра определяет орган мэрии, находящийся в его подчинении, для подготовки проекта исполненного документа.

4.3.4. Оформление исполненного документа и прилагаемых к нему документов осуществляется в соответствии с Порядком оформления отдельных видов документов, указанным в Разделе XIV настоящего Регламента.

4.3.5. Подготовку копий исходящего письма с приложениями осуществляет канцелярия мэрии в соответствии с количеством адресатов.

4.3.6. При наличии более чем четырех адресов, ответственный исполнитель готовит лист рассылки.

4.3.7. На всех этапах работы с документами ответственность несут должностные лица, принимающие участие в их подготовке, оформлении, регистрации, согласовании, контроле и исполнении.

4.3.8. Канцелярия мэрии несет ответственность за:

1) своевременную регистрацию входящих документов в мэрию;

2) передачу входящего документа на рассмотрение мэру (заместителю мэра);

3) направление входящего документа с резолюцией мэра (заместителя мэра) в орган (органы) мэрии на исполнение;

4) контроль сроков исполнения входящего документа и напоминание ответственному органу мэрии об истечении контрольных сроков;

5) своевременную передачу проекта исполненного документа мэру (заместителю мэра) на рассмотрение и подписание;

6) своевременную регистрацию подписанного мэром (заместителем мэра) исполненного документа и направление его адресату (адресатам).

4.3.9. Лицо, ответственное за делопроизводство в органе мэрии, несет ответственность за:

1) своевременную регистрацию входящих документов в орган мэрии;

2) передачу входящего документа на рассмотрение руководителю органа мэрии;

3) направление входящего документа с резолюцией руководителя органа мэрии на исполнение работникам органа мэрии - исполнителям;

4) контроль сроков исполнения входящего документа и напоминание исполнителям об истечении контрольных сроков;

5) своевременную передачу проекта исполненного документа на рассмотрение и подписание руководителю органа мэрии;

6) своевременную регистрацию подписанного руководителем органа мэрии исполненного документа и направление его адресату;

7) своевременную передачу проекта исполненного документа в бумажной и электронной формах в канцелярию мэрии в случае необходимости подписания его мэром (заместителем мэра).

4.3.10. Исполнитель документа в органе мэрии несет персональную ответственность за:

1) соблюдение сроков исполнения входящего документа;

2) исполнение входящего документа в полном объеме;

3) достоверность информации, используемой при подготовке проекта исполненного документа;

4) правильность оформления проекта исполненного документа;

5) своевременность и правильность доработки проекта исполненного документа по замечаниям автора резолюции мэра (заместителя мэра, руководителя органа мэрии).

4.3.11. Руководитель органа мэрии - ответственный исполнитель в соответствии с поручением (заданием), содержащемся в резолюции или тексте входящего документа, несет ответственность:

1) за организацию исполнения входящего документа и подготовку проекта исполненного документа в целом, а также за согласование документа (при необходимости) в соответствии со сроком, указанным в п. 4.2.3 настоящего Регламента;

2) за достоверность информации, использованной при подготовке проекта исполненного документа.

4.4. Согласование проекта исполненного документа

4.4.1. Согласование проектов исполненных документов (ответные или инициативные служебные письма) осуществляется в соответствии с п. 5.3 настоящего Регламента.

4.4.2. Проекты исполненных документов, подготовленные органами мэрии (за исключением органов, находящихся в прямом подчинении мэру) для рассмотрения мэром, должны быть согласованы с курирующим заместителем мэра.

В случае направления документов с резолюцией мэра напрямую в органы мэрии, орган мэрии возвращает исполненный документ на подпись мэру без согласования с курирующим заместителем мэра, за исключением документов, указанных в п. 5.3.2 настоящего Регламента.

Исполненные документы для рассмотрения мэром, подготовленные органами мэрии, находящимися в прямом подчинении мэру, направляются напрямую мэру на соответствующем бланке.

4.4.3. Согласование проектов исполненных документов (постановления мэрии, распоряжения мэрии, распоряжения заместителя мэра, распоряжения заместителя мэра - руководителя аппарата мэрии, приказов финансового органа, приказов руководителей органов мэрии) осуществляется в соответствии с п. 7.3 настоящего Регламента.

4.4.4. После окончания процедуры согласования проект исполненного документа (исходящего письма и (или) проекта муниципального правового акта) выводится на соответствующий бланк в канцелярии мэрии или в органе мэрии (в соответствии с разделением потоков документов в мэрии).

4.4.5. Проект исполненного документа и прилагаемые к нему документы ответственный исполнитель направляет мэру (заместителю мэра, руководителю органа мэрии) в сроки, указанные в п. 4.2.3 настоящего Регламента.

4.5. Рассмотрение руководителем исполненного документа

4.5.1. Проект исполненного документа (проект исходящего письма и (или) проект правового акта либо служебное письмо, содержащее информацию об исполнении заданий (поручений)) передается на рассмотрение мэру (заместителю мэра, руководителю органа мэрии) в соответствии с резолюцией.

4.5.2. При рассмотрении исполненного документа мэр (заместитель мэра, руководитель органа мэрии) осуществляет контроль по существу выполнения всех поручений (заданий), содержащихся в резолюции и (или) тексте документа.

4.5.3. Если поручения (задания), содержащиеся в резолюции или документе, выполнены не в полном объеме и (или) имеются замечания по тексту исполненного документа, то документ возвращается ответственному исполнителю на доработку до истечения контрольного срока.

4.5.4. В случае истечения контрольного срока документа и необходимости доработки документа ответственный исполнитель за 1-2 дня (для документов с контрольным сроком исполнения от 1 до 15 дней) или за 3 дня (для документов с контрольным сроком исполнения более 15 дней) подготавливает служебное письмо на имя мэра (заместителя мэра, руководителя органа мэрии) с мотивированным обоснованием продления сроков исполнения документа с указанием даты исполнения и готовит уведомительное письмо заявителю.

4.5.5. На исполненные документы, не требующие подготовки исходящих документов, мэр (заместитель мэра, руководитель органа мэрии) ставит резолюцию: "В дело", проставляет дату, подпись и возвращает в канцелярию.

4.6. Подписание (утверждение) исполненного документа

4.6.1. Порядок подписания исполненного документа (ответного или инициативного исходящего письма) осуществляется согласно п. 5.4 настоящего Регламента.

4.6.2. Порядок подписания (утверждения) исполненного документа (муниципального правового акта (постановления, распоряжения), а также приказов руководителя финансового органа мэрии, предусмотренных ст. 71 Устава городского округа Тольятти), осуществляется согласно п. 7.4 настоящего Регламента.

Утверждение приказов руководителей органов мэрии осуществляется согласно п. 8.1 настоящего Регламента (за исключением приказов финансового органа).

4.6.3. Внутренние документы, подготавливаемые органами мэрии и подлежащие подписанию курирующим заместителем мэра, оформляются на соответствующих бланках органов (без герба) для внутреннего документооборота в мэрии.

V. Порядок работы с исходящими документами

5.1. Технология подготовки, обработки и движения исходящего (отправляемого) документа из мэрии включает в себя следующие последовательные этапы:

1) подготовка исходящего документа;

2) согласование исходящего документа;

3) постановка исходящего документа на контроль (при необходимости);

4) подготовка исходящего документа к пересылке адресатам;

5) отправка исходящего документа адресатам;

6) подписание и регистрация исходящего документа;

7) оформление исходящего документа в дело.

5.2. Подготовка исходящего документа

5.2.1. Проект исходящего документа (ответное или инициативное служебное письмо) подготавливается в органе мэрии руководителями и (или) специалистами в пределах их компетенции по исполнению документа, требующего исполнения, либо по поручению руководителя органа мэрии для реализации управленческих функций.

В случае подготовки проекта исходящего документа несколькими органами мэрии, подготовка проекта исходящего документа осуществляется аналогично порядку, указанному в п. 4.2 настоящего Регламента.

5.2.2. Текст исходящего документа, подлежащий подписанию мэром (заместителем мэра), оформляется на чистом листе бумаги с отступом вниз на 5-6 см от верхнего края (для печати реквизитов бланка письма мэрии) с учетом требований, предъявляемым к служебным письмам согласно п. 14.18. настоящего Регламента.

Текст исходящего документа, подлежащий подписанию руководителем органа мэрии, оформляется на бланке органа мэрии.

5.2.3. Руководитель органа мэрии обязательно визирует полистно в левой нижней левой части листа проект исходящего документа при подписании документа мэром (заместителем мэра).

В случае подготовки проекта исходящего документа несколькими органами мэрии, документ визируется в соответствии с п. 4.2.8 настоящего Регламента.

5.3. Согласование исходящего документа

5.3.1. Для согласования исходящего документа (ответное или инициативное служебное письмо) орган мэрии (исполнитель или разработчик исходящего документа) подготавливает пакет документов, содержащий:

1) проект исходящего документа;

2) пояснительную записку (при необходимости);

3) лист согласования исходящего письма (Приложение N 3).

4) лист рассылки к проекту исходящего письма (при наличии более 4 адресатов) (Приложение N 5).

Информация об изменениях:

Распоряжением Мэрии городского округа Тольятти от 12 июля 2013 г. N 4291-р/1 в пункт 5.3.2 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.3.2. Проект исходящего документа, подготовленный органом (структурным подразделением) мэрии, в обязательном порядке должен быть согласован:

- с правовым департаментом - при направлении ответа на акт прокурорского реагирования в прокуратуру города, проект решения Думы городского округа Тольятти в Думу городского округа Тольятти, а также при направлении исходящего документа на подпись мэру;

- с курирующим заместителем мэра - при направлении документа в Правительство РФ и министерства РФ, в Правительство и министерства Самарской области;

- с заместителем мэра - руководителем аппарата мэрии - при направлении документа в Государственную Думу, Самарскую Губернскую Думу, Думу городского округа Тольятти, в средства массовой информации;

- с первым заместителем мэра - при наличии в документе вопросов, содержащих расходные обязательства бюджета городского округа Тольятти.

5.3.3. Перечень необходимых согласующих инстанций определяет руководитель органа мэрии, исходя из содержания документа, подлежащего исполнению, а также требований, указанных в п. 5.3.2 настоящего Регламента.

В случае если орган мэрии участвовал в подготовке исходящего документа, то документ визируется в соответствии с п. 4.2.8 настоящего Регламента и не направляется на согласование в данный орган мэрии.

Документы для согласования должны быть скомплектованы и оформлены в соответствии с п. 5.3.1 и Разделом XIV настоящего Регламента.

5.3.4. Регистрация листа согласования проекта исходящего документа производится в органе мэрии - исполнителе (разработчике) исходящего документа.

5.3.5. Передача проекта исходящего документа с листом согласования из одной согласующей инстанции в другую осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство в органах мэрии.

В случае передачи исходящего документа на согласование заместителю мэра, исходящий документ с листом согласования передается через канцелярию мэрии.

5.3.6. Согласование проекта исходящего документа осуществляется в следующем порядке:

а) руководители заинтересованных органов мэрии, в компетенцию которых входят вопросы, указанные в исходящем документе, - проставляют визу в листе согласования;

б) заместитель мэра, курирующий соответствующую отрасль, - проставляет визу в листе согласования.

в) руководитель правового департамента (в случаях, указанных в п. 5.3.2 настоящего Регламента) - проставляет визу в листе согласования.

5.3.7. Срок согласования исходящего документа от одного до двух рабочих дней.

В случае если контрольный срок исполнения документа менее 5 рабочих дней, ответственный исполнитель равномерно (либо соразмерно времени, необходимому для подготовки или согласования документа) распределяет время между исполнителем (исполнителями) и согласующими инстанциями, которое в сумме не превышает срок, указанный в п. 4.2.3 настоящего Регламента.

Проект исходящего документа может быть направлен на согласование верно с отметкой на документе "Срочно!", в отдельных случаях, с указанием времени согласования и устного уведомления согласующей инстанции о коротком сроке согласования документа.

В случае необходимости внесения существенных изменений либо изменения смысла проекта исходящего документа в процессе согласования, проект возвращается исполнителю на доработку.

5.3.8. В случае если проект исходящего документа, подлежит подписанию мэром (заместителем мэра), согласованный проект исходящего документа направляется в канцелярию мэрии в бумажной и электронной формах для переноса на бланк; подписанию руководителем органа мэрии - в орган мэрии.

5.3.9. В случае выявления несоответствия проекта исходящего документа на бумажном носителе проекту в электронной форме, на бланк переносится текст, соответствующий согласованному бумажному варианту проекта исходящего документа.

5.3.10. Проект согласованного исходящего документа, подлежащий подписанию мэром (заместителем мэра), специалист канцелярии мэрии выводит на соответствующий бланк мэра (заместителя мэра) и передает на подпись мэру (заместителю мэра).

Проект исходящего документа, подлежащий подписанию руководителем органа мэрии, лицо, ответственное за делопроизводство в органе мэрии, выводит на бланк органа мэрии и передает на подпись руководителю органа мэрии.

5.4. Подписание и регистрация исходящего документа

5.4.1. Мэр (заместитель мэр, руководитель органа мэрии) подписывает полностью оформленные проекты исходящих документов, перенесенные на соответствующие бланки.

5.4.2. Подписанные исходящие документы подлежат регистрации в тот же день или не позднее следующего дня.

5.4.3. Регистрацию исходящих документов, подписанных мэром (заместителем мэра), осуществляют специалисты канцелярии мэрии, а исходящих документов, подписанных руководителем органа мэрии, - лицо, ответственное за делопроизводство в органе мэрии в журнале регистрации исходящих документов.

5.4.4. Порядок регистрации исходящего (ответного или инициативного) документа аналогичен порядку регистрации входящих документов, указанному в п. 3.3 настоящего Регламента.

5.4.5. Копия зарегистрированного исходящего документа направляется в орган (структурное подразделение) мэрии - исполнителю.

5.4.6. После регистрации исходящего (ответного) документа в РКК соответствующего входящего документа вносится информация об исполнении документа, а именно:

- краткий отчет об исполнении входящего документа;

- регистрационный номер и дата исходящего документа;

- номер по номенклатуре дел, в котором будет храниться исполненный входящий документ;

- инициалы и фамилия исполнителя ответного документа;

- дата исполнения документа.

5.5. Подготовка исходящего документа к пересылке адресатам

5.5.1. Исходящие документы, подписанные и зарегистрированные, до отправки адресату подлежат копированию в одном экземпляре для оформления в дело, исполнителю документ направляется в бумажной или электронной форме.

5.5.2. Обработку и отправку исходящих документов, подписанных мэром (заместителем мэра), осуществляет канцелярия мэрии; документов, подписанных руководителем органа мэрии, - лицо, ответственное за делопроизводство в органе мэрии.

5.5.3. Для отправки адресатам исходящие документы передаются полностью оформленные, зарегистрированные и с листом рассылки, где указаны почтовые адреса и (или) адреса электронной почты адресатов.

5.6. Отправка исходящего документа адресатам

5.6.1. Оригинал исходящего документа после подписания и регистрации в этот же день или не позднее следующего рабочего дня отправляется адресату.

5.6.2. Досылка или замена разосланного ранее документа адресату (адресатам) осуществляется исполнителем по указанию лица, подписавшего документ, или начальника канцелярии.

5.6.3. Отправляемые документы из мэрии передаются почтовой и (или) электронной связью, курьером (в государственные учреждения в пределах города).

5.6.4. Документы на бумажных носителях, отправляемые почтовой связью, оформляются в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

5.6.5. Телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы, отправляемые с помощью средств электронной связи, оформляются в соответствии с установленными правилами передачи документов посредством электронной связи.

5.7. Постановка исходящего документа на контроль

5.7.1. Постановка исходящих документов на контроль (при необходимости) осуществляется аналогично Порядку, указанному в Разделе X настоящего Регламента.

5.8. Оформление исходящего документа в дело

5.8.1. Копия исходящего (инициативного или ответного) документа подшивается в дело после его подписания и регистрации.

5.8.2. Копия исходящего ответного документа оформляется в дело при наличии оригинала входящего документа и отчета об исполнении входящего документа (при наличии).

Специалист канцелярии мэрии либо лицо, ответственное за контроль исполнения документа, проставляет на входящем документе отметку об исполнении документа и снимает входящий документ с контроля в соответствии с Порядком, указанным в Разделе X настоящего Регламента.

5.8.3. Подготовка и передача дел в архив исполненных документов осуществляется в соответствии порядком, указанным в Разделе XVIII настоящего Регламента.

VI. Порядок работы с внутренними документами

6.1. Этапы работы с внутренними (входящими) документами, поступающими в органы мэрии от должностных лиц и органов мэрии, соответствуют этапам работы с входящими документами, указанными в Разделе III настоящего Регламента.

6.2. Этапы работы с внутренними (исходящими) документами, подготавливаемые для направления должностным лицам и органам мэрии, соответствуют этапам работы с исходящими документами, указанными в Разделе V настоящего Регламента.

6.3. Исполнение внутренних (входящих) документов осуществляется аналогично Порядку, указанному в Разделе IV настоящего Регламента.

В случае необходимости согласования с органами мэрии проекта внутреннего (исходящего) документа, подлежащего подписанию мэром (курирующим заместителем мэра), органом мэрии подготавливается лист согласования к проекту письма, и, при наличии более 4-х адресатов, лист рассылки к проекту письма.

6.4. Подготовленные и оформленные внутренние (исходящие) документы передаются на подпись руководителю органа мэрии или мэру (курирующему заместителю мэра) в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

6.5. Передача внутренних (входящих, исходящих) документов осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в соответствующем органе мэрии.

6.6. При направлении внутренних (исходящих) документов в органы мэрии необходимая информация вносится в журнал исходящих документов.

VII. Порядок подготовки и принятия муниципальных правовых актов

7.1. Подготовка проектов муниципальных правовых актов

7.1.1. Основанием для подготовки и принятия постановлений (распоряжений) является:

а) исполнение федеральных законов, федеральных нормативных правовых актов, законов и иных нормативных правовых актов Самарской области, предписаний органов государственной власти - в этом случае разрабатываемый проект постановления (распоряжения) должен содержать отсылочное положение к соответствующим нормам указанных актов;

б) осуществление собственной исполнительно-распорядительной деятельности на основе:

- квартальных планов нормотворческой деятельности;

- поручений мэра (заместителей мэра), данных в устной или письменной форме;

- инициативы руководителей органов мэрии или руководителей подведомственных предприятий (учреждений);

- исполнения ранее принятых муниципальных правовых актов городского округа - в этом случае ранее принятые муниципальные правовые акты или извлечения из них прикладываются к проекту вновь разрабатываемого постановления (распоряжения).

7.1.2. Подготовку проектов постановлений (распоряжений) осуществляют сотрудники органов мэрии в соответствии с тематикой вопроса и функциональным назначением органов. Разработчик проекта правового акта назначается руководителем органа мэрии из числа сотрудников этого органа или председателем рабочей группы из числа членов рабочей группы.

7.1.3. Проект постановления (распоряжения) разрабатывается в соответствии с Порядком оформления проектов постановлений (распоряжений) в соответствии с Разделом XV настоящего Регламента.

Оформление текстов постановлений (распоряжений) осуществляется в соответствии с Методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению проектов правовых актов мэрии городского округа Тольятти, утвержденных распоряжением мэрии городского округа Тольятти.

Внесение изменений в ранее утвержденные постановления, распоряжения мэрии осуществляет орган мэрии - разработчик проекта постановления, распоряжения по собственной инициативе или по предложениям органов мэрии, заинтересованных во внесении изменений.

7.1.4. Если вновь принимаемое постановление (распоряжение) изменяет, отменяет ранее изданное постановление (распоряжение) или отдельные его положения, то один из пунктов постановляющей (распорядительной) части постановления (распоряжения) должен содержать указание на лицо, издавшее постановление (распоряжение), дату, номер и наименование постановления (распоряжения), которое предлагается изменить, отменить.

7.1.5. При наличии приложений к проекту постановления (распоряжения), в тексте проекта на них делается ссылка. Приложения к проекту постановления (распоряжения) оформляются в соответствии с Порядком оформления приложений к постановлениям (распоряжениям) в соответствии с Разделом XVI настоящего Регламента.

Проект постановления (распоряжения) и приложения к нему должны быть в обязательном порядке завизированы полистно в левой нижней части листа разработчиком проекта, подготовившим проект правового акта, кроме приложений, содержащих тексты типовых Уставов, Положений, примерных договоров, составов комиссий и других совещательных органов.

7.1.6. К проекту постановления (распоряжения) прикладываются следующие документы:

а) лист согласования (Приложение N 4);

б) лист рассылки (Приложение N 5);

в) поручение мэра (заместителя мэра), данное в письменной форме, в случаях, когда проект разрабатывается по поручению мэра (заместителя мэра);

г) пояснительная записка, подписываемая руководителем органа, разработавшего проект, - прикладывается к проекту постановления нормативного правового характера;

д) судебные акты (извлечения из них) в случае разработки проекта постановления (распоряжения) в целях их исполнения;

е) финансово-экономическое обоснование (Приложение N 6);

ж) сопроводительное письмо в адрес контрольно-счетной палаты городского округа Тольятти - прикладывается к проекту постановления (распоряжения) в случае необходимости проведения финансово-экономической экспертизы.

7.1.7. В пояснительной записке к проекту нормативного правового акта должны быть указаны:

- основание для разработки проекта (поручение мэра городского округа Тольятти, протест прокуратуры, необходимость приведения в соответствии с законодательством, включение в план нормотворческой деятельности и др.);

- перечень правовых актов, подлежащих принятию, изменению или отмене в случае принятия проекта;

- информация о состоянии законодательства и действующих муниципальных правовых актов в данной сфере правового регулирования;

- сведения, поясняющие содержание документа, необходимость его принятия.

7.1.8. В финансово-экономическом обосновании к проекту постановления (распоряжения) должны быть указаны:

- основание для финансового обеспечения постановления (распоряжения);

- экономический эффект от принятия постановления (распоряжения) в случае возможности его определения.

7.1.9. Проекты постановлений (распоряжений) и приложения к ним должны быть в обязательном порядке завизированы специалистом, осуществляющим правовое обеспечение деятельности органа мэрии, в соответствии с Регламентом взаимодействия между правовым департаментом мэрии и юридическими службами (специалистами, осуществляющими функции правового обеспечения) органов мэрии по вопросам правового обеспечения деятельности мэрии городского округа Тольятти.

7.2. Регистрация проектов муниципальных правовых актов

7.2.1. Разработчик проекта постановления (распоряжения) оформляет лист согласования и лист рассылки.

При необходимости направления проекта постановления (распоряжения) в более 4 согласующие инстанции, оформляется лист согласования в соответствии с образцом листа согласования на 2 листах, указанным в Приложении N 4.

7.2.2. Перечень согласующих инстанций и должностных лиц, входящих в лист согласования, а также перечень органов мэрии и должностных лиц, входящих в лист рассылки к нему, определяет руководитель органа, разработавшего проект.

7.2.3. Разработчик проекта, непосредственно разработавший проект постановления (распоряжения), визирует каждый лист проекта и приложений к нему.

Руководитель органа разработавшего проект постановления (распоряжения) подписывает лист согласования и лист рассылки к проекту.

7.2.4. Ответственное лицо за делопроизводство в органе мэрии регистрирует проект постановления (распоряжения) в журнале регистрации проектов постановлений (распоряжений), проставляет регистрационный номер и дату регистрации в проекте постановления (распоряжения), листе согласования, листе рассылки и направляет на согласование.

7.3. Согласование проектов муниципальных правовых актов

7.3.1. Процедура согласования проектов правовых актов соответствующей согласующей инстанцией осуществляется путем визирования листа согласования, прикладываемого к проекту правового акта и приложения листа замечаний (при наличии замечаний).

В случае подготовки проекта постановления (распоряжения), содержащего экономические либо финансовые вопросы, визируются полистно в середине нижней части проекта проект постановления (распоряжения) и приложения к нему (при наличии) специалистами департамента экономического развития либо департамента финансов и (или) бухгалтерии (управления).

7.3.2. Виза проставляется в листе согласования руководителем органа мэрии (согласующей инстанции), а в отсутствие руководителя - лицом, его замещающим.

Виза должностного лица действительна в течение 6 месяцев со дня согласования проекта, если за этот срок не было изменений в законодательстве по данному вопросу.

7.3.3. Передача проекта постановления (распоряжения) с листом согласования из одной согласующей инстанции в другую осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство в органах мэрии, с обязательным уведомлением разработчика проекта правового акта.

7.3.4. В листе согласования (напротив наименования органа мэрии) лицо, ответственное за делопроизводство в органе мэрии, являющемся разработчиком проекта документа, ставит дату направления проекта на согласование и свою подпись.

Датой приёма проекта документа в согласующей инстанции является дата получения проекта документа согласующей инстанцией. Течение срока начинается на следующий день после даты приема проекта документа в согласующей инстанции.

Ответственность за своевременность приема проекта документа в согласующей инстанции несет лицо, ответственное за делопроизводство в этом органе мэрии.

7.3.5. Согласование проекта постановления (распоряжения) мэрии, проведение юридической и антикоррупционной экспертизы, финансово-экономической экспертизы, а также размещение проектов правовых актов для проведения независимой антикоррупционной экспертизы осуществляется в следующем порядке:

1) согласующая инстанция (должностные лица и (или) руководители органов мэрии, указанные в тексте проекта постановления (распоряжения) мэрии в качестве исполнителей заданий (поручений), либо в компетенцию которых входят вопросы, являющиеся предметом регулирования постановления (распоряжения) мэрии):

а) специалист согласующей инстанции, проводивший согласование:

- подготавливает лист замечаний к проекту постановления (распоряжения) (при наличии замечаний);

б) руководитель согласующей инстанции:

- подписывает лист замечаний (при наличии замечаний);

- визирует полистно проект постановления (распоряжения) с приложениями в случае, указанном в абзаце 2 п. 7.3.1 настоящего Регламента;

- проставляет визу в листе согласования.

2) заместитель мэра, курирующий соответствующую отрасль:

- подготавливает лист замечаний к проекту постановления (распоряжения) (при наличии замечаний);

- подписывает лист замечаний (при наличии замечаний);

- проставляет визу в листе согласования.

3) юридическая и антикоррупционная экспертиза - правовой департамент мэрии:

Информация об изменениях:

Распоряжением Мэрии городского округа Тольятти от 30 декабря 2014 г. N 10435-р/1 в пункт а подпункта 3 пункта 7.3.5 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

а) специалист департамента, проводивший юридическую и антикоррупционную экспертизу:

- подготавливает проект заключения (при наличии замечаний);

- визирует полистно проект правового акта с приложениями (при отсутствии замечаний);

- ставит подпись в листе согласования о проведении юридической и антикоррупционной экспертизы;

- определяет необходимость выполнения следующих мероприятий: необходимость размещения на официальном портале мэрии в сети Интернет проекта постановления (распоряжения) для проведения независимой антикоррупционной экспертизы; необходимость официального опубликования постановления (распоряжения) в газете "Городские ведомости"; необходимость направления копии муниципального нормативного правового акта городского округа Тольятти (копии постановления) в регистр муниципальных нормативных правовых актов Самарской области; необходимость размещения постановления (распоряжения) в информационных правовых системах, проставляя запись "да" или "нет" и личную подпись в соответствующей графе листа согласования;

Не подлежат направлению в правовой департамент проекты муниципальных правовых актов, не имеющих нормативного характера:

- о присвоении звания "Ветеран труда Самарской области" гражданам, проживающим в городском округе Тольятти;

- об утверждении видов и (или) перечней особо ценного движимого имущества муниципальных бюджетных и (или) автономных учреждений городского округа Тольятти, находящихся в ведомственном подчинении органов мэрии;

- об утверждении перечня объектов (имущества), принимаемых в муниципальную собственность городского округа Тольятти;

- о приеме в муниципальную собственность городского округа Тольятти объектов (имущества) от физических и юридических лиц;

- о внесении изменений в указанные муниципальные правовые акты, а также признании их утратившими силу или отмене;

- по вопросам, связанным с осуществлением трудовых отношений с руководителями муниципальных учреждений (предприятий) и работниками мэрии, за исключением проектов муниципальных правовых актов:

- о приеме на работу в мэрию, переводе работников мэрии;

- о назначении на должность муниципальной службы работников мэрии, о назначении на должность руководителей муниципальных учреждений (предприятий);

- о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками мэрии, руководителями муниципальных учреждений (предприятий);

- о применении (наложении, снятии, отмене) дисциплинарного взыскания работникам мэрии, руководителям муниципальных учреждений (предприятий);

- о возложении обязанностей временно отсутствующих руководителей муниципальных учреждений (предприятий);

- об установлении должностных окладов работникам мэрии;

- об установлении надбавок к должностному окладу работникам мэрии;

- о премировании работников мэрии;

- о внесении изменений в муниципальные правовые акты, указанные в абзацах 13-20 настоящего подпункта, а также признании их утратившими силу или отмене.

