Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Распоряжение Губернатора Самарской области от 29 апреля 2013 г. N 234-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области"
С изменениями и дополнениями от:
12 августа 2013 г.
В целях установления единых требований к порядку работы с документами в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области.
2. Органам исполнительной власти Самарской области привести свои нормативные правовые акты в соответствие с настоящим распоряжением.
|
Губернатор Самарской области |
Н.И. Меркушкин |
Инструкция
по делопроизводству в администрации губернатора Самарской области, секретариате правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области
(утв. распоряжением губернатора Самарской области от 29 апреля 2013 г. N 234-р)
С изменениями и дополнениями от:
12 августа 2013 г.
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной, власти Самарской области (далее - Инструкция) подготовлена на основе:
постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";
Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 г. N 76;
ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятого постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 г. N 65-ст;
Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" Вниидад, Росархив, 2003 г.;
Межгосударственного стандарта "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления", введенного в действие постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 04.09.2001 г. N 367-ст.
1.2. Инструкция устанавливает единые требования к порядку работы с документами, общие требования по организации документооборота в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области (далее для целей настоящей Инструкции - органы исполнительной власти).
Применение Инструкции способствует унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов, сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов, формированию официально-делового стиля документов в органах исполнительной власти.
При составлении и оформлении документов сотрудники органов исполнительной власти руководствуются настоящей Инструкцией и приложениями 1-61 к ней.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе включая подготовку, регистрацию, учет и контроль выполнения, осуществляемые с применением информационных технологий.
1.4. Делопроизводство в органах исполнительной власти Самарской области ведется с использованием автоматизированной информационной системы документооборота и делопроизводства (далее - АИС ДД) с применением электронной подписи в процессе обмена электронными документами.
Регламент работы в автоматизированной информационной системе делопроизводства и документооборота Администрации Губернатора Самарской, секретариата Правительства Самарской области и органов исполнительной власти Самарской области с применением электронной подписи (далее - Регламент) приведен в приложении 1.
1.5. Проекты документов создаются в АИС ДД в порядке, определяемом Регламентом, с приложением электронных образов проекта и сопроводительных документов к нему. Наименования вложений должны соответствовать содержанию и наименованиям вложенных документов.
На каждом этапе прохождения процедуры согласования документа статус электронного согласования, версия проекта и сопроводительных документов к нему в АИС ДД должны соответствовать фактическому состоянию проекта.
Ответственность за актуальность и достоверность информации о согласовании проекта в АИС ДД лежит на его разработчике.
Согласование должностными лицами правовых актов в АИС ДД осуществляется непосредственно руководителем или лицом, замещающим его в АИС ДД, в сроки, установленные Инструкцией для согласования соответствующих видов документов.
1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, установление единых требований к документированию деятельности и организации работы с документами в системе органов исполнительной власти, методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляются управлением делопроизводства и документооборота секретариата Правительства Самарской области (далее - управление делопроизводства и документооборота).
1.7. Ведение делопроизводства в органах исполнительной власти осуществляется ответственным за делопроизводство, иными сотрудниками, на которых возлагаются эти обязанности (далее - ответственный за делопроизводство). Ответственный за делопроизводство несет ответственность за выполнение возложенных на него функций, а также осуществляет контроль за общим состоянием делопроизводства, прохождением и исполнением документов в органе исполнительной власти и его подразделениях.
На ответственного за делопроизводство возлагаются следующие основные функции:
прием поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных органом исполнительной власти, количеству документов, зарегистрированных в АИС ДД, а также правильности их регистрации;
передача зарегистрированных документов на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или по решению руководителя иным должностным лицам органа исполнительной власти, документов с указаниями по исполнению - исполнителям;
оформление проектов резолюций, служебных писем и других документов за подписью руководителя;
контроль за прохождением документов в подразделениях органа исполнительной власти с использованием электронного документооборота;
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
подготовка сводной информации об исполненных и находящихся на исполнении документах;
контроль за вводом в АИС ДД сотрудниками органа исполнительной власти информации о ходе и результатах исполнения документов;
учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
ежегодный учет документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования";
списание в дело исполненных документов; составление номенклатуры дел органа исполнительной власти; формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
ознакомление сотрудников с копиями федеральных законов, актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации, актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, постановлений и распоряжений Губернатора Самарской области (далее - Губернатор области) и Правительства Самарской области (далее - Правительство области), других документов и информационных материалов, поступивших в орган исполнительной власти;
организация использования средств факсимильной связи и копировальной техники;
проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами, в том числе с использованием АИС ДД.
1.8. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения, перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы лицу, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому сотрудниц по указанию руководителя подразделения. При увольнении сотрудника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.
1.9. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами возлагается на руководителей органов исполнительной власти.
1.10. При работе с документами не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
1.11. Работать с оригиналами документов вне служебных помещений запрещается. Исключением с разрешения руководителя органа исполнительной власти являются суд, иные юрисдикционные органы, иные органы исполнительной власти и органы местного самоуправления, выездные семинары, совещания и т.п.
1.12. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения. По распоряжению руководителя подразделения проводится проверка, о результатах которой информируется руководитель соответствующего органа исполнительной власти.
1.13. Содержание служебных документов, а также содержание принятых по ним решений до опубликования документов в установленном законодательством Самарской области порядке относится к материалам, содержащим служебную информацию, и не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа исполнительной власти.
Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с информацией.
Сотрудники структурных подразделений органа исполнительной власти несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение настоящих требований.
1.14. Переписка между подразделениями запрещается, за исключением случаев, определенных распоряжениями или указаниями руководителя органа исполнительной власти.
Для совместной проработки проектов документов и рассылки информационных материалов используется АИС ДД, электронная почта Администрации Губернатора области и Правительства области домена samregion.ru.
1.15. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке уполномоченным подразделением, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора Самарской области (далее - вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора области) или его заместителей в соответствии с распределением обязанностей.
1.16. Инструкция предназначена для использования в органах исполнительной власти и их структурных подразделениях.
Соблюдение требований Инструкции является обязательным для сотрудников органов исполнительной власти и их подразделений.
Инструкция может быть использована в работе органов местного самоуправления муниципального района, городского округа в Самарской области, а также для разработки собственных правил организации работы с документами.
1.17. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
2. Основные понятия
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;
документ - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;
информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
исполнитель - сотрудник структурного подразделения органа исполнительной власти, на который возложена функция по разработке проекта документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
лингвистическая экспертиза - редактирование и корректорская правка текстов (стилистическая, орфографическая, пунктуационная) проектов нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и иных документов в соответствии с нормами современного русского языка и требованиями, предъявляемыми Инструкцией;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых делопроизводством органа исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
разработчик проекта - орган исполнительной власти Самарской области (его руководитель), на который возложена функция по разработке проекта;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
редактор (корректор) - лицо, ответственное за проведение лингвистической экспертизы;
реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая включение документов в систему, их обработку, управление и доступ к ним;
сканирование документа - получение электронного образа документа; служба делопроизводства - структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти;
служебная информация ограниченного распространения - несекретная информация, касающаяся деятельности органа исполнительной власти, их структурных подразделений и должностных лиц, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью;
факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры);
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
электронная почта - технология и предоставляемые ею услуги по пересылке и получению электронных сообщений, называемых "письма" или "электронные письма" по распределённой (в том числе глобальной) компьютерной сети;
электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.
Иные понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определенным действующим законодательством Российской Федерации.
3. Создание документов в органах исполнительной власти
3.1. Общие требования к оформлению документов.1
3.1.1. Бланки документов, состав реквизитов
3.1.1.1. Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) и имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.1.1.2. Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При подготовке документов в органах исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов.
____________________
1 Правила оформления отдельных видов документов устанавливают требования, которые могут выходить за рамки общих требований.
ГАРАНТ:
Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником
3.1.1.4. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов органа исполнительной власти утверждаются руководителем органа исполнительной власти.
3.1.1.5. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органа исполнительной власти, являются:
а) Герб Самарской области;
б) наименование органа исполнительной власти;
в) должность лица - автора документа;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) справочные данные об органе исполнительной власти;
ж) адресат;
з) дата документа;
и) регистрационный номер документа;
к) наименование документа (заголовок);
л) текст документа;
м) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
н) отметка о наличии приложений;
о) гриф согласования;
п) гриф утверждения;
р) гриф (пометка) ограничения доступа к документу; с) виза;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
Сокращенное наименование органа исполнительной власти помещают в скобках под полным наименованием.
Вид документа. Наименование вида издаваемого документа (Приказ, Протокол, Акт) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
Справочные данные об органе исполнительной власти. Справочные данные об органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес органа исполнительной власти, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти.
Адресат. Документы адресуют в государственные органы, органы местного самоуправления, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
В состав реквизита "Адресат" входит наименование организации, органа исполнительной власти, наименование должности, инициалы и фамилия адресата. Если адресат частное лицо - инициалы и фамилия данного лица.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Реквизиты адреса на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:
а) для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;
б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
в) название улицы, номер дома, номер квартиры;
г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
д) название района;
е) название республики, края, области, автономного округа (области);
ж) название страны (для международных почтовых отправлений);
з) почтовый индекс.
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Сведения об адресате печатаются от правой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (12 пт), центрируются относительно самой длинной строки.
Наименование организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал (12 пт).
Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через полуторный межстрочный интервал (18 пт).
При направлении служебного письма в организацию, в ее структурное подразделение наименование пишется в именительном падеже, например:
Российская академия
Государственной службы
при Президенте
Российской Федерации
или
Комитет
Государственной Думы
по экологии
или
Самарская Губернская Дума
Комитет по законодательству,
законности и правопорядку
Должность и фамилию лица, которому адресован документ, ученое звание или ученую степень указывают в дательном падеже, его инициалы указываются перед фамилией, например:
Ректору Самарского
медицинского университета
профессору
И.О. Фамилия
Председателю
Самарской Губернской Думы
И.О. Фамилия
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям
органов исполнительной власти
Самарской области
Если служебное письмо адресуется частному лицу, сначала указывают фамилию, инициалы, затем почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал 12 пт, например:
Фамилия И.О.
ул. Ленинская, д. 8, кв. 15,
г. Самара, 443010
Письмо не должно содержать больше 4 адресатов. Слово "копия(и)" не указывается.
Если количество адресатов письма более четырех, то составляется указатель рассылки, на каждом экземпляре письма указывается только один адресат.
При необходимости рассылки копий письма органам исполнительной власти наименования органов исполнительной власти приводятся в указателе рассылки, прилагаемом к письму, независимо от количества адресатов.
Дата документа На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 одинарных межстрочных интервалов (24-36 пт) от предыдущего реквизита.
Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами исполнительной власти, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2013 г., (для проектов правовых актов, сопроводительных документов, текстов писем, телеграмм, соглашений, контрактов, договоров).
При оформлении календарных сроков в текстах вышеуказанных документов слово "год" в соответствующем числе и падеже пишется без сокращений: в 2013 году, в 2010-2013 годах, в IV квартале 2013 года, за 11 месяцев 2013 года.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 13 января 2013 г.
Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти, присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный индекс документа, как правило, складывается из индекса структурного подразделения, в котором документ был подготовлен и где будет храниться его копия после отправки, номера дела по номенклатуре, в которое эта копия подшивается, порядкового номера исходящего документа. Он может также дополняться индексами корреспондентов, вопросов деятельности, должностных лиц, исполнителей.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных органами исполнительной власти - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований органов исполнительной власти в заголовочной части документа.
На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой.
Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатался документ.
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
При ответе на поступивший документ в телеграмме номер и дата документа, на который дается ответ, указываются в тексте.
Гриф (пометка) ограничения доступа к документу. Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.
Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки), отделяется межстрочным интервалом 18 пт и центрируется по отношению к грифу.
Наименование документа (заголовок). Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам формата А4, за исключением текстов небольшого объема (менее 8-9 строк), резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм и извещений.
Заголовок является частью поискового образа документа и при регистрации письма и постановке его на контроль наряду с другими реквизитами вводится в базу данных.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об утверждении...", "Об организации...", "О состоянии...").
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту печатается под реквизитами бланка, к тексту письма - от левой границы текстового поля, место для него обычно отмечается уголками при типографском изготовлении бланков. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков.
В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов, организационно-распорядительных документов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом, выравнивается по центру.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (12 пт). Точка в конце заголовка не ставится, заголовок не берется в кавычки.
Текст документа Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Текст печатается в установленных границах полей, через полуторный межстрочный интервал (18 пт) и отделяется от заголовка 2-3 одинарными межстрочными интервалами (24-36 пт).
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст - основной элемент любого документа, размещается под заголовком к тексту. Формулировки в служебных документах должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложении помогают точность подбора слов и прямой их порядок в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяющим словом. Тон служебных документов должен быть нейтральным, уважительным, не содержащим экспрессии. В письмах рекомендуется избегать категоричных выражений.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: приказываю подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении ...;
3-го лица единственного числа: ...Правительство Самарской области постановляет...; ...коллегия постановила...; министерство считает возможным...;
1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем...; решили... .
В текстах правовых актов используются формы глаголов страдательного залога в настоящем времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".
В тексте документа, подготовленного на основании правовых актов, изданных органами исполнительной власти, документов, ранее изданных органом исполнительной власти - исполнителем документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
"В соответствии с постановлением Правительства Самарской области от 12.10.2011 г. N 555 "О Регламенте Правительства Самарской области".
В правовых актах следует избегать употребления сокращенных слов, наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием. В приложениях к правовым актам все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми (например - МИД России, МВД России), не допускается употребление сокращения "РФ" вместо слов "Российская Федерация".
Примеры написания некоторых наименований правовых актов, органов власти, должностей приведены в приложении 2.3.
При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного
___________________
3 См. также: Справочник по оформлению нормативных правовых актов в Администрации Президента Российской Федерации (по состоянию на 25.09.2012 г.) государственно-правового управления Президента Российской Федерации.
документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование.
В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения.
Текст может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста, а также путем соединения этих форм. В анкетном тексте наименования признаков (постоянная информация) выражаются именами существительными в именительном падеже.
В табличном тексте графы и строки (постоянная информация) должны иметь заголовки, выраженные именами существительными в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблица занимает более одной страницы, наименования граф таблицы повторяются на каждой странице.
Текст таблицы печатается через межстрочный интервал 12 пт.
Все таблицы в тексте, за исключением таблиц приложений, имеют сквозную нумерацию арабскими цифрами.
Таблица должна иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Заголовок таблицы печатается по центру, пишется с прописной буквы, после заголовка точка не ставится.
Таблица помещается сразу после текста, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно поместить таблицу и в приложении к основному документу.
Примечания следует помещать непосредственно после текстового, графического материала или в таблице, к которой относятся эти примечания. Слово "Примечание" следует печатать с прописной буквы с абзационного отступа и не подчеркивать. Если примечание одно, то после слова "Примечание" ставится тире и текст примечания печатается с прописной буквы. Одно примечание не нумеруется, например:
Примечание - Органам и должностным лицам, обозначенным в списке полужирным шрифтом, рассылается в обязательном порядке.
Несколько примечаний нумеруются по порядку арабскими цифрами, например:
Примечания
1. Инструкцией по делопроизводству (п. 3.2.2.15) предусматривается время согласования
распоряжений каждым лицом до 3-х дней.
2. В обязательном порядке заполняются все графы.
При необходимости дополнительного пояснения примечание допускается оформлять в виде сноски. Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к которому дается пояснение. Знак сноски оформляют надстрочно арабскими цифрами:.1. Допускается вместо цифр знак сноски обозначать звездочками "*". Применять более трех звездочек на странице не допускается.
Сноску располагают внизу страницы с абзацного отступа, отделяя от текста короткой горизонтальной линией слева.
Примечание и сноску следует печатать шрифтом Times New Roman размером N 10-11 через межстрочный интервал 12 пт. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
Сквозная нумерация подстрочных сносок (как правило, не более четырех) может применяться по всему тексту, в пределах главы, раздела, в пределах одной страницы документа.
Формулы следует выделять из текста в отдельную строку, центрировать по ширине. Выше и ниже каждой формулы или уравнения должно быть оставлено не менее одной свободной строки. Если уравнение не умещается в одну строку, то оно должно быть перенесено после знака равенства (=) или после знаков плюс (+), минус (-), умножения (х), деления (:) или других математических знаков, причем знак в начале следующей строки повторяется.
Пояснение значений символов и числовых коэффициентов следует приводить непосредственно под формулой в той же последовательности, в которой они даны в формуле, например:
... показатель рассчитывается по формуле
А = а : b,
где а - показатель...;
b - коэффициент_ .
Тексты сложных, больших по объему документов разделяют на части, разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высокого деления. Все они разделяются точками, и в конце номера ставится точка (1.1., 3.2.7., 5.3.2.4. и т. д.).
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты так же, как и в тексте постановления (распоряжения) - арабскими. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, (например, 1.2.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.1.1.).
Отметка о наличии приложения Отметка о наличии приложения (письма) размещается под текстом документа, отделяется от текста 1-2 одинарными межстрочными интервалами (12-24 пт), пишется с абзаца, с заглавной буквы, всегда в единственном числе, после неё ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал (12 пт).
Если приложение упомянуто в тексте документа - указывается число листов и экземпляров приложения, например:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если приложение в тексте не названо и если в тексте несколько приложений, его наименование дается в отметке о приложении с указанием числа листов и экземпляров в каждом, например:
Приложение: 1. Проект договора (между кем, о чем) на 5 л. в 1 экз.
2. Список (кого, чего) на 2 л. в 2 экз.
Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляют не по всем адресатам, в отметке о его наличии указывается, в какой адрес его посылают:
Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.
Если приложение сброшюровано, то число листов не указывают: Приложение: программа в 4 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку об их наличии оформляют следующим образом:
Приложение: письмо министерства управления финансами Самарской области от 17.01.2013 г. N 8 и приложение к нему, всего на 4 л.
В приложениях справочного характера к распорядительному документу (постановлению, распоряжению, приказу, правилам, инструкции, положению, решению) слово "Приложение" печатается прописными буквами в правом верхнем углу, центрируется по отношению к наименованию вида документа, его дате и регистрационному номеру относительно самой длинной строки, например:
Приложение N 1 Приложение N 2
к постановлению Губернатора к постановлению Правительства
Самарской области Самарской области
от _______________ N ______ от ________________ N _______
Приложения печатаются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы идентичны размерам, применяемым при оформлении текста.
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и другое.
При наличии в тексте правового акта формулировки "Утвердить", "Согласовать", "Одобрить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) приложение оформляется в соответствии с оформлением реквизитов "Гриф утверждения", "Гриф согласования".
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом через 1 межстрочный интервал (12 пт). Первое слово заголовка приложения выделяется прописными буквами (положение, перечень, список, мероприятия и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 5 одинарными межстрочными интервалами (60 пт), от текста приложения - 2 одинарными межстрочными интервалами (24 пт).
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится.
Приложение может быть оформлено в виде таблицы.
Правила оформления таблицы приведены выше, пример оформления - в приложении 18.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. Связный текст составляют произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.
При наличии в тексте приложения примечания оно оформляется в соответствии с правилами оформления этого реквизита, указанными выше.
Визы. Согласование проекта документа должностными лицами оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а при необходимости наименование должности визирующего.
На письме виза проставляется на лицевой стороне последнего листа последнего экземпляра документа в нижней его части.
Правовые акты, соглашения, договоры, контракты визируются на отдельном листе - листе согласования, а в случаях, установленных пунктом 3.2.2.20 Инструкции - на листах ознакомления.
Полистное визирование оформляется визой на оборотной стороне каждого листа документа в нижней его части.
Полистно визируются законопроект, проект постановления Самарской Губернской Думы - экземпляр, помещаемый в дело; проекты постановлений, распоряжений, приказы; соглашения, договоры, контракты, письма - экземпляры, остающиеся в управлении делопроизводства и документооборота.
Отметка о заверении копии. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий слова "Копия верна", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию).
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
Удостоверение соответствия копий нормативных правовых и иных актов Губернатора области, Правительства области, Администрации Губернатора области, секретариата Правительства области подлиннику документа оформляется печатью управления делопроизводства и документооборота на реквизите "Подпись".
Подпись должностного лица Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 одинарными межстрочными интервалами (24-36 пт), состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (12 пт) и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Подпись обязательна для служебных документов. Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции. Документы, составляемые в органах, действующих на правах единоначалия, подписывает одно должностное лицо. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставят две подписи (например в протоколе).
Две подписи и более ставят на документах, за содержание которых отвечает несколько лиц. Денежно-финансовые документы подписывают руководитель органа и главный бухгалтер, договоры и контракты - представители договаривающихся сторон, документы, составляемые комиссией (например акты) - все ее члены, если иное не предусмотрено действующим законодательством.
Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке (например в пояснительной записке):
Министр
образования и науки
Самарской области И.О. Фамилия
При оформлении документа на именном бланке, на бланке органа исполнительной власти должность подписывающего указывается сокращенно:
Министр И.О. Фамилия
Если письмо оформляется на бланке Губернатора области, Правительства области, Администрации Губернатора области, секретариата Правительства области, вице-губернатора - председателя Правительства Самарской области (далее - вице-губернатор - председатель Правительства области), вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области, то наименование должности в подписи указывается:
Губернатор
Самарской области И.О. Фамилия
И.о. Губернатора
Самарской области И.О. Фамилия
Вице-губернатор -
председатель Правительства
Самарской области И.О. Фамилия
И.о. вице-губернатора -
председателя Правительства
Самарской области И.О. Фамилия
Вице-губернатор -
руководитель Администрации
Губернатора Самарской области И.О. Фамилия
Руководитель
секретариата Правительства
Самарской области И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами составные части подписи располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью подписывающих, например:
Министр И.О. Фамилия
Главный бухгалтер И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне, например:
Министр Министр
образования и науки имущественных отношений
Самарской области Самарской области
И.О. Фамилия И.О. Фамилия
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц,
их подписывающих, а обязанности в составе комиссии:
Председатель комиссии И.О. Фамилия
Заместитель председателя комиссии И.О. Фамилия
Секретарь комиссии И.О. Фамилия
Члены комиссии И.О. Фамилия
Если руководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, документ может подписать лицо, исполняющее его обязанности, например:
И.о. министра культуры
Самарской области И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Гриф утверждения, гриф согласования. Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "Гриф согласования" со ссылкой на номер и дату правового акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.
Гриф утверждения ставится в таких документах, как правовые акты, планы, отчеты, инструкции, правила и другие.
Слова "Утверждено" и "Утвержден" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены.
Слова "Утверждено", "Одобрено", "Согласовано" отделяют от последующих строк реквизита 1 межстрочным интервалом (12 пт) (остальные строки реквизита печатаются также через 1 межстрочный интервал (12 пт).
Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки, длина которой не должна превышать 28 печатных знаков и ограничивается правым полем документа.
При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф должен состоять из слова Утверждаю (без кавычек), должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:
Утверждаю
Губернатор Самарской области
_____________ И.О. Фамилия
от "__" __________ 2013 г.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф состоит из слова Утвержден (утверждена, утверждены, утверждено), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера:
Утверждено Утверждено
постановлением Губернатора постановлением Правительства
Самарской области Самарской области
от _____________ N ____ от _______________ N _____
Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа в одну строку.
Отметка включает фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
Николаев 3345688
Указания по исполнению документа (резолюция). Указания по исполнению документов фиксируются в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения, срок его исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, дату.
Резолюция пишется на документе или на отдельном листе, прилагаемом к документу.
Отметка о контроле документа Отметку о контроле проставляют с помощью штампа "Контроль" на документах, поставленных на контроль, на верхнем поле документа справа.
Отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти. Отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти проставляется с использованием штампа и содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты).
Отметка о конфиденциальности. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относящуюся к служебной тайне или иному виду конфиденциальной информации. Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, имеет вид "Для служебного пользования".
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
Идентификатор электронной копии документа Идентификатор электронной копии документа - это отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу на последней странице документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые органом исполнительной власти.
Требования к оформлению отдельных видов документов изложены в соответствующих разделах настоящей Инструкции.
3.2. Подготовка проектов правовых актов Самарской области
Органы исполнительной власти представляют в Правительство области проекты:
законодательных актов Самарской области;
постановлений и распоряжений Губернатора области;
постановлений и распоряжений Правительства области.
Подготовка и оформление проектов вышеуказанных актов осуществляется органами исполнительной власти в порядке, установленном актами Правительства области и законодательными актами Самарской области, а также настоящей Инструкцией.
3.2.1. Проекты законов Самарской области
3.2.1.1. Органы исполнительной власти в целях нормативного правового регулирования в установленной сфере деятельности разрабатывают проекты законов Самарской области (далее - законопроекты) во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства области и поручений Губернатора области, а также в порядке законодательной инициативы.
Законопроекты вносятся в Самарскую Губернскую Думу (далее - Губернская Дума) в порядке реализации права законодательной инициативы Губернатора области или Правительства области.
3.2.1.2. По законопроекту, вносимому на рассмотрение Губернской Думы Губернатором области либо Правительством области, официальным представителем Губернатора области либо Правительства области, назначается, как правило, руководитель или заместитель руководителя органа исполнительной власти - головного исполнителя законопроекта.
В случае невозможности присутствия на заседании Губернской Думы официального представителя Губернатора области либо Правительства области по уважительным причинам (болезнь, отпуск, командировка и т.д.) его полномочия по поручению Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области может осуществлять иное должностное лицо.
3.2.1.3. При внесении законопроекта в Губернскую Думу субъектом права законодательной инициативы должны быть представлены в двух экземплярах письмо субъекта права законодательной инициативы (Губернатора области или Правительства области) на имя председателя Губернской Думы (приложения 3, 4) и оформленные в качестве приложения к письму:
проект постановления Губернской Думы о принятии законопроекта (приложение 5, 6);
текст законопроекта, оформленный в установленном порядке (приложение 7);
пояснительная записка, включающая социально-экономическое и правовое обоснование принятия законопроекта, определяющее его цель, краткую характеристику содержания, прогноз социально-экономических, финансовых и иных последствий его принятия, сведения о проведении антикоррупционной экспертизы предлагаемого законопроекта и об отсутствии в нем коррупциогенных факторов, а также сведения об органах власти, организациях и лицах, принимавших участие в его разработке, подписанная руководителем органа исполнительной власти, подготовившего законопроект (приложение 8);
справка о состоянии федерального и областного законодательства в данной сфере правового регулирования (приложение 9);
финансово-экономическое обоснование (в случае внесения законопроекта, реализация которого затрагивает финансовые (в том числе бюджетные) правоотношения, подписанное руководителем органа исполнительной власти, подготовившего законопроект (приложение 10);
перечень нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации данного законопроекта (приложение 11);
перечень нормативных правовых актов, отмены, изменения, дополнения которых потребует принятие законопроекта (приложение 12);
заключение Губернатора области в случаях, предусмотренных действующим законодательством (приложение 13);
лист согласования к законопроекту (приложение 25).
Решение о внесении Правительством области законопроекта на рассмотрение Губернской Думы в порядке реализации права законодательной инициативы Правительства области оформляется распоряжением Правительства области и согласовывается вместе с законопроектом в установленные пунктом 3.2.1.4 Инструкции сроки (приложение 14).
При принятии решения о внесении законопроекта на рассмотрение Губернской Думы на заседании Правительства области к проекту распоряжения прикладывается титульный лист, оформленный согласно приложению 15.
При внесении на рассмотрение Губернской Думы законопроекта по инициативе Губернатора области к законопроекту прилагается распоряжение Губернатора области о назначении официального представителя Губернатора области при рассмотрении законопроекта в Губернской Думе (приложение 16).
3.2.1.4. Разработчик законопроекта организует согласование законопроекта и визирование второго экземпляра сопроводительного письма Губернатора области или Правительства области.
Законопроект с приложением документов, указанных в пункте 3.2.1.3 Инструкции, подлежит рассмотрению в течение 5 рабочих дней, следующих за днем его поступления.
Срок проведения лингвистической экспертизы законопроекта соответствуют вышеуказанному сроку.
Согласование законопроекта осуществляется в следующем порядке.
Лист согласования к законопроекту визируют:
руководитель органа исполнительной власти, разработавшего законопроект (лицо, его замещающее);
руководитель заинтересованного органа исполнительной власти (лицо, его замещающее);
руководитель заинтересованного структурного подразделения Администрации Губернатора Самарской области (далее - Администрация Губернатора области);
заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель Главного правового управления (далее руководитель Главного правового управления), лицо, его замещающее;
руководитель управления делопроизводства и документооборота (лицо, его замещающее);
вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора области (лицо, его замещающее);
вице-губернатор - председатель Правительства области (лицо, его замещающее) в случае, если законопроект вносится по инициативе Губернатора области.
Полистное визирование постановления Губернской Думы и законопроекта (экземпляра, остающегося в Правительстве области) осуществляют:
исполнитель по должности не ниже консультанта; руководитель соответствующего структурного подразделения Главного правового управления (лицо, его замещающее) либо по его поручению главный консультант;
редактор, корректор.
Законопроекты, затрагивающие финансовые правоотношения, после их согласования всеми заинтересованными органами исполнительной власти согласовываются в следующем порядке:
министерство управления финансами Самарской области и служба государственного финансового контроля Самарской области (далее - Госфинконтроль Самарской области) - законопроект направляется одновременно. Согласование законопроекта Госфинконтролем Самарской области осуществляется не позднее дня, следующего за днем согласования соответствующего законопроекта министерством управления финансами Самарской области. При согласовании министерством управления финансами Самарской области законопроекта ранее последнего дня срока, указанного в абзаце втором настоящего пункта, согласование данного законопроекта Госфинконтролем Самарской области осуществляется в пределах срока указанного в абзаце втором настоящего пункта;
Главное правовое управление Администрации Губернатора Самарской области (далее - Главное правовое управление).
Второй экземпляр сопроводительного письма визируют: руководитель органа исполнительной власти, разработавшего законопроект (лицо, его замещающее);
руководитель соответствующего структурного подразделения министерства управления финансами Самарской области (лицо, его замещающее) в отношении законопроектов, затрагивающих финансовые правоотношения;
руководитель Госфинконтроля Самарской области (лицо, его замещающее) в отношении законопроектов, затрагивающих финансовые правоотношения;
руководитель Главного правового управления (лицо, его замещающее); редактор, корректор.
Визы проставляются на оборотной стороне законопроекта (полистное визирование) и на отдельном листе согласования. Виза должностного лица действительна в течение 6 месяцев со дня согласования, если за этот срок не было изменений в законодательстве по данному вопросу.
3.2.1.5. В случае если законопроект требует дополнительного изучения, специальной проверки, истребования дополнительных материалов, срок, указанный в абзаце втором пункта 3.2.1.4 Инструкции, может быть увеличен по согласованию с разработчиком законопроекта.
В отдельных случаях, когда срок, указанный в абзаце втором пункта 3.2.1.4 Инструкции, истек и не был продлен по основаниям и в порядке, установленном в абзаце первом настоящего пункта, разработчик проекта вправе представить законопроект на подпись Губернатору области (лицу, его замещающему) или на заседание Правительства области без визы руководителя заинтересованного органа исполнительной власти с приложением служебной записки.
В случае если у лиц, согласовывающих законопроект, имеются замечания и (или) предложения, они излагаются, как правило, в письменной форме в виде отдельного документа - заключения (приложение 33) и прилагаются к законопроекту, в том числе при согласовании в АИС ДД. Замечания и (или) предложения согласовываются разработчиком законопроекта с лицом, их сделавшим. В случае если замечания и (или) предложения не учтены (не сняты), вопрос о разногласиях рассматривается вице-губернатором - председателем Правительства области или на заседании Правительства области.
