Приказ Управления государственной архивной службы Самарской области от 13 июля 2011 г. N 59 "Об утверждении административного регламента исполнения управлением государственной архивной службы Самарской области государственной функции по осуществлению государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Самарской области"

С изменениями и дополнениями от:

2 июля 2013 г., 28 февраля, 14 апреля 2014 г.

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля", постановлением Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг", постановлением Правительства Самарской области от 08.04.2008 N 79 "Об утверждении Положения об управлении государственной архивной службы Самарской области" приказываю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент исполнения управлением государственной архивной службы Самарской области государственной функции по осуществлению государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Самарской области.

2. Признать утратившим силу приказ управления государственной архивной службы Самарской области от 01.12.2010 N 86 "Об утверждении административного регламента исполнения управлением государственной архивной службы Самарской области государственной функции по осуществлению государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Самарской области".

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя управления государственной архивной службы Самарской области (Пантюхину).

4. Опубликовать настоящий приказ в средствах массовой информации.

5. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Руководитель управления

А.Г. Сафонов

Административный регламент
исполнения управлением государственной архивной службы
Самарской области государственной функции по осуществлению
государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства
об архивном деле на территории Самарской области
(утв. приказом Руководителя управления государственной архивной
службы Самарской области от 13 июля 2011 г. N 59)

С изменениями и дополнениями от:

2 июля 2013 г., 28 февраля, 14 апреля 2014 г.

I. Общие положения

1. Административный регламент исполнения управлением государственной архивной службы Самарской области государственной функции по осуществлению государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Самарской области (далее - Регламент).

Регламент разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции по осуществлению государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Самарской области (далее - государственная функция) и устанавливает сроки и последовательность действий административных процедур (действий) управления государственной архивной службы Самарской области при осуществлении государственного контроля (надзора).

2. Государственная функция исполняется управлением государственной архивной службы Самарской области (далее - Управление).

Непосредственное исполнение государственной функции осуществляется должностными лицами Управления, обладающими полномочиями по проведению проверок соблюдения законодательства об архивном деле на территории Самарской области.

При исполнении государственной функции Управление взаимодействует с иными органами государственного и муниципального контроля (надзора), в том числе:

- органами Прокуратуры Самарской области;

- управлением Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Самарской области;

- управлением Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по Приволжскому федеральному округу;

- министерством культуры Самарской области;

а также организациями, гражданами, совместно с указанными лицами принимать административные регламенты взаимодействия при осуществлении контроля и надзора и совместно проводить проверки, а также привлекать экспертов, экспертные организации к проведению мероприятий по контролю.

3. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (Российская газета, N 256, 31.12.2001);

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Российская газета, N 237, 27.10.2004);

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Российская газета, N 95, 05.05.2006);

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" (Российская газета, N 165, 29.07.2006);

Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (Российская газета, N 266, 30.12.2008);

Постановление Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг";

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

Закон Самарской области от 12.05.2005 N 109-ГД "Об архивном деле в Самарской области" (Волжская коммуна, N 88, 17.05.2005);

Закон Самарской области от 16.03.2007 N 16-ГД "О наделении органов местного самоуправления на территории Самарской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела" (Волжская коммуна, N 47(25845), 20.03.2007);

Постановление Правительства Самарской области от 09.04.2008 N 79 "Об утверждении положения об управлении государственной архивной службы Самарской области" (Волжская коммуна, N 69 (26112), 15.04.2008);

иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Самарской области, регламентирующие правоотношения в сфере архивного дела и иных отраслях права, необходимость применения которых возникает при исполнении государственной функции.

4. Основные понятия, используемые в Регламенте:

- подконтрольные субъекты - расположенные на территории Самарской области юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование документов архивного фонда Самарской области и других архивных документов;

- заинтересованные лица - лица, подававшие в Управление обращения, содержащие сведения о фактах, указанных в части 2 пункта 44 настоящего Регламента, обратившиеся в Управление за получением информации о ходе осуществления контрольных функций.

5. Предметом государственной функции является соблюдение подконтрольными субъектами законодательства об архивном деле.

6. Должностные лица Управления при осуществлении проверки имеют право:

- получать доступ в пределах своей компетенции к базам данных автоматизированного государственного учета документов архивного фонда Самарской области и автоматизированному научно-справочному аппарату проверяемого подконтрольного субъекта с учетом требований законодательства Российской Федерации о защите информации;

- запрашивать и получать документы основного и вспомогательного учета архивных документов и иную необходимую для проведения мероприятия по контролю информацию;

- назначать в отношении архивных документов экспертизу в случае, когда для разъяснения вопросов, возникающих в ходе исполнения государственной функции, необходимо экспертное заключение лица, обладающего специальными знаниями и навыками, в том числе для проведения экспертизы с применением технических средств, технико-технологической экспертизы;

- проводить осмотр архивных документов и мест их хранения;

- проводить проверку наличия установленных Правилами (инструкциями) учетных обозначений (архивных шифров) на архивных документах;

- проводить выборочную проверку наличия и состояния архивных документов;

- осматривать территории, здания, строения, сооружения, помещения, используемые проверяемым подконтрольным субъектом;

- осуществлять иные, не противоречащие законодательству и соответствующие полномочиям Управления мероприятия.

