Приказ Управления государственной архивной службы Самарской области от 29 ноября 2012 г. N 89 "Об утверждении административного регламента управления государственной архивной службы Самарской области по предоставлению государственной услуги "Согласование инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архивах, об объединенных архивах, о центральных экспертных комиссиях, экспертных комиссиях" (с изменениями и дополнениями)

Приказ Управления государственной архивной службы Самарской области
от 29 ноября 2012 г. N 89
"Об утверждении административного регламента управления государственной
архивной службы Самарской области по предоставлению государственной услуги
"Согласование инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений
об архивах, об объединенных архивах, о центральных экспертных комиссиях,
экспертных комиссиях"

С изменениями и дополнениями от:

22 января 2015 г.

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и постановлением Правительства Самарской области от 27.01.2011 N 16 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг органами исполнительной власти Самарской области, разработке и принятии административных регламентов осуществления муниципального контроля органами местного самоуправления в Самарской области" приказываю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент управления государственной архивной службы Самарской области по предоставлению государственной услуги "Согласование инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архивах, об объединенных архивах, о центральных экспертных комиссиях, экспертных комиссиях".

2. Признать утратившим силу приказ управления государственной архивной службы Самарской области от 17.05.2010 N 42 "Согласование инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архивах, об объединенных архивах, о центральных экспертных комиссиях, экспертных комиссиях, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений".

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя управления государственной архивной службы Самарской области (Пантюхину).

4. Опубликовать настоящий приказ в средствах массовой информации и разместить на официальном сайте управления государственной архивной службы Самарской области.

5. Настоящий приказ вступает в силу с момента его официального опубликования.

Руководитель управления

А.Г. Сафонов

Административный регламент
управления государственной архивной службы Самарской области
по предоставлению государственной услуги "Согласование инструкций
по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архивах, об объединенных
архивах, о центральных экспертных комиссиях, экспертных комиссиях"
(утв. приказом управления государственной архивной службы Самарской области
от 29 ноября 2012 г. N 89)

С изменениями и дополнениями от:

22 января 2015 г.

I. Общие положения

Общие сведения о государственной услуге

1. Административный регламент управления государственной архивной службы Самарской области по предоставлению государственной услуги "Согласование инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архивах, об объединенных архивах, о центральных экспертных комиссиях, экспертных комиссиях" (далее - Регламент) устанавливает порядок предоставления государственной услуги "Согласование инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архивах, об объединенных архивах, о центральных экспертных комиссиях, экспертных комиссиях" (далее - государственная услуга), а также стандарт предоставления государственной услуги при осуществлении управлением государственной архивной службы Самарской области (далее - Управление) полномочий по согласованию инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архивах, об объединенных архивах, о центральных экспертных комиссиях, экспертных комиссиях (далее также - документы) организаций, в процессе деятельности которых образуются документы архивного фонда Самарской области, являющихся источниками комплектования подведомственных Управлению государственных бюджетных учреждений Самарской области (далее - государственные архивы Самарской области) и муниципальных архивов в Самарской области.

2. Регламент направлен на повышение качества предоставления государственной услуги путем оптимизации административных процедур и административных действий и предусматривает:

взаимодействие Управления с государственными архивами Самарской области и муниципальными архивами в Самарской области (далее - государственные и муниципальные архивы), осуществляющими комплектование, учет, хранение и использование документов архивного фонда Самарской области, учет и составление списков источников комплектования соответствующего государственного или муниципального архива архивными документами и другие предусмотренные законодательством полномочия;

взаимодействие Управления, государственных архивов и муниципальных архивов с организациями, в деятельности которых образуются документы архивного фонда Самарской области, являющимися источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, архивами, делопроизводственными, архивными и экспертными службами указанных организаций, осуществляющих полномочия по упорядочению архивных документов в составе комплекса работ по их формированию и учету.