В случае если у лиц, согласовывающих законопроект, имеется информация о наличии возможных рисков его реализации, которые не являются с правовой и финансово-организационной точки зрения препятствием для реализации данного документа, однако могут существенно осложнить его исполнение, в том числе не обеспечить достижение планируемых целей и результатов, данная информация излагается в письменной форме в виде отдельного документа (в т.ч. акта экспертно-аналитического мероприятия Госфинконтроля Самарской области) и направляется в адрес разработчика законопроекта и вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области или вице-губернатора - председателя Правительства области (в зависимости от субъекта права законодательной инициативы). Указанная информация прилагается к законопроекту, в том числе при согласовании в АИС ДД. При этом данный проект считается согласованным.
Акт экспертно-аналитического мероприятия Госфинконтроля Самарской области является документом, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, и направляется в адрес вышеуказанных лиц с сопроводительными письмами. Реквизиты сопроводительного письма на имя вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области или вице-губернатора - председателя Правительства области указываются в листе согласования (при согласовании в АИС ДД - в поле "комментарии") без размещения текста самого акта в АИС ДД. При этом законопроект считается согласованным.
3.2.1.6. Ответственность за качество разработки законопроекта несет разработчик законопроекта.
3.2.1.7. Текст законопроекта и материалы, предусмотренные пунктом 3.2.1.3 Инструкции, представляются в управление делопроизводства и документооборота в электронном виде.
3.2.1.8. Закон Самарской области, принятый Губернской Думой, регистрируется в управлении делопроизводства и документооборота и передается в секретариат Губернатора Самарской области (далее - секретариат Губернатора области) для подготовки соответствующего поручения Губернатора области (лица, его замещающего).
3.2.1.9. Первый экземпляр закона Самарской области (экземпляр, остающийся в Правительстве области) с приложением указанного поручения Губернатора области (лица, его замещающего) и копии соответствующего постановления Губернской Думы о его принятии направляется в орган исполнительной власти, к компетенции которого относится исполнение закона. Секретариат Губернатора области незамедлительно информирует об этом управление организации контроля департамента по вопросам правопорядка и противодействия коррупции Самарской области (далее - управление организации контроля), на который возложена функция контроля за соблюдением сроков подготовки закона Самарской области к обнародованию Губернатором области (лицом, его замещающим).
Второй экземпляр закона Самарской области направляется в Главное правовое управление.
В необходимых случаях копии закона Самарской области направляются в другие органы исполнительной власти.
В течение 10 календарных дней со дня регистрации закона Самарской области в управлении делопроизводства и документооборота орган исполнительной власти обеспечивает согласование закона Самарской области.
3.2.1.10. Согласование закона Самарской области осуществляется путем визирования первого экземпляра закона Самарской области:
полистно - исполнителем, руководителем соответствующего управления Главного правового управления;
на оборотной стороне первого листа (с расшифровкой фамилии визирующего) или на отдельном листе согласования - руководителем органа исполнительной власти, к компетенции которого относится исполнение закона Самарской области, руководителем Главного правового управления, руководителями других органов исполнительной власти (если копии закона Самарской области были им направлены на согласование).
3.2.1.11. Согласованный закон Самарской области в 2-х экземплярах направляется ответственным органом исполнительной власти с приложением копии постановления Губернской Думы о его принятии руководителю управления делопроизводства и документооборота для подписания Губернатором области (лицом, его замещающим).
3.2.1.12. Закон Самарской области, подписанный Губернатором области (лицом, его замещающим) в 2-х экземплярах, передается в управление делопроизводства и документооборота для его регистрации.
Один экземпляр Закона Самарской области (с визами) остается в управлении делопроизводства и документооборота, второй направляется в Губернскую Думу.
Управление делопроизводства и документооборота передает 3 экземпляра (копии) закона департаменту информационной политики Администрации Губернатора области для организации официального опубликования закона Самарской области в средствах массовой информации и 1 экземпляр (копию) в управление организации контроля для проведения контрольных мероприятий.
3.2.1.13. Управление организации контроля после опубликования закона Самарской области вносит информацию о печатном издании и реквизитах номера этого печатного издания, в котором опубликован закон Самарской области, в АИС ДД.
3.2.1.14. В случае отклонения Губернатором области (лицом, его замещающим) закона Самарской области, принятого Губернской Думой, ответственным органом исполнительной власти в течение 5 календарных дней со дня его поступления по согласованию с Главным правовым управлением разрабатывается проект письменного обоснования отклонения закона Самарской области.
Проект письменного обоснования отклонения закона Самарской области оформляется на бланке письма Губернатора области.
Проект письменного обоснования отклонения закона Самарской области разрабатывается по поручению Губернатора области (лица, его замещающего), по инициативе ответственного органа исполнительной власти или Главного правового управления.
Об отклонении Губернатором области (лицом, его замещающим) закона Самарской области незамедлительно информируется управление организации контроля в целях проведения контрольных мероприятий.
3.2.2. Проекты постановлений, распоряжений
3.2.2.1. Постановление Губернатора области, Правительства области - правовой акт нормативного или ненормативного характера, принимаемый Губернатором области, Правительством области по вопросам, входящим в их компетенцию.
Распоряжение Губернатора области, Правительства области - правовой акт ненормативного характера, издаваемый Губернатором области, Правительством области по вопросам, входящим в их компетенцию.
Проект постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области (далее - правовой акт) разрабатывается органом исполнительной власти на основании плана работы Правительства области, по поручению Губернатора области (лица, его замещающего), вице- губернатора - председателя Правительства области (лица, его замещающего), данному в устной или в письменной форме, или по собственной инициативе. К проекту прилагаются подлинники документов, послуживших основанием для его разработки.
3.2.2.2. Проекты правовых актов Губернатора области, Правительства области по кадровым вопросам, по вопросам награждения Почетной грамотой Губернатора области, поощрения Благодарностью Губернатора области, направления Благодарственного письма Губернатора области разрабатываются управлением кадровой политики и государственных наград Администрации Губернатора области.
3.2.2.3. Проект правового акта оформляется в соответствии с правилами оформления проектов правовых актов Губернатора области, Правительства области (приложение 17) на оригинале соответствующего бланка (приложения 18-22).
3.2.2.4. Проект, разрабатываемый в целях исполнения федеральных законодательных и иных нормативных правовых актов, а также законодательных и иных нормативных правовых актов Самарской области, должен содержать ссылку на соответствующие нормы указанных актов.
Если в проекте правового акта упоминаются ранее принятые акты Губернатора области, Правительства области, они или извлечения из них прикладываются к документам, прилагаемым к проекту.
В тексте проекта используются полные официальные наименования органов и организаций.
3.2.2.5. Текст проекта правового акта нормативного характера должен содержать указание на опубликование в средствах массовой информации.
3.2.2.6. К проекту, оформленному в соответствии с пунктом 3.2.2.3 Инструкции, прикладываются следующие документы:
лист согласования (приложения 23-24);
лист ознакомления в случаях, предусмотренных пунктом 3.2.2.20 Инструкции (приложение 26);
поручение Губернатора области (лица, его замещающего), вице- губернатора - председателя Правительства области (лица, его замещающего), данное в письменной форме в случаях, когда проект разрабатывается по поручению Губернатора области (лица, его замещающего), вице- губернатора - председателя Правительства области (лица, его замещающего), данному в письменной форме;
пояснительная записка, подписанная разработчиком проекта, лицом, его замещающим (приложение 27);
правовые акты Губернатора области, Правительства области (извлечения из них) в случаях, указанных в пункте 3.2.2.4 Инструкции;
судебные акты (извлечения из них) в случае разработки проекта правового акта в целях их исполнения;
финансово-экономическое обоснование в случае внесения проекта, реализация которого затрагивает финансовые (в том числе бюджетные) правоотношения, в том числе изменения доходной и (или) расходной части областного бюджета, а также проекта, детализирующего (конкретизирующего) объем, порядок и (или) направления финансирования действующего расходного обязательства Самарской области), подписанное разработчиком проекта, лицом, его замещающим (приложение 28);
заключение государственной экологической экспертизы в случае необходимости проведения государственной экологической экспертизы регионального уровня в соответствии с требованиями действующего законодательства;
титульный лист в случае вынесения проекта правового акта на заседание Правительства области (приложение 30), в котором указываются: наименование проекта, фамилия, имя, отчество докладчика, время рассмотрения вопроса, лица, приглашенные на рассмотрение проекта, должностные лица, завизировавшие проект, перечень поступивших замечаний;
лист рассылки правового акта, подписанный исполнителем (приложение 31);
обложка в случае вынесения проекта правового акта на заседание Правительства области (приложение 32).4.
3.2.2.7. В пояснительной записке указываются: необходимость принятия проекта правового акта; сведения о наличии устного поручения Губернатора области (лица, его замещающего), вице-губернатора - председателя Правительства области (лица, его замещающего) в случае, если разработка проекта осуществляется по устному поручению Губернатора области (лица, его замещающего), вице- губернатора - председателя Правительства области (лица, его замещающего);
нормативные правовые акты, регулирующие отношения в сфере разработки и принятия проекта;
сведения о нормативных правовых актах, содержащих нормы о полномочиях Губернатора области, Правительства области по принятию разрабатываемого проекта;
данные о количестве вновь (дополнительно) создаваемых рабочих мест, количестве ликвидируемых (устаревших) рабочих мест в случае, если проектом правового акта предусматривается выделение средств на реконструкцию или создание объектов коммунального строительства и инфраструктуры или поддержки инвестиционных проектов, реализуемых с использованием бюджетных средств, либо с предоставлением инвестору налоговых льгот;
сведения о проведении антикоррупционной экспертизы проекта и об отсутствии в нем коррупциогенных факторов.5.
_____________________
4 Оформляется управлением делопроизводства и документооборота.
5 Постановление Правительства Самарской области от 22.12.2010 г. N 670 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов".
3.2.2.8. Финансово-экономическое обоснование готовится к проекту в случае, указанном в абзаце восьмом пункта 3.2.2.6 Инструкции, является документом, содержащим финансово-экономическую оценку проекта и следующую информацию:
источник финансирования расходов по реализации проекта;
расчетные данные об изменении размеров доходов и (или) расходов областного бюджета;
расчет (его методику, механизм, способ) обоснования объема финансирования, предусматриваемого проектом, с приложением документального обоснования, завизированного руководителем (ями) подразделения (й) разработчика проекта, ответственного (ых) непосредственно за его разработку;
сведения об объемах финансирования объектов капитального строительства, завизированные руководителем (ями) подразделения (й) разработчика проекта, ответственного (ых) непосредственно за разработку проекта (приложение 29), в случае, если проект предусматривает изменение объемов финансирования объектов капитального строительства за счет средств областного бюджета;
оценку эффективности использования средств областного бюджета, направляемых на капитальные вложения (в случаях, предусмотренных действующим законодательством);
оценку бюджетной эффективности (в отношении инвестиционных проектов, являющихся коммерческими и реализуемых частично или полностью за счет средств областного бюджета) в соответствии с методикой, содержащейся в Порядке проведения предварительной оценки эффективности инвестиционного проекта.6;
информацию о связанных с принятием проекта изменениях (перераспределением) объемов финансирования действующих расходных обязательств Самарской области, предусмотренных нормативными правовыми актами, или о принятии новых расходных обязательств.
_____________________
6 Утвержден приказом министерства экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области от 01.08.2008 г. N 63.
3.2.2.9. Проект правового акта с приложением документов, указанных в пункте 3.2.2.6 Инструкции, направляется разработчиком проекта на согласование.
3.2.2.10. Согласование проекта постановления, распоряжения Губернатора области осуществляется путем визирования листа согласования и полистного визирования проекта в следующем порядке:
исполнитель по должности не ниже консультанта - полистно; руководитель органа исполнительной власти, разработавшего проект (лицо, его замещающее) - лист согласования;
руководитель территориального органа федерального органа исполнительной власти, органа местного самоуправления, иного органа, организации (лицо, его замещающее), указанных в тексте проекта постановления (распоряжения) - лист согласования;
руководитель заинтересованного органа исполнительной власти (лицо, его замещающее) - лист согласования;
руководитель заинтересованного структурного подразделения Администрации Губернатора области - лист согласования;
руководитель Главного правового управления (лицо, его замещающее) - лист согласования;
редактор, корректор - полистно;
руководитель соответствующего структурного подразделения министерства управления финансами Самарской области - полистно в отношении проектов правовых актов, затрагивающих финансовые правоотношения;
руководитель одного из управлений Главного правового управления (лицо, его замещающее) в соответствии с распределением обязанностей либо по его поручению главный консультант - полистно в отношении проектов постановлений Губернатора области, носящих нормативный характер, или правовых актов, не носящих нормативного характера, но затрагивающих финансовые правоотношения;
руководитель управления делопроизводства и документооборота - лист согласования;
руководитель Администрации Губернатора области - лист согласования;
вице-губернатор - председатель Правительства области - лист согласования.
3.2.2.11. Согласование проекта постановления, распоряжения Правительства области осуществляется путем визирования листа согласования и полистного визирования в следующем порядке:
исполнитель по должности не ниже консультанта - полистно; руководитель органа исполнительной власти, разработавшего проект (лицо, его замещающее) - лист согласования;
руководитель территориального органа федерального органа исполнительной власти, органа местного самоуправления, иного органа, организации (лицо, его замещающее), указанного в тексте проекта постановления (распоряжения) - лист согласования;
руководитель заинтересованного органа исполнительной власти (лицо, его замещающее) - лист согласования;
руководитель заинтересованного структурного подразделения Администрации Губернатора области - лист согласования;
руководитель Главного правового управления (лицо, его замещающее) - лист согласования;
редактор, корректор - полистно;
руководитель соответствующего структурного подразделения министерства управления финансами Самарской области - полистно в отношении проектов правовых актов, затрагивающих финансовые правоотношения;
руководитель одного из управлений Главного правового управления (лицо, его замещающее) в соответствии с распределением обязанностей либо по его поручению главный консультант - полистно в отношении проектов постановлений Правительства области, носящих нормативный характер, или правовых актов, не носящих нормативного характера, но затрагивающих финансовые правоотношения;
руководитель управления делопроизводства и документооборота - лист согласования;
руководитель секретариата Правительства области - лист согласования;
первый заместитель председателя Правительства области - лист согласования.
3.2.2.12. Проекты правовых актов, затрагивающих финансовые правоотношения, после их согласования со всеми заинтересованными органами исполнительной власти согласовываются в следующем порядке:
министерство управления финансами Самарской области и Госфинконтроль Самарской области - проект направляется одновременно. Согласование проекта правового акта Госфинконтролем Самарской области осуществляется не позднее дня, следующего за днем согласования соответствующего проекта правового акта министерством управления финансами Самарской области. При согласовании министерством управления финансами Самарской области проекта правового акта ранее последнего дня сроков, указанных в пункте 3.2.2.15 Инструкции, согласование данного проекта Госфинконтролем Самарской области осуществляется в пределах сроков, указанных в пункте 3.2.2.15 Инструкции;
Главное правовое управление.
3.2.2.13. Проект правового акта о командировании лиц, замещающих государственные должности Самарской области в органах исполнительной власти, в пределах территории Российской Федерации подлежит согласованию в следующем порядке:
разработчик проекта;
редактор, корректор;
руководитель управления делопроизводства и документооборота;
руководитель секретариата Правительства области.
К проекту правового акта о командировании прилагаются:
служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
обоснование командировки (вызов, приглашение, служебная записка, иные документы);
командировочное удостоверение.
Проект правового акта о командировании лиц, замещающих государственные должности Самарской области в органах исполнительной власти, за пределы территории Российской Федерации подлежит согласованию в соответствии с требованиями Инструкции.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Самарской области от 12 августа 2013 г. N 467-р подпункт 3.2.2 пункта 3.2 настоящей Инструкции дополнен пунктом 3.2.2.13.1
3.2.2.13.1. Проект распоряжения (постановления) Губернатора области, постановления Правительства области об использовании бюджетных ассигнований резервного фонда Губернатора Самарской области подлежит согласованию в следующем порядке:
разработчик проекта;
руководитель департамента управления делами Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области;
руководитель Главного правового управления;
редактор, корректор;
руководитель управления делопроизводства и документооборота;
руководитель Администрации Губернатора области.
К проекту правового акта об использовании бюджетных ассигнований резервного фонда Губернатора Самарской области прилагаются:
поручение Губернатора области;
обоснование выплаты (письменное обращение от руководителей организаций, органов государственной власти Самарской области, структурных подразделений Администрации Губернатора области, граждан и иные подтверждающие документы).
3.2.2.14. В случае если в соответствии с проектом распоряжения Губернатора области, Правительства области предусматривается образование групп, комиссий, советов и т.д., допускается устное согласование указанного проекта с лицами, включенными в состав групп, комиссий, советов и т.д., о чем делается соответствующая отметка в листе согласования исполнителем (по должности не ниже консультанта).
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Самарской области от 12 августа 2013 г. N 467-р в пункт 3.2.2.15 настоящей Инструкции внесены изменения
3.2.2.15. Проект распоряжения Губернатора области, Правительства области подлежит рассмотрению в течение 3 рабочих дней, следующих за днем поступления проекта правового акта на согласование.
Проект постановления Губернатора области, Правительства области подлежит рассмотрению в течение 5 рабочих дней, следующих за днем поступления проекта на согласование.
Проекты правовых актов, касающиеся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Правительства Самарской области, подлежат рассмотрению в течение 2 рабочих дней со дня, следующего за днем поступления проекта указанного документа на согласование.
Проекты правовых актов, касающиеся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Губернатора Самарской области, подлежат рассмотрению в течение 1 рабочего дня со дня, следующего за днем поступления проекта указанного документа на согласование.
Заключения по проектам ведомственных и областных целевых программ Самарской области министерство экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области и министерство управления финансами Самарской области готовят в 3-недельный срок со дня получения проекта.7.
Проекты областных и ведомственных целевых программ, в том числе внесения изменений в них, одновременно с их направлением на согласование в министерство управления финансами Самарской области направляются в Госфинконтроль Самарской области. Согласование указанных проектов правовых актов Госфинконтролем Самарской области осуществляется не позднее дня, следующего за днем их согласования министерством управления финансами Самарской области. При согласовании министерством управления финансами Самарской области указанных проектов правовых актов ранее последнего дня сроков, указанных в настоящем пункте Инструкции, их согласование Госфинконтролем Самарской области осуществляется в 3-недельный срок со дня получения указанных проектов.
Срок проведения экспертизы и согласования проектов ведомственных целевых программ, в том числе внесения изменений в них, Главным правовым управлением - 10 рабочих дней.
В случае если проект подлежит государственной экологической экспертизе регионального уровня, срок, указанный в абзацах первом и втором настоящего пункта, определяется в соответствии с федеральным законодательством.
В случае если проект требует дополнительного изучения, специальной проверки, истребования дополнительных материалов, срок, указанный в абзацах первом и втором настоящего пункта, может быть увеличен по согласованию с разработчиком проекта.
В случае если срок, указанный в абзацах первом, втором и третьем настоящего пункта, истек и не был продлен по основаниям и в порядке, установленном в абзаце седьмом настоящего пункта, разработчик проекта вправе представить проект на утверждение без соответствующей визы руководителя, не согласовавшего проект, с приложением служебной записки.
Проекты правовых актов, поступившие на согласование в орган исполнительной власти ошибочно, возвращаются разработчику проекта в день поступления с проставлением ответственным за делопроизводство лицом в листе согласования, в том числе при согласовании в АИС ДД, соответствующей отметки.
В случае представления в Госфинконтроль Самарской области проекта, не соответствующего требованиям пунктов 3.2.2.7-3.2.2.8 Инструкции проект не рассматривается Госфинконтролем Самарской области по существу и в течение 1 рабочего дня, следующего за днем поступления документа, возвращается разработчику для представления полного пакета документов с проставлением ответственным за делопроизводство лицом в листе согласования соответствующей отметки, в том числе при согласовании в АИС ДД.
Сроки проведения лингвистической экспертизы соответствуют срокам, указанным в абзацах с первого по третий настоящего пункта.
___________________
7 Пункт 2.6 постановления Правительства Самарской области от 16.01.2008 г. N 2 "О разработке и реализации ведомственных целевых программ в Самарской области" и пункт 4.2 постановления Правительства Самарской области от 12.12.2007 г. N 253 "О разработке и реализации областных целевых программ в Самарской области".
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Самарской области от 12 августа 2013 г. N 467-р в пункт 3.2.2.16 настоящей Инструкции внесены изменения
3.2.2.16. В случае если у лиц, согласовывающих проект, имеются замечания и (или) предложения, они излагаются, как правило, в письменной форме в виде отдельного документа - заключения (приложение 33) и прилагаются к проекту правового акта, в том числе при согласовании в АИС ДД.
Проект, в котором учтены замечания и (или) предложения, указанные в абзаце первом настоящего пункта, и направленный на согласование повторно, подлежит рассмотрению в следующие сроки:
проект распоряжения Губернатора области, Правительства области до 2 рабочих дней со дня, следующего за днем поступления проекта;
проект постановления Губернатора области, Правительства области - до 3 рабочих дней со дня, следующего заднем поступления проекта;
проекты правовых актов, касающиеся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Правительства Самарской области - 1 рабочий день со дня, следующего за днем поступления проекта;
проекты правовых актов, касающиеся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Губернатора Самарской области, - 1 рабочий день со дня, следующего за днем поступления проекта;
проекты ведомственных и областных целевых программ Самарской области - до 5 рабочих дней со дня, следующего за днем поступления проекта, для министерства экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области, министерства управления финансами Самарской области, Госфинконтроля Самарской области и Главного правового управления.
Замечания и (или) предложения, указанные в абзаце первом настоящего пункта, подлежат рассмотрению разработчиком проекта в течение 1 рабочего дня, следующего за днем вынесения замечания и (или) предложения. Срок, указанный в настоящем абзаце, может быть увеличен по согласованию с руководителем органа исполнительной власти, согласующим проект правового акта и внесшим замечания.
В случае если замечания и (или) предложения не учтены (не сняты), вопрос о разногласиях рассматривается вице-губернатором - руководителем Администрации Губернатора области (по проектам постановлений, распоряжений Губернатора области), вице-губернатором - председателем Правительства области (по проектам постановлений, распоряжений Правительства области) или по его поручению на заседании Правительства области.
3.2.2.17. В случае если у лиц, согласовывающих проект, имеется информация о наличии возможных рисков его реализации, которые не являются с правовой и финансово-организационной точки зрения препятствием для реализации данного проекта, однако могут существенно осложнить его исполнение, в том числе не обеспечить достижение планируемых целей и результатов, она излагается в письменной форме в виде отдельного документа (в т.ч. акта экспертно-аналитического мероприятия Госфинконтроля Самарской области) и направляется в адрес разработчика проекта правового акта и вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области (для правовых актов Губернатора области) или вице- губернатора - председателя Правительства области (для правовых актов Правительства области). Указанная информация прилагается к проекту правового акта, в том числе при согласовании в АИС ДД. При этом данный проект считается согласованным.
Акт экспертно-аналитического мероприятия Госфинконтроля Самарской области является документом, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, и направляется в адрес вышеуказанных лиц с сопроводительными письмами. Реквизиты сопроводительного письма на имя вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области или вице-губернатора - председателя Правительства области указываются в листе согласования (при согласовании в АИС ДД - в поле "комментарии") без размещения текста самого акта в АИС ДД. При этом проект считается согласованным.
3.2.2.18. Проект считается согласованным со дня получения разработчиком проекта завизированного без замечаний листа согласования либо со дня снятия замечаний органом исполнительной власти, представившим замечания.
3.2.2.19. В случае если в процессе согласования проекта правового акта в него вносятся изменения и (или) дополнения принципиального характера, связанные с изменением концепции проекта, проект подлежит повторному согласованию в порядке, установленном в пунктах 3.2.2.10-3.2.2.18 Инструкции.
3.2.2.20. Проект постановления Правительства области, носящий нормативный характер и оформленный по вопросам, предусмотренным частями 2 и 3 статьи 8 Закона Самарской области "О Правительстве Самарской области".8, одновременно с направлением на согласование в порядке, установленном пунктами 3.2.2.10-3.2.2.18 Инструкции, направляется для ознакомления всем членам Правительства области, за исключением вице-губернатора - председателя Правительства области, первого заместителя председателя Правительства области и членов Правительства области, которым этот проект направлен на согласование.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Самарской области от 12 августа 2013 г. N 467-р в пункт 3.2.2.21 настоящей Инструкции внесены изменения
3.2.2.21. Ознакомление с проектом постановления осуществляется членами Правительства области в следующем порядке и в соответствии с нижеизложенными требованиями:
проект постановления подлежит ознакомлению в течение 5 рабочих дней, следующих за днем его поступления для ознакомления;
проекты постановлений, касающиеся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Правительства Самарской области, подлежат ознакомлению в течение 2 рабочих дней со дня, следующего за днем поступления проекта для ознакомления;
проекты постановлений, касающиеся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Губернатора Самарской области, подлежат ознакомлению в течение 1 рабочего дня со дня, следующего за днем поступления проекта для ознакомления;
при направлении проекта постановления для ознакомления к нему прикладываются документы, указанные в пункте 3.2.2.6 Инструкции, за исключением листа согласования;
в случае отсутствия у члена Правительства области возражений он визирует проект постановления путем проставления своей визы в листе ознакомления;
при наличии у члена Правительства области возражений он визирует проект постановления путем проставления своей визы в листе ознакомления с указанием отметки о наличии возражений. Возражения прилагаются к проекту постановления в виде замечаний и (или) предложений, которые оформляются в письменной форме отдельным документом (заключением), подписываемым членом Правительства области (при ознакомлении с проектом в АИС ДД заключения также прилагаются к проектам правовых актов);
возражения по проекту постановления рассматриваются в порядке, установленном абзацем седьмым пункта 3.2.2.16 Инструкции;
в случае неполучения визы члена Правительства области в листе ознакомления в срок, установленный настоящим пунктом Инструкции, исполнитель по должности не ниже главного консультанта самостоятельно проставляет в графе "Результаты ознакомления, подпись, дата" листа ознакомления отметку "Возражения не представлены", ставит свою подпись и дату, разработчик проекта заверяет результаты ознакомления путем подписания листа ознакомления и проставления даты;
визирование листа ознакомления исполняющим обязанности руководителя органа исполнительной власти, являющегося членом Правительства области, не допускается;
при проведении процедуры ознакомления необходимо получение не менее половины листов ознакомления, завизированных непосредственно членами Правительства области, от общего числа назначенных членов Правительства области.
__________________
8 Закон Самарской области от 30.07.2011 г. N 80-ГД "О Правительстве Самарской области".
ГАРАНТ:
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату Закона Самарской области N 80-ГД следует читать как "30.09.2011 г."
3.2.2.22. Проекты нормативных правовых актов, касающихся расходных обязательств Самарской области и государственных программ, направляются разработчиком проекта в Счётную палату Самарской области после согласования проекта с министерством управления финансами Самарской области и Госфинконтролем Самарской области.
Проекты постановлений, носящих нормативный характер, направляются исполнителем в прокуратуру Самарской области после согласования проекта с Главным правовым управлением.
3.2.2.23. В случае если в процессе ознакомления с проектом постановления в него вносятся изменения и (или) дополнения принципиального характера, связанные с изменением концепции проекта постановления, проект подлежит повторному ознакомлению в порядке, установленном пунктом 3.2.2.21 Инструкции.
3.2.2.24. На этапе согласования проекта постановления Главным правовым управлением на него готовится экспертное заключение.
Экспертное заключение должно содержать оценку соответствия проекта постановления федеральному законодательству и законодательству Самарской области, а также оценку соблюдения требований Инструкции в части процедуры согласования и ознакомления с проектом.
3.2.2.25. Виза должностного лица действительна в течение 6 месяцев со дня согласования и ознакомления с проектом, если за этот срок не было изменений в законодательстве по данному вопросу.
3.2.2.26. Проект, согласованный Главным правовым управлением, представляется исполнителем в управление делопроизводства и документооборота для проведения лингвистической экспертизы и окончательной проверки правильности оформления проекта правового акта.
Сроки проведения лингвистической экспертизы проектов правовых актов соответствуют срокам, установленным в абзацах первом и втором пункта 3.2.2.15 Инструкции.
3.2.2.27. После прохождения процедуры лингвистической экспертизы правовой акт визируется полистно в случаях, указанных в абзацах девятом и десятом пунктов 3.2.2.10-3.2.2.11 Инструкции.
3.2.2.28. По результатам проверки полного пакета документов, сформированного в соответствии с пунктом 3.2.2.6 Инструкции, проект правового акта визирует руководитель управления делопроизводства и документооборота.
В случае если по результатам проверки выявлены нарушения установленного порядка подготовки проекта правового акта, руководитель управления делопроизводства и документооборота возвращает проект правового акта разработчику на доработку. Доработка проекта правового акта осуществляется в сроки, установленные пунктом 3.2.2.15 Инструкции, начиная со дня его поступления к разработчику.
3.2.2.29. Согласованные проекты правовых актов, подлежащие рассмотрению на заседании Правительства области, вносятся в повестку дня заседания Правительства области.
3.2.2.30. Ответственность за качество разработки проекта правового акта несет разработчик проекта.
3.2.2.31. Подписанный правовой акт передаётся в управление делопроизводства и документооборота для оформления и выпуска.
Секретные постановления (распоряжения) передаются для регистрации и хранения в управление по защите государственной тайны департамента по вопросам общественной безопасности Самарской области, а секретные "Литер "М" постановления (распоряжения) - в режимно-секретную группу Главного управления по мобилизационным вопросам Самарской области.
Постановления (распоряжения) Губернатора области и Правительства области регистрируются раздельно в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру распоряжений через дефис добавляется буква "р".
3.2.2.32. Заверенная копия правового акта Губернатора области, Правительства области направляется управлением делопроизводства и документооборота в адрес лиц и организаций, указанных в листе рассылки (приложение 31).
Дополнительная рассылка правовых актов Губернатора области, Правительства области осуществляется по заявке разработчика проекта (приложение 34) либо по указанию руководителя управления делопроизводства и документооборота, о чем делается отметка в листе рассылки.
Рассылка электронных образов вышеуказанных документов производится в соответствии с сформированным на этапе согласования в АИС ДД списком рассылки.
3.2.2.33. Подлинник правового акта и пакет документов к нему, сформированный в соответствии с пунктом 3.2.2.6 Инструкции, остается в управлении делопроизводства и документооборота для последующей передачи по окончании текущего года в архив.
3.2.2.34. Управление организации контроля после опубликования нормативных правовых актов вносит информацию о печатном издании и реквизитах номера печатного издания, в котором они опубликованы, в АИС ДД.
3.2.3. Проекты
приказов, распоряжений органов исполнительной власти, должностных лиц
3.2.3.1. Приказ - правовой акт нормативного или ненормативного характера, принимаемый органом исполнительной власти, его должностными лицами по вопросам, входящим в их компетенцию.
Распоряжением оформляются решения персонального характера, решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы органа исполнительной власти.
3.2.3.2. Проекты приказов (распоряжений) подготавливаются на основании указаний руководителя органа исполнительной власти.
Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам подготавливает кадровая служба органа исполнительной власти на основании соответствующих представлений или поручений.
3.2.3.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на оригинале соответствующих бланков установленной формы (приложение 35).
3.2.3.4. К проекту приказа (распоряжения) прикладываются следующие документы:
лист согласования;
пояснительная записка для проекта приказа (распоряжения), носящего нормативный характер (далее - нормативный правовой акт), содержащая основания для его издания, сведения обо всех действующих нормативных правовых актах в данной сфере правового регулирования, сведения о проведении антикоррупционной экспертизы нормативного правового акта и об отсутствии в нем коррупциогенных факторов;
финансово-экономическое обоснование (для проекта нормативного правового акта), подготовленное в случае и порядке, предусмотренных пунктами 3.2.2.6, 3.2.2.8 Инструкции;
лист рассылки, в котором указываются подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение).