7. Должностные лица Управления при осуществлении проверки обязаны:

- своевременно и в полной мере исполнять предоставленные в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочия по предупреждению, выявлению и пресечению нарушений обязательных требований;

- соблюдать законодательство Российской Федерации, Самарской области, права и законные интересы подконтрольного субъекта, проверка которого проводится;

- проводить проверку на основании приказа руководителя Управления о ее проведении в соответствии с ее назначением;

- проводить проверку только во время исполнения служебных обязанностей, выездную проверку только при предъявлении служебных удостоверений, копии приказа руководителя Управления и в предусмотренных Законом случае копии документа о согласовании проведения проверки;

- не препятствовать руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю подконтрольного субъекта, его уполномоченному представителю присутствовать при проведении проверки и давать разъяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

- предоставлять руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю подконтрольного субъекта, его уполномоченному представителю, присутствующим при проведении проверки, информацию и документы, относящиеся к предмету проверки;

- знакомить перед началом проведения выездной проверки руководителя, иное должностное лицо или уполномоченного представителя подконтрольного субъекта с положениями административного регламента, в соответствии с которым проводится проверка, по их просьбе;

- по требованию руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя подконтрольного субъекта, подлежащего проверке, представлять информацию об Управлении, а также об экспертах, экспертных организациях, привлеченных к проведению проверки, в целях подтверждения своих полномочий;

- знакомить руководителя, иное должностное лицо или уполномоченного представителя подконтрольного субъекта с результатами проверки;

- учитывать при определении мер, принимаемых по фактам выявленных нарушений, соответствие указанных мер тяжести нарушений, их потенциальной опасности для документов архивного фонда Самарской области, являющихся объектами культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, а также не допускать необоснованное ограничение прав и законных интересов подконтрольных субъектов;

- доказывать обоснованность своих действий при их обжаловании подконтрольными субъектами в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- соблюдать установленные Законом сроки проведения проверки;

- не требовать от подконтрольных субъектов документы и иные сведения, предоставление которых не предусмотрено законодательством Российской Федерации;

- перед началом проведения выездной проверки по просьбе руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя подконтрольного субъекта, его уполномоченного представителя ознакомить их с положениями настоящего Регламента;

- осуществлять запись о проведенной проверке в журнале учета проверок.

8. Должностные лица Управления при осуществлении проверки не вправе:

- проверять выполнение обязательных требований, если такие требования не относятся к полномочиям Управления;

- осуществлять плановую или внеплановую выездную проверку в случае отсутствия при ее проведении руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя подконтрольного субъекта, его уполномоченного представителя, за исключением случая проведения такой проверки по основанию, предусмотренному подпункте "б" части 2 пункта 44 настоящего Регламента;

- требовать представления документов, информации, если они не являются объектами проверки или не относятся к предмету проверки, а также изымать оригиналы таких документов;

- распространять информацию, полученную в результате проведения проверки и составляющую государственную, коммерческую, служебную, иную охраняемую законом тайну, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

- превышать установленные сроки проведения проверки.

Информация об изменениях:

Приказом Управления государственной архивной службы Самарской области от 14 апреля 2014 г. N 34 в пункт 9 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9. Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель подконтрольного субъекта имеют право:

- непосредственно присутствовать при проведении проверки, давать объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

- получать от должностных лиц Управления информацию, которая относится к предмету проверки и предоставление которой предусмотрено Федеральным законом от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля";

- знакомиться с результатами проверки и указывать в акте проверки о своем ознакомлении с результатами проверки, согласии или несогласии с ними, а также с отдельными действиями должностных лиц Управления;

- предоставлять в Управление в письменной форме возражения в отношении акта и (или) выданного предписания об устранении выявленных нарушений в целом или его отдельных положений;

- обжаловать действия (бездействие) должностных лиц Управления, повлекшие за собой нарушение прав подконтрольного субъекта, в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

- привлекать Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по защите прав предпринимателей либо уполномоченного по защите прав предпринимателей в Самарской области к участию в проверке.

10. Подконтрольный субъект, в отношении которого осуществляется мероприятие по контролю, обязано:

- обеспечить присутствие руководителей, иных должностных лиц или уполномоченных представителей подконтрольного субъекта;

- предоставить должностным лицам Управления, проводящим выездную проверку, возможность ознакомиться с документами, связанными с целями, задачами и предметом выездной проверки, а также обеспечить доступ проводящих выездную проверку должностных лиц Управления и участвующих в выездной проверке экспертов, представителей экспертных организаций на территорию, в используемые подконтрольным субъектом при осуществлении деятельности здания, строения, сооружения, помещения, к используемым подконтрольным субъектом оборудованию, к архивным документам.

11. Для исполнения государственной функции подконтрольный субъект, подлежащий проверке, представляет должностному лицу Управления, осуществляющему проверку:

- учредительные, правоустанавливающие документы;

- организационно-распорядительные документы;

- планово-отчетные документы;

- информационно-справочные документы;

- основные и вспомогательные учетные документы;

- документы о работе с источниками комплектования;

- справочно-поисковые средства;

- документы об использовании архивных документов.