3. Получателями государственной услуги (далее также - организации) являются:

1) государственные органы и организации Самарской области (юридические лица), хранение, комплектование, учет и использование архивных документов которых относятся к полномочиям Самарской области:

государственные архивы, музеи, библиотеки Самарской области;

государственные унитарные предприятия, включая казенные предприятия, и государственные учреждения Самарской области;

2) территориальные органы, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Самарской области, которые на основании договора с государственным архивом Самарской области или муниципальным архивом в Самарской области включены в списки источников комплектования государственного или муниципального архива.

3) негосударственные организации (юридические лица), которые на основании договора с государственным архивом Самарской области или муниципальным архивом в Самарской области включены в списки источников комплектования государственного или муниципального архива.

Заявителями на предоставление государственной услуги (далее - заявители) являются юридические лица (организации), относящиеся к категории получателей государственной услуги, а также физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

Порядок информирования
о правилах предоставления государственной услуги

4. Информирование о правилах предоставления государственной услуги, в том числе о порядке и способах получения информации о ходе предоставления государственной услуги осуществляется Управлением.

Местонахождение управления государственной архивной службы Самарской области и его почтовый адрес: 443096, город Самара, улица Мичурина, дом 13.

Время начала, окончания служебного дня и перерыва для отдыха:

начало служебного дня - 9.00, перерыв для отдыха и питания - с 13.00 до 13.48, окончание служебного дня - 18.00 (кроме пятницы). В пятницу режим служебного времени с 9.00 до 17.00.

В предпраздничные дни продолжительность служебного времени сокращается на 1 час.

Адрес электронной почты управления: office@regsamarh.ru

Телефоны для справок: (846) 2650862, 2639954, 2650869.

Факс: (846) 3414470.

5. Информация о месте нахождения, графике работы Управления, номера телефонов должностных лиц, осуществляющих информирование о порядке предоставления государственной услуги, а также Регламент, извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги, размещаются:

1) на официальном сайте Управления в сети Интернет по адресу: www.regsamarh.ru;

2) в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Единый портал государственных и муниципальных услуг): http://www.gosuslugi.ru;

3) в региональной системе Единого портала государственных и муниципальных услуг "Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области" (далее - Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области): http://www.pgu.samregion.ru, http://www.uslugi.samregion.ru;

4) на информационных стендах, расположенных непосредственно в местах предоставления государственной услуги в помещениях Управления и государственных архивов Самарской области.

6. Информация о местонахождении, режимах работы, контактных телефонах, почтовых адресах и адресах электронной почты государственных архивов Самарской области, участвующих в предоставлении государственной услуги, приведена в приложении 1 к Регламенту, а также размещается на официальном сайте Управления в сети Интернет по адресу: www.regsamarh.ru.

7. На официальном сайте Управления размещен ежегодный график подготовки и проведения заседаний Экспертно-проверочной комиссии при Управлении, на которых подлежат рассмотрению документы организаций: инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об объединенных архивах, о центральных экспертных комиссиях.

8. Информирование о порядке и (или) ходе предоставления государственной услуги осуществляется:

1) заместителем руководителя Управления;

2) иными должностными лицами Управления, в должностные обязанности которых входит организация предоставления государственной услуги.

Указанная информация предоставляется должностными лицами Управления при личном обращении заявителя в устной форме, с использованием телефонной связи, при письменном обращении с использованием почтовой связи, в электронном виде, в том числе с использованием средств сети Интернет.

9. Информирование при личном обращении в Управление осуществляется должностными лицами Управления, указанными в пункте 8 Регламента, на рабочем месте в соответствии с графиком работы Управления.

Время приема заявителя не должно превышать 30 минут. Должностное лицо Управления, осуществляющее устное информирование или консультацию, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.

10. Информирование по телефону осуществляется должностными лицами Управления, указанными в пункте 8 Регламента, по справочным телефонам в соответствии с графиком работы Управления.

Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о наименовании Управления и фамилии, имени, отчестве, должности соответствующего должностного лица Управления, принявшего телефонный звонок. При ответах на телефонные звонки должностное лицо Управления подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует заявителя по интересующим его вопросам. Время телефонного разговора не должно превышать 15 минут.

Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо Управления, осуществляющее информирование или консультацию, предлагает заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначает удобное для заявителя время для личного обращения непосредственно в Управление.