Информация об изменениях:

Распоряжением Мэрии городского округа Тольятти от 30 декабря 2014 г. N 10435-р/1 в пункт б подпункта 3 пункта 7.3.5 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

б) руководитель правового департамента:

- подписывает заключение о проведении юридической и антикоррупционной экспертизы (при наличии замечаний);

- проставляет визу в листе согласования.

В случаях, установленных приказом руководителя правового департамента, сектора правового сопровождения по Автозаводскому, Центральному, Комсомольскому районам могут проводить юридическую и антикоррупционную экспертизу правовых актов (постановлений, распоряжений) ненормативного характера без проставления визы руководителя правового департамента на листе согласования.

В случаях, установленных приказом руководителя правового департамента, право подписания заключения о проведении юридической и антикоррупционной экспертизы (при наличии замечаний) и (или) проставления визы в листе согласования может быть предоставлено заместителю руководителя правового департамента;

4) направление проекта постановления (распоряжения) для проведения финансово-экономической экспертизы Контрольно-счетную палату городского округа Тольятти (далее - КСП) (при необходимости):

а) руководитель органа мэрии - разработчик проекта постановления (распоряжения) на стадии разработки до направления проекта на согласование:

- определяет необходимость направления проекта постановления (распоряжения) в КСП, проставляя запись "да" или "нет" и личную подпись в листе согласования;

- подписывает пояснительную записку, финансово-экономическое обоснование, указанные в подпункте 1 п. 11.5 настоящего Регламента, при необходимости направления проекта постановления (распоряжения) в КСП.

б) специалист органа мэрии - разработчик проекта постановления (распоряжения):

- подготавливает и направляет пакет документов, указанный в подпункте 1 п. 11.5 настоящего Регламента, при наличии записи "да" в графе листа согласования о необходимости направления проекта постановления (распоряжения) в КСП;

- проставляет запись "заключение положительное" или "заключение отрицательное" и личную подпись в листе согласования после получения заключения КСП.

5) размещение проекта постановления для проведения независимой антикоррупционной экспертизы - правовой департамент мэрии (при необходимости):

а) специалист органа мэрии - разработчик проекта направляет в правовой департамент мэрии проект постановления (распоряжения) в бумажной и электронной формах для проведения независимой антикоррупционной экспертизы;

б) специалист департамента, размещавший проект постановления на независимую антикоррупционную экспертизу:

- проставляет дату начала и окончания приема заключений независимой антикоррупционной экспертизы и личную подпись в листе согласования;

- проставляет отметку "да" или "нет" по результату поступления или не поступления заключения независимой антикоррупционной экспертизы и личную подпись в листе согласования;

6) начальник канцелярии мэрии:

- подготавливает и подписывает лист замечаний (при наличии замечаний);

- проставляет визу в листе согласования.

7.3.6. Мэр, заместитель мэра, курирующий соответствующую отрасль, руководитель органа мэрии, подготовившего проект постановления (распоряжения), а также руководитель правового департамента при необходимости, могут включить в лист согласования к правовому акту дополнительные согласующие инстанции.

7.3.7. В отдельных случаях, предусмотренных муниципальными правовыми актами, а также по поручению мэра (заместителя мэра), возможен иной порядок и сроки согласования проектов постановлений (распоряжений).

7.3.8. При необходимости может быть применено веерное согласование проекта правового акта должностными лицами и органами мэрии, за исключением проведения юридической и антикоррупционной экспертизы, проводимой правовым департаментом мэрии, а также в случаях, когда последовательность согласующих инстанций определена отдельным правовым актом, устанавливающим такую последовательность.

7.3.9. Проект распоряжения заместителя мэра проходит согласование аналогично порядку согласования проектов постановлений (распоряжений) мэрии, указанному в п. 7.3.5 настоящего Регламента, за исключением подпункта "2" данного пункта.

7.3.10. Сроки согласования проектов постановлений (распоряжений) с момента поступления проекта правового акта в согласующую инстанцию, не должны превышать:

- для распоряжений и постановлений ненормативного характера - 3 рабочих дня;

- для распоряжений и постановлений нормативного характера - 5 рабочих дней;

- для постановлений о выдаче разрешения на строительство, постановлений о выдаче разрешения на ввод объектов капитального строительства в эксплуатацию - 2 рабочих дня;

- для распоряжений о выдаче разрешения на установление опеки (попечительства) - 2 рабочих дня.

7.3.11. Сроки проведения юридической и антикоррупционной экспертизы проектов постановлений (распоряжений) с момента поступления проекта правового акта в правовой департамент, не должны превышать:

- для распоряжений и постановлений ненормативного характера - 5 рабочих дней;

- для распоряжений и постановлений нормативного характера - 7 рабочих дней.

7.3.12. При повторном согласовании проекта правового акта согласующей инстанцией и (или) при проведении повторной юридической и антикоррупционной экспертизы, согласование и (или) проведение экспертизы осуществляется, при необходимости, в более короткие сроки, не превышающие сроки, указанные соответственно в п. 7.3.10 и 7.3.11 настоящего Регламента.

При необходимости доработки проекта правового акта и устранения замечаний, разработчик проекта дорабатывает проект в срок не более 3-х рабочих дней.

7.3.13. Срок проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов мэрии составляет 7 (семь) рабочих дней.

7.3.14. При необходимости продления срока согласования постановления (распоряжения) по объективным причинам, в т.ч. когда проект требует дополнительного изучения, специальной проверки, истребования дополнительных материалов, срок согласования может быть увеличен на основании служебного письма с мотивированным обоснованием причин продления срока, направленного на имя мэра (заместителя мэра).

В случае, когда проект правового акта разрабатывается по прямому указанию мэра (письменному или устному), продление срока согласования проекта осуществляется по согласованию с мэром.

7.3.15. В случае, когда срок согласования согласующей инстанцией и проведения юридической и антикоррупционной экспертизы проекта постановления (распоряжения) истек и не был продлен по основаниям и в порядке, установленном в п. 7.3.14 настоящего Раздела, должностное лицо, допустившее нарушение, обязано представить на имя мэра (курирующего заместителя мэра) служебное письмо с мотивированным обоснованием причин нарушения.

7.3.16. При отсутствии замечаний к проекту постановления (распоряжения) руководитель согласующей инстанции проставляет на лицевой стороне листа согласования запись "Нет" в соответствующую графу, при наличии замечаний - запись "Да".

7.3.17. При наличии повторных замечаний согласующей инстанции, визы согласований проставляются на оборотной стороне листа согласования, где указывается: наименование согласующей инстанции, дата согласования, подпись руководителя согласующей инстанции, результат согласования - "Замечания".

Принципиальные замечания согласующая инстанция обязательно оформляет в письменной форме в виде отдельного документа "Замечания к проекту" (Приложение N 7), который прилагается к проекту постановления (распоряжения).

Непринципиальные замечания (в том числе стилистические, синтаксические, технические, оформительские) могут быть указаны в тексте проекта постановления (распоряжения).

Замечания и (или) предложения согласовываются разработчиком проекта с лицом, внесшим эти замечания. Замечания к проекту являются документами внутреннего пользования и передача их сторонним физическим и юридическим лицам запрещена.

7.3.18. В случае, когда в процессе согласования проекта постановления (распоряжения) в него вносятся существенные изменения и (или) дополнения, связанные с изменением концепции проекта, то проект подлежит повторному согласованию.

7.3.19. После снятия всех замечаний и уточнений окончательная виза согласования проставляется на лицевой стороне листа согласования с указанием в соответствующей графе записи "Замечания сняты".

7.3.20. В случае, когда на этапе согласования замечания и (или) предложения являются принципиальными и не учтены разработчиком проекта либо проект правового акта или замечания к нему требуют коллегиального обсуждения, то по инициативе руководителя органа мэрии - разработчика проекта либо согласующей инстанции созывается совещание с участием курирующего заместителя мэра (при необходимости - мэра) и руководителей (специалистов) заинтересованных должностных лиц и органов мэрии.

7.3.20.1. Проект правового акта рассылается всем участникам совещания в срок не позднее, чем за 3 дня до даты проведения совещания.

7.3.20.2. Совещание проводится под председательством курирующего заместителя мэра (мэра), либо по его поручению - руководителем органа мэрии, разработавшего проект правового акта.

7.3.20.3. На совещании озвучиваются принципиальные замечания и позиции сторон.

По результатам обсуждения проекта правового акта или замечаний к нему решения принимает курирующий заместитель мэра (мэр), либо руководитель органа мэрии, разработавшего проект правового акта, которые фиксируются в протоколе совещания.

В случае несогласия должностного лица или органа мэрии (в том числе руководителя органа - разработчика проекта правового акта) с принятым решением, в протокол совещания вносится особое мнение.

7.3.20.4. Ответственность за ведение протокола совещания возлагается на руководителя органа мэрии - разработчика проекта правового акта.

Протокол должен содержать:

а) дату, время проведения совещания;

б) список присутствующих на совещании;

в) повестку дня (указание наименования проекта правового акта, вынесенного на обсуждение);

г) принятое решение.

7.3.20.5. Протокол совещания подписывает курирующий заместитель мэра (мэр).

7.3.20.6. Орган мэрии - разработчик проекта вносит соответствующие изменения в проект правого акта в соответствии с протоколом совещания.

В случае необходимости продолжения согласования, проект правового акта направляется в соответствующую согласующую инстанцию в соответствии с п. 7.3.5 настоящего Регламента.

7.3.21. В случае непредставления согласующей инстанцией результата согласования в установленный срок и наличия письменного уведомления её о нарушении срока согласования, проект правового акта с сопроводительным письмом направляется в правовой департамент мэрии для проведения юридической и антикоррупционной экспертизы без результата данной согласующей инстанции.

7.3.22. Размещение проектов нормативных правовых актов мэрии для независимой антикоррупционной экспертизы правовым департаментом мэрии осуществляется после прохождения финансово-экономической экспертизы проекта нормативного правового акта мэрии городского округа Тольятти в контрольно-счетной палате городского округа Тольятти либо после согласования правовым департаментом мэрии проекта нормативного правового акта мэрии городского округа Тольятти в случае отсутствия необходимости прохождения финансово-экономической экспертизы проекта нормативного правового акта мэрии городского округа Тольятти в контрольно-счетной палате городского округа Тольятти, определенной органом мэрии городского округа Тольятти.

7.3.23. После проведения независимой антикоррупционной экспертизы проект постановления (распоряжения) и приложения к нему (при наличии) в бумажной и электронной формах передаются лицом, ответственным за делопроизводство в органе мэрии - разработчике проекта, начальнику канцелярии мэрии для окончательной проверки правильности оформления проекта правового акта в соответствии с требованиями и правилами делопроизводства.

Содержание электронного проекта правового акта должно соответствовать согласованному проекту правового акта. Имя файла электронного проекта правового акта должно содержать номер проекта и соответствовать имени файла, указанному в листе согласования к проекту правового акта.

В случае несоответствия бумажного варианта проекта правового акта электронному варианту, а также наличие замечаний к оформлению проекта, начальник канцелярии мэрии возвращает проект правового акта с приложением (при наличии) разработчику проекта на доработку. Доработка проекта осуществляется в течение двух рабочих дней, начиная со дня поступления проекта к разработчику проекта.

7.3.24. Завизированный начальником канцелярии мэрии проект постановления (распоряжения) передается сотрудникам канцелярии мэрии для перенесения текста (либо распечатывания с электронного аналога) проекта правового акта на бланк установленного образца и передаче его на подпись мэру (заместителю мэра).

К бланку проекта постановления (распоряжения) прилагаются приложения (при наличии) с соответствующими визами разработчика (разработчиков) проекта, соответствующих должностных лиц (в случае подготовки проектов по экономическим либо финансовым вопросам) и специалиста правового департамента, проводившего юридическую и антикоррупционную экспертизу, согласно п. 7.1.5, п. 7.3.1, 7.3.5 настоящего Регламента.

7.4. Подписание, регистрация и рассылка муниципальных правовых актов

7.4.1. Подписывается первый экземпляр постановления (распоряжения), изготовленный на бланке. При необходимости представления постановления (распоряжения) в налоговый орган, правовой акт подписывается в 2-х экземплярах на бланках. Один экземпляр постановления (распоряжения) остается в канцелярии мэрии, другой - направляется в орган мэрии разработчику проекта.

7.4.2. Датой принятия постановления (распоряжения) является дата его подписания мэром (заместителем мэра).

7.4.3. Правовые акты (постановления и распоряжения) после их подписания передаются в канцелярию мэрии, где они регистрируются в тот же день. При подписании правового акта в нерабочий день, срок регистрации продлевается до первого рабочего дня, следующего за ним. В процессе регистрации правовые акты нумеруются порядковой нумерацией, ведущейся в пределах календарного года. Регистрационный номер постановления (распоряжения) присваивается канцелярией мэрии.

7.4.4. Внесение исправлений в подписанные и зарегистрированные правовые акты запрещено, за исключением орфографических, синтаксических, пунктуационных и технических (опечатки, помарки) ошибок.

7.4.5. Подписанные правовые акты (постановления и распоряжения) тиражируются и рассылаются в соответствии с листом рассылки, составленным разработчиком проекта и приложенным к листу согласования. В листе рассылки указываются органы мэрии (разработчик проекта правового акта, правовой департамент мэрии, органы мэрии, указанные в правовом акте в качестве исполнителей, должностное лицо, на которое возложен контроль по правовому акту в целом, и иные органы мэрии, в компетенцию которых входят вопросы, являющиеся предметом регулирования правового акта) и иные организации, указанные в правовом акте.

В случае направления проектов правовых актов (постановления, распоряжения) в контрольно-счетную палату городского округа Тольятти в листе рассылки к проекту постановления (распоряжения) указывается контрольно-счетная палата городского округа Тольятти.

7.4.6. Постановление мэрии вступает в силу с момента его подписания мэром. Муниципальные нормативные правовые акты городского округа Тольятти, а также муниципальные правовые акты, обязательность опубликования которых установлена действующим законодательством, вступают в силу после их официального опубликования. В постановлении может быть установлен иной порядок вступления его в силу.

Распоряжение мэрии, распоряжение заместителя мэра вступает в силу с момента его подписания мэром, заместителем мэра; в самом распоряжении может быть установлен иной порядок вступления его в силу.

7.4.7. Муниципальные нормативные правовые акты городского округа Тольятти должны быть в обязательном порядке направлены в уполномоченный орган исполнительной власти Самарской области для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Самарской области в соответствии с Регламентом взаимодействия органов мэрии по представлению муниципальных нормативных правовых актов городского округа Тольятти для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Самарской области.

7.4.8. Первые экземпляры подписанных правовых актов (постановлений и распоряжений), пояснительные записки, листы согласования, заключения и листы рассылки формируются в дело в соответствии с номенклатурой дел, хранятся в канцелярии мэрии и по истечении срока оперативного хранения передаются в архив мэрии.

7.4.9. Правовые акты (постановления и распоряжения), содержащие поручения, передаются на исполнение в соответствующие органы мэрии или конкретным должностным лицам в день регистрации правового акта в канцелярии мэрии или на следующий день.

Передача правовых актов фиксируется в соответствующем журнале приема-передачи документов, направляемых в орган мэрии, где сотрудник канцелярии вносит дату и номер правового акта, дату направления правового акта, ставит свою подпись и указывает расшифровку подписи (фамилию, имя, отчество).

При получении правового акта сотрудник, ответственный за делопроизводство в органе мэрии, в журнале приема-передачи документов, направляемых в орган мэрии, вносит дату получения правого акта, ставит свою подпись и указывает расшифровку подписи (фамилию, имя, отчество).

7.5. Снятие с согласования проектов муниципальных правовых актов

7.5.1. Проект муниципального правого акта может быть снят с согласования в следующих случаях:

- замечания и (или) предложения согласующей инстанции не могут быть устранены разработчиком проекта (не сняты) и являются принципиальными;

- разработчик проекта муниципального правого акта принял решение о снятии его с согласования (только для правовых актов, инициированных органом мэрии).

7.5.2. Для снятия проекта муниципального правового акта с согласования в адрес мэра (курирующего заместителя мэра) направляется служебное письмо, подписанное руководителем органа мэрии - разработчика проекта, с обоснованием необходимости снятия правового акта с согласования.

7.5.3. В случае принятия положительного решения мэром (курирующим заместителем мэра) разработчик проекта передает проект муниципального правового с листом согласования и служебной запиской ответственному лицу за документооборот в органе мэрии для организации хранения снятого с согласования муниципального правового акта в соответствии с номенклатурой дел.

VIII. Порядок подготовки и издания приказов руководителей органов мэрии

8.1. Подготовка, подписание приказов руководителей органов мэрии

8.1.1. Подготовка, согласование и утверждение приказа руководителя финансового органа мэрии (департамента финансов), издаваемого в пределах полномочий, предусмотренных ст. 71 Устава городского округа Тольятти, осуществляется аналогично порядку, предусмотренному в разделе VII "Порядок подготовки и принятия муниципальных правовых актов" настоящего Регламента.

8.1.2. Приказы руководителя органа мэрии - документы, издаваемые руководителем органа мэрии по вопросам организации деятельности органа, в целях осуществления полномочий, определенных Положением об этом органе.

8.1.3. Приказы готовят структурные подразделения органа мэрии на основании поручений руководителя органа мэрии; оформление приказов осуществляется в соответствии с Разделом XVII настоящего Регламента.

8.1.4. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения органа мэрии, руководителями структурных подразделений органа мэрии, которым в проекте предусматриваются задания и поручения.

8.1.5. Проекты приказов печатаются на бланке органа мэрии и передаются на подпись руководителю органа мэрии. Датой приказа является дата его подписания. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

8.1.6. Копии приказов направляются адресатам в соответствии с листом рассылки.

IX. Порядок работы с протоколами аппаратного совещания мэра и иного совещания, проводимого мэром

9.1. Подготовка и исполнение поручений (заданий), содержащихся в протоколах аппаратного совещания мэра и иного совещания, проводимого мэром (далее - протокол), включает в себя следующие последовательные этапы:

1) подготовка и подписание протокола мэром;

2) регистрация протокола и направление на исполнение поручений (заданий), содержащихся в протоколе;

3) постановка на контроль поручений (заданий), содержащихся в протоколе;

4) снятие с контроля поручений (заданий), содержащихся в протоколе.

9.2. Подготовка и подписание протокола мэром

9.2.1. В ходе заседания ответственным лицом ведется протокол, который оформляется после заседания в течение 1-2 дней. Протокол редактируется, уточняется, дополняется, выверяется по стенограммам, фонозаписи и материалам, подготовленным к заседанию. Проект протокола оформляется в соответствии с требованиями, указанными в п. 13.11 настоящего Регламента.

9.2.2. Подготовленный проект протокола направляется мэру для подписания.

9.3. Регистрация протокола и направление на исполнение поручений (заданий), содержащихся в протоколе

9.3.1. Помощник мэра осуществляет регистрацию подписанного мэром протокола путем формирования регистрационно-контрольной карточки протокола, вносит в карточку все поручения (задания), а также должностных лиц и руководителей органов мэрии, указанных в протоколе.

9.4. Постановка на контроль поручений (заданий), содержащихся в протоколе

9.4.1. На контроль ставятся все поручения (задания), содержащиеся в протоколе и требующие исполнения.

9.4.2. Срок исполнения поручения (задания) вносится в регистрационно-контрольную карточку протокола исходя из срока, указанного в поручении (задании), содержащемся в протоколе; при отсутствии срока - в соответствии со сроком, определенным действующим законодательством.

9.5. Снятие с контроля поручений (заданий), содержащихся в протоколе

9.5.1. Должностное лицо или руководитель органа, на которого возложено выполнения поручения (задания), содержащегося в протоколе, организует исполнение данного поручения (задания) в сроки, указанные в п. 9.4 настоящего Регламента.

9.5.2. Канцелярия мэрии осуществляет анализ контроля сроков выполнения поручений (заданий), содержащихся в протоколах, и осуществляет предварительное уведомление должностных лиц и руководителей органов мэрии об истечении контрольных сроков.

9.5.3. Результат выполнения поручения (задания), содержащегося в протоколе, оформляется в письменной форме и направляется служебным письмом на имя мэра. В исключительных случаях информация о результате выполнения поручения (задания) доводится до сведения мэра при личном докладе должностным лицом или руководителем органа мэрии.

В случае невозможности выполнения в установленный срок поручения (задания), содержащегося в протоколе, в адрес мэра направляется служебное письмо с мотивированным обоснованием причин его неисполнения и просьбой об установлении нового (конкретного) срока.

9.5.4. Мэр рассматривает выполненное поручение (задание), содержащееся в протоколе, и при выполнении поручения (задания) в полном объеме накладывает резолюцию "В дело", при необходимости доработки - ставит резолюцию "На доработку" и указывает срок на доработку поручения (задания).

9.5.5. Помощник мэра осуществляет снятие с контроля поручения (задания), содержащегося в протоколе, на основании резолюции мэра "В дело".

X. Контроль исполнения документов, муниципальных правовых актов, приказов

10.1. Общие требования по контролю документов

10.1.1. На контроль ставятся все документы, содержащие задания (поручения), требующие исполнения в установленный срок: входящие, исходящие, внутренние документы, муниципальные правовые акты, приказы руководителей органов мэрии, протоколы совещаний и другие документы.

10.1.2. Контролю подлежит исполнение:

- поручений, содержащихся в решениях Думы городского округа Тольятти;

- поручений, содержащихся в решениях коллегиальных, совещательных общественных органов (комиссий, советов) при мэрии;

- поручений, содержащихся в постановлениях (распоряжениях) мэрии, распоряжениях заместителей мэра;

- поручений, содержащихся в протоколах совещаний, направленных из органов государственной власти;

- поручений, содержащихся в протоколах совещаний у мэра, заместителей мэра;

- поручений, содержащихся в протоколах совещаний рабочих групп под председательством мэра (заместителя мэра, руководителя органа мэрии);

- поручений, содержащихся в оформленных резолюциях мэра (заместителя мэра, руководителя органа мэрии) по рассмотренным документам;

- обращений граждан (организаций);

- приказов финансового органа мэрии, приказов руководителя органа мэрии и поручений, содержащихся в оформленных резолюциях руководителя органа мэрии по рассмотренным документам.

Контроль исполнения документов подразделяется на следующие виды:

- контроль по существу решения вопросов или выполнения поручений, указанных в документе;

- контроль за сроками исполнения поручений (заданий), указанных в документе.

10.1.3. Контроль по существу решения вопроса или поручения осуществляет автор резолюции или руководитель, подписывающий документ, - мэр (заместитель мэра, руководитель органа мэрии).

10.1.4. Контроль сроков исполнения документов в мэрии осуществляется на нескольких уровнях в соответствии с распределением функций контроля:

- первый уровень - специалистами канцелярии мэрии, помощниками мэра, советником мэра, консультантами заместителей мэра, курирующими соответствующие отрасли;

- второй уровень - лицами, ответственными за делопроизводство в органах мэрии;

- третий уровень - руководителями структурных подразделений (управлений, отделов, секторов), входящих в органы мэрии.

10.1.5. Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановка документов на контроль;

- проверка хода исполнения документов;

- изменение срока исполнения документов;

- снятие исполненных документов с контроля;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

10.2. Сроки исполнения документов

10.2.1. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции мэра (заместителя мэра, руководителя органа мэрии).

10.2.2. Срок исполнения документов исчисляется в календарных днях. Истечение срока исполнения документов осуществляется с даты регистрации следующих документов:

- входящих документов, поступивших из органов власти, организаций;

- внутренних документов (если срок не установлен в тексте документа);

- обращений граждан.

10.2.3. Срок исполнения входящего документа в мэрию (орган мэрии) устанавливается мэром (заместителем мэра, руководителем органа мэрии) при рассмотрении документа и вынесении резолюции.

Срок устанавливается исходя из срока, указанного в тексте документа (при отсутствии срока - исходя из типовых сроков исполнения документов), который может быть установлен ранее этого срока в соответствии со сроком, указанным в п. 4.2.3 настоящего Регламента, для обеспечения возможности рассмотрения отчета об исполнении документа и его доработки (при необходимости).

Срок исполнения муниципального правового акта, протокола совещания, исходящего и иного документа, подписанного мэром (заместителем мэра, руководителем органа мэрии), определяется исходя из наибольшего срока, указанного среди всех поручений (заданий), указанных в тексте документа. При отсутствии срока исполнения, срок устанавливается в 30 календарных дней с момента подписания документа.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

10.3. Постановка документов на контроль

10.3.1. Зарегистрированные документы ставятся на контроль в зависимости от вида документа:

1) централизованно в канцелярии мэрии:

- входящие документы на имя мэра (заместителя мэра);

- исходящие документы, подписанные мэром (заместителем мэра), содержащие запросы (задания), требующие исполнения органами мэрии, муниципальными учреждениями;

- муниципальные правовые акты (постановления, распоряжения) в соответствии со сроками, указанными в текстах муниципальных правовых актов;

- решения Думы городского округа Тольятти;

2) централизовано в общественной приемной мэрии (отдел):

- обращения граждан на имя мэра (заместителя мэра);

- ответы на обращения граждан, подписанные мэром (заместителем мэра).

3) децентрализовано в Управлении по оргработе и связям с общественностью:

- протоколы совещаний, поступившие из органов государственной власти, - специалистами организационного отдела;

- протоколы совещаний у мэра - помощником мэра;

- протоколы совещаний у заместителя мэра - соответствующим консультантом заместителя мэра;

- поручения (задания), содержащиеся в резолюциях к внутренним документам, направленным на рассмотрение мэра (заместителя мэра) - соответствующим консультантом заместителя мэра;

- протоколы совещаний рабочих групп по подготовке проектов документов, проводимых заместителем мэра, - соответствующим консультантом заместителя мэра (в случае проведения совещания рабочих групп руководителем органа мэрии, протоколы регистрируются в данном органе мэрии);

4) децентрализовано в органе мэрии:

- обращения граждан в органы мэрии;

- ответы органов мэрии на обращения граждан к руководителям органов мэрии;

- протоколы совещаний у руководителя органа мэрии;

- входящие документы на имя руководителя органа мэрии;

- исходящие документы, подписываемые руководителем органа мэрии и содержащие запросы (задания), требующие исполнения органами мэрии, муниципальными учреждениями;

- приказы руководителя органа мэрии.

10.3.2. Ставятся на контроль все документы, которые требуют обязательного контроля, в соответствии с Перечнем категорий документов, подлежащих постановке на контроль с типовым сроком исполнения (Приложении N 2), а остальные - подлежат возврату в канцелярию мэрии по истечении 30 дней.

10.3.3. Документ передается на рассмотрение мэру (заместителю мэра, руководителю органа мэрии), который может поставить документ на контроль с типовым или индивидуальным сроком исполнения при вынесении резолюции.

Документы с резолюцией:

- "Безотлагательно" - ставятся на контроль со сроком исполнения 1 рабочий день и направляются ответственному исполнителю незамедлительно;

- "Срочно" - ставятся на контроль со сроком исполнения 3 рабочих дня;

- "Оперативно" - ставятся на контроль со сроком исполнения 10 рабочих дней.

10.3.4. Для осуществления контроля исполнения документов при регистрации документа оформляется РКК в соответствии с Приложением N 1.

10.3.5. Постановка документа на контроль осуществляется путем проставления отметки о контроле (буквы "К" или штампа "Контроль" и даты контрольного срока) в правом верхнем поле первого листа документа, а также внесения контрольного срока в РКК.