Указанные документы представляются в ходе проверки по месту нахождения подконтрольного субъекта.

Конкретный перечень документов, представление которых подконтрольным субъектом необходимо для достижения целей и задач проведения проверки, указывается в приказе Управления.

12. Управление осуществляет государственную функцию посредством проведения проверок (выездных и (или) документарных) соблюдения подконтрольными субъектами законодательства в сфере архивного дела.

Результатом исполнения государственной функции является обеспечение сохранности документов архивного фонда Самарской области и других архивных документов, а также выявление, пресечение, предупреждение и профилактика нарушений законодательства об архивном деле и контроль за исполнением требований предписаний, выданных в установленном порядке.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции
Порядок информирования о правилах исполнения
государственной функции

13. Информирование о правилах исполнения государственной функции осуществляется Управлением.

Местонахождение управления государственной архивной службы Самарской области и его почтовый адрес: 443096, город Самара, улица Мичурина, дом 13.

Время начала, окончания служебного дня и перерыва для отдыха:

на период с 1 октября по 30 апреля начало служебного дня - 9.00, перерыв для отдыха и питания - с 13.00 до 14.00, окончание служебного дня - 18.00;

на период с 1 мая по 30 сентября начало служебного дня - 9.00, перерыв для отдыха и питания - с 13.00 до 13.48, окончание служебного дня - 18.00 (кроме пятницы). В пятницу режим служебного времени с 9.00 до 17.00.

В предпраздничные дни продолжительность служебного времени сокращается на 1 час.

Электронный адрес управления: chiefarh@samaramail.ru

Телефон для справок: (846) 2650862, 2650873, 2650869.

Факс: (846) 3414470.

Информация о порядке исполнения государственной функции, месте нахождения, графике работы Управления и телефоны должностных лиц размещаются на официальном сайте Управления в сети Интернет по адресу: www.chiefarh.samaracity.ru.

14. Информация о порядке и (или) ходе исполнения государственной функции предоставляется:

- руководителем Управления;

- заместителем руководителя Управления;

- иными должностными лицами Управления, в должностные обязанности которых входит проведение проверок соблюдения законодательства об архивном деле.

15. При обращении заинтересованных лиц по их просьбе должностные лица Управления обязаны представить следующую информацию о порядке и (или) ходе исполнения государственной функции:

- сведения о местонахождении, контрактных телефонах, адресе электронной почты и адресе официального сайта, графике работы Управления;

- сведения о мерах, принятых по результатам проверок, и порядке их обжалования;

- информацию об обязанностях должностных лиц и ограничениях при проведении проверок;

- информацию о сроках и основаниях проведения проверок;

- порядок организации проведения проверок;

- порядок оформления результатов проверок;

- порядок и срок рассмотрения обращений, которые могут послужить основанием для проведения внеплановых проверок;

- сведения о порядке обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц.

Указанная информация предоставляется должностными лицами Управления при личном обращении заинтересованного лица в устной форме, с использованием телефонной связи, при письменном обращении с использованием почтовой связи, в электронном виде, в том числе с использованием средств сети Интернет.

16. Информирование при личном обращении в Управлении осуществляется должностными лицами Управления, указанными в пункте 14 Регламента, на рабочем месте в соответствии с графиком работы Управления.

Время приема заинтересованного лица не должно превышать 30 минут. Должностное лицо Управления, осуществляющее устное информирование или консультацию, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.

17. Информирование по телефону осуществляется должностными лицами Управления, указанными в пункте 14 Регламента, по справочным телефонам в соответствии с графиком работы Управления.

Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о наименовании Управления и фамилии, имени, отчестве, должности соответствующего должностного лица Управления, принявшего телефонный звонок. При ответах на телефонные звонки должностное лицо Управления подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует заинтересованное лицо по интересующим его вопросам. Время телефонного разговора не должно превышать 15 минут.

Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо Управления, осуществляющее информирование или консультацию, предлагает заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначает удобное для заинтересованного лица время для личного обращения непосредственно в Управление.

18. Письменное информирование при обращении заинтересованного лица в Управление осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением, электронной почтой или путем размещения ответа на официальном сайте в зависимости от способа обращения заинтересованного лица за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заинтересованного лица. Руководитель Управления, а в его отсутствие - заместитель руководителя для подготовки ответа определяет ответственного исполнителя в соответствии с его должностным регламентом. Ответ на обращение заинтересованного лица предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя. Ответ подписывается руководителем Управления, в его отсутствие - заместителем руководителя, и направляется заинтересованному лицу в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

19. Управление осуществляет публичное информирование об исполнении государственной функции посредством размещения информации на официальном сайте Управления и на информационных стендах, расположенных в помещении здания Управления.

На официальном сайте Управления размещаются текст настоящего Регламента (полная версия); извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность по исполнению государственной функции.