11. Письменное информирование при обращении заявителя в Управление осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением, электронной почтой или путем размещения ответа на официальном сайте в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заявителя. Руководитель Управления для подготовки ответа определяет ответственного исполнителя, в соответствии с его должностным регламентом. Ответ на обращение заявителя предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя. Ответ подписывается руководителем Управления и направляется заявителю в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

12. Наименование государственной услуги: согласование инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архивах, об объединенных архивах, о центральных экспертных комиссиях, экспертных комиссиях.

Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

13. Органом, предоставляющим государственную услугу, является управление государственной архивной службы Самарской области.

Согласование инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об объединенных архивах, о центральных экспертных комиссиях осуществляется на основании решения Экспертно-проверочной комиссии при управлении государственной архивной службы Самарской области (далее - ЭПК).

Согласование положений об архивах организаций, об экспертных комиссиях организаций осуществляют государственные архивы Самарской области.

14. Участие иных органов государственной власти, органов государственных внебюджетных фондов, органов местного самоуправления и организаций, обращение в которые необходимо для предоставления государственной услуги и участвующих в предоставлении государственной услуги, не предусмотрено.

В многофункциональных центрах предоставление государственной услуги не осуществляется.

Управление не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления и организации, за исключением получения услуг, которые включены в перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления органами исполнительной власти Самарской области государственных услуг и предоставляемых организациями, участвующими в предоставлении государственных услуг, утвержденный Правительством Самарской области.

Результат предоставления государственной услуги

15. Результатом предоставления государственной услуги является:

1) решение ЭПК о согласовании инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об объединенных архивах, о центральных экспертных комиссиях, оформленное в виде грифа согласования документа, расположенного ниже реквизита "Подпись" в правой нижней части последнего листа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст;

2) решение директора государственного архива Самарской области о согласовании положений об архивах организаций, об ЭК, оформленное в виде грифа согласования документа, расположенного ниже реквизита "Подпись" в левой нижней части последнего листа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст;

3) решение ЭПК или директора государственного архива Самарской области об отказе согласования представленного документа.

Срок предоставления государственной услуги

16. Принятие решения по вопросам согласования документов проводится в соответствии с графиком подготовки и проведения заседаний ЭПК, утвержденным руководителем Управления.

Подготовленные в установленном порядке документы представляются на рассмотрение ЭПК не позднее, чем за 10 дней до проведения очередного заседания.

Рассмотрение представленных инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об объединенных архивах, о центральных экспертных комиссиях и направление их в Управление осуществляется в срок, не превышающий 15 дней со дня регистрации документов соответствующим государственным архивом Самарской области, а если документы поступили за 20 дней до проведения заседания ЭПК - в течение 10 дней с момента их поступления в государственный архив Самарской области.

Решение ЭПК о согласовании (не согласовании) представленных документов оформляется протоколом ЭПК в течение 15 дней со дня проведения заседания.

Решение о согласовании положения об архиве организации или экспертной комиссии организации принимается в срок, не превышающей 15 дней со дня регистрации документов государственным архивом Самарской области.

Правовые основания для предоставления государственной услуги

17. Правовыми основаниями для предоставления государственной услуги являются:

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 15, ст. 2038; N 27, ст. 3880; N 29, ст. 4291; N 30, ст. 4587; N 49, ст. 7061);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 2007, N 20; "Российская газета", 2009, 20 мая);

Закон Самарской области от 12.05.2005 N 109-ГД "Об архивном деле в Самарской области" ("Волжская коммуна", 2005, 17 мая; 2006, 14 октября; 2007, 16 мая; 2011, 14 декабря);

Закон Самарской области от 16.03.2007 N 16-ГД "О наделении органов местного самоуправления на территории Самарской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела" ("Волжская коммуна", 2007, 20 марта; 2008, 13 марта; 2010, 17 июня);

постановление Правительства Самарской области от 09.04.2008 N 79 "Об утверждении Положения об управлении государственной архивной службы Самарской области" ("Волжская коммуна", 2008, 15 апреля; 2009, 21 августа; 2010, 16 июня).