Пояснительная записка к проекту нормативного правового акта визируется руководителем юридической службы органа исполнительной власти либо сотрудником органа исполнительной власти, в служебные обязанности которого входит проведение правовой экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, и подписывается руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти, непосредственно разработавшим проект.
В случае если нормативный правовой акт подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя органа исполнительной власти, к пояснительной записке прилагается копия документа, подтверждающего его полномочия.
3.2.3.5. Проект приказа (распоряжения) и приложения к нему визируются полистно:
исполнителем по должности не ниже консультанта;
руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти, непосредственно разработавшим проект;
сотрудником, в служебные обязанности которого входит проведение правовой экспертизы нормативных правовых актов или проектов нормативных правовых актов.
3.2.3.6. Проект приказа (распоряжения), не носящего нормативного характера, подлежит рассмотрению в течение 3 рабочих дней, следующих за днем поступления проекта на согласование, нормативный правовой акт рассматривается в течение 5 рабочих дней, следующих за днем поступления проекта на согласование.
Сроки проведения лингвистической экспертизы соответствуют вышеуказанным срокам.
3.2.3.7. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному согласованию в порядке и сроки, предусмотренные пунктами 3.2.3.5-3.2.3.6 Инструкции.
3.2.3.8. Проекты нормативных правовых актов, затрагивающих финансовые правоотношения, направляются разработчиком проекта в Счётную палату Самарской области.
3.2.3.9. Ответственность за подготовку проекта приказа (распоряжения), его согласование с заинтересованными лицами несет руководитель структурного подразделения органа исполнительной власти, непосредственно разработавшего проект.
3.2.3.10. Приказы (распоряжения) подписываются руководителем органа исполнительной власти (лицом, исполняющим его обязанности).
3.2.3.11. Подписанные приказы (распоряжения) направляются ответственному за делопроизводство для их оформления и выпуска. Приказам (распоряжениям) присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Приказы (распоряжения) по основной деятельности, по личному составу нумеруются отдельно. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.
3.2.3.12. Нормативные правовые акты органов исполнительной власти, кроме нормативных правовых актов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, подлежат внесению в реестр нормативных правовых актов органов исполнительной власти Самарской области (далее - реестр).9. Ведение реестра осуществляет Главное правовое управление.
Ведение реестра включает в себя:
правовую экспертизу соответствия нормативного правового акта федеральному законодательству и законодательству Самарской области;
принятие решения о необходимости внесения в реестр нормативного правового акта;
внесение нормативного правового акта в реестр с присвоением ему регистрационного номера.
Нормативные правовые акты представляются в Главное правовое управление в трех экземплярах (подлинник и две копии, одна из которых в электронном виде) не позднее 10 дней со дня их подписания (утверждения).
Нормативный правовой акт подлежит внесению в реестр в течение 15 дней с момента его получения.
Во внесении нормативного правового акта в реестр может быть отказано, если при проведении правовой экспертизы установлено его несоответствие федеральному законодательству и (или) законодательству Самарской области, а также в случае отсутствия согласования данного акта или его проекта в установленном порядке.
Нормативные правовые акты, во внесении в реестр которых отказано, возвращаются Главным правовым управлением разработчику проекта с указанием причин отказа.
В течение 10 дней со дня получения отказа во внесении в реестр орган исполнительной власти или его руководитель издает соответствующий документ об отмене нормативного правового акта, во внесении в реестр которого отказано, и направляет копию такого документа в Главное правовое управление.
В течение 3 рабочих дней после внесения нормативного правового акта в реестр Главное правовое управление направляет подлинник нормативного правового акта с присвоенным ему регистрационным номером в орган исполнительной власти, представивший нормативный правовой акт для внесения в реестр. Внесенный в реестр нормативный правовой акт в течение 3 рабочих дней после получения направляется разработчиком проекта для официального опубликования.10.
В течение 3 рабочих дней после опубликования нормативного правового акта информация о дате и источнике опубликования направляется разработчиком проекта в Главное правовое управление для внесения в реестр.
Копии приказов (распоряжений) заверяются печатью органа исполнительной власти и направляются адресатам согласно листу рассылки, подписанному исполнителем.
Копии приказов (распоряжений) в обязательном порядке направляются исполнителю приказа (распоряжения). Приказы нормативного характера направляются в прокуратуру Самарской области и Министерство юстиции Российской Федерации.
____________________
9 В соответствии с Порядком ведения реестра нормативных правовых актов органов исполнительной власти Самарской области, утвержденным постановлением Губернатора Самарской области от 03.08.2012 г. N 123.
3.2.3.13. Подлинники приказов (распоряжений) хранятся в течение одного года в органе исполнительной власти, затем передаются на архивное хранение.
3.2.4. Проекты соглашений (договоров) Самарской области
3.2.4.1. Соглашение (договор) Самарской области (далее - соглашение) заключается в случае принятия решения о закреплении договоренностей, достигнутых органом исполнительной власти в интересах Самарской области при осуществлении сотрудничества со сторонами договорных отношений в торгово-экономической, научно-технической, гуманитарной, культурной и иных сферах общественных отношений.
3.2.4.2. Подготовка проектов соглашений органами исполнительной власти, их регистрация, учет и хранение осуществляются в соответствии с федеральными нормативными правовыми актами, законодательными и иными правовыми актами Самарской области.
_______________
10 Закон Самарской области от 10.05.95 г. N 3-ГД "О порядке опубликования и вступления в силу законов и иных нормативных правовых актов Самарской области".
3.2.4.3. Проект соглашения разрабатывается органом исполнительной власти, выступившим с инициативным предложением о заключении соглашения. Проект соглашения до его подписания согласовывается:
с органами исполнительной власти, в компетенцию которых входят вопросы, затронутые в тексте проекта соглашения;
с федеральными органами исполнительной власти (для проектов соглашений, заключаемых в сфере международного сотрудничества и (или) внешнеэкономических связей в период после их согласования с органами исполнительной власти до подписания);
с уполномоченными органами.11.
К проекту соглашения, оформленному в соответствии с приложением 36, прикладываются следующие документы:
лист согласования;
поручение Губернатора области (лица, его замещающего), данное в письменной форме, в случаях, когда проект разрабатывается по поручению Губернатора области;
поручение вице-губернатора - председателя Правительства области (лица, его замещающего), данное в письменной форме, в случаях, когда проект разрабатывается по поручению вице-губернатора - председателя Правительства области (лица, его замещающего);
пояснительная записка, подписанная разработчиком проекта.
3.2.4.4. Согласование проекта соглашения осуществляется путем визирования листа согласования и полистного визирования экземпляра, остающегося в управлении делопроизводства и документооборота, в следующем порядке:
исполнитель по должности не ниже консультанта - полистно;
руководитель органа исполнительной власти, разработавшего проект (лицо, его замещающее) - лист согласования;
руководители заинтересованных органов исполнительной власти (лица, их замещающие) - лист согласования;
руководители уполномоченных органов исполнительной власти в сфере международного сотрудничества, внешнеэкономических и межрегиональных связей (далее - уполномоченные органы) или лица, их замещающие - лист согласования;
руководитель заинтересованного структурного подразделения Администрации Губернатора области (лицо, его замещающее) - лист согласования;
руководитель министерства управления финансами Самарской области (лицо, его замещающее), руководитель Госфинконтроля Самарской области (лицо, его замещающее) - лист согласования в отношении проектов соглашений, затрагивающих финансовые правоотношения (проект направляется одновременно). Согласование проекта соглашения Госфинконтролем Самарской области осуществляется не позднее дня, следующего за днем согласования проекта соглашения министерством управления финансами Самарской области. При согласовании министерством управления финансами Самарской области проекта соглашения ранее последнего дня срока, указанного в пункте 3.2.4.5 Инструкции, его согласование Госфинконтролем Самарской области осуществляется в пределах срока, указанного в пункте 3.2.4.5 Инструкции;
руководитель Главного правового управления (лицо, его замещающее) - лист согласования;
редактор, корректор - полистно;
руководитель соответствующего структурного подразделения министерства управления финансами Самарской области (лицо, его замещающее) - полистно в отношении проектов соглашений, затрагивающих финансовые правоотношения;
руководитель одного из управлений Главного правового управления в соответствии с распределением обязанностей (лицо, его замещающее) либо по его поручению главный консультант - полистно;
руководитель управления делопроизводства и документооборота (лицо, его замещающее) - лист согласования;
руководитель Администрации Губернатора области (лицо, его замещающее) - лист согласования в отношении проектов соглашений, подписываемых Губернатором области;
вице-губернатор - председатель Правительства области (лицо, его замещающее) - лист согласования в отношении проектов соглашений, подписываемых Губернатором области;
руководитель секретариата Правительства области (лицо, его замещающее) - лист согласования в отношении проектов соглашений, подписываемых вице-губернатором - председателем Правительства области;
первый заместитель председателя Правительства области (лицо, его замещающее) - лист согласования в отношении проектов соглашений, подписываемых вице-губернатором - председателем Правительства области.
____________________
11 Закон Самарской области от 09.10.2007 г. N 102-ГД "О соглашениях Самарской области и соглашениях (договорах) органов государственной власти Самарской области"
3.2.4.5. Проект соглашения подлежит рассмотрению в течение 5 рабочих дней, следующих за днем его поступления.
Сроки проведения лингвистической экспертизы соответствуют вышеуказанным срокам.
В случае если проект соглашения требует дополнительного изучения, специальной проверки, истребования дополнительных материалов, срок, указанный в абзаце первом настоящего пункта, может быть увеличен по согласованию с разработчиком проекта.
В отдельных случаях, когда срок, указанный в абзаце первом настоящего пункта, истек и не был продлен по основаниям и в порядке, установленном в абзаце втором настоящего пункта, разработчик проекта соглашения вправе представить проект соглашения на подписание Губернатору области, вице-губернатору - председателю Правительства области без визы руководителя, не согласовавшего проект соглашения, с приложением служебной записки за подписью руководителя органа исполнительной власти, разработавшего проект.
3.2.4.6. В случае если у лиц, согласовывающих проект соглашения, имеются замечания и (или) предложения, они излагаются, как правило, в письменной форме в виде отдельного документа (заключения) и прилагаются к проекту, в том числе при согласовании в АИС ДД.
Содержание замечаний и (или) предложений должно строго соответствовать полномочиям и функциям органа исполнительной власти, в который направлен на согласование проект соглашения.
В случае если у лиц, согласовывающих проект соглашения, имеется информация о наличии возможных рисков его реализации, которые не являются с правовой и финансово-организационной точки зрения препятствием для реализации данного проекта, однако могут существенно осложнить его исполнение, в том числе не обеспечить достижение планируемых целей и результатов, она излагается в письменной форме в виде отдельного документа (в т.ч. акта экспертно-аналитического мероприятия Госфинконтроля Самарской области) и направляется в адрес разработчика проекта соглашения и вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области или вице-губернатора - председателя Правительства области. Указанная информация прилагается к проекту соглашения, в том числе при согласовании в АИС ДД. При этом данный проект считается согласованным.
Акт экспертно-аналитического мероприятия Госфинконтроля Самарской области является документом, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, и направляется в адрес вышеуказанных лиц с сопроводительными письмами. Реквизиты сопроводительного письма на вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области или вице-губернатора - председателя Правительства области указываются в листе согласования (при согласовании в АИС ДД в поле "комментарии") без размещения текста самого акта в АИС ДД. При этом проект соглашения считается согласованным.
3.2.4.7. В случаях если в процессе согласования проекта соглашения в него вносятся изменения и (или) дополнения принципиального характера, связанные с изменением концепции проекта соглашения, проект подлежит повторному согласованию в порядке, установленном пунктами 3.2.4.4-3.2.4.5 Инструкции.
3.2.4.8. Проект соглашения считается согласованным со дня получения разработчиком проекта соглашения завизированного без замечаний листа согласования либо со дня снятия замечаний органов исполнительной власти, их представивших.
Виза должностного лица действительна в течение 6 месяцев со дня согласования проекта соглашения, если за этот срок не было изменений в законодательстве по данному вопросу.
3.2.4.9. Ответственность за качество разработки проекта несет его разработчик.
3.2.4.10. После прохождения лингвистической экспертизы проект соглашения визируется полистно в случаях, указанных в абзацах десятом и одиннадцатом пункта 3.2.4.4 Инструкции.
3.2.4.11. В случаях если по результатам проверки полного пакета документов, сформированного в соответствии с пунктом 3.2.4.3 Инструкции, выявлены нарушения установленного порядка разработки проекта соглашения, руководитель управления делопроизводства и документооборота возвращает проект разработчику на доработку. Доработка проекта соглашения осуществляется в сроки, установленные пунктом 3.2.4.5 Инструкции, начиная со дня поступления проекта к разработчику.
3.2.4.12. Проект соглашения, завизированный в соответствии с пунктом 3.2.4.4 Инструкции, передается руководителю управления делопроизводства и документооборота для организации его подписания Губернатором области, вице-губернатором - председателем Правительства области (лицом, его замещающим).
3.2.4.13. Подписанные соглашения передаются разработчику проекта для дальнейшего подписания сторонами соглашения.
3.2.4.14. Соглашения в сфере международного сотрудничества и (или) внешнеэкономических связей в 5-дневный срок представляются в уполномоченные органы для прохождения процедуры государственной регистрации.
3.2.4.15. Уполномоченные органы после подписания соглашения всеми сторонами представляют подлинник текста соглашения и все документы, непосредственно связанные с заключением соглашения, в управление делопроизводства и документооборота:
для соглашений в сфере межрегиональных связей - в 7-дневный срок со дня поступления в уполномоченный орган соглашения, подписанного сторонами;
для соглашений в сфере международного сотрудничества и (или) внешнеэкономических связей - не позднее 7 дней со дня поступления соглашения в уполномоченные органы после прохождения им процедуры государственной регистрации.
3.2.4.16. Подписи на соглашении заверяются гербовыми печатями сторон.
3.2.4.17. Управление делопроизводства и документооборота в течение 5 рабочих дней обеспечивает присвоение соглашению регистрационного номера, внесение в реестр соглашений Самарской области, направляет соглашение для официального опубликования в предусмотренные законом сроки и обеспечивает последующее хранение соглашения.
3.3. Подготовка отдельных видов документов
3.3.1. Областная (ведомственная) целевая программа
3.3.1.1. Разработка, согласование и утверждение областной (ведомственной) целевой программы осуществляются в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами Правительства области.12 и подразделами 3.2.2-3.2.3 Инструкции.
3.3.1.2. К проекту постановления Правительства области об утверждении областной целевой программы (приказу органа исполнительной власти об утверждении ведомственной целевой программы) прилагается областная (ведомственная) целевая программа, оформленная согласно приложению 37.
К проекту постановления Правительства области об утверждении областной целевой программы прилагаются документы, предусмотренные пунктом 3.2.2.6 Инструкции.
3.3.2. Протокол заседания (совещания)
3.3.2.1. Протокол заседания (совещания) (далее - протокол) составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, когда опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
3.3.2.2. Решения, принятые на заседаниях (совещаниях), оформляются протоколами в срок до 3 рабочих дней.
Протоколы заседаний Правительства области оформляются управлением делопроизводства и документооборота.
Протоколы совещаний у Губернатора области оформляются исполнителем-инициатором проведения совещания совместно с сотрудником секретариата Губернатора Самарской области, протоколы совещаний у вице-
губернатора - председателя Правительства области оформляются исполнителем - инициатором совместно с сотрудником управления обеспечения деятельности председателя Правительства области, протоколы совещаний у вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области оформляются исполнителем-инициатором совместно с сотрудником управления обеспечения деятельности вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области (согласно распределению обязанностей) при участии органов исполнительной власти в части оформления вопросов, относящихся к сферам их ведения.
___________________________
12 Постановление Правительства Самарской области от 12.12.2007 г. N 253 "О разработке и реализации областных целевых программ в Самарской области", постановление Правительства Самарской области от 16.01.2008 г. N 2 "О разработке и реализации ведомственных целевых программ в Самарской области".
3.3.2.3. Протоколы заседаний, совещаний оформляются согласно правилам оформления протоколов (приложение 38) и образцам оформления (приложения 39-42).
Протокол включает в себя следующие разделы: резолютивная часть для утверждения протокола; наименование вида документа - протокол;
заголовок, который при необходимости может содержать перечень рассматриваемых в ходе совещания вопросов;
название населенного пункта, в котором проходило заседание, совещание (при необходимости); дата и номер протокола;
вводная часть текста протокола, включающая фамилию и инициалы председательствовавшего на заседании (совещании), раздел "Присутствовали", который включает список присутствовавших с указанием занимаемых должностей, а для лиц, не являющихся должностными лицами органа исполнительной власти, с указанием адреса организации (учреждения), контактного телефона;
основная часть текста протокола, включающая вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании) и принятые по ним решения, в т.ч. раздел "Поручено", в который включаются поручения с указанием исполнителей, даты исполнения и при необходимости контроля за исполнением поручения;
подпись председательствовавшего на заседании (совещании);
отметка о конфиденциальности.
На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра. Работа с протоколами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с положениями раздела 4.4 Инструкции.
3.3.2.4. Если в поручении предусматривается несколько исполнителей, то определяется головной исполнитель поручения, который указывается первым или помечается словом "созыв".
Если поручение адресовано лицу, не являющемуся должностным лицом органа исполнительной власти, то ответственным исполнителем поручения определяется орган исполнительной власти, в компетенцию которого входит данный вопрос, этот орган исполнительной власти указывается первым, а прочие исполнители - после первого лица.
Если поручение дано в адрес нескольких лиц и его целью является совершение равнозначных действий всеми этими лицами (например: "Всем участникам совещания", "Всем министрам", "Всем кураторам" и пр.), то определяется ответственный исполнитель, который указывается первым и помечается словом "созыв".
Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.
3.3.2.5. Подлинник протокола заседания Правительства области визируют на оборотной стороне последнего листа:
редактор (корректор) - протоколы заседаний Правительства области, совещаний у Губернатора области;
руководитель управления делопроизводства и документооборота;
руководитель секретариата Правительства области.
3.3.2.6. Протоколы заседания Правительства области, заседаний комиссий нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Протоколу совещания у Губернатора области присваивается номер, который состоит из инициалов имени и фамилии председательствовавшего на совещании, индекса подразделения, ответственного за подготовку материалов к совещанию, а также порядкового номера в пределах календарного года.
3.3.2.7. Протокол подписывается председательствовавшим на заседании (совещании).
3.3.2.8. Копии протоколов заседания Правительства области рассылаются членам Правительства области, Главному правовому управлению, контрольному департаменту, руководителям иных органов исполнительной власти, другим должностным лицам, кому на заседании были даны поручения.
3.3.2.9. Копии протоколов совещаний у Губернатора области рассылаются управлением делопроизводства и документооборота, у вице-губернатора - председателя Правительства области - управлением обеспечения деятельности вице-губернатора - председателя Правительства области, у вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области - управлением обеспечения деятельности вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области согласно листу рассылки, подписанному руководителем органа исполнительной власти, инициировавшим проведение совещания.
3.3.2.10. В случае если на заседании (совещании) было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола.
3.3.2.11. Подлинники протоколов заседаний Правительства области, а также совещаний у Губернатора области хранятся в управлении делопроизводства и документооборота.
Подлинники протоколов совещания у вице-губернатора - председателя Правительства области регистрируются и хранятся в управлении обеспечения деятельности председателя Правительства области.
Подлинники протоколов совещаний у вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области регистрируются и хранятся в управлении обеспечения деятельности вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области.
3.3.2.12. Копии протоколов заседаний Правительства области, совещаний, проводимых Губернатором области, передаются управлением делопроизводства и документооборота в управление организации контроля, на которое возложена функция контроля за соблюдением сроков исполнения поручений, внесенных в протоколы.
Управление организации контроля вносит поручения, содержащиеся в протоколе совещания, в АИС ДД и обеспечивает контроль за соблюдением сроков их исполнения в соответствии с требованиями раздела 5.5 Инструкции.
3.3.3. Резолюция, поручение
3.3.3.1. Проекты резолюций Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области и вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области по рассмотренным документам, проекты поручений Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области и вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области (далее - резолюция, поручение) оформляются на листах формата А4, А5, А6 с использованием соответствующих шаблонов в соответствии с правилами оформления (приложение 43).
3.3.3.2. Подготовка проектов резолюций, поручений осуществляется в следующем порядке:
проекты резолюций готовятся ответственными за делопроизводство Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области соответственно, проекты поручений - уполномоченным должностным лицом;
проект поручения визируется исполнителем, руководителем, редактором, корректором;
к проекту поручения прикладываются выписки из протоколов заседаний (совещаний) с визами ознакомления заинтересованных лиц;
в проекте резолюции, поручения указываются исполнители резолюции, поручения, дата выполнения и при необходимости контроль исполнения;
в резолюциях, поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения;
в тексте резолюции, поручения могут быть указания "Срочно" и "Оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения начиная с даты подписания. Сроки исчисляются в календарных днях начиная с даты подписания документов, содержащих поручения.
если для выполнения резолюции, поручения устанавливается срок более 1 месяца, то в тексте поручения, резолюции может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.);
если срок исполнения не указан, поручение, резолюция подлежат исполнению в месячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая со дня подписания; если последний день исполнения приходится на нерабочий день, резолюция, поручение подлежат исполнению в предшествующий ему рабочий день.
если в проекте резолюции, поручения предусматривается несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель, который указывается первым или помечается словом "созыв";
исполнители, указанные в резолюции, поручении после первого лица, направляют ему свои предложения не позднее 5 дней до окончания срока исполнения, указанного в резолюции, поручении. Первое лицо подготавливает окончательный документ с указанием в нем позиций всех исполнителей или с приложением их обращений (писем, служебных записок) по данному вопросу;
если проект резолюции, поручения предусматривает несколько поручений, то резолюция, поручение разбиваются на пункты в соответствии с количеством заданий, при этом каждый пункт должен начинаться с указания исполнителей.
3.3.3.3. Копии оформленных резолюций, поручений в обязательном порядке рассылаются:
в организации или должностным лицам, указанным в резолюции, поручении;
в Главное управление по организации работы с обращениями граждан Департамента мониторинга общественного мнения Администрации Губернатора Самарской области (далее - Главное управление по организации работы с обращениями граждан), если резолюция, поручение даны по обращению гражданина.
В случае необходимости оформленные резолюции, поручения могут рассылаться заинтересованным лицам, организациям, не указанным в тексте резолюции, поручения.
Если резолюция, поручение направляются более чем в 10 адресов, к ним прилагается указатель рассылки.
3.3.3.4. Подписанные резолюция, поручение с документом, по которому они даны, передаются в управление делопроизводства и документооборота ответственным за делопроизводство и ответственным должностным лицом соответственно с указанием даты передачи для регистрации и последующей рассылки. При рассылке срочных резолюций, поручений указывается время передачи.
Вносить правки, изменения и дополнения в тексты резолюций, поручений после их подписания не допускается.
Оформленные резолюция, поручение Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области регистрируются в управлении делопроизводства и документооборота, резолюция, поручение вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области - в управлении обеспечения деятельности вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области.
Каждой резолюции, поручению присваивается соответствующий регистрационный номер, состоящий из индекса органа исполнительной власти, готовившего проект, раздела номенклатуры дел и порядкового номера по единой нумерации с начала года. Указанный регистрационный номер проставляется на каждом документе, по которому даны резолюция, поручение.
3.3.3.5. Подлинник резолюции, на котором проставлена отметка об отправке ее копий адресатам, вместе с подлинниками документов направляется в орган исполнительной власти, исполнитель которого указан в резолюции первым для исполнения.
Подлинник поручения Губернатора области направляется в управление делопроизводства и документооборота секретариата Правительства области.
3.3.3.6. Замена разосланных резолюций, вынесенных Губернатором области, производится лицом, ответственным за ведение делопроизводства Губернатора области, резолюций вице-губернатора - председателя Правительства области - ответственным должностным лицом.
3.3.3.7. Переадресация оформленных резолюций Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области осуществляется управлением делопроизводства и документооборота, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области - управлением обеспечения деятельности вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области.
3.3.3.8. Сведения об оформленных резолюциях, поручениях вводятся в АИС ДД сотрудником управления делопроизводства и документооборота, а информация о ходе выполнения резолюций, поручений - их исполнителями.
3.3.3.9. Аналогичным образом подготавливаются и оформляются резолюции руководителей органов исполнительной власти и их заместителей.
3.3.4. Служебное письмо, телеграмма
3.3.4.1. Служебные письма оформляются с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования. При составлении служебных писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями и не употреблять лишних слов, не вносящих нового смысла.
Служебные письма оформляются в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к оформлению документов (подраздел 3.1.2 Инструкции).
Служебные письма готовятся в виде: доклада о выполнении поручений; ответа на письма органов исполнительной власти; исполнения поручений по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органа исполнительной власти;
сопроводительного письма и заключения к проектам законодательных актов;
ответов на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
инициативных писем;
межведомственных запросов о предоставлении документов и (или) информации, необходимых для предоставления государственных и муниципальных услуг, в рамках межведомственного взаимодействия.13.
3.3.4.2. Сроки подготовки писем с ответами устанавливаются руководителем на основании имеющихся сроков исполнения поручений, резолюций, запросов или по решению лица, давшего указания.
Тексты писем с ответами должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указании руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
3.3.4.3. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.
3.3.4.4. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, излагаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
3.3.4.5. Датой письма является дата его подписания (регистрации).
3.3.4.6. Право подписи служебных писем и телеграмм устанавливается в положениях о структурных подразделениях, в должностных регламентах и организационно-распорядительных документах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания служебных писем и телеграмм в случае отсутствия руководящих должностных лиц.
Письма на бланках "Губернатор Самарской области" подписываются Губернатором области (лицом, его замещающим).
Письма на бланках "Вице-губернатор Самарской области" подписываются вице-губернатором - председателем Правительства области, вице-губернатором - руководителем Администрации Губернатора Самарской области (лицами, их замещающими).
Письма на бланках "Правительство Самарской области" подписываются вице-губернатором - председателем Правительства области (лицом, его замещающим), первым заместителем председателя Правительства области, заместителями председателя Правительства области.
Письмо на именном бланке должностного лица, на бланке органа исполнительной власти подписывается руководителем органа исполнительной власти (лицом, его замещающим), при этом должность подписывающего указывается сокращенно.
Телеграммы категории "правительственная" подписываются Губернатором области, вице-губернатором - председателем Правительства области, членами Правительства Самарской области.
______________________
13 Содержание, срок подготовки и направления ответа на межведомственный запрос устанавливаются Федеральным законом от 27.07.2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
3.3.4.7. К проектам писем и телеграмм, подписываемых Губернатором области, вице-губернатором - председателем Правительства области, прилагаются их копии, завизированные на лицевой стороне последнего листа в нижней его части исполнителем, руководителем органа исполнительной власти, редактором, корректором, а также материалы, на основании которых они подготовлены.
3.3.4.8. При направлении письма, телеграммы не более чем в 4 адреса подписывается каждый экземпляр, экземпляр с визами и подписью остается в управлении делопроизводства и документооборота.
3.3.4.9. При направлении письма, телеграммы более чем в 4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки с указанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количество копий, на которых должны быть проставлены почтовые адреса.
3.3.4.10. Завизированный проект письма, телеграммы представляется исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области соответственно.
3.3.4.11. Письма и телеграммы, подписанные Губернатором области, вице-губернатором - председателем Правительства области, передаются в управление делопроизводства и документооборота, подписанные вице- губернатором - руководителем Администрации Губернатора области - в управление обеспечения деятельности вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области для регистрации, оформления и отправки.
Письма, подписанные руководителем органа исполнительной власти, регистрируются ответственным за регистрацию и передаются исполнителем в управление делопроизводства и документооборота для отправки.
3.3.4.12. Оформление писем и телеграмм производится в соответствии с правовыми актами Российской Федерации.14 с учетом требований, приведенных в приложениях 44 и 45.
3.3.5. Заключение, отзыв на законопроект
3.3.5.1. Проекты законов Самарской области, проекты федеральных законов, поступившие в Правительство области, рассматриваются органами исполнительной власти на основании поручения Губернатора области (лица, его замещающего).
Органом исполнительной власти, ответственным за подготовку заключения на законопроект, является орган, руководитель которого указан первым в поручении Губернатора области (лица, его замещающего).
3.3.5.2. Заключения Губернатора области на проекты законов, указанные в пункте 1 статьи 9 Закона Самарской области "О разработке,внесении и принятии законов Самарской области",
представляются субъекту права законодательной инициативы в срок до 30 дней со дня поступления проекта.
Заключения Губернатора области на проекты законов оформляются на бланке письма Губернатора области за подписью Губернатора области (лица, его замещающего) в соответствии с общими правилами оформления документов, изложенными в подразделе 3.1.1.2 Инструкции (приложение 13), и визируются в соответствии с требованиями, приведенными в пункте 3.3.4.7 Инструкции.
_________________
14 Постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".
3.3.5.3. Отзывы на федеральные законопроекты представляются в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Государственная Дума) в 30-дневный срок со дня поступления законопроекта на заключение Губернатору области, если в поручении Губернатора области (лица, его замещающего) не указан иной срок или срок не установлен Государственной Думой.
Замечания и предложения к законопроекту вправе высказать органы исполнительной власти, руководители которых указаны в поручении Губернатора области (лица, его замещающего), и Главное правовое управление.
Замечания и предложения оформляются на бланке органа исполнительной власти и подписываются его руководителем (лицом, его замещающим).
Отзыв на федеральный законопроект оформляется на бланке письма Правительства области в соответствии с общими правилами оформления документов (подраздел 3.1.1.2 Инструкции, приложение 46).
3.3.5.4. Отзыв на федеральный законопроект подлежит согласованию, которое осуществляется путем визирования второго экземпляра проекта письма исполнителем, руководителем ответственного органа исполнительной власти, редактором-корректором, руководителями других органов исполнительной власти, указанными в поручении Губернатора области (лицами, их замещающими), руководителем Главного правового управления.
3.3.6. Служебная записка
Служебная записка оформляется в случае ведения внутренней переписки между подразделениями органа исполнительной власти или должностными лицами. Информация, содержащаяся в служебной записке, используется внутри организации.
Взаимодействие структурных подразделений органов исполнительной власти посредством служебных записок осуществляется по поручению руководителя или его заместителей, а также по собственной инициативе должностного лица.
Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Записка может содержать также предложение или просьбу.
Структура служебной записки: дата, регистрационный номер, адресат, наименование вида документа (служебная записка), собственно текст, подразделение и должность составителя, подпись и ее расшифровка.
Текст служебной записки оформляется на бумаге формата А4 с учетом требований, предъявляемых к оформлению документов, изложенных в подразделе 3.1.1.2 Инструкции.
Структура и содержание служебной записки аналогичны построению и изложению служебного письма. В тексте служебной записки, как правило, выделяют три части.
В первой приводятся мотивы подготовки служебной записки, ссылки на факты и события, решения, другие аргументы, послужившие основанием для составления служебной записки. Во второй части приводятся просьбы, излагаются выводы, предлагаются решения. В третьей части может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отклонение предложения, просьбы и т. п.
Подписывает служебную записку руководитель структурного подразделения органа исполнительной власти или соответствующее должностное лицо.
3.3.7. Телефонограмма
3.3.7.1. Текст телефонограммы (не более 50 слов) составляется отправителем как документ на бумажном носителе в одном экземпляре и подписывается руководителем структурного подразделения или ответственным исполнителем, передается по телефону и записывается получателем. В телефонограмме следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
3.3.7.2. Телефонограммы оформляются на чистом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия и подпись лица, от имени которого передается телефонограмма.