На информационном стенде Управления размещается следующая информация:

- график работы Управления;

- фамилии, имена, отчества руководителя Управления, заместителя руководителя управления;

- номера кабинетов, где осуществляется информирование заинтересованных лиц; фамилии, имена, отчества должностных лиц Управления, ответственных за исполнение государственной функции;

- номера справочных телефонов Управления, почтовый адрес Управления, адреса электронной почты Управления, адрес официального сайта Управления;

- извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность по исполнению государственной функции;

- настоящий Регламент и блок-схема последовательности действий при исполнении государственной функции.

Тексты материалов, размещаемых на информационном стенде, печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделяются жирным шрифтом.

20. Вход в здание, где располагается Управление, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования и режима работы Управления; вход и выход из помещений - соответствующими указателями с искусственным освещением в темное время суток. Рядом со зданием должны быть оборудованы места для парковки транспортных средств.

Кабинеты должностных лиц, обладающих полномочиями исполнять государственную функцию, должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества и должности соответствующего должностного лица Управления, осуществляющего исполнение государственной функции.

Рабочее место должностного лица должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам, должно соответствовать санитарным правилам и нормам.

При организации приема заявителей должна быть обеспечена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости. Помещения, в которых проводится прием заявителей, должны быть оборудованы противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

При проведении выездных контрольных мероприятий исполнение государственной функции осуществляется по месту нахождения подконтрольного субъекта и (или) по месту его деятельности.

Сведения о размере платы за исполнение государственной функции

21. Исполнение государственной функции осуществляется Управлением бесплатно.

Сроки исполнения государственной функции

22. Формирование ежегодного плана проведения проверок:

1) В срок до 1 августа года, предшествующего году проведения плановых проверок, Управление формирует ежегодный план проведения проверок.

2) В срок до 1 сентября года, предшествующего году проведения плановых проверок, Управление направляет проект ежегодного плана проведения плановых проверок в Прокуратуру.

3) В срок до 1 ноября года, предшествующего году проведения плановых проверок, Управление по результатам рассмотрения предложений органов прокуратуры направляет в органы прокуратуры ежегодный план проведения плановых проверок.

23. Организация и проведение плановой проверки.

1) Плановые проверки проводятся не чаще, чем 1 раз в 3 года.

2) Не позднее 3 рабочих дней до начала проведения плановой проверки Управление уведомляет подконтрольный субъект о проведении проверки.

3) Срок проведения проверки не превышает 20 рабочих дней.

4) В отношении одного субъекта малого предпринимательства общий срок проведения плановой выездной проверки не превышает 50 часов для малого предприятия и 15 часов для микропредприятия в год.

5) В исключительных случаях, связанных с необходимостью проведения сложных и (или) длительных исследований, испытаний, специальных экспертиз и расследований на основании мотивированных предложений должностных лиц Управления, проводящих выездную плановую проверку, срок проведения выездной плановой проверки продлевается руководителем Управления не более чем на 20 рабочих дней, а в отношении малых предприятий, микропредприятий не более чем на 15 часов.

24. Организация и проведение внеплановой проверки.

1) В день подписания приказа о проведении внеплановой выездной проверки в целях согласования ее проведения Управление представляет либо направляет заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью, в орган прокуратуры по месту осуществления деятельности подконтрольного субъекта заявление о согласовании проведения внеплановой выездной проверки.

2) Управление уведомляет подконтрольный субъект о начале проведения внеплановой выездной проверки не менее чем за 24 часа до начала ее проведения любым доступным способом, за исключением внеплановой выездной проверки, основания проведения которой указаны в пункте 2 части 2 статьи 10 Федерального закона от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля".

25. Проведение документарной проверки и оформление ее результатов.

1) Срок проведения проверки не превышает 20 рабочих дней.

2) Акт проверки оформляется непосредственно после ее завершения.

3) В случае, если для составления акта проверки необходимо получить заключения по результатам проведенных исследований, испытаний, специальных расследований, экспертиз, акт проверки составляется в срок, не превышающий 3 рабочих дня после завершения мероприятий по контролю.

26. Проведение выездной проверки и оформление ее результатов.

1) Срок проведения проверки не превышает 20 рабочих дней.

2) Акт проверки оформляется непосредственно после ее завершения.

3) В случае, если для составления акта проверки необходимо получить заключения по результатам проведенных исследований, испытаний, специальных расследований, экспертиз, акт проверки составляется в срок, не превышающий 3 рабочих дня после завершения мероприятий по контролю.

27. Принятие мер в отношении фактов нарушений, выявленных при проведении проверки.

1) Предписание об устранении выявленных нарушений, оформляется лицом, ответственным за проведение проверки, непосредственно после завершения проверки.

2) Протокол об административном правонарушении составляется уполномоченным лицом немедленно после выявления совершения административного правонарушения.

Если требуется дополнительное выяснение обстоятельств дела, либо данных о физическом лице или сведений о подконтрольном субъекте, протокол об административном правонарушении составляется в течение двух суток с момента выявления административного правонарушения.

3) Протокол об административном правонарушении направляется судье в течение 3 суток с момента составления протокола об административном правонарушении.