10.3.6. После постановки документа на контроль оригинал документа в тот же день направляется ответственному исполнителю с записью факта передачи документа в Журнале приема-передачи документов в канцелярии мэрии (органе мэрии) под личную подпись. При наличии соисполнителей по документу им передается копия.

10.4. Проверка хода исполнения документов

10.4.1. В течение срока исполнения документов лица, осуществляющие ведение контроля по срокам исполнения документов ведут:

- предупредительный (текущий) контроль;

- последующий (итоговый) контроль.

10.4.2. Для осуществления предупредительного (текущего) и последующего (итогового) контроля картотека РКК систематизируется:

- по срокам исполнения документов,

- по исполнителям,

- по группам документов.

10.4.3. Предупредительный (текущий) контроль осуществляется с момента постановки документа на контроль. Ежедневно анализируются контрольные сроки и заблаговременно (за 1-2 дня до истечения контрольного срока) проводится устное или письменное напоминание ответственному исполнителю о приближении контрольного срока и необходимости подготовки письменного отчета об исполнении документа, а также проекта ответа автору документа (при необходимости). Справка-напоминание оформляется в соответствии с Приложением N 8.

10.4.4. Предупредительный (текущий) контроль с долгосрочным сроком исполнения документов осуществляется в несколько этапов в следующем порядке:

- документ со сроком исполнения несколько лет - напоминание осуществляется не реже одного раза в год;

- документ со сроком исполнения несколько месяцев - напоминание осуществляется не реже одного раза в месяц;

- документ со сроком исполнения месяц - напоминание осуществляется за пять дней до истечения контрольного срока.

10.4.5. Результаты предварительного контроля и регулирование хода исполнения документа вносятся в РКК.

10.4.6. Последующий (итоговый) контроль проводится в соответствии с п. 10.8 настоящего Регламента.

10.5. Изменение срока исполнения документов

10.5.1. Контрольный срок исполнения, указанный в тексте входящего документа, может быть изменен (сокращен, продлен) автором документа - должностным лицом или организацией, которые этот срок установили.

Типовой срок исполнения входящего документа может быть изменен только в сторону его уменьшения.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

10.5.2. В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель заблаговременно (не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения контрольного срока для документов со сроком исполнения более 10 рабочих дней; либо не позднее чем за 1 рабочий день для документов со сроком исполнения менее 10 рабочих дней) представляет автору резолюции или автору документа мотивированное предложение о продлении контрольного срока с указанием планируемой даты исполнения.

10.5.3. Согласованное письмо (мотивированное предложение об изменении контрольного срока) направляется лицу, осуществляющему контроль сроков исполнения документов, для изменения контрольного срока в РКК.

В РКК вносится новая резолюция (поручение) с указанием нового контрольного срока, а предыдущая резолюция снимается с контроля путем внесения записи: "срок (сокращен) продлен".

10.6. Снятие исполненных документов с контроля

10.6.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения всех заданий (запросов), указанных в документе, и направления документированного подтверждения результатов исполнения документа (ответа).

В случае если во входящем письме от внешних организаций указана необходимость направления ответа в электронной форме, исполнитель подготавливает письмо в бумажной форме за подписью мэра (заместителя мэра, руководителя органа мэрии) и направляет письмо средствами почтовой связи или курьером, а приложения с большим объемом информации направляет в электронной форме на указанный адрес с отметкой о наличии приложений и способе их направления в тексте письма.

10.6.2. Ответственный исполнитель до истечения контрольного срока направляет автору резолюции или руководителю, подписавшему документ, оригинал документа с приложением отчета об исполнении документа для осуществления контроля по существу решения вопросов или выполнения поручений, указанных в тексте документа. При необходимости подготовки ответа автору документа или муниципального правового акта они прикладываются к оригиналу документа.

10.6.3. После рассмотрения документ направляется в канцелярию мэрии или лицу, осуществляющему контроль сроков исполнения документов, в соответствии с п. 10.3.1 настоящего Регламента.

10.6.4. В случае наличия замечаний оригинал документа с прилагаемыми к нему документами возвращается ответственному исполнителю на доработку с отметкой факта передачи оригинала документа в РКК.

10.6.5. Документ снимается с контроля:

- при наличии отметки "В дело" на отчете об исполнении документа или в резолюции;

- при наличии подписанного документа (ответа) автору документа, муниципального правового акта;

- при наличии решения, подписанного автором документа, о прекращении заданий (поручений), указанных в документе.

10.6.6. Лицо, осуществляющее контроль исполнения сроков документов, снимает поставленный на контроль документ путем внесения записи об исполнении документа и направлении его в дело.

10.6.7. После снятия с контроля документа РКК перемещается из контрольной в справочную картотеку, а оригинал документа с отчетом и (или) копией ответа автору документа оформляется в дело в установленном порядке в соответствии с требованиями настоящего Регламента.

10.6.8. Подписанный ответ регистрируется и направляется автору документа (адресату) в соответствии с требованиями настоящего Регламента.

10.7. Оформление исполненных документов в дело

10.7.1. Исполненные и снятые с контроля документы оформляются в дела в следующих органах:

- входящие документы на имя мэра (заместителя мэра), протоколы совещаний мэра (заместителя мэра), протоколы совещаний рабочих групп по разработке проектов документов, муниципальные правовые акты, решения Думы городского округа Тольятти - в канцелярии мэрии;

- обращения граждан - в общественной приемной (отделе) Управления по оргработе и связям с общественностью;

- входящие документы на имя руководителей органов мэрии, внутренняя переписка между органами мэрии - в органах мэрии.

10.7.2. Оформление исполненных документов в архив осуществляется в соответствии с Разделом XVIII настоящего Регламента.

10.7.3. Контроль за правильностью формирования дел в канцелярии мэрии, в органах (структурных подразделениях) мэрии осуществляет Управление по делам архивов мэрии.

10.8. Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов

10.8.1. Завершающим этапом контроля исполнения документов является последующий (итоговый) контроль.

10.8.2. Лица, осуществляющие контроль сроков исполнения документов, осуществляют последующий контроль документов об исполнении или неисполнении контрольных документах в органах (структурных подразделениях) мэрии и мэрии в целом.

10.8.3. Для своевременного информирования руководителя органа мэрии заместителя мэра (руководителя органа мэрии) о состоянии исполнительской дисциплины по курируемым направлениям деятельности могут подготавливаться отчеты (еженедельно, ежемесячно) в соответствии с формами, указанными в Приложениях NN 9, 10, 11.

Дополнительно канцелярией мэрии руководителям органов мэрии направляются письменные справки-напоминания о приближении контрольного срока исполнения документов в соответствии формой, указанной в Приложении N 7.

10.8.4. Ежемесячно и ежеквартально анализируется состояние исполнительской дисциплины в мэрии. По результатам анализа готовятся отчеты для доклада мэру в соответствии с формами, указанными в Приложениях NN 8, 9, 10:

- по входящим документам в мэрию (кроме обращений граждан), муниципальным правовым актам - канцелярией мэрии;

- по обращениям граждан - общественной приемной (отделом) Управления по оргработе и связям с общественностью;

- по исполнению поручений, содержащихся в протоколах совещаний, направленных из органов государственной власти, - помощником мэра;

- по протоколам совещаний у мэра - помощником мэра;

- по протоколам совещаний у заместителя мэра - соответствующим консультантом заместителя мэра.

10.9. Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов

10.9.1. На всех этапах работы с документами ответственность несут должностные лица, принимающие участие в их подготовке, оформлении, регистрации, согласовании, контроле и исполнении документов.

10.9.2. Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов в соответствии с действующим законодательством несут заместители мэра (руководители органов мэрии), ответственные за их исполнение в целом.

10.9.3. Разработчик проекта документа несет персональную ответственность за содержательную часть проекта, правильность оформления проекта документа в целом и прилагаемых к нему документов согласно требованиям и правилам делопроизводства, за соблюдение сроков подготовки проекта, сроков и порядка его подготовки, согласования.

При наличии соисполнителя (соисполнителей) проекта документа каждый соисполнитель (соисполнители) несет ответственность по соответствующей части проекта документа.

10.9.4. Ответственный за делопроизводство в органе мэрии несет ответственность за своевременность:

- регистрации входящих и исходящих документов в органе мэрии;

- регистрации проектов документов в органе мэрии;

- направления документов на исполнение;

- направления проектов документов на согласование в согласующие инстанции;

- контроля сроков исполнения документов и напоминание исполнителям об истечении контрольных сроков;

- контроля сроков согласования проектов документов и напоминание согласующим инстанциям об истечении контрольных сроков;

- передачи документов и проектов документов, подписываемых мэром (заместителем мэра), в бумажной форме лицу, осуществляющему контроль сроков исполнения.

10.9.5. Заместитель мэра (руководитель органа мэрии), являющийся председателем рабочей группы по разработке проекта документа, несет ответственность:

- за организацию и проведение заседаний рабочей группы по разработке проекта документа;

- за подготовку протокола заседания рабочей группы и контроль исполнения поручений (заданий), указанных в нем;

- за подготовку и согласование проекта документа в целом, за правильность и полноту определения перечня согласующих инстанций и должностных лиц, внесенных в лист рассылки к нему, за достоверность информации, использованной при подготовке проекта документа.

10.9.6. Руководитель органа мэрии - разработчик проекта документа, несет персональную ответственность:

- за организацию подготовки проекта документа в органе мэрии;

- за содержание и достоверность информации, использованной при подготовке проекта документа, в целом;

- за полноту определения перечня согласующих инстанций и должностных лиц, внесенных в лист согласования, лист рассылки;

- за полноту и правильность внесения замечаний (предложений) в текст документа по результатам согласования проекта документа.

10.9.7. Руководитель органа мэрии, являющийся членом рабочей группы, несет персональную ответственность:

- за своевременность исполнения поручений, указанных в протоколе заседания рабочей группы;

- за полноту и достоверность информации, предоставляемой по направлению деятельности органа мэрии при подготовке проекта документа;

- за подготовку и правильность оформления части проекта документа и (или) приложений к нему по направлению деятельности органа мэрии.

10.9.8. Руководитель органа мэрии, являющийся исполнителем документа, несет ответственность:

- за своевременное и в полном объеме исполнение документа;

- за своевременную подготовку отчета исполнения документа.

XI. Направление проектов муниципальных правовых актов мэрии в контрольно-счетную палату городского округа Тольятти для проведения финансово-экономической экспертизы

11.1. Проекты муниципальных правовых актов мэрии (далее - проект постановления (распоряжения)) в соответствии с Положением о контрольно-счетной палате городского округа Тольятти, утвержденным решением Думы городского округа Тольятти от 07.12.2011 г. N 692 до утверждения их мэром (заместителями мэра), направляются в контрольно-счетную палату городского округа Тольятти (далее - КСП) для проведения финансово-экономической экспертизы.

11.2. Для проведения процедуры согласования проекта постановления (распоряжения), подлежащего направлению в КСП для проведения финансово-экономической экспертизы, орган мэрии - разработчик проекта подготавливает документы в соответствии с пунктом 7.1.6 настоящего Регламента.

В листе согласования к проекту постановления (распоряжения) в обязательном порядке дополнительно указываются следующие согласующие инстанции:

- руководитель департамента финансов мэрии;

- руководитель департамента экономического развития мэрии.

В листе рассылки к проекту постановления (распоряжения) дополнительно указывается запись "Контрольно-счетная палата городского округа Тольятти".

11.3. Регистрация проектов постановлений (распоряжений) осуществляется в органах мэрии - разработчиках проектов в соответствии с пунктом 7.2 настоящего Регламента.

11.4. Согласование и проведение юридической и антикоррупционной экспертизы проекта постановления (распоряжения), подлежащего направлению в КСП для проведения финансово-экономической экспертизы, осуществляется в соответствии с подпунктами 1-3 п. 7.3.5 настоящего Регламента.

11.5. После проведения согласования и юридической и антикоррупционной экспертизы проекта постановления (распоряжения) осуществляется следующий порядок подготовки и направления проекта постановления (распоряжения) в КСП:

1) орган мэрии - разработчик проекта комплектует пакет документов для направления в КСП (далее - Пакет документов):

а) проект постановления (распоряжения);

б) пояснительную записку к проекту постановления (распоряжения), имеющую нормативный правовой характер, подписанную руководителем органа мэрии-разработчика проекта;

в) финансово-экономическое обоснование к проекту постановления (распоряжения), подписанное руководителем органа мэрии-разработчика проекта (Приложение N 6);

г) проект сопроводительного письма в адрес КСП с указанием в тексте письма номера проекта постановления (распоряжения).

2) орган мэрии - разработчик проекта постановления (распоряжения) направляет в канцелярию мэрии Пакет документов в бумажной и электронных формах;

3) канцелярия мэрии проверяет Пакет документов на комплектность и форму предоставления документов в соответствии с подпунктами 1 и 2 настоящего пункта.

В случае наличия замечаний, Пакет документов направляется в орган мэрии - разработчик проекта распоряжения (постановления) для устранения замечаний.

4) канцелярия мэрии распечатывает на соответствующем бланке мэрии сопроводительное письмо в адрес КСП и направляет на подписание заместителю мэра, курирующему соответствующую отрасль;

5) заместитель мэра, курирующий соответствующую отрасль, подписывает сопроводительное письмо в адрес КСП.

В случае разработки проектов постановлений (распоряжений) органами мэрии, находящимися в прямом подчинении мэру, сопроводительное письмо подписывает заместитель мэра - руководитель аппарата мэрии.

6) специалист канцелярии мэрии, ответственный за регистрацию исходящих из мэрии документов, осуществляет следующие мероприятия по направлению проекта постановления (распоряжения) в КСП:

- регистрирует сопроводительное письмо в журнале исходящих документов мэрии;

- прикрепляет сопроводительное письмо к регистрационной карте проекта постановления (распоряжения);

- проставляет в сопроводительное письмо регистрационный номер и дату, присвоенные в журнале исходящих документов;

- направляет пакет документов в электронной и бумажной формах в КСП.

11.6. После получения финансово-экономического заключения КСП в бумажной форме, специалист канцелярии мэрии, ответственный за регистрацию входящих в мэрию документов, осуществляет следующие мероприятия:

- регистрирует заключение КСП в журнале входящих документов мэрии;

- делает отметки в регистрационной карте заключения КСП и регистрационной карте проекта постановления (распоряжения);

- направляет заключение КСП с прилагаемым пакетом документов для рассмотрения в орган мэрии - разработчика проекта.

11.7. Орган мэрии - разработчик проекта рассматривает полученное финансово-экономическое заключение КСП и выполняет следующие мероприятия:

11.7.1. При отсутствии замечаний КСП (положительное финансово-экономического заключение) орган мэрии - разработчик проекта в течение 1 рабочего дня с момента получения заключения и Пакета документов в бумажной форме из канцелярии мэрии осуществляет следующие мероприятия:

а) вносит результат проведения финансово-экономической экспертизы КСП - "заключение положительное" в соответствующую строку листа согласования к проекту постановления (распоряжения);

б) подготавливает в бумажной форме следующие документы:

- лист согласования к проекту постановления (распоряжения);

- финансово-экономическое заключение КСП;

- Пакет документов, указанный в подпункте 1 п. 11.5 настоящего Регламента;

в) в случае необходимости проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекта постановления (распоряжения), направляет в правовой департамент в соответствии с подпунктом 5 пункта 7.3.5 настоящего Регламента документы в бумажной форме, указанные в подпункте "б" п. 11.7.1 настоящего Регламента, а также текст проекта постановления (распоряжения) в электронной форме, соответствующий тексту постановления (распоряжения) после проведения правовым департаментом юридической и антикоррупционной экспертизы.

г) направляет в канцелярию в соответствии с подпунктом 6 пункта 7.3.5 настоящего Регламента документы в бумажной форме, указанные в подпункте "б" пункта 11.7.1 настоящего Регламента.

11.7.2. При наличии замечаний КСП (отрицательное финансово-экономическое заключение) орган мэрии - разработчик проекта осуществляет следующие мероприятия:

а) вносит результат проведения финансово-экономической экспертизы КСП -

"заключение отрицательное" в соответствующую строку листа согласования к проекту постановления (распоряжения);

б) готовит проект мотивированного ответа на финансово-экономическое заключение КСП и направляет в канцелярию мэрии для подписи заместителем мэра и направления в КСП не позднее 3 рабочих дней с момента поступления в мэрию городского округа Тольятти финансово-экономического заключения КСП в бумажной или электронной формах;

в) в случае несогласия с финансово-экономическим заключением КСП - в течение одного рабочего дня после направления в КСП мотивированного ответа проводит мероприятия, указанные в подпунктах "б", "в", "г" п. 11.7.1 настоящего Регламента;

г) случае согласия или частичного согласия с финансово-экономическим заключением КСП - в течение 5 рабочих дней с момента поступления в мэрию городского округа Тольятти финансово-экономического заключения КСП в бумажной или электронной формах осуществляются следующие мероприятия:

- вносит соответствующие изменения и (или) дополнения в проект постановления (распоряжения);

- подготавливает документы, указанные в подпункте "б" п. 11.7.1 настоящего Регламента;

- направляет на повторное согласование в соответствии с подпунктами 1-2 п. 7.3.5 настоящего Регламента (в случае внесения в проект постановления (распоряжения) существенных изменений и (или) дополнений, связанных с изменением концепции проекта, проект постановления (распоряжения));

- направляет для проведения юридической и антикоррупционной экспертизы в соответствии с подпунктом 3 п. 7.3.5 настоящего Регламента измененный проект постановление (распоряжение) с учетом замечаний, содержащихся в заключении КСП, и замечаний согласующих инстанций при проведении повторного согласования (при наличии);

- направляет измененный проект постановления (распоряжения) повторно в КСП в порядке, предусмотренном подпунктами 1-6 пункта 11.5 настоящего Регламента.

11.7.3. Порядок работы с поступившим повторно финансово-экономическим заключением КСП осуществляется в соответствии с пунктами 11.6 и 11.7 настоящего Регламента.

Часть 2. Организация делопроизводства

XII. Общие требования к оформлению документов

12.1. При подготовке основных документов рекомендуется применять текстовый редактор WORD for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 14 через 1,5 интервала; все приложения к основным документам печатают шрифтом Times New Roman Cyr размером N 12 через 1 интервал.

12.2. В приложениях к правовым актам (положение, программа, порядок, правила, инструкция и другие подобные документы) наименование вида документа печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером 12-14 через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Точка в конце наименования вида документа не ставится. Текст документа подразделяется на структурные элементы: части, разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы могут делиться на пункты или подразделы с соответствующими пунктами. Пункты при необходимости могут делиться на подпункты.

12.3. Разделы нумеруются римскими цифрами (без слова "раздел") в пределах всего текста, имеют заголовки, которые печатаются прописными буквами полужирным шрифтом размером (12-14) и выравниваются по центру. Точка в конце наименования заголовка не ставится.

12.4. Подразделы нумеруются арабскими цифрами в пределах раздела, имеют заголовки, которые печатаются с прописной буквы полужирным шрифтом размером (12) и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номер подраздела включает номера раздела и подраздела, разделенные точкой (например, 1.2.).

12.5. При делении текста документа на пункты и подпункты необходимо, чтобы каждый пункт (подпункт) был логически завершен.

12.6. Пункты нумеруются арабскими цифрами в пределах подраздела (раздела, при отсутствии подраздела) и располагаются с абзацного отступа. Пункты при необходимости могут иметь заголовки, которые выделяются полужирным шрифтом размером 12 и выравниваются по центру. Номер пункта включает номера раздела, подраздела (при наличии) и пункта, разделенные точками (точкой) (например, 2.3.1.). Если раздел или подраздел текста имеет только один пункт, то он не нумеруется.

12.7. Подпункты нумеруются арабскими цифрами в пределах пункта, заголовков не имеют и начинаются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номера раздела, подраздела (при наличии), пункта и подпункта, разделенные точками (например, 1.2.2.1.).

12.8. Количество номеров в нумерации структурных элементов текста документа не должно превышать четырех.

12.9. Для дальнейшего деления текста используют абзацы, которые не нумеруют, а начинают с абзацного отступа. При указании на абзац первым считается абзац, с которого начинается структурный элемент текста, в составе которого он находится.

12.10. При необходимости перечислений в тексте документа их указывают с абзацного отступа, который используют только в первой строке. Перед каждой позицией перечисления ставят дефис. Если в тесте документа необходима ссылка на одно или несколько перечислений, то перед каждой позицией вместо дефиса ставят строчную букву, приводимую в алфавитном порядке, а после неё круглую скобку. Для дальнейшей детализации перечисления используют арабские цифры, после которых ставят скобку, приводя их со смещением вправо на два знака относительно перечислений, обозначенных буквами.

XIII. Порядок оформления реквизитов документа

13.1. Бланки документов

13.1.1. Правовые акты мэрии (постановления, распоряжения), а также письма мэрии должны оформляться на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

13.1.2. Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Бланки документов изготавливаются на стандартном листе бумаги формата А4 (210х297 мм) светлых тонов без фоновых знаков и рисунков.

13.1.3. Документы, издаваемые от имени двух или более органов мэрии, оформляют на бланке мэрии.

13.1.4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

30 мм - левое;

15 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

13.1.5. Состав видов бланков, применяемых в мэрии, утверждает заместитель мэра - руководитель аппарата мэрии по представлению начальника канцелярии мэрии.

13.1.6. В мэрии применяют следующие бланки:

- бланки с указанием наименования исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления - мэрия городского округа Тольятти;

- бланки с указанием должности лица: мэр городского округа Тольятти, первый заместитель мэра, заместитель мэра, заместитель мэра - руководитель аппарата мэрии;

- бланки приказов финансового органа мэрии.

13.1.7. Бланки документов подлежат учету, их используют только по назначению и не передают другим органам, организациям и лицам.

13.1.8. Бланки документов изготавливают в типографии. Бланки писем мэра и писем мэрии нумеруются типографским способом. Изготовление бланков осуществляется по заказу мэрии на срок полномочий мэра со дня вступления мэра в должность. Бланки нумеруются порядковой нумерацией, которая ведется до окончания срока полномочий мэра.

13.1.9. Учёт бланков ведётся раздельно по видам бланков в канцелярии мэрии в соответствующих журналах регистрации бланков.

13.1.10. Бланки выдаются в органы мэрии только по служебной необходимости под подпись лицам, ответственным за делопроизводство.

13.1.11. Уничтожение испорченных бланков осуществляется канцелярией мэрии по акту с отметкой в соответствующем журнале регистрации.

13.1.12. Контроль выдачи, хранения и уничтожения бланков возлагается на документоведа I категории канцелярии мэрии, назначенного начальником канцелярии.

13.1.13. В органах мэрии существуют бланки писем органов мэрии, которые изготавливаются органами самостоятельно.

13.2. Требования к оформлению реквизитов в процессе подготовки документов

13.2.1. При подготовке документов работники мэрии обязаны соблюдать ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и требования настоящего Регламента.

13.2.2. Реквизит документа - основной (обязательный) либо дополнительный элемент документа (обязательный для определенного вида документа).

13.2.3. Каждый документ должен иметь строго определенный набор реквизитов и порядок их расположения. Схема расположения реквизитов документов приведена в Приложении N 12.

13.3. Оформление реквизитов документов

13.3.1. Реквизиты (01) - (07)

13.3.2. Реквизиты (01) - "Государственный герб Российской Федерации", (02) - "герб субъекта Российской Федерации", (03) - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), (04) - "код организации", (05) - "основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица", (06) - "идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)" и (07) - "код формы документа" на документах мэрии не используются.

13.4. Герб городского округа Тольятти

На бланках документов мэрии воспроизводится герб городского округа Тольятти в верхнем поле документа в установленном порядке (с учетом цветовой гаммы).

13.5. Реквизит (08) (обязат.) - наименование организации

13.5.1. Реквизит указывает наименование исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления городского округа Тольятти - мэрия городского округа Тольятти. Наименование организации (мэрии) должно соответствовать наименованию, указанному в Уставе городского округа Тольятти.

13.5.2. Наименование организации печатается прописными буквами размером N 14-16 полужирным шрифтом в верхнем поле документа.

Например:

Мэрия городского округа Тольятти

13.5.3. В случае если документ исходит от должностного лица, представляющего мэрию, то в реквизите документа "наименование организации" указывается должность должностного лица.

Например:

Мэр городского округа Тольятти

13.5.4. В случае если документ исходит из органа мэрии, то наименование органа мэрии располагается ниже реквизита документа "наименование организации" и печатается полужирным шрифтом размером N 14 с прописной буквы.

Например:

Мэрия городского округа Тольятти

Департамент образования

13.5.5. Если документ подготавливается совместно двумя и более органами, организациями, то он на бланках не составляется, при этом наименования органов, организаций располагаются в соответствии с рангом (наименование нижестоящей организации располагаются ниже наименования вышестоящей организации). В случае оформления совместных документов органов, организаций одного ранга их наименования располагают на одном уровне.

13.6. Реквизит (09) (дополнит.) - справочные данные об организации

13.6.1. Реквизит содержит справочные данные о мэрии либо об органе мэрии. В состав реквизита входит почтовый адрес, индекс предприятия связи, номера телефонов, факса, адрес электронной почты и www-страницы (если они есть). На письмах, относящихся к финансовым вопросам, проставляется счёт в банке.

Например:

   Площадь Свободы, 4, г. Тольятти, ГСП, Самарская область, 445011

      Телефон: 26-16-95, Факс: 22-56-66, e-mail: tgl@tgl.ru,

                       http://portal.tgl.ru

13.7. Реквизит (10) (обязат.) - наименование вида документа

13.7.1. Наименование вида документа является обязательным реквизитом для всех видов документов, за исключением писем и факсов. Вид документа определяется его назначением и содержанием. Реквизит печатается прописными буквами шрифтом размером N 14, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, отделяется от реквизита "наименование организации" 2 межстрочными интервалами. Исключение составляет "Протокол", который печатается вразрядку.

Например:

Распоряжение

13.8. Реквизит (11) (обязат.) - дата документа

13.8.1. Датой документа (постановление, распоряжение, приказ, письмо) является дата его подписания или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт, служебная записка и др.); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения. При подписании документа в нерабочий день, ставится дата рабочего дня, следующего за ним. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точками; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

                              14.03.2012

13.8.2. Дата и номер правового акта (постановления, распоряжения, приказа) вписываются по центру ниже реквизита "наименование вида документа".

Например:

Распоряжение

                        29.04.2012 N 525-р/1

13.8.3. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат.

Например:

                          14 марта 2012 г.

13.8.4. Дата утверждения или согласования документа указывается в соответствующем грифе.

13.8.5. Дату документа проставляет должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

13.8.6. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением, согласованием и исполнением, датируются и подписываются.

13.8.7. Документы, изданные совместно двумя или более органами, организациями должны иметь одну (единую) дату.

13.9. Реквизит (12) (обязат.) - регистрационный номер документа

13.9.1. Одновременно с датой проставляется регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера. Порядковая нумерация документов осуществляется в пределах календарного года (с января по декабрь).

13.9.2. Регистрационный номер постановления, распоряжения дополняется через тире соответствующими буквами: "п" - для постановлений, "р" - для распоряжений по основной деятельности, "р-а" - для распоряжений по личному составу, и через косую черту - индексом должностного лица подписавшего документ.

13.9.3. На документе, авторами которого выступают несколько органов, организаций (юридических лиц), номер документа состоит из присвоенных регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке подписания первыми руководителями, через косую черту.

13.10. Реквизит (13) (дополнит.) - ссылка на регистрационный номер и дату документа

13.10.1. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ (номер и дату для ссылки переписывают из инициативного письма). Реквизит проставляется только в ответных письмах.

Например:

на N 02-13/36 от 20.08.2012

13.11. Реквизит (14) (дополнит.) - место составления или издания документа

13.11.1. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления РФ, реквизит включает только общепринятые сокращения. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам (08) - "наименование организации" и (09) - "справочные данные об организации".

13.11.2. В постановлениях, распоряжениях, приказах и организационных документах этот реквизит обязателен, располагается ниже реквизитов (11) - "дата документа", 12 - "регистрационный номер документа" и оформляется центрированным способом.