3.3.7.3. Отправляемые телефонограммы записываются по следующей форме: должность, фамилия должностного лица, передавшего телефонограмму, и номер его телефона; должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы; подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
3.3.7.4. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен указатель рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть принята.
3.3.7.5. Поступившие телефонограммы записываются (печатаются) получателями или записываются в журнале со следующими реквизитами: должность, фамилия работника, принявшего телефонограмму, номер его телефона; должность, фамилия работника, передавшего телефонограмму, номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время приема; текст
телефонограммы, должность и фамилия лица, от имени которого она принята. Поступившие телефонограммы оперативно передаются должностным лицам, которым они адресованы.
3.3.7.6. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящий регистрационный номер телефонограммы; должность, фамилия, имя, отчество и подпись лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
4. Порядок работы с отдельными видами документов
4.1. Корреспонденция, поступившая из Губернской Думы
При работе с корреспонденцией, получаемой из Губернской Думы, сотрудники органов исполнительной власти должны руководствоваться следующим порядком:
вся корреспонденция, направленная из Губернской Думы в адрес Губернатора области, Правительства области, регистрируется в управлении делопроизводства и документооборота и направляется на рассмотрение Губернатора области;
корреспонденция, рассмотренная Губернатором области, направляется для исполнения в органы исполнительной власти только через управление делопроизводства и документооборота;
поступившая корреспонденция из органов исполнительной власти направляется в адрес Губернской Думы в сроки, установленные федеральным законодательством и законодательством Самарской области, Губернатором области;
срок подготовки документов для подписания или отклонения Губернатором области законов Самарской области не должен превышать 10 дней со дня их поступления в управление делопроизводства и документооборота;
письмам, отправляемым в адрес Губернской Думы через канцелярии органов исполнительной власти, управлением делопроизводства и документооборота присваивается исходящий номер;
копии писем направляются в управление делопроизводства и документооборота для закрытия дел.
4.2. Запросы и обращения
членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы, депутатов Губернской Думы
4.2.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Совет Федерации), депутатов Государственной Думы, депутатов Губернской Думы, а также на обращения комитетов и комиссий Губернской Думы (далее - запросы и обращения) осуществляются в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Самарской области.15.
4.2.2. По запросам подготавливается резолюция Губернатора области с необходимыми поручениями органам исполнительной власти.
4.2.3. Ответ на запрос дается в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его поступление на рассмотрение Губернатора области или в иной определенный в депутатском запросе срок.
4.2.4. Орган исполнительной власти рассматривает запрос в соответствии с его компетенцией, направляет ответ члену Совета Федерации, депутату Государственной Думы либо депутату Губернской Думы, а копию ответа - в управление делопроизводства и документооборота.
В случае если Губернатор области определяет необходимость личного ответа на запрос, в поручении органам исполнительной власти даются указания о представлении Губернатору области проекта соответствующего ответа.
Срок выполнения поручения устанавливается исходя из необходимости представления ответа на запрос не позднее 30 календарных дней со дня поступления его Губернатору области или в иной определенный в депутатском запросе срок.
Копии резолюций, содержащих поручения Губернатора области, вместе с копиями запросов направляются для учета и контроля их исполнения в управление организации контроля.
______________________
15 Федеральный закон от 08.05.94 г. N З-ФЗ "О статусе члена Совета Федерации, статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" и Закон Самарской области от 07.02.2003 г. N 4-ГД "О статусе депутата Самарской Губернской Думы".
4.2.5. Проекты ответов Губернатора области на запросы визируются исполнителем, руководителем органа исполнительной власти, подготовившим ответ, руководителем Главного правового управления, редактором, корректором.
Ответ на запрос подписывается тем лицом, которому направлен запрос, либо лицом, его замещающим.
4.2.6. Обращения направляются Губернатором области в органы исполнительной власти или должностным лицам, к ведению которых относятся содержащиеся в обращениях вопросы, для рассмотрения и подготовки ответа.
Ответ на обращение дается безотлагательно и (или) представляются документы, сведения, запрашиваемые членами Совета Федерации, депутатами Государственной Думы, депутатами Губернской Думы.
В случае необходимости проведения в связи с обращением дополнительного изучения вопроса или проверки информации, содержащейся в обращении, орган исполнительной власти, должностное лицо, к ведению которых относятся вопросы, содержащиеся в обращении, обязаны сообщить об этом члену Совета Федерации, депутату Государственной Думы, депутату Губернской Думы в 3-дневный срок со дня их обращения. В этом случае ответ представляется не позднее 30 дней со дня поступления обращения.
4.3. Обращения граждан
4.3.1. Прием, регистрация и организация своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляются Главным управлением по организации работы с обращениями граждан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Информационно-справочную работу по поступившим обращениям граждан ведет Главное управление по организации работы с обращениями граждан.
4.3.2. Письменные обращения граждан, поступившие в адрес Губернатора области и Правительства области, регистрируются в Главном управлении по организации работы с обращениями граждан в течение 3 дней с момента поступления. Информация о них вводится в АИС ДД.
На зарегистрированном письме (телеграмме) на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу проставляется штамп установленного образца с указанием даты поступления обращения, в котором указывается регистрационный номер, состоящий из буквенного индекса (первая буква - фамилия гражданина, если коллективное, то "Кол."), цифры 9 (номер управления) и порядкового номера дела (например: "И-9/121" или "Кол.-9/308"), В верхнем правом углу письма ставится порядковый номер.
4.3.3. Зарегистрированные письменные обращения граждан в зависимости от содержащихся в них вопросов в течение 7 дней со дня регистрации направляются с резолюциями или сопроводительными письмами в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам, к ведению которых относятся поставленные вопросы. Граждане, подавшие обращения, извещаются о принятом решении также в течение 7 дней со дня регистрации письменного обращения.
4.3.4. Передача зарегистрированных письменных обращений граждан из одного органа исполнительной власти в другой производится через Главное управление по организации работы с обращениями граждан с учетом требований пункта 5.4.4 Инструкции.
4.3.5. Если по письменному обращению гражданина подготавливается проект резолюции Губернатора области или другого должностного лица, содержащий необходимые поручения, то в нем при необходимости указывается срок исполнения поручения, порядок ответа автору письма, если письмо стоит на контроле исполнения - Губернатору области или должностному лицу, направившему поручение.
Если письменное обращение гражданина не требует доклада Губернатору области или другому должностному лицу, то оно направляется с сопроводительным письмом за подписью руководителя Главного управления по организации работы с обращениями граждан на рассмотрение в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления, организации, к ведению которых относится решение поставленных вопросов.
В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок ответа автору письма, а если письмо стоит на контроле исполнения - и Правительству области.
4.3.6. Поступившие в органы исполнительной власти письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В отдельных случаях срок рассмотрения письменного обращения, требующего дополнительного изучения и проверки, может быть продлен Губернатором области или другим должностным лицом, но не более чем на 30 дней. При этом исполнитель письменно обращается к Губернатору области или другому должностному лицу с просьбой о продлении срока.
О принятом решении о продлении срока рассмотрения обращения сообщается автору письма.
4.3.7. Орган исполнительной власти, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу обязаны в течение 15 дней представлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, которые содержат сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
4.3.8. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
4.3.9. Подготовленные ответы и другие документы, связанные с рассмотрением письменных обращений граждан в органах исполнительной власти, направляются в Главное управление по организации работы с обращениями граждан.
4.3.10. Ответственность за качество и сроки подготовки ответов несут руководители органов исполнительной власти, которым поручено рассмотрение обращений.
4.3.11. Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан, стоящих на контроле исполнения, осуществляет Главное управление по организации работы с обращениями граждан.
Руководитель Главного управления по организации работы с обращениями граждан докладывает о результатах рассмотрения письменных и устных обращений, по которым было дано поручение Губернатора области или другого должностного лица, Губернатору области или другому должностному лицу и вносит предложение о снятии обращения с контроля исполнения или дополнительном рассмотрении обращения.
Письменные обращения снимаются с контроля руководителем Главного управления по организации работы с обращениями граждан.
4.3.12. Ответ на обращение подписывается руководителем органа исполнительной власти, иным должностным лицом либо уполномоченным на то лицом.
4.3.13. Ответ на обращение, поступившее в орган исполнительной власти или должностному лицу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
4.4. Документы, содержащие информацию ограниченного распространения.16
4.4.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности органов исполнительной власти, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
4.4.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в органах исполнительной власти в порядке, установленном для несекретных документов.17, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
4.4.3. Передача сотрудниками подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускаются только с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя.
________________________
16 Требования настоящего раздела распространяются на порядок обращения с документами на бумажной основе и иных материальных носителях служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиодокументами, машинными носителями и др.).
17 Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использования атомной энергии, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.94 N 1233.
4.4.4. На документах (в случае необходимости и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются ограничительная пометка "Для служебного пользования" (далее - пометка "ДСП") и номер экземпляра.
Необходимость проставления пометки "ДСП" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.
4.4.5. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов (за исключением писем, подписываемых руководителями органов исполнительной власти), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются управлением делопроизводства и документооборота. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".
4.4.6. Печатание проектов документов и копирование документов с пометкой "ДСП" осуществляются только лицами, допущенными к работе со служебной информацией ограниченного распространения.
4.4.7. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения:
печатаются с указанием на обороте в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя, номера его служебного телефона и даты печатания документа;
передаются сотрудникам органов исполнительной власти под расписку;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя, учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
4.4.8. Исполненные документы с пометкой "ДСП" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется соответствующая пометка "ДСП".
4.4.9. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в органах исполнительной власти по акту. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
4.4.10. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "ДСП" и находящимися на архивном хранении в управлении делопроизводства и документооборота, осуществляется с согласия руководителя секретариата Правительства области или его заместителя либо руководителей подразделений, готовивших документы (сформировавших дело). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.
4.4.11. Дополнительная рассылка постановлений (распоряжений) Губернатора области, Правительства области с пометкой "ДСП" органам исполнительной власти или сторонним организациям осуществляется по указанию руководителя управления делопроизводства и документооборота или по заявкам руководителей органов исполнительной власти, их готовивших.
4.4.12. В органах исполнительной власти не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "ДСП".
Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем органа исполнительной власти. Результаты проверки оформляются актом.
В управлении делопроизводства и документооборота проверка таких документов, находящихся на архивном хранении, проводится не реже одного раза в 5 лет.
4.4.13. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель органа исполнительной власти информирует об этом руководителя секретариата Правительства области и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает руководителю секретариата Правительства области. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются руководителем органа исполнительной власти и передаются для архивного хранения.
4.4.14. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.
4.4.15. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники органов исполнительной власти могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
4.4.16. Техническая защита документов, содержащих информацию ограниченного распространения, производится в соответствии со Специальными требованиями и рекомендациями по технической защите конфиденциальной информации, утвержденными приказом Государственной технической комиссии при Президенте Российской Федерации от 30.08.2002 г. N 282 (далее - СТР-К).
СТР-К устанавливают порядок организации работ, требования и рекомендации по обеспечению технической защиты конфиденциальной информации на территории Российской Федерации и являются основным руководящим документом в этой области для органов исполнительной власти, должностных лиц и граждан Российской Федерации, взявших на себя обязательства исполнять требования правовых актов по защите информации.
4.4.17. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения и имеющие пометку "ДСП", могут регистрироваться в АИС ДД с указанием наименования, номера, даты. Электронный образ документа при этом не прикрепляется.
4.5. Электронные документы
4.5.1. В органах исполнительной власти создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Электронный документ должен быть оформлен в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к оформлению документов (подраздел 3.1.1.2 Инструкции) и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
4.5.2. При передаче электронных документов в другие органы исполнительной власти документы заверяются электронной подписью, подтверждающей юридическую силу документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".18.
Юридическая сила электронной подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
_____________________
18 Порядок выдачи и применения электронной подписи установлен Регламентом взаимодействия регионального удостоверяющего центра Самарской области и органов исполнительной власти Самарской области, утвержденным приказом департамента информационных технологий и связи Самарской области от 29.06.2011 г. N 54-п.
4.5.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
4.5.4. Перечень видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых в органах исполнительной власти осуществляются в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, приведен в приложении 47.
4.5.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.
4.5.6. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и их хранении вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
4.5.7. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти и (или) поступившие в орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
4.5.8. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.
4.5.9. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
4.5.10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
4.5.11. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем службы делопроизводства органа исполнительной власти.
5. Организация документооборота и исполнения документов
5.1. Принципы организации документооборота
5.1.1. Технологическая цепочка обработки документов состоит из следующих этапов:
прием и первичная обработка поступающих документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация документов;
информационно-справочная работа;
направление на исполнение;
контроль за исполнением;
исполнение документов;
отправка документов адресатам;
формирование дел в соответствии с номенклатурой дел;
хранение и использование документов в текущей деятельности;
подготовка и сдача дел в архив.
5.1.2. Все документы делятся на:
входящие, исходящие и внутренние документы, регистрируемые и нерегистрируемые документы, направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.
Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (указы, постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т.д.), документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т.д.), обращения граждан и другие.
Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т.д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа исполнительной власти, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, сторонним организациям и отдельным гражданам.
Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (постановления, приказы, распоряжения, протоколы, акты, докладные и служебные записки и т.д.) обеспечивают решение задач в пределах органа управления без направления информации за его пределы.
5.1.3. Документы, поступающие в орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководителю на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
5.1.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
5.1.5. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
5.1.6. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов органа исполнительной власти.
5.1.7. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или по решению руководителя органа исполнительной власти иным должностным лицам. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.
5.1.8. Подлинник документа направляется в структурное подразделение органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.
5.1.9. Документы после их подписания руководителем органа исполнительной власти (лицом, его замещающим) передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
5.1.10. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
5.1.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
5.1.12. Передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.
5.1.13. В органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю органа исполнительной власти в установленном им порядке.
5.1.14. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах.19 В системе электронного документооборота органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.
5.2. Организация доставки и отправки документов
5.2.1. Отправка корреспонденции почтовой и фельдъегерской связью.20
5.2.1.1. Документы, отправляемые и принимаемые управлением делопроизводства и документооборота, передаются почтовой, электрической связью, нарочным способом (при необходимости ускорения доставки документов адресату). Доставка документов адресату может быть осуществлена средствами фельдъегерской связи.
С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
По сетям электрической связи поступают и отправляются телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте, документы, передаваемые по системе межведомственного электронного документооборота.
С помощью фельдъегерской связи круглосуточно доставляется корреспонденция из государственных учреждений: Администрации
Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и других федеральных органов государственной власти.
Прием писем и телеграмм, переданных исполнителем для отправки в управление делопроизводства и документооборота, осуществляется ежедневно, кроме воскресных и праздничных дней, с 9 до 18 часов. В сокращенные предпраздничные дни письма принимаются до 17 часов, телеграммы - до 15 часов.
В рабочие дни после 18 часов, в предпраздничные дни после 17 часов, а также в воскресные и праздничные дни телеграммы за подписью Губернатора области отправляются сотрудниками приемной Губернатора области.
Неправильно оформленные документы и корреспонденция служебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
__________________________
19 Постановление Правительства Российской Федерации от. 15.06.2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".
20 Отправка корреспонденции почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. N 221.
5.2.1.2. Исходящие документы со сроками исполнения до 5 дней, а также с отметками о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно" обрабатываются незамедлительно.
5.2.1.3. Законвертованная корреспонденция вносится в реестры и в зависимости от степени срочности доставки отправляется фельдъегерской или почтовой связью.
Фельдъегерской связью отправляется корреспонденция, подписанная Губернатором области и вице-губернатором - председателем Правительства области, адресованная Администрации Президента Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Государственной Думе, Совету Федерации, министерствам Российской Федерации. Отправление фельдъегерской связью иной корреспонденции осуществляется с разрешения руководителя секретариата Правительства области или его заместителя.
Прием корреспонденции для отправления фельдъегерской связью осуществляется управлением делопроизводства и документооборота до 11 часов каждого рабочего дня. Обработка корреспонденции с последующей передачей ее офицеру фельдъегерской связи осуществляется с 11 до 13 часов. Корреспонденция, поступившая в управление делопроизводства и документооборота после 11 часов, отправляется на следующий день до 13 часов.
5.2.1.4. Документы с отметками о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно" оформляются вне очереди и вручаются приглашенному в управление делопроизводства и документооборота сотруднику структурного подразделения органа исполнительной власти, ответственному за делопроизводство, для передачи адресату.
Документы без отметок оформляются по мере поступления в управление делопроизводства и документооборота и передаются в отделение почтовой связи.
Срочность доставки документа определяется лицом, его подписавшим, ответственным за делопроизводство Губернатора области, вице- губернатора - председателя Правительства области, руководителем органа исполнительной власти (лицом, его замещающим) или лицом, подготовившим документ, и оформляется в соответствии с приложением 48.
5.2.1.5. Документы, направляемые по домашним адресам, отправляются только через почтовые отделения связи.
5.2.2. Организация приема и передачи
документов с использованием сетей электрической связи
5.2.2.1. Сети электрической связи используются в целях оперативной передачи и приема информации - телефонограмм, телеграмм, факсограмм.
5.2.2.2. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещений, приглашений, экстренных сообщений и т.п.).
Телефонограмма оформляется в соответствии с подразделом 3.3.7 Инструкции.
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется работником службы делопроизводства устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки либо с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана.
Поступившие телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем незамедлительно передаются на рассмотрение в соответствии с установленным порядком.
5.2.2.3. Телеграммы.21, принимаемые к отправке, должны быть оформлены в соответствии с подразделом 3.3.4 Инструкции и приложением 45.
5.2.2.4. Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа-подлинника.
5.2.2.5. При приеме факсограмм проверяется качество полученного изображения, правильность адресования и комплектность.
Нечитаемые, ошибочно направленные, полученные не полностью факсограммы не рассматриваются и не регистрируются.
5.2.2.6. Регистрация полученных факсограмм осуществляется по решению руководителя соответствующего структурного подразделения исходя из существа излагаемого вопроса.
Документ (факс), получаемый на выходе факсимильной связи, при соблюдении установленных условий и процедур может обладать юридической силой.
Отправляемые по каналам факсимильной связи документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.
5.2.2.7. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и руководителем соответствующего структурного подразделения.
_____________________
21 Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. N 222.
5.2.2.8. Принятые (отправленные) факсограммы учитываются в журналах установленной формы (приложение 49) без проставления регистрационных штампов и передаются на исполнение в установленном порядке.
При поступлении вслед за факсограммой подлинника этого документа на нем ставится регистрационный штамп с указанием даты его получения и дублируется регистрационный номер, проставленный на ранее полученной факсограмме этого документа с приставкой впереди буквенного знака "к". Подлинник документа прикрепляется к факсограмме.
При получении подлинника документа вслед за факсограммой, которая не была зарегистрирована, подлинник документа регистрируется в обычном порядке.
5.2.2.9. Запрещается передавать текст служебных документов с пометкой "ДСП" и секретных документов по каналам факсимильной связи.
Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
Факсограммы, полученные на иностранных языках, доставляются адресату без перевода.
5.2.2.10. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
5.2.2.11. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющих срок хранения один год.
5.2.2.12. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.
В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены руководителем соответствующего структурного подразделения на лиц, привлекаемых к дежурству.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется руководителями этих подразделений.
5.2.2.13. Электронная почта является одним из компонентов системы автоматизации документооборота, средством оперативной отправки информации, ее передачи между пользователями как внутри, так и между органами исполнительной власти, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Документы, полученные по электронной почте, носящие служебный характер, должны быть включены в АИС ДД.
Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ. Формат файлов служебных документов, полученных по электронной почте при их включении в межведомственный электронный документооборот, должен соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру.
5.2.2.14. При создании сообщения электронной почты поле "Тема" обязательно к заполнению.
При написании электронных сообщений необходимо использовать структурированный, короткий и содержательный стиль.
Электронные сообщения должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичных документов на бумажном носителе.
При использовании электронной почты для оперативной отправки документов, оригиналы которых доставляются почтой, отправитель письма указывает в заголовке письма "Соответствует оригиналу".
При передаче важного служебного письма его бумажная копия визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения.
Электронные сообщения отсылаются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Список электронных адресов сотрудников органов исполнительной власти поддерживается в актуальном состоянии ответственным за делопроизводство.
При отправке письма сразу более чем в 5 электронных адресов или если в списке адресатов указан получатель, не являющийся структурным подразделением органа исполнительной власти, используется следующее правило: в качестве получателя указывается адрес отправителя, остальные адреса указываются в поле "Скрытая копия" (bсс:).
При помощи специального программного обеспечения может быть произведено шифрование и резервное копирование сообщений электронной почты.
При превышении максимально допустимого размера вложения письма, поддерживаемого используемым почтовым сервером, файлы необходимо сжать.
Все служебные электронные сообщения посылаются с уведомлением о прочтении.
5.2.2.15. При создании, передаче и приеме служебных материалов по электронной почте не допускается:
передавать посредством электронной почты секретные документы и текст документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "ДСП";
рассылать рекламные сообщения или пересылать далее сообщения без получения согласия отправителя, если это не связано с выполнением должностных обязанностей;
посылать электронные сообщения со служебных почтовых ящиков, пользуясь чужим электронным адресом;
раскрывать приложения к электронным сообщениям без проверки их антивирусными программами;
посылать или пересылать далее электронные сообщения, не отвечающие нормам морали и этики.
5.2.2.16. Передачу и прием электронной почты от подразделения, а также её учет осуществляет ответственный сотрудник.
Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств электронной почты, возлагается на исполнителя, подготовившего сообщение для передачи, и руководителя соответствующего структурного подразделения, в том числе и за соответствие переданной электронной копии документа его подлиннику.
5.2.2.17. Поступивший по электронной почте документ может передаваться исполнителю в бумажном виде с обозначением аналога электронного документа (штамп "Дубликат").
5.2.2.18. Переданные и принятые электронные сообщения учитываются в журналах установленной формы. Законченные делопроизводством бумажные копии электронных сообщений сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) электронных сообщений, имеющие срок хранения один год.
5.3. Регистрация и распределение
корреспонденции, поступающей в адрес Губернатора области и вице-губернатора - председателя Правительства области
5.3.1. Регистрация и распределение корреспонденции, поступающей в адрес Губернатора области и вице-губернатора - председателя Правительства области производятся в централизованном порядке управлением делопроизводства и документооборота, за исключением корреспонденции с грифом секретности.
Письменные обращения граждан направляются для регистрации в Главное управление по организации работы с обращениями граждан.
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. При обнаружении повреждения конверта (бандероли), при отсутствии документов и (или) приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах: первый остается в управлении делопроизводства и документооборота, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
5.3.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые в АИС ДД и нерегистрируемые.
Не подлежат регистрации:
материалы информационно-справочного и рекламного характера, присланные для сведения;
копии документов;
газеты, журналы, иные периодические издания;
поздравительные открытки.
5.3.3. Регистрация поступивших документов, за исключением письменных обращений граждан, производится в управлении делопроизводства и документооборота с вводом информации о них в АИС ДД. На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации документа, его входящий номер.
Данные о зарегистрированных документах хранятся в АИС ДД не менее 5 лет.
5.3.4. Поступающая корреспонденция (подлинники) направляется управлением делопроизводства и документооборота в соответствии с установленным порядком Губернатору области, вице-губернатору - председателю Правительства области, вице-губернатору - руководителю Администрации Губернатора области, а также в органы исполнительной власти. Ошибочно поступившая в управление делопроизводства и документооборота корреспонденция ограниченного пользования в конвертованном виде передается без регистрации в органы исполнительной власти по акту.
5.3.5. Письма Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, письма министров и иных руководителей федеральных органов исполнительной власти, письма руководителей высших органов государственной власти иностранных государств, посольств и представительств иностранных государств, адресованные Губернатору области, направляются Губернатору области через секретариат Губернатора области, адресованные вице-губернатору - председателю Правительства области - через секретариат Правительства области.
5.3.6. Зарегистрированные экземпляры постановлений Совета Федерации, Государственной Думы, Губернской Думы, распоряжений Председателя Совета Федерации, Председателя Государственной Думы, запросы и обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, депутатов Губернской Думы направляются Губернатору области для оформления поручений органам исполнительной власти.
5.3.7. Копии федеральных законов, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации, постановлений Губернской Думы направляются в органы исполнительной власти в соответствии с утвержденными указателями рассылки.
5.3.8. Зарегистрированные экземпляры законов Самарской области остаются в управлении делопроизводства и документооборота.
5.3.9. Иная корреспонденция направляется непосредственно руководителям органов исполнительной власти в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения.
5.3.10. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "Вручить лично" раскладываются по ячейкам руководителей органов исполнительной власти в канцелярии управления делопроизводства и документооборота.
Пакет с корреспонденцией с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
Корреспонденция, адресованная органам исполнительной власти, раскладывается по ячейкам руководителей органов исполнительной власти в канцелярии управления делопроизводства и документооборота без регистрации.
5.3.11. Зарегистрированные в управлении делопроизводства и документооборота документы, корреспонденция с пометкой "Вручить лично", а также корреспонденция с резолюциями Губернатора области и вице-губернатора - председателя Правительства области передаются по назначению в течение рабочего времени в день их поступления или при поступлении документов в нерабочее время в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.
Документы с пометками "Вручить немедленно" и "Срочно" обрабатываются и вручаются вне очереди, а поступившие в нерабочее время, в воскресные или праздничные дни передаются органам исполнительной власти срочно в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.
Ошибочно поступившая в орган исполнительной власти корреспонденция незамедлительно возвращается с соответствующей пометкой ответственного за делопроизводство в управление делопроизводства и документооборота.
5.3.12. Документы с отметкой "Подлежит возврату" возвращаются в управление делопроизводства и документооборота в 5-дневный срок.
5.3.13. Документы, поступившие в управление делопроизводства и документооборота после 17 часов 30 минут (в сокращенные рабочие дни после 16 часов 30 минут), регистрируются на следующий рабочий день, кроме документов, требующих немедленного решения.
5.3.14. Аналогичным образом производятся прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции в других органах исполнительной власти.
5.4. Организация работы
с документами, рассмотренными Губернатором области, вице-губернатором - председателем Правительства области и направленными в органы исполнительной власти
5.4.1. Корреспонденция, поступившая на имя Губернатора области, вице- губернатора - председателя Правительства области, анализируется ответственными за делопроизводство Губернатора области и вице-губернатора - председателя Правительства области соответственно и после доклада о поступлении соответствующей корреспонденции направляется ими в органы исполнительной власти в соответствии с вопросами, отнесенными к сфере их ведения.
Все документы, рассмотренные Губернатором области, вице- губернатором - председателем Правительства области, направляются для исполнения в органы исполнительной власти только через управление делопроизводства и документооборота.
5.4.2. Документы, направляемые органами исполнительной власти на имя Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, затрагивающие компетенцию других органов исполнительной власти, должны быть предварительно согласованы с ними. В противном случае ответственный за делопроизводство Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области вправе возвратить документы исполнителю. В случае если имеются замечания и (или) предложения органов исполнительной власти по обозначенному вопросу, они излагаются в письменной форме и прилагаются к документу.
При необходимости по поступившей на имя Губернатора области корреспонденции заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель секретариата Губернатора Самарской области вправе дать поручение органу исполнительной власти о представлении дополнительной информации (мнения) о поставленных вопросах и сроках её представления.
5.4.3. Оформление адресования подлинников документов и указаний на их исполнение осуществляется ответственными за делопроизводство.
Рассмотрение документов ответственными за делопроизводство осуществляется с учетом требований пункта 5.4.6 настоящего раздела.
5.4.4. Передача зарегистрированного документа из одного органа исполнительной власти в другой производится через управление делопроизводства и документооборота в следующем порядке:
переадресация документов с поручениями Губернатора области и вице-губернатора - председателя Правительства области производится по указанию ответственного за делопроизводство Губернатора области или вице-губернатора - председателя Правительства области соответственно;
переадресация документов, направленных после регистрации управлением делопроизводства и документооборота в орган исполнительной власти, осуществляется управлением делопроизводства и документооборота.
Оформление переадресации обращений граждан осуществляется в соответствии с пунктом 4.3.4 Инструкции.
5.4.5. Ответственным за делопроизводство в первую очередь обрабатываются документы с указанием срочности их исполнения или доставки.
5.4.6. Руководители органов исполнительной власти рассматривают документы в следующем порядке:
документы, поступившие с 9 до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления (в сокращенные рабочие дни до 17 часов);
документы, поступившие после 18 часов рабочего дня (после 17 часов, сокращенного рабочего дня), рассматриваются до 10 часов следующего рабочего дня с учетом срочности исполнения.
Подлинники резолюций Губернатора области, вице-губернатора- председателя Правительства области, содержащие срочные и оперативные поручения, и другие документы с пометкой о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно" рассматриваются руководителем органа исполнительной власти в течение часа после их поступления.
Руководитель органа исполнительной власти с учетом важности содержащихся в документах вопросов организует подготовку предложений и вносит их на рассмотрение Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области.
5.4.7. Проекты резолюций, поручений руководителей органов исполнительной власти оформляются в порядке, определенном подразделом 3.3.3 Инструкции.
5.4.8. Регистрация исходящих документов за подписью руководителя органа исполнительной власти ведется ответственным за делопроизводство в АИС ДД с вводом информации о них.
5.4.9. Исполненные документы в 10-дневный срок передаются исполнителями ответственному за делопроизводство для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
5.4.10. Ответственный за делопроизводство не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся у сотрудников, со сведениями, занесенными в АИС ДД.
5.5. Контроль за исполнением документов и поручений
5.5.1. Контролю подлежит исполнение:
поручений Губернатора области, данных во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации;
поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации и протоколах заседаний Правительства Российской Федерации;
поручений Губернатора области, данных во исполнение федеральных законов;
поручений Губернатора области, данных во исполнение законов Самарской области;
поручений Губернатора области, данных во исполнение актов прокурорского реагирования;
поручений, содержащихся в актах Губернатора области и Правительства области;
поручений Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, содержащихся в протоколах заседаний Правительства области;
поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области;
поручений, содержащихся в оформленных резолюциях Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице- губернатора - руководителя Администрации Губернатора области по рассмотренным документам;
приказов (распоряжений) органа исполнительной власти и поручений, содержащихся в оформленных резолюциях руководителя органа исполнительной власти;
поручений Губернатора области, оформленных в соответствии с подразделом 3.3.3 Инструкции;
поручений Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области по итогам проведения "прямых линий" или аналогичных мероприятий в средствах массовой информации;
поручений Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области по итогам их поездок в города, районы области, на предприятия и в организации.
5.5.2. При поступлении в управление организации контроля указанные в пункте 5.5.1 настоящего раздела документы ставятся на контроль исполнения. Соответствующие сведения заносятся в АИС ДД "Контроль за исполнением поручений" (далее - АИС ДД КИП).
Ответственный за делопроизводство регулярно сверяет документы, находящиеся на контроле, со сведениями, занесенными в АИС ДД КИП. В случае отсутствия в органе исполнительной власти документа с поручением ответственный за делопроизводство организовывает работу в соответствии со сведениями, содержащимися в АИС ДД КИП.
О поручениях вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области информируется ответственное лицо за делопроизводство вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области соответственно.
Контроль за соблюдением сроков исполнения осуществляется управлением организации контроля или ответственным за делопроизводство вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области.
5.5.3. При осуществлении своих функций управление организации контроля получает сведения о ходе исполнения поручений от их исполнителей, руководителей органов исполнительной власти, АИС ДД.
5.5.4. Поручения руководителей органов исполнительной власти, в том числе содержащиеся в протоколах совещаний, проводимых ими, берутся на контроль исполнителями, которым даны поручения, а также ответственными за делопроизводство.
5.5.5. Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с требованиями подраздела 3.3.3 Инструкции. Сроки исчисляются в календарных днях начиная с даты подписания документов, содержащих поручения. В случае возложения контроля за исполнением поручений, содержащихся в постановлениях (распоряжениях) Губернатора области и Правительства области о внесении изменений в нормативные правовые акты, срок исполнения определяется в соответствии с первоначальным документом (нормативным правовым актом, в который вносятся изменения).