Тексты федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации доступны на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru). На "Официальном интернет-портале правовой информации" могут быть размещены (опубликованы) правовые акты Правительства Российской Федерации, других государственных органов исполнительной власти Российской Федерации, законы и иные правовые акты Самарской области.

Исчерпывающий перечень документов (информации),
необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными
правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые
заявитель должен представить самостоятельно

18. Основанием для предоставления государственной услуги является обращение заявителя в адрес Управления, государственного архива Самарской области следующими способами:

1) по почте;

2) при непосредственном обращении в Управление, государственный архив Самарской области;

3) через официальный сайт Управления, разрешенные ресурсы и сервисы Единого портала государственных и муниципальных услуг, Портала государственных и муниципальных услуг Самарской области.

Форма заявления размещена на официальном сайте Управления, Портале государственных и муниципальных услуг Самарской области.

19. Для решения вопроса согласования документов вместе с заявлением направляются в 2-х экземплярах проекты:

1) положений о центральных экспертных комиссиях;

2) инструкций по делопроизводству;

3) индивидуальных номенклатур дел;

4) примерных номенклатур дел;

5) положений об объединенных архивах;

6) положений об архивах организаций;

7) положений об экспертных комиссиях.

20. При направлении документов, указанных в пункте 19 Регламента, государственными и муниципальными архивами на рассмотрение ЭПК, к ним прилагаются заключения кураторов заявителей.

Не допускается требовать от заявителя документы, предоставление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими предоставлением государственной услуги и настоящим Регламентом.

Исчерпывающий перечень документов и информации,
необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными
правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые
находятся в распоряжении государственных органов, органов государственных
внебюджетных фондов, органов местного самоуправления, организаций
и запрашиваются органом, предоставляющим государственную услугу, в органах
(организациях), в распоряжении которых они находятся, если заявитель
не представил такие документы и информацию самостоятельно

21. Документы и информация, необходимые для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов государственных внебюджетных фондов, органов местного самоуправления, организаций и запрашиваются органом, предоставляющим государственную услугу, в органах (организациях), если такие документы не были предоставлены заявителем самостоятельно, не предусмотрены.

Исчерпывающий перечень оснований
для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления
государственной услуги

22. Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, не имеется. Документы подлежат приему в обязательном порядке.

Исчерпывающий перечень
оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

23. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги (согласовании представленных заявителем документов) являются:

1) оформление представленных документов с нарушением требований:

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённой приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536;

2) представление неполного количества экземпляров документов;

3) составление представленных документов с нарушением требований следующих правовых актов:

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 N 1182;

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558;

Отраслевые перечни документов с указанием сроков хранения;

Основные правила работы ведомственных архивов, одобренные коллегией Главархива СССР 28.08.1985, утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263;

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002;

Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, утвержденные Руководителем Росархива 05.08.2005.

Перечень услуг,
которые являются необходимыми и обязательными для предоставления
государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах),
выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении
государственной услуги

24. Услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги и предоставляются организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги, отсутствуют.

Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги
и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами,
принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами
Российской Федерации и нормативными правовыми актами Самарской области

25. Предоставление государственной услуги осуществляется бесплатно.

Максимальный срок ожидания
в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги
и при получении результата предоставления государственной услуги

26. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 30 минут, а с 1 января 2014 года - 15 минут.

Срок регистрации
запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

27. Регистрация запроса на предоставление государственной услуги осуществляется в день его поступления либо в случае поступления запроса, направленного в электронной форме, в нерабочий или праздничный день - в следующий за ним первый рабочий день.

Требования к помещениям,
в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам
для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги,
информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов,
необходимых для предоставления государственной услуги

28. Вход в здание, где располагается Управление или государственный архив Самарской области, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования и режима работы; вход и выход из помещений - соответствующими указателями с искусственным освещением в темное время суток. Рядом со зданием должны быть оборудованы места для парковки транспортных средств.

29. Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества и должности соответствующего специалиста, осуществляющего предоставление государственной услуги.

Рабочее место специалиста должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам, должно соответствовать санитарным правилам и нормам.