Например:

                            29.04.2012 N 525-р/1

                       г. Тольятти, Самарской области

13.12. Реквизит (15) (дополнит.) - адресат

13.12.1. Реквизит проставляется на исходящих документах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

13.12.2. На внутренних документах реквизит может быть проставлен, если этот документ предназначен для передачи руководству мэрии (заявления, докладные и объяснительные записки) или руководителю органа мэрии.

13.12.3. Данный реквизит может состоять из следующих составных частей:

- наименование учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);

- наименование структурного подразделения учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);

- указание должности получателя (в дательном падеже);

- инициалы, фамилия получателя (в дательном падеже);

- почтовый адрес.

13.12.4. Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей поля.

Например:

                                    Мэрия городского округа Тольятти

                                      Департамент здравоохранения

                                       Руководителю департамента

                                           (инициалы, фамилия)

                                    Площадь Свободы, 4, г. Тольятти,

                                                  445011

13.12.5. При направлении документа руководителю органа мэрии, руководителю организации, наименование органа мэрии, наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

При направлении документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией.

Например:

                                              Руководителю

                                      департамента здравоохранения

                                    мэрии городского округа Тольятти

                                            (инициалы, фамилия)

13.12.6. При направлении документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы получателя, через один межстрочный интервал от фамилии указывается почтовый адрес.

Например:

                                              (фамилия, инициалы)

                                            ул. Садовая, д.5, кв.12,

                                                  г. Тольятти,

                                             Самарская обл., 445024

13.12.7. При направлении документа в организацию, учреждение указывается её наименование, затем почтовый адрес.

13.12.8. Порядок расположения элементов реквизита "Адресат" должен соответствовать действующим Правилам оказания услуг почтовой связи. При оформлении документа за рубеж данный реквизит оформляется по международным правилам.

13.13. Реквизит (16) (дополнит.) - гриф утверждения документа

13.13.1. Документ утверждается специально издаваемым документом (постановление, распоряжение, решение, приказ) или должностным лицом (должностными лицами).

13.13.2. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа и состоит он из слова Утверждаю или Утверждено (пишется прописными буквами без кавычек, без двоеточия). Примерный перечень документов с грифом утверждения дается в Приложении N 13.

13.13.3. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова Утверждаю, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

                                            Утверждаю

                                  Мэр городского округа Тольятти

                               (личная подпись)  (инициалы, фамилия)

                                           20.01.2012

13.13.4. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

13.13.5. При утверждении документа специально издаваемым документом (постановлением, распоряжением, решением, приказом) в тексте утверждающего документа указывается формулировка "Утвердить" (прилагаемый документ - положение, порядок и т.д.). На самом утверждаемом документе (приложении) в правом верхнем углу располагается гриф утверждения, состоящий из слова Утверждено (Утверждён, Утверждена), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слова Утверждено, Утверждён, Утверждена в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Например:

                                                 Утверждено

                                             постановлением мэрии

                                          городского округа Тольятти

                                           от 23.05.2012 N 256-п/1

13.14. Реквизит (17) (дополнит.) - резолюция

13.14.1. Резолюция - указание по исполнению документа, пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает: имя, отчество, фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, контрольный срок исполнения, подпись автора резолюции, дату резолюции.

Например:

                                         (фамилия, инициалы)

                                          Подготовить проект

                                       контракта к 28.08.2012.

                                   (личная подпись автора резолюции)

                                              20.08.2012

13.14.2. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, если нет таких указаний - лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем. В случае, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы. Ответственный исполнитель и исполнители вправе давать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно им подчиненным.

13.14.3. Резолюция пишется от руки над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляется на свободном месте лицевой стороны документа. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

13.15. Реквизит (18) (обязат.) - заголовок к тексту

13.15.1. Реквизит является обязательным для всех видов документов, за исключением кратких (сопроводительных) писем, оформленных на бумаге формата А5, телеграмм, телефонограмм, извещений.

13.15.2. Заголовок к тексту должен быть максимально кратким, состоять из одной фразы, точно передавать содержание документа, согласован с наименованием вида документа и не должен занимать более 4-5 строк, печатается шрифтом 11-12.

13.15.3. Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), "чего?" ("кого?") и начинаться с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается без кавычек. Начало и конец каждой строки заголовка выравниваются по центру.

Например:

О графике работы в праздничные дни

13.16. Реквизит (19) (дополнит.) - отметка о контроле

13.16.1. Отметка о контроле исполнения документа сигнализирует о наблюдении за документом в процессе его исполнения для обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

13.16.2. Реквизит проставляют на документах, подлежащих контролю за исполнением. Отметку о контроле проставляют в виде буквы "К" или штампом "Контроль" в правом верхнем углу первого листа документа.

13.17. Реквизит (20) (обязат.) - текст документа

13.17.1. Текст документа составляется на русском языке и оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

13.17.2. Текст печатается от левой границы текстового поля документа и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст отделяется от заголовка, как минимум, 1,5-2 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервалов шрифтом Times New Roman Cyr размером N 12-14. В тексте не допускается выделение слов или отдельных фрагментов текста никаким способом (жирный шрифт, курсив, подчеркивание и т.д.).

13.17.3. При оформлении текста в виде связного текста, в тексте содержится, как правило, две части. В первой части указывают причину, цели, основания составления документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа может содержать только одну заключительную часть (например, распоряжение и приказ - распорядительную часть без констатирующей; письмо, заявление - просьбу без пояснения; справка, докладная записка - оценку фактов, выводы).

13.17.4. В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, дату документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.

13.17.5. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

13.17.6. Текст постановления, распоряжения, приказа состоит из двух частей:

- констатирующей части (преамбулы);

- постановляющей части в постановлениях (распорядительной - в распоряжениях).

13.17.7. Констатирующая часть может начинаться словами: "В целях_", "В связи_" и включает причину, цели и задачи, факты, послужившие основанием для издания документа; может содержать ссылку на закон или другой документ, лежащий в основе принятия этого решения. Констатирующая часть постановлений мэрии заканчивается словами "мэрия городского округа Тольятти постановляет:", констатирующая часть приказов - словом "п р и к а з ы в а ю:".

13.17.8. Постановляющая (распорядительная) часть излагается от первого лица единственного числа и состоит из пунктов. Пункты, при необходимости, могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта.

Постановляющая (распорядительная) часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием в отдельных пунктах исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Пункты группируют по их значимости (от наиболее существенных вопросов к второстепенным) или в последовательности развития темы документа (хронологически и логически).

13.17.9. В документах коллегиального органа текст излагают от третьего лица множественного числа (решили:).

13.17.10. В совместном документе текст излагают от первого лица множественного числа (решили).

13.17.11. Текст документа "Протокол" излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступали, решили).

13.17.12. В документе, устанавливающем права и обязанности мэрии как исполнительно - распорядительного органа местного самоуправления городского округа, органов мэрии (Положение, Инструкция), а также содержащем описание, оценку фактов или выводы (Акт, Справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав управления входят, комиссия установила).

13.17.13. В письмах допускается использовать следующие формы изложения:

- от первого лица единственного числа ("Мэрия просит направить", "Мэрия направляет на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("полагаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("Департамент не возражает").

13.17.14. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете", "находились" и т.д.).

13.17.15. Графы и строки таблицы имеют заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатают только номера этих граф. Графы и строки таблицы разграничиваются одинарными линиями. Горизонтальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользоваться таблицей.

13.18. Реквизит (21) (дополнит.) - отметка о наличии приложения

13.18.1. Документ может содержать приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

13.18.2. Если в документе одно приложение, то его не нумеруют; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

13.18.3. Приложения к проектам постановлений, распоряжений, приказов оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений, распоряжений и приказов, а текст печатается через один межстрочный интервал шрифтом Times New Roman Cyr размером N 12.

13.18.4. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты.

13.18.5. В постановлениях (распоряжениях, приказах) сведения о наличии приложений указывают в тексте.

Например:

1. Разработать план _по форме, указанной в Приложении.

13.18.6. В приложении к распорядительному документу (постановление, распоряжение, приказ) на первом листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера. Допускается слово "Приложение" печатать прописными буквами, а также центрировать это слово, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Например:                                 Приложение (Приложение)

                                           к постановлению мэрии

                                        городского округа Тольятти

                                          от 09.11.2012 N 525-п/1

13.18.7. Каждый лист приложения в нижней части подписывается разработчиком проекта документа и специалистом правового департамента, проводившим юридическую и антикоррупционную экспертизу.

13.18.8. Сведения о наличии приложений к письму, справке, плану, отчету и т.д. оформляют в следующем порядке.

13.18.9. Если в тексте документа есть полное наименование приложения, то отметка о наличии приложения оформляется сокращенно и располагается ниже реквизита (20) - "текст документа" через 1 межстрочный интервал.

Например:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

13.18.10. Если приложения не названы в тексте документа, то их наименования перечисляют с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Например:

Приложение: 1. Справка о _ на 3 л. в 2 экз.

            2. Проект _ на 8 л. в 3 экз.

13.18.11. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

13.19. Реквизит (22) (обязат.) - подпись

13.19.1. Подпись является обязательным реквизитом документа. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа.

13.19.2. Документ, направляемый в органы государственной власти РФ, органы государственной власти субъектов РФ, судебные органы, представительный орган муниципального образования, в прокуратуру города, подписывает мэр, в его отсутствие (невозможности выполнения им своих полномочий) - первый заместитель мэра или лицо, исполняющее обязанности первого заместителя мэра, либо лицо, уполномоченное доверенностью. Ответы на запросы прокуратуры города заместители мэра подписывают в рамках полномочий, определенных в постановлении мэрии городского округа Тольятти о распределений полномочий между мэром, первым заместителем мэра, заместителями мэра и заместителем мэра - руководителем аппарата мэрии городского округа Тольятти.

13.19.3. Документ, направляемый в муниципальные и иные организации, гражданам городского округа, подписывает мэр, при отсутствии мэра (невозможности выполнения им своих полномочий) - первый заместитель мэра или лицо, исполняющее обязанности первого заместителя мэра, а также заместители мэра или руководители органов мэрии в соответствии с их компетенцией.

13.19.4. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Подпись отделяется от текста или от отметки о наличии приложений 2 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

13.19.5. Если должность лица, подписывающего документ, занимает несколько строк, то расшифровку подписи располагают относительно последней строки должности. Допускается центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

Руководитель департамента

здравоохранения            (личная подпись)     (инициалы, фамилия)

13.19.6. Если документ подписывает лицо, исполняющее обязанности руководителя, или заместитель руководителя, то указывается фактическая должность и фамилия лица, подписавшего документ (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "И.о.", "Зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Например:

И.о. руководителя департамента

здравоохранения                (личная подпись)   (инициалы, фамилия)

13.19.7. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, если должности однозначны, то фамилии перечисляются по алфавиту.

Например:

Председатель комиссии       (личная подпись)     (инициалы, фамилия)

Члены комиссии              (личная подпись)     (инициалы, фамилия)

                            (личная подпись)     (инициалы, фамилия)

                            (личная подпись)     (инициалы, фамилия)

13.19.8. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, организации, подписи располагают на одном уровне.

13.20. Реквизит (23) (дополнит.) - гриф согласования документа

13.20.1. Согласование - это предварительное рассмотрение должностными лицами вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешним и внутренним.

13.20.2. Внешнее согласование - согласование с внешними организациями, оформляется грифом согласования; внутреннее согласование - согласование внутри мэрии, оформляется визой согласования (см. реквизит (24)).

Внешнее согласование может быть проведено:

- должностным лицом;

- коллегиальным органом.

13.20.3. Гриф согласования документа должностным лицом состоит из слова Согласовано, должности лица, с которым согласовывают документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

Согласовано

Директор ЗАО "Экология"

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

20.08.2012

13.20.4. Если согласование осуществляется письмом, протоколом заседания коллегиального органа, и др., гриф согласования состоит из слова Согласовано, наименования документа, подтверждающего согласование, даты согласования и номера документа.

Например:

Согласовано

Протокол заседания

профкома мэрии

от 20.08.2012 N 15

13.20.5. Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа или на отдельном "Листе согласования", прилагаемом к проекту документа. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

13.21. Реквизит (24) (обязат.) - визы согласования документа

13.21.1. Внутреннее согласование называется визой - это согласование внутри мэрии, может осуществляться визированием на отдельном листе согласования, прикладываемом к проекту документа.

13.21.2. Виза включает должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Например:

Главный бухгалтер

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

24.04.2012

13.22. Реквизит (25) (дополнит.) - оттиск печати

13.22.1. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.

13.22.2. Оттиск печати должен быть хорошо читаем и захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Различают гербовую печать и печати органов мэрии.

13.22.3. Гербовая печать ставится на наиболее важные документы на подпись мэра, при отсутствии мэра (невозможности выполнения им своих полномочий) - на подпись первого заместителя мэра или подпись лица, исполняющего обязанности первого заместителя мэра, а также на подписи заместителей мэра, заместителя мэра - руководителя аппарата мэрии, руководителя финансового органа мэрии. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение герба городского округа, по окружности указывается полное наименование исполнительно-распорядительного органа городского округа (мэрии). Гербовая печать проставляется на документах согласно "Примерному перечню документов, на которых ставится гербовая печать" (Приложение N 14), в том числе на гарантийном письме.

13.22.4. Письмо, выполненное на бланке мэрии или мэра (заместителя мэра), не требует удостоверения печатью, а в случае письма на нескольких листах - на последнем листе ставится печать на подпись.

13.23. (26) (дополнит.) - отметка о заверении копии

13.23.1. Заверение соответствия копии документа подлиннику производится для придания копии юридической силы.

13.23.2. Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи "Копия верна", печати "Канцелярия", наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты заверения ниже реквизита "Подпись".

Копии документов, направляющиеся в судебные органы, заверяются аналогичным способом за исключением печати "Канцелярия" (вместо неё ставится гербовая печать).

Копии постановлений, распоряжений мэрии и иных документов, подписанных мэром (заместителем мэра), оригиналы и копии которых хранятся в канцелярии мэрии, заверяются начальником канцелярии. Копии документов, оригиналы которых хранятся в органах мэрии, заверяются ответственными за делопроизводство в соответствующих органах мэрии.

Например:

Копия верна.

Главный специалист отдела кадров (личная подпись) (инициалы, фамилия)

01.08.2012

13.23.3. На копии исходящего документа, остающегося в деле, допускается не указывать отметку о заверении копии.

13.24. Реквизит (27) (дополнит.) - отметка об исполнителе

13.24.1. Реквизит необходим для оперативной связи с составителем документа для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

13.24.2. Отметку об исполнителе документа проставляют в левом нижнем углу лицевой стороны или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

13.24.3. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона (без тире, через пробелы) с использованием шрифта N 10-12.

Например:

(инициалы, фамилия)

28 88 14

13.24.4. На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывают основного исполнителя.

13.25. Реквизит (28) (обязат.) - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

13.25.1. Реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих оформлению в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

13.25.2. Отметку об исполнении документа и направлении его в дело проставляют на первой странице документа. Реквизит включает в себя:

- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;

- слово "В дело" и номер дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ;

- личную подпись, расшифровку подписи исполнителя документа и дату проставления отметки.

Например:

Отправлен ответ 12.05.2012 N 1745/1

В дело 12-25 за 2010

(инициалы, фамилия)

24.05.2012

13.25.3. Отметка об исполнении документа и направлении его "В дело" должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем органа мэрии, в котором исполнен документ.

13.26. Реквизит (29) (обязат.) - отметка о поступлении документа в организацию

13.26.1. Отметку ставят на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа (нижний правый угол).

13.26.2. Отметка о поступлении документа включает в себя:

- наименование получающего органа, организации;

- порядковый номер документа, взятый из журнала регистрации, через тире условное обозначение вида документа и через косую черту индекс должностного лица;

- дату поступления документа;

- время поступления (при необходимости).

Например:

Мэрия городского округа Тольятти

Канцелярия

Вх. N 1550-вх/1

28.08.2012

13.27. Реквизит (30) (дополнит.) - идентификатор электронной копии документа

13.27.1. Данный реквизит может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ, а также другие поисковые данные. Проставляется в левом нижнем углу последней страницы документа.

Например: C:/Мои документы\служебные письма/письмо35.doc

XIV. Порядок оформления отдельных видов документов

14.1. Постановление

14.1.1. Мэр городского округа (далее - мэр) в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Самарской области, Уставом городского округа, нормативными правовыми актами Думы городского округа издает постановления мэрии по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Самарской области.

14.1.2. Структура текста:

- констатирующая часть (причины, цели, задачи и факты, послужившие основанием для издания постановления, ссылки на законы, ранее изданные постановления или иные правовые акты, лежащие в основе принятия этого постановления); завершается словами "мэрия городского округа Тольятти постановляет:";

- постановляющая часть (перечисление предписываемых действий с указанием в отдельных пунктах исполнителя каждого действия и сроков исполнения);

- приложение - схемы, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы (при наличии приложений в тексте постановления делается на них ссылка).

14.1.3. Обязательные реквизиты:

- герб городского округа Тольятти;

- наименование организации (08) - мэрия городского округа;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24);

- оттиск печати (25) - проставляется гербовая печать мэрии.

14.1.4. Контроль:

- указывается по необходимости в последнем пункте постановления.

14.1.5. Особенности:

- ответственный исполнитель и руководители органов мэрии, являющиеся исполнителями по документу, визируют полистно в левой нижней части листа проекта постановления и приложения к нему, в качестве разработчиков проекта;

- руководитель финансового органа мэрии и (или) руководитель бухгалтерии (в случае если приложение определяет размер, сроки и порядок финансирования, а также формирования доходной части бюджета по налоговым и неналоговым доходам), визируют полистно в середине нижней части листа проекта постановления и приложения к нему, в качестве согласующих инстанций;

- специалист правового департамента визируют полистно в правой нижней части листа проект постановления и приложения к нему, в качестве специалиста, проводившего юридическую и антикоррупционную экспертизу;

- ссылка на приложения к проекту постановления указывается в тексте проекта постановления;

- к проекту постановления прилагается список на рассылку;

- виза согласования (24) ставится в листе согласования, прикладываемом к проекту документа;

- постановление мэрии вступает в силу с момента его подписания мэром, а постановление нормативного характера - после его официального опубликования; в постановлении может быть установлен иной порядок вступления его в силу

- внесение изменений в утвержденное постановление мэрии осуществляет орган мэрии - разработчик основного текста постановления по собственной инициативе или по предложениям органов мэрии, заинтересованных во внесении изменений.

14.1.6. Список согласующих инстанций:

- первая согласующая инстанция - должностные лица органов мэрии, указанные в проекте постановления в качестве исполнителей заданий, поручений; заинтересованные органы мэрии;

- вторая согласующая инстанция - заместитель мэра, курирующий соответствующий орган мэрии - исполнителя проекта постановления;

- правовой департамент мэрии проводит юридическую и антикоррупционную экспертизу.

14.1.7. Подписание:

- проект постановления мэрии подписывает мэр, при отсутствии мэра (невозможности выполнения им своих полномочий) - первый заместитель мэра или лицо, исполняющее обязанности первого заместителя мэра.

14.1.8. Образец оформления документа "Постановление мэрии" приведен в Приложении N 15 к Регламенту.

14.2. Распоряжение

14.2.1. Мэр в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Самарской области, Уставом городского округа, муниципальными правовыми актами городского округа, издает распоряжения мэрии по вопросам организации работы мэрии.

14.2.2. Заместители мэра в пределах своих полномочий, установленных Уставом городского округа и постановлением мэрии о распределении полномочий между мэром, первым заместителем мэра, заместителями мэра, заместителем мэра - руководителем аппарата мэрии издают распоряжения.

14.2.3. Распоряжения мэрии, распоряжения заместителей мэра, распоряжения заместителя мэра - руководителя аппарата мэрии, распоряжения руководителя органа мэрии, осуществляющего кадровую работу (согласно ст. 36 Устава городского округа Тольятти) оформляются в соответствии с п.п. 14.2.4-14.2.7, 14.2.10, за исключением распоряжений, форма которых утверждена в соответствии с законодательством РФ, уполномоченным органом государственной власти.

14.2.4. Структура текста:

- констатирующая часть (причины, цели, задачи и факты, послужившие основанием для издания распоряжения, ссылки на законы, ранее изданные распоряжения или иные правовые акты, лежащие в основе принятия этого распоряжения);

- распорядительная часть (перечисление предписываемых действий с указанием в отдельных пунктах исполнителя каждого действия и сроков исполнения);

- приложение - схемы, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы (при наличии приложений в тексте распоряжения делается на них ссылка).

14.2.5. Обязательные реквизиты:

- герб городского округа Тольятти;

- наименование организации (08) - мэрия городского округа или должностное лицо - заместитель мэра, руководитель управления муниципальной службы и кадровой политики мэрии;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24);

- оттиск печати (25) - проставляется гербовая печать мэрии.

14.2.6. Контроль:

- указывается по необходимости в последнем пункте распоряжения.

14.2.7. Особенности:

- констатирующая часть распоряжения указывается при необходимости;

- ответственный исполнитель и руководители органов мэрии, являющиеся исполнителями по документу, визируют полистно в левой нижней части листа проекта распоряжения и приложения к нему, в качестве разработчиков проекта;

- руководитель финансового органа мэрии и (или) руководитель бухгалтерии (в случае если приложение определяет размер, сроки и порядок финансирования, а также формирования доходной части бюджета по налоговым и неналоговым доходам), визируют полистно в середине нижней части листа проекта распоряжения и приложения к нему, в качестве согласующих инстанций;

- специалист правового департамента визируют полистно в правой нижней части листа проект распоряжения и приложения к нему, в качестве специалиста, проводившего юридическую и антикоррупционную экспертизу;

- ссылка на приложения к проекту распоряжения указывается в тексте проекта распоряжения;

- к проекту распоряжения прилагается список на рассылку;

- виза согласования (24) ставится в листе согласования, прикладываемом к проекту документа; распоряжение мэрии, распоряжение заместителя мэра, заместителя мэра - руководителя аппарата мэрии, распоряжение руководителя органа мэрии, осуществляющего кадровую работу, вступает в силу с момента его подписания мэром, заместителем мэра, заместителем мэра - руководителем аппарата мэрии, руководителем кадрового органа мэрии; в случае если распоряжение мэрии, заместителя мэра затрагивает права, свободы и обязанности граждан, то оно вступает в силу с момента официального опубликования; в самом распоряжении может быть установлен иной порядок вступления его в силу

- внесение изменений в утвержденное распоряжение мэрии осуществляет орган мэрии - разработчик основного текста распоряжения по собственной инициативе или по предложениям органов мэрии, заинтересованных во внесении изменений.

14.2.8. Список согласующих инстанций при согласовании распоряжения мэрии аналогичен списку, указанному в п. 7.3.5.

Список согласующих инстанций при согласовании распоряжений заместителей мэра, распоряжений руководителя кадрового органа мэрии:

- первая согласующая инстанция - должностные лица органов мэрии, указанные в проекте распоряжения в качестве исполнителей заданий, поручений; заинтересованные органы мэрии;

- правовой департамент мэрии проводит юридическую и антикоррупционную экспертизу.

14.2.9. Подписание:

- проект распоряжения мэрии подписывает мэр, при отсутствии мэра (невозможности выполнения им своих полномочий) - первый заместитель мэра или лицо, исполняющее обязанности первого заместителя мэра;

- проект распоряжения заместителя мэра (заместителя мэра - руководителя аппарата мэрии) подписывает заместитель мэра (заместитель мэра - руководитель аппарата мэрии), при отсутствии заместителя мэра (заместителя мэра - руководителя аппарата мэрии) - лицо, назначенное исполняющим обязанности заместителя мэра (заместителя мэра - руководителя аппарата мэрии) распоряжением мэрии;

- проект распоряжения руководителя кадрового органа мэрии - руководитель кадрового органа мэрии; при отсутствии руководителя кадрового органа мэрии - лицо, назначенное исполняющим обязанности руководителя кадрового органа мэрии распоряжением мэрии.

14.2.10. Образцы оформления документов "Распоряжение мэрии", "Распоряжение заместителя мэра", "Распоряжение заместителя мэра - руководителя аппарата мэрии" приведены в Приложениях NN 16, 17 к Регламенту.

14.3. Приказ

14.3.1. Приказ руководителя финансового органа мэрии - документ, издаваемый руководителем финансового органа мэрии (департамента финансов) по вопросам отнесенным к его полномочиям Уставом городского округа Тольятти, в целях обязательного исполнения его участниками бюджетного процесса.

Приказ руководителя органа мэрии - документ, издаваемый руководителем органа мэрии по вопросам организации деятельности органа, в целях осуществления полномочий, определенных положением об этом органе.

14.3.2. Структура текста:

- констатирующая часть (цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа); заканчивается словом "приказываю" со строчной буквы, выделяется полужирным шрифтом.

- распорядительная часть (перечисление предписаний (поручений) с указанием исполнителя каждого предписания (поручения) и сроков исполнения).

14.3.3. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - мэрия городского округа и наименование органа мэрии;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24);

- оттиск печати (25) - проставляется печать органа мэрии (при наличии).

14.3.4. Контроль:

- указывается по необходимости в последнем пункте приказа.

14.3.5. Особенности:

- ссылка на приложения к проекту приказа указывается в тексте проекта приказа;

- к проекту приказа прилагается список на рассылку.

14.3.6. Согласование:

- исполнители органа мэрии;

- согласование проекта приказа, за исключением приказов финансового органа мэрии, издаваемые в пределах полномочий, предусмотренных ст. 71 Устава городского округа Тольятти, оформляется визой согласования; визы проставляются на первом экземпляре проекта приказа в нижней части оборотной стороны последнего листа;

- приказов финансового органа мэрии, издаваемых в пределах полномочий, предусмотренных ст. 71 Устава городского округа Тольятти осуществляется аналогично порядку, предусмотренному в пункте 7.3 настоящего Регламента.

14.3.7. Подписание:

- руководитель органа мэрии.

14.3.8. Образец оформления документа "Приказ" приведен в Приложении N 18 к Регламенту.

14.4. Положение

14.4.1. Положение - документ, утверждаемый постановлением или распоряжением мэрии, распоряжением заместителя мэра, по вопросам местного значения городского округа и вопросам организации деятельности мэрии.

14.4.2. Положение об органе (структурном подразделении) мэрии, совещательном органе при мэрии - определяет состав, компетенцию, порядок образования, правовое положение, цели деятельности, задачи и функции, права и обязанности органа мэрии, совещательного органа при мэрии.

14.4.3. Виды документа:

- положение об органе мэрии;

- положение о структурном подразделении, входящем в состав органа мэрии;

- положение о совещательном органе при мэрии (органе мэрии);

- иные положения, носящие нормативный правовой характер.

14.4.4. Порядок разработки и утверждения Положений об органах мэрии изложен в Порядке разработки, согласования и утверждения положений об органах мэрии городского округа Тольятти, утвержденном распоряжением мэрии.

14.4.5. Структура текста документа "Положение об органе (структурном подразделении) мэрии":

I. Общие положения

II. Основные цели и задачи подразделения

III. Основные функции подразделения

IV. Структура подразделения

V. Руководство подразделением

1.1. Обязательные реквизиты положения:

- наименование вида документа (10);

- место составления или издания документа (14);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24);

- отметка об исполнителе (27).

14.4.6. Особенности:

- в положении возможно оформление реквизитов 10, 14, 16, 18 на титульном листе.

14.4.7. Подписание:

- положение о коллегиальном, совещательном органе или общественном совете (комиссии) при мэрии и иное положение, носящее нормативный правовой характер, не подписывается (конец текста положения оформляется по правилам оформления приложений - горизонтальной чертой);

- положение об органе мэрии подписывает руководитель соответствующего органа мэрии;

- положение о структурном подразделении, входящем в состав органа мэрии, подписывает руководитель соответствующего структурного подразделения.

14.4.8. Согласование:

- заинтересованные органы мэрии - по необходимости;

- положение об органе (структурном подразделении) мэрии в обязательном порядке согласовывается с управлением муниципальной службы и кадровой политики;

- правовой департамент мэрии - проводит юридическую и антикоррупционную экспертизу.

- положение о совещательном органе при мэрии (общественном совете, комиссии), а также положение, носящее нормативный правовой характер, утверждается путем издания соответствующего правового акта мэрии;

- положение об органе мэрии утверждается распоряжением мэрии;

- положение о структурном подразделении, входящем в состав органа мэрии, утверждается приказом руководителя органа мэрии.