5.5.6. Исполнение поручений Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области по итогам проведения "прямых линий" или аналогичных мероприятий в средствах массовой информации осуществляется соответствующими подразделениями Администрации Губернатора области, секретариата Правительства области и органов исполнительной власти.
Контроль, информирование граждан через средства массовой информации и сеть Интернет осуществляет департамент информационной политики Администрации Губернатора Самарской области.
5.5.7. Контроль за выполнением постановлений (распоряжений) Губернатора области, Правительства области, приказов органов исполнительной власти может не возлагаться в случае, если принятие соответствующего правового акта не влечет необходимости осуществления конкретных действий органами исполнительной власти (должностными лицами органов исполнительной власти), связанных с его выполнением.
5.5.8. Исполнение перечисленных в пункте 5.5.1 Инструкции документов и поручений осуществляется органами исполнительной власти, на которые возложен контроль.
Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений в органах исполнительной власти осуществляется ответственными лицами в соответствии с распределением функций контроля. Текущая информация о ходе исполнения документов и поручений, стоящих на контроле, вносится в АИС ДД КИП.
5.5.9. Ответственность за исполнение поручений, а также за представление доклада об исполнении поручений в установленный срок несет руководитель органа исполнительной власти, на который (на сотрудника которого) возложено исполнение поручения.
Если поручением предусматривается более одного исполнителя, то ответственность за исполнение и представление отчета об исполнении несет исполнитель, который указан первым (головной исполнитель) или исполнитель, который помечен словом "созыв".
5.5.10. Доклад об исполнении (продлении срока исполнения) поручений с необходимыми материалами представляется Губернатору области, вице-губернатору - председателю Правительства области, вице-губернатору - руководителю Администрации Губернатора области соответственно за 5 календарных дней до истечения установленного срока головным исполнителем, если в поручении не указан иной срок. Представляемый доклад должен быть подписан руководителем органа исполнительной власти, к ведению которого относится соответствующий вопрос.
Головной исполнитель может устанавливать и согласовывать с исполнителями сроки исполнения поручения, но не позднее 5 календарных дней до установленного срока исполнения поручения, если в поручении Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области не указан иной срок.
Головной исполнитель готовит итоговый доклад с указанием в нем всех позиций исполнителей (или с приложением их писем, обращений, служебных записок и пр.) по данному вопросу.
Головной исполнитель передает доклады исполнителей вместе со своим докладом в управление организации контроля или ответственному за делопроизводство вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области в соответствии с распределением функций контроля.
При подготовке доклада об исполнении поручения ссылка на реквизиты документа (исходящий регистрационный номер, дату, наименование), на основании которого было дано поручение, как и на реквизиты самого поручения обязательна.
В докладе об исполнении поручения Губернатора области, вице- губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области должны быть отражены конкретные результаты и содержаться сведения об информировании автора обращения.
К докладу должны быть приложены исходящие и входящие письма, которые направлялись исполнителем и поступали в его адрес, прочие документы в рамках исполнения поручения.
К докладу прилагается подлинник поручения. Копии доклада и документа с поручением помещаются в дело.
Копии документов не должны содержать каких-либо служебных или прочих записей.
При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения в установленный срок, головной исполнитель до истечения половины срока исполнения поручения представляет в управление организации контроля доклад с просьбой о продлении срока исполнения поручения, где указывает объективные причины, препятствующие его своевременному исполнению.
Направление доклада и снятие поручения с контроля (продление срока исполнения) до его визирования в управлении организации контроля недопустимо.
Если исполнитель считает, что им предприняты все меры для полного и всестороннего исполнения поручения, а дальнейшее исполнение поручения находится в компетенции другого органа исполнительной власти, то вопрос о дальнейшем исполнении поручения другим органом исполнительной власти решается в рабочем порядке в пределах установленного срока. Контроль за исполнением поручения возлагается на другой орган исполнительной власти, в чьей компетенции находится данный вопрос, после получения резолюции Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области соответственно.
Направление доклада о дальнейшем исполнении поручения другим органом исполнительной власти до его визирования в управлении организации контроля недопустимо.
Дальнейшее исполнение поручения другим органом исполнительной власти по поручениям, данным согласно постановлениям, распоряжениям Правительства области, возможно только путем внесения изменений в соответствующие правовые акты.
Направление доклада о дальнейшем исполнении поручений, содержащихся в постановлениях, распоряжениях Правительства области другим органом исполнительной власти недопустимо. До внесения соответствующих изменений в правовые акты поручение считается неисполненным.
Электронный образ письма с просьбой о дальнейшем исполнении поручения другим органом исполнительной власти и резолюции Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице- губернатора - руководителя Администрации Губернатора области заносится в АИС ДД КИП и направляется в управление организации контроля органом исполнительной власти, инициировавшим переадресацию.
Зарегистрированное письмо исполнителю поручения необходимо отразить в специализированной форме в базе АИС ДД КИП, открыв конкретное поручение и указав реквизиты отчета об исполнении. До занесения реквизитов отчета об исполнении в АИС ДД КИП поручение считается неисполненным.
Доклады, представляемые в управление организации контроля, оформляются в форме письма на бланке органа исполнительной власти, на который возложен контроль, на имя Губернатора области, вице- губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области в соответствии со следующими требованиями:
в письме должна содержаться информация, на основании которой можно сделать обоснованный и исчерпывающий вывод о дальнейшем решении (снятии с контроля, продлении срока исполнения, переадресации другому исполнителю);
в заключительной части письма исполнитель вносит на рассмотрение свое предложение о дальнейшем исполнении документа (например, "Прошу снять данное поручение с контроля", "Прошу перенести срок исполнения данного поручения");
в случае переноса срока исполнения поручения необходимо указать конкретную дату следующего представления доклада;
в одном письме по нескольким документам и поручениям не должно содержаться одновременно информации о снятии с контроля и продлении срока исполнения;
к письму необходимо приложить копию документа, об исполнении которого пишется доклад, в случае представления доклада об исполнении поручения, содержащегося в протоколе совещания у Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области или протоколе заседания Правительства области - первую страницу протокола и страницу с поручением, которое необходимо выделить;
письмо должно быть подписано руководителем органа исполнительной власти (лицом, его замещающим);
в докладе не должно содержаться стилистических, речевых и других ошибок.
Электронный образ доклада с подписью руководителя органа исполнительной власти регистрируется исполнителем в АИС ДД КИП.
Зарегистрированный доклад исполнителю поручения необходимо отразить в специализированной форме в базе АИС ДД КИП, открыв конкретное поручение и указав реквизиты доклада об исполнении. До занесения реквизитов доклада об исполнении в АИС ДД КИП поручение считается неисполненным.
Доклады об исполнении поручений в случае несоответствия установленным требованиям оформления подлежат возврату исполнителям на доработку. При этом срок контроля не приостанавливается, поручения считаются неисполненными.
Поручения подлежат снятию с контроля без представления доклада об исполнении в следующих случаях:
если исполнение поручения завершилось принятием акта Губернатора области или Правительства области. В этом случае в управление организации контроля представляется письмо об исполнении поручения с указанием реквизитов правового акта за подписью руководителя органа исполнительной власти, ответственного за исполнение поручения;
если по актам прокурорского реагирования направлен ответ в органы прокуратуры за подписью Губернатора области. В данном случае электронный образ документа (ответа) заносится в АИС ДД и направляется в управление организации контроля должностными лицами, ответственными за исполнение данного документа;
если в управление организации контроля представлена копия отчета, направленного Губернатору области, либо сведения о докладе Губернатору области по вопросу исполнения поручения, содержащегося в резолюции Губернатора области на письма и обращения.
После проведения соответствующих мероприятий доклад об исполнении поручения направляется Губернатору области для принятия решения.
После вынесения соответствующей резолюции Губернатором области доклад об исполнении поручения представляется в управление организации контроля, которое проводит мероприятия по снятию с контроля либо продлению сроков исполнения поручения, а также вносит информацию в АИС ДДКИП.
Ответственный за делопроизводство органа исполнительной власти, которому дано поручение, организовывает работу в соответствии с резолюцией Губернатора области.
В случае если исполнитель вносит на рассмотрение свое предложение о снятии с контроля соответствующего поручения, а Губернатор области принял решение о продлении срока исполнения поручения, управление организации контроля направляет в адрес исполнителя копию доклада с резолюцией Губернатора области путем прикрепления электронного образа документа в АИС ДД КИП.
Управление организации контроля по требованию вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области представляет информацию о контроле соблюдения исполнительской дисциплины органами исполнительной власти.
5.6. Учет и анализ объемов документооборота
5.6.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в орган исполнительной власти и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
5.6.2. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в структурном подразделении органа исполнительной власти, на который возложена функция регистрации документов.
5.6.3. Поступающие, исходящие и создаваемые документы учитываются отдельно.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
5.6.4. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства органа исполнительной власти и представляются руководству в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
5.6.5. Тиражированные экземпляры подсчитываются отдельно работником, осуществляющим копировально-множительную работу, согласно заказам на копировально-множительные работы.
6. Документальный фонд
6.1. Формирование дел
6.1.1. Составление номенклатуры дел
6.1.1.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел для постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения.
6.1.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе исполнительной власти, его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание.
6.1.1.3. В органах исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 50) и сводная номенклатура дел органа исполнительной власти (приложение 51).
6.1.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется не позднее 15 ноября текущего года сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом органа исполнительной власти и подписывается руководителем структурного подразделения.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее ответственному за делопроизводство органа исполнительной власти.
6.1.1.5. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти составляется ответственным за делопроизводство на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива органа исполнительной власти.
6.1.1.6. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти подписывается ответственным за делопроизводство, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) органа исполнительной власти, экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) управления государственной архивной службы Самарской области и утверждается не позднее конца текущего года руководителем органа исполнительной власти. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти согласовывается с управлением государственной архивной службы Самарской области не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре органа исполнительной власти.
6.1.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел органа исполнительной власти подразделения органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.1.8. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел органа исполнительной власти является документом постоянного срока хранения, второй - используется ответственным за делопроизводство в качестве рабочего, третий - применяется в архиве органа исполнительной власти, четвертый - в управлении государственной архивной службы Самарской области, с которым согласовывалась номенклатура дел.
6.1.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа исполнительной власти.
6.1.1.11. Названиями разделов сводной номенклатуры дел органа исполнительной власти являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти.
6.1.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например "12-05", где 12 - обозначение структурного
подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти, организаций, учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы, отчеты.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 номенклатуры дел указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПК управления государственной архивной службы Самарской области срок хранения.
В графе 5 "Примечание" номенклатуры дел указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: "Переходящее с 2012 г."), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.
6.1.1.14. Если в течение года в органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
6.1.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
6.1.2. Формирование дел
Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
Дела в структурных подразделениях органов исполнительной власти формируются децентрализовано.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
1) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;
2) в дело включается один экземпляр каждого документа;
3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;
4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел;
5) в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в структурном подразделении органа исполнительной власти, документы выборных органов, их постоянных комиссий и др.);
6) дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "т. 1", "т. 2" и т.д.;
7) внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы, при этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или в алфавитном порядке (по авторам или корреспондентам);
8) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся, приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;
9) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии и т.п.;
10) при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело;
11) при оформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем "ПВА";
12) не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица.
Номер дела, в которое будет подшит документ, определяет исполнитель, согласовав номер с работником соответствующей службы делопроизводства. На документе проставляются отметка "в дело N ...", дата передачи документа в дело, подпись исполнителя (с расшифровкой фамилии и инициалов), а при необходимости также отметка о решении вопроса, затронутого в данном документе.
6.1.3. Систематизация отдельных категорий документов
При формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов:
1) нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
2) положения, инструкции, правила и т.п., являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела;
3) приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы за один календарный год формируют в дело, внутри дела располагают их по номерам и датам начиная с января. Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируются отдельно;
4) постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания;
5) протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседаний комиссий, протоколы заседаний Правительства области, протоколы совещаний и т.д.). Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов. Стенограммы заседаний формируются в отдельные дела;
6) переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускаются в делах разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату;
7) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию независимо от времени составления, например, отчет за 2012 год, составленный в 2013 году, подшивается в дело 2012 года, а не 2013 года, план на 2013 год, составленный в 2012 году - в дело 2013 года. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: объяснительная записка к отчету, баланс, приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке;
8) при формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы органов исполнительной власти и их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке;
9) документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и т.д.), поступающие в вышестоящую организацию, группируются в самостоятельные дела по каждой организации или по документам с одним названием по всем подведомственным организациям;
10) договоры, соглашения (постоянного срока хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям сторон;
11) законченные делопроизводством личные дела (на уволенных работников) формируются на каждого государственного гражданского служащего отдельно, документы (при их наличии) группируются в следующей последовательности:
опись документов, имеющихся в личном деле;
письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Самарской области (далее - должность гражданской службы);
собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;
документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;
экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;
копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;
копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;
аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Самарской области;
копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Самарской области (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);
копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;
документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;
сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;
копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.
В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.
К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами Самарской области.
Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления;
12) личные карточки на уволенных работников формируются в дела по году увольнения, внутри дела - в алфавитном порядке фамилий. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела;
13) лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности документов по окончании календарного года необходимо распечатать лицевой счет за календарный год на каждого работника. Запрещается использовать ежемесячные расчетные листки взамен лицевого счета;
14) трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела.
В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, дела с документами постоянного срока хранения формируются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть в деле заключительным, а первый документ календарного года должен быть в начале дела.
Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.
Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - в хронологическом порядке.
6.1.4. Организация оперативного хранения документов
6.1.4.1. С момента заведения и до передачи в архив службы делопроизводства или на уничтожение документы и дела находятся на оперативном хранении по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
Руководители структурных подразделений и ответственные за делопроизводство обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах вертикально, корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение 3 лет, а затем сдаются в архив.
Периодически, как правило, перед передачей в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы делопроизводства, реорганизации и ликвидации органа исполнительной власти или ее структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится внутреннее расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
6.1.4.2. Выдача дел другим структурным подразделениям производится на основании служебной записки с разрешения руководителя службы делопроизводства или его заместителя в соответствии с распределением обязанностей. Выдача дел работникам структурных подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта- заместитель, помещаемая на место выданного дела (приложение 52). В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. По истечении указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего архив, по актам.
Если отдельные документы, уже включенные в дело и находящиеся на оперативном хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием когда, кому и на какой срок выдан документ.
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
6.1.5. Подготовка документов к последующему хранению и использованию
Завершенные дела постоянного срока хранения и по личному составу в течение 2 лет остаются в структурных подразделениях органов исполнительной власти для справочной работы, а затем сдаются в структурное подразделение, которое осуществляет дальнейшее хранение этих документов.
Дела временного срока хранения не подлежат передаче на архивное хранение, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях органов исполнительной власти несут руководители служб, осуществляющих хранение документов.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:
проведение экспертизы ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел;
составление актов о выделении к уничтожению документов и дел. Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях органов исполнительной власти.
Прием дел осуществляется только по описям в присутствии работника структурного подразделения органа исполнительной власти.
6.2. Передача дел в архив
6.2.1. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях:
при составлении номенклатуры дел;
в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к передаче на архивное хранение.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая ЭК органа исполнительной власти и при необходимости ЭК в его структурных подразделениях.
Экспертиза ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу осуществляется в структурных подразделениях органов исполнительной власти членами ЭК и работниками структурных подразделений органов исполнительной власти для установления научной, исторической и практической значимости документов.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия:
отбор документов постоянного срока хранения для подготовки к передаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов;
отбор документов временного срока хранения (до 10 лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях органов исполнительной власти;
выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой "До минования надобности").
В процессе проведения экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсимильные копии, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Дела с пометкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (более 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и о выделении документов (дел) к уничтожению. При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела в графе "Примечание" делается соответствующая отметка, например: "Уничтожено 30.10.2012" или "Передано на хранение в по описи 26.08.2012".
Дела постоянного и временного (более 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу подлежат полистному просмотру в целях изъятия дублетных экземпляров, черновиков, факсограмм, документов, подлежащих возврату, документов временного срока хранения, неоформленных копий документов.
6.2.2. Оформление дела
6.2.2.1. Дела постоянного срока хранения и дела по личному составу при передаче из структурных подразделений органов исполнительной власти на архивное хранение подлежат полному оформлению.
Полное оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий:
подшивка или переплет дела;
составление внутренней описи документов (при необходимости) согласно приложению 53;
нумерация листов дела;
составление листа-заверителя дела согласно приложению 54;
оформление обложки дела.
Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещается.
При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам, например: "1а", "16".
В случае большого количества ошибок (более 5) проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены другим краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
Внутренняя опись документов составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Общее количество документов вместе с основным документом учитывается в графе "Количество документов". К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документа, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно и в листе- заверителе дела указываются через знак "+". Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению, допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены из дел.
Дела постоянного срока хранения должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах.
6.2.2.2. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме согласно приложению 55. На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения:
название органа исполнительной власти;
название структурного подразделения, где оформлялось дело;
индекс дела;
номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи; заголовок дела; дата дела;
количество листов в деле;
срок хранения дела.
Большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела.
Название организации приводится полностью в именительном падеже, в скобках дается ее сокращенное название. Название структурного подразделения указывается по тем же правилам. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел.
Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество уволенного в именительном падеже.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела органа исполнительной власти будут приняты на государственное хранение.
При изменении наименования органа исполнительной власти (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой орган исполнительной власти (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этого органа исполнительной власти, а прежнее наименование органа исполнительной власти (структурного подразделения) заключается в скобки.
При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома, например: "Распоряжения Губернатора Самарской области N 1-100, т. 1.".
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается наличие копий.
На обложке дела обязательно указывается дата дела - год (ы) заведения и окончания дела делопроизводством.
При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год, например: "30 октября 2012 года".
При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание в том случае, если это не приводит к неоднозначности толкования даты, например: "30.10.2012".
Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты заседаний (даты принятия решений).
Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения лица, на которое это дело заведено.
Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки; полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком, например: "[не ранее 2010 г.]", "[не ранее апреля - не позднее мая 2011 г.]", "[не ранее 25] июня 2009 г.", "15 [января] 2007 г.", "5 августа [2001 г.]", "[22 сентября 2010 г.?]".
Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного срока хранения пишется "Хранить постоянно").
Надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, темными чернилами или тушью. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается.
Допускается наклеивание листа с реквизитами обложки дела, оформленного машинописным способом, на форзац переплетенного дела в случае, если оно имеет темную обложку.
6.2.3. Составление и оформление описей и актов
6.2.3.1. Ежегодно по результатам экспертизы ценности документов составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов и дел. Оформление и описание дел производится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.
На все завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи (далее - опись).
Опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для учета и раскрытия их содержания.
Описи составляются отдельно на следующие виды дел: дела постоянного срока хранения; дела временного (свыше 10 лет) срока хранения; дела по личному составу.
Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с документами в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в том структурном подразделении, в котором составлялась опись.
Систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.
Заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел. При внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками дела систематизируются в хронологическом порядке, при этом полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами "то же", другие сведения указываются полностью (на каждом новом листе описи заголовок полностью повторяется).
Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается запись "Документы за данный год см. также в разделе описи за ... год, дело N ...", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к годовому разделу.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
Графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям, наличии копий и т.д.
Опись дел постоянного срока хранения
6.2.3.2. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел органа исполнительной власти.
В годовой раздел сводной описи дел постоянного срока хранения включаются заголовки дел постоянного срока хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.
Годовой раздел сводной описи дел постоянного срока хранения составляется по форме согласно приложению 56.
Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного срока хранения, нумеруются в валовом порядке.
Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.
Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается запись
"Документы за данный год см. также в разделе описи за год, дело N ...",
которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу.
После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.
К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного срока хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.
В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре органов исполнительной власти за период, который охватывают дела описи, дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел, указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях, освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия.
Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу.
В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).
Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются совращения, характерные для деятельности органа исполнительной власти. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагают в списке в алфавитном порядке.
Указатели составляются, как правило, по сведениям, содержащимся в описательных статьях раздела, без просмотра дел. Только в тех случаях, когда в раздел включены заголовки дел, сформированных по номинальному и хронологическому признакам, указатели составляются с просмотром дел. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.
Годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются.
Годовой раздел сводной описи дел постоянного срока хранения подлежит рассмотрению ЭК, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются на рассмотрение ЭПК управления государственной архивной службы Самарской области органа исполнительной власти.
После утверждения годового раздела ЭПК опись утверждается руководителем органа исполнительной власти, затем первый экземпляр описи передается в соответствующий государственный архив, а остальные экземпляры остаются в органе исполнительной власти.
Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного срока хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет четырехзначной цифры, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда, при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную опись, согласовывается с управлением государственной архивной службы Самарской области.
Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись.
Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, оформленный согласно приложению 57.
На титульном листе законченной описи дел постоянного срока хранения указываются:
название фонда;
номер фонда;
номер описи;
название описи, которая включает указание категории документов (постоянного, временного сроков хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела органа исполнительной власти.
Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней переплетается.
В годовой раздел сводной описи дел постоянного срока хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой дел за этот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.
Опись дел временного (свыше 10 лет) срока хранения
6.2.3.3. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях органа исполнительной власти.
Порядок внесения заголовков в годовой раздел сводной описи дел аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного срока хранения.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения составляется по форме согласно приложению 58.
Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.
При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения печатается в двух экземплярах.
Опись дел по личному составу
6.2.3.4. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению 59. Порядок заполнения граф в данной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного срока хранения.
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
приказы по личному составу; списки личного состава;
карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате; невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
акты о несчастных случаях.
Вышеперечисленные документы больших объемов могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. На личные дела государственных служащих составляется отдельная опись. Независимо от того, что они хранятся в течение 10 лет на месте в структурных подразделениях, опись личных дел представляется в управление государственной архивной службы Самарской области.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в 3 экземплярах, подписывается составителем и работником кадровой службы и представляется на рассмотрение ЭК. После одобрения ЭК он подлежит согласованию с ЭПК, а затем утверждается руководителем органа исполнительной власти.
6.2.4. Уничтожение документов, не подлежащих хранению
Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, хранятся в структурных подразделениях органов исполнительной власти до истечения срока хранения, после чего уничтожаются по акту, который согласовывается с ЭК, утверждается руководителем органа исполнительной власти или уполномоченным им должностным лицом.
Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с 3-летним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2012 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2016 года, с 5-летним сроком хранения - не ранее 1 января 2018 года.
Образец оформления акта приведен в приложении 60.
6.2.5. Передача дел на архивное хранение
В архив органа исполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, включая дела по личному составу. Передача производится только по утвержденным описям дел.
Дела с исполненными документами передаются в архив органа исполнительной власти после завершения их делопроизводством.
Прием каждого дела производится ответственным за архив органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения по описям. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема- передачи дел, а также подписи ответственного за архив органа исполнительной власти и сотрудника, передавшего дела.
Документы постоянного срока хранения органа исполнительной власти по истечении сроков их временного хранения передаются в упорядоченном состоянии на постоянное хранение в государственные архивы Самарской области.
6.2.6. Порядок передачи
документов при реорганизации или ликвидации органа исполнительной власти
6.2.6.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов органов исполнительной власти при их ликвидации или реорганизации регулируется правовыми актами о ликвидации или реорганизации органов исполнительной власти.
6.2.6.2. Передача документов ликвидируемых органов исполнительной власти осуществляется ликвидационной комиссией.
В состав ликвидационной комиссии должен входить представитель управления государственной архивной службы Самарской области.
6.2.6.3. При ликвидации органа исполнительной власти:
документы постоянного срока хранения должны быть переданы в соответствующий государственный архив;
документы по личному составу должны быть переданы в государственное бюджетное учреждение Самарской области "Самарский областной государственный архив документов по личному составу";
документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы на архивное хранение в соответствующий государственный архив по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению документов отдельно за каждый год, подготовленному ликвидационной комиссией;
документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации органа исполнительной власти, уничтожаются ликвидационной комиссией в установленном порядке.
6.2.6.4. При реорганизации органов исполнительной власти документы передаются вновь возникшим органам исполнительной власти в соответствии с их компетенцией.
6.2.6.5. Перед передачей документов органов исполнительной власти в случае ликвидации или реорганизации органов исполнительной власти проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества научно- технической обработки документов, находящихся в делопроизводстве или на архивном хранении органа исполнительной власти.
Если документы оформлены с нарушением установленный требований, то ликвидационная комиссия или реорганизуемый орган исполнительной власти организуют устранение указанных нарушений.
7. Организационно-технические мероприятия
7.1. Организация проведения заседаний Правительства области
7.1.1. Подготовка и проведение заседаний Правительства области, оформление принятых на заседаниях правовых актов осуществляются в соответствии с Регламентом Правительства Самарской области.22.
7.1.2. Члены Правительства области, руководители органов исполнительной власти, не являющихся министерствами (иные органы исполнительной власти), не позднее чем за два месяца до начала очередного полугодия представляют в секретариат Правительства области подготовленные предложения для включения в план работы Правительства области, содержащие:
наименование вопроса;
общую характеристику, основные положения предлагаемого к рассмотрению вопроса и обоснование необходимости его рассмотрения Правительством области;
форму акта Правительства области;
данные о головном исполнителе (перечне исполнителей), ответственном за подготовку рассмотрения вопроса Правительством области;
месяц, в котором планируется рассмотрение вопроса Правительством области.
_________________________
22 Постановление Правительства Самарской области от 12.10.2011 г. N 555 "О Регламенте Правительства Самарской области".
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Самарской области от 12 августа 2013 г. N 467-р в пункт 7.1.3 настоящей Инструкции внесены изменения
7.1.3. Проекты правовых актов, принятие которых осуществляется исключительно на заседании Правительства области, в том числе проекты, включенные в план работы Правительства области как рассматриваемые исключительно на заседании.23, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями раздела 3.2 Инструкции представляются в управление делопроизводства и документооборота в срок не позднее чем за 15 календарных дней до даты проведения заседания.
Проекты правовых актов, касающиеся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Губернатора области, резервного фонда Правительства области, представляются в управление делопроизводства и документооборота и включаются в повестку дня заседания Правительства области по мере готовности проекта при соблюдении сроков и порядка подготовки, обозначенных в подразделе 3.2.2 Инструкции.
7.1.4. К проекту правового акта прилагаются документы согласно пункту 3.2.2.6 Инструкции.
7.1.5. Члены Правительства области, руководители иных органов исполнительной власти, ответственные за подготовку проекта, подлежащего рассмотрению на заседании Правительства области, несут персональную ответственность за качество и своевременность представления материалов.
7.1.6. Управление делопроизводства и документооборота:
осуществляет контроль за своевременной подготовкой и внесением в установленном порядке материалов на рассмотрение Правительства области;
проводит лингвистическую экспертизу проекта правового акта и полную проверку пакета документов, сформированного в соответствии с пунктом 3.2.2.6 Инструкции, а в случае нарушения установленных требований обеспечивает их возврат в установленном порядке;
подготавливает проект списка лиц, приглашаемых на заседание Правительства области для рассмотрения вопросов;
осуществляет администрирование электронной информационной системы "Заседания Правительства Самарской области и совещания, проводимые Губернатором и вице-губернаторами Самарский области", предоставляющей доступ к материалам повестки дня заседаний Правительства области в электронном виде в части содержаний, добавляет и редактирует информацию о заседаниях Правительства области, определяет список пользователей системы, добавляет и редактирует вопросы повестки дня заседания, отправляет уведомления об изменениях, осуществляет администрирование списка адресов рассылки.
__________________________
23 Статья 8 Закона Самарской области от 30.07.2011 г. N 80-ГД "О Правительстве Самарской области".
ГАРАНТ:
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дата Закона Самарской области N 80-ГД "О Правительстве Самарской области" следует читать как "30.09.2011".
7.1.7. Секретариат Правительства области подготавливает проект повестки дня заседания Правительства области для подписания Губернатором области или вице-губернатором - Председателем Правительства области (лицом, его замещающим).
Одобренный проект повестки дня заседания Правительства области и материалы к нему рассылаются участникам заседания, как правило, не позднее чем за 5 дней до дня его проведения.
7.1.8. Материалы к заседанию Правительства области в (обязательном порядке направляются:
членам Правительства области;
структурным подразделениям Администрации Губернатора области (руководителям Главного правового управления, (департамента информационной политики);
Главному федеральному инспектору по Самарской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе;
председателю Самарской Губернской Думы;
председателю общественной палаты Самарской области;
в прокуратуру Самарской области.
7.1.9. Приглашение лиц, имеющих непосредственное отношение к вопросам, рассматриваемым на заседании Правительства области, обеспечивает разработчик проекта правового акта совместно с управлением делопроизводства и документооборота.
7.1.10. Во время рассмотрения вопросов на заседаниях Правительства области управлением делопроизводства документооборота ведется стенографирование (раздел 7.2 Инструкции).
Стенограмма заседания оформляется в течение суток после его проведения в двух экземплярах, один из которых полистно визируется сотрудником, подготовившим стенограмму.
В случае принятия проекта правового акта с замечаниями один экземпляр стенограммы с подлинником проекта правового акта возвращается исполнителю для его доработки.
7.1.11. Решения, принятые на заседании Правительства области, оформляются протоколом (подраздел 3.3.2 Инструкции).
7.1.12. При принятии проекта правового акта с учетом высказанных в процессе рассмотрения замечаний и предложений, проект возвращается управлением делопроизводства и документооборота его разработчику.
Разработчик проекта правового акта в срок, не превышающий 7 дней, если иное не установлено Губернатором области (лицом, его замещающим), вице-губернатором - председателем Правительства области (лицом, его замещающим), обеспечивает приведение текста проекта в соответствие с высказанными замечаниями и предложениями.
Разработчик проекта правового акта ставит отметку в правом верхнем углу на стенограмме обсуждения данного вопроса "На подпись" и передает руководителю управления делопроизводства и документооборота для подписания лицом, председательствовавшим на заседании Правительства области.
7.1.13. Если принято решение об отклонении и доработке проекта правового акта, разработчик проекта, внесший данный проект на рассмотрение Правительства области, обеспечивает доработку проекта правового акта и повторное внесение его на рассмотрение Правительства области или подписание вице-губернатором - председателем Правительства области в установленные сроки. Если эти сроки не оговорены, то доработка проекта осуществляется в срок до 30 календарных дней.
7.2. Стенографические работы
7.2.1. Управление делопроизводства и документооборота совместно с департаментом управления делами Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области обеспечивает стенографирование и ведение аудиозаписи заседаний Правительства области, а также мероприятий, проводимых Губернатором области.
Стенографирование указанных мероприятий осуществляется по заявкам, представляемым в управление делопроизводства и документооборота.
7.2.2. Стенографирование всех мероприятий осуществляется в специальных тетрадях, параллельно ведется запись на цифровых носителях.
7.2.3. Стенографическая запись расшифровывается, как правило, в течение суток после проведения заседания или совещания. Текст визируется полистно работником, осуществляющим стенографирование, на оборотной стороне листа.
7.2.4. Подлинники расшифрованных стенографических записей заседаний Правительства области хранятся в управлении делопроизводства и документооборота в течение года, после чего формируются в дела и передаются на архивное хранение. Цифровые записи и тетради также хранятся в управлении делопроизводства и документооборота в течение года, после чего уничтожаются.
7.2.5. Один экземпляр расшифрованных стенографических записей совещаний у Губернатора области передается ответственному за делопроизводство Губернатора области, второй хранится в управлении делопроизводства и документооборота в течение года, а затем в установленном порядке передается на архивное хранение.