Места ожидания приема и оформления запросов заявителей в Управлении и государственных архивах Самарской области должны быть оснащены стульями, столами, оборудованы информационными стендами с образцами заполнения анкеты-заявления, перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и указанием порядка их оформления и представления.

При организации приема заявителей должна быть обеспечена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости. Помещения, в которых проводится прием заявителей, должны быть оборудованы противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

Визуальная, текстовая и мультимедийная информация о порядке предоставления государственной услуги размещается на информационных стендах в помещениях Управления и государственных архивов Самарской области, предназначенных для ожидания и приема заявителей (устанавливаются в удобном для граждан месте), а также на официальном сайте Управления. Оформление визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления государственной услуги должно соответствовать оптимальному восприятию этой информации гражданами.

На информационных стендах должна быть размещена информация, указанная в пункте 5 Регламента.

Показатели доступности и качества государственной услуги

30. Показателями доступности и качества государственной услуги являются:

1) наличие полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления государственной услуги в сети Интернет на официальном сайте Управления, на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) и Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Самарской области (определяется отсутствием в календарном году жалоб заявителей, связанных с информированием о предоставлении государственной услуги, а также степенью удовлетворенности заявителей качеством и доступностью государственной услуги по результатам опроса заявителей);

2) предоставление государственной услуги в соответствии со стандартом предоставления государственной услуги, в том числе доля заявлений, рассмотренных в установленные сроки, от общего количества заявлений, рассмотренных за календарный год;

3) возможность получения заявителем информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий;

4) доля запросов, принятых с использованием информационно-телекоммуникационной сети общего пользования, в том числе посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг и Портала государственных и муниципальных услуг Самарской области, в общем количестве поступивших запросов;

5) сокращение доли обоснованных жалоб в общем количестве поступивших жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц Управления при предоставлении государственной услуги;

Информация об изменениях:

Приказом Управления государственной архивной службы Самарской области от 22 января 2015 г. N 4 пункт 30 настоящего Регламента дополнен подпунктом 6

6) снижение времени ожидания в очереди при подаче заявления и при получении результата предоставления государственной услуги.

Иные требования,
в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги
в электронной форме

31. При предоставлении государственной услуги в электронной форме осуществляется:

1) обеспечение доступа заявителей к сведениям о предоставляемой государственной услуге на официальном сайте Управления, Едином портале государственных и муниципальных услуг и Портале государственных и муниципальных услуг Самарской области;

2) обеспечение возможности подачи заявителем запроса на предоставление государственной услуги с использованием официального сайта Управления, Единого портала государственных и муниципальных услуг и Портала государственных и муниципальных услуг Самарской области;

3) иные действия, осуществляемые при предоставление государственной услуги в электронной форме в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Самарской области.

Состав административных процедур, предоставляемых в электронном виде, а также действий заявителя по получению информации о предоставлении государственной услуги в электронном виде определяются в соответствии с содержанием этапов перехода на предоставление государственной услуги в электронном виде, установленных Перечнем государственных услуг, предоставляемых органами исполнительной власти Самарской области, а также органами местного самоуправления при осуществлении отдельных государственных полномочий, переданных федеральными законами и законами Самарской области, утвержденным постановлением Правительства Самарской области.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур,
требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронной форме

Последовательность административных процедур
при предоставлении государственной услуги

32. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) регистрация документов, поступивших от организаций, и передача их на исполнение;

2) подготовка к рассмотрению представленных документов на заседании ЭПК;

3) рассмотрение представленных документов на заседании ЭПК и оформление решения ЭПК.

33. Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении 2 к Регламенту.

Регистрация документов, поступивших от заявителей, и передача их на исполнение

34. Основанием для начала административной процедуры является получение Управлением или государственным архивом Самарской области документов с сопроводительным письмом заявителя.

35. Сотрудник Управления или государственного архива Самарской области, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции, регистрирует поступившие документы и направляет их специалисту государственного архива Самарской области, курирующему данную организацию (далее - куратор).

36. Куратор проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение, полноту и качество их содержания.