14.4.9. Образец оформления документа "Положение" приведен в Приложении N 19 к Регламенту.

14.5. Регламент (порядок)

14.5.1. Регламент (порядок) - организационный документ, устанавливающий (описывающий) порядок работы мэрии, органов мэрии (структурных подразделений, входящих в состав органов мэрии), коллегиальных, совещательных или общественных органов при мэрии (комиссии, совета), а также регламентирующий порядок проведения каких-либо мероприятий, рабочих процессов, протекающих в мэрии.

14.5.2. Виды документа:

- регламент работы мэрии;

- регламент (порядок) работы органа мэрии, (структурного подразделения, входящего в состав органа мэрии);

- регламент (порядок) работы коллегиального, совещательного или общественного органа при мэрии (комиссии, совета);

- административный регламент.

14.5.3. Регламент (порядок) определяет:

- общие положения;

- порядок планирования, организации и проведения работы;

- порядок подготовки материалов для рассмотрения и принятия решения;

- порядок рассмотрения материалов и принятия решений;

- оформление принятых решений;

- порядок доведения решений до исполнителей и контроля их выполнения.

14.5.4. Обязательные реквизиты:

- наименование вида документа (10);

- место составления или издания документа (14);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- отметка об исполнителе (27).

14.5.5. Особенности:

- возможно оформление реквизитов 10, 14, 16, 18 на титульном листе;

- административный регламент разрабатывается в соответствии с установленным порядком.

14.5.6. Согласование:

- заинтересованные органы мэрии - по необходимости;

- правовой департамент мэрии - проводит юридическую и антикоррупционную экспертизу.

14.5.7. Подписание:

- личная подпись руководителя органа мэрии (структурного подразделения, входящего в состав органа мэрии) или председателя рабочей группы (если документ разрабатывался рабочей группой) проставляется в левом нижнем углу каждого листа документа.

14.5.8. Утверждение:

- утверждение производится путем издания постановления или распоряжения мэрии, распоряжения заместителя мэра.

14.5.9. Образец оформления документа "Регламент (Порядок)" приведен в Приложении N 20 к Регламенту.

14.6. Инструкция

14.6.1. Инструкция - организационный документ, содержащий свод правил, детализирующих порядок и способ осуществления какой-либо деятельности, рабочих процессов, протекающих в мэрии, ее органах.

14.6.2. В инструкции может излагаться порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

14.6.3. Виды документа:

- инструкция по делопроизводству;

- инструкция по охране труда;

- должностная инструкция;

- иные инструкции.

14.6.4. Должностная инструкция - документ, регламентирующий организационно-правовое положение работника и определяющий основные квалификационные требования, задачи, функции, полномочия, обязанности и ответственность работника, необходимые для осуществления им служебной деятельности согласно замещаемой штатной должности.

14.6.5. Порядок разработки и утверждения должностных инструкций работников мэрии изложен в Порядке разработки, согласования и утверждения должностных инструкций работников мэрии городского округа Тольятти, утвержденном распоряжением мэрии.

14.6.6. Структура текста документа "Должностная инструкция":

I. Общие положения

II. Должностные права

III. Должностные обязанности

IV. Ответственность.

14.6.7. Обязательные реквизиты:

- наименование вида документа (10);

- место составления или издания документа (14);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24);

- оттиск печати (25).

14.6.8. Особенности:

- должностные инструкции оформляются шрифтом Times New Roman Cyr размером N 12 через 1 интервал;

- должностные инструкции могут быть индивидуальными и типовыми;

- возможно оформление реквизитов 10, 14, 16, 18, 25 на титульном листе инструкции.

14.6.9. Согласование:

- должностная инструкция в обязательном порядке согласовывается с управлением муниципальной службы и кадровой политики;

- заинтересованные органы мэрии - по необходимости;

- должностная инструкция руководителя органа мэрии или руководителя структурного подразделения, входящего в состав органа мэрии, в обязательном порядке проходит юридическую и антикоррупционную экспертизу.

14.6.10. Подписание:

- инструкция подписывается руководителем органа мэрии - разработчика проекта инструкции или председателем рабочей группы (если документ разрабатывался рабочей группой) в левом нижнем углу каждого листа документа;

- должностную инструкцию руководителя органа мэрии подписывает курирующий заместитель мэра;

- должностную инструкцию работника подписывает непосредственный руководитель работника.

14.6.11. Утверждение:

- инструкцию утверждает мэр, курирующий заместитель мэра изданием соответствующего правого акта, а также руководитель органа мэрии (по вопросам деятельности органа мэрии) изданием приказа;

- должностные инструкции руководителей органов мэрии утверждает мэр (гриф утверждения проставляется на титульном листе инструкции);

- должностные инструкции работников структурных подразделений, входящих в состав органа мэрии, утверждает руководитель органа мэрии (гриф утверждения проставляется на титульном листе инструкции).

14.6.12. Образец оформления документа "Должностная инструкция" приведен в Приложении N 21 к Регламенту.

14.7. Штатное расписание

14.7.1. Штатное расписание - организационно-финансовый документ, содержащий перечень органов мэрии, перечень выборных муниципальных должностей, должностей муниципальной службы и должностей по техническому обеспечению деятельности мэрии, размеры должностных окладов и коэффициентов окладов, размеры надбавок, численность штатных единиц, фонд оплаты труда.

14.7.2. Структура текста документа:

- коды и наименования органов (структурных подразделений) мэрии;

- перечень выборных муниципальных должностей, должностей муниципальной службы и должностей по техническому обеспечению деятельности мэрии с указанием категорий и групп;

- количество штатных единиц;

- тарифные ставки (должностные оклады и коэффициенты к окладам);

- надбавки по видам;

- всего в месяц (фонд оплаты труда).

14.7.3. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - мэрия городского округа;

- наименование вида документа (10);

- место составления или издания документа (14);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- подпись (22).

14.7.4. Особенности:

- форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1 (форма Т-3);

- текст штатного расписания составляется в табличной форме;

- в заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание;

- дополнительно указывается количество единиц по штату ниже грифа утверждения;

- личная подпись руководителя управления муниципальной службы и кадровой политики и подпись специалиста бухгалтерии (управление) проставляется в левом нижнем углу каждого листа документа.

14.7.5. Согласование:

- бухгалтерия (управление) мэрии - в обязательном порядке;

- правовой департамент мэрии - проводит юридическую и антикоррупционную экспертизу.

14.7.6. Подписание:

- руководитель управления муниципальной службы и кадровой политики мэрии и руководитель управления - главный бухгалтер.

14.7.7. Утверждение:

- утверждение производится изданием правового акта мэрии; гербовая печать ставится на подпись руководителя управления - главного бухгалтера.

14.8. Доверенность

14.8.1. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

14.8.2. Обязательные реквизиты:

- герб городского округа Тольятти;

- наименование организации (08) - мэрия городского округа или должностное лицо - мэр городского округа;

- справочные данные об организации (09);

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- текст документа (20);

- подпись (22);

- оттиск печати (25).

14.8.3. Особенности:

- срок действия доверенности - ограниченный;

- на доверенностях, выданных должностному лицу на получение и выдачу денег, иных имущественных ценностей, необходима также подпись главного бухгалтера (управления) мэрии.

14.8.4. Подписание:

- доверенность на совершение каких-либо действий от имени юридического лица (мэрии) подписывает мэр.

14.9. Программа

14.9.1. Программа - документ, содержащий обоснование и основные направления социально-экономического развития городского округа Тольятти, той или иной отрасли городского хозяйства.

14.9.2. Виды документа:

- долгосрочная целевая программа городского округа;

- ведомственная целевая программа городского округа.

14.9.3. Порядок разработки, утверждения долгосрочной целевой программы городского округа Тольятти изложен в постановлении мэра городского округа Тольятти от 18.06.2008 г. N 1378-1/п "О разработке и реализации долгосрочных целевых программ городского округа Тольятти".

14.9.4. Порядок разработки, утверждения ведомственной целевой программы городского округа Тольятти изложен в постановлении мэра от 05.06.2008 г. N 1252-1/п "Об утверждении Порядка разработки, утверждения и реализации ведомственных целевых программ городского округа Тольятти".

14.9.5. Обязательные реквизиты:

- наименование вида документа (10);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24);

- отметка об исполнителе (27).

14.9.6. Контроль:

- контроль за выполнением долгосрочной (ведомственной) целевой программы указывается в последнем пункте постановления мэрии;

14.9.7. Особенности:

- нарушение формы и установленных требований к содержанию программы не допускается.

14.9.8. Согласование:

- согласование с заинтересованными органами мэрии, иными органами и организациями оформляют на листе согласования, прилагаемом к программе, в соответствии с требованиями выше указанных порядков по разработке и утверждению программ;

- правовой департамент - проведение юридической и антикоррупционной экспертизы.

14.9.9. Утверждение:

- долгосрочная (ведомственная) целевая программа городского округа утверждается постановлением мэрии городского округа.

14.10. План

14.10.1. План - документ, разрабатываемый для планирования деятельности мэрии, органов мэрии, структурных подразделений, входящих в состав органов мэрии, содержит перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки выполнения, ответственных исполнителей.

14.10.2. Виды документа:

- план мероприятий, разрабатываемый органами мэрии;

- план работы органа мэрии.

14.10.3. Порядок разработки, утверждения планов мероприятий, разрабатываемых органами мэрии, изложен в постановлении мэра от 20.11.2008 г. N 2868-п/1 "Об утверждении порядка формирования и реализации планов мероприятий, разрабатываемых органами (структурными подразделениями) мэрии городского округа Тольятти".

14.10.4. Структура текста документа "План работы органа мэрии" (графы таблицы):

- индекс или номер мероприятия;

- наименование мероприятия;

- срок исполнения;

- контрольные результаты или отметка об исполнении;

- ответственный исполнитель.

14.10.5. Обязательные реквизиты документа "План работы органа мэрии":

- наименование организации (08) - наименование органа мэрии;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- отметка об исполнителе (27);

- оттиск печати (25) - оттиск печати органа мэрии - при наличии.

14.10.6. Особенности:

- план составляется на какой-либо срок (месяц, квартал, полугодие, год и т.д.);

- форма представления плана - табличная.

14.10.7. Подписание:

- план мероприятий, разрабатываемый органом мэрии, а также план работы органа мэрии подписывает руководитель органа мэрии.

14.10.8. Утверждение:

- план мероприятий, разрабатываемый органом мэрии, утверждается постановлением мэрии;

- план работы органа мэрии утверждает мэр, заместитель мэра грифом утверждения.

14.11. Протокол

14.11.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях коллегиальных, совещательных или иных органов, собраниях, совещаниях, переговорах.

14.11.2. Виды документа:

- протокол аппаратного совещания мэра и иного совещания, проводимого мэром;

- протокол совещания, проводимого заместителем мэра по вопросам деятельности курируемых органов мэрии;

- протокол заседания рабочей группы;

- протокол совещания руководителя органа мэрии;

- протокол заседания аттестационной комиссии (при проведении аттестации или квалификационного экзамена для присвоения классного чина).

14.11.3. Структура текста полного протокола:

- вводная часть - указывается председатель (председательствующий), секретарь, присутствовавшие, приглашенные, повестка дня;

- основная часть (строится по схеме: Слушали - Выступили - Решили).

14.11.4. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - мэрия городского округа;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22).

14.11.5. Контроль:

- контроль исполнения осуществляется по срокам, указанным в тексте документа.

14.11.6. Особенности:

- в ходе заседания ведется протокол, который оформляется после заседания в течение 2-3 дней: редактируется, уточняется, дополняется, выверяется по стенограммам, фонозаписи и материалам, подготовленным к заседанию (тексты докладов и выступлений, справки, проекты решений и др.), и рассылается всем исполнителям;

- текст протокола печатается шрифтом N 12, наименование вида документа "Протокол" печатается прописными буквами в разрядку; выделяется полужирным шрифтом размером N 12-14 и выравнивается по центру;

- датой протокола является дата заседания, оформляется цифровым способом;

- регистрационный номер протокола - это порядковый номер заседания коллегиального органа в течение календарного года;

- заголовок к тексту отвечает на вопрос "чего?", содержит указание вида деятельности коллегиального органа (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже, начинается со строчной буквы, выделяется полужирным шрифтом и центрируется;

- слово "Присутствовали" пишется от границы левого поля, в конце ставится двоеточие, через отступ указываются фамилии, инициалы, должности присутствующих (должности отделяются от фамилий через тире); на собраниях, заседаниях с большим числом присутствующих (более 15 человек) их состав указывается количественно, а список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе, например: "Присутствовали: 43 человека (список прилагается)";

- слово "Приглашенные" пишется от границы левого поля на два межстрочных интервала ниже списка присутствовавших, записываются фамилии приглашенных должностных лиц, которые не являются членами данного коллегиального органа, с указанием их должности и названия организации, которую они представляют;

- вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами, записываются с новой строки, начинаются с предлога "О" ("Об") и располагаются в повестке дня по степени значимости; "Повестка дня" пишется с прописной буквы полужирным шрифтом N 14, выравнивается по центру;

- слово "Слушали:" начинает раздел по каждому пункту повестки дня; нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня и пишется на одной строке вслед за цифрами;

- слова "Слушали:", "Выступили:", "Решили:" печатаются от границы левого поля и заканчиваются двоеточием;

- фамилия и инициалы докладчика оформляются с новой строки абзаца в родительном падеже (кого?), ставится тире, после которого записывается содержание доклада с предлогом "о";

- фамилия и инициалы выступающих оформляются с красной строки в именительном падеже (кто?), ставится тире, после которого записывается содержание выступления с предлогом "о";

- после слова "Решили" с красной строки записывается принятое решение по обсуждаемому вопросу: по пунктам кратко формулируются поручения, даваемые исполнителям. Поручения располагаются по степени их значимости; в случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения;

- протокол заседания аттестационной комиссии (при проведении аттестации или квалификационного экзамена для присвоения классного чина) согласовывается в Правовом департаменте мэрии в течение трех рабочих дней.

14.11.7. Подписание:

- председатель и секретарь (ответственный секретарь).

Подписи располагаются через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются 2 интервалами.

Инициалы располагаются перед фамилией, после слов "Председатель", "Секретарь" никаких знаков препинания не ставится.

14.11.8. Образец оформления документа "Протокол" приведен в Приложении N 22 к Регламенту.

14.12. Докладная записка

14.12.1. Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место событии или факте, выполненной работе; может содержать выводы и предложения составителя.

14.12.2. Структура текста документа "Докладная записка" по вопросам деятельности органа мэрии:

- констатирующая (описательная) часть (факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания);

- аналитическая часть (анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из ситуации);

- заключительная часть (выводы и предложения о конкретных действиях).

14.12.3. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - мэрия городского округа и наименование органа мэрии;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания (14)

- адресат (15);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

14.12.4. Особенности:

- докладная записка руководителя органа мэрии оформляется на бланке органа мэрии.

14.12.5. Подписание:

- докладную записку органа мэрии подписывает руководитель органа мэрии;

- докладную записку работника подписывает составитель документа.

14.12.6. Образец оформления документа "Докладная записка" приведен в Приложении N 23 к Регламенту.

14.12.7. Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется "Предложение" аналогично документу "Докладная записка".

14.13. Служебная записка

Служебная записка - документ, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя, направляемый одним должностным лицом другому должностному лицу. Составляется "Служебная записка" аналогично документу "Докладная записка".

14.14. Объяснительная записка

14.14.1. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка, предоставляемый вышестоящему должностному лицу.

14.14.2. Структура текста документа "Объяснительная записка" по вопросам деятельности органа мэрии:

- вводная часть (факты, послужившие поводом к ее написанию);

- констатирующая часть (разъяснения; причины, объясняющие сложившуюся ситуацию).

14.14.3. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - мэрия городского округа и наименование органа мэрии;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания (14)

- адресат (15);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

14.14.4. Особенности:

- объяснительная записка руководителя органа мэрии оформляется на бланке органа мэрии;

- объяснительная записка работника оформляется на стандартном листе бумаги.

14.14.5. Подписание:

- объяснительную записку подписывает составитель документа.

14.14.6. Образец оформления документа "Объяснительная записка" приведен в Приложении N 24 к Регламенту.

14.15. Пояснительная записка

Пояснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа, необходимость принятия документа и другие сведения.

14.16. Заявление

14.16.1. Заявление - документ, адресованный вышестоящему должностному лицу и содержащий просьбу работника.

14.16.2. Виды заявлений:

- о принятии на работу;

- об увольнении;

- о предоставлении отпуска и т.п.

14.16.3. Обязательные реквизиты:

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- адресат (15);

- должность заявителя (указывается работниками мэрии);

- фамилия, инициалы (заявителя);

- резолюция (17);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- визы согласования (24).

14.16.4. Особенности:

- заявление оформляют в письменном виде (рукописным или машинописным тестом); слово "заявление" пишется со строчной буквы, в конце слова "заявление" ставится точка;

- подпись и дата ставится ниже текста заявления с выравниванием к правому краю документа.

14.16.5. Подписание:

- заявление подписывает заявитель.

14.16.6. Образец оформления документа "Заявление" приведен в Приложении N 25 к Регламенту.

14.17. Представление

14.17.1. Представление - документ, содержащий предложения о награждении, поощрении, назначении или перемещении по должности.

14.17.2. Виды документа:

- представление к награждению;

- представление по кадровым вопросам.

14.17.3. Представление к награждению - документ, содержащий предложение к награждению за особые заслуги на уровне городского округа.

14.17.4. Структура текста документа "Представление к награждению":

Сведения о представляемом к награждению:

- фамилия, имя, отчество;

- число, месяц, год рождения;

- образование (где, когда, какое образовательное учреждение окончил);

- место работы, занимаемая должность;

- общий стаж работы, стаж работы в данной организации;

- домашний адрес, телефон (рабочий, домашний);

- трудовая деятельность (включая учебу в высших учебных заведениях, военную службу);

- характеристика (конкретные заслуги);

- виды поощрения, принятые ранее;

- дата и номер протокола собрания коллектива организации, возбудившего ходатайство о награждении (указывается в представлении к награждению).

14.17.5. Документ "Представление к награждению" оформляется аналогично документу "Служебное письмо".

14.17.6. Представление по кадровым вопросам - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника органа мэрии, руководителя подведомственного муниципального учреждения (предприятия).

14.17.7. Структура текста документа "Представление по кадровым вопросам":

- фамилия, имя, отчество работника;

- дата рождения;

- образование (где, когда, какое образовательное учреждение окончил);

- занимаемая должность;

- орган мэрии;

- стаж работы (общий, в данном подразделении, в данной должности);

- оценка служебной деятельности;

- повышение профессионального уровня;

- оценка деловых и моральных качеств;

- участие в общественной работе;

- мотивы назначения (перемещения или поощрения);

- должность, на которую предлагается назначить (переместить) работника и орган мэрии, куда предлагается назначить (переместить) работника.

14.17.8. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - мэрия городского округа и наименование органа мэрии;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- адресат (15);

- резолюция (17);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22).

14.17.9. Особенности:

- представление к награждению оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется мэру (заместителю мэра);

- представление по кадровым вопросам оформляется на бланке органа мэрии.

14.17.10. Подписание:

- представление к награждению подписывает руководитель органа мэрии или руководитель организации, возбудивший ходатайство о награждении;

- представление по кадровым вопросам в мэрии подписывает руководитель органа мэрии по соответствующему направлению деятельности;

- представление по кадровым вопросам руководителей муниципальных учреждений (предприятий) подписывает руководитель органа мэрии, в ведомственном подчинении которого находится соответствующее муниципальное учреждение (предприятие).

14.18. Служебное письмо

14.18.1. Служебное (деловое) письмо - обобщенное наименование различных по содержанию писем, служащих средством общения между мэрией и сторонними организациями, гражданами, а также между руководителями органов мэрии.

14.18.2. Виды документа:

- служебное письмо;

- гарантийное письмо;

- сопроводительное письмо;

- инициативные письма;

- ответы на запросы и обращения;

- иные письма.

14.18.3. Структура текста документа:

- основная часть (в ней излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма);

- заключительная часть (начинающаяся с абзаца, в ней помещаются выводы, предложения, просьбы, решения).

14.18.4. Обязательные реквизиты:

- герб городского округа Тольятти - (указывается на исходящем письме на бланке мэрии (мэра));

- наименование организации (08) - мэрия городского округа;

- наименование органа мэрии (указывается только на бланке органа мэрии);

- справочные данные об организации (09);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- ссылка на регистрационный номер и дату документа (13);

- адресат (15);

- резолюция (17) - для входящих писем;

- заголовок к тексту (18);

- отметка о контроле (19) (указывается на входящих письмах);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24) (проставляются на листе согласования);

- отметка об исполнителе (27);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28) - (указывается на входящих письмах);

- отметка о поступлении документа в организацию (29) (указывается на входящих письмах);

- идентификатор электронной копии документа (30).

14.18.5. Контроль:

- отметка о контроле ставится только на входящих письмах.

14.18.6. Особенности:

- сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией мэра (заместителя мэра, руководителя органа мэрии) на основании установленных сроков исполнения поручений, запросов, обращений или по решению автора резолюции;

- в служебных письмах (запросах, обращениях), направляемых органами мэрии в правовой департамент, должно содержаться заключение органа мэрии по данному вопросу с изложением его мнения (позиции) в соответствии со спецификой рассматриваемого вопроса, а также должно быть приложено заключение специалиста, осуществляющего функции правового обеспечения данного органа мэрии (при наличии указанного специалиста в органе мэрии), в соответствии с Регламентом взаимодействия между правовым департаментом и юридическими службами (специалистами, осуществляющими функции правового обеспечения) органов мэрии по вопросам правового обеспечения деятельности мэрии городского округа Тольятти;

- тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции мэра (заместителя мэра, руководителя органа мэрии), а также требованиям, установленным нормативными правовыми актами; сроки подготовки инициативных писем определяются мэром, заместителем мэра;

- служебное письмо печатается на бланке письма формата А4 или А5;

- при оформлении писем на двух или более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами в верхнем поле листа с выравниванием по центру;

- датой письма является дата его подписания;

- гарантийное письмо - служебное письмо, обеспечивающее исполнение изложенных в нем обязательств; в тексте обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (услуг, места работы и т.д.); гарантийное письмо подписывается мэром или заместителем мэра, главным бухгалтером и заверяется гербовой печатью;

- сопроводительное письмо - служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части; текст письма начинается словами: "Направляю Вам _", "Высылаю запрошенные Вами _", "Прилагаю _" и т.п. и имеет обязательно реквизит "Отметка о наличии приложения".

14.18.7. Визирование:

- руководители заинтересованных органов (структурных подразделений) мэрии - при необходимости;

- правовой департамент - при необходимости (в случаях, указанных в п. 5.3.2 настоящего Регламента);

- заместитель мэра, курирующий соответствующие направления деятельности - при подписании письма мэром.

14.18.8. Подписание:

- письма, исходящие из органа мэрии подписывает руководитель органа мэрии;

- письма, исходящие из мэрии, подписывает мэр, курирующий заместитель мэра, либо руководитель органа мэрии, которому предоставлено это право соответствующей доверенностью мэра.

14.18.9. Образец оформления исходящего "Служебного письма" приведен в Приложении N 26 к Регламенту.

14.19. Телеграмма

14.19.1. Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.

14.19.2. Структура текста документа (телеграммы):

1) передаваемая часть (помещается над горизонтальной чертой):

- адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата;

- ссылка на номер входящего документа, текст телеграммы;

- исходящий номер телеграммы;

- подпись отправителя (сокращенное наименование должности и фамилия отправителя без инициалов).

2) непередаваемая часть (помещается под горизонтальной чертой):

- полное наименование организации отправителя;

- почтовый адрес отправителя;

- подпись отправителя (полное наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личная подпись и ее расшифровка);

- оттиск гербовой печати на подписи);

- дата подписания.

14.19.3. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - мэрия городского округа;

- справочные данные об организации (09) - почтовый адрес отправителя телеграммы;

- наименование вида документа (10);

- категория телеграммы (правительственная, срочная);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- ссылка на регистрационный номер и дату документа (13);

- адресат (15) - полный телеграфный адрес, наименование организации, фамилия получателя;

- текст документа (20) - содержание телеграммы;

- подпись (22);

- оттиск печати (25);

14.19.4. Особенности:

- телеграммы оформляются на телеграфном бланке или чистом листе бумаги формата А4;

- телеграмма оформляется в двух экземплярах: первый подписывается и направляется на телеграф, второй - подшивается к делу;

- ссылка на номер входящего документа ставится в начале текста телеграммы (перед реквизитом 20) и оформляется числом-индексом входящей корреспонденции;

- текст телеграммы над горизонтальной чертой составляется прописными буквами особым телеграфным языком: без предлогов, союзов; если в тексте знаки препинания необходимы, они обозначаются сокращенно: тчк (точка), зпт (запятая), квч (кавычки), двтч (двоеточие), скб (скобки); цифры и специальные символы пишутся словами; исправления не допускаются, слова не переносятся;

- регистрационный номер документа (12) - исходящий номер телеграммы ставится на отдельной строке под текстом телеграммы;

- телеграмму подписывает мэр (заместитель мэра, руководитель органа мэрии или уполномоченное лицо). Подпись на телеграмме должна соответствовать напечатанной фамилии. Подпись заверяется печатью организации - мэрии городского округа Тольятти;

- данные, размещаемые под горизонтальной чертой, в текст телеграммы и состав оплачиваемых слов не входят, оформляются по обычным правилам оформления документов (прописные и строчные буквы, знаки препинания и т.п.);

- телеграмму визирует исполнитель;

- дата печатается на последней строке документа арабскими цифрами: число, месяц, год.

14.19.5. Подписание:

- мэр, курирующий заместитель мэра, а также руководитель органа мэрии, которому предоставлено это право соответствующей доверенностью мэра.

14.19.6. Образец оформления документа "Телеграмма" приведен в Приложении N 27 к Регламенту.

14.20. Факсограмма

14.20.1. Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

14.20.2. Средства факсимильной связи используются для оперативного получения и направления документов, не требующих подтверждения их юридической силы.

14.20.3. Особенности:

- факс используется для передачи служебных писем и информационных сообщений объемом не более 5 листов.

- запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования".

14.21. Телефонограмма

14.21.1. Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем.

14.21.2. Телефонограммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, об изменениях в запланированных действиях, мероприятиях и т.п.

14.21.3. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - автор телефонограммы;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11) - дата и время передачи;

- дата и исходящий номер автора телефонограммы (13);

- дата документа (11) - дата регистрации телефонограммы;

- регистрационный номер документа (12) - входящий номер телефонограммы, присвоенный в канцелярии (для телефонограмм, поступающих из Думы городского округа Тольятти);

- адресат (15) - кому передается телефонограмма (должность, наименование организации (органа мэрии), инициалы, фамилия);

- текст документа (20) - текст телефонограммы;

- подпись (22);

- отметка о поступлении документа в организацию (29).

Кроме того, в телефонограммах обязательно должна быть указана:

- информация о лице, передавшем телефонограмму (наименование должности, инициалы, фамилия, номер телефона, дата и время передачи телефонограммы);

- информация о лице, принявшем телефонограмму (наименование должности, инициалы, фамилия, номер телефона).

14.21.4. Особенности:

- принимающий записывает текст телефонограммы в журнале регистрации телефонограмм;

- текст телефонограммы не должен превышать 50 слов;

- во избежание неточностей и ошибок принимающий повторяет записанный текст передающему лицу в конце приема.

14.21.5. Подписание:

- исходящие телефонограммы подписывает мэр, курирующий заместитель мэра, а также руководитель органа мэрии.

14.22. Электронное сообщение

14.22.1. Электронное сообщение - сообщение, передаваемое по системе связи между компьютерами (электронная почта) и получаемое в виде файла, преобразованное с помощью специального программного обеспечения в видеограмму на экране монитора.

Текст сообщения оформляется в свободном стиле.

14.22.2. При направлении электронных документов в органы государственный власти, организации и гражданам текст сообщения оформляется в стиле делового письма, к которому прикрепляется пересылаемый документ в электронном виде.