7.2.6. В электронном виде расшифрованные стенографические записи хранятся не менее года, по истечении которого соответствующие файлы могут быть уничтожены.
7.2.7. Отдельные разделы (страницы) расшифрованных стенографических записей заседаний Правительства области выдаются органам исполнительной власти, ответственным за подготовку соответствующих вопросов, рассмотренных на заседаниях Правительства области, и лицам, получившим поручения председательствующего на заседании Правительства области. По прошествии надобности они уничтожаются.
7.2.8. Если на обсуждение вынесен материал секретного характера или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то стенографирование и оформление протокола этого заседания (совещания) осуществляются в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.
7.3. Печатание, копирование и тиражирование документов
7.3.1. Все документы печатаются в структурных подразделениях органов исполнительной власти.
7.3.2. Выполнение копировально-множительных работ производится централизованно в участке компьютерной верстки и копирования государственного казенного учреждения Самарской области "Служба эксплуатации зданий и сооружений" (далее - служба), а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях.
7.3.3. В участке компьютерной верстки и копирования службы копируются служебные материалы и документы по заказам ответственных работников Администрации Губернатора области и секретариата Правительства области. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы службы.
7.3.4. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги формата не более А3.
Многотиражные материалы тиражируются, как правило, с уменьшением и использованием обеих сторон листа.
Документы копируются с первого экземпляра (подлинника) документа, согласующие визы закрываются.
Документы неслужебного характера на копирование, тиражирование не принимаются.
7.3.5. Копирование документов осуществляется в порядке их поступления.
7.3.6. Срочное копирование, тиражирование служебных документов определяется руководителем управления делопроизводства и документооборота, выполняется вне очереди, определяется на бланке заказа соответствующей пометкой.
7.3.7. Работники, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику.
Ответственность за правильное установление для тиражируемого документа количества его копий несет лицо, подписавшее заказ на тиражирование.
7.3.8. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях, разрешается копирование служебных материалов и документов необходимого объема и тиража. Ответственность за правильное использование копировальной техники несет руководитель структурного подразделения, в котором установлена копировальная техника.
7.4. Изготовление, учет, использование и хранение
печатей, штампов, бланков документов
Печати и штампы
7.4.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности органа исполнительной власти, производится по решению руководителя по согласованию с руководителем службы делопроизводства.
Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации в органе исполнительной власти могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов, металлические выжимные печати для опечатывания помещений.
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.
Заявки структурных подразделений органов исполнительной власти на изготовление печатей и штампов направляются ответственным за делопроизводство для размещения и исполнения заказов.
В случае служебной необходимости по решению руководителя органа исполнительной власти допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
Заявки на изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области подписываются Губернатором области, вице- губернатором - председателем Правительства области, вице-губернатором - руководителем Администрации Губернатора области соответственно.
7.4.2. Изготовленные печати и штампы должны учитываться с регистрацией оттисков ответственным за делопроизводство в специальном журнале, выдаваться работникам под расписку, храниться в надежно запираемых шкафах. На журналах проставляется пометка "Для служебного пользования", листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых органом исполнительной власти, не допускается.
7.4.3. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым приказом органа исполнительной власти или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.
7.4.4. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, подписанных Губернатором области, лицом, его замещающим (гербовая печать Губернатора области), вице-губернатором - председателем Правительства области (лицом, его замещающим), первым заместителем председателя Правительства области (гербовая печать Правительства области).
Примерный перечень документов, на которых ставится оттиск гербовой печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, приведен в приложении 61.
7.4.5. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати органа исполнительной власти. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписывающего документ.
7.4.6. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области, руководителя органа исполнительной власти разрешаются к использованию на копиях документов, подписанных в установленном порядке. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.
7.4.7. Ответственными за хранение и использование печатей и штампов устанавливаются:
мастичной гербовой печати Губернатора области, Правительства области (основной) - управление делопроизводства и документооборота;
мастичной гербовой печати Губернатора области, Правительства области (вспомогательной) - управление кадровой политики и государственных наград Администрации Губернатора области;
мастичной гербовой печати органа исполнительной власти - сотрудники, на которых возлагается эта обязанность руководителем органа исполнительной власти;
остальных металлических, мастичных печатей и штампов - соответствующие подразделения органов исполнительной власти.
7.4.8. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов в подразделениях органов исполнительной власти осуществляет ответственный за делопроизводство. В случае утери печати, штампа ответственный за делопроизводство незамедлительно ставится в известность.
7.4.9. Контроль использования печатей и штампов возлагается на руководителей. Руководитель подразделения органа исполнительной власти, которому были выданы печать или штампы, при оставлении должности обязан сдать их ответственному за делопроизводство.
7.4.10. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.
Бланки
7.4.11. Организация работы по изготовлению и учету бланков документов органа исполнительной власти возложена на службу делопроизводства, которая делает заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцов (макетов), оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии, осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу изготовленных бланков документов.
7.4.12. Для ведения учета бланки документов нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней части лицевой стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков. Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в органах исполнительной власти, или исполнителям под роспись в журнале учета выдачи бланков.
В структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению, передача бланков другим организациям и лицам не допускается, испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков.
Приложение N 1
Регламент работы
в автоматизированной информационной системе документооборота и делопроизводства Администрации Губернатора Самарской области, секретариата Правительства Самарской области и органов исполнительной власти Самарской области с применением электронной подписи
1. Введение
Настоящий Регламент определяет порядок обмена электронными документами в рамках электронного документооборота в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области (далее для целей настоящего Регламента - органы исполнительной власти), а также совокупность процедур, обязательных для выполнения участниками электронного документооборота в органах исполнительной власти в процессе обмена электронными документами в рамках межведомственного электронного документооборота.
Основной задачей настоящего документа является регламентация процессов межведомственного электронного документооборота в целях повышения эффективности работы с документами, ускорения процесса передачи, исключения потери информации и облегчения регистрации передаваемых документов, циркулирующих в органах исполнительной власти.
Действие настоящего Регламента распространяется на органы исполнительной власти, подведомственные им учреждения (организации), являющиеся участниками электронного документооборота в автоматизированной информационной системе документооборота и делопроизводства Администрации Губернатора Самарской области, секретариата Правительства Самарской области и органов исполнительной власти Самарской области с применением электронной подписи (далее - АИС ДД). Обмен документами с органами исполнительной власти, не являющимися участниками межведомственного электронного документооборота в АИС ДД, осуществляется на бумажном носителе в соответствии с настоящей Инструкцией до момента подключения их к АИС ДД.
2. Принятые термины и сокращения
В настоящем Регламенте используются следующие термины и их сокращения:
авторизация - проверка необходимых параметров и предоставление пользователю права доступа к информации или выполнения определенных действий в автоматизированной системе;
документооборот - движение документов в организации с момента их создания (получения) до завершения исполнения (отправления);
карточка документа (КД) - электронное описание проекта документа, которое создается для каждого типа документа (входящего, исходящего, внутреннего, организационно-распорядительного);
карточка резолюции (КР) - электронное описание проекта документа, которое создается для каждой резолюции на входящий или внутренний документ;
карточка поручения (КП) - электронное описание, которое создается для каждого поручения на организационно-распорядительный документ либо на устное поручение руководителя;
карточка исполнения (КИ) - электронное описание, которое создается для каждого отчета об исполнении (создается исполнителем документа или исполнителем резолюции (поручения);
контрольная карточка задания (ККЗ) - электронное описание, которое создается для каждого задания (задание автоматически создается для каждого исполнителя резолюции (поручения), поставленной на контроль);
лист согласования (ЛС) - электронное описание, которое создается для каждого документа, направляемого на согласование;
результат согласования - электронное описание, которое создается для каждого завершенного процесса согласования;
лист ознакомления (ЛО) - электронное описание, которое создается для каждого документа, направляемого на ознакомление;
результат ознакомления - электронное описание, которое создается для каждого завершенного процесса ознакомления;
электронный документооборот - обмен электронными документами (прием и передача документов) между органами исполнительной власти и организациями;
отправитель электронного документа - участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ и направляет его в адрес получателя;
получатель электронного документа - участник обмена электронными документами, который получает адресованный ему электронный документ;
пользователь - сотрудник органа исполнительной власти, организации, имеющий непосредственный доступ к функциям АИС ДД в соответствии с его правами доступа;
регистрация - запись учетных данных документа по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
реквизит - обязательный элемент оформления официального документа;
регистрационная карточка (РК) документа - набор реквизитов документа, формируемый в АИС ДД при регистрации документа и используемый при дальнейшей работе с документом;
средства криптографической защиты информации (СКЗИ) - совокупность программно-технических средств, обеспечивающих применение электронной подписи и шифрования при организации электронного документооборота; могут применяться как в виде самостоятельных программных модулей, так и в виде инструментальных средств, встраиваемых в прикладное программное обеспечение;
формат обмена электронными документами - структура информации, передаваемой в процессе обмена электронными документами;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронная подпись (ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию; реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
3. Описание АИС ДД
АИС ДД представляет собой информационную систему, построенную по технологии "клиент-сервер", в которой клиентские приложения устанавливаются на рабочие места пользователей АИС ДД, серверная часть АИС ДД расположена на серверах Правительства Самарской области и обслуживается департаментом управления делами Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области. Взаимодействие клиентской и серверной частей приложения осуществляется через корпоративную сеть передачи данных Правительства Самарской области.
АИС ДД с возможностью применения технологий электронной подписи обеспечивает юридически значимый электронный документооборот в органах исполнительной власти и предназначена для:
создания единого информационного пространства и упрощения взаимодействия сотрудников в рамках системы путём максимально возможного исключения бумажного документооборота;
сокращения сроков рассмотрения и согласования документов; сокращения длительности и упрощения процедуры передачи документов;
обеспечения возможности получения четкой информации о состоянии запроса и местонахождении документа;
обеспечения прозрачности схемы движения документов (постановлений, распоряжений, писем и т.д.);
исключения возможности утери информации о местонахождении документов;
снижения издержек на инфраструктуру хранения и движения документов на бумажных носителях.
АИС ДД обеспечивает выполнение следующих операций документооборота:
подготовка документов;
согласование документов;
направление документов на подпись и их подписание;
регистрация документов;
направление документов на ознакомление;
внесение резолюций/выдача поручений;
постановка на контроль и снятие с контроля документа в целом, резолюций и поручений;
формирование заданий;
предоставление сведений об исполнении заданий и документов;
контроль исполнения заданий и документов;
направление документов в архив.
В АИС ДД обрабатываются следующие потоки документов:
входящие;
исходящие;
внутренние (письма, служебные записки и др.);
организационно-распорядительные документы (ОРД); обращения граждан.
В базах данных "Входящие документы" и "Исходящие документы" регистрируются документы только сторонних организаций.
Документы, созданные в органах исполнительной власти и адресованные в другие органы исполнительной власти, носящие характер доклада или обращения (письма, служебные и докладные записки и т.д.), регистрируются в базе данных "Внутренние документы".
Документы, созданные в органах исполнительной власти, носящие нормативный, распорядительный характер (правовые акты, протоколы), регистрируются в базе данных "ОРД".
База данных "Обращения граждан" предназначена для: регистрации и хранения обращений граждан в орган исполнительной власти;
проведения необходимой работы по обращениям граждан; предоставления удобных средств контроля над исполнением поручений по обращениям граждан.
Документ, уже зарегистрированный в АИС ДД в одном из органов исполнительной власти, повторно не регистрируется, а его поиск осуществляется в базе данных по реквизитам.
Все документы, проходящие через АИС ДД, в обязательном порядке подлежат регистрации в органе исполнительной власти, его инициировавшем.
4. Обеспечение информационной безопасности
Информационная безопасность электронных документов при осуществлении межведомственного электронного документооборота в АИС ДД должна обеспечиваться путем применения комплекса технических и организационных мер.
К техническим мерам относятся:
подтверждение целостности, аутентичности и достоверности передаваемых электронных документов в АИС ДД, которое должно быть реализовано внешними средствами ЭИ. При этом формирование и проверка ЭП должны осуществляться с использованием только сертифицированных Федеральной службой безопасности Российской Федерации СКЗИ, соответствующих требованиям безопасности по классу не ниже КС2;
защита передаваемых электронных документов от несанкционированного доступа, которая должна обеспечиваться встроенными в АИС ДД средствами защиты информации, сертифицированными Федеральной службой по техническому и экспортному контролю на соответствие требованиям безопасности информации от несанкционированного доступа по классу не ниже 1Г;
использование средств антивирусной защиты информации в АИС ДД.
К организационным мерам относятся:
определение приказом ответственных сотрудников - участников электронного документооборота, ответственных за обеспечение информационной безопасности;
установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных электронных документов, находящихся на серверах АИС ДД, а также порядка обновления антивирусных баз;
установление порядка допуска сотрудников для проведения ремонтно-восстановительных работ программно-технических средств АИС ДД;
организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которых размещены серверные узлы технических средств электронного документооборота.
5. Порядок выдачи и применения ЭП
Порядок выдачи и применения ЭП определяется Регламентом взаимодействия регионального удостоверяющего центра Самарской области и органов исполнительной власти Самарской области, утверждённым приказом департамента информационных технологий и связи Самарской области от 29.06.2011 г. N 54-п.
6. Разграничение прав доступа
В АИС ДД выделяются следующие категории (роли) пользователей: руководители (принимают управленческие решения, рассматривают, визируют, подписывают документы, знакомятся с ходом их исполнения);
делопроизводители (отправляют, получают, регистрируют документы, контролируют ход и результаты исполнения);
исполнители (готовят проекты документов, исполняют направленные им поручения и резолюции);
контролеры (осуществляют действия, связанные с постановкой документов, резолюций (поручений) на контроль, сопровождают процесс их исполнения и снятия с контроля);
системные администраторы (осуществляют действия, связанные с обеспечением и сопровождением работы серверной части АИС ДД, создают пользовательские записи с вводом имени и формированием id-файла);
предметные администраторы (осуществляют действия, связанные с обеспечением и сопровождением работы модулей и всей системы в целом, назначением прав действий и доступа пользователей).
Доступ к электронным описаниям документов и их формам могут иметь следующие лица (в части, касающейся исполнения ими своих обязанностей):
делопроизводители, зарегистрировавшие документ;
руководители, которым поступил документ, и лица, замещающие их в АИС ДД;
исполнители, которым отписан документ.
7. Организация электронного документооборота в АИС ДД
7.1. Подготовка проекта документа начинается с создания карточки документа (заполнения формы). Данные вводятся вручную или с использованием шаблонов, которые позволяют унифицировать и ускорить работу над документами того или иною вида.
В зависимости от выбранного вида документа система предлагает исполнителю заполнить соответствующий шаблон документа, который имеет активные и неактивные поля.
Содержание документа вводится в виде форматированного текста в активное поле документа. В РК возможно присоединение дополнительных как текстовых файлов (вложений), так и графических, в том числе сканированных копий.
Проект документа может быть направлен на согласование, подписание и регистрацию.
7.2. Проекты документов могут направляться на согласование одному или нескольким лицам. На согласование может быть направлен только неподписанный проект документа. Участники согласования могут поставить на проект документа одну из трех виз:
согласен;
не согласен;
согласен с замечаниями.
Инициатором отправки документа на согласование может являться автор проекта или делопроизводитель, а также любой пользователь, имеющий доступ к проекту документа для чтения. Участниками согласования могут быть любые пользователи системы.
Согласование может быть параллельным, последовательным и комбинированным.
При параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования. После того как процесс согласования начат, участники согласования получают соответствующие уведомления. Инициатор согласования устанавливает срок согласования. Если по достижении срока кто-либо из участников не завизировал проект документа, ему посылается уведомление - напоминание. Процесс согласования завершается после того, как все участники согласования завизировали проект документа, либо досрочно по решению инициатора процесса.
При последовательном согласовании проект документа направляется участникам согласования по очереди. После того как один из участников завизирует проект документа, проект документа направляется следующему участнику и т.д. Каждому участнику согласования обычно определяется время согласования (число дней или часов, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом документа и завизировать его).
Процесс последовательного согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на проекте документа визу, либо досрочно по решению инициатора процесса, либо досрочно в связи с отрицательной визой одного из участников.
Комбинированное согласование, по сути, есть последовательное согласование, когда на каждой стадии процесса может быть один участник или группа участников.
Для начала процесса согласования инициатор указывает: список участников согласования; вид согласования.
Лист согласования представляет собой описание процесса согласования, которое хранится в базе данных "Согласование" и содержит сведения о типе согласования, его участниках, сроке (сроках) согласования и других деталях процесса.
В случае наличия на рабочем месте установленного СКЗИ инициатор процесса согласования, владеющий закрытым ключом, при сохранении листа согласования подписывает его электронной подписью.
Поля КД, в которые занесена информация, автоматически заверяются электронной подписью. О том, что данный проект документа подписан электронной подписью, будет свидетельствовать соответствующий значок, который появляется в карточке документа.
Проверка ЭП производится нажатием левой кнопки мыши на данный значок.
Для проверки ЭП используется универсальный диалог, в котором отображается вся необходимая информация, включая статус сертификата и возможность его просмотра.
Участник согласования получает уведомление о проекте документа, направленном ему на согласование, и ставит в электронном листе согласования визу на проект документа.
При сохранении визы участник согласования подписывает ее с помощью ЭП. В этом случае при сохранении визы решение участника, а также поля карточки документа автоматически заверяются электронной подписью.
По завершении процесса согласования (при получении виз от всех участников или после принудительного завершения процесса инициатором согласования) создается электронное описание, называемое результатом согласования.
7.3. Проект документа может быть направлен его автором или делопроизводителем на подпись руководителю или лицу, замещающему его в АИС ДД. В этом случае автор проекта документа подписывает карточку документа с помощью электронной подписи.
Руководителю отправляется уведомление о направлении документа на подпись.
7.4. Документ подписывается лицом (лицами), указанным для данного документа как подписывающее (в карточке или форме документа в поле "Подпись").
Лицо, которому документ направлен на подпись, может также:
отказаться от подписания;
снять свою подпись.
На регистрацию может быть направлен только подписанный документ. Отправка документа на регистрацию осуществляется руководителем, подписавшим документ, лицом, замещающим его в АИС ДД, или делопроизводителем.
7.5. Регистрация документов ведется в АИС ДД с использованием единой системы нумерации.
Стандартная нумерация ведется по следующим правилам:
ХХХХ-К-П-П-П/N , где
ХХХХ - краткое буквенное обозначение органа исполнительной власти от 1 до 4 символов из утвержденной номенклатуры обозначений органов исполнительной власти (обязательное поле);
К - цифровой код органа исполнительной власти из нумерации индексов (обязательное поле);
П - цифровой или буквенный внутренний код (ы) подразделения (ий) органа исполнительной власти по иерархии (устанавливается руководителем органа исполнительной власти);
N - порядковый номер документа в потоке (обязательное поле).
7.6. Зарегистрированные документы могут направляться на ознакомление одному или нескольким лицам, в том числе в другие органы и организации. Инициатором отправки документа на ознакомление может быть любой пользователь, имеющий доступ к документу для чтения. На ознакомление может быть направлен только подписанный документ.
Инициатор ознакомления задает список лиц, которым предлагается ознакомиться с документом (участников ознакомления), и запускает процесс. Участники ознакомления получают уведомления о направлении документа на ознакомление.
7.7. На входящие и внутренние документы, поступающие в адрес руководителя, наносится резолюция. Резолюции наносятся руководителями, в адрес которых поступил документ, или лицами, замещающими их в АИС ДД. Резолюции обычно содержат задания, связанные с исполнением данного документа.
При нанесении резолюций вводятся имя автора резолюции, текст резолюции, имена исполнителей и срок исполнения резолюции. Исполнителям резолюции отправляются соответствующие уведомления. Существует также возможность рассылки уведомлений - напоминаний о приближающемся сроке исполнения резолюции.
При нанесении резолюций второго, третьего и последующих уровней вводятся те же данные.
Каждая из нанесенных резолюций может быть поставлена на контроль.
Тексты поручений, содержащихся в организационно-распорядительных документах, вводятся в АИС ДД отдельно по каждому пункту (подпункту), при этом каждое поручение должно иметь один срок исполнения (могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год), в таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать их исполнение поэтапно). Кроме того, руководителями, в адрес которых поступил документ с поручением или без него (по списку рассылки), или лицами, замещающими их в АИС ДД, могут быть выданы поручения следующего уровня.
В АИС ДД могут также создаваться поручения, не связанные с какими-либо документами. По таким поручениям, в свою очередь, могут создаваться другие поручения и составляться отчеты об их исполнении.
При необходимости к карточке входящего документа прикрепляется электронное приложение в виде текстового или графического документа, в том числе в виде сканированной копии.
7.8. Документ в целом, а также резолюции и поручения могут быть поставлены на контроль.
Для каждой из поставленных на контроль резолюции (поручения) формируется ККЗ, доступная в базе данных "Контроль заданий". После снятия с контроля и проставления отметки о полном исполнении резолюции (поручения) эти данные отражаются в ККЗ. Также в ККЗ заносится информация обо всех отчетах об исполнении, созданных по данной резолюции (поручению) данным исполнителем.
7.9. Отчет об исполнении документа, резолюции или поручения составляется исполнителем и вводится в АИС ДД с указанием типа исполнения:
отчет об исполнении;
для информации.
Тип исполнения позволяет получателю отчета квалифицировать полученную от исполнителя информацию. Кроме того, тип исполнения, присвоенный отчету, запрашивается программой при автоматическом исполнении неконтрольных документов, резолюций и поручений.
В случае наличия на рабочем месте установленного СКЗИ инициатор процесса согласования, владеющий закрытым ключом, при сохранении отчета об исполнении подписывает его электронной подписью.
7.10. Для документов, резолюций и поручений, стоящих на контроле, отметка об исполнении всегда вносится вручную делопроизводителем (контролером).
Для документов, резолюций и поручений, не стоящих на контроле (их называют неконтрольными), предусмотрен механизм автоматического исполнения, который действует следующим образом:
если исполнитель создает отчет типа "отчет об исполнении" (но не типа "для информации"), резолюция автоматически отмечается как исполненная;
если все резолюции одного уровня отмечены как исполненные, вышестоящая резолюция (если она неконтрольная) отмечается как исполненная;
если все резолюции первого уровня отмечены как исполненные и если документ в целом не поставлен на контроль, документ также отмечается как исполненный.
Все поставленные на контроль резолюции отображаются в группе представлений "Неисполненные". Когда резолюция отмечается как исполненная, то ККЗ переходит в группу представлений "Исполненные". Если резолюция снимается с контроля, то ККЗ переходит в группу представлений "Снятые с контроля". Если стоящая или снятая с контроля резолюция (поручение) будет удалена из таблиц КР, то соответствующая ККЗ будет удалена из базы данных "Контроль заданий". Каждая ККЗ хранит ссылку на резолюцию.
7.11. Если документ на бумажном носителе поступил из органа исполнительной власти, где АИС ДД не установлена, то такой документ регистрируется в базе данных "Внутренние документы" с помощью действия "Регистрация\3апись номера вручную". При этом во вкладке "Место регистрации" указывается орган исполнительной власти - адресант.
Приложение N 2
Особенности написания некоторых наименований *
Конституция Российской Федерации
Наименования актов Президента Российской Федерации
Указ Президента Российской Федерации от 25.03.2013 г. N 286 "Об установлении штатной численности Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации"
указы Президента Российской Федерации от 25.05.2012 г. N 715 "Об утверждении состава Совета Безопасности Российской Федерации" и от 21.05.2012 г. N 636 "О структуре федеральных органов исполнительной власти"
проект указа Президента Российской Федерации (наименование в кавычках)
распоряжение Президента Российской Федерации от 31.07.2012 г. N 352-рп "О составе Совета при Президенте Российской Федерации по делам казачества"
Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации от 12 декабря 2012 г.
Наименования актов Федерального Собрания Российской Федерации
Закон РСФСР от 26.06.91 г. N 1488-1 "Об инвестиционной деятельности в РСФСР"
Закон Российской Федерации от 29.05.92 г. N 2872-1 "О залоге" Федеральный конституционный закон от 23.06.99 г. N 1-ФКЗ "О военных судах Российской Федерации"
Федеральный закон от 17.07.99 г. N 176-ФЗ "О почтовой связи"
____________________
* Перечень наименований не является исчерпывающим и может изменяться.
Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан
Бюджетный кодекс Российской Федерации
Трудовой кодекс Российской Федерации
законы Российской Федерации
федеральные конституционные законы
федеральные законы
проект федерального конституционного закона (регистрационный номер, наименование в кавычках)
постановление Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации от 26.01.2005 г. N 4-СФ "О подтверждении полномочий членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации"
постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 22.01.98 г. N 2134-II ГД "О Регламенте Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации"
Наименования актов Правительства Российской Федерации
постановление Правительства Российской Федерации от 07.09.2011 г. N 751 "О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"
распоряжение Правительства Российской Федерации от 04.02.2013 г. N 119-р "Об утверждении государственной программы Российской
Федерации "Обеспечение государственной безопасности"
Наименования должностей
в государственных и общественных органах и организациях
Председатель Совета Безопасности Российской Федерации
Руководитель Администрации Президента Российской Федерации
председатель Государственного совета Российской Федерации
председатель Совета при Президенте Российской Федерации по культуре и искусству
председатель Комитета при Президенте Российской Федерации по реабилитации жертв политических репрессий
руководитель Секретариата Руководителя Администрации Президента Российской Федерации
советник Президента Российской Федерации
Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
Председатель Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
Руководитель Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
председатель Комитета Совета Федерации (наименование)
член Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации
Председатель Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
Первый заместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
Уполномоченный по правам человека в Российской Федерации
Руководитель Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
заместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
председатель Комитета Государственной Думы по энергетике
председатель Комиссии Государственной Думы (наименование)
Правительство Российской Федерации, министерства и другие федеральные органы государственной власти и государственные органы
Председатель Правительства Российской Федерации
Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации
Министр юстиции Российской Федерации
Председатель Верховного Суда Российской Федерации
Генеральный прокурор Российской Федерации
Председатель Счетной палаты Российской Федерации
Председатель Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
начальник Управления Президента Российской Федерации по государственным наградам
руководитель Секретариата Председателя Правительства Российской Федерации
полномочный представитель Правительства Российской Федерации в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
полномочный представитель Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации, Верховном Суде Российской Федерации и Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации
директор Департамента международного сотрудничества Аппарата Правительства Российской Федерации
руководитель Федерального архивного агентства
Вооруженные Силы Российской Федерации
начальник Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации - первый заместитель Министра обороны Российской Федерации
главнокомандующий Военно-воздушными силами
главнокомандующий Военно-Морским Флотом
командующий Воздушно-десантными войсками
Приволжский федеральный округ
полномочный представитель Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе
Главный федеральный инспектор по Самарской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе
Самарская Губернская Дума
председатель Самарской Губернской Думы
первый заместитель председателя Самарской Губернской Думы
заместитель председателя Самарской Губернской Думы
председатель комитета по строительству и транспорту Самарской Губернской Думы
заместитель председателя постоянной комиссии по вопросам депутатской этики, регламенту, информационной политике и развитию институтов гражданского общества Самарской Губернской Думы
руководитель аппарата Самарской Губернской Думы
Губернатор Самарской области
советник Губернатора Самарской области
Администрация Губернатора Самарской области
вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора Самарской области
первый заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области
заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель Главного правового управления Администрации Губернатора Самарской области
заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель департамента государственного управления Администрации Губернатора Самарской области
заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель секретариата Губернатора Самарской области Администрации Губернатора Самарской области
заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель департамента мониторинга общественного мнения Администрации Губернатора Самарской области
Правительство Самарской области
вице-губернатор - председатель Правительства Самарской области
первый заместитель председателя Правительства Самарской области
руководитель секретариата Правительства Самарской области
заместитель руководителя секретариата Правительства Самарской области - руководитель управления обеспечения деятельности председателя Правительства Самарской области секретариата Правительства Самарской области
заместитель руководителя секретариата Правительства Самарской области - руководитель управления делопроизводства и документооборота секретариата Правительства Самарской области
заместитель председателя Правительства Самарской области - министр управления финансами Самарской области
заместитель председателя Правительства Самарской области - руководитель представительства Правительства Самарской области при Правительстве Российской Федерации
министр спорта Самарской области
заместитель министра культуры Самарской области
Дума городского округа Самара
председатель Думы городского округа Самара
первый заместитель председателя Думы городского округа Самара
заместитель председателя Думы городского округа Самара
председатель комитета по экономике Думы городского округа Самара
руководитель аппарата Думы городского округа Самара
Органы местного самоуправления в Самарской области
глава городского округа Самара
мэр городского округа Тольятти
глава муниципального района Ставропольский Самарской области
глава администрации муниципального района Большечерниговский Самарской области
первый заместитель главы городского округа Самара
руководитель департамента потребительского рынка и услуг администрации городского округа Самара
Иные наименования
Уполномоченный по правам человека в Самарской области
председатель общественной палаты Самарской области
президент Торгово-промышленной палаты Самарской области
председатель Арбитражного суда Самарской области
начальник Главного управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по Самарской области
начальник Средневолжского линейного управления Министерства внутренних дел Российской Федерации на транспорте
руководитель Управления Федеральной налоговой службы Российской Федерации по Самарской области
начальник Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Самарской области
начальник Самарской таможни Приволжского таможенного управления Федеральной таможенной службы
управляющий государственным учреждением - Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Самарской области
руководитель Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Самарской области
Приложение N 3
Приложение N 4
Приложение N 5
Проект постановления Губернской Думы о принятии законопроекта N1
Приложение N 6
Проект постановления Губернской Думы о принятии законопроекта N2
Приложение N 7
Правила оформления проекта закона Самарской области
Текст законопроекта печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4.
На первой странице законопроекта, оформленной на оригинале соответствующего бланка, в пределах верхней и правой границ текстового поля через 1 межстрочный интервал (12 пт) проставляется пометка "Проект внесён Губернатором Самарской области" или "Проект внесён Правительством Самарской области" в зависимости от субъекта права законодательной инициативы, выравнивается по правой границе текстового поля.
Законопроект имеет следующие реквизиты.
Герб Самарской области*.
Наименование вида акта*.
Наименование законопроекта отделяется от наименования вида акта 3 межстрочными интервалами (36 пт) и печатается через 1 межстрочный интервал (12 пт) шрифтом размером N 14, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру, пишется с прописной буквы. Заголовок к законопроекту отвечает на вопрос "О чем?", не берется в кавычки, точка в конце заголовка не ставится.
В наименовании законопроекта о внесении изменений в законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется, например:
_______________________
* Реквизит входит в состав бланка закона Самарской области и печатается при его изготовлении в типографии.
О внесении изменений
в Закон Самарской области "Об административных правонарушениях на территории Самарской области" в связи с принятием Закона Самарской области "О земле"
или
О внесении изменений в статью 9
Закона Самарской области "О земле"
Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами (24 пт) и печатается через 1,5 интервала (18 пт).
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Текст законопроекта может подразделяться на разделы, главы, статьи. Вводить структурную единицу "раздел", если в законопроекте нет глав, не следует. Возможно деление разделов на подразделы, глав на параграфы.
Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Обозначение и наименование раздела печатается одно под другим прописными буквами полужирным шрифтом по центру страницы, например:
Раздел I
Право собственности и другие вещные права
Подраздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование подраздела печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера подраздела, после которого ставится точка, например:
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Глава нумеруется арабскими цифрами, имеет наименование. Обозначение главы печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование главы печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера главы, после которого ставится точка, например:
Глава 2. Присоединение Самарской области, органов государственной власти Самарской области к соглашению, заключенному без их участия
Параграф обозначается знаком "§", имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами, и наименование. Наименование параграфа печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка, например:
§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
Статья законопроекта является его структурной единицей. Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Статья имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами, имеет наименование, но в исключительных случаях может его не иметь.
Обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера статьи, после которого ставится точка.
Если статья не имеет наименования, то точка после номера статьи не ставится и обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа полужирным шрифтом.
Статья подразделяется на части. Части статьи обозначаются арабской цифрой с точкой.
Части статей подразделяются на пункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.
Пункты подразделяются на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой, например:
Статья 33. Сертификация
|
1. _ . |
(часть 1) |
|
2. ... : |
(часть 2) |
|
1) ...; |
(пункт 1 части 2) |
|
2) ... : |
(пункт 2 части 2) |
|
а) ... ; |
(подпункт "а" пункта 2 части 2) |
|
б) _ . |
(подпункт "б" пункта 2 части 2) |
|
или |
|
|
Статья 33 |
|
|
1. _ . |
(часть 1) |
|
2. ... : |
(часть 2) |
|
1) _ ; |
(пункт 1 части 2) |
|
2) ... : |
(пункт 2 части 2) |
|
а) ... ; |
(подпункт "а" пункта 2 части 2) |
|
б) ... . |
(подпункт "б" пункта 2 части 2) |
В исключительных случаях части, пункты и подпункты статьи могут подразделяться на абзацы (но не более 5). Ограничение количества возможных абзацев не распространяется на статьи, содержащие перечни основных понятий, используемых в законопроекте.
Реквизит "Подпись должностного лица" оформляется в соответствии с пунктом 3.1.2.6 настоящей Инструкции.
Образец оформления законопроекта прилагается.
Образец
Образец
Приложение N 8
Требования к оформлению пояснительной записки к законопроекту
Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующий состав реквизитов.
Наименование вида документа печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита полуторным межстрочным интервалом (18 пт), печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал (12 пт), выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:
Пояснительная записка
к проекту закона Самарской области "О бесплатной юридической помощи в Самарской области"
Текст отделяется от заголовка полуторным межстрочным интервалом (18 пт) и печатается через полуторный межстрочный интервал (18 пт).
Текст должен содержать сведения, указанные в абзаце четвертом пункта 3.2.1.3 настоящей Инструкции.
Пояснительная записка к законопроекту подписывается руководителем органа исполнительной власти, подготовившего законопроект.
Подпись и отметка об исполнителе оформляются в соответствии с пунктом 3.1.2.6 настоящей Инструкции.
Приложение N 9
Образец
Справка
о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования
Основные положения ... в настоящее время регулируются:
1) Конституцией Российской Федерации;
2) федеральными законами "...";
3) указами Президента Российской Федерации;
4) постановлениями Правительства Российской Федерации;
5) законами Самарской области "...";
6) постановлениями Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области.
Приложение N 10
Требования
к оформлению финансово-экономического обоснования законопроекта
Финансово-экономическое обоснование законопроекта печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующий состав реквизитов.
Наименование вида документа печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита полуторным межстрочным интервалом (18 пт), печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал (12 пт), выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлено финансово-экономическое обоснование, например:
Финансово-экономическое обоснование
проекта закона Самарской области "О внесении изменений в Закон Самарской области "О государственной поддержке граждан, имеющих детей"
Текст отделяется от заголовка полуторным межстрочным интервалом (18 пт) и печатается через полуторный межстрочный интервал (18 пт).
Текст должен содержать сведения, указанные в абзаце четвертом пункта 3.2.1.3 настоящей Инструкции.
Финансово-экономическое обоснование законопроекта подписывается руководителем органа исполнительной власти, подготовившего законопроект.
Подпись и отметка об исполнителе оформляются в соответствии с пунктом 3.1.2.6 настоящей Инструкции.
Приложение N 11
Образец
Перечень
нормативных правовых актов Самарской области, принятие которых необходимо для реализации проекта закона Самарской области (наименование)
В случае принятия проекта закона Самарской области "..." необходимо принять:
1) закон Самарской области "...";
2) постановление Правительства Самарской области "...".
Приложение N 12
Образец
Перечень
нормативных правовых актов, отмены, изменения, дополнения которых потребует принятие проекта закона Самарской области (наименование)
В случае принятия проекта закона Самарской области "..." подлежат признанию утратившими силу:
1) Закон Самарской области ... (далее в скобках указываются источники официального опубликования акта (год издания, N , статья) и в хронологическом порядке все изменения к указанному акту);
2) статьи ... Закона ...;
3) постановление ...;
4) _ ;
5) принятые на их основе нормативные правовые акты органов исполнительной власти.
В случае принятия проекта закона Самарской области "..." до вступления его в силу необходимо внести изменения в:
1) статьи ...;
2) _ ;
3) принятые на их основе нормативные правовые акты органов исполнительной власти.
Приложение N 13
Приложение N 14
Приложение N 15
Образец
Титульный лист
к распоряжению Правительства Самарской области
"О внесении на рассмотрение Самарской Губернской Думы проекта закона Самарской области "О бюджете территориального фонда обязательного медицинского страхования Самарской области на 2012 год и на плановый период 2013 и 2014 годов"
Докладчики: Фамилия Имя Отчество - директор территориального фонда обязательного медицинского страхования Самарской области
____________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность)
Содокладчики: нет
Время для обсуждения вопроса: 10 минут
Список приглашенных: _______________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность)
____________________________________________________________________
Согласовано: _______________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность)
|
Фамилия И.О. |
- |
вице-губернатор - председатель Правительства Самарской области |
|
Фамилия И.О. |
- |
вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора Самарской области |
|
Фамилия И.О. |
- |
заместитель председателя Правительства Самарской области - министр экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области |
|
Фамилия И.О. |
- |
заместитель председателя Правительства Самарской области - министр здравоохранения Самарской области |
|
Фамилия И.О. |
- |
заместитель председателя Правительства Самарской области - министр управления финансами Самарской области |
|
Фамилия И.О. |
- |
директор территориального фонда обязательного медицинского страхования Самарской области |
|
Фамилия И.О. |
- |
руководитель службы государственного финансового контроля Самарской области |
|
Фамилия И.О. |
- |
заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель Главного правового управления Администрации Губернатора Самарской области |
Образец
Замечания к проекту
|
Фамилия и инициалы, занимаемая должность |
Содержание замечания |
Заключение |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Министр, руководитель департамента (управления) ____________________
(подпись, дата)
Помощник министра,
руководителя департамента (управления) _____________________________
(подпись, дата)
Приложение N 16
Распоряжение Губернатора области о назначении официального представителя Губернатора области при рассмотрении законопроекта в Губернской Думе
Приложение N 17
Правила оформления
проектов постановлений, распоряжений Губернатора области и проектов постановлений, распоряжений Правительства области
Проект правового акта Губернатора области, Правительства области печатается на бланке установленной формы шрифтом Times New Roman размером N 14 и имеет следующие реквизиты.
Герб Самарской области*.
Наименование вида акта*.
Дата документа*. Дата оформляется цифровым способом.
Регистрационный номер документа*. Номер документа оформляется арабскими цифрами. В распоряжении Губернатора области и Правительства области к порядковому номеру документа через дефис добавляется буква "р", например: 42-р.
Реквизиты "Наименование документа (заголовок)" и "Текст документа" оформляются в соответствии с пунктом 3.1.2.6 настоящей Инструкции.
Текстовая часть может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей - в постановлении, распорядительной - в распоряжении.
Преамбула в проектах постановлений Губернатора области завершается словом "постановляю:", которое печатается прописными буквами, в проектах постановлений Правительства области - словами "Правительство Самарской области постановляет:", где последнее слово печатается прописными буквами.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
_____________________
* Реквизит входит в состав бланка и печатается при его изготовлении в типографии.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений, распоряжений Губернатора области, Правительства области, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
При наличии приложений к правовому акту, в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись оформляется в соответствии с пунктом 3.1.2.6 настоящей Инструкции, реквизит "Подпись должностного лица", например: для постановления, распоряжения Губернатора области:
Губернатор
Самарской области И.О. Фамилия
И.о. Губернатора
Самарской области И.О. Фамилия
для постановления, распоряжения Правительства области:
Вице-губернатор -
председатель Правительства
Самарской области И.О. Фамилия
И.о. вице-губернатора -
председателя Правительства
Самарской области И.О. Фамилия
Ниже подписи, через 2-3 одинарных межстрочных интервала (24-36 пт), от левой границы текстового поля в одну строку печатается фамилия исполнителя, его телефон, а при отсутствии места - на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (пункт 3.1.2.6 настоящей Инструкции, реквизит "Отметка об исполнителе").
Приложения к проектам постановлений и распоряжений Губернатора области, Правительства области оформляются в случае, если в тексте дается ссылка "согласно приложению" (пункт 3.1.2.6 настоящей Инструкции, реквизит "Отметка о наличии приложения").
Визы проставляются на оборотной стороне каждого листа первого экземпляра проекта постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области, включая приложения, в нижней его части.
Образцы прилагаются.
Приложение N 18
Приложение N 19
Приложение N 20
Приложение N 21
Приложение N 22
Приложение N 23
Образец
Лист согласования
к проекту постановления (распоряжения) Губернатора Самарской области (наименование)
|
Занимаемая должность |
Дата направления проекта на согласование, подпись ответственного за делопроизводство (исполнителя) |
Дата поступления проекта на согласование, подпись ответственного за делопроизводство (принимающего документы) |
Подпись, дата согласования |
Инициалы, фамилия |
|
Вице-губернатор - председатель Правительства Самарской области |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора Самарской области |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Руководитель органа исполнительной власти (разработчик проекта) |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель Главного правового управления |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Заместитель руководителя секретариата Правительства Самарской области - руководитель управления делопроизводства и документооборота |
|
|
|
И.О. Фамилия |
Примечание - Инструкция по делопроизводству (п. 3.2.2.15) предусматривает время согласования проектов распоряжений каждым лицом до 3 рабочих дней, проектов постановлений - до 5 рабочих дней.
Образец
Лист согласования
|
Вид документа |
Постановление Губернатора |
|
Заголовок |
"Об установлении ограничительных мероприятий (карантина) в границах городского округа Сызрань Самарской области" |
|
Подпись |
Меркушкин Н.И., Губернатор Самарской области |
|
Срок согласования |
18.01.2013 |
|
Дата начала процесса |
17.01.2013 |
|
Дата окончания процесса |
18.01.2013 |
|
Виза |
Должность |
Ф.И.О. |
Дата и время |
|
Согласен |
Руководитель департамента |
Овчинников С.В. |
17.01.2013 г. 12:11 |
|
Согласен |
Заместитель руководителя Администрации Губернатора - руководитель Главного правового управления |
Моргунов В.И. |
18.01.2013 г. 13:06 |
|
Согласен |
Заместитель руководителя секретариата Правительства - руководитель управления |
Рожкова Л.А. |
18.01.2013 г. 14:52 |
Комментарии участников
Приложение N 24
Образец
Лист согласования
к проекту постановления (распоряжения) Правительства Самарской области (наименование)
|
Занимаемая должность |
Дата направления проекта на согласование, подпись ответственного за делопроизводство (исполнителя) |
Дата поступления проекта на согласование, подпись ответственного за делопроизводство (принимающего документы) |
Подпись, дата согласования |
Инициалы, фамилия |
|
Руководитель секретариата Правительства Самарской области |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Руководитель органа исполнительной власти (разработчик проекта) |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Заместитель председателя Правительства Самарской области - министр управления финансами* |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель Главного правового управления |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Заместитель руководителя секретариата Правительства Самарской области - руководитель управления делопроизводства и документооборота |
|
|
|
И.О. Фамилия |
Примечание - Инструкция по делопроизводству (п. 3.2.2.15) предусматривает время согласования проектов распоряжений каждым лицом до 3 рабочих дней, проектов постановлений - до 5 рабочих дней.
* Для проектов правовых актов, затрагивающих финансовые правоотношения.
Образец
Лист согласования
|
Вид документа |
Распоряжение Правительства |
|
Заголовок |
О предоставлении бюджетного кредита бюджету городского округа Тольятти Самарской области |
|
Подпись |
Нефедов А.П., вице-губернатор-председатель Правительства |
|
Срок согласования |
16.12.2012 |
|
Дата начала процесса |
06.12.2012 |
|
Дата окончания процесса |
14.12.2012 |
|
Виза |
Должность |
Ф.И.О. |
Дата и время |
|
Согласен |
заместитель председателя Правительства - министр управления финансами Кандеев С.С. |
Панферов B.C. |
06.12.2012 г. 12:14 |
|
Согласен |
Руководитель службы государственного финансового контроля, служба государственного финансового контроля |
Михеева О.А. |
10.12.2012 г. 19:50 |
|
Согласен |
Заместитель руководителя Администрации Губернатора - руководитель Главного правового управления, Главное правовое управление |
Моргунов В.И. |
12.12.2012 г. 10:04 |
|
Согласен |
Заместитель руководителя секретариата Правительства - руководитель управления, управление делопроизводства и документооборота |
Рожкова Л.А. |
14.12.2012 г. 11:48 |
Комментарии участников
Приложение N 25
Образец
Лист согласования
к проекту закона Самарской области (наименование)
|
Занимаемая должность |
Дата направления проекта на согласование, подпись ответственного за делопроизводство (исполнителя) |
Дата поступления проекта на согласование, подпись ответственного за делопроизводство (принимающего документы) |
Подпись, дата согласования |
Инициалы, фамилия |
|
Вице-губернатор - председатель Правительства Самарской области |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора Самарской области |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Руководитель органа исполнительной власти (разработчик проекта) |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Заместитель председателя Правительства Самарской области - министр управления финансами* |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель Главного правового управления |
|
|
|
И.О. Фамилия |
|
Заместитель руководителя секретариата Правительства Самарской области - руководитель управления делопроизводства и документооборота |
|
|
|
И.О. Фамилия |
Примечание - Инструкция по делопроизводству (п. 3.2.1.4) предусматривает время согласования проектов законов до 5 рабочих дней.
* Для проектов правовых актов, затрагивающих финансовые правоотношения.
Образец
Лист согласования
|
Вид документа |
Закон Самарской области |
|
Заголовок |
О внесении изменений в Закон Самарской области "Об областном бюджете на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов" |
|
Подпись |
Меркушкин Н.И., Губернатор Самарской области |
|
Срок согласования |
24.01.2013 |
|
Дата начала процесса |
23.01.2013 |
|
Дата окончания процесса |
24.01.2013 |
|
Виза |
Должность |
Ф.И.О. |
Дата и время |
|
Согласен |
Заместитель председателя Правительства - министр управления финансами |
Кандеев С.С. |
23.01.2013 г. 19:04 |
|
Согласен |
Руководитель службы государственного финансового контроля |
Михеева О.А. |
23.01.2013 г. 20:40 |
|
Согласен |
Заместитель руководителя Администрации Губернатора - руководитель Главного правового управления |
Моргунов В.И. |
24.01.2013 г. 10:05 |
|
Согласен |
Заместитель руководителя секретариата Правительства - руководитель управления |
Рожкова Л.А. |
24.01.2013 г. 11:20 |
Комментарии участников
Михеева О.А.:
Письмо от 23.01.2013 г. N ГФК-8-12/52
Приложение N 26
Образец
Лист ознакомления
членов Правительства Самарской области с проектом постановления Правительства Самарской области (наименование)
|
Должность, занимаемая членом Правительства Самарской области |
Дата направления проекта для ознакомления, подпись ответственного за делопроизводство (исполнителя) |
Дата поступления проекта для ознакомления, подпись ответственного за делопроизводство (принимающего документы) |
Результаты ознакомления, подпись, дата |
Инициалы, фамилия |
|
Министр культуры Самарской области Заместитель председателя Правительства Самарской области - министр здравоохранения Самарской области |
|
|
|
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия |
Должность руководителя органа
исполнительной власти -
разработчика проекта
постановления Правительства
Самарской области И.О. Фамилия
Примечания
1. Инструкция по делопроизводству (п. 3.2.2.21) предусматривает время ознакомления с проектом постановления каждым лицом до 5 рабочих дней.
2. В обязательном порядке заполняются все графы.
Образец
Лист ознакомления
|
Вид документа |
Постановление Правительства |
|
Заголовок |
О внесении изменений в отдельные постановления Правительства Самарской области |
|
Подпись |
Нефедов А.П., вице-губернатор-председатель Правительства |
|
Срок согласования |
24.12.2012 |
|
Дата начала процесса |
06.12.2012 |
|
Дата окончания процесса |
10.12.2012 |
|
Виза |
Должность |
Ф.И.О. |
Дата и время |
|
Согласен |
Руководитель департамента управления делами Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области |
Коматовский В.Н. |
10.12.2012 г. 12:42 |
|
Согласен |
Заместитель председателя Правительства - министр сельского хозяйства и продовольствия |
Альтергот В.В. |
06.12.2012 г. 18:13 |
|
Согласен |
Заместитель председателя Правительства - министр здравоохранения |
Гридасов Г.Н. |
06.12.2012 г. 18:11 |
|
Согласен |
Заместитель председателя Правительства - министр строительства |
Гришин А.В. |
07.12.2012 г. 10:53 |
|
Согласен |
Заместитель председателя Правительства - министр экономического развития, инвестиций и торговли |
Кобенко А.В. |
07.12.2012 г. 17:24 |
____________________________________________________________________
(Далее текст не приводится)
Приложение N 27
Требования
к оформлению пояснительной записки к проекту постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области
Пояснительная записка к проекту постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующий состав реквизитов.
Наименование вида документа печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита полуторным межстрочным интервалом (18 пт), печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал (12 пт) и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название проекта постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области, к которому подготовлена пояснительная записка.
Текст отделяется от заголовка полуторным межстрочным интервалом (18 пт) и печатается через полуторный межстрочный интервал (18 пт).
Текст должен содержать сведения, указанные в пункте 3.2.2.7 настоящей Инструкции.
Пояснительная записка к проекту постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области подписывается руководителем органа исполнительной власти, подготовившего этот проект.
Подпись и отметка об исполнителе оформляются в соответствии с пунктом 3.1.2.6 настоящей Инструкции.
Образец прилагается.
Образец
Пояснительная записка
к проекту распоряжения Правительства Самарской области "О предоставлении бюджетного кредита бюджету городского округа Отрадный Самарской области"
Проект распоряжения Правительства Самарской области "О предоставлении бюджетного кредита бюджету городского округа Отрадный Самарской области" подготовлен министерством управления финансами Самарской области в соответствии с постановлением Правительства Самарской области от 22.02.2012 г. N 62 "Об утверждении Порядка предоставления бюджетных кредитов из областного бюджета местным бюджетам в 2012 году".
Размер бюджетного кредита, который может быть предоставлен бюджету городского округа Отрадный, определён в сумме 13 480 000 (тринадцати миллионов четырехсот восьмидесяти тысяч) рублей в соответствии с пунктом 7 Порядка предоставления бюджетных кредитов из областного бюджета местным бюджетам в 2012 году.
Погашение бюджетного кредита, который может быть предоставлен бюджету городского округа Отрадный, будет осуществляться за счет превышения средств бюджета над затратами, образующегося с июня 2013 года по апрель 2015 года.
____________________________________________________________________
(Далее текст не приводится)
Заместитель председателя
Правительства Самарской области -
министр управления финансами
Самарской области И.О. Фамилия
Приложение N 28
Требования
к оформлению финансово-экономического обоснования проекта постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области
Финансово-экономическое обоснование проекта постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области оформляется шрифтом Times New Roman размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующий состав реквизитов.
Наименование вида документа печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита полуторным межстрочным интервалом (18 пт), печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал (12 пт) и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название проекта постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области, к которому подготовлено финансово-экономическое обоснование.
Текст отделяется от заголовка полуторным межстрочным интервалом (18 пт) и печатается через полуторный межстрочный интервал (18 пт).
Текст должен содержать сведения, указанные в пункте 3.2.2.8 настоящей Инструкции.
Финансово-экономическое обоснование проекта постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области подписывается руководителем органа исполнительной власти, подготовившего этот проект.
Подпись и отметка об исполнителе оформляются в соответствии с пунктом 3.1.2.6 Инструкции
Образец прилагается.
Образец
Финансово-экономическое обоснование
проекта постановления Правительства Самарской области "Об установлении отдельного расходного обязательства Самарской области по предоставлению в 2012 году субсидий за счет средств областного бюджета юридическим лицам (за исключением субсидий государственным (муниципальным) учреждениям) - производителям услуг в целях возмещения указанным лицам затрат в связи с реализацией по регулируемым ценам природного газа гражданам, проживающим на территории Самарской области"
В соответствии с Положением о министерстве энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Самарской области, утвержденным постановлением Правительства Самарской области от 13.07.2011 г. N 337, министерство энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Самарской области устанавливает розничные цены на природный газ, реализуемый населению Самарской области.
С 1 июля 2012 года в соответствии с приказами Федеральной службы по тарифам, определяющими оптовую цену на газ, тарифы на услуги по транспортировке газа по газораспределительным сетям и размер платы за снабженческо-сбытовые услуги газовых организаций, необходимо пересмотреть розничные цены на природный газ для населения Самарской области.
____________________________________________________________________
(Далее текст не приводится)
Заместитель председателя
Правительства Самарской области -
министр энергетики и жилищно-
коммунального хозяйства
Самарской области И.О. Фамилия
Приложение N 29
Объем финансирования объектов капитального строительства
|
Наименование объекта капитального строительства |
Общая стоимость объекта капитального строительства в ценах текущего года.1 |
Степень готовности объекта капитального строительства, % |
Остаток сметной стоимости на 1 января текущего года в ценах текущего года |
Изменение остатка сметной стоимости в ценах текущего года, +/- |
Общий объем финансирования объекта капитального строительства в соответствии с заключенными государственными контрактами на день предоставления проекта нормативного правового акта на согласование |
Объем финансирования объекта капитального строительства, предусмотренный нормативным правовым актом в соответствующем году.2 |
Изменение объема финансирования объекта капитального строительства в соответствующем году2 |
Объем финансирования объекта капитального строительства в соответствующем году после изменений.2 |
Причины (обоснования) изменения остатка сметной стоимости и объемов финансирования объекта капитального строительства |
|||
|
Всего, +/- |
в том числе формируемый за счет поступающих в областной бюджет средств федерального бюджета, +/- |
Всего |
в том числе формируемый за счет поступающих в областной бюджет средств федерального бюджета |
|||||||||
|
Всего |
в том числе формируемый за счет поступающих в областной бюджет средств федерального бюджета |
|||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
_______________________
1 Прилагаются документы, подтверждающие общую стоимость объекта капитального строительства.
2 В случае изменения объема финансирования объекта капитального строительства за рамками одного финансового года указанное изменение отражается в таблице в разрезе соответствующих годов.
Приложение N 30
Образец
Титульный лист
к проекту постановления Правительства Самарской области "О внесении изменений в постановление Правительства Самарской области от 22.02.2012 г. N 62 "Об утверждении Порядка предоставления бюджетных кредитов из областного бюджета местным бюджетам в 2012 году"
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Докладчики: Фамилия Имя Отчество - заместитель председателя Правительства Самарской области - министр управления финансами Самарской области
____________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность)
____________________________________________________________________
Содокладчики: нет
Время для обсуждения вопроса: 5 минут
Список приглашенных: _______________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность)
Согласовано:
|
Фамилия И.О. |
- |
- первый заместитель председателя Правительства Самарской области |
|
Фамилия И.О. |
- |
- руководитель секретариата Правительства Самарской области |
|
Фамилия И.О. |
- |
- заместитель председателя Правительства Самарской области - министр управления финансами Самарской области |
|
Фамилия И.О. |
- |
- руководитель службы государственного финансового контроля Самарской области |
|
Фамилия И.О. |
- |
- заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель Главного правового управления Администрации Губернатора Самарской области |
Образец
Замечания к проекту
|
Фамилия и инициалы, занимаемая должность |
Содержание замечания |
Заключение |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Министр, руководитель департамента (управления) ____________________
(подпись, дата)
Помощник министра,
руководителя департамента (управления) _____________________________
(подпись, дата)
Приложение N 31
Образец
Лист рассылки
(закона, постановления, распоряжения, приказа)
N ________ от "____" ________________ 2013 г.
1. Руководителям министерств _______________________________________
____________________________________________________________________
2. Руководителям департаментов _____________________________________
____________________________________________________________________
3. Руководителям иных органов исполнительной власти Самарской области
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
4. Вице-губернатору - руководителю Администрации Губернатора
Самарской области __________________________________________________
5. Руководителю секретариата Губернатора Самарской области _________
6. Руководителю Главного правового управления Администрации
Губернатора Самарской области ______________________________________
7. Руководителю управления организации контроля департамента
по вопросам правопорядка и противодействия коррупции Самарской
области ____________________________________________________________
8. Руководителю департамента информационной политики Администрации
Губернатора Самарской области ______________________________________
9. Руководителю управления кадровой политики и государственных
наград Администрации Губернатора Самарской области _________________
10. Руководителю секретариата Правительства Самарской области ______
11. Руководителю управления делопроизводства и документооборота
секретариата Правительства Самарской области _______________________
12. Прокуратура Самарской области (3 экз.) (постановление) _________
13. Министерство юстиции Российской Федерации (постановление) ______
14. Парламентская библиотека Российской Федерации (2 экз.) _________
15. "Консультант плюс", "Гарант", ЦССИ _____________________________
16. Руководителю представительства Правительства Самарской области
при Правительстве Российской Федерации _____________________________
17. Руководителю службы государственного финансового контроля
Самарской области __________________________________________________
18. Руководителю Счетной палаты Самарской области __________________
19. Рылатко М.А. ___________________________________________________
20. Александровой Л.С. _____________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_____________________ _______________________________________
(должность) (подпись, дата)
Приложение N 32
Требования
к оформлению обложки к документу, представляемому на заседание Правительства области
Обложка документа изготавливается в типографии департамента управления делами Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области, оформляется на листе картона формата А3, сложенном вдвое, текст печатается полужирным шрифтом Times New Roman.
На лицевой стороне обложки в пределах верхней правой границы текстового поля шрифтом размером N 14 печатается слово "Проект".
Наименование вида акта отделяется от границы верхнего поля 10 одинарными межстрочными интервалами (120 пт) (расстояние может варьироваться в зависимости от величины заголовка), печатается с прописной буквы шрифтом размером N 20 через 1 межстрочный интервал (12 пт).
Заголовок отделяется от наименования вида акта 2 полуторными межстрочными интервалами (36 пт) и печатается прописными буквами шрифтом размером N 14 через 1 межстрочный интервал (12 пт).
В пределах нижней границы текстового поля указывается, кем внесен проект документа - печатаются слова "Проект внесен: (наименование органа исполнительной власти, внесшего проект документа)" шрифтом размером N 14 через 1 межстрочный интервал (12 пт).
Образец прилагается.
Образец
Приложение N 33
Требования
к оформлению заключения органа исполнительной власти на проект постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области
Заключение на проект постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размером N 14 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита полуторным межстрочным интервалом (18 пт), печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал (12 пт) и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области, на которое подготовлено заключение.
Текст отделяется от заголовка полуторным межстрочным интервалом (18 пт) и печатается через полуторный межстрочный интервал (18 пт).
Подпись, отметка об исполнителе оформляются в соответствии с пунктом 3.1.2.6 настоящей Инструкции.
Образец прилагается.
Образец
Заключение
на проект постановления Правительства Самарской области "О внесении изменений в постановление Правительства Самарской области от 26.12.2007 г. N 280 "Об утверждении Порядка предоставления земельных участков, находящихся в собственности Самарской области, для целей, не связанных со строительством"
Рассмотрев представленный проект постановления Правительства Самарской области "О внесении изменений в постановление Правительства Самарской области от 26.12.2007 N 280 "Об утверждении Порядка предоставления земельных участков, находящихся в собственности Самарской области, для целей, не связанных со строительством" (далее - проект), полагаю необходимым отметить следующее.
Проектом вносятся изменения в Порядок предоставления земельных участков, находящихся в собственности Самарской области, для целей, не связанных со строительством, в частности предусматривается форма согласия на обработку персональных данных представителя заявителя при подаче заявления о предоставлении соответствующих земельных участков.
____________________________________________________________________
(Далее текст не приводится)
Заместитель председателя
Правительства Самарской
области - министр управления
финансами Самарской области И.О. Фамилия
Приложение N 34
Образец
Управление делопроизводства и
документооборота секретариата
Правительства Самарской области
Прошу направить в __________________________________________________
(наименование министерства, департамента,
____________________________________________________________________
управления, организации)
копию постановления (распоряжения) Губернатора Самарской области, постановления (распоряжения) Правительства Самарской области
от __________________________ N ___________ в _________________ экз.
Руководитель
органа исполнительной власти подпись И.О. Фамилия
"____" __________ г.
Исполнитель
(должность) подпись И.О. Фамилия
Приложение N 35
Правила оформления
проектов приказов, распоряжений органов исполнительной власти, их должностных лиц
Приказ, распоряжение печатаются на бланке установленной формы шрифтом Times New Roman размером N 14.
Приказ, распоряжение имеют следующие реквизиты.
Герб Самарской области*.
Наименование органа исполнительной власти*.
Наименование вида акта*.
Дата документа*. Дата оформляется цифровым, словесно-цифровым способом.
Регистрационный номер документа*. Номер оформляется арабскими цифрами и состоит из порядкового номера документа, буквы "п" для приказа и буквы "р" для распоряжения, например: N 321-п, N 17-р.
Заголовок оформляются в соответствии с пунктом 3.1.2.6 настоящей Инструкции.
Текст приказа, распоряжения может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, распоряжения. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ, распоряжение издаются на основании другого документа, то в констатирующей части, как правило, указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.
Преамбула приказа завершается словом "приказываю:", которое печатается прописными буквами.
__________________
* Реквизит входит в состав бланка и печатается при его изготовлении в типографии.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий, возможно, с указанием исполнителя каждого действия и срока исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей могут указываться структурные подразделения или конкретные должностные лица.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, распоряжения
Приложения к приказам, распоряжениям оформляются в случае, если в тексте дается ссылка "согласно приложению".
Реквизиты "Текст документа", "Отметка о наличии приложения", "Подпись должностного лица", "Отметка об исполнителе" оформляются в соответствии с пунктом 3.1.2.6 настоящей Инструкции.
Визы проставляются на оборотной стороне каждого листа первого экземпляра проекта приказа, распоряжения в нижней его части, включая приложения
Образцы прилагаются.
Образец
Министр культуры Самарской области
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 17 апреля 2013 г. N 221-р
О внесении изменения в распоряжение министра культуры Самарской области от 18.10.2010 N 488-р "О создании комиссии по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечению пожарной безопасности министерства культуры Самарской области"
В связи с кадровыми изменениями в министерстве культуры Самарской области в соответствии с Федеральным законом "О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера", постановлением Правительства Российской Федерации от 30.12.2003 N 794 "О единой государственной системе предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций":
1. Внести в распоряжение министра культуры Самарской области от 18.10.2010 N 488-р "О создании комиссии по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечению пожарной безопасности министерства культуры Самарской области" изменение, изложив состав комиссии ...
____________________________________________________________________
(Далее текст не приводится)
Министр культуры
Самарской области И.О. Фамилия
Образец
Министерство экономического развития, инвестиций и торговли
Самарской области
ПРИКАЗ
от 3 июля 2012 г. N 91-п
Об утверждении Порядка внесения изменений в список молодых семей - претендентов на получение социальной выплаты на приобретение жилого помещения или создание объекта индивидуального жилищного строительства в соответствующем году
В целях реализации областной целевой программы "Молодой семье - доступное жилье" на 2009-2015 годы, утвержденной постановлением Правительства Самарской области от 03.04.2009 N 193, приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок внесения изменений в список молодых семей - претендентов на получение социальной выплаты на приобретение жилого помещения или создание объекта индивидуального жилищного строительства в соответствующем году.