III. Административные процедуры

28. Описание последовательности действий при исполнении государственной функции представлено в виде блок-схемы (приложение 1 к Регламенту).

29. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- формирование ежегодного плана проведения проверок;

- организация и проведение плановой проверки;

- организация и проведение внеплановой проверки;

- проведение документарной проверки и оформление ее результатов;

- проведение выездной проверки и оформление ее результатов;

- принятие мер в отношении фактов нарушений, выявленных при проведении проверки.

Формирование ежегодного плана проведения проверок

30. Юридическим фактом, являющимся основанием для включения плановой проверки в ежегодный план проведения плановых проверок является истечение трех лет со дня:

- государственной регистрации подконтрольного субъекта;

- окончания проведения последней плановой проверки подконтрольного субъекта.

31. Проект ежегодного плана проведения плановых проверок до 1 августа года, предшествующего году проведения плановых проверок составляется должностным лицом Управления, ответственным за организацию формирования архивного фонда Самарской области, и утверждается руководителем Управления.

32. Не позднее 1 сентября года, предшествующего году проведения плановых проверок, проект ежегодного плана проведения плановых проверок направляется в органы прокуратуры на бумажном и электронном носителях заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

33. Органы прокуратуры рассматривают проект ежегодного плана проведения плановых проверок на предмет законности включения в него объектов государственного контроля (надзора) и в срок до 1 октября года, предшествующего году проведения плановых проверок, вносят в Управление предложения о проведении совместных плановых проверок.

34. Руководитель Управления рассматривает предложения органов прокуратуры и по итогам их рассмотрения принимает решение об утверждении ежегодного плана проведения плановых проверок.

35. Утвержденный ежегодный план проведения плановых проверок в срок не позднее 1 ноября года, предшествующего году проведения плановых проверок, направляется Управлением в органы прокуратуры на бумажном и электронном носителях заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

36. Утверждённый руководителем Управления и согласованный с органами прокуратуры ежегодный план проведения плановых проверок размещается на официальном сайте Управления в сети Интернет.

37. Результатом исполнения административной процедуры формирование ежегодного плана проведения плановых проверок является утверждение ежегодного плана проведения плановых проверок.

38. Способом фиксации результата административного действия является размещение ежегодного плана проведения плановых проверок на официальном сайте Управления в сети Интернет.

Организация и проведение плановой проверки

39. Юридическим фактом, являющимся основанием для организации и проведения плановой проверки, является ее включение в ежегодный план проведения плановых проверок.

40. Должностное лицо Управления, ответственное за проведение плановой проверки, не позднее чем за 10 рабочих дней до даты, предшествующей дате начала проведения плановой проверки, готовит проект приказа о проведении плановой (документарной, выездной) проверки и передает его на подпись руководителю Управления.

41. После подписания приказа о проведении плановой проверки, должностное лицо Управления, ответственное за проведение плановой проверки, уведомляет подконтрольный субъект о проведении плановой проверки не позднее чем за 3 рабочих дня до начала ее проведения посредством направления копии приказа заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или иным доступным способом.

42. Результатом исполнения административной процедуры организации и проведения плановой проверки является издание приказа о проведении плановой проверки и уведомление подконтрольного субъекта о проведении проверки.

43. Способом фиксации результата административного действия является направление Управлением подконтрольному субъекту копии приказа о проведении плановой проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или иным доступным способом, обеспечивающим фиксацию факта и даты его направления.

Организация и проведение внеплановой проверки

44. Юридическими фактами, являющимися основаниями для проведения внеплановой проверки является:

1) Истечение срока исполнения подконтрольным субъектом ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения обязательных требований.

2) Поступление в Управление обращений граждан, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, информации от органов государственной власти, органов местного самоуправления, из средств массовой информации о следующих фактах:

а) возникновение угрозы причинения вреда документам архивного фонда Самарской области, являющимся объектами культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации;

б) причинение вреда документам архивного фонда Самарской области, являющимся объектами культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации;

в) нарушение прав потребителей (в случае обращения граждан, права которых нарушены);

Информация об изменениях:

Приказом Управления государственной архивной службы Самарской области от 2 июля 2013 г. N 46 подпункт 3 пункта 44 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3) Приказ руководителя Управления, изданный в соответствии с поручениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и на основании требования прокурора о проведении внеплановой проверки в рамках надзора за исполнением закона по поступившим в органы прокуратуры материалам и обращениям.

45. Обращения, не позволяющие установить лицо, обратившееся в Управление, а также обращения, не содержащие сведений о фактах, указанных в части 2 пункта 44 Регламента, не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки.

46. При поступлении в Управление информации о наличии оснований для проведения внеплановой проверки руководитель Управления определяет должностное лицо, ответственное за проведение мероприятий по контролю и подготовку проектов необходимых документов, и издает приказ о проведении внеплановой проверки.

47. Внеплановая выездная проверка подконтрольных субъектов проводится по основаниям, указанным в подпунктах "а" и "б" части 2 пункта 44 Регламента, после согласования с органами прокуратуры.