Для получения бумажной копии сообщения, электронного документа они распечатываются на принтере.

14.22.3. Документы, направленные в электронной форме в соответствии с требованиями действующего законодательства и требующие исполнения, регистрируются в канцелярии мэрии (либо в органе мэрии) и исполняются в соответствии с требованиями настоящего Регламента.

14.23. Акт

14.23.1. Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения и фиксирования фактов, событий, действий.

14.23.2. Виды документа:

- акт приема-передачи дел;

- акт списания материальных ценностей;

- акт обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);

- акт ревизии;

- акт инвентаризации;

- акт расследования аварий, несчастных случаев;

- другие акты.

14.23.3. Структура текста документа:

- вводная часть (основание для составления акта; лица, составившие акт; лица, присутствовавшие при составлении акта);

- основная часть (сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, выводы, заключения).

14.23.4. Обязательные реквизиты:

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- оттиск печати (25).

14.23.5. Особенности:

- текст акта печатается шрифтом N 12;

- акт составляется коллегиально (не менее двух составителей); в конце текста указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение, отметка о наличии приложений к акту;

- основанием для составления акта может быть распоряжение мэрии, распоряжение заместителя мэра; слово "Основание" пишется от границы левого поля, после него ставится двоеточие;

- в акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ;

- для актов с постоянно повторяющейся информацией возможно применение бланков с трафаретным текстом.

14.23.6. Подписание:

- личные подписи лиц, составивших акт, проставляются на каждом экземпляре акта;

- в случае, если акт составлен комиссией, член комиссии, имеющий особое мнение по содержанию акта, подписывает акт и прилагает к нему свои замечания на отдельном листе.

14.23.7. Согласование:

- должностные лица, деятельность которых отражается в акте.

14.23.8. Утверждение:

- акт утверждается мэром (заместителем мэра) по поручению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

14.23.9. Образец оформления документа "Акт" приведен в Приложении N 28 к Регламенту.

14.24. Справка

14.24.1. Справка - документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству или документ, подтверждающий сведения биографического (служебного) характера.

14.24.2. Структура текста документа:

- вводная часть (факты, послужившие основанием или поводом для написания справки);

- констатирующая часть (конкретные сведения, отражающие существо вопроса).

14.24.3. Обязательные реквизиты:

- герб городского округа Тольятти - (указывается на бланке мэрии (мэра));

- наименование организации (08) - мэрия городского округа;

- наименование органа мэрии (указывается только на бланке органа мэрии);

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- адресат (15);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- оттиск печати (25).

14.24.4. Особенности:

- заголовок может содержать указание на период времени или дату, на которые приходятся данные, указанные в справке;

- справка о заработной плате работника мэрии оформляется на бланке мэрии.

14.24.5. Подписание:

- справка, выдаваемая органом мэрии в пределах компетенции, оформляется на бланке органа мэрии и подписывается руководителем органа мэрии;

- справка финансового характера подписывается бухгалтером мэрии, мэром (заместителем мэра, иным уполномоченным должностным лицом) и заверяется гербовой печатью.

14.24.6. Образец оформления документа "Справки" приведен в Приложении N 29 к Регламенту.

14.25. Заключение

14.25.1. Заключение - документ, содержащий мнение, позицию мэрии, органа мэрии, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

14.25.2. Структура текста документа:

- вводная часть (указывается по какому документу, вопросу выносится заключение);

- основная часть (непосредственное мнение по поставленной проблеме);

- резолютивная часть (может содержать как выводы по поставленной проблеме, так и предложения по ее решению).

14.25.3. Обязательные реквизиты:

- герб городского округа Тольятти - (на бланке мэрии (мэра));

- наименование организации (08) - мэрия городского округа;

- наименование органа мэрии (на бланке органа мэрии);

- справочные данные об организации (органе мэрии) (09);

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24) - (на листе согласования);

- отметка об исполнителе (27).

14.25.4. Особенности:

- порядок подготовки и содержание заключения по результатам юридической и антикоррупционной экспертизы, определен приказом руководителя правового департамента;

- виза согласования (24) ставится в листе согласования, прикладываемом к проекту документа.

14.25.5. Подписание:

- заключение по направлению деятельности органа мэрии - руководитель органа мэрии;

- заключение по проведению юридической и антикоррупционной экспертизы - руководитель правового департамента;

- заключение, подлежащее направлению в другую организацию, - мэр или иное уполномоченное должностное лицо.

14.25.6. Образец оформления документа "Заключение" в другую организацию приведен в Приложении N 30 к Регламенту.

14.26. Перечень

14.26.1. Перечень - систематизированный список документов, предметов, объектов, лиц, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

14.26.2. Особенности оформления:

- текст "Перечня" может оформляться в виде таблицы;

- порядок составления и формы конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

14.26.3. Подписание:

- должностное лицо, составившее перечень.

14.26.4. Утверждение:

- отдельные разновидности перечней утверждает мэр, заместитель мэра или руководитель органа мэрии.

14.27. Список

14.27.1. Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов, составленный в целях информирования, регистрации или учета.

14.27.2. Особенности оформления:

- текст документа "Список" может оформляться в виде таблицы.

14.27.3. Подписание:

- должностное лицо, составившее его; при необходимости - мэр, заместитель мэра или руководитель органа мэрии.

14.28. Отчет

14.28.1. Отчет - документ, предназначенный для накопления сведений о результатах деятельности органа мэрии, отдельного сотрудника мэрии за определенный период времени (год, полугодие, квартал, месяц, неделя) с целью сопоставления полученных результатов с показателями, намеченными планом или программой, и содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения плана мероприятий, задания, командировки и других мероприятий, предоставляемый вышестоящему должностному лицу.

14.28.2. Виды документа:

- отчет о выполнении мероприятий на уровне городского округа;

- отчет о выполнении мероприятий на уровне органа мэрии;

- другие отчеты.

14.28.3. Обязательные реквизиты документа "Отчет о выполнении мероприятий на уровне органа мэрии":

- наименование организации (08) - наименование органа мэрии;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- отметка об исполнителе (27).

14.28.4. Особенности:

- в заголовке указывается: за какой период деятельности составлен отчет (дата начала и дата окончания отчетного периода).

14.28.5. Подписание:

- отчет о выполнении мероприятий на уровне органа мэрии подписывает руководитель органа мэрии;

- отчет о выполнении мероприятий на уровне городского округа подписывает мэр (заместитель мэра).

14.29. Номенклатура дел

14.29.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в мэрии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

14.29.2. Составление и оформление документа:

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органах мэрии, положениями о структурных подразделениях, входящих в состав органов, штатным расписанием мэрии, перспективными и текущими планами и отчетами, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел органа мэрии составляется специалистом, ответственным за делопроизводство в органе мэрии.

Сводная номенклатура дел мэрии составляется канцелярией мэрии; при коренных изменениях структуры и функций мэрии номенклатура составляется и согласовывается заново.

14.29.3. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - мэрия городского округа Тольятти (наименование органа мэрии);

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- гриф утверждения документа (16) - для сводной номенклатуры дел мэрии;

- текст документа (20)

- подпись (22);

- гриф согласования документа (23) - для сводной номенклатуры дел мэрии;

- визы согласования документа (24).

14.29.4. Структура текста документа:

Каждому органу мэрии в соответствии с утвержденной структурой присваивается индекс (01, 02_)

- в графе 1 проставляются индексы каждого дела;

- в графе 2 указываются заголовки дел;

- в графе 3 указывается количество дел. Заполняется по окончании календарного года;

- в графе 4 указывается срок хранения дел, номера статей по перечню.

- графа 5 - примечание.

14.29.5. Особенности:

- в действие вводится с 1 января календарного года;

- в течение года добавляется новыми делами. Для вновь заводимых дел оставляются резервные номера.

14.29.6. Согласование:

- номенклатуру дел органов мэрии согласовывает работник канцелярии мэрии, ответственный за архив в мэрии;

- сводную номенклатуру дел мэрии согласовывает центральная экспертная комиссия мэрии; экспертно-проверочная комиссия управления государственной архивной службы Самарской области (не реже одного раза в 5 лет).

14.29.7. Подписание:

- номенклатуру дел органа мэрии подписывает лицо, ответственное за делопроизводство в соответствующем органе мэрии;

- сводную номенклатуру дел мэрии подписывает начальник канцелярии (отдел) мэрии.

14.29.8. Утверждение:

- номенклатуру дел органа мэрии утверждает руководитель органа мэрии;

- сводная номенклатура дел мэрии утверждается в четырех экземплярах заместителем мэра - руководителем аппарата мэрии и заверяется гербовой печатью.

14.29.9. Первый утвержденный вариант сводной номенклатуры дел мэрии является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел канцелярии; второй (оригинал) - используются в канцелярии мэрии в качестве рабочего экземпляра, третий (оригинал) - в архиве мэрии; четвертый (оригинал) - в управлении по делам архивов мэрии.

XV. Порядок оформления проектов постановлений (распоряжений)

15.1. Проект правового акта (постановления и распоряжения) оформляется разработчиком проекта в органе мэрии на стандартном листе бумаги с добавлением слова "Проект".

15.2. В проекте правового акта указываются следующие реквизиты:

а) наименование вида правового акта - постановление мэрии, распоряжение мэрии или распоряжение заместителя мэра, заместителя мэра - руководителя аппарата мэрии;

б) дата проекта правового акта - датой проекта постановления или распоряжения является дата его регистрации в органе мэрии. Дата проекта правового акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами (24 пт), оформляется цифровым способом;

в) регистрационный номер проекта правового акта присваивается органом мэрии. Проекты правовых актов нумеруются сквозной нумерацией; порядковая нумерация ведется в пределах календарного года. Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "N ", пробела (отступа в один символ) и порядкового номера документа;

г) заголовок к тексту проекта правового акта должен быть кратким, точно передавать смысл и содержание акта. Заголовок начинается с предлога "О" или "Об" (о чем постановление, распоряжение) и оформляется с заглавной буквы без кавычек и точки в конце, отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными интервалами (24-36 пт). Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал;

д) текст проекта правового акта отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами (24 пт) и печатается через 1,5 интервала (18 пт).

е) подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами (36 пт) и состоит из наименования должности (например, "Мэр", "Первый заместитель мэра", "Заместитель мэра", "Заместитель мэра - руководитель аппарата мэрии"), инициалов и фамилии. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, слова центрируются относительно самой длинной строки. Инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в фамилии ограничивается правым полем;

ж) информация об исполнителе (фамилия и его телефон) печатаются ниже подписи, через три межстрочных интервала (36 пт), от левой границы текстового поля в одну строку, при отсутствии места - на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу;

з) идентификатор электронной копии документа печатается внизу на последней странице и содержит наименование файла на машинном носителе;

и) порядок оформления приложений к постановлениям и распоряжениям приведены в Разделе XVI настоящего Регламента;

к) визы проставляются на каждом листе проекта постановления в соответствии с п. 14.1.5; распоряжения - в соответствии с 14.2.7 настоящего Регламента.

15.3. Преамбула начинается словами: "В целях_", "В связи_" и т.п., включает причину, цели и задачи, факты, послужившие основанием для издания правового акта; может содержать ссылку на закон или другой правовой акт, лежащий в основе принятия этого постановления.

Преамбула в проектах постановлений мэрии завершается словами "мэрия городского округа Тольятти постановляет:".

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

15.4. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) подразделяется на пункты.

Постановляющая (распорядительная) часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием в отдельных пунктах исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

15.5. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст правового акта может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

15.6. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами.

Пункты группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к второстепенным вопросам) или в последовательности развития темы правового акта (хронологически и логически). При наличии приложений к проекту правового акта, в тексте проекта на них обязательно делается ссылка.

Пункт может быть:

1) утверждающим или назначающим. Такой пункт начинается глаголом неопределенной формы (утвердить, назначить, согласовать и т.п.) и содержит:

- полное и точное наименование утверждаемого правового акта или полное и точное наименование занимаемой должности;

- фамилию, имя, отчество назначаемого лица;

- полное и точное наименование органа мэрии и должности, на которую осуществляется назначение;

2) содержащим поручение. Такой пункт начинается с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (обязать, поручить, указать и т.п.) и содержит:

- фамилию, инициалы руководителя органа мэрии и полное наименование органа мэрии - исполнителя задания (поручения);

- срок выполнения задания (поручения);

- конкретное задание (поручение) исполнителю;

3) контрольным. Такой пункт является последним и содержит поручение о контроле за исполнением правового акта в целом, с указанием должности и фамилии лица, осуществляющего контроль. Контроль не может быть возложен на должностное лицо, указанное в предыдущих пунктах в качестве исполнителя (соисполнителя). Исключение составляют правовые акты, носящие характер длительного (постоянного) действия, и по своему содержанию не требующие контроля за исполнением правового акта. В этих правовых актах пункт контроля отсутствует.

15.7. Если вновь принимаемый правовой акт изменяет, отменяет или признает утратившим силу ранее изданный правовой акт или отдельные его положения, то один из пунктов постановляющей (распорядительной) части правового акта должен содержать указание на лицо, издавшее правовой акт, дату, номер и наименование правового акта, который предлагается отменить, изменить или признать утратившим силу.

XVI. Порядок оформления приложений к постановлениям (распоряжениям)

16.1. В приложениях к постановлениям, распоряжениям оформляются положения, регламенты, инструкции, перечни, списки, графики, таблицы и иные документы, подлежащие утверждению. Слово "проект" в приложениях не указывается.

16.2. Если в тексте постановления, распоряжения дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" (строчными буквами), ниже через межстрочный интервал (18 пт) дается ссылка на постановление или распоряжение (слово "проект" не ставится). Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

                                                  Приложение

                                             к постановлению мэрии

                                          городского округа Тольятти

                                          от _____________ N _______

16.3. При наличии в тексте постановления, распоряжения формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, отчёт, план и т.д.) в приложении в правом верхнем углу печатается слово "Утверждено" или "Утверждён" со ссылкой на правовой акт, его дату, номер.

Например:

                                                  Утверждено

                                              постановлением мэрии

                                          городского округа Тольятти

                                           от ______________N ____

Слова "Утверждено" и "Утверждён" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены.

16.4. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом, точка в конце не ставится. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами (Положение, Перечень, Список и т.д.) и может быть напечатано в разрядку. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

16.5. Приложения к постановлениям, распоряжениям (положение, инструкция, программа и другие подобные документы) должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц.

16.6. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Если в тексте документа информация представлена в табличной форме, то в нем делается ссылка на таблицу, которая оформляется с указанием слова "Таблица" и заголовка к ней. Если таблиц несколько, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте.

Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблиц нумеруются, и номера этих граф печатаются на второй и следующих страницах таблицы. Нумерация страниц таблицы печатается центрированным способом в верхнем поле листа и состоит из номера текущей страницы, дефиса и общего количества страниц таблицы.

16.7. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой (*) или цифрой со скобкой (1)). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

16.8. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

16.9. На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визы проставляются также на каждом листе приложения.

16.10. Приложения к постановлению, распоряжению (положение, устав, регламент и другие подобные документы) заканчиваются чертой длиной 2-3 см, расположенной по центру текста. Черта отделяется от текста 3 межстрочными интервалами (36 пт).

XVII. Порядок оформления приказов руководителя финансового органа мэрии, а также приказов руководителей органов мэрии

17.1. Приказы руководителя финансового органа мэрии, издаваемые в пределах полномочий, предусмотренных ст. 71 Устава городского округа Тольятти, обязательны для исполнения и соблюдения всеми участниками бюджетного процесса.

Приказы руководителей органов мэрии, изданные в пределах их полномочий, обязательны для исполнения и соблюдения всеми работниками соответствующих органов.

17.2. Основанием для подготовки приказов руководителей органов мэрии является решение основных и оперативных вопросов организации деятельности этих органов.

17.3. Подготовку проектов приказов руководителей органов мэрии осуществляют работники этих органов, назначенные руководителями. Проект приказа оформляется на стандартном листе бумаги шрифтом Times Romans размером N 14 с добавлением слова "Проект", в котором указывается:

а) наименование органа - состоит из наименования организации - Мэрия городского округа Тольятти, которое оформляется прописными буквами полужирным шрифтом Times Roman размером N 14 и наименования органа мэрии, которое оформляется полужирным шрифтом Times Roman размером N 14; через межстрочный интервал от наименования органа мэрии ставится горизонтальная черта;

б) наименование вида документа - приказ, оформляется прописными буквами полужирным шрифтом Times Roman размером N 14 и отделяется от наименования органа 1,5 интервалом;

в) дата проекта приказа - датой проекта приказа является дата его регистрации в органе мэрии сотрудником, ответственным за делопроизводство;

г) регистрационный номер проекта приказа - присваивается ответственным за делопроизводство сотрудником органа мэрии. Нумерация проектов приказов ведется в пределах года, проекты приказов нумеруются порядковой нумерацией. Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "N ", пробела (отступа в один символ) и порядкового номера проекта приказа;

д) место издания (г. Тольятти, Самарская область) оформляется шрифтом Times Roman размером N 12;

е) заголовок к тексту проекта приказа должен быть кратким, точно передавать смысл и содержание текста. Заголовок начинается с предлога "О" или "Об" (о чем приказ) и оформляется с заглавной буквы. Заголовок оформляется шрифтом Times Roman размером N 14 через 1 межстрочный интервал;

ж) текст проекта приказа излагается от первого лица единственного числа и может состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной;

з) в преамбуле проекта приказа кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "Во исполнение", "В целях", "В соответствии", и т.п.

Если приказ издается на основании или во исполнение принятого постановления или распоряжения, иного правового акта, то в констатирующей части проекта приказа указывается наименование органа или должностного лица, принявшего правовой акт, вида правового акта, его дата, номер и заголовок. Преамбула приказа завершается словом "приказываю" со строчной буквы;

и) в распорядительной части проекта приказа содержится перечисление предписаний с указанием исполнителя каждого предписания и сроков исполнения. Распорядительная часть проекта приказа может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются сотрудники органа мэрии с указанием фамилии, инициалов и должности конкретного лица. Последний пункт распорядительной части проекта приказа - пункт о контроле, содержащий наименование должности лица, ответственного за исполнение приказа, его фамилию, инициалы;

к) приложения к приказу подписываются руководителем органа мэрии. Ссылки на приложения к приказу указываются в соответствующих пунктах распорядительной части приказа.

17.4. Если приказ отменяет, изменяет или признает утратившим силу ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части приказа должен содержать указание на лицо, издавшее приказ, дату, номер и наименование приказа, который предлагается отменить, изменить или признать утратившим силу.

17.5. Проект приказа может согласовываться сотрудниками органа мэрии с целью подтверждения возможности выполнения задания (поручения) в объеме и сроки, предлагаемые в проекте приказа. Согласование проводит исполнитель проекта приказа.

Согласование проекта приказа оформляется визой согласования. Визы проставляются на первом экземпляре проекта приказа в нижней части оборотной стороны последнего листа.

17.6. Приказ руководителя органа мэрии подписывается руководителем этого органа, в отсутствие руководителя - лицом, его замещающим. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте приказа не указан другой срок.

17.7. Приказы после их подписания руководителем органа мэрии передаются сотруднику, ответственному за делопроизводство в этом органе мэрии для регистрации в тот же день.

17.8. Подписанные приказы тиражируются и рассылаются в соответствии с листом рассылки. Сотрудники, до сведения которых доводится приказ, указываются в листе рассылки.

17.9. Приказы передаются сотрудникам органа мэрии на исполнение в день регистрации приказа в органе мэрии. При ознакомлении с приказом и получении его копии сотрудники органа мэрии проставляют свою подпись и дату ознакомления с приказом в верхней части оборотной стороны последнего листа первого экземпляра приказа.

17.10. Руководитель органа мэрии назначает непосредственного исполнителя (исполнителей) приказа и срок представления отчета об исполнении (не позднее контрольного срока исполнения, указанного в правовом акте).

17.11. Приказ, содержащий поручения, считается исполненным после фактического исполнения всех указанных в нем поручений и представления отчета об исполнении руководителю органа мэрии.

17.12. Контроль за исполнением приказа руководителя органа мэрии осуществляет руководитель этого органа.

XVIII. Порядок подготовки и передачи документов в архив

18.1. Формирование дел

18.1.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

18.1.2. Исполненные документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем в канцелярию мэрии либо лицам, ответственным за делопроизводство в органах мэрии, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен подшиваться документ, определяет руководитель органа либо исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Контроль правильности оформления дел осуществляет канцелярия мэрии.

18.1.3. Общие правила формирования дел:

- в дела помещаются только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре со всеми приложениями;

- в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группируются документы постоянного и временного срока хранения;

- ксерокопии факсограмм, телефонограмм помещаются в дела на общих основаниях;

- в дела не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов;

- при наличии нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т. д.;

- документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

18.1.4. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полное оформление дел (дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу) предусматривает:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

- нумерация листов в деле;

- составление листа-заверителя дела;

- внутренняя опись документов (в необходимых случаях);

- подшивка и переплет дела (твердая обложка);

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела;

- дела постоянного хранения имеют надпись "Хранить постоянно".

18.1.5. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы в деле не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

18.2. Организация оперативного хранения документов

18.2.1. Документы временного срока хранения (до 10 лет) с момента заведения дел и до истечения срока хранения хранятся по месту их формирования. Руководители органов мэрии и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

18.2.2. Дела располагают в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указывают индексы по номенклатуре.

18.2.3. Для временного хранения документов внутри органов могут создаться архивы. Завершенные дела постоянного хранения находятся по месту формирования не более трёх лет, а затем передаются в архив мэрии.

18.2.4. Выдача дел в другие органы мэрии производится по запросам. На выданное дело заводится карта-заместитель, содержащая следующую информацию: наименование органа мэрии; индекс дела; заголовок и дата дела; дата выдачи дела; Ф.И.О. лица, кому выдано дело, подпись; дата возвращения дела, подпись.

18.2.5. Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с резолюцией заместителя мэра - руководителя аппарата мэрии на выдачу дела или мотивированным отказом выдачи дела.

18.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив

18.3.1. Документы постоянного срока хранения мэрии являются муниципальной собственностью и в порядке, установленном Федеральным архивным агентством России, после истечения срока ведомственного хранения (5 лет), подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в управление по делам архивов как часть Архивного фонда Российской Федерации. Документы временного срока хранения (свыше 10 лет) хранятся в архиве мэрии до истечения срока хранения.

18.3.2. Подготовка документов к передаче в архив включает работу канцелярии мэрии и лиц, ответственных за делопроизводство в органах мэрии, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей и актов о выделении к уничтожению документов и дел, с истекшими сроками хранения.

18.4. Экспертиза ценности документов

18.4.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на постоянное хранение, установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

18.4.2. Экспертиза ценности документов в мэрии на стадии делопроизводства производится:

- при составлении номенклатуры дел;

- в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к передаче в архив.

18.4.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в мэрии создается центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и экспертные комиссии (далее - ЭК) в органах мэрии.

18.4.4. Функции и права ЦЭК и ЭК, а также организация их работы определяются Положениями об этих комиссиях, которые утверждаются мэром (для ЦЭК) и руководителем органа мэрии (для ЭК). Положение о ЦЭК и ЭК органов мэрии до его утверждения подлежат согласованию с ЭК управления по делам архивов мэрии.

18.4.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) осуществляется ежегодно в органах мэрии лицами, ответственными за делопроизводство, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством работников архива мэрии и контролем со стороны управления по делам архивов.

18.4.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

- отбор на постоянное хранение документов, имеющих научно-историческое значение, с временными сроками хранения и пометкой "ЭПК";

- отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в органах мэрии;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, срок хранения которых истек.

18.4.7. Отбор документов для постоянного хранения производится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел учреждения путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК мэрии.

18.4.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

18.4.9. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

18.4.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

18.4.11. В каждом органе мэрии описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работника архива мэрии. По этим описям документы сдаются в архив мэрии.

18.4.12. Описи дел постоянного срока хранения, подготовленные органами мэрии, служат основой для подготовки работниками архива мэрии сводных описей дел и передачи документов на муниципальное хранение.

18.4.13. Описи дел органов мэрии составляются по установленной форме и представляются в архив мэрии через два года после завершения дел в делопроизводстве.

18.4.14. Описательная статья описи дел органа мэрии имеет следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

18.4.15. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый. Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

18.4.16. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи (литерные номера и пропущенные номера).

18.4.17. Опись дел органа мэрии подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником канцелярии мэрии и утверждается руководителем органа мэрии.

При наличии в органе мэрии ЭК, опись дел до её утверждения должна быть согласована с ЭК.

Описи дел постоянного срока хранения органа мэрии, самостоятельно передающего документы в управление по делам архивов мэрии, утверждаются экспертно-проверочной комиссией при Управлении государственной архивной службы Самарской области и утверждаются руководителем органа мэрии.

18.4.18. Опись дел органа мэрии составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в органе мэрии.

18.4.19. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление актов о выделении их к уничтожению в органах мэрии производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи рассматриваются на заседании ЦЭК, ЭК. Согласованные описи утверждаются курирующим заместителем мэра (руководителем органа) только после их утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Управления государственной архивной службы Самарской области.

18.4.20. Акты о выделении документов к уничтожению составляются в каждом органе мэрии отдельно, согласуются с ЭК органа, ЭК управления по делам архивов и, после утверждения ЭПК описи за соответствующий период, орган мэрии имеет право уничтожить документы, включенные в акты в соответствии с установленным порядком.

Уничтожение документов без составления актов о выделении документов к уничтожению не допускается.

18.5. Передача документов в архив

18.5.1. В архив мэрии передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

18.5.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и завершения в делопроизводстве в органе мэрии.

18.5.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в органе мэрии и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

18.5.4. Передача дел в архив мэрии осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями органов мэрии и утвержденному начальником канцелярии мэрии.

18.5.5. В период подготовки дел органами мэрии к передаче в архив мэрии работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

18.5.6. Прием каждого дела производится работниками архива в присутствии работника органа мэрии. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в неё, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи, указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела.

18.5.7. В случае упразднения или преобразования органа мэрии лицо, ответственное за делопроизводство в данном органе мэрии, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив мэрии, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и по номенклатуре дел.

18.5.8. По истечении ведомственного срока хранения (5 лет) документы постоянного срока передаются из архива мэрии или органа мэрии в управление по делам архивов мэрии. Передача документов на постоянное хранение осуществляется по описям дел и оформляется актом приема-передачи. Акт приема-передачи составляется в двух экземплярах.

Акт приема-передачи из архива мэрии или органа мэрии подписывается сотрудником архива или органа мэрии, сотрудником управления по делам архивов мэрии и утверждается руководителем управления по делам архивов мэрии и заместителем мэра - руководителем аппарата мэрии или руководителем органа мэрии соответственно. Один экземпляр акта приема-передачи хранится в архиве мэрии или органе мэрии, второй - в управлении по делам архивов мэрии.

Часть 3. Нормотворческая деятельность

XIX. Порядок планирования нормотворческой деятельности в мэрии

19.1. Настоящий раздел Регламента регулирует порядок планирования в мэрии подготовки и принятия проектов нормативных правовых актов - постановлений мэрии или решений Думы городского округа. Подготовка проектов нормативных правовых актов в мэрии осуществляется на плановой основе и предусматривается квартальным планом нормотворческой деятельности.

19.2. За 30 дней до начала нового квартала правовой департамент мэрии направляет во все органы мэрии уведомления о составлении проекта плана нормотворческой деятельности на очередной квартал. Органы мэрии (инициаторы) обязаны предоставить в правовой департамент мэрии информацию - предложения о планируемых к разработке конкретных нормативных правовых актах для включения их в проект квартального плана нормотворческой деятельности.