____________________________________________________________________
(Далее текст не приводится)
Заместитель председателя
Правительства Самарской области -
министр экономического развития,
инвестиций и торговли
Самарской области И.О. Фамилия
УТВЕРЖДЕН
приказом министерства экономического
развития, инвестиций и торговли
Самарской области
от 03.07.2012 N 91-п
Порядок
внесения изменений в список молодых семей - претендентов на получение социальной выплаты на приобретение жилого помещения или создание объекта индивидуального жилищного строительства в соответствующем году
1. Настоящий Порядок разработан во исполнение постановления Правительства Самарской области от 03.04.2009 N 193 "Об утверждении областной целевой программы "Молодой семье - доступное жилье" на 2009-2015 годы".
2. Министерство экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области (далее - министерство) вносит изменения в список молодых семей - претендентов на получение социальной выплаты на приобретение жилого помещения или создание объекта индивидуального жилищного строительства в соответствующем году (далее соответственно - список, социальная выплата) в следующих случаях:
____________________________________________________________________
(Далее текст не приводится)
Приложение N 36
Образец
Соглашение
между Правительством Самарской области и Правительством Российской Федерации (о чем?)
г. Самара "___" _______________ 2013 г.
Правительство Самарской области в лице (должность, фамилия, имя, отчество), действующего на основании ..., и Правительство Российской Федерации в лице (должность, фамилия, имя, отчество), действующего на основании ..., далее именуемые Стороны, заключили настоящее Соглашение о нижеследующем.
____________________________________________________________________
(Далее текст не приводится)
Приложение N 37
Паспорт программы
|
Наименование программы |
- областная целевая программа субсидирования создания рабочих мест в монопрофильных городских округах Самарской области на 2013-2015 годы |
|
Дата принятия решения о разработке программы |
- поручение вице-губернатора - председателя Правительства Самарской области от 19.10.2012 г. |
|
Государственный заказчик программы |
- министерство экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области |
|
Цели и задачи программы |
- целью Программы является создание новых рабочих мест на территории монопрофильных городских округов Самарской области с численностью населения до 100 тысяч человек. Для достижения цели предусматривается решение следующих задач: |
|
Сроки и этапы реализации программы |
- 2013-2015 годы. Программа реализуется в один этап |
|
Важнейшие целевые индикаторы (показатели) программы |
- количество созданных в монопрофильных городских округах Самарской области новых рабочих мест ... |
|
Объемы и источники финансирования программных мероприятий |
- реализация Программы осуществляется за счет средств областного бюджета. Объем финансирования Программы за счет средств областного бюджета составляет: |
|
Показатели социально- экономической эффективности реализации программы |
- отношение степени достижения основных целевых показателей (индикаторов) Программы к уровню ее финансирования |
|
Система организации контроля за ходом реализации программы |
- контроль за ходом реализации программы осуществляется министерством экономического развития, инвестиций и торговли самарской области в соответствии с действующим законодательством, в том числе постановлением правительства самарской области от 12.12.2007 г. N 253 "о разработке и реализации областных целевых программ в самарской области". |
1. Характеристика проблемы, на решение которой направлена Программа
В условиях финансово-экономического кризиса обострились проблемы монопрофильных территорий. В соответствии с Законом Самарской области "О государственной поддержке монопрофильных городских округов Самарской области", постановлением Правительства Самарской области от 21.05.2012 г. N 250 "Об утверждении Порядка подготовки предложения о признании городского округа Самарской области монопрофильным городским округом Самарской области и Порядка отбора инвестиционных проектов и принятия решения о присвоении инвестиционному проекту статуса инвестиционного проекта монопрофильного городского округа Самарской области" городские округа Чапаевск, Октябрьск и Похвистнево Самарской области признаны монопрофильными городскими округами Самарской области (постановление Правительства Самарской области от 12.09.2012 г. N 430 "О признании городского округа Октябрьск Самарской области, городского округа Похвистнево Самарской области, городского округа Чапаевск Самарской области монопрофильными городскими округами Самарской области").
____________________________________________________________________
(Далее текст не приводится)
Приложение N 38
Правила оформления протоколов заседаний, совещаний
Протоколы оформляются на стандартных листах бумаги шрифтом Times New Roman размером N 14 в соответствии с пунктом 3.1.2.6 настоящей Инструкции.
Протокол имеет следующий состав реквизитов.
Наименование вида документа - протокол. Слово "Протокол" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом Times New Roman размером N 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания, например:
заседания Правительства Самарской области
или
совещания у Губернатора Самарской области
И.О. Фамилия
Отделяется от предыдущего реквизита 1-2 полуторными интервалами (18-36 пт), печатается через полуторный межстрочный интервал (18 пт) и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола печатаются через 1 межстрочный интервал (12 пт) от предыдущего реквизита полужирным шрифтом, выравниваются по правому краю, подчеркиваются. Дата оформляется словесно-цифровым способом.
Номер протокола заседания Правительства области печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N " и порядкового номера протокола.
Номер протокола совещания у Губернатора области, вице- губернаторов области состоит из знака "N ", инициала имени и фамилии председательствовавшего, индекса подразделения, ответственного за подготовку совещания, а также порядкового номера протокола в пределах календарного года, например:
от 28 июля 2012 г. N НМ-36-33
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части текста протокола указываются инициалы и фамилия председательствовавшего (председателя) на заседании (совещании), должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании).
Слово "Председательствовал", наименование должности председательствовавшего, его инициалы и фамилия печатаются по центру прописными буквами через полуторный межстрочный интервал (18 пт).
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже через 1-2 межстрочных интервала (12-24 пт) печатаются наименования должностей присутствовавших, справа - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут быть указаны обобщенно, например:
руководители министерств, департаментов, управлений.
Фамилии указываются в алфавитном порядке.
Основная часть протокола печатается через полуторный межстрочный интервал (18 пт), включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру, подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Наименования вопросов и фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал (12 пт).
Ниже указывается принятое по этому вопросу решение.
Подпись оформляется в соответствии с общими правилами оформления документов (пункт 3.1.2.6 настоящей Инструкции, реквизит "Подпись должностного лица").
Гриф (пометка) ограничения доступа к документу печатается в правом верхнем углу первого листа протокола и подчеркивается. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) ограничения доступа к документу через 1 межстрочный интервал (12 пт) и центрируется по отношению к грифу. Образцы прилагаются.
Приложение N 39
Протокол
ЗАСЕДАНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
____________________________________________________________________
от 11 июля 2012 г. N 10
Председательствовал
вице-губернатор -
председатель Правительства
Самарской области
И.О. Фамилия
Присутствовали:
|
Заместители председателя Правительства Самарской области |
- |
инициалы и фамилии в алфавитном порядке |
|
Члены Правительства Самарской области |
- |
инициалы и фамилии в алфавитном порядке |
|
Председатель Самарской Губернской Думы |
- |
инициалы и фамилия |
|
Главный федеральный инспектор по Самарской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе |
|
инициалы и фамилия |
|
Глава муниципального района Нефтегорский Самарской области |
- |
инициалы и фамилия |
|
Глава муниципального района Большечерниговский Самарской области |
- |
инициалы и фамилия |
|
И.о. руководителя департамента информационных технологий и связи Самарской области |
|
инициалы и фамилия |
|
И.о. министра сельского хозяйства и продовольствия Самарской области |
- |
инициалы и фамилия |
|
Заместитель министра управления финансами Самарской области |
- |
инициалы и фамилия |
|
Председатель общественной палаты Самарской области |
- |
инициалы и фамилия |
|
Старший прокурор отдела по надзору за исполнением законодательства о государственном и муниципальном контроле прокуратуры Самарской области |
|
инициалы и фамилия |
Ответственные работники Администрации Губернатора Самарской области и секретариата Правительства Самарской области
Представители средств массовой информации
I. О внесении изменений в постановление Правительства Самарской области от 22.02.2012 г. N 62 "Об утверждении Порядка предоставления бюджетных кредитов из областного бюджета местным бюджетам в 2012 году"
____________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Проект принять.
Голосовали единогласно.
____________________________________________________________________
(Далее текст не приводится)
Вице-губернатор -
председатель Правительства
Самарской области И.О. Фамилия
Приложение N 40
Протокол
совещания у Губернатора Самарской области И.О. Фамилия
____________________________________________________________________
от 5 мая 2012 г. N НМ-8-45
Присутствовали:
|
Министры Самарской области |
- |
инициалы и фамилии в алфавитном порядке |
|
Глава городского округа Чапаевск |
- |
инициалы и фамилия |
|
Заместители глав по социальным вопросам городских округов и муниципальных районов в Самарской области |
- |
инициалы и фамилии в алфавитном порядке |
|
Руководители органов управления и учреждений здравоохранения Самарской области |
- |
инициалы и фамилии в алфавитном порядке |
I. О реализации областной целевой программы "Модернизация здравоохранения в Самарской области на 2011-2015 годы", утвержденной постановлением Правительства Самарской области от 27.10.2010 г. N 549
____________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению информацию министра здравоохранения Самарской области Фамилия И.О. о реализации областной целевой программы "Модернизация здравоохранения в Самарской области на 2011-2015 годы" (далее - программа).
2. Рекомендовать главам городских округов и муниципальных районов в Самарской области продолжить работу по текущему и капитальному ремонту в подведомственных медицинских учреждениях в рамках реализации мероприятий программы, исключив нарушения технологий строительного производства.
____________________________________________________________________
(Далее текст не приводится)
Губернатор
Самарской области И.О. Фамилия
Приложение N 41
Протокол
совещания у вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора Самарской области И.О. Фамилия
____________________________________________________________________
от ________________ N _______
Присутствовали:
|
Заместитель министра транспорта и автомобильных дорог Самарской области - руководитель департамента автомобильных дорог |
- |
инициалы и фамилия |
|
Заместитель министра спорта Самарской области - руководитель департамента инновационной деятельности и ресурсного обеспечения |
- |
инициалы и фамилия |
|
Заместитель министра образования и науки Самарской области - руководитель департамента по реализации образовательных программ и науки, надзору и контролю в сфере образования |
- |
инициалы и фамилия |
|
Заместитель министра здравоохранения Самарской области - руководитель департамента по реализации медицинской помощи населению |
- |
инициалы и фамилия |
|
Руководитель управления информационной координации министерства культуры Самарской области |
- |
инициалы и фамилия |
|
Заместитель главы городского округа Самара - руководитель департамента финансов |
- |
инициалы и фамилия |
|
Заместитель мэра по строительству и имущественным отношениям городского округа Тольятти |
- |
инициалы и фамилия |
I. О подготовке визита делегации автономной некоммерческой организации "Организационный комитет XXII Олимпийских зимних игр и XI Паралимпийских зимних игр 2014 года в г. Сочи" в Самарскую область с 9 по 11 июля 2012 года
____________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
____________________________________________________________________
(Далее текст не приводится)
Вице-губернатор -
руководитель Администрации
Губернатора Самарской области И.О. Фамилия
Приложение N 42
Гриф (пометка) ограничения
доступа к документу
Экз. N ____
Протокол
заседания комиссии (наименование)
____________________________________________________________________
от _____________ N _____
Председательствовал
(полное наименование должности)
И.О. Фамилия
Присутствовали:
|
Заместитель председателя комиссии |
- |
инициалы и фамилия |
|
Секретарь комиссии |
- |
инициалы и фамилия |
|
Члены комиссии |
- |
инициалы и фамилии в алфавитном порядке |
|
Руководители органов исполнительной власти Самарской области |
- |
инициалы и фамилии в алфавитном порядке |
Ответственные работники секретариата Правительства Самарской области
Представители средств массовой информации
I. О реализации мероприятий, запланированных на 2013 год в рамках исполнения Плана мероприятий ...
____________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия)
____________________________________________________________________
(Далее текст не приводится)
Полное наименование должности,
председатель комиссии И.О. Фамилия
Приложение N 43
Правила оформления проектов резолюций, поручений
Проекты резолюций, поручений оформляются с использованием соответствующих бланков и электронных шаблонов по установленной форме. Проекты резолюций оформляются на листах формата А6, А5, проекты поручений - на листах формата А4.
Бланк резолюции имеет следующий состав реквизитов:
Герб Самарской области;
наименование должности лица, вынесшего резолюцию.
Бланк поручения имеет следующий состав реквизитов:
Герб Самарской области;
наименование должности лица, давшего поручение;
наименование вида документа.
Текст резолюции, поручения состоит из отношения к содержащимся в документах предложениям (согласия или несогласия) или поручений и даты представления доклада об их исполнении.
Текст резолюции отделяется от предыдущего реквизита 1-2 межстрочными интервалами (12-24 пт), печатается шрифтом Times New Roman N 12 на листах формата А6, N 14 - на листах формата А5, А4 через 1 межстрочный интервал (12 пт). При направлении резолюции органам исполнительной власти в тексте резолюции указываются фамилии и инициалы их руководителей. При наличии нескольких исполнителей заданий, содержащихся в резолюции, фамилии и инициалы должностных лиц располагают одну под другой через 1 межстрочный интервал (12 пт).
Текст поручения отделяется от предыдущего реквизита 1-2 межстрочными интервалами (12-24 пт), печатается через полуторный межстрочный интервал (18 пт) шрифтом Times New Roman размером N 14. При наличии поручения органу исполнительной власти в скобках после его наименования указывается фамилия руководителя, при наличии поручения должностному лицу после наименования должности указываются его фамилия и инициалы.
Заголовок к тексту поручения не является обязательным реквизитом. При наличии печатается со срочной буквы и оформляется согласно пункту 3.1.2.6 настоящей Инструкции.
Подпись состоит из личной подписи, инициалов и фамилии руководителя, вынесшего резолюцию, давшего поручение. Инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.
Дата подписания резолюции, поручения оформляется словесно-цифровым способом и печатается по центру ниже реквизита "Подпись".
Образцы прилагаются
Образец
Образец
Образец
Приложение N 44
Правила оформления проектов служебных писем
1. Общие требования
Письма оформляются на бланках установленной формы.
Письмо имеет следующий состав реквизитов.
Дата оформляется словесно-цифровым способом.
Исходящий номер в письмах за подписью Губернатора области и вице- губернатора области состоит из индекса должностного лица, индекса вопроса и порядкового номера по единой нумерации с начала года, например:
1-43/23 (6-43/51).
Заголовок к тексту письма оформляется в соответствии с пунктом 3.1.2.6 настоящей Инструкции.
Текст письма отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами (24-36 пт) и печатается через полуторный межстрочный интервал (18 пт).
При адресовании письма должностному или частному лицу его текст начинается с уважительного обращения к адресату, которое печатается по центру, например:
Уважаемый ................!
Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.
Другие особенности оформления служебных писем изложены в пункте 3.1.2.6 настоящей Инструкции.
Образец прилагается.
Образец
2. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами
Письма зарубежным адресатам оформляются на бланках.
Переписка Губернатора области и вице-губернаторов области с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.
Адрес отправителя, в случае если он не является составной частью бланка, должен быть напечатан в правом верхнем углу письма, выровнен по левому краю.
Адресат включает инициал имени (имя) и фамилию адресата, его должность, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.
Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть не более шести, а количество знаков в строке - не более 30. Если в строке более 30 знаков, то реквизит можно оформить шрифтом меньшего размера. Реквизит "Адресат" должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон и т. д.), учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), страну назначения.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес, например:
American National Social Institute
15 Noth 32nd Street
NEW YORK, N.Y. 12148
USA
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, потом почтовый адрес, например:
Mr. A.Widmar
Chairman
D.Coke and Son Ltd
LONDON SWK48C
ENGLAND
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес, например:
z.H. Herr Alexander Niedens
Forsterbahnried 8a
78247 Hilzingen/Twiefeld
GERMANY
Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке или под реквизитом "Адрес" и оформляется словесно-цифровым способом, вид написания зависит от традиционно принятого в стране, на чьем языке составлено письмо.
Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.
Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом. При наличии информирует получателя письма о содержании последнего.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:
"Уважаемые господа" - к организации в целом;
"Уважаемый господин (фамилия)" - к мужчине;
"Уважаемая госпожа (фамилия)" - к женщине;
"Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.
В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.
Обращение отделяется от текста письма 2 межстрочными интервалами (24 пт).
Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей. Смысловые части текста документа разделяются абзацами.
Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма. Допускается сокращенная форма оформления этого реквизита как с указанием, какие именно дополнительные материалы приложены к письму, так и без него.
В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы, которые находятся в непосредственной связи с обращением к адресату: "С уважением", "Искренне Ваш", "С наилучшими пожеланиями" и т.д. Данный реквизит на письме выравнивается по левому краю документа.
Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициал имени и фамилию.
Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (12 пт) и центрируется относительно самой длинной строки, длина которой не должна превышать 8 см.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом и фамилией пробел не ставится.
Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.
Идентификатор электронной копии письма (имя файла на машинном носителе) проставляется в колонтитуле на каждой странице документа в левой части нижнего поля шрифтом Times New Roman размером N 8.
При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул (при наличии), инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности и название города, где он находится. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами, например:
HER MAJESTY
THE QUEEN
ELIZABETH II
BUCKINGHAM PALACE
London SW1A 1AA
Текст такого письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц, например: "Ваше Превосходительство", "Ваше Величество". Обращение печатается с красной строки.
Подпись состоит из наименования должности лица, от имени которого посылается письмо, его личной подписи, инициала имени и фамилии.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (12 пт) и центрируется относительно самой длинной строки.
При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.
Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.
Письма зарубежным адресатам оформляются на русском языке с приложением неофициального перевода текста письма с расшифровкой подписи и полного наименования должности лица, подписывающего документ.
Образцы прилагаются.
Образец
Образец
Приложение N 45
Правила оформления проектов служебных телеграмм
1. Общие требования
Проекты служебных телеграмм оформляются на листах бумаги формата А4.
Телеграммы имеют следующий состав реквизитов.
Адресат оформляется в соответствии с требованиями пункта 3.1.2.6 настоящей Инструкции, причем сначала указывается адрес (куда), затем - адресат (кому). В состав адресата может входить полный или условный телеграфный адрес организации:
Москва, ул. Короленко, д. 8
или
Минск 125 "Металл"
Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:
Отрадный Самарской области
или
Ханты-Мансийск Тюменской области
Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса полуторным межстрочным интервалом (18 пт).
Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций,
то их наименование следует указывать обобщенно, например:
Руководителям
органов исполнительной власти
Самарской области
При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия
получателя печатаются в дательном падеже, например:
Губернатору Санкт-Петербурга
И.О. Фамилия
Текст служебной телеграммы оформляется в соответствии с требованиями пункта 3.1.2.6 настоящей Инструкции. Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается по центру. Текст не должен превышать двух машинописных страниц.
Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
Подпись оформляется в соответствии с пунктом 3.1.2.6 настоящей Инструкции.
Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя полный почтовый адрес отправителя, наименование органа исполнительной власти, фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.
Телеграмма составляется и передается на отправку в двух экземплярах.
Образец прилагается.
2. Особенности оформления проектов международных служебных телеграмм
Текст международных телеграмм должен быть напечатан латинскими буквами.
Фамилия, имя и адрес отправителя, указываемые после содержания международной телеграммы, могут быть напечатаны буквами русского или латинского алфавита.
Адрес печатается в следующей последовательности:
наименование адресата (в именительном падеже);
место нахождения (жительства) адресата;
наименование пункта назначения и название страны (должны быть выделены отдельной строкой адреса).
Образец
Приложение N 46
Приложение N 47
Перечень
видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых в органах исполнительной власти Самарской области осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности
|
N п/п |
Вид документа |
|
|
Информационные документы |
|
1. |
Доклады, обзоры информационного характера. |
|
2. |
Информационные, тематические, библиографические подборки. |
|
3. |
Сообщения, статьи о деятельности органа исполнительной власти Самарской области. |
|
|
Справочные документы |
|
4. |
Списки адресов, телефонов. |
|
5. |
Списки (перечни) оборудования. |
|
6. |
Списки рассылки документов. |
|
|
Документы по оперативным вопросам |
|
7. |
Протоколы. |
|
8. |
Справки. |
|
9. |
Сводки. |
|
10. |
Сведения. |
|
11. |
Расчеты. |
|
12. |
Отчеты. |
|
13. |
Докладные и служебные записки. |
|
14. |
Поручения руководителя органа исполнительной власти Самарской области структурным подразделениям. |
|
15. |
Документы рабочих групп, комиссий оперативного характера. |
|
16. |
Документы структурных подразделений, представляемые руководству органа исполнительной власти Самарской области. |
|
17. |
Документы по документационному обеспечению управления. |
|
18. |
Документы по административно-хозяйственной деятельности. |
|
19. |
Документы по бытовым вопросам. |
|
20. |
Документы по организации досуга. |
|
|
Внутренняя переписка |
|
21. |
О реализации принятых решений. |
|
22. |
О применении нормативных документов. |
|
23. |
По организационным вопросам деятельности, в том числе по проведению различных мероприятий. |
|
24. |
По оперативным правовым вопросам. |
|
25. |
По вопросам обеспечения оборудованием. |
|
26. |
По вопросам делопроизводства и архивного дела. |
|
27. |
По хозяйственным и административным вопросам. |
|
28. |
По обеспечению транспортом, связью. |
|
29. |
По кадровому обеспечению. |
|
30. |
По экономическим, научным, культурным и иным связям. |
|
31. |
Графики проведения различных мероприятий. |
|
|
Документы по регистрации, учету и контролю |
|
32. |
Книги. |
|
33. |
Журналы. |
|
34. |
Карточки. |
|
35. |
Реестры. |
|
36. |
Базы данных. |
|
|
Проекты документов |
|
37. |
Проекты распорядительных, нормативных, организационных и иных документов. |
|
38. |
Документы к проектам. |
|
39. |
Документы по разработке проектов. |
|
|
Плановые, отчетные документы, содержащие информацию, которая подвергается обобщению |
|
40. |
Оперативные планы работы органа исполнительной власти Самарской области. |
|
41. |
Планы работы структурных подразделений. |
|
42. |
Планы проведения различных мероприятий. |
|
43. |
Отчеты о выполнении планов работы органа исполнительной власти Самарской области (квартальные, месячные). |
|
44. |
Отчет о выполнении планов работы структурных подразделений (квартальные, месячные). |
|
45. |
Отчет о документообороте организации. |
|
46. |
Документы к планам, графикам, схемам, отчетам. |
|
47. |
Документы по разработке планов, графиков, схем, отчетов. |
Приложение N 48
Образцы оформления отметок о срочности доставки документов
________________________________
* В строке "к N " проставляется учетный номер документа или его краткое наименование, например: "к N 1-43/23 с поручением" или "к письму А.П. Нефёдова от 20.02.2013".
Приложение N 49
Журнал
учета принятых и отправленных факсограмм
|
N п/п |
Дата и время поступления (отправки) факсограммы |
Корреспондент отправки (получения) |
Количество листов факсограммы |
Краткое содержание факсограммы |
Ф.И.О. принявшего (отправившего) факсограмму |
Фамилия исполнителя и руководителя, подписавшего (получившего) факсограмму |
Отметка о подшивке факсограммы в дело |
Приложение N 50
Образец
Форма описи дел
, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу структурного подразделения
____________________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти)
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Утверждаю
____________________________
(наименование должности
руководителя структурного
подразделения)
____________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата _________________________________
Опись N
|
N п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Количество листов в деле (томе, части) |
Срок хранения дела (тома, части) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6* |
7 |
|
Название раздела | ||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
В данную опись внесено _____________________________ дел с N _______
(цифрами и прописью)
по N __________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
_________________________ __________ __________________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
составителя описи)
Дата ______________________
________________________
* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
Согласовано*
протокол экспертной комиссии
органа исполнительной власти
от "____" ___________ N _____
Передал ________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ______________________________ регистрационно-контрольных карточек
(цифрами и прописью)
к документам.
_________________________ __________ ___________________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
сотрудника структурного
подразделения)
Дата ________________________
Принял ___________________________ дел и ___________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам.
_________________________ __________ ___________________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
работника архива органа
исполнительной власти)
Дата ________________________
_________________________
* При наличии экспертной комиссии структурного подразделения.
** Передаются вместе с делами канцелярии.
Приложение N 51
Образец
Оформление номенклатуры дел органа исполнительной власти
Наименование органа
исполнительной власти
Утверждаю
Номенклатура дел
__________________________
(наименование должности
00.00.0000 N _______ руководителя органа
______________________________ исполнительной власти)
(место составления)
__________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
На ______________________ год
Дата ____________________________
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, частей) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Название раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
__________________________________ __________ ____________________
(ответственный за делопроизводство (подпись) (расшифровка подписи)
органа исполнительной власти)
Дата ______________________
Виза зав. архивом
(лица, ответственного за архив)
Согласовано Согласовано
Протокол экспертной Протокол экспертно-
комиссии органа проверочной комиссии
исполнительной власти управления государственной
архивной службы
Самарской области
от "___" ____________ N ____ от "___" ____________ N ______
Председатель
комиссии И.О. Фамилия
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в году в органе исполнительной власти
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой "ЭПК" |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
Итого |
|
|
|
________________________ ___________ ___________________________
(ответственный за (подпись) (расшифровка подписи)
делопроизводство органа
исполнительной власти)
Дата _____________________
Итоговые сведения переданы в архив
______________________________ ___________ _____________________
(наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи)
передавшего сведения)
Дата _____________________
Приложение N 52
Образец
Форма карты-заместителя дела
Наименование органа исполнительной власти
_________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Карта-заместитель дела
Дело
____________________________________________________________________
(N и наименование)
Опись
____________________________________________________________________
(N и название)
Фонд
____________________________________________________________________
(N и название)
Выдано во временное пользование:
|
N п/п |
Ф.И.О. пользователя |
Дата выдачи |
Дата возврата |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение N 53
Образец
Внутренняя опись
документов ед. хр. N _________________________
|
N п/п |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Количество документов |
Номера листов ед. хр. |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ___________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)
______________________________ __________ ______________________
(наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи)
составившего внутреннюю опись
документов дела)
Дата __________________
Приложение N 54
Образец
Лист-заверитель дела N ______
В деле подшито и пронумеровано _____________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов ____________________________________________;
пропущенные номера листов _________________________________________;
+ листов внутренней описи __________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
|
|
|
__________________________________ __________ ______________________
(наименование должности работника) (подпись) (расшифровка подписи)
Дата _____________
Приложение N 55
Образец
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения
Код государственного архива __________
Код органа
исполнительной власти ________________
____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ (наименование государствен- ного архива) |
Ф. N _______________________________ Оп. N ______________________________ Д. N _______________________________ |
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти и структурного
подразделения)
Дело N ___________ Том N
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(заголовок дела)
____________________________________________________________________
(дата)
На _________ листах
Хранить _________
Ф. N ___________________________ Оп. N __________________________ Д. N ___________________________
|
|
Приложение N 56
Образец
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного срока хранения
Наименование органа Гриф утверждения
исполнительной власти
Фонд N __________________________
Опись N _________________________
дел постоянного срока хранения
за ________________ год
|
Название раздела (структурного подразделения) | |||||
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено _____________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N _____________по N _________________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________
пропущенные номера: ________________________________________________
________________________ ___________ ___________________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
составителя описи)
___________________________ __________ ______________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
руководителя архива
или лица, ответственного
за хранение архивных
документов)
Дата _______________
Утверждено Согласовано
Протокол экспертно-проверочной Протокол экспертной комиссии
комиссии управления органа исполнительной власти
государственной архивной службы
Самарской области
от "____" ______________ N _____ от "____" ___________ N ______
Приложение N 57
Образец
Оформление титульного листа описи
____________________________________________
(наименование государственного архива
Самарской области)
____________________________________________
(наименование органа исполнительной власти)
Фонд N ____________________
Опись N ___________________
____________________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты _____________
Приложение N 58
Образец
Форма годового раздела сводной описи дел временного
(свыше 10 лет) срока хранения
Наименование органа Гриф утверждения
исполнительной власти
Фонд N ___________________
Опись N __________________
дел временного (свыше 10 лет) срока хранения
за _________________ год
|
Название раздела (структурного подразделения) | |||||
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено _____________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N ________________ по N _____________________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________
пропущенные номера: ________________________________________________
________________________ ___________ ___________________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
составителя описи)
Дата ____________________
_________________________ ___________ __________________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
лица, ответственного
за хранение архивных
документов)
Дата __________________
Согласовано
Протокол экспертной комиссии
органа исполнительной власти
от _____________ N _________
Приложение N 59
Образец
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Наименование органа Гриф утверждения
исполнительной власти
Фонд N ____________________
Опись N ___________________
дел по личному составу
за ________________ год
|
Название раздела (структурного подразделения) | |||||
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено _____________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N ________________ по N __________________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________
пропущенные номера: ________________________________________________
_________________________ ___________ __________________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
составителя описи)
Дата ___________________
_________________________ __________ ___________________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
работника службы кадров)
Дата ___________________
Согласовано Согласовано
Протокол экспертной комиссии Протокол экспертно-проверочной
органа исполнительной власти комиссии государственного
архива Самарской области
от _______________ N _______ от _________________ N _______
Приложение N 60
Образец
Форма акта
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Наименование органа Утверждаю
исполнительной власти руководитель органа
исполнительной власти
И.О. Фамилия
от ________________ N _________
АКТ N _________
________________________
(место составления)
О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Основание:
____________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда N _______________
(название фонда)
|
N п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок документов |
Крайние даты |
Номера описей |
Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи |
Количество ед. хр. |
Сроки хранения и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Итого __________________________ ед. хр. за ___________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного срока хранения за ______ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с экспертно-проверочной комиссией
государственного архива Самарской области (протокол N ______________ от ___________)
_________________________ ___________ __________________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
лица, проводившего
экспертизу ценности
документов)
Дата ___________________
Согласовано
Протокол экспертной комиссии
органа исполнительной власти
от ________________ N ________
Документы в количестве ________________ ед. хр., весом __________ кг
(цифрами и прописью)
сданы в ________________ на переработку по приемно-сдаточной накладной от ____________ N ____________
_____________________________ __________ _______________________
(наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи)
сдавшего документы)
Дата _______________
Изменения в учетные документы внесены.
_____________________________ __________ _______________________
(наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи)
внесшего изменения в учетные
документы)
Дата ____________________
Приложение N 61
Перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати
Акты (приема, списания, экспертизы и т.д.);
доверенности;
договоры;
документы, связанные с допуском к государственной тайне;
задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.);
командировочные удостоверения;
образцы оттисков печатей и подписей ответственных работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций; переписка с заграничными представительствами;
поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные, справки о заработной плате);
положения об организациях;
почетные грамоты, благодарности, благодарственные письма;
представления и ходатайства к наградам, поощрениям и почётным званиям;
реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк; сметы расходов;
соглашения, контракты в сфере международного сотрудничества, внешнеэкономических и межрегиональных связей;
справки (лимитные, о выплате страховых сумм и т.д.);
удостоверения;
уставы организаций.
_____________________________________
* Перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом (распоряжением) руководителя организации.
Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Распоряжение Губернатора Самарской области от 29 апреля 2013 г. N 234-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области"
Текст распоряжения официально опубликован не был
Распоряжением Губернатора Самарской области от 24 апреля 2017 г. N 250-р настоящее распоряжение признано утратившим силу
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Распоряжение Губернатора Самарской области от 11 июля 2014 г. N 366-р
Распоряжение Губернатора Самарской области от 16 декабря 2013 г. N 735-р
Распоряжение Губернатора Самарской области от 15 ноября 2013 г. N 676-р
Распоряжение Губернатора Самарской области от 30 октября 2013 г. N 652-р
Распоряжение Губернатора Самарской области от 12 августа 2013 г. N 467-р