37. Куратор готовит заключение на представленные документы и направляет его вместе с представленными документами:

1) директору государственного архива Самарской области на согласование в случае надлежащего оформления документов (положений об архивах организаций, об экспертных комиссиях) и их соответствия требованиям, указанным в пункте 23 Регламента. Согласованные документы направляются в организацию, их представившую;

2) на доработку при выявлении некомплектности документов и (или) их несоответствия требованиям, указанным в пункте 23 Регламента;

3) секретарю ЭПК вместе с сопроводительным письмом организации в случае надлежащего оформления документов (инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об объединенных архивах, о центральных экспертных комиссиях) и их соответствия требованиям, указанным в пункте 23 Регламента.

38. Срок подготовки заключения куратора не может превышать более 10 дней с момента регистрации документов.

39. Документы, направленные на доработку, поступают на повторное рассмотрение в государственные архивы Самарской области вместе с сопроводительным письмом организации, их представившей. Срок повторного рассмотрения документов куратором и подготовки заключения не может превышать более 10 дней с момента их регистрации.

Максимальный срок выполнения административной процедуры:

при рассмотрении государственным архивом Самарской области инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об объединенных архивах, о центральных экспертных комиссиях - 15 дней со дня регистрации документов соответствующим государственным архивом Самарской области, а если документы поступили за 20 дней до проведения заседания ЭПК - 10 дней с момента их поступления в государственный архив Самарской области;

при рассмотрении документов о согласовании положений об архивах организаций и экспертных комиссиях организаций - 15 дней со дня регистрации документов в государственном архиве Самарской области.

40. Результатом выполнения административной процедуры и способом фиксации являются подготовленное куратором заключение на представленные документы и направление их в Управление либо заявителю, а при рассмотрении документов о согласовании положения об архиве организации или экспертной комиссии организации также решение государственного архива Самарской области в форме письма о согласовании либо об отказе в согласовании представленных заявителем документов и направление документов в представившую их организацию.

Подготовка к рассмотрению представленных документов на заседании ЭПК

41. Основанием для начала административной процедуры является получение Управлением документов с заключением куратора заявителя.

42. Секретарь ЭПК в день поступления документов:

- регистрирует полученные документы в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК;

- включает рассмотрение вопроса о согласовании представленных документов в повестку дня очередного заседания ЭПК согласно графику;

- направляет проекты документов с необходимыми приложениями и рабочей карточкой председателю ЭПК на рассмотрение.

43. Председатель ЭПК в соответствии с графиком подготовки и проведения заседаний ЭПК, ежегодно утверждаемым руководителем Управления, распределяет представленные документы экспертам для рассмотрения и составления заключения.

44. Состав группы экспертов при ЭПК утверждается приказом Управления.

45. Эксперт готовит заключение на представленные документы. В ходе подготовки заключения эксперт проверяет правильность оформления документов, полноту и качество содержания документов.

46. При выявлении некомплектности представленных документов и (или) их несоответствий требованиям, указанным в пунктах 23 Регламента, документы возвращаются экспертом ЭПК на доработку вместе с заключением и сопроводительным письмом.

47. В день проведения заседания ЭПК эксперт представляет свое заключение на документы.

Продолжительность выполнения административной процедуры определяется графиком проведения заседаний ЭПК и составляет не менее 10 дней со дня регистрации секретарем ЭПК документов, направленных (представленных) государственным архивом Самарской области.

48. Результатом выполнения административной процедуры и способом фиксации является заключение эксперта на рассмотренные документы.

Рассмотрение
представленных документов на заседании ЭПК и оформление решения ЭПК

49. Председатель ЭПК может принять решение о необходимости присутствия на заседании ЭПК представителя организации, направившей документы на согласование. В этом случае председатель ЭПК дает поручение секретарю ЭПК обеспечить явку представителя организации на заседание ЭПК.

50. Рассмотрение представленных документов на заседании ЭПК осуществляется в соответствии с процедурой подготовки и проведения заседаний ЭПК, установленной Регламентом работы ЭПК.

51. Решение ЭПК о согласовании (не согласовании) представленных документов оформляется протоколом ЭПК. Протокол ЭПК подписывается секретарем и председателем ЭПК и утверждается руководителем Управления или лицом его замещающим.