19.3. Предложение о разработке проекта нормативного правового акта должно содержать:

а) предполагаемый вид нормативного правового акта (постановление мэрии или решение Думы, предложения по совершенствованию федерального и областного законодательства);

б) наименование проекта нормативного правового акта;

в) основание для разработки проекта правового акта (поручение мэра городского округа Тольятти, протест прокуратуры, необходимость приведения в соответствие с законодательством, включение в план нормотворчества деятельности Думы городского округа Тольятти и другие);

г) социально-экономическое обоснование проекта нормативного правового акта (указывается необходимость разработки нормативного правового акта с точки зрения улучшения социально - экономической сферы жизнедеятельности городского округа, с приложением справок, расчетов, пояснительных записок и пр.);

д) правовое обоснование проекта нормативного правового акта (указываются пробелы в регулировании данного вопроса федеральным, областным законодательством, а также необходимость дополнительного правового регулирования путем издания нормативного правового акта на уровне органов местного самоуправления);

е) состояние законодательства в данной сфере правового регулирования (указываются ранее принятые законодательные и иные нормативные правовые акты РФ и Самарской области, муниципальные правовые акты городского округа, предшествующие правовые акты по данному и аналогичным вопросам);

ж) контрольные сроки разработки проекта нормативного правового акта, при длительных сроках разработки указываются промежуточные контрольные сроки;

з) разработчик проекта нормативного правового акта - указывается наименование органа мэрии - инициатора разработки проекта (если проект будет разрабатываться инициатором), либо необходимость создания рабочей группы для разработки проекта.

19.4. По результатам рассмотрения предложений органов мэрии правовой департамент:

а) не вносит проект нормативного правового акта в проект квартального плана нормотворческой деятельности в случаях, если:

- инициатор представил предложение, не соответствующее требованиям п. 0 настоящего раздела;

- данные правоотношения урегулированы федеральным или областным законодательством и не требуют дополнительного правового урегулирования нормативными правовыми актами на уровне органов местного самоуправления;

- принятие данного нормативного правового акта не входит в компетенцию органов местного самоуправления или противоречит действующему законодательству.

В этих случаях правовой департамент направляет уведомление инициатору об отклонении предложения с мотивированным обоснованием причин отклонения

б) вносит предложения инициатору (или мэру) об изменении вида нормативного правового акта, либо изменении наименования компетентного органа, издающего указанный нормативный правовой акт;

в) вносит предложения инициатору (или мэру) о необходимости создания рабочей группы для разработки проекта нормативного правового акта, а также предложения о ее составе;

г) контролирует сроки разработки проекта нормативного правового акта.

д) в случае не внесения органом мэрии предложений по разработке нормативного правового акта, если его разработка необходима в целях исполнения требований федерального законодательства, законодательства Самарской области, муниципальных правовых актов городского округа Тольятти, самостоятельно включает разработку нормативного правового акта в план нормотворческой деятельности и направляет органу мэрии, ответственному за его разработку, сообщение о внесении в план нормотворческой деятельности разработки нормативного правового акта данным органом мэрии.

19.5. На основании предложений органов мэрии и предложений, поступивших из Думы (в соответствии с планом заседаний Думы на предстоящий квартал, а также решениями Думы, в которых даны предложения мэрии о разработке нормативных правовых актов), правовой департамент составляет проект квартального плана нормотворческой деятельности и направляет его мэру для утверждения не позднее 3 рабочих дней до начала квартала.

19.6. К проекту плана нормотворческой деятельности прилагается пояснительная записка, содержащая перечень отклоненных правовым департаментом мэрии проектов нормативных правовых актов с обоснованием причин отклонения, а также перечень проектов нормативных правовых актов, включенных по инициативе правового департамента в соответствии с подпунктом "д" п. 19.4 настоящего Регламента.

При необходимости внесения изменений в квартальный план нормотворческой деятельности по срокам, видам, иным условиям разработки проектов нормативных правовых актов, руководитель органа мэрии, председатель рабочей группы направляет в правовой департамент мэрии соответствующие предложения не позднее 14 календарных дней до начала 2 и 3 месяца текущего квартала. Внесение изменений в квартальный план нормотворческой деятельности производится в порядке, аналогичном порядку его утверждения.

19.7. Исключение проекта нормативного правового акта из квартального плана нормотворческой деятельности осуществляется в порядке, аналогичному порядку внесения изменений в квартальный план нормотворческой деятельности по письменному обращению органа мэрии в правовой департамент с обоснованием причин о необходимости исключения нормативного правового акта.

19.8. Письменное обращение органа мэрии о необходимости исключения нормативного правового акта из квартального плана нормотворческой деятельности должно быть направлено в правовой департамент не позднее 14 календарных дней до начала следующего квартала.

19.9. В течение 5 рабочих дней после окончания квартала орган мэрии, ответственный за разработку нормативных правовых актов представляют в правовой департамент отчёт об исполнении плана нормотворческой деятельности за подписью руководителя органа мэрии.

19.10. Не позднее 10 дней после окончания соответствующего квартала правовой департамент на основании отчетов органов мэрии готовит и направляет мэру отчет о выполнении плана нормотворческой деятельности мэрии за истекший квартал. Отчет о выполнении плана должен быть составлен по форме, которая применялась при утверждении плана.

XX. Порядок создания и деятельности рабочих групп по подготовке постановлений (распоряжений)

20.1. Рабочие группы по подготовке проектов правовых актов - постановлений (распоряжений) (далее по тексту - рабочие группы) создаются для подготовки проектов правовых актов, требующих коллегиального обсуждения, привлечения руководителей и (или) специалистов иных органов местного самоуправления, органов государственной власти, организаций, руководителей и (или) специалистов органов мэрии, а также для выработки единого согласованного решения по разрабатываемому проекту правового акта.

20.2. Правовым основанием создания и деятельности рабочих групп является правовой акт мэрии (постановление или распоряжение) о создании рабочей группы. Подготовку проекта правового акта о создании рабочей группы осуществляет орган мэрии, являющийся инициатором создания рабочей группы, либо орган мэрии, указанный в плане нормотворческой деятельности мэрии в качестве ответственного исполнителя за разработку проекта правового акта.

Проект правового акта о создании рабочей группы должен содержать цель создания рабочей группы, вид правового акта, для разработки которого она создается, срок разработки и представления проекта правового акта на согласование, персональный состав рабочей группы с указанием ее председателя. Отдельным пунктом указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением правового акта о создании рабочей группы.

20.3. Рабочие группы создаются численностью не менее трех человек в составе председателя и членов рабочей группы. При численности рабочей группы более 3 человек, в случае необходимости, состав рабочей группы может включать заместителя председателя рабочей группы и секретаря.

20.4. Основной формой деятельности рабочей группы является заседание, которое созывается председателем рабочей группы по мере необходимости. Время и место заседания сообщаются председателем рабочей группы (заместителем председателя, секретарем) каждому члену рабочей группы заранее. В случае невозможности участия в очередном заседании рабочей группы член рабочей группы обязан сообщить об этом председателю рабочей группы. Документы и материалы, подлежащие рассмотрению рабочей группой, должны быть представлены ее членам не позднее, чем за три дня до начала заседания. По решению председателя рабочей группы на заседание могут приглашаться специалисты, не являющиеся ее членами.

20.5. В случае, когда у членов рабочей группы имеются противоположные мнения по проекту разрабатываемого правового акта, решение принимается большинством голосов. Член рабочей группы, предложение которого не получило поддержки рабочей группы, вправе приложить к проекту правового акта особое мнение в письменной форме.

20.6. По окончании разработки проект правового акта направляется на согласование в соответствующие органы мэрии, иные органы местного самоуправления и органы государственной власти, организации, руководители и (или) специалисты которых принимали участие в разработке указанного проекта. При необходимости может быть применена веерная рассылка проекта правового акта во все органы мэрии, исключая правовой департамент мэрии. В правовой департамент мэрии правовой акт поступает на юридическую и антикоррупционную экспертизу после прохождения согласования со всеми согласующими инстанциями.

20.7. Сроки согласования правового акта не должны превышать сроков, установленных в п. 7.3.10 настоящего Регламента. При необходимости сроки согласования могут быть сокращены (сокращенный срок согласования устанавливается председателем рабочей группы).

20.8. В случае если в процессе согласования проекта правового акта возникли принципиальные замечания согласующих инстанций, председатель рабочей группы созывает совещание руководителей органов мэрии, иных органов и организаций, принимавших участие в подготовке проекта. На совещание, при необходимости, могут быть приглашены члены рабочей группы.

По итогам совещания составляется протокол совещания, в который вносятся принципиальные замечания (предложения с мотивированными обоснованиями) присутствовавших на совещании, в том числе замечания и обоснования специалистов правового департамента.

Орган мэрии - разработчик проекта вносит соответствующие изменения в проект правого акта в соответствии с протоколом совещания.

В случае необходимости продолжения согласования, проект правового акта направляется в соответствующую согласующую инстанцию в соответствии с п. 7.3.5 настоящего Регламента.

20.9. Полномочия рабочей группы прекращаются принятием (утверждением) правового акта, для разработки которого она была создана, либо специальным правовым актом мэрии.

XXI. Порядок подготовки и выдачи доверенностей в мэрии

21.1. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность на осуществление отдельных полномочий либо на совершение каких-либо действий от имени мэрии (как юридического лица) может быть выдана за подписью мэра любому указанному в ней лицу.

21.2. Все этапы работы с проектами распоряжений о выдаче доверенностей и проектами самих доверенностей производятся в соответствии с требованиями, указанными в Разделе VII настоящего Регламента, и аналогичны этапам работы с постановлениями (распоряжениями) в мэрии.

21.3. Подготовку проекта распоряжения о выдаче доверенности и подготовку проекта доверенности осуществляет правовой департамент на основании поручения мэра. Подготовленные правовым департаментом проект распоряжения о выдаче доверенности и проект доверенности направляются на подпись мэру.

В тех случаях, когда проект доверенности предусматривает предоставление лицу полномочия на осуществление операций по исполнению расходов бюджета на лицевом счете (осуществление финансовой деятельности и о праве подписания финансовых, расчетных и денежных документов), проект распоряжения и доверенности согласовывается с департаментом финансов мэрии.

21.4. После подписания мэром доверенность регистрируется в журнале исходящих документов в канцелярии мэрии, имеет свой регистрационный номер и дату выдачи.

21.5. По окончании срока действия доверенности лицо, на которое была выдана доверенность, обязано сдать ее в архив канцелярии мэрии.

21.6. Правила настоящего Раздела не распространяются на подготовку и выдачу доверенностей на получение и выдачу денег, иных имущественных ценностей.

XXII. Порядок организации работы с актами прокурорского реагирования и запросами прокурора

22.1. Организация работы с актами прокурорского реагирования

22.1.1. К актам прокурорского реагирования относятся:

- протест прокурора;

- представление прокурора;

- требование прокурора об изменении нормативного правового акта.

22.1.2. Прием, первоначальная обработка и регистрация поступающих в мэрию актов прокурорского реагирования производятся в централизованном порядке в канцелярии мэрии.

Зарегистрированные акты прокурорского реагирования направляются мэру для рассмотрения и принятия решения. Мэр накладывает резолюцию с определением исполнителей. Ответственным исполнителем по актам прокурорского реагирования назначается отраслевой (функциональный, территориальный) орган мэрии, к полномочиям которого относится соответствующее направление деятельности, указанное в акте прокурорского реагирования. Он указывается в списке исполнителей первым.

22.1.3. Канцелярия мэрии вносит резолюцию мэра в РКК и ставит на контроль акт прокурорского реагирования. Оригинал акта прокурорского реагирования канцелярия мэрии направляет ответственному исполнителю для подготовки ответа, копию акта прокурорского реагирования - в правовой департамент.

Копия представления прокурора в день поступления в мэрию направляются канцелярией мэрии в управление муниципальной службы и кадровой политики для проведения служебного расследования.

22.1.4. Сроки подготовки ответа по акту прокурорского реагирования указаны в Приложении N 2 к настоящему Регламенту.

Ответственность за соблюдение контрольных сроков ответов на акты прокурорского реагирования несет ответственный исполнитель.

22.1.5. Ответственный исполнитель подготавливает проект ответа на акт прокурорского реагирования.

В случае признания акта прокурорского реагирования обоснованным, ответственный исполнитель готовит проект ответа прокурору с обоснованием позиции по каждому из требований, указанному в акте прокурорского реагирования, с указанием конкретных мер, принятых в связи с поступившим актом прокурорского реагирования и направленных на устранение допущенных нарушений и недопущение подобных нарушений в будущем с указанием лиц, допустивших нарушение законодательства.

В случае признания акта прокурорского реагирования необоснованным, ответственный исполнитель готовит проект ответа прокурору с обоснованием указанной позиции.

При подготовке проекта ответа на представление прокурора ответственный исполнитель учитывает результаты расследования, проведенного Управлением муниципальной службы и кадровой политики.

22.1.6. Завизированный руководителем органа мэрии проект ответа на акт прокурорского реагирования ответственный исполнитель через канцелярию мэрии направляет заместителю мэра, курирующему соответствующее направление деятельности, для рассмотрения и визирования.

В случае если ответственным исполнителем является орган мэрии, находящийся в прямом подчинении мэру, проект ответа направляется на визирование заместителю мэра - руководителю аппарата мэрии.

22.1.7. При отсутствии замечаний у заместителя мэра на акт прокурорского реагирования с признанием требований прокуратуры обоснованными, он визирует проект ответа. При наличии замечаний проект ответа дорабатывается ответственным исполнителем в течение одного дня и направляется через канцелярию на повторное рассмотрение заместителю мэра.

Информация об изменениях:

Пункт 22.1.8 изменен с 10 июля 2013 г. - Распоряжение Мэрии городского округа Тольятти Самарской области от 10 июля 2013 г. N 4209-р/1

См. предыдущую редакцию

22.1.8. При рассмотрении ответа на акт прокурорского реагирования, содержащий возражения, ответственный исполнитель готовит проект ответа и контролирует сроки его согласования, направляет в адрес курирующего заместителя мэра письмо о необходимости проведения совещания с указанием необходимого состава участников. Заместитель мэра, курирующий соответствующее направление деятельности, созывает совещание с участием ответственного исполнителя, исполнителей по акту прокурорского реагирования, Правового департамента, других заинтересованных органов мэрии, а также с приглашением представителя прокуратуры, внесшей акт прокурорского реагирования. Совещание проводится в следующие сроки:

- по протесту прокурора, требованию прокурора об изменении нормативного правового акта - не позднее 6 календарных дней до истечения контрольного срока ответа на протест или требование об изменении нормативного правового акта;

- по представлению прокурора - не позднее 14 календарных дней до истечения контрольного срока ответа на представление.

На совещании принимается окончательное решение по акту прокурорского реагирования.

В случае необходимости доработки проекта ответа на акт прокурорского реагирования ответственный исполнитель дорабатывает проект ответа в течение одного дня и направляет через канцелярию на повторное рассмотрение заместителю мэра.

22.1.8.1. Завизированный проект ответа заместителем мэра на акт прокурорского реагирования ответственный исполнитель направляет в правовой департамент для проведения юридической экспертизы в следующие сроки:

а) при признании акта прокурорского реагирования обоснованным:

- по протесту прокурора, требованию прокурора об изменении нормативного правового акта - не позднее 5 календарных дней до истечения контрольного срока ответа на протест или требование об изменении нормативного правового акта;

- по представлению прокурора - не позднее 10 календарных дней до истечения контрольного срока ответа на представление.

б) при признании акта прокурорского реагирования необоснованным:

- по протесту прокурора, требованию прокурора об изменении нормативного правового акта - не позднее 3 календарных дней до истечения контрольного срока ответа на протест или требование об изменении нормативного правового акта;

- по представлению прокурора - не позднее 7 календарных дней до истечения контрольного срока ответа на представление.

Электронный вариант проекта ответа направляется на электронный адрес правового департамента мэрии.

22.1.9. В случае наличия замечаний по результатам проведения юридической экспертизы на акт прокурорского реагирования правовой департамент мэрии готовит заключение и с сопроводительным письмом направляет через канцелярию мэрии ответственному исполнителю для доработки.

Ответственный исполнитель дорабатывает проект ответа на представление, требование прокурора об изменении нормативного правового акта в срок не более 3 календарных дней, на протест прокурора - не более одного рабочего дня, и возвращает проект ответа в правовой департамент для повторного рассмотрения.

22.1.10. При отсутствии замечаний к проекту ответа на акт прокурорского реагирования, правовой департамент направляет его в канцелярию мэрии для подписания мэром.

22.1.11. Подписанный мэром ответ на акт прокурорского реагирования направляется в канцелярию мэрии для регистрации и снятия с контроля.

Оригинал ответа на акт прокурорского реагирования направляется в прокуратуру, копия ответа (бумажный вариант) оформляется в дело в канцелярии мэрии, копия ответа (электронный вариант) направляется ответственному исполнителю, правовому департаменту мэрии.

22.2. Организация работы с запросами прокурора

22.2.1. Прием, первоначальная обработка и регистрация поступающих в мэрию запросов прокурора, в том числе на имя руководителя органа (структурного подразделения) мэрии, производится в централизованном порядке в канцелярии мэрии.

К запросам прокурора относятся также предупреждения, которые не ставятся на контроль и не требуют направления ответа в прокуратуру.

22.2.2. Канцелярия мэрии направляет зарегистрированный запрос прокурора на рассмотрение заместителю мэра, курирующему соответствующее направление деятельности.

В случае если орган мэрии, находится в прямом подчинении мэру, запрос прокурора направляется заместителю мэра - руководителю аппарата мэрии.

22.2.3. Заместитель мэра рассматривает запрос прокурора и накладывает резолюцию с определением исполнителей для подготовки проекта ответа.

Ответственным исполнителем по запросу прокурора назначается отраслевой (функциональный, территориальный) орган мэрии к полномочиям, которого относится соответствующее направление деятельности. Ответственный исполнитель указывается в списке исполнителей первым.

22.2.4. Запрос прокурора с резолюцией заместителя мэра направляется в канцелярию мэрии для внесения резолюции в РКК и постановки на контроль хода и срока исполнения запроса.

22.2.5. Срок подготовки ответа на запросы прокурора указан в Приложении N 2 к настоящему Регламенту.

Ответственность за соблюдение сроков подготовки ответа на запрос прокурора несет ответственный исполнитель.

22.2.6. Канцелярия мэрии направляет оригинал запроса прокурора ответственному исполнителю для подготовки ответа, копию запроса прокурора - в правовой департамент мэрии.

22.2.7. Ответственный исполнитель не позднее контрольного срока исполнения запроса прокурора готовит проект ответа, который визирует руководитель органа мэрии.

22.2.8. Проект ответа на запрос прокурора не подлежит согласованию с правовым департаментом.

22.2.9. Проект ответа на запрос прокурора направляется на подпись заместителю мэра, курирующему соответствующее направление деятельности, через канцелярию мэрии.

22.2.10. При наличии замечаний заместителя мэра проект ответа направляется канцелярией мэрии на доработку ответственному исполнителю не позднее 3 календарных дней.

22.2.11. Подписанный заместителем мэра ответ на запрос прокурора направляется в канцелярию для переноса на соответствующий бланк, регистрации и снятия с контроля.

Оригинал ответа на запрос прокурора направляется в прокуратуру. копия ответа (бумажный вариант) оформляется в дело в канцелярии мэрии, копия ответа (электронный вариант) направляется ответственному исполнителю, правовому департаменту.

XXIII. Подготовка и подписание договоров

23.1. Подготовка и согласование проектов договоров

23.1.1. Подготовку проектов договоров осуществляют сотрудники органов мэрии в соответствии с функциональным назначением органов. Разработчик проекта назначается руководителем органа из числа сотрудников этого органа.

23.1.2. Проект договора разрабатывается в соответствии с Правилами оформления проектов договоров.

23.1.3. Визирование проекта договора осуществляется разработчиком проекта договора, согласующей инстанцией, специалистом, проводившим юридическую и антикоррупционную экспертизу, аналогично проекту постановления (распоряжения), указанному в п. 7.1.5, 7.3.1, 7.3.5 настоящего Регламента.

Визы проставляются на 1 экземпляре проекта договора, который остается в канцелярии мэрии.

23.1.4. К проектам договоров прикладываются следующие документы:

а) лист согласования договора (соглашения) (Приложение N 31);

б) лист рассылки.

23.1.5. Подготовленный проект договора с приложениями направляется разработчиком проекта на согласование с заинтересованными органами мэрии и на проведение юридической и антикоррупционной экспертизы правовым департаментом.

23.1.6. Проведение юридической и антикоррупционной экспертизы правовым департаментом проектов договоров, разработанных на основе типовых договоров, проектов муниципальных контрактов (договоров), заключаемых главными распорядителями бюджетных средств по типовым проектам муниципальных контрактов (договоров), и муниципальных контрактов (договоров), заключаемых на сумму, не превышающую установленного Центральным банком Российской Федерации предельного размера расчётов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке не требуется.

23.1.7. Согласование проектов договоров мэрии осуществляется в следующем порядке:

а) руководители органов мэрии, иные должностные лица проставляют визу в листе согласования;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

в) заместитель мэра, курирующий соответствующую отрасль - проставляет визу в листе согласования;

г) лицо, проводившее юридическую и антикоррупционную экспертизу, - визирует полистно проект и лист согласования;

д) руководитель правового департамента мэрии - проставляет визу в листе согласования.

23.1.8. Согласование проектов договоров, контрактов (в том числе типовых) и соглашений осуществляется аналогично порядку согласования проектов постановлений (распоряжений), указанному в п. 7.3 настоящего Регламента.

В отдельных случаях, предусмотренных муниципальными правовыми актами, возможен иной порядок согласования договоров.

23.1.9. Срок согласования проектов договоров, контрактов (в том числе типовых) в каждом органе мэрии - не более 5 рабочих дней, для контрактов (договоров), заключаемых в обязательном порядке в соответствии со ст. 445 Гражданского кодекса РФ - не более 3-х рабочих дней.

23.1.10. Срок проведения юридической и антикоррупционной экспертизы правовым департаментом составляет 5 рабочих дней.

23.1.11. Согласование муниципальных контрактов, заключаемых главными распорядителями бюджетных средств по предварительно согласованным типовым проектам муниципальных контрактов, а также муниципальных контрактов (договоров) на управление многоквартирными домами, не требуется.

23.1.12. Согласование муниципальных контрактов, заключаемых главными распорядителями бюджетных средств по согласованным типовым проектам муниципальных контрактов на сумму, не превышающую установленную Центральным банком Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке, осуществляется только с управлением муниципального заказа департамента экономического развития мэрии.

23.2. Подписание, регистрация и рассылка договоров

23.2.1. Прошедшие согласование и юридическую и антикоррупционную экспертизу проекты договоров передаются на подпись мэру (заместителю мэра, руководителю органа мэрии), являющегося главным распорядителем бюджетных средств, имеющему доверенность на их подписание.

23.2.2. Сторонами подписываются два первых экземпляра договора. Один экземпляр договора с визами, проставленными в соответствии с п. 23.1.3 настоящего Регламента, остается в канцелярии мэрии, второй - передается второй стороне.

В случае если договор является сделкой с объектом недвижимости, то подготавливается договор в 3-х экземплярах. Два первых экземпляра договора предназначены сторонам договора, третий экземпляр договора - для регистрационной палаты.

23.2.3. Мэр подписывает договоры (соглашения), заключаемые мэрией с министерствами Самарской области.

23.2.4. Руководители органов мэрии подписывают договоры с юридическими лицами.

23.2.5. Регистрация всех подписанных договоров осуществляется в канцелярии мэрии, за исключением муниципальных контрактов, заключаемых по результатам электронных торгов. Регистрация таких контрактов ведется на Официальном сайте РФ для размещения информации о размещении заказов.

23.2.6. Рассылка подписанных и зарегистрированных договоров осуществляется в соответствии с листом рассылки, прикладываемом к договору, за исключением муниципальных контрактов, заключаемых по результатам электронных торгов.

Приложение N 1
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

Перечень

необходимых сведений о документе, вносимых в регистрационно-контрольную карту (РКК)

Наименование реквизита документа	Примечание
1	2
1. Автор (корреспондент)	При приеме входящих документов указывается автор документа (наименование организации). При приеме обращений граждан - имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. При приеме внутренних документов - наименование органа мэрии или должностного лица. При отправке исходящего документа - мэрия городского округа Тольятти и (или) наименование органа мэрии (должностного лица).
2. Наименование вида документа	При приеме входящих документов, отправке исходящих документов наименование вида документа указывается письмо. При приеме, отправке внутренних документов указывается соответствующее наименование вида документа (постановление, распоряжение, протокол и т.п.)
3. Дата документа	При приеме входящих документов из сторонних организаций указывается дата документа из регистрационного номера организации (стороннего автора документа). При приеме внутренних документов дата документа не ставится, так как документ повторно не регистрируется как входящий.
4. Регистрационный номер документа	При приеме входящих документов указывается регистрационный номер документа, присвоенный сторонней организацией (сторонним автором документа).
5. Дата поступления (издания, подписания), документа	При приеме входящих документов указывается дата регистрации документа в мэрии или органе мэрии (ставится в правом нижнем углу документа). Внутренние документы - дата издания (подписания) документа.
6. Регистрационный номер поступления (издаваемого, подписываемого) документа	При приеме входящих документов указывается номер регистрации документа в мэрии или органе мэрии (ставится в правом нижнем углу документа). Внутренние документы - номер издания (подписания) документа.
7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)	Указывается точная информация из реквизита "заголовок к тексту"; при его отсутствии - формулируется краткое содержание текста документа.
8. Резолюция	В точности переносится: исполнитель (исполнители), текст резолюции, автор и дата резолюции.
9. Контрольный срок исполнения	Проставляется срок исполнения, содержащийся в резолюции. При отсутствии срока исполнения в резолюции, срок исполнения определяется из типового срока или срока, указанного в тексте документа. При отсутствии срока исполнения в резолюции или тексте документа, срок исполнения принимается равный 30 календарных дням (при наличии заданий (запросов), требующих исполнения). При постановке на контроль исходящего (отправляемого) документа срок исполнения может записываться исходя из даты ожидаемого ответа.
10. Отметка об исполнении документа	При наличии в резолюции к входящим, внутренним (направляемым) документам словосочетания "В дело" или после исполнения документа в целом указывается: - краткий отчет об исполнении, - регистрационный номер и дата исходящего ответного документа или муниципального правового акта, - слово "В дело" и номер по номенклатуре дел, в котором будет храниться исполненный документ; - инициалы, фамилия исполнителя документа; - дата проставления отметки об исполнении.

Приложение N 2
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

Перечень

категорий документов, подлежащих постановке на контроль c типовым сроком исполнения

N п/п	Вид документа	Краткое содержание документа	Корреспондент (автор документа)	Контрольный срок исполнения (календарные дни)
1	2	3	4	5
1.	Письмо	Запрос	Средства массовой информации	7 дней
2.	Письмо	Протест	Прокурор города Тольятти	10 дней
3.	Письмо	Требование	Прокурор города Тольятти	10 дней
4.	Постановление мэрии (проект)	О выдаче разрешения на строительство объекта	Орган мэрии	5 дней
5.	Постановление мэрии (проект)	О выдаче разрешения на ввод в эксплуатацию	Орган мэрии	5 дней
6.	Письмо	Разрешение на ввод; реконструкцию; строительство	Гражданин, юридическое лицо	10 дней
7.	Письмо	Парламентский запрос	Совет Федерации Государственная Дума	15 дней
8.	Письмо	Депутатский запрос	Государственная Дума Самарская Губернская Дума, Дума городского округа Тольятти, Совет Федерации	30 дней
9.	Письмо	Обращение	Совет Федерации Депутаты Государственной Думы	30 дней
10.	Письмо	Обращение	Дума городского округа Тольятти	30 дней
11.	Письмо	Запрос	Прокурор города Тольятти	30 дней
12.	Письмо	Представление	Прокурор города Тольятти	30 дней
13.	Постановление мэрии (проект)	Об утверждении градостроительного плана участка	Орган мэрии	30 дней
14.	Постановление (распоряжение)	Задание (поручение), требующее исполнения	Мэр (заместитель мэра, заместитель мэра - руководитель аппарата мэрии)	Срок, указанный в тексте, иначе 30 дней
15.	Письмо	Обращение	Гражданин, юридическое лицо	30 дней
16.	Письмо	Запрос, задание, требующие исполнения	Физическое или юридическое лицо	30 дней

Приложение N 3
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

Лицевая сторона

Регистрационный номер проекта:

Лист согласования
к проекту исходящего письма (ответного, инициативного)

на N _______от____________

____________________________________________________________________

   (заголовок к исходящему письму, либо краткое содержания письма)

Ф.И.О., должность исполнителя (разработчика)		Телефон	Подпись
Эл.адрес:	Имя файла:

N п/п	Наименование органа, должность руководителя органа (согласующей инстанции)	Дата передачи проекта в согласующую инстанцию; личная подпись, Ф.И.О лица, ответственного за делопроизводство	Личная подпись руководителя органа (согласующей инстанции); дата согласования	Фамилия, инициалы руководителя органа (согласующей инстанции)	Отметка о наличии замечаний (Да\Нет)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

____________________________________________________________________

   (Наименование органа, подготовившего проект служебного письма)

_____________________________ (____________) "___"__________20___ г.

(личная подпись руководителя) (Фамилия И.О).