К заявлению о согласовании внеплановой выездной проверки прилагаются копия приказа о проведении внеплановой выездной проверки и документы, содержащие сведения, послужившие основанием для ее проведения. Заявление о согласовании с приложением представляется в органы прокуратуры непосредственно, заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении либо в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью.

48. Проведение внеплановой выездной проверки по основаниям, указанным в части 1, 3 статьи 44 и подпункте "в" части 2 статьи 44 Регламента, или внеплановой документарной проверки согласованию с органами прокуратуры не подлежит.

49. Если основанием для проведения внеплановой выездной проверки является причинение вреда документам архивного фонда Самарской области, являющимся объектами культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, обнаружение нарушения обязательных требований в момент совершения таких нарушений в связи с необходимостью принятия неотложных мер, Управление вправе приступить к проведению внеплановой выездной проверки незамедлительно с извещением органов прокуратуры о проведении мероприятий по контролю посредством направления документов в органы прокуратуры, указанных в 51 Регламента, в течение 24 часов.

50. О проведении внеплановой выездной проверки исполнения подконтрольным субъектом ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения обязательных требований или внеплановой выездной проверки в соответствии с поручениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации подконтрольный субъект уведомляется Управлением не менее чем за 24 часа до начала ее проведения любым доступным способом.

51. О проведении внеплановой документарной проверки подконтрольный субъект извещается посредством направления ему заверенной печатью Управления копии приказа о проведении проверки одновременно с направлением мотивированного запроса документов.

52. В случае если в результате деятельности подконтрольного субъекта причинен или причиняется вред документам архивного фонда Самарской области, являющимся объектами культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, предварительное уведомление подконтрольного субъекта о начале проведения внеплановой выездной проверки не требуется.

53. Результатом исполнения административной процедуры является приказ о проведении внеплановой проверки, согласование проведения внеплановой проверки с органами прокуратуры, уведомление подконтрольного субъекта о проведении внеплановой проверки.

54. Способом фиксации результата административного действия является направление Управлением подконтрольному субъекту копии приказа о проведении внеплановой проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или иным доступным способом, обеспечивающим фиксацию факта и даты его направления.

Проведение документарной проверки и оформление ее результатов

55. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала проведения документарной проверки является приказ руководителя Управления о проведении документарной проверки.

56. Документарная проверка проводится по месту нахождения Управления.

57. Предметом документарной проверки являются сведения, содержащиеся в документах подконтрольного субъекта, устанавливающие их организационно-правовую форму, права и обязанности, документы, используемые при осуществлении их деятельности и связанные с исполнением ими обязательных требований, исполнением предписаний Управления.

58. В процессе проведения документарной проверки должностным лицом Управления, ответственным за проведение проверки, в первую очередь рассматриваются документы подконтрольного субъекта, имеющиеся в распоряжении Управления и подведомственных ему государственных учреждений Самарской области, в том числе акты предыдущих проверок, материалы рассмотрения дел об административных правонарушениях и иные документы о результатах осуществленных в отношении этого юридического лица, индивидуального предпринимателя мероприятий по контролю.

59. В случае если достоверность сведений, содержащихся в документах, имеющихся в распоряжении Управления и подведомственных ему государственных учреждений Самарской области, вызывает обоснованные сомнения, либо эти сведения не позволяют оценить исполнение подконтрольным субъектом обязательных требований, Управление направляет в адрес указанного лица мотивированный запрос с требованием представить иные необходимые для рассмотрения в ходе проведения документарной проверки документы.

Подконтрольные субъекты обязаны направить в адрес Управления указанные в мотивированном запросе документы в течение 10 рабочих дней со дня получения мотивированного запроса. Указанные в запросе документы представляются в виде копий, заверенных печатью (при ее наличии) и соответственно подписью индивидуального предпринимателя, руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица. Подконтрольный субъект вправе представить указанные в запросе документы в форме электронных документов в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

60. Если в ходе документарной проверки выявлены ошибки и (или) противоречия в представленных документах, либо несоответствие сведений, содержащихся в этих документах, сведениям, содержащимся в имеющихся у Управления и подведомственных ему государственных учреждений Самарской области документах и (или) полученным в ходе мероприятий по контролю, информация об этом направляется подконтрольному субъекту с требованием представить в течение 10 рабочих дней необходимые пояснения в письменной форме.

61. Должностное лицо, которое проводит документарную проверку, обязано рассмотреть представленные пояснения и документы, подтверждающие достоверность ранее представленных документов. В случае если после рассмотрения представленных пояснений и документов, либо при отсутствии пояснений Управление установит признаки нарушения обязательных требований, Управление вправе провести выездную проверку.

62. При проведении документарной проверки Управление не вправе требовать сведения и документы, не относящиеся к предмету документарной проверки.

63. Результатом исполнения административной процедуры по проведению документарной проверки является акт проверки.

64. Способом фиксации результата административного действия является вручение Управлением подконтрольному субъекту акта проверки под расписку либо направление акта проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Проведение выездной проверки и оформление ее результатов

65. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала проведения выездной проверки, является приказ о проведении выездной (плановой или внеплановой) проверки, и в случае проведения внеплановой выездной проверки подконтрольного субъекта по основаниям, указанным в подпунктах "а" и "б" части 2 пункта 44 Регламента, решения органов прокуратуры о согласовании проведения внеплановой выездной проверки.