Максимальный срок выполнения действия - 15 дней со дня проведения заседания ЭПК.

Критерием принятие решения на заседании ЭПК является соответствие представленных документов требованиям, указанным в пункте 23 Регламента.

52. Решение ЭПК направляется в организацию в виде выписки из протокола заседания ЭПК. Выписка подписывается секретарем и председателем ЭПК и заверяется печатью ЭПК. Выписка направляется в организацию вместе с представленными документами.

Максимальный срок выполнения действия - 3 дня со дня оформления протокола заседания ЭПК.

53. Результатом выполнения административной процедуры и способом фиксации является направление заявителю выписки из протокола заседания ЭПК.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением Регламента

54. Контроль за предоставлением государственной услуги в целом осуществляет руководитель Управления.

55. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных Регламентом, по предоставлению государственной услуги и принятием решений осуществляется на постоянной основе заместителем руководителя Управления, а также должностным лицом Управления, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

56. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений Регламента.

57. Управление осуществляет контроль за представлением государственной услуги в соответствии с установленной компетенцией государственных архивов Самарской области.

58. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления и государственных архивов Самарской области.

59. Плановые проверки осуществляются не реже одного раза в три года. При проверке рассматриваются все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки).

60. Внеплановая проверка проводится по конкретному обращению (в устной или письменной форме), поступившему в Управление.

61. Результаты проверки оформляются в виде справки (акта проверки), в которой указываются выявленные нарушения или недостатки (либо их отсутствие), а также предложения по их устранению.

Должностные лица Управления, по вине которых допущены нарушения положений Регламента, несут дисциплинарную и административную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

62. Заявители, направившие заявления о предоставлении государственной услуги, могут осуществлять контроль за ходом ее предоставления путем получения необходимой информации лично во время приема, по телефону, по письменному обращению, по электронной почте, через Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области и официальный сайт Управления в сети Интернет. Срок получения такой информации во время приема должностным лицом Управления не может превышать 30 минут, а с 1 января 2014 года - 15 минут. Ответ на письменное обращение о ходе предоставления государственной услуги направляется Управлением или государственным архивом Самарской области, в адрес которых направлено данное обращение, не позднее двух рабочих дней со дня его регистрации. Ответ на обращение заявителя о ходе предоставления государственной услуги, сделанное по телефону или электронной почте, не может превышать одного рабочего дня.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий
(бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, должностных
лиц органа, предоставляющего государственную услугу, государственных
служащих

63. Заявители и иные уполномоченные лица имеют право на обжалование решений и действий (бездействия) Управления, должностных лиц, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, повлекших за собой нарушение прав и законных интересов заявителя, в досудебном (внесудебном) порядке.

64. Заявитель или его законный представитель вправе направить в Управление жалобу в письменной или электронной форме на нарушение порядка предоставления государственной услуги, содержащую требование о восстановлении или защите нарушенных прав или законных интересов заявителя органом, предоставляющим государственную услугу, должностными лицами, государственными гражданскими служащими при получении данным заявителем государственной услуги (далее - жалоба).

65. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием сети Интернет, официального сайта Управления, Единого портала государственных и муниципальных услуг либо Портала государственных и муниципальных услуг Самарской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

66. Все жалобы фиксируются специалистом Управления, ответственным за прием документов, в специальном журнале учета жалоб.

67. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования.

Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

нарушение срока предоставления государственной услуги;

требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области для предоставления государственной услуги;

отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области для предоставления государственной услуги, у заявителя;

отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области;

затребование с заявителя при предоставлении государственной платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области;

отказ органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

68. Особенности подачи и рассмотрения жалоб могут устанавливаться нормативными правовыми актами Самарской области.

69. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление в Управление жалобы в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме.

Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

70. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

71. Жалоба на решения и действия (бездействие) должностных лиц, государственных гражданских служащих Управления, руководства или сотрудников государственных архивов Самарской области может быть направлена в Управление:

заместителю руководителя Управления или иному должностному лицу Управления, ответственному за организацию предоставления государственной услуги (необходимые сведения с указанием фамилии, имени, отчества, должности, номера телефона, графика работы и адреса электронной почты размещаются на официальном сайте Управления);

руководителю Управления.

72. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего государственную услугу.

73. Жалоба на нарушение Управлением порядка предоставления государственной услуги может быть направлена в Правительство Самарской области, Губернатору Самарской области.

74. Сроки рассмотрения жалобы.

Жалоба, поступившая в Управление, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации. Правительство Российской Федерации вправе установить случаи, при которых срок рассмотрения жалобы может быть сокращен.

75. По результатам рассмотрения жалобы Управление принимает одно из следующих решений:

удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим государственную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, а также в иных формах;

отказывает в удовлетворении жалобы.

76. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

77. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение 1
к Административному регламенту
управления государственной архивной
службы Самарской области
по предоставлению государственной
услуги "Согласование инструкций
по делопроизводству, номенклатур дел,
положений об архивах, об объединенных
архивах, о центральных экспертных
комиссиях, экспертных комиссиях"

Сведения о местонахождении, контактных телефонах и адресах государственных
бюджетных учреждений Самарской области, подведомственных управлению
государственной архивной службы Самарской области, принимающих участие
в предоставлении государственной услуги

ГБУСО "Центральный государственный архив Самарской области"

Адрес: 443099 г.о. Самара, ул. Молодогвардейская, д.35

Телефон: (846) 3337662, 3336272

Факс: (846) 3337662

Режим рабочего времени: начало рабочего дня - 8.00, перерыв для отдыха и питания - с 12.30 до 13.20, окончание рабочего дня - 17.00 (кроме пятницы). В пятницу режим рабочего времени с 8.00 до 16.00.

Прием посетителей в столе справок: понедельник, среда, пятница с 8.30 до 12.00.

Адрес сайта: http://www.regsamarh.ru/State_archival_institutions/Central_Archive/

Адрес электронной почты: gaso@samtel.ru

Сызранский филиал ГБУСО
"Центральный государственный архив Самарской области"

Адрес: 446001 Самарская область г.о. Сызрань, ул. Советская, д.41

Телефон: (8464) 987133, 985753

Факс: (8464) 987133

Режим рабочего времени: начало рабочего дня - 8.00, перерыв для отдыха и питания - с 12.30 до 13.20, окончание рабочего дня - 17.00 (кроме пятницы). В пятницу режим рабочего времени с 8.00 до 16.00.

Адрес сайта: http://www.regsamarh.ru/State_archival_institutions/syzran/

Адрес электронной почты: gosarhiv@dtc.syzran.ru

ГБУСО "Самарский областной
государственный архив социально-политической истории"

Адрес: 443096 г. Самара, ул. Мичурина, д.13

Телефон: (846) 2650879, 2633212

Факс: 3414470

Режим рабочего времени: начало рабочего дня - 8.00, перерыв для отдыха и питания - с 12.30 до 13.20, окончание рабочего дня - 17.00 (кроме пятницы). В пятницу режим рабочего времени с 8.00 до 16.00.

Прием посетителей: вторник с 8.00 до 17.00

Адрес сайта: http://www.regsamarh.ru/State_archival_institutions/Archives_ssotsialno-p olitical/

Адрес электронной почты: gaspi@samaramail.ru

ГБУСО "Самарский областной государственный технотронный архив"

Адрес: 443096 г. Самара, ул. Мичурина, д.13.

Телефон: (846) 2650863

Факс: 3414470

Режим рабочего времени: начало рабочего дня - 8.00, перерыв для отдыха и питания - с 12.30 до 13.20, окончание рабочего дня - 17.00 (кроме пятницы). В пятницу режим рабочего времени с 8.00 до 16.00.

Адрес сайта: http://www.regsamarh.ru/State_archival_institutions/tehnotoronny_archive/

Адрес электронной почты: sogta@regsamarh.ru

Приложение 2
к Административному регламенту
управления государственной архивной
службы Самарской области
по предоставлению государственной
услуги "Согласование инструкций
по делопроизводству, номенклатур дел,
положений об архивах, об объединенных
архивах, о центральных экспертных
комиссиях, экспертных комиссиях"