Примечание:

Срок согласования служебных писем не более 2-х рабочих дней, за исключением писем со сроком исполнения менее 5 рабочих дней.

Оборотная сторона

N п/п	Наименование органа, должность руководителя органа (согласующей инстанции)	Дата передачи проекта в согласующую инстанцию; личная подпись, Ф.И.О лица, ответственного за делопроизводство	Личная подпись руководителя органа (согласующей инстанции); дата согласования	Фамилия, инициалы руководителя органа (согласующей инстанции)	Отметка о наличии замечаний (Да\Нет/)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Приложение N 4
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

Лицевая сторона

Регистрационный номер проекта:

Лист согласования
к проекту постановления (распоряжения) мэрии, распоряжения заместителя мэра, распоряжения руководителя кадрового органа мэрии, приказу руководителя финансового органа мэрии

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

                  (наименование правового акта)

Ф.И.О., должность исполнителя		Телефон	Подпись
Эл.адрес:	Имя файла:

N п/п	Наименование органа, должность руководителя органа (согласующей инстанции)		Дата передачи проекта в согласующую инстанцию; личная подпись, Ф.И.О лица, ответственного за делопроизводство		Личная подпись руководителя органа (согласующей инстанции); дата согласования	Фамилия, инициалы руководителя органа (согласующей инстанции)	Отметка о наличии замечаний (Да/Нет)
1.
2.
3.
4.
5.	Необходимость направ. проекта на фин.-экон. экспертизу в КСП (да\нет)		Руководитель органа мэрии - разработчика проекта (подпись)		Результат проведения финансово-экономической экспертизы КСП (заключение полож../заключение отриц.)
6.	Руководитель правового департамента
	Лицо, проводившее юр. и антикор.экспертизу
	Необх. размещения для проведения независимой антикоррупционной экспертизы:		Необх. официального опубликования постанов. (распоряж.) газете "Городские ведомости"		Необходимость. направления копий МПА г.о. Тольятти (постанов.) в регистр мун.нор. актов Сам.области		Необх. размещения постановления (распоряжения) в ИПС
	(да\нет)	(подпись)	(да\нет)	(подпись)	(да\нет)	(подпись)	(да\нет)	(подпись)
7.	Дата начала и окончания приема заключений независимой антикор. экспертизы		Специалист, размещавший проект пост. на независимую антикор. экспертизу (подпись)		Заключение независимой антикоррупционной экспертизы (поступило/ не поступило)		Специалист, принимав. заключение (подпись)
8.	Начальник канцелярии мэрии

____________________________________________________________________

     (Наименование органа, разработавшего проект правового акта)

_____________________________ (____________) "___"__________20___ г.

(личная подпись руководителя) (Фамилия И.О).

Примечание:

Срок согл. проектов распоряжений всем согл. инстанциям - 3 рабочих дня; проектов постановлений - 5 рабочих дней.

Срок проведения юрид. и антикор. экспертизы распоряжений - 5 рабочих дней; постановлений - 7 рабочих дней.

Оборотная сторона

N п/п	Наименование органа, должность руководителя органа (согласующей инстанции)	Дата передачи проекта в согласующую инстанцию; личная подпись, Ф.И.О лица, ответственного за делопроизводство	Личная подпись руководителя органа (согласующей инстанции); дата согласования	Фамилия, инициалы руководителя органа (согласующей инстанции)	Отметка о наличии замечаний (Да/Нет)

Лицевая сторона

                                                       Образец Листа

                                                       согласования

                                                       на 2-х листах

Лист согласования (лист N 1)
к проекту постановления (распоряжения) мэрии, распоряжения заместителя мэра, распоряжения руководителя кадрового органа мэрии, приказу руководителя финансового органа мэрии

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

                    (наименование правового акта)

Ф.И.О., должность исполнителя		Телефон	Подпись
Эл.адрес:	Имя файла:

N п/п	Наименование органа, должность руководителя органа (согласующей инстанции)	Дата передачи проекта в согласующую инстанцию; личная подпись, Ф.И.О лица, ответственного за делопроизводство	Личная подпись руководителя органа (согласующей инстанции); дата согласования	Фамилия, инициалы руководителя органа (согласующей инстанции)	Отметка о наличии замечаний (Да/Нет)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.

Оборотная сторона (лист N 1)

N п/п	Наименование органа, должность руководителя органа (согласующей инстанции)	Дата передачи проекта в согласующую инстанцию; личная подпись, Ф.И.О лица, ответственного за делопроизводство	Личная подпись руководителя органа (согласующей инстанции); дата согласования	Фамилия, инициалы руководителя органа (согласующей инстанции)	Отметка о наличии замечаний (Да\Нет)

Регистрационный номер проекта:

Лист согласования (лист N 2)

N п/п	Наименование органа, должность руководителя органа (согласующей инстанции)		Дата передачи проекта в согласующую инстанцию; личная подпись, Ф.И.О лица, ответственного за делопроизводство		Личная подпись руководителя органа (согласующей инстанции); дата согласования	Фамилия, инициалы руководителя органа (согласующей инстанции)	Отметка о наличии замечаний (Да/Нет)
15. 1
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.	Необходимость направ. проекта на фин.-экон. экспертизу в КСП (да\нет)		Руководитель органа мэрии - разработчика проекта (подпись)		Результат проведения финансово-экономической экспертизы КСП (заключение полож../заключение отриц.)
24.	Руководитель правового департамента
	Лицо, проводившее юр. и антикор.экспертизу
	Необх. размещения для проведения независимой антикоррупционной экспертизы:		Необх. официального опубликования постанов. (распоряж.) газете "Городские ведомости"		Необходимость. направления копий МПА г.о. Тольятти (постанов.) в регистр мун. нор. актов Сам. области		Необх. размещения постановления (распоряжения) в ИПС
	(да\нет)	(подпись)	(да\нет)	(подпись)	(да\нет)	(подпись)	(да\нет)	(подпись)
25.	Дата начала и окончания приема заключений независимой антикор. экспертизы		Специалист, размещавший проект пост. на независимую антикор. экспертизу (подпись)		Заключение независимой антикоррупционной экспертизы (поступило/ не поступило)		Специалист, принимав. заключение (подпись)
26.	Начальник канцелярии мэрии

____________________________________________________________________

     (Наименование органа, разработавшего проект правового акта)

____________________________ (_______________) "___"__________20_ г.

(Личная подпись руководителя) (Фамилия И.О.)

Примечание:

Срок согл. проектов распоряжений всем согл. инстанциям - 3 рабочих дня; проектов постановлений - 5 рабочих дней.

Срок проведения юрид. и антикор. экспертизы распоряжений - 5 рабочих дней; постановлений - 7 рабочих дней.

Оборотная сторона (лист N 2)

N п/п	Наименование органа, должность руководителя органа (согласующей инстанции)	Дата передачи проекта в согласующую инстанцию; личная подпись, Ф.И.О лица, ответственного за делопроизводство	Личная подпись руководителя органа (согласующей инстанции); дата согласования	Фамилия, инициалы руководителя органа (согласующей инстанции)	Отметка о наличии замечаний (Да\Нет)

Приложение N 5
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

Регистрационный номер проекта:

Лист рассылки
к проекту

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

             (наименование правового акта, письма)

	Наименование органа (структурного подразделения) мэрии, организации, Ф.И.О. руководителя	Место нахождения органа мэрии, почтовый адрес организации	Дата, подпись лица, получившего правовой акт	Фамилия лица, получившего правовой акт
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

____________________________________________________________________

     (Наименование органа, разработавшего проект правового акта)

_____________________________ (_____________) "___"__________20__ г.

(Личная подпись руководителя) (Фамилия И.О.)

Приложение N 6
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

Регистрационный номер проекта:

Финансово-экономическое обоснование к проекту постановления (распоряжения) мэрии, распоряжения заместителя мэра

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

                     (наименование проекта)

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

    (Наименование органа, разработавшего проект правового акта)

_____________________________ (_____________) "___"__________20__ г.

(Личная подпись руководителя) (Фамилия И.О.)

Приложение N 7
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

Регистрационный номер проекта:

Замечания к проекту
постановления (распоряжения) мэрии, распоряжения заместителя мэра, распоряжения руководителя кадрового органа мэрии, приказа руководителя финансового органа мэрии

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

                      (наименование проекта)

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

    (Наименование органа, разработавшего проект правового акта)

_____________________________ (_____________) "___"__________20__ г.

(Личная подпись руководителя) (Фамилия И.О.)

Приложение N 8
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

Справка-напоминание
об исполнении документов, поставленных на контроль, со сроком исполнения с__________ по ____________

____________________________________________________________________

(исполнитель документа - должностное лицо, наименование органа мэрии)

N п/п	Информация о документе (реквизиты документа)				Резолюция к документу
	Регистрационный номер документа	Автор документа (корреспондент, лицо, подписавшее документ)	Краткое содержание документа (заголовок к тексту)	Контрольный срок исполнения документа	Автор резолюции	Текст резолюции	Срок исполнения	Ответственный исполнитель (исполнители)
1.
2.
3.

Приложение N 9
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

Карта контроля исполнения документов

     _________________________________________________________

     (наименование видов документов, поставленных на контроль)

        со сроком исполнения с ______________по______________

N п/п	Информация о документе (реквизиты документа)					Резолюция к документу				Отчет об исполнении
	Регистрационный номер (входящий)	Автор документа, исходящий номер документа	Вид документа	Краткое содержание документа	Контрольный срок	Автор резолюции	Текст поручения (задания)	Срок исполнения	Ответственный исполнитель (исполнители)	Дата исполнения	Краткое содержание отчета об исполнении документа
1.
2.
3.

Приложение N 10
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

Карта контроля исполнения поручений

          __________________________________________________

                         (должностное лицо)

                содержащихся в протоколах совещаний

           со сроком исполнения с ___________по___________

N п/п	Информация о документе (реквизиты документа)			Поручения (задания)			Отчет об исполнении
	Рег. номер документа	Вид документа	Краткое содержание документа	Текст поручения (задания)	Срок исполнения	Ответственный исполнитель (исполнители)	Дата исполнения	Краткое содержание отчета об исполнении
1.
2.
3.

Приложение N 11
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

Сводная информация
об исполнении документов в мэрии городского округа Тольятти за период с________________ по___________

N п/п	Ответственный исполнитель (должностное лицо, наименование органа мэрии)	Всего документов, поставленных на контроль	Количество документов, исполненных в срок	Количество неисполненных документов		Примечание
				со сроком менее 30 дней	со сроком более 30 дней
1.
2.
3.
4.
5.

Приложение N 12
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

Схема расположения реквизитов документов (формат А4 продольного бланка)

Состав реквизитов документов

03 - герб городского округа Тольятти;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Примечание:

Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 03, 04, 07, 08, 09, 10, а также отметки для расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 18, 19, 20. Возможно использование реквизита 20 при применении трафаретных текстов документов.

При оформлении документов используются следующие реквизиты 11, 13, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30.

Приложение N 13
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

Примерный перечень документов с грифом утверждения

Акт (проверки и ревизии; приемки законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации и т.д.).

Инструкции (правила) - (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.).

Планы.

Порядки (регламенты).

Программы.

Сметы.

Уставы и изменения к ним.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение N 14
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать

Акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судебных органах и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

Заключения

Отзывы.

Заявки.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта, исковые заявления и т.д.).

Командировочные удостоверения.

Образцы оттисков печатей и подписей.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения.

Сметы расходов.

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

Страховые медицинские полисы.

Удостоверения.

Приложение N 15
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

Герб

              Мэрия городского округа Тольятти    (08)

                           Постановление     (10)

                       15.03.2012 N 114-п/1    (11), (12)

                  г. Тольятти, Самарской области   (14)

                          "Об утверждении

                            Положения о _"                    (18)

В целях повышения качества предоставляемых населению городского округа Тольятти услуг_, в соответствии с Уставом городского округа Тольятти, мэрия городского округа Тольятти постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение о _

2 ._.                                                       (20)

3. _.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на _.

Мэр      (личная подпись)   (22)          (инициалы, фамилия)

Приложение N 16
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

Герб

              Мэрия городского округа Тольятти    (08)

                           Распоряжение    (10)

                      10.05.2012 N 205-р/1   (11), (12)

                 г. Тольятти, Самарской области    (14)

                          "О назначении

          лиц ответственных за пожарную безопасность     (18)

         в органах мэрии городского округа Тольятти"

Во исполнение требований Федерального закона "Об основах охраны труда в Российской Федерации _., руководствуясь Уставом городского округа Тольятти,

1. Утвердить прилагаемое Положение о . . .

2. ...                                                     (20)

3. ...

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на _

Мэр      (личная подпись)   (22)          (инициалы, фамилия)

Приложение N 17
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

Герб

            Заместитель мэра городского округа Тольятти     (08)

                            Распоряжение        (10)

                       10.05.2012 N 233-р/3     (11), (12)

                 г. Тольятти, Самарской области      (14)

                           "О проведении               (18)

                            Дня молодежи"

В целях поддержания многолетней традиции проведения мероприятий, посвященных государственному празднику День молодежи, в соответствии с Уставом городского округа Тольятти,

1. Провести в городском округе Тольятти праздничные мероприятия, посвященные Дню молодежи, в соответствии с прилагаемым планом.

2. Создать организационный комитет _ (Приложение).          (20)

3._.

4._.

5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Заместитель мэра   (личная подпись)     (22)     (инициалы, фамилия)

Герб

         Заместитель мэра - руководитель аппарата мэрии

                   городского округа Тольятти                 (08)

                            Распоряжение       (10)

                       10.07.2012 N 137-р/6    (11), (12)

                 г. Тольятти, Самарской области      (14)

                О закреплении служебного автомобиля        (18)

В связи с необходимостью обеспечения служебным автотранспортом _.., руководствуясь Уставом городского округа Тольятти,

1. Закрепить с 15.07.2012 г. служебный автомобиль _ за водителем транспортного отдела управления делами мэрии _.

2. Управлению делами мэрии:

2.1. Провести передачу служебного автомобиля, указанного в п. 1 настоящего распоряжения, от заведующего хозяйством транспортного отдела управления делами мэрии водителю транспортного отдела управления делами с комплектующими (Приложение N 1), согласно акту приема - передачи.

2.2. Установить лимит бензина марки Аи-92.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

                                                           (20)

Заместитель мэра-руководитель

аппарата                       (личная подпись) (инициалы, фамилия)

                                     (22)

Приложение N 18
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

                  Мэрия городского округа Тольятти

                    Управление по делам архивов

____________________________________________________________________

                              Приказ                  (10)

                    12.03.2012 N 145-пк/6.7          (11), (12)

                  г. Тольятти, Самарская область       (14)

                       "Об использовании                (18)

                     служебного автомобиля"

В связи с необходимостью осуществления транспортных перевозок _.

приказываю:

1. Провести технический осмотр служебного автомобиля _

2. _.                                                         (20)

3. _..

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на _.

Руководитель управления   (личная подпись)    (инициалы, фамилия)

                               (22)

(Визы согласования документа на оборотной стороне)    (24)

Приложение N 19
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

                                               Утверждено

                                    приказом руководителя управления

                                       реализации административной

                                               реформы

                                        17.08.2012 N 24-пк/6.7

                                                               (16)

                              Положение        (10)

       об организации работы и контроля в области охраны

           труда в мэрии городского округа Тольятти    (18)

I. Организация работы по охране труда в мэрии городского округа Тольятти

                        1.1 Общие положения                   (20)

Положение об организации работы и контроля в области охраны труда в мэрии городского округа Тольятти (далее - Положение) разработано в соответствии со статьей 212 Трудового кодекса РФ и определяет порядок организации работ по охране труда в мэрии городского округа Тольятти (далее - мэрия), права и обязанности ответственных лиц по охране труда в мэрии, порядок осуществления контроля за соблюдением требований охраны труда в мэрии.

1.2 Основные понятия

Охрана труда - система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая в себя правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические и иные мероприятия.

_.

II. Права, обязанности и ответственность работников мэрии по охране труда

_

III. Контроль состояния условий и охраны труда в мэрии

_

Приложение N 20
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

                                                Утверждён

                                      распоряжением мэрии городского

                                            округа Тольятти

                                          15.07.2012 N 354-р/1

                                                               (16)

                                Порядок                   (10)

           работы коллегии мэрии городского округа Тольятти

                                                               (18)

I. Общие положения

1.1. Настоящий порядок разработан в соответствии с законодательством Российской Федерации, Самарской области, муниципальными правовыми актами городского округа Тольятти.

1.2. _.

1.3. _.                                                        (20)

II. Подготовка плана заседаний коллегии

2.1. Проект плана заседаний Коллегии на квартал формируется ответственным секретарем Коллегии _.

2.2._

2.3._

Приложение N 21
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

                                                 Утверждаю

                                           Руководитель управления

                                         реализации административной

                                                  реформы

                                          от________2012 г N ____

                                                         (16)

                      Должностная инструкция          (10)

                       главного специалиста

              отдела социально- правовых запросов        (18)

                   управления по делам архивов

                мэрии городского округа Тольятти

I. Общие положения

1.1. Должностная инструкция главного специалиста _.

                                                            (20)

II. Должностные права

Главный специалист имеет право:

2.1. Запрашивать и получать в установленном порядке _.

2.2. _

III. Должностные обязанности

3.1. _(указывается задача)

3.1.1. _(указываются функции по задаче)

3.1.2. _

IV. Ответственность

В соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами городского округа Тольятти главный специалист _

_.

Начальник отдела       (личная подпись)         (Инициалы, Фамилия)

                                         (22)

Приложение N 22
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

                  Мэрия городского округа Тольятти    (08)

                        Протокол N 20-прт/6      (10) (14)

от 26.02.2012 г.  (11)                             г. Тольятти  (12)

                     заседания рабочей группы                   (18)

по разработке Регламента делопроизводства и документооборота в мэрии

Председательствующий - (фамилия, инициалы)

Секретарь            - (фамилия, инициалы)

Присутствовали: (фамилия, инициалы) - начальник общественной приемной

                (фамилия, инициалы) - начальник отдела анализа _

                 _

Приглашенные: (фамилия, инициалы) - заведующий бюро документооборота

              администрации Автозаводского района (территориальный

              орган) мэрии

                         Повестка дня:                 (20)

1. Об обсуждении проекта главы Регламента мэрии "Порядок работы с письменными и устными обращениями_".

2. _..

3. _..

1. Слушали:

     (фамилия, инициалы) - о содержании главы Регламента "Порядок

работы с письменными _

Выступили:

     (фамилия, инициалы) - о порядке приема письменных обращений _

Решили:

1.1. Принять изменения, предложенные членами рабочей группы, и внести в текст главы Регламента _..

1.2. Поручить подготовить текст главы Регламента _. в срок до 20.03.2012.

2. Слушали:

_

Выступили:

_

Решили:

_

Председательствующий   (личная подпись)   (22)   (инициалы, фамилия)

Секретарь              (личная подпись)   (22)   (инициалы, фамилия)

Приложение N 23
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

                Мэрия городского округа Тольятти      (08)

                       Управление делами

____________________________________________________________________

      пл. Свободы, 4, г. Тольятти, Самарской области, 445011,

           тел. (8482) 26-93-39, e-mail: sea@tgl.ru   (09)

18.07.2012 N 38/6.6 (11), (12)               Заместителю мэра -

                                           руководителю аппарата

на N ____от _________ (13)                        мэрии

                                           (инициалы, фамилия)

    "О выполнении

мероприятий в области  (18)                                   (15)

   охраны труда"

                       Докладная записка (10)

В соответствии с требованиями действующего законодательства в области

охраны труда, в мэрии городского округа проведены следующие мероприятия

__..                                                     (20)

Руководитель управления   (личная подпись) (22) (инициалы, фамилия)

Приложение N 24
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

                Мэрия городского округа Тольятти         (08)

                        Департамент культуры

____________________________________________________________________

   ул. Белорусская, 33, г. Тольятти, Самарской области, 445020,

           тел. (8482) 63-72-47, e-mail: glt@tgl.ru      (09)

25.07.2012 N 38/3.3 (11), (12)                 Заместителю мэра по

                                               социальным вопросам

на N ____от _________ (13)                     (инициалы, фамилия)

   "О невыполнении

плановых мероприятий в                                          (15)

        срок"          (18)

                     Объяснительная записка   (10)

Выполнение мероприятий по подготовке __ не выполнены в полном

объеме по причине __..                                     (20)

Приложение:

            1. Копия письма _.              (21)

            2. План мероприятий __.

Начальник отдела    (личная подпись)   (22)    (инициалы, фамилия)

Приложение N 25
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

                                                  Мэру

                                       городского округа Тольятти

                                           (инициалы, фамилия)

                                          ведущего специалиста  (15)

  Отделу кадров оформить.               отдела общего образования

   (личная подпись мэра)                департамента образования

      12.06.2012                                  мэрии

                                           (инициалы, фамилия)

                                                             (17)

                           заявление.     (10)

Прошу предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск с 18.07.2012 г.

__..

                                                              (20)

                                                (личная подпись

                                                   заявителя)   (22)

                                                  08.06.2012 г. (11)

Не возражаю.

(личная подпись руководителя органа

(структурного подразделения))

10.06.2012         (24)

Приложение N 26
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

               Мэрия городского округа Тольятти           (08)

                Департамент экономического развития

____________________________________________________________________

   Площадь Свободы, 4, г. Тольятти, Самарская обл., РФ, 445011

         телефон: 26-16-95, факс: 22-56-66, tgl@tgl.ru    (09)

10.09.2012 N 243/2.2 (11), (12)                  Руководителю

на N 02-13/36 от 20.08.2012 (13)          муниципального предприятия

                                         "Тольяттинское пассажирское

                                              автопредприятие"

                                             (инициалы, фамилия)

"Об увеличении стоимости

перевозок пассажиров

на автобусных.маршрутах"

                     (18)                                      (15)

В связи с увеличением стоимости одной поездки и перераспределением

объемов перевозок пассажиров на автобусных и троллейбусных маршрутах

необходимо __                                              (20)

Приложение: 1. Копия письма _. на 2 л. в 1 экз.

            2. Схема движения __. на 5 л. в 2 экз.           (21)

Руководитель департамента  (личная подпись) (22) (инициалы, фамилия)

(инициалы, фамилия)

28 88 14             (27)

Приложение N 27
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

Телеграмма (10 срочная (категория телеграммы)

Самара Молодогвардейская 210 Правительство (Фамилия)   (15)

23/06-14 (13) Документы оформлены просим выехать

представителя тчк          (20)

256/1           (12)

Мэр (сокращенное наименование должности) (Фамилия)       (22)

____________________________________________________________________

Мэрия городского округа Тольятти      (8)

пл.Свободы, 4

г. Тольятти,                         (9)

Самарская область,

445011

Мэр городского округа

Тольятти                (личная подпись)   (22)  (Инициалы, Фамилия)

(оттиск печати)   (25)

15.05.2012        (11)

Приложение N 28
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

                                          Утверждаю

                                      Заместитель мэра

                           (личная подпись) (инициалы, фамилия) (16)

                                        16.07.2012 г.

                                       (оттиск печати)      (25)

                                Акт N 6

                                        (10), (12)

г. Тольятти     (14)                               12.06.2012   (11)

"проверки наличия инвентаря"      (18)

Основание: распоряжение заместителя мэра - руководителя аппарата мэрии от 02.06.2012 N 236-р/6

       "О проведении проверки наличия инвентаря в мэрии".

Составлен комиссией в составе:

Председатель: Руководитель управления делами (фамилия, инициалы)

Члены комиссии: 1. Начальник ОХО (фамилия, инициалы)

                2. Заведующий хозяйством (фамилия, инициалы)

В период с 6 июня по 10 июня 2012 г. комиссия проверила состояние наличия инвентаря в органах (структурных подразделениях) мэрии.

Инвентарь в органах (структурных подразделениях) мэрии находится_.

_

Комиссия рекомендует провести мероприятия по _        (20)

Составлен в двух экземплярах.

1- й экз. - в отдел хозяйственного обеспечения;

2- й экз. - в дело N 04-12.

Приложение: план мероприятий на 2л. в 2 экз.          (21)

Председатель комиссии    (личная подпись)        (инициалы, фамилия)

Члены комиссии           (личная подпись)  (22)  (инициалы, фамилия)

                         (личная подпись)        (инициалы, фамилия)

Приложение N 29
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

Герб

              Мэрия городского округа Тольятти     (08)

               г. Тольятти, Самарской области      (14)

10.05.2012 N 67/1    (11), (12)               Руководителю

                                      муниципального учреждения

                                      (наименование учреждения)

                                          (инициалы, фамилия)

"О работающих                                                 (15)

по договорам в мэрии"           (18)

                              Справка    (10)

Дана Майоровой Надежде Семеновне в том, что она не работает в мэрии городского округа Тольятти по договору возмездного оказания услуг с 01.12.2010 года.

                                            (20)

Мэр             (личная подпись)   (22)     (инициалы, фамилия)

Главный бухгалтер мэрии  (личная подпись)  (22)  (инициалы, фамилия)

(оттиск печати)      (25)

Приложение N 30
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

Герб

               Мэрия городского округа Тольятти     (08)

____________________________________________________________________

    Площадь Свободы, 4, г. Тольятти, Самарская обл., РФ, 445011

           телефон: 26-16-95, факс: 22-56-66, tgl@tgl.ru       (09)

10.07.2012 N 1389/1 (11), (12)                  Руководителю

на N 02-13/36 от 20.06.2012 (13)         муниципального предприятия

                                        "Тольяттинское пассажирское

                                             автопредприятие"

                                            (инициалы, фамилия)

"О стоимости перевозок                                        (15)

пассажиров на автобусных

маршрутах"

                               Заключение        (10)

Рассмотрев Ваше обращение (от 20.06.2012 г. N 02-13/36) (указывается

о чем обращение), сообщаю следующее ___.                (20)

Мэр             (личная подпись)    (22)    (инициалы, фамилия)

(инициалы, фамилия)

262446         (27)

Приложение N 31
к Регламенту делопроизводства
и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти

Лицевая сторона

Регистрационный номер проекта:

Лист согласования
к проекту договора (соглашения)

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

                   (наименование правового акта)

Ф.И.О., должность исполнителя (разработчика)		Телефон	Подпись
Эл.адрес:	Имя файла:

N п/п	Наименование органа, должность руководителя органа (согласующей инстанции)	Дата передачи проекта в согласующую инстанцию; личная подпись, Ф.И.О лица, ответственного за делопроизводство	Личная подпись руководителя органа (согласующей инстанции); дата согласования	Фамилия, инициалы руководителя органа (согласующей инстанции)	Отметка о наличии замечаний (да\нет)
1.
2.
3.
4.
5.	Заместитель мэра, курирующий отрасль
6.	Руководитель правового департамента
	Лицо, проводившее юридическую и антикоррупционную экспертизу

____________________________________________________________________

    (Наименование органа мэрии, разработавшего проект договора

                            (соглашения)

_____________________________ (______________) "___"_________20__ г.

(Личная подпись руководителя) (Фамилия И.О.)

Примечание:

Для согласования проектов договоров всем согласующим инстанциям - 3 рабочих дня; для проведения юридической и антикоррупционной экспертизы - 7 рабочих дней.

Оборотная сторона

N п/п	Наименование органа, должность руководителя органа (согласующей инстанции)	Дата передачи проекта в согласующую инстанцию; личная подпись, Ф.И.О лица, ответственного за делопроизводство	Личная подпись руководителя органа (согласующей инстанции); дата согласования	Фамилия, инициалы руководителя органа (согласующей инстанции)	Отметка о наличии замечаний
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.