66. Предметом выездной проверки являются содержащиеся в документах подконтрольного субъекта сведения, состояние используемых подконтрольным субъектом под архив зданий, строений, помещений, а также соблюдение подконтрольным субъектом в процессе осуществления деятельности законодательства об архивном деле и принимаемые им меры по исполнению обязательных требований Управления.

67. Выездная проверка проводится в сроки, установленные в приказе Управления о проведении выездной проверки, и должностными лицами Управления, указанными в приказе Управления о проведении выездной проверки.

68. Выездная проверка проводится по месту нахождения юридического лица, месту осуществления деятельности индивидуального предпринимателя и (или) по месту фактического осуществления их деятельности.

69. Выездная проверка проводится в случае, если при документарной проверке не представляется возможным:

- удостовериться в полноте и достоверности сведений, содержащихся в имеющихся в распоряжении Управления документах подконтрольного субъекта;

- оценить соответствие деятельности подконтрольного субъекта обязательным требованиям без проведения мероприятий по контролю.

70. Выездная проверка начинается с предъявления служебного удостоверения должностными лицами Управления, обязательного ознакомления под роспись руководителя или иного должностного лица подконтрольного субъекта, его уполномоченного представителя с приказом руководителя Управления о назначении выездной проверки и с полномочиями проводящих выездную проверку лиц, а также с целями, задачами, основаниями проведения выездной проверки, видами и объемом мероприятий по контролю, составом экспертов, представителями экспертных организаций (в случае их привлечения к выездной проверке), со сроками и условиями ее проведения.

По просьбе руководителя или иного должностного лица подконтрольного субъекта, его уполномоченного представителя должностные лица Управления обязаны ознакомить подлежащих проверке лиц с настоящим Регламентом.

71. Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель подконтрольного субъекта, его уполномоченный представитель обязаны предоставить должностным лицам Управления, проводящим выездную проверку, возможность ознакомиться с документами, связанными с целями, задачами и предметом выездной проверки, в случае, если выездной проверке не предшествовало проведение документарной проверки, а также обеспечить доступ проводящих выездную проверку лиц на территорию, в используемые подконтрольным субъектом под архив здания, строения, помещения.

72. По результатам выездной проверки должностными лицами Управления, проводящими проверку, составляется акт проверки.

73. Акт проверки оформляется непосредственно после ее завершения в двух экземплярах, один из которых с копиями приложений вручается проверяемому лицу (руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица, индивидуальному предпринимателю, его уполномоченному представителю) под расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки.

В случае отсутствия указанного лица, а также в случае его отказа дать расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки акт направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта проверки, хранящемуся в деле Управления.

74. В случае если для составления акта проверки необходимо получить заключения по результатам проведенных исследований, испытаний, специальных расследований, экспертиз, акт проверки составляется в срок, не превышающий 3 рабочих дней после завершения мероприятий по контролю, и вручается проверяемому лицу под расписку либо направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта проверки, хранящемуся в деле Управления.

75. В случае если для проведения внеплановой выездной проверки требуется согласование ее проведения с органами прокуратуры, копия акта проверки направляется в органы прокуратуры, которыми принято решение о согласовании проведения проверки, в течение 5 рабочих дней со дня составления акта проверки.

76. Возражения в отношении акта проверки и (или) выданного предписания представляются подконтрольным субъектом в Управление в письменной форме в течение 15 дней с даты получения акта проверки.

77. Подконтрольные субъекты ведут журнал учета проверок, который должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица, индивидуального предпринимателя.

В журнале учета проверок должностные лица Управления осуществляют запись о проведенной проверке, содержащую сведения о наименовании Управления, датах начала и окончания проведения проверки, времени ее проведения, правовых основаниях, целях, задачах и предмете проверки, выявленных нарушениях и выданных предписаниях, а также указываются фамилии, имена, отчества и должности проводящих проверку должностных лиц, их подписи.

При отсутствии журнала учета проверок в акте проверки делается соответствующая запись.

78. Результатом исполнения административной процедуры по проведению выездной проверки является акт проверки.

79. Способом фиксации результата административного действия является вручение Управлением подконтрольному субъекту акта проверки под расписку либо направление акта проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Принятие мер в отношении фактов нарушений,
выявленных при проведении проверки

80. Юридическим фактом, являющимся основанием для принятия мер, является выявление при проведении проверки нарушений законодательства об архивном деле.

В случае выявления при проведении проверки нарушений подконтрольным субъектом обязательных требований должностные лица Управления, проводившие проверку, обязаны:

- выдать предписание об устранении выявленных нарушений с указанием сроков их устранения;

- принять меры по контролю за устранением выявленных нарушений, их предупреждению, предотвращению возможного причинения вреда документам архивного фонда Самарской области, являющимся объектами культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, а также меры по привлечению лиц, допустивших выявленные нарушения, к ответственности.

81. Предписание об устранении выявленных нарушений обязательных требований выдается и контроль за его исполнением осуществляется должностными лицами Управления, проводившими проверку, в порядке, установленном Законом и настоящим Регламентом.

82. Предписание является документом, содержащим в себе обязательное для исполнения подконтрольным субъектом требование провести мероприятия по устранению выявленных нарушений в установленный в предписании срок.

83. Предписание об устранении выявленных нарушений составляется должностным лицом Управления, ответственным за проведение проверки, непосредственно после завершения проверки в 2-х экземплярах, один из которых с актом проверки вручается представителю подконтрольного субъекта под расписку.

В случае отсутствия указанного лица, а также в случае его отказа дать расписку о получении предписания либо об отказе в получении предписания предписание направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

84. В случае невыполнения в установленный срок предписания, а также в случае выявления в ходе проверки нарушений, предусмотренных статьей 13.20, частью 2 статьи 13.25, частью 1 статьи 19.4, частью 1 статьи 19.5, статьями 19.6, 19.7 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях должностными лицами Управления составляется протокол об административном правонарушении (далее - протокол).

85. Протокол составляется немедленно после выявления совершения административного правонарушения.

В случае, если требуется дополнительное выяснение обстоятельств дела либо данных о физическом лице или сведений о юридическом лице, в отношении которых возбуждается дело об административном правонарушении, протокол составляется в течение двух суток с момента выявления административного правонарушения.

86. В течение трех суток с момента составления протокол об административном правонарушении с приложением всех материалов, имеющих отношение к делу, направляется мировому судье для рассмотрения дела об административном правонарушении.

87. Результатом исполнения административной процедуры по принятию мер в отношении фактов нарушений, выявленных при проведении проверки, является направление протокола об административном правонарушении мировому судье.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением
государственной функции

88. Контроль за исполнением государственной функции в целом осуществляет руководитель Управления.

89. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных Регламентом по исполнению государственной функции, и принятием решений должностными лицами Управления осуществляется на постоянной основе руководителем Управления, заместителем руководителя Управления.

90. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав подконтрольных субъектов, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения подконтрольных субъектов, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления.

91. Плановые проверки осуществляются не реже одного раза в три года. При проверке рассматриваются все вопросы, связанные с исполнением государственной функции (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки).

Внеплановая проверка проводится по конкретному обращению (в устной или письменной форме), поступившему в Управление.

Результаты проверки оформляются в виде справки (акта проверки), в которой указываются выявленные нарушения или недостатки (либо их отсутствие), а также предложения по их устранению.

92. Должностные лица Управления, по вине которых допущены нарушения положений настоящего Регламента, несут дисциплинарную, административную и уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

V. Досудебный (внесудебный) порядок
обжалования решений и действий (бездействия) Управления,
а также должностных лиц Управления

93. Юридические лица, индивидуальные предприниматели и граждане имеют право на обжалование действий (бездействия) и решений Управления (его должностных лиц) при исполнении государственной функции, повлекших за собой нарушение прав юридического лица, индивидуального предпринимателя или гражданина, в досудебном (внесудебном) порядке.

94. Предметом досудебного обжалования являются действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) должностным лицом Управления в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента.

Информация об изменениях:

Приказом Управления государственной архивной службы Самарской области от 28 февраля 2014 г. N 13 в пункт 95 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

95. Основаниями для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения являются:

- отсутствие в жалобе фамилии заявителя, направившего обращение, или почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ;

- не поддающиеся прочтению текст жалобы, фамилия или почтовый адрес заявителя.

При получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель управления, иное уполномоченное лицо, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в управление. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

96. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента.

В жалобе указываются:

- для физического лица - фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) заявителя и почтовый адрес, по которому должен быть отправлен ответ;

- для юридического лица - полное наименование заявителя, его местонахождение и контактный почтовый адрес;

- суть жалобы;

- дату и личную подпись заявителя.

97. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и что указанные документы не содержат сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну.

98. Обращения заявителей, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.

Информация об изменениях:

Приказом Управления государственной архивной службы Самарской области от 2 июля 2013 г. N 46 пункт 99 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

99. Жалоба, поступившая в Управление, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации.

100. Результаты досудебного (внесудебного) обжалования:

- признание правомерным действия (бездействия) и (или) решения должностного лица, принятых при исполнении государственной функции, и отказ в удовлетворении жалобы;

- признание действия (бездействия) и (или) решения должностного лица, принятых при исполнении государственной функции, неправомерным и определение в целях устранения допущенных нарушений мер ответственности, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации и законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе, к должностному лицу, ответственному за действие (бездействие) и решение, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента и повлекшие за собой жалобу заявителя.

101. Заявителю направляется уведомление о принятом решении и действиях, проведенных в соответствии с принятым решением.

102. Все обращения об обжаловании действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента, фиксируются в журнале учета жалоб.

Приложение 1
к административному регламенту,
утвержденному приказом руководителя
управления государственной архивной
службы Самарской области
от 13 июля 2011 г. N 59

Блок-схема исполнения государственной функции

ГАРАНТ:

Рисунок не приводится